RAPPORT - g. Umedarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1500/1500808...RAPPORT TEKNISK RAPPORT...

RAPPORT

TEKNISK RAPPORT UNIVERSITETSFÖRVALTNING 2014

Josefine Sternvik/Analys och utvärdering

RAPPORT: 2014:06

GÖTEBORGS UNIVERSITET Enheten för analys och utvärdering Box 100, 405 30 Göteborg

TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014

2

Innehållsförteckning

Universitetsförvaltning 2014 – en utvärdering av den centrala administrationen Syfte Studiens upplägg och urvalsram Frågeformuläret

Kompletterande uppgifter – registerdata Fältarbetet Svarsfrekvens och bortfall Sammanfattning APPENDIX – Enkäten


3

UNIVERSITETSFÖRVALTNING 2014

Göteborgs universitets förvaltning är till stor del decentraliserad och många funktioner är organiserade på institutions-‐ och fakultetsnivå, men den centrala administrationen sköts av den gemensamma förvaltningen. Under 2012 och 2013 förändrades den administrativa organisationen kraftigt, bland annat genom att besluts-‐ och delegationsordning stramades upp, ledningsstrukturen förtydligades och den gemensamma förvaltningens avdelningar samlades i tre breda områden.

Avsikten med organisationsförändringen var att universitetets bredd och samlade kompetens bättre skulle komma till sin rätt, för att kunna utveckla och stärka universitetets kärnverksamhet (forskning och utbildning) och därmed bl.a. kunna agera i den ökande konkurrensen. Vidare ställdes nya hårdare krav från regeringen på att universitet och högskolor måste kunna visa att deras administration är kostnadseffektiv och serviceinriktad för att kunna fortsätta att hantera denna i egen regi.

Mot denna bakgrund utformades Universitetsförvaltningsundersökningen.

Syfte

Universitetsförvaltningsundersökningen är en intern uppföljning av Göteborgs universitets centrala administration: den gemensamma förvaltningen.

Syftet är att följa upp den interna synen på den gemensamma förvaltningen och dess arbete över tid.

De övergripande frågor som ställs är hur samarbetet fungerar på olika nivåer och hur verksamheten ser på den service som den gemensamma förvaltningen tillhandahåller samt kvalitén i dess arbete? Går det att urskilja någon utvecklingstrend i dessa avseenden sett över tid?

Avsikten är också att kunna peka ut förbättringspotential och utvecklingsmöjligheter för den gemensamma förvaltningen i syfte att tjäna verksamhetens behov på ett tillfredsställande sätt. Undersökningen är beställd av universitetsdirektör Jörgen Tholin. Studien är den andra i sitt slag och planeras genomföras regelbundet.

STUDIENS UPPLÄGG OCH URVALSRAM

Universitetsförvaltningsundersökningen genomfördes första gången 2013. Årets undersökning (UF2014) är alltså den andra i sitt slag. Båda undersökningsomgångarna är i stora drag identiska; de genomfördes vid samma tidpunkt och på likartat sätt och möjliggör därför många jämförelser.

UF2014 består av en webbenkät. Enkäten skickades ut med mail (personlig länk) och det fanns dessutom möjlighet att skriva ut enkäten och besvara den på papper. Ungefär 4 procent av svaren inkom på papper via utskrivna pappersenkäter. Dessa svar stansades in manuellt.


4

Urvalskriterier

Rampopulationen utgjordes av anställda vid Göteborgs universitet vars huvudsakliga anställning inte är på den gemensamma förvaltningen. Dessutom var ytterligare några urvalskriterier tvungna att uppfyllas: respondenterna måste ha en tjänst som omfattar minst 50 procent och varit verksamma under 2013 och 2014. Det senare innebär att dem som var sjukskrivna, tjänstlediga eller föräldralediga då undersökningen genomfördes samt dem som inte arbetat (sjukskrivna, tjänstlediga eller föräldralediga) minst 50 procent under minst 3 månader under 2013 och 2014 inte ingick i urvalet. Totalt omfattade rampopulationen drygt 4500 respondenter.

