RIIGI KINNISVARA INFOPÄEV - Rahandusministeerium...keskne valitsemine RKAS’ikui...

RIIGI KINNISVARA INFOPÄEV

16.11.2018

1. Avasõnad

Raigo Uukkivi

Halduspoliitika asekantsler

2. Sissejuhatus

Veronika Ilsjan

Riigivara osakonna nõunik

Teemad

• Päevakava

• Aktuaalsed märksõnad

• Koondaruanne

• Võrgustik

PäevakavaEttekanded kl 12.30-14.00

1. Avasõnad – Raigo Uukkivi

2. Sissejuhatus - Veronika Ilsjan

3. HOPE rakenduskava, juhtimisstruktuur ja kaasamine – Janno Veskimets

4. Riigi kinnisvararegistri arendused – Eve Murumaa

5. Suutlikkuse analüüs (kompetentsid, ressursid) – Veronika Ilsjan

Kohvipaus kl 14.00-14.30

Ettekanded kl 14.30-16.00

6. RES protsess järgmisel aastal – Eve Murumaa

7. Ülevaade kinnisvara juhtimiskavade koostamisest – RKAS, Ülle Tamm

8. Optimeerimisreservi planeerimisest – RKAS, Kati Kusmin

9. C02 määrus – Lennart Lepik

10. Riigimajade projekti kulgemine – Eve Murumaa

Kokkuvõte

Riigi kinnisvarastrateegia

• Ülevaade ja uuringute materjalid

https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigivara/riigi-kinnisvara

• Riigi kinnisvarategevuse strateegia (2007) + jooksvad Valitsuse otsused

• TERE – üleminek tegevuspõhisele riigieelarvele, teenustepõhine juhtimine

võtmenäitajate alusel, kinnisvara kui üks ressurss

• Riigireform – eesmärgistatud riik, tõhus riik, toimiv riik

https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigivara/riigi-kinnisvara

Riigireformi põhisuunad

Ühtse valitsuskeskuse moodustamine

Valdkondlike pädevuskeskuste

moodustamine

Riigi osaluste inventuur

Riigi osalusega üksuste

juhtimiskvaliteedi kasvatamine,

erakapitali kaasamine

Tugiteenuste optimeerimine

Pikaajaliste arengusuundade

kokkuleppimine

Strateegilise juhtimise

korrastamine

Teadmuspõhine otsustamine

(andmete kvaliteedi

parandamine ja andmete

kasutamine)

Avalike teenuste inventuur

(vajaduspõhisus)

Bürokraatia vähendamine ja

tarbetute menetluste

lõpetamine

Registripõhised teenused

(elukaaresündmused)

Detsentraliseerimine ja KOV

finantsautonoomia suurendamine

Regionaalne koostöö (teenused, areng)

KOV-ide üleriigilise koostöö rolli kasv

(tugiteenused, e-teenused jms)

KOV vabatahtlike ühinemiste

toetamine

EESMÄRGISTATUD

RIIKTÕHUS RIIK

TOIMIV RIIKVÕIMEKAD

KOV-id

VABARIIGI VALITSUS

(valitsuskabinet)

Vabariigi Valitsus, valitsusasutused ja tugisüsteem ühtse valitsuskeskuse korral

ÜHTNE VALITSUSKESKUS

(Vabariigi Valitsuse töö toetamine)

VALITSUSASUTUSED

(valdkondlikud pädevuskeskused)

VALITSUSASUTUSTE KESKSED

TUGITEENUSED

(jagatud teenuskeskused)

POLITSEI- JA PIIRIVALVEAMET

MAKSU- JA TOLLIAMET

HARIDUS- JA TEADUSAMET

TÖÖ- JA SOTSIAALAMET

… JNE

RIIGI KINNISVARA ASRIIGI TUGITEENUSTE

KESKUSRIIGI IKT

KOMPETENTSIKESKUSED

ÜHTNE VALITSUSKESKUS(POLIITIKAOSAKONNAD; TUGIOSAKONNAD)

Riigi kinnisvarastrateegia märksõnad läbi aja

Tsentraliseerimine ja RKAS-le üleandmine (alates 2001) -keskne valitsemine RKAS’i kui kompetentsikeskuse kaudu

Riigi kinnisvarareform ja TOI-strateegia (alates 2012) -tsentraliseerimine, optimeerimine, investeerimine

Juhtimissüsteem ja HOPE (alates 2015) - Hoonestatud kinnisvara optimeerimine, planeerimine, eelarvestamine, st kinnisvara juhtimissüsteemi loomine

Tsentraliseerimine ei ole enam peateema, sest enamik varadest üle antud. Jätkuvalt põhimõte, et mittevajalikud hooned realiseeritakse RKAS-i kaudu. RKAS võiks olla eelistatud teenusepakkuja.

