Project Lesson Learned || Garaj 8x8...
Transcript of Project Lesson Learned || Garaj 8x8...
NO KONTRAK : JKR/IP/CKUB/72/2014
LAPORAN
PROJECT LESSON LEARNED
PEMBINAAN GARAJ UTAMA KENDERAAN 8X8 &
KENDERAAN UTAMA PASUKAN SERTA INFRASTRUKTUR
DI KEM BATU 10, KUANTAN, PAHANG
PELANGGAN AGENSI PELAKSANA
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 2 of 15
BUTIRAN KONTRAK
No. Kontrak JKR/IP/CKUB/72/2014
Nama Kontraktor GEMULA SDN. BHD.
Alamat Kontraktor No. 4B, Tingkat 1, Jalan Orkid Utama, Taman
Orkid, Tampoi, 81200 Johor Bahru, Johor Dsrul
Takzim.
Kelas Kontraktor Kelas "A" / G7 (terkini)
Tarikh Milik Tapak 22-04-2014
Tarikh Siap Kerja 19-10-2015
Tarikh Siap Kerja Semasa
(EOT NO 1)
20-05-2016
Tarikh Siap Kerja Semasa
(EOT NO 2)
29-11-2016
Tarikh Siap Kerja Semasa
(EOT NO 3)
09-05-2017
Tempoh Kontrak 78 Minggu
Tempoh Tanggungan
Kecacatan
12 Bulan
Denda Kelewatan Gantirugi
Tempoh Tanggungan Terkini
RM3,185,791.94
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 3 of 15
SKOP UTAMA KONTRAK
• Kerja-kerja Awalan
• Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
• Kerja-kerja Cerucuk
• Kerja-kerja Bangunan:
• 3 Blok Garaj Utama (20 Kenderaan) – Alpha, Bravo dan Charlie
• 1 Blok Garaj MK Rejimen (17 Kenderaan)
• 1 Blok Garaj Worksyop (7 Kenderaan)
• 1 Blok Garaj Worksyop KJA (6 Kenderaan)
• 1 Blok Washing Bay
• Kerja-kerja Mekanikal
• Kerja-kerja Alam Sekitar
• Kerja-kerja Sekitar Bangunan
• Wang Kos Prima
• Wang Peruntukan Sementara
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 4 of 15
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 5 of 15
Gambarajah 1(Kiri): Pandangan sisi Garaj Utama Alpha, Bravo dan Charlie
Gambarajah 2 (Kanan): Pandangan sisi Worksyop
Gambarajah 3: Pandangan Belakang Dari Kiri Bangunan Worksyop, Worksyop KJA
dan MK Rejimen
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 6 of 15
Gambarajah 4 (Kiri): Menara Tangki, Rumah Pam dan STP
Gamabarajah 5 (Kanan): Menara Tangki, Tangki dan STP
Gambarajah 6: Pandangan Belakang Dari Kiri Bangunan Worksyop, Worksyop KJA,
MK Rejimen, Rumah Sampah dan Substation Electric.
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 7 of 15
Objective
The workshop seeks to gather the views of the individuals involved in the project in terms
of contributing towards the success of the project-
What went well?
What could have been done better and
What are the lessons learnt ?
The sections covered shall include:
1. Clarity of project objectives/deliverables and expectations 2. Project planning 3. Project execution 4. Project monitoring 5. Overall project assessment
Methodology
The workshop will be conducted in a Knowledge Café style where participants will be
asked to jot down their views on the papers provided. Any points raised must be specific.
Scribers will key in the views of each section and help to compile the report.
The participants as a group will deliberate and agree on
1. TOP FIVE THINGS THAT WERE DONE WELL in "WHAT WENT WELL?", 2. TOP FIVE ISSUES in "WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?" and 3. AT LEAST FIVE LEARNING POINTS in “LESSONS LEARNT”
before proceeding to the OVERALL PROJECT ASSESSMENT section.
