Perubahan Skim Perkhidmatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan ...
PROSEDUR PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHIDMATAN PK ...
Transcript of PROSEDUR PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHIDMATAN PK ...
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 1/20
PROSEDUR PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHIDMATAN
PK.PPAS(S)16
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NORKHAIRUL NIZAM M.SADON Pustakawan SITI YUSRINA MOHD JAINUDIN Penolong Pegawai Perpustakaan
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 2/20
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 3/20
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5
6
7 – 12
13 – 18
19
20
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 4/20
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan perancangan,
pelaksanaan, pemantauan dan penilaian bagi promosi, pemasaran perkhidmatan
dan produk dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh semua Perkhidmatan Pelanggan (ibu pejabat dan
daerah) dan bahagian Knowledge Management bagi tujuan pengendalian promosi,
pemasaran produk dan perkhidmatan digital.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008
Seksyen 5.2 - Keutamaan Pelanggan
Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Pelanggan
Seksyen 7.2.3 - Komunikasi Dengan Pelanggan
Seksyen 7.5 - Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan
Seksyen 7.5.2 - Validasi Proses Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 7.5.4 - Harta Pelanggan
Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk
Seksyen 8.2 - Pemantauan dan Pengukuran
Seksyen 8.2.1 - Kepuasan Pelanggan
3.2 Peraturan-Peraturan PPAS
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 5/20
4. DEFINISI
4.1 Kumpulan Sasaran
Kumpulan/ individu yang ditetapkan sebagai pelanggan yang berpotensi
menggunakan perkhidmatan perpustakaan (potential client).
4.2 Pengendalian Road show
Taklimat atau program penerangan dan promosi perkhidmatan di luar ibu
pejabat.
4.3 Knowledge Management
Proses mengurus aset ilmu yang dibuat secara langsung atau tidak langsung.
Proses ini termasuklah Perolehan ilmu, mereka bentuk ilmu, penyelarasan,
penggunaan dan seterusnya perkongsian ilmu.
4.4 Gerakan Membaca
Kempen/ aktiviti yang terancang untuk galakan membaca dan menggunakan
perkhidmatan perpustakaan.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 6/20
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KEW/P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
KM - Bahagian Knowledge Management
TP - Timbalan Pengarah
KS - Ketua Seksyen
KB - Ketua Bahagian
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
PUGM - Pegawai Unit Gerakan Membaca
JGMD - Jawatankuasa Gerakan Membaca Daerah
PP - Pembantu Perpustakaan
PT - Pembantu Tadbir
PAP - Pembantu Am Pejabat
MKB - Mesyuarat Ketua Bahagian
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 7/20
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TINDAKAN T/JAWAB
A. PENGURUSAN GERAKAN MEMBACA
1. Rancang aktiviti Kempen Gerakan Membaca dan tetapkan tarikh
serta tempat seperti dijadual dan dapatkan kelulusan daripada
Pengarah PPAS
2. Adakan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana dan perlantikan
pengerusi Jawatankuasa Kecil Pelaksana Aktiviti.
3. Agih aktiviti yang dirancang kepada Pengerusi Jawatankuasa Kecil
Pelaksana.
4. Bincang dengan Pengerusi/ Setiausaha Gerakan Membaca Daerah
untuk menetapkan tarikh mesyuarat.
PUGM
5. Adakan mesyuarat Jawatankuasa Gerakan Membaca Daerah untuk
melaksanakan aktiviti di peringkat daerah.
