PODATKOVNI MODEL E-POSLOVANJA PODJETJA …diplome.fov.uni-mb.si/vis/12708Devedzic.pdf · 3.4...

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer: Informatika v organizaciji in managementu

PODATKOVNI MODEL E-POSLOVANJA PODJETJA Hypo Leasing d.o.o.

Mentor: dr. Vladislav Rajkovič, redni profesor Kandidat: Armin Devedžić

Kranj, junij 2007

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju, profesorju dr. Vladislavu Rajkoviču, za koristne nasvete in usmerjanje pri izdelavi diplomskega dela. Zahvaljujem se tudi vodstvu ter zaposlenim podjetja Hypo Leasing, d.o.o za veliko pomoč pri nastajanju tega diplomskega dela. Prav tako se zahvaljujem svoji družini, ki mi je ves čas študija stala ob strani in me vzpodbujala.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolsko strokovnega študija

Armin Devedžić: Podatkovni model e-poslovanja podjetja Hypo Leasing d.o.o. stran 1

POVZETEK V podjetju Hypo Leasing, d.o.o. smo bili priča skokoviti rasti obsega poslovanja v preteklih letih, kar je imelo za posledico večje število zaposlenih. Skozi ves ta čas pa so poslovni procesi ostajali nespremenjeni, prav tako informacijska tehnologija. S tem diplomskim delom želimo v največji možni meri pomagati podjetju pri prehodu na elektronsko poslovanje, kar bi se na dolgi rok odražalo kot prihranek pri stroških poslovanja in prispevalo k večji konkurenčnosti podjetja na zelo zahtevnem finančnem trgu. Celotna zasnova prenove je sestavljena iz treh delov. KLJUČNE BESEDE

- e-poslovanje - poslovni procesi - podatkovni model - prenova - SQL podatkovna baza

ABSTRACT Data model of electronic commerce in Hypo Leasing d.o.o. In Hypo Leasing d.o.o. we have witnessed a steady growth of operations in the previous years which has resulted in the higher employment rate. The business procedures and information technology, however, have remained the same. The purpose of this thesis is to assist the company with the transition to electronic commerce to the greatest extent possible. In a long term this would present funds savings, lowered operational costs and higher competition potentials in a very demanding financial market. The modernization concept consists of 3 segments. KEYWORDS

- e-commerce - business processes - data model - renovation - SQL database



KAZALO 1 UVOD 3

1.1 Predstavitev problemskega stanja ............................................................. 3 1.2 Predstavitev okolja ..................................................................................... 3 1.3 Predpostavke in omejitve ........................................................................... 6 1.4 Metode dela................................................................................................ 6

2 TEORETIČNE OSNOVE 7 2.1 Upravljanje poslovnih procesov (UPP)....................................................... 7

2.1.1 Kako je sestavljen UPP? .................................................................... 8 2.1.2 Prednosti UPP sistemov .................................................................. 10

2.2 Elektronsko poslovanje ............................................................................ 13 2.2.1 Šifriranje podatkov ............................................................................ 13 2.2.2 Digitalna potrdila za identifikacijo fizičnih ali pravnih oseb ............... 15 2.2.3 Elektronski podpis ............................................................................ 17 2.2.4 Časovni žig ....................................................................................... 17

2.3 Pošiljanje in sprejemanje faksimilnih sporočil ......................................... 17 2.3.1 Tehnične osnove in zgodovina ......................................................... 18 2.3.2 Elektronsko pošiljanje in sprejemanje faksimilnih sporočil ............... 19

3 OBSTOJEČE STANJE 20 3.1 Likvidacija prejetih računov ..................................................................... 20 3.2 Izdaja računov .......................................................................................... 22 3.3 Delo s faksimilnimi sporočili ..................................................................... 25 3.4 Kritična analiza (SWOT)........................................................................... 26

4 PRENOVA 29 4.1 Elektronska likvidacija računov ................................................................ 29 4.2 Izdaja elektronskega računa .................................................................... 37 4.3 Pošiljanje in sprejemanje elektronskih faksimilnih sporočil ...................... 45 4.4 Ocena učinkov.......................................................................................... 53

4.4.1 Elektronska likvidacija računov......................................................... 53 4.4.2 Izdaja elektronskega računa............................................................. 53 4.4.3 Pošiljanje in sprejemanje elektronske faksimile ............................... 54

4.5 Pogoji za uvedbo...................................................................................... 55 4.6 Možnosti nadaljnega razvoja.................................................................... 55

5 ZAKLJUČKI 56 Literatura in viri ..................................................................................................... 57 Kazalo slik ............................................................................................................ 59 Kratice ................................................................................................................. 60



1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMSKEGA STANJA V današnji, potrošniško usmerjeni, družbi je velik poudarek na kvaliteti in hitrosti opravljanja storitev. Finančni trg v Sloveniji pri tem še posebej izstopa, zaradi velikega števila bank, lizinških ter drugih vrst finančnih podjetij. Po letu 2000 se je predvsem lizinški trg razvijal z veliko hitrostjo in danes predstavlja konkurenčno alternativo običajnemu bančnemu kreditiranju, zaradi manj strogih zahtev do lizingojemalca. Zaradi vseh teh razlogov se je v Sloveniji v zadnjih letih pojavilo veliko število lizinških podjetij, ki na slovenskem finančnem trgu tekmujejo med seboj za čim večji tržni delež. Hypo Leasing, d.o.o. je eno izmed teh podjetij, čigar vodstvo se zaveda, da je rast obsega poslovanja in samega podjetja po drugi strani pripeljala tudi do negativnih učinkov, ki se kažejo v slabo optimiziranih poslovnih procesih, nepotrebnih izdatkih za pisarniški material in drugih operativnih stroških poslovanja, ter v premalo izkoriščeni informacijski tehnologiji. Glede na to, da se vodstvo zaveda teh pomanjkljivosti, menimo, da bodo rešitve, predstavljene v tem diplomskem delu, naletele na ugoden odziv pri naročniku, ter pripomogle pri doseganju zastavljenih ciljev, ki so:

• optimizacija poslovnih procesov, ki se tičejo fakturiranja • zmanjšanje operativnih stroškov poslovanja podjetja (pisarniški material,

kartuše za tiskalnike, prihranek pri času zaradi tiskanja dokumentov in njihove obdelave, …)

• čimbolj izkoriščena informacijska tehnologija • boljša odzivnost do strank

1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA Hypo Leasing, d.o.o. je v Sloveniji prisoten že od leta 1994. Gre za del mednarodnega finančnega koncerna, Hypo Group Alpe Adria, s sedežem v Avstriji. Podjetje se ukvarja s:

• finančnim lizingom (lizingojemalec se že na začetku odloči za lastništvo

nad predmetom lizinga po preteku trajanja pogodbenega razmerja. To je dejansko financiranje nakupa sredstev. V času trajanja pogodbe ostane pravni lastnik predmeta lizingodajalec, lizingojemalec pa je ekonomski lastnik in uporabnik predmeta. V primeru, da je lizingojemalec pravna oseba, vodi predmet lizinga kot osnovno sredstvo ter obračunava amortizacijo in uživa vse ugodnosti iz naslova lastništva. Ko lizingojemalec odplača vse, s pogodbo določene obveznosti, postane lastnik predmeta lizinga) ter

• poslovnimi najemi (primerni so predvsem za uporabnike, ki želijo predmet

najema zgolj uporabljati za določeno obdobje in jih nakup ali lastništvo tega predmeta po preteku obdobja uporabe ne zanima več. Predmet najema se kot osnovno sredstvo knjiži pri najemodajalcu. Najemojemalec knjiži mesečne obroke najemnine kot svoj poslovni strošek. Pri tej obliki



financiranja sta pomembna optimalni izkoristek sredstev in zmanjšanje poslovnega tveganja, ki ju prinaša uporaba).

Nadalje se dejavnost podjetja deli še na financiranje: premičnin:

• finančni lizing, • finančni lizing z ostankom vrednosti, • poslovni najem, • poslovni najem z vključenimi dodatnimi storitvami (»full leasing«), • financiranje zalog (neregistrirana vozila);

nepremičnin:

• finančni lizing, • finančni lizing z ostankom vrednosti, • poslovni najem

Podjetje obvladuje velik del lizinškega trga v Sloveniji (preko 40%) in predstavlja vodilno podjetje v teh panogi. Slika 1: Tržni deleži lizing podjetij v Sloveniji

(vir: Združenje lizing podjetij Slovenije, september 2006) Trenutno zaposluje 167 oseb, v prihodnjih letih naj bi se ta številka povzpela na približno 200 zaposlenih. To število zaposlenih uvršča podjetje med večja podjetja po slovenskih merilih.

10%9%7%

7%

5%5%

5%2% 9%41%

HYPO LEASING SKUPINA NLB SUMMIT

SKB LEASING SPARKASSEN LEASING PORSCHE LEASING

RAIFFEISEN DEBIS AC LEASING VBS LEASING+VBS HIŠA

Drugo



Organizacijska shema podjetja je prikazana na spodnji sliki:

Direktor Direktor

Direktor Direktor

Direktor

TAJNIŠTVO

SVET. VODSTVA

RAČUNOVODSTVO

PRAVNA SLUŽBA

KADROVSKA SL.

MARKETING

INFORM. TEHNOL.

ORGANIZACIJA/LOGISTIKA

FIN. KONTROLING

RISK KONTROLING

ŠTABNE SLUŽBE

BONITETNA SL.

BACKOFFICE

IZTERJAVA/SANACIJA

MONITORING

PODPORA KOMERCIALI

LJ KR NM

POSLOVNO PODROČJELJUBLJANA

CE VE

POSLOVNO PODROČJECELJE

KP NG

POSLOVNO PODROČJEKOPER

MB MS

POSLOVNO PODROČJEMARIBOR

KOMERCIALA

GENERALNI DIREKTOR

Slika 2: Organizacijska shema podjetja Hypo Leasing, d.o.o. (vir: Letno poročilo Hypo Leasing, d.o.o., 2006)

Kljub veliki prednosti pred konkurenco pa se vodstvo zaveda, da so za ohranjanje in morebitno povečevanje tržnega deleža nujna stalna vlaganja v projekte, ki povečujejo konkurenčnost na trgu. Hypo Leasing, d.o.o. vidi sebe kot ustvarjalca novih smernic na področju lizinga, ne pa kot podjetje, ki tem smernicam le sledi. V podjetju se je v prejšnjih letih precej vlagalo v novo informacijsko opremo, ki predstavlja dobro osnovo za uvedbo vseh predlaganih izboljšav v nadaljevanju tega diplomskega dela.



