Quản lý dự án - góc nhìn Quản lý dự án - góc nhìn Phương pháp luận sáng tạoPhương pháp luận sáng tạo

Nguyễn Bích ThùyNguyễn Bích Thùy

01688 358 60301688 358 603

nguyenbichthuy281@gmail.comnguyenbichthuy281@gmail.com

Mục đích của việc quản lý dự án

• Sử dụng thời gian tối ưu• Giảm thiểu rủi ro• Hạn chế lãng phí nguồn lực

Mô hình quản lý dự ánMô hình quản lý dự án

Xác định và tổ chức

Xác định và tổ chức

Kết thúcKết thúcQuản lý thực hiện

Quản lý thực hiện

Lập kế hoạchLập kế hoạch

Điều chỉnh

Học hỏi cho các dự án tương lai

Điều chỉnh cho dự án hiện tại

Bước 1: Xác định và tổ chứcBước 1: Xác định và tổ chức

• Xác định mục tiêu

• Tổ chức công việc

Mục tiêu rõ ràng thể hiện ntn ?Mục tiêu rõ ràng thể hiện ntn ?

- Bản tuyên bố dự án - Bản tuyên bố dự án

- Câu hỏi trong thang máy- Câu hỏi trong thang máy

Mục tiêu rõ ràng thể hiện ntn ?Mục tiêu rõ ràng thể hiện ntn ?

-Nhóm chúng tôi đang thiết kế lại website với 3 mục tiêu: hỗ trợ từng nhóm sản phẩm khác nhau, cập nhật và xử lý dữ liệu nhanh hơn, ít tốn kém hơn và tăng cường thông tin cho khách hàng

-Nhóm chúng tôi đang tái sắp xếp toàn bộ quy trình dịch vụ khách hàng. Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc gọi của khách hàng sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vong 3 phút

Từ mục tiêu Từ mục tiêu Biện pháp Biện pháp

“Sự chỉ đạo không rõ ràng và quá trừ tượng có thể làm lãng phí thời gian của các thành viên trong nhóm và kéo họ vào mâu thuẫn khi họ đấu tranh để nhất trí về những gì họ cho rằng thưc sự cần làm. Mặt khác, sự chỉ đạo quá rõ ràng và chi tiết có thể làm giảm sự tận tâm của các thành viên đối với công việc, đôi khi còn xúi giục những hành vi ngoài ý muốn và thậm chí là đi ngược lại với đạo đức”

Leading Teams – Richard Hackman

Mục đích và biện pháp thực hiệnXác định rõ mục tiêuXác định rõ mục tiêu

KHÔNG

Xác Xác định định rõ rõ biện biện pháppháp

KHÔNG

CÓ

CÓ

HỖN LOẠN

ĐI LỆCH HƯỚNG

LÃNG PHÍ NHÂN LỰC

CÔNG VIỆC TỰ QUẢN LÝ, ĐỊNH HƯỚNG THEO MỤC TIÊU

Xác định phạm vi dự ánXác định phạm vi dự án

Xác định mục tiêu Xác định biện pháp Lựa chọn những biện pháp nào thuộc phạm vi dự án cho phép

Định nghĩa khái niệm phạm vi dự ánĐịnh nghĩa khái niệm phạm vi dự án

• Phạm vi dự án là những gì nên hay không nên đưa vào dự án

• Không gian mâu thuẫn• Là những quy định thỏa thuận về thời gian, chi

phí , chất lượng …

Câu hỏi đặt ra Câu hỏi đặt ra

• Mô hình quản lý dự án có phải là một hệ thống hay không ?

TL: Đây là một hệ thống và hệ sẽ tiến tới hệ tự lập

• Trong hệ thống này đâu là mối liên kết thể hiện năng lượng, thông tin, chất … ?

TL: Phải thể hiện dưới dạng hình vẽ, liệt kê , phải xác định những yếu tố có trong hệ thống, khi đi vào dự án cụ thể mới phân loại

• Những yếu tố đã được xác định, nếu tôi tác động vào yếu tố đã chọn thì kết quả sẽ ntn?

TL: Dựa trên biểu hiện dưới dạng văn bản, hình vẽ• Trong quá trình thực hiện dự án, những yếu tố nào

sẽ cố định những yếu tố nào sẽ thay đổi ? TL: Không trả lời được, nó dựa trên chiến lược

Câu hỏi đặt ra Câu hỏi đặt ra

• Xác định mục tiêu là xác định cái gì ? Các chiều xem xét tính hệ thống, TL: Là cái này Tình huống vấn đề xuất phát ưu tiên Bài toán đúng cần giải

• Làm thế nào để xác định mục tiêu phù hợp với các quy luật khách quan ?

TL: Học quy luật khách quan • Các chiều xem xét tính hệ thống có mối quan hệ

với nhau như thế nào ? Bằng nhau, Không thể Ưu tiên Chứa trong , chẳng phảiTL: Xem xét có thể mang tính chủ quan, co thể do đòi hỏi khách quan, xem để làm gì, đặt vào trong môi trường, ngữ cảnh của bài toán

Câu hỏi đặt ra Câu hỏi đặt ra

• Có phải xác định phạm vi dự án là xác định các thang bậc hệ thống, các yếu tố được phép sử dụng trong hệ thống không ?

• Làm thế nào để biết bài toán thay đổi hệ ít nhất ? Ở thang bậc hệ thống thấp Tuân theo tiêu chuẩn quyết định tốt

• Làm thế nào để biết hệ đã cạn khả năng phát triển để chuyển lên hệ trên ? Đọc 8 dấu hiệu của hệ cạn khả năng phát triển Cảnh báo trước không phải đọc là dùng được

• Làm sao lập được phổ các bài toán ?

Nhân lựcNhân lực

Thời gianThời gian

Ngân sáchNgân sách

Công cụCông cụ

Quản lý rủi roQuản lý rủi ro

• Dù các dự án công nghệ thông tin ( IT ) đã liên tục được triển khai từ hơn 40 năm nay, nhưng nhiều dự án IT lớn ngày nay vẫn không tránh khỏi thảm họa. Tại sao vậy ? Một phân tích về những trường hợp này cùng với cuộc nghiên cứu kéo dài suốt 10 năm qua đã cho thấy có 3 thiếu sót đặc biệt quan trọng … Đó là : Không đánh giá hết rủi ro của việc thực hiện dự án vào thời điểm cấp vốn

Không tính đến độ phức tạp của một dự án lớn

Không nhận ra rằng các dự án khác nhau cần có những cách quản lý khác nhau

Các giải pháp đề xuấtCác giải pháp đề xuất

• Tiếp cận nhiệm vụ nhiều lần• Có chu kỳ ngắn• Đề cao việc bàn giao kết quả sớm

• Bố trí vào dự án những người có khả năng học hỏi và thích nghi với tình hình mới

• Ít phụ thuộc vào các công cụ ra quyết định có tính dự báo

Sự hỗ trợ của khoa học tổng quát Sự hỗ trợ của khoa học tổng quát trong việc tiếp thu kiến thức của khoa trong việc tiếp thu kiến thức của khoa

học cơ sởhọc cơ sở

• Phần trình bày đến đây Phần trình bày đến đây kết thúc kết thúc

• Xin mọi người ném đá Xin mọi người ném đá nhẹ taynhẹ tay