Proceso - Defensoria · 1 Son movimientos presupuestales que se realizan al interior con el...

Proceso: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Código: ES-P01-F11

Versión: 04

Informe de Auditoría Interna Vigencia desde: 02/05/2017

Proceso, dependencia, grupo o tema auditado

Sub Dirección Financiera – Gestión Presupuestal.

Fecha inicio auditoría 09/abr/2018 Fecha aprobación informe 12/jun/2018

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Lugar de la visita Subdirección Financiera

Equipo de auditoría

Nombre Rol auditor Dr. Julio Cesar Moreno Bernal Líder Auditor

Doris Ramírez Medina Auditor Principal

María Helena Pedraza Medina Auditor Acompañante

Cristian Camilo Buitrago Acosta Auditor Acompañante

Líder responsable del proceso, dependencia, grupo o tema auditado.

Nombre Cargo

Dr. Fernando Antonio Fuquen Jiménez Sub Director Financiero 1. Objetivo de la auditoría. Evaluar la debida planeación, programación y ejecución en los recursos asignados a la entidad: gastos generales, inversión, transferencias. 2. Alcance de la auditoría. Evaluar la adecuada planeación y programación presupuestal, la oportunidad en la ejecución del presupuesto; verificar la correcta recepción de los bienes y servicios adquiridos que permitieron cumplir con los objetivos y funciones públicas asignadas a la entidad; valorar la justificación de la constitución de las reservas presupuestales y la exigibilidad de las cuentas por pagar constituidas, el cumplimiento de los principios y normas presupuestales; con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de la ejecución presupuestal, para el periodo vigencia 2017 y lo corrido 2018. 3. Criterios de auditoría.

• Sistema Integrado de información Financiera SIIF-Nación • Procedimientos establecidos en el SGC. • Normas relativas a la ejecución presupuestal.


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4. Limitaciones de la auditoría. Como la auditoría está basada en un procedimiento selectivo de la información se convierte en un factor limitante en el procedimiento de verificación. Del mismo modo, existe el elemento de “incertidumbre” presente en las evidencias de la auditoría, el cual puede estar reflejado en los hallazgos de este informe, por la misma razón puede ocurrir que en casos no verificados puedan existir debilidades que no pudieron ser detectadas. 5. Desarrollo de la auditoría. La consulta de la información se realizó en el Sistema de Información SIIF; sistema reglamentado mediante el Decreto 2674/12, siendo de uso obligatorio para la Defensoría del Pueblo por ser ejecutora del Presupuesto Nacional y Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación. Actividades comprobadas: 5.1. Sistema integrado de gestión (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno) Evaluados los procedimientos del proceso de Gestión Financiera, se encontró que para llevar a cabo el proceso de planeación y programación del presupuesto, no existe un procedimiento que desagregue de manera transversal puntos de control, en todas las instancias (Supervisores de Contratos – Defensorías Regionales y Nivel Central), por lo que conlleva a la inexistencia de un mecanismo de control para los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registros Presupuestales, entre otros, que permitan determinar los saldos de apropiación disponibles, para adquirir nuevos compromisos. En lo verificado no se encontró reglamentado como mecanismo de control interno, la vigencia de los certificados de disponibilidad, ni tampoco la existencia de otros procedimientos que permitan que los certificados utilizados parcialmente, o que no sean utilizados o expire su vigencia, sean cancelados para dejar libre la apropiación y permitir la expedición de nuevas disponibilidades. Verificados los diecisiete (17) documentos del Sistema de Gestión de Calidad, incluida la caracterización, procedimientos e instructivos, se observó:


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- Sólo tres (3) de estos documentos fueron actualizados en el nuevo formato de

procedimiento. - Se identificó, que la caracterización de este proceso se encuentra pendiente de

actualizar, de acuerdo con la directriz dada en la última revisión por la dirección (plan de mejora No. 36).

- Se verificó que algunos de los procedimientos, mencionan diversos sistemas de información: SIAF (Sistema de Información), SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera), Sistema de Información de Control Interno.

- Algunos de los puntos de control revisados dentro de los procedimientos, no detallan la actividad de “verificación” que se debe desarrollar, ni indican qué hacer en caso de no cumplir con esta “revisión”.

- Las políticas de operación de los procedimientos están definidas de manera general, (Inclusive los actualizados en esta vigencia), sólo algunos incluyen políticas de operación, que aplican específicamente al procedimiento.

5.2. Mapa de Riesgos de gestión y corrupción. Este proceso tiene identificado en su matriz de riesgos de gestión, cuatro (4) riesgos de operación y un riesgo financiero; en la Matriz de riesgos de corrupción se identificó un (1) riesgo. El objetivo del proceso es controlar adecuadamente el presupuesto, la contabilidad, la ejecución del Plan Anual de Caja Mensualizado de la entidad, y el presupuesto de los Convenios de Cooperación Internacional, mediante la Presentación de estados financieros e informes, con el propósito de atender de forma oportuna, las necesidades de los diferentes usuarios y para servir de herramienta, en el cumplimiento de los Objetivos institucionales de la alta dirección. Los riesgos presentados, no identifican la amenaza concreta del proceso (objetivo del proceso), como los riesgos: "Incumplimiento de los requisitos del SGC y del MECI". Total, tres (3) de cinco (5). En las causas se identifican algunos riesgos, que mejor redactados, indican eventualidad dentro del proceso, considerando que riesgo es: cualquier eventualidad que pueda impactar los objetivos de la organización, y respecto de la cual se conoce su probabilidad de ocurrencia y su posible consecuencia. Considerando las eventualidades, que pueden afectar al cumplimiento total del objetivo y considerando las actividades de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad que se desarrollan en este proceso, se encontró la identificación de riesgos como:


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- Inclusión de gastos no autorizados. - Archivos contables con vacíos de información. - Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto. - Desempeño insuficiente en la ejecución de los procesos. - Incumplimiento legal. - Destinación indebida de recursos públicos. - Direccionamiento de contratación en favor de un tercero. - Pérdida de recursos físicos de la Entidad. - Manejo inadecuado de Pasivos Contingentes.