Jämfört med den tidigare undersökningen var urvalsramen större. 2013 ingick endast dem med någon form av chefs-‐/föreståndarposition samt övrig administrativ och teknisk personal. 2014 års undersökning innefattade samtliga personalkategorier (alltså även undervisande och forskande personal samt bibliotekspersonal). Det är emellertid möjligt att bryta ur motsvarande respondentgrupp som den 2013 i årets undersökning för att göra jämförelser.

Rampopulationen skapades från personaldatabasen på personalenheten. Dataunderlaget togs fram en vecka före fältstart för att uppgifterna skulle vara så aktuella och uppdaterade som möjligt.

FRÅGEFORMULÄRET

Enkäten är indelad i tre övergripande sektioner. Den första delen består av frågor gällande kontakten med den gemensamma förvaltningen, den andra berör upplevelser och erfarenhetsbedömningar av den kontakt respondenterna haft med den gemensamma förvaltningen. Den avslutande tredje delen efterfrågar en mer övergripande, allmän uppfattning om den gemensamma förvaltningen.1

Enkäten finns i två språkversioner; en svensk och en engelsk. Totalt utgjordes frågeformuläret av 30 frågor. 96 procent av dessa är i princip identiska med förra årets formulär. Fyra frågor har emellertid strukits från 2013-‐års version samt en ny har tillkommit. Precis som tidigare finns endast en öppen fråga d.v.s. utan fasta svarsalternativ. Frågeformuläret avslutas även med utrymme för att lämna synpunkter på enkäten och undersökningen i sin helhet.

Dem som saknar kontakt med den gemensamma förvaltningen under den efterfrågade tidsperioden besvarar endast den inledande frågan.

Kompletterande uppgifter -‐ registerdata

Enkäten kompletteras med uppgifter som hämtas från personalregistret. Dessa uppgifter kopplades sedan samman med respektive enkätsvar. Detta innebär möjlighet att hålla nere antalet frågor i enkäten. Samtliga frågor om anställning och bakgrundsfaktorer kunde

1 Se enkäten i sin helhet i Appendixet


5

exempelvis utelämnats.

Eftersom registerdata inhämtades för hela urvalspopulationen finns dessa uppgifter tillgängliga även för dem som inte deltagit i undersökningen. Det möjliggör en förhållandevis detaljerad bortfallsanalys.

Följande registeruppgifter inhämtades separat2:

• Födelseår, • ålder, • kön, • fakultetstillhörighet, • institutionstillhörighet, • tjänstebeteckning, • personalkategori, • chefsuppdrag, • anställningsform, • tjänsteomfattning samt • anställningstid/längd vid GU

FÄLTARBETET

Fältarbetet för UF2014 följde i huvudsak förra årets upplägg. Undersökningen gick i fält vecka 10 och stängdes först 9 veckor senare. Då hade sammanlagt fem utskick gjorts. Vid första utskicket svarade cirka en femtedel (19 procent) av respondenterna i urvalet. Varje påminnelse genererade ett ökat inflöde på mellan 8 och 13 procentenheter.

Fältperioden planerades enligt följande:

• Vecka 9 Registerdata • Vecka 10 Fältstart: mailutskick med enkätlänk och enkät-‐pdf:er • Vecka 12 Påminnelse 1 • Vecka 13 påminnelse 2 • Vecka 15 påminnelse 3 • Vecka 17 påminnelse 4 • Vecka 19 Fältstopp -‐ datasammanställning

SVARSFREKVENS OCH BORTFALL

Av de drygt 4500 utskick (bruttourvalet) som gjordes vid första tillfället rensades knappt ytterligare 100 stycken bort p.g.a. nyinkomna uppgifter om tjänsteförändring (pensionering), sjukskrivning, föräldraledighet, tjänstledighet under den aktuella fältperioden. En handfull medarbetare hörde vidare av sig och meddelade att de inte ville medverka i undersökningen. 2 Även mailadresser och namn inhämtades för att kunna göra personliga utskick. Dessa uppgifter raderades emellertid efter datain-samlingen avslutats för att säkerställa anonymitet i så stor utsträckning som möjligt.


