Raksapäivät

1 (22)

+

RAKETTIPÄIVÄT

Valmentajien ja tiimiyrittäjien yhteiset Tiimiakatemian kehittämispäivät

PROJEKTISUUNNITELMA

Koonnut Hanna Kontro

Päiväys: 9.2.2010

PROJEKTISUUNNITELMA 2 (22)

Tiivistelmä

”Kahdesti vuodessa pidettävillä rakettipäivillä valmentajat ja tiimiyrittäjät keskittyvät yhdessä Tiimiakatemian strategiseen suunnitteluun.”( Jyväskylän ammattikorkeakoulun esitys ammatti-korkeakoulujen koulutuksen laatuyksiköksi 2008–2009) ”Hyvä yhteisön henki, luottamukseen pohjautuva avoimuus ja sitoutuminen koko yhteisön kehit-tämiseen ja yhteisön johtaviin ajatuksiin eivät toteudu, jos yhteisö ei vietä riittävästi aikaa yh-dessä. Tässä mielessä laajemman yhteisön toimivuus on siis kiinni aivan samoista asioista kuin tiiminkin toimivuus.” (Tiimiakatemia Tositarina tekevällä oppivasta yhteisöstä) Rakettipäivät ovat siis Tiimiakatemialle tärkeät paitsi yhteisön tiedon jakamisessa, keskusteluissa ja suunnittelussa myös yhtenäisen kulttuurin synnyttämisessä, tutustumisessa ja yhdessä viihtymisessä. Sisällys

Sisältö 1 Johdanto ...............................................................................................................................................3

2 Projektin tavoitteet, rajaus ja tulokset...............................................................................................5

3 Projektin toteuttajatahojen välinen yhteistyö ...................................................................................6

4 Tunnistetut projektiin liittyvät hyvät käytännöt ................................................................................6

5 Projektin tehtävät ja niiden aikataulu ................................................................................................7 5.1 Vastuualueet ............................................................................................................................. 7

5.2 Tehtävät ..................................................................................................................................... 8 6 Aikataulu .............................................................................................................................................12

7 Resurssit ja organisaatio ..................................................................................................................12 8 Työmäärä ja kustannusarvio ...........................................................................................................13

9 Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen .................................................................................14 10 Riskien arviointi ..................................................................................................................................15 Viitteet .........................................................................................................................................................17


1 Johdanto

Projektipäällikön esipuhe

Mielestäni sitoutumattomuus yhteisön kehittämiseen oli havaittavissa hyvin suurella osalla tii-miakatemialaisista viime Piinapäivillä, jossa oli pinkkujen lisäksi vain murto- osa tiimiakatemia-laisista. Pinkkujen vahva läsnäolo johtui varmasti siitä, että he ovat kiinnostuneita kaikesta Tii-miakatemiaan liittyvästä, koska opettelevat vasta ymmärtämään taloa. Huolestuttavaa onkin, että mitä kauemmin Tiimiakatemialla on oltu ja ymmärrys koko talosta on karttunut, sitä vä-hemmän ollaan kiinnostuneita osallistumaan Tiimiakatemian kehittämiseen, vastoin kaikkia Tii-miakatemian periaatteita. Katse pitäisikin suunnata ennen kaikkea vanhempiin, jotka toimivat myös pinkkujen esikuvina ja suunnan näyttäjinä. Toivon tässä suurempia vaatimuksia Piinapäi-vien läsnäoloon myös valmentajilta, joiden oma läsnäolo tapahtumassa on tietenkin kaiken elin-ehto. Eniten Tiimiakatemian kehittäminen kiinnostaa tällä hetkellä pinkkujen lisäksi niitä ihmisiä, jotka omaavat muutenkin korkean statuksen yhteisössämme kuten tiimiliiderit, joryjen jäsenet ja ex-joryjen jäsenet tai muuten vain lahjakkaat ja suositut yksilöt, jotka ovat niin sanotusti ytimessä. Tiimiakatemialla on kuitenkin suuri joukko ihmisiä, jotka eivät kuulu mihinkään näistä ryhmistä. Ennen kaikkea minua huolestuttaa se ryhmä, joka ei kuulu mihinkään Tiimiakatemian koulutus-ohjelmaan. Eräs akatemialainen sanoi minulle, että tuntee itsensä epäonnistuneeksi, kun ei kuulu mihinkään koulutusohjelmaan. Paljon olen myös kuullut kommentteja, että välillä tuntuu, etteivät tiedot ja taidot riitä. Voin samaistua itse molempiin näistä tunteista. Projektien puuttumi-nen ja koulutusohjelmista ulkopuolelle jääminen ajavat nopeasti tilanteeseen, jossa opiskelija kokee olevansa täysin epäonnistunut ja epäsopiva yhteisöön. Tämä kaikki johtuu mielestäni sii-tä, että tämä osa Tiimiakatemiaa ei vietä riittävästi aikaa yhdessä tai se erkaantuu ydin porukas-ta. Ydin porukan tehtävä on huolehtia näistä yksilöistä kertomalla kaikille koulutusohjelmista ja vähentämällä näin ulkopuolista oloa. Erkaantumisen takia myös Rakettipäivät ovat elintärkeä tapahtuma ennen kaikkea kaikille näille ihmisille ja sitä kautta tiimeille sekä koko Tiimiakatemial-le. Rakettipäivät on yleensä suunnattu Tiimiakatemian kehittämiseen käyttäen apuna ennakkoteh-tävää, jonka tavoitteena on ollut usein vahvistaa Tiimiakatemian arvoja, missiota tai visiota. Cashmirin Rakettipäivillä käytiin läpi johtavia ajatuksia. Haluttomuus ennakkotehtävää ja teo-riaohjelmaa kohtaan kuitenkin osoittaa kiinnostuksen puutteen näitä asioita kohtaan. Asiat ovat kuitenkin huipputärkeitä. ”Yhteiset johtavat ajatuksemme, visiomme, missiomme ja arvomme ovat meille tärkeitä. Niiden avulla me jokainen tiedämme, mihin yhdessä haluamme päästä ja miten. Niiden yhteinen pohtiminen, tarkistaminen ja muuttaminenkin opettaa meitä jokaista visi-oimaan ja luomaan yhdessä sellaista maailmaa ja sellaista koulua, jossa haluamme oppia. Py-rimme myös siihen, että ne näkyvät jokapäiväisessä toiminnassamme” (Tiimiakatemia Tositari-na tekevällä oppivasta yhteisöstä) Näitä asioita tulisi kuitenkin käsitellä vasta Piinapäivillä. Pää-paino Rakettipäivillä tulisi siirtää ennen kaikkea yhteishengen nostatukseen. Siihen kuinka Tii-miakatemia olisi kaikille mukava paikka olla, että kaikki ylipäätään haluaisivat osallistua sen ke-hittämiseen. Yhteishenki lähtee yleisestä viihtymisestä eli Rakettipäivien tulisi saada ihmiset viihtymään yhä paremmin Tiimiakatemialla. Näin ollen ennakkotehtävänkin tulisi olla jotain mu-kavaa, joka edesauttaa tätä päämäärää.


