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Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2015

“SEA, Tecnología Innovadora al Alcance de los Miembros de Mesa”

TABLA DE CONTENIDOS

Información General de la Organización……..……………………………………………………. 02

Organigrama estructural de la ONPE……………………………………………………………….. 06

Términos de Aceptación………………………………………………………………………………. 07

Perfil del Proyecto …………………………………………………………………………...………… 08

Glosario de términos y abreviaciones………………………………………………………………. 10

Respuestas a los Criterios y Sub criterios….……………………………………………………… 12

Anexos……………………………………………………… ……………………………….………...… 58

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INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) es un organismo electoral constitucional y autónomo que forma parte de la estructura del Estado. Es la autoridad máxima en la organización y ejecución de los procesos electorales, de referéndum y otros tipos de consulta popular a su cargo. Fue creado con la Constitución Política del Perú (artículo 177º) vigente desde el 31 de diciembre de 1993, su Ley Orgánica, Ley N° 26487, es publicada el 21 de junio de 1995. Su finalidad esencial es la de velar por la obtención de la fiel y libre expresión de la voluntad popular, manifestada a través de los procesos electorales a su cargo, así como coadyuvar al fortalecimiento de la institucionalización en los partidos políticos (artículo 2° de la Ley N° 26487). La ONPE, junto con el Jurado Nacional de Elecciones (JNE) y el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), conforman el Sistema Electoral Peruano, de conformidad con lo establecido por el artículo 177° de la Constitución Política del Perú (artículo 2° de la Ley N° 26487).

A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Razón Social Oficina Nacional de Procesos Electorales

RUC 20291973851

Página Web www.onpe.gob.pe

E – Mail [email protected]

Central Telefónica 417-0630

SEDES ONPE

Sede Administrativa Jr. Washington 1894 – Cercado de Lima

Sede Talara Jr. Talara N° 702 - Jesús María

Sede Antares Av. Tomás Valle Cdra. 20 s/n – San Martín de Porres

Sede Industrial Av. Industrial N° 3113 – Independencia

Sede Cepsa 1 Av. Sosa Peláez N° 1023 – Lima

Sede Cepsa 2 Av. Antenor Orrego N° 2188 - Lima Cercado

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA Categoría: Sector Público.

C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN

La ONPE, a la fecha, cuenta con un total de 328 trabajadores, de los cuales 106 están contratados bajo la modalidad CAP y 222 están contratados bajo la modalidad CAS. De este total 31 pertenecen a la Alta Dirección. Cabe indicar, que durante la organización y ejecución de un proceso electoral, se contrata personal bajo la modalidad de locación de servicios, a fin de realizar labores en las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE), órganos temporales que se conforman para cada proceso, cuyo número, ubicación y organización son establecidos por la institución, de conformidad con las circunscripciones electorales que determine el JNE. La cantidad de personal contratado para los procesos electorales, depende del ámbito y naturaleza de la elección. Para atender la demanda de nuestros productos/ servicios, la ONPE cuenta además con sedes en Lima Metropolitana (5) y Callao (1) y 19 Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) a nivel nacional, que son órganos desconcentrados, cuyas principales funciones son: i) expedir el kit electoral, ii) brindar apoyo y asistencia técnica electoral, iii) brindar apoyo en la verificación y control externo de la actividad económica-financiera. Siendo política institucional la de conformar nuevas oficinas hasta tener una en cada departamento.

Gráfico N° 01: Distribución de las ODPE a

Nivel Nacional

http://www.onpe.gob.pe/

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D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN

D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce: La ONPE, desde su creación, ha venido incrementando progresivamente sus funciones. Entre las principales, cabe destacar las conferidas por la Ley de Partidos Políticos, como asistencia técnica electoral y la supervisión de finanzas partidarias y otras vinculadas a la organización y ejecución de los procesos electorales.

Cuadro N° 01: Bienes y Servicios de la ONPE PERIODO BIENES Y SERVICIOS BRINDADOS POR LA ONPE

DE 1995 A JULIO DEL

2003

Ejecutar los procesos electorales.

Capacitar al personal que se incorpora a las ODPE.

Capacitar a miembros de mesa y ciudadanía durante la ejecución del proceso.

Venta del kit electoral.

DESDE JULIO DEL

2003

Diseñar y ejecutar acciones de educación electoral.

Producir información especializada y sistémica.

Ejecutar investigaciones aplicadas.

Organizar programas de especialización académica en materia electoral.

DESDE EL 2004

Verificar firmas de las listas de adherentes para la inscripción de partidos políticos.

Apoyo y asistencia técnica a los partidos políticos en sus procesos de democracia interna.

Verificación y control de la actividad económico financiera.

Apoyo y asistencia técnica, en procesos electorales, a instituciones públicas y privadas así como organizaciones de la sociedad civil.

DESDE DICIEMBRE

2009 Se extiende el apoyo y asistencia técnica, así como el control y verificación a organizaciones

políticas de alcance regional y local.

A partir de la elaboración de la Cadena de Valor de la ONPE se identifican los productos/ servicios brindados: Proceso Electoral, Población capacitada e informada sobre derechos políticos y participación ciudadana, Organizaciones políticas, públicas, privadas y de la sociedad civil con apoyo en procesos electorales democráticos.

Gráfico N° 02: Cadena de Valor de la ONPE

D2. Mercados a los que Destina sus Servicios. El mercado de la ONPE está compuesto principalmente por 21’395,747 ciudadanos hábiles para sufragar, quienes participan en los procesos electorales, de referéndum y otras consultas populares. Asimismo, considerando los bienes y servicios brindados por la ONPE (ver Cuadro N°02: Mercado de Bienes y Servicios de la ONPE), se detalla a continuación el mercado a los que se destina:

Fuente: ONPE

Fuente: ONPE

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Cuadro N° 02: Mercado de Bienes y Servicios de la ONPE PROCESOS CLAVE PRODUCTO/ SERVICIO SEGMENTO DE MERCADO CLIENTE

ORGANIZACIÓN ELECTORAL

Proceso Electoral Ciudadanos interesados a

postular. Ciudadanos hábiles para votar 1 :

21’395,747

EDUCACIÓN ELECTORAL

Población capacitada e informada sobre derechos

políticos y participación ciudadana

Docentes 510,474 Docentes2

Estudiantes de colegio o universidades

3'504,608 Educación Primaria 2'501,788 Educación Secundaria

782,690 Educación Superior2

Partidos Políticos 18 Partidos Políticos3

Pueblos Indígenas Amazónicos 65 Etnias Amazónicas

1,267 Comunidades Nativas4

Miembros de las FFAA y PNP 153,024 Miembros de FFAA y PNP 5

ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL A

ORGANIZACIONES POLÍTICAS

Organización política con apoyo en procesos electorales

democráticos Organizaciones Políticas

18 Partidos Políticos 177 movimientos regionales3

Organización política con verificación y control de su

información financiera

18 Partidos Políticos 177 movimientos regionales3

ASISTENCIA TÉCNICA ELECTORAL A

ORGANIZACIONES PÚBLICAS, PRIVADAS Y DE LA SOCIEDAD CIVIL

Organización pública, privada y de la Sociedad Civil con

apoyo en procesos electorales democráticos

Organizaciones Públicas, Privadas y de la Sociedad Civil

469 Hospitales 6

25 Gobiernos Regionales 1,842 Municipalidades7

29 Colegios Profesionales8

834 Sindicatos 9

90,617 Centros Educativos 10

140 Universidades 11

2,069 Instituciones del Estado 12

Organización política en proceso de inscripción con verificación de firmas de

adherentes

Organizaciones en proceso de inscripción como partido

político 13 Procesos de Verificación de Firmas 13

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA INSTITUCIÓN Y ALTERNO Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2014, con los siguientes funcionarios:

NOMBRES Y APELLIDOS Correo Tipo de Representación

Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza [email protected] Representante Oficial

Francisco Ríos Villacorta [email protected] Representante Alterno

F. MIEMBRO DE LA ALTA DIRECCIÓN

CARGO FUNCIONAL NOMBRES Y APELLIDOS Nº DNI

Jefe Nacional (e) Econ. Gilbert Fernando Vallejo Agreda 08730792

G. FIRMA

……………………………………………………….

Econ. Gilbert Fernando Vallejo Agreda Jefe Nacional de la ONPE (e)

1 Fuente ficha técnica ERM 2014. 2 Fuente ESCALE - MINEDU 3 Fuente ROP - JNE 4 Fuente Agenda Indígena Amazónica 2007 - AIDESEP 5 Fuente Padrón remitido por GSIE - EG 2011 6 Fuente MINSA 7 Fuente ONPE 8 Fuente: Consejo Nacional de Decanos del Perú 9 Fuente MINTRA 10 Fuente ESCALE MINEDU 11 Fuente ANR 12 Fuente Portal del Estado Peruano 13 Fuente GGE - Estimación de procesos de verificación que podría variar por la coyuntura política

Fuente: ONPE

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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H. EQUIPO DE MEJORA

Cuadro N° 03: Equipo de mejora

Nº NOMBRE ROL EN EL PROYECTO CARGO

Jefatura Nacional

1 Mariano Augusto Cucho Espinoza

Sponsor del Proyecto Jefe Nacional

Gerencia de Informática y Tecnología Electoral

2 Ernesto Antonio Aranda Vergara

Patrocinador Gerente del Proyecto

Gerente de Informática y Tecnología Electoral

3 Ramona Karent Asca Balaguer

Líder Usuario del Proyecto

Subgerente de Operaciones Informáticas

4 Johny Ronald Meregildo Ramos

Plataforma Tecnológica Subgerente de Infraestructura y Seguridad Informática

5 Yuri Yuder Paico Suzanibar Jefe de Proyecto Especialista

6 Carlos Iván Tolentino Puican

Planificador del equipo SEA / Jefe de Proyecto

Especialista

7 Rosa Beatriz Copa Palomino

Planificador del equipo Integración Suite

Analista

8 Fernando Antonio Zapata Miranda

Arquitecto del Proyecto Analista

9 Geovanni Alberto Chiarella Candiotti

Analista Programador / Lider de Desarrollo

Analista

10 Miguel Rodrigo Pazo Sanchez

Analista Programador Analista

Gerencia de Información y Educación Electoral

11 Amparo Ortega Campana Patrocinador Gerente del Proyecto

Gerente de Información y Educación Electoral

12 Marita Ingrid Escobar Alegría

Líder Usuario del Proyecto

Subgerente de Formación y Capacitación Electoral (e)

13 Cledy Gutiérrez Peralta Usuario Funcional Especialista

14 Erika Roxana Valer Quispe

Elaboración del Informe de Postulación

Especialista

Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional

15 Armando Benjamín García Chunga

Patrocinador Gerente del Proyecto

Gerente de Organización Electoral y Coordinación Regional

Fuente: ONPE

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I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ONPE

Gráfico N° 03: Organigrama Estructural de la ONPE

JEFATURA NACIONAL

PROCURADURÍA PÚBLICA

COMITÉ DE GERENCIA DE PROCESOS ELECTORALES

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE SEGURIDAD Y

DEFENSA NACIONAL

GERENCIA GENERAL

GERENCIA CORPORATIVA DE

POTENCIAL HUMANO

GERENCIA DE

ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE

COMUNICACIONES Y RELACIONES CORPORATIVAS

GERENCIA DE

ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA DE

PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

GERENCIA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

GERENCIA DE GESTIÓN

ELECTORAL

GERENCIA DE INFORMACIÓN

Y EDUCACIÓN ELECTORAL

GERENCIA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL Y COORDINACIÓN

REGIONAL

GERENCIA DE SUPERVISIÓN DE FONDOS PARTIDARIOS

GERENCIA DE INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA ELECTORAL

PROCURADURÍA PÚBLICA

ADJUNTA

SUBGERENCIA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y TRÁMITE

DOCUMENTARIO

SUBGERENCIA DE

PATRIMONIO DOCUMENTAL

SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

SUBGERENCIA DE BIENESTAR Y DESARROLLO HUMANO

SUBGERENCIA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL

DESCONCENTRADA

SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA

SUBGERENCIA DE

MANTENIMIENTO Y CONTROL PATRIMONIAL

SUBGERENCIA DE FINANZAS

SUBGERENCIA DE COMUNICACIONES Y PRENSA

SUBGERENCIA DE RELACIONES CORPORATIVAS

SUBGERENCIA DE ASESORÍA ADMINISTRATIVA

SUBGERENCIA DE ASESORÍA ELECTORAL

SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO

SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO

SUBGERENCIA DE PROSPECTIVA Y ESTADÍSTICA

SUBGERENCIA DE CERTIFICACIONES Y CALIDAD

SUBGERENCIA DE PROCESOS Y RACIONALIZACIÓN

SUBGERENCIA DE

INNOVACIÓN, INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

SUBGERENCIA DE PROYECTOS ELECTORALES

SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y

SEGURIDAD TECNOLÓGICA

SUBGERENCIA DE OPERACIONES INFORMÁTICAS

SUBGERENCIA DE VERIFICACIÓN Y CONTROL

SUBGERENCIA TÉCNICA NORMATIVA

SUBGERENCIA DE INFORMACIÓN

INVESTIGACIÓN ELECTORAL

SUBGERENCIA DE ASISTENCIA TÉCNICA

SUBGERENCIA DE FORMACION Y CAPACITACION ELECTORAL

SUBGERENCIA DE OPERACIONES ELECTORALES

SUBGERENCIA DE OPERACIONES ELECTORALES

DESCONCENTRADA

OFICINA REGIONALES DE

COORDINACIÓN

OFICINAS DESCENTRALIZADAS

DE PROCESOS ELECTORALES

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

SUBGERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL

ÓRGANOS DE LÍNEA

ÓRGANOS DE APOYO ÓRGANOS DE ASESORÍA

ÓRGANOS DE ALTA DIRECCIÓN

La estructura orgánica de la ONPE ha sido aprobado con Resolución Jefatural N° 063-2014-J/ONPE, formando parte del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Esta estructura ha sido diseñada acorde con los requerimientos de modernización del Estado, permitiendo a la institución cumplir con su misión, visión y objetivos estratégicos.

Fuente: ROF aprobado con RJ N° 063-2014-J/ONPE del 10 de marzo de 2014

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TERMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondientes al año 2015 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo, aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resulta ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida en las Bases.

…………………………………………………

Econ. Gilbert Fernando Vallejo Agreda Jefe Nacional de la ONPE (e)

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PERFIL DEL PROYECTO

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), como autoridad máxima en la organización y ejecución de los procesos electorales, de referéndum y otros tipos de consulta popular a su cargo, en el marco de su misión de garantizar la obtención de la genuina y libre expresión de la voluntad popular, manifestada a través de los procesos electorales a su cargo, tiene como política institucional modernizar la gestión electoral a través del uso de nuevas tecnologías, a fin de iniciar un proceso de automatización de los procedimientos operativos electorales en las mesas de sufragio con la participación de los miembros de mesa.

En concordancia con la Política Nacional Modernización de la Gestión Pública y Promoción del Gobierno Electrónico acercando los servicios del Estado a los ciudadanos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicaciones, la ONPE viene implementando mecanismos para mejorar y simplificar los servicios ofrecidos a la ciudadanía, con la utilización de tecnología informática para automatizar determinados momentos de la votación, especialmente en la labor de escrutinio de votos y transmisión de los resultados de las mesas de sufragio, reemplazando la transcripción manual de información al Acta de Escrutinio y Cartel de Resultados por la digitación de datos mediante un sistema informático, que en tiempo real envía los resultados de la votación a la base de datos central de la ONPE, para su integración con los resultados electorales, todo esto con la finalidad de reducir drásticamente el porcentaje de actas observadas, el tiempo de emisión de resultados de la elección y sobre todo incrementar la satisfacción de la participación de los miembros de mesa como máxima autoridad en la mesa de votación, al reducir su tiempo de labor.

