PHẦN MỀM KẾ TOÁN TONY ACCOUNTING

© 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y

Tony Accounting

Hướng dẫn sử dụngPhần mềm Tony Accounting

sản phẩm của Công ty TNHH T.O.N.Y

Tài liệu hướng dẫn này là một bộ phận của phần mềm Tony Accounting.Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Bảo lưu mọi quyền. Phần mềm này được bảo hộ bởi luật bản quyền và cáchiệp ước quốc tế. Sao chép hay phân phối trái phép toàn bộ hoặc một phần của phần mềm này sẽ chịu các hìnhphạt về hình sự hoặc dân sự, có thể bị truy tố đến mức tối đa đúng theo luật qui định.

This user's guide is a part of Tony Accounting.Copyright by Tony Company Ltd. All rights reserved. This computer program is protected by copyright law andinternational treaties. Unauthorized reproduction or distribution of this program, or any portion of it, may result insevere civil and criminal penalties, and will be prosecuted to the maximum extent possible under the law.

Tony Accounting


Tony Accounting4


Mục lục

Lời tựa

Phần I Lời mở đầu 2

Phần II Thỏa thuận bản quyền 4

Phần III Giới thiệu 6

................................................................................................................................... 61 Công ty TNHH T.O.N.Y

................................................................................................................................... 62 Phần mềm kế toán Tony Accounting

................................................................................................................................... 83 Tại sao lựa chọn Tony Accounting?

................................................................................................................................... 94 Đặc điểm nổi bật

................................................................................................................................... 105 Phần mềm kế toán để làm gì?

................................................................................................................................... 106 Thuật ngữ và từ viết tắt

................................................................................................................................... 117 Liên hệ

Phần IV Cài đặt phần mềm 13

................................................................................................................................... 131 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm

......................................................................................................................................................... 13Phần cứng

......................................................................................................................................................... 13Phần mềm

................................................................................................................................... 132 Cài đặt lần đầu

................................................................................................................................... 193 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN

......................................................................................................................................................... 20Sơ đồ triển khai

......................................................................................................................................................... 20Cài đặt ở máy chủ(server)

......................................................................................................................................................... 26Cài đặt và cấu hình ở máy trạm

................................................................................................................................... 274 Cài đặt lại sau khi gặp sự cố

................................................................................................................................... 275 Cập nhật phiên bản mới

Phần V Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 29

................................................................................................................................... 291 Chạy phần mềm lần đầu tiên

................................................................................................................................... 302 Tạo tập tin dữ liệu

................................................................................................................................... 313 Khởi tạo dữ liệu

......................................................................................................................................................... 31Khởi tạo mới

......................................................................................................................................................... 34Phục hồi dữ liệu

................................................................................................................................... 364 Đăng nhập

................................................................................................................................... 365 Bổ sung thông tin doanh nghiệp

................................................................................................................................... 366 Thiết lập các thông số

................................................................................................................................... 367 Tổ chức các danh mục

................................................................................................................................... 378 Quản lý và phân quyền người sử dụng

................................................................................................................................... 379 Tổ chức hệ thống tài khoản

................................................................................................................................... 3710 Thiết lập nhóm chứng từ

5Nội dung


................................................................................................................................... 3711 Nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên

Phần VI Các câu hỏi thường gặp 39

................................................................................................................................... 391 Các câu hỏi chung

................................................................................................................................... 452 Các câu hỏi về sử dụng

Phần VII Nguyên tắc ghi sổ 50

................................................................................................................................... 501 Dẫn nhập

................................................................................................................................... 512 Nguyên tắc

................................................................................................................................... 533 Áp dụng

Phần VIII Sơ đồ hoạt động 55

................................................................................................................................... 561 Sơ đồ các màn hình

................................................................................................................................... 572 Sơ đồ trình tự công việc

................................................................................................................................... 583 Sơ đồ luồng số liệu

Phần IX Hướng dẫn theo chức năng 60

................................................................................................................................... 601 Hướng dẫn chung

................................................................................................................................... 612 Đăng nhập

................................................................................................................................... 623 Màn hình chính

......................................................................................................................................................... 62Thực đơn

......................................................................................................................................................... 62Màn hình chứng từ

......................................................................................................................................................... 65Màn hình báo cáo

......................................................................................................................................................... 66Thanh trạng thái

................................................................................................................................... 664 Màn hình nhập chứng từ

......................................................................................................................................................... 67Bố trí màn hình

......................................................................................................................................................... 68Các thao tác khi thêm mới

......................................................................................................................................................... 68Các thao tác khi cập nhật

......................................................................................................................................................... 70Nhập thông tin chung

......................................................................................................................................................... 71Nhập định khoản

......................................................................................................................................................... 72Nhập hóa đơn

......................................................................................................................................................... 73Nhập bút toán ngoài bảng

......................................................................................................................................................... 73Các tiện ích

................................................................................................................................... 745 Hệ thống

......................................................................................................................................................... 74Đổi mật khẩu

......................................................................................................................................................... 75Tùy chọn

.................................................................................................................................................. 76Giao diện

.................................................................................................................................................. 76Hệ thống

.................................................................................................................................................. 78Kế toán

......................................................................................................................................................... 80Khóa phiên làm việc

......................................................................................................................................................... 80Cấu hình dữ liệu

......................................................................................................................................................... 85Thoát

................................................................................................................................... 866 Danh mục

................................................................................................................................... 887 Quản trị

......................................................................................................................................................... 88Hệ thống tài khoản

......................................................................................................................................................... 91Quản lý người dùng

......................................................................................................................................................... 94Mở khóa sổ

Tony Accounting6


......................................................................................................................................................... 94Kỳ kế toán

......................................................................................................................................................... 95Hồ sơ công ty

......................................................................................................................................................... 96Thông số

.................................................................................................................................................. 96Hệ thống

.................................................................................................................................................. 97Kế toán

......................................................................................................................................................... 99Số dư tài khoản kỳ đầu tiên

......................................................................................................................................................... 99Thiết lập nhóm chứng từ

......................................................................................................................................................... 100Tạo đơn vị mới

......................................................................................................................................................... 103Tạo dữ liệu mới

......................................................................................................................................................... 104Phục hồi dữ liệu

......................................................................................................................................................... 105Cập nhật TQL

................................................................................................................................... 1058 Công cụ

......................................................................................................................................................... 106Xem số dư

......................................................................................................................................................... 107Bảng cân cân đối tài khoản

......................................................................................................................................................... 107Định nghĩa bút toán kết chuyển

......................................................................................................................................................... 109Tổng hợp số liệu cuối kỳ

......................................................................................................................................................... 110Định nghĩa sổ chứng từ ghi sổ

......................................................................................................................................................... 111Chứng từ ghi sổ trong kỳ

......................................................................................................................................................... 112Định nghĩa báo cáo tài chính

......................................................................................................................................................... 113Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

Phần X Hướng dẫn theo nghiệp vụ 116

................................................................................................................................... 1161 Tổ chức hệ thống tài khoản

................................................................................................................................... 1162 Tổ chức các danh mục

................................................................................................................................... 1173 Quản lý kỳ kế toán

................................................................................................................................... 1174 Nhập số dư kỳ đầu tiên

................................................................................................................................... 1175 Nhập chứng từ

......................................................................................................................................................... 118Các nhóm chứng từ

......................................................................................................................................................... 120Kế toán tiền mặt

.................................................................................................................................................. 120Khai báo các thông tin liên quan

.................................................................................................................................................. 121Lập chứng từ phát sinh

........................................................................................................................................... 121Lập phiếu thu

........................................................................................................................................... 122Lập phiếu chi

.................................................................................................................................................. 123Báo cáo

......................................................................................................................................................... 123Kế toán tiền gửi


.................................................................................................................................................. 124Lập chứng từ phát sinh

........................................................................................................................................... 124Giấy báo Nợ

........................................................................................................................................... 125Giấy báo Có

.................................................................................................................................................. 126Báo cáo

......................................................................................................................................................... 126Kế toán tiền vay


.................................................................................................................................................. 127Lập chứng từ đầu vào

........................................................................................................................................... 127Đi vay

........................................................................................................................................... 128Trả tiền vay

.................................................................................................................................................. 128Báo cáo

......................................................................................................................................................... 128Kế toán bán hàng và dịch vụ



.................................................................................................................................................. 129Báo cáo

.................................................................................................................................................. 129Xuất kho ngay khi bán hàng

......................................................................................................................................................... 130Kế toán quản lý kho

7Nội dung



.................................................................................................................................................. 130Phương pháp tính giá xuất kho

........................................................................................................................................... 131Bình quân thời điểm

........................................................................................................................................... 131Bình quân cuối kỳ

........................................................................................................................................... 132Đích danh


........................................................................................................................................... 133Nhập kho

........................................................................................................................................... 134Xuất kho

.................................................................................................................................................. 134Báo cáo

......................................................................................................................................................... 134Kế toán tài sản cố định


.................................................................................................................................................. 134Quản lý và khấu hao tài sản cố định


........................................................................................................................................... 138Tăng TSCĐ

........................................................................................................................................... 139Giảm TCSĐ

........................................................................................................................................... 140Điều chỉnh nguyên giá TSCĐ

.................................................................................................................................................. 140Báo cáo

......................................................................................................................................................... 140Kế toán tổng hợp

......................................................................................................................................................... 140Kế toán tự động


.................................................................................................................................................. 141Tổng hợp số liệu cuối kỳ

................................................................................................................................... 1426 Báo cáo thuế

................................................................................................................................... 1427 Hạch toán theo ngoại tệ

................................................................................................................................... 1428 Theo dõi thanh toán công nợ theo đích danh

................................................................................................................................... 1439 Tạo số liệu theo chứng từ ghi sổ

................................................................................................................................... 14510 Định nghĩa các báo cáo tài chính

................................................................................................................................... 14611 Quản lý người sử dụng

................................................................................................................................... 14812 Sử dụng cho nhiều đơn vị

................................................................................................................................... 14813 Sao lưu dữ liệu

................................................................................................................................... 14914 Phục hồi dữ liệu

Phần XI Mẫu in chứng từ 152

................................................................................................................................... 1521 Phiếu thu

................................................................................................................................... 1522 Phiếu chi

................................................................................................................................... 1533 Phiếu nhập kho

................................................................................................................................... 1534 Phiếu xuất kho

................................................................................................................................... 1545 Phiếu chuyển kho

................................................................................................................................... 1546 Phiếu kế toán

................................................................................................................................... 1557 Phiếu kế toán(theo 1 đối tượng)

................................................................................................................................... 1558 Phiếu kế toán(theo 2 đối tượng)

Phần XII Báo cáo 157

................................................................................................................................... 1571 Chứng từ ghi sổ

......................................................................................................................................................... 157Chứng từ ghi sổ

......................................................................................................................................................... 157Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

......................................................................................................................................................... 157Sổ cái(dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ)

................................................................................................................................... 1572 Nhật ký chung

Tony Accounting8


......................................................................................................................................................... 157Sổ cái(dùng cho hình thức Nhật ký chung)

......................................................................................................................................................... 157Sổ nhật ký chung

......................................................................................................................................................... 157Sổ nhật ký chung(kèm đối tượng)

......................................................................................................................................................... 157Sổ nhật ký thu tiền

......................................................................................................................................................... 157Sổ nhật ký chi tiền

......................................................................................................................................................... 157Sổ nhật ký bán hàng

......................................................................................................................................................... 158Sổ nhật ký mua hàng

................................................................................................................................... 1583 Bảng cân đối số phát sinh

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh cấp 1

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh cấp 1 lũy kế

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh cấp 2

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh cấp 2 lũy kế

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh tất cả tài khoản

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh tất cả tài khoản lũy kế

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh tiểu khoản

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh tiểu khoản lũy kế

................................................................................................................................... 1584 Bảng cân đối số phát sinh theo đối tượng

......................................................................................................................................................... 158Bảng cân đối số phát sinh cặp đối tượng

......................................................................................................................................................... 159Bảng cân đối số phát sinh đối tượng 1

......................................................................................................................................................... 159Bảng cân đối số phát sinh đối tượng 1 theo đối tượng 2

......................................................................................................................................................... 159Bảng cân đối số phát sinh đối tượng 2 theo đối tượng 1

................................................................................................................................... 1595 Sổ sách kế toán

......................................................................................................................................................... 159Bảng tổng hợp chi tiết(hàng hóa, nguyên liệu, …)

......................................................................................................................................................... 159Sổ chi tiết bán hàng

......................................................................................................................................................... 159Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh

......................................................................................................................................................... 159Sổ chi tiết tài khoản

......................................................................................................................................................... 159Sổ chi tiết thanh toán với người bán

......................................................................................................................................................... 159Số chi tiết thanh toán với người bán(đích danh)

......................................................................................................................................................... 159Sổ chi tiết thanh toán với người mua

......................................................................................................................................................... 159Sổ chi tiết thanh toán với người mua(đích danh)

......................................................................................................................................................... 160Sổ chi tiết tiền vay

......................................................................................................................................................... 160Sổ chi tiết(hàng hóa, nguyên liệu)

......................................................................................................................................................... 160Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

......................................................................................................................................................... 160Sổ quỹ tiền mặt

......................................................................................................................................................... 160Sổ tài sản cố định

......................................................................................................................................................... 160Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh

......................................................................................................................................................... 160Sổ theo dõi thuế GTGT

......................................................................................................................................................... 160Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại

......................................................................................................................................................... 160Sổ theo dõi thuế GTGT được miễn giảm

......................................................................................................................................................... 160Sổ tiền gửi ngân hàng

......................................................................................................................................................... 160Thẻ kho

......................................................................................................................................................... 160Thẻ tài sản cố định

......................................................................................................................................................... 161Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

................................................................................................................................... 1616 Sổ sách kế toán theo ngoại tệ

......................................................................................................................................................... 161Bảng tổng hợp đối tượng 1 phát sinh theo tài khoản(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ chi tiết các tài khoản(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ chi tiết các tài khoản 1 đối tượng(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ chi tiết các tài khoản 2 đối tượng(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ chi tiết thanh toán với người bán(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ chi tiết thanh toán với người mua(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ theo dõi thanh toán(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ theo dõi thanh toán 1 đối tượng(ngoại tệ)

......................................................................................................................................................... 161Sổ theo dõi thanh toán 2 đối tượng(ngoại tệ)

9Nội dung


................................................................................................................................... 1617 Nhập xuất tồn

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn theo nhóm hàng hóa

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn theo kho

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn theo tài khoản

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn theo kho - tài khoản

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn theo tài khoản - kho

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn 1 kho - tài khoản

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn 1 tài khoản - kho

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn 1 tài khoản - nhóm

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê nhập xuất tồn theo từng lô hàng

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê tồn kho(đơn giá bình quân)

......................................................................................................................................................... 162Bảng kê tồn kho theo nhóm(đơn giá bình quân)

......................................................................................................................................................... 163Bảng kê tồn kho theo kho(đơn giá bình quân)

................................................................................................................................... 1638 Số sách khác

......................................................................................................................................................... 163Bảng kê chi tiết phát sinh tài khoản

......................................................................................................................................................... 163Bảng kê chi tiết phát sinh tài khoản(chiều ngang)

......................................................................................................................................................... 163Sổ tổng hợp tài khoản

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết 1 bên 1 tài khoản 1 đối tượng

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết của 1 cặp tài khoản

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết tài khoản(chiều ngang)

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết tài khoản 1 đối tượng

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết tài khoản 2 đối tượng

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết tài khoản n 1 đối tượng

......................................................................................................................................................... 163Sổ chi tiết tài khoản n 2 đối tượng

................................................................................................................................... 1649 Báo cáo tài chính

......................................................................................................................................................... 164Bảng cân đối kế toán

......................................................................................................................................................... 164Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

......................................................................................................................................................... 164Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

................................................................................................................................... 16410 Báo cáo thuế

......................................................................................................................................................... 164Bảng kê hóa đơn GTGT mua vào

......................................................................................................................................................... 164Bảng kê hóa đơn GTGT bán ra

................................................................................................................................... 16411 Danh mục và Thông số

......................................................................................................................................................... 164Danh mục

......................................................................................................................................................... 164Thông số

Chỉ mục 0

Lời tựa

Tony Accounting - Sự kết hợp tinh tế của kinh nghiệm, sức sáng tạo và công nghệ tiên tiến


Tony Accounting

Phần

I

2 Tony Accounting


1 Lời mở đầu

Xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm và sử dụng phần mềm Tony Accounting.

Tài liệu hướng dẫn này sẽ chỉ dẫn chi tiết về tính năng, cách cài đặt và sử dụng phầnmềm. Tài liệu này hỗ trợ cho cả người mới bắt đầu lẫn trong suốt quá trình sử dụng phầnmềm.

Trong thời gian qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều góp ý của các chuyên gia, củangười sử dụng trong cả nước. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận đượcnhiều góp ý trong thời gian tới.

Tài liệu hướng dẫn này được cập nhật liên tục tại trang web hướng dẫn sử dụng trựctuyến http://www.tonyvn.com/help.

Phần

II

4 Tony Accounting


2 Thỏa thuận bản quyền

Thỏa thuận bản quyền giữa người sử dụng phần mềm Tony Accounting với Công tyTNHH T.O.N.Y cho các phần mềm, các tập tin phát sinh từ phần mềm, tài liệu, tài liệutrực tuyến của Công ty TNHH T.O.N.Y.

1. Người sử dụng được phép: Công ty TNHH T.O.N.Y cho phép cá nhân hay đơn vị sởhữu hợp lệ phần mềm Tony Accounting được phép sao chép với mục đích bảo quản,đào tạo nội bộ với số lượng không hạn chế.

2. Bản quyền tác giả: Phần mềm Tony Accounting đã được đăng ký bản quyền tác giảbởi Công ty TNHH T.O.N.Y.

3. Nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép hoặc sửa đổi hoặc bắt chước vì mụcđích thương mại. Các cá nhân hoặc đơn vị không được phép tìm cách dịch lại hoặc lấycắp chương trình nguồn. Không được phép bán lại dưới bất kỳ hình thức nào.