JGMD
6. Buat pemantauan pelaksanaan aktiviti daerah.
7. Terima laporan pelaksanaan dari Jawatankuasa daerah.
8. Buat penilaian aktiviti.
PUGM
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 8/20
TINDAKAN T/JAWAB
B. KEMPEN KEAHLIAN
9. Rancang aktiviti kempen keahlian setiap tahun berdasarkan:
a. Fungsi bahagian
b. Jemputan-jemputan yang diterima dari organisasi luar
KS/ KB
10. Kenalpasti lokasi kempen keahlian. Contoh;
a. Taska
b. Sekolah / Kolej / IPTA / IPTS
c. Jabatan kerajaan / swasta
d. Pesta / Karnival yang dianjurkan
PPP/ PP
11. Arah Penolong Pegawai Perpustakaan/ Pembantu Perpustakaan
dan Pembantu Tadbir ke tempat yang telah dikenalpasti.
KB
12. Hubungi pegawai di organisasi yang telah dikenalpasti bagi urusan
kempen keahlian.
PPP/ PP/ PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 9/20
TINDAKAN T/JAWAB
13. Sediakan peralatan kempen keahlian:
a. Borang pendaftaran keahlian: Dewasa, Remaja, Kanak-kanak/
Alatulis. (Borang mestilah dicop “KEMPEN KEAHLIAN DI
LUAR PERPUSTAKAAN”)
b. Kamera digital
c. Komputer riba
d. Pamplet/ Brosur Perkhidmatan Perpustakaan
PP/ PT/ PAP
14. Beri taklimat tentang kempen keahlian perpustakaan kepada
pelanggan/ pegawai yang ditemui.
PPP
15. Edarkan borang pendaftaran keahlian kepada pelanggan:
a. Melalui pegawai yang dihubungi
b. Terus kepada pelanggan secara individu
16. Syarat-Syarat Kempen Keahlian
a. Salinan kad pengenalan pemohon dikecualikan
b. Gambar pemohon diperlukan (Perkhidmatan mengambil
gambar disediakan secara percuma)
PP/ PT/ PAP
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 10/20
TINDAKAN T/JAWAB
17. Kutip borang pendaftaran keahlian individu dan ambil gambar
pemohon pada hari yang sama bagi kempen keahlian di
Pesta/Karnival yang dianjurkan.
18. Proses borang pendaftaran keahlian. (Sila rujuk AK/PPAS/11/O/06).
19. Failkan borang pendaftaran keahlian yang telah diproses.
20. Rekodkan jumlah keahlian yang diperolehi
PP/ PT/ PAP
21. Sediakan ‘Cover Letter’ untuk penghantaran kad keahlian melalui
pos.