En ese sentido, la GITE, GIEE y GOECOR, órganos de línea de la ONPE, en el mes de enero del 2014 suscribieron el Acta de Constitución del Proyecto denominado “Sistema de Escrutinio Automatizado - SEA, tecnología innovadora al alcance de los miembros de mesa”; asimismo, la puesta en operación fue aprobada mediante Resolución Jefatural 0065-2014 J/ONPE el 12 de marzo, para ser aplicada en la jornada electoral de las Nuevas Elecciones Municipales llevada a cabo el 16 de marzo del 2014, dirigida inicialmente a un público electoral objetivo de 154,269 electores, perteneciente a 36 distritos del interior del país y de 2,139 miembros de mesa, quienes posibilitaron finalmente que esta innovación tecnológica resultara un éxito. Posterior a ello, se utilizó en las Elecciones Regionales y Municipales 2014 y en la Segunda Elección de Presidentes y Vicepresidentes Regionales 2014, Elección de Consejeros Regionales en las Provincias de Condorcanqui y Purús 2014, y, se utilizará en futuros procesos electorales.

Los principales beneficios de la implementación del proyecto de “SEA, tecnología innovadora al alcance de los miembros de mesa” son:

Disminución del porcentaje de “actas observadas” en que incurren los miembros

de mesa al elaborar manualmente las actas de escrutinio y el cartel de resultados, en especial el denominado “error material” que está relacionado con la inconsistencia en los datos numéricos consignados en las actas.

Registro de actas electorales impecables, lo cual evita imprecisiones y errores de interpretación en las cifras.

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Disminución del número de actas extraviadas o siniestradas por atentados a los

centros de votación. Reducción del tiempo y esfuerzo en el cumplimiento de la función de miembro

de mesa, porque evita transcribir manualmente por lo menos diez (10) actas electorales.

Contribuye con incrementar la confianza en la institución, ya que a los pocos minutos de finalizado el escrutinio de votos por los miembros de mesa, se trasmiten los resultados y se integra a los resultados electorales totales.

Aplicación tecnológica de bajo costo y alto impacto en comparación a otras soluciones tecnológicas.

Electorado beneficiado, porque mediante esta innovación se incrementa la seguridad, los resultados electorales son transparentes, exactos y oportunos a nivel de país.

Transparencia. Los personeros de los candidatos tienen el derecho de presenciar todas las etapas del registro de datos del acta de escrutinio y cartel de resultados en el SEA, asimismo tienen derecho a solicitar copias de las actas de resultado.

El proyecto responde fundamentalmente al objetivo estratégico de la ONPE de:

Modernizar la gestión institucional al servicio de la democracia y fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana

Está vinculado también a los siguientes objetivos específicos de:

Gestionar con eficiencia los procesos electorales, de consulta popular y de referéndums e incrementar gradual y progresivamente el voto electrónico y la modernización del proceso electoral.

Fortalecer la organización con una gestión de excelencia y calidad orientada al ciudadano.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES

Acta electoral

Es el documento donde se registran los hechos y actos que se producen en cada Mesa de Sufragio,

desde el momento de su instalación hasta su cierre. Consta de tres partes o secciones: acta de

instalación, acta de sufragio y acta de escrutinio.

Acta de Sufragio

Parte del acta electoral donde se registra el inicio y fin del sufragio anotando las incidencias

respectivas antes de iniciar etapa de escrutinio. En este documento se anotan las incidencias

ocurridas durante el sufragio, el total de electores que votaron y el total de cédulas que no se usaron.

Es el documento donde se registran los hechos y actos que se producen en cada Mesa de Sufragio,

desde el momento de su instalación hasta su cierre. Consta de tres partes o secciones: acta de

instalación, acta de sufragio y acta de escrutinio.

Coordinador técnico de mesa

Personal que cumple funciones similares al Coordinador de mesa con conocimientos técnicos en

informática.

Equipos informáticos electorales

Equipos, accesorios o dispositivos electrónicos utilizados para automatizar, total o parcialmente, una o

más etapas de la jornada electoral.

Escrutinio

Es el tercer momento de la jornada electoral. Los Miembros de Mesa, en presencia de los personeros

u otros actores electorales, de estar presentes, revisan las cédulas de sufragio, determinan la validez

o nulidad de los votos, y los cuentan, registrando los resultados en el acta electoral física o digital.

Jornada electoral

Es el período de tiempo, el día de las elecciones y/o consulta popular, durante el cual los ciudadanos

emiten su voto en la mesa a la que fueron asignados, quedando dichos votos públicamente

contabilizados. De acuerdo a la normativa electoral peruana se considera que se inicia a las 7:30 a.m.

con el ingreso de los MM al VL; sigue con la distribución del material de sufragio a los MM, la

instalación, el sufragio y el escrutinio; y termina con la entrega de las Actas Electorales elaboradas en

cada mesa de sufragio (conteniendo el registro de la contabilización de los votos emitidos en dicha

mesa).

Miembros de mesa

Son electores designados mediante sorteo público realizado por la ONPE, que conducen el desarrollo

de las actividades de la mesa de votación. Se eligen tres titulares y tres suplentes.

La mesa de sufragio funciona con tres miembros de mesa: el Presidente, el Secretario y el Tercer

Miembro, quienes son autoridades el día de la jornada electoral.

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ODPE (Oficina Descentralizada de Procesos Electorales) Son entidades transitorias que se establecen para cada proceso electoral. La ONPE establece el número, la ubicación y la organización de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales, de acuerdo con las circunscripciones electorales que determina el Jurado Nacional de Elecciones.

Organización Política Asociación de ciudadanos que adquiere personería jurídica por su inscripción en el Registro de Organizaciones Políticas, y cuya finalidad es ejercer actividades políticas dentro y fuera de periodos electorales, formulando propuestas o programas de gobierno y contribuyendo a la formación de la voluntad cívico-ciudadana. El término organización política, en el presente proceso electoral, comprende a los partidos políticos y alianzas electorales, debidamente inscritos.

Personeros Es el ciudadano inscrito ante el RENIEC que vela y representa los intereses de determinada organización política o una autoridad específica sometida a consulta popular, en el desarrollo de un proceso electoral. La representación que ejerce el personero es exclusiva a una organización política o promotor de una consulta popular o referéndum. Se reconocen las siguientes clases de personeros: a) Personeros legales (titulares y alternos) y técnicos inscritos en el ROP. b) Personeros legales (titulares y alternos) y técnicos acreditados ante los JEE. c) Personeros ante los Centros de Votación. d) Personeros ante las mesas de sufragio

SEA Software que permite automatizar el proceso de escrutinio en las jornadas electorales.

Sufragio Es el segundo momento de la jornada electoral. Se inicia inmediatamente después de haber llenado y firmado las actas de instalación físicas o digitales, y consiste en la emisión del voto por parte de los electores. Este momento puede contar con la presencia de personeros u otros actores electorales.

ABREVIACIONES

ECNM

NEM

Elecciones Consejo Nacional de la Magistratura

Nuevas Elecciones Municipales

ERM

ODPE

Elecciones Regionales y Municipales

Oficina Descentralizada de Procesos Electorales

GIEE

ONPE

Gerencia de Información de Educación Electoral

Oficina Nacional de Procesos Electorales

GITE

ORC


Oficinas Regionales de Coordinación

GOECOR

PEI

Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional

Plan Estratégico Institucional

GPP

POI

Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

Plan Operativo Institucional

JEE

SGC

Jurado Electoral Especial

Sistema de Gestión de Calidad

JNE

Jurado Nacional de Elecciones

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1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo (1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la

organización? El trabajo en equipo al interior de la ONPE se promueve a través de la Política y Objetivos de Calidad, aprobados con los documentos OD03-OGPP/GC y OD04-OGPP/GC respectivamente, los mismos que son enunciados en el Manual de la Calidad (MA01-GGC/GC) aprobado por Jefatura Nacional.

Asimismo, el trabajo en equipo es un mecanismo empleado para atender los requerimientos transversales de la Alta Dirección, conformándose a través de resoluciones de jefatura, comités de trabajo y memorandos para diferentes temas que requieren la especialidad de cada órgano funcional, identificándose dentro de este espacio oportunidades de mejora y planteando soluciones integrales con el compromiso de sus integrantes, esto último en respuesta a uno de los valores de la institución, establecidos en los Planes Estratégicos institucionales (PEI) antes Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales: (PESEM) siendo el ultimo vigente el (PEI) 2014 – 2017 aprobado con Resolución Jefatural N° 064-2014-J/ONPE.

El Plan Anual para el Desarrollo de las Personas (PDP Anual) se alinea con los objetivos estratégicos del PESEM, estableciéndose como tema de capacitación el trabajo en equipo, a fin de “Gestionar el quehacer institucional orientado a la mejora de resultados” (Objetivo Operativo Institucional 4.4.2) y “Consolidar la excelencia organizacional al servicios de la ciudadanía” (Objetivo Estratégico General 4).

Imagen 01: Política de Calidad de la ONPE

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Gráfico N° 04: Planes Estratégicos Institucionales

Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de la ONPE: Se establecen los derechos y obligaciones del personal a efectos de que desarrollen sus labores de manera más eficiente, propiciando el trabajo en equipo a través de la coordinación y colaboración entre el personal de las diversas dependencias de la institución, aprobado con Resolución Jefatural N° 072-2014-J/ONPE.

Reglamento de Organización y Funciones: contempla la conformación de comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios y personal de distintas unidades orgánicas, aprobado con Resolución Jefatural N° 063-2014-J/ONPE.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

Las políticas se hacen efectivas mediante la conformación de comités de trabajo, reuniones o por disposición de la Alta Dirección, que dependiendo del tema se constituyen, incluso, en órganos temporales, estableciéndose tanto el objeto como los integrantes del equipo, entre funcionarios y personal altamente especializado de todos los órganos involucrados en el tema.

Asimismo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) a través de la formulación y ejecución de programas de capacitación mediante los cuales se desarrollan cursos y/o talleres sobre trabajo en equipo, manejo de conflictos e inteligencia emocional, fomentando de esta manera, conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores al trabajador, a efectos de garantizar el desarrollo de la función pública brindando un mejor servicio al usuario.

Conformación de comités multidisciplinarios de trabajo aprobados por la Alta Dirección, en los que intervienen funcionarios y personal especializado de los órganos involucrados en el tema objetivo del comité.

En particular, luego de evaluar el impacto de la implementación del proyecto de mejora, la Alta Dirección en coordinación con la Gerencia de Información y Educación Electoral, dispuso la conformación del equipo de trabajo, el mismo que estuvo integrado por la Gerencia de Gerencia de Información y Educación Electoral (GIEE), la Gerencia de Informática y Tecnología Electoral (GITE) y la Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional (GOECOR). El Sistema de Escrutinio Automatizado (SEA) tiene como objeto agilizar el proceso de escrutinio a los miembros de mesa, mediante el registro de los resultados de los votos consignados en las hojas borradores de las actas de escrutinio con lo cual se incrementa la seguridad, exactitud y velocidad de transmisión de información del resultado de las mesas de votación disminuyendo la

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probabilidad de cometer errores materiales, utilizando instrumentos modernos acordes con las tendencias tecnológicas, para consolidar la credibilidad y confianza en la institución, todo ello enmarcado dentro de los objetivos estratégicos institucionales.

Gráfico N° 05: Estrategias Institucionales alineadas al Proyecto de Mejora

(3) ¿Cómo participa la Alta Dirección y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Dirección participó directamente desde la iniciativa para encaminar los grandes proyectos de mejora institucional que impacten positivamente hasta la ejecución del proyecto, para lo cual incluyó en el PESEM 2013-2016, el Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2013-2016 en el objetivo estratégico OE8: “Promover el Gobierno Electrónico a través del uso intensivo de las Tecnologías de la Información, en procesos de planificación, organización y gestión de las entidades públicas, permitiendo a su vez, consolidar la propuesta de gobierno abierto; asimismo, se aprueba el objetivo estratégico específico (OEE) 1.2 “Organizar y ejecutar con eficiencia y eficacia, los procesos electorales y de consulta popular y referendos” (OEE) 1.3 “Modernizar la gestión electoral a través del uso de nuevas tecnologías”.

La Alta Dirección manifiesta su involucramiento en los proyectos institucionales a través de las reuniones de Comité de Gerencia, con la participación de la Alta Dirección y de los funcionarios, donde se informa el avance de la ejecución, monitoreo y control, así como las necesidades y las acciones de mejora requeridas para los diferentes proyectos, asegurando de esta forma que se logren los objetivos estratégicos institucionales.

De manera general, cualquiera sea el origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta Dirección participa activamente con la evaluación, revisión y aprobación de los proyectos propuestos, estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo debe planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades, a fin de desplegar su ejecución.

PEI 2014-2017

PESEM 2013-2016

PESEM 2012-2016

Objetivos Estratégicos Generales OEG 1 Fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.

Objetivos Estratégicos Específicos P.1.1 Gestionar con eficiencia los procesos electorales, de consulta popular y de referéndums. P.1.2 Incrementar gradual y progresivamente el voto electrónico y la modernización del proceso electoral.

Objetivo estratégico institucional Modernización de la gestión electoral

Objetivos Estratégicos Generales Contribuir a la consolidación de la democracia e institucionalidad del país, a través de la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana. (Agilizar la entrega de resultados electorales a través del uso de las tecnologías de información y comunicación).

Objetivos Estratégicos Específicos Modernizar la gestión electoral a través del uso de nuevas tecnologías.

Objetivo estratégico institucional Modernización de la gestión institucional al servicio de la democracia

Objetivos Estratégicos Generales OEG 1 Contribuir a la consolidación de la democracia e institucionalidad del país, a través de la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.

Objetivos Estratégicos Específicos OEE 1.2 Organizar y ejecutar, con eficiencia y eficacia, los procesos electorales y de consulta popular y referendos OEE 1.3 Modernizar la gestión electoral a través del uso de nuevas tecnologías.

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Gráfico N° 06: Trabajo de Equipo en

Taller

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora (1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo

del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura.

Las facilidades otorgadas por la Alta Dirección para promover el trabajo en equipo del proyecto de mejora se detallan a continuación:

Gráfico N° 07: Facilidades Otorgadas por la Alta Dirección

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la Alta Dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo para su actuación.

La comunicación del equipo de proyecto de mejora a la Alta Dirección se garantiza mediante reuniones periódicas para la revisión de avances. En estas reuniones se exponen los niveles

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alcanzados, las dificultades y aquellos recursos adicionales que se requieren para asegurar la continuidad del proyecto.

El equipo del Proyecto de Mejora, al estar conformado por funcionarios, facilitó los recursos internos y externos desde otras unidades orgánicas, gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Asimismo, se garantizó la comunicación a través del Sistema de Gestión Documentario (SGD), correos electrónicos, intranet institucional, comunicaciones escritas, la comunicación directa (reuniones de despacho entre Gerentes y la Jefatura Nacional).

