Proceso administrativo en una microempresa

Identificación del proceso administrativo en una organización conocida.

La Micro-Empresa seleccionada es el Cibercafé que está en la calle donde yo vivo y da servicios a los vecinos y visitantes cercanos.

Nombre de la microempresa Cibercafé “Zona de Oro”. El propietario es Alberto Ramírez quién desde hace dos años aproximadamente brinda servicios relacionado son la renta por hora de las computadoras, impresiones y escáner. Actualmente cuenta con una persona que da servicio a los usuarios y auxilia al propietario en algunas actividades administrativas. El proceso administrativo lo puedo identificar de la siguiente manera:

Planeación. ¿Qué se va a hacer?En esta fase se tuvo que detectar la necesidad que tienen las personas de tener acceso a

una computadora. (De hecho el número de internautas crece en miles cada año); cada día niños, adolescentes y adultos requieren del apoyo del Internet para algunas de su actividades de estudio, diversión y esparcimiento o de trabajo.

Una vez detectada la necesidad de servicio de internet y necesidades alternativas como impresiones, scanner y servicios digitales las siguientes preguntas relacionadas a la planeación fueron:

1. Desarrollo del proyecto de negocios.

2. Identificación de las alternativas de financiamiento.

3. Identificación del lugar: ¿En qué zona instalarlo?

4. Contratación del local: ¿Tipo de contrato y características de las cláusulas, tiempo, costo, dimensiones?

5. Tramitología: ¿Qué tipo de permisos se tienen que tramitar y ante que autoridades?

6. Alistamiento del lugar: ¿Cómo decorarlo, con cuántas máquinas, qué tipo de conexiones?

7. Tipo de servicio: ¿Horario del servicio, cuál es le precio al cliente, cómo hacer la promoción?

8. Personal a cargo: ¿Cuánto personal se necesita, cómo contratarlo? ¿Qué reglamentos rigen la contratación de personal, qué obligaciones se tiene que cumplir? ¿Qué actividades y cuál responsabilidad tendrán los trabajadores, qué horarios, qué normativa para prever la conducta laboral?

Organización: ¿Cómo se va a hacer?En esta función o etapa del proceso administrativo, el responsable del Cibercafé tuvo que

idear en la coordinación y división el trabajo.

Es importante mencionar que no necesariamente se piensa en función del número de trabajadores o personas; sino en actividades y responsabilidades a realizar; de hecho, al inicio una sola persona puede realizar todas las actividades.

Por ejemplo, en la jerarquización inicial se tiene al dueño del Caber como administrador o responsable de la operación de la micro-empresa; y un encargado de dar el servicio al público visitante o clientes.

La departamentalización se refiere a la división de las actividades según las áreas funcionales de:

1. Promoción y ventas; precio, lugar, tipo de servicio, características, estudio de competencia directa e indirecta; caracterización de los clientes potenciales y detección de nuevas necesidades, etc.

2. Finanzas y contabilidad; registros contables de la operación del Ciber, pagos de servicios, bancos; IMSS, nómina, cálculo de gastos de operación y utilidades, etc.

3. Operación; Mantenimiento de equipo, redes y conexiones; atención a los usuarios; servicio de impresión y actividades relacionadas.

4. Recursos humanos; selección, contratación e instrucción y capacitación del encargado.

Dirección: "ver que se haga"Esta función corresponde a la toma de decisiones dentro de la operación del Cibercafé;

como mantener motivado al responsable de la operación; como comunicarse con él y cómo supervisarlo.

Aunque no existe un equipo real de trabajo, se debe mantener una comunicación y motivación sanas para que la atención a los clientes sea la adecuada para que quieran regresar y recomendar el Ciber.

Control: ¿Cómo se ha realizado?El dueño de Cibercafé no debe perderse en los resultados diarios de su Micro empresa.

Es imprescindible establecer estándares; registro de número y características de los servicios brindados; control de caja, de movimiento de efectivo; de tiempo de espera; de las características del equipo y si coinciden con las necesidades de los usuarios. Medir y registrar constantemente la velocidad de conexión del internet, de las impresiones; estar pendiente para corregir la realización de las actividades; de dar mantenimiento oportuno a las computadoras, el servido y las redes y, sobre todo calcular los resultados financieros para determinar si está saliendo con los costos y cuánto asciendes sus utilidades que le permitan mantenerse en el mercado.