1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Pri diplomskem delu smo vzeli v obzir naslednje predpostavke in omejitve: Predpostavke:

• po prenovi hitrejša obdelava prejetih faktur • v največji meri optimizirani procesi , ki se tičejo fakturiranja • postopki pošiljanja in prejemanja faksimilnih sporočil so hitrejši • manjša poraba časa in papirja za delo s faksimilnimi sporočili • boljša izkoriščenost obstoječe IT opreme • rešitve so zanesljive, v čim večji meri avtomatizirane

Omejitve:

• uporaba obstoječe IT opreme, minimalne investicije v nakup nove • rešitve morajo biti v celoti združljive z obstoječo strojno in programsko

opremo • celotna prenova ne sme trajati več kot 6 mesecev • pred uvedbo rešitve je obvezno testno obdobje • lokalni IT oddelek pri prenovi sodeluje največ 50-odstotno s svojimi viri,

drugo pokrivajo zunanji izvajalci 1.4 METODE DELA Pred izbiro ustrezne metodologije, smo najprej opravili pogovore z odgovornimi osebami za posamezna področja, kjer so bile zaznane pomanjkljivosti v obstoječih poslovnih procesih (računovodstvo, komerciala, zaledni oddelki, …) v podjetju. Nadalje smo opravili natančen popis obstoječih procesov, ter jih analizirali. Pri sami analizi smo prišli do ugotovitev, ki so kazale na to, da je z informacijsko tehnologijo možno zmanjšati vpliv človeškega faktorja na izvedbo in trajanje posameznih korakov v procesu. Sledilo je iskanje ustreznih ponudnikov rešitev, ki bi nam omogočale izvedbo vseh zastavljenih sprememb. Največ informacij smo dobili preko svetovnega spleta, nekaj pa tudi preko običajne literature, predvsem teoretične narave. Po izboru ustreznih izvajalcev in preučitvi ponujenih rešitev je sledila analiza le-teh, ter uskladitev vseh zahtevkov in prilagoditev posameznih rešitev potrebam podjetja Hypo Leasing, d.o.o. Skupaj s testno fazo posameznih delov prenove, so bile opravljene tudi predstavitve izboljšav vsem zaposlenim, da se je v podjetju ustvarilo pozitivno ozračje in naklonjenost spremembam. S tem smo se izognili odporu, ki se običajno pojavlja pri zaposlenih ob uvedbi le-teh.



2 TEORETIČNE OSNOVE

2.1 UPRAVLJANJE POSLOVNIH PROCESOV (UPP) Upravljanje poslovnih procesov (angl. Business Process Management - BPM) je disciplina, ki se ukvarja z modeliranjem, avtomatizacijo, upravljanjem in optimizacijo poslovnih procesov. Glavni namen UPP-ja je povečanje storilnosti in učinkovitosti organizacije, kar s seboj prinese povečanje dobička podjetja. Prav tako se pod tem pojmom razume programska oprema in tehnologija, ki se uporablja za avtomatizacijo poslovnih procesov. Filozofija UPP-ja je, da se na delovanje organizacije ne gleda več kot na množico podatkov in njihovo obdelavo, temveč se njeno delovanje gleda skozi poslovne procese, pri katerih ni pomembno, ali pri procesu sodeluje človek ali računalnik. UPP se osredotoča na avtomatizacijo procesov po horizontali in ne po vertikali. Bistveni elementi, ki opisujejo delovni proces so naslednji:

• zaporedje delovnih nalog, ki morajo biti izvršene. Ena sama naloga ne predstavlja poslovnega procesa

• strukturirano ali delno strukturirano zaporedje nalog (v poslovnem procesu obstaja določena logika izvajanja)

• vzporedno ali zaporedno izvajanje nalog (odvisno od logike v poslovnem procesu)

• vsaj dva vpletena posameznika ali aplikaciji, ki izvajata različni nalogi • cilj ali namen zaporednih delovnih nalog je doseganje skupnega cilja ali

izida Na sliki je podan in opisan enostaven primer delovnega procesa v organizaciji:

zahteva po nabavi

finančna služba

nabava

zavrnitev zahtevka

logistična služba

odgovorna oseba

konec procesa

Slika 3: Enostaven primer delovnega procesa v podjetju



Ko v podjetju pride do zahtevka po nabavi materiala z izpolnitvijo določenega obrazca, se ta zahtevek posreduje logistični službi. To je prvi korak v procesu. Logistična služba lahko ta zahtevek odobri in izvede naročilo, ali pa ga zavrne in ob tem obvesti naročnika o razlogih zavrnitve. To je drugi korak v procesu. Obstaja pa še tretja možnost, in ta je, da logistična služba lahko naroča material samo do določenega zneska. V primeru, da je znesek naročila višji od postavljenega kriterija, je o tem dolžna obvestiti finančno službo, ki preveri, ali je možno plačati to naročilo. Če je to možno, se o tem obvesti odgovorno osebo, ki ima kompetence za odobravanje večjih naročil. Ta lahko zahtevek zopet zavrne ali odobri. V primeru zavrnitve, se naročnika zopet obvesti z razlogom zavrnitve, v nasprotnem primeru se izvede nabava. S tem korakom se poslovni proces zaključi. Glavne značilnosti UPP so:

• papirno zasnovan proces se spremeni v elektronsko vodenega, v največji možni meri se znebimo papirnatih dokumentov, map, fasciklov, …

• vsebuje nadzorne funkcionalnosti, ki zagotavljajo celovitost procesov in

odstranjujejo možnost človeških in sistemskih napak

• zmanjšuje odzivni čas (t. i. »mrtvi tek«)

• omogoča povratne informacije o statusu procesa v realnem času

• meri porabo časa in stroške, povezane s poslovnim procesom, tako da jih lahko optimiziramo

2.1.1. Kako je sestavljen UPP? Rešitve UPP so ponavadi sestavljene iz šestih sestavin:

• Grafično okolje za modeliranje delovnega procesa (izdelava shem procesov s pripadajočimi delovnimi tokovi, ki ponazarjajo posamezne naloge od začetka do konca v procesu);

• Procesni pogon (skrbi za nemoteno delovanje procesov v realnem času,

prav tako pa spremlja stanja in spremenljivke vseh aktivnih procesov);

• Baza uporabnikov (dodeljevanje nalog »vlogam« ali »delovnim funkcijam« tako, da načrta delovnega toka ni potrebno spreminjati, v primeru da uporabnik spremeni delovno funkcijo. Naprednejšo rešitev omogočajo tudi vgrajene organizacijske tabele in zmožnost dodeljevanja nalog na podlagi hierarhije relacij poročanja v organizaciji);

• Delovni tok (skupno ime za zaporedje nalog, ki morajo biti izvršene);



• Poročanje / spremljanje procesov (omogoča uporabnikom spremljanje učinkovitosti izvrševanja lastnih nalog, prav tako spremljanje učinkovitosti osebja, ki izvaja druge naloge v delovnem toku);

• Povezanost s podatkovnimi bazami (vsak proces z delovnimi tokovi

uporablja informacije iz podatkovnih baz, da omogoči uporabnikom sprejemanje odločitev, ali pa informacije v podatkovne baze vpisuje. V mnogih primerih se dogaja oboje. Zato je pomembna dobra povezanost s podatkovnimi bazami.

Avtomatizacija delovnih tokov (angl. WFA, WorkFlow Automation) je podmnožica UPP, ki se ukvarja s procesi, v katere so vključeni predvsem ljudje in namizne aplikacije, ki jih ljudje v procesu uporabljajo. Te procese lahko imenujemo tudi človeško usmerjeni procesi. Povezovanje aplikacij (angl. EAI, Enterprise Application Integration) pa je druga podmnožica UPP, ki pa obravnava avtomatizacijo poslovnih procesov, ki vključujejo različne zaledne aplikacije v podjetju.

UPP

avtomatizacija delovnih tokov

povezovanje aplikacij

Slika 4: Zgradba UPP Nekaj značilnosti avtomatizacije delovnih tokov in povezovanj aplikacij:

WFA-avtomatizacija delovnih tokov EAI – povezovanje aplikacij

Hitrost: Hitrost, prilagojena človeškemu delu hitrost strojne opreme

Uporabniški vmesnik:

uporabniški vmesnik je pomemben ni potrebe po uporabniškem vmesniku

Št. udeležencev: veliko število udeležencev in aplikacij manjše število aplikacij Izjeme: veliko izjem, ki jih povzročajo ljudje majhno število izjem

Poslovna pravila: veliko število nenehno spreminjajočih se poslovnih pravil

majhno število poslovnih pravil



2.1.2 Prednosti UPP sistemov Prednosti UPP sistemov so tako velike, da bo v prihodnosti uvedba le-teh postala nuja za vsako organizacijo, ki bo želela dolgoročno preživeti in ostati konkurenčna na tržišču. Analitiki, ki preučujejo poslovne procese so ugotovili, da se v procesih pojavlja t. i. »mrtvi tek«. To je čas v procesu, kjer naloge čakajo v vrsti ali pa potujejo od osebe do osebe. Pri klasičnem, papirnatem poslovnem procesu ta čas znaša tudi do 90% celotnega časa izvajanja procesa. Le 10% skupnega časa dejansko porabijo ljudje za opravljanje nalog. Tak primer procesa so npr.: bančna posojila, podpora stranki, procesiranje naročil, izdelava raznih poročil in podobno.

delež mrtvega teka (90%) dejansko delo (10%)

celoten poslovni proces (100%)

Slika 5: Delež mrtvega teka pri klasičnem (papirnatem) poslovanju Tudi v primeru, da uporabimo programsko opremo za dvig osebne storilnosti, še vedno izboljšujemo odziv v območju, kjer se izvaja dejansko delo. Podan je primer za izboljšanje osebne storilnosti za 5%.

Slika 6: Izboljšanje stanja - uporaba prog. opreme za dvig osebne storilnosti V tem primeru vidimo, da pridobimo nekaj na hitrosti izvedbe, vendar pa ta izboljšava ne vpliva na celoten poslovni proces, ker mrtvi čas še vedno znaša 90%.



UPP in optimizacija delovnih tokov zmanjšujejo mrtvi tek, ki se pojavlja v poslovnem procesu. V naslednji sliki je podan teoretični prihranek pri času, če se mrtvi tek zmanjša za 50% zaradi uporabe UPP.

Slika 7: Zmanjšanje mrtvega teka z uporabo UPP in optimiziranih delovnih tokov Vidimo, da se je delež mrtvega časa zmanjšal na 45%, ker pomeni, da smo dosegli veliko izboljšanje glede na prejšnje stanje. Z UPP rešitvami je 50% tipično zmanjšanje mrtvega časa običajno, v določenih primerih pa lahko dosežemo izboljšanje tudi do 90%. Ob uvedbi UPP-ja se v prvi meri poveča hitrost poslovanja, kar je neposredno sorazmerno povezano s povečanjem storilnosti, kar pomeni več opravljenega dela z manj sredstvi ter večjim zadovoljstvom strank zaradi hitrejšega odziva na njene zahteve. Naslednja prednost je vzporednost izvajanja procesov. Pri tradicionalnem izvajanju nalog je značilno zaporedno izvajanje nalog, ker je tak način preprostejši. Vendar pa je v veliki večini procesov možno uporabiti tudi vzporedni način, ker določene naloge tečejo neodvisno druga od druge. To nam omogoča avtomatizacija delovnih tokov. Sodobna UPP rešitev nima nobenih težav z nadzorom in sinhronizacijo velikega števila vzporednih korakov. Elektronske informacije lahko preprosto razcepimo v samostojne dele, jih razpošljemo različnim posameznikom, ki svoje naloge na podlagi teh informacij vzporedno izvedejo. Ko so naloge izvršene, informacije ponovno združimo in uporabimo v naslednjih korakih.