En relación con el nivel de autoridad otorgado al equipo del proyecto, se le brindó facultades para efectuar coordinaciones directas con el personal especializado de los diversos órganos que apoyaron en la implementación del proyecto.

1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implantación de las propuestas de solución (1) ¿Qué medios utilizó la Alta Dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras

propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prácticas provenientes del proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar también los recursos que la organización destina para el despliegue de la mejora.

La Alta Dirección a través del Plan de Adquisiciones y Contrataciones declaró viable la ejecución del proyecto de mejora, otorgando el presupuesto necesario para su desarrollo, considerando la relación directa con la visión institucional a efectos de afianzar la confianza de la ciudadanía y contribuir con la eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos. Asimismo, en el PEI 2014-2017 se establece como uno de los objetivos estratégicos institucionales la modernización de la gestión institucional al servicio de la democracia mediante el objetivo estratégico general “Fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana”, teniendo como objetivos estratégicos específ icos el P.1.1 “Gestionar con eficiencia los procesos electorales, de consulta popular y de referéndums” y P.1.2 “Incrementar gradual y progresivamente el voto electrónico y la modernización del proceso electoral”.

Fuente: ONPE

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Cabe indicar, que una vez aprobado el PEI es publicado en el internet e intranet de la ONPE,

comunicándose su aprobación a todo el personal a través de memorándum circulares, difundiéndose de esta manera la viabilidad de los proyectos de mejora. En el caso de la difusión e implantación de las nuevas prácticas, las mismas se realizan a través de notas de prensa (ver Anexo N°1: Gráficos N° 09 y 10), que son comunicadas a través del correo y el portal institucional, resaltando los beneficios del proyecto, así como en los Informes de Evaluación del PEI, documentos que también son publicados en el portal.

1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora (1) ¿Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de

mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independientes de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientación a largo plazo.

La Institución convoca, con relativa frecuencia, a la conformación de equipos de mejora cuyo esfuerzo contribuye al reconocimiento institucional y valora el esfuerzo desplegado, a través de mecanismos de incentivos para el personal. Estos mecanismos son:

Participación del personal en programas de capacitación comprendidas en líneas de acción orientadas a satisfacer las expectativas del personal: CAP por el desarrollo profesional y personal para su promoción en la carrera dentro de la

entidad, los mismos que son tomados en cuenta para su evaluación (Ver Artículo N° 16 del RIT14).

CAS para mejorar su perfil y actualizar sus conocimientos con la finalidad de fortalecer sus labores.

Cabe indicar que la selección de los participantes, para la capacitación se realiza de acuerdo con sus funciones, responsabilidades y niveles de desempeño (numeral 2 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación establecidos en el PDP Quinquenal).

Publicación de los logros alcanzados por los equipos de trabajo, en la revista Reporte Electoral y Notas de Prensa, elaborados por la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas (GCRC).

Reconocimiento al mejor trabajador: Al colaborador que destacó en puntualidad, responsabilidad, desempeño, funciones asignadas, competencias, capacidad de liderazgo e integración con el equipo de trabajo.

El reconocimiento por logros obtenidos promueve la participación creativa de los colaboradores para la implementación de proyectos de mejora a través de la emisión de Resoluciones Jefaturales, con copia a sus legajos.

14 Art. 16° del RIT: La participación de los trabajadores en los programas de capacitación será tomada en consideración para la

evaluación de los mismos. El Plan Anual de Capacitación será elaborado por la Oficina de Recursos Humanos en coordinación con cada uno de los órganos de la entidad y será aprobado por la Jefatura Nacional.

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Imagen N° 02: Reconocimiento al trabajador ONPE 2013

Imagen N° 03: Reconocimiento al trabajador ONPE 2014

Mensajes de felicitaciones y agradecimientos de la Alta Dirección publicados en la intranet y enviados vía correo electrónico institucional.

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización En el numeral 4 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación del PDP Quinquenal, se reconoce el esfuerzo e interés de los trabajadores y servidores por la mejora de los procedimientos y operaciones institucionales.

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2. IDETIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora (1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?

La ONPE asimismo, a través del PEI 2014-2017 aprobado con RJ-064/ONPE, establece sus principales estrategias definiendo la visión, misión y valores institucionales, así como también los objetivos estratégicos institucionales, su política y objetivos de calidad; asegurándose que éstas se lleven a cabo de manera sostenible y sustentable en el tiempo. En los siguientes gráficos se muestra la visión, misión y los valores que promueve la ONPE:

Imagen N° 4: Misión, Visión y Valores de la ONPE

VALORES

Transparencia: Nuestras acciones son de

conocimiento público y se realizan de acuerdo con la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear confianza y seguridad en la población. Integridad: Nuestras decisiones se rigen por la

objetividad e imparcialidad.

Honestidad: somos garantía de respeto a las

normas y a la voluntad ciudadana expresada en las urnas. Compromiso: nuestros esfuerzos están

orientados al fortalecimiento de la democracia. Excelencia de servicio: buscamos generar valor

público en cada uno de nuestros servicios.

Asimismo, a continuación mostramos la política y objetivos de calidad:

La ONPE se inserta dentro del sistema de modernización de la gestión pública, al implementar la gestión por procesos y la simplificación administrativa en sus acciones, con miras a brindar cada vez, un mejor servicio a la ciudadanía, contando con 11 procesos certificados con ISO 9001:2008 y 1 proceso certificado con ISO 27001:2005. En el siguiente gráfico se indica la evolución de la implementación de los sistemas de gestión: calidad, seguridad de la información, ecoeficiencia, modelo de excelencia en la gestión y otros reconocimientos como las buenas práctica a la gestión pública. Ver Anexo N° 02: Grafico N° 12: Políticas de calidad.

Gráfico N° 11: Objetivos estratégicos

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Gráfico Nº 13: Evolución de la Implementación de los Sistemas de Gestión

Actualmente, están en etapa de certificación otros cinco (05) procesos de operación, los cuales nos permitirá optimizar y fortalecer los servicios a la ciudadanía, logrando una mejor gestión en su desarrollo.

Educación electoral.

Asistencia técnica.

Contratación de personal CAS.

Archivo electoral.

Verificación de firmas.

(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar? El equipo del proyecto consideró los siguientes lineamientos estratégicos de la ONPE para la organización del proyecto de mejora:

Alineándose a los objetivos estratégicos generales y específicos establecidos en el PEI 2014-2017, el Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2013-2016 en el objetivo estratégico OE8: Promover el Gobierno Electrónico a través del uso intensivo de las Tecnologías de la Información, en procesos de planificación, organización y gestión de las entidades públicas permitiendo a su vez consolidar la propuesta de gobierno abierto; asimismo se aprueba el objetivo estratégico específico (OEE) 1.2 Organizar y ejecutar, con eficiencia y eficacia, los procesos electorales y de consulta popular y referendos; tal como la (OEE) 1.3 modernizar la gestión electoral a través del uso de nuevas tecnologías.

También el proyecto de mejora se inserta dentro del sistema de modernización de la gestión pública, al implementar la gestión por procesos y la simplificación administrativa en sus acciones, con miras a brindar cada vez, un mejor servicio a la ciudadanía.

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Gráfico N° 14: Lineamientos de política declarados en el PEI 2014-2017

Finalmente, podemos precisar que el proyecto de mejora se encuentra alineado a dos de los seis lineamientos de política que se muestran en el gráfico superior, los cuales se detallan a continuación: Lineamiento 2: Resultados transparentes y oportunos de los procesos electorales del país: el proyecto nos permitirá obtener los resultados en menor tiempo. Lineamiento 3: Eficiencia, innovación, mejora continua, aprendizaje en todos los procesos de trabajo: la implementación del proyecto de mejora permitirá optimizar el proceso de electoral mediante el uso de la tecnología.

(3)¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?

La relación existente entre el proyecto de mejora y las diferentes estrategias de negocio, es

descrita en el siguiente cuadro:

LINEAMIENTOS

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Cuadro N° 04: Relación entre el Proyecto de Mejora y los Resultados

PROYECTO DE MEJORA: “SEA, TECNOLOGÍA INNOVADORA AL ALCANCE DE LOS MIEMBROS DE

MESA”

Objetivo Estratégico General: OEG 1. Fortalecer las prácticas democráticas en el país garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.

Estrategia del

negocio

Resultados financieros

Procesos internos

Desempeño laboral

Resultados de satisfacción del cliente

C1. Fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana. P1.1 Gestionar con eficiencia y eficacia los procesos electorales, la consulta popular y referéndums. P.1.2 Implementar gradual y progresivamente el voto electrónico y la modernización del proceso electoral. Iniciativas: - Utilizar tecnologías de información y comunicación para la modernización del proceso electoral. - Informar oportunamente al elector y actores electorales sobre los alcances de la automatización de la jornada electoral, del voto electrónico y la modernización del proceso electoral. - Coordinaciones con los organismos electorales y organizaciones políticas con la finalidad de garantizar la integración, transparencia y confianza en los resultados a través de la implementación de herramientas que automaticen la jornada electoral.

Se detalla a continuación los precios unitarios de los equipos necesarios entre otros: - Laptop: S/. 2,400 - Impresora portátil S/.776 - Modem USB con acceso a internet S/. 155. - Otros conceptos S/. 4,770 El costo total unitario asciende en promedio a S/. 8,101 nuevos soles. Por ejemplo, para el proceso ERM 2014 la cantidad de mesas instaladas fueron de 2,537, para ello, se necesitaban 1,269 equipos para el SEA (1 laptop, impresora, USB entre otros) son usados para 2 mesas). De los 1,269 equipos necesarios, sólo se adquirieron 912, toda vez que en el proceso anterior ya se habían adquirido 357 equipos. Para el proceso SER 2014 se necesitaban 166 equipos, pero no fue necesario adquirirlos, ya que se utilizaron los adquiridos en el proceso anterior, por lo que los costos por concepto de equipos fue cero. Por política institucional el proyecto de mejora se implementará gradualmente a todo el territorio nacional, es por ello, que dependiendo de la envergadura del proceso a realizarse se adquirirán los equipos informáticos necesarios para llevar a cabo el SEA. Los beneficios relacionados a los costos se verán reflejados en la reutilización de los equipos en cada proceso electoral.

Reducción de esfuerzo y el tiempo que emplean los miembros de mesa al transcribir los resultados de la mesa de sufragio al Acta de Escrutinio, cinco ejemplares establecido por la LOE y ejemplares adicionales según lo soliciten los personeros, así también en la elaboración del Cartel de Resultados. Disminución de tiempos en la emisión de resultados. Menor tiempo de procesamiento en el centro de cómputo central de la información recabada a nivel nacional. Transmisión en tiempo real de los resultados a nivel nacional a la suite electoral para la emisión de resultados. Reducción de porcentaje de actas observadas por error material.

Óptimo desempeño del personal, personal comprometido, especializado, que trabaja por producto. Con la optimización del proceso de Escrutinio Automatizado a través del uso intenso de la tecnología de la información, el personal cuenta con nuevas herramientas para mejorar su desempeño en el trabajo, logrando capacitar a los miembros de mesa, de una manera rápida y ágil. Mejora de competencias laborales producto del desarrollo del proyecto para los integrantes del equipo de mejora y otros grupos ocupacionales relacionados a la jornada electoral.

Miembros de mesa satisfechos por la reducción de tiempos de trabajo de escrutinio al no tener que transcribir un número considerable de actas y por reducir la posibilidad de errores de escritura, suma y omisión de información. Personeros satisfechos por recibir en menor tiempo las actas de escrutinio solicitadas. Miembros del Jurado Nacional de Elecciones satisfechos por disminución significativa del número de actas observadas. Candidatos y electores satisfechos por conocer de manera más rápida los resultados del proceso electoral. Fortalecimiento de confianza por reducción significativa de actas observadas.

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2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización.

(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de

los proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda. La ONPE buscó fortalecer sus procesos electorales mediante el uso de la tecnología, por ello, implementa cómo mejora en sus procesos el “SEA tecnología Innovadora al Alcance de los miembros de mesa”; asimismo, se ha reducido el tiempo de obtención de los resultados electorales, los cuales son transmitidos desde los locales de votación al servidor web de la ONPE y luego a la suite electoral. El análisis del impacto en costos, calidad, entrega, participación en el mercado, productividad, entre otros, se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 05: Matriz de factores de evaluación del impacto de proyectos de mejora

PROYECTO DE MEJORA: “SEA TECNOLOGÍA INNOVADORA AL ALCANCE DE LOS MIEMBROS DE MESA”

ALTERNATIVAS FACTOR DE EVALUACIÓN DEL IMPACTO

Puntaje

Costo Calidad Entrega Tiempo Accesibilidad Mercado Reusabilidad Productividad

Sistema de Escrutinio Automatizado

4 5 5 5 5 4 5 4 37

Sistema de Escrutinio Convencional

3 4 1 2 2 4 2 3 21

Sistema automatizado de la Jornada Electoral

3 5 4 4 4 4 5 4 33

Voto electrónico presencial

5 5 4 5 3 4 5 5 36

Escala de medición de los factores: 0 a 5, siendo 0 el puntaje a la alternativa de menor impacto y el 5 al de mayor impacto según el factor de evaluación

Con base en los factores descritos en el cuadro anterior, el equipo evaluó el impacto de cada alternativa de solución en relación con el costo de implementación y sostenibilidad, calidad del servicio o producto, facilidad de entrega al cliente final, tiempo de desarrollo y ejecución del proyecto, facilidad de acceso de los clientes finales, características de demanda (público objetivo), reusabilidad e impacto en la productividad de la institución. La selección de los criterios para evaluar y el llenado de la matriz se realizaron de forma participativa entre los integrantes del equipo del proyecto y representantes de los diferentes órganos involucrados. En ese sentido, desde enero del año 2014, la GIEE y la GITE implementaron el proyecto de mejora “SEA, TECNOLOGÍA INNOVADORA AL ALCANCE DE LOS MIEMBROS DE MESA”, a través del cual los miembros de mesa pueden generar las actas electorales y el cartel de resultados durante la jornada electoral. Ver Anexo N° 03: Grafico N° 15: Etapas del Sistema de Escrutinio Automatizado.

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado? El equipo del proyecto escogió el proyecto de mejora “SEA, tecnología innovadora al alcance de los miembros de mesa” por las razones que se exponen a continuación:

Fuente: ONPE

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3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE CALIDAD

Gráfico N° 16: Ventajas del Proyecto SEA, tecnología innovadora al alcance de los

miembros de mesa”

Durante los últimos años, nuestro país ha experimentado un gran avance en el acceso a los recursos informáticos y a internet. Nuestra institución se vale de ello para automatizar sus procesos e incorporar nuevas tecnologías informáticas y de comunicación en sus procesos internos.

3.1 Método de solución de problemas

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo? El método de solución de problemas basado en la aplicación de Marco Lógico fue el aplicado por el equipo de mejora del proyecto. Este método es participativo y busca la generación de ideas innovadoras y creativas. Es integrador ya que aplica diversas herramientas como el análisis FODA, árboles de causa efecto, árboles de medio y la matriz de marco lógico; generadas por los especialistas que formaron parte del equipo de mejora. Además se consideró el marco normativo aplicable al sector público alineándolo a la Ley Marco de Modernización del Estado, Ley N° 27658 y en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, que aprueba el uso de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004 “Tecnología de la información – Ciclo de vida del software”. La metodología aplicada para la solución del problema se desarrolló en las 2 etapas: Etapa 1: Análisis del Problema e Identificación de Alternativas de Solución. Etapa 2: Procesos de Ejecución del Proyecto.

