Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương11

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1

Chương 11

Tính công

Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Phân bổ lịch làm việc cho nhân viên

Áp dụng quy trình chứng từ cho phiếu phân bổ nhân viên vào nhóm làm việc

Lựa chọn nhân viên tính công theo phòng ban, chỉ định, toàn công ty, hoặc chi nhánh.

Trích lọc dữ liệu công (filter) theo nhu cầu quản lý và xuất kết quả thành các định dạng file khác nhau.

Truy xuất báo cáo công: chi tiết theo nhân viên, tổng hợp theo điều kiện, tổng hợp theo phân loại công.

Thay đổi đơn vị hiển thị số liệu công (ngày, giờ, phút, giây).

Làm tròn số liệu công theo quy tắc mong muốn trong công ty.

Truy xuất số liệu thời gian nhân viên đi công tác.

Báo cáo bảng chấm công tháng theo nhân viên.

Báo cáo bảng chấm công tháng theo bộ phận.

Báo cáo bảng chấm công tháng theo chi nhánh.

Báo cáo bảng chấm công tháng toàn tổng công ty.

Khóa sổ công.



Sơ lƣợc khái niệm Tính Công Tính Công là một phần quan trọng trong phần mềm quản lý Nhân Sự.

Là phần giao tiếp giữa nghĩa vụ sản xuất và tiền công, lương được hưởng.

Có 05 hình thức tính công trong eTimeGold

Hình thức 1: Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc

Lưu đồ tiến trình tính công.

Hình thức 2: Tính Công & ca kíp chuẩn


Hình thức 3: Tính Công & ca kíp phân bổ theo ngày (manual ca kíp)

GHI CHÚ:

Phân công lịch làm việc từng ngày để hệ thống làm căn cứ tính toán số liệu công làm việc.

GHI CHÚ:

Có phân công giờ làm việc theo nhóm cụ thể. Hệ thống căn cứ vào log giờ trên máy chấm công và nhóm làm

việc để tính toán dữ liệu công.

GHI CHÚ:

Phần mềm tự động nhận diện ca làm việc và tính toán số liệu căn cứ theo log giờ nhân viên đã thực hiện

chấm công trên máy chấm công (thẻ từ hoặc vân tay).




Hình thức 4: Tính Công & ca kíp nâng cao (advance ca kíp)


Hình thức 5: Tính Công & log giờ tự do


GHI CHÚ:

Hình thức tính công này thích hợp cho các doanh nghiệp chỉ căn cứ vào giờ đầu và giờ cuối để tính khoảng

thời gian làm việc, không theo phân công ca làm việc.

GHI CHÚ:

Hoạch định kế hoạch làm việc cho từng phòng ban, chi nhánh để làm căn cứ tính toán số liệu công.



A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I. Hình thức tính công và tự động nhận diện ca làm việc Đối với những doanh nghiệp lựa chọn hình thức tính công này thì Người dùng chỉ cần khởi tạo giờ làm việc ở

chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] và sau đó thực hiện [Tính Công].

Hƣớng dẫn thực hành

Nội dung thực hành: Thực hiện tính công cho toàn bộ nhân viên trong công ty từ ngày đầu tháng 2.2012 đến

ngày cuối tháng 2.2012 theo hình thức Tính Công & Tự động nhận diện ca làm việc.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công].

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng

nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách khởi tạo giờ làm việc .



2. Chọn nút [Chọn NV], màn hình hiển thị form danh sách nhân viên cho người dùng chọn lựa.

a. Check chọn ở ô trên cùng (gần cột [Mã AC]) để chọn toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình

tính công.

b. Click nút [Thực Hiện].



Người dùng có thể lựa chọn nhân viên tính công theo nhu cầu thực tế.

Chọn nhân viên trực tiếp

Chọn nhân viên theo phòng ban (bộ phận)

Chọn nhân viên theo chi nhánh



3. Tại cột [Năm], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2012”.

4. Tại cột [Tháng], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2”.

5. Tại cột [Ngày]:

a. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “1”.

b. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ hai, chọn “31”.

6. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính công.

Hình minh họa: : Hệ thống đang thực hiện quá trình Tính Công

Hệ thống chạy đến 100% thì hoàn tất quá trình tính công.

GHI CHÚ:

Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ nhất > ô thứ 2 thì hệ thống sẽ tính sang tháng kế tiếp

Khi Người dùng chọn ngày “31” thì phần mềm sẽ tự động hiểu tính công đến ngày cuối

tháng. (Trường hợp đang thực hành hệ thống sẽ tính đến 29.02.2012).



7. Thực hiện kiểm tra kết quả công.

8. Tại nút [Tiện ích], Click vào biểu tượng , chọn nút [SAVE DATABASE] và click nút [OK] để thực

hiện lưu trữ kết quả tính công sử dụng cho quy trình kế tiếp. Hoàn tất quá trình tính công.

Người dùng thực hiện thao tác này sau khi đã chắc chắn về kết quả công cuối cùng.

Xem phần III – mục A của chương 11 này để tìm hiểu các thao tác hỗ trợ quá tình kiểm công.



II. Upload dữ liệu log giờ chấm công Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng phân hệ liên kết phần cứng, không sử dụng tiện ích tải log thẻ trực tiếp

từ máy chấm công, khi đó tiện ích Upload dữ liệu thẻ sẽ hỗ trợ người dùng đưa log giờ chấm công của nhân

viên vào quá trình tính toán dữ liệu công.


Nội dung thực hành: Thực hiện upload dữ liệu log giờ tháng 01.2012 của nhân viên có Mã AC=5, dữ liệu log

giờ lấy từ file excel.

1. Kiểm tra file excel chứa log thẻ.


3. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tượng , chọn nút [Upload dữ liệu thẻ], màn hình hiển thị form cho

người dùng thực hiện thao tác upload dữ liệu log giờ chấm công.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng

nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

Gồm 2 cột: cột thứ nhất chứa Mã AC và cột thứ hai chứa Log giờ chấm công.