4. Vi phạm: Nếu cá nhân hay đơn vị tìm cách vi phạm những điều đã nói trên, tác giảchương trình sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc số liệu hay chương trình bịphá hủy hoặc các hỏng hóc gây ra cho máy tính.

5. Bảo hành: Công ty TNHH T.O.N.Y chỉ cam kết bảo hành các phiên bản thương mạicủa phần mềm Tony Accounting. Thời hạn bảo hành là 12 tháng.

6. Trách nhiệm: Công ty TNHH T.O.N.Y không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc mấtmát số liệu do phần cứng hỏng, do virus máy tính, thiên tai, địch họa hay người sử dụngvô tình hay cố ý gây ra.

Nếu bạn chấp nhận và hiểu tất cả các điều đã thỏa thuận trên xin bạn vui lòng chịu tráchnhiệm và thực hiện chúng.

Nếu có điều gì chưa hiểu, nghi ngờ làm ơn liên hệ với Công ty TNHH T.O.N.Y để có đượcsự giải đáp:

Địa chỉ: 03 Lê Thánh Tôn, Hải Châu, Đà Nẵng

Điện thoại: 0511 2201389

Website: http://www.tonyvn.com

Email: [email protected]

Phần

III

6 Tony Accounting


3 Giới thiệu

Chủ đề này cung cấp thông tin cơ bản về phần mềm, các đặc điểm nổi bật và vì sao TonyAccounting là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

3.1 Công ty TNHH T.O.N.Y

Đầu tiên, thay mặt Công ty TNHH T.O.N.Y, chúng tôi xin gửi tới Quý công ty lờichào trân trọng cùng lời chúc thành công.

Công ty TNHH T.O.N.Y chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin toàn diện chodoanh nghiệp, là công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp. Độingũ cán bộ quản lý, nhân viên giàu kinh nghiệm triển khai ứng dụng tin học, kết hợp việcthường xuyên nghiên cứu áp dụng các công nghệ phần mềm mới nhất trên thế giới.

Phần mềm của công ty chúng tôi cung cấp luôn được khách hàng đánh giá cao về chứcnăng lẫn hình thức, độ ổn định và tính tin cậy. Không những giúp các doanh nghiệp tin họchóa các hoạt động quản lý mà thông qua đó nâng cao năng suất, hiệu quả sản xuất kinhdoanh, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Công ty đang từng bước có đượcsự tín nhiệm của khách hàng bởi những sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao.

Với những mục tiêu và định hướng rõ ràng, chúng tôi cam kết chỉ cung cấp các sảnphẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi có chiến lược kinh doanh linhhoạt, chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp, tạo điều kiệnthuận lợi nhất để khách hàng nhanh chóng nắm bắt, sử dụng thành thạo để phát huy hếtgiá trị của sản phẩm, dịch vụ được cung cấp.

Chúng tôi tin tưởng rằng Quý công ty đã chọn đúng phần mềm và đối tác cho doanhnghiệp của mình. Rất mong nhận được sự hợp tác chặt chẽ với Quý công ty trong côngviệc ứng dụng tin học vào công tác kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh.

Trân trọng!

3.2 Phần mềm kế toán Tony Accounting

Tony Accounting là một phần mềm kế toán chuyên nghiệp, dễ dàng để sử dụng, đápứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, cho phép bạn tạo ra nhiều hệ thống sổ sách kế toánkhác nhau với một vài thao tác đơn giản.

Tony Accounting không chỉ là phần mềm kế toán, nó còn đáp ứng yêu cầu công tácquản trị trong doanh nghiệp.

Tony Accounting luôn được khách hàng đánh giá cao bởi khả năng thay đổi khi doanhnghiệp thay đổi về cách tổ chức, quản lý, bổ sung ngành nghề kinh doanh và sự lớnmạnh của doanh nghiệp.

Các chức năng cơ bản

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

o Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi.

7Giới thiệu


o Theo dõi thu chi tồn quỹ, số dư ngân hàng.

Kế toán vay và tính lãi

o Lập và in các chứng từ.

o Theo dõi chi tiết từng khoản vay theo từng khách hàng, hợp đồng

o Theo dõi các khế ước từng thời kỳ.

Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

o Theo dõi các hợp đồng, đơn hàng và tình hình thực hiện hợp đồng.

o Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng.

o Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ.

o Bù trừ công nợ và theo dõi tuổi nợ của từng nhà cung cấp, hóa đơn muahàng.

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

o Theo dõi các hợp đồng, đơn hàng và tình hình thực hiện hợp đồng.

o Lập và theo dõi công nợ các hóa đơn bán hàng và theo dõi doanh thu.

o Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ.

o Bù trừ công nợ và theo dõi tuổi nợ của từng khách hàng, hóa đơn muahàng.

Kế toán kho vật tư hàng hóa

o Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm.

o Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng.

o Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhaunhư Bình quân cuối kỳ, NTXT, NSXT, Đích danh, Bình quân tức thời,Hạch toán,...

Kế toán tài sản cố định

o Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từngtài sản.

o Theo dõi chi tiết về trang thiết bị đi kèm các tài sản.

o Cho phép lập các phiếu tăng, giảm và phiếu đánh giá lại giá trị tài sản cốđịnh như sửa chữa, lắp đặt thêm...

o Tự động trích và phân bổ khấu hao theo phương pháp cũng như đốitượng sử dụng do người dùng thiết lập.

Kế toán thành phẩm và giá thành

o Tập hợp và phân bổ chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau, phù hợp với

8 Tony Accounting


nhiều mô hình sản xuất.

o Tính giá thành sản phẩm theo nhiều phương pháp: định mức, hệ số, tỷlệ, giản đơn, đơn đặt hàng,...

o Tính giá thành các sản phẩm sản xuất theo nhiều công đoạn. Tính giáthành bán thành phẩm.

o Trong cùng một doanh nghiệp, phần mềm có thể tính giá thành chonhiều sản phẩm, loại sản phẩm theo các phương pháp khác nhau.

Kế toán tổng hợp

o Cho phép nhập và in tất cả các bút toán điều chỉnh và tổng hợp.

o Cho phép khai báo và tự động kết chuyển chi phí, doanh thu cuối kỳ

o In các báo cáo tài chính và quản trị.

3.3 Tại sao lựa chọn Tony Accounting?

5 lý do để chọn phần mềm kế toán Tony Accounting

Hội nhập và cạnh tranh

Cạnh tranh trong cơ chế thị trường, thì nhu cầu xử lý thông tin nhanh, chính xác,phong phú. Cộng với sự thay đổi nhanh, liên tục của thông tin, của yêu cầu quản trịvà quy định khác nhau. Phần mềm kế toán Tony Accounting ra đời nhằm đáp ứngnhu cầu to lớn của doanh nghiệp, đồng thời cho phép “thay đổi những gì hay thayđổi” phù hợp từng chu kỳ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian

Tony Accounting giúp bạn nhập chứng từ nhanh hơn. Tổng hợp số liệu, xem báocáo cho bất cứ thời gian nào. Đơn giản chỉ là nhập chứng từ và in báo cáo.

Tiết kiệm chi phí

Thời gian tìm hiểu phần mềm ngắn, thích ứng ngay được yêu cầu của bất kỳ doanhnghiệp, cho phép thay đổi những gì hay thay đổi giúp doanh nghiệp không phải bỏ rachi phí cho việc sửa đổi phần mềm. Giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán.

Tập trung vào công việc của bạn

Rất nhiều xử lý được phần mềm tự động thực hiện. Có nhiều công cụ hỗ trợ. Bạnchỉ tập trung vào các công việc mà không phải bận tâm nhiều tới nhiều vấn đề kỹthuật, tin học. Những gì bạn thấy trong phần mềm mà những gì bạn có được, nhữnggì bạn có được chính là những gì bạn cần.

Hỗ trợ tối đa trong sử dụng

Công tác kế toán liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Do đó mà sốliệu kế toán và việc vận hành phần mềm kế toán là hết sức quan trọng. Chúng tôihiểu điều đó! Một mặt luôn nâng cao chất lượng, sự ổn định, an toàn và bảo mật.

9Giới thiệu


Mặt khác, chúng tôi luôn coi trọng việc trợ giúp khách hàng sử dụng là một việc hếtsức quan trọng: chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng lâu dài, giải đáp thắc mắcnhanh chóng, hướng dẫn thật chi tiết và tận tình, khắc phục sự cố nhanh nhất.

Ngoài các tài liệu hướng dẫn kèm theo phần mềm khi cài đặt, chúng tôi đã phát triểnhệ thống hướng dẫn trực tuyến luôn được cập nhật với nhiều tài liệu, hình ảnh, đoạnphim minh họa.

3.4 Đặc điểm nổi bật

Được thiết kế để chạy trên mô hình khách - chủ hoặc trên máy đơn. Phần mềm có thểquản lý nhiều người dùng với các phân quyền khác nhau tùy theo chức năng do kế toántrưởng hoặc quản lý hệ thống qui định.

Tuân thủ chế độ kế toán, đồng thời cho phép thay đổi phù hợp với yêu cầu quản lý vàsự phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của chế độ kế toán. Là hệ thốngmở, người dùng có thể thay đổi, thêm bớt tài khoản, đối tượng doanh thu, chi phí, đápứng yêu cầu của mọi loại hình doanh nghiệp cũng như sự thay đổi thường xuyên củayêu cầu quản trị.

Theo dõi chi tiết đến từng đối tượng khách hàng, hàng hóa, khoản mục, yếu tố, … giúpcho nhà quản trị có quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.

Hạch toán đa tiền tệ: Tính chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh số dư ngoại tệ cuối tháng.

Báo cáo, tổng hợp số liệu tại bất cứ thời điểm nào và cho phép kết xuất báo cáo ranhiều dạng tập tin khác nhau: Excel, Pdf, Html, …

Sự thống nhất và kiểm soát chặc chẽ dữ liệu nhập vào tăng độ tin cậy: kiểm tra nhậpđối tượng theo dõi, kiểm tra tổng tiền có khớp với chứng từ, nhập thiếu hóa đơn, ….Giao diện đồ họa thân thiện có nhiều tùy chọn khác nhau cho mỗi người sử dụng.

Có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổ kỳ trước.

Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổi rồi tiến hành khóa sổ lại.

Các loại tên (hàng hóa, vật tư, khách hàng, nhân viên…) có thể lựa chọn theo mộtphương thức nhanh nhất, không phải đánh vào mã số hoặc tên.

Trên một phiếu thu/chi có thể hạch toán một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ (cónghĩa là không phải in ra nhiều phiếu thu/chi cho mỗi một tài khoản đối ứng của nghiệpvụ). Mỗi bút toán có thể hạch toán cho từng đối tượng khách hàng với từng hóa đơnriêng biệt. Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng một phiếu thu chi. Cho phép innhiều mẫu in trực tiếp từ phần mềm trên cùng một dữ liệu.

Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt, đa năng.

Quản lý số liệu nhiều năm liên tiếp trên cùng một nguồn dữ liệu, không cần phải táchsổ khi sang năm khác.

Quản lý nhiều hệ thống sổ sách trên cùng một nguồn dữ liệu(cơ sở dữ liệu).

10 Tony Accounting


3.5 Phần mềm kế toán để làm gì?

Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, điều đơn giản mà bất cứ cánhân nào cũng nghĩ phần mềm phải giống với thực tế hoạt động hiện có của doanhnghiệp, điều này đúng nhưng chưa đủ. Theo các nhà tư vấn, ứng dụng công nghệ thôngtin chỉ là một công cụ để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nâng cao tính cạnh tranh.Điều cốt lõi là doanh nghiệp phải nhận thức, tổ chức hoạt động sản xuất có chuẩn mực.Từ đó, các ứng dụng công nghệ thông tin mới phát huy vai trò là công cụ giúp doanhnghiệp thực hiện tin học hóa các công đoạn hoạt động sản xuất.

Chúng tôi nêu ra vấn đề này để cho thấy rằng, chính cách tổ chức hoạt động của doanhnghiệp góp phần lớn trong khai thác có hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin.

Công việc kế toán là một công việc đòi hỏi tỉ mỉ rất cao và dễ sai sót nếu làm thủ công.Cùng một chứng từ phải ghi ở nhiều nơi, nhiều sổ và khi tổng hợp lại phải tìm ở nhiều sổ.Trong khi đó, kế toán phải phản ảnh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi hoạt động kinh tế,tài chính phát sinh. Chính vì vậy, nhu cầu về một phần mềm kế toán có chất lượng cao,với các chức năng đa dạng, thuận tiện và dễ sử dụng là hết sức hợp lý.

Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh, số lượng chứng từ phát sinh cũngtăng theo, dẫn đến quản lý kế toán thủ công không theo kịp sự lớn mạnh đó. Ngay cả khităng thêm kế toán viên cũng không giải quyết được. Do vậy nhu cầu về quản trị doanhnghiệp có sự trợ giúp của công nghệ thông tin, mà phần mềm kế toán là một phần trongtin học hóa công tác quản trị.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh nóichung và trong quản lý kế toán nói riêng mang tính tất yếu và một trong các mục tiêuchiến lược hàng đầu đã và đang được các nhà quản trị quan tâm.

Với mục đích cung cấp giải pháp tổng thể tốt nhất phục vụ có hiệu quả quản lý kế toánphù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh. Phần mềm kế toán Tony Accounting đượcxây dựng trên nền tảng công nghệ .Net mới nhất của Microsoft, kết hợp với sự sáng tạovà kinh nghiệm tích lũy được khi triển khai áp dụng tại nhiều loại hình doanh nghiệp. Phầnmềm kế toán Tony Accounting thể hiện là phần mềm ổn định, chính xác cao, đầy đủ vàthuận tiện nhất cho nhiều loại hình doanh nghiệp, cho cả những người mới làm kế toánlẫn những chuyên viên tài chính thuộc nhiều ngành nghề.

3.6 Thuật ngữ và từ viết tắt

.Net Một công nghệ của Microsoft cho phép dễ dàng viết ứng dụng trên nhiều nềntảng khác nhau và cho môi trường mạng.

CPU Đơn vị xử lý trung tâm của máy tính.

GHz Tốc độ xử lý của máy tính

GTGT Thuế giá trị gia tăng

HTML Định dạng hiển thị nội dung của trình duyệt web

LAN Một mạng truyền thông kết nối các máy tính, các thiết bị đầu cuối và các thiết bịmáy tính hóa khác trong phạm vi giới hạn về diện tích, thí dụ trong một văn

11Giới thiệu


phòng, một tòa nhà, một xưởng sản xuất hoặc một khu vực làm việc tương tự.

MB Megabyte

Mbs Tốc độ truyền dữ liệu.

pdf Định dạng tập tin phổ biến

RAM Bộ nhớ của máy tính

Unicode Font chữ theo chuẩn quốc tế.

3.7 Liên hệ

Địa chỉ: 03 Lê Thánh Tôn, Hải Châu, Đà Nẵng

Điện thoại: 0511 2201389

Email: [email protected]

Website: http://www.tonyvn.com

Phần

IV

13Cài đặt phần mềm


4 Cài đặt phần mềm

Chủ đề này chỉ dẫn các bước thực hiện khi cài đặt phần mềm, cách cập nhật phiên bảnmới.

4.1 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm

Chủ đề này mô tả điều kiện phần cứng, phần mềm để có thể cài đặt và khai thác tốt nhấtTony Accounting.

4.1.1 Phần cứng

Tốc độ xử lý của CPU tối thiểu 1.8Ghz.

Bộ nhớ RAM 512MB hoặc cao hơn.

Dung lượng trống của đĩa cứng tối thiểu 200MB.

Độ phân giải màn hình 800x600 hoặc lớn hơn.

Mạng LAN tốc độ 100Mbs(đối với các đơn vị sử dụng nhiều máy).

4.1.2 Phần mềm

Hệ điều hành Windows: 2000, XP, Vista, Windows Server 2003/2008.

Framework .Net 2.0

Bộ gõ Unikey hoặc Vietkey.

Font Unicode.

4.2 Cài đặt lần đầu

Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:

0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng zip thì bạn phải giải nén vào một thưmục bất kỳ.

2. Chạy tập tin setup.exe trong gói cài đặt bằng cách nhấn đúp chuột vào tập tin.

13

14 Tony Accounting


3. Nếu màn hình dưới đây hiển thị, bạn tới bước tiếp theo, ngược lại thì bạn tới bước 5.

4. Bộ cài đặt yêu cầu cài đặt Microsoft .Net Framework, nhấn vào nút Accept để cài đặt.



5. Màn hình cài đặt phần mềm Tony Accounting hiển thị.

6. Chọn thư mục cài đặt phần mềm(nên đặt ở ổ đĩa khác với ổ đĩa cài đặt Windows)

16 Tony Accounting


7. Nhấn tiếp nút Next để bắt đầu quá trình cài đặt



8. Quá trình cài đặt

18 Tony Accounting


9. Màn hình thông báo quá trình cài đặt đã hoàn tất



10. Sau khi cài đặt thành công, trên thanh Start --> Program Files --> Tony Softwares -->Tony Accounting

Xem thêm:

Yêu cầu về phần cứng

Yêu cầu về phần mềm

Làm gì khi bắt đầu sử dụng?

4.3 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN

Chủ đề này đề cập đến việc cài đặt để sử dụng phần mềm trên nhiều máy trong mạngLAN dùng chung một tập tin dữ liệu.