Etapa 1: Análisis del Problema e Identificación de Alternativas de Solución

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Gráfico N° 17: Etapas del Método de Solución de Problemas del proyecto “SEA, tecnología

innovadora al alcance de los miembros de mesa”

1. Paso 1: Identificación de la situación inicial En esta etapa se busca identificar el estado situacional en relación con las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que afectan a la institución desde el ámbito interno como externo, esto se logró a través de la herramienta de análisis FODA.

2. Paso 2: Identificación del problema central y efecto final En esta etapa se logró identificar el problema y organizar la información recolectada, generando un modelo de relaciones causales que lo explican. Para ello, se utilizó la herramienta Árbol de Problemas: Causa – Efectos.

3. Paso 3: Identificación de objetivo principal y fin último Valiéndonos del Árbol de Problemas, se procedió a revisar cada problema (negativo) y convertirlo en un objetivo (positivo) realista y deseable. Así, las causas se convierten en medios y los efectos en fines. Para tal efecto usamos como herramienta el Árbol de Objetivos: Medios – Fines.

4. Paso 4: Definición de alternativas de solución y estrategias En esta etapa se evalúan las alternativas de solución. Los especialistas técnicos, según las características propias del proyecto, analizaron las alternativas y estrategias propuestas para dar solución al problema, midiendo el impacto y logros que podrían alcanzar estos. Para este propósito, el equipo de trabajo elaboró una matriz de marco lógico. Etapa 2: Procesos de ejecución del proyecto Relaciona los aspectos tecnológicos propios del desarrollo de la alternativa de solución.

Fuente: GIEE/ONPE

Identificación de la

situación inicial

Identificación del

problema central y

efecto final

Identificación de

objetivo principal y

fin último

Definición de

alternativas de solución

y estrategias

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Gráfico N° 18: Grupos de Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora

(D01.0-2007-GSIE/ONPE)

Cabe destacar que este método de gestión de proyecto describe el ciclo de innovación tecnológica de la ONPE, con un método definido y de aplicación estándar, considerando metodologías y técnicas recomendadas para el proceso de innovación de las organizaciones, por especialistas reconocidos como por organizaciones internacionales, alineados a la realidad de la institución. Como se indicó anteriormente, este método de gestión de proyectos establece cinco (5) grupos de procesos, cuya interrelación se explica en el esquema de trabajo representado en el Gráfico N° 11, el mismo que contempla los aspectos de la Mejora Continua (PDCA).

(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación

debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados. El proyecto se ubicó en dos grandes etapas:

Etapa 1: Análisis del problema e identificación de alternativas de solución Esta etapa tiene como resultado identificar el problema y las alternativas de solución posibles. Esta primera etapa, a su vez, se subdividió en cuatro pasos: Paso N° 1.- Identificación de la situación inicial A través de la herramienta FODA, se realizó el análisis situacional del proyecto de “SEA, tecnología innovadora al alcance de los miembros de mesa”, las posibilidades tecnológicas que cuenta la institución y las que ofrece a los miembros de mesa para agilizar su labor el día de la elección, teniendo los siguientes resultados:

Fuente: NTP ISO/IEC 12207:2004/ONPE

27



Gráfico N°19: ANÁLISIS FODA

Paso N° 2.- Identificación del problema central y efecto final Una vez concluido el análisis FODA, se procedió a identificar el problema central y el efecto final que ocasionaba este en el proceso electoral, para tal fin se empleó la herramienta Árbol de Problemas o también denominado Árbol de Causas y Efectos, obteniéndose el siguiente resultado:

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GRÁFICO N° 20: Árbol de Problemas

Alto porcentaje de actas observadas

durante el proceso electoral

Confusión en la lectura de los

números como el 1 con el 7,

el 5 con el 3, entre otros

Traslado equivocado de los datos

de la hoja de borrador al acta de

escrutinio

Por apuro y poder

retornar a sus

hogares

Actas con error material,

ilegibilidad en la escritura Falta de interés y de

conciencia ciudadana

PROBLEMA

EFECTOS

CAUSAS

Miembros de mesa que no

recibieron capacitación

Equivocación de los miembros de mesa al

momento del conteo y suma. Actas con datos

incompletos de los miembros de mesa, falta

de firmas de los miembros de mesa

Retrasó en el avance de actas

procesadas

Equivocaciones en el día de la

jornada electoral

Retrasó en la entrega de

resultados finales

Demora para retornar a sus

hogares

EFECTO FINAL

Retrasó en la resolución de las

actas observadas.

Mayor cantidad de actas

observadas a ser remitidas al JNE

Demora en la difusión de

resultados electorales

Fuente: GIEE/ONPE

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Paso N° 3.- Identificación de objetivo principal y fin último

Como siguiente paso, luego de construido el árbol de problemas, se procedió a la elaboración del Árbol de Objetivos, que tiene como finalidad cambiar el problema a objetivo, los efectos a fines y las causas a medios.

GRÁFICO N° 21: Árbol de Objetivos

Disminuir el porcentaje de actas observadas para entregar los

resultados en menor tiempo, facilitando la labor que realizan

los miembros de mesa en el escrutinio

Procesamiento automatizado y

rápido

El sistema valida los datos

ingresados de las actas

Cálculos de totales realizados de

forma automática Utilización de teclados para la

digitación de datos en el acta

El sistema garantiza el

procesamiento eficiente de los

datos digitados en el sistema

Lectura de la información en pantalla

e impresos, legible

El sistema evita que se omita

información obligatoria

Satisfacción de los ciudadanos por

la información brindada de manera

oportuna Reducción de tiempos en la

proclamación de resultados

OBJETIVO

FINES

FIN ÚLTIMO

MEDIOS

El jefe Nacional pueda trasmitir

los resultados en menos tiempo

y menor porcentaje de error

Confianza respecto a la

información brindada

Contar con información

correcta

E Inter

Reducción de tiempo de labor

del miembro de mesa

Fuente: GIEE/ONPE

1

2

1

2

1

2

30



Paso N° 4.- Definición de alternativas de solución y estrategias Continuando con la metodología, se diseñó la Matriz de Marco Lógico, a través de la cual se describe la alternativa de solución que propone el equipo de trabajo, definiendo del objetivo general, los indicadores, los medios de verificación y los supuestos. El marco lógico responde a la solución del control del proyecto y a su ejecución real verificable

Cuadro N° 6: Matriz de Marco Lógico

RESUMEN NARRATIVO INDICADORES MEDIOS DE

VERIFICACION SUPUESTOS

Fin: Reducir el porcentaje de error y procesar mayor cantidad de actas en menor tiempo.

Porcentaje de actas observadas.

Reportes técnicos de GITE.

Miembros de mesa altamente capacitados en el uso del aplicativo.

Tiempo de procesamiento de actas.

Personal de ONPE altamente capacitado en la herramienta informática.

Propósito: Implementar herramientas tecnológicas que faciliten la labor del miembro de mesa

Porcentaje de miembros de mesa satisfechos

Informes finales de los talleres de capacitación.

Compromiso de los capacitadores para el cumplimiento de sus funciones en los talleres de capacitación.

Componentes: Infraestructura adecuada para brindar eficientemente las capacitaciones.

Número de locales habilitados para brindar capacitaciones.

Actas de verificación de local.

Disponer de infraestructura adecuada para realizar las capacitaciones a los miembros de mesa. Disponibilidad de equipos.

Equipos informáticos.

Número de equipos habilitados para la ejecución del escrutinio automatizado.

Inventario de equipos.

Personal que capacita miembros de mesa en la implementación de SEA.

Personal capacitado para la implementación del SEA.

Porcentaje de coordinadores técnicos de mesa.

Informes de capacitación. Evaluaciones.

Actividades: Desarrollar el aplicativo SEA.

Número de actas de pruebas aplicadas en la jornada de capacitación.

Reportes de pruebas realizadas en el aplicativo.

Desarrollo del aplicativo de acuerdo a los requerimientos del proceso de escrutinio.

Dotación suficiente de Equipos informáticos.

Número de equipos disponibles.

Inventario físico de equipos

Cantidad suficiente de equipos.

Capacitación al personal para el funcionamiento del SEA.

Porcentaje de personas capacitadas en el manejo del aplicativo.

Reportes de capacitación

Personal adecuadamente capacitado.

Etapa 2: Procesos de desarrollo del proyecto Esta segunda etapa comprende las actividades de los cinco (05) procesos de desarrollo del proyecto, para esto el equipo ha considerado los lineamientos establecidos en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, que aprueba el uso de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004, en toda la institución, estableciendo un marco de trabajo común para todos los órganos y unidades orgánicas que participan en el desarrollo del software requerido para el proyecto. En ese sentido, el proyecto “SEA, Tecnología Innovadora al Alcance de los Miembros de Mesa” comprende cinco (5) grupos de procesos: 1) Inicio, 2) Planificación, 3) Ejecución, 4) Seguimiento y Control, y 5) Cierre. Además, la GITE ha generado procedimientos, formatos y plantillas asociados a cada uno de los procesos antes mencionados.

Fuente: ONPE

31



Gráfico N° 22: Esquema del método de solución de problemas

A continuación se detallan los cinco grupos de procesos:

Fase 1: Grupo de procesos de iniciación

1. Para el caso del proyecto de desarrollo, el Órgano o la Unidad Orgánica inicia el proceso a través de la presentación de una solicitud de requerimiento.

2. La GITE, de corresponder, procede a evaluar la factibilidad y viabilidad del proyecto con la finalidad de determinar el inicio del proyecto.

3. Si se determina que el proyecto es factible y viable, la GITE elabora el Acta de Constitución del Proyecto, documento que autoriza el proyecto y s u a lcance, as í com o aborda los requisitos generales, enuncia lo que se tiene considerado hacer en el proyecto y se listan los principales entregables, métodos de aceptación, entre otros. Este documento es revisado y aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto final del proyecto.

4. Este grupo de proceso servirá como entrada para los grupos de Proceso de Planificación, Ejecución, Control y Seguimiento. Esta primera fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, es iniciada por la GIEE a través de la presentación de una solicitud de requerimiento, la cual es evaluada por la GITE para determinar la factibilidad y viabilidad del proyecto a través de reuniones donde participa la GIEE como Unidad Orgánica solicitante; además se determinan los requerimientos y validaciones del producto de estas reuniones y se elaboró el Acta de Constitución del Proyecto “SEA, Tecnología Innovadora al Alcance de los Miembros de Mesa”, así como también el Alcance del Proyecto por cada etapa de desarrollo.

Iniciador/pat

rocinador

del Proyecto

Usuarios

finales

Activos de los

procesos

Entradas de

proyectos

Productos entregables del

Proyecto

Registro del

Proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de cierre

Procesos de

seguimiento y

Control Procesos de Planificación

Procesos de ejecución

PROYECTO

Fuente: NTP ISO/IEC 12207:2004/ONPE

32



Fase 2: Grupo de procesos de planificación

1. La GITE, en coordinación con el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto del proyecto, elabora el plan de gestión del proyecto. En dicho documento, se mejora y precisa el alcance del proyecto. Es importante considerar que la planificación es un proceso repetitivo y continuo por lo cual los resultados de todas las iteraciones en la planificación del proyecto deberán ser documentadas en los respectivos planes y documentos. 2. El Órgano o la Unidad Orgánica deberá revisar y aprobar el Plan de Gestión del Proyecto. 3. De acuerdo al tamaño del proyecto se ha elaborado los siguientes planes:

Plan de Documentación.

Plan de Aseguramiento de la Calidad.

Plan de Instalación del Software.

Plan de Operación del Software.

Plan de Mantenimiento del Software. Cada uno de los planes referenciados también deberá ser aprobado por la GIEE, GITE y GOECOR,

unidad beneficiaria del producto del proyecto.

En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, la GIEE como unidad orgánica solicitante evaluó y aprobó el Plan de Gestión del Proyecto “SEA, Tecnología Innovadora al Alcance de los Miembros de Mesa” y de acuerdo a los requerimientos en cada etapa se elaboró la siguiente documentación:

Especificaciones de Requerimiento de Software.

Especificación de Casos de Usos. Fase 3: Grupo de Procesos de Ejecución

En este grupo se implementa el Plan de Gestión del Proyecto, aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica, estando a cargo de la misma. En esta fase del proceso de desarrollo del Proyecto de Mejora, se ejecutaron las actividades del Plan de Gestión del Proyecto, producto del proceso de planificación y se cuenta con la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:

Pase a pruebas

Informe de pruebas

Log de errores

Resumen de errores

Pase a producción

Manual de usuario

Fase 4: Grupo de procesos de control y seguimiento

El Grupo de Procesos de Control y Seguimiento tienen la finalidad de observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar posibles problemas, adoptando acciones correctivas oportunamente y, de este modo, controlar adecuadamente la ejecución del proyecto. Este grupo de procesos proporciona retroalimentación entre los grupos de Proceso de inicio, planificación, ejecución y cierre. La GITE participa activamente en este grupo de procesos conjuntamente con la GIEE y GOECOR revisando y aprobando de corresponder según el proyecto:

Informe de control de entregables

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Evaluación de desempeño del personal

Soporte a usuario Las formas de participación fueron a través de revisiones, inspecciones, auditorias y revisión de pares. La metodología y estrategia de ejecución de las mismas se acuerdan con la GITE y GOECOR. En esta fase de grupo de procesos de control y seguimiento la GITE, la GIEE y GOECOR, junto con el equipo del proyecto, trabajaron de manera continua participando activamente de las reuniones y revisiones, requeridas para identificar algún problema y adoptar las medidas correctivas necesarias y/o para revisar la ejecución de las acciones de mejora, obteniendo la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:

Actas de reuniones

Acta de entrega

Informe de control semanal

Informe de control de riesgos

Fase 5: Grupo de procesos de cierre

El Grupo de Cierre incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o de una fase de este. La Gerencia de Información y Educación Electoral, como unidad beneficiaria del producto del proyecto, revisa y aprueba todos los entregables y formaliza el cierre. 1. Este grupo de procesos verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos

los Grupos de Procesos, a efectos de cerrar el proyecto o una fase del proyecto según corresponde.

2. Establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto. El cruce entre los grupos de procesos de proyectos y los procesos del ciclo de vida del software permite la generación de formatos y plantillas que serán utilizados a lo largo de todo el proyecto. Cabe resaltar que dependiendo de la magnitud del proyecto se podrán seleccionar aquellos formatos y plantillas que se alineen a las necesidades del proyecto. Cada uno de dichos entregables deberá contar con la revisión de los Órganos y/o UUOO. En esta fase de procesos de cierre, la GITE y GIEE se encargó de revisar y aprobar los entregables, considerando que se cumpla el alcance del proyecto aprobado en la etapa de inicialización, obteniendo como resultado la siguiente documentación:

Formato de lecciones aprendidas.

Informe de cierre del proyecto. 3.2 Recolección y análisis de la información

(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora? La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora se obtuvo de las reuniones periódicas coordinadas con los órganos competentes, requiriéndose a cada uno de ellos lo siguiente:

Cuadro N° 07: Información Recolectada para la Ejecución del Proyecto

ÓRGANO FUNCIONES

Gerencia de Administración

- Gestión para la adquisición de bienes y servicios así como la evaluación del personal necesario para el desarrollo del proyecto.

