Proses Manajemen Perubahan - spmdms.telkomuniversity.ac.id · Tujuan dari proses manajemen...

UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-UT-WR1-DSI- DI-DP-004

Jl. Telekomunikasi No. 1 Ters. Buah Batu Bandung No. Revisi 02

Proses Manajemen Perubahan Berlaku Efektif 17 Oktober 2016

Proses Manajemen Perubahan

DIREKTORAT SISTEM INFORMASI

TELKOM UNIVERSITY JANUARI 2018



Proses Manajemen Perubahan Berlaku Efektif 2 Januari 2018

2

Proses Manajemen Perubahan

(Change Management Process)

Document Ref. ITSM092001 & ITSM092002

PENGESAHAN

Disusun oleh : Disahkan oleh :

Maya Setyawati

Kabag. LOPSI

Kiki Maulana A.

Kabag. INTEN

Dahliar Ananda

Kabag. RISBANGSI

Bani Setiaji

Direktur SISFO




Page 1 of 10

Riwayat Revisi (Revision History)

Revisi

(Revision)

Tanggal

(Date)

Ringkasan Perubahan

(Summary of Changes)

Pembuat

(Author)

00 31 Oktober 2013 Terbitan pertama Toni Saputro

01 1 April 2015 Pengembangan layanan dari layanan

HRMIS menjadi layanan IGRACIAS

Maya Setyawati

02 17 Oktober 2016 • Diagram alir

• Referensi

• Kategori Perubahan

Manejer Direktorat

Sistem Informasi

03 3 Januari 2017

• Penambahan Manajemen

Konfigurasi pada flow chart

• Penambahan kategori perubahan

Emergency

TW Direktorat

Sistem Informasi

04 20 Maret 2017

Penggantian kategori perubahan

sesuai kategori yg tercantum pada

iTop

TW Direktorat

Sistem Informasi

05 2 Januari 2018 - Perubahan penomoran dokumen

- Perubahan Struktur Organisasi

TW Direktorat

Sistem Informasi




Page 2 of 10

DAFTAR ISI

1. Kebijakan Manajemen Perubahan .................................................................................................. 3

1.1. Pendahuluan ............................................................................................................................ 3

1.2. Lingkup manajemen perubahan .............................................................................................. 3

1.3. Kebijakan ................................................................................................................................ 3

1.4. Pelaksanaan ............................................................................................................................. 4

1.5. Referensi ................................................................................................................................. 4

1.6. Definisi .................................................................................................................................... 5

2. Proses Manajemen Perubahan ........................................................................................................ 5

2.1. Pendahuluan ............................................................................................................................ 5

2.2. Kategori Perubahan ................................................................................................................. 5

2.2.1. Perubahan Normal........................................................................................................... 6

2.2.2. Perubahan Routine .......................................................................................................... 6

2.2.3. Perubahan Emergency ..................................................................................................... 6

2.3. Proses Manajemen Perubahan ................................................................................................ 7

2.3.1. Proses Diagram ............................................................................................................... 7

2.3.2. Proses Narasi ................................................................................................................... 8




Page 3 of 10

1. Kebijakan Manajemen Perubahan

1.1.Pendahuluan

Tujuan dari bagian ini adalah untuk menggambarkan kebijakan yang berkaitan dengan

perubahan manajemen.

Tujuan dari proses manajemen perubahan adalah untuk memastikan bahwa perubahan

layanan IGRACIAS dan komponen terkait dicatat dan kemudian dievaluasi, disahkan,

diprioritaskan, direncanakan, diuji, dilaksanakan, didokumentasikan dan peninjauan

secara terkendali.

1.2.Lingkup manajemen perubahan

Ruang lingkup Manajemen Perubahan meliputi perubahan layanan Attendances System

dan konfigurasi itemnya di seluruh siklus hidup layanan seperti yang ditentukan oleh

Manajemen Perubahan Konfigurasi yang berada di luar lingkup proses Manajemen

Perubahan yang meliputi:

❖ Perubahan aset yang tidak didokumentasikan dalam Configuration

Management Database (CMDB).

❖ Konfigurasi item yang masing-masing saat ini bukan merupakan bagian dari

Manajemen Perubahan.

Perubahan yang diidentifikasi oleh tim pengembangan maupun tim operasional.