PPP/ PP/ PT
22. Hantar/ pos kad keahlian yang telah siap kepada pemohon.
PP/ PAP
C. ROAD SHOW PRODUK DIGITAL
i. Perancangan
23. Rancang program tahunan seperti mana jadual program Roadshow
Produk Digital
24. Bentang di dalam Mesyuarat Pengurusan
25. Mohon peruntukan secara bulanan
KS/ PPP KM
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 11/20
TINDAKAN T/JAWAB
26. Terima kelulusan dari Pengarah
27. Bincang jadual program bersama pasukan.
KS/ PPP KM
ii. Persediaan
28. Tetapkan tarikh, tempat dan sasaran.
29. Maklumkan secara bersurat kepada organisasi yang disasarkan.
30. Tetapkan pasukan road show.
31. Sediakan keperluan promosi dengan merujuk senarai semak.
PPP/ PP
iii. Pelaksanaan
32. Beri taklimat/ latihan
33. Proses pendaftaran keahlian
a. Secara on-line
i. Masukkan maklumat ahli
ii. Aktifkan keahlian (jika perlu)
PPP/PPTM
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 12/20
TINDAKAN T/JAWAB
b. Secara manual
i. Isikan borang keahlian (dan borang -borang lain mengikut
jenis portal)
ii. Semak dan sahkan maklumat
PPP/ PPTM
34. Terima yuran keahlian mengikut jenis portal (jika ada)
35. Keluarkan resit bayaran (jika ada)
36. Serahkan hasil kutipan ke KEW/P (jika ada)
37. Kemaskini bayaran dan failkan rekod bayaran dan keahlian (jika
ada)
PPP/ PPTM/ PP
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 13/20
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. PENGURUSAN GERAKAN MEMBACA
TINDAKAN T/JAWAB
PUGM - Rancang aktiviti & dapatkan kelulusan Pengarah
-
Adakan mesyuarat J/kuasa Pelaksana & agih
aktiviti
JGMD -
Bincang & adakan mesyuarat di peringkat daerah
PUGM - Pantau pelaksanaan aktiviti
-
Terima laporan dan buat penilaian
MULA
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 14/20
B. KEMPEN KEAHLIAN
TINDAKAN T/JAWAB
KS/ KB - Rancang aktiviti kempen keahlian
PPP/ PP/ PT -
Kenalpasti lokasi kempen keahlian
KB - Arah PPP / PP / PT ke tempat yang dikenalpasti
PPP/ PP/ PT -
Hubungi pegawai di organisasi yang dikenalpasti
PP/ PT/ PAP - Sediakan peralatan kempen keahlian
PPP -
Beri taklimat tentang kempen keahlian kepada pelanggan/pegawai
PP/ PT/ PAP - Edar borang pendaftaran keahlian & terangkan syarat keahlian
MULA
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 15/20
B. KEMPEN KEAHLIAN (Sambungan)
TINDAKAN T/JAWAB
PP/ PT/ PAP -
-
Kutip, proses dan failkan borang pendaftaran keahlian Rekodkan jumlah keahlian yang diperolehi
PPP/ PP/ PT -
Sediakan cover letter
PP/PAP - Hantar / pos kad keahlian
TAMAT
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 16/20
C. ROAD SHOW PRODUK DIGITAL
i. Perancangan
TINDAKAN T/JAWAB
KS/ PPP - Rancang program tahunan & bentang di dalam MKB pertama
-
Mohon peruntukan bulanan & terima kelulusan Pengarah
- Bincang jadual program bersama pasukan
TAMAT
MULA
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 17/20
C. ROAD SHOW PRODUK DIGITAL
ii. Persediaan
TINDAKAN T/JAWAB
PPP/ PP - Tetapkan tarikh, tempat & sasaran
-
Maklumkan secara bersurat kepada organisasi/individu sasaran
- Tetapkan pasukan roadshow
-
Sediakan keperluan promosi
TAMAT
MULA
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 18/20
C. ROAD SHOW PRODUK DIGITAL
iii. Pelaksanaan
TINDAKAN T/JAWAB
PPP/ PPTM - Beri taklimat/latihan.
-
Proses pendaftaran keahlian.
-
Isikan borang manual/online. Semak dan sahkan maklumat.
Ada Yuran?
PPP/ PPTM/ PP -
Terima yuran keahlian & keluarkan resit
-
Serahkan hasil kutipan ke KEW/P
- Kemaskini dan failkan rekod bayaran dan keahlian
TAMAT
MULA
Ya
Tidak
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 19/20
8. REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
Fail Gerakan Membaca (No. Fail PA 3.12/36 (GM) ) Fail Pendaftaran Keahlian Fail Portal E-Komuniti (No. Fail: PA 3/13.7) Fail Animasi Cerita Rakyat (No. Fail PA 3/13.10(B)) Buku Rekod Kehadiran Peserta Buku Rekod Langganan Ekommaju/ IKS
SRP
Semua Pusat Perkhidmatan
KM
KM
KM
KM
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)16
NO. KELUARAN
: 01
PROMOSI DAN PEMASARAN
PERKHIDMATAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 20/20
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1 Borang Permohonan Keahlian Remaja Lampiran 1
9.2 Borang Permohonan Keahlian Dewasa Lampiran 2
9.3 Borang Permohonan Keahlian Kanak-Kanak Lampiran 3
9.4 Checklist Tugas Persediaan Road show/ Kempen Keahlian Lampiran 4
9.5 Borang Pendaftaran Langganan Ekommaju Lampiran 5