- Valorización de los requerimientos de bienes, servicios y personal así como de su respectivo tramite de adquisición.

Gerencia Corporativa de Potencial Humano - Evaluar y seleccionar al personal necesario para el

desarrollo del proyecto.

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ÓRGANO FUNCIONES

Gerencia de Planeamiento y Presupuesto - Evaluación de disponibilidad presupuestaria necesaria. - Habilitación y/o modificación presupuestaria de acuerdo

a la necesidad del proyecto.


- Elaboración de especificaciones técnicas del hardware y software necesario para el desarrollo del servicio y el cual cumpla los estándares técnicos necesarios.

Gerencia Organización Electoral y Coordinación Regional

- Responsables de la ejecución del proyecto de mejora.

Gerencia de Información y Educación Electoral

- Aprobación del proyecto de mejora.

Gerencia de Gestión de la Calidad - Implementación de procedimientos e inspecciones.

Asimismo, se obtuvo la información necesaria para la implementación del proyecto recopilando las opiniones de los miembros de mesa hechas en las encuestas y entrevistas donde se consultaba sobre la idea de optimizar el proceso de escrutinio y las características que podrían tener. De igual manera, otro aspecto que se consultó fue el nivel de dominio de informática y experiencia en la utilización de equipos informáticos.

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar? Tomando en consideración el problema identificado, se realizaron reuniones de coordinación con las diferentes unidades orgánicas de la ONPE. Para determinar el tipo de información se analizaron los reportes del centro de cómputo, el porcentaje de actas observadas y las causas de los errores. Con respecto al tamaño se recopiló al 100% la información de la cantidad de actas procesadas de cada proceso electoral y la cantidad de actas observadas.

(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos? Para la selección de la fuente de datos se tuvo en cuenta la problemática presentada en el proceso de escrutinio, se clasificó la información del procesamiento de actas, se investigó las fuentes de información relacionadas con el problema, obteniendo información suficiente de los diferentes reportes por procesos para proponer alternativas de solución al problema, también se tuvo en consideración la experiencia del personal de la ONPE. Se tomaron en cuenta las siguientes fuentes de datos por proceso electoral:

Consulta Popular de Revocatoria del Mandato de Autoridades Municipales de marzo del 2013 provincial.

Consulta Popular de Revocatoria del Mandato de Autoridades Municipales de marzo del 2013 distrital.

Segunda Consulta Popular de Revocatoria del Mandato de Autoridades Municipales de julio del 2013.

Nuevas Elecciones Municipales de julio del 2013 distrital.

Nuevas Elecciones Municipales de julio del 2013 provincial.

Nuevas Elecciones Municipales para la Municipalidad Metropolitana de Lima del 2013.

Elecciones Municipales para la Municipalidad Metropolitana de Lima del 2013. (4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o

deficiencia de la información? La verificación de la información se consideró desde el inicio del proyecto, para ello la información proveniente de las ODPE fueron cotejadas con la información recopilada por la GOECOR y GITE durante el procesamiento de actas en el centro de cómputo descentralizado y central de la ONPE. Además, para mantener la integridad de la información de los procesos electorales el equipo realizó un seguimiento constante.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y

Fuente: ONPE

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la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados. Para el análisis de la información recolectada para la selección del proyecto de mejora, se formó un equipo multidisciplinario el cual se encargó de realizar el análisis basado en sus especialidades, conocimientos y experiencias para determinar la funcionalidad que debe tener el producto. La información recolectada del proyecto de mejora se analizó de la siguiente forma:

Cuadro N° 08: Análisis de la información recolectada

Situación actual Expectativa del cliente interno

Expectativa del cliente externo Magnitud de la

brecha existente

Alto porcentaje de actas observadas en los reportes de los procesos electorales llevados a cabo a nivel nacional. Alto número de actas perdidas. Alto porcentaje de error en digitación. Demora en la obtención de los resultados de los procesos electorales. Demora en la labor del Miembro de Mesa en el llenado del acta de escrutinio y cartel de resultados.

Disminuir el porcentaje de las actas observadas. Disminuir el número de actas perdidas por atentados a los centros de votación. Disminuir el porcentaje de error en la digitación. Rapidez en la proclamación de los resultados electorales. Registrar tiempos de inicio de instalación, sufragio y escrutinio.

Satisfacción con la capacitación recibida sobre el uso del sistema del escrutinio automatizado. Nivel de satisfacción de los miembros de mesa con el SEA. Tienen dominio en el uso de las computadoras. Fácil manejo del SEA por parte de los miembros de mesa. Reducir el esfuerzo y el tiempo que emplean los miembros de mesa al ingresar los resultados al SEA. Reducir el tiempo de generación de actas. Reducir el tiempo para la consolidación de las listas de omisos.

Se consideró que la brecha existente es alta, toda vez que el proceso de escrutinio convencional presenta dificultades. La posibilidad de minimizar los mismos está en función de los recursos que la institución disponga para implementar un proyecto tecnológico con la finalidad de reducir el porcentaje de actas observadas y satisfacer las necesidades en el proceso de escrutinio que realizan los miembros de mesa.

Producto de la información obtenida de los reportes emitidos por las diferentes ODPE, se observó que existe la necesidad de implementar un proyecto que permita ejecutar el proceso de escrutinio automatizado de tal forma que minimice el número de actas observadas emitidas y a su vez optimice los tiempos de procesamiento de resultados, facilitando de esta manera las labores de los miembros de mesa durante el proceso de escrutinio. A continuación, se muestra un listado de posibles proyectos de mejora:

Sistema de Escrutinio Automatizado – (SEA).

Sistema Automatizado de Jornada Electoral – (SAJE).

Voto Electrónico presencial - (VE).

Voto Electrónico No Presencial - (VENP).

Transmisión desde Local de Votación – (TxLV).

3.3 Herramientas de calidad (1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la

gestión del proyecto de mejora? El equipo listó todas las posibles herramientas que existen, con base en ello se clasificó qué herramientas se podían utilizar; una vez clasificadas, se determinaron las herramientas que mejor se ajustan a cada una de las etapas de desarrollo del proyecto, considerando cada una de las actividades para ser ejecutadas por los órganos o unidades orgánicas involucradas en cada uno de los grupos de procesos que conforman el método de solución.

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Cuadro N° 09: Herramientas de Calidad utilizadas por el Equipo de Trabajo

ACTIVIDAD OBJETIVOS TAREAS TECNICAS

Detectar oportunidades de

mejora

Identificar oportunidades.

Detectar necesidades existentes y proponer la aplicación de nuevas herramientas.

Consolidar una idea para la solución propuesta.

Estimar el tiempo de elaboración de la propuesta de solución.

Investigación tecnológica. Investigación

Análisis de la información. Árbol de Problemas. Árbol de Objetivos y Fines. Análisis de históricos.

Duración de la propuesta Diagrama de Gantt.

Analizar el entorno

El objetivo de esta actividad es analizar la situación actual de la necesidad identificada en la institución.

Levantamiento de información.

Tormenta de Ideas. Elaboración de informes.

Análisis de la información. Diagrama de Pareto.

Análisis de los factores internos y externos. Análisis FODA.

Evaluar e investigar alternativas de

solución

Estudio del entorno tecnológico.

Evaluación de alternativas tecnológicas.

Investigación del entorno tecnológico. Investigación.

Evaluación de alternativas.

Matriz de Marco Lógico. Benchmarking de tecnologías. Estudio de factibilidad técnica.

Rediseño de procesos. Mapa de interacción de los

procesos. Diagramas de flujo.

Documentar solución propuesta

Especificación de los objetivos de la propuesta.

Definición de la estrategia de la implementación.

Identificación de beneficios / riesgos.

Elaboración de entregables.

De acuerdo al formato establecido.

Histogramas. Análisis de tendencias. Gráficos de barras.

(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad fueron las siguientes:

Cuadro N° 10: Ventajas y Desventajas de las Herramientas de Calidad

Herramientas Ventajas Desventajas

Investigación

La recolección de información a través del internet, facilitó la búsqueda de información específica y comparativa de manera inmediata, sin incurrir en costos adicionales.

Contribuyó con información sobre nuevas tecnologías de información, y evaluar los beneficios obtenidos en experiencias similares, de otras organizaciones nacionales o extranjeras.

Dentro de cada especialidad, los miembros del equipo se distribuyeron la tarea de búsqueda

Alguna información relacionada al proyecto provenía de fuente no conocida, sobre todo en lo relacionado a las alternativas tecnológicas, ocasionando que los miembros del equipo invirtieran mayor tiempo en discutir y ponerse de acuerdo sobre información contradictoria sobre el mismo tema.

Fue necesario establecer un cronograma de reuniones de

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Herramientas Ventajas Desventajas

de información, optimizando los tiempos de búsqueda y análisis.

coordinación, para la discusión en conjunto de las conclusiones a que llegaba cada miembro del equipo.

Diagrama Pareto

Fue posible identificar los errores recurrentes y de mayor impacto para que, en función a ello, determinar las acciones necesarias.

Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano y/o impacto.

Árbol de problemas

Facilitó identificar y analizar las causas que originan el problema y los efectos que se derivan de estas. Permitió una mayor integración y participación de los integrantes del equipo del proyecto para dar solución al problema detectado.

Para la identificación de las causas del problema que tenían los miembros de mesa en el proceso de escrutinio convencional fue necesario la recopilación de información que generaban las ODPE.

FODA Sirvió para analizar el entorno interno y

externo con respecto al proyecto y los factores que favorecen o afectan.

Desconocimiento de algunos miembros del equipo del proceso y del cliente externo no permite identificar debilidades y amenazas.

Mapa de procesos

Sirvió para el análisis macro del servicio una vez definido, con la interrelación del equipo del proyecto y el proveedor del servicio.

Requirió el apoyo de especialistas en gestión por procesos para un mejor aprovechamiento de la herramienta.

Histogramas

Para describir el comportamiento de los datos.

Su construcción ayudará a comprender la tendencia central y la frecuencia relativa de los distintos valores.

Pérdida de la individualidad de las observaciones.

Gráficos de barra

Permite que las ideas sean entendidas con mayor rapidez sin explicaciones verbales.

Son de mucha utilidad en la representación de series cualitativas.

Puede mostrar información redundante.

Análisis mediante históricos

Facilita la predicción del comportamiento futuro en función al pasado.

Permite minimizar riesgos en la gestión.

Puede generar error o no aislar los datos.

Diagrama de flujo

Permite explicar y mostrar el proceso de forma gráfica y simplificada.

Facilita el entendimiento de los procesos.

La interacción entre procesos puede dificultar el diseño del gráfico; así como el entendimiento.

3.4 Concordancia entre el método y las herramientas

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas? Cabe señalar que el uso adecuado de cada herramienta fue asegurado a través del despliegue de los conocimientos y experiencias claras de qué herramientas utilizar, llevadas a cabo durante las reuniones de trabajo de discusión y revisión por algunos especialistas del equipo, fortaleciendo el trabajo en equipo y el compromiso de cada uno de ellos, al interior del mismo. Durante la aplicación del método de solución del problema, explicado en el punto 3.1 (1), fueron empleadas las herramientas de calidad recomendadas, incluso durante la implementación del proyecto a través de cada uno de los grupos de procesos, llegándose a la conclusión que los mismos ayudaron al trabajo individual (tareas asignadas a cada miembros del equipo) o al trabajo grupal. La falta de información y aplicación de estas herramientas por los integrantes del equipo se superó gracias a la orientación, demostración de ejemplos y casuísticas recibidas por los integrantes del equipo y personal del área de Calidad de la ONPE. Durante la implementación y desarrollo del proyecto el equipo estuvo permanentemente asesorado por especialistas de la Gerencia de Calidad de la institución, de igual manera, nuestros procesos participan de auditorías internas y externas que nos permitió tener una visión

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4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO

integral de la ejecución del proyecto e ir mejorando constantemente con la actualización e implementación de nuevos recursos y estrategias para el proyecto.

4.1 Criterios para la conformación del equipo de proyecto (1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?

Mediante la automatización del escrutinio, la ONPE promovió la modernización de los procesos electorales a favor de los actores involucrados. Este reto exigió la participación de un equipo multidisciplinario, integrado por personal de los diferentes órganos de la institución, especializado en distintas áreas. El proyecto estuvo patrocinado y conducido por tres unidades orgánicas: Gerencia de Informática y Tecnología Electoral (GITE), Gerencia de Información y Educación Electoral (GIEE) y Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional (GOECOR). Los integrantes de cada órgano fueron seleccionados en función a las siguientes áreas y especialidades.

Cuadro N° 11: Criterios de selección de especialista

ÁREAS ESPECIALIDAD DE INTEGRANTES CRITERIOS DE SELECCIÒN DE

ESPECIALISTAS

Área de Desarrollo GITE

Análisis y diseño de sistemas

Desarrollo del software

Documentación

Base de datos

Soporte técnico

Especialización académica y profesional

Experiencia profesional electoral

Conocimiento sobre la tarea asignada

Capacidad de análisis

Capacidad de trabajo en equipo

Dedicación prioritaria

Iniciativa y tenacidad

Compromiso con la mejora continua

Área de control de calidad GITE

Validación de software

Operadores de prueba

Verificadores funcionales

Área de soporte GITE

Redes y comunicaciones

Base de datos

Soporte técnico

Configuración de equipos

Seguridad

Área Usuaria GIEE

GOECOR

Capacitación electoral

Organización electoral

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los

potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo. Sí, todos los integrantes de las áreas contaban con amplia experiencia electoral, cada especialista conocía los objetivos de la organización, el impacto de la implementación del sistema en el proceso electoral y cumplía con el perfil requerido para las funciones que se asumiría en este proyecto. En la selección de los integrantes del área usuaria, se tuvo en cuenta su conocimiento en procesos electorales, procedimientos, elaboración de materiales y metodologías de capacitación de actores electorales. También se tuvo en cuenta su capacidad de discernir la problemática generada en torno al desempeño de los miembros de mesa, las dificultades para la pronta obtención de los resultados electorales y otros. Los integrantes de las áreas de Desarrollo, Control de Calidad y Soporte; fueron elegidos tomando en cuenta su experiencia y conocimiento en las responsabilidades que se les delegarían.

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Se verificó, además, que estos criterios de selección estén vinculados con los objetivos de la organización para asegurar la participación activa de todos los involucrados.

(3)¿Cómo se aseguró una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro? El balance estaba determinado por el conjunto de tareas a enfrentar para el desarrollo del proyecto, efectuado en distintas etapas. En ese sentido, la Dirección asignó personal de distintas especialidades que con sus competencias y habilidades cumplió adecuadamente los roles asignados. Para aprovechar los conocimientos y experiencia de cada miembro, se realizaban reuniones de coordinación, revisión y análisis del proyecto.

4.2 Planificación del proyecto (1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?

El equipo evaluó los procesos de jornadas electorales precedentes y ubicó dificultades, necesidades y exigencias en torno a las etapas de escrutinio y emisión de resultados. En la evaluación, se destacó la necesidad de atender tres puntos cruciales:

Reducir el esfuerzo y el tiempo que emplean los miembros de mesa al transcribir los resultados de la mesa de sufragio al acta de escrutinio y cartel de resultados.

Reducir el porcentaje de actas de escrutinio con categoría de observadas que retrasan la entrega final de resultados. En este punto, se analizó la cantidad de actas con ilegibilidad, error material y sin datos que son producto de la transcripción manual, de sumas equivocadas, descuido, entre otros errores, en los que incurre el miembro de mesa.

