PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK PADA KANTOR …
Transcript of PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK PADA KANTOR …
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK
PADA KANTOR WILAYAH KEMENKUMHAM
PROVINSI SUMATERA UTARA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk
memperoleh gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) Dalam Bidang Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi
OLEH:
SUSTRI MELDIANA S. SITUMORANG
170723037
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
MEDAN
2019
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik
Pada Kantor Wilayah Kemenkumham
Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Sustri meldiana Sastra Situmorang
NIM : 170723037
Pembimbing : Ishak, S.S. M.Hum.
NIP : 19670424 200112 1 001
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal
:
25 Juli 2019
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik
Pada Kantor Wilayah Kemenkumham
Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Sustri meldiana Sastra Situmorang
NIM : 170723037
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dra. Eva Rabita, M.Hum.
NIP : 19560331 198603 2 001
Tanda Tangan :
____________________
Tanggal
:
25 Juli 2019
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S.
NIP : 19600805 198703 1 001
Tanda Tangan :
____________________
Tanggal
:
25 Juli 2019
Universitas Sumatera Utara
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu
tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media
publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan
pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan
tanda kutip.
Medan, 25 Juli 2019
Penulis,
Sustri Meldiana S. Situmorang
NIM: 170723037
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Situmorang, Sustri Meldiana S, 2019. Pengelolaan Arsip Dinamis
Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera
utara
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip
dinamis elektronik. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif . Teknik yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data
adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan, teknik
analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.
Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Kanwil Kemenkumham
Sumut dari beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis elektronik belum
sepenuhnya berjalan dengan baik, yang baru hanya menjalankan empat aspek,
yaitu penciptaan dan penyimpanan arsip, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan
disposisi. Pengelolaan arsip dinamis yang sudah berbasis komputer dengan
menggunakan sistem Sisumaker dapat menunjang efisiensi kerja di lingkungan
Kemenkumham, terutama dalam hal temukembali arsip dinamis yang lebih cepat
dan tepat termasuk mudah dalam penerimaan dan pengiriman arsip dan dalam
prosesnya pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumham yang ditunjang oleh
aplikasi pengarsipan elektronik yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja
yang dapat menunjang efisiensi kerja. Dalam pengelolaan arsip dinamis di
Kemenkumham terdapat beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: disposisi yang
sering salah tujuan sehingga menyulitkan temu kembali, kurangnya
pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background
arsiparis, dan belum ada Standar Operasional Pekerjaan (SOP) secara tertulis,
beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum sistematis yaitu
tidak adanya Record Centre.
Kata Kunci: Arsip Elektronik, Teknologi Informasi
Universitas Sumatera Utara
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Peneliti ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat,
kasih dan karuniaNya Serta bimbingan-Nya selama menjalani perkuliahan dan
dalam menyelesaikan Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis
Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara ”.
Secara khusus penulis juga menyadari ada banyak bantuan dan dukungan
dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.Untuk itu
penulis mengucapkan terimakasih yang sedalam- dalam nya kepada kedua orang
tua tercinta B. Situmorang dan Ibunda tersayang I. Br Simamora. Dan buat
kakakku dan adik-adik tersayang
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih sebesar-
besarnya atas bantuan, bimbingn dan arahan serta dukungan kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum, Selaku Ketua Jurusan Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera
Utara
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan informasi sekaligus Dosen Pembimbing saya dalam
menyelesaikan skripsi
4. Ibu Dra. Zaslina Zainudin, M.Pd, Selaku Dosen Penguji I yang telah
memberikan masukan dan saran dalam menyelesaikan Skripsi
5. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah
memberikan masukan dan saran dalam menyelesaikan skripsi.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan
informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang telah
mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
Universitas Sumatera Utara
ii
7. Ibu, Bapak Pegawai Kanwil Kemenkumham yang bersedia memberikan
izin penelitian dan bersedia diwawancarai dalam menyelesaikan skripsi ini
8. Kepada THku H. Silaen yang telah banyak mendukung dan memberi
semangat sehingga skripsi ini selesai.
9. Sahabatku Melvarenia (Meldi, Putri, Iren, Maria) yang selalu mendukung
dan menyemangati .
10. Buat seluruh teman-teman Mahasiswa Program studi Ilmu Perpustakaan
stambuk 2017 yang telah memberikan masukan, dan semangat kepada
peneliti.
Peneliti menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih belum sempurna
dan banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu Peneliti mengharapkan kritik
dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini. Akhir
kata penulis mengucapkan banyak terimakasih dan penulis berharap semoga
Skripsi ini dapat bermanfaat, dan menambah wawasan bagi pembaca dan bgi
peneliti selanjutnya.
Medan, Juli 2019
Sustri Meldiana S. Situmorang
NIM : 170723037
Universitas Sumatera Utara
iii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar……………………………………………………………...i
Daftar Isi………………………………………………………………….....iii
Daftar Gambar……………………………………………………………...v
Daftar Tabel………………………………………………….....…………..vi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah............................................................................ 4
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 4
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................... 4
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................... 6
2.1 Arsip Dinamis ................................................................................... 6
2.2 Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis .............................................. 7
2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya ........................................ 9
2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis ............................................................. 9
2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis ............................................................. 10
2.4 Arsip Elektronik…………………………………………………...12
2.4.1 Komponen Arsip Elektronik ................................................. 14
2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik ............................................... 18
2.4.3 Kelebihan Dan Kekurangan
Arsip Elektronik ..................................................................... 28
2.5 Instrumen Pengelolaan Arsip .......................................................... 28
2.5.1 Tata Naskah Dinas……………..……… ................................ 29
2.5.2 Klasifikasi Arsip .................................................................... 34
2.5.3 Jadwal Retensi Arsip ............................................................. 35
2.5.4 Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Aksesarsip ............................................................................. 38
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................. 41
2.7 Temu Kembali Arsip ...................................................................... 45
2.7.1 Prinsip- Prinsip Temu Kembali Arsip……………....……....47
Universitas Sumatera Utara
iv
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 48
3.1 Metode yang Digunakan ................................................................... 48
3.2 Lokasi Penelitian .............................................................................. 49
3.3 Karakteristik Informan ..................................................................... 49
3.4 Data dan Sumber Data ...................................................................... 49
3.5 Teknik Pengumpulan Data ............................................................... 50
3.6 Analisis Data ..................................................................................... 51
3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data ......................................................... 52
3.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan
Keabsahan Data ............................................................................... 53
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN..............................55
4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham
(KEMENKUMHAM) Sumatera Utara...........................................56
4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kemenkumham.....................56
4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kemenkumham Sumut...........56
4.2 Struktur Organisasi............................................................................57
4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkunham.......................................58
4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis..............................58
4.3 Hasil Penelitian.................................................................................59
4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik
di Kanwil Kemenkumham Sumut.........................................59
4.3.2 Tata Naskah Dinas Kemenkumham.......................................74
4.3.3 Klasifikasi Arsip di Kanwil Kemenkumham.........................75
4.4 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham..............77
4. 5 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis.................80
4.6 Rangkuman Penelitian.....................................................................81
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................88
A. Kesimpulan.......................................................................................88
B. Saran.................................................................................................88
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN I
LAMPIRAN II
Universitas Sumatera Utara
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membuat perubahan besar pada seluruh
aspek kehidupan manusia, termasuk dalam hal tata kelola Arsip. Kini Arsip juga banyak berwujud
digital/elektronik. Bagi setiap organisasi arsip sangat penting untuk keberlangsungan kegiatan
suatu organisasi dengan pengelolaan Arsip yang baik menjadikan suatu kegiatan yang ada disuatu
organisasi menjadi lebih efektif dan efisien, apalagi dengan perkembangan teknologi sekarang ini
memberikan kemudahan bagi organisasi dalam mengelolah arsip dengan mudah. Dengan
menggunakan teknologi untuk mengelolah arsip maka dibutuhkan suatu media untuk temu
kembali informasi atau arsip dengan mudah, cepat dan tepat, seperti e-arsip, sehingga tidak
memerlukan waktu yang lama untuk menemukan arsip. Dengan informasi inilah manusia dapat
menggunakan serta memanfaatkan teknologi yang tersedia dengan baik guna mencapai suatu
keberhasilan.
Arsip memegang peranan sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan
dan sumber informasi yang berupa catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan, yang
akan membantu dalam penyelesaian suatu pekerjaan kantor ataupun kelancaran organisasi tersebut
. Kurangnya perhatian terhadap kearsipan sebenarnya tidak hanya terletak pada faktor manusianya
saja akan tetapi juga dipengaruhi oleh fasilitas-fasilitas yang ada serta petugas kearsipan yang
bersangkutan. Meskipun pelaksanaan kearsipan begitu mudah dan sederhana, akan tetapi perlu
diketahui bahwa tidak semua orang bisa berlaku sebagai arsiparis.
Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah,
dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna,
maka pada masa teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa
penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan
alat-alat elektronik. Kini kearsipan juga telah memanfaatkan teknologi sebagai
alat untuk mengolah, mengakses dan menyebarkan serta melestarikan arsip.
Universitas Sumatera Utara
2
Arsip-arsip yang memiliki nilai guna sekarang telah disajikan dan diakses
melalui media elektronik. Pengelolaan arsip secara elektronik telah menjadi
tuntutan dan kebutuhan bagi setiap organisasi pada era teknologi digital
sekarang ini.
Hampir semua instansi atau kantor sudah mulai beralih menggunakan arsip
elektronik meskipun tanpa meninggalkan arsip manual. Seperti halnya pada
Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia. Salah satu
upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan
Kementerian Hukum Dan Hak Azasi manusia adalah dengan mewujudkan
sistem e-arsip yaitu aplikasi sistem surat masuk dan surat keluar (Sisumaker)
yang hadir sebagai implementasi program e-office dapat dioperasikan melalui
jaringan Internet, dengan maksud untuk meningkatkan percepatan proses
layanan pencarian suatu arsip sekaligus merupakan bentuk komitmen nyata
dalam menwujudkan e-goverment.
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi manusia Sumut terdiri dari 4 divisi
dan setiap divisi memiliki penyimpanan arsip di masing-masing unit atau divisi, yaitu ;
(1).Devisi Administrasi yang terdiri dari bagian program dan pelaporan, Bagian Umum yang
terdiri dari; Sub bagian penyusunan program, Sub bagian kepegawaian dan TU, Sub bagian
penyusunan pelaporan, humas, dan teknologi informasi, Sub bagian keuangan dan perlengkapan
sekitar 25 orang. (2) Devisi Kemasyrakatan yang terdiri dari Bidang pembinaan, bimbingan Pas,
pengentasan anak, informasi dan komunikasi, Bidang keamanan, sub bidang perawatan
narapidana atau tahanan dan pengelolaan, basan dan barang, Lapas, Rutan, Cap Rutan,
Rubbasan, Bapas yang berjumlah 55 orang. (3) Devisi Keimigrasian terdiri dari bidang lalu
lintas dan izin tinggal keimigrasian Bidang intelejen, penindakan, informasi, dan sarana
komunikasi keimigrasian, Kanim dan Rudenim berjumlah 30 orang. (4) Devisi Pelayanan
Universitas Sumatera Utara
3
Hukum Dan Ham terdiri dari bidang pelayanan hukum, bidang hukum, dan bidang HAM, dan
BHP sekitar 35 orang.
Hal ini didasari dengan terbitnya keputusan Menteri Hukum dan Hak Azasi Manusia
Nomor M.HH-01.TI.03.02 Tahun 2018 tentang penyelenggaraan sistem surat masuk dan surat
keluar. Sistem ini mempermudah dalam pengarsiapan surat sehingga menunjang dalam
meningkatkan kinerja di Kemenkumham RI. Untuk mewujudkan pengelolaan arsip dinamis
berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan yaitu penciptaan dan
penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi, yang didukung dengan
instrument pengelolaan arsip dinamis berdasarkan PP No. 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan
yakni : Tata naskah dinas , System klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem keamanan
dan akses arsip.
Arsip berbasis elektronik kini sudah di terapkan oleh pejabat unit kerja pada setiap SKPD
untuk melakukan pengelolaan surat masuk dan keluar seperti: Pembuatan nota dinas, Surat keluar,
Penerimaan surat masuk (inbox), Pengiriman surat masih dalam internal SKPD (Outbox), dan
Agenda. Namun arsip dinamis elektronik belum maksimal pemanfaatannya diwilayah
Kemenkumham terbukti dengan alur arsip yang tidak terstruktur sehingga menyulitkan dalam
temu kembali arsip dinamis. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada
Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera Utara.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun Permasalahan yang ingin peneliti kemukakan adalah Bagaimana pengelolaan arsip
dinamis elektronik pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi sumatera utara?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kantor
Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, dapat digolongkan menjadi dua, manfaat
teoritis dan manfaat praktis yaitu sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
4
1. Untuk memperdalam serta menambah wawasan dan pengetahuan
tentang sistem kearsipan.
2. Sebagai bahan acuan dalam memberikan masukan dan pelayanan
kepada pengguna arsip.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini untuk mewujudkan pengelolaan
arsip dinamis berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan berdasarkan teori
Read & Ginn yang terdiri dari: creation and storage (penciptaan dan penyimpanan), distribution
and use (distribusi dan penggunaan ), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi).
,
Universitas Sumatera Utara
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2. 1 Arsip Dinamis
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan,
keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun
perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan
yang dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta,
penerima dan pemakainya. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara (Saiman 2002,102).
Amsyah (2003,3) mendefinisikan bahwa:
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak,
atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kartu film,
(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan,
rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak
ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip.
Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti
penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi
Universitas Sumatera Utara
7
yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang
disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan
secara cepat dan tepat.
2.2. Jenis dan Pembagian arsip Dinamis
Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap
unit kerja dibedakan menjadi dua yaitu; arsip dinamis aktif dan arsip dinamis
inaktif (Wiyasa 2003, 92)
1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah
(centra file).
2. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap
jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan
patokan di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di
simpan di record center.
Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan atau kalau
mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim
kepada Arsip Nasional (ANRI).
Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip
dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga
pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file)
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan
dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan
menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 93).
Sedangkan lebih spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:
1. korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah
surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan
dokumentasi terkait.
2. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi
yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
3. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah
Universitas Sumatera Utara
8
korespondensi, nota, dan data lain yang terkaitpada
proyek tertentu pengembangan produk atau pelaksanaan
kegiatan suatu proyek.
4. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam
medis, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan
berkas sejenis.
5. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah
peta dan gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto,
kliping, berkas rujukan tercetak dan media terbacakan
mesin.
Tabel-2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpannanya
Jenis arsip dinamis Sistem penyimpanan yang sering
digunakan
Korespondesi (termasuk, surat,
memorandum, telegram, lampiran,
laporan, dan dokumen terkait).
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun
korespondensi dapat merupakan semua
jenis sistem. Berkas korespondensi sering
disebut berkas umum untuk membedakan
dari seri arsip dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi (formulir dan
korespondensi yang memberikan bukti
adanya transaksi).
Susunan aphabetis atau numeric
berdasarkan nama atau pengenal numeric,
misalnya nomor surat atau nomor tagihan.
Seringkali jenis dokumen ini bersifat
bebas dan tidak dikelompokkan
berdasrkan forder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi,
nota, dan data lain yang terkait pada
proyek tertentu seperti pengembangan
sebuah produk, pelaksanaan kegiatan
sebuah proyek atau dokumentasi
sistem).
Biasanya disimpan menurut nama proyek
atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut
menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan arsip
dinamis personil lainnya, klaim,
tuntutan hokum, kontrak, asuransi, dan
berkas sejenis. Biasanya merujuk pada
personil tertentu atau properti.
Biasanya menurut nama atau kelompok
atau diindeks menurut berkas.