13

13

29

20 Tony Accounting


4.3.1 Sơ đồ triển khai

4.3.2 Cài đặt ở máy chủ(server)

0. Chọn máy chủ: nên mua máy chủ chuyên dụng hoặc chọn một máy có cấu hình mạnh,chạy ổn định. Kiểm tra máy chủ có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu

2. Cài đặt SQL, chạy và cài đặt SQL từ tập tin SQL.exe trong bộ cài đặt phần mềm

13

13

22 Tony Accounting


24 Tony Accounting


26 Tony Accounting


Xem thêm:




4.3.3 Cài đặt và cấu hình ở máy trạm

0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu

Xem thêm:




13

13

29

13

13

13

13

29



4.4 Cài đặt lại sau khi gặp sự cố

0. Thực hiện sao lưu dữ liệu(các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài đặt phầnmềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại.

1. Thực hiện cài đặt như hướng dẫn khi Cài đặt lần đầu hoặc Cài đặt nhiều máy trongmạng LAN .

2. Chọn một trong 2 trường hợp sau:

2.1. Còn giữ được tập tin dữ liệu: thực hiện cấu hình dữ liệu đến tập tin dữ liệu.

2.2. Còn giữ được tập tin sao lưu: thực hiện phục hồi dữ liệu.

4.5 Cập nhật phiên bản mới

0. Thực hiện sao lưu dữ liệu(các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài đặt phầnmềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại.

1. Gỡ bỏ phiên bản đang sử dụng(vào Control Panel --> Add or Remove Programs củaWindows)

2. Tiến hành cài đặt phiên bản mới như Cài đặt lần đầu .

3. Phần mềm được khởi động sẽ tự động cập nhật cấu hình dữ liệu và nâng cấp lênphiên bản mới.

13

20

13

Phần

V

29Làm gì khi bắt đầu sử dụng?


5 Làm gì khi bắt đầu sử dụng?

Chủ đề này chỉ ra các công việc cần thực hiện ngay sau khi cài đặt Tony Accounting

5.1 Chạy phần mềm lần đầu tiên

1. Khởi động phần mềm

1.1. Menu thanh Start của Windows

1.2. Hoặc bấm vào biểu trượng ở màn hình Desktop

2. Phần mềm hiển thị màn hình chọn

2.1. Nếu đã có tập tin dữ liệu(đã sử dụng phần mềm trước đây hoặc thực hiện càiđặt lại phần mềm sau khi cài đặt lại Windows), chọn nút "Đúng" để tiến hành cấu hình dữliệu

2.2. Nếu chưa có tập tin dữ liệu, chọn nút "Không" để tạo mới tập tin dữ liệu

2.3. Để thoát, chọn nút "Bỏ qua".

80

30

30 Tony Accounting


5.2 Tạo tập tin dữ liệu

1. Không thực hiện việc này nếu máy bạn đang dùng là máy trạm trong trường hợp càiđặt nhiều máy trong mạng LAN.

2. Kích hoạt chức năng tạo tập tin dữ liệu

3. Xác định thư mục và tên tập tin dữ liệu

4. Nhấn nút "Tạo mới", phần mềm sẽ thực hiện.

5. Thực hiện cấu hình dữ liệu hoặc khởi tạo dữ liệu80



5.3 Khởi tạo dữ liệu

Có 2 cách khởi tạo dữ liệu.

1. Khởi tạo mới một đơn vị(1 hệ thống sổ sách)

2. Khởi tạo dữ liệu bằng cách phục hồi dữ liệu sao lưu trước đây(do cài đặt lại phầnmềm hoặc gặp sự cố)

5.3.1 Khởi tạo mới

Thực hiện theo trình tự các bước sau:

1. Nhập thông tin doanh nghiệp

- Mã đơn vị: do người sử dụng đặt, tránh trùng nhau nếu sử dụng cho nhiều đơnvị.

- Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế.

- Nhấn nút "Tiếp theo".

31

34

32 Tony Accounting


2. Thiết lập chế độ kế toán

- Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm: bạn muốn nhập các chứng từ phát sinh từngày nào? Ví dụ: bạn muốn nhập chứng từ từ tháng 04/2008 thì chọn ngày làm việc làngày 01/04/2008.

- Chọn kỳ kế toán: tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, chu kỳ kế toán toán cóthể là tháng, quý, sáu tháng, năm. Sau mỗi chu kỳ kế toán, phần mềm yêu cầu thực hiệnkết chuyển, chuyển số dư sang kỳ kế toán sau. Do vậy, phải xác định cụ thể và chính xáckỳ kế toán.

- Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính.




3. Đặt các thông số phần mềm

- Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ...

- Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vàothưc mục được chọn.


34 Tony Accounting


4. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng.Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi.

5. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới.

5.3.2 Phục hồi dữ liệu

Lưu ý: trước khi thực hiện phục hồi dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần mềm ở tất cảcác máy trạm.


1. Chọn tập tin khởi tạo, chọn xác nhận.




3. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu.

36 Tony Accounting


5.4 Đăng nhập

Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu(mặc địnhmật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải nhập đúng tênđăng nhập và mật khẩu.

Sau khi đăng nhập thành công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật khẩu để tránh người khácdùng tài khoản của bạn sử dụng phần mềm.

Xem thêmĐăng nhập

5.5 Bổ sung thông tin doanh nghiệp

Nhập thông tin về đơn vị sử dụng phần mềm, bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, mãsố thuế, … Các thông tin này dùng để hiển thị tại báo cáo.

Xem thêmHồ sơ công ty

5.6 Thiết lập các thông số

Trước khi sử dụng phần mềm, phải xác định các thông số liên quan đến quá trình sửdụng phần mềm như: ngày bắt đầu sử dụng phần mềm, đơn vị tiền tệ mặc định, phươngpháp xác định giá xuất kho, số chữ số lẻ, thư mục chứa bản sao dữ liệu dự phòng, …

Xem thêm:Thông số hệ thốngThông số kế toán

5.7 Tổ chức các danh mục

Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên quan.Các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh mục kháchhàng để theo dõi công nơ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên giá và khấu haocủa tài sản, … Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật thường xuyên trong quátrình sử dụng.

Số lượng danh mục sử dụng tùy thuộc vào hoạt động và yêu cầu quản lý của doanhnghiệp. Một vấn đề quan trong trong tổ chức danh mục là phân nhóm danh mục và xâydựng hệ thống mã đối tượng hợp lý và khả năng mở rộng trong tương lại.

Xem thêm:Tổ chức các danh mục

61

95

96

97

116



5.8 Quản lý và phân quyền người sử dụng

Chức năng quản lý người dùng cho phép người quản trị phần mềm tạo tài khoản chotừng kế toán viên, thiết lập vai trò và phần quyền sử dụng chức năng, chứng từ, báo cáocho từng kế toán viên.

Xem thêm:Quản lý người dùng

5.9 Tổ chức hệ thống tài khoản

Đây là công việc quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ việc hạch toán và công tác kế toánquản trị. Khi tổ chức hệ thống tài khoản, nền tuân thủ đúng hệ thống tài khoản qui địnhcủa Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán Việt Nam, đồng thời đáp ứng yêu cầu vềquản lý sổ sách kế toán, quản trị theo đặc thù của doanh nghiệp. Điểm quan trọng trongtổ chức hệ thống tài khoản của Tony Accounting là thiết lập đối tượng theo dõi của từngtài khoản.

Nên liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn việc tổ chức hệ thống tài khoản. Xin quýkhách gửi thông tin cơ bản về tổ chức hoạt động, sản xuất, các đối tượng cần theo dõi,đối tượng tính giá thành trong hệ thống kế toán cho chúng tôi qua email.

Xem thêm:Hệ thống tài khoảnNguyên tắc ghi sổ

5.10 Thiết lập nhóm chứng từ

Tùy theo hoạt động của mỗi doanh nghiệp, việc phân nhóm chứng từ cho phép quản lý tốthơn chứng từ phát sinh. Phần mềm cho phép người sử dụng có một số tùy chọn chomỗi nhóm chứng từ.

Xem thêmThiết lập nhóm chứng từ

5.11 Nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên

Để phần mềm theo dõi tiếp tục số dư các tài khoản, số dư công nợ, nguyên giá và giá trịđã khấu hao, số lượng hàng tồn kho, … Cần phải nhập số dư đầu ngày của ngày bắt đầusử dụng vào phần mềm. Một số tài khoản yêu cầu phải nhập số dư chi tiết là những tàikhoản có đối tượng theo dõi kèm theo. Đối với các doanh nghiệp theo dõi đích danh côngnợ, xuất kho đích danh cần nhập số tồn đích danh theo từng chứng từ, từng lô hàng.

Xem thêm:Số dư tài khoản kỳ đầu tiênHệ thống tài khoảnNguyên tắc ghi sổ

91

88

50

99

99

88

50

Phần

VI

39Các câu hỏi thường gặp


6 Các câu hỏi thường gặp

Chủ đề này tổng hợp các câu hỏi khách hàng hay các thắc mắc về phần mềm và cáchsử dụng phần mềm.

6.1 Các câu hỏi chung

Tony Accounting áp dụng được cho những loại hình doanh nghiệp nào?Tony Accounting là phần mềm được thiết kế tổng quát với nhiều tính năng có thể thayđổi dễ dàng nên có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp bao gồm: thươngmại, dịch vụ, sản xuất thuộc nhiều ngành nghề khác nhau..

Tony Accounting chạy trên hệ điều hành nào?- Tony Accounting chạy được trên các hệ điều hành Windows(2000/XP/Vista,7),Windows Server 2003/2008

- Riêng nguồn dữ liệu(Cơ sở dữ liệu) cho phép chạy trên hệ điều hành Linux, Solaris,Unix, Windows(2000/XP/Vista,7), Windows Server 2003/2008.

Phần mềm có cho phép sử dụng nhiều máy trong mạng nội bộ chung nguồn dữliệu?Phần mềm cho phép hoạt động trong mạng LAN với nhiều máy cùng truy cập mộtnguồn dữ liệu. Xin xem hướng dẫn tại Cài đặt phần mềm >> Cài đặt nhiều máy trongmạng LAN.

Tính bảo mật của phần mềm có đảm bảo không?Với kinh nghiệm và công nghệ khi phát triển phần mềm, phần mềm đáp ứng đầy đủcác yêu cầu bảo mật, dữ liệu được tập trung ở một máy và truy cập thông qua địa chỉIP(không phải chia sẻ tập tin). Ngoài ra, phần mềm có tính năng phân quyền sử dụngở nhiều cấp độ khác nhau, giúp cho người quản lý kiểm soát toàn bộ việc truy cập vàthay đổi dữ liệu.

Nếu mua phần mềm Tony Accounting, xin hỏi bộ sản phẩm tôi nhận được gồmnhững gì, hỗ trợ về kỹ thuật, đào tạo ra sao, chế độ bảo hành như thế nào?Chúng tôi sẽ hướng dẫn Quý khách thực hiện tải(download) bộ cài đặt từ trang webhttp://www.tonyvn.com hoặc sẽ gửi bộ cài đặt thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Đào tạo: chúng tôi hỗ trợ miễn phí việc sử dụng qua điện thoại, chat hoặc bằng phầnmềm hỗ trợ từ xa. Quý khách có thể yêu cầu đào tạo trực tiếp.

Chế độ bảo hành: Tony Accounting được bảo hành phần mềm 12 tháng. Trong thờigian bảo hành, bảo trì được cập nhật các quy định mới của Nhà nước và phiên bảnmới. Trong suốt quá trình sử dụng sẽ được tư vấn miễn phí.

Đơn vị tôi có nhiều chi nhánh nếu mua phần mềm Tony Accounting tôi có thểcài vào nhiều máy và tại các địa điểm khác nhau không?Tùy theo thỏa thuận hợp đồng, số máy cài phần mềm đối với các doanh nghiệp đãđược cấp giấy chứng nhận sử dụng sản phẩm. Tuy nhiên sẽ chỉ bảo hành đối với sảnphẩm tại địa chỉ đã ghi trong hợp đồng.

Công ty tôi có nhu cầu đặt hàng phần mềm riêng, liệu có thể xây dựng theo đơnđặt hàng của chúng tôi được không?

40 Tony Accounting


Chúng tôi có thể cung cấp cho quý khách phần mềm như yêu cầu riêng biệt của côngty, nhưng theo kinh nghiệm từ thực tế, việc đặt mua phần mềm “may đo” thường cóchi phí đắt hơn rất nhiều phần mềm “đóng gói”. Hơn nữa, doanh nghiệp mất nhiều thờigian và công sức do phải chờ đợi xây dựng xong sản phẩm và chạy thử. Phần mềmTony Accounting được thiết kế linh hoạt, có thể phù hợp với nhiều doanh nghiệp khácnhau mà không cần phải chỉnh sửa nhiều. Xin liên hệ và cung cấp cho chúng tôi thôngtin yêu cầu của công ty để chúng tôi tư vấn phù hợp.

Công ty tôi ở tỉnh rất xa Đà Nẵng, xin hỏi nếu mua phần mềm Tony Accounting,thì khi có nhu cầu bảo hành hoặc tư vấn về sản phẩm,tôi sẽ phải làm như thếnào?Phần mềm Tony Accounting đã được nhiều khách hàng trên cả nước mua và sửdụng tốt cho công việc(quý khách có thể tham khảo danh sách khách hàng tại websitehttp://www.tonyvn.com. Chúng tôi tự hào đã có kinh nghiệm và uy tín làm việc từ xavới khách hàng.

Hiện nay, chúng tôi đang tiến hành mở rộng mạng lưới đại lý và cộng tác viên đến cáctỉnh thành trên cả nước. Tùy theo vùng địa lý, khách hàng có thể liên lạc trực tiếp vớicác Văn phòng hoặc Đại lý của Công ty TNHH T.O.N.Y tại địa phương mình. Quýcông ty có thể gửi email tới: [email protected] hoặc gọi trực tiếp đến số điện thoạihỗ trợ. Đặc biệt, nếu quý khách có nối mạng internet, chúng tôi có phần mềm hỗ trợ từxa qua mạng rất thuận tiện và nhanh chóng.

Tôi là người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên tôi rất quan tâmđến ngôn ngữ lập trình của chương trình phần mềm. Công ty TNHH T.O.N.Y cóthể cho tôi biết Tony Accounting đang viết trên ngôn ngữ lập trình nào? Quản lýdữ liệu ra sao?Phần mềm Tony Accounting được viết trên ngôn ngữ C# trên nền .Net Frameworkcủa Microsoft, cơ sở dữ liệu SQL Firebird. Vì vậy Tony Accounting phép quản lý dữliệu qua mô hình máy chủ, máy trạm thông qua giao thức TCP/IP mà không cần chiasẽ tập tin dữ liệu.

Tôi rất quan tâm đến vấn đề bảo mật của hoạt động trong công ty, tôi muốn biếtvề độ bảo mật của phần mềm Tony Accounting?Người quản trị có thể phân quyền sử dụng phần mềm này cho các nhân viên màkhông bị ảnh hưởng lẫn nhau.

Công ty chúng tôi muốn dùng thử phần mềm trong thời gian ít nhất là 01 tháng,sau đó mới quyết định có mua hay không? Công ty TNHH T.O.N.Y có đáp ứngnhu cầu này không?Quý công ty hoàn toàn có thể lựa chọn dùng thử phần mềm.

Đối với phần mềm kế toán doanh nghiệp là Tony Accounting, Quý công ty có thểdownload miễn phí trên http://www.tonyvn.com.

Tôi nên chọn gói sản phẩm nào cho phù hợp?Thuê GPSD: phù hợp với các cá nhân và đơn vị làm kế toán thuê, các doanh nghiệp,dự án có nhu cầu sử dụng phần mềm trong thời gian ngắn.

Mua GPSD: phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp thực hiện kinh doanh trênnhiều lĩnh vực (thương mại, sản xuất,...).

Xin hỏi nếu hết hạn bảo hành mà công ty chúng tôi không ký HĐ bảo hành, bảo



trì tiếp mà khi máy tính của công ty chúng tôi bị lỗi Win, muốn cài lại Win mớithì có hỗ trợ công ty chúng tôi không? Có phải trả phí không? Việc lỗi Win, bịnhiễm virut đối với các công ty hiện nay là rất phổ biến, do vậy công ty phảithường xuyên cài lại Win mới. Công ty TNHH T.O.N.Y có tư vấn sữa chữa ngayqua điện thoại mà không cần phải cử nhân viên kỹ thuật đến được không?Công ty chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ miễn phí khách hàng qua điện thoại, email, chat, ...Riêng trường hợp phải cử nhân viên kỹ thuật đến hỗ trợ, quý khách phải trả một khoảnphí.

Bảo hành, bảo trị như thế nào?Khi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành công tại doanhnghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký với nhau vàkhi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệp đều đã tựvận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bản nghiệmthu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể và đánh dấuviệc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạn bảo hành.

Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm

Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thànhcông với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuynhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng tháidữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặccác chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cầnphải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thudự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1năm đối với các sản phẩm của TONY.

Trong thời gian bảo hành sản phẩm, TONY có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luônhoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phầnmềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằmngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trongkhuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm.

Các công việc được TONY tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là:

Sửa lỗi phần mềm

Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗitin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xâydựng trong phần mềm.

Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình

Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sửdụng phần mềm thì sẽ được TONY hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đườngđiện thoại, email...

Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu

42 Tony Accounting


Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệuđầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạtnhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiệnthì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TONY. Các nhân viên TONY sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trựctiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này.

Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra

Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máytính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì TONYcũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiệntrên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bịtreo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó TONY sẽ giúpdoanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận ITkiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềmsau khi đĩa cứng đã được sửa đổi...

Các hỗ trợ khác

Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máytrạm, nâng cấp đĩa cứng... thì TONY sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phầnmềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽđược phục hồi và hoạt động bình thường.

Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm:

Qua điện thoại, email

Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báocho bộ phận bảo hành TONY hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của TONY phụtrách khách hàng. Đầu tiên TONY sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặcbằng hình thức gửi email.