Huomioita menneiden Rakettipäivien pohjalta

- Esitykset:

Viimeksi liian pitkiä.

>> Nyt on tarkoitus tuottaa 8 max 10min esitystä.

- Palkintogaala:

Viime kerralla gaala oli liian myöhään (ihmiset liian humalassa) ja se oli liian pitkä, myös juontaminen koettiin tilaisuuteen sopimattomaksi. Osallistujille on ollut myös usein epäsel-vää kuinka tilaisuuteen pukeudutaan.

>> Juontamisen on oltava asiallista ja tilaisuuden riittävän arvokas. Ei liikaa palkintoja. 1h on gaalan maksimipituus. Gaalan aika on myös mietittävä huolella. Palkintogaalaa tullaan markkinoimaan jo ennalta (esim. luvataan voittajista juttu TA Magazineen) ja gaalaan vaa-ditaan coctail pukeutuminen.

”Me Tiimiakatemialla uskomme palkintoihin enemmän kun sanktioihin tai rajoihin. Niillä voimme ohjata toisiamme ja itseämmekin toimimaan ja oppimaan paremmin. Palkitseminen tai kannustavan ja rehellisen palautteen antaminen on osa arkipäiväämme, ja yhteisönä uskomme, että jokaisen yksilömme huippusuoritus on meidän kaikkien huippusuoritus. Yh-teisön onnistumiset kertyvät yksilöiden onnistumisista, yleensä yksilöiden yhteisistä onnis-tumisista.” (Tiimiakatemia Tositarina tekevällä oppivasta yhteisöstä)

- Palkkaus: Aiempina vuosina perustunut lähinnä siihen, että on budjetoitu hieman enemmän rahaa majoituksen perumisten varalta.

>> Nyt on tarkoitus budjetoida varsinaista palkkaa 400 e + alv 22 % / henkilö. Palkkaus pe-rustuu siihen, että lipun hintaa pyritään laskemaan saaduilla sponsorituloilla.

- Tehtävä Rastit: Teoriaan perustuvat rastit kuten johtavien ajatuksien läpikäyminen on koet-tu puuduttaviksi ja tylsiksi. Myös ulkona pakkasessa järjestettävät ”miljoonaan kertaan koe-tut” leikkirastit ovat saaneet ihmiset lähinnä turhautuneiksi.

>> Ei rasteja!

- Ennakkotehtävä: Tiimit ovat tehneet yhdessä esityksen, johon on täytynyt sisällyttää kul-loisiinkin Rakettipäiviin liittyvä asiatehtävä esim. asiakkaalle tehty synnytys yhdistettynä bänditeemaan. Viime kerralla esitykset olivat muuten kivoja, mutta ennakkotehtävän teko koettiin tympeäksi (joissain tiimeissä toteutusta käytettiin jopa rangaistuksena). Synnytystä oli myös vaikea yhdistää esitykseen ja se teki monista esityksistä tylsiä ja sekavia.

>> Olemme päättäneet luopua tympeästä asiapitoisesta ennakkotehtävästä!

- Tapahtuman tarkoitus: Menneinä vuosina on ollut epäselvää onko tapahtumassa muuta tarkoitusta kuin mennä vetämään yhdessä lärvit. Tapahtuman todellista tarkoitusta eli yh-teistyön helpottamista akatemialaisten välillä ei ole tuotu ehkä riittävästi esille. Viime raket-tipäivillä yhteinen majoitus koettiin siinä mielessä hyväksi, että päästiin juttelemaan myös muiden tiimien jäsenten kanssa. Majoitus halutaan silti järjestää omissa tiimeissä, että ih-miset voivat rauhassa vaihtaa vaatteita jne.