Põhirõhk praegu optimeerimisel, planeerimisel ja eelarvestamisel – HOPE.

RIIGI KINNISVARA REFORMI ja TEGEVUSPÕHISELE EELARVESTAMISELE ÜLEMINEKU AJAKAVA

2001 20221993

VARAD kuuluvadvalitsemisaladele

VALITSUS otsustab objektitirekonstrueerimisi ja investeeringuid

ÜLEMINEKÜÜRIMUDELILE

OTSUSED UUE MUDELI ALUSEL

REFORMIMATA

VALITSUS otsustab investeeringuid ja suuremaid rekonstrueerimisi.

Ei ole olemas andmeid tegelike kulude ja puudujääkide kohta

RKAS-le üleandmisega alustamine

2018-2021ÜLEMINEK UUELE RAHASTAMISMUDELILE

VALITSUS otsustab eelarvestatud kulud valitsemisaladeletuginedes hinnangutele +uued vajadused

Andmete kogumise alustamine tegelike kulude ja puudujääkide kohta

VALITSUS otsustab eelarvestatud kulud programmidele, mis arvutatakse vastavalt metoodikale+ uued vajadused

On olemas andmed tegelike kulude ja puudujääkidekohta

VARAD RKAS-leüle antud

RAKENDUSKAVA

Põhilised muudatused uues nn HOPE mudelis

• Vara kasutaja vaate tekkimine - kinnisvaraüksus ja kinnisvaraportfell

• Ülevaade kuludest, kasutusest, investeeringuvajadustest

• Sidumine riigi strateegilise planeerimisega, kinnisvara kui ühe ressursi

strateegiline planeerimine

• Rolliselgus, suurem otsustusvabadus valitsemisaladele

• Pikaajalisem planeerimise vaade (20 aastat) kui seni RES-s (4 aastat)

• Suurem paindlikkus planeerimise ja eelarvestamise otsuste tegemisel

• Kinnisvara juhtimiskava = strateegia, aruanne, andmete kogum

• Väiksem ajakulu andmete hankimisele, rohkem aega sisulisele analüüsile

Planeerimine -võtmenäitajad

(20 a)

RES (4 a)

RE (1 a)Üksikotsuse

d (VA)

Seire ja aruandlus (sihttase

vs tegelik)

Kinnisvara planeerimise ja rahastamise aluseks on kinnisvara juhtimiskava (=strateegia)

Kinnisvara juhtimiskava

Valitsuskabineti otsused HOPE kohta 16.03.2018

- RMil lähtuda kinnisvara juhtimissüsteemi edasisel

arendamisel HOPE raamdokumendist luues

rakendamisvõimalused kõikidele keskvalitsuse üksustele,

sh riigi sihtasutustele ja avalik-õiguslikele juriidilistele

isikutele.

- Valitsemisaladel koostöös RKAS-ga luua 31.

detsembriks 2018 hoonestatud kinnisvara juhtimiskavad

Koondaruanne

Koondaruanne

• RVS § 99 lg 1 Rahandusministeerium esitab kord

nelja aasta jooksul Vabariigi Valitsusele riigi

kinnisvara valitsemise koondaruande. Vajaduse

korral esitatakse koos koondaruandega

ettepanekud riigivara paremaks valitsemiseks

• Senised koondaruanded 2011-2013 (9k) ja 2013-

2014 kohta

• Järgmine koondaruanne 2015-2018 kohta

Koondaruande 2015-2018 teemad

Ülevaade strateegiliste otsuste täitmisest:

• Hoonestatud kinnisvara portfelli ülevaade juhtimiskavade ja registri korraldusmudeli menetluse põhjal, sh

- ülevaade tsentraliseerimisest, otsuse ettepanek RKAS-le üleandmise ajakava ja

riigi omandisse jäävate varade (erandite) kohta

- koondülevaade rahastamise vajadusest, põhimõtteline otsuse ettepanek teema

teadvustada ja RES-s menetleda

• Maade ülevaade koostöös Keskkonnaministeeriumi ja Maa-ametiga

Uued teemad/probleemid, mille kohta soovime VV seisukohta:

- vajadus töökeskkonna terviklahenduse järele büroodes?

