S rbija - Bosna i Her c egovina
description
Transcript of S rbija - Bosna i Her c egovina
Dobrodošli!
Srbija - Bosna i HercegovinaPrekogranični Program
Radionica o izvještavanju– Interim/Final Report –
Užice, 17.12. 2013.
Dnevni red12:15-12:25 Uvod12:25-12:55 Narativni Izveštaj (Interim i Final)
12:55-13:25 Vežba za narativni Izveštaj (Interim i Final)
13:25-13:45 Predstavljanje urađenih vežbi
13:45-14:20 Finansijki izveštaj (Interim i Final)
14:20 - 15:00 Vežba za finansijski Izveštaj (Interim i Final)
15:00-15:30 Predstavljanje urađenih vežbi i pitanja
15:30 Ručak
Radionica o izvještavanju
Vrste izvještaja
Proges izvještaj Interim izvještaj Finalni Izvještaj
Svi izvještaji moraju biti na engleskom jeziku!
Radionica o izvještavanju
Stanje Vaših projekata Radionica o izvještavanju
PROJEKAT Rok za Interim Rok za Final
CROSS SPA 30-Apr-14
SA-ŠA Support to cooperation, inclusion, education and promotion of Roma culture in BiH and Serbia
28-May-14
Improved waste water and environment management in the areas of Ub and Eastern Sarajevo
1-Mar-14
Safe Food Region 1-Mar-14
Priprema izveštaja
Korisnik 1
Korisnik 2
Nacrt izveštaja
ZTS
Interim i Final izveštaji – Grafički prikaz
Izveštaj Odobrenje PlaćanjeCA
(Delegacija)
Suspenzija Pojasnjenje
ZTS ZTS
Instrukcije za popunjavanje Interim izvještaj
- Član 4 Posebnih uslova + Članovi 2.1 do 2.5 i 15.1 generalnih uslova
- Interim izvještaj uključuje:
Radionica o izvještavanju
INTERIM IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI ODOBRENJEPOJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2
pojedinačnoRespektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom, kopija ZTS/A
Ugovorno telo pojedinačno u roku od 45 dana
OBAVEZNA DOKUMENTA(KORISNICI IZ SRBIJE)
NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? ZAHTEV ZA MEĐU-UPLATU “Request for payment for grant Contract
eE3h4_requestpay_en financial) template
Zahtjev kojim se traži novac po članu 4.2 specijalnih uslova
Treba popuniti žute deloveNARATIVNI INTERIM IZVEŠTAJ
“Interim Narrative Report” e3h5_interreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji
FINANSIJSKI INTERIM IZVEŠTAJ
“Financial Interim Report”
e3h7_financialreport_en(1) Detalji objašnjeni u prezentaciji
Dokumenta za izveštavanje – Interim SRBIJA
INTERIM IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI ODOBRENJEPOJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2
pojedinačnoRespektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom (elektronska I papirna verzija), kopija ZTS/A
Ugovorno telo pojedinačno u roku od 45 dana
OBAVEZNA DOKUMENTA(KORISNICI IZ BiH)
NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? ZAHTEV ZA MEĐU-UPLATU “Request for payment for grant Contract
eE3h4_requestpay_en financial) template
Zahtjev kojim se traži novac po članu 4.2 specijalnih uslova
Treba popuniti žute deloveNARATIVNI INTERIM IZVEŠTAJ
“Interim Narrative Report” e3h5_interreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji
FINANSIJSKI INTERIM IZVEŠTAJ “Financial Interim Report”
e3h7_financialreport_en(1) Detalji objašnjeni u prezentaciji
SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMA
“Itemised Table Financial Report”
Itemised Table Financial Report
Excel tabela sa 4 lista
Dokumenta za izveštavanje – Interim BiH
Instrukcije za popunjavanje Finalni izvještaj
- Član 4 Posebnih uslova + Članovi 2.3 i 15.1 generalnih uslova
- Finalni izvještaj uključuje:
Radionica o izvještavanju
FINALNI IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI ODOBRENJE
POJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2 pojedinačno
Respektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom, kopija ZTS/A
Ugovorno telo pojedinačno u roku od 45 dana
Dokumenta za izveštavanje – Finalni izveštaj SRBIJA
OBAVEZNA DOKUMENTA – Finalni izveštaj (KORISNICI IZ SRBIJE)
NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? FINALNI NARATIVNI IZVJEŠTAJ
Final Narrative Reporte3_h_6_finalreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji
TABELA INDIKATORAIndicators tables
Indicators tables SER-BIH Excel tabela sa 2 lista Odnosi se na ostvarenje indikatora na nivou programa i na
nivou projekta
FINALNI FINANSIJSKI IZVJEŠTAJFinal financial report
Copy of 7f - Annex VI Final_financial_report
Excel dokument sa 7 listova. Detalji objašnjeni u prezentaciji.
SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMAList of expenditures
list of expenditures - template Excel tabela sa 3 lista
POTVRDA BANKE Potvrda banke Potvrda koju izdaje banka kao dokaz da korisnici nisu ostvarili prihod po osnovu kamate na odobrena sredstva iz donacije
REVIZORSKI IZVEŠTAJExpenditure Verification Report
ANNEX VII_Model Expenditure Verification
Report
Revizorski izvještaj Na CD se nalazi primjer
ZAHTEV ZA UPLATURequest for payment
ANNEX V_Standard Request for Payment
Zahtjev kojim se traži finalna uplata po članu 4.2 specijalnih uslova
Treba popuniti žute delove dokumenta.
PRENOS VLASNIŠTVATransfer of Assets Ownership
Annex IX_Transfer of Assets Ownership
Dokument kojim se vrši prenos vlasništva sa korisnika po završetku projekta na neko drugo pravno ili fizičko lice
IZJAVA DA NEĆE BITI DODATNIH ZAHTJEVA ZA PLAĆANJE
Confirmation letter on Financial Obligations
Confirmation letter on Financial Obligations
Izjava da neće biti dodatnih zahteva za plaćanje prema EUD koju popunjava potpisuje korisnik
OBRAČUN IZNOSA POSLEDNJE RATE obracun iznosa poslednje rate - template
Excel tabela sa jednim listom kojom se dobija iznos za poslednju uplatu
FINAL IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI
ODOBRENJE
POJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2 pojedinačno
Respektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom (elektronska I papirna verzija), kopija ZTS/A
Ugovorno telo pojedinačno u roku od 45 dana
Dokumenta za izveštavanje – Finalni izveštaj BiH
OBAVEZNA DOKUMENTA – Finalni izveštaj (KORISNICI IZ BiH)
NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? FINALNI NARATIVNI IZVJEŠTAJ
Final Narrative Reporte3_h_6_finalreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji
TABELA INDIKATORAIndicators tables
Indicators tables SER-BIH Excel tabela sa 2 lista Odnosi se na ostvarenje indikatora na nivou
programa i na nivou projekta
FINALNI FINANSIJSKI IZVJEŠTAJFinal financial report
Copy of 7f - Annex VI Final_financial_report
Excel dokument sa 7 listova. Detalji objašnjeni u prezentaciji.
SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMAItemised Table Financial Report
Itemised Table_Financial Report
Excel tabela sa 4 lista
POTVRDA BANKE Potvrda banke Potvrda koju izdaje banka kao dokaz da korisnici nisu ostvarili prihod po osnovu kamate na odobrena sredstva iz donacije
REVIZORSKI IZVEŠTAJExpenditure Verification Report
ANNEX VII_Model Expenditure Verification
Report
Revizorski izvještaj Na CD se nalazi primjer
ZAHTEV ZA UPLATURequest for payment
ANNEX V_Standard Request for Payment
Zahtjev kojim se traži finalna uplata po članu 4.2 specijalnih uslova
Treba popuniti žute delove dokumenta.
