QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Tài liệu nội bộ: mã số QT HR 01: quy trình tuyển dụngÁp dụng đối với toàn hệ thống Văn phòng Hoàng Long trên toàn quốc

• Mục đích

• Phạm vi áp dụng

• Quy trình và thủ tục tuyển dụng

• Đánh giá thử việc và Ký hợp đồng lao động

• Phụ lục: Quá trình phỏng vấn

I. MỤC ĐÍCH Nhằm cung cấp nguồn lực đáp ứng yêu cầu nhân lực của Công ty Mô tả quy trình tuyển dụng, hướng dẫn tuyển dụng và thống nhất

quy trình tuyển dụng tại Công ty.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất cả các vị trí ứng tuyển vào các bộ phận, phòng

ban trực thuộc Hoàng Long.

III. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

• Định nghĩa:

Tuyển dụng là lựa chọn những ứng viên có nhiệt huyết, có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc nhằm cung cấp nguồn lực đáp ứng được yêu cầu phát triển dịch vụ, kinh doanh của Công ty.

• Trách nhiệm:

- Trưởng các phòng ban: chịu trách nhiệm lập kế hoạch, đưa ra yêu cầu tuyển dụng, phỏng vấn vòng 1 và đưa ra kết quả vòng 1

- Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm sẵn sàng cung cấp nguồn lực, đăng tuyển, quảng cáo tuyển dụng, hoàn tất các quy trình tuyển dụng, đón nhân viên mới.

- Ban giám đốc: là người đưa ra quyết định cuối cùng

Xác định nhu cầuXác định nhu cầu

Tìm kiếm ứng viênTìm kiếm ứng viên

Đánh giá lựa chọnĐánh giá lựa chọn

Hướng dẫn hội nhập

Hướng dẫn hội nhập

Phỏng vấn ứng viênPhỏng vấn ứng viên

Quyết định tuyển dụngQuyết định tuyển dụng

IV. QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: (HR A01)

• Trưởng các phòng ban đưa ra yêu cầu vị trí cần tuyển dụng và điền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng

• Nhân viên tuyển dụng xem xét lại yêu cầu tuyển dụng và đối chiếu với kế hoạch nhân sự hằng năm. Các yêu cầu tuyển dụng nhân sự phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

• Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng đề xuất nguồn hỗ trợ tuyển dụng với quản lý nhân sự.

• Thời gian tuyển dụng tính từ ngày nhận đơn yêu cầu tuyển dụng đến ngày bổ nhiệm nhân sự mới:

- 15 ngày đối với CN không có tay nghề

- 30 ngày đối với CN có tay nghề

- 60 ngày đối với vị trí kỹ sư, nhân viên văn phòng, chuyên gia và giám đốc (Tuy nhiên, lịch trình này có thể thay đổi tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng vị trí …)

2. Mẫu phiếu yêu cầu tuyền dụng

Đang soạn thảo chưa hoàn thiện

3. Hướng dẫn hội nhập

• Thông báo cho những người có liên quan

- Thông báo Giám đốc nhân sự về nhân sự mới

- Báo cáo quản lý bộ phận có liên quan về thời gian đi làm của nhân viên mới.

- Thông báo về thời gian nhận việc của nhân viên mới và các thông tin có liên quan cho phòng hành chính, tiếp tân, bảo vệ và các phòng ban có liên quan trước ít nhất 3 ngày để chuẩn bị tốt cho ngày đầu tiên nhân viên mới đến làm việc.

• Thu xếp nơi làm việc của nhân viên mới.

• Lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới (giới thiệu công ty, nội quy lao động, an toàn lao động…)Đặt biệt, chú trọng đến các vấn đề về bảo mật thông tin: lương, bí mật công nghệ, chiến lược kinh doanh…

Trước khi nhân viên mới đến

Ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm

• Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong bộ phận.

• Phát nội quy lao động để nhân viên mới tự nghiên cứu .