I. LL Identification 5 things
that
went/done
well for
each
section
5 things
that could
have been
done better
for each
section
5 learning
points for
the project
Duration
1. Clarity of project objectives/deliverables and expectations
2. Project planning 3. Project execution 4. Project monitoring
1 hour 1 hour 0.5 hour 2.5
hours
II. Knowledge Cafe 30 mins/round x 3 rounds = 1.5 hour 1.5 hour
III. Overall Project
Assessment
1. Issues having positive impact on project
2. Issues having negative Impact on project
3. Other issues
0.5 hour 0.5 hour
Total Duration 4.5
hours
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 8 of 15
To be filled up by individual participant
NAME: _____________________________________ Designation: ________________________
1. Briefly describe your role in this project Senaraikan dengan ringkas peranan anda dalam projek ini
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Briefly describe the challenges you faced in this project Senaraikan dengan ringkas cabaran yang di hadapi dalam projek ini
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Briefly describe the achievements in this project Senaraikan dengan ringkas kejayaan yang di capai dalam projek ini
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. If you had an opportunity to be involved in a similar project all over again, what
processes or activities should have been done differently and why? Sekiranya anda terlibat dalam projek sebegini sekali lagi, apakah proses kerja yang harus
dilakukan secara berlainan dan mengapa ?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 9 of 15
PROJECT LESSONS LEARNED WORKSYOP
TEMPLATE TO BE USED FOR REPORT
1. CLARITY OF PROJECT OBJECTIVES/DELIVERABLES/EXPECTATIONS PENJELASAN OBJEKTIF / HASIL / KEPERLUAN
WHAT WENT WELL?
APA BERLAKU DENGAN LANCAR
WHAT COULD HAVE BEEN DONE
BETTER ?
APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN
LEBIH BAIK
1. Peruntukan projek dapat dioptimum melalui Bengkel Value Assessment (VA)
2. Lokasi tapak telah ditetapkan semasa peringkat brif projek oleh pelanggan /VA
1. Agensi pelaksana hendaklah memastikan penerimaan brif projek dari pihak pelanggan perlu mengambil kira segala keperluan bagi melaksanakan sesuatu projek.
2. Kajian terperinci untuk skop infrastruktur sedia ada (utiliti) perlu dilaksanakan (kebanyakan projek MINDEF terletak di lokasi pangkalan/kem sedia ada)
LESSONS LEARNT:
PEMBELAJARAN
1. Agensi pelaksana hendaklah memastikan penerimaan brif projek dari pihak pelanggan telah mengambil kira segala keperluan bagi melaksanakan sesuatu projek.
2. Kajian terperinci untuk skop infrastruktur sedia ada (utiliti) perlu dilaksanakan (kebanyakan projek MINDEF terletak di lokasi pangkalan/kem sedia ada)
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 10 of 15
TEMPLATE TO BE USED FOR REPORT
2. PLANNING
PERANCANGAN
WHAT WENT WELL?
APA BERLAKU DENGAN LANCAR
WHAT COULD HAVE BEEN DONE
BETTER ?
APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH
BAIK
1. Kerjasama dan komitmen yang tinggi daripada pelanggan dan pengguna dalam menyalurkan maklumat yang lengkap
2. Kerja-kerja pelaksanaan projek di peringkat Pra Tender mengikut sepertimana Jadual Pelaksanaan Projek
1. Bengkel rekabentuk keseluruhan untuk ‘one off design’ projek perlu dilaksanakan.
2. Proses pelantikan kontraktor utama perlu diperhalusi agar hanya kontraktor berkelayakan, ‘genuine’ dan mempunyai aliran tunai yang kukuh.
3. Pemurnian bagi Lukisan Tender dan Senarai Kuantiti perlu dilaksanakan sebelum projek di tender bagi mengelakkan sebarang kekeliruan pada semua skop kerja.
LESSONS LEARNT:
PEMBELAJARAN
1. Bengkel rekabentuk keseluruhan untuk ‘one off design’ projek perlu dilaksanakan.
2. Proses pelantikan kontraktor utama perlu diperhalusi agar hanya kontraktor berkelayakan, ‘genuine’ dan mempunyai aliran tunai yang kukuh.
3. Pemurnian bagi Lukisan Tender dan Senarai Kuantiti perlu dilaksanakan sebelum projek di tender bagi mengelakkan sebarang kekeliruan pada semua skop kerja.
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 11 of 15
TEMPLATE TO BE USED FOR REPORT
3. EXECUTION
PELAKSANAAN
WHAT WENT WELL?
APA BERLAKU DENGAN LANCAR
WHAT COULD HAVE BEEN DONE
BETTER ?
APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH
BAIK
1. Proses perolehan tender dan sebutharga berjalan lancar
2. Kawalan kualiti (SPB) dapat dilaksanakan semasa pembinaan projek
3. Pasukan projek dapat melaksanakan pembinaan dengan berkesan melalui mesyuarat tapak dan mesyuarat teknikal secara berkala.
4. Perancangan dan pelaksanaan secara keseluruhannya adalah berkesan.
5. Pelanggan berpuashati dengan projek.
1. Garaj 8x8 (Kos Projek RM45 juta) bertujuan untuk menyediakan ruang penyimpanan bagi kenderaan 8x8 dengan anggaran RM240 Juta. Kelewatan penyiapan projek telah menyebabkan ‘outcome’ projek tidak tercapai.