- riigi ja KOV vastutuse jaotus riigile loovutatud varade suhtes?

- …… ?

Koondaruande 2015-2018 ajakava

• Registri korraldusmudeli menetluse täitmine

tähtajaks 31.01.2019

• Valitsemisalade juhtimiskavade tutvustamine RMile

RES protsessis - jaanuar-veebruar 2019

• Ettepanekud ja arutelud uute teemade osas - jaanuar-

veebruar 2019

• Koondaruande esitamine uuele valitsusele enne RES

arutelusid - aprillis

Kinnisvara juhtide võrgustik

Kinnisvara juhtide võrgustik

Peamised tegevused:

• Probleemide märkamine, sõnastamine ja edastamine

• Kogemuste vahetamine

• Mitteametlikud dokumentide arutelud ja tagasiside andmine

• Aruteludesse ja töötubadesse kaasamine

• Osalemine infopäevadel ja seminaridel

• Roll on sarnane teiste, täna juba toimivate informaalsete võrgustikega. Eeskujuks finantsjuhtide võrgustik, arendusjuhtide võrgustik, personalijuhtide võrgustik.

• Võrgustikku kuuluksid kõikide valitsemisalade esindajad ja RKAS esindajad.

Kinnisvara juhtide võrgustiku korraldus

• RM Riigivara osakond (RVO) vastutab e-posti nimistu haldamise

eest

• Esimese versiooni nimistu aluseks on infopäeva kutsete saajad

• Ootame pidevalt ettepanekuid nimistu täiendamiseks ja

muutmiseks

• Kokkulepitud reeglid, et listis olemine ei muutuks koormavaks:

Nt Tagasiside saadetakse vaid haldajale, kes korraldab tagasiside

koondamise ja jagamise asjaosalistele














Kokkuvõte

3. HOPE rakenduskava, juhtimisstruktuur ja kaasamineHoonestatud kinnisvara Optimeerimine, Planeerimine ja Eelarvestamine

Janno Veskimets

Riigivara osakonna analüütik

Teemad

1. HOPE rakenduskava

2. Juhtimisstruktuur ja töökorraldus

3. Kaasamine

3.1. HOPE rakendamise tutvustus. Eesmärk, tegevused, ajagraafik

2022Täna

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022

HOPE Kontseptsioon

HOPE Rakendamine

Protsesside igapäevane kasutamine

2021Täna

Q1 Q3 Q1 Q3 Q1 Q3 Q1 Q3

2018 2019 2020 2021

Juhtkomisjon (JK)

nov 13

JK

Märts 15

JK

sept 13

JK

jaan 17

JK

mai 8

JK

sept 11

JK

jaan 15

JK

mai 7

JK

okt 22

veebr 15 - märts 16 Juhtimissüsteemi tutvustamine Vabariigi Valitsustele ja heakskiidu saamine (HOPE lõpparuanne ja rakenduskava)

nov 5 - jaan 2 Toetav Riigivaraseadus ja selle rakendusaktid

nov 5 - jaan 2 Toetav Riigi kinnisvararegistri määrus

nov 16 - jaan 2 Toetav üürimäärus

okt 4 - jaan 6 Kinnisvarakeskkonna teenuste standardleping

nov 5 - jaan 2 Toetav riigieelarveseadus ja rakendusaktid

okt 4 - nov 21 Riigi kinnisvara juhtimise kompetentsimudeli analüüs ja muutmine

okt 4 - mai 29 RM RVO suutlikkuse analüüs ja rakendamine

okt 4 - mai 29 Riigi Kinnisvara AS suutlikkuse analüüs ja rakendamine

okt 4 - mai 29 Valitsemisalade suutlikkuse analüüs ja rakendamine

apr 1 - märts 31 Koolituste korraldamine

mai 1 - nov 27 Riigi kinnisvara andmehõive analüüs

nov 28 - juuni 30 Toetav RKVR

nov 14 - juuni 30 Toetav KAIS, SAP, REIS, RTIP

okt 4 - juuni 30 Toetav RKASi infosüsteem

okt 4 - mai 31 Kinnisvara juhtimiskavade esimene versioon sisendiks RES-RE protsessi (2020-23)

