Управление проектами

Часть 1. Подготовка проекта

Людмила Апраксина, MBA Директор консалтинговой компании «АЗИЯФИНАНС» г. Уфа

Лектор

Апраксина Людмила Александровна

Директор консалтинговой компании «АЗИЯФИНАНС» г. Уфа

Области специализации:

Бизнес – планирование, стратегические планы развития, венчурные проекты, финансовый менеджмент, привлечение инвестиций, управление проектами

Общественная деятельность:

Член организационного комитета Уфимского филиала МО Института управления проектами (Project Management Institute, www.pmi.ru), руководитель направления сертификации и обучения

2

Крупные выполненные проекты 2013 года • Формат бизнес плана UNIDO. Размер инвестиций 210 000 рублей. Отрасль:

медицина, Кемеровская область Крупные выполненные проекты 2012 года • Полное управление проектом. Размер инвестиций 185 000 000 рублей. Отрасль:

HoReCa, г. Уфа • Разработка и внедрение системы сбалансированных показателей (BSC) Крупные выполненные проекты 2011 года • Программа стратегического развития для иностранного инвестора. Размер

инвестиций 420 000 евро. Отрасль: услуги для промышленных предприятий (сервисный центр), Республика Башкортостан

• Полевое маркетинговое исследование. Отрасль: FMCG (продажа товаров повседневного спроса), пригород г. Уфа.

• Финансовая модель. Размер инвестиций 23 000 000 рублей. Отрасль: услуги для предприятий и ИП (логистика, IT технологии, торги), РФ

• Формат бизнес плана, утвержденный Министерством экономического развития РБ, формат бизнес плана UNIDO. Размер инвестиций 2 532 100 000 рублей. Отрасль: металлургия, Республика Башкортостан

Завершенные проекты прошлых лет в отраслях • Авиационное машиностроение, биомедицина, живые системы, микро и

нанотехнологии, государственная безопасность, энергосберегающие системы, финансы, металлургия, строительство, IT - технологии, легкая промышленность, сельское хозяйство, услуги для бизнеса

3

Структура курса презентаций по темам

Часть 1. Подготовка проекта

Часть 2. Планирование проекта

Часть 3. Методы финансовой оценки проекта

Часть 4. Управление людьми при выполнении проекта

Часть 5. Реализация проекта

Часть 6. Завершение и оценка проекта

4

Часть 1. Подготовка проекта

5

Определение проекта

Проект – это одноразовая, неповторяющаяся деятельность или совокупность действий, в результате которых за определенное время достигаются четко поставленные цели.

Проект – это временное предприятие (мероприятие), предназначенное для создания уникального продукта, услуги или результата.

PMBOK Guide 5-th Edition

Проект –уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных или управляемых видов деятельности, имеющих начальную и конечную даты выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующий установленным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам.

ISO 10006

6

Характеристики проекта

Они являются целевыми, то есть вся деятельность направлена на достижение определенных результатов, то есть «выходов»

Они имеют четкие начало и конец

У них есть определенные ограничения, которые лимитируют и определяют процесс

Достигнутые результаты могут быть измерены с помощью согласованных показателей

Maylor, 1996

7

Баланс измерений проекта

8

Сроки

Стоимость

Качество

проекта

(в широком

смысле)

Воздействие рисков на проект

Основная работа менеджера проекта – работа с ограничениями и рисками

В ходе проекта изменения содержания влияют на другие стороны треугольника – сроки и стоимость

Двухмерная картина сильно упрощена, отслеживаемых параметров намного больше

Содержание

Признаки неудачи проекта и их причины Признаки

Проект не уложился в рамки стоимости (или прекращен не

достигнув цели из за недостаточного финансирования) Проект может занял больше времени чем запланировано

(или прекращен до достижения целей в связи с окончанием намеченного срока)

Проект завершен в рамках времени и стоимости, но не удовлетворять требованиям по качеству (ценность менее чем ожидалось)