Slika 8: Vzporedno izvajanje poslovnih procesov Nadalje je prednost UPP zmanjševanje količine papirnatega dela v poslovnih procesih. Človek pri svojem delu pogostokrat nevede dela napake, zaradi česar trpi odzivni čas ter celovitost procesov. Večji in kompleksnejši kot je proces, večja je verjetnost, da pride do človeških napak. Zato se pri uporabi programske opreme za UPP poslužujemo pravil, na podlagi katerih lahko avtomatiziramo in pospešimo posamezne korake v procesu. To nam zagotavlja, da se bodo le-ti odvijali natanko tako, kot smo jih predhodno definirali pri načrtovanju in optimizaciji delovnih tokov. To pa posledično pomeni, da tudi pri povečanju obsega poslovanja deluje organizacija dosledno in zanesljivo. Elektronsko izvajanje procesov, uvedba UPP in avtomatizacija delovnih tokov odpira nove možnosti vključevanja poslovnih partnerjev in strank v poslovne procese. Z uporabo elektronskih medijev presegamo okvire matične organizacije, uvajamo skupinsko delo, ne da bi nas pri tem omejevala geografska razdalja. Stranke in poslovni partnerji lahko kot udeleženci v poslovnih procesih prinesejo naslednje prednosti:

• boljše razumevanje potreb in omejitev organizacije, s katero sodelujejo, • večja aktivnost v postopkih, ki so za organizacijo posebnega pomena, • tesna povezava z mrežo organizacije. Štejejo se za del poslovne mreže, ki

skupaj z zaposlenimi stremijo k skupnim ciljem. Današnje poslovno okolje postaja vedno bolj konkurenčno, kar pomeni, da bodo organizacije, ki bodo želele obstati in se razvijati, hkrati pa dosegati dobičke, morale hitro reagirati na potrebe trga. Hkrati s tem pa bodo morale prilagajati svoje poslovne procese. V primeru tradicionalnih, predvsem od človeka odvisnih procesov je težava v tem, da spremembe zahtevajo veliko časa in stroškov, če želimo obdržati njihov nivo učinkovitosti in celovitosti. Z uporabo UPP se poveča organizacijska gibčnost, ker so procesi v veliki meri že avtomatizirani. Z nekaj spremembami v programski opremi za načrtovanje poslovnih procesov, lahko



dosežemo večjo prožnost in prilagodljivost novim razmeram na trgu. Ko se procesi spreminjajo, je relativno preprosto spreminjati pravila, vloge in relacije, ki opredeljujejo te postopke. 2.2 ELEKTRONSKO POSLOVANJE Vse organizacije in podjetja, državna in privatna, ki danes želijo biti konkurenčna, poskušajo poenostavljati svoje procese in tako prihraniti predvsem čas in s tem zmanjševati stroške ter povečevati zadovoljstvo tako strank kot zaposlenih. Pri tem si pogosto pomagajo z najnovejšimi informacijskimi rešitvami za podporo elektronskemu poslovanju. Podjetja iščejo vsako svojo rešitev, s ciljem izboljšati storitve, zmanjšati stroške in čim bolje uresničiti organizacijske in tehnološke cilje podjetja. Medpodjetniško elektronsko poslovanje (angl. business to business – B2B) prinaša številne prednosti. Še zlasti veliko lahko pridobijo majhna in srednje velika podjetja, saj se lahko zaradi nizkih stroškov, ki jih omogoča uporaba internetnih tehnologij povezujejo z večjimi podjetji in s svojo ponudbo konkurirajo na svetovnem trgu. Hitrost transakcij, nižji transakcijski in administrativni stroški, boljše upravljanje s podatki, zmanjšanje stroškov zalog, krajši časi obračanja zalog, krajše dobavne poti, učinkovitejše prodajne storitve, možnost globalnega poslovanja ter nove tržne priložnosti so le nekatere izmed pozitivnih posledic, ki jih je prinesla uvedba e-poslovanja v podjetjih in zaradi katerih doživlja e-poslovanje eksponentno rast. Predpogoj za takšno vrsto poslovanja pa je izpolnitev določenih zakonskih in tehničnih zahtev. Te zahteve pa se nanašajo na zagotavljanje varnosti takega načina poslovanja. Najbolj pomembni elementi te varnosti so:

• šifriranje podatkov • digitalna potrdila za identifikacijo fizičnih ali pravnih oseb • elektronski podpis • časovni žig

V Republiki Sloveniji to področje ureja Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), ki je bil sprejet 13. junija 2006. 2.2.1 Šifriranje podatkov Kriptologija je veda o tajnosti, šifriranju, zakrivanju sporočil (kriptografija) in o razkrivanju šifriranih podatkov (kriptoanaliza). Beseda prihaja iz grškega izraza »kryptos logos«, kar pomeni skrita beseda. Uporabljata se še pojma enkripcija (šifriranje) in dekripcija (dešifriranje). Osnovno sporočilo ponavadi imenujemo čistopis (angl. cleartext, plaintext), zašifrirano pa šifropis ali tajnopis (kriptogram, angl. ciphertext) Sporočilo po nekem postopku (algoritmu, metodi) spremenimo v kriptirano sporočilo, pri tem uporabimo določene vrednosti za parametre v algoritmu, ki jim rečemo ključ. Sogovornika se morata torej dogovoriti o algoritmu in ključu, da si lahko pošiljata šifrirana sporočila.



Začetki uporabe kriptografije segajo v čase pred našim štetjem. Razvitih je bilo nešteto načinov za zakrivanje sporočil. Prestrezanje sporočil ni bilo v navadi samo v vojnih časih, predvsem prestrezanje diplomatske pošte je bila običajna praksa. Na dvorih so obstajale "črne sobe", kjer so poskušali razvozlati prestrežena in prepisana sporočila. Nekaj primerov klasične kriptografije Špartanci so uporabljali naslednji način: na valj so navili ozek trak in sporočilo napisali pravokotno na smer traku. Poslali so odvit trak, naslovnik pa je moral imeti valj enakega premera. Julij Cezar je svojim vojskovodjem pošiljal sporočila, kjer je vsako črko zamenjal s črko, ki je bila v abecedi nekaj mest za njo. Postopek lahko opišemo kot zamenjavo črk a -> a+k po modulu n (n pomeni število črk v abecedi). "k" predstavlja ključ. Cezar je menda običajno uporabil ključ 3. V začetnih letih svetovnega spleta je bil v uporabi postopek ROT-13 (zamenjava črk a -> a+13 po modulu 26 - angleška abeceda) v USENET-u za šifriranje neprimernih šal in podobnega. Seveda ni predstavljal nobene resne zaščite. Pri drugem in tretjem primeru gre za monoalfabetsko substitucijo, kjer se črka vedno preslika v isto črko, zato frekvenčna porazdelitev črk kaže podoben vzorec kot v jeziku čistopisa. Pri dešifriranju poiščemo najbolj pogoste črke in jih nadomestimo z najbolj pogostimi črkami v jeziku, potem pa iščemo še najbolj pogoste dvojčke, trojčke oziroma besede v tekstu. Prvi opis dešifriranja monoalfabetske substitucije je znan iz devetega stoletja, uporabljala pa se je še v srednjem veku. Nadomestile so jo varnejše polialfabetske substitucije. V prvi polovici 20. stoletja so za polialfabetsko substitucijo uporabljali šifrirne stroje. Najbolj znana je Enigma, ki so jo uporabljali Nemci med drugo svetovno vojno. Klasični algoritmi spadajo med simetrične algoritme ali algoritme z zasebnim ključem: imamo samo en ključ, s katerim zašifriramo in dešifriramo sporočilo. Šifriranje s simetričnimi algoritmi je običajno hitro, težko pa je varno izmenjati ključ. Problem predstavlja tudi število ključev - vsak uporabnik mora imeti za vsakega dopisovalca svojega.

Slika 9: Simetrično šifriranje podatkov (vir: zapiski iz predmeta Zanesljivost in varnost informacijskih sistemov, 2005)



Odkar uporabljamo računalnike, so se ravno zaradi teh problemov razvile asimetrične metode ali algoritmi z javnim ključem (začetki v letu 1975). Uporabnik ustvari dva med seboj povezana ključa in enega objavi. Vsi, ki mu hočejo poslati sporočilo, bodo uporabili njegov javni ključ za šifriranje sporočila. Dešifriral pa ga bo lahko le on sam, ki pozna še svoj skriti ključ. Te metode so računsko bolj zahtevne in zato počasnejše kot simetrične.

E D

X Y = E Kp(X) X= D Ks(Y)

prenosni medij

overjanje javnih ključev

sistem za generiranje

gesel

Ks – tajni ključKp – javni ključ

Kp – javni ključ

Legenda:

X…..berljivi podatki Y…..šifrirani podatki

E….šifriranje (enkripcija) D….dešifriranje (dekripcija)

Slika 10: Asimetrično šifriranje podatkov (vir: zapiski iz predmeta Zanesljivost in varnost informacijskih sistemov, 2005) 2.2.2 Digitalna potrdila za identifikacijo fizičnih ali pravnih oseb Pri pošiljanju podatkov preko interneta ni dovolj, da jih samo šifriramo. Ko potujejo preko nešteto vozlišč in strežnikov, lahko nepooblaščene osebe naše šifrirano sporočilo z ustrezno dešifrirno programsko opremo spremenijo. Pojavi se tudi problem identifikacije lastnika javnega ključa. Varnostna aplikacija mora torej zagotoviti naslednje:

• zaupnost (angl. confidentiality); • celovitost (angl. integrity); • overjanje (angl. authentication); • preprečevanje tajenja (angl. nonrepudiation); • nadzor dostopa (angl. access control).



Zato se je razvilo podpisovanje sporočil (angl. digital signatures) in overjanje javnih ključev. Digitalno potrdilo (angl. digital certificate) vsebuje poleg podatkov o ključu še čas nastanka, podatke o lastniku, rok veljavnosti ipd. Digitalno potrdilo javnega ključa (angl. public key certificate) je digitalni dokument, ki potrjuje povezavo med javnim ključem in osebo ali ustanovo ali strežnikom. Z njim lahko preverimo, komu pripada javni ključ. Potrdilo vsebuje javni ključ in informacijo o njegovem imetniku, ki ju podpiše oseba ali ustanova, ki ji zaupamo. Potrdila so objavljena v splošno dostopnih imenikih ali na spletnih straneh. Uporabljamo jih za identifikacijo v elektronskem poslovanju, prav tako kot osebno izkaznico v vsakdanjem življenju. Podobno, kot je nastajal sistem elektronskih naslovov in imen računalnikov, so začele nastajati posamezne infrastrukture javnih ključev (bolj znano pod kratico PKI - public key infrastructure), ki jih vpeljujejo posamezne države (Kanada, ZDA, Slovenija) ali posebne organizacije (Verisign, Thawte, EuroTrust, ...). Če imata dva overitelja sorodno politiko preverjanja, kompatibilno opremo in si zaupata, lahko skleneta dogovor, da se medsebojno priznavata. Tako se njuni infrastrukturi javnih ključev povežeta in uporabniki obeh lahko varno izmenjujejo podatke. Prvotna ideja je bila, da bi se tako postopoma gradila svetovna PKI z enotnim imenikom. Vendar so politične odločitve in pravne omejitve posameznih držav to preprečile. PKI tako ostajajo omejene na posamezna območja ali aplikacije, znotraj katerih je možno natančno določiti imetnika digitalnega potrdila in namen uporabe potrdila. Potrdilo na ime "Janez Novak" ne pove dovolj, če je oseb s tem imenom več, ključa, kot je EMŠO, za povezavo z različnimi bazami podatkov pa zaradi zakona o varstvu osebnih podatkov ne sme vsebovati. Potrdilo za Janeza Novaka z neko negovorečo enolično identifikacijsko številko mora biti na nek način povezano z zalednimi aplikacijami, katerim je namenjeno - zagotovljena mora biti povezava z običajnimi identifikatorji (EMŠO, davčna številka, številka transakcijskega računa itd.). Tudi ugotavljanje veljavnosti digitalnega potrdila je v omejenih področjih lažje rešljivo. Osrednji del predstavlja overitelj javnih ključev (angl. Certification Authority - CA). Vsak overitelj objavi svoj javni ključ in dokument (Certification Policy), ki opisuje postopek, kako in komu podeljuje potrdila ter na kakšen način varuje svoj zasebni ključ. Glede na zahtevnost postopka preverjanja identitete tistega, ki mu bo izdal digitalno potrdilo, overitelj lahko izdaja digitalna potrdila na različnih nivojih zaupanja. Lahko npr. določi, da se mora posameznik osebno zglasiti in predložiti osebni dokument, lahko pa podeli digitalno potrdilo na osnovi zahtevka, poslanega po elektronski pošti. Jasno je, da je mogoče bolj zaupati digitalnemu potrdilu, podeljenemu po prvem postopku kot po drugem. Poskrbeti mora, da so imetniki digitalnih potrdil enolično določeni (posameznik ima lahko več javnih ključev in torej tudi digitalnih potrdil) in za poseben seznam preklicanih digitalnih potrdil (torej tistih digitalnih potrdil, ki so iz različnih vzrokov neveljavni). Pomembno je tudi, da overitelj poskrbi za varnost svojega zasebnega ključa, saj bi bila sicer potrdila, ki jih je izdal, brez pomena - še več, lahko bi prišlo do poneverb, ki bi jih prepozno opazili. Hraniti ga morajo na dobro zaščitenem računalniku.



