TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCION………………………………………………pag.1

JUSTIFICACION……………………………………………….pag.2

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS…………………...pag.3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………….pag.4

PROPUESTA…………………………………………………..pág. 5

INTRODUCCIÒNGestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

JUSTIFICACIÒN

Esta propuesta surge de la necesidad de conservar documentación importante en medios híbridos que garanticen el fácil acceso a la documentación, sin afectar físicamente los documentos originales.

Teniendo en cuenta las normas que rigen a esta entidad por ser una entidad que presta un servicio público, debe cumplir con ciertos parámetros para la gestión documental, tal como lo dice la ley 594 del 2000 y el acuerdo 006 del 2014, en donde se recomienda el uso de las nuevas tecnologías para el almacenamiento de información de gran volumen utilizando software en donde se pueda manejar la documentación con mayor seguridad y agilice el proceso de búsqueda para los funcionarios de la entidad como para los usuarios.  

OBJETIVO GENERALPresentar a la empresa de energía del Quindío EDEQ nuestra propuesta y servicio de uso de las nuevas tecnologías en su sistema de organización de documentos, brindando así una solución favorable para la entidad a su problema de fondos acumulados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Dar a entender la importancia de la buena gestión documental en una entidad.

Ofrecer un servicio que cumpla con lo establecido en las normas dictadas por el archivo general de la nación para este tipo de empresas.

Mejorar el servicio de la entidad con el usuario.

garantizar la conservación de documentos.

Mejorar la seguridad de la información.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa de energía del Quindío EDEQ presenta problemas en la organización, digitalización y realización de transferencias documentales, esto causa serios problemas en la empresa ya que afecta la adecuada conservación y el fácil acceso a los documentos tanto para el personal administrativo como a personas del común. Esto es algo que no debería pasar ya que esta empresa presta un servicio a la sociedad y la cantidad de documentos que manejan o llegan a su archivo son de suma importancia.

La falta de transferencias documentales hace que se formen fondos documentales en donde se corre un gran riesgo de pérdida de información y realizar una segunda clasificación, organización y descripción de los documentos significa un gran costo para la entidad, este problema nace en el incumplimientos de los tiempos estipulados en las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

PROPUESTA

Nosotros como gestores documentales queremos dar solución al problema que presenta actualmente la empresa de energía del Quindío EDEQ, planteando el uso de las nuevas tecnologías como estrategia para mejorar el funcionamiento del archivo en esta entidad.

Teniendo en cuenta que La tecnología y el universo digital están más presentes que nunca en la sociedad actual. Por primera vez, el mercado de consumo es más grande que el mercado corporativo en la industria de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Este proceso, conocido como la consumerización de las TIC, ya es imparable. No sólo está aquí para quedarse, sino que está transformando por completo tanto a empresas como a sectores empresariales. Esto, a su vez, supone una serie de retos importantes para las compañías, pero a la vez grandes oportunidades de creación de valor.

Dicho lo anterior, lo que proponemos para esta entidad es el uso de un software que permita almacenar grandes cantidades de información de forma segura y se pueda manejar internamente en la entidad, pero que también permita que el usuario exterior a la empresa pueda tener acceso a esta, dándole la opción a la entidad de elegir el tipo de documentación que pueda ser vista por el usuario exterior para evitar posibles problemas legales y así mejorar el servicio en los tramites que se tengan que hacerse personalmente, ya que con el uso de este software se eliminarían las grandes multitudes de personas en las oficinas de la empresa de energía para tramites sencillos como la copia de la factura del servicio.

DOCUMENTSOFT

Es un software de procesamiento de imágenes , perteneciente a la solución de administración digital de documentos que proporciona todas las funciones necesarias para digitalización de documentos de alta velocidad, mejoramiento de imágenes, captura zonal automática, visualización, anotación, impresión y almacenamiento de imágenes para páginas en blanco, negro y color. Admite reconocimiento de códigos de barras y códigos de parche para separación automática de documentos y funciones avanzado de scanner como, por ejemplo, la detección automática de color. Este software tiene la opción de manejar la información escaneada o digitalizada por intranet para ser compartida con todo tipo de usuarios por medio de una plataforma que se puede configurar de acuerda a la necesidad de la entidad.

ESCANEO

Las funciones de digitalización de documentos, indexación, presentación y visualización de DOCUMENTSOFT permiten a los usuarios agilizar el proceso de escaneo por lotes. Además de ser compatible con scanners estándar binarios y con posibilidad de color, también soporta funciones avanzadas de escaneo de documentos, incluyendo MultiStream y detección automática del color.

El reconocimiento óptico de caracteres convierte documentos electrónicos en documentos de texto editable tales como texto PDF, XML, Word y ASCII, HTML y otros formatos de archivos de texto configurables para Web. El OCR zonal captura los datos en zonas previamente configuradas de una imagen, como, por ejemplo, los números de factura o de recibos de ventas. Para ayudar a automatizar el proceso de captura de datos, utiliza funciones como reconocimiento automático de datos en códigos de barras 1D y 2D, que pueden rellenar campos de índice, lotes independientes sin necesidad de páginas separadoras y asignar nombres automáticamente a los documentos. Las imágenes de los documentos escaneados se pueden visualizar y manipular mediante funciones como el dimensionamiento rápido (ampliación y reducción), la rotación y la escala de grises.

CARACTERÍSTICAS

Mejora de imagen

Los filtros de mejora de imagen  permiten reducir los tamaños de archivo para que sean más fáciles de enviar y que el almacenado sea más eficiente. Los usuarios pueden mejorar la claridad de la imagen mediante los filtros de limpieza de para mejorar los resultados de reconocimiento de los datos. Los filtros incluyen reconocimiento de códigos de barras, establecimiento de umbrales, supresión automática de páginas en blanco, supresión de líneas, supresión de bordes, recorte de márgenes, corrección de imágenes sesgadas, reconocimiento de códigos de parche, supresión de ruido, rotación, supresión de orificios y sello digital.

Nomenclatura automática

Dispone de una función automática de asignación de nombres de archivos, que permite a los usuarios no sólo asignar nombres a los archivos sino organizar también dichos archivos. Los usuarios pueden crear esquemas de nomenclatura

en función de las necesidades de su empresa. Cuando se selecciona o crea un esquema, un cuadro de diálogo visualiza una muestra de los archivos que se nombrarán y qué subdirectorios se crearán.

Separación de trabajos integrada

Admite una separación flexible de los trabajos en el momento del escaneo a través de códigos de parche, códigos de barras, páginas en blanco y recuento de páginas, permitiendo segmentar convenientemente las imágenes escaneadas en archivos o directorios de varias páginas.

Anotaciones

Las imágenes se pueden mejorar con resaltado en varios colores, dibujo de líneas a mano alzada, dibujo multilínea, redacción, “notas adhesivas”, flechas, una herramienta de sello, una herramienta de texto que admite caracteres especiales y muchas otras anotaciones.

BIBLIOGRAFIAhttp://www.iese.edu/es/conoce-iese/prensa-noticias/noticias/2013/marzo/las-nuevas-tecnologias-y-su-impacto-en-la-competitividad-empresarial/

http://latam.tiedcomm.com/TiedCOMM/DI/