1.3.Kebijakan

Manajemen Perubahan harus dilakukan sesuai dengan penetapkan proses Manajemen

Perubahan dan serangkaian prosedur.

❖ Proses dan prosedur meliputi:

▪ Pencatatan dan Penerimaan

▪ Klasifikasi

▪ Otorisasi

▪ Koordinasi dan Pengembangan

▪ Persetujuan

▪ Evaluasi




Page 4 of 10

❖ Setiap lingkup perubahan didokumentasikan sebagai Request For Change

(RFC) di Sistem Manajemen Perubahan.

❖ Semua perubahan konfigurasi item yang belum berada pada CMDB, harus

dimasukkan ke dalam CMDB.

❖ Akan ada evaluasi dampak dan risiko untuk semua non Standard RFC.

❖ Manajemen Perubahan dapat menyesuaikan kategori, resiko, dampak, urgensi,

dan prioritas perubahan berdasarkan pertimbangan dan pengalaman.

❖ RFC yang telah selesai akan disimpan dalam file untuk minimal satu tahun.

❖ Proses Manajemen Perubahan itu sendiri tunduk pada kebijakan ini.

1.4.Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan manajemen perubahan semuanya tunduk pada kebijakan ini.

Apabila terdapat individu yang melanggar kebijakan ini dapat ditolak mengakses dan

menggunakan layanan IGRACIAS dan fasilitasnya serta dapat dikenakan tindakan

disipliner lebih lanjut tergantung pada beratnya pelanggaran.

1.5.Referensi

• Information Technology -Service Management System ISO 20000 klausul: 9.2

Manajemen Perubahan

• ISO/IEC 27001:2013 Information technology – Security techniques –

Information security management system – Requirements Annex. 12.1.2.

Change Management




Page 5 of 10

1.6.Definisi

ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah / Akronim Definisi

Layanan Operasi Normal

(Normal Service Operation)

Operasi layanan dalam batas Service level

agreement (SLA).

Perubahan (Change) Penambahan, modifikasi, atau penghapusan

yang disetujui atau didukung perangkat keras,

jaringan, perangkat lunak, lingkungan, sistem,

desktop yang membangun, atau terkait

dokumentasi.

SLA Service Level Agreement - Sebuah kesepakatan

tertulis antara penyedia layanan dan pelanggan

bahwa dokumen yang disepakati tingkat

layanan untuk sebuah layanan.

Permintaan untuk Perubahan / (RFC) Request

for Change

Permintaan untuk perubahan untuk setiap

komponen infrastruktur TI atau untuk setiap

aspek dari Layanan TI.

Permintaan Layanan

(Service Request)

Sebuah Permintaan Layanan adalah permintaan

yang tidak memerlukan perubahan ke

infrastruktur. (yaitu, misalnya, permintaan

informasi, permintaan untuk penawaran,

permintaan untuk output tercetak, pendidikan

aplikasi office, dll).

2. Proses Manajemen Perubahan

2.1.Pendahuluan

Tujuan dari bagian ini adalah untuk menggambarkan proses manajemen perubahan di

Direktorat Sistem Informasi. Sebuah permintaan perubahan mungkin timbul karena

berbagai alasan, termasuk yang berikut: Sebuah insiden atau masalah, Instalasi

hardware baru, dan Upgrade Infrastruktur IT.

2.2.Kategori Perubahan

Sejalan dengan Kebijakan Manajemen Perubahan, kategori perubahan berikut akan

digunakan: Normal, Routine dan Emergency. Masing-masing kategori akan

membutuhkan pengolahan yang berbeda sebagai berikut :




Page 6 of 10

2.2.1. Perubahan Normal

Pengertian perubahan Normal untuk setiap layanan dapat dilihat pada tabel berikut:

No Layanan Definisi

1. Internet Access Perubahan yang tidak menimbulkan dampak besar

kepada pengguna.

2. Attendance

System

Pengguna tidak dapat melakukan fungsi pada sistem

sesuai yang diharapkan, namun masih bisa

menggunakan fungsi sistem tersebut dengan alternatif

lain sampai masalah tersebut diselesaikan.

3.

Information

System

Development

Pengguna tidak dapat melakukan fungsi bisnis sesuai

yang diharapkan namun masih bisa mengerjakan fungsi

bisnis tersebut dengan alternatif lain sampai masalah

tersebut diselesaikan.