Este proceso, realizó seguimiento a sus riesgos identificados en la vigencia 2017 en enero y en diciembre, no presentó seguimiento en agosto 2017. Para la vigencia 2018, no presentó seguimiento a riesgos con corte a abril 2018. 5.3. Plan de compras. El Plan Anual de Adquisiciones, busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado. En lo verificado la entidad ha venido realizando la publicación en el enlace: http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1267/Plan-de-compras.htm observándose integración con el presupuesto de la entidad. 5.4. Desagregación del Presupuesto. El Decreto 1957 de 2007, “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”, estableció en su artículo 5º lo siguiente: <El artículo 30 del Decreto 4730 de 2005 quedará así: “Artículo 30. Desagregación de las Apropiaciones. El Representante Legal de cada uno de los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, o quien este delegue, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, debe desagregar, mediante resolución, el detalle del anexo del decreto de liquidación correspondiente a las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales de conformidad con el plan de cuentas que para el efecto expida la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, y remitir al día siguiente de su expedición, una copia a dicha Dirección…”, verificado se encontró que para la vigencia 2017 se expidió la Resolución 001 del 02/01/2017 y para la vigencia 2018 con la Resolución 001 con fecha 03/01/2018.


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5.5. Ciclo de planeación presupuestal. Las modificaciones presupuestales en la vigencia 2017, se dieron por la falta de previsión durante la etapa de programación presupuestal.

• Modificaciones al presupuesto autorizadas por el órgano ejecutor, las cuales deben darse por el carácter de extraordinarios e imprevisibles, frente a la estimación inicial de gastos (Decreto 4730 de 2005, Artículo 28)

Para la vigencia 2017, requirieron en total 12 traslados:

Los traslados con afectación en más de una oportunidad por solicitud en el mes de julio, septiembre y noviembre:


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5.6. Modificaciones internas entre rubros presupuestales: registro de créditos y contracréditos1 al interior de la Unidad ejecutora; se efectuaron 93 modificaciones, observándose rubros que fueron acreditados2 y contra acreditados3 en más de una ocasión, ejemplo

Al finalizar el ejercicio el rubro quedó con un saldo de $22.704.667

Saldo apropiación al finalizar la vigencia $72.168.000

Saldo al finalizar el período con recurso 10 $171.600.000 y recurso 13 $ 115.000.000

Finalizó el rubro con $100.000.000

1 Son movimientos presupuestales que se realizan al interior con el propósito de hacer traslados de un rubro a otro sin afectar el valor total del presupuesto. 2 Incrementa el valor del rubro presupuestal. 3 Disminuye el valor del rubro presupuestal.


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Saldo $600.000.000

Saldo $ 37.332.000

Rubro A-2-0-4-21-1 elementos para bienestar social la apropiación inicial fue de $30.000.000 por recurso 104, se contraacreditó en $16.500.000 (enero) + $8.250.000 (septiembre) y en el mismo mes de septiembre se acreditó por $11.380.578; siendo el contracrédito de $24.750.000 y crédito $11.380.578 con una apropiación al final de $16.630.578, luego en diciembre comprometen $14.831.123 de este monto no se afectó ningún valor por obligación (causación en contabilidad) y por ende tampoco se efectuó pago alguno.

4 Recursos Corrientes de la Nación, Recurso 11 Otros recursos del tesoro; Recurso 13 Recursos de Crédito Externo previa autorización; Recurso 15 Donaciones y Recurso 16 Fondos Especiales.


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Con lo explicado se observan falencias en la fase de planeación presupuestal por inobservancia de los principios legales de eficiencia y eficacia5, situación que produjo el ajuste permanente en las apropiaciones del gasto. 5.7. Rezago presupuestal. Constituido por las reservas (compromiso) y cuentas por pagar (obligación). Cuentas por pagar: Se constituyó “Reservas Presupuestales” a nombre de la empresa Mitsubishi Electric de Colombia Ltda., por valor de $833.000, relacionada con la revisión técnica y el mantenimiento preventivo del ascensor ELENESSA instalado en la regional Quindío, cuando esta factura fue remitida, por esta regional con el número de radicado 201700205357 el 15/08/2017 al Grupo de Contratación. Con el memorando 5002/17/142 del 25-09-2017 la Oficina de Sistemas dio trámite para la cancelación de $114.358.168 por el pago número 8 del Contrato 01/17 con la empresa TIGO UNE de acuerdo con lo establecido en el contrato, a pesar que la Oficina de Sistemas tramito la factura en septiembre para su pago, nuevamente les toco enviar copia de la factura, a través, de la comunicación 5002-18-31 de fecha 07-02-2018; valor este que se debió haber constituido en Cuentas por pagar y no Reservas Presupuestales. Si bien es cierto, el Ministerio de Hacienda expidió comunicación para el cierre presupuestal de la vigencia 2017, esta comunicación se surtió dos meses después de haber radicado la factura para el pago, es decir, el 24 de noviembre de 2018 y la segunda directriz se proveyó el 12 de enero de 2018. Verificado el Sistema SIIF se encontró que el valor no se pagó a la empresa, conforme lo estipulaba el contrato 01/17, habiéndose radicado la factura en la entidad por parte de TIGO UNE en la vigencia 2017, sino por el contrario se constituyó reservas presupuestales a nombre de la empresa por el valor en mención. Contrato DP-3718-2017, Angela Patricia Umana Murgueitio: se constituyó reservas presupuestales por valor $4,120.000. Según el acta de finalización, quedó pendiente de pago $1.648.000 valor de cuenta por pagar y el valor a liberar $2.472.000. Por petición de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, mediante comunicado 3040-010 del 15 Ene2018, señalo que se tenía que constituir reservas por $4.120.000, y observó que no se tenía información por parte de la regional.

