PLANEJAMENTO, SUPORTE E LOGÍSTICA DE EVENTOS · O planejamento é a primeira etapa na...
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•PLANEJAMENTO – O QUE É?
•PASSOS IMPORTANTES PARA O PLANEJAMENTO
•FASES DO EVENTO
•PESQUISA DE MERCADO
•OBJETIVOS
•DEFINIÇÃO DE ESTRATÉGIAS
PLANEJAMENTO,
SUPORTE E
LOGÍSTICA DE
EVENTOS
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O processo de planejamento do
evento
Planejamento
O planejamento é a primeira etapa na organização de um
evento e, se bem realizado, o evento tem mais chances de
ser bem sucedido.
Conceituamos planejamento como um processo
desenvolvido para alcançar uma situação desejada, de
modo mais eficiente e efetivo, com a menor concentração
de esforços e recursos pela empresa.
O processo de planejar envolve um salutar “modo de
pensar”. Envolve indagações , que, por sua vez, envolvem
questionamentos do tipo:
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Planejar o evento é ganhar agilidade no desempenho, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los.
Ganha-se tempo;
Despendem-se menos esforços;
Evita-se desperdício;
Tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem;
atingem os objetivos propostos”.
Todas essas vantagens e facilidades ganham força proporcional às dimensões do evento. Ou seja, quanto maior o evento, mais necessário e indispensável se torna planejamento que considere os detalhes
Por que planejar?
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O processo de planejamento do
evento 1.Para quem?
O planejamento de um evento precisa levar em conta
quem serão os participantes pagantes ou convidados de
um evento e qual será a expectativa de comparecimento
(item essencial para questões de orçamento). O “Para
quem” também tem relação com os palestrantes que
poderão participar, o local a ser escolhido, a data e o
orçamento.
2.O que deverá ser feito?
Aqui será necessário refletir profundamente sobre o
objetivo do evento para que este possa transmitir uma
imagem coerente com sua razão de existir através das
atividades que deverão ser desenvolvidas durante o
acontecimento, tudo isso alinhado ao planejamento
orçamentário.
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3. Como?
O formato e a duração do evento são fatores essenciais e
que terão efeito sobre todas as considerações. Um evento
de duração muito longa poderá provocar o afastamento ou
desmotivação dos participantes, pelo seu custo e
exaustão. Um evento muito breve pode deixar a desejar.
Estes itens definirão onde o evento será realizado e
conduzirá de forma definitiva o orçamento.
4.Com que finalidade?
Esta é quase certamente a pergunta primordial. Jamais a
ignore ou subestime. Identificar por que o evento será
realizado é a coluna vertebral que unirá todo o corpo do
evento. É ela que conduzirá todos os detalhes do evento.
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Os objetivos são compreendidos enquanto metas a serem atingidas com a realização de um evento. Estas poderão já estar esclarecidas pelo empreendedor ou necessitarem de intervenção do profissional de eventos para defini-las. Irão, obviamente, atender às especificidades do produto ou serviço que originaram a criação do evento.
Ao traçar os objetivos formulam-se, em termos específicos, os resultados finais desejados, ou seja, os objetivos não são as metas de vendas e lucros diretos (salvo em eventos destinados a este fim específico), mas as soluções traduzidas em resultados que levam ás vendas, ao lucro e à exploração de novas oportunidades.
Com que finalidade? - Objetivos
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Alguns objetivos comuns podem ser relacionados
a seguir:
• Tornar o produto ou serviço acessível e disponível a um número maior de compradores;
• Oferecer maior satisfação às necessidades dos clientes;
• Expandir ou criar novos mercados;
• Explorar novas tendências;
• Criar a fidelização dos clientes;
• Promover a qualidade do produto ou serviço;
• Obter nova penetração no mercado;
• Celebrar convênios com novos parceiros e patrocinadores;
• Aumentar o volume de vendas, entre outros.
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O profissional de eventos deverá, portanto, definir
um objetivo geral e delimitar os objetivos
específicos, quantitativa e qualitativamente, a fim
de conceber um planejamento organizado e um
programa de marketing e promoção de evento
satisfatórios, descritos no projeto do mesmo.
Enquanto os objetivos estabelecem os resultados
finais desejados, o planejamento e suas
estratégias delineiam as ações específicas
recomendadas em projeto para obter esses
resultados.
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5. Onde?
A localidade que sediará o evento deverá ser escolhida no
início do processo. Na busca pelo lugar ideal , a
acessibilidade pode ser um diferencial.