6

Totalt utgjordes slutligen urvalet (nettourvalet) av 4404 respondenter. Av dessa svarade 2684 personer vilket motsvarar drygt 61 procent. Svarsbenägenheten skiljer sig emellertid mycket åt mellan olika personalkategorier. Samtliga grupper kom emellertid över 50 procent svarsfrekvens.

Svarsfrekvens fördelat efter personalkategori samt fakultetstillhörighet

Personalkategori Svarsfrekvens Antal svarande

Administrativ personal 79 665 Teknisk personal 60 188 Bibliotekspersonal 72 98 Undervisande personal 58 1049 Annan undervisande o forskande personal 55 340 Forskarstuderande 51 344

Fakultet Svarsfrekvens Antal svarande

Naturvetenskapliga fakulteten 57 616 Samhällsvetenskapliga fakulteten 56 605 Sahlgrenska akademin 59 1325 Utbildningsvetenskapliga fakulteten 72 365 Humanistiska fakulteten 62 467 Konstnärliga fakulteten 57 256 Handelshögskolan 62 371 IT-‐fakulteten 64 97 Universitetsbiblioteket 74 170 Övriga* 74 122

*Nationellt Centrum för matematikutbildningen, Lärarutbildningsnämnden, Regionala Etikprövningsnämnden, Havsmiljöinstitutet, Nationella sekretariatet för genusforskning, Nordicom samt Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum

Ser vi endast till de personalkategorier som ingick vid förra årets undersökning, d.v.s. dem med chefsuppdrag samt administrativ och teknisk personal så landar årets svarsfrekvens på 76 procent. Detta är något lägre i jämförelse med svarsfrekvensen för UF2013 som då var 78 procent.

Kvinnor är något överrepresenterade i undersökningen. 62 procent av dem som deltagit i undersökningen är kvinnor. Nettourvalspopulationen bestod av 58 procent kvinnor. Ser vi endast till dem som besvarat enkäten utgör kvinnorna 65 procent.

Det är rimligt att anta att dem som undvikit att delta i undersökningen framförallt är dem som inte har någon nämnvärd kontakt med eller erfarenhet av Göteborgs universitets centrala administration.


7

Sammanfattning

UF2014 är den andra undersökningen av sitt slag. Syftet är att utvärdera den centrala administrationen vid Göteborgs universitet bland dess avnämare. Urvalet utgörs följaktligen av medarbetare vid Göteborgsuniversitet vars huvudsakliga anställning är utanför den gemensamma förvaltningen. Totalt svarade 61 procent av respondenterna, men skillnaderna i svarsfrekvens är stor beroende på bl.a. personalkategori. Svarsfrekvensen går inte att jämföra rakt av med förra årets undersökning då urvalsramarna skiljde sig åt. Selekterar vi ut endast dem motsvarande urvalet i UF2013 landar emellertid svarsfrekvensen på en marginellt lägre nivå; 76 procent jämfört med 78 procent.

Utfall

ANALYS OCH UTVÄRDERING

UNIVERSITETSFÖRVALTNING2014Synen på Göteborgs universitets gemensamma förvaltning

Skickas med interpost till:ANALYS OCH UTVÄRDERING, BOX 100

1. Hur ofta har du de senaste 12 månaderna varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen gällande följande frågor/ärenden?

Servicetjänster - t.ex. konferensservice och catering, lokalvård, Gästservice, Servicecenter och GU-kort

IT-tjänster och telefoni - t.ex. support och felanmälan 2020, beställning, datorarbetsplats, driftinformation, utskrift, telefonitjänster och resfria möten

Ekonomi och inköp - t.ex. budget, anslag och bidrag, inköp och upphandling, OH-pålägg, representation, stipendier, resurshantering

Arkiv och registratur

Forskningsfinansiering, affärsjuridik och stöd i frågor kring innovation/nyttiggörande

- t.ex. rådgivning vid externa forskningsanslag, nyttiggörande av forskning, samarbetsavtal och ekonomisk redovisning av EU-projekt

Uppföljning, årsredovisning, revision, verksamhetsplanering

Internationalisering - t.ex. avtal, partnerskap, samarbeten, utbyten, nätverk, koordinering, policy