Berkas khas (peta dan gambar rekayasa
atau engineering, pita atau tapes dan
galungan reel, foto sinar x, foto, gambar,
kliping, dan berkas rujukan tercetak
lainnya dan media terbacakan mesin.
Biasanya nomor indeks abjad.
Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003.
Universitas Sumatera Utara
9
2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya
Menurut Sulistyo-Basuki (2003,29) dilihat dari segi waktunya arsip
dinamis dapat dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip
dinamis temporer.
1. Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah
instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan
kertas pribadi yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip
dinamis yang memiliki nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga
atau perorangan.
2. Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki
nilai bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan.
Arsip dinamis temporer termasuk jawaban atas surat masuk,
permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka pendek, kartu kontrol
proyek dan semua formulir yang memiliki sifat rutin.
2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan
dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip
dinamis , yaitu:
1. Sebagai bukti (evidence)
2. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi
untuk fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retensi arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit
pengelola rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi
yang terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip. Kegiatan
yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif, adalah:
1. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas
menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor,
abjad atau subjek.
2. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana
temu balik record berupa pengawasan terhadap isi record berdasarkan
prinsip asal usul dan urutan asli.
Universitas Sumatera Utara
10
Lebih lanjut arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1 Ayat 3, didefinisikan sebagai yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut Wiyasa (2005,90) arsip memiliki tiga tujuan. Tiga tujuan tersebut ialah:
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai
keterangan
2. Memberikan data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan
dan pekerjaan pada masa lampau
3. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan
Menurut Barthos (2013,11) fungsi arsip terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara;
2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang
arsiparis. Karena penataan arsip di suatu organisasi harus dikelola dengan baik
guna memudahkan pencarian dokumen dan melancarkan kegiatan administrasi
sehari-hari.
Berdasarkan UU 28 Thn 2012 ANRI tentang pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan,
yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan
pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan
organisasi dalam pengelolaannya sebagai suatu system.
Pengelolaan arsip meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip,
pemeliharaan dan penyusutan arsip. Dalam Undang-Undang No 43 tahun 2009
Universitas Sumatera Utara
11
tentang Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi :
penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Pengelolaan juga bisa diartikan manajemen, yaitu aktifitas kerja yang
melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga
pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif (Robbins dan
Mary, 2010). Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat
bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan : sistematis, utuh,
menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip
dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output (Daft 2006,6).
Gambar-2.1 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis
Sumber: Richard. L daft (2006,6)
INPUT
Informasi
SDM
Peralatan/Sa
rana
Biaya
PROSES
Penciptaan/Pene
rimaan
Penggunaan dan
Pemeliharaan
Penyusutan
OUTPUT
Informasi
TUJUAN
- Mampu
menyediak
an arsip
yang benar
- Untuk yang
berwenang
- Pada waktu
yang tepat
- Biaya
efisien
Universitas Sumatera Utara
12
Berdasarkan gambar 2.1 terdapat tiga komponen dalam
pengelolaan arsip dimana control sistematis yang dilaksanakan terhada
input adalah seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah,
penentuan Sumber Daya Manusia baik jumlahmaupun
kualitasnya,pemilihan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau
biaya yang murah. Adapun control sistematis pada proses menyangkut
pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip,
kegiatanpengendaliaan penggunaan dan pemeliharaan serta
penyusutannya, kemudian kontrol sistematis juga perlu dilaksanan pada
output, yaitu informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan
mutu dan fungsi informasi tersebut.
2.4 Arsip elektronik
Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik
yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari computer. arsip
elektronik merupakan arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari
transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di
dalam dan diantara sistem komputer.
Read & Ginn (2011,313 )mendefenisikan bahwa :
electronic record is a record stored on electronic storage media that can
be readly accessed or changed, electronic records may contain
quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic
signal.
Maksud dari definisi di atas adalah bahwa arsip elektronik merupakan
arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses
atau diubah. arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara
yang bersumber dari sinyal elektronik. Pada era sekarang ini telah banyak
dikembangkan sistem pengelolaan arsip secara elektronik.
Universitas Sumatera Utara
13
Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Records
Administration) adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format,
dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan
juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui
mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Sugiarto (2005,23) mendefenisikan bahwa :
Arsip elektronik adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama
dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis
elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map
virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah
dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
Maka berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik
adalah suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk
dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa
dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang
bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai
kembali.
Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya,
diharapkan seluruh instansi pemerintahan khususnya dari level yang paling bawah
yaitu desa/kelurahan supaya berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem
ini. Sistem Pemindaian Elektronik merupakan sistem pengelolaan arsip yang
dimulai dengan proses alih media arsip kertas menjadi arsip elektronik. Setelah
Universitas Sumatera Utara
14
arsip dialihmediakan menjadi file elektronik, selanjutnya dilakukan pengelolaan
secara elektronik.
Software Manajemen Dokumen merupakan sistem pengelolaan arsip
menggunakan program aplikasi (software) khusus. Program aplikasi sistem
manajemen arsip memiliki kelebihan dalam hal pengendalian keamanan dengan
adanya kontrol akses, interaktivitas program, dan navigasi. Program aplikasi
sistem manajemen arsip mulai banyak dikembangkan baik untuk arsip dinamis
maupun statis.
2.4.1 Komponen Kearsipan Elektronik
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama
dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional
memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-
dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis
komputer ini memilik kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual
(Sugiarto, 2014). Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran
arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau
dokumen (*.doc, txt, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada
kearsipan konvensional memilik rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka
pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam
bentuk file.
Universitas Sumatera Utara
15
Tabel 2.2 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik
Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip
Berupa map virtual atau
folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran
surat hard copy
Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambar/teks
Sumber : Sugiarto, 2014
Adapun penjelasan dari tabel diatas adalah sebagai berikut:
1. Kabinet Virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet
nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya
jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas,
tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak
terbatas. Yang membatasi adaah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan
data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal
sebagai berikut: Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
1. Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan
aturan penulisan kode dalam perusahaan
2. Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat
Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
3. Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
4. Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi cabinet
Universitas Sumatera Utara
16
2. Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada
map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan
dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbatas dalam
penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
1. Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan
aturan penulisan kode dalam perusahaan
2. Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti
contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
3. Lokasi map
4. Keterangan dan lain sebagainya.
3. Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file
dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft
word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file
dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
1. Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan
aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
2. Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan
isi detail dari arsip yang disimpan
3. Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti
penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
4. Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut
dibuat
5. Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip
tersebut diterima
6. Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
7. Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima
arsip (tujuan arsip)
8. Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di
scanner apabila ada.
Universitas Sumatera Utara
17
9. Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam
hardisk
10. Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip
tersebut.
Menurut Haryadi (2005) yang dikutip oleh Priansa terdapat empat
komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih sistem
kearsipan elektronik, yaitu :
1. Kecepatan memindahkan dokumen, metode utama dalam
memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen
diantaranya ; Scanning, Conversion, Importing
2. Kemampuan menyimpan dokumen, sistem penyimpanan harus
mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah
dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.
3. Kemampuan mengindeks dokumen, memerlukan beberapa
metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami oleh pengguna
pada saat ini atau pada masa yang akan datang
4. Kemampuan mengontrol akses, hal ini merupakan aspek
terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis,
karena hampir setiap orang di dalam organisasi mempu membaca
dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di
seluruh kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar
pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan
keamanan arsip.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa
tahapan berikut (Padhana ,2011):
1. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain:
waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan
waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan
seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Pemilihan berdasar
penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik
arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk
diselamatkan.
Universitas Sumatera Utara
18
2. Tahap Pemindaian
Berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian
arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian
dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default
pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah
satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor
urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip.
Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis
arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut
lembar arsip.
4. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, maka
baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang
dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut
diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan
dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip
yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5. Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari
arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini
mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat
yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis
komputer yang digunakan.
2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik
Pengelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat, terutama
memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut Odegers
(2005,371), beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik antara
lain:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa
meninggalkan meja kerja
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi
3. Pencarian secarafull-text;
4. Kecil kemungkinan file akan hilang
5. Menghemat tempat
6. Mengurangi resiko kerusakan arsip karena disimpan secara digital
7. Memudahkan berbagi (sharing) arsip
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah dalam recovery data.
Universitas Sumatera Utara
19
Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan
arsip manual. Tabel berikut memberikan perbandingan daur hidup arsip elektronik
dan arsip konvensional:
Tabel 2.3 Perbandingan daur hidup arsip elektronik dan arsip
konvensional
Tahapan Arsip konvensional Arsip elektronik
1 Penciptaan Penciptaan dan penyimpanan
2 Pengelolaan dan Distribusi
Distribusi dan Penggunaan
3 Penggunaan Pemeliharaan
4 Pemeliharaan Disposisi
5 Penyusutan
Sumber : Odegers, 2005
Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat
pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap,
serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan
pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses
kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat
efisien.
Electronic Record keeping (Pengelolaan Arsip Elektronik) adalah
penggunaan prinsip-prinsip manajemen arsip untuk memelihara arsip secara
elektronik. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan
pengelolaan arsip cetak. Siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation
and storage (Penciptaan dan penyimpanan), distribution and use (distribusi dan
penggunaan), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi), Read &
Ginn (2016,172).
Universitas Sumatera Utara
20
Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Elektronik
Sumber : Read & Ginn, 2011
Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan
sebagaimana berikut :
1. Penciptaan dan Penyimpanan
Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat
dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan
teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem
pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi
maka perlu dialih mediakan.
Menurut Sukoco Badri yang dikutip Saifudin (2016), Metode yang
digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:
1. Scanning
Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang
akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.
Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print
scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan
Creation &
Storage
Disposition
Distribution
& Use
Maintenance
Universitas Sumatera Utara
21
hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat
disimpan dan diolah di dalam komputer.
2. Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word
processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk
disimpan pada sistem komputerisasi. Mengkonversi dokumen dapat
dilakukan dengan komputer, misalnya mengubah dokumen microsoft
word menjadi sebuah gambar dengan format jpg/png, atau menkonversi
kedalam bentuk dokumen pdf dan atau sebaliknya kemudian disimpan
pada sistem komputerisasi.
3. Importing
Metode ini memindahkan data secara elektronikseperti dokumen office
(e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen
elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke
sistem dan tetap menggunakan format data. Data juga dapat dipindahkan
dengan melakukan copy paste kedalam sistem dengan tetap
menggunakan format data aslinya.
Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di
digitalkan dan dimasukkan kedalam sistem penyimpanan, maka harus
dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar. Sistem penyimpanan yang
dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware
maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus
support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca
meskipun dipindah ke hardware dan software terbaru. Salah satu hal
terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik
adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena
virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk
menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan
mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam
berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data
online.
Universitas Sumatera Utara
22
Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 3 cara (Rifauddin,2016)
yaitu:
1. Online (terkoneksi)
Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi
yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat
dimanfaatkan untuk mem-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat
di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima
penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive,
skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB
data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.
2. Offline (terputus)
Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media
penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio
tape, compact disc (CD), digital versatile disc (DVD), dan lain sebagainya.
Hard disk yang memiliki kapasitas 2 TB (terabyte) apabila digunakan untuk
menyimpan file gambar yang berukuran rata-rata 5 MB (megabyte) maka
akan dapat menampung sekitar 400.000 gambar. Contoh lain adalah 1 CDRW
berkapasitas 700 MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks PDF
sebanyak ± 7000 lembar apabila kapasitas rata-rata 1 lembar dokumen 100
KB atau ±700 foto format JPEG apabila kapasitas rata-rata 1 foto 1 Mb
artinya bahwa penyimpanan arsip elektronik jelas lebih efisien dibanding
penyimpanan arsip cetak.
Universitas Sumatera Utara
23
3. Nearline (semi terkoneksi)
Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk
menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip
elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun
frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk
menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hard disk eksternal dan flasdisk.
Kedua media penyimpanan tersebut mudah dibawa kemana-mana dan tanpa
harus dihubungkan secara online untuk mengakses dokumen di dalamnya.
Menurut Sugiarto (2005,138) terdapat tiga komponen dalam penyimpanan arsip
elektronik antara lain:
1. Kabinet Virtual
Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata
yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet
maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya
ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam
menyimpan data digital.
Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
1) Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan
aturan penulisan kode dalam perusahaan
2) Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat
Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
3) Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
4) Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet
2. Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada
map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan
Universitas Sumatera Utara
24
dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam
penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
1) Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan
aturan penulisan kode dalam perusahaan
2) Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti
contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
3) Lokasi map
4) Keterangan dan lain sebagainya.
3. Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file
dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft
word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file
dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
1) Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan
aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
2) Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan
isi detail dari arsip yang disimpan
3) Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti
penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
4) Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut
dibuat
5) Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip
tersebut diterima
6) Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
7) Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima
arsip (tujuan arsip)
8) Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di
scanner apabila ada.
9) Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam
hardisk
10) Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip
tersebut.
Universitas Sumatera Utara
25
2. Distribusi dan Penggunaan
Pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik juga dapat dilakukan
dalam satu tahap/siklus. Contoh pendistribusian arsip elektronik yang dilakukan
dengan memanfaatkan media elektronik adalah mikrofilm. Mikrofilm adalah alat
untuk memproses fotografi, cara kerja media tersebut adalah dengan merekam
dokumen/arsip dalam bentuk film dengan ukuran yang diperkecil, bertujuan untuk
memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Manfaat utama penggunaan media
Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional
seharihari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna
microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli.
Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip
elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi.
Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan
memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut. Berdasarkan pedoman tata
naskah dinas elektronik, distribusi pengelolaan surat dalam Sistem Tata Naskah
Dinas Elektronik (TNDE) untuk surat elaktronik (email) masuk dokumen surat
masuk akan diproses dalam aplikasi (TNDE) yang dilengkapi dengan hasil
pemindaian (scanning) fisik dokumen surat masuk, kemudian semua data yang
telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk. Sedangkan
untuk surat keluar juga harus dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik
dokumen surat keluar, selanjutnya disimpan dalam basis data (database) surat
keluar.
Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen
atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Dalam tulisan ini
Universitas Sumatera Utara
26
penulis mengambil contoh Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE),
distribusi surat elektronik dapat dilakukan dengan baik dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan internet. Arsip elektonik (hasil scanning) juga memiliki
nilai yang sama dengan arsip aslinya dan disahkan dalam tata persuratan resmi.
Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain
disimpan sebagai arsip inaktif juga digunakan untuk kegiatan aministrasi lembaga
sebagai arsip aktif.
3. Pemeliharaan
Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh
beberapa instansi untuk proses administrasi sehari-hari. Mengingat bentuk arsip
elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya
juga harus berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip
elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya
dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut. Kegiatan pengamanan informasi
dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin
keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah
oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Pengelola arsip elektronik dapat
memproteksi dengan mengunci arsip elektronik vital. Arsip vital adalah
arsip yang dianggap penting bagi kegiatan badan korporasi. Pemroteksian
ini bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dan pengerusakan arsip
elektronik
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan
penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan
sofware dapat dijalankan pada teknologi terbaru.
Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara berkala agar fisik
arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak maka biasanya data yang berada di
dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Beberapa cara yang dapat
Universitas Sumatera Utara
27
digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain: a) Menggunakan
perangkat keras (komputer, laptop, hard disk, flashdisk), dengan baik dan sesuai
prosedur; b) Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan).
c) Mem-backup data/file secara berkala; d) Menyimpan arsip elektronik di tempat
yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
4. Disposisi
Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan merupakan kegiatan
esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat,
format surat yang menampung bentuk redaksional, penggunaan sarana
pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Proses pengelolaan surat
masuk maupun surat keluar harus melampirkan lembar disposisi surat. Dalam
proses entry data akan menghasilkan lembar pengantar, kartu kendali, dan lembar
disposisi.
