Qmt Project 2011
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Intranet qmtProject 2011
Un cliente, una solución
www.qmtconsulting.com
Bases del éxito
Intranet qmtProject, la gestión integral de procesos
JAIME SANAHUJA Y ASOCIADOS es una empresa de
arquitectura con sede en Castellón especializada en
proyectos de arquitectura, diseño y urbanismo con
un equipo de 18 personas.
Este equipo humano, y la cantidad y diversidad de
los proyectos que el despacho está produciendo en
los últimos ha necesitado de unas herramientas
potentes de gestión, capaces de organizar de
manera eficaz el trabajo, con el añadido de
realizarse en dos sedes diferentes (Castellón y
Valencia).
D. Jaime Sanahuja, socio-director del Estudio
explica: “La implantación de la intranet
qmtProject supone para Jaime Sanahuja y
Asociados, la posibilidad de organizar el trabajo y
coordinar las actividades de manera ordenada,
máxime con la dificultad añadida de trabajar en
lugares diferentes y con la idea de futuro de abrir
también nuevos lugares de trabajo: Maestrazgo ,
País Vasco, La Rioja, Baleares, …
QMT Consulting posibilita este importante y por
otra parte necesario salto cualitativo y
cuantitativo, ya que además de las herramientas
informáticas de organización y gestión, realizan
una valiosa labor de consultoría de gestión y
desarrollo empresarial introduciendo en nuestra
filosofía y funcionamiento de empresa conceptos
tan importantes como visión global, marketing,
cuadro de mandos integral, organigrama
funcional, procedimientos de trabajo, finanzas,
objetivos estratégicos, etc… tan necesarios para
cualquier empresa de servicios pero tan alejadas
de las herramientas que normalmente vienen
utilizando los estudios de arquitectura”.
www.jaimesanahuja.com
La implantación de una solución tecnológica como qmtProject 2011 permite a las
empresas gestionar todos sus procesos de gestión y aumentar su productividad.
Destacamos las siguientes mejoras que aporta la Intranet qmtProject:
Mejorar la planificación y gestión de los trabajos realizados
Conseguiremos planificar eficientemente los trabajos (expedientes, proyectos,
delegaciones, centros de costes, …) con la creación de modelos de planificación (check
list) por fases y tareas y tendremos integrados todos los procesos de gestión vinculados a
un expediente (fichas de control, hojas de seguimiento, comunicaciones, gestión
documental, incidencias, revisiones, …).
Mejorar la cuenta de resultados
Conseguiremos controlar los costes previstos y los costes reales de los expedientes o
proyectos y analizar las desviaciones para mejorar nuestra estrategia de precios y
costes.
Mejorar la productividad y reducir los costes “no operativos”
Conseguiremos hacer más trabajo en menos horas gracias a tener definidos y
parametrizados los “flujos de procesos” a nivel de planificación y ejecución e
integración de la información y documentación de los trabajos realizados en una única
base de datos relacional.
Mejorar la capacidad de coordinar los participantes de un expediente
Conseguiremos coordinar a todos los agentes que intervienen en un trabajo (propiedad,
colaboradores internos y colaboradores externos) a través del acceso a la “extranet”
corporativa con un control total de los permisos de cada usuario.
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Acceso remoto a su oficina
El acceso a qmtProject 2011 puede realizarse desde cualquier
ordenador con conexión a internet (extranet) o desde la oficina a
través de la red lan.
Los usuarios acceden a su “portal corporativo” donde podrán
gestionar sus novedades (mensajería, tareas, reuniones,
solicitudes, anuncios, …) o acceder a su “portal personal” con las
funcionalidades asociadas a sus permisos dependiendo de su perfil
y responsabilidades.
Gestión de agendas y comunicaciones
Acceso a las agendas compartidas y al correo electrónico de
cada usuario con la finalidad de disponer una única base de
datos con toda la información integrada.
El Webmail corporativo está sincronizado – vía imap- con
otros dispositivos (iphone, blackberry, outook, …).
El usuario podrá vincular, directamente, sus e-mails a un
proyecto y/o expediente creados en la base datos.
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Gestión integral de proyectos y expedientes
Todos los expedientes integran una serie de funcionalidades que
permiten la total trazabilidad de su flujo de procesos (fichas de
gestión, módulos de planificación de fases y tareas, hojas de
seguimiento, control de costes y facturación, gestión documental,
control de incidencias, …).