>> Yhteistyötä pyritäänkin nyt lisäämään, ei majoituksen avulla, vaan järjestämällä ennak-kotehtävä ja pukeutuminen sekatiimeissä.

- Teema: Aiemmat teemat, jotka ovat olleet käytössä viimeisen kolmen vuoden aikana: pu-keutumistyylit, maanosat/ kulttuurit, ammatit, säädyt, elokuva genret ja bändit.

>> Teema jokin muu. Mielestämme on hyvä, että pukeutumistraditiosta pidetään kiinni. Täl-lä kertaa kuitenkin sekatiimit pukeutuvat samoin. Se lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta.


2 Projektin tavoitteet, rajaus ja tulokset

Tavoitteet

Rakettipäivien laaja visio:

1) Tehdä Tiimiakatemiasta kaikille mukavin paikka opiskella ja työskennellä. Tai mikäli se on jo sitä, ainakin muistuttaa siitä!

Tapahtuman (kevät 2010) päämäärä:

2) Tehdä kaikkien aikojen parhaat Rakettipäivät!

3) Saada tiimiakatemialaiset tutustumaan ja viihtymään paremmin yhdessä

4) Opilliset tavoitteet (Esimotorolat liitteenä)

Rajaus

Projektiryhmän tehtävät liittyvät ohjelman tuotantoon, paikan valintaan, markkinointiin ja sponso-reiden hankintaan.

Tapahtuman tarkoitusta ei lähdetä omin päin muokkaamaan vaan se perustuu Johannes Parta-sen, muiden valmentajien ja tiimiakatemialaisten näkemykseen Rakettipäivistä ja yleensäkin-Tiimiakatemiasta. Tänä vuonna tapahtumien uusien linjauksien takana on NJL 10.

Tulokset

Sekatiimien ansiosta toivotaan syntyvän yhä enemmän ristipölytteisyyttä eli halutaan madaltaa aitoja eri tiimien välillä ja parantaa yhteisön henkeä. Käytännössä toivotaan, että tiimiakatemia-laiset uskaltaisivat yhä rohkeammin lähteä kysymään neuvoa myös toisten tiimien jäseniltä. Toi-votaan myös, että ihmiset voisivat tavata samoista asioista kiinnostuneita ihmisiä ja löytää yh-teisiä projekteja.


3 Projektin toteuttajatahojen välinen yhteistyö

Kuvataan hankkeessa mukana olevat toimijat/toteuttajat ja näiden roolit; ketkä osal-listuvat ja miten. Tarvittaessa kuvataan projektissa syntyvät verkostot.

4 Tunnistetut projektiin liittyvät hyvät käytännöt

Paikka: Rakettipäiviä on yritetty järjestää aiempina vuosina mm. laivalla, mutta siellä porukka on hajaantunut liiaksi eikä tapahtuman tarkoitusta ole voitu kunnolla toteuttaa. Hyvä yhteinen tila on yhteenkuuluvuuden kannalta ensimmäinen perusedellytys. Viime kerran tapahtumapaikka Himos oli loistava. Siellä kaikki mahtuivat seuraamaan esityksiä ja ohjelmaa voitiin jatkaa yhtei-sissä tiloissa aina pikkutunneille asti. Majoitus voidaan silti järjestää pienemmissä mökeissä. Mökkien ennakkovarauksista syntyy silti vain turhaa stressiä ja eripuraa, kun tiimit tappelevat siitä kuka saa parhaan mökin. Majoitukset tulee ilmoittaa Unikan tapaan vasta perillä kohteessa.

Ruoka: Ruoan täytyy olla hyvää ja sitä on oltava riittävästi! Ruokailu tulee järjestää tapahtuma-päivänä kahdesti sekä päivällä että illalla. Mikään ei latista tunnelmaa niin paljon kuin muriseva maha (vrt.Cashmirin Rakettipäivät). Myös aamiainen tulee tarjota seuraavana aamuna.

Kyyditys: Bussi on paras vaihtoehto kyyditykseen. Se on edullinen ja helppo (voi tilata mihin ja milloin vain). Pyysimme myös VR:ltä tarjousta kahden junavaunun vuokraamiseen, mutta min-käänlaista vaunutarjousta ei ollut saatavilla, päinvastoin. Edullisin junalla olisi matkustaa, jos jo-kainen matkustaja olisi veloitettu erikseen ja kaikilla olisi ollut opiskelijakortti. Hinta on silti kal-liimpi kuin bussilla, eikä junia mene kuin harvakseltaan, tietenkin määränpäästä riippuen.

KUINKA NÄITÄ VOI EDELLEEN KEHITTÄÄ?


5 Projektin tehtävät ja niiden aikataulu

5.1 Vastuualueet

Johto (Hanna)

- Yhteiset aikataulut, pysyminen tavoitteissa

- Viestintä, viestintäkanavat

- Talous: budjetti

- Tapahtuman tarkoitus/päämäärä yhteistyössä valmentajien kanssa

- Ilmoittautumisista huolehtiminen

Sponsorit (Taru)

- Mahdollisten sponsorien kartoittaminen (segmentit)

- Markkinointiviesti sponsoreille (eli mitä juuri teidän yritys hyötyy luovuttamalla rahaa ta-

pahtumaan)

- Tarjouksien luominen

- Resurssit eli mitä tarvitaan sponsorien hankkimiseen

- Yhteistyökumppaneiden kontaktointi

- Yhteistyökumppaneista huolehtiminen

Markkinointi (Helmi)

- Markkinointiviesti akatemialle

- Markkinoinnin keinot ja kanavat (nettisivut, liput tapahtumaan, julisteet). Kanavat kannat-

taa miettiä yhdessä Tarun kanssa. Mikä on oleellista sponsoreiden kannalta.

