ARSIP DINAMIS

ARSIP DINAMISPENGERTIAN ARSIPDitinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.A. ARSIP DINAMISMenurut UU No. 7 th 1971, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia,Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis, menurut fungsi dan kegunaannya, dapat digolongkan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif (semi statis).B. FUNGSI ARSIP DINAMISMenurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa kegunaan arsip yaitu:

Arsip sebagai sumber ingatan atau memoriArsip sebagai bahan pengambil keputusanArsip sebagai bukti legalitas. Arsip sebagai rujukan historis. 1. Arsip Sebagai Sumber Ingatan Atau MemoriArsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam adalam arsip tersebut.2.Arsip Sebagai Bahan Pengambil KeputusanPihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media elektronik maupun non elektronik.3.Arsip sebgai bukti legalitasArsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai rujukan historisArsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi.C. KLASIFIKASI ARSIP DINAMIS1. Ciri-ciri arsip dinamis sebagai berikut:Masih aktual dan berlaku secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup,

2. Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:

Arsip aktifArsip semi aktif, Arsip inaktif.

ARSIP AKTIFArsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantorDengan catatan masih digunakan sekurang-kurangnya 10 X dalam 1 tahunARSIP SEMI-AKTIFArsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurunDengan catatan penggunaannya minimal 1 bulan sekaliARSIP INAKTIFArsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.Dengan catatan arsip sudah tidak digunakan tetapi masih dibutuhkan dan harus disimpan di pusat arsip

3. SIKLUS ARSIP DINAMISSiklus hidup arsip menurut beberapa ahli:menurut Patricia E. Wallace mencakup:a. penciptaan arsip , b. pendistribusian , c penggunaan, d. penyimpanan arsip aktif, e.pemusnahan arsip dan menyimpan arsip secara permanen.

Betty R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni :a. penciptan dan penerimaan, b. pendistribusian ,c. penggunaan, d. pemeliharan dan penyusutan arsip.

Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu Fase Penciptaan Arsip, Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip, dan Fase Penyusutan Arsip sebagai masa istirahat arsip. D. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan Manajemen Arsip DinamisMenjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.