PRENOS VLASNIŠTVATransfer of Assets Ownership
Annex IX_Transfer of Assets Ownership
Dokument kojim se vrši prenos vlasništva sa korisnika po završetku projekta na neko drugo pravno ili fizičko lice
IZJAVA DA NEĆE BITI DODATNIH ZAHTJEVA ZA PLAĆANJE
Confirmation letter on Financial Obligations
Confirmation letter on Financial Obligations
Izjava da neće biti dodatnih zahteva za plaćanje prema EUD koju popunjava potpisuje korisnik
Instrukcije za popunjavanje Interim i final izvještaja – narativni dio
- Opis implementacije - jasan, precizan, konkretan i koncizan
- Interim - Informacije o projektnim aktivnostima tokom prve faze implementacije plus prijedlozi za aktivnosti u nastavku projekta
- Final - Informacije o projektnim aktivnostima do kraja projekta
- Informacije o progresu i detaljan izvještaj o implementiranim aktivnostima
- Revidiran akcioni plan – samo za interim izveštaj- Period izveštavanja za Finalni izveštaj–(za narativni
od početka do kraja a za finansijski od interima do kraja).
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje Interim i final izvještaja – narativni dio
Link – Narrative Interim Report
Link – Narative Final Report
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje Interim i final izvještaja – narativni dio
Najčešće greške:- Brojevi i nazivi aktivnosti nisu isti kao u originalnom
prijedlogu projekta - Nedostatak konkretnih podataka (npr. opis događaja bez
podataka kada i gdje se desio ko su bili prisutni šta su teme i zaključci)
- Nedosljednosti između narativnog i finansijskog dijela izvještaja (ako u narativnom dijelu stoji da je na nekom događaju bilo prisutno 20 ljudi, i u finasijskom izveštaju mora stajati da je ručak poslužen za 20 ljudi, čak iako je u orginalnoj aplikaciji predviđeno npr. 30)
- Nedostatak reference na budžetsku liniju (npr. kod opisa radionice staviti u zagradu na koju budžetsku liniju se odnosi)
- Rezultati, aktivnosti i outputi nisu navedeni u skladu sa aplikacijom (Annex A)
Radionica o izvještavanju
Budget line
0.00 € 0.00 Din. 0.00 € 0.00 €
Name of the organisation: Name of the Project: Project Number:
List of Expenditures
Date Vendor / Payee Planned in budget Bank statement No Amount in RSD/KAM Exchange rate Amount in Eur Balance
TOTAL
Radionica o izvještavanju
Specifikacija troškova
Navesti budžetsku liniju
Datum plaćanja Uneti
podatke o izvršiocu usluga
Uneti iznose iz originalnog budžeta (po budžetskim linijama)
Navesti broj izvoda na kome se vidi plaćanje
Navesti iznos isplaćen u nacionalnoj valuti
SRB - Obračunski kurs INFOREUR-a
Iznos u evrima po obračunskom kursu
Uneti formulu (Planned in budget – Amount in EUR)
Primeri:
Budget line 1.1.1 Project manager
6,000.00 €
1.10.2011Petar Petrovic (navesti za koji mesec je isplata)
no 1 65,000.00 Din. 102.7990 632.30 €
6,000.00 € 65,000.00 Din. 632.30 € 5,367.70 €
Budget line 2.1 International travel
12.Dec.10EKO Serbia, toll (Belgrade-Bijeljina 260km)
cash 3,498.70 Din. 102.7999 34.03 €
04.Sep.11EKO Serbia, toll (Belgrade-Bijeljina 260km)
cash 2,458.90 Din. 102.7999 24.30 €
TOTAL 60.00 € 5,996.70 Din. 58.33 € 1.67 €
Date Vendor / Payee Planned in budget Bank statement No Amount in Din
Bank statement No
TOTAL
Date Vendor / Payee Planned in budget Amount in Din Exchange rate Amount in Eur Balance
Exchange rate Amount in Eur Balance
Radionica o izvještavanju
Interim financial report: period (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)
Fx-rate1
Expenditures Unit # UnitsUnit cost (in EUR)
Costs(in EUR)
allowed reallocatio
n
use of contingenci
es# Units
Unit cost (in currency n°1)
Total cost (in currency n°1)
Total cost(in EUR) # Units
Unit cost (in EUR)
Total cost (EUR)