- Huomioi markkinoinnissa myös kompastuskivet eli palkintogaalan markkinointi ja kuinka

motivoidaan vanhemmat opiskelijat

- Suosittelen lukuohjelmaan jotain markkinoinnin kirjaa tai muuten tutustumista ainakin

elämystalouteen 5E. Lisäksi kannattaa miettiä törkeä lupaus.

Ohjelma (Sari)

- Paikan varaus

- Päivän ohjelma/aikataulu

- Ennakkotehtävän miettiminen ja organisointi

- Tapahtuman käytännönjärjestelyt


5.2 Tehtävät

Tehtävä 1. Yhteistyökumppanien hankinta

Kuvaus: Noin 30-40 yritykselle lähetetään kirjeitse yhteistyö-kumppanuusehdotus, jossa on vaihtoehtoina n. 4 pa-kettia. Esim. paketti 1= logo nettisivuilla, julisteissa ja ohjelmassa 400€, paketti 2= logo nettisivuilla.

Riippuvuudet: Sponsoroinnin ja markkinoinnin on kuljettava aikalailla käsi kädessä, sillä aikataulut pitää tehdä sopiviksi kummallekin. Mainoksien on lähdettävä tiettynä päivä-nä ja pitää miettiä tarkkaan sponsoripaketteja.

Vastuuhenkilö:

Taru Eskelinen

- yhteistyökirjeen suunnittelu ja tekeminen 2h - pakettien suunnittelu tarkkaan 2 h - sponsoreiden miettiminen – listaus 3 h - yhteistyötietojen kerääminen kuoriin 2 h - kirjeen lähettäminen 2 h - kumppanuuksien hankkiminen puhelimitse 3h - tapahtumasta lisätietojen antaminen yrityksille 2h - UUSI AALTO: jos sponsoreita liian vähän. uudet

paketit, uudet kirjeet: 10h

Työntekijät: Sisällön tarkistaminen Hanna 1h

Työmäärä: Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 27 h

Aikataulu: projektipäivät 10.2 – 28.2

Tarvikkeet: Parempaa paperia n. 10€ Postimerkit 50 kpl 39€ Kirjekuoret 50 kpl 15€

Tulos: Sponsorirahoja n. 3000- 4000€

Tehtävä 2.1 Rakettipäivien nettisivut

Kuvaus: Uusien nettisivujen avaaminen, nettisivusisällön tuottami-nen ja tietojen päivitys

Riippuvuudet: Projektiryhmä yhdessä miettii, mitä infoa nettisivuille laite-taan. Myös sponsoreiden hankinta vaikuttaa nettisivujen sisältöön, eli Tarun kanssa tehdään yhteistyötä. Tietenkin itse ohjelma myös päivitetään, Sari tietää siitä taas.


Vastuuhenkilö: Helmi Jukkala, työmääräarvio: nettisivujen teko 6h + päi-vitys yhteensä 6h

Työntekijät: - Hanna, 4h - Taru, 3h - Sari, 3h

Työmäärä: Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 22h

Aikataulu: Nettisivujen on tarkoituksena olla valmiina 22.2. niin, että

ilmoittautuminen voi alkaa mahd. pian. Sivuja tietenkin päivitetään jatkuvasti.

Alihankintaostot: Nettisivut tarvitsevat domainin. Voi olla, että tarvitsemme apua alussa sivujen teossa. Ostot yhteensä 150 €. (sis. aputyövoiman ja domainin)

Tulos: Nettisivut, sisältäen:

- Ilmoittautuminen tapahtumaan

- Informaatio tapahtumasta ja ohjelmasta

- Info myös ennakkotehtävistä

- Sponsorit näkyvillä

- Tapahtuman markkinointi ja "hypetys"

- Ulkoasun luominen Rakettipäiville

Tehtävä 2.2 Facebook-tapahtuma ja sähköinen markkinointi

Kuvaus: Facebookin ja s-postin kautta tapahtuma sisäinen mark-kinointi Tiimiakatemialaisille.

Riippuvuudet: Sponsorit esillä FB:ssa. Ohjelman ja teeman varmistuttua siitäkin tietoa osallistujille.

Vastuuhenkilö: Helmi Jukkala, 4h

Työntekijät: Projektiryhmä osallistuu tehtävään infoamalla vastuuhen-kilöä uusista tiedoista, joista voidaan sitten informoida osallistujia.