Kommunikation och profilering- t.ex. rådgivning, kommunikationsplanering, webbpublicering, grafisk profil, press/media, trycksaker, presentationsmaterial, evenemang, utvärdering

Administrativa system - t.ex. administrativt stöd 4040, GUBAS, Ladok, Studentportalen, Palas-so, Egenrapportering, Agresso, GUL, Urkund

Student- och utbildning- t.ex. antagning, kursplaner, examen, anmälan- och studieavgifter

Personal/HR- t.ex. arbetsrätt, förhandlingsfrågor, anställningsfrågor, arbetsmiljö, löneadministration, kompetensutveckling

Kvalitets-/utvecklingsarbete- t.ex. miljöhantering/-arbete, hållbar utveckling, policy, visioner

Samverkan: utbildning/forskning- t.ex. alumnverksamhet, karriär och praktik, uppdragsutbildning, regional- och näringslivssamverkan, forskningskommunikation

Annat, ange vad:.......................................................................

AldrigIbland/

någon gångOfta/flera

gånger

Förvaltningsjuridik, regelverk- t.ex. t.ex. förvaltningsjuridiska och studenträttsliga frågor; lagar, regler

KONTAKTEN MED DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENKONTAKTEN MED DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENKONTAKTEN MED DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENKONTAKTEN MED DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENKONTAKTEN MED DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN

Jag har inte varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen i något ärende under de senaste 12 månaderna.

Avsluta enkäten och skicka in den!

Ange ditt ’password’ här [sex siffror]:[Passwordet finner du sist i mailet]

Observera att koden endast är till för att registrera inkommet svar så att du ska slippa onödiga påminnelser!

Campusservice- t.ex. felanmälan och tillsyn av lokaler, post-, paket- och godshantering, användarstöd av teknisk utrustning i undervisningslokaler och avfallshantering

Fastighet - t.ex. hyresfrågor, ombyggnadsprocesser samt säkerhet- och tillträdesfrågor

2. Hur nöjd är du med kontakten/samarbetet under det gångna året gällande olika frågor/ärenden som du har varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen?

IT-tjänster och telefoni - t.ex. support och felanmälan 2020, beställning, datorarbetsplats, drift-information, utskrift, telefonitjänster och resfria möten

I allra högsta grad nöjd

Inte alls nöjd

+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

Servicetjänster - t.ex. konferensservice och catering, lokalvård, Gästservice, Servicecenter och GU-kort

Kommunikation och profilering- t.ex. rådgivning, kommunikations-planering, webbpublicering, grafisk profil, press/media, trycksaker, presentations-material, evenemang, utvärdering

Ekonomi och inköp- t.ex. budget, anslag och bidrag, inköp och upphandling, OH-pålägg, representation, stipendier, resurshantering

Administrativa system - t.ex. GUBAS, Ladok, Studentportalen, Palasso, Egenrapportering, Agresso, GUL, Urkund

Student- och utbildning- t.ex. antagning, kursplaner, examen, anmälan- och studieavgifter

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Frågan fortsätter på nästa sida >>>

Observera att du endast ska ge omdömen gällande de frågor/ärenden som du har varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen för (och angivit i fråga 1). Övriga hoppar du över!

!!!

Fastighet - t.ex. hyresfrågor, ombyggnadsprocesser samt säkerhet- och tillträdesfrågor Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Campusservice- t.ex. felanmälan och tillsyn av lokaler, post-, paket- och godshantering, användarstöd av teknisk utrustning i undervisningslokaler och avfallshantering

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Forskningsfinansiering, affärsjuridik och stöd i frågor kring innovation/nyttiggörande

- t.ex. rådgivning vid externa forsknings-anslag, nyttiggörande av forskning, samarbetsavtal och ekonomisk redovisning av EU-projekt

Arkiv och registratur

Uppföljning, årsredovisning, revision,verksamhetsplanering

Internationalisering - t.ex. avtal, partnerskap, samarbeten, utbyten, nätverk, koordinering, policy

Kvalitets-/utvecklingsarbete- t.ex. miljöhantering/-arbete, hållbar utveckling, Policy och visioner

Annat

Förvaltningsjuridik, regelverk- t.ex. t.ex. förvaltningsjuridiska och studenträttsliga frågor; lagar, regler

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

2.forts.