Cột log giờ chấm công định dạng dd/MM/yyyy HH:mm (22/01/2012 19:21).



4. Click nút [Browse] và chỉ đường dẫn đến thư mục C:\Template.

5. Click chọn file excel “web_LogATT.xls”, click nút [Open].

6. Click nút [Thực Hiện], hệ thống bắt đầu thực hiện upload dữ liệu log giờ chấm công.

7. Sau khi xuất hiện thông báo “Upload thành công”, click nút [Đóng] để tắt form và hoàn thành quá trình

upload log giờ chấm công.

Ý nghĩa các nút chức năng

Nút Mô tả

Mở thư mục để chọn file.

Xóa file đã chọn.

Thực thi upload dữ liệu chấm công

Đóng form upload dữ liệu chấm công

Tên file “web_LogATT” là do người dùng chỉ định.

Có thể dùng tên lưu trữ khác (vd: Logcc)

Thư mục C:\Template là thư mục lưu trữ file do người dùng chỉ định.

Có thể bố trí nơi lưu trữ khác (vd: D:\eTimeGold\MauBieu)



Kiểm tra kết quả sau khi upload log giờ chấm công

Nội dung thực hành: Thực hiện tinh công tháng 1.2012 cho nhân viên Mã AC=5.


2. Chọn nút [Chọn NV], màn hình hiển thị form danh sách nhân viên cho người dùng chọn lựa.

a. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC]=5.

b. Click nút [Thực Hiện].






6. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính công.

Hình minh họa: : Kết quả Tính Công trước khi upload dữ liệu log giờ chấm công

Hệ thống sẽ ghi nhớ màn hình tính công lần sau cùng nhất. Vì vậy khi đăng nhập hệ thống theo User đã sử dụng thực hiên tính công, mở chức năng [Tính Công] người dùng sẽ thấy hiển thị

hiện trạng và kết quả tính công lần liền kề trước.

Lựa chọn nhân viên tính công trong trƣờng hợp hệ thống có ghi nhớ màn

hình tính công lần sau cùng: tại chức năng [Tính Công] đang mở, thực hiện các thao tác

sau

1. Click nút [Xóa All]: xóa toàn bộ nhân viên đang có trên lưới dữ liệu tính công. 2. Click nút [Chọn NV] và thực hiện thao tác chọn nhân viên theo nhu cầu (tham khảo

bước 2 của phần I – mục A đã nêu ở trên).

Các nút chức năng trong thao tác lựa chọn nhân viên khi tính công

Nút Mô tả

Hiển thị danh sách NV cho người dùng check chọn tính

công.

Xóa nhân viên đang chọn trên lưới dữ liệu tính công.

Xóa toàn bộ nhân viên đang có trên lưới dữ liệu tính công.

Hình minh họa: : Kết quả Tính Công trước khi upload dữ liệu log giờ chấm công



III. Xem kết quả công Trong quá trình kiểm công, những tiện ích trích lọc, sắp xếp dữ liệu cũng như việc thống kê kết quả công chi tiết,

tổng hợp sẽ hỗ trợ người dùng quản lý số liệu công của nhân viên.

Trích lọc dữ liệu công

Các lưới dữ liệu công đều cho phép người dùng trích lọc dữ liệu.

Nội dung thực hành: Lọc dữ liệu công chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 với điều kiện lọc là [Tên

Giờ Làm]=”Shift 3”.

1. Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5.

2. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả công chi tiết:

a. Ở cột [Tên Giờ Làm], click chuột vào biểu tượng , chọn dòng dữ liệu “Shift 3”.

Xem phần I – mục A của chương 11 này để thực hiện tính công.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu.

Hình minh họa: Màn hình hiển thị sau khi hệ thống thực thi xong “Tính Công”



b. Kết quả hiển thị sau khi lọc theo điều kiện [Tên Giờ Làm] = “Shift 3”.

Sắp xếp dữ liệu

Các lưới dữ liệu công đều cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu.

Nội dung thực hành: Sắp xếp dữ liệu công tổng hợp tháng 1.2012 của toàn bộ nhân viên theo thứ tự tăng dần

Mã AC.

1. Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên.

2. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả công tổng hợp:

a. Click chuột tại cột [Mã AC] để thực hiện sắp xếp, sẽ thấy biểu tượng sắp xếp xuất hiện kề bên

biểu tượng lọc .

b. Kết quả sau khi sắp xếp.

Hình minh họa: Bảng công tổng hợp trước khi thực hiện sắp xếp


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu thêm cách sắp xếp thông tin trên lưới dữ liệu.



Xem dữ liệu của nhiều nhân viên cùng lúc

Nội dung thực hành: Xem dữ liệu công chi tiết từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của nhân viên có Mã AC là

5, 13, 36.

1. Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên.

2. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả công tổng hợp:

a. Giữ phím Ctrl trên bàn phím .

b. Click chuột trái chọn các dòng dữ liệu có cột Mã AC là 5, 13, 36.

3. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả công chi tiết:

a. Ở ô [Hiển thị cột], check chọn ở các cột [Mã AC], [Mã nhân viên], [Tên nhân viên].

b. Kết quả hiển thị.


Hình minh họa: Bảng công tổng hợp sau khi thực hiện sắp xếp



Kết quả công chi tiết:

Quy định màu sắc & chữ viết hiển thị

Loại ngày Mô tả

Ngày làm việc (ngày thường)

Màu nền: trắng

Màu chữ: đen

Định dạng chữ: in bình thường

Ngày làm việc có đổi ca

Màu nền: trắng

Màu chữ: đen

Kiểu chữ: gạch chân

Vắng khoảng thời gian

Màu nền: trắng

Màu chữ: đỏ

Kiểu chữ: in nghiêng

Vắng nguyên ngày

Màu nền: xám nhạt

Màu chữ: xám

Kiểu chữ: in nghiêng, gạch giữa

Ngày thứ 7

Màu nền: xanh nhạt

Màu chữ: đen

Kiểu chữ: in thường

Ngày chủ nhật

Màu nền: hồng đậm

Màu chữ: đen


Ngày nghỉ Lễ

Màu nền: vàng

Màu chữ: đen




Quy định dữ liệu & đơn vị hiển thị

Tên cột Mô tả Đơn vị mặc định

AC

Mã chấm công của nhân viên

Mặc định không hiển thị trên lưới công chi

tiết, chỉ hiện thị khi người dùng check

ở cột [Hiển thị cột].