Pengelolaan tata persuratan elektronik baik surat masuk maupun surat
keluar dapat diolah hanya dengan satu komputer. Operating system yang
mendukung agar software tentang aplikasi tata persuratan harus dapat berjalan
dalam sistem komputer yang digunakan. Kapasitas hard disk dalam perangkat
komputer harus memiliki resolusi yang cukup tinggi, seperti pada perangkat-
perangkat komputer yang umum digunakan dalam kegiatan perkantoran yaitu
kurang lebih sekitar 500 GB – 1 TB agar dapat menyimpan file hasil dari proces
scanning. Selain peralatan-peralatan tersebut diperlukan juga jaringan internet dan
LAN guna mendukung pendistribusian surat.
Universitas Sumatera Utara
28
2.4.3 Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik
Kelebihan dan kekurangan pengelolaan arsip elektronik dikutip Rifauddin
(2016), secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding arsip
manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa pengelolaan arsip
elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga.
Kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:
1. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus
meninggalkan meja kerja.
2. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya
dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
3. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media
penyimpanan elektonik.
4. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan
secara digital.
5. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan
teknologi internet dan LAN.
6. Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau password
sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai
otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya.
7. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara mem-backup data
kedalam media penyimapanan yang compatible.
Kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:
1. Membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten dibidang
kearsipan dan teknologi Informasi.
2. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server
terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak
sengaja.
3. Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi tidak
kuat.
4. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan
teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.
2.5 Instrumen Pengelolaan Arsip
Instrumen Pengelolaan Arsip adalah alat yang digunakan dalam proses
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis agar
Universitas Sumatera Utara
29
dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis. Untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat:
1. Tata naskah dinas
2. Klasifikasi arsip
3. Jadwal retensi arsip
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
Gambar-2.3 : Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis
Sumber: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
2.5.1 Tata Naskah Dinas
Berdasarkan gambar 2.3 Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan
komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah dinas adalah semua
informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang dilingkungan DKP dalam rangka penyelenggraan tugas
umum pemerintahan dan pembangunan.
Tata Naskah
Dinas
Sistem
Klasifikasi
Keamanan
dan Akses
Arsip
Instrumen
PAD
Terdiri dari
Jadwal Retensi
Arsip
Klasifikasi
Arsip
Universitas Sumatera Utara
30
Naskah dinas dalam Peraturan Menteri dalam Negeri No. 39 Tahun 2005
Tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah terbagi 2 (dua) yaitu:
1. Naskah dinas penting
Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat,
memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung
konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai arsip.
2. Naskah dinas biasa
Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang sisinya tidak mengikat dan
tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
Gambar-2.4 : Tata Naskah Dinas
Sumber: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Berdasarkan gambar 2.4 Adapun proses pengurusan naskah dinas masuk yakni:
1. Pengurusan naskah dinas masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh
unit kerasipan dan tata usaha pengolah, pada unit kearsipan dilaksanakan
kegiatan-kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan
penyimpanan.
1.) Penerima tugasnya untuk menerima naskah dinas dan meneliti
kebenaran alamat naskah dinas lalu membubuhkan paraf bukti
penerima, kemudian menyortir naskah serta membuka sampul dan
mengeluarkan naskah dinas dari sampul, jika alamat pengirim tidak
tercantum di dalam naskah dinas sampul diikutsertakan bersama
Kewenangan
Penandatanganan
Surat
Penggunaan
Cap Stempel
Dinas
Pengaturan
Format Surat
Pengaturan
Permohon
an Surat
Keluar
Pengaturan Jenis
Kertas
Kepenggunaan
Kop Surat dan
Logo
Tata
Naskah
Dinas
Universitas Sumatera Utara
31
naskah dinasnya dan menyampaikan naskah dinas tertutup kepada
pencatat.
2.) Pengarah mempunyai tugas membaca naskah dinas dan
menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa,
menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting
3.) Pencatat mempunyai tugas mencantumkan nomor urut pada naskah
dinas dan mencatat naskah dinas dalam kartu kendali.
4.) Pengendalian adalah suatu sarana pencatatan yang dilakukan untuk
mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang telah
didistribusikan. Dilakukan oleh unit pengolah dan unit kearsipan
sesuai kewenangan baik dengan sarana manual maupun elektronik.
Tindakan pengendalian merupakan bagian tahapan dari kegiatan
pengurusan surat.
5.) Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali yang
diterima dari tata usaha pengolah ke dalam file sebagai pengganti
arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.
2. Pengurusan naskah dinas keluar
Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh
tata usaha pengolah dan unit kearsipan. Penerima tugasnya untuk
menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat naskah dinas lalu
membubuhkan paraf bukti penerima, kemudian menyortir naskah serta
membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul, jika alamat
pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas sampul diikutsertakan
bersama
1) Tata usaha pengolah mempunyai tugas mencatat naskah dinas
keluar dalam kartu kendali, menyampaikan konsep dan kartu
kendali ke unit kerasipan dan mengendalikan naskah dinas yang
belum selesai pengolahannya dan menyampaikan naskah dinas
yang yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.
2) Unit kerasipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan
dan pengiriman.
1. Naskah Dinas Elektronik
Berdasarkan Permempan no 6 tahun 2011 Naskah dinas elektronik adalah
naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau
yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang nata
naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Penyusunan Naskah Dinas:
Universitas Sumatera Utara
32
1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah
bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan
ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan
pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap
4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti
bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut
urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan
efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima
naskah dinas.
5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang
berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar
pemahaman isi Naskah Dinas.
Naskah dinas arahan terdiri dari:
1.1 Naskah dinas pengaturan, yang meliputi:
1.1.1. peraturan;
1.1.2. pedoman;
1.1.3. petunjuk pelaksanaan;
1.1.4. instruksi;
1.1.5. prosedur tetap (protap)/prosedur operasional standar; dan
1.1.6. surat edaran;
1.2 Naskah dinas penetapan (keputusan);
1.3 Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas).
Nomor Naskah Dinas Arahan
Susunan nomor Surat Dinas
Sumber: Permempan No.06 Tahun 2011
Universitas Sumatera Utara
33
Susunan nomor naskah dinas Instruksi dan Surat Edaran terdiri
dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun
takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
1. Surat Perintah dan Surat Tugas
Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah
sebagai berikut:
1. Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2. Kode jabatan penandatangan;
3. Bulan (ditulis dalam dua digit); tahun terbit.
Universitas Sumatera Utara
34
2.5.2 Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan. (ANRI No. 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi
Arsip)
Menurut Sadarmayanti (2003,36) “klasifikasi arsip adalah pengelompokkan
urusan atau maslah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Selain itu, Sadarmayanti menambahkan ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu
berdasarkan:
2. Fisik (kebendaan) yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk
fisik arsip, misalnya surat keputusan, formulir, majalah, peta dan
sebagainya.
3. Masalah (subyek) yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau
pokok masalah yang terdapat di dalam satu berkas, misalnya
kepegawaian, keuangan, kesejahteraan dan sebagainya.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola
pengaturan dan struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang
digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.
Adapun unsur-unsur klasifikasi arsip yaitu:
1. Unsur fungsi yaitu unsur utama dalam penyusunan pola klasifikasi
arsip berdasarkan inventaris kegiatan dilaksanakan suatu
organisasi.
2. Unsur struktur organisasi yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip
berdasarkan struktur organisasi yang ada.
3. Unsur masalah yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan
masalah yang terdapat di instansi yang bersangkutan.
Klasifikasi arsip yang digunakan oleh suatu organisasi atau instansi harus
dibauat oleh organisasi atau instansi yang akan menggunakannya. Karena yang
Universitas Sumatera Utara
35
mengetahui secara rinci tentang kegiatan organisasi atau instansi adalah pegawai
atau pejabat yang bertugas di lingkungan tersebut.
Adapun cara menyusun klasifikasi arsip yaitu:
1. Menyusun klasifikasi didahului dengan melakukan analisis
fungsi organisasi untuk mengetahui arsip yang tercipta dalam
suatu fungsi
2. organisasi. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang
mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi.
3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan
prinsip perkembangan dari umum ke khusus, terdiri dari
pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
4. Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk
mempermudah penyebutan klasifikasi.
2.5.3 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (Record Relation Schedule), atau sering disebut
secara singkat dengan istilah Jadwal Retensi. Retensi (retention), meliputi
kegiatan-kegiatan menilai kegunaan suatu arsip bagi suatu kantor kemudian
merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari suatu kantor dapat disimpan. Setiap
arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannyadan dituangkan dalam
bentuk suatu daftar yang disebut JRA (Jadwal Retensi Arsip). Dalam rangka
penyusutan dan penghapusan arsip, jadwal retensi sangat penting, karena pada
dasarnya jadwal retensi merupakan dasar untuk mengadakan penyusutan dan
pengahapusan arsip.
Dengan demikian yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip adalah suatu
daftar yang memuat suatu kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat
disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar
yang menunjukkan:
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan
kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file
inaktif)
Universitas Sumatera Utara
36
2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok
arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip
Nasioanl RI.
Barthos (2007,110) mendefinisikan bahwa
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompok arsip dapat di simpan atau dimusnahkan.
Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang
menunjukkan lamanya arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),
sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif),
jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI”.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Jadwal Retensi Arsip atau
disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip. Retensi arsip terbagi dua yaitu retensi inaktif dan aktif.
Retensi inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit
Kerasipan/Pusat Arsip. Retensi aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis
arsip pada unit pengolah. Dalam menentukan retensi arsip aktif dan inaktif
dilaksankan berdasarkan kriteria sebagai berikut:
1. Retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan
pertanggung jawaban di unit pengolah dan
2. Retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan
lembaga.
Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok
masalah pada naskah selesai di proses. Setiap lembaga negara, pemerintahan
Universitas Sumatera Utara
37
daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD wajib memiliki JRA.
JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala
ANRI. Jadwal Retensi Arsip mempunyai tujuan yang luas, yaitu :
1. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama
2. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi
bagi kepentingan administrasi
3. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen
Prosedur penetapan jadwal retensi arsip adalah sebagai berikut :
1. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan
masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip. Jadwal
Retensi Arsip tersebut ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-
lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing
setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
2. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan
arsip, Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu Panitia yang terdiri
dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi
dan kegiatan instansinya masing-masing.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar
pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang
menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi
Kepegawai Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
4. Rancangan Jadwal Retensi Kearsipan yang merupakan hasil kerja
panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip
Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan
Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai
Jadwal Retensi Arsip yang berlaku untuk lingkungan
organnisasinya.
5. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah perlu terlebih
dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.
Tiap-tiap Jadwal Retensi harus menempuh prosedur diatas tersebut.
Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip
dapat dihindari.
Universitas Sumatera Utara
38
Gambar-2.4 : Fungsi JRA
Sumber : Barthos, 2007
2.5.4 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip
dinamis bagi pengguna yang berhak. Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan
dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Yang dimaksud dengan
pengguna yang berhak adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses
terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi. Setiap informasi publik
bersifat terbuka dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Menurut
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Pasal 38 tentang Kearsipan, Sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses
terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan
Menjamin penyelamatan arsip
kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara
Menjadi pedoman dalam
pelaksanaan penyusutan arsip
Mewujudkan pengelolaan arsip
yang efektif dan efesien
Menghindari keraguan dalam
penyusutan arsip
Fungsi JRA
Universitas Sumatera Utara
39
keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban
pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.
Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip
yang dapat di akses terdiri atas:
1. arsip yang bersifat terbuka; dan
2. arsip yang bersifat tertutup.
Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang
berhak. Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap
pengguna informasi publik. Yang dimaksud dengan pengguna yang berhak adalah
setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang
didalamnya terkandung informasi. Setiap informasi publik bersifat terbuka dapat
diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Level akses arsip dinamis dilihat
adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah
pemanfaatan arsip.
Surat Elektronik (e-mail)
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan pesan atau informasi dari pihak yang satu kepada pihak lainnya.
Di era sebelum teknologi berkembang pesat, organisasi atau instansi pada
umumnya masih menggunakan surat tercetak. Akan tetapi, seiring berjalannya
waktu surat telah mengalami perkembangan mengikuti arus teknologi yang
semakin pesat yakni dengan menggunakan surat tidak tercetak. Surat tidak
tercetak tersebut disebut pula dengan surat elektronik (e-mail).
Menurut Djoko Purwanto (2008,170) “Surat elektronik atau electronic
mail (e-mail) adalah salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, informasi,
Universitas Sumatera Utara
40
atau pesan (bisnis dan nonbisnis) yang dilakukan secara elektronik, tanpa
kertas, dan tanpa jasa pengirim.” Sedangkan menurut John J. Stallard (1990:
118) “Surat elektronik didefinisikan sebagai komunikasi pesan nonverbal dari
seseorang ke orang lain dengan memakai media penyampaian (transmission)
elektronik.”
1. Pengelolaan Surat Elektronik (e-mail)
Di dalam pengelolaan surat, terlebih dahulu surat dibedakan menjadi dua
macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Saminah (2009) “Surat
masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.” Sedangkan
menurut Gina Mardiana (2000,102) “Surat keluar adalah surat-surat yang
dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima
dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan
timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.”
Adapun prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai
berikut:
a. Prosedur pengelolaan surat masuk
Pengelolaan surat masuk adalah serangkaian proses pengelolaan surat-surat
yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi dari organisasi yang lainnya.
Prosedur pengelolaan surat masuk menurut Tintin Astini (2004,56) sebagai
berikut:
1) Penerimaan;
2) Penyortiran;
3) Pencatatan;
4) Tindak lanjut;
5) Penyimpanan.
b. Prosedur pengelolaan surat keluar
Pengelolaan surat keluar adalah serangkaian proses pengelolaan surat-surat
yang dikirim oleh organisasi ke organisasi lain. Prosedur pengelolaan surat
menurut Gina Mardiana (2000): 102) keluar sebagai berikut:
1) Pembuatan konsep surat;
2) Meminta persetujuan pimpinan;
Universitas Sumatera Utara
41
3) Pengetikan;
4) Penandatanganan;
5) Pencatatan;
6) Penyimpanan;
7) Pengiriman.
Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar tidak selalu memiliki
prosedur pengelolaan yang sama pada setiap organisasi. Prosedur pengelolaan
surat disesuaikan dengan tingkat aktivitas surat menyurat di organisasi yang
bersangkutan. Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik
perlu diklasifikasikan sesuai dengan klasifikasi surat yang digunakan pada
organisasi atau instansi yang bersangkutan agar surat dapat ditemukan dengan
mudah dan cepat. Kemudian surat elektronik dicatat ke dalam sistem
pengelolaan surat. Selanjutnya, surat elektronik di simpan ulang sebagai
cadangan (backup). Backup surat elektronik ke dalam sistem informasi surat
elektronik serta disimpan ke dalam direktori atau folder atau dapat pula
disimpan dalam kaset. Langkah terakhir yakni mencetak dan memberkaskan
surat elektronik, lampiran serta data-data lainnya ke dalam sistem pengelolaan
berbasis kertas.
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi
pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar
memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan,
merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi,
maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
42
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting
karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di
dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan
dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk lisan,
yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan
mempunyai kelemahan, yaitu: a) Mudah terlupakan; b) Tidak ada bukti yang kuat;
c) Walaupun ada juga kebaikannya.
Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai
guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan
arsip perlu dilakukan unyuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistematis, penyimpanan dan perawatannya
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Menurut Sadarmayanti (2001,195- 199) ada 5 yaitu:
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat
maupun organisasi pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu
menyusun subjek termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat
menyusunnya, maka pemberian nama dapat di bagi menjadi 4
golongan, yaitu: a) Nama orang; b) Nama perusahaan swasta; c)
Nama instansi pemerintah; d) Nama organisasi sosial.
Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut, maka
supaya ada kesatuan bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang
di tentukan dan dijadikan pedoman. Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Abjad
antara lain: a) Paham Peraturan Mengindeks; b) Peralatan Arsip.
Universitas Sumatera Utara
43
2. Sistem Masalah/Subject Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang yang menggunakan sistem ini, untuk dapat
melaksanakan sistem perihal, maka harus di tentukan dahulu masalah-
masalah yang pada umunya terjadi/dipermasalahkan dalam surat
setiap harinya, untuk dibuatkan daftar indeksnya.
Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya: masalah
yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah
pokok (subyek) di bawah “kepegawaian”. Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan
Masalah: a) Menyusun Daftar Indeks; b) Menyiapkan Kartu Indeks; c)
Menyiapkan Peralatan Arsip.
CONTOH DAFTAR INDEKS
KODE MASALAH
KP KEPEGAWAIAN
01 Pengadaan
02 Pengangkatan dan Mutasi
03 Kedudukan
04 Kesejahteraan Pegawai
05 Cuti
06 Penilaian
07 Pendidikan
08 Pemberhentian
KU KEUANGAN
01 Gaji
02 Biaya Perjalanan
03 Pendapatan
04 Pajak
05 Tagihan
06 Laporan Keuangan
07 Perbendaharaan
Gambar-2.5: Contoh Daftar Indeks
Kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan
Daftar Klasifikasi Arsipnya.
Universitas Sumatera Utara
44
Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor: a) Menyusun Pola
Klasifikasi Arsip; b) Menyiapkan Peralatan Arsip.
3. Sistem Nomor/Numerical Filing System
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan
Daftar Klasifikasi Arsipnya.
Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor: a) Menyusun Pola
Klasifikasi Arsip; b) Menyiapkan Peralatan Arsip.
CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP
00 Umum
010 011 Urusan Dalam
012 Rumah Dinas
013 Listrik dan Telepon
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100
Kepegawaian
110 Pengadaan
120 Lamaran
130 Testing
140 Pengangkatan
200
Keuangan
210 Gaji
220 Biaya Perjalanan
Gambar-2.6: Contoh Klasifikasi Arsip
Sumber : Sadarmayanti, 2001
Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil,
dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.
Universitas Sumatera Utara
45
4. Sistem Tanggal/Chronological Filing System
Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang di
file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap
tahunnya. (Sadarmayanti, 2001,195- 199)
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal: a) Menentukan
pembagian tanggal, bulan dan tahun; b) Menyiapkan Peralatan arsip.
5. Sistem Wilayah/Geographical Filing System
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula.
Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan
nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok
permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-
masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda dalam
wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut
dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di
masing-masing daerah tersebut. (Sadarmayanti, 2001,195- 199)
Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah: a) Menentukan
pengelompokkan daerah/wilayah; b) Menyiapkan Peralatan arsip.
Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: a) Agar arsip
dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat; b) Menunjang
terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan behasil guna.
2.7 Temu Kembali Arsip
Temu kembali arsip adalah proses bagaimana arsip tersebut ditemukan
sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan pada instansi tersebut.
Kemudahan dalam penemuan kembali arsip sangat penting bagi semuan instansi
karena dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan dapat dijadikan
sebagai bukti yang sah.
Universitas Sumatera Utara
46
Menurut Mirmani (2011, 32) ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam
sistem temu balik informasi yaitu:
1. Kebutuhan informasi dari pengguna
2. Dokumen atau informasi yang tersedia
3. Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang
tersedia,
4. Mediatory
Prosedur untuk meminta arsip, meminjam, dan tindakan lanjutan merupakan
syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip
merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip. Terdapat
enam fungsi utama sistem temu kembali menurut chowdurry yang dikutip oleh
panggih, yaitu:
1. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
2. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.
3. Menganalisis permintaan pengguna , mencocokkan
permintaan tersebut dengan database.
4. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
5. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan
pengguna.
6. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna
Dalam penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2007) “terdapat lima
prosedur yaitu abjad, subjek, nomor, tanggal dan kronologis dan wilayah”.
Sedangkan menurut Dewi (2011) mengatakan bahwa langkah-langkah penemuan
kembali arsip yang terdiri dari: a) penelitian kode warkat; b) penetapan tempat
penyimpanan; c) pengambilan warkat di tempat penyimpanan; d) pengambilan
warkat di tempat penyimpanan; e) penggantian warkat yang diambil dengan bon
pinjam; f) penyerahan warkat atau prinsip kepada yang memerlukan.
Universitas Sumatera Utara
47
2.7.1 Prinsip-prinsip Penilaian Penemuan Kembali Arsip
Menurut Wirawanty (2014) prinsip penilaian suatu kearsipan dapat
digolongkan menjadi 3, yaitu:
1. Prinsip manfaat, dengan adanya prinsip manfaat ini dapat
diketahui apakah sitem yang dilaksanakan selama ini masih
cukup bermanfaat.
2. Prinsip kecepatan, dengan penilaian tentang kearsipan yang baik,
apabila ukuran kecepatan dalam penemuan kembali warkat yang
diperlukan tetap terjamin.
3. Prinsip keefesiensi, apabila kearsipan yang dilaksankan
mempunyai tingkat yang efesien.
Berdasarkan penjelasan tersebut bahwa ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam penemuan kembali arsip yaitu prinsip manfaat, kecepatan dan
keefisiensi. Sistem penemuan kembali arsip harus mudah diingat dan konsisten
dalam pelaksanaan penemuan kembali arsip.
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dapat
dilakukan dengan hal seperti yang diutarakan oleh Wursanto (2007,193) yang
mengemukakan beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan
dengan kebutuhan sipemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3. Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan
kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri
dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi,
cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail
Universitas Sumatera Utara
48
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Yang Digunakan
Metode Penelitian adalah tata cara atau prosedur yang digunakan untuk
memperoleh data dari suatu penelitian. Penelitian ini menggunakan metode
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Patton yang dikutip oleh Poerwandari
(2007) menyatakan bahwa metode kualitatif memungkinkan peneliti untuk
meneliti isu terpilih, kasus-kasus atau kejadian secara mendalam dan detail, fakta
berupa kumpulan dan tidak dibatasi oleh kategori yang ditetapkan sebelumnya.
Penelitian deskriptif bertujuan untuk mengumpulkan data atau informasi
untuk disusun ,dijelaskan dan dianalisis data yang dihasilkan adalah data berupa
non angka, seperti kalimat atau cataan mengenai surat masuk dan keluar seperti:
Pembuatan nota dinas/Surat keluar, Penerimaan surat masuk(inbox), Pengiriman
surat masih dalam internal SKPD(Outbox), dan Agenda dimana peneliti,
menganalisis dan menjelaskan kejadian serta peristiwa yang berkaitan dengan
pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kementerian Hukum Dan Hak Azasi
manusia di Kantor Wilayah Sumatera Utara
Menurut Maleong(2006,7) Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang
bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek
penelitian secara holistik, dimana pada penelitian ini data yang dikumpulkan
berupa kata kata tulisan serta perilaku yang dapat diamati”.
Universitas Sumatera Utara
49
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Kanwil KEMENKUMHAM Sumatera Utara
yang berlokasi di Jl. Putri Hijau No. 4 Medan
3.3 Karakteristik Informan
Dalam penelitian metode yang digunakan dalam penentuan informan yaitu
dengan menggunakan metode purposive sampling, yang dimaksud dengan
informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah
yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi selengkap- lengkapnya
mengenai latar belakang dan keadaan yang sebenar -benarnya dari objek yang
diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat, serta mengerti mengenai pokok
permasalahan yang terjadi dan bersedia memberikan keterangan dalam penelitian
ini . Informan dalam penelitian ini adalah pegawai Bidang Administrasi di
Kemenkumham Kanwil Sumut.
Tabel 3.1 Informan yang akan diwawancara
Kode Informan Strata pendidikan Jabatan
ES S2 Kabid.ADb
(Administrasi Database
IS S1 PengelolahTeknologi
Informasi
AP S1 Kepala Sub Bagian
kepegawaian dan TU
3.4 Data dan Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :
1. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari hasil
wawancara yang diperoleh dari narasumber atau informan yaitu Kabid
adm database
Universitas Sumatera Utara
50
2. Data Sekunder merupakan data tambhan yang sifatnya untuk melengkapi
data yang sudah ada seperti tentang arsip, serta jurnal jurnal yang
berhubungan dengan apa yang di teliti.
3.5 Teknik Pengumpulan data
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode pengumpulan data
dengan wawancara mendalam, observasi saat wawancara, studi kepustakawanan,
dan Dokumentasi
1. Observasi
Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu
penelitian. Peneliti mengadakan pengamatan secara langsung yang
berhubungan dengan sistem pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumhan
Kanwil Sumut . Menurut Arikunto(2006,229) Observasi adalah kegiatan
dalam rangka mengumpulkan data yang berkaitan dengan masalah
penelitian melalui proses pengamatan langsung dilapangan”. Peneliti
berperan serta sebagai mahasiswa yang sedang melakukan penelitian
dengan melihat langsung proses pengelolaan arsip dinamis elektronik
pada Kemenkumham Sumut.
2. Wawancara
Teknik wawancara yang dilakukan adalah dengan menggunakan teknik
funnelling oleh Smith yang dikutip Poerwandari, (2007) yaitu memulai
dari pertanyaan-pertanyaan yang umum yang makin lama khusus dan
makin khusus, wawancara dilakukan untuk memperoleh keterangan
untuk memperoleh informasi yang mendalam tentang pengelolaan arsip
dinamis berbasis elektronik di Kemenkumham Sumut Medan yang
Universitas Sumatera Utara
51
meliputi jenis arsip yang disimpan, penyimpanan arsip dinamis yang
digunakan, prosedur surat masuk dan keluar, proses penemuan kembali.
Selain itu juga ingin mengetahui tentang fasilitas, sistem penyimpanan,
petugas kearsipan, lingkungan tempat arsip disimpan.
3. Studi Kepustakaan
Menurut Gorys Keraf (2003,166) “studi kepustakaan adalah metode
pengumpulan data dengan cara mencari buku-buku, koran, majalah dan
literatur lainnya”. Peneliti melakukan suatu kegiatan mengumpulkan
berbagai informasi dan data dari beberapa bahan-bahan dokumen guna
`menunjang kelengkapan data yang dibutuhkan yaitu melalui buku,
artikel, jurnal dan karya ilmiah .Studi kepustakaan dilakukan untuk
mengetahui setiappermasalahan yang dihadapi dan setelah itu
dibandingkan dengan keadaan yang sedang diteliti atau survey dilokasi
peristiwa yang terjadi.
3.6 Analisis Data
Teknik analisis data yang dipergunakan adalah metode analisis data
deskriptif yaitu metode yang menganalisis data atau informasi yang telah
terkumpul untuk menggambarkan pengelolaan arsip dinamis elektronik di
Kemenkumham Sumut. Proses analisis data dapat dilaksanakan melalui beberapa
tahap, yaitu :
a. Reduksi data
Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi dari data yang
Universitas Sumatera Utara
52
berlangsung secara terus menerus selama penelitian dilakukan dan
berlanjut sesudah penelitian lapangan sampai laporan akhir tersusun
b. Penyajian data
Penyajian adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan
kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
Penyajian data perlu disusun secara sederhana dari informasi yang
kompleks ke dalam bentuk analisis yang mudah dipahami. Penyajian
data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan teks
naratif, table, dan sebagainya.
c. verivikasi data
Verivikasi data dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan dengan
menarik kesimpulan . Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses
menginterpretasikan data-data yang telah dikumpulkan dengan metode
wawancara dan observasi dalam melakukan pencocokan terhadap
kesimpulan yang akan dibuat.
3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data
Menurut Poerwandari (2007) dalam metode wawancara, alat yang
terpenting adalah peneliti sendiri. Namun, untuk memudahkan pengumpulan data,
peneliti membutuhkan alat bantu.
Alat bantu yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Tape Recorder (Alat perekam)
Suatu wawancara tidak bijaksana jika hanya mengandalkan ingatan saja,
karena indera manusia terbatas, yang memungkinkan peneliti untuk
melewatkan hal-hal yang tidak terseleksi oleh indera yang mendukung
penelitian. Menurut Poerwandari (2001), sedapat mungkin suatu
Universitas Sumatera Utara
53
wawancara perlu direkam dan dibuat transkripnya secara verbatim (kata
demi kata).
2. Pedoman Wawancara
Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini bersifat semi terstruktur
untuk mengingatkan peneliti mengenai aspek-aspek yang dibicarakan,
sekaligus menjadi daftar pengecek (checklist) tentang aspek yang telah dan
yang belum dibicarakan. Pedoman wawancara berupa open ended
question, disusun berdasarkan teori postpurchase dissonance dan teori
price. Pada pelaksanaannya, pedoman wawancara ini tidak digunakan
secara kaku. Tidak tertutup kemungkinan bagi peneliti untuk menanyakan
hal-hal di luar pedoman wawancara, supaya data yang dihasilkan lebih
lengkap dan bervariasi
2.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan Keabsahan Data
Penelitian menggunakan teknik triangulasi untuk menjaga keabsahan data
dalam penelitian ini. Oleh sebab itu, Peneliti menggunakan beberapa metode
triangulasi data yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih
lanjut. Adapun teknik triangulasi yaitu:
1. Triangulasi Data
Triangulasi data adalah menggunakan berbagai sumber data seperti
hasil wawancara, hasil observasi dan studi kepustakaan . Peneliti
melakukan wawancara dengan Kabid adm database,
PengelolahTeknologi Informasi, dan Kepala Sub Bagian
kepegawaian dan TU untuk mendapatkan data yang lengkap disertai
Universitas Sumatera Utara
54
observasi untuk mengamati pengelolaan arsip dinamis di
Kemenkumham Kanwil Sumut.
2. Triangulasi Teori
Triangulasi teori adalah penggunaan teori yang berlainan untuk
memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat .
Teori yang didapatkan oleh peneliti tidak hanya melalui buku
tercetak saja melainkan peneliti juga memasukkan teori berdasarkan
artikel, jurnal dan literatur lainnya mengenai sistem pengelolaan
arsip dinamis.
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode adalah penggunaan berbagai metode untuk
meneliti suatu hal seperti metode wawancara yang didukung dengan
observasi pada saat wawancara dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
55
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham
(KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia pertama kali dibentuk pada
tanggal 19 Agustus 1945 dengan nama Departemen Kehakiman. Menteri
kehakiman yang pertama menjabat adalah Soepomo. Nama Departemen
Kehakiman telah beberapa kali berubah nama karena disesuaikan dengan fungsi
dari Departemen tersebut yaitu dari Departemen Kehakiman menjadi Departemen
Hukum dan Perundang Undangan dan sekarang menjadi Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia disingkat
dengan Kemenkumham.
Kanwil terdiri atas beberapa divisi serta sejumlah Unit Pelaksana Teknis
(UPT), termasuk Kantor Imigrasi, Lembaga Pemasyarakatan(LAPAS), Lapas
Terbuka(LATER), Lapas Narkotika, Rumah Tahanan Negara (RUTAN), Cabang
Rutan(CARUT), Penyimpanan Benda Sitaan Negara(RUPBASAN), Balai
Pemasyarakatan(BAPAS), Balai Harta Peninggalan(BHP), serta Rumah Detensi
Imigrasi (RUDENIM).