Hỗ trợ thông qua kết nối Internet

Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phươngthức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiệncông việc bảo hành của TONY sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng quađường internet từ trụ sở của TONY và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống nhưngồi trước máy tính tại khách hàng.

Nhân viên TONY có mặt trực tiếp tại khách hàng

Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủquan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc emailthì nhân viên TONY sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảohành.

Bảo trì phần mềm



Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành,công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và TONY thực hiện kýkết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi nămkhoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiếnhành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạnhàng nămKhi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành côngtại doanh nghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký vớinhau và khi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệpđều đã tự vận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bảnnghiệm thu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể vàđánh dấu việc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạnbảo hành.

Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm

Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thànhcông với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuynhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng tháidữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặccác chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cầnphải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thudự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1năm đối với các sản phẩm của TONY.

Trong thời gian bảo hành sản phẩm, TONY có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luônhoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phầnmềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằmngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trongkhuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm.

Các công việc được TONY tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là:

Sửa lỗi phần mềm

Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗitin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xâydựng trong phần mềm.

Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình

Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sửdụng phần mềm thì sẽ được TONY hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đườngđiện thoại, email...

Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu

Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệuđầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạtnhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiệnthì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TONY. Các nhân viên TONY sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trực

44 Tony Accounting


tiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này.

Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra

Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máytính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì TONYcũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiệntrên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bịtreo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó TONY sẽ giúpdoanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận ITkiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềmsau khi đĩa cứng đã được sửa đổi...

Các hỗ trợ khác

Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máytrạm, nâng cấp đĩa cứng... thì TONY sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phầnmềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽđược phục hồi và hoạt động bình thường.

Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm:

Qua điện thoại, email

Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báocho bộ phận bảo hành TONY hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của TONY phụtrách khách hàng. Đầu tiên TONY sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặcbằng hình thức gửi email.

Hỗ trợ thông qua kết nối Internet

Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phươngthức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiệncông việc bảo hành của TONY sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng quađường internet từ trụ sở của TONY và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống nhưngồi trước máy tính tại khách hàng.

Nhân viên TONY có mặt trực tiếp tại khách hàng

Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủquan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc emailthì nhân viên TONY sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảohành.

Bảo trì phần mềm

Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành,công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và TONY thực hiện kýkết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi nămkhoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiến



hành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạnhàng năm

6.2 Các câu hỏi về sử dụng

Nên chọn hình thức sổ kế toán nào khi áp dụng Tony AccountingChúng tôi khuyên bạn nên chọn hình thức sổ Nhật ký chung

Không tạo được tài khoản con của một tài khoản?Để mở tài khoản con của một tài khoản thì yêu cầu tài khoản hiện tại chưa được sửdụng trong các bút toán. Chương trình sẽ báo lỗi nếu bạn mở thêm tài khoản con chonó.

Phần mềm yêu cầu tài khoản sử dụng trong bút toán phải là tài khoản con, để mở tàikhoản con cho tài khoản đã sử dụng(Ví dụ tài khoản 152 đã được sử dụng trong cáchạch toán, bạn cần mở thêm tài khoản 1521 và 1522) thực hiện các bước như sau:

- Kích hoạt chức năng Hệ thống tài khoản.

- Sửa mã tài khoản 152 hiện tại thành mã 1521.

- Thêm mới một tài khoản có mã là 152.

- Quay lại dòng tài khoản 1521, chọn tài khoản mẹ chính là tài khoản 152 vừa thêmmới.

- Thêm mới tài khoản có mã là 1522, chọn tài khoản mẹ là 152.

Không tìm thấy nơi nhập số dư cho kỳ kế toán đầu tiên?Số dư của kỳ kế toán đầu tiên được nhập một lần vào thời điểm bắt đầu sử dụng phầnmềm. Bạn cần quay về kỳ kế toán đầu tiên(được thiết lập trong Thông số kế toán).sau đó chọn thực đơn Quản trị >> Số dư kỳ đầu tiên và bắt đầu nhập.

Thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

- Vào thực đơn Quản trị >> Thông số >> Kế toán

- Màn hình Thông số kế toán sẽ hiển thị, bạn xem kỳ kế toán đầu tiên là kỳ nào.

- Đóng màn hình Thông số kế toán.

- Xuống Thanh trạng thái ở phía dưới, chọn ngày làm việc trong thời gian của kỳ kếtoán đầu tiên.

- Vào thực đơn Quản trị >> Số dư kỳ kế toán đầu tiên.

- Bắt đầu nhập số dư kỳ đầu tiên.

Nhập nguyên giá, giá trị đã khấu hao của tài sản phát sinh trước khi sử dụngphần mềm tại đâu?Đối với tài sản mua và khấu hao trước khi sử dụng phần mềm, nhập thông tin tài sảnnhư gồm các bước sau:

- Nhập danh mục tài sản.

- Nhập nguyên giá và giá trị khấu hao tại màn hình nhập số dư kỳ đầu tiên.

46 Tony Accounting


Khi nào thì thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ?Việc tổng hợp số liệu được thực hiện khi kết thúc kỳ kế toán. Hoặc khi bạn thay đổi sốliệu của các kỳ kế toán trước, bạn phải thực hiện lại tổng hợp số liệu theo trình tự thờigian.

Sau khi tổng hợp cuối kỳ và khóa sổ, phát hiện một số chứng từ chưa nhập,một số chứng từ nhập sai, vậy cần phải làm gì?- Bạn quay lại kỳ kế toán mà những chứng từ đó phát sinh bằng cách điều chỉnh ngày

làm việc ở Thanh trạng thái).

- Nếu kỳ kế toán đó đã khóa sổ thì thực hiện mở sổ.

- Nhập, bổ sung, sửa lại các chứng từ.

- Thực hiện tổng hợp số liệu và khóa sổ lại.

Tại sao không xóa được đối tượng trong danh mục?Khi xóa một đối tượng trong danh mục, phần mềm hiển thị thông báo “đã sử dụng nơikhác” là do đối tượng cần xóa đã được sử dụng, tham chiếu tới. Ví dụ như tài khoản111 đã được dùng để hạch toán thì bạn không thể xóa.

Tại sao khi đăng nhập, phần mềm hiển thị thông báo “Ngày làm việc <ngày>không nằm trong kỳ kế toán nào”?Do ngày làm việc được chọn tại màn hình đăng nhập(xem chi tiết tại 11.2 Đăng nhập)không nằm trong kỳ kế toán nào.

- Nếu bạn có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán(xem chi tiết tại 11.7.5 Kỳ kế toán),phần mềm sẽ hiển thị danh mục cho phép bạn mở kỳ kế toán mới.

- Nếu bạn không có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán, bạn cần liên hệ người quảntrị phần mềm.

Bạn có thể chọn ngày làm việc của các kỳ trước và đăng nhập vào phần mềm.

Làm thế nào để có thể sử dụng cho nhiều doanh nghiệp?Phần mềm hỗ trợ bạn sử dụng không giới hạn cho nhiều doanh nghiệp, nhiều hệ thốngsổ sách đồng thời trên một nguồn dữ liệu. Xin xem hướng dẫn tại Hướng dẫn theonghiệp vụ >> Sử dụng cho nhiều doanh nghiệp.

Phần mềm có cho phép in nhiều chứng từ chỉ mới một lần chọn?Phần mềm đã hỗ trợ tính năng in nhiều phiếu cùng một lúc

Khi báo cáo thuế, có thể xuất số liệu qua phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế củaTổng cục thuế?Phần mềm hỗ trợ xuất ra Excel bảng kê hóa đơn mua vào bán ra cho phép đưa vàophần mềm Hỗ trợ kê khai thuế.

Địa chỉ IP của máy chủ thường hay thay đổi, làm sao không phải thay đổi nhiềulân?Khi sử dụng nhiều máy chung một nguồn dữ liệu, ở các máy làm việc phải cấu hìnhchỉ đến địa chỉ IP của máy chủ. Nếu máy chủ hay bị thay đổi địa chỉ IP, bạn nên cầuhình dữ liệu với theo tên của máy chủ.

Có thể sử dụng phần mềm này cho những chứng từ đã phát sinh từ trướckhông? Ví dụ như là những chứng từ phát sinh từ tháng 8/2008, nhưng phần



mềm thì mới sử dụng tháng này.Phần mềm hỗ trợ nhập chứng từ từ bất cứ thời điểm nào, do người sử dụng quyếtđịnh. Muốn nhập chứng từ phát sinh thời điểm nào thì mở kỳ kế toán(thêm kỳ kế toántrong danh mục Kỳ kế toán) và điều chỉnh kỳ kế toán đầu tiên trong Thông số --> Kếtoán.

Khi bán hàng(thương mại, thành phẩm), làm sao để lập phiếu xuất kho ngay?Tại màn hình doanh thu bán hàng, có nút Xuất kho, bên dưới, chọn nhóm chứng từxuất kho, một màn hình nhập xuất kho hiển thị với thông tin lấy từ phiếu bán hàng.

Tại sao số tiền thuế GTGT không tự động tính khi nhập định khoản mặc dù đãnhập % thuế GTGT và tài khoản thuế?Kiểm tra trong chức năng Hệ thống tài khoản, mục Tùy chọn, phải đánh dấu các tàikhoản 133x, 3331x là tài khoản thuế GTGT.

Tôi vừa khai báo mua mới 1 TSCĐ nhưng do sai một số thông tin nên tôi muốnSửa (Xóa) TSCĐ này nhưng không xóa được. Vậy tôi phải làm thế nào?Nếu mới khai báo xong chưa thực hiện các thao tác liên quan thì Vào phần Ghi tăngngay trên phân hệ TSCĐ, bỏ ghi chứng từ ghi tăng TSCĐ muốn Sửa (xóa), sau đóquay lại danh mục TSCĐ để sửa hoặc xóa.

Nếu đã Khấu hao, ghi giảm hoặc đánh giá lại TSCĐ thì phải tìm đến các chứng từ nàyvà xóa đi, rồi bỏ ghi chứng từ ghi tăng và quay lại sửa (xóa).

Doanh nghiệp mở tài khoản tại nhiều Ngân hàng khác nhau, làm thế nào đểhạch toán và theo dõi tiền gửi tại các Ngân hàng đó?Khác với nhiều phần mềm khác là phải mở tài khoản con để theo dõi từng tài khoảnngân hàng, điều này dẫn đến có quá nhiều tài khoản con. Phần mềm Tony Accountingđược thiết kế linh động, cho phép thiết lập đối tượng theo dõi của từng tài khoản nóichung, riêng đối với tài khoản tiền gửi, phần mềm mặc định đối tượng theo dõi là Tàikhoản ngân hàng. Do vậy, không cần mở các tài khoản con, chỉ cần khai báo danhmục tài khoản ngân hàng trong danh mục.

Các bước lập chứng từ ghi sổ?Định nghĩa sổ chứng từ ghi sổ: định nghĩa các sổ và các cặp tài khoản trong sổ.

Phát sinh các chứng từ ghi sổ trong kỳ.

Xem, in các báo cáo chứng từ ghi sổ.

Tony Accounting có nhập khẩu được thuế vào phần mềm HTKK 2.0 của tổngcục thuế không? Quy trình thế nào?

Tại chức năng xem báo cáo, chọn nhóm Báo cáo thuế, chọn báo cáo cần xuất,nhấn nút xuất Excel.

Vào phần mềm HTKK 2.0 thực hiện Nhận dữ liệu từ file.

Tại sao trên Bảng cân đối kế toán Tổng Tài sản không bằng Tổng Nguồn vốn?Trước hết mở BCĐ tài khoản trong kỳ đó kiểm tra xem đã kết chuyển hết doanh thuchi phí để xác định kết quả chưa? Nếu vẫn còn số dư trên các TK doanh thu, chi phíthì phải thực hiện kết chuyển lại. Sau đó, kiểm tra lại BCĐ kế toán. Nếu cân bằng TS,nguồn vốn thì OK.

48 Tony Accounting


Nếu báo cáo vẫn lệch thì lấy Tổng tài sản trừ đi (-) Tổng nguồn vốn xem chênh lệchbao nhiêu. Rồi đối chiếu xem số tiền này trùng với TK nào chưa lên trên BCĐ KT. Đócó thể là do tạo thêm tiết khoản trong hệ thống tài khoản nhưng chưa có thiết lập côngthức trong Định nghĩa báo cáo tài chính.

Đối tượng trong màn hình nhập chứng từ là gì?Là đối tượng theo dõi chi tiết kèm theo mỗi tài khoản được tổ chức trong hệ thống tàikhoản.

Ví dụ:

- Tài khoản 131, 331 đối tượng là khách hàng.

- Tài khoản 141 đối tượng là nhân viên.

- Tài khoản 152, 153, 155, 156 đối tượng là hàng hóa, nguyên liệu, kho hàng.

Vì sao không nên mở tiểu khoản chi tiết mà lại dùng đối tượng theo dõi kèm tàikhoản?- Hệ thống tài khoản trở nên gọn nhẹ trong trường hợp có rất nhiều đối tượng phátsinh.

- Khi có thêm đối tượng mới, sẽ không phải thay đổi cấu trúc tài khoản.

- Có một số đối tượng liên quan đến nhiều tài khoản, nếu mở tiểu khoản sẽ bị trùng lắplại trên 2 tài khoản.

- Phục vụ cho kế toán quản trị, theo dõi, đối chiếu dễ dàng.

Các quy định về kế toán và thuế thường thay đổi, liệu Tony Accounting có đápứng nhanh chóng các thay đổi đó? Bao lâu thì phát hành phiên bản mới?Công ty TNHH T.O.N.Y liên tục cập nhật các thay đổi mới nhất của Bộ Tài chính vàcập nhật miễn phí cho khách hàng các phiên bản mới nhất trong thời gian bảo hành,bảo trì. Thông thường, mỗi tháng chúng tôi sẽ phát hành 01 phiên bản mới, có hỗ trợnâng cấp từ phiên bản cũ.

Phần

VII

50 Tony Accounting


7 Nguyên tắc ghi sổ

Chủ đề này này chỉ ra nguyên tắc định khoản áp dụng trong phần mềm, đây là nội dunghết sức quan trọng để bạn có thể khai thác tốt nhất các tính năng của phần mềm.

7.1 Dẫn nhập

Trong phần này, chúng tôi đưa ra nguyên tắc về định khoản trong phần mềm kế toánTony Accounting, đây có thể nói là nền tảng giúp người bạn sử dụng hiệu quả nhất phầnmềm này.

Ví dụ 1: Khách hàng A ký hợp đồng sử dụng dịch vụ của công ty bạn, giá trị hợp đồng là100.000đ. Định khoản vào sổ chi tiết: Nợ 131 – Có 511 Số tiền 100.000đ

Với dòng định khoản trên, chưa thể hiện được số tiền 100.000đ là tiền khách hàng A phảitrả, tức là chưa theo dõi công nợ của khách hàng A. Để khắc phục điều này, bổ sung tàikhoản 131A để theo dõi công nợ 131 khách hàng A. Ghi lại định khoản trên như sau: Nợ131A – Có 511 Số tiền 100.000đ.

Nhược điểm của cách quản lý theo dõi công nợ khách hàng bằng cách mở tài khoản connhư vậy là khi số lượng khách hàng lớn, hệ thống tài khoản của công ty sẽ rất lớn.

Ví dụ 2: Công ty của bạn hoạt động thương mại dịch vụ vận tải và cho thuê kho bãi.Khách hàng A ký hợp đồng sử dụng dịch vụ vận tải của công ty bạn, giá trị hợp đồng là100.000đ, đồng thời khách hàng này thuê kho với giá trị hợp đồng là 200.000đ.

Định khoản như sau:

Nợ 131A – Có 511 Số tiền 100.000đ

Nợ 131A – Có 511 Số tiền 200.000đ.

Tương tự như trường hợp trên, nếu chỉ định khoản như 2 dòng trên thì không theo dõiđược doanh thu của của dịch vụ vận tải hay kho bãi. Khắc phục, bổ sung thêm 2 tàikhoản 511VT và 511KB.

Định khoản như sau:

Nợ 131A – Có 511VT Số tiền 100.000đ

Nợ 131A – Có 511KB Số tiền 200.000đ

Nhược điểm của cách quản lý này là nếu công ty có nhiều xe, nhiều kho mà cần biếtdoanh thu của từng xe, từng kho bao nhiêu, buộc phải mở nhiều tài khoản con của 511.

Hai ví dụ cho thấy việc tổ chức hệ thống tài khoản đóng vai trò quan trọng trong công táckế toán quản trị. Một hệ thống tài khoản thống nhất và khoa học sẽ giúp công tác kế toántrở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi thiết lập hệ thống tài khoản, phải hướngđến khả năng thay đổi trong tương lai, hệ thống có khả năng đáp ứng yêu cầu hiện tàicũng như thay đổi phương thức quản lý, bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh, …

Cả 2 ví dụ trên đều đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại, nhưng đều có chung mộtnhược điểm là số lượng tài khoản con sẽ tăng theo số lượng khách hàng, loại hình dịch,số lượng đối tượng theo dõi chi tiết.

51Nguyên tắc ghi sổ


Ví dụ 3: Công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nhận các công trình từ nhiềuchủ đầu tư, mỗi chủ đầu tư có nhiều công trình. Công ty nhận thực hiện từ chủ đầu tư Aba công trình là X, Y, Z và từ chủ đầu tư B hai công trình là M, N. Với chủ đầu tư A có bánnguyên vật liệu cho công ty bạn. Bạn sẽ tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để theodõi công nợ phải thu của theo từng chủ đầu tư, theo từng công trình?

Mở tài khoản con như sau: 131AX, 131AY, 131AZ, 131BM, 131BN, 331A. Với cách tổchức này, có thể trả lời được công nợ của chủ đầu tư A bao nhiêu và chi tiết công nợtheo từng công trình. Nhưng lại có nhược điểm như đã phân tích ở 2 ví dụ trên.