6. Quando?
A noção de timing é outro item que merece muita atenção.
Maior flexibilidade na hora de fixar as datas ajuda a
conseguir preços melhores. É importantíssimo não
esquecer de checar o calendário de eventos da localidade,
a sazonalidade e os compromissos dos participantes.
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De modo geral, podemos dizer que um evento acontece em
quatro etapas:
Concepção – Incorporação da idéia
Pré – evento: Planejar, conceber, organizar.
Trans – evento: Executar, realizar.
Pós- evento: Avaliar, fechar.
Etapas
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A etapa inicial de um planejamento de eventos acontece
com a concepção, que é a geração da ideia do evento e a
obtenção das informações preliminares para o
desenvolvimento do planejamento de evento.
Na área de eventos, a concepção e o briefing são somente
um apanhado de informações básicas de direcionamento
de eventos, que devem representar praticamente um
“interrogatório” da expectativa e da ideia de evento do
cliente para o desenvolvimento das outras etapas do
planejamento.
Concepção
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Aspectos básicos utilizados para a concepção:
É a fase da formatação de idéias do que se deseja obter e
a que recursos recorrer para a realização do evento.
Reconhecimento das necessidades desse evento;
Elaboração de alternativas para suprir as suas
necessidades;
Identificação dos objetivos específicos;
Coleta de informações sobre os participantes,
patrocinadores, entidades e outras instituições em
potencial;
Listagem dos resultados desejados;
Estimativas de exequibilidade econômica e técnica;
Estimativas de tempo e recursos necessários;
Estabelecimento de diretrizes;
Elaboração dos contornos do projeto.
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OBS: Pesquise seu cliente, conheça o que já foi feito na
área de eventos e possíveis empresas que atenderam e
executaram os mesmos anteriormente. Conheça a verba
disponível. Existem casos que as empresas não divulgam
a totalidade, sendo assim, faça um comparativo com
eventos anteriores buscando saber qual foi o gasto do
evento. Tenha sempre a transparência e agilidade nas
informações a serem repassadas ao cliente.
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É a fase essencial do evento, onde haverá a definição do projeto
e o planejamento de todas as atividades, bem como o
detalhamento de receitas e despesas esperadas, com a decisão
de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser
contratado. Também são equacionados os controles
administrativos e financeiros. Tudo isso girará em função dos
objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de
receitas estimadas.
Pesquisa de Campo;
Questionário;
Briefing;
Cronograma;
Orçamentos;
Contratos;
Programação.
Matriz de responsabilidades
Pré- evento
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Hoje, nada se cria, se lança ou se promove sem o estudo das necessidades, interesses e desejos do mercado. Qualquer iniciativa de marketing terá sua origem na intenção de satisfação das expectativas do cliente em relação a produtos e serviços. A concepção deles será, portanto, baseada nessas expectativas e não mais o contrário, como era usual até alguns anos, quando o empreendedor idealizava um produto ou serviço subjetivamente e o promovia por meio de suas pretensas qualidades, finalidades, resultados e estética, induzindo o consumo inconsciente e desnecessário.
Em relação ao evento não poderia ser diferente, já que se constitui em uma importante estratégia de marketing. A pesquisa de mercado irá viabilizar elementos decisórios para a concepção (ou não) de determinado tipo de evento, em uma ocasião específica.
Pesquisa de Mercado
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Essa pesquisa engloba, normalmente:
A pesquisa de opinião;
A pesquisa sobre eventos semelhantes;
A determinação do público – alvo potencial;
A pesquisa de opinião é a coleta de informações que irá
permitir a análise da possibilidade (ou não) da realização
do evento, sob a ótica da expectativa do mercado.
Os clientes potenciais ou público – alvo, constituem-se
naquelas pessoas que se pretende atingir com a realização
do evento. Cada organização, pessoa, produto ou serviço
tem seu público alvo específico, mas a necessidade de
sobrevivência destes faz com que o público seja ampliado
ou reduzido por ocasião dos eventos.
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Questionário
Formulário de pesquisa a ser aplicado ao
possível público - alvo com vistas a formar um
ideal do evento a ser projetado.
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É um conjunto de informações e instruções facultadas e
necessárias para o desenvolvimento do planejamento de
eventos. São os aspectos relevantes do evento listados entre o
organizador e o cliente.
Esse instrumento é aplicado não só para buscar as
informações dos itens a compor o planejamento mas também,
quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente,
do andamento do processo ou de qualquer problema que não
está solucionado.