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan
instansi vertikal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang
berkedudukan di setiap provinsi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Universitas Sumatera Utara
56
4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan
Ham Sumatera Utara.
visi :
Terwujudnya sistem dan Politik Nasional yang mantap dalam rangka
tegaknya supremasi Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk menunjang
tercapainya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun, damai, adil,
dan sejahtera.
Misi:
1. Menyusun perencanaan hukum.
2. Membentuk, menyempurnakan, memperbaharui hukum, dan peraturan
perundang- undangan.
3. Melaksanakan penerapan hukum, pelayanan hukum, dan penegakan
hukum.
4. Melakukan pembinaan dan pengembangan hukum.
5. Meningkatkan dan menetapkan pengawasan huku.
6. Meningkatkan dan menetapkan kesadaran dan budaya hukum
masyarakat.
4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan Ham
Sumatera Utara
Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah
Sumatera Utara memiliki logo sebagai ciri khas instansi tersebut. Logo atau
simbol yang terdiri dari gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Gambar 1. Logo Kantor Kemenkumham Sumatera Utara
Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/
Universitas Sumatera Utara
57
4.2 Struktur Organisasi
Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah
Sumatera Utara saat ini menggunakan sistem struktur organisasi bentuk garis dan
staf, dimana struktur organisasi tersebut digunakan untuk menetapkan tugas, hak,
dan wewenang setiap bagian yang ada
STRUKTUR ORGANISASI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM
DAN HAM
Gambar 2 Struktur Organisasi Kemenkumham
Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/profil/struktur-organisasi
Universitas Sumatera Utara
58
4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkumham
Waktu kerja efektif Kantor wilayah Kementerian Hukum dan Hak
Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul
07.30 –16.00 WIB dan hari Jum„at pukul 07.30 – 16.30 WIB.
4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang
pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Kanwil Kemenkumham Provinsi
Sumatera Utara
Tabel 1 Perlengkapan Arsip Dinamis Elektronik
No Jenis Barang Jumlah/Unit
1. Printer 4
4. Scanner 4
5. Personal Computer 4
Gambar 3. Perlengkapan Arsip Dinamis elektronik
Universitas Sumatera Utara
59
4.3 Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil observasi, sistem kearsipan elektronik di Sub bagian
Administrasi Umum Kanwil Kemenkumham didukung oleh suatu sistem aplikasi
yang diberi nama Sisumaker (Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar).
Aplikasi tersebut dikembangkan berbasis web menggunakan jaringan internet.
Sistem kearsipan elektronik telah diimplementasikan di unit kerja Lingkungan
Kementerian Hukum dan hak Azasi manusia pada maret 2018 untuk percepatan
pengarsipan dan bentuk nyata dalam mewujudkan-
e-goverment.
Sejak tahun 2018, Sub bagian Arsip Bagian Administrasi telah menerapkan
Sisumaker sebagai pendukung proses pelaksanaan kearsipan elektronik.
Implementasi Sisumaker memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam
melakukan pekerjaan kearsipan karena adanya pemanfaatan media elektronik
sehingga pekerjaan kearsipan lebih efektif dan efisien. Walaupun demikian,
pelaksanaan proses kearsipan tersebut tidak meninggalkan proses kearsipan secara
konvensional.
4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kanwil
Kemenkumham Sumut
Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara, sistem kearsipan
elektronik di Sub bagian Arsip didukung dengan penggunaan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras yang digunakan
adalah seperangkat komputer, printer, scanner, PC (Personal Computer), dan
barcode reader/scanner. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebuah aplikasi
yang dinamakan Sisumaker.
Universitas Sumatera Utara
60
Sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Arsip selaku unit kearsipan
Kantor Wilayah Kemenkumham diawali dengan proses penerimaan arsip, proses
pengarahan arsip, proses pencatatan arsip, proses pengendalian arsip, proses
penyimpanan arsip, dan proses disposisi.
1. Proses Pencatatan dan penyimpanan Arsip
Berdasarkan Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang
petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses kearsipan di
Subbag Arsip diawali dengan penerimaan surat yang yang dialamatkan kepada
Kakanwil Kemenkumham, dan beberapa UPT BHP Medan, Kanimsus, Kadenim,
Imigrasi Belawan, Rutan Perempuan Daerah. Berikut alur surat masuk
Gambar 4. Alur Surat Masuk
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Setelah proses penerimaan, langkah selanjutnya mengelompokkan naskah
dinas antara naskah dinas penting, biasa, dan rahasia. Naskah dinas penting adalah
naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi
Universitas Sumatera Utara
61
penting, dan mengandung konsepsi kebijaksanaan. Naskah dinas biasa adalah
naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, tidak
memuat informasi penting, dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.
Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya atau informasinya hanya
boleh diketahui pihak tertentu apabila terjadi kebocoran akan menimbulkan
kerusakan atau kerugian, mengurangi kredibilitas pemerintah, menyulitkan
terlaksananya strategi pemerintah pada umumnya.
Setelah proses mengelompokkan naskah dinas, langkah selanjutnya
mengarahkan naskah dinas untuk menentukan unit pengolah yang sesuai. Unit
pengolah adalah unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah dinas.
Unit pengolah tersebut yaitu Divisi Adm, Kabag Umum, dan Kadenim. Selain
untuk menentukan unit pengolah, proses mengarahkan naskah dinas sekaligus
menentukan dan mencantumkan kode klasifikasi pada naskah dinas.
Gambar 5. Login Aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat
Keluar
Setelah melewati proses-proses tersebut, kemudian dilakukan pencatatan
data identitas naskah dinas untuk diarsipkan dengan terlebih dahulu melakukan
log in pada Sisumaker, baik sebagai operator yang hanya berhak melakukan
pencatatan data identitas arsip, atau sebagai arsiparis yang tidak hanya berhak
Universitas Sumatera Utara
62
melakukan pencatatan tetapi juga berhak melakukan perubahan pada data
identitas arsip jika diperlukan perubahan, atau sebagai administrator yang tidak
hanya memiliki hak yang sama dengan arsiparis tetapi juga memiliki hak untuk
melakukan penghapusan berdasarkan keputusan Kakanwil.
Pencatatan data identitas arsip yang bersifat rahasia dan biasa dilakukan
dengan mencatatkannya pada lembar pengantar sedangkan pencatatan data
identitas arsip yang bersifat penting, yaitu arsip yang memerlukan tindak lanjut,
dilakukan dengan mencatatkannya dalam form kartu kendali yang terdapat di
Sisumaker. Hal ini sesuai dengan yang dipaparkan oleh Arsiparis Bu”Evi selaku
Admin Database sekaligus arsiparis, dan IS Subbag Umum, AP Pengolah TI,
sekaligus key informan dalam wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 mengenai
proses pencatatan arsip menggunakan Sisumaker yaitu
”pencatatan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu log in sebagai
operator, arsiparis, atau administrator pada Sisumaker. Setiap divisi
memiliki username dan pasword Setelah log in, arsip dientrikan pada
kartu kendali untuk arsip yang perlu tindak lanjut hingga ke unit
pengolah. Untuk arsip biasa yang tidak memerlukan tindak lanjut
dan arsip yang bersifat rahasia dientrikan pada menu lembar
pengantar pada Sisumaker.”
Proses pencatatan arsip tersebut diperkuat dengan wawancara kepada IS
selaku Bagian Umum, AP Pengolah TI Menkumham sekaligus key informan pada
tanggal 3 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi tentang proses
pencatatan arsip di Subbag Arsip sebagai unit kearsipan Kemenkumham
”Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk
diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan
surat. Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju,
lampiran, dan sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada
Plt pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum
dan Ham . Setelah menentukan unit pengolah dilakukan
pengklasifikasian surat berupa pemberian kode surat berdasarkan
Universitas Sumatera Utara
63
kode klasifikasi arsip. Setelah proses pengklasifikasian surat, surat
dicatat dalam form kartu kendali yang ada di Sisumaker”
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di Sub bag Arsip
Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan pengolah TI, proses pencatatan data
identitas arsip di Sisumaker didasarkan pada sifat surat. Proses pencatatan data
identitas arsip untuk surat masuk yang sifatnya biasa (surat biasa) dan rahasia
(surat rahasia), Untuk surat masuk hanya unit Tata Usaha yang di bidangi oleh
arsiparis yang bisa mengelolanya, adapun langkah –langkahnya sebagai berikut :
1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang
dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil
Gambar 6. Contoh Surat Masuk
Setelah surat diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save
didalam map virtual
2. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan
muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang
diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik
sesuai Alamat tujuan surat.
Universitas Sumatera Utara
64
Gambar 7. format Surat Masuk pada Aplikasi Sisumaker
3. Mengupload surat yang telah discan
4. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan
barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor
penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.
Gambar 8. Naskah Dinas yang sah yang dibubuhi Barcode
Universitas Sumatera Utara
65
Gambar 9. Naskah dinas yang telah Ditandatangani
5. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(
kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk
mengirimkannya
Gambar 10. Tampilan Surat Masuk Pada aplikasi Sisumaker
Universitas Sumatera Utara
66
Untuk pencatatan surat keluar ditujukan untuk organisasi Kementerian
Hukum dan Hukum dan Ham Wilayah Sumatera Utara, dapat dilihat pada alur
dibawah ini
Gambar 11. Alur Surat Keluar
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bu ‘Evi selaku arsiparis adalah sebagai
berikut :
“surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi
dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis
fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk
arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala badan
untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara fisik ke
bidang-bidang lain, ataupun dikirim ke instansi lain terus yang kedua
dikirim melalui Sisumaker jadi surat itu tidak dicetak secara fisik
tetapi dibuat secara digital, dan pada sistem sisumaker itu sudah ada
tata naskah dinasnya tinggal dientri sesuai format tata naskah dinas
yang ada nanti surat itu akan dibuat oleh setiap divisi yang memiliki
user dan pasword, setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala
Universitas Sumatera Utara
67
Kanwil untuk di cek dan dimintakan keabsahannya... validasi untuk di
validasi atau ditandatangani”
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Kemenkumham lebih ke
jenis rekod korespondensi yang lebih khusus surat berdasarkan pernyataan
narasumber di atas. Surat yang diciptakan dibuat oleh masing-masing bidang yang
akan ditujukan ke internal atau eksternal instansi, dikirim melalui sistem
Sisumaker.
2. Proses Pengendalian Arsip
Berdasarkan hasil observasi, pengendalian arsip dilakukan setelah proses
pencatatan arsip untuk surat penting atau surat yang memerlukan tindak lanjut dan
lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia, baik berupa form kartu
kendali dan lembar pengantar yang terdapat di Sisumaker maupun dalam bentuk
print out (fisik).
Gambar 12. Kartu Kendali
Cara pengisian kartu kendali tersebut adalah:
Universitas Sumatera Utara
68
1) Untuk kolom ”indeks” diisikan indeks masalah dari surat masuk.
2) Untuk kolom ”kode” diisikan kode klasifikasi yang didasarkan pada
pola klasifikasi.
3) Untuk ”nomor urut” akan secara otomatis muncul.
4) Untuk kolom ”isi ringkas” diisikan ringkasan dari isi naskah dinas.
5) Untuk kolom ”dari” diisikan dari siapa naskah dinas tersebut diterima.
6) Untuk kolom ”tanggal surat” diisikan tanggal yang tercantum pada
naskah dinas yang diterima.
7) Untuk kolom ”nomor surat” diisikan nomor naskah dinas.
8) Untuk kolom ”lampiran” diisikan jumlah lampiran naskah dinas.
9) Untuk kolom ”Unit pengolah” diisikan unit pengolah mana yang akan
menyelesaikan masalah.
10) Untuk kolom”tanggal diteruskan” diisikan tanggal naskah dinas
diteruskan kepada unit pengolah.
11) Untuk kolom”catatan tindak lanjut” diisikan keterangan-keterangan
yang dicatat mengenai tindak lanjut dari arsip tersebut.
12) Untuk kolom ”catatan” akan berisi keterangan-keterangan posisi akhir
surat sesuai identitas data arsip.
13) Untuk kolom ”kondisi arsip” berisi status arsip sebagai arsip aktif.
Secara tidak langsung, sistem aplikasi Sisumaker menjadi sarana
pendukung dalam proses pengendalian arsip di Subbag Arsip sebagai unit
kearsipan Kemenkumham. Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian arsip
tidak hanya dilakukan dengan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar
Universitas Sumatera Utara
69
saja tetapi juga dengan penggunaan sistem aplikasi Siumaker yang dilengkapi
dengan log in. Ada 2 (dua) tingkatan dalam melakukan log in pada Sisumaker,
yaitu sebagai berikut:
1. Log in sebagai operator dan sebagai arsiparis
Log in sebagai operator Hak log in ini diperuntukkan kepada Petugas
Kearsipan yaang memiliki pasword dan Username untuk mengelola Arsip
surat masuk di Sub bagian administrasi di lingkungan Kemenkumham dan
hanya yang melakukan entri data, identitas arsip, pada Tata Naskah Dinas
yang telah ada di dalam aplikasi Sisumaker.
2. Log in sebagai Administrator
Log in memiliki username dan password sehingga tidak bisa melakukan log
in serta hanya Pejabat Eselon Empat yang membuat surat keluar. Log in
sebagai Admin hanya diperuntukkan bagi pihak eksternal yaitu Bagian
Umum, Keimigrasian, Layanan Masyarakat, Layanan Hukum dan Ham.
Mengenai proses pengendalian arsip diungkapkan oleh Bu Evi selaku
arsiparis Subbag Arsip sekaligus key informan bagi peneliti melalui
wawancara pada tanggal 02 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah
direduksi dengan beliau:
”Proses pengendalian arsip dilakukan dengan berbagai cara. Salah
satunya dengan Sisumaker ini. Penggunaan sistem yang dilengkapi
dengan log in akan lebih aman daripada pengelolaan arsip secara
konvensional. Selain dengan memanfaatkan penggunaan sistem
kearsipan elektronik dalam proses pengendalian arsip, kartu kendali
juga menjadi sarana dalam proses pengendalian arsip. Dengan
adanya kartu kendali, arsip fisik dapat dikendalikan dengan mudah.”
Hal tersebut kemudian diperkuat dengan pemaparan dari IS selaku Bagian
Universitas Sumatera Utara
70
Umum Dan juga AP sebagai Pengolah TI sekaligus key informan melalui
wawancara pada tanggal 03 Juli. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi
dengan beliau:
”Sebelum adanya sistem kearsipan elektronik, pengendalian arsip
bersifat sentralisasi yang berarti pengelolaan arsip dilakukan secara
terpusat. Setelah adanya sistem kearsipan eletronik yaitu Sisumaker
ini, pengelolaan arsip diubah menjadi desentralisasi yaitu pengelolaan
arsip dilakukan oleh setiap unit kerja. Tingkat kesulitan arsiparis
dalam mengelola arsip untuk unit kerja telah disediakan sistem
kearsipan elektronik dan petugas kearsipan yang melakukan proses
pengelolaan arsip juga termasuk proses pengendalian arsip untuk unit
kerjanya masing-masing. Arsiparis dapat melakukan pengendalian
dengan melihat dari Sisisumaker dan pengawasan pada Setiap Divisi
yang ada di Kanwil Kemenkumham Sumut.”
Maka dapat disimpulkan bahwa proses pengendalian arsip di Subbag arsip
dilakukan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar dengan sarana
pendukung utama sistem aplikasi Sisumaker.
3. Proses Pendistribusian dan penggunaan Arsip
Mengacu pada Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang
petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses pendistribusian
arsip ke unit pengolah sebagian menggunakan kartu kendali atau lembar
pengantar.
Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa dalam proses pendistribusian
arsip di Subbag Arsip sudah dikelola dengan sistem kearsipan elektronik tetapi
belum sepenuhnya.
