¿Qué es Control en el Proceso Administrativo?

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. 

Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una óptima labor gerencial. 

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración. 1

Importancia:Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el

mejor de los planes se puede desviar. El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.2

1 https://jcvalda.wordpress.com/2010/03/10/el-control-administrativo-su-importancia/2 Ídem

PrincipiosEstos son los principios básicos de mayor importancia.

El sistema de control debe estar actualizado: Esto nos indica que el sistema de control de be de estar actualizado demuestra verdadero interés en el objetivo del control., Ya que está relacionado con el presente, con lo que está ocurriendo en al actualidad para cerciorarse de que los planes se desenvuelvan en la forma prevista.

El sistema de control debe mantener un registro de todos los objetivos: Esto nos indica que para lograr las metas y objetivos de la organización en general es imprescindible que tanto los departamentos como las diversas áreas de funcionamiento cumplan con sus objetivos, así con este registro que se tomaran medidas correctivas en el momento y en el sitio requerido, siempre habrá una coordinación de esfuerzos en toda la empresa.

El sistema de control debe de prestar especialmente interés para evitar cualquier desviación en los objetivos: El hecho de detectar cualquier anomalía no implica que se pretenda corregir al gerente, sino que simplemente se trata de ayudarle a elegir la medida correctiva que resulte más eficaz. Si el sistema de control no detecta las anomalías en forma minuciosa, el gerente se ve obligado a perder tiempo muy valioso para analizar e interpretar los reportes que se le proporcionan. Asimismo, existe la posibilidad de que pasen inadvertidos los problemas potenciales.

El sistema debe de informar al empleado sobre cualquier desviación: este principio nos indica que conviene comunicarle al empleado cualquier anomalía que se presente. Esto implica que el superior no tenga que estar informado del movimiento de las operaciones, sino que si el empleado debe dirigir y controlar su propio rendimiento debe de estar constantemente enterado de la forma en que va progresando. Si se expiden informes acerca del rendimiento del personal, el empleado siempre estará dispuesto a modificar cualquier actitud o hábito para incrementar su desarrollo sin sentir que se le está presionando u obligado a hacerlo. Asimismo, el gerente dejará de ser un “capataz” de su personal y sabrá orientarlo en forma adecuada. Tan sólo intervendrá si observa que no se están siguiendo sus indicaciones ó si hay un rezago en el trabajo debido a una falla en la labor que desempeñan los empleados. Este enfoque de control es más positivo.

El sistema debe mostrar las responsabilidades individuales al igual que los resultados globales: Este principio nos indica que los resultados globales son la suma de los resultados obtenidos por cada uno de los empleados. De modo que el sistema de control debe de estar planeado de tal modo que contenga un registro de los resultados individuales, así como un registro de los resultados globales. Si el sistema no da la debida atención las responsabilidades de cada empleado, no sólo existe la posibilidad de que no se obtengan los resultados

globales, sino que también existe la posibilidad de que se detecten errores una vez que éstos ya han sido cometidos. Todo esto contradice al objetivo del control.3

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.4

 Etapas del controlEn general, el proceso de control, cualquiera sea el objeto (humano o material) que

se quiera controlar, puede ser dividido en cuatro etapas: 1) establecimiento de normas; 2) medición de la actividad; 3) evaluación de la actividad pasada o futura, de acuerdo con las normas establecidas, y 4) la corrección de las desviaciones.

3 http://html.rincondelvago.com/proceso-administrativo-de-control.html4 http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#ele

1. Establecimiento de las normas. Las normas representan las metas de la planificación. Se procura, en general, que ellas sean cuantificables, lo que requiere, sin duda, un buen trabajo de planificación. La más importante de las normas es el volumen de producción. Otros ejemplos de normas dentro de la empresa pueden ser el número de piezas rechazadas por defectuosas; la cantidad de horas - hombre trabajadas; el volumen de las ventas y muchos otros aspectos que se pueden medir físicamente. También las normas se pueden expresar en términos monetarios, de costos, de ingresos y de inversiones.

2. Medición de las actividades. Problemas de Medición. En la medición del trabajo realizado, algunas actividades pueden ser muy simples de medir, mientras que otras presentan serios y difíciles problemas. Por ejemplo, un trabajo que es repetitivo fluye en una corriente bastante estable y es totalmente objetivo y puede ser medido, en general, de una manera bastante precisa: Esto sucede cuando pensamos en una línea de producción, como es el caso de una línea de fabricación de galletas. El trabajo se va controlando a medida que las galletas van pasando por diferentes puntos dentro del proceso y, en general, no presenta problemas delicados. Igual cosa se puede decir de la producción de cemento, de planchas de acero, de bolas para molinos mineros, etc.

3. Evaluación de la actividad. Una vez que se ha obtenido información de la actuación, sea por observaciones personales, por informes orales o escritos, el tercer paso o etapa es la evaluación de la situación mediante la comparación de ella con la norma de control.

4. La corrección de las desviaciones. Esta última etapa es vital para un control efectivo. Se la puede considerar como un esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la actuación se iguale a lo esperado. Si se hacen estimaciones, si se buscan informaciones sobre la actuación, si se efectúan las comparaciones correspondientes y se determinan las áreas donde hay problemas y nada se hace por eliminarlos, entonces, todo el esfuerzo desarrollado no significará nada y será tiempo perdido. Los errores volverán a cometerse y el control quedará reducido a un concepto sin valor. Cada vez que se descubran variaciones importantes no sólo significa que debe tomarse una acción inmediata y vigorosa, sino que es imperativo hacerlo. Un control efectivo no puede tolerar atrasos, excusas, compromisos o excepciones excesivas.5

Conclusión El control sirve principalmente para mejorar la calidad debido a que se detectan

las fallas y se corrige el proceso para eliminar esos errores implementando la producción en ciclos más rápidos, además ayuda a enfrentar el cambio de niveles de producción respondiendo  a las amenazas o las oportunidades que traigan las nuevas expectativas y competitividades de mercado, ayuda además a delegar mejor las funciones de trabajo y a fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo para que así el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

5http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farmaceuticas/johanseno/cap5/parte2.html