juuli 1 - dets 31 KVÜ-de ja PKVÜ-de moodustamine

juuli 1 - dets 31Juhtimiskava andmete koondamine ja sisestamine RKVRi

jaan 1 - märts 29Riigi kinnisvara portfellijuhtimiskava koostamine

okt 4 - okt 15Juhtimissüsteemi käivituskava

apr 1 - okt 1

Valitsemisalade juhtimiskavade optimeerimine

Toetavadõigusaktid

Toetavad IT süsteemid

Kompetentne ja vajalik inimressurss

Juhtimiskavad

Optimeeritud valitsemisalade juhtimiskavad

Tähtaeg HOPE rakenduskavas: 31. märts 21

Uus tähtaeg: 22.okt 21

Muutused rakendamise lõpptähtajas

Võrreldes HOPE rakendamiskavaga (15.02.2018) on rakendamise lõpptähtaeg

lükkunud poole aasta võrra kaugemale. Uus tähtaeg on 22. oktoober 2021.

Põhjus:

Riigi kinnisvara andmehõive analüüsi hilisem algus (MKM rahastamise otsus ja

hange viibis) mis on ahelreaktsioonina toonud kaasa Riigi kinnisvararegistri

arendustööde lükkumine poole aasta võrra.

3.2. Juhtimisstruktuur ja töökorraldus

Juhtimisstruktuur

Juhtkomisjoni ülesanded ja töökord

Juhtkomisjoni ülesanded:

1. Projekti aja- ja tegevuskava jooksev täpsustamine ning täitmise jälgimine;

2. Projekti tulemuste saavutamise järelevalve;

3. Projekti aruannete ja dokumentide vastuvõtmine vähemalt kord poolaastas;

4. Projektiga seotud riskide haldamise järelevalve;

5. Projekti tulemuste rakendamine ja muutuste juhtimine.

Kinnisvara juhtide võrgustik, korraldus

Peamised tegevused:

1. Kinnisvara juhtimissüsteemis probleemide märkamine, sõnastamine ja

edastamine;

2. HOPE dokumentidele läbivaatus, tagasiside andmine;

3. Osalemine infopäevadel ja seminaridel;

4. HOPE rakendamise töötubadesse liikmete määramine;

5. Rakendamisega seonduva kommunikatsiooni korraldamine oma

organisatsioonis.

Roll on sarnane teiste, täna juba toimivate informaalsete võrgustikega. Eeskujuks finantsjuhtide võrgustik, arendusjuhtide võrgustik, personalijuhtide võrgustik.

Võrgustikku kuuluks kõikide valitsemisalade esindajad ja olulisemate avaliku sektori organisatsioonide esindajad.

Töötubade korraldusTöötoad kutsutakse ellu ja mehitatakse kas juhtkomisjoni, võrgustiku või

projektijuhi ettepaneku alusel.

Töötubade peamiseks ülesandeks on rakendamisel tekkivate dokumentide

(täiendatud HOPE protsessid, vormid, metoodikad jne) sisustamisel:

1. Dokumendiversioonide läbitöötamine ja ettepanekute pakkumine.

2. Dokumentide kinnitamine ja lahkarvamuste kirjeldamine juhtkomisjonile

otsustamiseks.

3. Rakendamisega seonduva kommunikatsiooni korraldamine oma

organisatsioonis.

Kitsamatele teemadele (RVO sisesed, kahepoolsed teemad nt ainult RM ja RKASi

vahelised) töötuba eraldi ei tehta, arutelud toimuvad koosolekute formaadis.

Töötoad

1. Kulumudeli täiendamise ja rakendamine (Terje Tiitsu, Olavi Seisonen, Olga

Kuvatova, Veronika Ilsjan, Eve Murumaa, Janno Veskimets,…..)