Hasil observasi tersebut diperkuat dengan pemaparan dari Bu‟Evi‟ selaku
arsiparis Subbag Arsip sekaligus key informan melalui wawancara pada tanggal
02 Juli 2019. Dikatakan bu Evi bahwa proses pendistribusian pada sistem
Universitas Sumatera Utara
71
kearsipan elektronik tidak sepenuhnya dilakukan dengan menggunakan sistem
kearsipan elektronik. Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan
bantuan kartu kendali dan lembar pengantar .
Terkait dengan penciptaan rekod korespodensi seperti surat, tidak terlepas dari
pengiriman atau pendistribusian surat sehingga informasi yang ada di dalamnya
dapat digunakan, dalam hal ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara
yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi surat di kemenkumham. Dari
hasil wawancara dengan IS diperoleh jawaban sebagai berikut:
“surat itu akan dikirimkan ke tujuan akan diberikan baik itu ke
instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru empat UPT
di Kemenkumham yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi
apabila surat itu surat biasa, rahasia, akan muncul dipilihan jenis
surat setelah itu baru dikirim sesuai tujuan surat”
Dari jawaban informan di atas dapat diketahui cara yang dilakukan dalam
pengiriman atau distribusi rekod korespondensi yang lebih khususnya surat, yaitu
surat yang telah dibuat oleh setiap devisi akan dikirim melalui Sisumaker.
Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker
ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat
pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera
ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya
kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari
sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem.
Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum dilakukan sepenuhnya dengan
menggunakan sistem kearsipan elektronik.
4. Pemeliharaan
Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi
Universitas Sumatera Utara
72
arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung
dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis elektronik
belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan
secukupnya. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu:
“untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa
adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk
menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih
apa adanya lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan
yang dilakukan termasuk upgrade aplikasi
“Kalau untuk perawatan ya belum ada ya paling cuman dikasih
kapur barus yaa untuk berkas yang ditumpuk digudang biar gak ada
hewan-hewan sama serangga aja.
“Perawatannya ada untuk arsip yang sistem elektronikkan kan
menggunakan sofware atau aplikasi nah aplikasi ini harus di upgrade
setiap waktu,minimal sekali 2 bulan, pembersihan dari virus supaya
file yang disimpan tetap aman.
Berdasarkan wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa untuk arsip
konvensional dikemenkumham tidak memiiki pusat arsip (recod centre) arsip-
arsip yang ada disitu ditumpuk dalam suatu ruangan dan tidak ada fumigasi yang
dilakukan, dan untuk arsip yang telah dialihmediakan, atau yang sudah jadi arsip
elektronik maka perawatan yang dilakukan sebatas mengupgrade aplikasi dan
membersihkannya dari serangan virus yang merusak data
5. Disposisi
Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau
disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan
penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau
penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan. Dengan adanya
Universitas Sumatera Utara
73
pengarsipan elektronik akan lebih efektif dan efisien untuk terlaksananya
disposisi surat dikantor wilayah kemenkumham.
Berikut Alur Disposisi Surat di Kemenkumham Sumut :
Gambar 13. Alur Disposisi Surat
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Wawancara dengan arsiparis ES, IS, dan AP mengenai disposisi di Kanwil
Kemenkumham yaitu:
”Disposisi dengan sistem elektronik lebih cepat dan tepat, ya setelah
surat masuk itu diterima oleh pimpinan, maka pimpinan segera
mengirimkan surat kepada si penerima disposisi kemudian sipenerima
disposisi segera menindak lanjuti surat kemana surat ditujukan.
Penerima disposisi menerima disposisi dan menindaklanjuti, apabila
tindak lanjut disposisi tersebut merupakan surat keluar maka alur
selanjutnya akan mengikuti surat keluar
Seperti biasa sipenerima menindak lanjuti disposisi atau
melaksanakan disposisi jika surat keluar ya ikuti alur surat keluar
laluisian disposisi Kn terekam dalam database, dan database akan
mendistribusikannya pada penerima disposisi
Universitas Sumatera Utara
74
Berdasarkan hasil dari ketiga informan tersebut maka peneliti
menyimpulkan bahwa disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat
masuk atau disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja
merupakan penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau
penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan dengan disposisi akan
lebih efesien dan tepat karena, surat itu dilaksanakan atau tidak dapat diketahui
disistem.
4.3.2 Tata Naskah Dinas Kemenkumham
Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan pengelolaan naskah
dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan
keputusan. Hal ini sejalan dengan pelaksanaan Reformasi Birokrasi dalam
pelaksanaan e-government dan good governance. Aplikasi TNDE dirancang untuk
menangani pengolahan surat dan dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis
bagi pengguna surat dan pengelola arsip bagi lembaga negara.
Universitas Sumatera Utara
75
Gambar 15 Tampilan untuk Tata Naskah Dinas Elektronik
Gambar 14. Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham
Untuk Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham belum sepenuhnya
dijalalankan Karena keterbatasan dana dan masih kurangnya sosialisasi Tata
Naskah Dinas Elektronik. Pernyataan tersebut dari hasil wawancara bersama
Universitas Sumatera Utara
76
Informan ES , IS, dan AP .
4.3.3 Klasifikasi Arsip di Kanwil Kemenkumham
A. KODE UNIT UTAMA
M.HH = Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
SEK = Sekretariat Jenderal
PPE = Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan
AHU = Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum
PAS = Direktorat Jenderal Pemasyarakatan
IMI = Direktorat Jenderal Imigrasi
HKI = Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual
HAM = Direktorat Jenderal Hak Asasi Manusia
ITJ = Inspektorat Jenderal
PHN = Badan Pembinaan Hukum Nasional
PPH = Badan Penelitian dan Pengembangan Hukum dan HAM
SAM = Staf Ahli Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
SDM = Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Ham
B. KODE UNIT KERJA
1. SEKRETARIAT JENDERAL (SEK)
SEK.1 = Biro Perencanaan
SEK.2 = Biro Kepegawaian
SEK.3 = Biro Keuangan
SEK.4 = Biro Pengelolaan Barang Milik Negara
SEK.5 = Biro Humas, Hukum dan Kerjasama
SEK.6 = Biro Umum
SEK.7 = Pusat Data dan Teknologi Informasi
2. DIREKTORAT JENDERAL ADMINISTRASI HUKUM UMUM
AHU.1 = Sekretariat Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum
AHU.2 = Direktorat Perdata
AHU.3 = Direktorat Pidana
Universitas Sumatera Utara
77
AHU.4 = Direktorat Tata negara
AHU.5 = Direktorat Hukum Internasional dan Otoritas Pusat
AHU.6 = Direktorat Teknologi Informasi
3. DIREKTORAT JENDERAL PEMASYARAKATAN
PAS.1 = Sekretariat Direktoral Jenderal Pemasyarakatan
PAS.2 = Direktorat Bina Kemnan dan Ketertiban
PAS.3 = Direktorat Pembinaan Narapidana dan Latihan Kerja
Produksi
PAS.4 = Direktorat Pelayanan tahanan dan Pengelolan Basan dan
Baran
PAS.5 = Direktorat Teknologi Informasi dan Kerja Sama
PAS.6 = Direktorat Bimbingan Kemasyarakatan dan Pengentasan
Anak
PAS.7 = Direktorat Perawatan Kesehatan dan Rehabilitasi
4. DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI (IMI)
IMI. 1 = Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi
IMI. 2 = Direktorat Lalu lintas Keimigrasian
IMI. 3 = Direktorat Izin Tinggal Keimigrasian
IMI. 4 = Direktorat Intelijen Keimigrasian
IMI. 5 = Direktorat Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian
IMI. 6 = Direktorat Kerja sama Keimigrasian
IMI. 7 = Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Keimigrasian
4.4 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di
Kemenkumham
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 dengan ES selaku
Kepala Subbag Tata Usaha Bagian Administrasi dan juga sebagai Arsiparis,
Subbag Umum, dan Pengolah TI mengenai kendala dalam pengelolaan sistem
Universitas Sumatera Utara
78
kearsipan elektronik sebagai berikut:
”Kendalanya pada keterbatasan kemampuan dan keterampilan SDM
dalam bidang IT. Para pegawai sudah terbiasa dengan pekerjaan
rutin dan ketika ada perubahan tidak dapat menyesuaikan perubahan
dengan cepat karena adanya faktor pembiasaan. Untuk itu, ketika
Sisumaker diimplementasikan, arsiparis memberikan pelatihan teknis
kepada para petugas kearsipan serta pengetahuan seputar
Sisumaker.”
Hal yang sama diungkapkan oleh IS selaku Subbag Umum, Humas, dan
Pmengenai kendala dalam implementasi proses kearsipan secara elektronik
melalui Pengolah TI berdasrkan wawancara pada tanggal 03 Juli 2019.
Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau:
”Kendalanya adalah pada SDM. Para pegawai memiliki keterbatasan
kemampuan dan pengetahuan tentang ilmu komputer serta belum
terbiasa dengan pengelolaan arsip secara elektronik. Setiap user dan
pasword sudah dibuatkan oleh amin database tapi belum semua UPT
Kemenkumham yang menggunakannya.
Begitu juga dengan yang diungkapkan oleh AP selaku Pengelola TI, mengenai
kendala sistem kearsipan elektronik di Subbag Arsip. Berikut hasil wawancara
yang telah direduksi dengan beliau pada tanggal 03 Juli 2019:
”Kendalanya adalah faktor SDM. Dan juga dana, serta kurangnya
bimbingan dan pelatihan dinas kerja juga berpengaruh pada
kelancaran implementasi sistem kearsipan elektronik. SDM sudah
terbiasa dengan pekerjaan kearsipan secara konvensional.”
ES selaku arsiparis Subbag Arsip pun sependapat dengan IS mengenai kendala
pengelolaan arsip dengan menggunakan Sistem Kearsipan Elektronik yaitu
aplikasi Sisumaker. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau
pada tanggal 3 Juli:
”Kendala utama adalah kendala sumber daya manusia dalam hal
penguasaan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan dalam bidang
komputer. Selain itu, kurangnya perintah yang kuat dari pimpinan
Universitas Sumatera Utara
79
menjadikan pengelolaan kearsipan elektronik belum benar-benar
diterapkan semestinya oleh setiap UPT pada Kemenkumham.”
Untuk kendala teknis dalam proses sistem kearsipan elektronik, AP
mengatakan dalam wawancara pada tanggal 3 Juli bahwa:
”Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam
setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang
dihadapi hanya satu yaitu SDM. Keterbatasan pengetahuan dan
kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem kearsipan
elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh dalam
pekerjaan pengelolaan arsip, Selain karena kendala dari sumber daya
manusia, budaya kerja para pegawai yang sudah terbiasa dengan
pekerjaan kearsipan secara konvensional juga berpengaruh pada
penerapan sistem kearsipan elektronik. Kendala lain yang muncul
adalah Kurangnya pelatihan.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa kendala implementasi sistem kearsipan
meliputi 4 (empat) hal yaitu faktor sumber daya manusia yang merupakan kendala
utama, faktor budaya kerja yang mana hanya beberapa petugas kearsipan yang
terbiasa dengan proses kearsipan elektronik dan masih terbiasa dengan proses
kearsipan secara konvensional, faktor pekerjaan lain di luar pekerjaan utama, dan
faktor pimpinan yang tidak totalitas mendukung pelatihan penerapan proses
kearsipan secara elektronik.
Untuk itu, solusi dalam menghadapi kendala tersebut menurut ES selaku
Arsiparis Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan Pengelola TI melalui
wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 adalah:
”Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor
keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan
teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang
sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer
yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas,
dan menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan sehari-hari yang
penerapannya tidak hanya dilakukan oleh satu unit kerja tetapi semua
Universitas Sumatera Utara
80
unit kerja sehingga ada dorongan untuk mulai membiasakan segala
pekerjaan arsip dengan menggunakan Sisumaker tersebut.”
Hal yang sama juga diungkapkan oleh ES selaku Arsiparis Subbag Adm
melalui wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 mengenai solusi dalam mengatasi
kendala yang berkaitan dengan implementasi sistem kearsipan elektronik yaitu
dengan memberikan pelatihan berupa petunjuk teknis, wawasan, dan pengetahuan
tentang Sisumaker. Kemudian membiasakan pekerjaan pengelolaan arsip dengan
menggunakan sistem kearsipan elektronik.
IS selaku Subbag Umum memberikan solusi dalam mengatasi kendala-
kendala yang menghambat proses kearsipan secara elektronik melalui
wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 sebagai berikut:
”Untuk mengatasi kendala tersebut, solusinya dengan memberikan
pelatihan-pelatihan teknis dan pengetahuan seputar sistem kearsipan
elektronik. Pelatihan yang diberikan tidak hanya pada pelatihan-
pelatihan yang memang sengaja diagendakan tapi juga pelatihan antar
pegawai dalam bentuk pendampingan dari arsiparis. Selain itu, dengan
melakukan apresiasi/approach kepada unsur pimpinan. Caranya
dengan memasukkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan
pimpinan, seperti menu ”agenda pimpinan” serta dengan melakukan
pendekatan sebagai upaya memberikan pemahaman kebermanfaatan
dari sistem kearsipan elektronik tersebut.”
Lebih lanjut, AP menjelaskan solusi dalam mengatasi kendala teknis
yang saat ini tidak lagi menjadi kendala yang menghambat proses kearsipan di
Subbag Arsip melalui wawancara pada tanggal 04 Juli 2019 sebagai berikut:
”Dengan adanya Sisumaker maka pencarian arsip tidak lagi dilakukan
secara konvensional dengan mencari satu persatu arsip. Pencarian
arsip bisa dilakukan dengan hanya menuliskan subjek atau objek arsip
kemudian kita gunakan ”search” maka arsip yang kita cari akan segera
ditemukan keberadaannya tanpa harus mencari dengan kartu kendali.”
Dari pernyataan tersebut maka Sisumaker sebenarnya merupakan solusi
Universitas Sumatera Utara
81
yang telah terealisasi dalam mengatasi kendala proses kearsipan secara
konvensional. Namun, implementasi Sisumaker kembali menjadi kendala bagi
petugas kearsipan. Dengan demikian, solusinya tidak hanya dengan memberikan
wawasan, pelatihan teknis, dan dengan pembiasaan atau budaya kerja. Namun,
perlu juga dengan pendampingan internal atau pendampingan secara teknis dari
arsiparis dan perubahan pada pola pikir.
4. 5 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis
Dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengenai SOP pengelolaan arsip
dinamis elektronik yang belum ada secara tertulis masih mengikuti standar yang
ada. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu:
“Belum sih saat ini belum membuat SOPnya, yaa kita sesuaikan saja
dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip
surat dinas pun juga”
“Terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum
adanya SOP tertulis.”
“Tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini ya
belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu.”
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui pengelola arsip
dinamis Kemenkumham masih belum punya pedoman atau SOP sendiri masih
mengikuti Standar Operasional Prosedur seperti biasa . Arsiparis yang ada di
bagian pengolahan arsip mengikuti Standar Operasional seperti pengelolaan arsip
biasanya.
4.6 Rangkuman Penelitian
4.6.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kementerian Hukum dan Ham
Implementasi sistem kearsipan elektronik di Kemenkumham didukung
dengan penggunaan perangkat sistem kearsipan elektronik yaitu hardware dan
Universitas Sumatera Utara
82
software. Hardware yang digunakan yaitu seperangkat komputer, printer,
scanner, Pc (Personal Computer), dan barcode reader/scanner sedangkan
softwarenya berupa sebuah aplikasi berbasiskan web dengan jaringan internet
yang diberi nama Sisumaker
Proses dalam sistem kearsipan elektronik di Subbagian Arsip meliputi
proses pencatatan dan penyimpanan, proses pengendalian, proses pendistribusian
dan penggunaan, proses pemeliharaan, dan proses disposisi.