5 Ley 42 de 1993 Artículo 8º.


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Reservas presupuestales: Contrato DP-4224-2017, Cesar Augusto López Vera: acta de reducción, valor por suspensión del 10 al 30 de noviembre del 2017 por $2.884.000, fecha del acta de novedad se hizo hasta 24/01/2018. El supervisor comunicó a través del oficio DPRB-6007-U-2724 del 7 nov2017 y la Dirección Nacional comunicó con el Memorando 201800036781 del 12 mar2018 para que se realizará la liberación. Contrato DP-1114-2017, José Alfredo Monsalve Girón: la Dirección Nacional de Defensoría Pública, mediante comunicado 3040-010 del 15 ene2018, índico de manera errónea la constitución de reservas presupuestales por $8.240.000, cuando el Defensor Público solicitó suspensión del contrato del 1 Nov al 31 dic y la regional Valle comunicó la novedad con el oficio 2017-6034. Contrato DP-4743-2017, Abel Galindo Vergara: verificado el listado de “Reservas Presupuestales”, se constituyó reservas presupuestales por valor $1.373.334, conforme al comunicado No- 3040-010 del 15 de enero del 2018 de Defensoría Publica. Se canceló $1.922.266 el 19 de febrero y se había constituido como reserva $3.296.000 del comunicado de Defensoría Pública. Por petición de la Dirección Nacional de Defensoría Publica, mediante comunicado 3040-010 del 15 Ene2018, indico que se tenía que constituir reservas por $3.296.000 y registro observación de "Liberación por liquidación del contrato, se reserva excedente por que los valores respecto a las fechas no coinciden". Contrato: DP-2095-2017, Luis Segundo Gómez León (q.e.p.d), hasta el mes de febrero de 2018 se perfeccionó la Resolución 207 del 9 feb del 2018, fecha de finalización del contrato 25/09/2017, valor de la reducción $12.360.000, el supervisor informó a través de la comunicación 201700263954 del 12 de octubre del 2017 al nivel central y la Dirección Nacional comunicó bajo el oficio número Memorando 201800036781, del 12 mar2018. Con lo analizado se concluye: inexistencia de un sistema de control interno en todas las instancias (Regionales, Direcciones Nacionales, Delegadas, Subdirecciones, entre otros) para depurar y liberar dineros que se pudieron invertir en otros asuntos. Conllevando a la constitución de Reservas Presupuestales sin el lleno de los requisitos legales. Las reservas presupuestales se constituyen ante “…eventos imprevisibles que impidan la ejecución de los compromisos dentro del plazo inicialmente convenido y


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que se traduzca en que la recepción del bien o servicio solo pueda ser verificada en la vigencia fiscal siguiente”. Las Reservas presupuestales son calificadas por el Ministerio de Hacienda como un instrumento excepcional que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia, por lo que se concluye que se hace caso omiso a la Ley 819 de 2003 y conceptos emitidos por el Ministerio de Hacienda, Procuraduría General de la Nación y la misma Contraloría General de la República. Deficiencias en el acatamiento de algunas funciones, supervisión de contratos, así como el manejo presupuestal que refleja debilidades en la constitución de cuentas por pagar y reservas presupuestales que carecen de justificación y denotan la falta de articulación de la planeación contractual e institucional. Del mismo modo, en lo contextualizado se evidencia intermediación de la Dirección Nacional de Defensoría Pública por envío de comunicaciones a la Subdirección Financiera en constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar, entre otros. Situación que va en contravía a los instrumentos que se tienen armonizados al interior de la entidad como la Resolución 1070 de fecha 08/08/2017 “Por el cual se adopta el Manual de Contratación de la Defensoría del Pueblo y el Manual de Contratación y supervisión para los contratistas operadores de Defensoría Pública”. Si bien es cierto, se estableció en el Manual que el Grupo de Registro y Selección enviará en casos de liquidación anticipada del contrato copia de las actas a la Subdirección Financiera una vez suscritas por el ordenador del gasto (numeral 4.3.2.9 Procedimiento para la liquidación anticipada del contrato) se debe tener en cuenta que en el numeral 4.3.2.11.3 estableció un ítem especial para los supervisores frente al tema presupuestal y financiero del contrato “…el supervisor debe verificar y constatar la expedición del Registro Presupuestal…, …Así mismo, deberá verificar que se expidan los Registros Presupuestales para las adiciones, modificaciones y cesiones de los contratos…”. Frente a los pagos le compete también la responsabilidad al supervisor (numeral 4.3.2.11.3 Manual de Contratación y Supervisión de Defensoría Pública, ítem 7) certificar el cumplimiento para el pago respectivo ante la Subdirección Financiera. 5.8. Vigencias Expiradas. Se verificó lo constituido en la vigencia 2017, se obtuvo información y los soportes correspondientes y se determinó las circunstancias que no permitieron el pago de las obligaciones en la vigencia correspondiente


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5.9. Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales del Compromiso. Certificados de Disponibilidad: En lo analizado se encontró que para la contratación de más de 4.000 Defensores Públicos se realizó una solicitud de CDP y se expidió un único Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuando en cada proceso de contratación (por contrato) se requiere uno. Registro Presupuestal del compromiso: Con la Resolución 1070 del 08/08/2017 se adoptó el Manual de Contratación de la entidad y manual de supervisión para los contratistas operadores de Defensoría Pública El Registro Presupuestal del Compromiso no es un requisito de perfeccionamiento sino de ejecución del contrato (Consejo de Estado, noviembre 28 de 2014). “…la Sección Tercera sostuvo que la sanción que se obtiene por no expedir el registro presupuestal no afecta al acto o al contrato sino a la persona que incumple con dicha obligación. Por eso el inciso final del artículo 71 del Decreto 111 de 1996 establece que “cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones”. De tal forma se evidencia que la omisión de expedir el registro presupuestal no se sanciona con la nulidad, sino que el funcionario público competente responderá desde el ámbito disciplinario, penal, fiscal y patrimonial. Verificado la expedición del Registro presupuestal de compromiso frente al acto administrativo:


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La expedición del RPC se dio 25 días después del acto administrativo Para el tema de viáticos se verificó las siguientes resoluciones de la vigencia 2017: 17, 9, 27, 12, 24, 31, 38, 7468, 9610, 11171, 12436, observándose la expedición dentro de los términos legales. En los contratos de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, se estableció que lo correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo, equivalente a la suma de $12.360.000, con vigencias futuras aprobadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, verificado la expedición de los Registros Presupuestales del Compromiso en la vigencia 2018 (por vigencias futuras 2017), en la muestra selectiva se evidenció que algunos se realizaron durante los 3 primeros días del mes de enero de 2018, mientras otros no se realizaron de manera oportuna, vulnerándose el principio de planeación y legalidad6 “…a pesar que la ausencia de la operación de registro presupuestal no tiene la virtualidad de afectar la existencia, la validez o la eficacia del contrato si comporta el incumplimiento de una obligación legal, que genera una responsabilidad personal del funcionario que omite realizarla” Ley 80 de 1993. Relación de contratos.