• Giải thích các hoạt động bộ phận.

• Giải thích các mối liên hệ công việc

• Trò chuyện với nhân viên mới

• Giải thích cụ thể hoạt động bộ phận và các mối liên hệ trong công việc

• Xác định nhiệm vụ chính của nhân viên mới và đảm bảo bảng mô tả công việc được cập nhật đúng

• Xác định chương trình đào tạo cơ bản để nhân viên mới có thể làm việc tốt

• Chỉ định một người đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ hằng ngày cho nhân viên mới.

Nhân viên tuyển dụng

Nhân viên tuyển dụng

Quản lý bộ phận Quản lý bộ phận

V. ĐÁNH GIÁ THỬ VIỆC 60 ngày đối với lao động nhân viên văn phòng trình độ từ cao đẳng

trở lên. 30 ngày đối với các trường hợp còn lại.

Thời gian thử việc

Thẩm quyền đánh giá

Giám sát trực tiếpGiám sát trực tiếp

Quản lý bộ phậnQuản lý bộ phận

Giám đốc bộ phận

Giám đốc bộ phận

Tổng giám đốc

Tổng giám đốc

• Nhân viên chỉ được ký hợp đồng sau khi có xác nhận đánh giá thử việc và quyết định tuyển dụng của giám đốc bộ phận và Tổng giám đốc.

Quy trình đánh giá thử việc

1 tuần trước khi kết thúc

thời gian thử việc

1 tuần trước khi kết thúc

thời gian thử việc

DuyệtDuyệtBộ phận quản lý

trực tiếp - Đánh giá thử việc

Bộ phận quản lý trực tiếp - Đánh giá

thử việc

Ký HDLD chính thứcKý HDLD chính thức

Chấm dứt HD thử việc

Chấm dứt HD thử việc

đạt đạt

không đạtkhông đạt

Bản đánh giá thử việc (đang soạn thảo)

VI. PHỤ LỤC: QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG

A – HÀNH VI CỦA NGƯỜI PHỎNG VẤN1.Tự kiểm soát được bản thân Người phỏng vấn cần tự kiểm soát được bản thân trong từng lời nói và hành động:•Người phỏng vấn đang đại diện cho doanh nghiệp, mang giá trị doanh nghiệp chứ không phải mang giá trị cá nhân.Vì thế:-Không thể phát ngôn theo thói quen-Không thể nói hai lời-Không thể nói những nội dung chưa chắc chắn lắm-Không thể ngồi nghiêng ngả, lắc lư, gãi đầu, gãi tai-Không thể vừa phỏng vấn vừa nhai kẹo cao su, uống café-Và không thể dùng ngón tay chỉ trỏ vào mặt ứng viên

1. Đừng quá nhấn mạnh những thông tin xấu:

Dù chỉ tìm được 1 ít thông tin xấu cũng có thể dẫn đến từ chối ứng viên xin việc.

Ví dụ: ứng viên này ở công ty trước sếp không ưa vì hay đấu tranh, đòi hỏi

Nên nhớ rằng môi trường sẽ tạo dựng hoặc thay đổi một con người

Và trong cuộc đời ai không có sai phạm? Vấn đề là ở PHÍA TRƯỚC

Người tuyển dụng thường nhạy cảm với những thông tin xấu là vì:

• Người làm công tác tuyển dụng ít được khen khi tuyển được người tốt, nhưng lại bị phạt

khi tuyển nhân viên không tốt.

• Người làm công tác tuyển dụng muốn tránh những tín hiệu xấu nên thường từ chối những

ứng viên có thông tin xấu.

Tóm lại người phỏng vấn phải nhìn ứng viên từ góc độ KHÁCH QUAN nhất

3. Tránh những kiểu dập khuôn:

Người tuyển dụng rất dễ sử dụng một cách dập khuôn các câu hỏi và cách hỏi cho

các ứng viên khác nhau.