Причины В команде были сомнения по поводу целей проекта Команда не была уверена в том что должно быть сделано По окончании проекта цели были достигнуты частично Работы выполнялись позже запланированных в графике

сроков Запланированный бюджет был превышен

Elbek and Thomas, 1998

9

Критические факторы успеха проекта

Ясно поставленные цели

Четкое планирование и контроль

Высокая квалификация менеджера проекта

Хорошая административная поддержка

Достаточное количество времени и ресурсов

Выполнение своих обязательств всеми участниками

Широкое привлечение потребителей (пользователей результатов проекта)

Хорошие коммуникации

Хорошая структура и организация проекта

Возможность прекратить реализацию проекта

Elbek and Thomas, 1998

10

Определение границ проекта Проекты возникают с целью удовлетворения потребностей человека. Frame, 1987

11

Фазы определения потребностей

Формулирование потребностей

Появление потребностей

Признание потребностей

Определение потребностей дает понимание: Целей Масштаба Постановки

решаемых проблем

Баланс целей для людей, систем и организаций

Количества времени на решение

Определение заинтересованных сторон

Заинтересованная сторона – любые люди или группы людей, от которых зависит или на которых влияет достижения организацией ее целей.

Freedman, 1984

Заинтересованная сторона – те кто имеют обеспечиваемые применением силы требования к показателям деятельности организации.

Hitt et al., 2003

Заинтересованная сторона (Stakeholder) – лицо или организация (например, потребитель, спонсор, исполняющая организация или общественность), которые активно вовлечены в проект, или на чьи интересы могут позитивно или негативно повлиять исполнение или завершение проекта. Заинтересованная сторона также может оказывать влияние на проект и его результаты.

PMBOK Guide 5-th Edition

12

Потребности заинтересованных сторон

13

Группа заинтересованных

сторон

Вероятные требования

Акционеры Соответствующая отдача от их инвестиций

Персонал Удовлетворение от работы

Потребители Получение именно того, за что они платят

Поставщики Надежный покупатель

Государственные органы Соблюдение законов, включая налогообложение

Конкуренты Честная конкуренция

Местные сообщества Организация должна быть ответственным гражданином

Кто может остановить проект?

Матрица заинтересованных сторон

14

Группа заинтересованных

сторон

Оценка влияния

Потенциальные стратегии для обеспечения поддержки и/или

уменьшения негативного влияния

Спонсор проекта

Команда проекта

Общественность

Удовлетворять

Активно влиять

Наблюдать (минимальные

усилия)

Держать в курсе дел

Влияние

Интерес

Диаграмма «Влияние / интерес»

Спонсор проекта

Команда проекта

Общественность

Определение предназначения проекта Если Вы не знаете, куда идете, Вы можете прийти неизвестно куда.

Beckhard and Harris, 1987

Ценность проекта определяется ответом на вопросы:

1. Какая бизнес – причина для выполнения проекта? 2. Какой вклад в достижение общих целей организации принесет проект? Ключевые характеристики проекта: Ожидаемые результаты Ресурсы необходимые для достижения результатов Время, необходимое для достижения результатов

15

Определение целей проекта Цели проекта определяются принципом SMART Specific – конкретные – представлять, чего Вам хочется

достичь Measurable – измеримые – разработать критерии для

измерения достижения целей Achievable – достижимые - быть уверенным в возможности

достижения поставленных целей в существующем окружении и при имеющихся ресурсах

Realistic – реалистичные - не следует пытаться достичь невозможного

Timebound – определенные во времени - сроки достижения поставленных целей должны определятся реальными потребностями

По мере реализации проекта цели стоит пересматривать в соответствии с открывающимися возможностями и угрозами

16

Проверка осуществимости проекта Аспекты проверки:

Финансовые - сравнительный анализ ресурсных затрат относительно предполагаемой прибыли, и затрат, которые могут появится если проект не будет реализован

Технические – каким образом новая система соотнесется с существующей, затраты на переход, степень подготовки работников