Incrementar el porcentaje de entrega de resultados en menor tiempo.

En síntesis, el proyecto fue implementado con el objetivo de facilitar la tarea de los miembros de mesa en el registro de los resultados de la votación en las actas de escrutinio. Con la tecnología implementada se garantizó la seguridad, exactitud y rapidez en la transmisión de resultados electorales.

(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo? Para alcanzar el propósito del proyecto de mejora se definieron siete fases, las cuales fueron asignadas a los miembros del equipo los mismos que pertenecían a diferentes unidades orgánicas.

Fases: Fase de modelado de negocio: Comprende las actividades de planificación del proyecto y elaboración de la documentación. Fase de requerimientos: comprende la identificación y análisis de requisitos para el desarrollo del SEA y elaboración de documentos. Fase de análisis y diseño: comprende el análisis y diseño del SEA y elaboración de documentos. Fase de desarrollo: comprende la implementación del SEA y elaboración de documentos. Fase de pruebas: comprende las pruebas que aseguren el correcto funcionamiento del SEA y elaboración de documentos. Fase de entregables: comprende la elaboración de documentos de gestión. Cierre de Proyecto: comprende la elaboración de documentos de cierre.

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades? El equipo de trabajo planificó las actividades utilizando el instrumento de gestión Esquema de Desglose de Tareas (EDT), el cual permitió realizar una descomposición jerárquica del trabajo y facilitó la identificación de elementos finales, denominados "Productos entregables" y el cronograma de trabajo (GANTT). El cronograma de trabajo diseñado estableció los hitos por lograr e identificó tareas críticas para efectos de controlarlas y asegurar el normal desarrollo de las actividades, cumpliendo los plazos estipulados.

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos? Los plazos de ejecución, asignación de responsabilidades y recursos se definieron en reuniones de coordinación entre los integrantes del equipo. Los acuerdos permitieron:

Elaborar el cronograma del proyecto.

Estimar la duración (cantidad de días), fecha de comienzo y fecha de fin.

Asignar responsabilidades.

Determinar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades.

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Las principales actividades del cronograma se detallan a continuación:

Cuadro N° 12: Resumen del cronograma de trabajo (GANTT)

NOMBRE DE TAREA DURACIÓN

Modelado de negocio 4 días

Análisis y diseño 30 días

Construcción 9 días

Documentación 26 días

Pruebas, revisión y corrección 35 días

Puesta en producción 13 días

Operación 29 días

Gestión 38 días

Cierre 3 días

Cabe indicar que el establecimiento de los plazos y la asignación de responsabilidades fueron acordados por los miembros del equipo a efectos de lograr su compromiso y su participación activa. En el documento Alcance del Proyecto, se precisan los roles y responsabilidades de cada integrante del proyecto.

4.3 Gestión del tiempo (1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?

Para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en el proyecto, fue indispensable identificar las tareas críticas, a las cuales se les dio una atención prioritaria, asignándose a más de una persona su desarrollo y seguimiento. Asimismo, se programaron reuniones de información sobre los avances del desarrollo del proyecto, sobre el cumplimiento en la entrega de los productos según los plazos establecidos y las dificultades encontradas. A partir del análisis de la información, cuando fue necesario, se implementaron acciones correctivas que neutralizaron los riesgos identificados. En determinadas circunstancias, para asegurar el cumplimiento de los plazos previstos, se resolvió modificar algunas tareas del plan, así como la designación de nuevas responsabilidades. Durante todo el proceso, la Alta Dirección realizó el seguimiento respectivo.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y por miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos. La planificación detallada se realizó con los siguientes pasos:

Los gerentes del proyecto, conjuntamente con los líderes del proyecto y los integrantes del equipo, elaboraron el plan de trabajo definiéndose el alcance del proyecto, el objetivo general, los objetivos específicos, las responsabilidades, los plazos y los productos entregables.

Aprobado el plan, se elaboraron las agendas de trabajo y el cuadro de asignación de responsables por tarea y metas e hitos. Además, se fijaron las reuniones de revisión y evaluación del avance del proyecto.

En las actividades de seguimiento, al detectarse dificultades en el desarrollo del proyecto, el equipo actuó de inmediato, participando en reuniones de emergencia para aplicar mecanismos de acción correctiva y evitar el retraso en la entrega de los productos. Las medidas correctivas fueron comunicadas a los gerentes del proyecto y a la Alta Dirección

Los plazos de término de los productos entregables implicaron que se obtenga la aprobación de los mismos previa revisión de pruebas, verificaciones, ajustes y aceptaciones finales correspondientes.

Las modificaciones registradas en el cronograma y la designación de responsabilidades fueron consensuadas por el equipo.

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4.4. Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización (1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la

organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto? Para lograr la colaboración y apoyo de las personas de diferentes áreas, el líder del proyecto gestionó el apoyo e involucramiento del personal quienes iban a colaborar con el proyecto. Adicionalmente, el apoyo de las áreas clave estuvo respaldado por el Comité de Dirección (patrocinadores del proyecto), quienes dieron las facilidades necesarias para la implementación del mismo. El desarrollo y éxito del proyecto fue posible por:

El compromiso de la Alta Dirección, al asignar el presupuesto para la ejecución, implementación y sostenibilidad del proyecto.

Las facilidades otorgadas por las gerencias a los integrantes del equipo de cada uno de los órganos involucrados.

El compromiso y profesionalismo existente al interior del equipo de trabajo que contribuyó a generar un buen clima organizacional entre las personas involucradas.

La difusión del proyecto se realizó de manera conjunta con la GIEE, Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas (GCRC) y las oficinas descentralizadas de procesos electorales. Se desplegaron estrategias de difusión sobre la nueva tecnología informática del SEA.

Además, en el Acta de Constitución del Proyecto, se detallan los compromisos que asumieron los integrantes de cada área.

Cuadro N° 13: Funciones de las áreas responsables

COMPROMISOS

Área de Desarrollo

Apoyar en la definición de los requisitos funcionales del software.

Desarrollar el proyecto de software de acuerdo con los estándares establecidos por la Subgerencia de Proyectos Informáticos.

Elaborar la documentación técnica de acuerdo con los estándares establecidos por la Subgerencia de Proyectos Informáticos.

Implementar un software que cumpla con la especificación de los requerimientos aprobados.

Cumplir con la elaboración y presentación de los entregables de acuerdo con el cronograma de desarrollo aprobado.

Área Usuaria y Beneficiara

Cumplimiento al procedimiento para la designación del Sistema de Escrutinio Automatizado para la Gestión de Calidad.

Establecer los requerimientos funcionales.

Proporcionar de manera oportuna la información requerida para el proyecto.

Aprobar a tiempo los entregables derivados del proyecto.

Evaluar y aprobar o rechazar los cambios que surgieran a lo largo del proyecto.

Participación en el seguimiento y control del avance del proyecto.

Definir a tiempo los aspectos técnicos que afecten al desarrollo del software.

4.5 Documentación

(1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones, informes, estudios y registros de la labor del equipo. Los documentos utilizados para gestionar el proyecto fueron los siguientes:

Acta de Constitución del Proyecto

Alcance del proyecto

Cronograma del proyecto

Especificación de requerimientos del software

Actas de reuniones

Manuales de usuario

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5. CAPACITACIÓN

Reglas del negocio

Acta de cierre del proyecto

Correos electrónicos (2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación?

Los criterios para el manejo de la documentación fueron los siguientes:

Identificación de las fuentes de información

Clasificación de la información

Almacenamiento digital y físico de la documentación del proyecto

Nivel de acceso a la información

Canales de comunicación para la distribución de la documentación

Uso de formatos oficiales de la institución para la elaboración de los documentos

Seguridad de la información

Copias de respaldo de la información

Centralización de la información (3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la

documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de soporte que utiliza el equipo y el uso de registros que de ella se derivan. Para establecer responsabilidades en la redacción, mantenimiento, registro, control y distribución de la documentación, se consideró la metodología para la gestión de los proyectos informáticos de la institución, definida en la Directiva General D01.0-2007-GSIE/ONPE. Se definieron responsables por grupos de documentos. Los documentos desarrollados para gestionar el proyecto estuvieron basados en la Norma Técnica Peruana (NTP) 12207, los que se clasificaron de la siguiente manera: Clasificación de la documentación:

Proceso de gestión Acta de constitución del proyecto Plan de gestión Alcance del proyecto Cronograma del proyecto Acta de reunión

Proceso de desarrollo Reglas del negocio Acta de entrega Análisis del negocio Lecciones aprendidas Acta de cierre del proyecto

Proceso de Documentación Capacitación Cartillas Manual de usuario Manual técnico

Proceso de pruebas Informe de pruebas Acta de conformidad de pruebas de aceptación del usuario- Informe de conformidad de QA.

Proceso de operación Pase a producción Solicitud de cambio Solicitud de información respaldada Automatización para el pase a producción de un sistema o producto software Solicitud de cuentas de usuario

El control y distribución de la documentación fue responsabilidad del líder del proyecto, quien contó con el apoyo de los integrantes para su gestión. Cualquier modificación de los documentos fue gestionada a través de un sistema de control de versiones.

5.1 Programa de capacitación del equipo

(1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

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6. INNOVACIÓN

Las necesidades de capacitación fueron identificadas a partir del diagnóstico de las capacidades y competencias mínimas requeridas, frente a lo demandado para la implementación y desarrollo del proyecto. Se encontraron algunas necesidades de capacitación referidos a uso de nuevas herramientas informáticas, manejo de las TIC y gestión de procesos.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto. Se dispuso de los conocimientos y competencias profesionales, adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, en su formación universitaria o centros de educación superior, cursos de capacitación y especialización en los siguientes temas dictados por los especialistas de los siguientes órganos:

Uso de las TIC como herramientas de desarrollo (dictado por especialistas de la GITE).

Herramientas de Calidad (dictado por especialistas de la GGC).

Liderazgo y trabajo en equipo (dictado por el consultor Jaime Lertora). (3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos,

experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo. Se determinó la brecha existente entre los conocimientos, experiencias y/o habilidades de cada uno de los miembros del equipo a través de las evaluaciones que identificaron los aspectos del perfil de los miembros del equipo a ser mejorados. Para ello, se realizó lo siguiente:

Recopilación de perfiles de cada uno de los integrantes

Revisión y clasificación de los perfiles

Evaluaciones al personal A partir del análisis realizado la brecha encontrada fue mínima, sin embargo, motivó al equipo a desplegar conocimientos y experiencias entre los integrantes, y a compartir lecturas de textos o manuales técnicos provenientes de diversas fuentes.

5.2 Evaluación e Impacto de las actividades de capacitación (1) ¿Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para

la mejora del desempeño del equipo? La evaluación del impacto de la capacitación recibida, por cada uno de los miembros del equipo, se realizó mediante el cumplimiento de las tareas asignadas al interior del proyecto, medido en el tiempo y la calidad de los entregables. Se demostró la efectividad de las capacitaciones, autoaprendizajes y experiencias compartidas entre los integrantes del equipo. La labor evaluadora fue asignada a los líderes del proyecto.

(2) ¿De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación? La información de la evaluación del impacto de la capacitación es aprovechada por la institución en el involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos, que requieran los conocimientos, competencias y experiencia ganada por este personal, quienes de esta forma son aprovechados al interior de la organización para que compartan sus conocimientos. De esta manera, la obtención de resultados institucionales va de la mano con el desarrollo del personal, promoviéndose la capacitación y superación profesional. Luego de haber evaluado la capacitación al personal en caso se observe que el rendimiento es regular entonces se programan talleres de capacitación, asesorías personalizadas o de reforzamiento, y si en caso se observa un buen desempeño se programan capacitaciones en temas actuales y que permitan su aplicación en las labores propias de los colaboradores.

6.1 Amplitud en la búsqueda de opciones y desarrollo de alternativas (1) ¿Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del

proyecto?

De acuerdo al objetivo planteado en el proyecto, el equipo recopiló y analizó diversas

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alternativas tecnológicas existentes en el mercado para la implementación y desarrollo del Sistema de Escrutinio Automatizado (SEA). Identificadas las alternativas, se realizó un estudio de benchmarking a través del cual se definieron las especificaciones técnicas, (ver Anexo 04: Cuadro N° 14: Matriz de Evaluación Técnica) que garantizó el logro del objetivo ofreciendo a los miembros de mesa un sistema ágil y de calidad.

El equipo designó a la Sub Gerencia de Proyectos Electorales (SGPEL) de la Gerencia de Sistemas e Informática Electoral (GSIE), la que posteriormente tomó la denominación de Gerencia de Informática y Tecnología Electoral (GITE), el correspondiente análisis de la factibilidad técnica.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas analizadas.

Se revisaron las alternativas de solución asociadas a la problemática identificada para lograr la optimización del proceso de escrutinio con los integrantes del equipo del proyecto quienes determinaron los factores a evaluar respecto de las alternativas de solución presentadas, en función a ello, se procedió a decidir por que genera menor costo, entre otros factores para su implementación, en ese sentido, se elaboró una matriz de factores de las alternativas de solución como se muestra a continuación:

Cuadro N° 15: Matriz de factores de las alternativas de solución

ALTERNATIVAS FACTORES DE EVALUACIÓN

Puntaje Confiabilidad Tiempo Costo Accesibilidad Reusabilidad

Sistema de escrutinio convencional 3 3 5 4 2 17

Sistema de escrutinio automatizado 4 5 4 4 4 21

Sistema automatizado de la jornada electoral*

4 5 2 3 4 18

Voto electrónico presencial 3 4 1 3 4 15 Escala de medición de los factores: 0 a 5, siendo 0 el puntaje asignado a la alternativa de menor impacto y 5 el de mayor impacto, según el factor evaluado. * Para la segunda etapa del proyecto se comenzó a analizar esta alternativa.

En la matriz de factores se observa que la alternativa que muestra mayor puntaje de

evaluación es el SEA obteniendo 21 puntos con respecto a las demás alternativas.

Luego, se comparó las alternativas que obtuvieron mayor puntaje en relación al aspecto financiero: costos y retorno de inversión.

Cuadro N° 16: Comparación financiera entre la alternativa seleccionada (sistema de escrutinio

automatizado) y las dos mejores alternativas propuestas luego de la seleccionada

Alternativa Criterios Retorno de Inversión

Sistema de escrutinio

automatizado (SEA)

Los costos de la implementación del SEA, en su primera etapa, fueron principalmente los referidos a la compra de laptops, impresoras, módem USB con acceso a internet. Mientras que para la segunda etapa, la compra de laptops de escrutinio y laptops de transmisión, impresoras, USB y módem USB con acceso a internet. La proporción de la compra es en el entendido de un equipo informático por cada dos mesas de sufragio.

El retorno de inversión se ve reflejado en la reusabilidad de los equipos informáticos que se pueden utilizar en distintos procesos electorales.

Sistema de escrutinio

convencional

Los costos del método convencional están regidos principalmente por la compra de papel de seguridad e impresión de documentos electorales a usarse durante el escrutinio. También se incurre en costos de tinta, encuadernación, embalaje y traslado de actas de escrutinio y carteles de resultados.

El retorno de la inversión es mínimo, en el sentido que para cada proceso electoral se tiene que imprimir documentos electorales ad hoc.