-

Mã NV

Mã nhân viên

Mặc định không hiển thị trên lưới công chi tiết, chỉ hiện thị khi người dùng check


-

Tên nhân viên

Họ và tên nhân viên

Mặc định không hiển thị trên lưới công chi

tiết, chỉ hiện thị khi người dùng check


-

Ngày

Những ngày trong khoảng thời gian chọn

tính công.

Định dạng hiển thị: yyyy/MM/dd.

-

Thứ

Thứ trong tuần của ngày trong khoảng thời

gian chọn tính công.

Định dạng hiển thị: 3 ký tự đầu của tên thứ

theo tiếng Anh.

-

Tên Giờ Làm Tên giờ làm do người dùng khai báo ở

chức năng [Ca kíp bƣớc 1]. -

Vào Giờ vào (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

SI Giờ vào quy định theo khai báo ở chức

năng [Ca kíp bƣớc 1]. -

Trễ Giờ vào trễ (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

Sớm Giờ ra sớm (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

SO Giờ ra quy định theo khai báo ở chức năng

[Ca kíp bƣớc 1]. -

Ra Giờ ra (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

Tổng TG Tổng thời gian làm việc được tính. giờ

C. Trễ Tổng thời gian nhân viên đi trễ. phút

C. Sớm Tổng thời gian nhân viên về sớm. phút

Vắng Tổng thời gian nhân viên nghỉ vắng. giờ

AOT Tổng thời gian tăng ca tự động sau giờ ra. phút

BOT Tổng thời gian tăng ca tự động trước giờ

vào. phút

Lỗi Thẻ Tình trạng thiếu log giờ chấm công. -



Kết quả công tổng hợp

GHI CHÚ:

Có 05 phần trong bảng kết quả công tổng hợp

Phần 01: Thông tin nhân viên

Bao gồm: Mã chấm công (Mã AC), Mã nhân viên (Mã NV), Họ và tên lót (Họ), Tên nhân viên (Tên), Bộ

phận (phòng ban).

Phần 02: Thông tin ca làm việc

Bao gồm: tất cả các ca làm việc do người dùng định nghĩa trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. Hệ thống lấy

cột [Ký hiệu báo cáo] đã khởi tạo trong [Ca Kíp Bƣớc 1] làm tên cột hiển thị trên báo cáo bảng công tổng

hợp. Đơn vị tính mặc định: giờ.

Phần 03: Dữ liệu công hệ thống

Phần 04: Thông tin phân loại tăng ca

Bao gồm: tất cả các loại tăng ca do người dùng định nghĩa trong chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. Hệ thống

lấy cột [Ký hiệu] đã khởi tạo trong [Khởi Tạo Tăng Ca] làm tên cột hiển thị trên báo cáo bảng công tổng

hợp. Đơn vị tính mặc định: giờ.

Phần 05: Thông tin phân loại phụ cấp thời gian

Bao gồm: tất cả các loại phụ cấp thời gian do người dùng định nghĩa trong chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp

Thời Gian]. Hệ thống lấy cột [Ký hiệu] đã khởi tạo trong [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian] làm tên cột hiển

thị trên báo cáo bảng công tổng hợp.

Đơn vị tính mặc định: giờ.

Hình minh họa: : Bảng kết quả công tổng hợp

Tên cột Mô tả

Tổng TG Tổng thời gian làm việc (đvt: giờ)

Trễ Tổng thời gian đi làm trễ (đvt: phút)

Sớm Tổng thời gian đi làm về sớm (đvt: phút)

Vắng Tổng thời gian vắng không phép (đvt: giờ)

AOT Tổng thời gian tăng ca tự động sau giờ ra (đvt: phút)

BOT Tổng thời gian tăng ca tự động trước giờ vào (đvt: phút)



Kết quả chi tiết phân loại tăng ca

Liệt kê thông tin nhân viên theo phân loại tăng ca và tính tổng thời gian theo loại tăng ca được hưởng. Đơn vị

tính mặc định: giờ.

Kết quả chi tiết phân loại phụ cấp thời gian

Liệt kê thông tin nhân viên theo phân loại phụ cấp thời gian và tính tổng thời gian theo loại phụ cấp thời gian

được hưởng. Đơn vị tính mặc định: giờ.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 6 về chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] và [Khởi Tạo Loại Phụ Cấp Thời Gian].

Tham khảo tài liệu chương 8 về chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca].



IV. Truy xuất dữ liệu công Hệ thống hỗ trợ người dùng xuất dữ liệu công ra các định dạng file khác nhau (excel, pdf, txt, …) hoặc in ấn trực

tiếp ra máy in.

Xuất excel bảng công chi tiết

Nội dung thực hành: Xuất excel dữ liệu công chi tiết từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của nhân viên có Mã

AC là 5 (sử dụng trình duyệt Mozila FireFox)

1. Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5.

2. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tượng , chọn nút [Export Excel công chi tiết].

3. Màn hình xuất hiện form lưu trữ.

4. Click nút [OK] để thực hiện lưu trữ.

Hình minh họa: : File excel công chi tiết đã export từ phần mềm

File excel được lưu trữ trong thư mục mặc định của trình duyệt đang sử dụng theo máy tính

của người dùng.


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu về trình duyệt.



Xuất excel bảng công tổng hợp

Nội dung thực hành: Xuất excel dữ liệu công tổng hợp từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của các nhân viên

có Mã AC là 5, 12, 13, 14, 36 (sử dụng trình duyệt Mozila FireFox).

1. Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5, 12, 13,

14, 36.

2. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tượng , chọn nút [Export Excel công tổng hợp].