1. Proses Pencatatan Arsip dan penyimpanan
Proses kearsipan diawali dengan penerimaan arsip yang kemudian
dilanjutkan dengan pengelompokkan arsip, pengarahan arsip, hingga pada
pencatatan arsip dan penyimpanan arsip. Berikut dapat dicermati alur proses
pencatatan arsip di Subbagian Arsip:
1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang
dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil
2. Setelah diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save
didalam map virtual
3. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan
muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang
diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik
sesuai Alamat tujuan surat.
4. Mengupload surat yang telah discan
5. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan
barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor
penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.
6. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(
kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk
mengirimkannya
Universitas Sumatera Utara
83
2. Proses Pengendalian Arsip
Berdasarkan hasil observasi, pengendalian arsip dilakukan setelah proses
pencatatan arsip untuk surat penting atau surat yang memerlukan tindak lanjut dan
lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia, baik berupa form kartu
kendali dan lembar pengantar yang terdapat di Sisumaker maupun dalam bentuk
print out (fisik).
Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian arsip tidak hanya dilakukan
dengan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar saja tetapi juga
dengan penggunaan sistem aplikasi Siumaker yang dilengkapi dengan log in.
Ada 2 (dua) tingkatan dalam melakukan log in pada Sisumaker, yaitu sebagai
berikut:
6. Log in sebagai operator dan sebagai arsiparis
Log in sebagai operator Hak log in ini diperuntukkan kepada Petugas
Kearsipan yaang memiliki pasword dan Username untuk mengelola Arsip
surat masuk di Sub bagian administrasi di lingkungan Kemenkumham dan
hanya yang melakukan entri data, identitas arsip, pada Tata Naskah Dinas
yang telah ada di dalam aplikasi Sisumaker.
7. Log in sebagai Administrator
Log in memiliki username dan password sehingga tidak bisa melakukan log
in serta hanya Pejabat Eselon Empat yang membuat surat keluar. Log in
sebagai Admin hanya diperuntukkan bagi pihak eksternal yaitu Bagian
Umum, Keimigrasian, Layanan Masyarakat, Layanan Hukum dan Ham.
3. Proses Pendistribusian dan penggunaan Arsip
Universitas Sumatera Utara
84
Mengacu pada Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang
petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses pendistribusian
arsip ke unit pengolah sebagian menggunakan kartu kendali atau lembar
pengantar. Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa dalam proses
pendistribusian arsip di Subbag Arsip sudah dikelola dengan sistem kearsipan
elektronik tetapi belum sepenuhnya. Dalam kegiatan pendistribusian sebagian
arsip masih dengan bantuan kartu kendali dan lembar pengantar .
Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker
ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat
pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera
ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya
kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari
sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem.
Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum dilakukan sepenuhnya dengan
menggunakan sistem kearsipan elektronik.
Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan bantuan kartu
kendali dan lembar pengantar . Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang
telah memiliki Sisumaker ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis
data identitasnya terlihat pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan
pengelolaan arsip dapat segera ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti
tidak dapat jalan tanpa adanya kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali
dapat dicetak langsung dari sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang
telah disediakan pada sistem. Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum
Universitas Sumatera Utara
85
dilakukan sepenuhnya dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik.
4. Pemeliharaan
Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi
arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung
dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis elektronik
belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan
secukupnya. untuk arsip konvensional dikemenkumham tidak memiiki pusat arsip
(recod centre) arsip-arsip yang ada disitu ditumpuk dalam suatu ruangan dan tidak
ada fumigasi yang dilakukan, dan untuk arsip yang telah dialihmediakan, atau
yang sudah jadi arsip elektronik maka perawatan yang dilakukan sebatas
mengupgrade aplikasi dan membersihkannya dari serangan virus yang merusak
data.
5. Disposisi
Disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau
disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan
penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau penerima
disposisi yang melakukan disposisi lanjutan dengan disposisi akan lebih efesien
dan tepat karena, surat itu dilaksanakan atau tidak dapat diketahui disistem.
Universitas Sumatera Utara
86
4.6.2 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham
Kendala sistem kearsipan elektronik meliputi 4 (empat) hal
yaitu faktor sumber daya manusia yang merupakan kendala
utama, faktor budaya kerja yang mana hanya beberapa petugas
kearsipan yang terbiasa dengan proses kearsipan elektronik dan
masih terbiasa dengan proses kearsipan secara konvensional, dan
faktor pimpinan yang tidak totalitas mendukung pelatihan
penerapan proses kearsipan secara elektronik, dan dana yang
terbatas.
4.6.3 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelola arsip dinamis Kemenkumham masih belum punya pedoman atau
SOP sendiri masih mengikuti Standar Operasional Prosedur seperti biasa
Arsiparis yang ada di bagian pengolahan arsip mengikuti Standar Operasional
seperti pengelolaan arsip biasanya.
4.6.4 Tata Naskah Dinas Kemenkumham
Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan pengelolaan naskah
dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan
keputusan. Untuk Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham belum
sepenuhnya dijalalankan Karena keterbatasan dana dan masih kurangnya
sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
Universitas Sumatera Utara
87
4.6.5 Kelebihan dan Kekurangan Pengarsipan Elektronik pada Sisumaker
1. Kelebihan
Berdasarkan Hasil Penelitian di Lingkungan Kemenkumham kelebihan
sistem pengarsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi Sisumaker adalah
sebagai berikut:
1. Mudah dioperasikan oleh penggunanya.
2. Fasilitas Pencarian Dokumen( temu kembali arsip lebih efektif dan
efisien). Aplikasi sisumaker dapat memberikan kata-kata kunci pencarian
yang fleksibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika
pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen.
3. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen dan data lokasi penempatan dokumen
secara lengkap.
4. Fasilitas Gambar dan Suara. Penggunaan scanner membuat kemudahan
dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk
virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk
melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas
gambar dokumen tersebut.
5. Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya
level keamanan bertingkat yang menggunakan ID Pengguna dan password.
Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur
autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa
sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal.
6. Retensi Otomatis. Penggunaan komputer juga akan memungkinkan
permeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi
peringatan jika beberapa dokumen sudah kedaluwarsa, sehingga kita bisa
menindaklanjuti arsip.
2. Kekurangan Kekurangan sistem pengarsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi
Sisumaker adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
88
1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para
hacker yang tak bertanggung jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa
mengubah, mengganda, atau menghapus file yang disimpan.
2. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu
gangguan atau hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan.
3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.
Universitas Sumatera Utara
89
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil yang diperoleh dari wawancara langsung maka dapat
disimpulkan bahwa sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kanwil
Kemenkumham sudah menggunakan sistem kearsipan elektronik. Arsip dinamis
elektronik di Kemenkumham dilakukan dengan empat siklus pengelolaan yaitu
penciptaan dan penyimpanan yang dilakukan dalam satu tahap , distribusi dan
penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Arsip dinamis disusun berdasarkan
nomor dan tanggal naskah dinas lalu di diinput kedalam aplikasi sisumaker,
dengan format yaitu 1) Nomor dan Tanggal beserta Tahun Surat, 2) Jenis Surat,
3)Perihal Surat, 4) kepada siapa surat ditujukan, 5) paraf dan Barcode surat, 6)
surat yang telah discan diupload sebagai lampiran, 7) kemudian dilakukan
Disposisi Surat. Untuk arsip fisik yang telah selesai dialihmediakan maka
disimpan kedalam lemari arsip, sampai tiba jadwal retensi arsip tersebut untuk
dimusnahkan.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka peneliti
memberikan saran Kepada Kanwil Kemenkumham Sumut untuk Mengoptimalkan
penggunaan sistem aplikasi Sisumaker sebagai pengarsipan digital secara
menyeluruh dan berkelanjutan, dan untuk arsip fisik yang telah selesai digunakan
sebaiknya disimpan pada filling cabinet yang terbuat dari logam sampai masa
jadwal retensi arsip dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
90
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi . Jakarta: Gramedia Pustaka
Umum.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip
RepublikIndonesia Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan
Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis. Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2014. Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas. Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2015. Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 17 Tentang Jadwal Retensi Arsip. Jakarta.
Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta Pustaka Pelajar.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,
Dan Perguruan Tinggi Cetakan Ke Enam Jilid 1. Jakarta: Bumi Aksara.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Budiman, M. Rosyid, 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik (Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.
http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696e14f
ba7.pdf. Diakses 21 Desember 20185 06 mei 2019.pkl 19.05
Febriadi.2013. Apa Dan Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik.
http://library.maranatha.edu/wpcontent/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_
Apa-dan-BagaimanaMengelola-Arsip-Elektronik1.docx. Diakses 6 mei
2019. Pkl 20.43
Permempan RB No. 6 Tahun 2011, Tentang tata dinas elektronik
https://dkis.cirebonkota.go.id/wp-content/uploads/2018/11/Permenpan-
RB-No-6-Tahun-2011-tentang-pedoman-umum-tata-naskah-dinas-
elektronik.pdf. Diakses tgl 6 Mei 2019. Pukul 18.02
Read, J. & Ginn, M. L. 2011. Record management (9th ed.). Mason, Ohio:
Thomson South-Western.
Rustam, Muhammad. 2014. Pengelolaan Arsip Elektonik. Tanggerang Selatan:
Universitas Terbuka.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju
Universitas Sumatera Utara
91
Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik, http://web.unair.ac.id/admin/file/f_23163_manajemenrekodelektronik.doc.
Diakses 15 Desember 2018
Sukoco, B.M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga
Sugiarto, Agus., Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik.
Yogyakarta: Gava Media.
Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
The Liang Gie. 2002. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Kanisius.
Spada_ Indonesia . Konsep Surat elektronik
http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8468
diakses pad tgl 10 mei 2019. Pukul 15.07
Moleong J. Lexy. 2006.Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja
Rosda Karya,
Purwanto Djoko. 2011, Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga
Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan. 2000.Kearsipan Kelompok Bisnis dan
Manajemen. Bandung: Armico
Mirmani, A. 2011. Pengantar kearsipan. Jakarta : Universtas Terbuka
Tintin Astini & Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi.
Bandung: Armico
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN I
Lemari Penyimpanan Arsip
Arsip yang ditumpuk pada Kantor Kemenkumham Sumut
Universitas Sumatera Utara
Pemusnahan Arsip
Sosialisasi Sisumaker
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN II
TRANSKIP WAWANCARA
1. Hasil Transkip Wawancara Informan I
Wawancara dilakukan pada tanggal 03 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham
Sumut dengan ibu ES selaku Arsiparis juga Kabag Administrasi. Berikut Hasil
Wawancara bersama beliau dengan keterangan
P = Pewawancara/ Peneliti
ES = Narasumber/Arsiparis dan Kabag Adm
P = Selamat Pagi Bu...
ES = Iya Pagi, Ada yang perlu dibantu?
P = Begini bu maksud kedatangan saya, saya mau melakukan wawancara
kepada ibu selaku Arsiparis, karna penelitian saya terkait tentang
arsip elektronik disini bu
ES = Oh silahkan duduk dulu dek, apa yang mau kamu tanyakan?
P =Apakah ada peraturan, dasar hukum, dan pedoman dalam system
kearsipan elektronik disini bu?
ES =Tentang kearsipan di wilayah Kemenkumham telah diatur dalam
Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis
pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia yang berbunyi bahwa
pengurusan surat masuk dan keluar dapat dilakukan secara manual
maupun dengan sarana teknologi informasi. Adanya Peraturan
Gubernur Nomor 1 Tahun 2011 tersebut mengacu pada Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang diperjelas
Universitas Sumatera Utara
dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip, Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, akses dan keamanan arsip.
P = Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem kearsipan elektronik?
ES =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk
diterima. Surat masuk yang diterima hanya yang dialamatkan kepada
Kakanwil, Kadenim, dan Bagian umum, dan bagian administrasi.
Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.
Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan
sifat surat (surat biasa, surat penting, atau surat rahasia). Setelah itu,
pengarahan surat yaitu penentuan unit pengolah. Unit pengolah
merupakan unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut surat
atau naskah dinas. Pengarahan surat bisa kepada unit pengolah TI
atau unit pengolah Pejabat eselon 4. Unit pengolah Adm adalah
bagian-bagian yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah
dinas. Bagian divisi yang melaksanakan tugas sebagai unit kearsipan
adalah Divisi Administrasi. Setiap divisi memiliki User dan pasword
Untuk pembuatan surat keluar. Setelah menentukan unit pengolah
dalam proses pengarahan surat, dilakukan pengklasifikasian surat
yang berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.
Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam kartu
kendali yang ada di Sisumaker.
P =Kalau proses pendistribusian arsip pada sistem kearsipan elektronik
bagaimana bu?
Universitas Sumatera Utara
ES = Oke tadi sudah dijelaskan bahwa sistem pengarsipan menggunakan
aplikasi yang dinamakan sisumaker, setelah login ke aplikasi maka
akan muncul tampilan layaknya seperti email ada surat masuk, surat
keluar, dan juga ada menu distribusi surat, nah untuk distribusi surat
tinggal klik distribusi surat akan muncul tampilan berupa format surat
yang akan diisi, jika surat bersifat rahasia,biasa tinggal dipilih, lalu
kepada siapa surat ditujukan selanjutnya ada pilihan yang akan
muncul lalu diklik kepada siapa surat tersebut ditujukan.
P =Bagaimana proses penyimpanan arsip aktif pada sistem kearsipan
elektroniknya bu?
EV = Penyimpanan data arsip aktif pada sistem kearsipan elektronik akan
secara otomatis tersimpan di dalam Sisumaker. Jika untuk arsip aktif
dalam bentuk fisik, penyimpanan dilakukan oleh unit pengolah yang
mana unit pengolah merupakan unit yang melaksanakan tindak lanjut
surat sekaligus pengelolaan arsip aktif, termasuk juga pada proses
penyimpanannya
P = lalu bu bagaimana proses penyimpanan arsip inaktif pada sistem
kearsipan elektronik?
EV =Proses penyimpanan arsip in-aktif pada sistem kearsipan elektronik
dilakukan dengan mengubah status arsip aktif pada kartu kendali
menjadi in- aktif yang didasarkan pada jadwal retensi arsip.
P = Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem
kearsipan elektronik bu?
EV = Peminjaman arsip diperbolehkan hanya pada orang yang berhak
dengan isi arsip tersebut. Proses pengendalian dalam peminjaman arsip
Universitas Sumatera Utara
dengan tidak meminjamkan arsip pada orang di luar lingkungan
Kemenkumham dan hanya meminjamkan arsip pada orang-orang yang
berkaitan dengan arsip tersebut. Peminjaman tidak dibatasi oleh waktu
tetapi jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut
akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan
telepon.
P =Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem
kearsipan elektronik?
EV = Pada sistem kearsipan elektronik, pelayanan arsip tidak lagi dilakukan
secara konvensional yang mana setiap orang yang membutuhkan tindak
lanjut arsip harus datang ke Subbag Administrasi, Subbagian umum dan
Pengolah TI. Pelayanan arsip dapat dipantau hanya dengan melihat
perubahan tindak lanjut arsip yang dapat dilihat langsung di Sisumaker.
Arsip yang belum didisposisi atau yang sudah, arsip aktif atau in-aktif,
tindak lanjut arsip sudah sampai unit pengolah atau belum, dapat
dilihat melalui Sisumaker. Pada dasarnya, Sisumaker diciptakan untuk
memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam proses pengendalian
dan penyimpanan arsip.
P = Bagaimana proses penilaian arsip pada sistem kearsipan elektronik bu?
EV = Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di dalam
jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu simpan/masa simpan
arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka waktu arsip harus
dimusnahkan.