2. Vajaliku kulu leidmise metoodika

3. Kinnisvarakeskkonna teenuste standardleping

4. Kompetentsid ja vajalik inimressurss

5. Riigieelarveseaduse ja sellega seotud õigusaktide muutmine

6. RVO ja RO vaheline protsess

3.3. Kaasamine

Osalemise võimalused1. Kinnisvara juhtide võrgustik

• võrgustikuga liitumine

• tagasiside dokumentide tööversioonidele

• küsimuste, kõhkluste avaldamine meililistis

• vabas vormis ettepanekute esitamine

2. HOPE Töötoad

• osalemiseks registreerimine

• arutelud töötubades

• dokumentide koostamises osalemine

• eriarvamuste esitamine juhtkomisjoni

3. Eelnõude infosüsteem

• kooskõlastamine• Riigivaraseadus

• Riigi kinnisvararegistri põhimäärus

• Üürimäärus

• Riigieelarveseadus ja selle rakendusaktid

• esitamine valitsusele ja Riigikogule














Kokkuvõte

4. Riigi kinnisvararegistri (RKVR) arendused

Eve Murumaa

Riigivara osakonna analüütik

Riigi kinnisvara andmehõive analüüs

• 23. mai 2018 – 23. november 2018, OÜ Quretec

• Eesmärgiks välja selgitada riigi kinnisvara andmehõive

korraldus tulevikus ja andmete dubleerimise vähendamise

võimalused

Riigi kinnisvara andmehõive analüüs

Hetkeseisu ülevaade

• Olemasolevad süsteemid• Andmehõive• Kasutajagrupid ja nende vajadused• Puudused ja kitsaskohad• Tulevikuvaade

Parandus- ja täiendusettepanekud• Ärivisioon• Tehnilise lahenduse visioon• HOPE rakendamise toetamine

Tuleviku alternatiivid

• Analüütik pakkus välja 4 alternatiivi, millest

detailsemalt kirjeldatakse ühte

• Täpsemalt analüüsitava stsenaariumi kohaselt

arendatakse uus register uuele platvormile

• Uus lahendus võimaldab lahendada tänased

puudused ja teadaolevad tuleviku vajadused

Andmemudel

PKVÜplaneerimine

KVÜKasutamine, kuluarvestus

VARAVarade arvestus,

menetlused

Iga PKVÜ kohta 0..N KVÜdIga KVÜ kohta 0…N PKVÜd

Iga KVÜ kohta 1..N varaIga vara kohta 0..N KVÜd

Iga PKVÜ kohta 0…N varaIga vara kohta 0…N PKVÜd

Mis uue süsteemiga muutub

• Lepingute sisestamine paindlikumaks

• Andmeedastus automaatsemaks

• Lisandub planeerimisvõimekus

• Lisandub kinnisvaraüksuste tase

• Lisandub seos kuluarvestussüsteemiga

Kuidas edasi

• Rahastamistaotlus

• Positiivse rahastamisotsus korral arendus min. 1

aasta

• Uus süsteem kasutuses kõige varem 2021. aasta

algul (RES 2022-2025)

Olemasoleva RKVRi pisiparendused

Aasta lõpuks valmivad järgmised arendustööd:• Lisatakse kasutajaid abistavaid teavitusi ja

parandatakse kasutajaid eksitavaid teavitusi. • Registri avalehele luuakse tõrgetest teavitamise

võimalus.• Täiendatakse võõrandatud ja jälgitavate varaobjektide

kontrolli, luuakse võimalus andmeid lisada ja muuta.• Lisatakse kontroll, et ei arhiveeritaks hoonet, mis on

seotud lepinguga.• Luuakse aruande genereerimise võimalus

kinnistusraamatu andmetest.














Kokkuvõte

5. Suutlikkuse analüüs (kompetentside ja ressursside analüüs)

Veronika Ilsjan

Riigivara osakonna nõunik

Riigi kinnisvarajuhtimise kompetentsimudel (2013) -eesmärk

Töötada välja mudel, mille alusel on

võimalik planeerida riigi

kinnisvarajuhtimise otsuste tegemisega

seotud personali arendusvajadusi

tagamaks vajalik võimekus protsesside

juhtimiseks.

