QUẢN LÝ SỰTHAY ĐỔI

Management of change

Capt. Tiếu Văn Kinh6.2010

YẾU TỐ - 7 QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

BiẾN ĐỔI LÀ QUY LUẬT CỦA TƯ NHIÊN

SỰ THAY ĐỔI (CHANGE) LÀ GÌ ?

Đó là một hành động (sự việc) dẫn tới một cơ cấu, một cấu trúc mới; một quy trình mới , một cách làm mới ...

Các loại thay đổi:- Thay đổi lớn;- Thay đổi vừa;- Thay đổi nhỏ;- Thay đổi khẩn cấp.Người ta vẫn còn bàn cải không giới hạn thế nào là sự thay đổi.

SỰ THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH NGHIỆP

Sự thay đổi trong doanh nghiệp ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp:

những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại hệ thống quản lý,

tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý an toàn, huấn luyện, nhân sự, kỹ thuật, tăng ngành nghề kinh doanh,

nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa doanh nghiệp, văn hóa an toàn, đào tạo huấn luyện, chăm sóc nhân viên thuyền viên ...

SỰ THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH NGHIỆP (tiếp)

Sẽ thật sai lầm nếu duy trì những tư tưởng bảo thủ, vì lợi ích riêng chống lại sự thay đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang từng bước dấn sâu vào con đường dẫn tới sự sụp đổ.

Thay đổi là một thử thách thực sự đối với doanh nghiệp. Đây chính là lúc nhà lãnh đạo cần phải hành động linh hoạt và khéo léo để làm cho quá trình thay đổi được diễn ra thuận lợi, hiệu quả và không gây ra tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động kinh doanh.

6 BƯỚC THỰC HiỆN SỰ THAY DỔITuân theo 6 bước dưới đây, bạn sẽ hạn chế được những biến động xấu nói chung trong thời gian diễn ra một thay đổi nào đó tại công ty mình, đồng thời đảm bảo việc thay đổi đạt được kết quả tốt nhất:Bước 1: Thiết lập các mục tiêu cụ thể; Bước 2: Tổ chức và lên kế hoạch; Bước 3: Tăng cường giao tiếp, tiếp nhận thông tin; Bước 4: Huấn luyện, truyền đạt, động viên sự hợp tác; Bước 5: Phát triển nhân viên, phục vụ giai đoạn đổi mới;Bước 6: Đánh giá và Phân tích: - kỹ năng lãnh đạo của người đứng đầu và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân,- xây dựng quan hệ làm việc bền vững ở tất cả các cấp độ,- Một nhà lãnh đạo tầm cỡ cần có niềm đam mê thực sự trước thành công của toàn bộ công ty, thân thiện với nhân viên, công bằng, tạo dựng lòng tin và có luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi sự thay đổi.

CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN CỦA “QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI” NHƯ SAU:

Luôn luôn đặt ra các câu hỏi sau đây trong “Quản lý sự thay đổi”:

WHAT : CÁI GÌ ? WHY: TẠI SAO ? HOW : NHƯ THẾ NÀO ? WHEN: KHI NÀO ? WHERE: Ở ĐÂU ?

CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN...(tiếp):WHAT- CÁI GÌ ?

Đó là một phương pháp, công cụ, kỹ năng quản lý sự thay đổi trong hệ thống hiện tại đang vận hành. Nó được áp dụng để đạt được kết quả mong muốn và để thực hiện một cách có hiệu quả sự thay đổi trong một tác nhân biến đổi riêng biệt nào đó.

CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN...(tiếp):WHY – TẠI SAO ? Nhằm đảm bảo đưa ra các phương

pháp được tiêu chuẩn hóa cũng như các quy trình được áp dụng để xử lý nhanh chóng và hiệu quả tất cả sự thay đổi nhằm giảm đến mức tối thiểu các tác động lên chất lượng dịch vụ của sự thay đổi có liên quan đến các sự cố và nhờ đó cải tiến các hoạt động thường xuyên và thiết yếu của một tổ chức.

CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN...(tiếp):

HOW –NHƯ THẾ NÀO ? Bằng đánh giá và phân tích rủi ro; Bằng KPI (chỉ tiêu đánh giá) và các

dữ liệu thống kê; Bằng cải tiến cường độ các lá

chắn (một khái niệm trong QLAT); Phân tích sự thay đổi; Phân tích các lá chắn;

CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN:

WHEN – KHI NÀO ? Nếu sự thay đổi đã xảy ra ? Nếu sự thay đổi đã được xác định

? Nếu sự thay đổi đã được đưa vào

kế hoạch ?

CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN...(tiếp):

WHERE - Ở ĐÂU ? Ở trên tàu hay ở tổ chức của

công ty (trên văn phòng) Điều kiện môi trường:

- Trên biển;- Trong cảng;- Trong khi tiếp cận cảng;- ...

TMSA2 - TANKER MANAGEMENTAND SELF ASSESSMENT 2

(CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀU DẦU VÀ TỰ ĐÁNH GIÁ)

Trong YẾU TỐ 7- QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI (MOC)Cấp độ 1.1 (Stage 1.1) chỉ ra rẳng: “Công ty tàu phải có một QUY TRÌNH

bằng văn bản dành cho việc Quản lý sự thay đổi “.

Quy trình phải nói rõ nó sử dụng khi nào ? Tuân thủ quy trình như thế nào ?

QUY TRÌNH TỔNG QUÁT “QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI” SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI

NHU CẦUTHAY ĐỔI

YÊU CẦU HỖ TRỢ CẦN

THIẾT

YẾU CẦU THỰC HiỆN

CHẤP NHẬN

HÀNH ĐỘNG

ĐÁNH GIÁRỦI RO

PHÊ CHUẨN

H.LUYỆN, TH.BÁO &THỰC HiỆN

PHÂN TÍCH

KẾT QUẢ - (CÓ THỂ DẪN TỚI MỘT SỰ THAY ĐỔI TiẾP THEO)

QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI (THEO SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI) tiếp

Nhu cầu thay đổi (Need): Có nhu cầu cải tiến hệ thống; quy trình, quy định, hướng dẫn ... bao gồm lý do sự thay đổi, giải thích mối liên quan của sự thay đổi đến an toàn và môi trường ( 2.1. 7A)

Yêu cầu cần thiết (Requirement): Nhân sự và dữ liệu cần thiết;

Yêu cầu thực hiện (Request): Bởi tàu hay văn phòng (người chịu trách nhiệm);

Chấp nhận (Acceptance): SQM/Tech/ Ops Manager; Hành động (Action): Tiến hành hiệu chỉnh; Đánh gía rủi ro (Risk Assessment): tất cả các sự thay đổi

tạm thời hoặc lâu dài đối với các quy trình hay các trang thiết bị trên tàu phải được đánh giá rủi ro.(theo cấp độ 2.1, element 7, 1.1 7A )

QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI (THEO SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI) (tiếp)

Phê duyệt ( Approval): TGĐ/Ban Tư vấn; (theo cấp độ 1.2, element 7)

Huấn luyện thông báo & Thực hiện (implementation): Tại tàu hoặc văn phòng; (theo cấp độ 2.2, element 7, 3.1 7A)

Phân tích sự thay đổi (Change Analysis): - Phân tích sự xê dịch giữa điều mong muốn và thực tế.

- Phải có văn bản soát xét hàng năm về những tác động của tất cả các sự thay đổi nhằm bảo đảm đạt được các mục tiêu đã đề ra (theo cấp độ 4.1, element 7).- Đối với những thay đổi lớn đối trong bộ máy văn phòng, thì quy trình quản lý sự thay đổi đòi hỏi một cuộc soát xét chi tiết về tác động của nó đối với bộ máy văn phòng và hệ thống quản lý. (theo cấp độ 4.2, element 7). - nhận diện hậu quả tiềm ẩn, có biện pháp giảm thiểu

rủi ro (3.2. 7A)

CÁC DẠNG THAY ĐỔI Có hai dạng thay đổi:1. Thay đổi theo kế hoạch.2. Thay đổi không theo kế hoạch.