O organizador busca colher junto ao cliente os desejos, as
expectativas e os aspectos mais relevantes para o planejamento
de evento e por consequência a execução do mesmo. É através
do briefing que o organizador desenvolvera todas as ações do
planejamento para sua melhor execução.
Briefing
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Este documento fornece uma lista de atividades
importantes para que se possa estabelecer um
planejamento para a perfeita organização do seu evento.
Adapte-o às suas necessidades e estabeleça suas próprias
datas ideais e, caso existirem, datas alternativas para a
realização do evento.
Orçamento. O orçamento deverá ser expresso em várias alternativas
para estudo e avaliação pelo interessado das opções e
decisão final, e serve de base para o contrato de serviços.
Cronograma
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Contratos.
O contrato é um documento oficial que descreve todas as
responsabilidades e direitos dos envolvidos, bem como as áreas de
atuação e serviços pertinentes.
Serviços que podem ser contratados:
Recursos Humanos:
Seguranças;
Fotógrafos;
Manobristas;
Calígrafos
Serviços gráficos;
Músicos;
Agentes de recepção;
Moda e beleza
Celebrante
Limpeza;
Decoração
Mestre de cerimônia e
cerimonialistas;
Garçons
Buffet;
Sonorização;
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Locação de
Equipamentos:
Projetor;
Rádios Comunicadores
Multimídia;
Apontador laser;
Quadro mágico;
Tela para projeção;
Flip Shart;
Aluguel de automóveis;
Ambulância;
Iluminação;
Estrutura;
TV/Vídeo;
Som;
Telefone;
Computadores e
impressoras.
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As questões legais, geralmente, envolvem o organizador, o
local de realização do evento e o fornecedor. Assim, pela
delicadeza da relação, os conhecimentos do organizador
irão definir do sucesso ou fracasso do evento que está
realizando.
Existem cinco critérios básicos para se idealizar um
contrato.
1. CONSENTIMENTO MÚTUO
É necessário um acordo ou consentimento mútuo para se
estabelecer um contrato. Isso é geralmente demonstrado
pela demanda da parte interessada em locais,
equipamentos, ou serviços (o contratante) e as empresas,
pessoas e mesmo entidades interessadas em ofertá-los
(contratados). Se as partes envolvidas concordarem, esse
acordo é caracterizado pela aceitação dos termos e
condições de oferta e demanda.
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2. PARTES COMPETENTES
A fim de que o contrato exista, devem existir as
partes interessadas ou competentes. Competentes
porque assim o judiciário entende que são as
pessoas com capacidade e competência legal, além
de autoridade para figurarem em um contrato que
seja de interesse de ambos, ou empresas por estas
representadas. Portanto, o organizador de eventos
deve se certificar de que a pessoa ou empresa que
esteja oferecendo os seus préstimos possui
autoridade e a competência para celebrar um
contrato, em toda a sua extensão.
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3. CONSIDERAÇÃO
Consideração é o preço pago, conforme a associação.
Não cabe ao judiciário entrar no mérito da discussão dos
valores estipulados , considerando-se que esse valor
pode não representar um valor economicamente real ou
ser menor do que outros praticados no mercado. Desde
que haja um acordo mútuo, o contrato é celebrado.
4. MUTUALIDADE
Enquanto houver consideração legal, ela existirá em e
para as partes envolvidas, de forma, a haver um
contrato. Assim, o discernimento legal aponta a
necessidade de haver um contrato de obrigações e
direitos suficientes de ambos os lados. Se não houver
esta obrigatoriedade, o contrato pode não ter
consideração legal e deixar de existir.
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5. EXECUTÁVEL
Para ser executável , um contrato deve ir de encontro
com certas exigências como ser feito por escrito, ou deve
ser para um propósito válido.
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Programação ou Script Trata-se de detalhar no papel tudo que acontecerá em
cada momento do evento, como: quem fala (e o que
fala), que hora se ilumina o palco, que hora entra o
fundo musical, paradas, sequências, texto entremeando
a apresentação, quem fica ou sai do palco, quando se
abre/fecha cortina, etc. Tudo em sequência, com ações
gradativas, paralelas ou não, sucessão de atividades,
etc.
Dependendo do evento, exige-se um diretor de palco,
que faz as marcações de presença humana, luz,
projeções, iluminação, som, efeitos especiais, etc. É a
imaginação e detalhamento por escrito de tudo que
ocorrerá no evento, sem deixar “buracos” ou espaços.