Theo như ví dụ 3, khi bạn áp dụng vào phần mềm sẽ gặp những khó khăn sau, với nhữnglý do sau đây:

- Việc mở tài khoản con theo dõi chi tiết sẽ làm hệ thống tài khoản quá nhiều tài khoảncon.

- Khi lập các báo cáo tài chính, số liệu được lấy từ các tài khoản 131, do vậy bạn phải đicộng từ các tài khoản chi tiết lên.

- Với mã tài khoản(Ví dụ “131AX”), người làm kế toán hiểu đó là công nợ phải thu của chủđầu tư A thuộc công trình X. Nhưng để phần mềm có thể “hiểu” 131AX là gì thì đòi hỏi phảicó cách tổ chức lại hợp lý hơn.

- Phần mềm không thể hiểu 331A với 131AX cùng liên quan đến chủ đầu tư A.

Tóm lại, chúng tôi muốn nói rằng giữa công việc kế toán thông thường so với công việckế toán sử dụng phần mềm có những điểm khác nhau. Trong công tác kế toán bằng taybạn nghĩ rằng dễ hiểu, đơn giản, nhưng để cho máy tính “hiểu” được bạn tổ chức như thếnào thì đòi hỏi người sử dụng, đặc biệt là người kế toán trưởng phải có phương pháp tổchức khoa học và phù hợp để sử dụng phần mềm hiệu quả nhất.

7.2 Nguyên tắc

Trong phần này, chúng tôi giới thiệu nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản và đối tượngtheo dõi tài khoản, giúp bạn có cái nhìn thấu đáo về cách tổ chức của phần mềm TonyAccounting từ đó bạn áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản của Tony Accounting tuân theo hệ thống tài khoản ban hành của Bộ tàichính.

Để giải quyết các vấn đề nếu trong các ví dụ mục Dẫn nhập , phần mềm TonyAccounting đưa ra khái niệm là đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản. Tài khoản 131trong ví dụ 3 sẽ được thiết lập theo dõi 2 loại đối tượng: loại đối tượng thứ nhất là chủ đầutư, loại đối tượng theo dõi thứ hai là công trình. Khi kế toán viên thực hiện định khoản tàikhoản 131 tại bất cứ màn hình nhập liệu nào, thì bắt buộc nhân viên đó phải nhập kèm đốitượng theo dõi 1(chủ đầu tư) và 2(công trình).

Các dòng định khoản như sau:

Tài khoản Nợ Đối tượng 1 Đối tượng 2 Tài khoản Có Số tiền

Chủ đầu tư A giao thực hiện ba công trình X, Y và Z

50

52 Tony Accounting


131 A X 511 100.000đ

131 A Y 511 200.000đ

131 A Z 511 300.000đ

Chủ đầu tư B giao thực hiện hai công trình M và N

131 B M 511 400.000đ

131 B N 511 500.000đ

Thanh toán tiền nguyên vật liệu cho chủ đầu tư A

331 A 111 20.000đ

Từ các dòng định khoản trên ta có một số nhận xét sau

- Không phải mở tài khoản con cho mỗi chủ đầu tư, mỗi công trình, dẫn đến hệthống tài khoản gọn nhẹ mà vẫn theo dõi được chi tiết công nợ.

- Dễ dàng xác định công nợ của đối tượng, để tính tổng công nợ 131 chủ đầu tưA, ta đi tìm bên nợ tài khoản 131 có đối tượng 1 là A. Làm tương tự khi muốn xác địnhcông nợ theo từng công trình.

- Các chủ đầu tư, công trình được tổ chức thành các đối tượng theo dõi kèm theotài khoản, các đối tượng này sử dụng lại ở nhiều tài khoản khác. Phần mềm biết được đốitượng A liên quan đến 131 và 331, giúp dễ dàng khi muốn bù trừ công nợ.

Đến đây, câu hỏi đặt ra là khi chủ đầu tư A thanh toán thì sẽ hạch toán như thế nào? Bạnxem các dòng định khoản sau:

TK Nợ ĐT 1 ĐT 2 TK Có ĐT 1 ĐT 2 Số tiền

Chủ đầu tư A giao thực hiện ba công trình X, Y và Z

131 A X 511 100.000đ

131 A Y 511 200.000đ

131 A Z 511 300.000đ

Chủ đầu tư B giao thực hiện hai công trình M và N

131 B M 511 400.000đ

131 B N 511 500.000đ

Chủ đầu tư A bán nguyên vật liệu

111 331 A 20.000đ

Chủ đầu tư A thanh toán bằng tiền mặt 75% giá trị công trình X, 100% giá trị công trình Z

111 131 A X 75.000đ

111 131 A Z 300.000đ

53Nguyên tắc ghi sổ


Từ các dòng định khoản, ta dễ dàng trả lời: công nợ chủ đầu tư A bao nhiêu, công trìnhnào đã được thanh toán, …

Như vậy, phần mềm Tony Accounting giúp hệ thống hóa lại công tác kế toán của bạn trởnên khoa học, đơn giản nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán quản trị. Toàn bộhệ thống tài khoản, đối tượng theo dõi và cách hạch toán sẽ thống nhất. Một đặc điểmnữa là phần mềm cho phép bạn tự thiết lập đối tượng theo dõi phù hợp với yêu cầu vàđặc thù của doanh nghiệp, cũng như khả năng bổ sung mới trong tương lai.

7.3 Áp dụng

Phần này cho thấy việc áp dụng nguyên tắc trên trong phần mềm Tony Accounting nhưthế nào, đây chỉ là những gợi ý, bạn có thể tự bổ sung. Mỗi tài khoản trong TonyAccounting có thể không có, có 1 hoặc 2 đối tượng theo dõi. Mời bạn xem chi tiết ở bảngsau.

Tàikhoản

Đối tượng 1 Đối tượng 2 Diễn giải

112Tài khoản ngânhàng

Theo dõi chi tiết từng tài khoảnngân hàng, theo từng loại tiền gửi.

131 Khách hàng

141 Nhân viên

152 Nguyên liệu, vật liệu Kho hàngTrong Tony Accounting nguyênliêu, vật liệu, công cụ dụng cụ,thành phẩm gọi chung là hàng hóa.

153 Công cụ dụng cụ Kho hàng

154 Đối tượng giá thànhTùy theo lĩnh vực hoạt động củamỗi doanh nghiệp.

155 Thành phẩm Kho hàng

156 Hàng hóa Kho hàng

211 Tài sản

214 Tài sản

311 Khách hàng Khế ước vay Người cho vay cũng là khách hàng.

331 Khách hàng

5111 Hàng hóaTùy theo lĩnh vực hoạt động củamỗi doanh nghiệp.

5112 Thành phẩm

5113 Dịch vụ

Phần

VIII

55Sơ đồ hoạt động


8 Sơ đồ hoạt động

Chủ đề này cho phép bạn có được cái nhìn tổng thể về hoạt động và sử dụng phần mềm.

56 Tony Accounting


8.1 Sơ đồ các màn hình

57Sơ đồ hoạt động


8.2 Sơ đồ trình tự công việc

58 Tony Accounting


8.3 Sơ đồ luồng số liệu

Phần

IX

60 Tony Accounting


9 Hướng dẫn theo chức năng

Chủ đề này hướng dẫn theo từng chức năng có trong phần mềm. Nếu bạn muốn biết mộtthực đơn, một màn hình, một nút, ... trong phần mềm làm gì? Bạn hãy tra cứu ở mụcnày.

9.1 Hướng dẫn chung

1. Ngày làm việc: từ khi đăng nhập vào phần mềm, phải xác định ngày làm việc hiện tại.Căn cứ vào ngày này, phần mềm xác định được kỳ kế toán đang làm việc để hiển thịcác chứng từ nằm trong kỳ kế toán đó, hoặc khi thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ.

2. Các ô nhập liệu có biểu tượng cho phép bạn nhấn chuột trái(hoặc nhấn phím F4,hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ↓) vào đó sẽ hiển thị danh mục cho phép bạn chọn màkhông cần sử dụng chuột.

3. Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn4. Số phiếu của chứng từ được đánh tự động, gồm hai phần: ký hiệu và số. Phần số

được đang tăng dần và lặp lại khi qua kỳ kế toán khác.5. Tại các lưới dữ liệu(ví dụ: lưới định khoản, thay vì nhấn nút Thêm định khoản) bạn có

thể nhấn phím Insert để thêm mới một dòng. Tương tự, bạn nhấn phím Delete để xóa.Muốn chuyển sang dòng mới, bạn chứ nhấn phím Enter đến cuối hàng sẽ tự độngnhảy sang dòng.

6. Khi đang nhập liệu tại một ô dữ liệu, muốn chuyển sang ô kế tiếp thì nhấn phím Enterhoặc phím Tab. Muốn quay lại ô dữ liệu trước đó, nhấn tổ hợp phím Shift + Tab.

7. Tại các ô nhập liệu có dữ liệu chọn từ một danh mục, nếu chưa tồn tại đối tượng trongdanh mục, bạn nhấn phím F3 phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập danh mục đó.

8. Tại các lưới dữ liệu, phía dưới cùng có dòng cho phép tính tổng, đếm số dòng dữ liệu,lấy giá trị lớn nhất – nhỏ nhất. Bấm chuột phải lên dòng đó và chọn phép tính.

61Hướng dẫn theo chức năng


9.2 Đăng nhập

Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bất đầu sử dụng.

1. Chọn đơn vị: chọn đơn vị sẽ làm việc sau khi đăng nhập.

2. Ngày làm việc.

3. Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục.

4. Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn.

5. Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút Đăng nhập để vào phần mềm.

6. Nhấn nút Thoát nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm.

7. Nếu cần thay đổi tập tin dữ liệu sử dụng hoặc các thông số kết nối tới máy chủ, nhấnnút Cấu hình dữ liệu.

62 Tony Accounting


9.3 Màn hình chính

9.3.1 Thực đơn

1. Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn

9.3.2 Màn hình chứng từ

Mục đích: hiển thị các nhóm chứng từ, chứng từ, định khoản, hóa đơn, bút toán ngoàibảng. Người sử dụng có thể lọc theo thời gian, theo từng nhóm chừng từ. Từ màn hìnhnày, có thể thực hiện thêm mới chừng từ hoặc sửa, xóa chứng từ. Cho phép xem trướckhi in, in trực tiếp ra máy in một hoặc nhiều chứng từ cùng lúc. Người sử dụng có thể tìmkiếm, xuất ra Excel dữ liệu đang hiển thị.



Màn hình chứng từ gồm 4 phần:

1. Danh sách nhóm chứng từ nằm bên trái mà người sử dụng được phép nhập liệu hoặcxem.

2. Thanh chọn thời gian cho phép người sử dụng lọc các chứng từ, định khoản, hóa đơntheo ngày.

3. Danh sách các chứng từ thuộc nhóm chứng từ đang chọn và có ngày ghi sổ trongkhoảng thời gian đã chọn. Người sử dụng có thể xem riêng theo định khoản, hóa đơn, búttoán ngoài bảng.

64 Tony Accounting


4. Các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa cho phép thao tác thêm mới, thay đổi, xóa chừngtừ. Nút Xem, In chừng từ, Tìm kiếm và Xuất Excel.



9.3.3 Màn hình báo cáo

Mục đích: cho phép người sử dụng chọn báo cáo, chọn các tham số để xem hoặc in trựctiếp ra máy in.

Màn hình báo cáo gồm 3 phần:

1. Danh sách các báo cáo: nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụngđược phép xem

2. Tham số báo cáo: tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau.

3. Các nút chức năng:

66 Tony Accounting


9.3.4 Thanh trạng thái

Gồm các phần:

1. Kỳ kế toán đang làm việc

2. Ngày làm việc

3. Tên đơn vị

4. Tên người sử dụng

5. Tên tập tin dữ liệu đang sử dụng

6. Dấu << và >> cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán khác trước hoặc sau.

9.4 Màn hình nhập chứng từ

Phần mềm được thiết kế chỉ với một màn hình nhập chứng từ thống nhất cho tất cả cácchứng từ.



9.4.1 Bố trí màn hình

Màn hình nhập chứng từ gồm 5 phần.

1. Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ

2. Các định khoản

3. Các hóa đơn

4. Các bút toán ngoài bảng

68 Tony Accounting


5. Các nút chức năng

9.4.2 Các thao tác khi thêm mới

Để thêm mới một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:

1. Chọn Ngày làm việc theo ngày ghi sổ chứng từ hoặc chọn kỳ kế toán mà chứng từ đónằm trong kỳ kế toán.

2. Tại màn hình chứng từ, chọn nhóm chứng từ, nhấn nút Thêm.

3. Màn hình nhập chứng từ được hiển thị để thêm mới.

4. Nhập thông tin chứng từ: Nhập thông tin chung, Nhập định khoản, Nhập hóa đơn, Nhậpbút toán ngoài bảng.

5. Nhấn nút Lưu

6. Một số thao tác khác:

Thêm mới một chứng từ khác

Xóa chứng từ đang hiển thị

Xem phiếu in chứng từ

In trực tiếp chứng từ ra máy in

9.4.3 Các thao tác khi cập nhật

Để cập nhật một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:

1. Tìm chứng từ cần cập nhật tại Màn hình chứng từ: bằng cách chọn nhóm chứng từ, kỳkế toán và thời gian.



2. Tại màn hình chứng từ, chọn chừng từ cần cập nhật.

3. Nhấn nút Sửa hoặc tích đúp(double click) chuột vào chừng từ đó.

4. Màn hình nhập chứng từ được hiển thị để sửa.

5. Cập nhật thông tin chứng từ: Nhập thông tin chung, Nhập định khoản, Nhập hóa đơn,Nhập bút toán ngoài bảng.

6. Nhấn nút Lưu

7. Một số thao tác khác:

Thêm mới một chứng từ khác

Xóa chứng từ đang hiển thị

Xem phiếu in chứng từ

In trực tiếp chứng từ ra máy in

70 Tony Accounting


9.4.4 Nhập thông tin chung

Nhập thông tin chung của chứng từ

1. Ngày ghi sổ: ngày đưa chứng từ phát sinh vào hệ thống sổ sách, phần mềm căn cứvào ngày này để đưa vào kỳ kế toán và sổ sách. Ngày ghi sổ có thể sau ngày phát sinhchứng từ.

2. Ngày chứng từ: ngày thực tế chứng từ phát sinh.

3. Số phiếu: bao gồm phần ký hiệu và phần số, phần mềm tự động phát sinh(theo số kýhiệu được đặt tại Thiết lập nhóm chứng từ), người sử dụng có thể sửa lại.

4. Chứng từ gốc: số chứng từ gốc kèm theo chứng từ.

5. Nội dung: diễn giải mục đích, nội dung hạch toán.

6. Ghi chú: bổ sung thêm thông tin.

7. Nhân viên: Nhân viên thực hiện phát sinh chứng từ này, chọn từ danh mục nhân viên.

8. Người giao dịch(người nộp tiền, người nhận tiền, người giao hàng, người nhận hàng):người có liên quan đến phát sinh chứng từ.

9. Địa chỉ: địa chỉ của người giao dịch.

10. Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ hạch toán cho chứng từ này.

11.Tỷ giá: Tỷ giá giao dịch.

12.Tổng tiền: Tổng số tiền chứng từ.

Xem thêm

Bố trí màn hình

Các thao tác khi thêm mới

Các thao tác khi cập nhật

Nhập thông tin chung

Nhập định khoản

Nhập hóa đơn



Nhập bút toán ngoài bảng

Các tiện ích

9.4.5 Nhập định khoản

Nhập định khoản

1. Tài khoản Nợ

2. Các đối tượng bên Nợ: mỗi tài khoản được thiết lập đối tượng theo dõi(trong Hệ thốngtài khoản), sau khi nhập tài khoản Nợ, thực hiện chọn đối tượng(nếu có) đi kèm tàikhoản.

3. Tài khoản Có

4. Các đối tượng bên Có: mỗi tài khoản được thiết lập đối tượng theo dõi(trong Hệ thốngtài khoản), sau khi nhập tài khoản Có, thực hiện chọn đối tượng(nếu có) đi kèm tàikhoản.

5. Tiền tệ

6. Tỷ giá

7. Số lượng

8. Đơn giá

9. Nguyên tệ: số tiền theo ngoại tệ

10.Thành tiền

11.% Thuế GTGT

12.Diễn giải

13.Ghi chú

72 Tony Accounting


9.4.6 Nhập hóa đơn

Nhập hóa đơn

1. Loại hóa đơn

2. Ngày nhập: phần mêm căn cứ vào ngày nhập này để đưa vào báo cáo thuế GTGT

3. Ngày hóa đơn: ngày ghi trên hóa đơn.

4. Mẫu hóa đơn

5. Số seri

6. Số hóa đơn

7. Tên khách hàng

8. Địa chỉ

9. Mã số thuế

10.Hàng hóa dịch vụ

11.% Thuế GTGT

12.Số tiền trước thuế

13.Số tiền thuế

14.Ghi chú



9.4.7 Nhập bút toán ngoài bảng

Nhập bút toán ngoài bảng

1. Bên Nợ/Có: chọn bên Nợ hoặc có của bút toán

2. Tài khoản

3. Các đối tượng: mỗi tài khoản được thiết lập đối tượng theo dõi(trong Hệ thống tàikhoản), sau khi nhập tài khoản, thực hiện chọn đối tượng(nếu có) đi kèm tài khoản.

4. Tiền tệ

5. Tỷ giá

6. Số lượng

7. Đơn giá

8. Nguyên tệ: số tiền theo ngoại tệ

9. Thành tiền

10.Diễn giải

11.Ghi chú

9.4.8 Các tiện ích

1. Cảnh báo tồn quỹ âm khi hạch toán chi tiền mặt.

2. Cảnh báo tồn kho âm.

74 Tony Accounting


3. Cảnh báo khi số tiền của chứng từ không bằng số tiền các dòng định khoản.

9.5 Hệ thống

Menu này chứa các chức năng liên quan đến hệ thống thiết lập cho từng người sử dụngphần mềm.