6 https://sintesis.colombiacompra.gov.co/sintesis/6-etapa-precontractual-registro-presupuestal-y-certificado-de-disponibilidad-presupuestal


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Conforme a lo descrito en el Manual de Contratación y Supervisión de Operadores de Defensoría Pública, los registros presupuestales se debieron haber expedido el primer


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día hábil del mes de enero7, al no realizarse de esa forma los contratos de prestación de servicios estuvieron desamparados presupuestalmente, situación dada por una inadecuada labor administrativa en la planeación. El registro de la información en el SIIF, se dio de manera inoportuna en su expedición por no haberse hecho la gestión financiera pública en línea y tiempo real en el sistema SIIF –Nación. Se incumple lo estipulado en el Decreto 2674/12 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF Nación”, el cual estableció en su Capítulo V “De las obligaciones y responsabilidades en el uso del SIIF Nación”, Artículo 27 “Obligaciones de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación” propender por un registro de la gestión financiera pública, basado en criterios de oportunidad, veracidad, confiabilidad e integridad. Así mismo, el artículo 28 del mismo decreto estableció que los usuarios del SIIF Nación serán responsables por el registro oportuno de la gestión financiera pública de la entidad. El mismo decreto en su artículo 31 estableció el cumplimiento de las normas que rigen la gestión financiera pública. “el uso del SIIF Nación no exime a los usuarios de las responsabilidades en el cumplimiento de las disposiciones orgánicas, legales y reglamentarias en relación con la programación, aprobación, modificación y ejecución de sus presupuestos…” Liberación de saldos presupuestales: Contrato DP-322/2017 Bernardo Augusto Tamayo Marin, el contrato se terminó por mutuo acuerdo el 31/05/2017, finiquitándose a través del acta de terminación suscrita el 14/08/2017. Se confirmó ante el sistema SIIF- y se encontró que el saldo de $28.840.000 se liberó hasta el día 24/10/2017, privando a la entidad en la utilización de estos recursos para otros fines, tampoco fue oportuno la liberación del saldo por fecha de inicio por valor de $686.667 (del 1 al 5 de abril/2017), concluyéndose la inexistencia de oportunidad y consistencia en la anotación de los registros presupuestales que afectan las apropiaciones. No se realiza monitoreo de la afectación presupuestal, para identificar aquellos casos en que ameritaban las modificaciones presupuestales, para reducir la apropiación definitiva y no generar pérdidas de apropiación.

7 Numeral 4.3.2.11.3 Manual de Contratación y Supervisión de Operadores de Defensoría Pública


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Contrato DP-3051/17 Edwar Quintero Rodríguez, Defensor Público regional Quindío, se evidenció la constitución de reservas presupuestales por $37.080.000, cuando en la realidad el Defensor tan sólo laboró el mes de mayo de 2017, lo que correspondía era liberar el saldo presupuestal en la vigencia 2017. Mensualización de los montos a pagar durante el año en el Registro Presupuestal del compromiso: Analizada la información se evidencio que la distribución del Plan de Pagos en el RPC no es coincidente con lo establecido en las cláusulas del contrato, ejemplo: 2300017 el contrato CP 4948/17 se definió en dos pagos y el ítem reflejado en el RPC se manifiesta en uno sólo. RPC 1749417 de fecha 14/08/2017, se estableció en el plan de pagos el día 2018/01/02 un valor total de $18.814.667, cuando el contrato estipulaba desembolsos mensuales. RPC 1021917 de fecha 05/04/2017 la distribución del pago se proyectó para el 2018/01/02 por un monto de $36.393.000 y los pagos según el contrato se estableció montos mensuales. Esta situación obedece a la falta de controles de verificación de la información al momento de subir la información al SIIF Nación8, cargan los archivos planos que fueron alimentados en el sistema de información SIAF por otras áreas, como por ejemplo la Dirección Nacional de Defensoría Pública Los registros presupuestales no cumplen con la información mínima que deben contener, como la definición del tiempo durante el cual se destinara el dinero. El artículo 20 del Decreto 111 de 1996, menciona que se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar en el Registro Presupuestal, al dar cumplimiento a lo estipulado, conllevaría a su vez a tener un control sobre los recursos (Plan anualizado de pagos). Por lo que se concluye desarticulación entre el PAC y lo distribuido en los registros presupuestales del compromiso, situación que puede derivar en que los pagos superen

8 Decreto 2674/12 Capítulo VI “De la seguridad en la interoperación con aplicativos autorizados”


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el valor del presupuesto. El Plan de Pagos se debe observar primero el cupo disponible de PAC y con fundamento en él establecer el Plan de Pagos tanto en el Compromiso como en el respectivo Acto Administrativo. Certificaciones sistema de información SIAF: En este sistema se documenta los contratos con los Defensores Públicos, encontrándose certificación expedida por el sistema con deficiencias, puesto que aparece como fecha final la vigencia del contrato 31/07/2017, cuando el contrato realmente término el 31/05/2017. El contrato es ley para las partes (Código Civil), el contrato es el que regula las condiciones entre las partes, tanto en obligaciones como en vigencia o tiempo del mismo. De manera que lo que se certifica debe ser apegado a lo que se regula en el contrato y a la realidad de la ejecución. Al certificar tiempo de más al que realmente se ejecutó se está alterando la realidad del contrato, que conoce tanto el contratista como la entidad, por lo que a luz de los deberes de los servidores se vulnera el principio de responsabilidad, ejemplos: certificaciones de Juan Sánchez Jaramillo, Eduar Quintero Rodríguez. 5.10. Pagos. Contrato DP104/17 Heriberto Gallo Machado, el contrato se firmó el 22/03/2017 y se estipulo en la clausula CUARTA. Valor y forma de pago, la suma de $37.080.000 para la vigencia fiscal 2017 mes vencido, el acta de iniciación se formalizó el 5 de abril de 2017, debiéndose haber pagado 26 días por el mes de abril/17 $3.570.000 y el pago efectuado fue de $3.708.000 pagándose de más $137.333. Contrato DP-48/2017 Soriano Hernández José Simón, se suscribió el 28/03/2017 y se estableció en la Cláusula Tercera. Vigencia del Contrato y plazo de ejecución: el término de ejecución se contará desde a partir de la fecha del acta de iniciación, los pagos mes vencido. Se verificó el acta y el inició se dio desde el 05/04/2017, confirmado el pago ante el sistema SIIF del Ministerio de Hacienda se encontró que el mes de abril se le cancelo el mes completo por valor de $4.120.000 cuando el valor real correspondía a $3.570.666, pagándose una suma adicional por $549.333 Contrato DEP 4948-2017 Sánchez Jaramillo Juan Fernando, acta de inicio del 10/11/2017, se estipulo en la cláusula cuarta un valor mensual de $5.250.000 valor vencido y el SIIF refleja un pago el 21 de noviembre/17 por $5.582.500 valor este que correspondía al contrato C-026/17 por el rubro A-1-0-2-12 Honorarios, atendiéndose


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compromisos con recursos que no correspondían, vulnerándose el principio de legalidad del gasto (Estatuto Orgánico del presupuesto