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O script da cerimônia ou reunião deve ser elaborado
antecipadamente e poderá sofrer alterações à lápis ou à
caneta, minutos antes do início. Deve ser informado aos
participantes da mesa, se eles poderão fazer o uso da
palavra ou não. Indaga-se ás autoridades se gostariam
de falar. Tudo de acordo com o roteiro pré-estabelecido.
O mestre de cerimônia deverá ter em mãos cartões com
os nomes das pessoas, autoridades e seus cargos. Esses
cartões serão emprestados àqueles que irão fazer o uso
da palavra. Todavia, para não prolongar a reunião(se
forem muitos os componentes da mesa ) e para não se
repetir todos os nomes ao início de cada fala, deverá ser
feita pelos oradores referência á pessoa mais importante
e aos demais somente, assim: “Digníssimos Presidentes
de entidades presentes, demais autoridades, senhoras e
senhores”.
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É uma espécie de organograma do evento, mais que
isso, contém a descrição de funções e suas
respectivas tarefas assim como do momento, e
sequência de execução de cada uma.
Matriz de Responsabilidades
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Se a fase o pré-evento for bem-feita, a realização do
evento tem grande possibilidades de ser um sucesso, pois
haverá uma boa base para que a organização da estrutura
operacional do evento possa acontecer sem grandes
problemas. Nesta fase, há a montagem do evento no local
escolhido e a operacionalização do atendimento ao
público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e
profissionais contratados durante o pré-evento.
• Controlar Cronograma
Controlar matriz de responsabilidades.
Check list: É uma lista de providências a serem
tomadas para a realização do evento;
Trans-evento
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É uma lista de checagem, isto é, o check-list é uma lista
de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo de
cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada
uma dessas tarefas.
É possível organizar essa lista de várias formas:
por ordem alfabética
por grupos de atividades afins
por setores de organização
por circunstância específica (tais como check-list da
recepção, da programação social, do buffet etc)
Na verdade, o check-list deve atender às necessidades da
equipe organizadora do evento e, por isso, deve ser
formatado da maneira que for mais eficaz.
Check list
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É a divisão por departamentos e por pessoas das
atividades e tarefas destinadas a cada um.
Proporcionando desta forma, agilidade e sincronia.
Matriz de responsabilidades
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Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada
na fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos
fornecedores. É o momento também de acertar as contas com o
cliente (dono do evento): devolver todos os materiais não
utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e
arquivadas corretamente da apresentação dos relatórios
financeiros e de desempenho evento. É a fase da avaliação dos
resultados por isso importa:
Realizar reuniões de avaliação
Elaborar questionários de avaliação;
Aplicar questionários
Tabular dados
Elaborar relatórios
Pós-evento
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Avaliação do evento Para a avaliação de desempenho final, serão juntados
os dados estatísticos operacionais e as pesquisas de
opinião realizadas sobre os serviços oferecidos,
instalações, produtos etc. por meio de entrevistas,
telefonemas ou questionários. As pesquisas devem ser
aplicadas utilizando roteiros padronizados, de forma
clara e objetiva, permitindo a análise técnica e
conclusões sobre os resultados e desempenho.
A opinião do público é importante e valiosa, pois deverá
influenciar futuras decisões sobre os produtos e
serviços e, principalmente, quanto à viabilidade de
realização de eventos similares.
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Relatório
O relatório final de desempenho e resultados,
contendo basicamente as seguintes
informações:
Programação do evento;
Histórico das atividades;
Resultado das pesquisas realizadas com o
público no início, durante e ao término do
evento;
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Dados estatísticos relacionados com as atividades, tais
como:
Número de participantes por tipo (congressistas,
expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de
apoio dos participantes etc.);
Número e área ocupada pelos estandes;
Participantes por área de atividade;
Participantes em função dos cargos e funções exercidos
(proprietários, gerentes, supervisores, consultores,
professores, estudantes);
Participantes em função da origem, nacionalidade,
domicílio, sexo, idade etc.
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Análise das divergências entre a programação prevista realizada;
Resultado financeiro;
Comentários e comparativos em relação aos eventos similares já
realizados principalmente quanto ao volume de participantes;
Sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros
eventos;
Montagem das pastas com a documentação do evento (formulários,
relatórios, roteiros de trabalho, correspondência, material publicitário,
comprovantes de recebimentos e pagamentos, polígrafos ou apostilas,
fotografias, orçamento e cronograma financeiro etc,);
Relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
Apreciação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que
interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções
similares;
Manter contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às
pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento,
principalmente patrocinadores e colaboradores.