Riigi kinnisvarajuhtimise kompetentsimudel - kasutus

Värvata, hinnata, motiveerida, arendada töötajaid

Planeerida kompetentside vajadus (rollid ja ametikohad)

Otsustada tegevuste sisseostmise või isetegemise üle

Määrata kinnisvarakeskkonna tagamiseks vajalikud protsessid ja tegevused

Riigi kinnisvarajuhtimise kompetentsimudel - olulised seosed

Kinnisvarajuhtimise standardid (protsessid)

• EN-EVS 15221 “Kinnisvarakeskkonna (Tugikeskkonna) juhtimine”

• EVS 807 “Kinnisvara korrashoid”

Kutsesüsteem ja kutsestandardid

• Töötajate kompetentsinõuded

• Sisseostetavate teenuste kompetentsinõuded

Riigi tööperede süsteem

• Riigivara haldamine, ca 800 töötajat

• Seosed teiste tööperedega?

Tegelik elu ja parim praktika

• Töörühm ekspertidest kui rakendajatest

• Intervjuud ja andmed rakendajatelt

Uuendame 2018: HOPE protsessid ja TERE teenuste raamistik

Ressursside analüüs (töö analüüs)

• „rätsepaülikond“

• RTK praktika

• Võimalikud eesmärgid: - Ühekordne - töö ümber korraldamisel (konsolideerimine, IT-arendused);

- Püsiv – teenuste hinnastamisel klientide kaupa

• Erinevad meetodid: - Küsitlused, intervjuud, enesevaatlus

• ALUS: Ülesannete määratlemine ehk teenuste ja

protsesside kaardistamine

Suutlikkuse analüüs 2019 I kv

Kompetentside analüüs 2019 Ressursside/töökorralduse analüüs 2019

Põhiküsimus Milliseid kompetentse oleks vaja arendada?

Milliseid ressursse on puudu/üle, kui tööd ümber korraldada?

Lähtepunkt Riigi kinnisvarajuhtimisekompetentsimudel (2013) –aluseks protsessid, teenused, rollid

Töö analüüsi metoodikad –aluseks protsessid ja teenused

Metoodika Töötajate kirjalik küsitlus (enesehindamine)

Suulised intervjuud valitsemisala ja suuremate asutuste struktuuriüksuste juhtidega

Tulemus Koolitusvajadus (esialgne,üldistatud)

Optimaalne töökorraldus, arvestuslik töömahtude muutus

Eesmärgid: tõhus töökorraldus, kompetentsed ja motiveeritud töötajad

Etapid

1. Kompetentsimudeli ajakohastamine (november 2018)

•Palun jagage, kuidas olete kaardistanud oma kinnisvarateenused

•Teenused ja rollid, muutused

2. Valitsemisalade töökorraldus (jaanuar 2019) – suulised intervjuud üksuse juhtidega•Kuidas teenuste osutamine on korraldatud ja kavas korraldada: mis teenused ministeeriumis, asutuses, RKAS, turult

•Mis rollid jäävad üle või puudu

3. Kompetentside arendusvajadused (veebruar 2019) - töötajate küsitlus•Hinnang enda kompetentsidele, arendusvajadustele ja –võimalustele.

4. Kokkuvõtted valitsemisalade kaupa (märts 2019) – analüüsi tulemused•Aruanded, soovi korral arutelu/nõustamine (üldistatud tasemel)

•Sisend personali arenduseks detailsemalt

Tulemused ja tulu

RM-le kui kinnisvarapoliitka koordinaatorile:

- sisend koolitusvajaduse kohta

- sisend teenuste koordineerimise vajaduse kohta, et määratleda enda rolli

Valitsemisalale:

- koondatud kogemused, sh riigivara/kinnisvarakeskkonna haldamise teenuse

kirjeldus

- võimalus hinnata töökorraldust, leida optimeerimise võimalusi

- võimalus paremini planeerida ja arendada inimressurssi

RKAS-le:

- Täiendav sisend teenuste arendamiseks

Igale töötajale:

- Karjääri ja arengu planeerimine, mida mulle meeldiks teha (kuidas ma soovin

areneda, millised on minu võimalused organisatsioonis)














Kokkuvõte

RIIGI KINNISVARA INFOPÄEV - Rahandusministeerium...keskne valitsemine RKAS’ikui...

Documents

Transcript of RIIGI KINNISVARA INFOPÄEV - Rahandusministeerium...keskne valitsemine RKAS’ikui...