Điều này có những hạn chế:

• Làm cho cuộc tiếp xúc trở nên tẻ nhạt, không hứng thú

• Dễ bị ứng viên “bắt bài”

• Không khai thác hết điểm mạnh, yếu ở từng ứng viên

Người phỏng vấn tuyển dụng cần linh hoạt khi sử dụng các câu hỏi cho từng đối tượng

khác nhau:

Đã có gia đình / chưa có gia đình

Nam / nữ

Kinh nghiệm / chưa kinh nghiệm

Đã đi làm / mới ra trường

Lớn tuổi / còn trẻ

Tóm lại, người phỏng vấn phải biết thay đổi câu hỏi: THEO TỪNG ĐỐI TƯỢNG

4. Không nên để ứng viên thu hút:

Việc gây ấn tượng của ứng viên từ đầu có thể ảnh hưởng đến quyết định của người

phỏng vấn,

Song quyết định đó có thể không liên quan gì đến sự thành công trong công việc

sau này của ứng viên.

Người phỏng vấn thường bị thu hút bởi:

Sơ yếu lí lịch tốtQuá trình học tập, đào tạo của ứng viênLời tiến cử của người khácVẻ bên ngoài của ứng viên: hình dáng, cách ăn nói …

Người phỏng vấn nên phát ra tín hiệu để thu hút ứng viên trong suốt quá trình

phỏng vấn, không nên để ứng viên thu hút.

Người phỏng vấn phải rèn luyện bản lĩnh và khả năng tổng hợp nhiều nguồn thông

tin khác nhau để ra quyết định.

Không nên đánh giá chỉ dựa trên những điểm tương đồng với người phỏng vấn.

Tóm lại người phỏng vấn phải biết: CÂN BẰNG

5. Cần tránh tín hiệu tương phản:

Một ứng viên giỏi vào phỏng vấn sau những ứng viên “trung bình” thì có thể được

đánh giá năng lực giỏi hơn mức ứng viên có.

Ngược lại, một ứng viên “trung bình” vào phỏng vấn sau những ứng viên giỏi

thường bị đánh giá kém hơn mức năng lực thực tế của họ.

6. Không nên tốn thời gian:

Việc trao đổi những thông tin không liên quan đến công việc có thể nhằm phục vụ

cho những mục đích khác nhưng phải có chủ ý trước và phải kiểm soát thông tin

một cách chặt chẽ.

Việc trao đổi những thông tin không liên quan đến công việc dễ làm cho các ứng

viên có nhận xét không hay về người phỏng vấn và doanh nghiệp.

Tóm lại, người phỏng vấn phải tự nhủ: CHỐN CHUYÊN NGHIỆP CẦN NGƯỜI

CHUYÊN NGHIỆP

B – SAU PHỎNG VẤN

1.Mỗi người phỏng vấn đánh giá các ứng viên một cách độc lập theo tiêu chuẩn đã đề ra .2.Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin do mình thu nhận được trong 1 cuộc họp ngắn và đi đến thống nhất trong việc lựa chọn ứng viên.3.Trong trường hợp vẫn không thống nhất được ý kiến thì cần có các cuộc tìm hiểu bổ sung thêm thông tin cho những vấn đề còn chưa sáng tỏ.4.Những ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc một cách tốt nhất sẽ được ưu tiên chọn trước. Khi kết quả đã được khẳng định ta lập danh sách ứng viên đạt.5.Soạn thảo và gửi thư cảm ơn tới những người không đạt yêu cầu trước. Sau đó mới đến gửi thư thông báo cho những ứng viên đạt yêu cầu.6.Tổng kết hồ sơ, kết thúc công tác phỏng vấn. Chuẩn bị mời ứng viên vào nhận việc.

KẾT:

Thực hiện đúng quy trình là bạn đã Chuyên nghiệp hóa công tác tuyển dụng của Doanh nghiệp, đem về những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp, đóng góp cho sự phát triển bền vững của công ty Hoàng Long.