2.2.3 Elektronski podpis ZEPEP definira elektronski podpis kot podatke v elektronski obliki, ki so vsebovani, dodani ali logično povezani z drugimi podatki in namenjeni preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika. Zakon določa, da se elektronski podpis oblikuje s pomočjo sredstva za elektronsko podpisovanje (programska in strojna oprema) in podatkov za elektronsko podpisovanje (npr. zasebni šifrirni ključ) ter preverja s sredstvom in podatki za preverjanje elektronskega podpisa. Ker se prav v elektronskem okolju srečujejo stranke, ki velikokrat še niso poslovale druga z drugo, je potrebno še sodelovanje tretje osebe, ki z izdajo potrdila pomaga pri preverjanju elektronskega podpisa, če se stranki ne poznata. Potrdilo povezuje podatke za preverjanje elektronskega podpisa z imetnikom potrdila ter tako drugi stranki potrjuje njegovo identiteto. Zgoraj opisan elektronski podpis s potrdilom overitelja pa še ni enakovreden lastnoročnemu podpisu. Po ZEPEP je lastnoročnemu podpisu enakovreden in ima zato enako veljavnost in dokazno vrednost šele varen elektronski podpis, ki je overjen s kvalificiranim potrdilom. Mora biti izključno povezan s podpisnikom in je tako iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika. Hkrati mora biti podpis tehnološko zasnovan tako, da je povezan s podatki, na katere se nanaša, in bi bila opazna vsaka sprememba teh podatkov ali povezave z njimi, ki bi se zgodila po podpisu. Varen elektronski podpis pa mora biti overjen še s kvalificiranim potrdilom. 2.2.4 Časovni žig Ko želimo v aplikaciji časovno žigosati nek elektronski dokument oziroma podatke, pošljemo strežniku z zgostljivo funkcijo narejen "povzetek" (angl. hash) dokumenta oziroma podatkov. To je fiksen niz bitov, ki enolično določa dokument. Strežnik temu povzetku dopiše čas in vse skupaj podpiše s svojim zasebnim ključem - to je časovni žig, ki ga vrne aplikaciji. Aplikacija časovni žig shrani za bodoča preverjanja podpisanega dokumenta. Tako je dokazano, da je elektronski dokument obstajal pred časom, navedenim v časovnem žigu, poleg tega pa se da preveriti, da se od časa žigosanja ni spremenil (naredimo ponovni povzetek dokumenta in se mora ujemati s tistim, ki je del časovnega žiga). 2.3 POŠILJANJE IN SPREJEMANJE FAKSIMILNIH SPOROČIL Sama beseda faksimile prihaja iz latinskega izraza »fac simile«, ki pomeni »narediti podobno« ali »narediti kopijo«, kar v osnovi faksimilno sporočilo tudi je. Čeprav se v današnjem močno digitaliziranem poslovanju zdi, da je pošiljanje in sprejemanje faksimilnih sporočil že zastarelo, pa raziskave kažejo, da ta tehnologija še zdaleč ni izumrla. Še vedno je na tržišču veliko ponudnikov tovrstnih naprav in tudi prodaja le-teh ni nič manjša kot v preteklosti. Danes si še vedno ne moremo



predstavljati podjetja brez faksimilne naprave. Ponavadi je to edini način za hitro izmenjavo dokumentov, ko gre kaj narobe z elektronsko pošto. Prav tako pa se danes pojavlja problem prekomernega pojavljanja nezaželene elektronske pošte (t. i. »spam«), ki hromi njeno normalno delovanje. Faksimilna sporočila se pravno štejejo enakovredna običajno podpisanemu dokumentu na papirju. S takim sporočilom je mogoče reproducirati podpise na dokumentih kot so npr., pogodbe, dopisi, zdravniški recepti, …Zaenkrat ne obstaja še nobena komunikacijska tehnologija, ki bi v taki meri lahko nadomestila uporabo le-te. 2.3.1 Tehnične osnove in zgodovina Za izumitelja faksimilne tehnologije imamo škotskega fizika Alexandra Baina, ki jo je leta 1843 patentiral. Samo napravo, ki je delovala po tem principu, je poimenoval »Bainov telegraf«.

Slika 11: Zgodnja faksimilna naprava (vir: http://www.firstfoot.com/Great%20Scot/bain.htm) Osnovni princip delovanja te zgodnje faksimilne naprave je bil naslednji: Pisalo, pritrjeno na nihalo, se premika po kovinskem »dokumentu« in zaznava svetle in temne točke na njem. Nihalo na drugi strani je naredilo točko na kemično obdelanem papirju, ko je prišlo do električnega naboja na podlagi zaznave prvega nihala. Ta koncept zaznavanja svetlih in temnih točk na dokumentu je še danes osnova za delovanje vseh faksimililnih naprav. Danes se za zajem podatkov uporabljajo modernejše tehnologije, kot so fotodiode, CCD senzorji in podobno. Moderne naprave ponavadi vsebujejo 1728 senzorjev, zato da lahko zajame celo vrstico standardnega dokumenta naenkrat. Dokument je ponavadi osvetljen z majhno fluorescentno svetilko, da fotoelement lahko dobro zaznava spremembe.



Slika 12: Zajem podatkov v grafični obliki in pretvorba v električni signal (vir: http://www.howstuffworks.com)

Optični čitalec prebere vrstico teksta (rdeča črta), fotoelement zabeleži svetla in temna področja, ter jih pretvori v električne signale (rdeči pravokotnik), ki predstavljajo bitni zapis originala. Ta zapis se nato zakodira v obliko, ki je primerna za prenos preko analognih telefonskih povezav. Na sprejemni strani se nahaja podobna naprava, ki najprej dekodira telefonski signal v bitni zapis. Nato se ta pretvori v električni signal, ki se odtisne s pomočjo elektrostatično nabitih prašnih delcev na papir, kot kopija originala. Uporaba faksimilnih naprav se je začela v 70-ih letih prejšnjega stoletja na Japonskem, nato se je razširila po vsem svetu. Glavni razlogi so bile padajoče cene tehnologij, ki so vgrajene v sodobne faksimilne naprave (modem, optični čitalci, …). Zamenjali so do tedaj široko razširjeno tehnologijo teleprinterja. 2.3.2 Elektronsko pošiljanje in sprejemanje faksimilnih sporočil V današnjem svetu hitrih internetnih povezav, se zdi uporaba faksimilnih naprav precej zastarela, vendar pa ima določene prednosti, opisane v prejšnjem poglavju. Zaradi teh razlogov je ta tehnologija še vedno prisotna v sodobnih multifunkcijskih napravah skoraj vseh proizvajalcev tovrstne opreme. Dandanes imajo skoraj vse te naprave možnost pošiljanja in sprejemanja sporočil preko strežnikov za elektronsko pošto. Gre za razširitev funkcionalnosti samega sistema elektronske pošte. Uporabnik ponavadi v svojem odjemalcu za elektronsko pošto »pošlje« dokument na nek poseben naslov, kjer ga obdela programska oprema in pretvori v obliko, primerno za pošiljanje preko analognih telefonskih povezav. Prav tako pa deluje sprejemanje faksimilnih sporočil v obratni smeri. Uporabnik dobi elektronsko sporočilo s priponko, ki je pretvorjeno faksimilno sporočilo v nek standarden računalniški format.



Obstaja pa tudi drug način delovanja in to je , da sama naprava preko posebne programske opreme shranjuje prispela sporočila na določenem mestu, ki je lahko mapa v skupni rabi na enem od strežnikov ali pa spletno mesto v internetu podjetja. Tako lahko imajo uporabniki sami dostop do faksimilnih sporočil, ki so namenjena njim. Samo pošiljanje pa se izvaja ročno na sami napravi, ali pa preko posebnega gonilnika, ki ga izda proizvajalec naprave in je nameščen na delovnih postajah uporabnikov. Uporabnik pošiljanje dokumentov preko faksimilne naprave opravi tako, da izvede ukaz za tiskanje preko tega gonilnika in vnese telefonsko številko prejemnika. Ta gonilnik poskrbi, da se zahtevek posreduje direktno na napravo, se tam pretvori v ustrezen zapis in pošlje na telefonsko številko, ki jo je vpisal uporabnik. 3 OBSTOJEČE STANJE 3.1 LIKVIDACIJA PREJETIH RAČUNOV Proces preverjanja in likvidiranja prejetih računov je eden izmed ključnih procesov v poslovanju podjetja. Potrebna je tako hitrost obdelave za lizingojemalce, kot tudi točnost in zanesljivost obdelave za samo podjetje. Prejeti računi se delijo na lizing račune, ter operativne račune, ki predstavljajo stroške poslovanja podjetja samega. Operativni računi so tisti, ki jih dobavitelji izstavljajo za opravljene storitve (npr. avtohiše, elektro podjetja, servisi avtomobilov, itd.) in nabavljene proizvode (sprotne interne naložbe v opremo ipd.). Pri obeh vrstah računov je zelo izpostavljeno sledenje (evidentiranje) in pravočasno obdelovanje računov. Zaradi teh zahtev je potrebno ustvarjati evidence s ključnimi podatki iz računov in skrbeti za sprotno vpisovanje podatkov o trenutnem stanju posameznega računa v obdelavi (kdo ga obdeluje, ali je že podpisan oziroma likvidiran itd.). Precej je ročnega prepisovanja podatkov, kjer lahko prihaja do napak in podvajanja dela (beleženje podatkov v različne informacijske sisteme: poslovni informacijski sistem, Lotus Notes, Excel). Precej je izpostavljen tudi problem iskanja odgovornih ljudi za obdelavo prejetih računov (komercialistov, nadzornikov ter likvidatorjev računov). Trenutno v podjetju samo ena oseba skrbi za ročno obdelavo in ažuriranje teh podatkov v vseh sistemih. Na spodnji sliki je prikazan trenutni proces obdelovanja prejetih računov v podjetju:



Slika 13: Obstoječ proces likvidacije prejetih računov

Ko račun prispe v podjetje, se najprej v vložišču sortira kot vsa druga prejeta pošta. Nanj se natisne žig z datumom, ki potrjuje prejem. Nato odgovorna oseba A fizično prevzame vse prispele račune, ter jih ponovno žigosa kot prejete v računovodstvo. Sledi prepis podatkov iz računa (pošiljatelj, naslov, davčna številka, datum valute, znesek, …) v knjigo prejetih računov.

Slika 14: Vnos prejetega računa v knjigo prejetih računov (vir: interno gradivo podjetja Hypo Leasing, d.o.o.)