2.2.2. Perubahan Routine

Pengertian perubahan Routine untuk setiap layanan dapat dilihat pada tabel berikut:

No Layanan Definisi

1. Internet Access Perubahan yang dilakukan secara berkala dan tidak

merubah system yang ada.

2. Attendance

System

Pengguna tidak nyaman secara signifikan terhadap

masalah yang terjadi. Tetapi tetap dapat melakukan

fungsi pada sistem sampai masalah tersebut

diselesaikan.

3.

Information

System

Development

Pengguna tidak nyaman secara signifikan terhadap

masalah yang terjadi. Tetapi tetap dapat melakukan

fungsi bisnis sampai masalah tersebut diselesaikan.

2.2.3. Perubahan Emergency

Perubahan emergency adalah perubahan yang dalam pelaksanaannya membutuhkan

waktu cepat dan memiliki resiko yang lebih tinggi (termasuk potensi yang

menyebabkan layanan menjadi terhenti). Terjadi pada fungsi bisnis/aplikasi yang

kritikal dan layanan yang sangat penting, apabila tidak ditangani mengakibatkan

sebagian besar pengguna (>50%) tidak dapat menggunakan layanan TI dan

mempengaruhi kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan institusi.




Page 7 of 10

2.3.Proses Manajemen Perubahan

2.3.1. Proses Diagram

Proses berikut digunakan untuk manajemen perubahan.

Review CR untuk kelengkapan

Diterima?

Pengklasifikasian dan Menilai CR

Perbaiki Permintaan Perubahan

Normal Routine

Dinilai oleh Dewan Rapat

DisetujuiInformasikan penggalangperubahan

Sukses?Kembalikan ke

Perubahan(RollBack)

Set status Failed

Set status untuk diimplementasikan

Review perubahan

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Tidak

referred

approved

implemented

Manajemen Rilis &

Deployment

Ya

Selesai

Manajemen Insiden dan Permintaan

Emergency

Persetujuan Perubahan Emergency

Manajemen Konfigurasi




Page 8 of 10

2.3.2. Proses Narasi

Langkah Deskripsi

Permintaan

perubahan

Berdasarkan permintaan dari pelanggan, bagian Help Desk

mengajukan perubahan terhadap layanan IGRACIAS ke

bagian Layanan Operasional Sistem Informasi (LOPSI).

Staf LOPSI meninjau kelengkapan laporan perubahan (CR).

Apabila laporan perubahan tidak diterima oleh unit LOPSI,

permintaan untuk perubahan dilakukan perbaikan. Apabila

diterima maka lanjut ke proses selanjutnya.

Pengklasifikasian Permintaan perubahan yang sudah diterima oleh unit LOPSI

diklasifikasikan ke dalam empat kategori perubahan yakni,

perubahan Normal, Routine, dan Emergency. Perubahan

Normal dan Routine akan dirujuk serta dinilai oleh dewan

rapat biasa, sedangkan perubahan Emergency dilakukan

tanpa perlu dinilai oleh dewan rapat.

Persetujuan dan

implementasi

Apabila perubahan disetujui, unit yg bertanggung jawab

terhadap perubahan akan menyiapkan semua aspek teknis

untuk perubahan tersebut. Jika perubahan tidak disetujui,

makan pengajuan akan dikembalikan lagi untuk dilakukan

perbaikan dengan menginformasikan kepada pemohon.

Semua aspek teknis dari perubahan harus dikoordinasikan

dengan personil dari unit yang bertanggung jawab

menerapkan perubahan tersebut. Kemudian perubahan bisa

diimplementasikan.

Penutupan Apabila implementasi perubahan mengalami kegagalan,

status dari implementasi diset menjadi “Failed”. Apabila

berhasil, status diset menjadi diimplementasikan. Setelah

status dari implementasi diset, dilakukan review atau

tinjauan dari perubahan. Kemudian tutup perubahan setelah

dilakukan tinjauan.

Proses Manajemen Perubahan - spmdms.telkomuniversity.ac.id · Tujuan dari proses manajemen...

Documents

Transcript of Proses Manajemen Perubahan - spmdms.telkomuniversity.ac.id · Tujuan dari proses manajemen...