2. Skop kerja di bawah WPS, cth: Seni taman, Signages dan perabot perlu diletakkan di bawah skop kontraktor utama.
3. Menyatakan Kod Bidang yang spesifik sbg cth B02- Steel Structure.
4. Pemilihan M&E Coordinator yang mempunyai pengalaman yang sesuai dengan projek yang dilaksanakan.
5. Supervision staff yang berpengalaman dan spesifik kepada projek.
6. Kontraktor utama perlu mempunyai kepakaran/latihan/kelayakan “project management” yang sepatutnya.
7. Permohonan syor roboh perlu dilaksanakan di peringkat perancangan.
8. Perlantikan kontraktor yang mempunyai aliran tunai yang baik dan pengurusan yang baik.
LESSONS LEARNT:
PEMBELAJARAN
1. Skop WPS yang lengkap dengan ‘details’ (Lukisan dan Senarai kuantiti) diletakkan di bawah kontraktor utama. Tempoh perancangan perlu mengambilkira rekabentuk bagi skop WPS.
2. Mengenalpasti M&E coordinator yang mempunyai pengalaman yang bersesuaian. Kelulusan pelantikan oleh SO.
3. Kelulusan syor roboh diperolehi sebelum tender/SST.
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 12 of 15
AFTER ACTION REVIEW (AAR)
1.
What was supposed to happen?
Projek siap pada waktu yang ditetapkan
2.
What actually happened?
Projek lambat siap dan dikenakan LAD selama 400 hari
3.
Why did it happen?
Masalah kewangan oleh pihak kontraktor
4.
What are the consequences
i. Imej JKR terjejas ii. Kenderaan 8x8 terpaksa
diletakkan ditempat yang tidak bersesuaian yang menyebabkan jangka hayat asset terjejas ketika tidak beroperasi
5.
What are the key lessons?
i. Pemilihan kontraktor yang mempunyai sumber kewangan yang mencukupi
ii. Pemilihan kontraktor yang mempunyai pengurusan projek yang terbaik
6.
Suggestions for action
Pemilihan kontraktor secara pra kelayakan
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 13 of 15
AFTER ACTION REVIEW (AAR)
1.
What was supposed to happen?
Rekabentuk yang disediakan dapat digunakan semasa pembinaan
2.
What actually happened?
Terdapat percanggahan rekabentuk semasa pembinaan
3.
Why did it happen?
Kurang koordinasi semasa peringkat rekabentuk
4.
What are the consequences
i. Kelewatan pembinaan projek ii. Kenaikan kos iii. Tempoh lanjutan masa layak
diberikan
5.
What are the key lessons?
Mesyuarat koordinasi perlu dilaksanakan dengan lebih berkesan dan melihat secara keseluruhan projek.
6.
Suggestions for action
Pemurnian bagi Lukisan Tender semua HODT dan Senarai Kuantiti perlu dilaksanakan sebelum projek di tender bagi mengelakkan sebarang kekeliruan pada semua skop kerja.
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 14 of 15
AFTER ACTION REVIEW (AAR)
1.
What was supposed to happen?
Permohonan syor roboh di peringkat perancangan
2.
What actually happened?
Permohonan syor roboh oleh pelanggan di buat selepas SST
3.
Why did it happen?
Tiada perancangan yang teliti
4.
What are the consequences
Kontraktor tidak dapat memulakan sebahagian kerja-kerja ditapak
5.
What are the key lessons?
Permohonan dan kelulusan syor roboh perlu diperolehi sebelum SST
6.
Suggestions for action
Isu syor roboh disyaratkan sebagai keperluan sebelum SST dikeluarkan.
Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 15 of 15
AFTER ACTION REVIEW (AAR)
1.
What was supposed to happen?
Proses penyediaan Supplement Agreement(SA) perlu dibuat dalam tempoh yang munasabah
2.
What actually happened?
Proses semakan dan pindaan SA mengambil tempoh masa yang terlalu lama (±1 tahun)
3.
Why did it happen?
Tiada ‘sense of urgency’ di peringkat penyediaan.
4.
What are the consequences
Bayaran kepada kontraktor ‘Deed of Assignment (DOA)’ tidak dapat dilaksanakan kerana jumlah kontrak telah melebihi kontral asal.
5.
What are the key lessons?
Skop DOA perlu di semak dengan teliti supaya tidak berlaku keperluan SA.
6.
Suggestions for action
i. Perlu mewujudkan ‘flow chart’ bagi proses penyediaan SA.
ii. Perlu disediakan senarai semak iii. Perlu diselaraskan tempoh bagi
setiap proses.