- Hanna, 1h - Taru, 1h - Sari, 1h



Aikataulu: Facebook-tapahtuma tehtynä 22.2. Silloin siellä on infoa

ilmoittautumisesta ja ajankohdasta. Muutamia sähköpos-teja lähetetään koko akatemialle, sitten kun nettisivut ovat kunnossa. Sähköpostiin linkit Facebook-tapahtumasta ja nettisivuista + perusinfo. (mitä, missä, milloin)

Tulos: - Tapahtuman markkinointi ja tietoisuuden lisäämi-nen

- Informaatio osallistujille siitä, mitä tapahtuu, monel-ta ja missä

- Info myös hinnasta

- Info myös pukeutumisesta

- "Muistuttaminen"

Tehtävä 2.3 Julisteet ja kutsukortit

Kuvaus: Julisteiden ja kutsukorttien suunnittelu ja niiden konkreet-tinen tuottaminen

Riippuvuudet: Jotta julisteet ja kortit voidaan tehdä, tarvitaan tieto tee-masta ja ohjelmasta.

Vastuuhenkilö: Helmi Jukkala, 6h

Työntekijät: Suunnittelussa apuna koko projektiryhmä. 3 x 3h


Aikataulu:

Juliste suunniteltuna ennen hiihtolomaa. Kutsukortit sa-malla teemalla. 15.3. materiaalit ulkona painosta, joten viimeistään 25.2. tiedossa se, missä ne painetaan, ja 8.3. suunnitelmat painopaikan tiedossa.

Alihankintaostot: Kulut riippuvat sponsorisopimuksesta. Julisteita tarvitaan 15 kpl ja kutsukortteja 150 kpl. Hankintoihin varataan 70 €. Jos tähän hintaan ei saada sekä kutsuja että julisteita, harkitaan uudestaan

Tulos: - Julisteet informoivat osallistujia

- Tapahtuman mainostus ja osallistujien innostami-nen

- Kutsuista selviää jokaisen ryhmä ja sen jäsenet

- Ulkoasun luominen tapahtumalle


Tehtävä 3. Johtaminen

Kuvaus: - Vastuu tapahtuman onnistumisesta - Viestintä koko projektiryhmän kesken - Projektiryhmän johtaminen - Tavoitteiden seuranta ja pysyminen aikataulussa - Yhteistyö valmentajien ja koko Tiimiakatemian

kanssa tapahtuman kehittämiseksi - Budjetin laatiminen ja sen seuraaminen - Ilmoittautumisten kokoaminen - Palavereiden valmistelu

Riippuvuudet: Olen riippuvainen siitä, että jokainen muu projektiryhmä-

läinen hoitaa omat tehtävänsä.

Vastuuhenkilö: Hanna Kontro, tällä hetkellä(10.2) 25h. Jatkossa arvio 8h/vk eli yhteensä 40h


Aikataulu:

Ks. kohta 9

Tulos: Hyvällä johtamisella ja selkeillä tavoitteilla projektiryhmä tietää mitä olemme tekemässä ja hyvän seurannan ansi-osta pääsemme tavoitteisiin, ja saavutamme kaikkien ai-kojen parhaat Rakettipäivät.

Tehtävä 4. Ohjelma Kuvaus: Ohjelman suunnittelu ottaen huomioon riskit ja kaikki

mahdolliset yllätykset

Riippuvuudet: Ohjelma riippuu monista asioista, majoituksesta, siitä on-ko JYP:llä karsintaottelu, onko saunomista / uimista jne

Vastuuhenkilö: Sari Parantainen, työtuntien määrä 4 h / viikko, yhteensä 7*4=28 h

Työntekijät: Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät: - Hanna 5h - Taru 3h - Helmi 3h

Työmäärä: Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 39 h

Aikataulu: Teema, paikka ja bussi selvillä 19.2., ohjelma, DJ ja juon-

tajat selvillä 26.2., lopullinen aikataulu ja paikka tarkistettu 12.3.


Alihankintaostot: DJ 150 €

Tarvikkeet: Paikka + ruoat noin 35 €/ osallistuja

Matkat: 10 € / osallistuja

Tulos: Yksilöi ja luettele tehtävässä syntyvät tulokset: - Tavoitteena on se, että aikataulullisesti kaikki me-

nee nappiin. Missään kohtaa aikaa ei hukata tur-haan odottelemiseen ja samalla vapaa-aika saa-daan järkevästi yhdistettyä muuhun aikatauluun, jotta kaikille jää hyvä mieli!

6 Aikataulu

Projektin aikataulu liitteenä.

7 Resurssit ja organisaatio

Projektipäällikkö:

Hanna Kontro

Projektiryhmän jäsenet:

Sari Parantainen

Taru Eskelinen

Helmi Jukkala

Valmentajat:

Johannes Partanen

Timo Lehtonen

Satu Vainio

Heikki Toivanen

Aiemmat projektipäälliköt:

Markus Vekara (Unika),

syksy 2009

Sanna Lajunen (Cashmir),

kevät 2009


8 Työmäärä ja kustannusarvio

Työmäärät (h):

Projektin työmäärät (h) tehtävittäin

Hanna Taru Helmi Sari YHTEENSÄ (h)

Tehtävä 1 1 26 0 0 27

Tehtävä 2.1 4 3 12 3 22

Tehtävä 2.2 1 1 4 1 7

Tehtävä 2.3 3 3 6 3 15

Tehtävä 3 65 0 0 0 65

Tehtävä 4 5 3 3 28 39

YHTEENSÄ 79 36 25 35 136

Kustannusarvio

Kustannuslaji yht/ /osallistuja(arvio130) Rahapalkka 1200 12,3

Majoitus 2600 20

Ruoat 1950 15

Matkat 1300 10

Nettisivut 150 1,2

Julisteet ja kutsut 70 0,5

Kirjeet, kirjekuoret, postimer-kit

64 0,5

Sponsoritulot -4000 - 30,8

Työvoima: DJ 150 1,2

Yhteensä 3484 26,8


9 Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen

Eli tavoitteiden seuranta. Kuinka on päästy asetettuihin tavoitteisiin ja päivämääriin?