Units total # for all
currencies
Total cost of the period (in EUR)
(a) (b) (a)*(b) (d1) (e1) (f1)=(d1)*(e1)(g1)=
(f1)*(Fx-rate1)(d2) (e2) (g2) Sum (d1d2)
(h)=Sum (g1gn) (i) (h)+(i)
1. Human Resources 1.1 Salaries (gross amounts, local staff) 1.1.1 Technical Per month 1.1.2 Administrative/ support staff Per month1.2 Salaries (gross amounts, expat/int. staff) Per month1.3 Per diems for missions/travel 1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem 1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem 1.3.3 Seminar/conference participants Per diemSubtotal Human Resources
2. Travel2.1. International travel Per flight2.2 Local transportation Per monthSubtotal Travel
3. Equipment and supplies3.1 Purchase or rent of vehicles Per vehicle3.2 Furniture, computer equipment3.3 Machines, tools…3.4 Spare parts/equipment for machines, tools3.5 Other (please specify)Subtotal Equipment and supplies
Cumulated costs (from start of
implementation to present report included) (in
EUR)
Name of currency n°1Exchange rate pof the period (dd/mm/yyyy-
dd/mm/yyyy):
Contract n°
Budget as per contract/riderReallocation and
use of contingencies
Expenditures incurred
Implementation period of the contract (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)
Cumulated costs (before
current report) (in
EUR)
Per currency Total for the period in EUREUR
Radionica o izvještavanjuObračunski kurs za izveštajni period
Potrošnja u nacionalnoj valuti
Potrošnja u EUR
d1+d2g1+g2
Radionica o izvještavanju
4. Local office4.1 Vehicle costs Per month4.2 Office rent Per month4.3 Consumables - office supplies Per month4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per monthSubtotal Local office
5. Other costs, services5.1 Publications5.2 Studies, research5.3 Auditing costs5.4 Evaluation costs5.5 Translation, interpreters5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)5.7 Costs of conferences/seminars
5.8 Visibility actionsSubtotal Other costs, services
6. OtherSubtotal Other
7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6)8. Provision for contingency reserve (maximum 5% of 7, subtotal of direct eligible costs of the Action)9. Total direct eligible costs of the Action (7+ 8)10. Administrative costs (maximum 7% of 9, total direct eligible costs of the Action) 11. Total eligible costs (9+10)
Bank interests yielded during the period:
Per currency
Cumulated costs (before
current report) (in
EUR)
²
Amount in currency n°1
Amount in EUR Amount in EUR
Name of the contact person:
Signature:
Date of the report sent or delivered:
Total for the period in EUR
Radionica o izvještavanju
Interim / Final reportfrom to
i.e.
of which
i.e.
i.e.
i.e.
Anticipated direct revenue
* Including partners
Other organisations
Name of beneficary
Project title
Region
EU Grant
Applicant Co-financing*
Reporting period
Identification
Total budget
Radionica o izvještavanju
1 Human Resources1.1 Salaries (gross amounts, local staff)
1.1.1 Gross salaries local Technical staff1.1.1.1 Project Manager
1.1.1.2 Project Coordinator
1.1.1.3 etc……..
1.1.2 Gross salaries local Admin/ support staff1.1.2.1 Project Administrator
1.1.2.2 Project Accountant
1.1.2.3 etc……….
Budget line Description
Unit rate (in EUR)
Total amount
spent (in BAM)Unit Variances to explain
In contract Real expenditure
No of Units
Unit Rate (in EUR)
Total amount (in EUR)
Date of invoice/ contract
Reference Bank
Statement/Cash Vaucher
No of Units used
Ref. Procurement Procedure / Contract (if % spent
Total amount
spent (in EUR)
Originalni budžet ili posljednja odobrena verzija budžeta
Stvarni troškovi nastali u izvještajnom periodu
Ukupni trošak (planirani /realizovani) za datu budžetsku liniju.