Sistema automatizado de

la jornada electoral (SAJE)

Los costos de la implementación del SAJE son referidos a la compra de laptops de escrutinio, laptops de transmisión, impresoras, USB, lector de código de barras para la identificación del elector, módem USB de transmisión. La proporción de la compra es en el entendido de un equipo informático por cada mesa de sufragio.

El retorno de la inversión se ve reflejado por la reusabilidad de los equipos informáticos que se pueden utilizar en distintos procesos electorales.

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Cuadro N° 17: Beneficios de las alternativas de solución propuestas para el proyecto (NEM

2014)

6.2 Originalidad de la solución propuesta

(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para romper paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?

El principal paradigma que se rompió respecto al escrutinio convencional, fue el llenado de actas y carteles de resultados realizados en forma manual por parte de los miembros de mesa, en vista de ello, se implementó el SEA. Por otro lado la aplicación de esta solución obligó a cambiar la forma de trabajo del equipo que participó en la implementación del sistema, del personal de campo y de los miembros de mesa. Es así que el equipo del proyecto desplegó su creatividad y capacidad de romper los paradigmas de abordar la jornada electoral por medio de la automatización del escrutinio. Entre los beneficios de la solución tecnológica tenemos:

Grafico N° 23: Beneficios que ofrece el proyecto de mejora SEA

Alternativas Descripción Beneficiarios (Población)

Sistema de escrutinio automatizado

Recursos destinados a la automatización del escrutinio: impresión de actas de escrutinio y cartel de resultados por parte de los miembros de mesa, y transmisión de resultados a través de módulos de transmisión en el local de votación.

Miembros de mesa: 4,272 Electores: 154,269 Candidatos: 91

Método convencional

Recursos destinados a la compra de papel de seguridad e impresión de documentos electorales para la jornada electoral, así como los costos de encuadernación y embalaje.

Miembros de mesa: 4,272 Electores: 154,269 Candidatos

Sistema automatizado de la jornada electoral

Recursos destinados a la automatización de la jornada electoral: impresión de actas de instalación, hoja de control de asistencia de miembros de mesa, actas de sufragio, actas de escrutinio y cartel de candidatos.

Miembros de mesa: 4,272 Electores: 154,269 Candidatos

46



La implementación del proyecto y la creatividad desplegada, ubica a la ONPE a la vanguardia de los organismos electorales de América Latina, en lo referente al uso de tecnologías en beneficio de la jornada electoral.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta comparada con otras opciones?

Se recogió la opinión y sugerencia del personal que realiza la capacitación a los miembros de mesa y a los responsables de dar asistencia técnica a los miembros de mesa durante la jornada electoral en temas relacionados al proceso de escrutinio, siendo el SEA la más aceptada. Además al realizar un benchmarking sobre las alternativas planteadas se determinó que el SEA es la modalidad que mayor beneficio aportaría a la institución.

Cuadro N° 18: Comparación de variables respecto del Sistema de escrutinio convencional vs.

SEA

Variables Sistema de escrutinio

convencional Sistema de escrutinio automatizado

(SEA)

Porcentaje de actas observadas

Alto porcentaje de actas observadas, especialmente en elecciones de gran dimensión (gran número de electores, mesas de sufragio). - ERM 2010: 22.1% - EG-PA 2011 (congresistas): 24.7% - CPR Lima Metropolitana 2013: 46.0%

Disminución significativa de actas observadas. - ERM 2014 (presidente y vicepresidente): 5.7% - NEM 2014: 0.8% - ERM 2014 (consejeros regionales): 6.7% - SER 2014: 1.3%

Rapidez en el procesamiento de resultados

Alrededor de 3 días (en promedio) para el procesamiento al 100% de actas.

Entrega de resultados al 100% al día siguiente de la jornada electoral. - 16 horas desde el cierre de la votación (NEM 2014). - 16 horas desde el cierre de la votación (ERM 2014). - 5 horas desde el cierre de la votación (SER 2014).

Grado de satisfacción de los miembros de mesa

Miembros de mesa presentan dificultades, sobre todo en el escrutinio, lo cual influye en su grado de satisfacción respecto al trabajo de la ONPE. Mayoría de miembros de mesa (59%)

reportan dificultades en el llenado de actas.

Miembros de mesa satisfechos con el uso del sistema de escrutinio automatizado. Mayoría de miembros de mesa (97%) satisfechos

con el uso del SEA.

47



7. RESULTADOS

6.3 Habilidad para implantar soluciones de bajo costo y alto impacto (1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

A través de las siguientes estrategias y acciones:

Selección del personal idóneo especializado en temas de desarrollo de proyectos informáticos, lenguaje de programación y desarrollo de software, así como expertos en contenidos electorales.

Control de los productos entregables, actas de reunión, monitoreo de actividades y seguimiento del plan de trabajo general.

Revisión de los prototipos por los líderes usuarios y emisión de observaciones.

Apoyo de gerentes y funcionarios, responsables directos del personal que forma parte del equipo.

Interacción permanente de los integrantes del equipo multidisciplinario y especializado a través de constantes reuniones de trabajo.

Comunicación fluida entre los integrantes del equipo, vía telefónica y correo electrónico.

Ejercicio de la política de calidad institucional, comprometida con la mejora continua de los procesos internos y acorde a los requerimientos de los actores electorales.

Fomento de un buen clima laboral entre los integrantes del equipo. (2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto

impacto?

Bajo costo:

Ahorro en costos por concepto de papel, tinta, tóner, fotocopias, etc.

El ahorro de costo se verifica en torno a la comparación realizada con las otras alternativas de solución propuestas.

También en torno a la reusabilidad de los equipos para diversos procesos electorales.

La implementación del sistema de escrutinio automatizado demanda un costo para la institución respecto de la adquisición de equipos informáticos, que va ser revertido a través de un retorno de la inversión, pues se garantiza la reutilización de los mismos para los próximos procesos electorales.

Con la estandarización del sistema se actualizará solamente la parte gráfica referente al tipo de proceso electoral.

Alto impacto: El impacto es alto porque contribuye a mejorar la satisfacción de los clientes, reducir costos y disminuir tiempos de cumplimiento de plazos de entrega de resultados.

Se contribuye a la estabilidad política con la obtención de resultados en corto tiempo.

La ONPE obtiene mayor confiabilidad respecto a los resultados y satisfacción de la ciudadanía.

Miembros de mesa satisfechos por la reducción de tiempos de trabajo de escrutinio al no tener que transcribir un número considerable de actas y por reducir la posibilidad de errores de escritura, suma y omisión de información.

Medios de comunicación resaltan las virtudes del SEA en los lugares en donde se aplicó.

Se logra estar a la vanguardia de los organismos electorales en América Latina en cuanto a la implantación de tecnología en los procesos electorales.

A futuro abarcar mayor cobertura a nivel nacional para los procesos electorales.

7.1 Resultados de orientación hacia el cliente interno/externo (1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible al

proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos.

Los resultados obtenidos que a continuación se detallan y que benefician al cliente interno/externo son:

Cuadro N° 19: Beneficios al cliente interno/externo

48



VARIABLE DESCRIPCION

MEJORA DE COMPETENCIA

LABORAL (cliente interno)

Actualización y mejora de las competencias del personal de la ONPE que intervinieron en la implementación del SEA. Antes del proyecto de mejora los especialistas organizaban y ejecutaban procesos electorales en forma manual, estando alejados del uso de los recursos tecnológicos que agilicen su labor. Con la implementación del SEA, adquirieron conocimientos relacionados al uso de tecnología ejecutando sus labores con mayor eficiencia.

TIEMPO (cliente interno)

Menor tiempo en la transmisión de resultados de las mesas de sufragio. Al recibir la información de las mesas de sufragio generada de manera automatizada, la ONPE consolidó y transmitió los votos totales por cada organización política, votos en blanco y nulos en menos tiempo que el sistema de escrutinio convencional. En su primera etapa, el SEA implicó que las mesas de sufragio transmitan los resultados en línea; posteriormente en una segunda etapa, la información de cada mesa de sufragio fue entregada en un dispositivo “USB” al personal de la ONPE. Dicha información fue transferida desde un punto de transmisión del local de votación, vía internet, hacia la base de datos central de la ONPE. En ambas etapas, se obtuvieron mejores resultados.

ACTORES ELECTORALES

(cliente externo)

Miembros de mesa: Generaron las actas de escrutinio y el cartel de resultados con mayor

rapidez. Se beneficiaron por la reducción del tiempo de trabajo en el escrutinio. Si no hubieran contado con los equipos informáticos del SEA, hubiera sido necesario que llenen manualmente, en promedio, diez actas de escrutinio; cinco, por mandato de ley como entregables al personal de la ONPE y en promedio otras cinco adicionales para los personeros de mesa que en el ejercicio de sus atribuciones, solicitaron copias del acta electoral. Además, se hubiera requerido del llenado manual del cartel de resultados. Los personeros de mesa: Recibieron en menor tiempo las actas de escrutinio que

solicitaron, en consecuencia se facilitó para ellos, el ejercicio de su derecho a recabar actas de escrutinio como constancia de los resultados de las mesas de sufragio que fiscalizaron. El Jurado Nacional de Elecciones: Al disminuirse significativamente el número de actas

observadas, los especialistas de los Jurados Electorales Especiales del JNE recibieron una mínima carga procesal para emitir resoluciones que resuelvan las actas observadas. Con la utilización del SEA los miembros de mesa, no incurrieron en errores de suma de totales de votos correspondientes a las organizaciones políticas; además, siendo el SEA un sistema automatizado donde se digita resultados y debido a que tiene incorporado mecanismos que alertan sobre omisiones en la digitación de resultados, se eliminó el problema de ilegibilidad y datos incompletos en el acta de escrutinio; por consiguiente, los miembros de los Jurados Electorales Especiales del JNE recibieron una menor cantidad de actas por resolver. Los candidatos y electores: Se beneficiaron al conocer de manera más rápida los

resultados del proceso electoral en el que participaron. Se redujo el tiempo de espera y por ende el nivel de incertidumbre respecto de los resultados. Otro efecto positivo fue el fortalecimiento de la confianza por la casi nula existencia de actas observadas y el cómputo expedito de los resultados electorales.

La ONPE mejora la satisfacción de sus clientes a través de estrategias que permiten identificar y gestionar expectativas logrando reforzar su imagen institucional y confianza. A continuación se muestra los resultados de la Encuesta de satisfacción de los actores electorales en relación a la

implementación del SEA.

Gráfico N° 24: Indicador porcentaje de satisfacción de los miembros de mesa en el uso del SEA

Meta 80%

Fuente: ONPE

Meta 80%

49



Gráfico N° 25: Pregunta N° 1 de la encuesta de

satisfacción Gráfico N° 26: Pregunta N° 2 de la encuesta de

satisfacción

Gráfico N° 27: Indicador % de satisfacción de los

personeros en el uso del SEA Gráfico N° 28: Pregunta N° 1 de la encuesta de

satisfacción

Gráfico N° 29: Indicador % de satisfacción de los del Jurado Electoral Especial en el uso del SEA

Gráfico N° 30: Pregunta N° 1 de la encuesta de satisfacción

Gráfico N° 31: Indicador % de satisfacción de los del Jurado Electoral Especial en el uso del SEA

Gráfico N° 32: Pregunta N° 1 de la encuesta de satisfacción

Meta 80%

Meta 70%

50



A continuación se presenta el cuadro comparativo del tiempo de entrega de resultados de los

diferentes procesos realizados del 2013 al 2014.

Cuadro N° 20: Comparación de tiempo de entrega de resultados al 100% (2013-2014)

PROCESO

ANTES DESPUÉS

CPR MARZO

2013

NEM-CPR JULIO

2013

NEM LIMA

NOVIEMBRE

2013

NEM MARZO

2014 ERM 2014 SER 2014

Escenario del

proceso

Realizado en

Lima

Metropolitana

Realizado en 1

provincia y 192

distritos de 21

regiones del pais.*

Realizado en

Lima

Metropolitana

Realizado en 36

distritos de 15

regiones del

país.

Realizado en

41 distritos de

25 regiones

del país.

Realizado en

36 distritos de

15 regiones

del país.

Día de la

elección

17 de marzo 7 de Julio 24 de

noviembre

16 de marzo 05 de octubre 7 de diciembre

Día de entrega

de resultados

al 100%

19 de marzo 10 de julio 27 de

noviembre

17 de marzo 6 de octubre 7 de diciembre

Tiempo de

demora

48 horas 72 horas 72 horas 16 horas 27

minutos

16 horas 5 horas

Gráfico N° 33: Indicador Reducción del tiempo de demora en la emisión de resultados a 100%

El siguiente gráfico se muestra la disminución del porcentaje de actas observadas desde el 2010 al 2014

Gráfico N° 34: Disminución del porcentaje de actas observadas por proceso electoral (2013 – 2014)

51



7.2 Resultados financieros

(1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda.

La implementación del Sistema de Escrutinio Automatizado conllevó a la ONPE a invertir en la adquisición de equipos informáticos. Esta acción se realizó en el marco de las políticas de modernización de la Gestión Pública.

La ONPE brinda servicios públicos a la ciudadanía sin fines de lucro. La inversión que realiza se orienta a beneficiarlos (clientes) brindándoles un servicio eficiente. El proyecto ha optimizado y automatizado el proceso de escrutinio permitiéndonos cumplir con los requisitos del mismo.

Los beneficios económicos obtenidos se evidencian en función del factor reusabilidad de los equipos informáticos adquiridos. Los equipos informáticos compuesto principalmente por computador modelo laptop, impresora, mouse y USB no solo se usan para entregarlos a los miembros de mesa durante el escrutinio de las mesas de sufragio sino que también se usan entre un proceso electoral y otro, o en otras actividades como se observa el siguiente cuadro:

Cuadro N° 21: Costos por adquisición de equipos en los procesos electorales NEM 2014, ERM

2014 Y SER 2014

(*) El costo total por equipos y otros conceptos para uso de SEA que asciende a S/. 8,101.00 comprende: laptop (S/. 2,400), impresora (S/. 842), usb (S/. 25.00). Otros costos ascienden a

S/. 4,770.00.

(**) Un equipo SEA es utilizado en 2 mesas.

Gráfico N° 34

Fuente: Información de SGPI-ONPE

Recursos

Co

sto

un

ita

rio

po

r S

EA

(*)

S/.

Costos equipos SEA Nuevas Elecciones Municipales

NEM-2014

Costos equipos SEA Elecciones Regionales y Municipales

ERM – 2014

Costos equipos SEA Segunda Elección Regional

SER – 2014

Can

tid

ad

de

me

sa

s

Can

tid

ad

Eq

uip

os

SE

A n

ece

sa

rios

(A)

Costo

To

tal

Can

tid

ad

de

me

sa

s

Can

tid

ad

Eq

uip

os

SE

A n

ece

sa

rios

(B)

Can

tid

ad

de

Eq

uip

os

SE

A a

dq

uir

ido

s

(B)

– (

A)

Costo

to

tal

Can

tid

ad

de

me

sa

s

Can

tid

ad

Eq

uip

os

SE

A n

ece

sa

rios

Can

tid

ad

de

Eq

uip

os S

EA

ad

qu

irid

os

Costo

to

tal

Equipos SEA laptop, impresora y USB (**) mas otros costos (cables de red, servicio de ethical hacking, adaptadores PS2 a USB, cable de extensión USB, etc)

8,101

713

357

2,2892,057

2.537

1,269

912

7,384.062

332

166

0

0

52



.