9.5.1 Đổi mật khẩu

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu hiện tại bằng một mật khẩumới.



1. Nhập mật khẩu hiện tại

2. Nhập mật khẩu mới

3. Nhập lại mật khẩu mới

4. Nhấn nút Đổi mật khẩu

9.5.2 Tùy chọn

Chức năng này cho phép mỗi người sử dụng có những tùy chọn riêng, các tùy chọn nàychỉ có ý nghĩa trên máy đang sử dụng phần mềm, không ảnh hưởng cũng như làm thayđổi đến các máy khác.

Để thiết lập tùy chọn có hiệu lực, một số tùy chọn yêu cầu phải khởi động lại phần mềm.

Xem thêm

Tùy chọn Giao diện

Tùy chọn Hệ thống

Tùy chọn Kế toán

76

76

78

76 Tony Accounting


9.5.2.1 Giao diện

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi giao diện phần mềm, chọn trong danhmục giao diện.

9.5.2.2 Hệ thống

Chức năng này cho phép thiết lập một số tùy chọn về định dạng và một số tiện ích.



1. Hiển thị thư mục nơi phần mềm được cài đặt.

2. Ký tự phân chia nhóm 3 số: là ký tự phân chia giữa hàng đơn vị, hàng nghìn, hàngtriệu, ...

3. Ký tự phân chia phần thập phân: là ký từ phân chia giữa hàng đơn vị với số thập phânở sau.

4. Dữ liệu ngày: là định dạng ngày, giá trị mặc định là dd/MM/yyyy(ngày/tháng/năm)

5. Hỏi trước khi thoát phần mềm: nếu được thiết lập, phần mềm sẽ hỏi bạn có thật sựmuốn thoát khỏi phần mềm khi thực hiện tắt màn hình chính của phần mềm.

6. Hỏi trước khi xóa dữ liệu: nếu được thiết lập, phần mềm yêu cầu xác nhận trước khixóa dữ liệu.

7. Kiểu màn hình khác: nếu không được thiết lập, phần mềm trở về giao diện chuẩn củaWindows.

8. Nút Mặc định: cho phép trở lại giá trị mặc định của các tùy chọn.

78 Tony Accounting


9.5.2.3 Kế toán

Chức năng này cho phép thiết lập các tùy chọn liên quan đến hiển thị chứng từ và số liệukế toán khác.

1. Hiển thị chi tiết của chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm sẽ hiển thịchi tiết định khoản, hóa đơn và bút toán ngoài bảng ngay dưới mỗi chứng từ tại mànhình chứng từ.



2. Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềmsẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ(tại màn hình chứng từ) ở một thời điểm.

3. Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềmsẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo(tại màn hình báo cáo) ở một thời điểm.

80 Tony Accounting


9.5.3 Khóa phiên làm việc

Chức năng này cho phép khóa phần mềm tạm thời tránh những người không có quyềntruy cập sử dụng phần mềm mà không phải thoát khỏi phần mềm. Để mở khóa thì nhậplại mật khẩu.

9.5.4 Cấu hình dữ liệu

Chức năng này cho phép cấu hình tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) sẽ được sử dụng. Tùytheo phiên bản sẽ có cách cấu hình dữ liệu khác nhau giữa sử dụng ở một máy đơn vàsử dụng cho nhiều máy trong mạng LAN.



Màn hình Cấu hình dữ liệu

1. Cấu hình dữ liệu cho máy đơn

a. IP(hoặc tên) máy chủ: địa chỉ IP chính là địa chỉ của máy đang sử dụng, nhập làlocalhost hoặc 127.0.0.1

b. Tích vào mục Dữ liệu nhúng.

c. Chọn tập tin dữ liệu sử dụng.

d. Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra.

e. Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.

2. Cấu hình dữ liệu cho máy trong mạng LAN

i. Tại máy chủ(server)

a. Sau khi Cài đặt ở máy chủ , chạy phần mềm và tạo mới tập tin dữliệu .

b. Xác định địa chỉ IP hoặc tên của máy chủ

Tên máy chủ: chọn Control Panel --> System

20

103

82 Tony Accounting


Địa chỉ IP

84 Tony Accounting


c. Nhập địa chỉ IP hoặc tên máy chủ vào màn hình Cấu hình dữ liệu.

d. Bỏ chọn Dữ liệu nhúng.

e. Chọn tập tin dữ liệu trên máy chủ.

f. Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra

g. Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.

ii. Tại máy trạm: thực hiện tương tự từ bước c đến g như đã làm với máy chủ.Nhập địa chỉ IP, đường dẫn tương tự như đã thiết lập tại máy chủ.

Lưu ý: một số phần mềm firewall, diệt virus máy tính có thể ngăn cản việc kết nốitới dữ liệu máy chủ. Nếu như kết nối thử không thành công thì cần kiểm tra lạithiệt lập tại các phần mềm đó.



9.5.5 Thoát

Chức năng này cho phép thoát khỏi phần mềm.

86 Tony Accounting


9.6 Danh mục

Các danh mục được hỗ trợ:

Khách hàng Hàng hóa Tài khoản ngân hàng Phân xưởng

Nhóm khách hàng Nhóm hàng hóa Khế ước vay Hợp đồng

Tài sản Dịch vụ Phòng – Ban Nguồn vốn

Nhóm tài sản Nhóm danh vụ Nhân viên Đơn hàng

Kho hàng Chi phí Công trình – Dự án Định mức

Nhóm kho hàng Nhóm chi phí Hạng mục của côngtrình-dự án

Các thao tác chung khi làm việc với các danh mục:

1. Thêm mới một đối tượng trong danh mục

Nhấn nút Thêm để thêm mới một đối tượng

Phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng

Thực hiện nhập thông tin đối tượng



Lưu thông tin vừa nhập

2. Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng trong danh mục

Chọn đối tượng trong danh mục

Nhập, sửa đổi thông tin đối tượng trong lưới dữ liệu

Nhấn nút lưu để cập nhật thay đổi

3. Xóa một đối tượng trong danh mục

Chọn đối tượng trong danh mục

Chọn nút xóa để thực hiện xóa

Nếu muốn xóa nhiều đối tượng, dùng tổ hợp phím Shift và nút chuột trái để chọn nhiềuđối tượng

4. Sắp xếp, lọc trong danh mục: phần mềm cho phép người sử dụng thao tác trên danhmục đối tượng nhanh chóng, như cho phép sắp xếp tăng dần, giảm dần, tạo các điềukiện lọc, gom nhóm, ...

Sắp xếp

88 Tony Accounting


Tạo điều kiện lọc

9.7 Quản trị

Menu này bao gồm các chức năng liên quan đến thiết lập thông số chính cho phần mềm,hệ thống tài khoản, phân quyền, quản lý dữ liệu, quản lý kỳ kế toán, ...

9.7.1 Hệ thống tài khoản

Chức năng Hệ thống tài khoản cho phép người sử dụng thực hiện thêm mới, sửa, xóa tàikhoản, thiết lập đối tượng theo dõi và các tùy chọn khác liên quan đến tài khoản.

Màn hình Hệ thống tài khoản gồm 4 phần:

1. Cây tài khoản: hiển thị danh sách tài khoản dạng cây thể hiện quan hệ giữa các tàikhoản.



2. Mã và tên tài khoản: mã tài khoản, mã tài khoản mẹ và tên tài khoản.

3. Đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản: mỗi tài khoản có hoặc không có đối tượng theodõi. Mục đích của việc thiết lập đối tượng là hỗ trợ công tác kế toán quản trị trong việctính phát sinh và theo dõi số dư theo từng đối tượng. Đặc điểm này giúp bạn khôngphải mở quá nhiều tài khoản con theo dõi chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ: Công ty cónhiều tài khoản ngân hàng: VCB, TECHCOMBANK, VPBANK, …, để theo dõi tiền gửichi tiết đến từng tài khoản ngân hàng đó, bạn xác định đối tượng theo dõi của 112 làTài khoản ngân hàng. Như vậy bạn không cần thiết(không nên) phải mở các tài khoảncon theo dõi riêng từng ngân hàng như là 112VCB, 112VPBANK.

90 Tony Accounting


4. Các tùy chọn:

Kiểm tra tồn quỹ âm: đặt bên Có tài khoản 111 và 112, khi định khoản 111 hay112 bên Có, phần mềm sẽ kiểm tra tồn quỹ có âm hay không. Đặc mức độ:Không kiểm tra, cảnh báo(cho phép lưu) và không cho lưu.

Kiểm tra tồn kho: đặt bên có các tài khoản 152, 153, 155, 156, 157, khi địnhkhoản bên Có các tài khoản này, phần mềm kiểm tra số lượng tồn kho có âmhay không. Đặc mức độ: Không kiểm tra, cảnh báo(cho phép lưu) và không cholưu.

Tài khoản theo dõi chênh lệch tỷ giá: đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàngngoại tệ, công nợ ngoại tệ cần theo dõi chênh lệch tỷ giá.

Tài khoản phát sinh chênh lệch tỷ giá: nếu xảy ra chênh lệch tỷ giá, phần mềm



sẽ tự động định khoản tài khoản chênh lệch tỷ giá.

Tài khoản thuế GTGT: áp dụng cho các tài khoản 133, 333.

Tài khoản công nợ.

Theo dõi đích danh theo chứng từ: phần mềm Tony Accounting cho phép bạntheo dõi đích danh theo từng chứng từ. Giả sử bạn cần theo dõi công nợ tàikhoản 131 đích danh theo chứng từ theo phương pháp FIFO, bạn tích vào ô BênCó của Phương pháp FIFO.

Theo dõi đích danh theo định khoản(bút toán): Phương pháp này áp dụng chotheo dõi xuất kho đích danh, giả sử cần theo dõi đích danh xuất kho tài khoản152 theo phương pháp LIFO, bạn tích vào ô Bên Có của phương pháp LIFO.

9.7.2 Quản lý người dùng

Chức năng này cho phép quản lý danh mục người sử dụng, danh mục vai trò, gán vai tròsử dụng cho người sử dụng và phân quyền chức năng, báo cáo, nhóm chứng từ chotừng vai trò.

Màn hình Quản lý người dùng bao gồm 4 phần:

1. Danh sách người dùng

92 Tony Accounting


2. Danh sách vai trò

3. Gán vai trò



4. Phân quyền

94 Tony Accounting


9.7.3 Mở khóa sổ

Chức năng này cho phép mở khóa sổ đối với kỳ kế toán đã bị khóa sổ.

9.7.4 Kỳ kế toán

Chức năng này cho phép quản lý các kỳ kế toán, thực hiện khóa sổ, mở sổ đối với mỗi kỳkế toán.

1. Thông tin một kỳ kế toán: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái khóa sổ.



2. Một số lưu ý: Đối với kỳ kế toán đã có chứng từ phát sinh thì không thể xóa hoặc điềuchỉnh lại ngày bắt đầu và ngày kế thúc.

9.7.5 Hồ sơ công ty

Chức năng này cho phép nhập thông tin về đơn vị đang sử dụng.

96 Tony Accounting


9.7.6 Thông số

Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các thông số phần mềm.

Để thiết lập thông số có hiệu lực yêu cầu phải khởi động lại phần mềm.

9.7.6.1 Hệ thống

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số hệ thống như số chữ số thập phân, thưmục sao lưu dữ liệu

1. Số chữ số thập phân: số chữ số thập phân cho giá trị số lượng, đơn vị tính, tỷ giá.

2. Thư mục sao lưu dữ liệu: phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu kế toán vào thư mụcnày.

Tên các tập tin sao lưu theo định dạng: Mã đơn vị - Năm - Tháng - Ngày. Ví dụ:TONY-2008-11-20.tbk.

Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thưmục tại máy chủ.

Ngoài việc sao lưu thành tự động do phần mềm, người sử dụng cũng có thểsao lưu chính tập tin dữ liệu. Khi gặp sự cố và cài đặt lại, không cần chức năngPhục hồi dữ liệu, chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ liệu lại.

Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn



khác(ghi vào CD).

9.7.6.2 Kế toán

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số kế toán như đơn vị tiền tệ mặc định,phương pháp tính giá xuất kho, ...

1. Kỳ kế toán đầu tiên: chọn trong danh mục kỳ kế toán. Để xác định kỳ kế toán đầu tiên,phải xác định chứng từ phát sinh bắt đầu nhập từ vào phần mềm là ngày nào, ngày củachứng từ ngày nằm trong kỳ kế toán đầu tiên.

2. Tiền tệ mặc định: đơn vị tiền tệ hạch toán. Mặc định là tiền Đồng Việt Nam.

3. Không hiển thị tài khoản mẹ tại màn hình nhập chứng từ: nếu tham số này được chọn,

98 Tony Accounting


khi nhập tài khoản tại định khoản phần mềm chỉ hiển thị các tài khoản con.

4. Có hạch toán ngoại tệ: nếu muốn theo dõi số liệu theo ngoại tệ.

5. Tự động sao chép nội dung của chứng từ đến diễn giải của định khoản: phần mềm sẽtự động sao chép phần nội dung của chứng từ vào diễn giải của định khoản, giúp choviệc nhập liệu trở nên nhanh hơn.

6. Bắt buộc nhập số seri của hóa đơn: bắt buộc người sử dụng phải nhập số seri của hóađơn khi nhập hóa đơn.

7. Bắt buộc nhập số hóa đơn: bắt buộc người sử dụng phải nhập số hóa đơn khi nhậphóa đơn.

8. Tùy chọn mức độ cảnh báo khi tổng số tiền chứng từ khác tổng tiền ở định khoản: đặtmức cảnh báo(không làm gì, cảnh báo, không cho lưu) khi tổng số tiền chứng từ kháctổng tiền ở định khoản.

9. Tùy chọn mức độ cảnh báo khi số tiền thuế ở định khoản khác với số tiền thuế ở hóađơn: đặt mức cảnh báo(không làm gì, cảnh báo, không cho lưu) khi số tiền thuế ở địnhkhoản khác với số tiền thuế ở hóa đơn.

10.Phương pháp tính giá xuất kho: chọn phương pháp tính giá xuất kho.



9.7.7 Số dư tài khoản kỳ đầu tiên

Chức năng cho phép nhập số dư của tất cả các tài khoản tại thời điểm bắt đầu nhậpchứng từ phát sinh. Chức năng này chỉ hiển thị khi kỳ kế toán đang chọn chính là kỳ kếtoán đầu tiên.

9.7.8 Thiết lập nhóm chứng từ

Chức năng này cho phép thiết lập số ký hiệu, các giá trị mặc định cho phần nội dung vàtài khoản mặc định cho mỗi nhóm chứng từ khi thực hiện thêm mới một chứng từ củanhóm chứng từ tương ứng.

100 Tony Accounting


9.7.9 Tạo đơn vị mới

Chức năng này cho phép tạo thêm đơn vị mới trên cùng tập tin dữ liệu đang sử dụng(mộttập tin dữ liệu chứa nhiều hệ thống sổ sách khác nhau và độc lập).


1. Nhập thông tin doanh nghiệp



- Mã đơn vị: do người sử dụng đặt, tránh trùng nhau nếu sử dụng cho nhiều đơnvị.

- Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế.


2. Thiết lập chế độ kế toán

- Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm: bạn muốn nhập các chứng từ phát sinh từngày nào? Ví dụ: bạn muốn nhập chứng từ từ tháng 04/2008 thì chọn ngày làm việc làngày 01/04/2008.

- Chọn kỳ kế toán: tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, chu kỳ kế toán toán cóthể là tháng, quý, sáu tháng, năm. Sau mỗi chu kỳ kế toán, phần mềm yêu cầu thực hiệnkết chuyển, chuyển số dư sang kỳ kế toán sau. Do vậy, phải xác định cụ thể và chính xáckỳ kế toán.

- Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính.


102 Tony Accounting


3. Đặt các thông số phần mềm

- Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ...

- Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vàothưc mục được chọn.





5. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới.

9.7.10 Tạo dữ liệu mới

Tạo mới một tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) khác với tập tin đang dùng.

Không thực hiện việc này nếu máy bạn đang dùng là máy trạm trong trường hợp cài đặtnhiều máy trong mạng LAN.


2. Kích hoạt chức năng tạo tập tin dữ liệu

3. Xác định thư mục và tên tập tin dữ liệu

104 Tony Accounting


4. Nhấn nút "Tạo mới", phần mềm sẽ thực hiện.

5. Thực hiện cấu hình dữ liệu hoặc khởi tạo dữ liệu

9.7.11 Phục hồi dữ liệu

Lưu ý: trước khi thực hiện phục hồi dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần mềm ở tất cảcác máy trạm.




80




9.7.12 Cập nhật TQL

Chức năng này cho phép Công ty TNHH T.O.N.Y thực hiện nâng cấp, sửa lỗi phần mềmthông qua việc gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp.

9.8 Công cụ

Menu này bao gồm các chức năng: xem số dư, xem bảng cân đối tài khoản chi tiết đếntừng đối tượng, định nghĩa và tổng hợp số liệu cuối kỳ, định nghĩa và phát sinh các sổchứng từ ghi sổ, định nghĩa các chỉ tiêu báo cáo tài chính.

106 Tony Accounting


9.8.1 Xem số dư

Chức năng cho phép xem số dư, số phát sinh của một tài khoản và đối tượng một cáchnhanh chóng trong bất cứ thời gian nào.



9.8.2 Bảng cân cân đối tài khoản

Chức năng này cho phép xem số số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ trong bất kỳthời gian nào của tất cả tài khoản và chi tiết theo từng đối tượng.

9.8.3 Định nghĩa bút toán kết chuyển

Chức năng này cho phép định nghĩa các bút toán tự động kết chuyển vào cuối kỳ kế toán,như kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi phí dởdang, kết chuyển lãi lỗ, ...