3. Màn hình xuất hiện form lưu trữ.

4. Click nút [OK] để thực hiện lưu trữ.

Hình minh họa: : File excel công tổng hợp đã export từ phần mềm

File excel được lưu trữ trong thư mục mặc định của trình duyệt đang sử dụng theo máy tính

của người dùng.


GHI CHÚ:




Truy xuất bảng công trong tháng

Nội dung thực hành: Hiển thị bảng công trong tháng 1.2012 của các nhân viên có Mã AC là 12, 13, 14 (sử

dụng trình duyệt Mozila FireFox).

1. Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=12, 13, 14.

2. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tượng , chọn nút [Bảng công 31 ngày].

3. Màn hình xuất hiện bảng công như hình minh họa bên dưới.


GHI CHÚ:




CÁC NÚT ĐIỀU KHIỂN THÔNG DỤNG KHI XEM BÁO CÁO

Biểu tượng Print the report để in toàn bộ các trang của biểu mẫu ra máy in.

Chọn loại file cần xuất biểu mẫu

Biểu tượng Export a report and save it to disk để export mẫu biểu sang dạng file đã chọn (xls, xlsx, pdf, …) và lưu trữ ở ổ cứng máy tính

Tổng số trang của báo cáo



V. Định nghĩa tuần làm việc

Một số nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Thêm thông tin tuần làm việc

Xóa thông tin tuần làm việc

Chỉnh sửa thông tin tên tuần làm việc

Làm mới thông tin tuần làm việc đã khởi tạo

Xuất báo cáo danh sách tuần làm việc


Nội dung thực hành: Định nghĩa tuần làm việc tên “Tuần làm ca hành chánh”, ký hiệu “HCw”, trong đó bố

trí “Ca hành chính” từ thứ 2 đến chủ nhật và có ngày nghỉ hàng tuần vào chủ nhật.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 2].

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo.

3. Khai báo thông tin trong form.

c. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “HCw”.

d. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả] nhập “Tuần làm ca hành chánh”.

Bắt buộc nhập liệu.

Không nên nhập trùng.

Được sử dụng Unicode.

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).


Không cho phép nhập trùng.

Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.


GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 2] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

GHI CHÚ:

Nội dung phần này liên quan đến hình thức Tính Công & Ca Kíp Chuẩn.



e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khởi tạo tuần làm việc”.

4. Click nút [Lƣu Trữ].

5. Vùng [A] (xem hình minh họa ở bước 4): sử dụng mặc định của eTimeGold.

6. Chọn ca làm việc cho các ngày trong tuần.

a. Tại vùng [A] (xem hình minh họa ở bước 4), ở cột [Thứ Trong Tuần], click chọn dòng dữ liệu

“Thứ Hai”.

b. Tại vùng [B] (xem hình minh họa ở bước 4), click nút [Chọn Giờ Làm], màn hình hiển thị form

[Chọn giờ làm…].

Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca làm việc.

Cột [Nghỉ tuần]: dùng để đánh dấu check ngày nghỉ hàng tuần của nhân viên.

Thứ Hai là ngày làm việc trong tuần.

Chủ Nhật là ngày nghỉ trong tuần.

Nút : lưu trữ thông tin thay đổi ngày làm và ngày nghỉ trong tuần.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo một

tuần làm việc khác.

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.

Có thể bỏ trống.



c. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Giờ hành chính”. Click nút [Thực hiện].

d. Lặp lại các bước a, b, c lần lượt cho các [Thứ Trong Tuần] còn lại (Thứ Ba, Thứ Tƣ, …).

Hình minh họa: : Tạo tuần làm việc “Giờ hành chính” từ Thứ Hai đến Chủ Nhật trong tuần (Chủ Nhật là ngày nghỉ)



VI. Lịch làm việc

Tạo mới lịch làm việc

Nội dung thực hành: Tạo lịch làm việc cho nhóm văn phòng, bắt đầu từ ngày 2/1/2012, có tuần làm việc Hành

chánh dành cho nhân viên có Mã AC là 5 và 36.


2. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng nhập liệu.

3. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “02/01/2012”.

4. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Nhóm văn phòng”. 5. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo lịch làm việc”. 6. Click nút [Lƣu Trữ].

Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3.

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Nội dung phần này liên quan đến hình thức Tính Công & Ca Kíp Chuẩn.



7. Click nút [Chọn Nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. Check chọn dòng dữ liệu của

nhân viên có cột Mã AC=5 và Mã AC=36, click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu.

Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm văn phòng”



8. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ

liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần làm ca hành chánh”, click nút [Thực hiện].

Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm văn phòng” đi làm tuần ca hành chánh phân bổ NV có Mã AC là 5 và 36



Thay đổi thông tin lịch làm việc

Chỉnh sửa ngày hiệu lực của lịch làm việc

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ngày hiệu lực làm việc nhóm văn phòng, từ 2/1/2012 thành 31/01/2012.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm văn phòng”, click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị

dữ liệu form dạng cột cho người dùng thay đổi thông tin.




Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu.

GHI CHÚ:





Chỉnh sửa thông tin tuần làm việc

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thông tin lịch làm việc Nhóm Sản Xuất Xƣởng A từ tuần làm ca 1 sang tuần

làm ca 2.


2. Click họn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”.

3. Ở [Nhóm C] (xem hình minh họa ở bước 2). Lần lượt thực hiên các thao tác:

a. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Tuần Làm Việc] là “Tuần ca 1”. Click nút [Xóa], click nút [OK].

b. Click nút [Chọn Tuần Làm Việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần ca 2”, click nút [Thực hiện].


GHI CHÚ:





Chỉnh sửa danh sách nhân viên phân bổ theo lịch làm việc

Nội dung thực hành: Phân bổ thêm 02 nhân viên có Mã AC là 13, 155 vào lịch làm việc của Nhóm Sản Xuất

Xƣởng A.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”.


GHI CHÚ:





3. Ở [Nhóm B] (xem hình minh họa ở bước 2). Lần lượt thực hiện các thao tác sau:

a. Click nút [Chọn Nhân Viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…].

b. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC=13 và Mã AC=155, click nút [Thực hiện].