Cada proyecto integrará las herramientas de gestión necesarias
para garantizar la trazabilidad de todos sus procesos.
El módulo de gestión de proyectos permitirá generar informes a
través de Crystal Reports y gráficos exportables a excel y pdf.
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Gestión económica y financiera
qmtProject 2011 es un programa de facturación y control
financiero de la empresa que permite, no sólo disponer de la
información básica de gestión (presupuestos, facturación,
pendientes de cobro/pago) si no que también permite el control
“analítico” de resultados por proyecto, cliente, colaborador,
equipo, periodos temporales, …
En cualquier momento podemos conocer el resultado económico
del proyecto y sus posibles desviaciones para tomar decisiones
efectivas.
Cuadros de mandos y gestión del sistema de
calidad
Las empresas que tengan implantado un sistema de calidad
(iso 9001, iso 14001, …) podrán gestionar toda la
documentación y los procesos de gestión directamente con
qmtProject 2011 (para que no existan “dos” sistemas
paralelos…).
Además, se podrán configurar cuadros de mandos de gestión
con indicadores, objetivos y desviaciones.
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Gestión documental
El objetivo del gestor documental de la intranet es doble:
• por un lado, permite crear la estructura “tipo” de carpetas de
proyecto en el servidor para que todos los proyectos sean
coherentes.
• por otro lado, permite acceder a los documentos del proyectos
desde la oficina (red lan) o desde un acceso externo (internet).
Gestión de informes relacionales
qmtProject 2011 integra una potente herramienta de
elaboración de informes (Crystal Reports) que permite la
creación de cualquier informe que relacione las bases de
datos de todos los módulos funcionales.
Por defecto, qmtProject 2011 lleva incorporados un gran
número de informes que el usuario podrá personalizar según
las necesidades de su empresa.
La opinión de nuestros clientes:
“ La implementación de la intranet qmtProject ha supuesto para BAAS la posibilidad de crecer
ordenadamente: partiendo de un despacho pequeño, casi artesanal, formado por un equipo de
entre cuatro y cinco colaboradores internos, BAAS decidió dar el salto a la profesionalización del
estudio, formando una SL y ampliando sus instalaciones y el número de colaboradores.
Para dar este salto cualitativo y cuantitativo a sido de gran valor la colaboración con QMT
Consulting, que nos asesoró en la manera de definir procesos y objetivos, de organizar una
estructura hasta el momento poco jerarquizada definiendo un organigrama interno, de generar
un “libro de estilo”, …
A nivel de gestión, la intranet qmtProject ha sido de gran ayuda al reunir en una sola aplicación
la respuesta a muchos de los problemas con que nos encontramos día a día: proyectos
(seguimiento de las diferentes fases, licencias, requerimientos, listados de control de entregas
[check-list]; personal (agenda, contactos, número de colaboradores asignados a un proyecto,
horas trabajadas vinculadas a las diferentes fases de un proyecto, asignación de tareas,…),
tesorería (control de gastos internos y externos, ingresos, redacción de presupuestos,… todo ello
repercutible a las diferentes fases del proyecto), documentación (control de los formatos de
documentos y gestión de los mismos), así como de múltiples aplicaciones puntuales como
control de normativas, biblioteca, comunicaciones internas,…
La implementación de la intranet ha sido además de muy rápida aplicación, dada su sencilla
configuración y fácil manejo, así como por la posibilidad de adaptación a los requerimientos de
cada estudio. Otra gran virtud de la intranet es la posibilidad de ir usando las diferentes
herramientas de que dispone de manera gradual y solapada: no ha sido necesario adaptar
bruscamente todo el despacho a este potente instrumento, sino que, a medida que hemos ido
controlando aspectos que nos han interesado hemos ido también ampliando el uso del mismo.
Jordi Framis
Arquitecto y Directo Técnico del Estudio BAAS Arquitectes
www.jordibadia.com
Referencias de algunos clientes de qmt:
Clínicas Dentzano – Barcelona
www.dentzanousa.com
ABM Engineering – Girona
www.abmgroup.com
Grupo Vidres Solé – Barcelona
www.gruposole.com
Inmobiliaria del Sur – Sevilla
www.inmosur.com
Construcciones Tellechea– Pamplona
www.construccionestellechea.com
Rafael de La-Hoz– Madrid
www.rafaeldelahoz.com
qmt Av. Can Amat, 14
08635 Sant Esteve Sesrovires (Barcelona)
t 93 771 42 19
www.qmtconsulting.com