Pojedinačni troškovi po računima sa tačno navedenim datumom koji se nalazi na računu, odnosno brojem računa ili bankovnog izvoda.
Kratko pojašnjenje zašto trošak varira u odnosu na predviđeno. (npr. manji/veći broj učesnika od planiranog)
Navesti osnov za isplatu i njegovu referencu. (npr. ugovor o radu/djelubr.xx; putni nalog br.xx; ugovor o nabavkama/uslugama br.xx itd.)
Radionica o izvještavanjuBudget
Line Description Initial Current Variation Comment Amount (KM) Amount (€)
1 Human Resources 0.00% 1.1 Salaries (gross amounts, local staff)
1.1.1 Gross salaries local Technical staff1.1.2 Gross salaries local Admin/ support staff1.2 Salaries (gross amounts, expat/int.staff) 0.00 0.00
1.2.1 Gross salaries expat/ int.staff1.3 Per diems for missions/travel 0.00 0.00
1.3.1 Per diem abroad (staff assigned to Action)1.3.2 Per diem local (staff assigned to Action)1.3.3 Seminar/conference participants
2 Travel 0.00 0.00 0.00% 2.1 International travel2.2 Local transportation
3 Equipment and supplies 0.00 0.00 0.00% 3.1 Purchase or rent of vehicles3.2 Furniture, computer equipment3.3 Spare parts/equipment for machines, tools3.4 Other4 Local office/Action costs 0.00 0.00 0.00%
4.1 Vehicle costs4.2 Office rent4.3 Consumables - office supplies4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance)5 Incidental costs, services 0.00 0.00 0.00%
5.1 Publications5.2 Studies, research5.3 Auditing costs5.4 Evaluation costs5.5 Translation, interpreters5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)5.7 Costs of conferences/seminars5.8 Visibility actions6 Other direct costs 0.00%
7 Subtotal direct costs of the Action (1-6) 0.00 0.00 0.00%
8 Administrative costs (maximum 7% of 7, total direct eligible costs of the Action) 0.00%
9 Total eligible costs of the Action (7+8) 0.00 0.00 0.00%
Initial pre-financing
Payment request corresponding to this report € 0.00
Interest on pre-financing received
Payments still to be received
Payments received to date
Category of Expenditure Total expenditureBudget (EURO)
Zbir troškova po budžetskim zaglavljima i linijama - troškovimoraju odgovarati troškovima datim u prethodnom sheet-u. Ako ima varijacija potrebno je unijeti kratko pojašnjenje u kolonu Comment.
Na dnu tabele unijeti iznos inicijalne uplate/a. Iznos koji korisnik još treba primiti, a korespondira ovom izvještaju automatski se izračunava - Payments
Radionica o izvještavanjuItems Credit (€) Debit (€) %
Expenditure (Total eligible costs)
Total Revenues, of which
EU finance (pre-financing and balance) Pre-financing Received Final amount requested
Applicant's (including partners) contribution
Other organisations
Direct revenue from the Action
TOTAL
Balance
Interest on pre-financing received 0.00
Name and signature of the accountant Date
Name and signature of the person responsible for the contractDate
0.00
U koloni Credit popuniti: iznos predfinansiranja sredstva tražena u sklopu
izvještaja (Payment Request) iznos kofinansiranja korisnika
U koloni Debit unijeti iznose koji odgovoraju trenutnom stanju potrošnje u projektu:
Expenditure (Total eligible cost) - ukupni prihvatljivi troškovi
Total - ukupni troškoviBalance - balans se izračunava automatski
Kontakti
Zajednički tehnički sekretarijatNemanjina 52, 31000 Užice
Tel/fax: +381 31 512 394E-mail: [email protected]
Web: www. srb-bih.org
Antena u TuzliTuralibegova bb TC “Pasage”,
75000 Tuzla Tel/fax: +387 35 257 365
E-mail: [email protected] Web: http://www.dei.gov.ba
Radionica o izvještavanju