Hủy bỏ hiệu lực thông tin lịch làm việc

Có 03 cách hủy bỏ hiệu lực thông tin lịch làm việc

Cách 01: khai báo ngày hết hạn của lịch làm việc

Nội dung thực hành: Lịch làm việc của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A kết thúc vào ngày 30/03/2012.



3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng thay đổi thông tin.

4. Tại cột [Đến Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “30/03/2012”.




GHI CHÚ:





Cách 02: đánh dấu hết hạn lịch làm việc

Nội dung thực hành: Khai báo hết hạn cho lịch làm việc Nhóm Sản Xuất Xƣởng A.



3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng thay đổi thông tin.

4. Tại cột [Hết Hạn]: đánh dấu check



GHI CHÚ:





Cách 03: xóa lịch làm việc đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Xóa lịch làm của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A khỏi danh sách lịch làm việc đã khai báo.



3. Click nút [Xóa] và click nút [OK] để hoàn tất thao tác xóa.


GHI CHÚ:





VII. Nhập liệu phiếu đổi lịch làm việc và hiệu lực [Ca Kíp Bƣớc 3] là chức năng khởi tạo dữ liệu nguồn. Việc chỉnh sửa thông tin lịch làm việc trực tiếp trên chức

năng [Ca Kíp Bƣớc 3] đòi hỏi người dùng phải hiểu rõ quy ước thứ tự ưu tiên của lịch làm việc đã khai báo để

đảm bảo kết quả phân bổ lịch làm việc chính xác.

Nhằm phân tán nhập liệu và đảm bảo an toàn dữ liệu, Chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] hỗ trợ người dùng thay

đổi thông tin lịch làm việc trong quá trình vận hành hệ thống.

Một số nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Cập nhật thông tin thay đổi trên phiếu đổi lịch làm việc

Tạo mới thông tin phiếu phân bổ lịch làm việc

Xóa thông tin phiếu đổi lịch làm việc

Hiển thị danh sách phiếu đổi lịch làm việc đã khai báo

Xuất báo cáo danh sách nhân viên theo nhóm làm việc

Nhóm nút ở tab [Nhân Viên]

Hiển thị danh sách NV trong phiếu đổi lịch làm việc đang chọn

Tạo mới phiếu đăng ký đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Chuyển nhân viên có Mã AC là 12 đi làm theo lịch của Nhóm văn phòng từ ngày

15/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc].

2. Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CTHCw”.

b. Cột [Ngày chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

c. Tại cột [Ngày hiệu lực], click vào biểu tượng , chọn “15/02/2012”.



Không cho phép nhập trùng.

Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt


GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




d. Tại cột [Mã lịch làm việc mới],click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị danh sách lịch

làm việc đã khởi tạo trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả]

là “Nhóm văn phòng”. Click nút [Thực hiện].

e. Cột [Từ Ngày], [Đến Ngày], [Hết hạn]: bỏ qua không nhập liệu.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký phiếu đổi lịch làm việc”.

g. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị

form danh sách nhân viên. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 12. Click nút [Thực hiện].

h. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức

danh]: bỏ qua không nhập liệu.

i. Đặt trỏ chuột tại cột [Lý do] nhập “Điều động do yêu cầu sản xuất”.

Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield).


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lƣới dữ liệu.




3. Click nút [Cập Nhật].

Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa danh sách nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là

“CTHCw”: thêm nhân viên có Mã AC=57 vào phiếu này.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] =

CTHCw.

3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên].

4. Tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. Click

chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 57. Click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu.

GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Nhập liệu thay đổi lịch làm việc cho nhân viên Mã AC=12




5. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]:

bỏ qua không nhập liệu.

6. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm nhân viên

AC=57 vào phiếu CTHCw”.

7. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi lịch làm việc.

Hủy bỏ thông tin phiếu đăng ký đổi lịch làm việc đã nhập liệu

Hủy bỏ thông tin nhân viên tham gia trong phiếu thay đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là

CTHCw.



CTHCw.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:



Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới.




3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57.

5. Click chọn nút [Xóa Nhân Viên], click nút [OK].

6. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn tất việc xóa nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm

việc.

Hủy bỏ phiếu thay đổi lịch làm việc đã đăng ký

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là

CTHCw.



CTHCw.

3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK].

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:



Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới.



VIII. Tính Công & Ca Kíp Chuẩn

Điểm khác nhau giữa [Tính Công & Ca Kíp Chuẩn] và [Tính Công & Tự

động nhận diện ca làm việc]

Cách mở chức năng vận hành

Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công Ca Kíp Chuẩn].

Cách hiển thị ngày nghỉ tuần trong bảng công chi tiết

Không có khái niệm Ngày nghỉ tuần đối với [Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc].

Màu sắc của ngày nghỉ tuần hiển thị trên bảng công chi tiết khi [Tính Công Ca Kíp Chuẩn] giống như ngày

chủ nhật trên bảng công chi tiết khi [Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc].

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chương 6 để hiểu khái niệm Ngày nghỉ tuần trong ca kíp chuẩn.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Tính Công Ca Kíp Chuẩn] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Thao tác tính công đối với doanh nghiệp sử dụng mô hình Ca kíp chuẩn tương tự như thao tác tính công tự

động nhận diện ca làm việc (xem tài liệu phần I, II, III, IV – mục A của chương 11 này).



IX. Manual ca kíp Người dùng phân bổ giờ làm việc cho nhân viên theo từng ngày, từng đối tượng.

Phân công lịch làm việc


Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho nhân viên có Mã AC=1 từ ngày 6 đến ngày 11 tháng 2.2012

như sau:

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Manual Ca Kíp].






5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị danh sách ngày theo nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày

11.2.2012) chờ người dùng phân bổ lịch làm việc.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Manual Ca Kíp] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Cách quản lý ca kíp này thích hợp cho các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Tính công & ca kíp phân bổ

theo ngày.



