Quy trình Quản lý Công nợ phải...

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFTMeliasoft Joint Stock Company

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU

1. MỤC ĐÍCHQuy trình được xây dựng để phục vụ những mục đích sau: Đáp ứng nhu cầu quản lý. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình được áp dụng cho Công ty/Tập đoàn là khách hàng của Meliasoft và sử dụng giải pháp Meliasoft 2010

3. ĐỊNH NGHĨA

Viết tắt Ý nghĩaNĐUQ Người được ủy quyềnKTCN Kế toán công nợ phải thuKTT Kế toán trưởngKH Khách hàngGĐ Giám đốcSO Đơn đặt hàng bán

4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ

Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 1

5. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG TỔNG QUÁT


6. QUY TRÌNH CẬP NHẬT DANH MỤC KHÁCH HÀNG

6.1 Sơ đồ xử lý


6.2 Mô tả chi tiết

Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực

hiện

Chức năng và báo cáo sử dụng trên P.Mềm Meliasoft

Nội dung

(1)Lập yêu cầu cập nhật KH

Các bộ phận có nhu cầu

Các bộ phận có nhu cầu cập nhật KH sẽ làm yêu cầu cập nhật KH gửi cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục KH trong hệ thống.

(2) Phân tích yêu cầu

BP. Phụ trách quản lý hệ thống

KH

BP. Phụ trách quản lý hệ thống KH phân tích yêu cầu là thêm mới hay sửa đổi.+ Đối với yêu cầu thêm mới thì thực hiện bước (3).+ Đối với nhu cầu sửa thì thực hiện bước (6).

(3) Kiểm tra sự tồn tại


KH

- Danh mục đối tượng

Kiểm tra khách hàng đã tồn tại chưa.+ Nếu đã tồn tại thì thực hiện bước (5).+ Nếu chưa tồn tại thì thực hiện bước (4).

(4) Tạo mới nhà cung cấp


KH


Thực hiện tạo mới khách hàng trong hệ thống.

(5)Trả lời mã cho phòng, ban yêu cầu


KH

Thông báo kết quả cho người yêu cầu

(6)Kiểm tra thông tin của KH trong hệ thống


KH


Kiểm tra thông tin về đối tượng, dữ liệu đã phát sinh với đối tượng.

(7) Phân tích sự thay đổi khi cập nhật


KH

- Danh mục đối tượng.- Bảng cân đối phát sinh.

Dựa vào những thông tin về đối tượng và dữ liệu đã phát sinh với đối tượng đó để tiến hành phân tích xem sự sửa đổi với đối tượng có ảnh hưởng gì đến hệ thống, có khả năng thực hiện sửa đổi hay không.+ Nếu có thì thực hiện bước (8).+ Nếu không thì thực hiện bước (5).

(8) Cập nhật vào hệ thống


KH

- Danh mục đối tượng.

Cập nhật thông tin đối tượng trên hệ thống.


7. QUY TRÌNH TỪ GHI NHẬN CÔNG NỢ 7.1 Sơ đồ xử lý:




hiện


Nội dung

1Đề nghị ghi nhận công nợ

Bộ phận, đơn vị có nhu cầu

Bộ phận, đơn vị có phát sinh công nợ làm yêu cầu đề nghị ghi nhận với KTCN.

2 Kiểm tra đề nghị KTCN

KTCN thực hiện kiểm tra trên hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện để mua hàng công nợ hay không, giao dịch do bên bán hàng lập trên hệ thống đã đúng chưa.+ Nếu không đúng thì thực hiện bước (3).+ Nếu đúng thì thực hiện bước (4).

3Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị yêu cầu

KTCN

Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ gốc chưa hợp lệ, kế toán công nợ có trách nhiệm thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đã yêu cầu để giải quyết.

4Kiểm tra khách hàng có khoản trả trước hay không

KTCN

Hóa đơn, Phiếu thu, Báo có, Phiếu kế toán…vv

KTCN thực hiện kiểm tra xem khách hàng có phát sinh khoản trả trước hay không.+ Nếu có thì thực hiện bước(5).+ Nếu không có thì thực hiện bước (6).

5Chọn chứng từ thanh toán KTCN

Hóa đơn, Phiếu thu, Báo có, Phiếu kế toán…vv

Kế toán công nợ xác định chứng từ trả trước cho từng giao dịch.

6 Theo dõi công nợ KTCN Kế toán công nợ thực hiện theo dõi công nợ trên hệ thống.


8. QUY TRÌNH THU TIỀN HÀNG

8.1 Sơ đồ xử lý




hiện


Nội dung

1Thông báo nộp tiền


Bộ phận, đơn vị có nhu cầu nộp tiền thực hiện thông báo thu tiền cho KTCN.

2Lập giao dịch thu tiền KTCN

Phiếu thu, Báo có, Phiếu kế toán…vv

KTCN thực hiện lập giao dịch thu tiền trên hệ thống.

3 Phân loại KTCN

KTCN phân loại giao dịch để kiểm tra giao dịch là trả trước hay thu tiền công nợ.+ Nếu trả trước thực hiện bước (5).+ Nếu là thanh toán thực hiện bước (4).

4Xác định hóa đơn được thanh toán

KTCNHóa đơn, Phiếu thu, Báo có, Phiếu kế toán…vv

Kế toán công nợ xác định chứng từ trả trước cho từng giao dịch.

5 In phiếu thu KTCN Phiếu thu, Báo có, Phiếu kế toán…vv

Thực hiện in phiếu thu và lấy xác nhận của các bên liên quan.

6 Nhập quỹ Thủ quỹ Thủ quỹ nhập quỹ công ty


10. QUY TRÌNH BÙ TRỪ CÔNG NỢ

10.1 Sơ đồ xử lý.


10.2. Mô tả chi tiết


hiện


Nội dung

(1)Đề nghị bù trừ công nợ


Bộ phận, đơn vị có nhu cầu thanh toán cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị bù trừ công nợ.

(2)Kiểm tra biên bản bù trừ công nợ

KTCN

KTCN kiểm tra đề nghị, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và các giấy tờ liên quan.+ Nếu không hợp lệ thì thực hiện bước (3)+ Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4).

(3)Trả lời cho bộ phận, đơn vị đề nghị

KTCN

Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục không hợp lệ, KTCN có trách nhiệm thông tin lại cho các đơn vị, các bộ phận đã đề nghị.

(4)Cập nhật giao dịch bù trừ công nợ

KTCN- Phiếu bù trừ công nợ

KTCN thực hiện lập giao dịch bù trừ công nợ trên hệ thống, KTCN theo dõi duyệt chứng từ.

(5)Xác định hóa đơn được thanh toán

KTCN- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv

KTCN xác định những hóa đơn nào được thanh toán khi bù trừ công nợ.

(6) Duyệt chứng từ KTT/NĐUQ

- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv- Phiếu bù trừ công nợ

KTT hoặc người được ủy quyền dựa vào chứng từ bù trừ KTCN đã lập, thực hiện kiểm tra thông tin để duyệt chứng từ.+ Nếu duyệt thực hiện bước (7).+ Nếu không chuyển về bước (2).

(7)Theo dõi công nợ KTCN Kế toán công nợ tiếp tục theo dõi

công nợ trên hệ thống.


Quy trình Quản lý Công nợ phải...

Documents

Transcript of Quy trình Quản lý Công nợ phải...