Hur nöjd är du med kontakten/samarbetet under det gångna året gällande olika frågor/ärenden som du har varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen?


Inte alls nöjd

+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

Personal/HR- t.ex. arbetsrätt, förhandlingsfrågor, anställningsfrågor, arbetsmiljö, löne-administration, kompetensutveckling Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

Samverkan: utbildning/forskning- t.ex. alumnverksamhet, karriär o praktik, uppdragsutbildning, regional- och närings-livssamverkan, forskningskommunikation Kommentar: ...........................................................

...............................................................................

3. När du har kontakt med den gemensamma förvaltning, i vilken utsträckning handlar vanligtvis din kontakt om följande ärenden?

Informationsframtagning/inhämtning

Support, instruktion, förfrågning, stöd, felanmälan

Återkoppling/utlåtande

Registrering, inrapportering, arkivering, dokumentering

Beställning, bokning

Kvalificerad rådgivning och stöd, handläggning, utredning, analys

Avtal, regleringar, regelverk

Annat, ange vad:..........................................................

I mycket stor ut-sträckning

I mycket liten utsträckning/

Inte alls5 4 3 2 1

UPPLEVELSE- OCH ERFARENHETSBEDÖMNING

4. Upplever du att det inom den gemensamma förvaltningen finns tillräcklig förståelse för och kunskap om universitetets kärnverksamhet och dess utmaningar?

Ja, i allra högsta grad

Nej,inte alls+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

5. Upplever du att du är tillräckligt delaktig i de frågor som berör dig i det arbete som utförs inom den gemensamma förvaltningen?


Nej,inte alls+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

6. Upplever du att du har fungerande kontaktvägar inom den gemensamma förvaltningen gällande dina regelbundna/återkommande ärenden?


Nej,inte alls+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

7. Upplever du att du har tillräckliga kunskaper om hur den gemensamma förvaltningen bedriver sin verksamhet?


Nej,inte alls+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

8. Utifrån din samlade erfarenhet av den gemensamma förvaltningen, hur uppfattar du förvaltningen utifrån följande aspekter?

OtillgängligEj serviceinriktad

InkompetentStelbent

Ineffektiv

Oengagerad

Dyr

ResursslukandeReaktiv

OprofessionellOöverskådlig

TillgängligServiceinriktad

KompetentFlexibel

Effektiv

Engagerad

Billig

ResursbesparandeProaktiv

ProfessionellÖverskådlig

ALLMÄN UPPFATTNING OM DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN

9. På det hela taget, hur nöjd är du med den service som den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet tillhandahåller?


Inte allsnöjd+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

10. På det hela taget, hur väl anser du att den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet uppfyller dina förväntningar?

I allra högsta grad

Inte alls+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

11. Föreställ dig en förvaltning med perfekt service. På det hela taget, hur nära eller långt ifrån ett sådant ideal befinner sig den service som den gemensamma förvaltningen erbjuder (kärn)verksamheten vid Göteborgs universitet?

Mycketnära

Mycketlångt ifrån+3 +2 +1 0 -1 -2 -3

12. Utifrån den erfarenhet du har av den service som den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet tillhandahåller, vilka förslag på förbättringar skulle du vilja framföra till ansvariga?

Enkätundersökningen UNIVERSITETSFÖRVALTNING är en återkommande undersökning. Vi tar därför tacksamt emot synpunkter på enkätens innehåll och struktur för att

utveckla denna och göra den så bra som möjligt.

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

STORT TACK FÖR DIN HJÄLP!

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

Skickas med internpost till: ANALYS OCH UTVÄRDERING, BOX 100

RAPPORT - g. Umedarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1500/1500808...RAPPORT TEKNISK RAPPORT...

Documents

Transcript of RAPPORT - g. Umedarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1500/1500808...RAPPORT TEKNISK RAPPORT...