Nadalje se izvede ročno razdeljevanje računov odgovornim likvidatorjem, ter njihovo parafiranje, ki potrjuje prejemnike ter dolgovane zneske. Po parafiranju se v Excelovo datoteko vpiše status trenutnega stanja računa, ki ga prikazuje spodnja slika.

Slika 15: Ročni vpis statusa računa v tabelo (vir: interno gradivo podjetja Hypo Leasing, d.o.o.)

Ko je račun likvidiran in zaveden v vse ustrezne evidence za njihovo spremljanje, se preda v računovodstvo v izplačilo. Originalni računi se nato fizično arhivirajo v arhivske mape. S tem je proces obdelave prejetih računov zaključen. Kot je iz zgornjega opisa stanja razvidno, je v obstoječem procesu likvidacije veliko t. i. »mrtvega časa«, ker gre za prenos papirnatih faktur iz oddelka v oddelek, vnos v ločene evidence ter čakanje na podpis odgovorne osebe, da se lahko proces nadaljuje. Pri tem procesu se pogosto dogaja, da se računi založijo pri likvidatorjih, kar privede do zamud pri plačevanju obveznosti in posledično do plačevanja zamudnih obresti, kar direktno vpliva na stroške poslovanja. V zadnjem času se je tudi povečal obseg poslovanja podjetja, kar pomeni, da ročno spremljanje zapadlosti računov preko enostavnih tabel v Excelu, ni več primerno, ker se pri veliki količini na novo prispelih računov izgublja preglednost. Nenazadnje pa je tu še problem povečane delovne obremenitve osebe, ki skrbi za razdeljevanje in nadzor nad statusom računov v obdelavi. 3.2 IZDAJA RAČUNOV Izdaja računov končnim strankam in partnerjem se izvaja dnevno. Podjetje izdaja več vrst računov, in sicer obvestila za obroke (zapadle obveznosti lizingojemalcev, glede na sklenjene pogodbe), splošne račune (plačila, ki ne spadajo v okvir sklenjenih lizinških pogodb) in račune zamudnih obresti (izdaja jih računovodstvo lizingojemalcem). V podjetju se uporablja paket poslovnih aplikacij, ki temeljijo na relacijski SQL podatkovni bazi in so napisane s strani podjetja Globus Marine International, d.o.o. iz Ljubljane. Spodnja slika shematsko prikazuje proces izdaje najbolj pogostega tipa izhodnega računa, to je obvestilo za obroke:



Slika 16: Prikaz procesa izdelave izhodnega računa Uslužbenka, ki je zadolžena za izvajanje dnevne rutine izdelave računov, najprej v poslovni aplikaciji sproži ukaz za generiranje obvestil za obroke, kar kaže spodnja slika:

Slika 17: Ukaz za izdelavo obvestil za obroke



Po generiranju dnevnih obveznosti lizingojemalcev se izpiše seznam vseh prejemnikov računov:

Slika 18: Seznam dnevnih finančnih obveznosti lizingojemalcev

Sledi še ukaz za tiskanje izbranih računov na mrežni tiskalnik:

Slika 19: Tiskanje računov Končna podoba izhodnega računa, ki se kuvertira in pošilja po pošti, je sledeča:



Slika 20: Natisnjen račun, pripravljen za pošiljanje po pošti

3.3 DELO S FAKSIMILNIMI SPOROČILI V podjetju se trenutno dela s faksimilnimi sporočili opravlja ročno. To pomeni, da je na hodnikih nameščena faksimilna naprava, preko katere uporabniki svoje natisnjene ali prejete dokumente ročno pošiljajo preko teh naprav, prav tako pa jih sprejemajo, kar kaže spodnja slika:



Hypo Leasing d.o.o. prejemnikdokumenti

uslužbenec

javno telefonsko omrežje

Shema pošiljanje faks sporočil iz podjetja:

Shema sprejemanja faks sporočil v podjetje:

pošiljatelj


Hypo Leasing d.o.o.prejeti dokumenti

uslužbenec

Slika 21: Prikaz obstoječega dela s faksimilnimi sporočili Uporabniki morajo hoditi do posamezne naprave, počakati, da je naprava prosta in poslati sporočilo. V primeru sprejema, mora pošiljatelj predhodno obvestiti prejemnika po telefonu ali elektronski pošti, da ima sporočilo za njega. Nato mora čakati pri napravi, da se faksimile, namenjen njemu, natisne. Pogostokrat se dogaja, da več uporabnikov naenkrat čaka pri napravi za pošiljanje ali sprejem dokumentov. Velika težava je tudi izguba prejetih dokumentov; velikokrat se zgodi, da kdo od uslužbencev nevede vzame več dokumentov skupaj, čeprav niso vsi namenjeni njemu, in tako pride do zmešnjave. Še ena slabost takega načina dela pa je izpostavljenost zasebnosti strank, ker se preko teh dokumentov operira z njihovimi osebnimi podatki, ki so potrebni za odobritev financiranja. 3.4 KRITIČNA ANALIZA (SWOT) Kritična analiza celotnega projekta je metoda ocenjevanja stanja le-tega preko štirih dejavnikov, ki so:

• prednosti (angl. Strengths) • slabosti (angl. Weaknesses) • priložnosti (angl. Opportunities) • grožnje (angl. Threats)

S pomočjo zgoraj naštetih dejavnikov, lahko hitro analiziramo, kako bo projekt vplival na poslovno okolje, v katerem se izvaja. Pomaga nam tudi definirati cilje in



določiti potencialne kritične točke. S pregledom pozitivnih in negativnih dejavnikov dobimo objektivno sliko, na podlagi katere lahko sprejemamo nadaljnje odločitve. Pri prednostih poiščemo predvsem pozitivne in neotipljive dejavnike. To so lahko viri, ki jih imamo, konkurenčna prednost na trgu, znanja ali izkušnje. Pri pomanjkljivostih se osredotočamo na področja, kjer je veliko prostora za izboljšave, kjer nam manjka znanja, virov in podobno. Bistveni pri tem elementu analize sta samokritičnost in jasna definicija vseh pomanjkljivosti. Če so te slabosti dobro definirane, se v prihodnosti z uvedbo sprememb izognemo morebitnemu negativnemu vplivu le-teh na delovni proces. Njihova jasna definicija pa nam omogoča tudi njihovo analitično in natančno odpravo. Priložnosti so zunanji dejavniki, na katere nimamo neposrednega vpliva, vendar pa imajo lahko pozitivne posledice na bodoče poslovanje podjetja, kot posledica naših internih sprememb v organizaciji. Prepoznavanje groženj je bistvenega pomena, ker nam omogoča planiranje negativnih scenarijev. Na podlagi teh scenarijev se lahko pripravijo ukrepi za omilitev ali odstranitev groženj. Pri identifikaciji groženj je pomembno le-te razvrstiti po resnosti in verjetnosti dogodka. PREDNOSTI Glavna prednost v tem trenutku je prevladujoč položaj podjetja v segmentu lizinga na finančnem trgu. Z uvedbo predlaganih izboljšav, opisanih v nadaljevanju, se procesi pospešijo, skrajša se t. i. »mrtvi čas« v organizaciji, ker je obdelava vhodnih in izhodnih računov ter faksimilnih sporočil hitrejša. S tem se posledično zmanjšajo stroški dela, pisarniškega materiala, ter drugi operativni stroški. V podjetju je tudi ekipa sposobnih in izobraženih IT strokovnjakov, ki lahko poskrbijo za čim bolj nemoteno integracijo zalednih procesov v projektu prenove in izobraževanje končnih uporabnikov. Prav tako v vodstvu podjetja vlada pozitivna naklonjenost k uporabi informacijske tehnologije, ker se nanjo ne gleda več kot na nepotreben strošek, temveč kot na orodje za doseganje boljših poslovnih rezultatov. Prav tako se vodstvo zaveda, da je začetni večji kapitalski vložek v prenovo upravičen, glede na svoje dolgoročne pozitivne vplive. SLABOSTI Uvedba elektronske likvidacije računov v veliki meri pomeni miselni preskok pri uporabnikih, ker so do sedaj bili povečini vajeni papirnatega dela. Kot pri vsaki novi tehnični izboljšavi je pričakovati določen odpor in zavračanje sprememb. Uporabniki so po večini opremljeni samo z osnovnim računalniškim znanjem, kar predstavlja problem pri uvedbi. Potrebno je poskrbeti za njihovo šolanje, kar jim bo omogočilo optimalno izrabo nove tehnologije. V obzir je potrebno tudi vzeti velikost podjetja, in to, da do vseh sprememb ne sme priti v enem koraku, ampak postopoma, da se zaposleni lahko navadijo na določene spremembe v delovni procesih. Težava pa je tudi v pomanjkanju kadra v IT oddelku, saj uvedba e-računa na dolgi rok zahteva osebo, ki bo zadolžena za administracijo le-tega. Ta sistem bo v organizaciji v prihodnje predstavljal enega od vitalnih delov v procesih organizacije.



PRILOŽNOSTI Informacijska tehnologija se bliskovito razvija in novi načini dela so večinoma edini način, kako lahko povečamo storilnost in konkurenčnost. Ker gre za največje lizing podjetje v Sloveniji, ima priložnost postavljati smernice razvoja te dejavnosti. Z večjo avtomatizacijo zalednih delovnih procesov in boljšo izkoriščenostjo informacijske tehnologije, se lahko podjetje posveti svoji primarni dejavnosti, to pa je delo s strankami. Stranke so zaradi tega hitreje obravnavane in zadovoljstvo s storitvami je večje. Prav tako te spremembe predstavljajo dobro osnovo za bolj gibljivo delo zaposlenih, bodisi na terenu ali do doma. Prav tako omogočajo hitrejši dostop do podatkov, ki so potrebni za nemoteno in hitro delo organizacije. Ker vse izboljšave temeljijo na standardnih informacijskih rešitvah in formatih (npr. XML), se kot prednost kaže tudi možnost elektronskega povezovanja z drugimi podjetji (B2B) in izraba vseh prednosti, ki jih ta vrsta povezovanja nudi. GROŽNJE Grožnja, ki jo je potrebno najbolj izpostaviti, je premajhna uporaba novega sistema. To se lahko zgodi, če se celotna zamisel prenove zaposlenim ne predstavi kot rešitev, ki jim bo olajšala vsakodnevno delo. Večinoma je v človeški naravi, da nas je strah sprememb in do njih čutimo odpor, zavestno ali podzavestno. Prav tako se pojavlja težava, ki se kaže v preveliki odvisnosti delovnih procesov od informacijske tehnologije. V primeru, da pride do nedostopnosti katerega od vitalnih strežnikov, lahko to privede do velikih motenj pri delovanju podjetja in posledično do finančne izgube. Zato je bistvenega pomena imeti definirane jasne postopke za take primere. Podjetje mora imeti jasno napisano dokumentacijo o IT infrastrukturi, redno arhivirati podatke, jih periodično testno restavrirati, ter kritične podatke hraniti na varni sekundarni lokaciji. V testnem obdobju je potrebno preizkusiti vse vidike uporabe, odzivnost sistema in odpraviti morebitne pomanjkljivosti. V prvih mesecih uporabe se predvidi vzporedno delovanje starega in novega sistema, nato se postopoma vsi uporabniki vključijo v nov sistem, stari pa se ukine.