Lo estipulado en el contrato no es coincidente con los pagos, puesto que el primer pago de acuerdo con el acta de inicio correspondía a $3.675.000 y el pago efectuado $5.582.000 al igual es muy superior a lo estipulado en el contrato $5.250.000 y el segundo pago correspondiente al mes de diciembre era de $5.250.000 y por lo evidenciado se pagó tan solo $3.500.000. Los compromisos establecidos en el contrato no se atendieron de forma oportuna y adecuada. Contrato 026/17 Sánchez Jaramillo Juan Fernando: rubro presupuestal A-1-0-2-12 Honorarios

Por el contrato en mención, el último pago lo realizaron por $5.425.000, cuando en la cláusula novena se estableció pagos mensuales iguales de $5.775.000 quedando un saldo por pagar de $350.000 Se efectuaron pagos de los contratos C-026/17 y 4948/17 por rubros presupuestales diferentes, afectando el principio de legalidad Articulo 345 de la Constitución Nacional y el Estatuto Orgánico del Presupuesto “…el principio de legalidad del gasto público, aunque no es literalmente incluido en el estatuto orgánico de presupuesto, es


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adoptado en este artículo dentro de los principios rectores de la actividad presupuestaria”9. El registro presupuestal 507017 avalaba la apropiación específica para afectar el Contrato C-026 (rubro A-1-0-2-12 Honorarios) y el registro 2300017 correspondía al contrato CP-4948 (Defensoría Pública -rubro de transferencias 3-6-3-3), contraviniendo la Ley 80 de 1993. Así mismo, el artículo 20 del Decreto 111 de 1996 lo define como “la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la aprobación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin…”. Los recursos para cada contrato estaban definidos para un gasto especifico, por lo que no podía emplearse para pagar contrato diferente, con lo evidenciado se produjo una destinación diferente. Contrato DP-110/17 Elizabeth Giraldo Zuluaga, se estableció en la Cláusula Tercera. Vigencia del Contrato y plazo de ejecución: el término de ejecución se contará, a partir de la fecha del acta de iniciación. Se verificó el acta y el inició se dio desde el 05/04/2017, confirmado el pago ante el sistema SIIF del Ministerio de Hacienda se encontró que el 13/06/17 se le canceló los honorarios de abril y mayo por un monto de $6.866.667 correspondiente a 50 días, no obstante como el contrato fue suspendido por 9 días por incapacidad en ese período de pago más los 4 días, considerando la fecha del acta de inicio del contrato (05/04/2017), siendo en total 13 días a descontar y por lo evidenciado en SIIF, se canceló 3 días de más representando en $412.000. Se corroboró lo expresado en el “Acta de Reducción de Valor, por suspensión en la ejecución del contrato No DP-110 de 2017…” y se constató contra el Registro Presupuestal del Compromiso 1021917 y no aparece, la reducción por valor de $1.236.000 ni tampoco, la reducción por la fecha de inicio del contrato. Al no realizar la operación en su momento de disminución, por valor de $1.235.999 se constituyó como Reservas Presupuestales. Contrato 85: EASYCLEAN G&E S.A.S.- fecha suscripción del contrato 22/03/2017 -fecha del registro presupuestal del compromiso 660617 el 23/03/2017 y el acta se suscribió el 01/04/2017. Supervisión: Revisado el contrato, se indicó lo siguiente:

“CLÁUSULA VIGESIMA - SUPERVISIÓN. La supervisión sobre la ejecución del contrato será ejercido de la siguiente manera: a) en el nivel regional por todos y cada uno de los Defensores del Pueblo de las regiones donde se prestará el servicio contratado, quienes deberán informar oportunamente al Subdirector de Servicios Administrativos

9 http://www.scielo.org.co/pdf/esju/v9n1/v9n1a09.pdf


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el desarrollo del contrato y calificar el satisfactorio cumplimiento del mismo. b) En el nivel central la Supervisión será ejercida por el Subdirector de Servicios Administrativos o quien haga sus veces, quien tendrá a su cargo las obligaciones pactadas en el contrato y las consagradas en la ley 1474 de 2011. Sin perjuicio de lo anterior, desde ya las partes acuerdan…” Seguidamente en la “CLÁUSULA VIGESIMA PRIMERA – OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR. Al supervisor del presente contrato le corresponderá: a) Vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado. b) Impartir al CONTRATISTA las instrucciones necesarias para el desarrollo del objeto contractual… c) Expedir la certificación de cumplimiento parcial y total de las obligaciones pactadas a cargo del CONTRATISTA. Adicionalmente, deberá verificar y dejar constancia en tales certificaciones del pago de los aportes realizados por el CONTRATISTA al sistema general de seguridad social…” Verificados los soportes de los pagos efectuados por la Subdirección Financiera y la carpeta del contrato 085/17, se evidencia incumplimiento a lo indicado en estas dos clausulas, ya que solamente aparece en la carpeta de la subdirección Financiera, la certificación del Nivel Central, emitida por el Subdirector Gerardo Gabriel Trejos y solo en los meses de abril y mayo, se pudo constatar los cumplidos de algunas regionales, faltando las siguientes regionales: Abril/17:

• Casa de los Derechos Humanos Granizales – Antioquia • Casa de los Derechos Humanos Tumaco - Nariño

Mayo/17: • Casa de los Derechos Humanos Granizales - Antioquia • Cauca • Guajira • Casa de los Derechos Humanos Tumaco - Nariño • Sucre • Valle del Cauca.

Al igual las certificaciones presentadas por las regionales no cumplen, con lo definido en estas cláusulas del contrato. Así mismo, en lo verificado se observó, que, desde el mes de mayo de 2017 en adelante, ni en los soportes de Financiera ni del contrato, se halló certificaciones de los demás supervisores del contrato.


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En día 11 de septiembre de 2017, la regional Amazonas, mediante comunicación a la Coordinadora del Grupo de Contratos, informa el no cumplimiento del contrato en lo referente a la fumigación, puesto que estaba establecido en cada uno de los meses realizar la fumigación cada 19 días, y por lo corrido de abril al mes de septiembre de 2017, solamente se había realizado una el 8 de septiembre/17. A esta comunicación, el Grupo de Contratos dio respuesta, el 20 de septiembre bajo el número 2017- **440, solicitando un informe detallado del incumplimiento por parte del contratista, enunciando las cláusulas y normas violadas, así como hacer entrega de las diversas comunicaciones que remitió el regional al contratista por incumplimiento del contrato. Como se puede observar, al no tener claro la función que cumplen los supervisores a nivel regional, no se dio apertura por parte del nivel central, por falta de evidencias (comunicaciones cruzadas por el supervisor Amazonas con el contratista).