Các định nghĩa bút toán này chỉ có hiệu lực cho từng kỳ kế toán do vậy mỗi kỳ phải địnhnghĩa lại.

108 Tony Accounting


1. Mỗi tài khoản nguồn có thể kết chuyển đến 1 hoặc nhiều tài khoản đích.

2. Lưu ý thứ tự thực hiện các bút toán theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: phải thực hiện kếtchuyển từ tài khoản chi phí, doanh thu trước khi kết chuyển lãi lỗ 911 qua 421. Bằngcách đặt thứ tự thực hiện tại tài khoản nguồn, bút toán có số thứ tự nhỏ sẽ thực hiệntrước.

3. Tính năng hỗ trợ: nhấn nút Sao chép từ kỳ kế toán trước để sao chép các định nghĩabút toán từ kỳ trước sang kỳ hiện tại.



9.8.4 Tổng hợp số liệu cuối kỳ

Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ để: cập nhật đơn giá xuất kho theophương pháp bình quân cuối kỳ, trích khấu hao tài sản, thực hiện các bút toán kếtchuyển, khóa sổ, chuyển số dư sang kỳ sau. Có thể thực hiện chức năng này tại bất kỳthời điểm nào trong kỳ kế toán, không nhất thiết đợi đến cuối kỳ.

1. Cập nhật giá xuất kho theo đơn giá bình quân cuối kỳ(nếu có): chọn các nhóm chừngtừ xuất kho, khi thực hiện phần mềm sẽ tự động tính và cập nhật lại đơn giá cho cácphiếu xuất kho.

2. Khấu hao tài sản cố định: Phần mềm tự động phát sinh các định khoản khấu hao.

110 Tony Accounting


3. Thực hiện các bút toán tự động: chức năng này giúp kết chuyển từ các tài khoảndoanh thu, chi phí, chi phí dở dang, ... sang tài khoản 911 hoặc từ 911 sang 421, ...Phải thực hiện đăng ký các tài khoản cần kết chuyển, phân bổ vào chức năng Địnhnghĩa bút toán kết chuyển. trước.

4. Khóa sổ kỳ này: thực hiện khóa sổ kỳ kế toán.

5. Kết chuyển số dư sang kỳ sau: chuyển số dư tài khoản thành số dư đầu kỳ kế toán tiếptheo.

6. Sao chép các định nghĩa bút toán tự động, kết chuyển, phân bổ: các bút toán Địnhnghĩa bút toán kết chuyển sẽ được sao chép sang kỳ kế toán tiếp theo, giúp người sửdụng không phải định nghĩa lại khi thực hiện Tổng hợp số liệu cuối kỳ cho kỳ kế toánsau.

9.8.5 Định nghĩa sổ chứng từ ghi sổ

Chức năng này cho phép định nghĩa các sổ chứng từ ghi sổ và các cặp tài khoản kèmtheo mỗi sổ.



\

9.8.6 Chứng từ ghi sổ trong kỳ

Thực hiện phát sinh các sổ chứng từ ghi sổ từ số liệu phát sinh trong kỳ và theo địnhnghĩa các sổ chứng từ ghi sổ.

112 Tony Accounting


1. Định nghĩa các sổ chứng từ ghi sổ

2. Nhấn nút Phát sinh để thực hiện

3. Phần mềm tự động phát sinh chi tiết mỗi sổ dựa trên số phát sinh trong kỳ kế toán.

4. Người sử dụng có thể sửa đổi số liệu đã phát sinh.

9.8.7 Định nghĩa báo cáo tài chính

Chức năng này cho phép định nghĩa các báo cáo tài chính, thêm báo cáo, thay đổi cácchỉ tiêu, định nghĩa lại cách lấy dữ liệu. Đặc điểm này giúp cho người sử dụng có thể thayđổi tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp hoặc khi quy định về báo cáo tài chính có sự thayđổi.



9.8.8 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

114 Tony Accounting


Phần

X

116 Tony Accounting


10 Hướng dẫn theo nghiệp vụ

Chủ đề này hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm, các chỉ dẫn được nhóm thành từng chủđề tương ứng với các nghiệp vụ kế toán thực tế.

10.1 Tổ chức hệ thống tài khoản

Đối với công tác kế toán, việc xây dựng hệ thống tài khoản là hết sức quan trọng. Khi sửdụng phần mềm, việc tổ chức tốt hệ thống tài khoản không những giúp cho công tác kếtoán vận hành hiệu quả, mà còn là nền tảng để khai thác tốt nhất tính năng của phầnmềm.

Trong chủ đề này, chúng tôi đưa ra một số nguyên tắc khi xây dựng hệ thống tài khoản.

1. Đối với các tài khoản đã được quy định bởi Bộ Tài chính, nên giữ nguyên cho dù chưadùng đến.

2. Không nên tạo tài khoản con để theo dõi riêng từng đối tượng kế toán. Phần mềm TonyAccounting cho phép thiết lập đối tượng theo dõi chi tiết theo từng tài khoản. Ví dụ: doanhnghiệp có 03 tài khoản ngân hàng tiền Việt Nam mở tại 03 ngân hàng khác nhau:Vietcombank, Techcombank, Sacombank thì không nên mở tài khoản con của 1121 như1121Vietcombank, 1121Teckcombank, 1121Sacombank. Để theo dõi chi tiết theo từng tàikhoản ngân hàng, bạn thiết lập đối tượng theo dõi là "Tài khoản ngân hàng" cho tài khoản1121.

10.2 Tổ chức các danh mục

Một số gợi ý khi tổ chức các danh mục

- Mã phải duy nhất trong danh mục.

- Mã phải dễ nhớ và tiện trong việc tra cứu

- Vì số đối tượng trong danh mục sẽ tăng thêm theo thời gian, nên khi xây dựnghệ thống mã phải tính đến đối tượng phát sinh thêm.

- Đối với danh mục lớn, nên đánh số kèm theo ký hiệu, ví dụ: AB00001, AB00002,…, AC00001, …

- Đối với danh mục không lớn, nên đánh số theo ký hiệu dễ nhớ, ví dụ: Công tyABC có mã là ABC, Kho 123 có mã K123, …

- Phần mềm cho phép phân nhóm các danh mục, mỗi nhóm cũng được đánhmã, với các đối tượng trong nhóm, có thể ghép mã của nhóm vào mã đối tượng,ví dụ: Nhóm A có đối tượng lần lượt A001, A002, …

- Nên tổ chức mã sao cho có số lượng ký tự bằng nhau.

Xem thêm

Danh mục

117Hướng dẫn theo nghiệp vụ


10.3 Quản lý kỳ kế toán

1. Kỳ kế toán: phần mềm hỗ trợ lập kỳ kế toán theo thời gian bất kỳ(tháng, quý, sáu tháng,năm), thời gian của các kỳ kế toán có thể khác nhau cho phép thay đổi khi yêu cầu quảnlý hoặc hoạt động doanh nghiệp cần theo đổi.

2. Việc phân chia thành các kỳ kế toán giúp cho việc quản lý sổ sách, kết chuyển, khóa sổđược thuận lợi và rõ ràng.

3. Các chứng từ khi được nhập vào phần mềm đều thuộc kỳ kế toán nhất định căn cứvào ngày ghi sổ của chứng từ.

4. Khi đăng nhập, phần mềm xác định căn cứ vào Ngày làm việc để xác định kỳ kế toánđang sử dụng và hiển thị ở thanh trạng thái. Để xem số liệu kế toán ở các kỳ kế toán khácnhau, thực hiện thay đổi Ngày làm việc.

10.4 Nhập số dư kỳ đầu tiên

Để phần mềm theo dõi tiếp tục số dư các tài khoản, số dư công nợ, nguyên giá và giá trịđã khấu hao, số lượng hàng tồn kho, … Một số tài khoản yêu cầu phải nhập số dư chi tiếtlà những tài khoản có đối tượng theo dõi kèm theo. Đối với các doanh nghiệp theo dõiđích danh công nợ, xuất kho đích danh cần nhập số tồn đích danh theo từng chứng từ,từng lô hàng.

Để nhập số dư kỳ đầu tiên, thực hiện như sau:

1. Quay về ký kế toán đầu tiên.

2. Chọn chức năng nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên.

3. Nhập số dư của các tài khoản và chi tiết theo từng đối tượng nếu có.

4. Nhập số liệu báo cáo tài chính của năm trước để đưa vào các báo cáo tài chính chonăm hiện tại.

10.5 Nhập chứng từ

1. Phần mềm chia thành các nhóm chứng từ sau:

STT Tên nhóm Số ký hiệu mặc địnhI Kế toán tiền mặt1 Phiếu chi PC2 Phiếu thu PTII Kế toán tiền gửi3 Giấy báo Nợ GBNO4 Giấy báo Có GBCOIII Kế toán tiền vay5 Đi vay VT6 Trả tiền vay TTVIV Kế toán bán hàng và dịch vụ7 Doanh thu bán hàng thương mại DTBH

118 Tony Accounting


8 Doanh thu bán hàng thành phẩm DTTP9 Doanh thu dịch vụ DTDV10 Doanh thu khác DTKV Kế toán quản lý kho11 Nhập kho NK12 Nhập nguyên vật liệu NNVL13 Nhập công cụ dụng cụ NCCDC14 Nhập hàng thương mại NHTM15 Nhập thành phẩm NTP16 Nhập hàng bị trả lại NHBTL17 Xuất kho XK18 Xuất nguyên vật liệu XNVL19 Xuất công cụ dụng cụ XCCDC20 Xuất bán hàng thương mại XBHTM21 Xuất bán hàng thành phẩm XBHTP22 Chuyển kho CK23 Điều chỉnh hàng tồn kho DCTKVI Kế toán tài sản cố định24 Tăng tài sản cố định TTS25 Giảm tài sản cố định GTS26 Điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định DCTS27 Khấu hao tài sản cố định KHTSVII Kế toán tổng hợp28 Kế toán tiền lương KTTL29 Chuyển đổi công nợ CDCN30 Bút toán tổng hợp BTTH31 Các bút toán khác BTKVIII Kế toán tự động32 Trích khấu hao tài sản cố định TKSTS33 Các bút toán kết chuyển BTKC34 Các bút toán phân bổ BTPB35 Kết chuyển chi phí giá thành KCCPGT

2. Thay đổi số ký hiệu: chức năng Thiết lập nhóm chứng từ cho phép thay đổi số ký hiệumặc định của mỗi nhóm chứng từ.

3. Mỗi chứng từ khi được lập, sẽ thuộc về một nhóm chứng từ và kỳ kế toán xác định dựatrên ngày ghi sổ.

4. Trình tự lập một chứng từ.

10.5.1 Các nhóm chứng từ

1. Phần mềm chia thành các nhóm chứng từ sau:

STT Tên nhóm Số ký hiệu mặc địnhI Kế toán tiền mặt1 Phiếu chi PC



2 Phiếu thu PTII Kế toán tiền gửi3 Giấy báo Nợ GBNO4 Giấy báo Có GBCOIII Kế toán tiền vay5 Đi vay VT6 Trả tiền vay TTVIV Kế toán bán hàng và dịch vụ7 Doanh thu bán hàng thương mại DTBH8 Doanh thu bán hàng thành phẩm DTTP9 Doanh thu dịch vụ DTDV10 Doanh thu khác DTKV Kế toán quản lý kho11 Nhập kho NK12 Nhập nguyên vật liệu NNVL13 Nhập công cụ dụng cụ NCCDC14 Nhập hàng thương mại NHTM15 Nhập thành phẩm NTP16 Nhập hàng bị trả lại NHBTL17 Xuất kho XK18 Xuất nguyên vật liệu XNVL19 Xuất công cụ dụng cụ XCCDC20 Xuất bán hàng thương mại XBHTM21 Xuất bán hàng thành phẩm XBHTP22 Chuyển kho CK23 Điều chỉnh hàng tồn kho DCTKVI Kế toán tài sản cố định24 Tăng tài sản cố định TTS25 Giảm tài sản cố định GTS26 Điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định DCTS27 Khấu hao tài sản cố định KHTSVII Kế toán tổng hợp28 Kế toán tiền lương KTTL29 Chuyển đổi công nợ CDCN30 Bút toán tổng hợp BTTH31 Các bút toán khác BTKVIII Kế toán tự động32 Trích khấu hao tài sản cố định TKSTS33 Các bút toán kết chuyển BTKC34 Các bút toán phân bổ BTPB35 Kết chuyển chi phí giá thành KCCPGT

2. Thay đổi số ký hiệu: chức năng Thiết lập nhóm chứng từ cho phép thay đổi số ký hiệumặc định của mỗi nhóm chứng từ.

3. Mỗi chứng từ khi được lập, sẽ thuộc về một nhóm chứng từ và kỳ kế toán xác định dựatrên ngày ghi sổ.

120 Tony Accounting


10.5.2 Kế toán tiền mặt

Phân hệ kế toán tiền mặt cho phép người sử dụng lập và in phiếu thu, phiếu chi thay thếhoàn toàn công việc thủ công, cho phép theo dõi số dư trên sổ quỹ tiền mặt bất cứ thờiđiểm nào.

Xem thêm:Báo cáo Sổ quỹ tiền mặtBáo cáo Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

10.5.2.1 Khai báo các thông tin liên quan

Khi thực hiện lập chứng từ thu chi, phải có các thông tin liên quan: nhân viên thực hiện,người nhận tiền/nộp tiền, thông tin về đối tượng khách hàng. Thực hiện khai báo cácthông tin sau:- Danh mục nhân viên- Danh mục khách hàng



10.5.2.2 Lập chứng từ phát sinh

10.5.2.2.1 Lập phiếu thu

Các nghiệp vụ lập vào phiếu thu:STT Nội dung Hạch toán

1 Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cungcấp dịch vụ

Nợ TK 111Có TK 3331Có TK 511Có TK 512

2 Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạtđộng tài chính, các khoản thu nhậpkhác thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,các khoản thu nhập khác


3 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiềnmặt, vay ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 111Có TK 112Có TK 311, 341

4 Thu hồi các khoản nợ phải thu Nợ TK 111Có TK 131Có TK 136Có TK 138Có TK 141

5 Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn Nợ TK 111Có TK 121Có TK 128Có TK 138Có TK 144Có TK 244Có TK 228

6 Nhận vốn góp bằng tiền mặt Nợ TK 111Có TK 411

122 Tony Accounting


10.5.2.2.2 Lập phiếu chi

Các nghiệp vụ lập vào phiếu chi:STT Nội dung Hạch toán

1 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tạingân hàng

Nợ TK 112Có TK 111

2 Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoảnngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư vàocông ty con

Nợ TK 121Nợ TK 221Nợ TK 222Nợ TK 223Nợ TK 228

Có TK 1113 Xuất quỹ tiền mặt chi cho hoạt động

đầu tư XDCBNợ TK 241Nợ TK 133

Có TK 1114 Xuất quỹ tiền mặt mua vật tư, hàng hóa

dùng vào sản xuất, kinh doanhNợ TK 611Nợ TK 133

Có TK 1115 Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản

nợ phải trảNợ TK 311Nợ TK 315Nợ TK 331Nợ TK 333Nợ TK 334Nợ TK 336



Nợ TK 338Có TK 111

6 Chi bằng tiền mặt liên quan đến các chiphí sản xuất chung, chi phí máy thicông, chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp, chi phí hoạt động tàichính

Nợ TK 623Nợ TK 627Nợ TK 641Nợ TK 642Nợ TK 635Nợ TK 811Nợ TK 133

10.5.2.3 Báo cáo

1. Sổ quỹ tiền mặt2. Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

10.5.3 Kế toán tiền gửi

Phân hệ kế toán tiền gửi cho phép người sử dụng cập nhật các giấy báo Nợ,/Có từ ngânhàng, theo dõi chi tiết số dư từng tài khoản ngân hàng.

124 Tony Accounting



Khi thực hiện lập chứng từ về tiền gửi, phải có các thông tin liên quan danh mục tài khoảnngân hàng, khách hàng, nhân viên.- Danh mục nhân viên- Danh mục khách hàng- Danh mục tài khoản ngân hàng

10.5.3.2 Lập chứng từ phát sinh

10.5.3.2.1 Giấy báo Nợ

Các nghiệp vụ lập vào:STT Nội dung Hạch toán

1 Trả tiền mua bất động sản đầu tư, đầutư dài hạn, chi phí XDCB


Có TK 1122 Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng

chuyển khoảnNợ TK 311Nợ TK 315Nợ TK 331Nợ TK 333Nợ TK 336Nợ TK 338Nợ TK 341Nợ TK 342

Có TK 1123 Trả vốn góp hoặc trả cổ tức, lợi nhuận

cho các bên góp vốn bằng tiền gửingân hàng

Nợ TK 411Nợ TK 421Nợ TK 414, 415, 418

Có TK 1124 Chi bằng tiền gửi liên quan đến các chi

phí sản xuất chung, chi phí máy thicông, chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp, chi phí hoạt động tàichính


Có TK 112



10.5.3.2.2 Giấy báo Có

Các nghiệp vụ lập vào:STT Nội dung Hạch toán

1 Nhận giấy báo Có thu tiền bán sảnphẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ


2 Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạtđộng tài chính, các khoản thu nhậpkhác thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,các khoản thu nhập khác


4 Thu hồi các khoản nợ phải thu Nợ TK 111Có TK 131Có TK 136Có TK 138Có TK 141

5 Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn Nợ TK 111Có TK 121Có TK 128Có TK 138Có TK 144Có TK 244Có TK 228

126 Tony Accounting


6 Nhận vốn góp bằng tiền gửi Nợ TK 111Có TK 411

10.5.3.3 Báo cáo

1. Sổ tiền gửi ngân hàng

10.5.4 Kế toán tiền vay

Phân hệ kế toán tiền vay cho phép người sử dụng cập nhật các chứng từ nhận tiền vay,trả tiền vay, trả lãi vay, theo dõi chi tiết số dư từng khế ước vay.