4 PRENOVA 4.1 ELEKTRONSKA LIKVIDACIJA RAČUNOV Rešitev je zasnovana na programskem paketu Ultimus BPM Suite, proizvajalca Ultimus iz ZDA. Gre za enega vodilnih ponudnikov programske opreme za UPP (upravljanje poslovnih procesov) s preko 1600 strankami in z več kot dvema milijonoma uporabnikov v teh organizacijah. Samo podjetje se z razvojem programske opreme za UPP ukvarja že 12 let. Gre za popoln sistem za upravljanje s poslovnimi procesi, ki dviguje učinkovitost in storilnost, hkrati pa skrajšuje t. i. »mrtvi čas« v le-teh. Danes, ko omrežja povezujejo organizacije, ljudi in podatke, procesi postajajo vedno bolj kompleksni. Uspešna podjetja se osredotočajo na izboljšanje svojih osnovnih poslovnih procesov, da postanejo bolj odzivna in nudijo boljše storitve, hkrati pa nižajo operativne stroške in večajo dobiček. Največja prednost Ultimus BPM Suite-a je prilagodljivost obstoječim delovnim tokovom v organizaciji, modeliranje in testiranje izboljšav v procesih, ter intuitivna orodja za razvoj. Še nekaj prednosti Ultimus BPM Suite-a:

• Z uporabo take vrste programske opreme podjetje postane »procesno«, kar pomeni, da nadzira svoje poslovne procese, s čimer prihrani čas in denar;

• Ultimus BPM Studio (del paketa Ultimus BPM Suite) služi kot okolje za modeliranje in razvoj poslovnih procesov, s tako modeliranimi procesi pa lahko avtomatiziramo tudi najbolj zapletene procese hitreje kot konkurenčni proizvajalci za UPP;

• Udeležba v procesih je možna praktično iz poljubnega uporabniškega okolja, npr. intranet portalov, Microsoft Office programov, spletnih brskalnikov, …;

• Enostaven način obravnave tudi najbolj zapletenih pravil izvedbe procesa in usmerjanja nalog, brez znanja programiranja ali pisanja skript;

• Spletne storitve in .NET okolje omogočata povezljivost z drugimi poslovnimi okolji;

• Nadzor in analiza izvedbe delovnih procesov v realnem času. V Sloveniji proizvode podjetja Ultimus zastopa podjetje Crea, d.o.o., iz Ljubljane. Po informativnih pogovorih s predstavniki podjetja Crea, d.o.o. in predstavitvi težav pri likvidaciji vhodnih računov, smo prišli do zaključka, da bi programski paket Ultimus BPM Suite odpravil večino težav pri likvidaciji prejetih računov. Sama uvedba rešitve je razdeljena na tri faze in sicer:

• Analiza delovnih procesov (opravi jo strokovnjak za delovne procese podjetja Crea, d.o.o,v obliki razgovorov z vodilnimi v podjetju, lastniki procesov in ključnimi uporabniki v teh procesih. Namen teh razgovorov je natančno definiranje delovnega procesa, njegovih posameznih korakov, zahtev ključnih uporabnikov in ciljev, ki jih hočemo doseči z avtomatizacijo).

• Analiza infrastrukture (strokovnjak podjetja Crea, d.o.o. opravi razgovore s predstavniki lokalnega IT oddelka, kjer se pridobijo informacije o stanju računalniške infrastrukture. Glavni namen teh razgovorov je natančna definicija sistemskih potreb Ultimus BPM Suite-a po procesorski moči,



pomnilniških kapacitetah, delovnem pomnilniku, podatkovnih bazah, sistemu elektronske pošte ter človeških virih za podporo in vzdrževanje).

• Izdelava dokumentacije procesa (po pridobljenih informacijah o delovnih procesih in računalniški infrastrukturi, se izdela analiza in predlog rešitve).

Po opravljenih razgovorih in analizah smo prišli do zaključka, da je uvedba Ultimus BPM Suite-a mogoča v podjetju Hypo Leasing, d.o.o. Proces pretvorbe prejetih papirnatih računov v optično obliko je predstavljen na naslednji sliki:

Slika 22: Proces pretvorbe papirnatega računa v digitalno obliko V podjetju se uporabijo obstoječe multifunkcijske naprave Ricoh, ki imajo vgrajene optične čitalce, preko katerih je možen zajem podatkov iz originalnih računov v računalniško obliko (format .tif). Odgovorna oseba za obdelavo računov najprej nalepi na račun črtno kodo, ki predstavlja enoznačni ključ za nadaljnjo obdelavo. Po končani obdelavi se slikovne datoteke obdelanih računov odlagajo na strežnik v lokalnem omrežju Hypo Leasing-a. Na tem strežniku se v določenih časovnih intervalih prožijo procedure za kopiranje, ki poskrbijo za prenos teh datotek na strežnik podjetja Mikrocop, d.o.o., iz Ljubljane, ki je specializirano za arhiviranje in obdelavo optično zajetih podatkov. V Mikrocopu pretvorijo podatke v obliko XML, ki jih nato pošljejo nazaj na Hypo Leasing, d.o.o., kjer se avtomatsko uvozijo v sistem Ultimus BPM.



Proces obdelave vhodnih računov v XML obliki pa prikazuje naslednja slika:

Slika 23: Proces obdelave prejetih e-računov v podjetju

(vir: interno gradivo podjetja Hypo Leasing, d.o.o.) Kot je iz zgornje slike razvidno, so postopki, ki so bili v starem sistemu ročni (vnos v različne evidence prejetih računov, fizična distribucija računov likvidatorjem, vpis v glavno knjigo prejetih računov, …) sedaj popolnoma avtomatizirani. S tem se močno pospeši obdelava vhodni računov, ker sistem Ultimus BMP sam skrbi za hitro obdelavo tako, da je naslednji človeški udeleženec v procesu takoj obveščen po elektronski pošti, da ga čaka nova naloga. Prav tako skrbi, da so uporabniki periodično obveščeni tudi o zamudah v procesu, glede na nastavljene kriterije. V novem sistemu še vedno obstaja glavni človeški razdeljevalec, ki poskrbi, da so vsi prispeli računi v sistem Ultimus BPM posredovani ustreznim likvidatorjem, ti pa so avtomatsko obveščeni o novih nalogah, ki jih čakajo.



Interno logiko delovanja Ultimus BPM prikazuje naslednja slika:

Slika 24: Interna logika delovanja Ultimus BPM sistema

(vir: interno gradivo podjetja Hypo Leasing, d.o.o.) Logika delovanja sistema temelji na jasno definiranih poslovnih procesih in posameznih korakih v le-teh. Na vstopni točki dobi vsak e-račun edinstveno šifro, imenovano številka incidenta. Ta incident se najprej evidentira, ter se pošlje likvidatorju v obravnavo. V določenih primerih je lahko likvidator tudi podpisnik računa, najpogosteje gre za vodje oddelkov ali vodstvo podjetja. Po opravljenem koraku likvidature se izvede korak preverjanja, ali drugače povedano, če je bil incident potrjen ali zavrnjen. V primeru zavrnitve se avtomatsko kreira dokument, v katerem so navedeni razlogi za zavrnitev, po elektronski pošti se obvesti pošiljatelja in proces se zaključi.



Slika 25: Obvestilo o zavrnitvi računa (vir: interno gradivo podjetja Hypo Leasing, d.o.o.) Če pa gre za potrjen in odobren račun s strani likvidatorja in podpisnika, se incident avtomatsko prenese v korak knjiženja in zaključi v računovodstvu s plačilom dolgovanega zneska. V nadaljevanju podajamo kratek prikaz likvidacije računov s strani uporabnika. Ob prejetju nove naloge s strani razdeljevalca incidentov, se uporabniku v poštnem predalu pojavi naslednje obvestilo:



Slika 26: Seznam prejetih nalog v sistemu Ultimus BMP Ob prijavi uporabnika v sistem Ultimus BMP preko navedenih spletnih povezav v elektronskem sporočilu, se mu prikažejo naloge, ki ga čakajo za obdelavo:

Slika 27: Čakajoči e-računi v poštnem predalu Ultimus BMP-a Uporabnik odpre e-račun in vnese nekaj parametrov (izbira ustrezne naročilnice, podpisnika računa, hkrati pa ima na desni strani zaslona tudi sliko fizičnega računa, ki je bil optično zajet in pretvorjen na začetku procesa):



Slika 28: Okni za likvidacijo e-računa, kot jih vidi uporabnik



Po vnosu ustreznih parametrov, uporabnik potrdi svojo izbiro. Po končanem delu ima incident kljukico, kar pomeni, da je bil uspešno likvidiran, ter poslan v podpis ustrezni osebi:

Slika 29: Proces likvidacije e-računa zaključen

V samem sistemu Ultimus BPM pa je avtomatiziran proces naslednji:

Slika 30: Incident prenesen naslednjemu človeškemu udeležencu v procesu Incident je bil avtomatsko prenesen naslednjemu človeškemu udeležencu (oseba ValeM), ki je bil po elektronski pošti obveščen, da ga čaka nova naloga v Ultimus BPM (»podpis« e-računa). Tako se celoten proces nadaljuje, do končnega plačila računa.



4.2 IZDAJA ELEKTRONSKEGA RAČUNA Rešitev je zasnovana na proizvodu CreaForms, prav tako podjetja Crea, d.o.o. iz Ljubljane. Rešitev CreaForms omogoča modularno izdelavo rešitev, prilagojenih potrebam naročnika. Glavnina rešitve so elektronski spletni obrazci, elektronski arhiv, ter elektronski podpis (CreaSign). Te komponente skupaj omogočajo varno elektronsko poslovanje. Zasnova rešitve CreaForms omogoča takojšnjo uporabo že obstoječih elektronskih obrazcev, ki se uporabljajo v podjetju (npr. Microsoft Office aplikacije, Adobe Acrobat, HTML, …). Rešitev se povezuje z obstoječim zalednim sistemom. Na zaledni strani se v podjetju uporabi preprost uporabniški vmesnik, ki omogoča integracijo z različnimi ERP sistemi ali drugimi poljubnimi informacijskimi sistemi. Samo izpolnjevanje obrazcev je za uporabnika zelo preprosto, ker so le-ti deloma že izpolnjeni s podatki iz zalednih sistemov. Podatki, ki jih vpisujejo uporabniki so samo tisti, ki izhajajo iz njegovega digitalnega potrdila (osebni podatki) oziroma tisti, ki niso vneseni v zaledni sistem. Uporabnikom se pri vnosu podatkov pomaga in sicer tako, da se jim omeji izbor na smiselne vnose, pri katerih se tudi preverja pravilnost le-teh. Uporabnik si prav tako lahko ta obrazec kadarkoli natisne ali shrani v lokalni arhiv. Na ta način so mu vsi dokumenti na voljo takrat, kadar nima dostopa do svetovnega spleta. Ti podatki se lahko uporabijo tudi za uvoz v zaledno aplikacijo (npr. računovodstvo). Rešitev CreaForms je popolnoma v skladu z ZEPEP in drugimi evropskimi smernicami in predpisi , ki predpisujejo elektronsko poslovanje. Bistvo rešitve je izdajanje izhodni računov v elektronski obliki končnim strankam, ki tak račun lahko natisnejo in obravnavajo kot je to običajno. Tehnično je rešitev zasnovana na naslednjih Microsoftovih tehnologijah:

• Internet Information Server 6.0 • .NET Framework 1.1 SP1, • SQL Server 2000 • in Windows 2003 Server .