Ahora bien, las certificaciones entregadas como soporte para los pagos, ante la Subdirección Financiera por el supervisor del nivel central, no establece el día en las cuales fueron expedidas, limitándose solamente a colocar mes y año, al igual en las mencionadas certificaciones, el supervisor Gerardo Gabriel Trejos da fe del cumplimiento del servicio tanto a nivel central como regional, sin mencionar en la misma certificación los soportes entregados por los otros supervisores a nivel regional (Defensores regionales) del cumplimiento.

Forma de Pago En la CLÁUSULA DECIMA, se estableció que “…La Defensoría pagará el valor del contrato en mensualidades vencidas cada una por valor de NOVENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS 44/100 ($97.300.467,44) incluido AIU e IVA y los demás impuestos a que haya lugar, dentro de los 30 días siguientes al recibo de la factura con el lleno de los requisitos legales acompañada de: Certificado de recibo a satisfacción…”. Se revisaron los soportes de pago de todas las facturas expedidas por la empresa desde el mes abril hasta el mes de diciembre de 2017. La factura por el servicio del mes de diciembre/17 número 9509, el supervisor del contrato del nivel central la radicó en la Subdirección financiera para su respectivo pago, con el comunicado No. 5020-885 de fecha 01 de diciembre/17 y con sello del Grupo de contratación el 4 de diciembre de 2017. Continuado el proceso, se evidenció su pagó el 12 de diciembre del 2017, incumpliéndose lo establecido en el contrato 085/17 de pagar “…en mensualidades vencidas”. El contrato tuvo Adiciones: OTROSI No. 1 del 31 de marzo del 2017,


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suprimen el servicio de la operaria de la Regional Arauca y la adicionan a la Regional Atlántico; situación comunicada a los dos supervisores de las regionales Arauca y Atlántico mediante mensaje electrónico del 3 de mayo/17. Del mismo modo, se corroboro que la regional Atlántico, efectivamente para los meses que certificó que fueron abril y mayo, justificó para cada uno de ellos, dos (2) personas por mes. Los soportes de las facturas presentados por EASYCLEAN, relacionaban en Arauca una (1) y Atlántico una (1), esta anotación no tuvo incidencia en el valor facturado, porque como se mencionó la Regional Atlántico certificó dos (2) operarias por cada mes (abril y mayo). Con el OTROSI No. 6, se estableció un nuevo plazo desde el 01 de enero/18 hasta el 15 de marzo/18 y en valor $263.311.234, para este caso se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP No. 3218 y el Registro Presupuestal de Compromiso RPC No. 2618 con fecha del 5 de enero del 2018, cuando el OTROSI 6, estipulaba desde el 1 de enero en adelante. Posteriormente, con el OTROSI No. 7, se adicionó en un mes más desde el 16 de marzo al 15 de abril del 2018 y en valor por $127.100.000, valor este registrado en el RPC con fecha 19 de febrero de 2018. Establecido los valores y el tiempo en cada uno de los OTROSI, no se entiende los valores cobrados, ejemplo: para la vigencia 2017, menores valores cobrados en junio $407.763, septiembre $305.822 y vigencia 2018 en marzo $4.673.620, así como mayores valores cobrados en diciembre/17 $713.585 y vigencia 2018: enero $6.214.133, febrero $6.214.133; situación que ha generado un desbalance a nivel Presupuestal, -ver cuadro adjunto a continuación:


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Periodos

Total establecido por periodo s/

contrato y otrosi (s)

Factura Fecha

facturaPeriodo

facturadoValor Diferencia

Fecha de pago

Abril 97,300,467.44$ EC- 8457 10-may-171 de abril al 30 de aril 2017

97,300,467.00$ 0.44$ 20-jun-17

Mayo 100,358,690.04$ EC- 8660 01-jun-171 al 31 de mayo 2017

100,358,690.00$ 0.04$ 18-jul-17

Junio 102,703,327.68$ EC- 8812 04-jul-171 al 30 de junio 2017

102,295,565.00$ 407,762.68$ 13-sep-17

Julio 103,416,913.04$ EC- 8944 01-ago-171 al 31 de Julio del

2017103,416,913.00$ 0.04$ 19-sep-17

Agosto 103,416,913.04$ EC- 9052 01-sep-071 al 31 de Agosto del

2017103,416,913.00$ 0.04$ 31-oct-17

Septiembre 103,722,735.31$ EC- 9184 02-oct-171 al 30 de

Septiembre del 2017

103,416,913.00$ 305,822.31$ 14-nov-17

Octubre 103,416,913.11$ EC- 9339 01-nov-171 al 31 de Octubre del 2017

103,416,913.00$ 0.11$ 05-dic-17

Noviembre 103,416,913.11$ EC- 9508 01-dic-171 al 30 de Noviembre del 2017

103,416,913.00$ 0.11$ 12-dic-17

Diciembre 100,766,453.21$ EC- 9509 01-dic-171 al 31 de diciembre del 2017

101,480,038.00$ 713,584.79-$ 12-dic-17

Enero 105,324,493.60$ EC-9699 22-ene-181 al 31 de Enero del

2018111,538,627.00$ 6,214,133.40-$ 31-ene-18

Febrero 105,324,493.60$ EC-9798 15-feb-181 al 28

Febrero del 2018

111,538,627.00$ 6,214,133.40-$ 28-feb-18

Marzo 116,212,246.80$ EC-9835 22-mar-181 al 31 de Marzo del

2018111,538,627.00$ 4,673,619.80$ 27-mar-18

Abril 63,550,000.00$ Abril del

20187,754,646.00-$

Total facturado 1,253,135,206.00$ Valor Faltante 55,795,354.00$

No se ha presentado aún para pago

Total presupuestado 1,308,930,560.00$

Con lo contextualizado anteriormente, se observa deficiencias en el acatamiento de algunas funciones, supervisión de contratos, así como el manejo presupuestal que refleja debilidades en la constitución de cuentas por pagar y reservas presupuestales que carecen de justificación y denotan la falta de articulación de la planeación contractual e institucional. Contextualizado el ítem de pagos, se concluyéndose la realización de desembolsos por valores que no correspondían y en fechas no establecidas, afectando los intereses patrimoniales del Estado, conducta que puede tener connotación disciplinaria Ley 610 de 2000 Artículo 6º “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado, la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse, por acción u omisión de los servidores públicos o, por la persona natural