P = Apakah dasar hukum dalam proses penyusutan arsip pada sistem
Universitas Sumatera Utara
kearsipan elektronik bu?
EV =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-
Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012
tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009,
Permenkumham No. 16 Thn 2015 Pedoman proses penyusutan arsip
dinamis adalah jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan oleh
Permenkumham.
P =Bagaimana proses pemindahan arsipnya bu pada sistem kearsipan
elektronik?
EV =Proses pemindahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dengan
terlebih dahulu melakukan compress file Sisumaker kemudian
dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk
fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat
penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan
masing-masing devisi pada Kanwil Sumut. Apakah masih banyak lagi
dek yang mau ditanyakan? Ibu haus istirahat sebentar gpp yah...
P = Oh iya bu silahkan bu, heheh..maaf ya bu pertanyaannya panjang
EV = Gpp dek tujuan kamu kesinikan agar semua pertanyaan kamu terjawab
(Istirahat sebentar......)
EV = Oke lanjut lagi pertanyaanya dek...
P =Iya bu bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan
elektroniknya bu?
EV =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik
dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di
Universitas Sumatera Utara
Sisumaker. Namun, proses penghapusan tersebut belum pernah
dilakukan Adm. Selaku arsiparis di Subbag administrasi hingga saat
ini. Pemusnahan arsip pada arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan
rutin yang mana prosesnya dilakukan secara konvensional
berdasarkan Peraturan Permenkumham No 16 thn 2015dilakukan oleh
SKPD itu sendiri sedangkan pemusnahan arsip yang retensinya 10
(sepuluh) tahun atau lebih dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh
Kakanwil. Tim tersebut terdiri dari SKPD pencipa arsip, BPAD, dan
arsiparis. Pemusnahan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu
membuat daftar arsip usul pemusnahan arsip kepada Badan
Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD) yang mana BPAD merupakan
lembaga kearsipan daerah yang memiliki tugas dan fungsi di bidang
kearsipan yang mempunyai tugas pembinaan dan pengelolaan arsip di
daerah. Setelah BPAD menyetujui daftar arsip usul pemusnahan arsip,
yang telah data oleh bagian adm, umum dan pengolah TI sebagai unit
Subbag Adm, BPAD mengeluarkan surat persetujuan pemusnahan
yang bentuknya SK (Surat Keputusan) Kakanwil yang disertai daftar
arsip yang akan dimusnahkan.
P = Lalu bu untuk proses disposisinya gimana bu?
IS =Disposisi dengan sistem elektronik lebih cepat dan tepat, ya setelah
surat masuk itu diterima oleh pimpinan, maka pimpinan segera
mengirimkan surat kepada si penerima disposisi kemudian sipenerima
disposisi segera menindak lanjuti surat kemana surat ditujukan
P =Usaha apa ya bu kira-kira yang dilakukan dalam pemeliharaan arsip juga
Universitas Sumatera Utara
yang elektronik bu?
IS =Selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya aja
dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk menghindari
serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya
lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan yang dilakukan
termasuk upgrade aplikasi
P =Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem
kearsipan elektronik bu?
EV =Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam
setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang
dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber Daya Manusia). Keterbatasan
pengetahuan dan kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem
kearsipan elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh
dalam pekerjaan pengelolaan arsip. Juga terbatasnya anggaran untuk
mengadakan pelatihan penerapan kearsipan elektronik karna masih
surat yang dikelola dalam bentuk elektronik, untuk Tata Naskah Dinas
Elektronik belum sepenuhnya dilaksanakan.
P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses
system kearsipan elektronik?
EV =Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor
keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan
teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang
sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer
yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas,
dan menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan sehari-hari yang
penerapannya tidak hanya dilakukan oleh satu unit kerja tetapi semua
Universitas Sumatera Utara
unit kerja sehingga ada dorongan untuk mulai membiasakan segala
pekerjaan arsip dengan menggunakan Sisumaker tersebut.
P = Pertanyaannya sudah terjawab semua bu, saya ucapkan terimakasih
atas kesediaan ibu meluangkan waktunya, terimakasih sebanyak
banyaknya ya bu
ES = Ok dek Hati-Hati dijalan ya, Titip salam buat bu HS ya ( Kebetulan
Alumni mahasiswa Ilmu Perpustakaan USU)
P = Iya bu sekali lagi saya ucapkan terimakasih ya bu, saya pamit ya bu....
2. Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 04 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham
Sumut dengan pak IS selaku Divisi Bagian Umum. Berikut Hasil Wawancara
bersama beliau dengan keterangan
P = Pewawancara/ Peneliti
IS = Narasumber/Divisi bagian Umum
P = Selamat siang Pak...
IS =Iya dek selamat siang, silahkan duduk, Tujuannya kesini ada perlu
apa ya dek?
P =ini pak saya mau wawancara terkait penelitian saya dibidang kearsipan
elektronik, bisakah bapak bantu saya menjawab pertanyaan terkait
kearsipan ini pak?
IS =Silahkan dek mau bertanya apa, ya selagi bapak bisa jawab bapak
jawab...
P = Pak apakah ada pedoman atau dasar hukum, dalam sistem kearsipan
elektronik disini?
Universitas Sumatera Utara
IS =Disini dek untuk khusus pedoman kearsipan elektronik belum ada tapi
untuk keseluruhan arsip mengikuti Permenkumham No.16 Tahun
2015Semua Kanwil Kemenkumham inilah pedomannya
P =Oh gitu ya pak, Lalu Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem
kearsipan elektronik pak?
IS =Untuk arsip elektronik yang dikelola masih sebatas surat masuk, surat
keluar, dan agenda, Untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik
sudah Ada Aplikasi pengarsipan tapi belum sepenuhnya dilaksanakan
atau diterapkan, jadi yang bpk jelaskan hanya pencatatan surat masuk
dan keluar saja ya... Nah untuk surat masuk yang mengelolanya Cuma
Bagian Adm Saja melalui Aplikasi pengarsipan elektronik yang
dinamakan Sisumaker, untuk mengoperasikannya ada Pasword dan
username yang harus diisi setelah berhasil login ya surat yang diterima
diinput kembali Sudah ada Naskah dinas atau format pada aplikasi
tinggal diisi disesuaikan dengan surat yang diterima tadi harus di scan
yadisimpan difolder atau map virtual nanti dilampirkan lagi pas
pengiriman secara online. Untuk Surat keluar itu setiap divisi bisa
membuatkannya, lalu dikirim untuk ditindak lanjuti yah begitulah
seterusnya.....
P = Lalu pak untuk proses distribusinya gimana pak?
IS =surat itu akan dikirimkan ke tujuan akan diberikan baik itu ke instansi
maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru empat UPT di
Kemenkumham yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi apabila
surat itu surat biasa, rahasia, akan muncul dipilihan jenis surat setelah
itu baru dikirim sesuai tujuan surat
P = Untuk proses penyimpanannya gimana pak?
IS =Tadi proses pencatatan itu dek berbarengan sama penyimpanan
makainya tadi bapak ada bilang discan suratnya disimpan dalam
bentuk pdf difolder atau dimap nanti dionline kan untuk ditindak
Universitas Sumatera Utara
lanjuti.
P =Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem
kearsipan elektronik Pak?
IS =Peminjaman arsip diperbolehkan tapi bagi yang berkepentingan saja ,
misalnya divisi A meminjam divisi si B Tapi tidak diluar Kanwil dan jika arsip
dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut akan meminta
peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan telepon.
P = Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem
kearsipan elektroniknya pak?
IS =Pada aplikasi pengarsipan tadi dek itu udah tersistem jadi dapat
kita pantau apakah surat sudah dibaca atau belum dan apakah
sudah ditindaklanjuti dapat kita lihat dek.
P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip
pada sistem kearsipan elektronik?
IS =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-
Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun
2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009,
Permenkumham No. 16 Thn 2015.
P = Bagaimana proses penilaian arsipnya pak?
IS =Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di
dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu
simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka
waktu arsip harus dimusnahkan.
P =Bagaimana proses pemindahan arsip elektroniknya pak?
IS =Melakukan compress file Sisumaker terlebih dulu kemudian
Universitas Sumatera Utara
dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam
bentuk fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat
penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan
masing-masing devisi.
P =Bagaimana dengan proses disposisinya pak?
IS =Penerima disposisi menerima disposisi menindaklanjuti disposisi,atau
melaksanakan disposisi jika itu surat keluar maka diikuti dengan alur
surat keluar,
P =Lalu pak bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan
elektroniknya?
IS =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik
dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di
Sisumaker. Sejauh ini belum ada dilakukan, kalo yang fisik ya kembali
ke permenkumham tentang pemusnahan arsip dilingkungan Kanwil
Kemenkumham.
P = apa usaha yang dilakukan dalam memelihara arsip elektroniknya pak?
IS =Kalo untuk yang elektronik kita instal anti virus, untuk yang arsip
konvensional belum ada paling dikasih kapur barus ya untuk berkas
yang ditumpuk digudang.
P = Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem
kearsipan elektronik pak?
IS =Kendala mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber
Daya Manusia). Keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pegawai
tentang ilmu komputer menjadi kendala dalam sistem kearsipan
Universitas Sumatera Utara
elektronik, serta belum terbiasanya pegawai dengan pengarsipan
elektronik, setiap Pengguna memiliki username dan pasword tapi belum
semua UPT menggunakannya.
P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses
system kearsipan elektronik?
IS =Untuk mengatasi kendala tersebut, solusinya dengan memberikan
pelatihan-pelatihan teknis dan pengetahuan seputar sistem kearsipan
elektronik. Pelatihan yang diberikan tidak hanya pada pelatihan-
pelatihan yang memang sengaja diagendakan tapi juga pelatihan antar
pegawai dalam bentuk pendampingan dari arsiparis. Selain itu, solusi
untuk mengatasi kendala yang menghambat dengan melakukan
apresiasi/approach kepada unsur pimpinan. Caranya dengan
memasukkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan pimpinan,
seperti menu ”agenda pimpinan”. Serta dengan melakukan pendekatan
sebagai upaya memberikan pemahaman kebermamfaatan sistem
kearsipan elektronik tersebut.
P =Baiklah pak wawancaranya sudah selesai saya mengucapkan
terimakasih banyak atas kesempatan dan waktu yang bapak luangkan
IS =Ok dek, semoga nilai penelitiannya bagus ya......
P = Iya pak terimakasih ya pak, saya permisi dulu ya pak
3. Hasil Transkip Wawancara Informan III
Wawancara dilakukan pada tanggal 04 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham
Sumut dengan pak AP selaku Divisi Bagian TI. Berikut Hasil Wawancara
Universitas Sumatera Utara
bersama beliau dengan keterangan
P = Pewawancara/ Peneliti
AP = Narasumber/Divisi bagian Umum
P = Selamat siang Pak...
AP =Iya dek selamat siang, Ingin bertemu dengan saya kah dek?
P = iya pak, begini pak saya mau wawancara terkait penelitian saya
dibidang kearsipan elektronik, bisakah bapak bantu saya menjawab
pertanyaan terkait kearsipan elektronik ini pak?
AP = Silahkan duduk dulu ya dek , apa itu pertanyaanya
P = apakah ada pedoman atau dasar hukum, dalam sistem kearsipan
elektronik disini pak?
AP = ada dek tapi untuk keseluruhan arsip mengikuti Permenkumham
No.16 Tahun 2015 Tentang kelola arsip diwilayah Kemenkumham.
P =Oh gitu ya pak, Lalu Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem
kearsipan elektronik pak?
AP =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk
diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.
Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan
sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada Plt
pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum dan Ham
. Setelah menentukan unit pengolah dilakukan pengklasifikasian surat
berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.
Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam form kartu
kendali yang ada di Sisumaker
P = Bagaimana dengan proses distribusinya pak?
AP =Ya distribusi, nanti kan muncul di menu halaman distribusi ketika
login di aplikasi maka distribusi surat diklik kepada siapa surat
Universitas Sumatera Utara
ditujukan, apa yang diminta disitu ya diisi saja disesuaikan sama surat
asli tadi, pemakaiannya gampang kok seperti email kurang lebih
P = Bagaimana proses penyimpanannya pak?
AP =Proses pencatatan itu dek bersama- sama dilakukan dengan
penyimpanan makainya Sebelum login discan suratnya disimpan dalam
bentuk pdf difolder atau dimap nanti ketika akan login pada aplikasi
maka surat kembali harus dilampirkan seperti kondisi surat baru
sampai.
P =Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem
kearsipan elektronik Pak?
AP =Peminjaman arsip diperbolehkan bagi yang berkepentingan saja, Tapi tidak
diluar Kanwil dan jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil
Sumut akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui
panggilan telepon.
P = Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem
kearsipan elektroniknya pak?
AP =Pada aplikasi pengarsipan ini dek bisa dipantau apakah surat
sudah dibaca atau belum dan apakah sudah ditindaklanjuti dapat
diketahui oleh sipengelola surat.
P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip
pada sistem kearsipan elektronik?
AP =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-
Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun
2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009,
Permenkumham No. 16 Thn 2015.
P = Bagaimana proses penilaian arsipnya pak?
Universitas Sumatera Utara
AP =Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di
dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu
simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka
waktu arsip kapan arsip tersebut harus harus dimusnahkan.
P =Bagaimana dengan proses pemindahan arsip elektroniknya pak?
AP = Terlebih dulu compress file sisumaker kemudian dipindahkan pada
harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk fisik dilakukan
dengan memindahkan arsip dari tempat penyimpanan/penataan aktif
berupa filing cabinet ke unit kearsipan masing-masing devisi.
P =Lalu pak bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan
elektroniknya?
AP =Pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan melakukan
penghapusan (delete) pada file arsip di Sisumaker. Sejauh ini belum
ada dilakukan, kalo yang fisik ya kembali ke permenkumham tentang
pemusnahan arsip dilingkungan Kanwil Kemenkumham Jika masa
retensi arsip sudah habis maka dilakukan pemusnahan.
P =Bagaimana dengan proses disposisinya pak?
AP =Seperti yang saya jelaskan sipenerima menindaklanjuti disposisi,atau
melaksanakan disposisi jika surat keluar ya diikutilah alur surat keluar,
isian disposisi kan terekam dalam database maka, akan otomatis akan
diteruskan untuk ditindaklanjuti.
P = Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem
kearsipan elektronik pak?
AP =Kendala Untuk teknis tidak ada sejauh ini karena Dengan adanya
Universitas Sumatera Utara
Sisumaker maka pencarian arsip tidak lagi dilakukan secara
konvensional dengan mencari satu persatu arsip. Pencarian arsip bisa
dilakukan dengan hanya menuliskan subjek atau objek arsip kemudian
kita gunakan ”search” maka arsip yang kita cari akan segera
ditemukan keberadaannya tanpa harus mencari dengan kartu kendali.
Namun yang mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber
Daya Manusia), juga keterbatasan dana.
P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses
system kearsipan elektronik?
AP = Ya masalah utk teknis tadikan tidak ada, namun utk keterbatasan
SDM pelulah dilakukan pelatihan- pelatihan mengenai pengarsipan
elektronik dengan aplikasi sisumaker ini.
P =Apa yang dilakukan untuk memelihara arsip elektronik ini pak juga
arsip konvensional
AP = Ya untuk arsip elektronik karna menggunakan sistem maka perlu
mengupgrade software ,pembersihan dari virus-virus minimal sekali
dua bulan supaya file yang disimpan tetap aman.
P =Oke pak terimakasih banyak buat kesempatan waktu yang bapak
luangkan, wawancaranya sudah selesai saya mengucapkan terimakasih
banyak pak
AP =Ok dek,......
P = Iya pak terimakasih ya pak, saya permisi dulu ya pak
Universitas Sumatera Utara