Poleg dodeljeni uporabniških imen in gesel, pa rešitev uporablja še digitalna potrdila, izdana s strani javnih overiteljev (SigenCA, PostarCA, NLB, Halcom …). Za elektronsko podpisovanje izdanih računov se uporablja programski gradnik CreaSign, tudi rešitev podjetja Crea, d.o.o. Tehnična infrastruktura je predstavljena na naslednji sliki:



Slika 31: Tehnična infrastruktura sistema za izdajo elektronskega računa Sam proces izdelave izhodnih računov v podjetju ostaja enak kot v starem sistemu, kar pomeni, da odgovorna oseba še vedno ročno proži specifične rutine v poslovnem informacijskem sistemu. Bistvena razlika je v tem, da v novem sistemu ni več tiskanja na papir, temveč se podatki pošiljajo na določen strežnik preko ukaza za tiskanje. Tam se le-ti navidezno natisnejo v datoteko v standardnem formatu Adobe Acrobat (.pdf) in elektronsko podpišejo z digitalnim podpisom podjetja. Nato se lizingojemalcu pošlje elektronsko sporočilo, da ga v poštnem predalu čaka nov elektronski račun, ki si ga lahko ogleda in po potrebi natisne za lastne potrebe. Ob prijavi v sistem e-računov, se najprej preverja istovetnost uporabnika, glede na vrsto prijave (dodeljeno uporabniško ime in geslo ali digitalni certifikat). V primeru, da gre za slednjega, se le-ta preverja pri enem od štirih javnih overiteljev. Ob uspešni verifikaciji digitalnega certifikata, se uporabniku dovoli dostop.



Shema prenovljenega procesa izdaje računov je predstavljena na naslednji sliki:

ukaz za izdelavo obvestil za obroke

delovna postaja aplikacijski strežnik

SQL baza podatkov

(produkcijsko okolje)

SQL baza podatkov (testno

okolje)

izdelana obvestilanavidezno tiskanje

v format .pfd

javno dostopen spletni strežnik

lizingojemalec 1 lizingojemalec 2

svetovni splet (WWW)

Slika 32: Proces izdaje elektronskega računa Kot je iz zgornje slike razvidno, se največja izboljšava vidi pri tiskanju in distribuciji izhodni računov, ker so ti koraki v procesu popolnoma avtomatizirani in v nematerialni obliki, kar ima za posledico nižanje operativnih stroškov izdelave izhodnih računov. V nadaljevanju je kratko predstavljeno delovanje rešitve s strani končnega uporabnika.



Uporabnik v svoj poštni predal dobi obvestilo, da ga na portalu čakajo novi izdani e-računi:

Slika 33: Obvestilo o prispelem elektronskem računu

Lizingojemalcu se ob obisku spletnega portala e-računov odpre okno, kamor se prijavi z dodeljenim uporabniškim imenom in geslom ali ustreznim verificiranim digitalnim potrdilom (SIGENCA, PostarCA, NLB ali Halcom).



Slika 34: Prijavno okno v sistemu izdanih e-računov



Po uspešni prijavi ima vpogled v vse izdane račune.

Slika 35: Pregled prispelih e-računov v poštnem predalu Sistem omogoča hiter kronološki pregled vseh izdanih elektronskih računov glede na postavljene kriterije. Prav tako omogoča iskanje po številki računa.



Slika 36: Potrdilo o veljavnosti e-računa

Ob izbiri določenega e-računa, sistem preveri veljavnost ter istovetnost izdajatelja le-tega in o rezultatu obvesti uporabnika. S tem je uporabnik lahko prepričan, da gre za uradno potrjen in podpisan dokument s strani izdajatelja. Od tu naprej si lahko lizingojemalec dokument natisne in z njim operira kot je to običajno.



Slika 37: Končna oblika elektronskega računa



4.3 POŠILJANJE IN SPREJEMANJE ELEKTRONSKIH FAKSIMILNIH SPOROČIL

V podjetju se je v prejšnjem letu nabavilo večje število multifunkcijskih naprav japonskega proizvajalca Ricoh. Te naprave imajo poleg svoje osnovne funkcionalnosti (tiskanje, kopiranje) vgrajeno tudi analogno faksimilno napravo, ki v popolnosti nadomešča obstoječe samostojne naprave. Za potrebe elektronskega sprejemanja je potreben nakup dodatne programske opreme Scanrouter, istega proizvajalca, ki je namenjena delu s temi napravami, ter namestitev posebnega gonilnika na delovne postaje pri uporabnikih. Sprejem sporočila poteka po naslednji shemi:

pošiljatelj


multifunkcijska naprava Ricoh

Scanrouter

uslužbenec A uslužbenec B Slika 38: Prikaz elektronskega sprejema faksimilnih sporočil

Ko pošiljatelj vzpostavi telefonsko povezavo s Hypo Leasingom z namenom pošiljanja faksimile, se ta na telefonski centrali preusmeri na multifunkcijsko napravo. Ta preko vgrajene faksimilne naprave podatke sprejme, ter jih posreduje programski opremi Scanrouter, ki poskrbi za pretvorbo iz optične oblike v standarden računalniški format (npr. pdf). Sporočila se zbirajo na centralnem mestu na strežniku in so javno dostopna vsem zaposlenim. Dostop do prejetih faksimil je mogoč s poljubnim brskalnikom preko spletnega naslova. Uporabniški vmesnik tega spletnega mesta je prikazan na naslednji sliki:



Slika 39: Spletno mesto za pregled prispelih sporočil Uporabniki preko spletnega portala pregledujejo sporočila in si jih pošiljajo preko elektronske pošte. Omogočen je simultani dostop vsem zaposlenim in operiranje s prispelimi sporočili.



Slika 40: Izbira prejemnika prispelega faksimila Pri predogledu sporočila se lahko prepričamo o pošiljatelju in vsebini dokumenta. Tak predogled je koristen predvsem v primeru, če pošiljatelj pošlje več sporočil z enako predlogo in drugačnim besedilom.



Slika 41: Predogled prispelega sporočila Iz seznama zaposlenih lahko izberemo svoj ali drug elektronski naslov, ter nanj pošljemo priponko v PDF formatu.



Slika 42: Elektronski faksimile v poštnem predalu Po prispetju sporočila v sistem elektronske pošte, se dokument obravnava kot običajna priponka. Za potrebe pošiljanja sporočil je potreben minimalni poseg na delovnih postajah uporabnikov. Potrebno je namestiti poseben gonilnik, ki je na voljo s strani proizvajalca naprave in omogoča udobno pošiljanje dokumentov iz aplikacij. Ko hoče uporabnik poslati sporočilo preko faksimilne naprave, v aplikaciji enostavno izbere opcijo tiskanja, kot je razvidno iz naslednje slike:



Slika 43: Izbira pošiljanja faksimile preko računalnika Po izboru vseh opcij za tiskanje, uporabnik vnese še telefonsko številko prejemnika iz lastnega imenika, ali jo vpiše ročno. Sporočilo je možno samo poslati prejemniku, ali pa ga hkrati tudi natisniti na multifunkcijski napravi, kar je razvidno iz naslednje slike.



Slika 44: Vnos telefonske številke prejemnika dokumenta Po ukazu za pošiljanje dokumenta preko multifunkcijske naprave tiskalniški gonilnik pošlje dokument z vnesenimi podatki o prejemniku na multifunkcijsko napravo. Tam se prejeti dokument interno optično zajame in se pošlje na številko, ki je bila vnesena s strani uporabnika. Ta proces prikazuje naslednja slika:



Slika 45: Prikaz pošiljanja dokumentov faksimile prejemnikom



4.4 OCENA UČINKOV 4.4.1 Elektronska likvidacija računov Ta segment prenove je za podjetje ključnega pomena, ker vpliva na neposredne stroške poslovanja podjetja. Z uvedbo Ultimus BPM rešitve se največja izboljšava pokaže pri času, ki je potreben za proces obdelave vhodnega računa do končnega plačila. Za kvantitativno oceno izboljšave smo vzeli povprečen čas najbolj pogostega tipa vhodnega računa, ki je plačilo za opravljeno storitev zunanjemu partnerju. Po trenutno dosegljivih podatkih, je v starem sistemu povprečni čas obdelave od vložišča do plačila v knjigovodstvu, 6 dni. Velikokrat pa se zgodi, da se računi založijo, kar ta čas še podaljša. Najpogostejši dejavnik je človeški faktor, ponavadi odsotnost likvidatorja ali podpisnika. Običajni rok plačila je 8 dni od izdaje računa s strani zunanjega partnerja, kar je povezano s specifiko lizing posla. Podajamo kratek teoretičen izračun dodatnih stroškov zaradi zamudnih obresti pri računu, ki je bil obdelan s 5-dnevno zamudo:

• 20.000 € (vrednost financiranja) • + 5 x 0.82 (faktor dnevne obrestne mere za zamudne obresti) • = 20.041 €

Kot je iz zgornjega izračuna razvidno, gre za razliko v višini 41 €. Če pa v izračunu upoštevamo še, da je dnevno število prejetih računov v podjetju približno 150, od tega se jih približno 5 % ne plača v roku, pa je teoretični izračun dnevnih stroškov za zamudne obresti naslednji:

• 8 (število računov, pri katerih se zamuja s plačili) * 41 € = 328 € / dan Z uvedbo Ultimus BPM se v popolnosti izognemo tem stroškom (cca. 120.000 € letno), saj sistem sam skrbi za hiter prenos nalog v procesu in za kontroliranje izvajanja le-tega. Z avtomatizacijo pa se tudi v veliki meri odstrani vpliv človeškega faktorja (pošiljanje elektronske pošte zamudnikom, možnost delegiranja nalog v primeru daljše odsotnosti primarno zadolžene osebe). 4.4.2 Izdaja elektronskega računa V primerjavi s starim sistemom je najbolj očitna pridobitev v izogibanju direktnega tiskanja obvestil za obroke na papir, njihovo kuvertiranje in pošiljanje po pošti. Trenutni stroški izdelave obvestil za obroke, so naslednji:

• 1500 (povprečno število dnevno izdanih obvestil za obroke) * 0,20 € (strošek kuverte in znamke) = 300 € / dan

Pri tem pa ne smemo pozabiti še stroška tonerjev za tiskalnike ter papirja. Tu je ocena stroškov naslednja:



• 1,5 paketa A4 (vsak paket vsebuje 500 listov) * 2,54 € (cena 1 paketa

papirja) = 3,81 € / dan • 2 x toner za tiskalnik na mesec * 12 mesecev * 150 € = 3600 € / leto

Končni izračun letnih stroškov izdelave obvestil za obroke je naslednji:

• 261 dni (delovni dnevi v letu, brez vikendov) * 300 € * 3.81 € + 3600 € = 301.923 € / letno

Glede na opravljeno raziskavo pri strankah, če bi bile pripravljene prevzemati račune preko interneta, je rezultat pokazal, da bi jih 20% prešlo na tak način poslovanja. Iz tega lahko naredimo izračun letnih prihrankov:

• 302.000 € - 80% = 60.400 € / leto Kot vidimo je začetni letni prihranek preko 60.000€. Glede na veliko razširjenost interneta v Sloveniji in ob predpostavki, da bo v prihodnje vedno več strank, ki bi želele poslovati s čim manj papirja, pa lahko pričakujemo, da bodo ti prihranki še večji. Kar se časa, potrebnega za izdelavo obvestil tiče, je prihranek najbolj očiten. V starem sistemu je celoten postopek trajal dva delovna dneva (tiskanje obvestil na papir, kuvertiranje na posebni napravi, predaja pošiljk na pošto, …). V novem sistemu pa je čas, potreben za izdelavo obvestila, navideznega tiskanja v obliko PDF, ter obveščanja prejemnika po elektronski pošti, skrajšan na približno 15 minut. 4.4.3 Pošiljanje in sprejemanje elektronske faksimile Največja korist elektronskega sprejemanja in pošiljanja sporočil je v prihranku časa, ter v manjši porabi papirja. Glede na analizo obstoječega stanja je povprečen čas za pošiljanje sporočila 5 minut. Ta čas vključuje tiskanje dokumenta na papir, prihod uslužbenca do faksimilne naprave, izbira telefonske številke prejemnika, ter čakanje na uspešen prenos. Z elektronskim pošiljanjem se ta čas skrajša na nekaj sekund , po postopkih, opisanih v poglavju 4.3. Prav tako je čas, potreben za sprejem sporočila skrajšan na nekaj minut od prejema, v primerjavi z ročnim načinom dela, kjer je bil ta čas lahko tudi 20 minut ali več (odvisno od človeškega faktorja). Kvantitativno je mogoče oceniti strošek papirja:

• 80 (povprečno število prejetih faksimilnih sporočil v podjetju) * 2 (povprečno število strani v dokumentu) = 160 listov A4

• 160 * 2,54 € = 406 € /dan Če predpostavimo, da je 90% vseh sporočil v novem sistemu v nematerialni obliki pa je izračun sledeč:



• 406 € -10% = 365,4 € / dan Letni prihranek tako znaša:

• 365,4 € * 261 delovnih dni = 95.369 € / leto 4.5 POGOJI ZA UVEDBO Podjetje že ima osnovno informacijsko infrastrukturo na visokem nivoju (strežniki ustreznih zmogljivosti in kapacitet, dobre WAN in LAN povezave, …). Glavne investicije se predvidevajo za nakup programske opreme Ultimus BPM (elektronska likvidacija faktur), ter Scanrouter (za elektronsko sprejemanje faksimilnih sporočil). Te investicije so ocenjene na približno 50.000 €, vendar pa ta strošek ni tako velik, v primerjavi s prihranki, ki so bili predstavljeni v poglavju 5.1. Rešitev za izdajo elektronskih računov je rešitev, izdelana »na ključ« in je ocenjena na 20.000 €. Nekaj sredstev je potrebno vložiti tudi v nadgradnjo multifunkcijskih naprav Ricoh, ker vse še nimajo faksimilnega modula. Ta investicija je ocenjena na približno 3000 €. Poudariti je potrebno, da bo ob uvedbi vseh izboljšav potrebno razmisliti o dodatnih kadrovskih okrepitvah v lokalnem oddelku IT. Glavni razlog je kompleksnost sistema Ultimus BPM, prav tako pa je potrebno specialistično šolanje bodočih administratorjev ter razvijalcev. 4.6 MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA Glavne možnosti nadaljnjega razvoja vidimo predvsem v sistemu Ultimus BPM, ker predstavlja odlično platformo za uvajanje novih avtomatiziranih delovnih tokov, ki se še odvijajo v podjetju. Prav tako pa preko njega lahko povezujemo različne baze podatkov v podjetju in izven njega, z uporabo XML tehnologije. Pri izdaji elektronskih računov vidimo smernice razvoja v večji povezanosti z drugimi partnerskimi podjetji v smislu direktnega povezovanja sistemov (B2B) v obeh smereh. Prav tako pa je pričakovati, da bo vedno več manjših strank želelo poslovati preko interneta, kar odpira nove možnosti uporabe internetnega portala kot stične točke komunikacije s strankami, kjer bo mogoča izdelava različnih dokumentov (informativne ponudbe za financiranje, splošne informacije, …) kar sovpada z razvojnimi smernicami samega podjetja. Nadaljnji razvoj elektronskega sprejemanja in pošiljanja faksimilnih sporočil pa vidimo v tem, da se v prihodnosti razmisli o prehodu na internetni protokol VoIP, ki omogoča tudi faksimilno komunikacijo. S tem bi se tudi zmanjšali stroški za telefonske klice po analognem omrežju. Prav tako pa priporočamo nakup specializirane programske opreme, ki se popolnoma integrira v obstoječ sistem elektronske pošte in omogoča prejemanje in pošiljanje faksimilnih sporočil direktno iz le-te.



5 ZAKLJUČKI Kot smo že na začetku diplomskega dela napisali, so glavne smernice prenove naslednje:

• optimizacija poslovnih procesov • zmanjšanje operativnih stroškov • izkoriščenost obstoječe informacijske tehnologije in • boljša odzivnost do strank

S prototipnimi rešitvami, predstavljenimi v tem diplomskem delu, smo skupaj z vodstvom podjetja prišli do zaključka, da prehod organizacije na elektronsko poslovanje v največji meri pomeni uresničitev teh smernic. Podjetje bi z uvedbo izboljšav optimiziralo in pospešilo svoje delovne procese, postalo bi organizacijsko bolj gibljivo, prihranilo pa bi tudi čas in denar. Ne smemo pa pozabiti še enega pomembnega vidika; to je boljša odzivnost podjetja do strank. Le-te bi hitreje prihajale do potrebnih informacij, izboljšala bi se hitrost komunikacije, kar bi privedlo do večjega ugleda podjetja na trgu. Z uvedbo navzven odprtih informacijskih sistemov, seveda z ustrezno stopnjo varnosti, ter stalnim prilagajanjem spremembam na trgu, se odpirajo mnoge možnosti poslovanja, tako s pravnimi kot tudi s fizičnimi osebami. Sama informacijska tehnologija se razvija z bliskovito hitrostjo in je postala nepogrešljiv člen pri razvoju organizacije. Vodilni, ki razumejo, da je informacijska tehnologija koristno orodje za doseganje in izboljševanje poslovnih rezultatov, so že naredili miselni preskok, ki takim podjetjem zagotavlja svetlo prihodnost.



LITERATURA IN VIRI Ould, M. (2005). Business Process Management: A Rigorous Approach Sparks, G. (2000). The Business Process Model May, M. (2003). Business Process Management - Integration in a web-enabled

environment Piper, F., Murphy, S. (2002). Cryptography: A Very Short Introduction Stallings, W. (2005). Cryptography and Network Security Schneier, B. (2004). Secrets and Lies: Digital Security in a Networked World Hardman, H. (1994). Network Faxing: Installing, Using and Managing Your

Computer-based Fax Rajkovič, V. ( 2006). Zapiski predavanj iz predmeta Upravljanje baz podatkov Hudoklin A. (2005). Zapiski predavanj iz predmeta Zanesljivost in varnost informacijskih sistemov Hypo Leasing (2007). Organizacijska shema podjetja Hypo Leasing, d.o.o. (interno gradivo), Ljubljana Hypo Leasing (2007). Interna dokumentacija podjetja Hypo Leasing, d.o.o. Ultimus BPM, dosegljivo na: http://www.ultimus.com/products/Ultimus+BPM+Suite.htm (10.2.2007) CreaSign, dosegljivo na: http://www.crea.si/WWW/Pages/Crea/CreaSign.aspx (datum obiska 20.2.2007) Scanrouter V2, dosegljivo na: http://www.ricoh-europe.com/solutions/documentmanagement/s_srv2.xhtml (datum obiska 5.3.2007) Howstuffworks.com, »How fax machines work«, dosegljivo na: http://electronics.howstuffworks.com/fax-machine.htm (datum obiska 13.4.2007) Wikipedia – fax, dosegljivo na: http://en.wikipedia.org/wiki/Fax_machines (datum obiska 22.4.2007)



Howstuffworks.com, »What are relational databases?«, dosegljivo na: http://computer.howstuffworks.com/question599.htm (datum obiska 17.3.2007)



KAZALO SLIK Slika 1: Tržni deleži lizing podjetij v Sloveniji ............................................................. 4 Slika 2: Organizacijska shema podjetja Hypo Leasing, d.o.o. ................................... 5 Slika 3: Enostaven primer delovnega procesa v podjetju .......................................... 7 Slika 4: Zgradba UPP................................................................................................. 9 Slika 5: Delež mrtvega teka pri klasičnem (papirnatem) poslovanju........................ 10 Slika 6: Izboljšanje stanja - uporaba prog. opreme za dvig osebne storilnosti......... 10 Slika 7: Zmanjšanje mrtvega teka z uporabo UPP in optimiziranih delovnih tokov.. 11 Slika 8: Vzporedno izvajanje poslovnih procesov ................................................... 12 Slika 9: Simetrično šifriranje podatkov ..................................................................... 14 Slika 10: Asimetrično šifriranje podatkov ................................................................. 15 Slika 11: Zgodnja faksimilna naprava ...................................................................... 18 Slika 12: Zajem podatkov v grafični obliki in pretvorba v električni signal................ 19 Slika 13: Obstoječ proces likvidacije prejetih računov ............................................. 21 Slika 14: Vnos prejetega računa v knjigo prejetih računov ...................................... 21 Slika 15: Ročni vpis statusa računa v tabelo............................................................ 22 Slika 16: Prikaz procesa izdelave izhodnega računa............................................... 23 Slika 17: Ukaz za izdelavo obvestil za obroke ......................................................... 23 Slika 18: Seznam dnevnih finančnih obveznosti lizingojemalcev............................. 24 Slika 19: Tiskanje računov ....................................................................................... 24 Slika 20: Natisnjen račun, pripravljen za pošiljanje po pošti .................................... 25 Slika 21: Prikaz obstoječega dela s faksimilnimi sporočili........................................ 26 Slika 22: Proces pretvorbe papirnatega računa v digitalno obliko ........................... 30 Slika 23: Proces obdelave prejetih e-računov v podjetju ......................................... 31 Slika 24: Interna logika delovanja Ultimus BPM sistema ......................................... 32 Slika 25: Obvestilo o zavrnitvi računa ...................................................................... 33 Slika 26: Seznam prejetih nalog v sistemu Ultimus BMP......................................... 34 Slika 27: Čakajoči e-računi v poštnem predalu Ultimus BMP-a ............................... 34 Slika 28: Okni za likvidacijo e-računa, kot jih vidi uporabnik .................................... 35 Slika 29: Proces likvidacije e-računa zaključen........................................................ 36 Slika 30: Incident prenesen naslednjemu človeškemu udeležencu v procesu ........ 36 Slika 31: Tehnična infrastruktura sistema za izdajo elektronskega računa.............. 38 Slika 32: Proces izdaje elektronskega računa ......................................................... 39 Slika 33: Obvestilo o prispelem elektronskem računu ............................................. 40 Slika 34: Prijavno okno v sistemu izdanih e-računov ............................................... 41 Slika 35: Pregled prispelih e-računov v poštnem predalu ........................................ 42 Slika 36: Potrdilo o veljavnosti e-računa .................................................................. 43 Slika 37: Končna oblika elektronskega računa ........................................................ 44 Slika 38: Prikaz elektronskega sprejema faksimilnih sporočil .................................. 45 Slika 39: Spletno mesto za pregled prispelih sporočil.............................................. 46 Slika 40: Izbira prejemnika prispelega faksimila ...................................................... 47 Slika 41: Predogled prispelega sporočila ................................................................. 48 Slika 42: Elektronski faksimile v poštnem predalu ................................................... 49 Slika 43: Izbira pošiljanja faksimile preko računalnika ............................................. 50 Slika 44: Vnos telefonske številke prejemnika dokumenta ...................................... 51 Slika 45: Prikaz pošiljanja dokumentov faksimile prejemnikom ............................... 52



KRATICE BPM – business process management, upravljanje poslovnih procesov ERP – enterprise resource planning, strateško planiranje virov ZEPEP – Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu PDF – portable document format, prenosen dokumentni format XML – extensible markup language, razširljiv označevalni jezik VoIP – voice over IP, sistem za glasovno komunikacijo preko interneta

PODATKOVNI MODEL E-POSLOVANJA PODJETJA …diplome.fov.uni-mb.si/vis/12708Devedzic.pdf · 3.4...

Documents

Transcript of PODATKOVNI MODEL E-POSLOVANJA PODJETJA …diplome.fov.uni-mb.si/vis/12708Devedzic.pdf · 3.4...