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o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público” El Decreto 2674/12 en su Artículo 18, estableció Responsabilidad del pago a beneficiario final: “todo pago que se haga a beneficiario final se hará de conformidad con el acto administrativo que lo ordena. Los usuarios que intervinieron en el mismo, será responsables por las imprecisiones e inexactitudes de la información registrada…”. Principio de programación integral (artículo 17 del Estatuto Orgánico del Presupuesto) Ley 38 de 1989, Artículo 14. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada organismo o entidad de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. En las verificaciones efectuadas en el proceso auditor, se halló lo siguiente: El contrato de prestación de servicios C-026 de 2017 con el profesional Sánchez Jaramillo Juan Fernando el cual afectó el rubro presupuestal A-1-02-12 se encontró que producto de este contrato se derivaron pagos por viáticos y gastos de viaje por rubros presupuestales diferentes: Resolución 3553 afectó el rubro C-2502-1000-7-0-2-4 se le canceló $535.294 por viáticos y Resolución 4630 afectó el rubro presupuestal A-3-6-3-7 DEFENSORIA PUBLICA (LEY 24 DE 1992) por valor de $ 749.412 Funcionario Luis Acero Camacho -Secretaria General


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Funcionario: María Helena Pedraza -Oficina Control Interno

Funcionario: Luis Joaquín Ramos Calle -Oficina Control Interno

Funcionario: Benavides Torres Diego Francisco

Contratista: Ramirez Solorzano Ricardo

Director Nacional de ATQ: Rojas Sánchez Giovanni


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Funcionario: Saavedra Espinosa Yina Paola -Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (R)

Funcionario: Aguiar Delgadillo Miguel Angel -Defensor Regional


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Contratista: Granados Álvarez Julio Cesar

Contratista: Avila Rojas Jose Arturo


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Contratista: Nardi Amarilis Torres Rodríguez

Contratista: Álvarez Guzmán Francisco

Con lo descrito anteriormente se incumple el Principio de programación integral (artículo 17 del Estatuto Orgánico del Presupuesto) “la atención de los compromisos


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que surjan de la transacción se hará con cargo al rubro que debió afectarse inicialmente para la celebración…” El Decreto 2236 de 2017 por la cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2018, estableció en su Artículo 116. De la administración y funcionamiento del Sistema Nacional de Defensoría Pública. Con base en la transferencia realizada para el desarrollo del Sistema Nacional de Defensoría Pública, serán imputables a la misma los gastos de funcionamiento que garanticen, el debido desarrollo de los postulados previstos en el Ley 941 de 2005, ello con base en el principio de programación integral, previsto en el artículo 17 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. Por lo evidenciado, puede estar aconteciendo que como la autorización de los viáticos se realiza en Secretaria General, el sistema SIAF lo habilitaron para realizar de una vez la imputación presupuestal. Para este caso, no se puede trasladar la responsabilidad de la imputación presupuestal a Secretaria General, puesto que la entidad cuenta con una Subdirección Financiera y unos grupos de apoyo al interior, para que revisen y constaten el cumplimiento de las normas presupuestales, en el desarrollo de las actividades propias, puesto que es allí en donde se administra los recursos financieros y se tiene el control sobre los saldos en cada rubro presupuestal. 5.11. Ley de garantías (Ley 996/05). Se podrá celebrar contratos, a través, de las modalidades de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, la restricción comenzó desde el sábado 11 de noviembre y se extiende hasta cuando se elija presidente de la República, comenzando la restricción desde el 27 de enero de 2018. La prohibición del artículo 33 de la Ley 996/05, está dirigida a que las entidades estatales, no puedan adelantar procesos, ni suscribir contratos bajo la modalidad de selección de contratación directa, es decir, no impide que una vez se inicie la restricción citada, se puedan expedir los registros presupuestales de los contratos que se perfeccionaron el 26 de enero de 2018, entendiendo que los contratos estatales se perfeccionan cuando se logre acuerdo, sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve por escrito.


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“La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación. En ese sentido, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 ha definido que los Documentos del Proceso son: los estudios y documentos previos; el aviso de convocatoria; los pliegos de condiciones o la invitación; las Adendas; la oferta; el informe de evaluación; el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación. Ahora, cuando se dice que cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación, se hace referencia a todo documento diferente a los mencionados, siempre que sea expedido dentro del Proceso de Contratación. La Ley de Transparencia establece la obligación de publicar todos los contratos que se realicen con cargo a recursos públicos, es así que los sujetos obligados deben publicar la información relativa a la ejecución de sus contratos, obligación que fue desarrollada por el Decreto 1081 de 2015, el cual estableció que para la publicación de la ejecución de los contratos, los sujetos obligados deben publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor que aprueben la ejecución del contrato10. Concluyéndose la inexistencia de Calidad y oportunidad de la información publicada en el SECOP, conforme a cuadro descrito en la parte de arriba “ley de garantías”. La Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”, dispone en su artículo 3o. lo siguiente: “la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos y que para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.” Así mismo establece en el mismo artículo lo siguiente: Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP- el cual (…)“b. Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía;(…)”. El Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones, dispone en el artículo 8°. “Publicidad del procedimiento en el SECOP. La entidad contratante será responsable de garantizar la

10 https://sintesis.colombiacompra.gov.co/content/documentos-que-deben-publicarse-en-el-secop.


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publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva”. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador. 5.11. Seguimiento a proyectos de inversión (Decreto 2844 de 2010) Es un Sistema de información administrado por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), en donde mensualmente se actualizan y cargan los avances de cada uno de los proyectos de inversión de la Nación y cuya consulta está abierta al público. Este sistema es una herramienta que sirve de apoyo e instrumento de gestión, para la ejecución de los proyectos de inversión en cada una de las entidades, en la que se encuentran objetivos anuales, logros, metas y el avance físico – financiero de los proyectos de inversión. La captura de los datos se encuentra en cabeza de los Gerentes de los proyectos de inversión, por el usuario y clave creado en el sistema. Consultada la base de datos, se obtuvo información al mes de diciembre de 2017, así:


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Vigencia 2018

A la entidad le asiste la obligación de suministrar información sobre los proyectos de inversión en el Sistema Unificado de Inversión Pública (SUIP), según el artículo 27 de la Ley 152 de 1994 y el artículo 9 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, y al Sistema de Información de Seguimiento a los proyectos de inversión pública, creado por el Decreto 3286 de 2004. Importante tener en cuenta que la columna de avance financiero consiste en dividir obligaciones sobre apropiación vigente multiplicado por 100, conforme a los listados suministrados por el Sistema Integrado de Información Financiera y la columna de avance físico depende de la información registrada mensualmente por el Gerente del proyecto de Inversión, al existir avance financiero se debió haber ingresado información por el avance físico.