1. Thay đổi theo kế hoạch –có phê duyệt trước hoặc sự thay đổi mang tính tiêu chuẩn:

Ví dụ - Thay đổi lớn: Thay đổi vị trí tập hợp khẩn cấp, thay đổi hệ thống quản lý ...

- Thay đổi nhỏ:Thay đổi trong DMKT gia công nóng.

CÁC DẠNG THAY ĐỔI (tiếp)

2. Thay đổi đột xuấtLà loại thay đổi khẩn cấp –Đòi hỏi các bước thay đổi nhanh chóng.- Thay đổi trong Tổ chức (thay đổi không mong muốn nhân sự chủ chốt trên tàu, nhân sự chủ chốt trên văn phòng từ chức)- Tác động xấu của sự thay đổi (trên tàu hoặc trên văn phòng)

- - NHân sự bị ảnh hưởng bới sự thay đổi (trực tiếp hay gián tiếp)

CÁC DẠNG THAY ĐỔI KHÁC

Thay đổi trực tiếp:- Thay đổi phương phápThay đổi không trực tiếp:- Thay đổi thiết bị,- Nhân sự,- Trách nhiệm,- Cơ quan quản lý, - Văn bản/PMS

Thay đổi phương pháp (Trực tiếp)

Các loại thay đổi phương pháp: Phương pháp mới: Ví dụ,- Lắp ráp “Hải đồ điện tử ECDIS” trên tàu;- Lắp ráp hệ thống kiểm soát dữ liệu điện tử trên tàu.

Phương pháp sẵn có: ví dụ,- Sửa đổi mẫu “Kế hoạch hành trình”.- Thay đổi tần suất xem xét QMS

Thay đổi trang thiết bị(không trực tiếp)

- Bổ sung thêm;- Thay thế;- Cho dừng hoạt động;- Giảm tính năng hoạt động;- Hoán cải

Thay đổi nhân sự

Tổ chức trên tàu – ví dụ thay đổi Thuyền trưởng

Tổ chức trên bờ - ví dụ thay đổi Trưởng bộ phận, người quản lý;

Tổ chức phụ trợ - thay đổi Đại lý ...

Thay đổi trách nhiệm

Thay đổi trách nhiệm dẫn tới thay đổi phương pháp,

- Đánh giá;- Huấn luyện;- Kinh nghiệm và tuổi tác;- ...

Thay đổi cơ quan quản lý

- Thay đổi đăng kiểm; -Thay đổi quốc gia cờ tàu; -Thay đổi các quy định của CLASS,

FLAG, IMO, ...

Tiến hành “Quản lý sự thay đổi” như thế nào?

Rút ra các nhu cầu “Q.lý sự thay đổi” từ:

- Ban quản lý an toàn trên văn phòng (tập họp và xem xét các yêu cầu thay đổi từ tàu, phòng ban);

- Mục tiêu hàng năm theo KPIs;- Xem xét hàng quý/tình hình thực hiện mục tiêu;- Phân tích thống kê;- Các mục tiêu đạt được;- Thay đổi phương pháp nếu thấy cần;- Phân tích sự thay đổi.

LƯU HỒ SƠ SỰ THAY ĐỔI

Các biên bản về quản lý sự thay đổi được lưu giữ nhằm phục vụ mục đích kiểm tra xác nhận (2.3 Element 7)

Phải có mẫu: YÊU CẦU THAY ĐỔI

Yêu cầu thay đổi; Các biên bản làm

quen; Chương trình, bằng

chứng huấn luyện; Biên bản thông báo sự

thay đổi; Lưu giữ hồ sơ bản vẽ

của tàu từ ban đầu nhận tàu; kiểm soát sự liên tục của thông tin;

...

MẪU YÊU CẦU THAY ĐỔI CHANGE REQUEST FORM (CRF)

Ít nhất phải có các nội dung: Requester: Date Requested: Type of Change: Description of Change:

----------------------------

Reason for Change (benefits):----------------------------

Implications of No. Action:----------------

Date Received: ----------------- DP/QMR