Projektin tarkistuspisteet:

17.2. Yhteistyökirjeellä tavoitettu 40 yritystä

19.2. Projektin paikka varattu ja budjetti tehty

22.2. Facebook tapahtuma ja fanisivu sekä nettisivut avattuina

25.2. Julisteet ja kutsukortit suunniteltu, sponsorirahoja 3000e, tarkka ohjelma tiedossa

12.3. Tilat tarkistettu ja ohjelmasuunnitelma varasuunnitelmineen varmistettu, sponsorirahoja 4000e, Julisteet ja kutsukortit painossa, vahvari ja ennakkotehtävä suunniteltu


10 Riskien arviointi

Projektin riskeiksi arvioidaan:

Riski 1 Sponsorit eivät tuota tulosta

Kuvaus: Emme saa yrityksiä tukemaan tapahtumaamme.

Vakavuus: Suuri

Todennäköisyys (%): 50

Varautuminen: Miten riski voidaan välttää? Miten varaudutaan?

Vaikutus: Mitä riskin toteutuminen aiheuttaa projektille?

Riski 2 Sekatiimit eivät toimi

Kuvaus: Ihmiset eivät sitoudu sekatiimeihin. He eivät pukeudu teeman mukaisesti ja ennakkotehtävän toteutus jää vain muutaman hengen vastuulle. Sitä ei toteuteta.

Vakavuus: Kriittinen


Varautuminen: Määrätään kullekin sekatiimille johtaja. Hankitaan tapah-tumaan tiimien esitysten lisäksi muutakin ohjelmaa.

Vaikutus: Mikäli ennakkotehtävän toteutus epäonnistuu johtajasta huolimatta tapahtuman ohjelma ja koko tunnelma kärsii. Muun ohjelman on oltava todella hyvää.

Riski 3

Esitykset ovat puuduttavia

Kuvaus: Viimeksi esitykset koettiin liian pitkiksi ja puuduttaviksi ja tekniikan kanssa oli ongelmia.

Vakavuus: Keskisuuri


Varautuminen: Määrätään esityksille maksimi aika esim. 8x 10min ja ryhmille johtajat, jotka vastaavat esitysten sisällöstä. Li-säksi esityksissä käytettävä materiaali on toimitettava hy-vissä ajoin lavatekniikasta vastaavalle henkilölle. Sovittu deadline jonka jälkeen tavaraa ei voi enää toimittaa. Ote-taan tapahtumaan viihdyttävät juontajat ja välinumerot, jotta tunnelma pysyy esityksissä keveänä.

Vaikutus: Tapahtuman tunnelma kärsii, kun ihmiset pitkästyvät.


Riski 4 Palkintogaalaa ei koeta merkitykselliseksi

Kuvaus: Palkintojen merkitystä ei ymmärretä. Viime kerralla gaala oli liian myöhään (ihmiset liian humalassa) ja se oli liian pitkä, myös juontaminen koettiin tilaisuuteen sopimatto-maksi. Osallistujille on ollut myös epäselvää kuinka tilai-suuteen pukeudutaan.

Vakavuus: Keskisuuri


Varautuminen: Juontamisen on oltava asiallista ja tilaisuuden riittävän arvokas. Ei liikaa palkintoja. 1h on gaalan maksimipituus. Gaalan aika on myös mietittävä huolella. Palkintogaalaa tullaan markkinoimaan jo ennalta (esim. luvataan voitta-jista juttu TA Magazineen) ja gaalaan vaaditaan coctail pukeutuminen.

Vaikutus: Palkintojen tarkoitus on kannustaa ihmisiä. Jos niitä ei koeta merkityksellisiksi, hyvä työkalu motivoida ihmisiä huipputuloksiin jää hyödyntämättä.

Riski 5 Palkkaus aiheuttaa närää

Kuvaus: Rakettipäivät on voittoa tavoittelematon yhteisöllisyysta-pahtuma, josta ei ole ollut tapana budjetoida palkkaa. Nyt on kuitenkin päätetty budjetoida palkat.

Vakavuus: Suuri


Varautuminen: Hankitaan sponsorituloilla rahaa (tavoite 4000e), joka vä-hentää lipun hintaa noin 30e mikäli tapahtumaan osallis-tuu 130 henkeä. Projektiryhmälle budjetoidaan palkkoja 4x400e eli 1600e. Tämä lisää lipun hintaa noin 12e/henk. Yhteensä lipun hinta laskee siis kuitenkin noin 20e. Palk-kausta ei erikseen mainosteta, mutta mikäli kysymyksiä tulee asia perustellaan sponsorituloilla. Jos sponsorituloja ei tule, ei myöskään palkkoja makseta.

Vaikutus: Ihmisille herää vastustus projektiryhmää ja tapahtumaa kohtaan.

Riski 6 Tapahtuma ei paranna yleistä ilmapiiriä.

Kuvaus: Tapahtuma ei sekatiimeistä huolimatta paranna yleistä ilmapiiriä. Ihmiset eivät työskentele yli tiimirajojen entistä enempää.