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La información relacionada a continuación, muestra los proyectos que presentaron ejecución por debajo del 80% (dividir compromisos sobre la ejecución):

Frente a la información arrojada por el DNP se puede determinar el incumplimiento de los objetivos de los proyectos propuestos; las actividades no se realizan con la debida oportunidad a lo planeado inicialmente. 6. Descripción del hallazgo

No. Hallazgo Requisito Estado *1

1.

El mapa de riesgos no tiene definidos puntos de control para mitigar los diferentes riesgos, así mismo los riesgos identificados no se encuentran articulados con el objetivo del proceso (numeral 5.1 y 5.2).

Ley 97 de 1993 Decreto 1537 del 2001,

articulo 4 NC

2. Constitución de Reservas Presupuestales sin el lleno de los requisitos legales, ver numeral 5.7.

Ley 819 de 2003 y conceptos emitidos por el Ministerio de Hacienda,

Procuraduría General de la Nación y la misma

Contraloría General de la República.

NC


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6. Descripción del hallazgo


3. Se identificaron facturas que fueron radicadas en la Entidad y no se tramitaron como cuentas por pagar en su oportunidad, ver numeral 5.7.

Ley 819 de 2003 y conceptos emitidos por el Ministerio de Hacienda,

Procuraduría General de la Nación y la misma

Contraloría General de la República.

NC

4. Inoportunidad en la expedición de los Registros Presupuestales del Compromiso, ver numeral 5.9.

Principio de Planeación y legalidad

Decreto 2674/12, Capítulo V “De las obligaciones y responsabilidades en el uso del SIIF Nación”,

Artículo 27 “Obligaciones de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación”

NC

5. Inoportunidad en la liberación de los saldos en los RPC y CDP, privándose a la entidad en la utilización de los recursos para otros fines, numeral 5.9.

Principio de responsabilidad

Principio de planeación Ley 80 de 1993

NC

6.

Los Registros presupuestales del compromiso no reflejan la distribución del pago conforme a lo estipulado en los contratos y articulado al plan de pagos ajustado al cupo PAC mensualizado, numeral 5.9.

Decreto 111 de 1996 Decreto 568 de 1996 NC

7. Las certificaciones expedidas por el Sistema de Información SIAF, no reflejan la realidad de los contratos de los Defensores Públicos, numeral 5.9.

Principio de Responsabilidad

Contratos firmados con los contratistas

Ley 80 de 1993, artículo 51

NC


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8. Se realizaron pagos que no corresponden a lo estipulado en los contratos, ver numeral 5.10 del informe.

Ley 610 de 2000 Artículo 6 “Daño patrimonial al

estado…” El Decreto 2674/12

Capítulo III, Artículo 18 “Responsabilidad del pago

a beneficiario final…” Principio de

responsabilidad CN artículo 6

Ley 734/02 Alcance Disciplinario

NC

9. Se efectuaron pagos de los contratos C-026/17 y 4948/17 por rubros presupuestales diferentes. Ver numeral 5.10.

Principio de legalidad NC

10.

Contratos vinculados con un rubro presupuestal y se derivaron viáticos por rubros presupuestales diferentes. Servidores Públicos vinculados a la planta de personal se les pago viáticos por rubro diferente al de Gastos de Funcionamiento. Ver numeral 5.10 del informe.

Principio de programación integral (artículo 17

Estatuto Orgánico del Presupuesto)

Ley 38 de 1989, Artículo 14 “Especialización…” Decreto 2170 de 2016

Decreto 2236/17

NC

11. Los Documentos del proceso de contratación no se publican en el sistema de información SECOP con la debida oportunidad y calidad, ver numeral 5.10.

Principio de calidad y oportunidad en la

información Ley 1712/14 Ley 1150/07

NC

12.

Se suscribió el contrato 079/18 con Juan David Camacho Santoyo y el tercero creado en SIIF corresponde al mismo número de cédula, pero con el segundo apellido diferente Juan David Camacho Santos.

Decreto 2674 del 21/12/2012, Capítulo III,

Artículo 17 NC


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13.

Consultado el sistema de información Seguimiento a proyectos de inversión “SPI”, los avances financieros de los proyectos no son coincidentes con el avance físico y avance de gestión, ver numeral 5.11 seguimiento a proyectos de inversión.

Decreto 2844 de 2010 Ley 152 de 1994 artículo

27 y artículo 9º del Estatuto Orgánico del

Presupuesto

NC

*1: C: Conformidad NC: No conforme OM: Oportunidad de Mejora 7. Conclusiones. 1. Las etapas de planeación, programación presupuestal y oportunidad en la

ejecución del presupuesto se desarrollan por dependencias y no como un proceso. 2. No se cumple con los procedimientos necesarios para garantizar la oportunidad y

calidad de la información en el sistema SIIF Nación. Si bien es cierto, la entidad cuenta con un sistema de información denominado SIAF en donde diferentes áreas registran información, no se puede olvidar que le compete la responsabilidad a la Subdirección Financiera de dirigir y controlar el manejo presupuestal, contable y de tesorería de la entidad. La Subdirección Financiera no puede ser tramitadora, debe ser vigilante del cumplimiento de las normas presupuestales; la coordinación en la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal (no expedir uno sólo para los contratos de Defensoría Pública, por ejemplo); expedición de los registros presupuestales del compromiso, verificando el registro de estos de manera oportuna y realizando el control y seguimiento a los mismos, entre otros.

3. Deficiencias en el acatamiento de algunas funciones, supervisión de contratos, así como el manejo presupuestal que refleja debilidades en la constitución de cuentas por pagar y reservas presupuestales que carecen de justificación y denotan la falta de articulación de la planeación contractual e institucional

4. La mayoría de los documentos del Sistema Integrado de Gestión del proceso de Gestión Financiera (caracterización, procedimientos e instructivos), se encuentran desactualizados y sin definir puntos de control que minimicen riesgos o eventualidades, ni políticas de operación enmarcadas en el objetivo y actividades de los procedimientos.

5. Los informes de Evaluación y Seguimiento que entregó la Oficina de Control Interno en vigencias anteriores, no se atendieron las recomendaciones, situación que se evidenció con la Auditoria que realizó la Contraloría General de la Republica. Como las recomendaciones emitidas en los informes de Evaluación y Seguimiento no son

Proceso - Defensoria · 1 Son movimientos presupuestales que se realizan al interior con el...

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