6. Click chọng dòng dữ liệu có cột Mã AC=1. Chọn nút [Phân Công], màn hình hiển thị form dạng cột để

bắt đầu phân công.

7. Khai báo thông tin trong form [Phân Công Ca Kíp].

a. Giữ phím Ctrl trên bàn phím, Click chọn các ngày “06/02/2012”, “10/02/2012”, “11/02/2012”

trên lịch hiển thị.

b. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 1”, click nút [Thực Hiện].

c. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

d. Click chọn các ngày “07/02/2012” trên lịch hiển thị.

Tùy theo yêu cầu phân bổ để chọn Tên giờ làm thích hợp

Xem chương 6 để hiểu cách khởi tạo ca làm việc

Chọn nhiều ngày liên tiếp thì giữ phím Shift và click chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc.

GHI CHÚ:

Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ nhất > ô thứ 2 thì hệ thống sẽ tính sang tháng kế tiếp

Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ hai là “31” thì hệ thống sẽ hiển thị đến ngày cuối tháng (tùy theo tháng có

28, 29, 30 hay 31 ngày).



e. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 2” ”, click nút [Thực Hiện].

f. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

g. Click chọn các ngày “08/02/2012” trên lịch hiển thị.

h. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca làm hành chánh” , click nút [Thực Hiện].

i. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

j. Click chọn các ngày “09/02/2012” trên lịch hiển thị.

k. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca đêm” , click nút [Thực Hiện].

l. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

8. Click nút [Đóng].

Thay đổi thông tin lịch làm việc trong phân công manual ca kíp

Phân công lại lịch làm việc

Nội dung thực hành: Phân công lại lịch làm việc ngày 6/2/2012 của nhân viên có Mã AC=1 từ “Ca 1” sang

“Ca đêm”.







5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị lịch làm việc của nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 6.2.2012).

Ý nghĩa nút chức năng trên form [Phân Công Ca Kíp]

Nút : Chọn ngày hiện tại theo giờ của server.

Nút : Bỏ chọn ngày đang được chọn.

Nút : bỏ tên giờ làm đang được chọn.

Nút : thực thi phân bổ ca kíp.

Nút : xóa phân bổ ca kíp đã phân công.

Nút : đóng form Phân công ca kíp.

Hình minh họa: : Kết quả phân bổ lịch làm việc ở chức năng Manual Ca Kíp






a. Click chọn ngày “06/02/2012” trên lịch hiển thị.

b. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca đêm”.

c. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. 8. Click nút [Đóng], hoàn tất thay đổi lịch làm việc.

Xóa thông tin lịch làm việc đã phân bổ

Nội dung thực hành: Xóa thông tin lịch làm việc đã phân bổ cho nhân viên có Mã AC=1, từ 6/2/2012 đến

8/02/2012.






b. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “8”.



5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị lịch làm việc của nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 8.2.2012).




a. Click chọn ngày “06/02/2012”, giữ phím Shift trên bàn phím và click chọn tiếp ngày

“08/02/2012” trên lịch hiển thị. Hệ thống sẽ đánh dấu chọn từ ngày 06/02/2012 đến ngày

08/02/2012.

b. Click nút [Reset], click nút [OK].

8. Click nút [Đóng], hoàn tất xóa lịch làm việc.



X. Advance ca kíp Đây là chức năng xây dựng lịch làm việc theo kế hoạch từ ngày bắt đầu hoặc tuần bắt đầu.

Phân công lịch làm việc theo giờ làm việc


Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho bộ phận Mài thô đi làm giờ Ca 2 kể từ ngày 06/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Advance Ca Kíp].

2. Tại cây thư mục phòng ban, click chọn phòng [Mài Thô].

Xem tài liệu chương 1 để biết cách xem và check chọn trên cấu trúc cây thư mục.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Advance Ca Kíp] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Cách quản lý ca kíp này thích hợp cho các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Tính công & ca kíp nâng cao.



3. Click nút [Tạo Mới], bắt đầu khai báo các thông tin sau:

a. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “06/02/2012”.

b. Tại cột [Giờ Làm Việc], click trỏ chuột vào biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm

việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 2”.

c. Click nút [Thực hiện].

d. Cột [Tuần Làm Việc]: để trống.

e. Cột [Kind]: sử dụng mặc định của hệ thống.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Phân lịch nhóm Mài Thô từ 6.2”.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất phân lịch làm việc.




Phân công lịch làm việc theo tuần làm việc


Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho bộ phận Dập đi làm tuần Nhóm giờ b kể từ ngày

14/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Advance Ca Kíp].

2. Tại cây thư mục phòng ban, click chọn phòng [Dập].

3. Click nút [Tạo Mới], bắt đầu khai báo các thông tin sau:

a. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “14/02/2012”.

b. Tại cột [Giờ Làm Việc]: sử dụng mặc định của hệ thống.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách xem và check chọn trên cấu trúc cây thư mục.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Advance Ca Kíp] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách




c. Cột [Tuần Làm Việc]: click trỏ chuột vào biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm

việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Nhóm giờ b”.

d. Cột [Kind]: click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Tuần làm việc”.

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Phân lịch pb Dập theo kế hoạch tuần”.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất phân lịch làm việc.

Xem tài liệu phần V – mục A của chương 11 này để biết cách định nghĩa tuần làm việc.



B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO

I. Xoay ca tự động trong ca kíp chuẩn

Trong ca kíp chuẩn, hệ thống hỗ trợ cho người dùng chức năng cài đặt xoay ca tự động theo chu kỳ tuần hoàn.

Nội dung thực hành: Tạo lịch làm việc cho nhóm sản xuất(gồm NV có Mã AC=5, 6), bắt đầu từ ngày

30/1/2012, nhóm này xoay ca tự động theo chu kỳ tuần(01 tuần chuyển ca 1 lần) và thứ tự ca làm việc là Ca 3->

Ca 2 -> Ca 1.