Khi thực hiện lập chứng từ thu chi, phải có các thông tin liên quan: nhân viên thực hiện,người nhận tiền/nộp tiền, thông tin về đối tượng khách hàng. Thực hiện khai báo cácthông tin sau:- Danh mục nhân viên- Danh mục khách hàng- Danh mục khế ước vay



10.5.4.2 Lập chứng từ đầu vào

Khi có phát sinh liên quan đến tiền vay thì phải chỉ rõ mã khế ước vay tương ứng

10.5.4.2.1 Đi vay

128 Tony Accounting


10.5.4.2.2 Trả tiền vay

10.5.4.3 Báo cáo

1. Sổ chi tiết tiền vay

10.5.5 Kế toán bán hàng và dịch vụ

Phân hệ kế toán bán hàng và dịch vụ cho phép theo dõi, hạch toán và quản lý các nghiệpvụ bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ.


Các danh mục liên quan:- Danh mục hàng hóa, thành phẩm- Danh mục khách hàng- Danh mục nhân viên




Các nghiệp vụ lập theo hóa đơn, hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ liên quan đến tàikhoản 5111. Doanh thu bán hàng hóa2. Doanh thu bán thành phẩm3. Doanh thu dịch vụ4. Doanh thu khác

Chi tiết hạch toán: Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 511Có TK 33311

10.5.5.3 Báo cáo

1. Sổ chi tiết thanh toán với người mua2. Sổ chi tiết công nợ

10.5.5.4 Xuất kho ngay khi bán hàng

Chức năng này cho phép thực hiện nhập nhanh phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩmngay khi nhập kho hoặc bán hàng.

Đơn giản, chọn phát sinh phiếu xuất tại màn hình nhập chứng từ doanh thu bán hàng hóa,thành phẩm.

130 Tony Accounting


10.5.6 Kế toán quản lý kho

Cho phép lập các chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho và chuyển kho


Các danh mục liên quan- Danh mục kho hàng- Danh mục hàng hóa- Danh mục khách hàng- Danh mục nhân viên

10.5.6.2 Phương pháp tính giá xuất kho

0. Chủ để này trình bày cách thực hiện các phương pháp xuất kho.

1. Phần mềm hỗ trợ các phương pháp:

- Bình quân thời điểm

- Bình quân cuối kỳ

- Đích danh

2. Để chọn phương pháp xuất kho, thực hiện theo trình tự sau:

2.1. Chọn phương pháp tính giá xuất kho tại chức năng Thông số kế toán.

2.2. Nếu chọn theo phương pháp xuất kho đích danh, phải xác định theo phươngpháp FIFO hay LIFO(theo từng định khoản) tại mục Tùy chọn trong Hệ thống tài khoản.



10.5.6.2.1 Bình quân thời điểm

Khi thực hiện xuất kho, giá xuất kho tự động đưa vào định khoản đang nhập, người sửdụng có thể điều chỉnh lại.

10.5.6.2.2 Bình quân cuối kỳ

Đơn giá sẽ được xác định cuối kỳ, việc áp đơn giá xuất kho cuối kỳ thực hiện cùng vớiviệc Tổng hợp số liệu cuối kỳ.

132 Tony Accounting


10.5.6.2.3 Đích danh

Khi thực hiện hạch toán xuất kho, người sử dụng chọn các lô hàng nhập để xuất kho




10.5.6.3.1 Nhập kho

134 Tony Accounting


10.5.6.3.2 Xuất kho

10.5.6.4 Báo cáo

1. Các báo cáo nhập xuất tồn kho2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa3. Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa4. Sổ chi tiết thanh toán với người bán

10.5.7 Kế toán tài sản cố định


Các danh mục liên quan:- Danh mục tài sản cố định

10.5.7.2 Quản lý và khấu hao tài sản cố định

0. Phần mềm quản lý chi tiết thông tin về tài sản cố định, cho phép khấu hao bằng tayhoặc tự động theo tháng, quý, sáu tháng hoặc từng năm.

1. Thực hiện việc quản lý tài sản như sau:

1.1. Phân nhóm tài sản, thêm các nhóm tài sản vào Danh mục nhóm tài sản



1.2. Nhập thông tin tài sản vào Danh mục tài sản

136 Tony Accounting


1.3. Nhập nguyên giá cho tài sản cố định

- Đối với tài sản được mua về, đã khấu hao trước khi sử dụng phần mềm,giá trị nguyên giá và giá trị đã khấu hao được lấy từ số dư tài khoản tươngứng theo số dư kỳ đầu tiên.

- Đối với tài sản mua mới, thực hiện lập chứng từ ghi tăng tài sản cố định.

1.4. Thực hiện khấu hao tài sản

- Khấu hao bằng tay: lập định khoản tại nhóm chứng từ Khấu hao tài sản.

- Khấu hao tự động: việc khấu hao tự động được thực hiện khi Tổng hợpsố liệu cuối kỳ.

138 Tony Accounting


10.5.7.3.1 Tăng TSCĐ



10.5.7.3.2 Giảm TCSĐ

140 Tony Accounting


10.5.7.3.3 Điều chỉnh nguyên giá TSCĐ

10.5.7.4 Báo cáo

1. Sổ tài sản cố định2. Thẻ tài sản cố định

10.5.8 Kế toán tổng hợp

Phân hệ này cho phép lập các chứng từ phát sinh liên quan đến tiền lương, chuyển đổicông nợ, các bút toán hạch toán khác, ...

10.5.9 Kế toán tự động

Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện việc khấu hao TSCĐ, kết chuyển các tài khoản, phân bổchi phí, mang số dư sang đầu kỳ kế toán tiếp theo.


Xem Định nghĩa bút toán kết chuyển 107



10.5.9.2 Tổng hợp số liệu cuối kỳ

0. Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ để: cập nhật đơn giá xuất khotheo phương pháp bình quân cuối kỳ, trích khấu hao tài sản, thực hiện các bút toán kếtchuyển, khóa sổ, chuyển số dư sang kỳ sau. Có thể thực hiện chức năng này tại bất kỳthời điểm nào trong kỳ kế toán, không nhất thiết đợi đến cuối kỳ.

1. Cập nhật giá xuất kho theo đơn giá bình quân cuối kỳ(nếu chọn Phương pháp tính giáxuất kho theo Đơn giá bình quân cuối kỳ): chọn các nhóm chừng từ xuất kho, khi thựchiện phần mềm sẽ tự động tính và cập nhật lại đơn giá cho các phiếu xuất kho.

2. Khấu hao tài sản cố định: Phần mềm tự động phát sinh các định khoản khấu hao.

3. Thực hiện các bút toán tự động: chức năng này giúp kết chuyển từ các tài khoảndoanh thu, chi phí, chi phí dở dang, ... sang tài khoản 911 hoặc từ 911 sang 421, ... Phảithực hiện đăng ký các tài khoản cần kết chuyển, phân bổ vào chức năng Định nghĩa búttoán kết chuyển .

4. Khóa sổ kỳ này: thực hiện khóa sổ kỳ kế toán.

5. Kết chuyển số dư sang kỳ sau: chuyển số dư tài khoản thành số dư đầu kỳ kế toán tiếptheo.

6. Sao chép các định nghĩa bút toán tự động, kết chuyển, phân bổ: các bút toán Địnhnghĩa bút toán kết chuyển sẽ được sao chép sang kỳ kế toán tiếp theo, giúp người sửdụng không phải định nghĩa lại khi thực hiện Tổng hợp số liệu cuối kỳ cho kỳ kế toán sau.

107

142 Tony Accounting


Xem thêm

Định nghĩa bút toán kết chuyển

10.6 Báo cáo thuế

Các báo cáo thuế1. Bảng kê hóa đơn thuế GTGT mua vào2. Bảng kê hóa đơn thuế GTGT bán ra

10.7 Hạch toán theo ngoại tệ

1. Phần mềm hỗ trợ hạch toán nhiều loại tiền tệ khác nhau.

2. Để có thể hạch toán theo ngoại tê, phải đặt tùy chọn "Có hạch toán theo ngoại tệ" tạimàn hình Thông số kế toán.

3. Khi thực hiện nhập chứng từ, chọn đơn vị tiền tệ hạch toán

10.8 Theo dõi thanh toán công nợ theo đích danh

0. Phần mềm cho phép theo dõi các lần thanh toán, trả nợ đích danh theo tài khoản vàkhách hàng.

1. Để kích hoạt chức năng, xác định phương pháp FIFO hay LIFO(theo từng chứng từ) tạimục Tùy chọn trong Hệ thống tài khoản.

107



10.9 Tạo số liệu theo chứng từ ghi sổ

0. Để in sổ sách theo hệ thống kế toán Chừng từ ghi sổ, cần phải thực hiện việc tổng hợpvà tạo các sổ chứng từ ghi sổ.

1. Định nghĩa sổ chứng từ ghi sổ

144 Tony Accounting


2. Phát sinh Chứng từ ghi sổ trong kỳ



10.10 Định nghĩa các báo cáo tài chính

0. Phần mềm cho phép bạn tự định nghĩa các báo cáo tài chính, cho phép thay đổi cácchỉ tiêu, cách lấy dữ liệu.

146 Tony Accounting


10.11 Quản lý người sử dụng

1. Quản lý danh sách người dùng

2. Quản lý danh sách vài trò



3. Gán vai trò cho từng người dùng

4. Phân quyền sử dụng cho từng vai trò

148 Tony Accounting


10.12 Sử dụng cho nhiều đơn vị

0. Phần mềm hỗ trợ sử dụng cho nhiều đơn vị(hệ thống sổ sách) trên cùng lúc với nhiềutập tin dữ liệu hoặc trên cùng một tập tin dữ liệu.

1. Dùng mỗi tập tin dữ liệu cho một đơn vị bằng cách tạo ra nhiều tập tin, sử dụng chứcnăng Tạo mới dữ liệu và thực hiện Cấu hình dữ liệu đến tập tin đó khi sử dụng.

2. Trên một tập tin dữ liệu sử dụng cho nhiều đơn vị khác nhau bằng việc sử dụng chứcnăng Tạo đơn vị mới, khi thực hiện đăng nhập người sử dụng phải chọn đơn vị muốn sửdụng.

10.13 Sao lưu dữ liệu

0. Phần mềm sao lưu dữ liệu tự động vào thư mục được chọn tại thời điểm bắt đầu ngàylàm việc.

1. Tên các tập tin sao lưu theo định dạng: Mã đơn vị - Năm - Tháng - Ngày. Ví dụ: TONY-2008-11-20.tbk

2. Để phần mềm tự động sao lưu, thiết lập thư mục sao lưu tại chức năng Thông số hệthống.

3. Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thư mục tạimáy chủ.



4. Ngoài việc sao lưu thành tự động do phần mềm, người sử dụng cũng có thể sao lưuchính tập tin dữ liệu. Khi gặp sự cố và cài đặt lại, không cần chức năng Phục hồi dữ liệu,chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ liệu lại.

5. Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn khác(ghivào CD).

10.14 Phục hồi dữ liệu




150 Tony Accounting



Phần

XI

152 Tony Accounting


11 Mẫu in chứng từ

Chủ đề này liệt kê các mẫu in chứng từ được phần mềm hỗ trợ.

11.1 Phiếu thu

11.2 Phiếu chi

153Mẫu in chứng từ


11.3 Phiếu nhập kho

11.4 Phiếu xuất kho

154 Tony Accounting


11.5 Phiếu chuyển kho

11.6 Phiếu kế toán

155Mẫu in chứng từ


11.7 Phiếu kế toán(theo 1 đối tượng)

11.8 Phiếu kế toán(theo 2 đối tượng)

Phần

XII

157Báo cáo


12 Báo cáo

Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất dữliệu.

12.1 Chứng từ ghi sổ

12.1.1 Chứng từ ghi sổ

12.1.2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

12.1.3 Sổ cái(dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ)

12.2 Nhật ký chung

12.2.1 Sổ cái(dùng cho hình thức Nhật ký chung)

12.2.2 Sổ nhật ký chung

12.2.3 Sổ nhật ký chung(kèm đối tượng)

12.2.4 Sổ nhật ký thu tiền

12.2.5 Sổ nhật ký chi tiền

12.2.6 Sổ nhật ký bán hàng

158 Tony Accounting


12.2.7 Sổ nhật ký mua hàng

12.3 Bảng cân đối số phát sinh

12.3.1 Bảng cân đối số phát sinh cấp 1

12.3.2 Bảng cân đối số phát sinh cấp 1 lũy kế

12.3.3 Bảng cân đối số phát sinh cấp 2

12.3.4 Bảng cân đối số phát sinh cấp 2 lũy kế

12.3.5 Bảng cân đối số phát sinh tất cả tài khoản

12.3.6 Bảng cân đối số phát sinh tất cả tài khoản lũy kế

12.3.7 Bảng cân đối số phát sinh tiểu khoản

12.3.8 Bảng cân đối số phát sinh tiểu khoản lũy kế

12.4 Bảng cân đối số phát sinh theo đối tượng

12.4.1 Bảng cân đối số phát sinh cặp đối tượng

159Báo cáo


12.4.2 Bảng cân đối số phát sinh đối tượng 1

12.4.3 Bảng cân đối số phát sinh đối tượng 1 theo đối tượng 2

12.4.4 Bảng cân đối số phát sinh đối tượng 2 theo đối tượng 1

12.5 Sổ sách kế toán

12.5.1 Bảng tổng hợp chi tiết(hàng hóa, nguyên liệu, …)

12.5.2 Sổ chi tiết bán hàng

12.5.3 Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh

12.5.4 Sổ chi tiết tài khoản

12.5.5 Sổ chi tiết thanh toán với người bán

12.5.6 Số chi tiết thanh toán với người bán(đích danh)

12.5.7 Sổ chi tiết thanh toán với người mua

12.5.8 Sổ chi tiết thanh toán với người mua(đích danh)

160 Tony Accounting


12.5.9 Sổ chi tiết tiền vay

12.5.10 Sổ chi tiết(hàng hóa, nguyên liệu)

12.5.11 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

12.5.12 Sổ quỹ tiền mặt

12.5.13 Sổ tài sản cố định

12.5.14 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh

12.5.15 Sổ theo dõi thuế GTGT

12.5.16 Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại

12.5.17 Sổ theo dõi thuế GTGT được miễn giảm

12.5.18 Sổ tiền gửi ngân hàng

12.5.19 Thẻ kho

12.5.20 Thẻ tài sản cố định

161Báo cáo


12.5.21 Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

12.6 Sổ sách kế toán theo ngoại tệ

12.6.1 Bảng tổng hợp đối tượng 1 phát sinh theo tài khoản(ngoại tệ)

12.6.2 Sổ chi tiết các tài khoản(ngoại tệ)

12.6.3 Sổ chi tiết các tài khoản 1 đối tượng(ngoại tệ)

12.6.4 Sổ chi tiết các tài khoản 2 đối tượng(ngoại tệ)

12.6.5 Sổ chi tiết thanh toán với người bán(ngoại tệ)

12.6.6 Sổ chi tiết thanh toán với người mua(ngoại tệ)

12.6.7 Sổ theo dõi thanh toán(ngoại tệ)

12.6.8 Sổ theo dõi thanh toán 1 đối tượng(ngoại tệ)

12.6.9 Sổ theo dõi thanh toán 2 đối tượng(ngoại tệ)

12.7 Nhập xuất tồn

162 Tony Accounting


12.7.1 Bảng kê nhập xuất tồn

12.7.2 Bảng kê nhập xuất tồn theo nhóm hàng hóa

12.7.3 Bảng kê nhập xuất tồn theo kho

12.7.4 Bảng kê nhập xuất tồn theo tài khoản

12.7.5 Bảng kê nhập xuất tồn theo kho - tài khoản

12.7.6 Bảng kê nhập xuất tồn theo tài khoản - kho

12.7.7 Bảng kê nhập xuất tồn 1 kho - tài khoản

12.7.8 Bảng kê nhập xuất tồn 1 tài khoản - kho

12.7.9 Bảng kê nhập xuất tồn 1 tài khoản - nhóm

12.7.10 Bảng kê nhập xuất tồn theo từng lô hàng

12.7.11 Bảng kê tồn kho(đơn giá bình quân)

12.7.12 Bảng kê tồn kho theo nhóm(đơn giá bình quân)

163Báo cáo


12.7.13 Bảng kê tồn kho theo kho(đơn giá bình quân)

12.8 Số sách khác

12.8.1 Bảng kê chi tiết phát sinh tài khoản

12.8.2 Bảng kê chi tiết phát sinh tài khoản(chiều ngang)

12.8.3 Sổ tổng hợp tài khoản

12.8.4 Sổ chi tiết 1 bên 1 tài khoản 1 đối tượng

12.8.5 Sổ chi tiết của 1 cặp tài khoản

12.8.6 Sổ chi tiết tài khoản(chiều ngang)

12.8.7 Sổ chi tiết tài khoản 1 đối tượng

12.8.8 Sổ chi tiết tài khoản 2 đối tượng

12.8.9 Sổ chi tiết tài khoản n 1 đối tượng

12.8.10 Sổ chi tiết tài khoản n 2 đối tượng

164 Tony Accounting


12.9 Báo cáo tài chính

12.9.1 Bảng cân đối kế toán

12.9.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

12.9.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

12.10 Báo cáo thuế

12.10.1 Bảng kê hóa đơn GTGT mua vào

12.10.2 Bảng kê hóa đơn GTGT bán ra

12.11 Danh mục và Thông số

12.11.1 Danh mục

12.11.2 Thông số

Xin chân thành cảm ơn!

165


PHẦN MỀM KẾ TOÁN TONY ACCOUNTING

Technology

Transcript of PHẦN MỀM KẾ TOÁN TONY ACCOUNTING