Vakavuus: Kriittinen


Varautuminen:

Vaikutus: Rakettipäivät eivät saavuta tavoitettaan.


Viitteet

http://www.kka.fi/files/32/JAMK.pdf

Tiimiakatemia - Tarina oppivasta organisaatiosta (Niina Leinonen, Timo Partanen, Petri Palviainen)

Liitteet

Liite 1. Projektin aikataulu Liite 2. Esimotorolat

Liite 1. Projektin aikataulu

Helmikuu 2010 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Lauantai Sunnuntai

1 2

1.Palis 9-12 - teeman ide-ointia - vastuualueet -paikka

3 4

2. Palis 12-14 -teeman ide-ointia

5 6 7

8 9 Projektiryhmä -esimotorolat -aikataulut omasta vastuu-alueesta

Hanna projekti- suunnitema

10 3. Palis 8-11 -tarkat tehtävät ja aikataulut -työmäärä arviot -tapahtuman

riskit

11

Hanna Projekti-suunnitelma valmis Viestintä-kanava kun-toon

12

Taru sponsorilista, osoitteet yri-tyksistä Helmi markkinointi paketit

13 14

15

Sari Teema selvil-lä

16

Taru sponsori kirjeet tulos-tettuna

17

Taru kirjeiden pos-titus

VAHVARI

18 19

Sari Paikka selvil-lä

Hanna Lopullinen budjetti

20 21

Välicheck lisää kirjeitä, mikäli ei tule kontaktoi-daan lisää yrityksiä

22

Hanna Ilmottautu-minen Helmi

-Facebook tapahtuma -Nettisivut

23 24 25

Helmi juliste ja kutsukortit suunniteltu-na, paino tiedossa

26

Sari Ohjelma si-sältö selvillä -juontajat -DJ, lavapääl-likkö - lisäohjelma

27 28

Taru

sponsori rahoja 3000e


Maaliskuu 2010 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Lauantai Sunnuntai

1

TAL

2

VI

3

LO

4

MA

5 6 7

8

Sari Alustava aika-taulu Helmi Julisteet ja kutsu-kortit painoon

9

HYPET

YSTÄ

10

Sari Tilat tarkistet-tu ja ohjelman onnistuminen varmistettu

11

HYPET

YSTÄ

12

Sari Tarkat aika-taulut Varasuunni-telma peliä varten

13 14

Taru

Sponsori rahoja 4000e

15

Helmi - Julisteet ja kutsukortit painosta luotu

Helmi Kutsukortit

16

VAHVARI Teeman julkistus Ryhmät

17 18 19 20 21

22

Ennakko teh-tävä tällä vii-kolla

23 24 25 26

27 28

29 30

RAKE

PÄI

31

TTI

VÄT


Premotorola

1. Mitkä ovat tämän projektin oppimistavoitteet suhteutettuna omaan vastuualueeseeni?

Helmi: Oppimistavoitteeni Rakettipäivien markkinoinnin osalta ovat suuren tapahtu-man kokonaisvaltaisen markkinoinnin hahmottaminen. Että osaan tietää sen, mitä markkinointia ja missä mittakaavassa toteutetaan. Myös aikataulutus ja ideointi ovat oppimisen alla. Myös itse markkinoinnin toteuttamisen haluan oppia; mainosten tms. suunnittelu ja toteutus. Eli se, että missä ja miten ne konkreettisesti saadaan tehtyä. Taru: Oppia yhteistyökumppaneitten merkitys tapahtuman kannalta. Lisäksi niiden onnistunut hankkiminen on tavoitteena. Lisäksi oppia enemmän yritysten ja yhtiöiden

sponsoritoiminnasta ja arvoista.

Sari: Tapahtumien järjestely on juuri yksi niistä asioista jota haluan oppia niin paljon kuin mahdollista akatemian aikana, joten tämänhetkisistä projekteista aion eniten painottaa raksapäiviin ja sitä kautta hyvän ja käytännöllisesti onnistunee ohjelman te-kemiseen. Hanna: Tavoitteenani on oppia johtajuutta tällaisen selkeän projektin kautta. Aiem-mista tehtävistä puuttui selkeä päämäärä. Nyt minulla on selkeä visio toteuttaa kaik-kien aikojen parhaat Rakettipäivät. Pyrin pitämään koko projektiryhmän innostusta yl-lä sekä tarjoamaan kaikille mielekästä ja haastavaa tekemistä. Samalla opin itse or-ganisointia ja aikataulutusta sekä itseni johtamista.

2. Mikä on asiakkaan rooli tässä projektissa?

Helmi: Asiakkaan rooli on päästä osallistumaan mahtaville raksapäiville. He odotta-vat, että tapahtuma on hyvin suunniteltu ja toteutus onnistuu niin, että perusjutut ovat kunnossa ja teema hauska. Asiakas maksaa ja haluaa vastineen rahalleen. He ha-luavat tarpeeksi selkeää informaatiota ja inspiroivan tapahtuman. Taru: Asiakkaana on akatemialaiset,valmentajat ja www-team. Yhteensä 130 henki-löä, mikä on todella suuri määrä. Koska rakettipäivät järjestetään kahdesti vuodessa, niin ”asiakkaat” ovat aika vaativia kokonaisuuden suhteen. Asiakkaan rooli on hyvin mielenkiintoinen, sillä tässä projektissa maksava asiakas ei tiedä mitä rahallaan saa. Sari: Asiakkaamme ovat kaikki noin 130 akatemialaista ja valmentajaa jotka osallis-tuvat ja toivon, että he ovat valmiita uskomaan projektiryhmään ja katsomaan koko raksapäivät läpi ennakkoluulottomasti ja arvioimaan vasta sitten. Hanna: Tapahtuma on periaatteessa palkaton yhteisöllisyystapahtuma, jonka tavoit-teena on vahvistaa Tiimiakatemian yhteishenkeä. Näin ollen asiakkaan rooli on vain nauttia tapahtumasta, jonka me tarjoamme. Tavoite on tehdä asiat mahdollisimman helpoksi osallistujien kannalta.