Влияние внешнего окружения и общества – анализ степени и качества воздействие проекта на внешнее окружение и внутреннюю среду

Управленческие – исследование ресурсов для выполнения проекта, включая новые потребности, изменения сроков и условий работы, соблюдение принципа равных возможностей

Ценностные – изучение мотивационных и культурн0 – организационных вопросов для выяснения степени поддержки проект в плане процессов и результатов

Соотнести осуществимость с контекстом организации

17

Затраты и выгоды проекта

18

Затраты на разработку

Операционные затраты

Выгоды

осязаемые

Выгоды неосязаемые

Затраты на команду проекта,

проектно – сметную

документацию

Сырье и материалы,

оплата труда, коммунальные

платежи, оплата

поставщикам

Повышение качества, возросшая эффективность

Денежные потоки, прибыль

Стоимость разработки должна быть оплачена до получения выручки, необходим источник денег

Анализ и оценка вариантов При оценке учитывать выполнение целей проекта и интересы заинтересованных сторон, как позитивные так и негативные

Методы финансовой оценки Период окупаемости, PB (Payback period) - время, требуемое

для покрытия начальных инвестиций за счет чистого денежного потока, генерируемого инвестиционным проектом

Внутренняя норма рентабельности, IRR (Internal rate of return) определяет такую величину ставки сравнения, при которой NPV равен нулю

Чистый приведенный доход, NPV (Net present value) - абсолютная величина дохода от реализации проекта с учетом ожидаемого изменения стоимости денег

Метод альтернативных затрат

19

Риски и ситуационное планирование

Риски в проектах можно определить как события или ситуации, которые могут подвергнуть опасности весь проект или его часть.

Nickson and Siddon, 1997

Стадии управления риском

20

• Определение влияющих рисков с описанием характеристик

Выявление риска

• Диапазон возможных результатов и степени влияния на проект

Оценка влияния

• Планирование вариантов с целью снижения/ повышения влияния вероятных рисков и обеспечение выполнения планов

Управление рисками

• Отслеживание рисков, разработка планов для учета изменений их типа и/или вероятности влияния

Мониторинг рисков

Категории рисков Материальные риски – утрата, повреждение

оборудования по причине форс - мажора

Технические риски – системы не работают или работают не достаточно хорошо

Кадровые риски – болезнь, изменения в карьере, забастовка ключевого персонала

Социально – политические риски – смена кабинета правительства, протесты общественности, СМИ, пользователей, персонала

Правовые риски – незаконность действий по проекту, возможность исков, изменение законодательства

Важна всесторонняя экспертная оценка

Степень риска соответствует масштабу проекта

Положительные риски

21

Оценка рисков и анализ влияния Оценка риска – вероятность его превращения в реальность

Анализ влияния – измерение чувствительности проекта к каждому риску

Как распознать риск?

Вероятность его реализации: высокая, средняя, низкая?

Уровень угрозы для проекта: высокая, средняя, низкая?

Как искать признаки или причины риска?

Матрица рисков проекта

22

Слабое влияние

Среднее влияние

Сильное влияние

Низкая вероятность

Средняя вероятность

Высокая вероятность

Стратегии обращения с рисками

Избегание - отказ от проекта, где выгоды меньше затрат

Снижение - проверки качества продукта и процесса

Защита от риска – страхование

Управление риском –письменные соглашения о разделе рисков

Передача риска –передача объемов работ организации, имеющей больше опыта

Журнал рисков служит для выписки рисков и разработки ситуационного плана действий когда риск становится реальным, постоянно отслеживается на предмет выявления новых по мере прохождения всех стадий проекта

Помнить о треугольнике

Сроки/ Стоимость/ Содержание

23

Спасибо за внимание!

Вопросы?

E-mail: aziafinans@gmail.com

Тел./факс 8 (347) 246 33 00

Тел. + 7 917 7505005

Skype ludmila_apraksina

24