La inversión de equipos informáticos realizado para la implementación del SEA en las Nuevas Elecciones Municipales del año 2014 ascendió a S/. 2, 892,057 Nuevos Soles aproximadamente (ver anexo N° 5 Costos de implementación del proyecto (NEM 2014). Para el siguiente proceso electoral (ERM 2014), fue necesario adquirir una mayor cantidad de equipos porque se dispuso la ampliación del proyecto a más distritos; sin embargo, sólo se adquirió la diferencia de los mismos, toda vez que los adquiridos en el proceso anterior fueron reutilizados. Para el caso del proceso electoral SER 2014, no fue necesario adquirir nuevos equipos, puesto que los ya adquiridos fueron suficientes; por lo tanto, el costo de inversión en equipos fue cero.

7.3 Resultados de la eficiencia organizacional (1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como

consecuencia de la ejecución del proyecto? Proporcione datos e información sobre los resultados de la eficiencia organizacional.

En los distritos donde se implementó el Sistema de Escrutinio Automatizado se generaron importantes beneficios para la ONPE y la ciudadanía, contribuyéndose a la eficiencia del proceso “jornada electoral” impactándolo positivamente en los siguientes aspectos:

Simplificación operativa; en beneficio de los miembros de mesa, quienes al usar el SEA vieron facilitado su deber de procesar los resultados de las mesas de sufragio que constituyeron. El sistema les permitió no incurrir en errores de escritura, suma y omisión de información en las actas de escrutinio; es decir se lograron «mesas de sufragio eficientes».

Rapidez en la emisión de resultados;acorde con la función de la ONPE: brindar desde el inicio del escrutinio, permanente información sobre el cómputo en las mesas de sufragio y Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales. El SEA otorgó celeridad y dinamismo al procesamiento de los resultados de las mesas de sufragio.

Legitimidad de resultados; acorde con la función esencial de la ONPE, la cual es velar por la obtención de la fiel y libre expresión de la voluntad popular, manifestada a través de los procesos electorales, de referendum y otros tipos de consulta popular a su cargo. El SEA, al permitir la impresión de actas de escrutinio sin problemas de ilegibilidad, sumas erradas o datos incompletos, otorgó las características de transparencia e incuestionabilidad a las actas de escrutinio generadas y entregadas al personal de la ONPE y a los personeros acreditados ante las mesas de sufragio.

Oportuna difusión de resultados;la consolidación automatizada de los resultados de las mesas de sufragio, a nivel de los distritos donde se implementó el SEA, permitió difundir oportunamente los resultados de las elecciones a la ciudadanía.

Simplificación administrativa; gracias a la información recibida de los miembros de mesa con un mínimo de actas por resolver, la ONPE entregó oportunamente los resultados de las

mesas de sufragio al Jurado Nacional de Elecciones, para que esta institución realice las respectivas proclamaciones de los candidatos ganadores de la elección.

Asimismo, como resultado de la implementación de SEA, se contribuyó a elevar el nivel de

Cuadro N° 22: Costos por concepto de equipos

SEA para los procesos electorales NEM, ERM Y

SER 2014

Descripción PROCESOS ELECTORALES

NEM 2014 ERM 2014 SER 2014

Cantidad de equipos

necesarios 357 1,269 166

Cantidad de equipos

adquiridos 357 912 0

Costos por procesos con

SEA 2,892,057 7,384,061.50 0

Gráfico N° 35

53



aprobación de la ciudadanía de los servicios que otorga la ONPE.

Gráfico N° 36: % Aprobación Institucional por parte de la ciudadanía

Gráfico N° 37: % Aprobación Institucional por parte de la ciudadanía

8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA

8.1 Sostenibilidad y Mejora (1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora

alcanzada?

La ONPE cuenta con una directiva de evaluación de riesgos DI01-GGC/GC, la misma que ha sido aplicada por el equipo de mejora y se efectúa para la aplicación de la solución en cada proceso electoral. Asimismo, se cuenta con el procedimiento PR05-GGC/GC sobre gestión de riesgos de procesos y proyectos institucionales.

Durante las etapas del proyecto, el equipo sostuvo reuniones entre las diversas unidades orgánicas, en las que se identificaron amenazas que podrían poner en riesgo la óptima implementación del SEA en los procesos electorales a los cuales estaba programada su aplicación.

54



Asimismo, personal técnico de la GITE se desplazó a las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) para participar de las pruebas y simulacros en campo. Producto de ello se obtuvo información valiosa que sirvió de insumo para la identificación de peligros en el mantenimiento del SEA.

También se recogieron las opiniones de los Encargados de Cómputo Descentralizados (ECD), de los Coordinadores de Capacitación y de los Coordinadores Técnicos de Mesa (CTM), personal adscrito a las ODPE, quienes interactuaban directamente con el sistema, en las diversas sesiones de capacitación a miembros de mesa.

Cabe señalar que, al finalizar cada proceso electoral, se realizó un taller de evaluación en el cual se analizó todo lo referente a la aplicación del SEA, de cuyos hallazgos se tomaron las oportunidades de mejora para su aplicación en el subsiguiente proceso electoral.

Todo lo señalado quedó registrado en los informes finales de los resultados de la implementación del SEA en cada proceso electoral.

Entre los principales peligros identificados tenemos:

Posible falta de cobertura del servicio de internet en las aulas de votación debido a una inadecuada infraestructura, lo cual generaría retraso en la instalación de los equipos en mesa de sufragio, registro de información, además del malestar de miembros de mesa y personeros (para la primera etapa del proyecto).

Posible falta de cobertura de internet en los puntos de transmisión de los locales de votación, lo cual generaría retraso en la transmisión de resultados al servidor de la ONPE (para la segunda etapa del proyecto).

Posible ataque de denegación de servicios de software del SEA debido a la utilización de una conexión a través de red pública.

Posible indisponibilidad del servicio eléctrico debido a la inadecuada implementación de la red eléctrica en el local de votación.

Equipos informáticos podrían llegar en mal estado debido a la agreste geografía del país.

Desconfianza de la ciudadanía respecto del uso de un sistema informático novedoso aplicado a los procesos electorales.

Miembros de mesa no habituados al uso de equipos informáticos. (2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización

y la mejora del proyecto implementado?

Como parte del modelo de la gestión de calidad y mejora continua de los procesos se establecen actividades y estrategias para garantizar la sostenibilidad, estandarización y mejora del proyecto implementado.

Las unidades orgánicas han incorporado dentro de su organización interna actividades de gestión de mejora de procesos que permitan minimizar los riesgos identificados en la matriz de Tratamiento de riesgos del Escrutinio Automatizado.

A continuación se mencionan las actividades realizadas: Actividades y estrategias que permitirán garantizar la Sostenibilidad del proyecto:

La Alta Dirección de la institución brinda total apoyo a la implementación del SEA.

Reutilización de los equipos informáticos en otros procesos electorales.

Personal permanente de la institución, tanto informático como de contenidos electorales, cuenta con experticia en la implementación de este sistema.

Mejoras de la interfaz de usuario a través de la retroalimentación de auditorías y controles de calidad durante la jornada electoral.

Actividades y estrategias que permitirán a garantizar la Estandarización del proyecto:

55



El proceso de jornada electoral (instalación, sufragio y escrutinio) está certificado con ISO

9001:2008.

Documento de Arquitectura de Software (DAS), de acuerdo a la plantilla 12207 de la Norma Técnica Peruana, en cada versión del SEA.

Elaboración de documentos de control de calidad.

Inclusión del SEA en los documentos de gestión de la institución: directivas, procedimientos, instructivos, formatos, etc.

Actividades y estrategias que permitirá una mejora continua del proyecto:

Elaboración de informes con propuestas de mejora por parte del equipo de trabajo, al finalizar cada proceso electoral.

Elaboración de informe de sistematización de encuestas a miembros de mesa y personeros sobre percepción del uso del SEA.

Elaboración de informe de sistematización de entrevistas a personal de campo de la ONPE (ECD, CTM) respecto a su experiencia en el uso del SEA.

Capacitación a los integrantes del equipo sobre procedimientos electorales, legislación electoral, estudios comparados sobre uso de tecnología en procesos electorales.

Contratación de encuestadora externa para medir la utilidad y grado de satisfacción de los actores electorales respecto al SEA.

Reuniones interinstitucionales con el Jurado Nacional de Elecciones (JNE) y el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) al término e inicio de cada proceso electoral para recibir sus opiniones y propuestas respecto al uso del SEA.

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora?

Para asegurar la continuidad de la mejora se han establecido metas de indicadores del 2014 al 2017 en el PEI que permite garantizar la sostenibilidad del proyecto:

Cuadro N° 23: Metas del proyecto del 2014 al 2017

Perspectiva Procesos indicadores Unidad de

medida

Metas

2014 2015 2016 2017

P.1.1 Gestionar con eficiencia y eficacia los procesos electorales, de

consulta popular y referendums

% de actas procesadas

durante el día de la

jornada electoral.

Porcentaje 30% 80% 58% 60%

P.1.2 Implementar gradualmente y

progresivamente el VE y la

modernización del proceso electoral

Número de distritos con

jornada electoral

automatizada.

Distrito 41 30 250 100

Entre los indicadores que se han establecido para el presente proyecto tenemos:

Número de actas observadas sobre mesas de votación de los miembros de mesa que utilizaron el SEA.

Grado de satisfacción de los miembros de mesa respecto a su labor en la jornada electoral.

Grado de satisfacción de la ciudadanía respecto a la entrega pronta de resultados electorales.

Número de mesas de sufragio que transmitieron sus resultados electorales.

Número de actas electorales procesadas.

56



Para garantizar la sostenibilidad del proyecto, la ONPE adoptará las siguientes estrategias:

Asignación de presupuesto para la sostenibilidad del proyecto para los siguientes 3 años.

Apoyo continuo de la Alta Dirección al equipo del proyecto, brindándole las facilidades requeridas para un buen desempeño durante el desarrollo de las actividades y tareas relacionadas en el proyecto.

Convenio con Banco de la Nación para la transmisión de resultados como medida de contingencia.

Contratos con empresas operadoras de conexión de internet satelital, pues cuando no existe factibilidad técnica para realizar la transmisión de datos usando la red de internet, se necesita realizar la transmisión usando medios satelitales (módems BGAN con acceso a Internet).

Convenios con las empresas telefónicas para mejoramiento de la red de internet en los lugares donde se aplique el SEA.

Creación del procedimiento Sistema de Escrutinio Automatizado (SEA) en la gestión documental de la institución. Este tendrá sus respectivos instructivos y formatos ad hoc al SEA.

57



58



ANEXO N°: 1

Gráfico N° 09: Nota de Prensa Sistema de cómputo electoral de ONPE quedó listo para el

procesamiento de resultados

59



Gráfico N° 10: Sistema Electoral coordina acciones para las Nuevas Elecciones

Municipales del 16 marzo

60



ANEXO N°: 2

Grafico N° 12: Política de Calidad

61



ANEXO N°: 3

Grafico N° 15: Etapas del Sistema de Escrutinio Automatizado

62



63



ANEXO N°: 4

Cuadro N° 14: Matriz de Evaluación Técnica

LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS EVALUACIÓN

PHP Es un lenguaje de programación basado en web. Se contaba con un servidor web PHP 5.5.9.

El personal contratado contaba con experiencia en programación PHP. GITE decidió usar este lenguaje de programación ya que es un software gratuito.

JAVA Es un lenguaje simple, orientado a objetos, distribuido, robusto, seguro, dinámico y de alto rendimiento.

El personal contratado contaba con experiencia en programación JAVA. GITE decidió usar este lenguaje de programación por brindar mayor seguridad y mayor sostenibilidad.

ASP.NET

Es un tecnología gratuita que permite a los programadores crear páginas web, construir sitios web dinámicos, aplicaciones web y servicios web XML

No se consideró usar esta plataforma debido a que no se contaba con servidores que soporten esta plataforma.

VISUAL BASIC 6 VISUAL .NET

Es un lenguaje de programación orientado a objetos. Permite el desarrollo rápido de aplicaciones de aplicaciones de interfaz gráfica de usuario, el acceso a bases de datos utilizando Data Access Objects, Remote Data Objects, o ActiveX Data Objects, y la creación de controles ActiveX y objetos. El lenguaje de programación VBScript es un subconjunto de Visual Basic.

El personal contratado contaba con experiencia en programación Visual .Net. Pero se decidió implementar el desarrollo del sistema en Java.

C++ Es un lenguaje de programación diseñado para la infraestructura del lenguaje común.

El personal contratado no contaba con mucha experiencia en programación C#.

64



Anexo N°5: Costos de implementación del proyecto (NEM 2014)

Requerimientos para el SEA Cantidad Total Costos unitarios

Adquisición de equipos de cómputo portátil (A) 10 24,002.97 S/. 2,400

Adquisición de impresoras portátiles (B) 5 3,879.33 S/. 775.87

Servicio de infraestructura de comunicación para la automatización de los procesos de la GOECOR, servicio housing y acceso a internet NEM_ERM_2014 (366,744.00/357 equipos)

1 366,744.00 S/. 1,027.29

Adquisición de computadoras portátiles NEM 2014 (SEA) 800 1,939,372.48 S/. 2,424.22

Adquisición de impresoras portátiles NEM 2014 (SEA) 800 612,712.64 S/. 765.89

Requerimientos para el SEA CANTIDAD TOTAL Costos unitarios

Adquisición de cable de red UTP CAT 5E (No programado) 10 4,500.00 S/. 450.00

Servicio de Ethical Hacking (23,000/357equipos) 1 23,000.00 S/. 64.43

Certificado de seguridad web SSL (4,598.46/3=1,532.82 por certificado) 1,532.82/357 equipos = S/.4.29

3 4,598.46 S/. 4.29

Adquisición de memorias portátiles (No programado) ( C ) 20 3,100.00 S/. 155.00

Adaptador de PS2 a USB (No programado) 700 5,600.00 S/. 8.00

Cable de extensión USB (No programado) 700 3,850.00 S/. 5.50

Formato de claves numeradas 10000 3,897.00 S/. 0.39

Servicio de atención de refrigerios para las pruebas del SEA de la jornada de capacitación

50 695 S/. 13.90

Adaptador de PS2 a Usb (No programado) 50 240 S/. 4.80

Servicio de atención de Coffe break para el taller de evalualuación post electoral del NEM 2014 (2,770/2,139=1.29 (713mesas*3miembros)=2,139

2 2,770.00 1.29

Costo Unitario Total

S/. 8,101.16

Detalle Costo de Equipos y Accesorios

Costo Equipos (A)+(B)+ ( C )

S/. 3,331

Otros Costos S/. 4,770

TOTAL S/. 8,101

Costo Total del Proceso

Equipos Necesarios (713/2)

357

Costo X Mesa S/. 8,101

Total S/. 2,892,115

65



Anexo N°6: Guía del miembro de mesa para el Escrutinio Automatizado

66



Anexo N°7: Fotografías que evidencian el otorgamiento del servicio

Nuevas Elecciones Municipales 2014 – Huancavelica, Castrovirreyna - Ticrapo

Elecciones Regionales y Municipales 2014 – San Isidro, Institución Educativa Alfonso Ugarte

67



Elecciones Regionales y Municipales 2014 – Magdalena del Mar, Universidad Nacional Federico

Villarreal – Facultad Ingeniería Civil

Elecciones Regionales y Municipales 2014 – Puno, El Collao – Santa Rosa

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