3. Mitä teoriatietoja tässä projektissa sovelletaan(oma lukusuunnitelma ainakin 1 kirja)?

Helmi: Itse aion lukea tosiaan tapahtumanjärjestämiseen liittyvän kirjan. En ole vielä ehtinyt selvittää mikä se olisi. Omaan vastuualueeseeni liittyen aion lukea kirjan "Kaikki markkinoijat ovat valehtelijoita", jos se löytyy kirjastosta ajoissa. Jos ei, niin valitsen toisen. Tämän homman hoidan kuntoon tällä viikolla. Taru: ”Mitä- miksi- kuinka? Käsikirja tapahtumanjärjestäjille” – Hanna Iiskola-Kesonen. Tämä kirja saatu luettu 2.1.2010. Essee kirjasta pitää aloittaa. Joku toinen-kin kirja yhteistyökumppanuuksista ja sponsoreista olisi hyvä, mutten olen vielä löy-tänyt sellaista. Sari: Ajattelin lukea kirjan nimeltä Tapahtuma on tilaisuus. Hanna: Luen kirjan tapahtuma on tilaisuus saadakseni perustiedot tapahtuman jär-jestämisestä.

4. Mitä tiimiyrittäjän taitoja tässä projektissa harjoitellaan?

Helmi: Tiimityötä projektiryhmäläisten kesken. Tiimityö onnistuu, kun raksapäivät on ajoissa ja kunnolla valmiina ja vastuualueet kunnossa. Myös ideointi, organisointi, myynti ja markkinointi ovat tärkeässä roolissa projektissa. Tietenkin tapahtumanjär-jestämistä harjoitellaan myös, mutta se ehkä koostuu kaikista edellä mainituista tai-doista. Taru: Oma-aloitteisuutta, organisointikykyä, tiimityötä (varsinkin uusien henkilöiden ja uuden porukan kanssa), luovuutta, innovointitaitoja ja aikataulutusta.

Sari: Me tiimiakatemialaiset osaamme suhtautua hyvin nihkeästi kaikkeen, joten siksi näen rakettipäivät hyvänä haasteena, jotta me tiiminä saamme luotua sellaisen ta-pahtuman jonka akatemialaiset ”hyväksyvät”. Hanna: Projektiryhmän valinnassa pyrin valitsemaan kuhunkin tehtävään parhaat taidot ja motivaation omaavia henkilöitä. Tavoitteena oli koota mahdollisimman hyvä tiimi toteuttamaan projektia. Tulevaisuus näyttää kuinka hyvin onnistuin tehtävässä, mutta harjoittelen tässä projektissa siis ennen kaikkea ryhmän muodostus- ja vetä-mistaitoja sekä delegointikykyä.


5. Miten tämä asiakasprojekti vie meidät kohti visiotamme (eTYHY) ja päämääräämme (maailman ympäri)

Helmi: Tämä vie meitä kohti visiotamme MYMmiä niin, että saamme hankittua rahaa MYM-kassaan hankkimalla sponsoreita ja onnistumalla tapahtumassa. Kun tiimi-työmme sujuu hyvin ja projektiryhmä toteuttaa omat tavoitteensa, olemme myös me-nossa kohti eTYHYä. Taru: Rakettipäivät ovat Tiimiakatemian yhteisöllisyystapahtuma ja se vie yhteisölli-syydessään meitä kohti eTYHYä. Tällä kertaa emme kuitenkaan aio käsitellä visioita ja päämääriä, joten teoriatieto jää tällä kertaa pienemmällä volyymille. Ajattelin sijoit-taa pienen palkkion projektista maailmanympärysmatkatilille, joka vie minun matkaani yhden askeleen eteenpäin.

Sari: Projektiryhmää tämä vie lähemmäksi MYMiä onnistuneen projektin palkkion muodossa ja koko Tiimiakatemiaa onnistuneiden sponsoreiden muodossa, sikäli ettei tapahtuman hinta ole niin suolainen kuin esimerkiksi synttärit. Hyvänä tiiminä projekti vie meidät huomaamatta lähemmäs visiotamme. Hanna: Projektin kautta opin johtamistaitoja sekä tapahtumanjärjestämistä, jotka mahdollistavat minulle tulevaisuudessa rahakkaammat projektit. Tässä projektista kokemus on siis rahaa tärkeämpää. Rakettipäivät vahvistavat Tiimiakatemian yhteis-henkeä ja helpottavat tiimityöskentelyä. Hyvällä tiimityöskentelyllä pääsemme yhä parempiin tuloksiin. Näin helpotamme matkaamme kohti Euroopan johtavaa tiimiyrit-täjyyden huippuyksikköä.

Raksapäivät

Documents

Transcript of Raksapäivät