Program szyty na miarę potrzeb - doświadczenia we współpracy z firmą

informatyczną

Opracowanie: Agata Sterzycka,Federacja Polskich Banków Żywności

Poznań, 16 kwietnia 2009

PRODUCENCIPRODUCENCIŻYWNOŚCIŻYWNOŚCI

BANKI BANKI ŻYWNOŚCIŻYWNOŚCI

OSOBYOSOBYPOTRZEBUJĄCEPOTRZEBUJĄCE

ORGANIZACJEORGANIZACJEPOMOCOWEPOMOCOWE

Jak działają Banki Żywności

FEDERACJA

Sieć Banków Żywności w Polsce

-> 26 Banków Żywności zrzeszonych w Federacji

-> 5 Banków Żywności niezrzeszonych, ale współpracujących z Federacją

Po co nam program? - skala

• Dokumentacja magazynowa – 10 tysięcy dokumentów miesięcznie w skali Federacji

• Sprawozdawczość banków: terytorium, okres, darczyńcy, odbiorcy

• Sprawozdawczość na poziomie Federacji: programy ogólnopolskie

• Bazy danych kontrahentów: adresy, kontakty, rodzaj działalności.

Historia – męki twórcze…

1997 – Polsystem – program z półki + ręczne kartoteki tonażowe

2000 – projekt Access – środki na stworzenie programu na miarę

2001 – 2005 - System_Bank Żywności – oparty na DOS

2004 – program PEAD – stare technologie/ nowe wymagania

2004 – projekt „Rozwój instytucjonalny i strategiczny” – środki na stworzenie nowego programu na miarę nowych potrzeb.

2005 – częściowe wdrożenie programu BEZET

2006 – pełne wdrożenie, pełna funkcjonalność

2009 – aktualizacja – stare technologie/ nowe wymagania

… - SaaS – software as a service ?

KOSZTY – widoczne, poniesioneKoszty wdrożenia (25 BŻ) - FPBŻ:

analiza, projekt, wykonanie - 66 452,00 zł szkolenie użytkowników - 6 533,10 zł usunięcie błędów wynikających z braku porządnej analizy,

projektu i testów - 13 118,33 złW SUMIE - 86 103,43 zł

Koszty utrzymania systemu - FPBŻ: w 2006 roku 7 564,00 zł w 2007 roku 14 640,00 zł w 2008 roku 14 640,00 zł BŻ = ???

W SUMIE WYDALIŚMY 122 947,43 zł(+ koordynator = bezcenne…:)

KOSZTY – ukryte, ponoszone

-> koordynator w Federacji (1/2 ETATU ?):• Szkolenia użytkowników – co najmniej jedno

rocznie• Udzielanie wsparcia użytkownikom – średnio 5 – 15

zgłoszeń miesięcznie • Opracowanie zasad i procedur umożliwiających

spójność danych• Przygotowywanie środowiska do testów• Testowanie zaproponowanych rozwiązań zgłoszeń• Administrowanie programem w Federacji• Obsługa zgłoszeń - 94 zgłoszenia monitorowane w

2008 roku, w tym 52 nowe zgłoszenia

• ADMINSTRACJA PROGRAMU W BŻ – INSTALACJA, AKTUALIZACJE, KOPIE BEZPIECZEŃSTWA

• INFRASTRUKTURA DLA PROGRAMU W BŻ - KONSERWACJA SPRZĘTU (ZABEZPIECZENIE ANTYWIRUSOWE, FIREWALL, KONFIGURACJA PRACY W SIECI)

• KOSZTY USUWANIA BŁĘDÓW W BŻ - POMOC INFORMATYKÓW, UZUPEŁNIANIE DOKUMENTACJI

KOSZTY – ukryte w BŻ, ponoszone

Spisanie wymagań i oczekiwań

9

Na podstawie materiałów Pana Stefana Sterzyckiego z wykładu UW – Wydział zarządzania „Podstawy zarządzania projektami informatycznymi”, Semestr zimowy 2007

• Banki Żywności

• Federacja

• Księgowość

• Urząd skarbowy

• Agencja Rynku Rolnego

• FEBA

• Darczyńcy

• Donatorzy

• Etc.Interesariusze - Udziałowcy

Wspólna wizja - projekt

10

= =

Na podstawie materiałów Pana Stefana Sterzyckiego z wykładu UW – Wydział zarządzania „Podstawy zarządzania projektami informatycznymi”, Semestr zimowy 2007

WNIOSKI

• Dobre uzasadnienie – po co nam program?• Spisanie wymagań z zaznaczeniem ich źródeł• Uwzględnienie kosztów testów i zaplanowanie

porządnych scenariuszy testowych• Uwzględnienie kosztów dokumentacji: analiza,

projekt, instrukcje, dokumentacja zmian• Uwzględnienie konieczności zmian: sprzęt,

nowe wymagania• Uwzględnienie kosztów utrzymania -

administracja

PODZIAŁ KOSZTÓW - oszczędnościKTO FEDERACJA (ZARZĄD + BŻ) WYKONAWCA

TERAZ

•Administracja – BIURO + BŻ•Infrastruktura – BIURO + BŻ•Service Desk – 50% BIURO•PM – szeroki – inicjatywa – BIURO•Projekt - BRAK•Software Quality Assurance – odbiór wymagań, zapewnienie jakości – Brak punktu odniesienia, brak środowiska testów

S/W – softwareService Desk – 50%

DO

CELO

WO

•Projekt/ specyfikacja (wymagania, przypadki użycia) – największy koszt•SQA•PM – ograniczony do nadzorowania •SLA – Service Level Agreement

•Infrastruktura•S/W - software•Administracja•Service Desk 100%•Software Development Life Cycle

CZAS REALIZACJI

16 MIESIĘCYSUMA

1 miesiącMigracja danych, szkolenia (szkolenie systemu wspierane online – living

demo) i pełne wdrożenie 10

2 miesiąceWdrożenie testowe9

7 miesięcyDevelopment – analiza, projekt, wykonanie8

7 dniPodpisanie umowy na wykonanie oraz Service Level agreement rodzaj

umowy abonamentowej chroniącej Federację i firmę7

1 miesiącWybór firmy (software House + hosting), 6

21 dniPo znalezieniu pieniędzy, przygotowanie i ogłoszenie przetargu dla

firm5

2 miesiącePo akceptacji modelu, znalezienie pieniędzy na development (200 000

zł) oraz konsultanta technicznego w Federacji4

Przedstawienie proponowanego projektu Bankom Żywności – tak, aby miały świadomość opłacalności i chciały partycypować w kosztach.

3

1 miesiącPrzedstawienie modelu projektu Zarządowi Federacji do akceptacji, 2

1 miesiącSpisanie wymagań na system1

CZASDZIAŁANIELp.

Dziękuję!

KONTAKT:

-> agata.sterzycka@bankizywnosci.pl

-> 698 759 163

-> 22 654 64 00 w. 107

KONTAKT:

-> maria.gosiewska@bankizywnosci.pl

-> 22 654 64 00 w. 108