1. Kiểm tra định nghĩa các giờ làm việc Ca 1, Ca 2, Ca 3 theo quy định.

2. Kiểm tra định nghĩa tuần làm việc Tuần giờ a (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 1), Tuần giờ b (các thứ

trong tuần đi làm giờ Ca 2), Tuần giờ c (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 3).


4. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng nhập liệu


6. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Nhóm Sản Xuất”. 7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo lịch làm việc có xoay ca”.

8. Click nút [Lƣu Trữ]. 9. Trong lưới lịch làm việc, click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Nhóm Sản Xuất”.

10. Click nút [Chọn Nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. Check chọn dòng dữ liệu của

nhân viên có cột Mã AC=5 và Mã AC=6, click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:



Xem tài liệu phần V – mục A của chương 11 này để biết cách định nghĩa tuần làm việc.




11. Thiết lập quy luật xoay ca tự động:

a. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ c”, click nút [Thực hiện].

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tương ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ c”, nhập

“7”. Click nút [Cập Nhật].

c. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ b”, click nút [Thực hiện].

d. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tương ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ b”, nhập


e. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ a”, click nút [Thực hiện].

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tương ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ a”, nhập


Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm sản xuất” có xoay ca tự động theo thứ tự Ca 3->Ca 2->Ca 1



II. Thứ tự ƣu tiên của lịch làm việc (ca kíp bƣớc 3)

Phân biệt lịch làm việc khởi tạo trực tiếp và phân bổ theo phiếu đăng ký

Cột [Phân loại] trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] dùng để phân biệt khởi tạo trực tiếp hay phân bổ theo phiếu

đăng ký.

Thứ tự ƣu tiên Cột [Di Chuyển] trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] dùng để người dùng điều chỉnh thứ tự ưu tiên của lịch làm

việc.

Khi nhân viên thuộc trong cả 02 nhóm thì lịch làm việc của nhân viên được ưu tiên theo dòng dữ liệu bên dưới.

Vd: Nhân viên Mã AC=5 được phân công vào nhóm văn phòng và nhóm xưởng 2 theo hình minh họa trên.

Kết quả cuối cùng được tính: NV có Mã AC=5 đi làm theo giờ hành chánh (Nhóm văn phòng).



III. Cài đặt đơn vị hiển thị khi tính công

Có 04 chọn lựa đơn vị hiển thị khi tính công

Chọn lựa 1: Sử dụng đơn vị tính mặc định của hệ thống

Tùy theo hạng mục, hệ thống sẽ mặc định đơn vị hiển thị khác nhau. Đây cũng là đơn vị tính cho kết quả công

đưa vào quy trình tính lương.

Hạng mục Đơn vị tính mặc định

CA LÀM VIỆC

Bao gồm tất cả các ca làm việc do người dùng định nghĩa tại

chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. Giờ

NGHỈ VẮNG

Bao gồm tất cả các loại phép do người dùng định nghĩa tại chức

năng Khởi Tạo Nghỉ Vắng. Giờ

LOẠI TĂNG CA

Bao gồm tất cả các loại tăng ca do người dùng định nghĩa tại

chức năng Khởi Tạo Tăng Ca. Giờ

LOẠI PHỤ CẤP THỜI GIAN

Bao gồm tất cả các loại phụ cấp thời gian do người dùng định

nghĩa tại chức năng Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian. Giờ

HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG

Vắng không lý do (AWP). Giờ

Vào trễ không lý do (w) (LWP). Phút

Ra sớm không lý do (w) (EWP). Phút

Tăng ca trước giờ vào (BOT). Phút

Tăng ca sau giờ ra (AOT). Phút

Đăng ký tăng ca (RegOT). Giờ

(Những hạng mục công hệ thống không được liệt kê trong bảng này sẽ không được hệ thống hỗ trợ quy đổi đơn vị khi tính công, chỉ sử dụng đơn vị mặc định. Vd: Hạng mục [Số ngày thƣờng trong kỳ] có đơn

vị tính mặc định là ngày.



Chọn lựa 2: Sử dụng đơn vị tính bằng phút

Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =phút cho ca làm việc Giờ hành chánh.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công].

2. Tại hạng mục [GIỜ LÀM VIỆC].

a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Giờ hành chính”.

b. Click nút [Chỉnh Sửa].

c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Phút”.


Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo phút

Hình minh họa: : Đơn vị tính =phút của ca làm việc Giờ hành chính

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách


Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo giờ

Hình minh họa: : Đơn vị tính mặc định của ca làm việc Giờ hành chính



Chọn lựa 3: Sử dụng đơn vị tính bằng giờ

Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =giờ cho ca làm việc Giờ hành chánh.



a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Giờ hành chính”.


c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Giờ”.


Chọn lựa 4: Sử dụng đơn vị tính bằng ngày

Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =ngày cho ca làm việc Giờ hành chánh.


GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo giờ

Hình minh họa: : Đơn vị tính =giờ của ca làm việc Giờ hành chính

GHI CHÚ:






a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Mô Tả] là “Giờ hành chính”.


c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Ngày”.


Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo ngày

Hình minh họa: : Đơn vị tính =ngày của ca làm việc Giờ hành chính



Có 02 căn cứ khi quy đổi từ [giờ] sang [ngày]

Căn cứ 1: Quy định 8 giờ= 1 ngày

Căn cứ 2: Số giờ do ngƣời dùng định nghĩa trong các chức năng của hệ

thống=1 ngày

Hạng mục Căn cứ

CA LÀM VIỆC

Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1

(2)

NGHỈ VẮNG

Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

LOẠI TĂNG CA

8 giờ =1 ngày (1)

LOẠI PHỤ CẤP THỜI GIAN

8 giờ =1 ngày (1)

HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG

Vắng không lý do (AWP): Do người dùng định nghĩa tại chức

năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

Vào trễ không lý do (LWP): Do người dùng định nghĩa tại

chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

Ra sớm không lý do (EWP): Do người dùng định nghĩa tại


Tăng ca trước giờ vào (BOT) : Do người dùng định nghĩa tại


Tăng ca sau giờ ra (AOT): Do người dùng định nghĩa tại chức

năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

Đăng ký tăng ca (RegOT): 8 giờ =1 ngày. (1)



IV. Cài đặt quy luật làm tròn dữ liệu công

Có 04 cách cài đặt làm tròn số liệu

Cách 1: Không làm tròn

Thời gian không thay đổi.

Cách 2: Làm tròn lên

Tăng thời gian theo 01 block đơn vị tối thiểu.

Nội dung thực hành: Thực hiện cài đặt làm tròn thời gian công của hạng mục AOT, với cách làm tròn là Làm

tròn lên, block tối thiểu là 30 phút.


2. Tại hạng mục [HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG].

a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Ký Hiệu] là “AOT”.


c. Tại cột [1 Block ĐVT Tối Thiểu] nhập “30”.

d. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “phút”.

e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Làm tròn lên”.

GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Kết quả hiển thị khi tính công

Hình minh họa: : Không thực hiện làm tròn cho hạng mục AOT




Cách 3: Làm tròn xuống

Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu


tròn xuống, block tối thiểu là 30 phút.







e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Làm tròn xuống”.

GHI CHÚ:



Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph =30: làm tròn =30.

0< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph <30: làm tròn =30.


Hình minh họa: : Làm tròn lên theo block 30ph




Cách 4: Làm tròn Block

Làm tròn lên hoặc xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu căn cứ vào kết quả so sánh thời gian thực tế với giá trị tối

thiểu của 01 block


tròn block, block tối thiểu là 30 phút.







e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Làm tròn block”.

GHI CHÚ:



Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph =30: làm tròn =30.

0< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph <30: làm tròn =0.


Hình minh họa: : Làm tròn xuống theo block 30ph




Chia giá trị 1 block ĐVT Tối Thiểu thành 02 đoạn bằng nhau

0< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph<=15: làm tròn=0.

15< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph <=30: làm tròn =30.


Hình minh họa: : Làm tròn block theo block 30ph



V. Quy trình chứng từ Đổi lịch làm việc & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ đổi lịch làm việc

1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý

(soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi lịch làm việc.

GHI CHÚ:

Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình

chứng từ xem tại chương 2.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

.



User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]với quyền Xét duyệt.

Quy trình chứng từ đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đổi lịch làm việc tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user

[ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và

hiệu lực.

Soạn thảo chứng từ đổi lịch làm việc

1. Đăng nhập eTimeGold bằng user [SoanThao] và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc].

2. Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin.

a. Tại cột [Mã chứng từ] để mặc định.

GHI CHÚ:

Sau khi chọn [Lƣu Trữ] mã văn bản sẽ tự động phát sinh theo quy định của người dùng đã

quy định trong chức năng [Định Nghĩa Mã].

Để cài đặt mã tự động cho chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] này, người dùng cần dùng đến

chức năng [Khởi Tạo Đổi Lịch Làm Việc] để khai báo mã tự động.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2.

Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 21.



b. Cột [Ngày chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

c. Tại cột [Ngày hiệu lực], click vào biểu tượng , chọn “28/02/2012”.

d. Tại cột [Mã lịch làm việc mới],click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị danh sách lịch

làm việc đã khởi tạo trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả]

là “Nhóm sản xuất”. Click nút [Thực hiện].

e. Cột [Từ Ngày], [Đến Ngày], [Hết hạn]: bỏ qua không nhập liệu.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đăng ký phiếu đổi lịch làm việc cho nhân viên mã AC 6”.

g. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị

form danh sách nhân viên.


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lƣới dữ liệu.





h. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 6. Click nút [Thực hiện].

i. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức

danh]: bỏ qua không nhập liệu.

j. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Điều động do yêu cầu sản xuất”.

3. Click nút [Cập Nhật].

4. Click chọn [Nộp] và click [OK] để đưa chứng từ lên cấp trên.

GHI CHÚ:

Sau khi [Lƣu Trữ] phần [Mã Chứng Từ] đã được tự động điền thành QÐKL/159/DNSC.





Chuyển tiếp chứng từ đổi lịch làm việc

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep].

2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Đổi Lịch Làm Việc – Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là

QÐKL/159/DNSC.

4. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận chuyển lên”.

5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đưa chứng từ đổi lịch làm việc này lên cấp trên duyệt.

GHI CHÚ:


Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1. Click nút [Danh Sách].

2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC.

3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới.

GHI CHÚ:

Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.



Duyệt Chứng Từ

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [Quanly].

2. Chọn chức năng [Đổi Lịch Làm Việc – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.


QÐKL/159/DNSC.

4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”

Click nút [Duyệt], click nút [OK].

GHI CHÚ:






GHI CHÚ:

Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.



VI. Quản lý và xem lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc Sau khi các chứng từ đổi lịch làm việc được duyệt thì những chứng từ này sẽ được hiệu lực và lưu vào lịch sử.

Để quản lý được những chứng từ đổi lịch làm việc đã được duyệt người sử dụng phải phân quyền [Quản Lý

Lịch Sử] cho chứng từ.

Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, người soạn thảo muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới đâu thì

phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó.

Hƣớng Dẫn Từng Bƣớc Thực Hành

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ đổi lịch làm việc đã duyệt đồng

thời có quyền trả lại chứng từ. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.

Quản lý lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.

User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Quản lý lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy].

3. Mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc – QL].




QÐKL/159/DNSC.

GHI CHÚ:








Xem lịch sử chứng từ phụ cấp thời gian.


User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Xem lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao].




QÐKL/159/DNSC.

GHI CHÚ:

Ngoài chức năng xem vị trí chứng từ đã được duyệt hay chưa thì chức năng xem lịch sử này không

thể thay đổi được dữ liệu đang xem.

GHI CHÚ:








Trả lại chứng từ đổi lịch làm việc khi đã đƣợc duyệt


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Quản lý lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy].


QÐKL/159/DNSC.

Nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt

GHI CHÚ:








4. Click nút [Trả Lại] và click nút [OK].

Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.

Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương11

Automotive

Transcript of Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương11