Hướng dẫn sử dụng Phần mềm kế toán Tony Accounting

© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm TONY ACCOUNTING

Hướng dẫn sử dụng

một phần mềm của Công ty TNHH T.O.N.Y

3Mục lục


Mục lục

Phần I MỞ ĐẦU 9

................................................................................................................................... 91 Giới thiệu

......................................................................................................................................................... 10Lời mở đầu

......................................................................................................................................................... 11Thỏa thuận bản quyền

......................................................................................................................................................... 12Công ty phần mềm TONY

......................................................................................................................................................... 13Phần mềm kế toán Tony accounting

.................................................................................................................................................. 15Phần mềm kế toán để làm gì?

.................................................................................................................................................. 16Tại sao lại lựa chọn Tony Accounting ?

.................................................................................................................................................. 18Đặc điểm nổi bật của phần mềm

................................................................................................................................... 192 Bảng kê các loại ký hiệu sử dụng trong tài liệu

................................................................................................................................... 203 Sơ đồ hoạt động

......................................................................................................................................................... 21Sơ đồ các màn hình

......................................................................................................................................................... 22Sơ đồ luồng số liệu

......................................................................................................................................................... 23Sơ đồ trình tự công việc

................................................................................................................................... 234 Cài đặt phần mềm

......................................................................................................................................................... 24Yêu cầu về phần cứng - phần mềm

.................................................................................................................................................. 24Phần cứng

.................................................................................................................................................. 24Phần mềm

......................................................................................................................................................... 25Hướng dẫn cài đặt

.................................................................................................................................................. 25Tải bộ cài đặt về máy

.................................................................................................................................................. 26Cài đặt lần đầu

......................................................................................................................................................... 33Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN

.................................................................................................................................................. 33Sơ đồ triển khai

.................................................................................................................................................. 34Cài đặt ở máy chủ

.................................................................................................................................................. 41Cài đặt ở máy trạm

......................................................................................................................................................... 41Cập nhật phiên bản mới

......................................................................................................................................................... 41Cài đặt sau khi gặp sự cố

Phần II BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONYACCOUNTING 44

................................................................................................................................... 441 Chạy phần mềm lần đầu tiên

......................................................................................................................................................... 45Khởi động

......................................................................................................................................................... 46Khởi tạo dữ liệu

.................................................................................................................................................. 49Tạo tập tin dữ liệu

.................................................................................................................................................. 50Khởi tạo mới

.................................................................................................................................................. 56Phục hồi dữ liệu

................................................................................................................................... 582 Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng

................................................................................................................................... 623 Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phần mềm

......................................................................................................................................................... 62Hồ sơ đơn vị

......................................................................................................................................................... 63Thiết lập mô hình phân quyền, quản lý người dùng

......................................................................................................................................................... 63Mở kì kế toán

......................................................................................................................................................... 64Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

......................................................................................................................................................... 64Lập dự toán giá thành

......................................................................................................................................................... 64Thiết lập hệ thống tài khoản

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán4


......................................................................................................................................................... 64Khai báo danh mục các đối tượng kế toán cần theo dõi

......................................................................................................................................................... 65Khai báo số dư ban đầu của tất cả các tài khoản

......................................................................................................................................................... 66Thiết lập các tùy chọn về tham số của hệ thống- kế toán

Phần III HƯỚNG DẪN NHANH 68

................................................................................................................................... 681 Đăng nhập

................................................................................................................................... 692 Bàn làm việc

......................................................................................................................................................... 70Thực đơn

......................................................................................................................................................... 71Màn hình chứng từ

......................................................................................................................................................... 74Màn hình báo cáo

......................................................................................................................................................... 76Thanh trạng thái

................................................................................................................................... 773 Danh mục

................................................................................................................................... 804 Hệ thống tài khoản

................................................................................................................................... 825 Số dư ban đầu

................................................................................................................................... 856 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

................................................................................................................................... 887 Màn hình chứng từ

......................................................................................................................................................... 88Bố trí màn hình nhập chứng từ

......................................................................................................................................................... 92Các thao tác khi thêm mới chứng từ

......................................................................................................................................................... 98Các thao tác khác với chứng từ

.................................................................................................................................................. 99In chứng từ

.................................................................................................................................................. 100Xóa chứng từ

.................................................................................................................................................. 100Sửa chứng từ

.................................................................................................................................................. 101Sao chép chứng từ

.................................................................................................................................................. 103Đánh lại số chứng từ

......................................................................................................................................................... 104Các tiện ích khi thao tác với chứng từ

......................................................................................................................................................... 106Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting

................................................................................................................................... 1078 Tổng hợp số liệu cuối kì

......................................................................................................................................................... 110Tính đơn giá bình quân cuối kì

......................................................................................................................................................... 112Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ

......................................................................................................................................................... 116Định nghĩa kết chuyển tài khoản

................................................................................................................................... 1189 Báo cáo

......................................................................................................................................................... 118Hướng dẫn chung về xem báo cáo

......................................................................................................................................................... 121Hướng dẫn lập báo cáo thuế

......................................................................................................................................................... 124Hướng dẫn lập báo cáo tài chính

................................................................................................................................... 12610 Bảng cân đối

................................................................................................................................... 12711 Xem số dư

Phần IV HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG 129

................................................................................................................................... 1291 Đăng nhập

................................................................................................................................... 1312 Bàn làm việc

......................................................................................................................................................... 131Thực đơn

......................................................................................................................................................... 132Màn hình chứng từ

......................................................................................................................................................... 135Màn hình báo cáo

......................................................................................................................................................... 137Thanh trạng thái

................................................................................................................................... 1393 Màn hình chứng từ

......................................................................................................................................................... 140Bố trí màn hình cập nhật chứng từ

......................................................................................................................................................... 143Các thao tác khi thêm mới chứng từ

......................................................................................................................................................... 154Các thao tác khác với chứng từ

5Mục lục


.................................................................................................................................................. 155In chứng từ

.................................................................................................................................................. 156Sửa chứng từ

.................................................................................................................................................. 157Xóa chứng từ

.................................................................................................................................................. 157Sao chép chứng từ

.................................................................................................................................................. 159Đánh lại số chứng từ

.................................................................................................................................................. 160Sắp xếp chứng từ

.................................................................................................................................................. 161Lọc tìm dữ liệu

.................................................................................................................................................. 164Tìm kiếm dữ liệu

......................................................................................................................................................... 166Các tiện ích khi thao tác với chứng từ

......................................................................................................................................................... 168Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting

................................................................................................................................... 1744 Hệ thống

......................................................................................................................................................... 174Khóa phiên làm việc

......................................................................................................................................................... 175Tùy chọn

.................................................................................................................................................. 176Hệ thống

.................................................................................................................................................. 179Kế toán

.................................................................................................................................................. 182Giao diện

......................................................................................................................................................... 182Đổi mật khẩu

......................................................................................................................................................... 183Cấu hình dữ liệu

......................................................................................................................................................... 189Thoát

................................................................................................................................... 1895 Danh mục

......................................................................................................................................................... 190Hướng dẫn tổ chức và mã hóa thông tin danh mục

......................................................................................................................................................... 191Vào chức năng danh mục

......................................................................................................................................................... 192Thêm mới một đối tượng

......................................................................................................................................................... 194Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng

......................................................................................................................................................... 195Xóa đối tượng danh mục

......................................................................................................................................................... 196Sắp xếp và tìm kiếm

......................................................................................................................................................... 198Phân nhóm đối tượng

.................................................................................................................................................. 198Thêm nhóm đối tượng

.................................................................................................................................................. 199Sửa/ Xóa nhóm đối tượng

................................................................................................................................... 2006 Quản trị

......................................................................................................................................................... 200Hệ thống tài khoản

.................................................................................................................................................. 201Nguyên tắc chung khi xây dựng hệ thống tài khoản

.................................................................................................................................................. 202Màn hình hệ thống tài khoản

......................................................................................................................................................... 209Số dư ban đầu

......................................................................................................................................................... 212Quản lý người dùng

.................................................................................................................................................. 213Người dùng

.................................................................................................................................................. 216Vai trò

.................................................................................................................................................. 216Gán vai trò

.................................................................................................................................................. 217Phân quyền

......................................................................................................................................................... 218Nhật kí sử dụng

......................................................................................................................................................... 219Mở khóa sổ

......................................................................................................................................................... 220Kì kế toán

......................................................................................................................................................... 222Hồ sơ đơn vị

......................................................................................................................................................... 224Thông số

.................................................................................................................................................. 224Hệ thống

.................................................................................................................................................. 226Kế toán

......................................................................................................................................................... 231Thiết lập nhóm chứng từ

......................................................................................................................................................... 232Cập nhật

......................................................................................................................................................... 233Bảo trì dữ liệu

......................................................................................................................................................... 234Tạo đơn vị mới

......................................................................................................................................................... 236Phục hồi dữ liệu

......................................................................................................................................................... 236Chia tách đơn vị

................................................................................................................................... 2387 Công cụ



......................................................................................................................................................... 239Tổng hợp số liệu cuối kì

.................................................................................................................................................. 241Tính đơn giá bình quân cuối kì

.................................................................................................................................................. 244Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ

.................................................................................................................................................. 248Định nghĩa kết chuyển tài khoản

......................................................................................................................................................... 250Chứng từ ghi sổ

......................................................................................................................................................... 253Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

......................................................................................................................................................... 255Lập dự toán giá thành

......................................................................................................................................................... 256Thiết lập báo cáo tài chính

................................................................................................................................... 2598 Báo cáo

......................................................................................................................................................... 259Hướng dẫn chung về xem báo cáo

......................................................................................................................................................... 262Hướng dẫn lập báo cáo thuế

......................................................................................................................................................... 265Hướng dẫn lập báo cáo tài chính

......................................................................................................................................................... 267In gộp chứng từ theo ngày

......................................................................................................................................................... 268Danh mục và thông số

................................................................................................................................... 2699 Các chức năng khác

......................................................................................................................................................... 270Cửa sổ

......................................................................................................................................................... 270Trợ giúp

......................................................................................................................................................... 271Xem số dư

......................................................................................................................................................... 272Xem bảng cân đối

Phần V HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ 275

................................................................................................................................... 2751 Kế toán tiền mặt

......................................................................................................................................................... 276Khai báo các thông tin liên quan

......................................................................................................................................................... 277Lập chứng từ phát sinh

.................................................................................................................................................. 277Lập phiếu thu

.................................................................................................................................................. 282Lập phiếu chi

......................................................................................................................................................... 285Báo cáo

................................................................................................................................... 2872 Kế toán tiền gửi



.................................................................................................................................................. 289Giấy báo Nợ

.................................................................................................................................................. 294Giấy báo Có

......................................................................................................................................................... 298Báo cáo

................................................................................................................................... 3003 Kế toán tiền vay



.................................................................................................................................................. 302Đi vay

.................................................................................................................................................. 305Trả tiền vay

......................................................................................................................................................... 306Báo cáo

................................................................................................................................... 3074 Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ



.................................................................................................................................................. 312Các định khoản thường gặp

.................................................................................................................................................. 317Kế toán hàng bán đại lý

.................................................................................................................................................. 321Kế toán hoạt động gia công hàng hóa

.................................................................................................................................................. 323Kế toán doanh thu hoạt động tài chính

.................................................................................................................................................. 326Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

......................................................................................................................................................... 334Báo cáo

................................................................................................................................... 3365 Kế toán quản lý kho


......................................................................................................................................................... 337Các phương pháp tính giá xuất kho

7Mục lục



......................................................................................................................................................... 347Báo cáo

................................................................................................................................... 3496 Kế toán tài sản cố định



.................................................................................................................................................. 354Tăng tài sản cố định

.................................................................................................................................................. 361Kế toán giảm TSCĐ

......................................................................................................................................................... 364Báo cáo

................................................................................................................................... 3667 Kế toán tổng hợp


......................................................................................................................................................... 366Kế toán tiền lương

......................................................................................................................................................... 369Kế toán khác

......................................................................................................................................................... 369Báo cáo

................................................................................................................................... 3708 Kế toán tự động

......................................................................................................................................................... 373Khai báo danh mục chi phí trả trước

................................................................................................................................... 3759 Báo cáo tài chính

......................................................................................................................................................... 375Bảng cân đối kế toán

......................................................................................................................................................... 388Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

......................................................................................................................................................... 390Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)

......................................................................................................................................................... 398Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(gián tiếp)

................................................................................................................................... 40010 Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế

Phần VI KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNHDOANH NGHIỆP 405

................................................................................................................................... 4051 Các loại hình doanh nghiệp

......................................................................................................................................................... 405Doanh nghiệp thương mại

......................................................................................................................................................... 408Doanh nghiệp sản xuất

......................................................................................................................................................... 411Doanh nghiệp xây lắp

................................................................................................................................... 4142 Các quá trình kinh doanh

......................................................................................................................................................... 414Kế toán quá trình cung cấp

......................................................................................................................................................... 419Kế toán quá trình sản xuất

......................................................................................................................................................... 426Kế toán quá trình tiêu thụ

Phần VII CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 435

Chỉ mục 446

Phần

I

9MỞ ĐẦU:

© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | [email protected] | www.tony.vn

1 MỞ ĐẦU

Chủ đề này giới thiệu những nét khái quát về phần mềm Tony Accounting và cách

cài đặt phần mềm vào máy tính.

Gồm có các phần

Giới thiệu về Tony Accounting

:

Giới thiệu những đặc điểm nổi bật,

thỏa thuận bản quyền, chức năng

chính của phần mềm Tony

Accounting.

Sơ đồ hoạt động của phần mềm

:

Cho biết sơ đồ trình tự dữ liệu

được xử lý trong phần mềm như

thế nào?

Cách thức cài đặt phần mềm :

Hướng dẫn chi tiết cách thức cài

đặt phần mềm vào máy tính.

1.1 Giới thiệu

Chủ đề này gồm các phần sau nhằm giới thiệu tổng quan về phần mềm Tony

Accounting.


Lời mở đầu

9

20

23

10

10 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | [email protected] | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y

Thỏa thuận bản quyền

Công ty phần mềm TONY

phần mềm kế toán Tony

Accounting

1.1.1 Lời mở đầu

Xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm và sử dụng phần mềm Tony Accounting.

Tài liệu hướng dẫn này sẽ chỉ dẫn chi tiết về tính năng, cách cài đặt và sử dụng phần

mềm. Tài liệu này hỗ trợ cho người mới bắt đầu và người đã sử dụng có thể tìm

hiểu thêm những tính năng nâng cao của phần mềm. Phần mềm có thể sử dụng

trong suốt quá trình sử dụng phần mềm như một cuốn cẩm nang hữu ích cho người

làm kế toán.

Trong thời gian qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều góp ý của các chuyên gia,

của người sử dụng trong cả nước. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận

được nhiều góp ý trong thời gian tới.

Tài liệu hướng dẫn này được cập nhật liên tục tại trang web hướng dẫn sử dụng

trực tuyến http://tony.vn/help/Accounting.

Hướng dẫn nhanh cho người sử dụng mới

Dùng cho người muốn tìm hiểu nhanh trước khi sử dụng phần mềm lâu dài.

Giới thiệu cho người dùng những hướng dẫn ban đầu và hướng dẫn

nhanh cách sử dụng các chức năng cơ bản của phần mềm bằng cách

xem liên kết nhanh tới các mục hướng dẫn.

Qua đó người dùng có thể sử dụng được các chức năng cơ bản của phần

mềm mà không phải mất nhiều thời gian tìm hiểu.

11

12

13

44

68

http://tony.vn/help/Accounting

11MỞ ĐẦU: Giới thiệu


Hướng dẫn chi tiết cho người muốn tìm hiểu chuyên sâu các chức năngcủa phần mềm

Dùng cho người có kinh nghiệm muốn tìm hiểu chuyên sâu các chức năng

nâng cao trong phần mềm.

Giới thiệu cho người dùng hướng dẫn chi tiết tất cả các chức năng có

trong phần mềm

Bằng cách xem hướng dẫn theo chức năng, hướng dẫn theo nghiệp vụ

...

Với những hướng dẫn chi tiết người dùng có thể tìm hiểu nhanh chóng tất

cả các chức năng hữu ích của phần mềm

1.1.2 Thỏa thuận bản quyền

Thỏa thuận bản quyền giữa người sử dụng phần mềm Tony Accounting với Công ty

phần mềm T.O.N.Y cho các phần mềm, các tập tin phát sinh từ phần mềm, tài liệu,

tài liệu trực tuyến của Công ty phần mềm T.O.N.Y.

1. Người sử dụng được phép: Công ty phần mềm T.O.N.Y cho phép cá nhânhay đơn vị sở hữu hợp lệ phần mềm Tony Accounting được phép sao chép vớimục đích bảo quản, đào tạo nội bộ với số lượng không hạn chế.

2. Bản quyền tác giả: Phần mềm Tony Accounting đã được đăng ký bản quyềntác giả bởi Công ty phần mềm T.O.N.Y.

3. Nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép hoặc sửa đổi hoặc bắtchước vì mục đích thương mại. Các cá nhân hoặc đơn vị không được phép tìmcách dịch lại hoặc lấy cắp chương trình nguồn. Không được phép bán lại dưới bấtkỳ hình thức nào.

4. Vi phạm: Nếu cá nhân hay đơn vị tìm cách vi phạm những điều đã nói trên, tácgiả chương trình sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc số liệu hay chươngtrình bị phá hủy hoặc các hỏng hóc gây ra cho máy tính.

5. Bảo hành: Công ty phần mềm T.O.N.Y chỉ cam kết bảo hành các phiên bảnthương mại của phần mềm Tony Accounting. Thời hạn bảo hành là 12 tháng.

6. Trách nhiệm: Công ty phần mềm T.O.N.Y không chịu bất cứ trách nhiệm nàovề việc mất mát số liệu do phần cứng hỏng, do virus máy tính, thiên tai, địch họahay người sử dụng vô tình hay cố ý gây ra.

129

275



Nếu bạn chấp nhận và hiểu tất cả các điều đã thỏa thuận trên xin bạn vui lòng chịu

trách nhiệm và thực hiện chúng.

Nếu có điều gì chưa hiểu hay nghi ngờ làm ơn liên hệ với Công ty phần mềm T.O.N.

Y để có được sự giải đáp.

1.1.3 Công ty phần mềm TONY

Đầu tiên, thay mặt Công ty phần mềm TONY, chúng tôi xin gửi tới Quý côngty lời chào trân trọng !

Công ty phần mềm T.O.N.Y chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin toàn

diện cho doanh nghiệp, là công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán và quản trị

doanh nghiệp. Đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên giàu kinh nghiệm triển khai ứng

dụng tin học, kết hợp việc thường xuyên nghiên cứu áp dụng các công nghệ phần

mềm mới nhất trên thế giới.

Phần mềm của công ty chúng tôi cung cấp luôn được khách hàng đánh giá cao về

chức năng lẫn hình thức, độ ổn định và tính tin cậy. Không những giúp các doanh

nghiệp tin học hóa các hoạt động quản lý mà thông qua đó nâng cao năng suất, hiệu

quả sản xuất kinh doanh, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Công ty đang

từng bước có được sự tín nhiệm của khách hàng bởi những sản phẩm, dịch vụ chất

lượng cao.

Với những mục tiêu và định hướng rõ ràng, chúng tôi cam kết chỉ cung cấp các sản

phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi có chiến lược kinh doanh

linh hoạt, chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp, tạo điều

kiện thuận lợi nhất để khách hàng nhanh chóng nắm bắt, sử dụng thành thạo để phát

huy hết giá trị của sản phẩm, dịch vụ được cung cấp.

Chúng tôi tin tưởng rằng Quý công ty đã chọn đúng phần mềm và đối tác cho doanh

nghiệp của mình. Rất mong nhận được sự hợp tác chặt chẽ với Quý công ty trong

việc ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trân trọng!



1.1.4 Phần mềm kế toán Tony accounting

Phần mềm kế toán Tony Accounting .Net là phần mềm kế toán phù hợp với

mọi loại hình doanh nghiệp: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, …

Cho phép tạo nhiều hệ thống sổ sách khác nhau phù hợp cho cá nhân sử

dụng phần mềm vào dịch vụ kế toán. Hỗ trợ nhiều hình thức kế toán. Đúng

chuẩn mực kế toán. Hỗ trợ công tác kế toán quản trị tốt nhất. Đơn giản trong

sử dụng. Nhiều công cụ hỗ trợ: tự động khấu hao tài sản cố định, phân bổ

chi phí trả trước, giá thành, kết chuyển.

Cập nhật chế độ kế toán mới theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày

14/9/2006 áp dụng cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa. Cập nhật chế độ kế

toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/3/2006. Tuân thủ Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005

hướng dẫn về Tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán. Nghị định số

51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng và cung

ứng dịch vụ

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ .Net hiện đại của Microsoft. Điều

đó cho phép phần mềm có nhiều tính năng nổi trội, trợ giúp việc nhập liệu,

xử lý và xem báo cáo trở nên nhanh chóng và đơn giản. Khả năng tích hợp

cao với các ứng dụng khác.

Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh

nghiệp, của chế độ kế toán và yêu cầu công tác kế toán quản trị.

Phần mềm được thiết kế đặc biệt, rất linh hoạt và thích ứng dễ dàng với

nhiều loại hình doanh nghiệp, nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau và

đặc biệt là các yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng. Phần mềm có thể

đưa vào sử dụng ngay mà không phải điều chỉnh nhiều

Các thông tin cần quản lý trên chứng từ thường thay đổi tùy theo nhu cầu

quản lý của từng đơn vị, do đó không thể có một khuôn mẫu dùng chung

cho mọi doanh nghiệp, vì thế Tony Accounting cho phép người dùng tự xác

định những thông tin này nhờ vậy thông tin trên màn hình của từng loại phiếu



sẽ không thừa hoặc thiếu đối với người dùng.

Theo dõi công nợ chi tiết đến từng đối tượng khách hàng, theo đích danh

hóa đơn hay hợp đồng… theo cả giá trị tiền Việt Nam lẫn ngoại tệ. Công

nợ được tự động xác định khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan. Hỗ trợ

người dùng trong việc kiểm soát công nợ quá hạn thanh toán hay vượt hạn

mức tín dụng cho phép đối với từng khách hàng cụ thể.

Theo dõi doanh thu cùng lúc theo nhiều đối tượng khác nhau: theo nhân

viên bán hàng, theo khu vực địa lý, theo đại lý, theo từng hạng mục, theo

từng vụ việc, …

Quản lý hàng tồn kho chi tiết từng kho hàng đến tổng thể Doanh nghiệp. Có

chế độ khai báo hàng tồn mỗi khi xuất kho và cảnh báo lượng hàng âm khi

số lượng vượt quá số lượng tồn.

Có nhiều tùy chọn phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: khấu hao

theo đường thẳng, theo tỷ lệ phần trăm, giảm dần hoặc tăng dần.

Chương trình cho phép cập nhật thông tin hóa đơn ngay trong quá trình

nhập liệu và thông tin này được tự động chuyển vào các báo cáo thuế

GTGT.

phần mềm hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng, các khoản thuế nhập khẩu vào

giá trị các lô hàng nhập mua hay hàng nhập khẩu.

Quản lý số liệu đa tiền tệ, Tony Accounting cho phép quản lý đa tiền tệ. Mọi

nghiệp vụ phát sinh đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và quy

đổi tự động ra đồng tiền hạch toán. Tự động phát sinh các bút toán chênh

lệch tỷ giá, cập nhật chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.

Quản lý số liệu liên năm, Tony Accounting cho phép quản lý số liệu của

nhiều năm trên cùng một nguồn dữ liệu. Điều đó giúp theo dõi liên tục hoạt

động của doanh nghiệp trong các chu kỳ kinh doanh. Không phải tách dữ

liệu khi chuyển sang năm khác.

Hệ thống báo cáo đa dạng, Tony Accounting có đầy đủ các báo cáo theo

quy định của Bộ Tài chính. Thêm vào đó là các báo cáo quản trị cho phép



phân tích, xem, in thông tin theo nhiều chiều, từ chi tiết đến tổng hợp. Cho

phép báo cáo tại bất cứ thời điểm nào, với nhiều tham số đầu vào linh

hoạt. Khả năng kết xuất báo cáo ra nhiều dạng tập tin khác nhau: Excel,

Pdf, Html, JPG.

Phần mềm được thiết kế với giao diện đơn giản, khoa học, tối ưu hóa thao

tác nhập liệu. Giao diện và dữ liệu sử dụng font chữ Unicode.

Phần mềm được đánh giá cao về bảo mật, an toàn, ổn định và tính tin cậy.

phần mềm có thể quản lý nhiều người dùng với các phân quyền khác nhau

tùy theo chức năng do kế toán trưởng hoặc quản lý hệ thống qui định.

Phần mềm có nhiều công cụ hỗ trợ: công cụ sao lưu dữ liệu tự động; công

cụ tìm kiếm chứng từ, định khoản; công cụ tìm, lọc, sắp xếp, gom nhóm trên

danh sách; công cụ kiểm soát quá trình nhập liệu với nhiều tùy chọn khác

nhau.

Môi trường làm việc: Tony Accounting có thể chạy trên nhiều hệ thống

mạng nhiều người dùng hoặc một máy đơn lẻ. Hệ điều hành: Windows

2000/XP/Vista/7, Windows Server 2003/2008.

1.1.4.1 Phần mềm kế toán để làm gì?

Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, điều đơn giản mà

bất cứ cá nhân nào cũng nghĩ phần mềm phải giống với thực tế hoạt động hiện

có của doanh nghiệp, điều này đúng nhưng chưa đủ. Theo các nhà tư vấn, ứng

dụng công nghệ thông tin chỉ là một công cụ để giúp doanh nghiệp hoạt động

hiệu quả, nâng cao tính cạnh tranh. Điều cốt lõi là doanh nghiệp phải nhận thức,

tổ chức hoạt động sản xuất có chuẩn mực. Từ đó, các ứng dụng công nghệ

thông tin mới phát huy vai trò là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện tin học

hóa các công đoạn hoạt động sản xuất.

Chúng tôi nêu ra vấn đề này để cho thấy rằng, chính cách tổ chức hoạt động

của doanh nghiệp góp phần lớn trong khai thác có hiệu quả ứng dụng công

nghệ thông tin.



Công việc kế toán là một công việc đòi hỏi tỉ mỉ rất cao và dễ sai sót nếu làm

thủ công. Cùng một chứng từ phải ghi ở nhiều nơi, nhiều sổ và khi tổng hợp lại

phải tìm ở nhiều sổ. Trong khi đó, kế toán phải phản ảnh đầy đủ, chính xác và

kịp thời mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh. Chính vì vậy, nhu cầu về một

phần mềm kế toán có chất lượng cao, với các chức năng đa dạng, thuận tiện

và dễ sử dụng là hết sức hợp lý.

Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh, số lượng chứng từ phát

sinh cũng tăng theo, dẫn đến quản lý kế toán thủ công không theo kịp sự lớn

mạnh đó. Ngay cả khi tăng thêm kế toán viên cũng không giải quyết được. Do

vậy nhu cầu về quản trị doanh nghiệp có sự trợ giúp của công nghệ thông tin,

mà phần mềm kế toán là một phần trong tin học hóa công tác quản trị.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh

doanh nói chung và trong quản lý kế toán nói riêng mang tính tất yếu và một

trong các mục tiêu chiến lược hàng đầu đã và đang được các nhà quản trị

quan tâm.

Với mục đích cung cấp giải pháp tổng thể tốt nhất phục vụ có hiệu quả quản lý

kế toán phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh. phần mềm kế toán Tony

Accounting được xây dựng trên nền tảng công nghệ .Net mới nhất của

Microsoft, kết hợp với sự sáng tạo và kinh nghiệm tích lũy được khi triển khai

áp dụng tại nhiều loại hình doanh nghiệp. phần mềm kế toán Tony Accounting

thể hiện là phần mềm ổn định, chính xác cao, đầy đủ và thuận tiện nhất cho

nhiều loại hình doanh nghiệp, cho cả những người mới làm kế toán lẫn những

chuyên viên tài chính thuộc nhiều ngành nghề.

1.1.4.2 Tại sao lại lựa chọn Tony Accounting ?

6 lý do để chọn phần mềm Tony Accounting

Hội nhập và cạnh tranh

Cạnh tranh trong cơ chế thị trường, thì nhu cầu xử lý thông tin nhanh, chính xác,

phong phú. Cộng với sự thay đổi nhanh, liên tục của thông tin, của yêu cầu quản



trị và quy định khác nhau. phần mềm kế toán Tony Accounting ra đời nhằm đáp

ứng nhu cầu to lớn của doanh nghiệp, đồng thời cho phép “thay đổi những gì hay

thay đổi” phù hợp từng chu kỳ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian

Tony Accounting giúp bạn nhập chứng từ nhanh hơn. Tổng hợp số liệu, xem báo

cáo cho bất cứ thời gian nào. Đơn giản chỉ là nhập chứng từ và in báo cáo.

Tiết kiệm chi phí

Thời gian tìm hiểu phần mềm ngắn, thích ứng ngay được yêu cầu của bất kỳ

doanh nghiệp, cho phép thay đổi những gì hay thay đổi giúp doanh nghiệp không

phải bỏ ra chi phí cho việc sửa đổi phần mềm. Giúp doanh nghiệp tổ chức tốt

công tác kế toán với số lượng nhân lực tối thiểu vì thế sẽ giảm bớt chi phí cho

doanh nghiệp.

Tập trung vào công việc của bạn

Rất nhiều xử lý được phần mềm tự động thực hiện. Có nhiều công cụ hỗ trợ. Bạn

chỉ tập trung vào các công việc mà không phải bận tâm nhiều tới nhiều vấn đề kỹ

thuật, tin học. Những gì bạn thấy trong phần mềm mà những gì bạn có được,

những gì bạn có được chính là những gì bạn cần.

Hỗ trợ tối đa trong sử dụng

Công tác kế toán liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Do đó mà

số liệu kế toán và việc vận hành phần mềm kế toán là hết sức quan trọng. Chúng

tôi hiểu điều đó! Một mặt luôn nâng cao chất lượng, sự ổn định, an toàn và bảo

mật. Mặt khác, chúng tôi luôn coi trọng việc trợ giúp khách hàng sử dụng là một

việc hết sức quan trọng: chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng lâu dài, giải đáp

thắc mắc nhanh chóng, hướng dẫn thật chi tiết và tận tình, khắc phục sự cố nhanh

nhất.

Ngoài các tài liệu hướng dẫn kèm theo phần mềm khi cài đặt, chúng tôi đã phát



triển hệ thống hướng dẫn trực tuyến luôn được cập nhật với nhiều tài liệu, hình

ảnh, đoạn phim minh họa.

Báo cáo thuế dễ dàng hơn

Tony Acounting giúp công tác báo cáo thuế dễ dàng hơn. Việc kết xuất dữ liệu

qua phần mềm HTKK giúp cho người làm kế toán có thể in ra báo cáo có mã

vạch và công tác báo cáo thuế được nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn.

Người dùng chỉ nhập thông tin hóa đơn 1 lần và được tổng hợp lên tờ khai, bảng

kê thuế mà không phải mất thời gian nhập số liệu hóa đơn vào phần mềm HTKK.

phần mềm luôn cập nhật các phiên bản theo sự thay đổi của Tổng cục thuế.

1.1.4.3 Đặc điểm nổi bật của phần mềm

Được thiết kế để chạy trên mô hình khách - chủ hoặc trên máy đơn. Phần mềm

có thể quản lý nhiều người dùng với các phân quyền khác nhau tùy theo chức

năng do kế toán trưởng hoặc quản lý hệ thống qui định.

Tuân thủ chế độ kế toán, đồng thời cho phép thay đổi phù hợp với yêu cầu

quản lý và sự phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của chế độ kế

toán. Là hệ thống mở, người dùng có thể thay đổi, thêm bớt tài khoản, đối

tượng doanh thu, chi phí, đáp ứng yêu cầu của mọi loại hình doanh nghiệp

cũng như sự thay đổi thường xuyên của yêu cầu quản trị.

Theo dõi chi tiết đến từng đối tượng khách hàng, hàng hóa, khoản mục, yếu tố,

… giúp cho nhà quản trị có quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.

Hạch toán đa tiền tệ: Tính chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh số dư ngoại tệ cuối

tháng.

Báo cáo, tổng hợp số liệu tại bất cứ thời điểm nào và cho phép kết xuất báo

cáo ra nhiều dạng tập tin khác nhau: Excel, Pdf, Html, …

Sự thống nhất và kiểm soát chặc chẽ dữ liệu nhập vào tăng độ tin cậy: kiểm tra

nhập đối tượng theo dõi, kiểm tra tổng tiền có khớp với chứng từ, nhập thiếu

hóa đơn, …. Giao diện đồ họa thân thiện có nhiều tùy chọn khác nhau cho mỗi



người sử dụng.

Có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổ kỳ trước.

Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổi rồi tiến hành

khóa sổ lại.

Các loại tên (hàng hóa, vật tư, khách hàng, nhân viên…) có thể lựa chọn theo

một phương thức nhanh nhất, không phải đánh vào mã số hoặc tên.

Có thể xuất dữ liệu qua phần mềm HTKK để in báo cáo có mã vạch

Trên một phiếu thu/chi có thể hạch toán một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ

(có nghĩa là không phải in ra nhiều phiếu thu/chi cho mỗi một tài khoản đối ứng

của nghiệp vụ). Mỗi bút toán có thể hạch toán cho từng đối tượng khách hàng

với từng hóa đơn riêng biệt. Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng một

phiếu thu chi. Cho phép in nhiều mẫu in trực tiếp từ phần mềm trên cùng một

dữ liệu.

Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt, đa năng.

Quản lý số liệu nhiều năm liên tiếp trên cùng một nguồn dữ liệu, không cần phải

tách sổ khi sang năm khác.

Quản lý nhiều hệ thống sổ sách trên cùng một nguồn dữ liệu (cơ sở dữ liệu).

1.2 Bảng kê các loại ký hiệu sử dụng trong tài liệu

Thuật ngữ Giải thích

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

CCDC Công cụ dụng cụ

TSCĐ Tài sản cố định

HTK Hàng tồn kho

KPCĐ Kinh phí công đoàn



GTGT Giá trị gia tăng

CPU Đơn vị xử lý trung tâm của máy tính

.NetMột công nghệ của Microsoft cho phép dễ dàng viết ứng dụng

trên nhiều nền tảng khác nhau và cho môi trường internet

GHz Tốc độ xử lý máy vi vi tính

HTML Định dạng hiển thị nội dung của trình duyệt web

LAN

Một mạng truyền thông kết nối các máy tính, các thiết bị đầu cuối

và các thiết bị máy tính hóa khác trong phạm vi giới hạn về diện

tích, thí dụ trong một văn phòng, một tòa nhà, một xưởng sản xuất

hoặc một khu vực làm việc tương tự.

pdf Định dạng tập tin phổ biến

HTKK Hỗ trợ kê khai (phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế của tổng cục thuế)

1.3 Sơ đồ hoạt động

Chủ đề này trình bày sơ đồ các hoạt động diễn ra trong phần mềm


Sơ đồ các màn hình

Sơ đồ trình tự công việc

Sơ đồ luồng số liệu

21

23

22

21MỞ ĐẦU: Sơ đồ hoạt động


1.3.1 Sơ đồ các màn hình



1.3.2 Sơ đồ luồng số liệu

23MỞ ĐẦU: Sơ đồ hoạt động


1.3.3 Sơ đồ trình tự công việc

1.4 Cài đặt phần mềm

Chủ đề này hướng dẫn chi tiết cách cài đặt phần mềm trong các tình huống khác

nhau thường gặp trong quá trình sử dụng. Bao gồm:


Hướng dẫn cài đặt lần đầu

Hướng dẫn cài đặt nhiều máy trong

mạng LAN

Hướng dẫn cập nhật phiên bản mới

25

33

41



1.4.1 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm

Trước khi cài đặt phần mềm phải kiểm tra yêu cầu kĩ thuật của máy tính cài đặt.


Yêu cầu về phần cứng

Yêu cầu về phần mềm

1.4.1.1 Phần cứng

Yêu cầu tối thiểu về phần cứng của máy tính có thể cài đặt phần mềm. Hầu như các

máy tính hiện nay đều đáp ứng được yêu cầu này.

Yêu cầu về phần cứng:

Tốc độ xử lý của CPU tối thiểu 1.8Ghz.

Bộ nhớ RAM 512MB hoặc cao hơn.

Dung lượng trống của đĩa cứng tối thiểu 200MB.

Độ phân giải màn hình 800x600 hoặc lớn hơn.

Mạng LAN tốc độ 100Mbs(đối với các đơn vị sử dụng nhiều máy).

1.4.1.2 Phần mềm

Chủ đề này liệt kê ra những phần mềm bắt buộc phải có trong máy trước khi cài đặt

phần mềm. Hầu như các máy tính hiện nay đều đáp ứng được yêu cầu này. Nếu

chưa có người sử dụng phải cài thêm để có thể sử dụng được tốt nhất phần mềm

của TONY.

Yêu cầu về phần mềm:

Hệ điều hành Windows: 2000, XP, Vista, 7, Windows Server 2003/2008.

Bộ gõ Unikey hoặc Vietkey.

Font Unicode.

24

24

25MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm


1.4.2 Hướng dẫn cài đặt

Chủ đề này hướng dẫn chi tiết cách tải bộ cài đặt về máy và cách cài đặt phần mềm

khi lần đầu tiên sử dụng


Tải bộ cài đặt về máy

Cài đặt lần đầu

1.4.2.1 Tải bộ cài đặt về máy

Bạn có thể tải bộ cài đặt theo nhiều cách:

Lên trang web của công ty phần mềm TONY http://www.tony.vn và tải phần mềm

về máy hoặc thông qua liên lạc chúng tôi sẽ gửi bộ cài đặt cho bạn theo nhiều

dạng: đĩa, usb...

Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng Zip thì bạn tiến hành giải nén

bằng phần mềm giải nén chuyên dụng. Nếu đã cài phần mềm giải nén thì bạn

kích phải và chọn biểu tượng phần mềm giải nén > Extract Here

Phần mềm giải nén thường dùng gồm có 7-Zip hay WinRAR ... có thể lên internet

tải về rất dễ dàng

25

26

http://www.tony.vn



1.4.2.2 Cài đặt lần đầu

Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:

0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng zip thì bạn phải giải nénvào một thư mục bất kỳ.

2. Chạy tập tin setup trong gói cài đặt bằng cách nhấn đúp chuột vào tập tin.

24

24



3. Nếu màn hình dưới đây hiển thị, bạn tới bước tiếp theo, ngược lại thì bạntới bước 5.

4. Bộ cài đặt yêu cầu cài đặt Microsoft .Net Framework, nhấn vào nút Acceptđể cài đặt



5. Màn hình cài đặt phần mềm Tony Accounting hiển thị.



6. Chọn thư mục cài đặt phần mềm (nên đặt ở ổ đĩa khác với ổ đĩa cài đặtWindows)



7. Nhấn tiếp nút Next để bắt đầu quá trình cài đặt



8. Quá trình cài đặt



9. Màn hình thông báo quá trình cài đặt đã hoàn tất

10. Sau khi cài đặt thành công ngoài màn hình desktop hiện lên biểu tượngcủa chương trình



1.4.3 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN

Chủ đề này đề cập đến việc cài đặt để sử dụng phần mềm trên nhiều máy trong

mạng LAN dùng chung một tập tin dữ liệu. Bao gồm:


Sơ đồ triển khai

Cài đặt ở máy chủ

Cài đặt ở máy trạm

1.4.3.1 Sơ đồ triển khai

Để triền khai cần có:

Máy chủ: chứa dữ liệu vì thế cần có máy cấu hình mạnh chạy ổn định

Các máy trạm: có thể là máy tính bình thường, đảm bảo yêu cầu về phần cứng

- phần mềm

Router: một thiết bị chuyên dụng để kết nối các máy tính

Dưới đây là sơ đồ triển khai:

33

34

41

24 24



1.4.3.2 Cài đặt ở máy chủ


0. Chọn máy chủ: nên mua máy chủ chuyên dụng hoặc chọn một máy có cấu hình

mạnh, chạy ổn định. Kiểm tra máy chủ có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng -

phần mềm

1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu

2. Cài đặt SQL, chạy và cài đặt SQL từ tập tin SQL.exe trong bộ cài đặt phần

mềm

24

24

26



Quá trình thực hiện tuần tự theo các hình bên dưới



1.4.3.3 Cài đặt ở máy trạm


0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu

1.4.4 Cập nhật phiên bản mới


Thực hiện sao lưu dữ liệu (các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài

đặt phần mềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại. Bằng cách copy lại những file

này ra usb hoặc tạo ra 1 file khác trong máy. Nhằm tránh mất mát dữ liệu trong

khi tiến hành cập nhật gặp sự cố không mong muốn.

1. Tiến hành cài đặt phiên bản mới.

Khi có phiên bản mới người dùng sẽ tải phiên bản mới về và tiến hành cài đặt lại

phiên bản mới như các bước cài đặt ban đầu.

2. phần mềm được khởi động sẽ tự động cập nhật cấu hình dữ liệu và nâng cấp

lên phiên bản mới.

1.4.5 Cài đặt sau khi gặp sự cố

Khi sử dụng phần mềm, có thể máy tính người dùng gặp sự cố do nhiều nguyên

nhân khiến cho máy không hoạt động được bình thường. Khi sửa máy tính nếu như

cài lại windown thì phần mềm sẽ bị mất vì thế phải cài đặt lại.

Tiến hành các bước để cài đặt phần mềm như sau:

Thực hiện sao lưu dữ liệu (các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài

đặt phần mềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại.

Bằng cách chép các tập tin sao lưu ra các thiết bị lưu trữ như usb, đĩa mềm,

đĩa cứng...hoặc chép ra 1 file khác trong máy tính người dùng để tiến hành lưu

trữ, tránh trường hợp trong quá trình cài đặt gặp sự cố khiến cho dữ liệu cũ bị

mất.

24 24

26

25



1. Thực hiện cài đặt như hướng dẫn khi Cài đặt lần đầu hoặc Cài đặt nhiều

máy trong mạng LAN .

2. Sau khi cài đặt, sẽ xảy ra 2 trường hợp như sau:

2.1. Còn giữ được tập tin dữ liệu: tức là tập tin dữ liệu vẫn còn, không bị mất.

Tập tin này được thiết lập trong bước tạo tập tin dữ liệu . Nếu như vậy thì

sẽ tiến hành thực hiện cấu hình dữ liệu đến tập tin dữ liệu như lúc cài đặt ban

đầu.

2.2. Còn giữ được tập tin sao lưu: tức là tập tin sao lưu vẫn còn, không bị

mất. Tập tin này được thiết lập trong bước 3 của mục khởi tạo mới . Nếu

như vậy thì sẽ tiến hành thực hiện phục hồi dữ liệu.

26

33

49

50

Phần

II



2 BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING

Chủ đề này mô tả quy trình khi bắt đầu làm việc với phần mềm


Chạy phần mềm lần đầu tiên

Mô tả chi tiết các bước khi lần đầu chạy

phần mềm

Hướng dẫn chung

Những hướng dẫn cơ bản trước khi sử

dụng phần mềm

Các thông tin ban đầu cần khai báo

Liệt kê các thông tin ban đầu cần khai

báo khi mới bắt đầu sử dụng và đường

dẫn tới những hướng dẫn khai báo

2.1 Chạy phần mềm lần đầu tiên

Mô tả cách thức khi chạy phần mềm lần đầu tiên


Khởi động

Mô tả chi tiết các bước để khởi động

phần mềm

Tạo tập tin dữ liệu

Mô tả các bước để tạo tập tin dữ liệu

Khởi tạo dữ liệu

Mô tả các bước khởi tạo dữ liệu

44

58

62

45

49

46

45BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên


2.1.1 Khởi động

1. Khởi động phần mềm

1.1. Từ menu Start >> Programs của Windows

1.2. Hoặc bấm vào biểu trượng của phần mềm ở màn hình Desktop

2. Phần mềm hiển thị màn hình chọn

Chọn nút:

Để tiến hành cấu hình dữ liệu , tức là thiết lập lại các thông

số của phần mềm như khi cài đặt ban đầu nhưng với nguồn

dữ liệu có sẵn, đã được tạo lập trước đó và được sao lưu.

Trường hợp này thường xảy ra khi đã có tập tin dữ liệu (đã

sử dụng phần mềm trước đây hoặc thực hiện cài đặt lại phần

183



mềm sau khi máy tính người dùng cài đặt lại Windows).

Để tiến hành tạo mới tập tin dữ liệu khi chưa có tập tin dữ

liệu. Trường hợp này sử dụng cho người dùng khi cài phần

mềm lần đầu tiên

Để thoát khỏi phần mềm, cài đặt sau. Trường hợp này sử

dụng khi người dùng vì một lý do nào đó chưa thể tiếp tục

làm việc với phần mềm.

2.1.2 Khởi tạo dữ liệu

Sau khi tạo tập tin dữ liệu phần mềm sẽ hiện ra màn hình khởi tạo như bêndưới:

Nhấn nút này để tiếp tục khởi tạo dữ liệu

Nhấn nút này nếu muốn thoát khỏi phần mềm và khởi tạo dữ liệu vào

lúc khác

Sau khi nhấn nút màn hình sẽ hiển thị như bên dưới

49



Lúc này xảy ra 2 trường hợp:

1. Khởi tạo mới một đơn vị (1 hệ thống sổ sách)

Trường hợp này sử dụng cho người dùng ban đầu mới cài đặt phần mềm hoặc

người dùng muốn tạo một hệ thống sổ sách mới ( trong trường hợp phần mềm

sử dụng cho nhiều công ty hoặc muốn tạo một hệ thống sổ sách mới cho công ty

đang sử dụng vì một lý do nào đó). Tiến hành như sau:



Chọn nút khởi tạo mới như hình bên và nhấn nút

Sau đó tiếp tục với bước khởi tạo mới

2. Khởi tạo dữ liệu bằng cách phục hồi dữ liệu sao lưu trước đây (do cài đặtlại phần mềm hoặc gặp sự cố)

Trường hợp này sử dụng khi máy tính người dùng gặp sự cố nên phải cài đặt lại

phần mềm. Và dữ liệu trong phần mềm sử dụng trước đó đã được sao lưu và

vẫn còn trong máy tính. Khi đó ta tiến hành phục hồi dữ liệu như sau:

50



Chọn nút phục hồi dữ liệu như hình trên và nhấn nút

Sau đó tiếp tục với các bước phục hồi dữ liệu

2.1.2.1 Tạo tập tin dữ liệu

Lưu ý: Không thực hiện việc này nếu

máy bạn đang dùng là máy trạm trong

trường hợp cài nhiều máy trong mạng

LAN

1. Khi mới khởi động lên phần mềm sẽ có màn hình như bên dưới

Chọn Dữ liệu nhúng khi phần mềm chỉ cài sử dụng cho một máy.

Bỏ chọn Dữ liệu nhúng khi phần mềm cài sử dụng trên nhiều máy.

2. Xác định tên tập tin dữ liệu

Thư mục dữ liệu là nơi tất cả dữ liệu của công ty nhập vào được lưu lại. Thường

thì ban đầu phần mềm đã mặc định sẵn tên tập tin dữ liệu là DULIEUPM. Người

dùng có thể thay đổi tên khác nếu muốn, nhưng chú ý phải nhớ tên tập tin để khi

cần có thể mở ra sử dụng ngay và khi thực hiện sao lưu dữ liệu.

3. Xác định thư mục dữ liệu bằng cách bấm vào nút "Chọn thư mục"

Thư mục dữ liệu là nơi lưu dữ liệu của công ty khi nhập số liệu vào phần mềm. Vì

thế bạn nên chọn thư mục phù hợp tránh làm mất thông tin, nên chọn thư mục có

độ an toàn cao đề phòng mất mát dữ liệu (ổ D). Ghi nhớ các thông tin đã chọn.

56



4. Sau khi chọn tập tin dữ liệu nhấn nút , phần mềm sẽ bắt đầuthực hiện tạo mới tập dữ liệu.

5. Sau khi phần mềm tạo mới thành công, thực hiện cấu hình dữ liệu hoặckhởi tạo mới dữ liệu

2.1.2.2 Khởi tạo mới

Sau khi chọn nút khởi tạo mới, phần mềm sẽ hiển thị màn hình khởi tạo như bên

dưới. Sau đó thực hiện theo trình tự theo các bước sau:

1. Nhập thông tin đơn vị

Tên đơn vị, địa chỉ

Nhập mã số thuế, điện thoại, email, kế toán trưởng

46



Cuối cùng chọn các nút chức năng

Nhấn nút nếu muốn thoát ra lại màn hình khởi tạo

Nhấn nút nếu muốn tiếp tục khởi tạo

Nhấn nút nếu muốn bỏ qua bước này, có thể khai báo sau

2. Thiết lập chế độ kế toán

Ngày bắt đầu hạch toán: bạn muốn nhập các chứng từ phát sinh từ ngày nào?

Ví dụ: bạn muốn nhập chứng từ từ tháng 04/2008 thì chọn ngày bắt đầu hạch

toán là ngày 01/04/2008.



Ngày bắt đầu hạch toán là ngày đầu tiên của kì kế toán mà bạn nhập dữ

liệu vào phần mềm

Ngày hạch toán có thể trước hoặc sau ngày sử dụng phần mềm

Đây là ngày doanh nghiệp bạn dự định nhập tất cả các chứng từ phát sinh

liên qua vào phần mềm, vì thế tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp để

chọn ngày bắt đầu hạch toán phù hợp.

Chọn kỳ kế toán: tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, chu kỳ kế toán toán có

thể là tháng, quý, sáu tháng, năm. Sau mỗi chu kỳ kế toán, phần mềm yêu cầu

thực hiện kết chuyển, chuyển số dư sang kỳ kế toán sau. Do vậy, phải xác định

cụ thể và chính xác kỳ kế toán.

Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định

15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính. Căn cứ theo bước chọn này thì phần

mềm sẽ tổ chức hệ thống tài khoản cũng như hệ thống sổ phù hợp theo từng

chế độ kế toán được chọn.

Tính giá thành theo đối tượng: tùy theo loại hình doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu

kế toán ở doanh nghiệp để có thể thiết lập mục này hay không. Thiết lập mục

này nhằm cài đặt cho phần mềm tự động theo dõi các khoản chi phí để tính giá

thành theo đối tượng thiết lập. Sau khi thiết lập thì các tài khoản chi phí ví dụ

như tài khoản loại 6 theo quyết định 15 hay tài khoản 154 theo quyết định 48 sẽ

được theo dõi chi tiết theo đối tượng thiết lập. Nhờ đó việc theo dõi chi phí

cũng như xem các báo cáo sẽ chi tiết hơn từ đó tìm ra biện pháp cắt giảm chi

phí phù hợp.

Trình tự các bước thiết lập như sau:

Chọn vào ô Có tính giá thành theo đối tượng, sau đó chọn đối tượng theo dõi



trên danh sách đổ xuống như hình bên dưới

Có hạch toán ngoại tệ: thiết lập phần mềm có hạch toán ngoại tệ hay không

Cuối cùng chọn các nút chức năng:






3. Đặt các thông số phần mềm

Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ...

Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vào

thưc mục được chọn. Vì thế nên chọn ổ đĩa phù hợp để tránh làm mất dữ liệu.

Thường thì phần mềm sẽ tự động tạo ra một thư mục sao lưu ngày trong thư

mục chứa tập tin dữ liệu

Cuối cùng chọn các nút chức năng




49



4. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập

Vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng.

Chọn các nút chức năng


Nhấn nút để kết thúc quá trình khởi tạo


5. Nhấn nút để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới màn hình

của phần mềm hiển thị

Sau đó phần mềm sẽ hiển thị thông báo lưu ý



Sau khi nhấn thì màn hình phần mềm hiển thị

2.1.2.3 Phục hồi dữ liệu

Lưu ý: Trước khi thực hiện phục hồi

dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần

mềm ở tất cả các máy trạm



Sau khi chọn nút phục hồi dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị như bên dưới. Sauđó tiếp tục thực hiện theo trình tự theo các bước sau:

1. Chọn tập tin sao lưu. Tập tin sao lưu là tập tin chứa tất cả các dữ liệu kế toán

đã sử dụng trước đây và đã được sao lưu. Tập tin này được thiết lập ở bước

thiết lập các thông số của phần mềm khi khởi tạo mới . Sau khi chọn đường

dẫn tới tập tin sao lưu, chọn xác nhận.

2. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập

có đúng. Nhấn nút nếu cần thay đổi.

50



3. Nhấn nút để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu.

2.2 Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng

1.Ngày làm việc: từ khi đăng nhập vào phần mềm, phải xác định ngày làm việc

hiện tại. Căn cứ vào ngày này, phần mềm xác định được kỳ kế toán đang làm

việc để hiển thị các chứng từ nằm trong kỳ kế toán đó, hoặc khi thực hiện tổng

hợp số liệu cuối kỳ.

Khi mới bắt đầu mở phần mềm thì phần mềm sẽ tự động chọn ngày làm việc

theo ngày hiện tại của máy tính đang sử dụng .

2.Các ô nhập liệu có biểu tượng cho phép bạn nhấn chuột trái (hoặc nhấn

phím F4, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ) vào đó sẽ hiển thị danh mục cho phép

bạn chọn mà không cần sử dụng chuột.

59BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng


3.Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn

4.Số phiếu của chứng từ được đánh tự động: gồm hai phần: ký hiệu và số. phần

số được đang tăng dần và lặp lại khi qua kỳ kế toán khác. Có thể sắp xếp lại số

phiếu chứng từ

5.Tại các lưới dữ liệu (ví dụ: lưới định khoản, thay vì nhấn nút Thêm định khoản)

có thể nhấn phím Insert để thêm mới một dòng. Tương tự, bạn nhấn phím Delete

để xóa. Muốn chuyển sang dòng mới, nhấn phím Enter đến cuối hàng sẽ tự động

nhảy sang dòng.

6.Khi đang nhập liệu tại một ô dữ liệu, muốn chuyển sang ô kế tiếp thì nhấn phím

Enter hoặc phím Tab. Muốn quay lại ô dữ liệu trước đó, nhấn tổ hợp phím Shift +

Tab.

7.Tại các ô nhập liệu có dữ liệu chọn từ một danh mục, nếu chưa tồn tại đối

tượng trong danh mục, bạn nhấn phím F3 phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập

danh mục đó.

8.Tại các lưới dữ liệu, phía dưới cùng có dòng cho phép tính tổng, đếm số dòng

dữ liệu, lấy giá trị lớn nhất – nhỏ nhất. Bấm chuột phải lên dòng đó và chọn phép

tính.

9.Hướng dẫn thao tác với các cột: thêm bớt cột.....



Tại các màn hình xem chứng từ hay màn hình nhập chứng từ có thể thực hiện

các thao tác sắp xếp theo cột, thêm bớt cột, gom nhóm, chỉnh độ rộng các cột.....

Cách thức thực hiện:

Bước 1: Nhấp phải chuột tại dòng tiêu đề cột

Bước 2.: Chọn chức năng tương ứng với màn hình xổ ra

Với chức năng thêm/bớt cột. Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ hiển thị

cửa sổ Thêm/Bớt cột. Thực hiện kéo thả chuột từ cửa sổ này tới tiêu đề cột

(thêm cột) hay thực hiện kéo thả từ các tiêu đề cột vào vùng cửa sổ Thêm/Bớt

cột (bớt cột).

61BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng


Hoặc để bớt cột những cột không cần dùng tới trong khi nhập hay xem chứng từ

thì thực hiện kéo thả chuột tiêu đề của cột xuống vùng trống trong màn hình nhập

chứng từ hay bàn làm việc



2.3 Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phầnmềm

Chủ đề này giới thiệu các thông tin ban đầu cần phải khai báo trước khi đưa phần

mềm vào sử dụng


Thiết lập hồ sơ đơn vị

Thiết lập mô hình phân quyền,

quản lý người dùng

Thiết lập kì kế toán

Thiết lập tự động xuất kho giá

vốn

Lập dự toán giá thành

Khai báo danh mục các đối

tượng kế toán cần theo dõi

Thiết lập hệ thống tài khoản

Khai báo số dư ban đầu của tất

cả các tài khoản

Thiết lập các tùy chọn về tham số

của hệ thống - kế toán

2.3.1 Hồ sơ đơn vị

Thông tin đầu tiên doanh nghiệp cần khai báo trước khi đưa phần mềm vào sử dụng

đó là khai báo thông tin về hồ sơ đơn vị. Gồm có các thông tin như: tên công ty,

giám đốc, số điện thoại liên hệ.... Phải khai báo thông tin này bởi vì với một số báo

cáo đặc thù có kèm theo thông tin doanh nghiệp, phần mềm sẽ tự động hiển thị các

thông tin đó.

Cách khai hồ sơ đơn vị được hướng dẫn chi tiết tại bước hướng dẫn chức năng hồ

62

63

63

64

64

64

64

65

66

63BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phần mềm


sơ đơn vị

2.3.2 Thiết lập mô hình phân quyền, quản lý người dùng

Bất cứ một tổ chức kế toán nào cũng phải thiết lập mô hình phân quyền, phân chia

trách nhiệm công việc theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Đặc biệt khi sử

dụng kế toán máy, tất cả các thông tin kế toán đều được lưu trữ vào phần mềm thì

vấn đề phân quyền và quản lý người dùng càng phải được chú trọng. Khi thiết lập

mô hình phân quyền thì tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên, người

quản lý có thể thiết lập từng chức năng truy cập vào dữ liệu của phần mềm đối với

từng người sử dụng là khác nhau để đảm bảo tính so sánh và tính an toàn của dữ

liệu.

Phân quyền sử dụng chức năng của chương trình

Phân quyền tác động dữ liệu (Thêm, Sửa, Xóa)

Phân quyền sử dụng báo cáo

Phân quyền sử dụng nhóm chứng từ

Cách thức tiến hành thiết lập mô hình phân quyền quản lý người dùng được hướng

dẫn tại chức năng Quản lý người dùng

2.3.3 Mở kì kế toán

Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để có thể thiết lựa chọn kì kế toán khác

nhau. Thiết lập kì kế toán liên quan đến các chức năng của phần mềm như tổng hợp

số dư cuối kì, đánh lại số chứng từ...phần mềm muốn sử dụng được phải thiết lập kì

kế toán vì bất cứ chứng từ nào khi nhập vào phần mềm đều phải nằm trong kì kế

toán đã được thiết lập. Khi sửa kì kế toán thì số liệu người dùng nhập vào cũng thay

đổi theo.

Cách thức thiết lập kì kế toán được hướng dẫn chi tiết tại chức năng Kì kế toán

trong menu Quản trị

222

212

220

200



2.3.4 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

Với những doanh nghiệp bán hàng thương mại thì trước khi sử dụng phần mềm nên

thiết lập tự động xuất kho giá vốn để phần mềm tự động phát sinh chứng từ xuất kho

giá vốn khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra nhằm tiết kiệm thời gian cũng như tránh

việc nhập sót số liệu. Cách thức tiến hành chức năng này được hướng dẫn tại bước

Thiết lập tự động xuất kho giá vốn trong menu Công cụ

2.3.5 Lập dự toán giá thành

Với những doanh nghiệp sản xuất hay xây dựng thường phải lập dự toán giá thành

trước khi bắt đầu 1 kì kế toán. Vậy nên trước khi sử dụng phần mềm người dùng

cũng phải khai báo dự toán giá thành.

Chức năng này được hướng dẫn chi tiết tại Lập dự toán giá thành

2.3.6 Thiết lập hệ thống tài khoản

Thiết lập hệ thống tài khoản nhằm thiết lập những đối tượng cần theo dõi theo từng

tài khoản nhất định hay thiết lập những chức năng khác liên quan đến hệ thống tài

khoản giúp cho việc nhập số liệu nhanh hơn và chính xác hơn. Vì thế cần phải thiết

lập hệ thống tài khoản trước khi sử dụng phần mềm. Cách thức thực hiện được

hướng dẫn chi tiết tại chức năng Hệ thống tài khoản trong menu Quản trị

2.3.7 Khai báo danh mục các đối tượng kế toán cần theo dõi

Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên

quan. Ví dụ các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh

mục khách hàng để theo dõi công nợ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên

giá và khấu hao của tài sản… Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật

thường xuyên trong quá trình sử dụng.

Trước khi đưa phần mềm vào sử dụng cần khai báo danh mục các đối tượng cần

theo dõi bởi vì phần mềm cần theo dõi quản lý đối tượng ngay từ khi nhập số liệu

vào, mặt khác khi cập nhật chứng từ cũng phải kê khai chi tiết đối tượng kế toán

trong nghiệp vụ đang thực hiện.

253 238

255

200 200

65BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phần mềm


Các đối tượng cần nhập danh mục:

Khách hàng

Tài khoản ngân hàng

Tài sản (TSCĐ)

Hàng hóa

Kho hàng

Nhân viên....

Cách thức khai báo danh mục các đối tượng kế toán cần theo dõi được hướng dẫn

tại chức năng Thêm mới một đối tượng trong menu Danh mục

Cách thức khai báo danh mục TSCĐ được hướng dẫn tại mục hướng dẫn

theo nghiệp vụ - kế toán tài sản cố định

Cách thức khai báo danh mục chi phí trả trước được hướng dẫn tại mục hướng

dẫn theo nghiệp vụ - khai báo danh mục chi phí trả trước

2.3.8 Khai báo số dư ban đầu của tất cả các tài khoản

Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần

mềm . Trước khi tiến hành nhập số dư ban đầu người sử dụng phải vào menu Quản

trị > Hệ thống tài khoản kiểm tra lại Hệ thống tài khoản xem có cần mở chi tiết cho

các tài khoản trong hệ thống hay không? Vì phần mềm đã thiết lập sẵn một hệ thống

tài khoản chuẩn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC hoặc Quyết định 48/2006/QĐ-

BTC, đồng thời cũng thiết lập sẵn các tài khoản cần theo dõi chi tiết như: TK 131 chi

tiết theo khách hàng, TK 331 chi tiết theo nhà cung cấp, TK 141 chi tiết theo nhân

viên... Do vậy, người sử dụng cần chú ý các tài khoản đã được tích chọn Theo dõi

theo thì không cần phải mở tài khoản con để theo dõi chi tiết nữa. Việc khai báo số

dư ban đầu của tất cả các tài khoản trước khi đưa phần mềm vào sử dụng là cần

thiết bởi vì như thế phần mềm sẽ theo dõi chính xác tình hình các tài khoản trước khi

nhập số liệu mới vào. Việc khai báo này phải đảm bảo tính chính xác nhằm tránh

những sai sót liên quan sau khi nhập số liệu.

192

350

373



Cách thức khai báo được hướng dẫn chi tiết tại chức năng Số dư ban đầu


2.3.9 Thiết lập các tùy chọn về tham số của hệ thống- kế toán

Trước khi sử dụng phần mềm phải thiết lập các tùy chọn về tham số của hệ thống -

kế toán nhằm khai báo các thông tin theo đặc thù của doanh nghiệp giúp cho việc

nhập số liệu và quản lý số liệu được chính xác hơn.

Hướng dẫn khai các tùy chọn của hệ thống - kế toán tại chức năng Tùy chọn

trong menu Hệ thống

Hướng dẫn khai các tham số của hệ thống - kế toán tại chức năng Thông số


209

200

175

174

224

200

Phần

III



3 HƯỚNG DẪN NHANH

Chủ đề này tập hợp những chức năng chính của phần mềm giúp cho người sử dụng

lần đầu có thể tìm hiểu nhanh các chức năng trong phần mềm. Chủ đề này hướng

dẫn người dùng có thể thực hiện các thao tác từ khi bắt đầu khởi động phần mềm,

nhập số liệu, xem báo cáo, tổng hợp kết quả cuối kì để người dùng có cái nhìn tổng

quan về phần mềm cũng như về cách sử dụng phần mềm. Tuy nhiên phần mềm còn

có những chức năng mở rộng và nâng cao hơn, để khai thác tốt nhất tất cả những

tính năng của phần mềm người dùng cần đi tìm hiểu sâu vào chủ đề hướng dẫn theo

chức năng và hướng dẫn theo nghiệp vụ


Đăng nhập

Bàn làm việc

Màn hình chứng từ

Tổng hợp số liệu cuối kì

Báo cáo

Bảng cân đối

Xem số dư

3.1 Đăng nhập

Mỗi người sử dụng được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu

(mặc định mật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải

nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu.

Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bắt đầu sử dụng.

Lưu ý: Sau khi đăng nhập thành

công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật

129 275

68

69

88

107

298

126

127

69HƯỚNG DẪN NHANH: Đăng nhập


khẩu để tránh người khác dùng tài

khoản của bạn sử dụng phần mềm

Màn hình đăng nhập:

Bấm vào nút để chọn đối tượng

Ngày làm việc. Lúc đầu phần mềm sẽ tự động hiển thị ngày hiện tại của

máy tính sử dụng

Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục.

Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút để vào phần

mềm.

Nhấn nút nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm.

3.2 Bàn làm việc

Chủ đề này giới thiệu chi tiết theo chức năng sử dụng của bàn làm việc.


Thực đơn

182

131




Màn hình báo cáo

Thanh trạng thái

3.2.1 Thực đơn

Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn. Trong thực đơn chứa các chức năng

chính của phần mềm. Màn hình thực đơn hiển thị:

Khi bấm vào các tab thực đơn sẽ có danh sách đổ xuống các tùy chọn chức năng

của thực đơn. Ví dụ:

Khi chọn Hệ thống sẽ có danh sách tùy chọn đổ xuống như hình dưới

Đối với các tùy chọn có dấu , bạn rà chuột vào vùng tương ứng thì sẽ có tab con

đổ xuống hoặc có thể di chuyển bằng các phím mũi tên trên bàn phím . Ví

dụ:

132

135

137

71HƯỚNG DẪN NHANH: Bàn làm việc


3.2.2 Màn hình chứng từ

Hiển thị các nhóm chứng từ, chứng từ, định khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng.

Người sử dụng có thể lọc theo thời gian, theo từng nhóm chừng từ. Từ màn hình

này, có thể thực hiện thêm mới chừng từ hoặc sửa, xóa chứng từ. Cho phép xem

trước khi in, in trực tiếp ra máy in một hoặc nhiều chứng từ cùng lúc. Người sử dụng

có thể tìm kiếm, xuất ra Excel dữ liệu đang hiển thị.

Màn hình chứng từ hiển thị:

Màn hình chứng từ gồm 4 phần:

1. Danh sách nhóm chứng từ nằm bên trái mà người sử dụng được phép nhập

liệu hoặc xem.

2. Thanh chọn thời gian cho phép người sử dụng lọc các chứng từ, định khoản,

hóa đơn theo ngày hay khoảng thời gian bất kì trong kì kế toán đang chọn hiển thị



ở thanh trạng thái

3. Danh sách các chứng từ thuộc nhóm chứng từ đang chọn và có ngày ghi sổ

trong khoảng thời gian đã chọn. Người sử dụng có thể xem riêng theo định

khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng bằng cách nhấp chuột vào các tab tương

ứng.

Ngoài ra khi chọn 1 chứng từ ( dòng được bôi xanh) thì phía bên dưới sẽ hiển thị

chi tiết theo chứng từ được chọn giúp người dùng có thể xem nhanh chứng từ

mà không phải mở chứng từ

Màn hình xem theo chứng từ

137



Màn hình xem theo định khoản

Màn hình xem theo hóa đơn

4. Các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa cho phép thao tác thêm mới, thay đổi,

xóa chừng từ. Nút Xem, In chừng từ, Tìm kiếm và Xuất Excel.

phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu chứng từ liên quan khi nhập chứng từ



3.2.3 Màn hình báo cáo

Cho phép người sử dụng chọn báo cáo, các loại sổ sách, chọn các tham số để xem

hoặc in trực tiếp ra máy in.

Màn hình báo cáo gồm 3 phần:

1. Danh sách các báo cáo:

Nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụng được phép xem

Phần mềm có tất cả sổ sách của 2 hệ thống sổ: Nhật kí chung và Chứng từ ghi

sổ

Ngoài ra còn có nhiều loại sổ sách kế toán đặc thù thường sử dụng

Có thể xem chi tiết nhiều đối tượng hay gộp chung lại tùy theo cách chọn sổ và

chọn tham số báo cáo



2. Tham số báo cáo:

Tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau.

Muốn xem chi tiết từng loại vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...thì bấm chọn chi tiết

từng loại khách hàng muốn xem

Ví dụ: muốn xem "hàng hóa 0" ở kho hàng 1 thì chọn như hình dưới

Khi muốn xem "hàng hóa 0" ở tất cả các kho thì bỏ chọn ở tab kho hàng.



Lưu ý: Bỏ chọn bằng cách bấm

Ctrl + delete

3. Các nút chức năng:

Báo cáo có thể xem theo dạng in dọc hoặc in ngang

3.2.4 Thanh trạng thái

Thanh trạng thái hiển thị:

Gồm các phần:

1. Kỳ kế toán đang làm việc

Bấm vào các nút này cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán

khác trước hoặc sau để thay đổi kì kế toán muốn xem.



2. Ngày làm việc

Lúc mở phần mềm ra thì ngày làm việc là ngày việc hiện tại. Có thể thay đổi

ngày làm việc để nhập chứng từ cũng như xem báo cáo.

Muốn sửa ngày làm việc, chọn nút như hình dưới sau đó chọn ngày làm

việc trong tháng hiện tại

Muốn sửa tháng làm việc dùng các nút mũi tên 2 bên

Ngoài ra có thể gõ trực tiếp ngày làm việc bạn muốn đến. Gõ trực tiếp các chữ

số chỉ ngày/tháng, không có dấu “/” (ví dụ gõ 0304 là nhập ngày 03/04).

Khi thay đổi ngày làm việc thì kì kế toán làm việc cũng thay đổi theo

Có thể xem thêm tại Thanh trang thái ( Hướng dẫn theo chức năng)

3.3 Danh mục

Để thiết lập danh sách danh mục đối tượng cần theo dõi phải vào chức năng danh

mục. Ví dụ tài khoản 131 "Phải thu khách hàng" theo dõi chi tiết theo đối tượng

khách hàng thì nhập danh mục khách hàng. Với tài khoản 112 "Tiền gửi ngân hàng"

theo dõi chi tiết theo từng tài khoản tại từng ngân hàng khác nhau, hoặc các tài

khoản khác nhau của cùng một ngân hàng thì phải nhập danh mục Tài khoản ngân

hàng. Cách thiết lập danh mục đối tượng cần theo dõi:

137



Vào menu Danh mục > Chọn đối tượng cần thiết lập danh mục theo dõi > Danh

mục. Ví dụ về cách thiết lập danh mục Khách hàng

Sau khi vào Danh mục > Khách hàng > Danh mục. Màn hình hiển thị

1. Để thêm mới một đối tượng, người sử dụng bấm nút để bắt đầu.

phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng như trong hình dưới.

79HƯỚNG DẪN NHANH: Danh mục


2. Nhập các thông tin cần thiết cho đối tượng như tên, nhóm, mã số thuế, địa chỉ,

số tài khoản ngân hàng...

Nếu nhóm khách hàng đã được thiết lập thì chỉ cần chọn nhóm khách hàng phù

hợp. Nếu nhóm khách hàng chưa được thiết lập thì phải tiến hành thêm nhanh

nhóm khách hàng bằng cách:

Vào vùng nhập nhóm khách hành rồi nhấn phím F3 trên bàn phím. phần mềm

sẽ hiển thi màn hình nhập nhóm khách hàng.



Sau đó tiến hành thêm nhóm khách hàng giống hướng dẫn tại mục thêm nhóm

đối tượng .

3. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng, nhấn nút

để lưu các thông tin vừa nhập.

Lưu ý: Những thông tin có biểu

tượng yêu cầu người sử dụng phải

nhập đầy đủ.

3.4 Hệ thống tài khoản

Trình tự mở màn hình hệ thống tài khoản như sau:

Vào Quản trị > Hệ thống tài khoản

198

81HƯỚNG DẪN NHANH: Hệ thống tài khoản


Màn hình hệ thống tài khoản mở ra hiển thị:

Khi chọn một tài khoản trong cây tài khoản thì màn hình thông tin chi tiết sẽ hiển

thị thông tin chi tiết của tài khoản đó như mã tài khoản, tên, kiểu số dư, đối

tượng theo dõi theo tài khoản, các tùy chọn....

Tùy theo nhu cầu quản lý thì mỗi tài khoản có hoặc không có đối tượng theo

dõi. Mục đích của việc thiết lập đối tượng là hỗ trợ công tác kế toán quản trị

trong việc tính phát sinh và theo dõi số dư theo từng đối tượng. Đặc điểm này

giúp bạn không phải mở quá nhiều tài khoản con theo dõi chi tiết cho từng đối

tượng giúp cho hệ thống tài khoản bớt cồng kềnh, phức tạp.

Ví dụ1: Công ty có nhiều tài khoản ngân hàng: VCB, TECHCOMBANK,

VPBANK, …, để theo dõi tiền gửi chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng đó, bạn

xác định đối tượng theo dõi của 112 là Tài khoản ngân hàng. Như vậy bạn không

cần thiết (không nên) phải mở các tài khoản con theo dõi riêng từng ngân hàng

như là 112VCB, 112VPBANK.

Ví dụ 2: Thiết lập theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục

riêng như chi phí điện thoại, điện, nước, tiếp khách...bằng cách thiết lập theo dõi

tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp 642, 6422 theo dõi theo từng khoản mục

chi phí. Màn hình thiết lập tài khoản này như sau:



Có thể xem thêm hướng dẫn về các chức năng trong tab tùy chọn tại hướng

dẫn thiết lập hệ thống tài khoản trong phần hướng dẫn theo chức năng.

Với các tùy chọn này thường thì phần mềm đã mặc định sẵn nhưng tùy chọn cần

thiết. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đặc thù thì có thể thiết lập lại để phù

hợp với công tác kế toán tại doanh nghiệp mình.

3.5 Số dư ban đầu

Để phần mềm tiếp tục theo dõi số dư các tài khoản (số dư trước khi đưa vào sử

dụng phần mềm), số dư công nợ, nguyên giá và giá trị đã khấu hao, số lượng hàng

tồn kho, … Một số tài khoản yêu cầu phải nhập số dư chi tiết là những tài khoản có

đối tượng theo dõi kèm theo. Đối với các doanh nghiệp theo dõi đích danh công nợ,

xuất kho đích danh cần nhập số tồn đích danh theo từng chứng từ, từng lô hàng.

Để nhập số dư kỳ đầu tiên, thực hiện như sau:

1. Chọn chức năng nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên. Bằng cách: Vào Quản trị >

Số dư ban đầu. Sau đó phần mềm sẽ tự động chuyển về kì kế toán đầu tiên và

xuất hiện màn hình số 2.

200

83HƯỚNG DẪN NHANH: Số dư ban đầu


2. Nhập số dư của các tài khoản và chi tiết theo từng đối tượng nếu có. Bằng

cách nhấn nút và tiến hành nhập các số liệu tương ứng.

Hoặc nếu doanh nghiệp có số liệu kế toán đầu kì tương đối lớn thì có thể nhập

số liệu từ file Excel theo mẫu của phần mềm. Thực hiện bằng cách kích phải

chuột giữa vùng trắng của màn hình nhập số liệu chọn Nhận dữ liệu từ Excel. Sau

đó thực hiện như hướng dẫn trên phần mềm.



Mẫu tập tin Excel: người dùng phải lập 1 tập tin Excel với mẫu như hướng dẫn

để có thể nhập số liệu vào phần mềm.

85HƯỚNG DẪN NHANH: Số dư ban đầu


Lưu ý: Để Excel không hiểu các dấu

cộng (+) hoặc trừ (-) là các toán tử thì

trước vùng nhập dữ liệu mã đối

tượng phải bắt đầu bằng dấu nháy (')

Ngoài ra bảng nhập Excel trên còn cho phép nhập danh mục đối tượng

thay cho việc nhập trực tiếp như hướng dẫn thêm mới đối tượng . Như vậy

để thêm mới danh mục đối tượng thì người dùng có thể tạo ra file Excel với

đạng như trên nhưng chỉ phải thực hiện nhập số liệu vào 2 cột A, B, sau đó

vào chức năng nhập số dư ban đầu và thực hiện như trên.

3. Nhập số liệu báo cáo tài chính của năm trước để đưa vào các báo cáo tài

chính cho năm hiện tại. Thực hiện bằng cách nhập số liệu trực tiếp vào lưới dữ

liệu

3.6 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

Công cụ này sử dụng để thiết lập các bước để phần mềm tự động xuất kho giá vốn

khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng.

Mở công cụ này bằng cách: Vào menu Công cụ > Thiết lập tự động xuất kho giá

vốn

Người dùng phải thiết lập tất cả những nghiệp vụ doanh thu có phát sinh giá vốn tại

đơn vị, như vậy phần mềm mới tự động phát sinh tất cả các nghiệp vụ xuất kho giá

vốn diễn ra tại đơn vị.

Bằng cách nhấn nút phần mềm sẽ xuất hiện dòng số liệu định nghĩa. Với

từng dòng phải thiết lập tài khoản doanh thu tương ứng với đó là tài khoản giá vốn,

tài khoản hàng hóa (155,156,152...) và chọn nhóm chứng từ tương ứng.

192



Kết quả khi thực hiện định nghĩa.

1.Ví dụ khi xảy ra nghiệp vụ phát sinh doanh thu bán hàng hóa:

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 33311

2. Sau khi lưu chứng từ phản ánh doanh thu hàng hóa phần mềm hiển thị thông

báo:

87HƯỚNG DẪN NHANH: Thiết lập tự động xuất kho giá vốn


3.Tiếp tục mở phân hệ kế toán quản lý kho, phần mềm sẽ hiển thị bút toán tự

động như đã cài đặt

Nợ TK 632/ Có TK 156



3.7 Màn hình chứng từ

Phần mềm được thiết kế chỉ với một màn hình nhập chứng từ thống nhất cho tất cả

các chứng từ.

3.7.1 Bố trí màn hình nhập chứng từ

Màn hình nhập chứng từ gồm 5 phần.

1. Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ

Trong đó:

Là ngày nhập chứng từ vào phần mềm, ban

đầu phần mềm tự động nhập vào ngày làm việc đang chọn

Là ngày thực tế chứng từ phát sinh, ban đầu

phần mềm tự động nhập vào ngày hiện tại sử dụng

Cách chọn lại ngày ghi sổ hay ngày chứng từ thực hiện tương tự như cách chọn

ngày làm việc. Có thể gõ lại ngày cần sửa. Hình minh họa

89HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ


Số phiếu gồm có phần số và phần chữ, phần

mềm sẽ tự động điền mục này, có thể tùy chỉnh ( nếu muốn)

Số chứng từ gốc kèm theo chứng từ được nhập

Nhập nội dung của chứng

từ, chi tiết nghiệp vụ phát sinh mà chứng từ phản ánh

Trong lúc nhập, với những nội dung trùng nhau phần mềm sẽ tự động hiển thị để

người dùng có thể chọn nhanh. Hoặc có thể chọn nhanh những nội dung của

chứng từ đã nhập trước đó bằng cách chọn dấu

Nhập các ghi chú cần thiết (nếu cần)

Tên nhân viên thực hiện nghiệp vụ phát sinh

phản ánh trên chứng từ. Bấm vào nút để chọn tên nhân viên.

Nếu đã có tên nhân viên trong danh mục nhân viên thì chỉ cần chọn tên nhân viên

với mã tương ứng.

Trường hợp tên nhân viên chưa nhập vào danh mục thì phải thêm mới danh mục

tên nhân viên bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím sau đó thêm tên nhân viên

tương ứng. Có thể nhấn phím F3 để chọn màn hình sửa danh mục tên nhân viên.



Tên đối tác cùng thực hiện nghiệp vụ. Tùy theo

từng chứng từ được chọn thì đối tượng này được gọi với các tên khác nhau.

Ví dụ như ở phiếu thu là người nhận tiền, ở phiếu chi là người nộp tiền, ở giấy

báo Nợ, báo Có là người giao dịch

Với đối tượng này nếu đã được nhập trước đó thì chỉ cần chọn vào nút sau

đó chọn đối tượng cần thiết

Với đối tượng mới lần đầu nhập vào thì có thể gõ trực tiếp

Địa chỉ tương ứng của đối tác thực

hiện nghiệp vụ ở trên

Với đối tác thực hiện đã được nhập trước đó thì sau khi nhập tên đối tác thì địa

chỉ sẽ tự động hiện lên

Với đối tác lần đầu được nhập vào thì có thể gõ trực tiếp địa chỉ

Có thể sử dụng phím Tab trên bàn phím để di chuyển tới các trường nhập

chứng từ nhanh hơn

2. Các định khoản

Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản cho phép người dùng nhập, xem

các định khoản của chứng từ phát sinh.

Màn hình xem định khoản cho phép nhập chi tiết theo từng đối tượng theo dõi

của từng tài khoản được thiết lập trong bước thiết lập hệ thống tài khoản.

Số trong ngoặc cho biết số định khoản đã được nhập trong chứng từ đang mở.

Một chứng từ cho phép nhập nhiều định khoản, tuy nhiên định khoản phải đúng

với tên chứng từ, tránh trường hợp kê khai trùng chứng từ.



3. Các hóa đơn

Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem,

sửa hóa đơn.

Những thông tin này được nhập chi tiết theo từng hóa đơn theo ngày nhập, kí

hiệu hóa đơn, số hóa đơn....đây sẽ là căn cứ để xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ

trợ kê khai.

Phần mềm cho phép xuất dữ liệu qua phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục

thuế để in báo cáo có mã vạch mà không mất thời gian nhập lại.

Số trong ngoặc cho biết số hóa đơn được nhập trong chứng từ đang mở. Một

chứng từ cho phép nhập nhiều hóa đơn.

4. Các bút toán ngoài bảng

Trong màn hình chứng từ chọn tab Ngoài bảng cho phép người dùng nhập, xem

sửa, xóa các bút toán ngoài bảng.

Số trong ngoặc cho biết số bút toán ngoài bảng hiện có trong chứng từ được

mở.

5. Các nút chức năng

Các nút chức năng cho phép thực hiện các thao tác với chứng từ như thêm,

xóa, lưu, xem.

Ngoài ra vùng chữ đỏ cho phép xem nhanh số dư của tài khoản được chọn



trong chứng từ.

Với 1 chứng từ phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu in với các chứng từ

liên quan.

Trong các dấu ngoặc của các nút chức năng là các phím tắt tương ứng với các

nút giúp cho việc nhập số liệu được nhanh chóng.

3.7.2 Các thao tác khi thêm mới chứng từ

Để thêm mới một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:

1. Chọn kì kế toán, ngày làm việc

Chọn ngày làm việc theo ngày ghi sổ chứng từ hoặc chọn kỳ kế toán mà chứng

từ đó nằm trong kỳ kế toán.

Có thể chỉ chọn kì kế toán mà chứng từ cần nhập nằm trong kì kế toán đó.

Nếu ngày ghi sổ là ngày hiện tại đang sử dụng phần mềm thì bỏ qua bước này.

Nếu ngày ghi sổ khác với ngày đang sử dụng phần mềm thì phải chọn lại ngày

làm việc bằng cách sửa đổi kì kế toán đang làm việc và ngày làm việc trên

thanh trạng thái (đã có hướng dẫn cách sửa đổi).137



2. Chọn nhóm chứng từ và nhấn nút Thêm.

Tại danh sách nhóm chứng từ của màn hình chứng từ, chọn tên chứng từ bạn

muốn nhập bằng cách nhấp chuột vào chứng từ đó.

Sử dụng các nút để xem danh sách chứng từ trên màn hình chứng từ ở

dạng rút gọn hay chi tiết.

Sau khi để màn hình chứng từ ở dạng chi tiết chọn chứng từ cần nhập. Bằng

cách nhấp chuột vào vùng chứng từ đó

Cuối cùng chọn nút hoặc bấm phím tắt F6 để thêm mới chứng từ

Ví dụ để chọn chứng từ cần nhập là phiếu thu

3. Nhập thông tin chứng từ

Sau khi chọn nút phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới

chứng từ.

Sau đó tiến hành nhập thông tin chứng từ. Gồm có:



Nhập thông tin chung:

Như hướng dẫn ở bước giới thiệu về thông tin chung của cách bố trí màn hình

nhập chứng từ

Nhập định khoản

Bước 1: Chọn nút hoặc nhấn phím F5

Bước 2: Thêm thông tin của định khoản lần lượt như trên màn hình như TK Nợ,

đối tượng bên Nợ( nếu có), Tk Có đối tượng bên Có ( nếu có), nhập trường giá

tri( số lượng, đơn giá, thành tiền)...

Các tính năng trợ giúp:

Với một số tài khoản (do người dùng thiết lập) sẽ theo dõi tài khoản theo đối

tượng đã thiết lập thì việc nhập chứng từ phải nhập thêm đối tượng theo dõi.

Ví dụ tài khoản 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng, tài khoản 112

theo dõi tài khoản tiền gửi tại từng ngân hàng tài khoản khác nhau.

Ví dụ cách nhập nhanh danh mục của một số tài khoản:

Người dùng đã thiết lập tài khoản 112 theo dõi theo đối tượng là tài khoản

ngân hàng thì khi nhập định khoản phần mềm sẽ bắt buộc người dùng nhập tên

tài khoản ngân hàng vào đối tượng.

Nếu đã thiết lập danh mục tài khoản ngân hàng thì chọn ngay tên tài khoản

trong danh sách danh mục xổ ra. Hoặc có thể gõ nhanh mã ngân hàng để chọn

nhanh tài khoản.

140



Nếu chưa nhập danh mục tài khoản ngân hàng thì phải tiến hành thêm mới

bằng cách:

Từ ô chọn tài khoản ngân hàng nhấn phím F3 trên bàn phím hoặc nhấn nút

. Sau đó tiến hành thêm mới đối tượng. Cuối cùng là nhấn nút

Lưu. Tuần tự tiến hành như sau:



Khi đã nhập cột Số lượng và đơn giá, phần mềm sẽ tự động nhập Thành tiền.

Có thể nhập trực tiếp số liệu trong ô Thành tiền với những tài khoản không

nhập số lượng, đơn giá.

Sau khi nhập xong cột Thành tiền nhấn Enter thì phần mềm sẽ tự động thêm

vào cột Diễn giải là Nội dung đã nhập ở phần Thông tin chung. Đây cũng chính

là chi tiết của các diễn giải khi lên báo cáo

Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản mới với tài

khoản nhập là 1331, hày 33311 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức

thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải. Việc cần làm của bạn là nhấn nút

Enter theo từng trường phải nhập.

Nhập hóa đơn

Đối với chứng từ có kèm theo hóa đơn ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn thông

thường của các hoạt động mua vào bán ra của doanh nghiệp thì phải nhập thêm

thông tin về hóa đơn tại Tab Hóa đơn. Cách nhập thêm hóa đơn tương tự như

cách nhập thêm định khoản.

Chọn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để thêm hóa đơn

Thông tin về hóa đơn gồm có:



Chọn loại hóa đơn cần nhập (chọn 1 trong 7 loại một cách phù hợp)

Tại mục Đơn vị (bên bán/ bên mua): tại mục này chỉ điền mã Đơn vị.

Nếu đã có trong danh mục người bán/khách hàng thì chỉ chọn mã theo danh sách

đổ xuống, phần mềm sẽ tự động nhập tên đơn vị và các thông tin đã được kê

khai khác. Nếu chưa có thì phải thêm tên đơn vị vào danh mục người bán hay

khách hàng bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím để tới nhanh trang nhập Danh

mục khách hàng/người bán. Cách nhập mã Đơn vị được hướng dẫn tai mục

nhập Danh mục .

Đối với những khách hàng/người bán vãng lại không bắt buộc theo dõi chi tiết

thông tin thì bỏ qua mục này và chỉ nhập trực tiếp Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế

để phục vụ cho việc lên tờ khai thuế GTGT.

Hình thức thanh toán: phần mềm hiện có 3 loại hình thức thanh toán để chọn:

Tiền mặt, Chuyển khoản, Tiền mặt/Chuyển khoản

Tên hàng hóa - dịch vụ: người dùng phải nhập trực tiếp, nếu trùng tên hàng hóa

- dịch vụ đã nhập trước đó thì phần mềm sẽ tự động nhập lên để người dùng

chọn nhanh.

Các mục %Thuế, Tiền trước thuế, Tiền thuế phần mềm sẽ căn cứ vào số liệu

192 192



đã được nhập vào phần kê khai định khoản để tự động nhập vào nhưng người

dùng có thể sửa lại nếu muốn.

Nhập các bút toán ngoài bảng

Trình tự nhập các bút toán ngoài bảng tương tự như trình tự nhập định khoản.

5. Nhấn nút "Lưu"

Sau khi hoàn tất các bước khai thông tin tài khoản để lưu lại chứng từ nhấn nút

Có thể xem hướng dẫn chi tiết Các thao tác thêm mới chứng từ tại hướng

dẫn theo chức năng

3.7.3 Các thao tác khác với chứng từ

Ngoài thao tác chính là thêm mới chứng từ, ngoài ra phần mềm còn có những chức

năng kèm theo như xem, sửa, xóa,in và các chức năng nâng cao khác. Chủ đề này

sẽ giới thiệu chi tiết cách thức sử dụng các chức năng này.


In chứng từ

Sửa chứng từ

Xóa chứng từ

Sao chép chứng từ

Đánh lại số chứng từ

143

155

156

157

101

159



3.7.3.1 In chứng từ

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin về chứng từ và lưu lại thì có thể tiến hành bước

xem và in chứng từ.

Cách xem/in 1 chứng từ:

Bước 1: Chọn chứng từ cần làm việc theo 2 cách:

Cách 1: Xem/in từ ngoài màn hình chứng từ mà không mở chứng từ ra.

Chọn chứng từ cần xem/in: bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó,

dòng này sẽ được bôi xanh.

Cách 2: Mở chứng từ cần làm việc bằng cách nhấp đôi chuột vào dòng

chứng từ đó.

Bước 2: Chọn mẫu in, có nhiều mẫu in liên quan cho một chứng từ nhập.

Bước 3: Cuối cùng chọn các nút chức năng theo nhu cầu cần làm

Cách in nhiều chứng từ:

Bước 1: Chọn các chứng từ cần in:

Sử dụng phím Shift trên bàn phím và chuột trái để chọn nhiều đối tượng liên

tiếp

Sử dụng phím Ctrl trên bàn phím và chột trái để chọn các đối tượng không

liên tục

Các chứng từ được chọn sẽ được bôi xanh

Bước 2: Cuối cùng chọn nút chức năng phía dưới màn hình



3.7.3.2 Xóa chứng từ

Chủ đề này hướng dẫn các bước xóa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.

Tiến hành theo các bước:

Bước 1:

Chọn chứng từ cần xóa

Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai, trùng thì căn cứ vào kí

hiệu chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn

chứng từ đó bằng cách nhấp chuột vào chứng từ.

Kí hiệu chứng từ là tên số phiếu khi nhập thông tin chứng từ, là các từ viết tắt

của tên chứng từ đó. Ví dụ phiếu thu có kí hiệu là PT, phiếu chi có kí hiệu là PC.

Đây là các tên mà phần mềm đã thiết lập sẵn, người dùng có thể sửa lại( nếu

muốn).

Bước 2:

Nhấn nút hoặc nhấn phím F9 trên bàn phím để xóa chứng từ.

3.7.3.3 Sửa chứng từ

Chủ đề này hướng dẫn các bước sửa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.


Bước 1:

Chọn chứng từ cần sửa:

Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai thì căn cứ vào kí hiệu

chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn






Đây là các tên mà phần mềm đã thiết lập sẵn, người dùng có thể sửa lại( nếu

muốn)

Bước 2:

Nhấn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để mở chứng từ ra sửa

Hoặc có thể mở chứng từ ra bằng cách nhấp đôi chuột vào chứng từ được

chọn và tiếp tục sửa

Bước 3:

Thực hiện nhập lại các thông tin đã nhập sai

Muốn xóa định khoản chọn nút hoặc nhấn phím F10 trên bàn

phím để xóa các định khoản đã nhập sai

3.7.3.4 Sao chép chứng từ

Phần mềm cho phép người sử dụng thêm mới nhanh một chứng từ với các nội

dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong hệ thống. Chức năng này có tác

dụng rất lớn trong trường hợp người sử dụng cần thêm một loạt chứng từ cùng loại

vào hệ thống.

Ví dụ: Ngày 01/05/20XX, tại doanh nghiệp A có phát sinh 05 nghiệp vụ chi tiền mặt.

Khi đó, kế toán tại doanh nghiệp A chỉ cần vào phân hệ Kế toán tiền mặt và thêm

mới 01 phiếu chi. Với 04 phiếu chi còn lại, lần lượt thực hiện chức năng sao chép



chứng từ và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới.


Bước 1:

Chọn chứng từ cần sao chép:bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó, dòng

này sẽ được bôi xanh.

Bước 2:

Nhấp phải chuột vào chứng từ cần sao chép. Thực hiện như hình dưới

Chọn Sao chép chứng từ này hoặc Sao chép qua tháng sau

Bước 3:

Phần mềm hiện thông báo hiển thị như bên dưới và chọn nút hoặc

nhấn phím N trên bàn phím

Sau đó phần mềm sẽ hiển thị 1 chứng từ mới với nội dung như chứng từ được



sao chép nhưng số thứ tự chứng tự được thêm mới như bình thường. Sau đó

người dùng thực hiện các bước sửa chứng từ theo nhu cầu sử dụng.

3.7.3.5 Đánh lại số chứng từ

Khi chứng từ nhập vào của bạn sắp xếp lộn xộn, không theo thứ tự liên tục có thể

trong quá trình làm đã xóa chứng từ,trùng chứng từ hay thực hiện những thao tác

khác làm cho số chứng từ không được đánh liên tục. Để đánh lại số chứng từ thực

hiện như sau:

Bước 1:

Di chuyển chuột vào vùng chứng từ cần sắp xếp

Bước 2:

Nhấp phải chuột chọn vào vùng chứng từ. Thực hiện như hình dưới

Chọn Đánh lại số chứng từ

Bước 3:





Màn hình kết quả

3.7.4 Các tiện ích khi thao tác với chứng từ

1.Khi xuất hiện biểu tượng như bên dưới có nghĩa là phần mềm đang cảnh báo,

lưu ý người dùng chú ý.

Ví dụ cảnh báo tồn quỹ âm khi hạch toán chi tiền mặt.

Ví dụ cảnh báo tồn kho âm.

3.Với những trường dữ liệu xuất hiện biểu tượng như bên dưới thì bắt buộc

người dùng phải nhập số liệu, không được bỏ qua bước này



4.Muốn bỏ chọn 1 trường thì nhấn Ctrl+Delete

5.Các kí hiệu trong ngoặc bên cạnh các nút chức năng là các phím tắt để người

sử dụng có thể thao tác nhanh trong quá trình nhập dữ liệu.

Ví dụ Nút tương đương với phím F7

Nút tương đương với phím G

Danh mục các phím tắt thường dùng:

Phím

tắtÝ nghĩa

Phím

tắtÝ nghĩa

F6 Q

F8 K

F7 G

F11 ESC

F7 F5

F10 F3

F9 N

6. Tại màn hình chứng từ hay tại màn hình cập nhật chứng từ người dùng có thể

xem thêm một số thông số nếu cần. Bằng cách xem như sau:

Tich phải chuột ngay tại vùng màu xanh phía dưới tương ứng với cột cần xem

sau đó chọn điều kiện xem: Ví dụ muốn xem Giá trị lớn nhất của cột tổng tiền. Bỏ

chọn thì thực hiện lại thao tác như cũ và chọn Để trống



Có thể thực hiện với tất cả các cột, phần mềm đã thiết lập mặc định xem tổng

tiền ở cột tổng tiền, tiền chưa thuế, tiền thuế và xem số lượng dòng ở cột số

phiếu.

3.7.5 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting

Trong công tác kế toán thường gặp phải những nghiệp vụ phát sinh có thể có 2

chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán trùng nhau. Những chứng từ như vậy được

gọi là chứng từ trùng. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa

và hiểu như sau: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần vì phần

mềm sẽ tự động chuyển số liệu sang các phân hệ liên quan. Nhưng khi một nghiệp

vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau -> sẽ được kế toán theo dõi ở 2

phân hệ khác nhau ( do 2 nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể

chứa các thông tin khác nhau). Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán

hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng

hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị

hàng bán ra.

Chủ đề này quy định về cách cập nhật chứng từ trên máy để tránh trường hợp xảy ra



việc trùng chứng từ. Thứ tự ưu tiên khi nhập chứng từ như sau:

1. Đối với kế toán Tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất tức là trong bất cứ trường

hợp nào liên quan đến tiền mặt.

2. Đối với Tiền gửi ngân hàng sẽ được ưu tiên thứ 2 trong trường hợp liên quan

đến tiền gửi. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. Trong trường

hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với

giấy báo có (thu).

.....

Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự

sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm.

Hướng dẫn chi tiết về các vấn đề khử trùng tại hướng dẫn theo chức năng - Chứng

từ trùng

3.8 Tổng hợp số liệu cuối kì

Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ để: cập nhật đơn giá xuất

kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ, trích khấu hao tài sản, thực hiện các bút

toán kết chuyển, khóa sổ, chuyển số dư sang kỳ sau. Có thể thực hiện chức năng

này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, không nhất thiết đợi đến cuối kỳ. phần

mềm chỉ tổng hợp số liệu của kì kế toán đang mở vì thế muốn tổng hợp số liệu kì kế

toán nào thì phải điều chình kì kế toán tương ứng.

Mở chức năng này: Vào menu Công cụ > Tổng hợp số liệu cuối kì

168

109HƯỚNG DẪN NHANH: Tổng hợp số liệu cuối kì


Các tùy chọn kết chuyển gồm có:

1.Tính đơn giá bình quân cuối kì

2.Khấu hao, phân bổ chi phí, kết chuyển lãi lỗ: chức năng này nhằm định nghĩa

khấu hao, phân bổ chi phí trả trước trong kì (chọn nếu doanh nghiệp có tài sản cố

định và chi phí trả trước), kết chuyển lãi lỗ (định nghĩa các tỷ lệ phân bổ)

3.Kết chuyển sang kì sau: chọn chức năng này nhằm sao chép các định nghiac

kết chuyển của kì này sang kì sau

Sau khi thiết lập các tùy chọn kết chuyển nhấn nút lần lượt nhấn các

nút tiếp theo để đi qua các màn hình:

Định nghĩa khấu hao TSCĐ

Định nghĩa phân bổ chi phí trả trước

Lập các tỷ lệ phân bổ

Định nghĩa kết chuyển tài khoản

244

244

244

248 248



Sau khi thiết lập tại các màn hình, để chuyển sang màn hình kế tiếp nhân nút

Cuối cùng để hoàn thành việc tổng hợp số liệu cuối kì nhấn

3.8.1 Tính đơn giá bình quân cuối kì

Mở chức năng tổng hợp số liệu cuối kì. Mục chọn các chức năng tính đơn giá bình

quân cuối kì hiển thị:

1. Phát sinh tự động xuất kho giá vốn

Khi chọn chức năng này phần mềm tự động phát sinh định khoản xuất kho giá

vốn. Ví dụ: Khi bán hàng hóa thu tiền ngay định khoản:

a) Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111/ Có TK 511

b) Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 156

Thì định khoản b sẽ được phần mềm tự động thực hiện. Khi bán hàng người

dùng chỉ nhập định khoản a.

Muốn phần mềm thực hiện chức năng này người dùng phải thiết lập tự động xuất

kho giá vốn nhằm định nghĩa các bút toán phản ánh doanh thu và xuất kho giá

vốn tương ứng. Mặc dù sau khi thiết lập tự động xuất kho giá vốn, với mỗi định

253



khoản doanh thu phần mềm sẽ tự động phát sinh các định khoản giá vốn tương

ứng. Vậy chức năng này có tác dụng khi đầu kì người dùng chưa thiết lập tự

đông xuất kho giá vốn nên với mỗi nghiệp vụ doanh thu phần mềm không phát

sinh tự động xuất kho giá vốn hoặc trong trường hợp người dùng đã xóa định

khoản xuất kho giá vốn. Ngoài ra chức năng này còn có tác dụng ra soát lại tất

cả các nghiệp vụ phát sinh giá vốn tương ứng với doanh thu trong kì.

Lưu ý: Nếu người dùng đã nhập định khoản phản ánh giá vốn trực tiếp

khi có định khoản phát sinh doanh thu thì không được chọn chức năng này vì

sẽ dẫn tới hiện tượng trùng chứng từ (1 chứng từ do người dùng nhập, 1

chứng từ do phần mềm tự động nhập)

2. Chức năng cập nhật đơn giá xuất kho

Chọn các nhóm chừng từ xuất kho, khi thực hiện phần mềm sẽ tự động tính và

cập nhật lại đơn giá cho các phiếu xuất kho.

Trong mỗi định khoản liên quan đến xuất kho thì phần mềm sẽ tự động tính theo

giá xuất kho theo phương pháp đã chọn. Tuy nhiên, có những trường hợp người

dùng nhập sót hóa đơn xuất ra, hóa đơn nhập vào dẫn tới việc phần mềm tính

giá xuất kho bị sai (Ví dụ: người dùng chọn phương pháp tính giá xuất kho là bình

quân thời điểm, việc nhập sót hóa đơn nhập vào xuất ra sẽ dẫn tới đơn giá xuất

kho bình quân khi phần mềm tự động tính khác với đơn giá thực tế xảy ra (sau

khi đã nhập lại số hóa đơn bị sót). Vậy chức năng này sẽ cập nhật lại đơn giá

cho các phiếu xuất kho, tính lại toàn bộ các phiếu xuất kho đã chọn theo phương

pháp tính giá xuất kho đã chọn.

Người dùng cần chọn chức năng này khi có các nghiệp vụ liên quan đến xuất

kho. Chọn các phiếu xuất kho thực sự phát sinh hoặc có thể chọn tất cả các

phiếu xuất kho

Có thể xem thêm hướng dẫn tính đơn giá bình quân cuối kì tại hướng

dẫn theo chức năng

241



3.8.2 Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ



5. Khấu hao tài sản cố định: phần mềm tự động phát sinh các định khoản khấu

hao.

Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút thì phần mềm sẽ xuất hiện

màn hình

Màn hình này chỉ ra định nghĩa khấu hao tài sản cố định như xác định tài khoản

chi phí khi phân bổ khấu hao, số phần trăm phân bổ. Các tài khoản chưa được

định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người dùng sử dụng các nút chức



năng để định nghĩa tài khoản phân bổ khấu hao.

Có thể chọn chức năng để sao chép các định

nghĩa từ kì kế toán trước.

Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán khấu

hao như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại chứng từ Kế toán tự

động > Trích khấu hao tài sản cố định

6. Phân bổ chi phí trả trước: phần mềm tự động phân bổ chi phí trả trước .

Cách thức thực hiện và kết quả của chức năng này tương tự như chức năng

khấu hao tài sản cố định. Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút tiếp theo phần

mềm sẽ xuất hiện:

373



Màn hình này chỉ ra định nghĩa phân bổ chi phí trả trước như xác định tài khoản

chi phí nhận phân bổ các khoản trích trước, số phần trăm phân bổ. Các tài khoản

chưa được định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người dùng sử dụng

các nút chức năng để định nghĩa tài khoản phân

bổ chi phí trả trước. Có thể chọn chức năng để

sao chép các định nghĩa từ kì kế toán trước.

Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán phân

bổ như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại chứng từ Kế toán tự

động > Phân bổ chi phí trả trước.

7. Thực hiện các bút toán kết chuyển

7.1 Khấu trừ thuế GTGT: Chức năng này nhằm thực hiện bút toán tự động khấu

trừ thuế GTGT cuối kì. Thực hiện định khoản Nợ Tk 3331/Có TK1331. Lưu ý: Chỉ

làm bút toán kết chuyển VAT được khấu trừ khi có phát sinh doanh thu. Tháng

nào không có doanh thu thì treo nợ TK133, khi có doanh thu mới kết chuyển

Xem các bút toán tự động khi thực hiện chức năng này tại Kế toán tự động >

Bút toán kết chuyển

7.2 Định nghĩa tỷ lệ phân bổ

Chức năng này nhằm lập các tỷ lệ phân bổ dùng để thực hiện kết chuyển, phân

bổ giữa các tài khoản. Ví dụ khi muốn thiết lập phần trăm kết chuyển chi phí



(nhân công, nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung) sang tài khoản chi phí sản

xuất kinh doanh dở dang với 1 tỷ lệ phần trăm hoàn thành theo từng công đoạn

sản xuất. Ví dụ hình dưới thể hiện sản phẩm ở công đoạn 1 chỉ hoàn thành 70%,

sản phẩm ở công đoạn 2 hoàn thành 81%, sản phẩm ở công đoạn 3 hoàn thành

100%. Nên thiết lập phần trăm tỷ lệ phân bổ giữa các tài khoản kết chuyển chi

phí tương ứng với mức hoàn thành theo từng công đoạn như bên dưới. Chức

năng này có liên quan đến phần định nghĩa kết chuyển tài khoản

8. Chức năng khóa sổ kì kế toán

Khi chọn chức năng này, phần mềm sẽ tự động khóa sổ kì kế toán đã chọn.

Người dùng nên xem xét kĩ lại tất cả các số liệu của kì kế toán trước khi chọn

chức năng này bởi vì sau khi chọn chức năng này thì sổ kế toán sẽ bị khóa,

không sửa được số liệu.

Kì kế toán đã bị khóa sẽ hiển thị dưới dạng dòng chữ đỏ.

phần mềm có chức năng mở khóa sổ kì kế toán nhằm sửa lại kì kế toán, nếu

cần( nên phân quyền sử dụng chức năng này cho người có trách nhiệm nhằm

bảo đảm tính an toàn của dữ liệu)

219



3.8.3 Định nghĩa kết chuyển tài khoản

Chức năng này cho phép định nghĩa các bút toán tự động kết chuyển vào cuối kỳ kế

toán, như kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi

phí dở dang, kết chuyển lãi lỗ, ...

Các định nghĩa bút toán này chỉ có hiệu lực cho từng kỳ kế toán do vậy mỗi kỳ phải

định nghĩa lại.

1. Khi thực hiện kết chuyển tài khoản tại kì kế toán đầu tiên, phần mềm sẽ tự

động định nghĩa các bút toán kết chuyển, người dùng tùy theo yêu cầu doanh

nghiệp có thể sửa lại nếu cần.

2. Tài khoản nguồn là tài khoản bắt đầu, tài khoản được chuyển số liệu qua,

không phân biệt định khoản Nợ/ Có

Tài khoản đích là tài khoản kết thúc việc kết chuyển, tài khoản nhận số liệu, không



phân biệt định khoản Nợ/ Có

Mỗi tài khoản nguồn có thể kết chuyển đến 1 hoặc nhiều tài khoản đích.

3. Lưu ý thứ tự thực hiện các bút toán theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: phải thực hiện

kết chuyển từ tài khoản chi phí, doanh thu trước khi kết chuyển lãi lỗ 911 qua

421. Bằng cách đặt thứ tự thực hiện tại tài khoản nguồn, bút toán có số thứ tự

nhỏ sẽ thực hiện trước. phần mềm tự động điền mỗi mã tài khoản cách nhau 5

đơn vị để người dùng có thể thêm các bút toán vào nếu cần, tuy nhiên cần tuân

thủ nguyên tắc thực hiện theo thự tự tăng dần.

4. Phần mềm cho phép thực hiện các loại kết chuyển:

Kết chuyển bình thường: kết chuyển hết, hoặc theo phần trăm số liệu của tài

khoản nguồn tới tài khoản đích ( hoặc theo phần trăm của mã kết chuyển đã chọn

ở phần trước)

Không thực hiện: không thực hiện bút toán kết chuyển này

Theo phát sinh của tài khoản: kết chuyển số dư theo phần trăm phát sinh của tài

khoản khác ( theo dõi cùng một đối tượng). Ví dụ muốn phân bổ chi phí sản xuất

chung theo số phát sinh của chi phí nguyên vật liệu tại từng phân xưởng. Thì tại

mục này sẽ định nghĩa tài khoản nguồn là chi phí sản xuất chung (627 hoặc

1547), tài khoản đích là tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(154 hoặc

1548). Sau đó chọn loại kết chuyển là theo số phát sinh của tài khoản, chọn tài

khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp( 622 hoặc 1541). Lưu ý là tài khoản chi phí

nguyên vật liệu trực tiếp và tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được

thiết lập là cùng theo dõi theo cùng một đối tượng là theo từng phân xưởng.

5. Tính năng hỗ trợ: nhấn nút Sao chép từ kỳ kế toán trước để sao chép các định



nghĩa bút toán từ kỳ trước sang kỳ hiện tại.

6. Tính năng phát sinh định nghĩa cho phép người dùng sử dụng lại định nghĩa

mặc định của phần mềm

Các bút toán kết chuyển cuối kì được liệt kê tại phần hướng dẫn theo

nghiệp vụ - kế toán tự động

3.9 Báo cáo

Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất

dữ liệu. Hầu hết các báo cáo đều giống nhau về cách thao tác và hình thức tương

đối giống nhau, do vậy người sử dụng có thể tham khảo 1 cách thực hiện như

hướng dẫn.


Hướng dẫn chung về xem báo

cáo

Hướng dẫn lập báo cáo thuế

Hướng dẫn lập báo cáo tài

chính

3.9.1 Hướng dẫn chung về xem báo cáo

Chủ đề này sẽ hướng dẫn chung cho người dùng những thao tác cơ bản để xem

báo cáo. Hầu hết các báo cáo đều giống nhau về cách thao tác và hình thức tương

đối giống nhau, do vậy người sử dụng có thể tham khảo 1 cách thực hiện như sau:

Bước 1:

Mở chức mở chức năng báo cáo: Từ màn hình nhập chứng từ chọn tab Báo

cáo ( nằm trong tab Bàn làm việc)

370

259

262

265

119HƯỚNG DẪN NHANH: Báo cáo


Bước 2:

Phần mềm có các báo cáo theo dõi kèm theo 2 đối tượng: Ví dụ Sổ chi tiết vật

liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa có thể theo dõi 2 đối tượng là hàng hóa và kho

hàng (nếu chọn tài khoản theo dõi là 156)

Chọn loại sổ cần xem bằng cách nhấp chuột vào dòng chứa tên báo cáo đó

Bước 3:

Chọn thời gian xem báo cáo. Tùy theo mục đích sử dụng để chọn khung thời

gian phù hợp, chọn ngày, tháng, năm cụ thể hoặc khoảng thời gian từ ngày, từ

tháng, từ năm...



Bước 4

Chọn tài khoản liên quan đến báo cáo. Tùy theo tên báo cáo cần xem để chọn tài

khoản xem phù hợp. Ví dụ sổ chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...) thì chọn tài

khoản 15X phù hợp. Nếu mở sổ tiền gửi thì chọn tài khoản cần xem là 112...

Để xem chi tiết từng đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi tiết và nhập

tên từng đối tượng theo dõi.

Nếu muốn xem chi tiết tất cả các đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi

tiết và bỏ chọn tên đối tượng theo dõi.

Ví dụ: Muốn theo dõi chi tiết ''Hàng hóa 0" tại ''Kho hàng 1'' thì chọn

Muốn theo dõi chi tiết "Hàng hóa 0" ở tất cả các kho hàng thì chọn

Muốn theo dõi chi tiết tất cả các hàng hóa ở ''Kho hàng 0'' thì chọn



Lưu ý: muốn bỏ chọn đối tượng thì

nhấn Ctrl + Delete

Bước 5:


Chọn in ngang: báo cáo sẽ được in dưới dạng ngang của khổ giấy

Chọn in dọc: báo cáo sẽ được in theo dạng dọc của khổ giấy

Chọn : nếu muốn xem báo cáo trước khi in

Chọn : nếu muốn in trực tiếp báo báo

3.9.2 Hướng dẫn lập báo cáo thuế

Chủ đề này hướng dẫn thực hiện kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng và cách

xuất ra phần mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch

Bước 1:

Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo thuế



Bước 2:

Chọn báo cáo thuế

Với những số liệu từ tháng 6/2011 trở về trước thì chọn những tờ khai và bảng

kê theo thông tư 60/2007.

Với những số liệu từ tháng 7/2011 trở về sau thì chọn tờ khai thuế theo thông tư

28/2011

Bước 3:

Khi mở tờ khai thuế GTGT. Nếu người dùng đã nhập đầy đủ hóa đơn khi nhập

chứng từ thì khi mở tờ khai phần mềm đã tự động lên số liệu. Người dùng có thể

kiểm tra lại số hóa đơn tại các bảng kê.



Bước 4:

Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai để in phần mềm có mã vạch. Bằng cách:



Cài phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế ban hành (luôn cập nhật phiên

bản mới nhất)

Chọn nút , sau đó chọn đường dẫn tới đúng thư mục

với tên là mã số thuế của doanh nghiệp mình (khi cài phần mềm HTKK đã

được cài sẵn)

Phần mềm hiển thị thông báo

Sau khi nhấn nút thì mở phần mềm HTKK, phần mềm đã tự động

xuất số liệu qua.

Cuối cùng thực hiện in chứng từ như hướng dẫn tại phần mềm HTKK

3.9.3 Hướng dẫn lập báo cáo tài chính

Chủ đề này hướng dẫn thực hiện Lập báo cáo tài chính hàng kì và cách xuất ra phần

mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch.

Bước 1:

Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo tài chính



Bước 2:

Chọn loại báo cáo tài chính cần làm việc

Bước 3:

Xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ trợ kê khai với những báo cáo: Bảng cân đối kế

toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực

tiếp. Cách thức thực hiện tương tự như xuất dữ liệu qua HTKK với báo cáo thuế.

Với những báo cáo còn lại thì bỏ qua bước này

Bước 4:

Thực hiện xem/in báo cáo bằng cách nhấn nút ngay trên phần mềm

Với những báo cáo xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai thì xem hay in báo cáo

thực hiện như hướng dẫn trong phần mềm HTKK

262



3.10 Bảng cân đối

Để xem nhanh bảng cân đối kế toán người dụng mở chức năng Bảng cân đối.

Cách xem Bảng cân đối:

Chọn khoảng thời gian muốn xem

Sau đó nhấn nút để lấy lại dữ liệu cần xem

Để hiển thị tất cả các tài khoản con hay tất cả các đối tượng tài khoản theo dõi

thì tich vào ô: Hiển thị tất cả

Chọn nút để kết xuất Bảng cân đối khác dưới dạng Excel

127HƯỚNG DẪN NHANH: Xem số dư


3.11 Xem số dư

Chức năng này giúp người dùng có thể xem nhanh số dư của tài khoản theo từng

đối tượng tại một thời điểm hay trong một khoảng thời gian cụ thể.

Vào menu Xem số dư màn hình hiển thị:

Cách sử dụng:

Chọn tài khoản cần xem, nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng thì phải chọn

thêm đối tượng theo dõi

Chọn thời gian muốn xem số dư

Nhấn nút

Phần mềm sẽ hiển thị số dư Nợ/ Có và số phát sinh Nợ/ Có trong khoảng thời

gian đã chọn

Phần

IV

129HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG:


4 HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG

Chủ đề này hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm theo từng chức năng có

sẵn.


Đăng nhập

Bàn làm việc


Hệ thống

Danh mục

Quản trị

Công cụ

Báo cáo

Các chức năng khác

4.1 Đăng nhập

Mỗi người sử dụng được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu

(mặc định mật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải

nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu.

Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bắt đầu sử dụng.

Lưu ý: Sau khi đăng nhập thành

công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật

khẩu để tránh người khác dùng tài

khoản của bạn sử dụng phần mềm

Màn hình đăng nhập:

129

131

132

174

189

200

238

259

269

182



Bấm vào nút để chọn đối tượng

Chọn đơn vị: chọn đơn vị sẽ làm việc sau khi đăng nhập. Trong trường hợp

phần mềm được sử dụng cho nhiều công ty

Ngày làm việc. Lúc đầu phần mềm sẽ tự động hiển thị ngày hiện tại của

máy tính đang sử dụng

Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục.

Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút để vào phần

mềm.

Nhấn nút nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm.

Nếu cần thay đổi tập tin dữ liệu sử dụng hoặc các thông số kết nối tới máy

chủ, nhấn nút

131HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Bàn làm việc


4.2 Bàn làm việc

Chủ đề này giới thiệu chi tiết theo chức năng sử dụng của bàn làm việc.


Thực đơn


Màn hình báo cáo

Thanh trạng thái

4.2.1 Thực đơn

Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn. Trong thực đơn chứa các chức năng

chính của phần mềm. Màn hình thực đơn hiển thị:

Khi bấm vào các tab thực đơn sẽ có danh sách đổ xuống các tùy chọn chức năng

của thực đơn. Ví dụ:

Khi chọn Hệ thống sẽ có danh sách tùy chọn đổ xuống như hình dưới

Khi chọn Danh mục thì sẽ có danh sách tùy chọn

131

132

135

137



Đối với các tùy chọn có dấu , bạn rà chuột vào vùng tương ứng thì sẽ có tab con

đổ xuống hoặc có thể di chuyển bằng các phím mũi tên trên bàn phím . Ví

dụ:

4.2.2 Màn hình chứng từ

Hiển thị các nhóm chứng từ, chứng từ, định khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng.

Người sử dụng có thể lọc theo thời gian, theo từng nhóm chừng từ. Từ màn hình

này, có thể thực hiện thêm mới chừng từ hoặc sửa, xóa chứng từ. Cho phép xem

trước khi in, in trực tiếp ra máy in một hoặc nhiều chứng từ cùng lúc. Người sử dụng

có thể tìm kiếm, xuất ra Excel dữ liệu đang hiển thị.

Màn hình chứng từ hiển thị



Màn hình chứng từ gồm 4 phần:

1. Danh sách nhóm chứng từ nằm bên trái mà người sử dụng được phép nhập

liệu hoặc xem.

2. Thanh chọn thời gian cho phép người sử dụng lọc các chứng từ, định khoản,

hóa đơn theo ngày hay khoảng thời gian bất kì trong kì kế toán đang chọn hiển thị

ở thanh trạng thái

3. Danh sách các chứng từ thuộc nhóm chứng từ đang chọn và có ngày ghi sổ

trong khoảng thời gian đã chọn. Người sử dụng có thể xem riêng theo định

khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng bằng cách nhấp chuột vào các tab tương

ứng.

Ngoài ra khi chọn 1 chứng từ ( dòng được bôi xanh) thì phía bên dưới sẽ hiển thị

chi tiết theo chứng từ được chọn giúp người dùng có thể xem nhanh chứng từ

mà không phải mở chứng từ

137



Màn hình xem theo chứng từ

Màn hình xem theo định khoản

Màn hình xem theo hóa đơn



4. Các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa cho phép thao tác thêm mới, thay đổi,

xóa chừng từ. Nút Xem, In chừng từ, Tìm kiếm và Xuất Excel.

phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu chứng từ liên quan khi nhập chứng từ

4.2.3 Màn hình báo cáo

Cho phép người sử dụng chọn báo cáo, các loại sổ sách, chọn các tham số để xem

hoặc in trực tiếp ra máy in.

Màn hình báo cáo gồm 3 phần:

1. Danh sách các báo cáo:

Nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụng được phép xem

Phần mềm có tất cả sổ sách của 2 hệ thống sổ: Nhật kí chung và Chứng từ ghi



sổ

Ngoài ra còn có nhiều loại sổ sách kế toán đặc thù thường sử dụng

Có thể xem chi tiết nhiều đối tượng hay gộp chung lại tùy theo cách chọn sổ và

chọn tham số báo cáo

2. Tham số báo cáo:

Tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau.

Muốn xem chi tiết từng loại vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...thì bấm chọn chi tiết

từng loại khách hàng muốn xem



Ví dụ: muốn xem "Hàng hóa 0" ở kho hàng 1 thì chọn như hình dưới

Khi muốn xem "Hàng hóa 0" ở tất cả các kho thì bỏ chọn ở tab kho hàng.

Lưu ý: Bỏ chọn bằng cách bấm

Ctrl + delete

3. Các nút chức năng:

Báo cáo có thể xem theo dạng in dọc hoặc in ngang

4.2.4 Thanh trạng thái

Thanh trạng thái hiển thị:

Gồm các phần:

1. Kỳ kế toán đang làm việc

Bấm vào các nút này cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán



khác trước hoặc sau để thay đổi kì kế toán muốn xem.

2. Ngày làm việc

Lúc mở phần mềm ra thì ngày làm việc là ngày việc hiện tại. Có thể thay đổi

ngày làm việc để nhập chứng từ cũng như xem báo cáo.

Muốn sửa ngày làm việc, chọn nút như hình dưới sau đó chọn ngày làm

việc trong tháng hiện tại

Muốn sửa tháng làm việc dùng các nút mũi tên 2 bên

Ngoài ra có thể gõ trực tiếp ngày làm việc bạn muốn đến. Gõ trực tiếp các chữ

số chỉ ngày/tháng, không có dấu “/” (ví dụ gõ 0304 là nhập ngày 03/04).

Khi thay đổi ngày làm việc thì kì kế toán làm việc cũng thay đổi theo

3. Tên đơn vị đang đăng nhập

Trường hợp phần mềm sử dụng để nhập số liệu cho nhiều công ty thì ở thanh

trạng thái sẽ hiện thị tên đơn vị người dùng đăng nhập khi mở phần mềm

4. Tên người sử dụng đang đăng nhập



Thanh trạng thái sẽ hiển thị tên người dùng đang đăng nhập

Phần mềm có thiết lập chế độ phân quyền khi sử dụng cho nhiều người dùng

thì mỗi người dùng chỉ được sử dụng những chức năng khác nhau của phần

mềm theo ý đồ thiết lập của doanh nghiệp.

5. Tên tập tin dữ liệu đang sử dụng

Thanh trạng thái sẽ hiển thị tên tập tin dữ liệu đang sử dụng

Phần mềm có thể sử dụng cho nhiều công ty, khi đó dữ liệu của từng công ty sẽ

được lưu ở những tập tin dữ liệu khác nhau. Lúc này tại thanh trạng thái sẽ chỉ ra

tên tập tin dữ liệu bạn đang dùng là gì.

4.3 Màn hình chứng từ

Phần mềm được thiết kế chỉ với một màn hình nhập chứng từ thống nhất cho tất cả

các chứng từ.

217



4.3.1 Bố trí màn hình cập nhật chứng từ

Màn hình nhập chứng từ gồm 5 phần.

1. Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ

Trong đó

Là ngày nhập chứng từ vào phần mềm, ban

đầu phần mềm tự động nhập vào ngày làm việc đang chọn

Là ngày thực tế chứng từ phát sinh, ban đầu

phần mềm tự động nhập vào ngày hiện tại sử dụng

Cách chọn lại ngày ghi sổ hay ngày chứng từ thực hiện tương tự như cách chọn

ngày làm việc. Có thể gõ lại ngày cần sửa. Hình minh họa

Số phiếu gồm có phần số và phần chữ, phần

mềm sẽ tự động điền mục này, có thể tùy chỉnh ( nếu muốn)

Số chứng từ gốc kèm theo chứng từ được nhập

Nhập nội dung của chứng

từ, chi tiết của nghiệp vụ phát sinh mà chứng từ phản ánh

141HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ


Trong lúc nhập, với những nội dung trùng nhau phần mềm sẽ tự động hiển thị để

người dùng có thể chọn nhanh. Hoặc có thể chọn nhanh những nội dung của

chứng từ đã nhập trước đó bằng cách chọn dấu

Nhập các ghi chú cần thiết (nếu cần)

Tên nhân viên thực hiện nghiệp vụ phát sinh

phản ánh trên chứng từ. Bấm vào nút để chọn tên nhân viên. Nếu đã có tên

nhân viên trong danh mục nhân viên thì chỉ cần chọn tên nhân viên với mã

tương ứng.

Trường hợp tên nhân viên chưa nhập vào danh mục thì phải thêm mới danh mục

tên nhân viên bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím sau đó thêm tên nhân viên

tương ứng. Có thể nhấn phím F3 để chọn màn hình sửa danh mục tên nhân viên.

Tên đối tác cùng thực hiện nghiệp vụ. Tùy theo

từng chứng từ được chọn thì đối tượng này được gọi với các tên khác nhau.

Ví dụ như ở phiếu thu là người nhận tiền, ở phiếu chi là người nộp tiền, ở giấy

báo Nợ, báo Có là người giao dịch

Với đối tượng này nếu đã được nhập trước đó thì chỉ cần chọn vào nút sau

đó chọn đối tượng cần thiết

Với đối tượng mới lần đầu nhập vào thì có thể gõ trực tiếp

Địa chỉ tương ứng của đối tác thực

hiện nghiệp vụ ở trên

Với đối tác thực hiện đã được nhập trước đó thì sau khi nhập tên đối tác thì địa

chỉ sẽ tự động hiện lên

Với đối tác lần đầu được nhập vào thì có thể gõ trực tiếp địa chỉ

Có thể sử dụng phím Tab trên bàn phím để di chuyển tới các trường nhập

chứng từ nhanh hơn



2. Các định khoản

Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản cho phép người dùng nhập, xem

các định khoản của chứng từ phát sinh.

Màn hình xem định khoản cho phép nhập chi tiết theo từng đối tượng theo dõi

của từng tài khoản được thiết lập trong bước thiết lập hệ thống tài khoản.

Số trong ngoặc cho biết số định khoản đã được nhập trong chứng từ đang mở.

Một chứng từ cho phép nhập nhiều định khoản, tuy nhiên định khoản phải đúng

với tên chứng từ, tránh trường hợp kê khai trùng chứng từ.

3. Các hóa đơn

Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem,

sửa hóa đơn.

Những thông tin này được nhập chi tiết theo từng hóa đơn theo ngày nhập, kí

hiệu hóa đơn, số hóa đơn....đây sẽ là căn cứ để xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ

trợ kê khai.

Phần mềm cho phép xuất dữ liệu qua phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục

thuế để in báo cáo có mã vạch mà không mất thời gian nhập lại.

Số trong ngoặc cho biết số hóa đơn được nhập trong chứng từ đang mở. Một

chứng từ cho phép nhập nhiều hóa đơn.

4. Các bút toán ngoài bảng



Trong màn hình chứng từ chọn tab Ngoài bảng cho phép người dùng nhập, xem

sửa, xóa các bút toán ngoài bảng.

Số trong ngoặc cho biết số bút toán ngoài bảng hiện có trong chứng từ được

mở.

5. Các nút chức năng

Các nút chức năng cho phép thực hiện các thao tác với chứng từ như thêm,

xóa, lưu, xem.

Ngoài ra vùng chữ đỏ cho phép xem nhanh số dư của tài khoản được chọn

trong chứng từ.

Với 1 chứng từ phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu in với các chứng từ

liên quan.

Trong các dấu ngoặc của các nút chức năng là các phím tắt tương ứng với các

nút giúp cho việc nhập số liệu được nhanh chóng.

4.3.2 Các thao tác khi thêm mới chứng từ

Để thêm mới một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:

1. Chọn kì kế toán, ngày làm việc

Chọn ngày làm việc theo ngày ghi sổ chứng từ hoặc chọn kỳ kế toán mà chứng

từ đó nằm trong kỳ kế toán.

Khi chọn ngày làm việc thì kì kế toán cũng thay đổi theo.

Có thể chỉ chọn kì kế toán mà chứng từ cần nhập nằm trong kì kế toán đó.

Nếu ngày ghi sổ là ngày hiện tại đang sử dụng phần mềm thì bỏ qua bước này.



Nếu ngày ghi sổ khác với ngày đang sử dụng phần mềm thì phải chọn lại ngày

làm việc bằng cách sửa đổi kì kế toán đang làm việc và ngày làm việc trên

thanh trạng thái (đã có hướng dẫn cách sửa đổi).

Phần mềm sẽ không cho phép nhập chứng từ với ngày chứng từ nằm ngoài kì

kế toán bạn đã chọn vì thế không được bỏ qua bước này.

2. Chọn nhóm chứng từ và nhấn nút Thêm.

Tại danh sách nhóm chứng từ của màn hình chứng từ, chọn tên chứng từ bạn

muốn nhập bằng cách nhấp chuột vào chứng từ đó.

Sử dụng các nút để xem danh sách chứng từ trên màn hình chứng từ ở

dạng rút gọn hay chi tiết.

Sau khi để màn hình chứng tù ở dạng chi tiết chọn chứng từ cần nhập. Bằng

cách nhấp chuột vào vùng chứng từ đó

Cuối cùng chọn nút hoặc bấm phím tắt F6 để thêm mới chứng từ

Ví dụ để chọn chứng từ cần nhập là phiếu thu

137



3. Nhập thông tin chứng từ

Sau khi chọn nút phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới

chứng từ.

Sau đó tiến hành nhập thông tin chứng từ. Gồm có:

Nhập thông tin chung:

Như hướng dẫn ở bước giới thiệu về thông tin chung của cách bố trí màn hình

nhập chứng từ

Nhập định khoản

Bước 1: Chọn nút hoặc nhấn phím F5

Bước 2: Thêm thông tin của định khoản lần lượt như trên màn hình như TK Nợ,

đối tượng bên Nợ( nếu có), Tk Có đối tượng bên Có ( nếu có), nhập trường giá

trị ( số lượng, đơn giá, thành tiền)...

Các tính năng trợ giúp:

Có thể chọn vào điểm bất kì trong vùng nhập định khoản thì phần mềm sẽ tự

động thêm dòng định khoản đầu tiên.

Với một số tài khoản ( do người dùng thiết lập) sẽ theo dõi tài khoản theo đối

tượng đã thiết lập thì việc nhập chứng từ phải nhập thêm đối tượng theo dõi.

140



Ví dụ tài khoản 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng, tài khoản 112

theo dõi tài khoản tiền gửi tại từng ngân hàng tài khoản khác nhau.

Ví dụ cách nhập nhanh danh mục của một số tài khoản:

Bạn đã thiết lập tài khoản 112 theo dõi theo đối tượng là tài khoản ngân hàng

thì khi nhập định khoản phần mềm sẽ bắt buộc người dùng nhập tên tài khoản

ngân hàng vào đối tượng.

Nếu đã thiết lập danh mục tài khoản ngân hàng thì chọn ngay tên tài khoản

trong danh sách danh muc xổ ra. Hoặc có thể gõ nhanh mã ngân hàng để chọn

nhanh tài khoản.

Nếu chưa nhập danh mục tài khoản ngân hàng thì phải tiến hành thêm mới

bằng cách

Từ ô chọn tài khoản ngân hàng nhấn phím F3 trên bàn phím hoặc nhấn nút

. Sau đó tiến hành thêm mới đối tượng. Cuối cùng là nhấn nút

Lưu. Tuần tự tiến hành như sau:



Thực hiện tương tự với các tài khoản được thiết lập theo dõi theo đối

tương như tài khoản 131, TK 156



Đối với tài khoản 156 thiết lập theo dõi theo 2 đối tượng thì phải chọn 2 đối

tượng khi nhập định khoản



Kết quả

Tại ô nhập định khoản người dùng có thể nhập trực tiếp số hiệu tài khoản.

Trong khi đang nhập phần mềm sẽ liệt kê ra tất cả những tài khoản tìm được

tương ứng với số liệu đang nhập. Từ đó người dùng có thể chọn nhanh định

khoản cần nhập và có thể xem lại đầy đủ tên tài khoản. Có thể sử dụng các

phím di chuyển như để di chuyển nhanh hơn. Dùng phím Backspace

để xóa từng số định khoản nhập sai.

Khi đã nhập cột Số lượng và đơn giá, phần mềm sẽ tự động tính Thành tiền.

Có thể nhập trực tiếp số liệu trong ô Thành tiền với những tài khoản không

nhập số lượng, đơn giá.

Sau khi nhập xong cột Thành tiền nhấn Enter thì phần mềm sẽ tự động thêm

vào cột Diễn giải với nội dung như mục Nội dung đã nhập ở phần Thông tin

chung. Đây cũng chính là nội dụng của các diễn giải khi lên báo cáo

Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản mới với tài

khoản nhập là 1331, hày 33311 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức

thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải. Việc cần làm của bạn là nhấn nút

Enter theo từng trường phải nhập.

Thay đổi cách sắp xếp các dòng định khoản bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề

của cột và cột sẽ xuất hiện dấu và dấu sau đó để thay

đổi cách sắp xếp thì tiếp tục nhấp chuột. Mũi tên hướng lên chỉ cách sắp xếp

theo hướng tăng dần, mũi tên hướng xuống chỉ cách sắp xếp theo hướng giảm

dần. Cách sắp xếp này áp dụng cho tất cả các cột.

Phần mềm cho phép lọc tìm dữ liệu ở các cột theo điều kiện bằng cách chọn

dấu lọc trên tiêu đề của cột. Sau đó chọn các điều kiện lọc theo mục đích



.

Các bước để xóa định khoản tương tự như xóa chứng từ

Nhập hóa đơn

Đối với chứng từ có kèm theo hóa đơn ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn thông

thường của các hoạt động mua vào bán ra của doanh nghiệp thì phải nhập thêm

thông tin về hóa đơn tại Tab Hóa đơn. Cách nhập thêm hóa đơn tương tự như

cách nhập thêm định khoản.

Việc kê khai hóa đơn GTGT ở tab Hóa đơn là không bắt buộc nếu đơn vị kế

toán tự kê khai trực tiếp vào bằng phần mềm HTKK của Tổng cục thuế. Tuy

nhiên việc kê khai hóa đơn trong phần mềm thuận tiện hơn rất nhiều do thông tin

về hóa đơn hầu hết đã được lấy từ chứng từ (ngoài thông tin về hàng hóa, số

tiền, thì tên người mua, người bán, mã số thuế cũng đã khai báo sẵn trong danh

mục nên không phải nhập lại cho từng hóa đơn). Kê khai hóa đơn trong phần

mềm thì rất dễ kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh sai sót.

Chọn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để thêm hóa đơn

Thông tin về hóa đơn gồm có:

Chọn loại hóa đơn cần nhập.

157



Phần mềm hiện có 7 loại hóa đơn: Bán ra, Mua vào SX chịu VAT, Mua vào SX

không chịu VAT, Mua vào dùng chung và mua vào khác chọn 1 trong 7 loại này

1 cách phù hợp. Trong đó:

Bán ra: sử dụng để khai các loại hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp

Bán ra - Không phải tổng hợp lên tờ khai: sử dụng để kê khai các hóa

đơn, chứng từ đối với hàng hóa dich vụ bán ra nhưng không phải khai

thuế GTGT, không phải tổng hợp trên tờ khai 01/GTGT, áp dụng đối với

các trường hợp sau:

+ NNT là đại lý bán hàng hóa, dịch vụ theo hình thức bán đúng giá,

hưởng hoa hồng.

+ NNT có hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác hàng hóa: Không phải

khai thuế GTGT đối với hàng hóa nhận xuất nhập khẩu ủy thác.

Mua vào - Nhóm 1: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng riêng cho

SXKD chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục

này được khấu trừ toàn bộ

Mua vào - Nhóm 2: Khai các hóa đơn HHDV mua vào nhưng không đủ

điều kiện được khấu trừ thuế;

Ví dụ như hóa đơn HHDV mua vào có giá trị trên 20 triệu đồng nhưng

không đủ chứng từ thanh toán qua Ngân hàng: Tiền thuế khai tại mục

này không được tính khấu trừ;

Mua vào - Nhóm 3: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng chung cho

HHDV chịu thuế và không chịu thuế, đủ điều kiện để khấu trừ thuế: Số

tiền thuế tại mục này phải phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên



tổng doanh thu để tính số thuế được khấu trừ;

Mua vào - Nhóm 4: Khai các hóa đơn mua HHDV dùng cho dự án đầu

tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế. Số liệu tại mục này được tổng hợp

để khai vào:

+ Nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP cùng với trụ sở chính: khai Tờ khai thuế

GTGT dành cho dự án đầu tư và bù trừ với Tờ khai thuế GTGT mẫu

số 01/GTGT tại chỉ tiêu [40b]; Tiền thuế của dự án đầu tư còn trên 200

triệu thì được hoàn;

+ Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư nếu dự án đầu tư tại tỉnh/

TP khác trụ sở chính;

Mua vào - Nhóm 5:HHDV không phải tổng hợp trên Tờ khai 01/GTGT:

+ Khai các hóa đơn đầu vào của HHDV bán đại lý đối với đại lý bán

đúng giá hưởng hoa hồng: Số liệu không đưa lên Tờ khai thuế GTGT

+ Khai các hóa đơn nhận hàng ủy thác xuất khẩu: Số liệu không đưa

lên Tờ khai thuế GTGT. Trường hợp mua lẻ HHDV thì kê khai tổng

hợp theo từng nhóm mặt hàng, dịch vụ cùng thuế suất, không phải kê

khai theo từng hóa đơn.

Tại mục Đơn vị ( bên bán/ bên mua ): tại mục này chỉ điền mã Đơn vị.

Nếu đã đã có trong danh mục người bán/khách hàng thì chỉ chọn mã theo danh

sách đổ xuống, phần mềm sẽ tự động nhập tên đơn vị và các thông tin đã

được kê khai khác. Nếu chưa có thì phải thêm tên đơn vị vào danh mục người

bán hay khách hàng bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím để tới nhanh trang

nhập Danh mục khách hàng/người bán. Cách nhập mã Đơn vị được hướng

dẫn tai mục nhập Danh mục .

Đối với những khách hàng/người bán vãng lại không bắt buộc theo dõi chi tiết

thông tin thì bỏ qua mục này và chỉ nhập trực tiếp Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số

thuế để phục vụ cho việc lên tờ khai thuế GTGT.

Hình thức thanh toán: phần mềm hiện có 3 loại hình thức thanh toán để chọn:

Tiền mặt, Chuyển khoản, Tiền mặt/Chuyển khoản

192 192



Tên hàng hóa - dịch vụ: người dùng phải nhập trực tiếp, nếu trùng tên hàng hóa

- dịch vụ đã nhập trước đó thì phần mềm sẽ tự động nhập lên để người dùng

chọn nhanh.

Các mục %Thuế, Tiền trước thuế, Tiền thuế phần mềm sẽ căn cứ vào số liệu

đã được nhập vào phần kê khai định khoản để tự động nhập vào nhưng người

dùng có thể sửa lại nếu muốn.

Các bước để xóa hóa đơn tương tự như xóa chứng từ

Nhập các bút toán ngoài bảng

Trình tự nhập các bút toán ngoài bảng tương tự như trình tự nhập định khoản.

Các bước để xóa bút toán ngoài bảng tương tự như xóa chứng từ

4. Nhấn nút "Lưu"

Sau khi hoàn tất các bước khai thông tin tài khoản để lưu lại chứng từ nhấn nút

4.3.3 Các thao tác khác với chứng từ

Ngoài thao tác chính là thêm mới chứng từ, ngoài ra phần mềm còn có những chức

năng kèm theo như xem, sửa, xóa,in và các chức năng nâng cao khác. Chủ đề này

sẽ giới thiệu chi tiết cách thức sử dụng các chức năng này.


In chứng từ

Sửa chứng từ

157

157

155

156



Xóa chứng từ

Đánh lại số chứng từ

Sắp xếp chứng từ

Lọc tìm dữ liệu

Tìm kiếm dữ liệu

4.3.3.1 In chứng từ

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin về chứng từ và lưu lại thì có thể tiến hành bước

xem và in chứng từ.

Cách xem/in 1 chứng từ:

Bước 1: Chọn chứng từ cần làm việc theo 2 cách:

Cách 1: Xem/in từ ngoài màn hình chứng từ mà không mở chứng từ ra.

Chọn chứng từ cần xem/in: bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó,


Cách 2: Mở chứng từ cần làm việc bằng cách nhấp đôi chuột vào dòng

chứng từ đó.

Bước 2: Chọn mẫu in, có nhiều mẫu in liên quan cho một chứng từ nhập.

Bước 3: Cuối cùng chọn các nút chức năng theo nhu cầu cần làm

Cách in nhiều chứng từ:

Bước 1: Chọn các chứng từ cần in:

Sử dụng phím Shift trên bàn phím để chọn nhiều chứng từ liên tiếp

Sử dụng phím Ctrl trên bàn phím để chọn các chứng từ không liên tục

Các chứng từ được chọn sẽ được bôi xanh

157

159

160

161

164



Bước 2: Cuối cùng chọn nút chức năng phía dưới màn hình

4.3.3.2 Sửa chứng từ

Chủ đề này hướng dẫn các bước sửa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.


Bước 1:

Chọn chứng từ cần sửa:

Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai thì căn cứ vào kí hiệu

chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn




Đây là các tên mà phần mềm đã thiết lập sẵn, người dùng có thể sửa lại (nếu

muốn)

Bước 2:

Nhấn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để mở chứng từ ra sửa



Hoặc có thể mở chứng từ ra bằng cách nhấp đôi chuột vào chứng từ được

chọn và tiếp tục sửa

Bước 3:

Thực hiện nhập lại các thông tin đã nhập sai

Muốn xóa định khoản chọn nút hoặc nhấn phím F10 trên bàn

phím để xóa các định khoản đã nhập sai

4.3.3.3 Xóa chứng từ

Chủ đề này hướng dẫn các bước xóa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.


Bước 1:

Chọn chứng từ cần xóa

Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai, trùng thì căn cứ vào kí

hiệu chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn


Bước 2:

Nhấn nút hoặc nhấn phím F9 trên bàn phím để xóa chứng từ.

4.3.3.4 Sao chép chứng từ

Phần mềm cho phép người sử dụng thêm mới nhanh một chứng từ với các nội

dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong hệ thống. Chức năng này có tác

dụng rất lớn trong trường hợp người sử dụng cần thêm một loạt chứng từ cùng loại

vào hệ thống.

Ví dụ: Ngày 01/05/20XX, tại doanh nghiệp A có phát sinh 05 nghiệp vụ chi tiền mặt.

Khi đó, kế toán tại doanh nghiệp A chỉ cần vào phân hệ Kế toán tiền mặt và thêm

mới 01 phiếu chi. Với 04 phiếu chi còn lại, lần lượt thực hiện chức năng sao chép

chứng từ và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới.


Bước 1:



Chọn chứng từ cần sao chép:bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó,


Bước 2:

Nhấp phải chuột lên chứng từ cần sao chép. Thực hiện như hình dưới:

Chọn sao chép chứng từ này hoặc sao chép qua tháng sau

Bước 3:



Sau đó phần mềm sẽ hiển thị 1 chứng từ mới với nội dung như chứng từ được

sao chép nhưng số thứ tự chứng tự được thêm mới như bình thường. Sau đó

người dùng thực hiện các bước sửa chứng từ theo nhu cầu sử dụng.



4.3.3.5 Đánh lại số chứng từ

Khi chứng từ nhập vào của bạn sắp xếp lộn xộn, không theo thứ tự liên tục có thể

trong quá trình làm đã xóa chứng từ,trùng chứng từ hay thực hiện những thao tác

khác làm cho số chứng từ không được đánh liên tục. Để đánh lại số chứng từ thực

hiện như sau:

Bước 1:

Di chuyển chuột vào vùng chứng từ cần sắp xếp

Bước 2:

Nhấp phải chuột lên vùng chứng từ. Thực hiện như hình dưới:

Chọn Đánh lại số chứng từ

Bước 3:





Màn hình kết quả

4.3.3.6 Sắp xếp chứng từ

Chủ đề này giới thiệu các cách sắp xếp chứng từ theo những tiêu thức khác nhau

để dễ dàng tìm chứng từ cần thiết. Các bước sắp xếp được tiến hành như sau:

Bước 1:

Chọn tiêu thức cần sắp xếp. Ví dụ bạn muốn sắp xếp thứ tự tăng dần theo

ngày chứng từ thì tiêu thức sắp xếp là ngày chứng từ, hay nếu muốn chọn thứ

tự sắp xếp theo số Thành tiền tăng dần thì tiêu thức sắp xếp được chọn là

Thành tiền

Chọn tiêu thức bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề cột tương ứng

Bước 2:

Sắp xếp chứng từ theo thứ tự tăng dần hay giảm dần bằng cách trỏ chuột vào

biểu tượng hay

Mũi tên hướng xuống sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Mũi tên hướng lên sắp xếp theo thứ tự tăng dần



Với các trường nhập dữ liệu kí tự thì sắp xếp theo thứ tự Alphabet A Z hay

ngược lại

4.3.3.7 Lọc tìm dữ liệu

Chủ đề này giới thiệu các cách lọc tìm chứng từ theo những tiêu thức khác nhau để

tìm dữ liệu nhanh hơn. Các bước lọc tìm được tiến hành như sau:

Bước 1:

Chọn tiêu thức cần lọc. Ví dụ bạn muốn tìm chứng từ phát sinh theo ngày cụ thể

nào đó thì có thể chọn tiêu thức là ngày chứng từ, hoặc nếu muốn tìm theo số

tiền cụ thể ( khi lập báo cáo tài chính bị lệch số thì có thể tìm chứng từ sai bằng

cách này) thì chọn tiêu thức là tổng số tiền

Chọn tiêu thức bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề cột tương ứng

Bước 2:

Trỏ chuột vào dấu như hình bên và thực hiện lọc tìm

Nếu chọn Custom ( Tùy chỉnh) thì bạn sẽ tìm dữ liệu theo điều kiện bạn đặt ra

thêm, thiết lập các tùy chọn để lọc tìm phù hợp. phần mềm thiết lập 2 tùy chọn

And (và) Or (hoặc). Thiết lập tùy chọn như sau:



Bước 3 :

Chọn các nút chức năng:

Sau đó đồng ý chọn

Muốn hủy việc lọc tìm chọn



Sau khi chọn Ok thì tại màn hình chứng từ sẽ hiển thị những chứng từ nằm

trong điều kiện lọc tìm

Như ví dụ trên đã thiết lập điều kiện lọc tìm là tìm trong trường Thành tiền

những chứng từ có giá trị lớn hơn 300.000 và nhỏ hơn 450.000. sau khi thực

hiện kết quả hiển thị tại màn hình là:

Để hiển thị lại đầy đủ chứng từ chọn nút lọc tìm lại sau đó chọn (All) hoặc sử

dụng 2 nút tại dòng điều kiện lọc tìm

Hoặc

Màn hình hiển thị đầy đủ chứng từ



4.3.3.8 Tìm kiếm dữ liệu

Chức năng này thực hiện tương tự như chức năng lọc tìm dữ liệu. Tuy nhiên với

chức năng này thì người dùng có thể tìm kiếm tất cả các chứng từ đã nhập không

phải bị giới hạn trong phạm vi màn hình chứng từ như chức năng lọc tìm dữ liệu.

Mục đích của chức năng này là tìm kiếm nhanh các chứng từ theo điều kiện đã thiết

lập để thực hiện các chức năng cần thiết như xem/in/xóa/sao chép chứng từ

Cách thức thực hiện như sau:

Từ màn hình chứng từ chọn nút phía dưới màn hình. phần mềm sẽ hiển thị

màn hình tìm kiếm như sau:

Từ đó căn cứ vào hướng dẫn trên màn hình người dùng có thể thiết lập các điều

kiện cần tìm

Các lựa chọn của các nút như sau:



Ví dụ để tìm các chứng từ có số tiền ở Định khoản (tổng tiền) là 385.000 và loại

hóa đơn là mua vào dùng riêng cho hoạt động chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu

trừ thì thiết lập các điều kiện như sau:

4.3.4 Các tiện ích khi thao tác với chứng từ

1. Khi xuất hiện biểu tượng như bên dưới có nghĩa là phần mềm đang cảnh báo,

lưu ý người dùng chú ý.

Ví dụ cảnh báo tồn quỹ âm khi hạch toán chi tiền mặt.

Ví dụ cảnh báo tồn kho âm.

3. Với những trường dữ liệu xuất hiện biểu tượng như bên dưới thì bắt buộc

người dùng phải nhập số liệu, không được bỏ qua bước này

4. Muốn bỏ chọn 1 trường thì nhấn Ctrl+Delete



5. Các kí hiệu trong ngoặc bên cạnh các nút chức năng là các phím tắt để người

sử dụng có thể thao tác nhanh trong quá trình nhập dữ liệu.

Ví dụ Nút tương đương với phím F7

Nút tương đương với phím G

Danh mục các phím tắt thường dùng

Phím

tắtÝ nghĩa

Phím

tắtÝ nghĩa

F6 Q

F8 K

F7 G

F11 ESC

F7 F5

F10 F3

F9 N

6. Tại màn hình chứng từ hay tại màn hình cập nhật chứng từ người dùng có thể

xem thêm một số thông số nếu cần. Bằng cách xem như sau:

Tich phải chuột ngay tai vùng màu xanh phía dưới tương ứng với cột cần xem

sau đó chọn điều kiện xem: Ví dụ muốn xem Giá trị lớn nhất của cột tổng tiền. Bỏ

chọn thì thực hiện lại thao tác như cũ và chọn Để trống

Có thể thực hiện với tất cả các cột, phần mềm đã thiết lập mặc định xem tổng

tiền ở cột tổng tiền, tiền chưa thuế, tiền thuế và xem số lượng dòng ở cột số

phiếu.



4.3.5 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting

Trong công tác kế toán thường gặp phải những nghiệp vụ phát sinh có thể có 2

chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán trùng nhau. Những chứng từ như vậy được

gọi là chứng từ trùng. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa

và hiểu như sau: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần vì phần

mềm sẽ tự động chuyển số liệu sang các phân hệ liên quan. Nhưng khi một nghiệp

vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau -> sẽ được kế toán theo dõi ở 2

phân hệ khác nhau (do 2 nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa

các thông tin khác nhau). Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do

kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hoá còn

phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng

bán ra.

Chủ đề này quy định về cách cập nhật chứng từ trên máy để tránh trường hợp xảy ra

việc trùng chứng từ. Thứ tự ưu tiên khi nhập chứng từ như sau:

1. Đối với kế toán Tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất tức là trong bất cứ trường

hợp nào liên quan đến tiền mặt.



2. Đối với Tiền gửi ngân hàng sẽ được ưu tiên thứ 2 trong trường hợp liên quan

đến tiền gửi. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. Trong trường

hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với

giấy báo có (thu).

.....

Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự

sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm.

Ví dụ

Khi mua vật tư hàng hóa bằng tiền mặt Người làm Kế toán Tiền mặt sẽ nhập thông

tin vào phiếu chi. phần mềm chỉ có một màn hình chung nhất cho tất cả các chứng

từ, vì thế kế toán tiền mặt cũng đã nhập tất cả cá thông tin mà kế toán vật tư hàng

hóa phải theo dõi như thông tin phục vụ cho việc quản lý kho hàng, vật tư. Vì thế kế

toán vật tư không phải nhập chứng từ nhưng vẫn theo dõi được thông tin quản lý vật

tư, hàng hóa và vấn đề trùng chứng từ không xảy ra.

Bảng chỉ dẫn cách sử dụng màn hình nhập chứng từ

Tên chứng

từ

Kí hiệu Cách sử dụng

Kế toán tiền

mặt

Phiếu chi PC Dùng cho các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt



Phiếu thu PT Dùng cho các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt

Kế toán tiền

gửi

Giấy báo Nợ GBNO Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền

gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập

quỹ tiền mặt

Giấy báo Có GBCO Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền

gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ chi tiền mặt gửi tiền vào tài

khoản ngân hàng

Kế toán tiền

vay

Vay tiền VT Dùng cho các nghiệp vụ vay tiền không thu về tiền mặt

hay tiền gửi ví dụ như dùng trực tiếp khoản tiền vay trả

nợ nhà cung cấp hay nghiệp vụ vay bằng hiện vật...

Trả tiền vay TTV Dùng cho các nghiệp vụ trả tiền vay không bằng tiền

mặt hay tiền gửi ví dụ như trả khoản vay bằng hiện vật,

hàng hóa...

Kế toán bán

hàng và

cung cấp

dịch vụ

Doanh thu bán

hàng hóa

DTHH Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng hóa không thu tiền

ngay (tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho hàng hóa

Doanh thu bán

thành phẩm

DTTP Dùng cho các nghiệp vụ bán thành phẩm không thu tiền

ngay (tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho thành



phẩm

Doanh thu

dịch vụ

DTDV Dùng cho các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không thu tiền

ngay ( tiền mặt hay tiền gửi)

Doanh thu

khác

DTK Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoạt động

tài chính hay thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất

kinh doanh của đơn vị nhưng không thu được bằng tiền

(tiền mặt hay tiền gửi)

Kế toán

quản lý kho

Nhập kho NK Dùng cho các nghiệp vụ nhập điều chỉnh hàng tồn kho...

Nhập nguyên

vật liệu

NNVL Dùng cho nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 152 trả chậm,

hạch toán qua công nợ phải trả người bán.

Nhập công cụ

dụng cụ

NCCD

C

Dùng cho nghiệp vụ mua vật tư 153 trả chậm, hạch toán

qua công nợ phải trả người bán

Nhập hàng

thương mại

NHTM Dùng cho các nghiệp vụ mua hàng hóa 156 trả chậm,

hạch toán qua công nợ phải trả người bán

Nhập thành

phẩm

NTP Dùng để nhập kho thành phẩm (Ghi Nợ TK 155). Chỉ

nhập số lượng, còn giá trị do phần mềm tự động tính.

Nhập hàng bị

trả lại

NHBTL Dùng cho nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại. Hạch toán

ghi giảm công nợ, giảm doanh thu và điều chỉnh thuế

đầu ra

Xuất kho XK Dùng cho các nghiệp vụ xuất hàng tồn kho theo kiểm kê

Xuất nguyên

vật liệu

XNVL Dùng cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu để sản

xuất, đưa vào sử dụng 152, 153



Xuất công cụ

dụng cụ

XCCD

C

Dùng cho các nghiệp vụ xuất vật tư, công cụ dụng cụ

153

Xuất bán hàng

thương mại

XHBTM Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng thương mại 156 (ghi

nhận giá vốn), thường do phần mềm tự động thực hiện

khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu

Xuất bán hàng

thành phẩm

XBHTP Dùng cho các nghiệp vụ xuất bán thành phẩm 155 (ghi

nhận giá vốn); thường do phần mềm tự động thực hiện

khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu

Chuyển kho CK Dùng cho các nghiệp vụ điều chuyển vật tư, hàng hóa,

thành phẩm giữa các kho với nhau: xuất chuyển kho nội

bộ, xuất hàng gửi bán đại lý

Điều chỉnh tồn

kho

DCTK Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê

lại kho phát hiện thừa hay thiếu vật tư hàng hóa.

Kế toán

TSCĐ

Tăng TSCĐ TTS Dùng cho các ngiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định

mà không do chi tiền mặt, tiền gửi hay tiền vay. Ví dụ

như tăng tài sản do cấp trên cấp vốn bằng tài sản, chưa

trả tiền cho người bán....

Giảm TSCĐ GTS Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định

nhưng không làm tăng quỹ tiền mặt hay tiền gửi. Ví dụ

như phản ánh tài sản giảm khi thanh lý, nhượng bán hay

chuyển tài sản đi đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết...

Điều chỉnh

nguyên giá

TSCĐ

DCTS Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh nguyên giá ví dụ như

điều chỉnh tăng sau khi sửa chữa lớn làm tăng nguyên

giá của tài sản



Khấu hao tài

sản

KHTS Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao đặ biệt như khấu

hao tài sản theo mùa vụ, khấu hao tài sản khi phát hiện

thừa tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kế toán tổng

hợp

Kế toán tiền

lương

KTTL Hạch toán vào chi phí các khoản lương và các khoản

trích theo lương công ty nộp

Chuyển đổi

công nợ

CDCN Dùng cho các nghiệp vụ chuyển đổi công nợ

Bút toán tổng

hợp

BTTH Dùng cho các nghệp vụ tổng hợp, các bút toán điều

chỉnh tăng, điều chỉnh giảm thuế GTGT

Bút toán khác BTK Dùng cho các nghiệp vụ không nằm trong các nghiệp vụ

trên

Kế toán tự

động

Kế toán tự

động

Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao, phân bổ chi phí

trả trước, các bút toán kết chuyển cuối kì, bút toán phân

bổ do phần mềm tự động thực hiện



4.4 Hệ thống

Chủ đề này sẽ hướng dẫn chi tiết các chức năng của tab Hệ thống. Dưới đây là

màn hình hiển thị tất cả các chức năng của tab này


Khóa phiên làm việc

Tùy chọn

Đổi mật khẩu

Cấu hình dữ liệu

Thoát

4.4.1 Khóa phiên làm việc

Chức năng này cho phép khóa phần mềm tạm thời tránh những người không có

quyền truy cập sử dụng phần mềm mà không phải thoát khỏi phần mềm. Để mở

khóa thì nhập lại mật khẩu.

Thực hiện như sau:

Vào Hệ thống > Khóa phiên làm việc

174

175

182

183

189

175HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống


,

Phần mềm xuất hiện:

Để sử dụng lại phần mềm người dùng nhập lại mật khẩu như mật khẩu khi

đăng nhập vào phần mềm và chọn

4.4.2 Tùy chọn

Chức năng này cho phép mỗi người sử dụng có những tùy chọn riêng, các tùy chọn

này chỉ có ý nghĩa trên máy đang sử dụng phần mềm, không ảnh hưởng cũng như

làm thay đổi đến các máy khác.

Để thiết lập tùy chọn có hiệu lực, một số tùy chọn yêu cầu phải khởi động lại phần

mềm.




Hệ thống

Kế toán

Giao diện

4.4.2.1 Hệ thống

Chức năng này cho phép thiết lập một số tùy chọn về định dạng hệ thống của phần

mềm và một số tiện ích.Trình tự thực hiện:

Vào Hệ thống > Tùy chọn > Hệ thống. Màn hình tùy chọn hệ thống sẽ xuất hiện như

bên dưới

176

179

182



Màn hình hiển thị các cài đặt mặc định của phần mềm, người dùng có thể sửa lại

theo nhu cầu sử dụng. Sau đó nhấn nút

Muốn thiết lập lại các tùy chọn như mặc định của phần mềm thì nhấn nút

Các lựa chọn của cửa sổ thiết lập

1. Hiển thị thư mục nơi phần mềm được cài đặt.

2. Ký tự phân chia nhóm 3 số: là ký tự phân chia giữa hàng đơn vị, hàng nghìn,

hàng triệu, ...Người dùng có thể chọn dấu chấm (.) hoặc dấu phẩy (,)

3. Ký tự phân chia phần thập phân: là ký từ phân chia giữa hàng đơn vị với số

thập phân ở sau. Người dùng có thể chọn dấu chấm(.) hoặc dấu phẩy(,)



4. Dữ liệu ngày: là định dạng ngày, giá trị mặc định là dd/MM/yyyy(ngày/tháng/

năm)

5. Hỏi trước khi thoát phần mềm: nếu được thiết lập, phần mềm sẽ hỏi bạn có

thật sự muốn thoát khỏi phần mềm khi thực hiện tắt màn hình chính của phần

mềm.

Hỏi trước khi xóa dữ liệu: nếu được thiết lập, phần mềm yêu cầu xác nhận

trước khi xóa dữ liệu.

Tự động kiểm tra phiên bản mới: nếu được thiết lập, khi có phiên bản mới thì

phần mềm sẽ tự đông cập nhật phiên bản mới

Hiển thị đầy đủ tên đối tượng tại cửa sổ chọn: nếu được thiết lập phần mềm sẽ

hiển thị đầy đủ tên cửa sổ được chọn

6. Nút Mặc định: cho phép trở lại giá trị mặc định của các tùy chọn.



4.4.2.2 Kế toán

Chức năng này cho phép thiết lập các tùy chọn liên quan đến hiển thị chứng từ và số

liệu kế toán khác.

Ý nghĩa chi tiết của các tùy chọn:

Hiển thị chi tiết của chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm

sẽ hiển thị chi tiết định khoản, hóa đơn và bút toán ngoài bảng ngay dưới mỗi

chứng từ tại màn hình chứng từ. Sau khi thay đổi tùy chọn này phải khởi động

lại phần mềm.



Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập,

phần mềm sẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ(tại màn hình chứng từ)

ở một thời điểm. Khi mở nhóm chứng từ khác thì nhóm chứng từ đang mở sẽ

tự động đóng lại

Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo: nếu tùy chọn này được thiết lập,

phần mềm sẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo(tại màn hình báo cáo) ở

một thời điểm. Khi mở báo cáo khác thì nhóm báo cáo đang mở sẽ tự động

đóng lại.



Tùy chọn in chứng từ.

Hiển thị tài khoản Nợ/Có và Hiển thị số tiền của mỗi tài khoản: nếu tùy

chọn này được thiết lập thì trong mỗi chứng từ in ra sẽ hiển thị thêm số định

khoản Nơ/Có và số tiền của định khoản đó. Ví dụ:



4.4.2.3 Giao diện

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi giao diện phần mềm, chọn trong

danh mục giao diện.

4.4.3 Đổi mật khẩu

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu hiện tại bằng một mật

khẩu mới. Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, phần mềm được mặc định là rỗng.

Người dùng cần vào chức năng này để thiết lập mật khẩu nhằm tránh xâm phạm dữ

liệu trái phép.



Các bước tiến hành đổi mật khẩu

1. Nhập mật khẩu hiện tại. Đối với người sử dụng phần mềm lần đầu tiên thì

không nhập mục này

2. Nhập mật khẩu mới

3. Nhập lại mật khẩu mới

4. Nhấn nút

4.4.4 Cấu hình dữ liệu

Chức năng này cho phép cấu hình tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) sẽ được sử dụng.

Tùy theo phiên bản sẽ có cách cấu hình dữ liệu khác nhau giữa sử dụng ở một máy

đơn và sử dụng cho nhiều máy trong mạng LAN.



1. Cấu hình dữ liệu cho máy đơn

IP(hoặc tên) máy chủ: địa chỉ IP chính là địa chỉ của máy đang sử dụng, nhập là

localhost hoặc 127.0.0.1

Tích vào mục Dữ liệu nhúng.

Chọn tập tin dữ liệu sử dụng.

Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra.

Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.

2. Cấu hình dữ liệu cho máy trong mạng LAN

Tại máy chủ(server)

a) Sau khi Cài đặt ở máy chủ, chạy phần mềm và tạo mới tập tin dữ liệu.

b) Xác định địa chỉ IP hoặc tên của máy chủ

Tên máy chủ: chọn Control Panel --> System



Địa chỉ IP



c) Nhập địa chỉ IP hoặc tên máy chủ vào màn hình Cấu hình dữ liệu.

d) Bỏ chọn Dữ liệu nhúng.

e) Chọn tập tin dữ liệu trên máy chủ.

f) Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra

g) Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.

Tại máy trạm:

Thực hiện tương tự từ bước c đến g như đã làm với máy chủ. Nhập địa chỉ IP,

đường dẫn tương tự như đã thiết lập tại máy chủ

Lưu ý: một số phần mềm firewall, diệt

virus máy tính có thể ngăn cản việc

kết nối tới dữ liệu máy chủ. Nếu như



kết nối thử không thành công thì cần

kiểm tra lại thiệt lập tại các phần mềm

đó.



4.4.5 Thoát

Chức năng này cho phép thoát khỏi phần mềm. Mở chức năng này bằng cách vào

Hệ thống > Thoát

4.5 Danh mục

Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên

quan. Ví dụ các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh

mục khách hàng để theo dõi công nơ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên

giá và khấu hao của tài sản, … Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật

thường xuyên trong quá trình sử dụng.

Số lượng danh mục sử dụng tùy thuộc vào hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp. Một vấn đề quan trọng trong tổ chức danh mục là phân nhóm danh mục và

xây dựng hệ thống mã đối tượng hợp lý và khả năng mở rộng trong tương lai.

Để thực hiện các chức năng trong phần mềm, người sử dụng cần phải khai báo các

danh mục liên quan sau:

Danh mục Khách hàng, Nhóm khách hàng.

Danh mục Hàng hóa, Nhóm hàng hóa.

Danh mục Nhân viên, ...

Danh sách các loại danh mục phần mềm thiết kế để người dùng có thể khai báo:



4.5.1 Hướng dẫn tổ chức và mã hóa thông tin danh mục

Mã hoá thông tin có thể hiểu là việc tập hợp tất cả các thông tin của một đối tương

nào đó thành một đoạn mã (có thể là số, chữ hay các ký hiệu,...) mà thông qua đoạn

mã này sẽ biết được các thông tin chi tiết về đối tượng đó. Ví dụ: Thông qua số mã

vạch hàng hóa có thể biết được các thông số của hàng hóa như: nước sản xuất, tên

doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm,

nơi kiểm tra...

Trong kế toán có rất nhiều các đối tượng cần theo dõi như: Khách hàng, Nhân viên,

Kho, Hàng hóa, TSCĐ... Để tin học hoá công tác kế toán hay nói đơn giản là để tối

191HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Danh mục


ưu việc xử lý tìm kiếm, tính toán... thay vì phải xử lý rất nhiều thông tin về một đối

tượng thì chỉ cần xử lý với đoạn mã hoá của đối tượng đó.

Nguyên tắc chung của việc đánh mã thông tin là:

Được phép dùng các ký tự chữ (A - Z) hoặc ký tự số (0 - 9), có thể dùng một

số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_) hoặc gạch chéo (/, \),

dấu chấm (.).

Nếu dùng ký tự chữ thì nên dùng chữ in hoa.

Tuy nhiên không nên dùng mã bằng tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên

dùng các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi

(?),...

Mã của một đối tượng phải là duy nhất, không được phép trùng nhau.

Vì số đối tượng trong danh mục sẽ tăng thêm theo thời gian, nên khi xây dựng

hệ thống mã phải tính đến đối tượng phát sinh thêm.

Đối với danh mục lớn, nên đánh số kèm theo ký hiệu, ví dụ: AB00001,

AB00002, …, AC00001, …

Đối với danh mục không lớn, nên đánh số theo ký hiệu dễ nhớ, ví dụ: Công ty

ABC có mã là ABC, Kho 123 có mã K123, …

Nếu danh sách thông tin cần khai báo có: Số lượng < 10, mã số có thể bắt đầu

từ 1; Nếu 10<=SL<100, mã số phải bắt đầu từ 01; Nếu 100<=SL<1000, mã số

phải bắt đầu từ 001...

Phần mềm cho phép phân nhóm các danh mục, mỗi nhóm cũng được đánh

mã, với các đối tượng trong nhóm, có thể ghép mã của nhóm vào mã đối

tượng, ví dụ: Nhóm A có đối tượng lần lượt A001, A002,

4.5.2 Vào chức năng danh mục

Để thiết lập danh sách danh mục đối tượng cần theo dõi phải vào chức năng danh

mục. Các danh mục đều giống nhau về thao tác sử dụng nên trong hướng dẫn này

chỉ trình bày một ví dụ để người dùng tham khảo. Vào menu Danh mục > Chọn đối



tượng cần thiết lập danh mục theo dõi > Danh mục. Ví dụ về cách thiết lập danh

mục Khách hàng

4.5.3 Thêm mới một đối tượng

Sau khi vào Danh mục > Khách hàng > Danh mục. Màn hình hiển thị

1. Để thêm mới một đối tượng, người sử dụng bấm nút để bắt đầu.

phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng như trong hình dưới.



2. Nhập các thông tin cần thiết cho đối tượng như tên,nhóm,mã số thuế, địa chỉ,

số tài khoản ngân hàng...

Nếu nhóm khách hàng đã được thiết lập thì chỉ cần chọn nhóm khách hàng phù

hợp. Nếu nhóm khách hàng chưa được thiết lập thì phải tiến hành thêm nhanh

nhóm khách hàng bằng cách:

Vào vùng nhập nhóm khách hành rồi nhấn phím F3 trên bàn phím. Phần mềm

sẽ hiển thi màn hình nhập nhóm khách hàng.



Sau đó tiến hành thêm nhóm khách hàng giống hướng dẫn tại mục thêm nhóm

đối tượng .

3. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng, nhấn nút

để lưu các thông tin vừa nhập.

Lưu ý: Những thông tin có biểu

tượng yêu cầu người sử dụng phải

nhập đầy đủ.

4.5.4 Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng

Để thay đổi thông tin một đối tượng, tiến hành các bước như sau:

Bước 1:

Vào chức năng Danh mục > Chọn đối tượng cần thao tác > Danh mục

Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhập đối tượng danh mục.

Bước 2:

Chọn đối tượng cần thao tác bằng cách trỏ chuột vào dòng đối tượng đó. Dòng

đối tượng được chọn sẽ có nền màu xanh.

198



Bước 3:

Thay đổi thông tin đối tượng vừa được chọn ngay trong lưới dữ liệu hay có thể

sửa trực tiếp ngay trên dòng số liệu.

Bước 4:

Cuối cùng nhấn nút để lưu lại thông tin vừa được thay đổi.

4.5.5 Xóa đối tượng danh mục

Tiến hành xóa một đối tượng trong danh mục thực hiện như sau:

Bước 1:

Vào chức năng Danh mục > Chọn đối tượng cần thao tác > Danh mục

Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhập đối tượng danh mục

Bước 2:

Chọn đối tượng cần thao tác bằng cách trỏ chuột vào dòng đối tượng đó.

Dòng đối tượng được chọn sẽ có nền màu xanh.



Có thể sử dụng phím Ctrl hoặc Shift và chuột để chọn nhiều dòng đối tượng

Bước 3:

Nhấn nút để thực hiện xóa đối tượng.

Phần mềm thông báo người dùng có muốn xóa đối tượng đã chọn.

Chọn hoặc nhấn Phím tắt N trên bàn phím đề đồng ý xóa dữ liệu.

Chọn hoặc nhấn phím tắt K trên bàn phím để không đồng ý xóa

dòng dữ liệu đó.

4.5.6 Sắp xếp và tìm kiếm

phần mềm cho phép người sử dụng thao tác trên danh mục đối tượng nhanh chóng,

như cho phép sắp xếp tăng dần, giảm dần, tạo các điều kiện lọc, gom nhóm, ...

1. Sắp xếp



Chức năng sắp xếp danh mục có thể xem thêm tai mục hướng dẫn sắp xếp

chứng từ

2. Tìm kiếm nhanh các đối tượng bằng cách lọc dữ liệu

Chức năng tìm kiếm có thể xem hướng dẫn thêm tại hướng dẫn sử dụng chức

năng lọc tìm chứng từ .

160

161



4.5.7 Phân nhóm đối tượng

Với một số đối tượng phải theo dõi với số lượng lớn nhằm thuận tiện cho công tác

quản lý đối tượng thì phải phân chia đối tượng ra thành nhiều nhóm. Trình tự thực

hiện thêm nhóm đối tượng tương tự như thêm mới danh mục đối tượng.

Vào chức năng Danh muc > Chọn đối tượng cần thiết lập > Phân nhóm

Ví dụ phân nhóm cho đối tượng khách hàng

Vào chức năng Danh mục > Khách hàng > Phân nhóm

Màn hình phần mềm hiển thị:

4.5.7.1 Thêm nhóm đối tượng

Sau khi phần mềm hiển thị cửa sổ thêm mới nhóm đối tượng.

Để tiến hành thêm mới nhấn nút , màn hình hiển thị thêm dòng thêm

mới nhóm đối tượng hiển thị



Sau đó tiếp tục nhập trực tiếp các thông tin về nhóm đối tượng như mã đối

tượng, tên đối tượng, ghi chú (nếu có)...

Cuối cùng để lưu lại nhóm chứng từ nhấn nút

4.5.7.2 Sửa/ Xóa nhóm đối tượng

Nếu muốn tiền hành sửa, xóa nhóm đối tượng. Tiến hành như sau:

Bước 1:

Vào chức năng Danh mục > Chọn đối tượng cần thao tác > Phân nhóm.

Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhập nhóm đối tượng.

Bước 2:

Chọn nhóm đối tượng cần thao tác bằng cách trỏ chuột vào dòng đối tượng đó.

Có thể sử dụng phím Ctrl hay Shift để chọn nhiều dòng đối tượng.

Bước 3:

Tiến hành những thao tác cần thực hiện.

Muốn Xóa nhóm đối tượng thì nhấn nút

Muốn Sửa nhóm đối tượng thì nhập lại trực tiếp tại dòng đối tượng đó

Bước 4:

Cuối cùng nhấn nút để lưu lại thông tin vừa thay đổi.



4.6 Quản trị

Menu này bao gồm các chức năng liên quan đến thiết lập thông số chính cho phần

mềm, hệ thống tài khoản, phân quyền, quản lý dữ liệu, quản lý kỳ kế toán, ...


Hệ thống tài khoản

Quản lý người dùng

Nhật kí sử dụng

Mở khóa sổ

Kì kế toán

Hồ sơ đơn vị

Thông số

Thiết lập nhóm chứng từ

Cập nhật

Bảo trì dữ liệu

Tạo đơn vị mới

Phục hồi dữ liệu

Chia tách đơn vị

4.6.1 Hệ thống tài khoản

Đối với công tác kế toán, việc xây dựng hệ thống tài khoản là hết sức quan trọng.

Khi sử dụng phần mềm, việc tổ chức tốt hệ thống tài khoản không những giúp cho

công tác kế toán vận hành hiệu quả, mà còn là nền tảng để khai thác tốt nhất tính

năng của phần mềm.

Tài khoản của phần mềm có các tính chất quan trọng là:

Tài khoản có thể được chi tiết theo đối tượng

200

212

218

219

220

222

224

231

232

233

234

236

236

201HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị


Tài khoản có thể được chi tiết theo ngoại tệ

Tài khoản có thể theo dõi chi tiết số lượng

Trong chủ đề này, chúng tôi đưa ra một số nguyên tắc khi xây dựng hệ thống tài

khoản.

Hệ thống tài khoản mặc định trong phần mềm đã được thiết lập đầy đủ để

dùng cho các nghiệp vụ thông thường của kế toán

4.6.1.1 Nguyên tắc chung khi xây dựng hệ thống tài khoản

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản

sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống

tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động

và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu

khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn có. Nguyên tắc khi xây

dựng hệ thống tài khoản:

1. Đối với các tài khoản đã được quy định bởi Bộ Tài chính, nên giữ nguyên cho

dù chưa dùng đến.

2. Không nên tạo tài khoản con để theo dõi riêng từng đối tượng kế toán.

Phần mềm Tony Accounting cho phép thiết lập đối tượng theo dõi chi tiết theo từng

tài khoản.

Ví dụ: Doanh nghiệp có 03 tài khoản ngân hàng tiền Việt Nam mở tại 03 ngân hàng

khác nhau: Vietcombank, Techcombank, Sacombank thì không nên mở tài khoản

con của 1121 như 1121Vietcombank, 1121Teckcombank, 1121Sacombank. Để

theo dõi chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng, bạn thiết lập đối tượng theo dõi là

"Tài khoản ngân hàng" cho tài khoản 1121.

Khi thiết lập như vậy thì hệ thống tài khoản của doanh nghiệp sẽ bớt cồng kềnh,

phức tạp và công tác theo dõi từng đối tượng tài khoản được thực hiện khoa học

hơn.



4.6.1.2 Màn hình hệ thống tài khoản

Trình tự mở màn hình hệ thống tài khoản như sau:

Vào Quản trị > Hệ thống tài khoản

Màn hình hệ thống tài khoản mở ra hiển thị:

Màn hình hệ thống tài khoản gồm 4 phần.

1. Cây tài khoản

Hiển thị danh sách tài khoản dạng cây thể hiện quan hệ giữa các tài khoản. Trên

cây tài khoản mặc định ban đầu khi mở phần mềm đã có đầy đủ các tài khoản

theo hệ thống quy định của Bộ tài chính (người dùng không nên thay đổi thứ tự

này). Tùy theo tham số kế toán ban đầu doanh nghiệp chọn là tổ chức hệ thống

kế toán theo quyết định 15 hay quyết định 48 thì cây tài khoản này sẽ được tổ

chức tương ứng với từng hệ thống kế toán doanh nghiệp đã chọn.



Phần mềm có chức năng thay đổi vị trí hệ thống tổ chức cây tài khoản theo ý

người dùng. Sử dụng chức năng này bằng cách tích vào ô: Cho phép kéo thả

trong cây tài khoản. Sau đó thực hiện kéo thả các tài khoản ở vị trí theo nhu cầu

người dùng.

2. Mã và tên tài khoản

Khi chọn một mã tài khoản tại cây tài khoản thì phần thông tin chi tiết các tài

khoản được hiển thị tương ứng với tài khoản được chọn. phần này bao gồm



nội dung mã tài khoản, tài khoản mẹ và tên tài khoản, tên tiếng Anh, kiểu số

dư.

Với một số tài khoản lưỡng tính như tài khoản 131, 331 thì kiểu số dư là:

lưỡng tính.

Với những tài khoản số dư Nợ / Có bình thường khác thì kiểu số dư là: bình

thường.

3. Đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản

Tùy theo nhu cầu quản lý thì mỗi tài khoản có hoặc không có đối tượng theo dõi.

Mục đích của việc thiết lập đối tượng là hỗ trợ công tác kế toán quản trị trong

việc tính phát sinh và theo dõi số dư theo từng đối tượng. Đặc điểm này giúp

bạn không phải mở quá nhiều tài khoản con theo dõi chi tiết cho từng đối tượng

giúp cho hệ thống tài khoản bớt cồng kềnh, phức tạp.

Ví dụ1: Công ty có nhiều tài khoản ngân hàng: VCB, TECHCOMBANK,

VPBANK, …, để theo dõi tiền gửi chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng đó, bạn

xác định đối tượng theo dõi của 112 là Tài khoản ngân hàng. Như vậy bạn không

cần thiết(không nên) phải mở các tài khoản con theo dõi riêng từng ngân hàng

như là 112VCB, 112VPBANK.

Ví dụ 2, để thiết lập tài khoản 156 "hàng hóa tồn kho" theo từng đối tượng hàng

hóa trong từng kho hàng thì cách thức tiến hành như sau:

Tại cây tài khoản chọn tài khoản 156, màn hình theo dõi đối tượng tài khoản (đối

tượng được chọn tại cây tài khoản) ban đầu mở ra hiển thị:



Sau khi mở ra để sửa thì tiếp tục thiết lập các đối tượng theo dõi kèm theo tài

khoản. Thực hiện theo các bước:

Tích vào ô Theo dõi

Chọn tên đối tượng cần được theo dõi kèm theo tài khoản trên danh sách liệt



kê các danh mục. Ví dụ hình trên là của tài khoản 156 theo dõi theo từng loại

hàng hóa vào từng kho hàng. Có thể thiết lập tài khoản chi phí (154) theo dõi

theo công đoạn sản xuất, tài khoản daonh thu theo từng hợp đồng hay từng

công trình... Tùy theo đặc điểm và nhu cầu quản lý, báo cáo của người dùng thì

có cách chọn đối tượng phù hợp với từng tài khoản.

Với ô tùy chọn Bắt buộc nhập : Nếu chọn ô này thì khi thực hiện

định khoản có liên quan đến tài khoản đang được thiết lập thì bắt buộc phải

nhập chi tiết đối tượng đã được thiết lập để theo dõi. Theo ví dụ trên thì khi

định khoản Nợ/ Có tài khoản 156 thì phải nhập chính xác là đang thực hiện

nghiệp vụ với hàng hóa gì và ở kho nào.

Với ô tùy chọn Mặc định: tùy chọn này nhằm thiết lập đối tượng mặc định được

theo dõi



4. Các tùy chọn

Các tùy chọn nhằm thiết lập các tiện ích khi nhập định khoản cũng như theo dõi

số dư tài khoản một cách khoa học hơn. Phần mềm thiết kế một màn hình tùy

chọn chung nhất cho tất cả các tài khoản. Khi mở tab tùy chọn phần mềm hiển

thị:

Tùy theo từng tài khoản được chọn tại cây tài khoản thì thiết lập các tùy chọn

tương ứng.

Ví dụ khi chọn các tài khoản hàng tồn kho 15X thì thiết lập Cảnh báo khi tồn kho

âm bằng cách cảnh báo khi số dư bên Có của tài khoản hàng tồn kho xuất hiện.

Các chức năng tùy chỉnh của tùy chọn:

Kiểm tra tồn quỹ âm: đặt bên Có tài khoản 111 và 112, khi định khoản 111 hay

112 bên Có, phần mềm sẽ kiểm tra tồn quỹ có âm hay không. Đặt mức độ:

Không kiểm tra, cảnh báo (cho phép lưu) và không cho lưu.

Mức độ:

Không kiểm tra: Không kiểm tra tồn quỹ

Cảnh báo (cho phép lưu): khi tồn quỹ âm, phần mềm sẽ hiển thị biểu tượng

cảnh báo, nhưng người dùng vẫn được lưu chứng từ



Cảnh báo (không cho lưu): Khi tồn quỹ âm, phần mềm sẽ hiển thị biểu

tượng cảnh báo, đồng thời không cho lưu chứng từ.

Kiểm tra tồn kho: đặt bên Có các tài khoản 152, 153, 155, 156, 157, khi định

khoản bên Có các tài khoản này, phần mềm kiểm tra số lượng tồn kho có âm

hay không. Đặt mức độ: Không kiểm tra, cảnh báo(cho phép lưu) và không cho

lưu.

Tài khoản theo dõi chênh lệch tỷ giá: đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng

ngoại tệ, công nợ ngoại tệ cần theo dõi chênh lệch tỷ giá.

Tài khoản phát sinh chênh lệch tỷ giá: nếu xảy ra chênh lệch tỷ giá, phần mềm

sẽ tự động định khoản tài khoản chênh lệch tỷ giá.

Tài khoản thuế GTGT: áp dụng cho các tài khoản 133, 333.

Tài khoản công nợ.

Theo dõi đích danh theo chứng từ: phần mềm Tony Accounting cho phép bạn

theo dõi đích danh theo từng chứng từ. Giả sử bạn cần theo dõi số phát sinh

bên có tài khoản 156 đích danh theo chứng từ theo phương pháp FIFO, bạn

tích vào ô Bên Có của Phương pháp FIFO và tích vào ô Tài khoản hàng hóa

ngyên liệu, thành phẩm (khi chọn những tài khoản 15X)

Theo dõi đích danh theo định khoản (bút toán): Phương pháp này áp dụng cho

theo dõi xuất kho đích danh, giả sử cần theo dõi đích danh xuất kho tài khoản

152 theo phương pháp FIFO, bạn tích vào ô Bên Có của phương pháp FIFO

(Bắt buộc chọn mục này khi doanh nghiệp tính giá theo phương pháp đích

danh, LIFO,FIFO). Với mỗi định khoản người dùng sẽ nhập đích danh chính

xác lô hàng nào cần được xuất kho nhằm tính giá đúng theo phương pháp đã

thiết lập.

Với các tùy chọn này thường thì phần mềm đã mặc định sẵn nhưng tùy chọn cần



thiết. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đặc thù thì có thể thiết lập lại để phù hợp

với công tác kế toán tại doanh nghiệp mình.

4.6.2 Số dư ban đầu

Để phần mềm theo dõi tiếp tục số dư các tài khoản (số dư trước khi đưa vào sử

dụng phần mềm), số dư công nợ, nguyên giá và giá trị đã khấu hao, số lượng hàng

tồn kho, … Một số tài khoản yêu cầu phải nhập số dư chi tiết là những tài khoản có

đối tượng theo dõi kèm theo. Đối với các doanh nghiệp theo dõi đích danh công nợ,

xuất kho đích danh cần nhập số tồn đích danh theo từng chứng từ, từng lô hàng.

Để nhập số dư kỳ đầu tiên, thực hiện như sau:

1. Chọn chức năng nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên. Bằng cách: Vào Quản trị >

Số dư ban đầu. Sau đó phần mềm sẽ tự động chuyển về kì kế toán đầu tiên và

xuất hiện màn hình.



2. Nhập số dư của các tài khoản và chi tiết theo từng đối tượng nếu có. Bằng

cách nhấn nút "Thêm" và tiến hành nhập các số liệu tương ứng.

Hoặc nếu doanh nghiệp có số liệu kế toán đầu kì tương đối lớn thì có thể nhập

số liệu từ file Excel theo mẫu của phần mềm. Thực hiện bằng cách kích phải

chuột giữa vùng trắng của màn hình nhập số liệu chọn Nhận dữ liệu từ Excel. Sau

đó thực hiện như hướng dẫn trên phần mềm.

Mẫu tập tin Excel: người dùng phải lập 1 tập tin Excel với mẫu như hướng dẫn

để có thể nhập số liệu vào phần mềm.



Lưu ý: Để Excel không hiểu các dấu

cộng (+) hoặc trừ (-) là các toán tử thì

trước vùng nhập dữ liệu mã đối

tượng phải bắt đầu bằng dấu nháy (')

Ngoài ra bảng nhập Excel trên còn cho phép nhập danh mục đối tượng

thay cho việc nhập trực tiếp như hướng dẫn thêm mới đối tượng . Như vậy

để thêm mới danh mục đối tượng thì người dùng có thể tạo ra file Excel với

đạng như trên nhưng chỉ phải thực hiện nhập số liệu vào 2 cột A, B, sau đó

vào chức năng nhập số dư ban đầu và thực hiện như trên.

3. Nhập số liệu báo cáo tài chính của năm trước để đưa vào các báo cáo tài

192



chính cho năm hiện tại. Thực hiện bằng cách nhập số liệu trực tiếp vào lưới dữ

liệu

4.6.3 Quản lý người dùng

Chức năng này cho phép quản lý danh mục người sử dụng, danh mục vai trò, gán

vai trò sử dụng cho người sử dụng và phân quyền chức năng, báo cáo, nhóm chứng

từ cho từng vai trò.

Để vào chức năng này: Vào Menu Quản trị > Quản lý người dùng


Người dùng : quản lý

danh sách những người

sử dụng phần mềm.

Vai trò : quản lý danh

sách các vai trò đối với

hệ thống phần mềm

Gán vai trò : phân vai

trò cho từng người sử

dụng

Phân quyền : phân

quyền trên chức năng

của mỗi vai trò

213

216

216

217



4.6.3.1 Người dùng

Quản lý người dùng

Cho phép thiết lập các biện pháp quản lý người dùng sử dụng phần mềm. Sử dụng

2 chức năng là thêm mới người dùng, hiệu chỉnh người dùng, xóa một đối tượng

trong danh sách người dùng.

Thêm mới người dùng

1. Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng. Màn hình phần mềm hiển thị:

2. Nhấn nút để thêm mới người dùng. Màn hình hiển thị dòng thêm

mới:

3. Nhập các thông tin cần thiết cho người dùng. Nhập trực tiếp vào lưới dữ liệu



Có thể đặt mật khẩu đăng nhập cho từng người sử dụng riêng biệt bằng cách:

Nhấp đôi chuột vào , sau đó phần mềm hiển thị

Người dùng nhập mật khẩu mới và xác nhận mật khẩu mới.

Cuối cùng nhấn nút để đồng ý đặt mật khẩu, nhấn nút

nếu không muốn lập mật khẩu

4. Nhấn nút để lưu lại thông tin vừa nhập

Hiệu chỉnh thông tin người dùng

1. Chọn một người dùng trong danh mục, dòng được chọn sẽ được bôi đậm

màu.



2. Thay đổi thông tin người dùng vừa được chọn ngay trong lưới dữ liệu.

3. Nhấn nút để lưu lại thông tin vừa được thay đổi.

Xóa một đối tượng trong danh sách người dùng

1. Chọn một người dùng trong danh mục, dòng được chọn sẽ được bôi đậm

màu.

2. Nhấn nút để thực hiện xóa người dùng.

3. Phần mềm thông báo người dùng có muốn xóa người dùng đã chọn.

Chọn hoặc nhấn phím tắt N trên bàn phím đề đồng ý xóa dữ liệu.

Chọn hoặc nhấn phím tắt K trên bàn phím để không đồng ý xóa

dòng dữ liệu đó.

Nếu muốn xóa nhiều người dùng, sử dụng tổ hợp phím Shift hay Ctrl và



nút chuột trái để chọn nhiều đối tượng.

4.6.3.2 Vai trò

Quản lý vai trò

Cho phép người sử dụng quản lý vài trò sẽ được gán cho từng người dùng sử dụng

phần mềm. Thao tác sử dụng trong phần này tương tự như trong phần Quản lý

người dùng.

Mở tab vai trò bằng cách Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng > Vai trò

4.6.3.3 Gán vai trò

Quản lý Gán vai trò cho phép người sử dụng gán các vai trò cho từng người dùng

khi sử dụng phần mềm.

Cách thực hiện:

Mở tab gán vai trò bằng cách Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng >

Gán vai trò

213



Chọn một người dùng (nằm bên trái màn hình) trên lưới dữ liệu

Tích chọn vào từng vai trò (nằm bên phải màn hình) tương ứng với người dùng

đã được chọn.

Phần mềm sẽ tự động lưu những thay đổi khi người sử dụng chuyển qua các

màn hình quản lý khác hoặc đóng màn hình Quản lý người dùng .

4.6.3.4 Phân quyền

Cho phép người sử dụng phân quyền các chức năng của phần mềm cho từng vai

trò của người dùng khác nhau. Phân rõ quyền hạn sử dụng phần mềm ở từng mức

độ khác nhau, giúp cho việc quản lý nội bộ cũng như quản lý số liệu được khoa học

và hợp lý hơn. Tùy thuộc vào mô hình tổ chức kế toán thì từng doanh nghiệp có từng

mức độ phân quyền khác nhau.

Mở tab phân quyền: Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng > Phân quyền

Thao tác sử dụng trong phần này tương tự như trong phần Gán vai trò . Với từng

vai trò được chọn thiết lập các chức năng được phép sử dụng như xem, sửa, xóa,

báo cáo...

212

216



4.6.4 Nhật kí sử dụng

Chức năng này cho phép người dùng theo dõi nhật ký sử dụng phần mềm theo thời

gian bao gồm thời gian, người dùng, phân hệ, thao tác và đối tượng sử dụng. Vào

menu Quản trị > Nhật kí sử dụng

Sau khi kích hoạt chức năng từ menu Quản trị, dữ liệu hiển thị sau khi màn hình



kích hoạt là dữ liệu nhật kí gần nhất. Người dùng sẽ bắt đầu xem thông tin về

nhật ký sử dụng thông qua các thao tác cơ bản sau:

1. Chọn vào mục "Xem theo thời gian" để thay đổi thời gian muốn theo dõi.

2. Nhấn nút để bắt đầu theo dõi nhật ký sử dụng phần mềm.

Ngoài ra để xem nhật kí theo nhóm cột thì thực hiện kéo thả đầu mục cột cần xếp

nhóm vào vùng được hướng dẫn.

Muốn trở lại dạng xem ban đầu thì thực hiện kéo thả ngược lại

4.6.5 Mở khóa sổ

Chức năng này cho phép mở khóa sổ đối với kỳ kế toán đã bị khóa sổ. Nên phân

quyền sử dụng chức năng này nhằm đảm bảo tính an toàn dữ liệu( người dùng đăng

nhập trái phép để sửa số liệu đã khóa sổ)

Cách mở khóa sổ: Vào menu Quản trị > Mở khóa sổ



4.6.6 Kì kế toán

Kỳ kế toán: phần mềm hỗ trợ lập kỳ kế toán theo thời gian bất kỳ (tháng, quý,

sáu tháng, năm), thời gian của các kỳ kế toán có thể khác nhau cho phép thay

đổi khi yêu cầu quản lý hoặc hoạt động doanh nghiệp cần theo đổi.

Việc phân chia thành các kỳ kế toán giúp cho việc quản lý sổ sách, kết chuyển,

khóa sổ được thuận lợi và rõ ràng.

Các chứng từ khi được nhập vào phần mềm đều thuộc kỳ kế toán nhất định

căn cứ vào ngày ghi sổ của chứng từ.

Khi đăng nhập, phần mềm xác định căn cứ vào Ngày làm việc để xác định kỳ

kế toán đang sử dụng và hiển thị ở thanh trạng thái. Để xem số liệu kế toán ở

các kỳ kế toán khác nhau, thực hiện thay đổi Ngày làm việc.

Chức năng này cho phép quản lý các kỳ kế toán, thực hiện khóa sổ, mở sổ đối

với mỗi kỳ kế toán.

Mở màn hình xem Kì kế toán bằng cách: Vào menu Quản trị > Kì kế toán



Thông tin một kỳ kế toán: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái khóa sổ.

Thực hiện thêm kì kế toán khi có nhu cầu, bằng cách nhấn nút , lưu ý

thời gian trong 1 kì khi thêm phải phù hợp với kì kế toán (tháng, quý, năm) đã

thiết lập từ khi cài đặt.

Lưu ý: Đối với kỳ kế toán đã có

chứng từ phát sinh thì không thể xóa

hoặc điều chỉnh lại ngày bắt đầu và

ngày kết thúc



4.6.7 Hồ sơ đơn vị

Chức năng này cho phép nhập thông tin về đơn vị đang sử dụng. Đối với phần mềm

sử dụng cho nhiều đơn vị thì hồ sơ đơn vị là đơn vị đang đăng nhập (hiển thị dưới

thanh trạng thái).

Để mở chức năng hồ sơ đơn vị: Vào Menu Quản trị > Hồ sơ đơn vị

Màn hình hồ sơ đơn vị gồm 3 phần:

1.Hồ sơ

Nhập các thông tin chung như: Tên đơn vị chủ quản, Tên đơn vị, Tên viết tắt, Địa

chỉ, Mã số thuế, Slogan, Loại hình hoạt động, Lĩnh vực hoạt động, Ghi chú...



2. Nhân sự

Nhập các thông tin chung như: Chức danh, Họ tên cho từng chức vụ. Sau đó

chọn chức năng có in tên trên báo cáo hay không.

3. Liên hệ

Nhập các thông tin chung như: Số điện thoại, Số Fax, Email, Website... Các

thông tin này sẽ được lên trên các báo cáo khi nộp cho cơ quan bên ngoài nếu



có yêu cầu.

Cuối cùng, sau khi hoàn tất các bước thiết lập như trên thì nhấn nút để lưu

lại hồ sơ đơn vị.

4.6.8 Thông số

Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các thông số phần mềm.

Để thiết lập thông số có hiệu lực yêu cầu phải khởi động lại phần mềm.

4.6.8.1 Hệ thống

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số hệ thống như số chữ số thập phân,

thư mục sao lưu dữ liệu...

Để mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Thông số > Hệ thống



Cách thực hiện

1. Nhập các thông tin về Số chữ số thập phân, Số chữ số thập phân của tỷ lệ %.

Mục đích: Định dạng số chữ số thập phân cho giá trị số lượng, đơn vị tính, tỷ giá.

2. Tùy chọn các thông tin về quá trình Thực hiện hoặc Tùy chọn sao lưu.

3. Nhập thư mục sao lưu dữ liệu.

Mục đích: phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu. Ngoài ra khi gặp sự cố và cài

đặt lại, không cần chức năng Phục hồi dữ liệu chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ

liệu lại. Tức là chỉ cần thực hiện tìm lại file dữ liệu đã được sao lưu trước đó

và sử dụng lại phần mềm như trước không cần phải phục hồi dữ liệu.

Những bước trên đã được thiết lập khi cài đặt phần mềm. Nếu người dùng

muốn thay đổi thì vào chức năng này.

4. Chọn ghi nhật kí sử dụng và chọn thời gian tự động xóa nhật kí: khi chọn chức

năng này phần mềm sẽ tự động lưu nhật kí các thao tác của người sử dụng phần

mềm theo thời gian.

Người dùng nên sao lưu các tập tin theo định dạng: Mã đơn vị - Năm -

Tháng - Ngày. Ví dụ: TONY-2008-11-20.tbk.

56

183



Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn khác

(ghi vào CD,usb).

Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thư

mục tại máy chủ.

4.6.8.2 Kế toán

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số kế toán như đơn vị tiền tệ mặc định,

phương pháp tính giá xuất kho, các tùy chọn khi hập chứng từ...

Để mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Thông số > Kế toán



Bấm vào ô "Mở ra để sửa" để mở màn hình thông số kế toán. Màn hình hiển thị:



Gồm có các lựa chọn như sau:

1. Kỳ kế toán đầu tiên: chọn trong danh mục kỳ kế toán. Để xác định kỳ kế toán

đầu tiên, phải xác định chứng từ phát sinh bắt đầu nhập từ vào phần mềm là

ngày nào, ngày của chứng từ nằm trong kỳ kế toán đầu tiên.

2. Đơn vị tiền tệ hạch toán: Mặc định là tiền Đồng Việt Nam.

3. Có hạch toán theo ngoại tệ: nếu muốn theo dõi số liệu theo ngoại tệ. Màn hình

nhập chứng từ trước và sau khi chọn Có hạch toán ngoại tệ



4. Chu kì phát sinh số chứng từ: Thiết lập khoảng thời gian để chứng từ tự động

đánh số phát sinh lại. Đây cũng là khoảng thời gian chứng từ phát sinh được

đánh số lại khi chọn chức năng đánh lại số chứng từ.

5. Tự động sao chép nội dung của chứng từ đến diễn giải của định khoản: phần

mềm sẽ tự động sao chép phần nội dung của chứng từ vào diễn giải của định

khoản, giúp cho việc nhập liệu trở nên nhanh hơn.

6. Bắt buộc nhập số seri của hóa đơn: bắt buộc người sử dụng phải nhập số

seri của hóa đơn khi nhập hóa đơn. Nên chọn chức năng này để tránh việc nhập

sót số seri hóa đơn, giúp cho việc kê khai thuế được nhanh chóng và dễ dàng

hơn

7. Bắt buộc nhập số hóa đơn: bắt buộc người sử dụng phải nhập số hóa đơn khi

nhập hóa đơn. Tương tự như chức năng bắt buộc nhập số seri hóa đơn thì

người dùng cũng nên chọn chức năng này.



8. Tùy chọn mức độ cảnh báo khi tổng số tiền chứng từ khác tổng tiền ở định

khoản: đặt mức cảnh báo (không làm gì, cảnh báo, không cho lưu) khi tổng số

tiền chứng từ khác tổng tiền ở định khoản.

9. Tùy chọn mức độ cảnh báo khi số tiền thuế ở định khoản khác với số tiền thuế

ở hóa đơn: đặt mức cảnh báo (không làm gì, cảnh báo, không cho lưu) khi số

tiền thuế ở định khoản khác với số tiền thuế ở hóa đơn.

10.Phương pháp tính giá xuất kho: chọn phương pháp tính giá xuất kho.

Chú ý: nếu doanh nghiệp có phương pháp tính giá xuất kho là LIFO hay

FIFO thì chọn ở mục này là Đích danh

11. Chọn chỉ tiêu sắp xếp hóa đơn GTGT: theo ngày hóa đơn hay số hóa đơn

12. Chọn khoảng thời gian phát sinh chứng từ ghi sổ.

13. Thiết lập in tên người giao dịch (nhân tiền, giao hàng...) khi in chứng từ hay

không.

14. Thiết lập có in kèm tên người giao dịch trên báo cáo hay không

15. Xem chế độ báo cáo: theo quyết định 15 hay quyết định 48 của Bộ tài chính

Sau khi thực hiện các thiết lập trên nhấn nút để lưu lại, cuối cùng khởi



động lại phần mềm trước khi sử dụng.

4.6.9 Thiết lập nhóm chứng từ

Chức năng này cho phép thiết lập số ký hiệu, các giá trị mặc định cho phần nội dung

và tài khoản mặc định cho mỗi nhóm chứng từ khi thực hiện thêm mới một chứng từ

của nhóm chứng từ tương ứng.

Mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Thiết lập nhóm chứng từ



Tùy theo đặc thù hạch toán người dùng có thể thiết lập các nhóm chứng từ sao

cho hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian lập chứng từ, đề phòng sai sót khi nhập sai...

Các nội dung thiết lập gồm có:

Kí hiệu: do phần mềm mặc định sẵn, người dùng không nên sửa.

Nợ/Có mặc định: với một số tài khoản có tài khoản Nợ/Có không đổi trong tất

cả các định khoản thì thiết lập mục này giúp cho việc nhập chứng từ được

nhanh hơn. Khi mở chứng từ thì tài khoản đó sẽ được mặc định số tài khoản

đã được thiết lập, người dùng không mất thời gian để nhập lại.

Nhập nội dung mặc định: nếu có nội dụng không đổi cho tất cả chứng từ thì nên

thiết lập mục này

Tên hóa đơn HH-DV mua vào/bán ra: thiết lập tên hóa đơn mặc định sẵn

Cuối cùng để lưu lại những thiết lập nhấn nút

Lưu ý: Để bỏ chọn tài khoản đã nhập

nhấn Ctrl+ Delete

4.6.10 Cập nhật

Chức năng này cho phép Công ty phần mềm T.O.N.Y thực hiện nâng cấp, sửa lỗi

phần mềm thông qua việc gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp. Khi có sự thay đổi

thông tư, chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, hay nâng cấp các tính năng

mới trong hệ thống phần mềm, công ty sẽ thông báo với những doanh nghiệp đang

sử dụng sản phẩm để các doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật các thông tư, chế

độ mới.

Mở chức năng này bằng cách: Vào menu Quản trị > Cập nhật.



Thực hiện việc cập nhật, nâng cấp phiên bản mới bằng cách:

Công ty sẽ gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp.

Người dùng mở chức năng Cập nhật sau đó chọn đường dẫn tới tập tin nâng

cấp đã được gửi tới. phần mềm sẽ tự động làm việc

Cuối cùng khởi động lại phần mềm

4.6.11 Bảo trì dữ liệu

Mở chức năng này phần mềm sẽ tự động tiến hành bảo trì dữ liệu. Khi phần mềm

hoạt động chậm ( do số lượng chứng từ nhập vào lớn...) thì chọn chức năng này sẽ

làm cho phần mềm hoạt động nhanh hơn.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ

không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất

nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần

nên thực hiện chức năng bảo trì dữ liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh

dấu xoá ra khỏi chương trình.

Vào menu Quản trị > Bảo trì dữ liệu



4.6.12 Tạo đơn vị mới

Chức năng này cho phép tạo thêm đơn vị mới trên cùng tập tin dữ liệu đang sử

dụng (một tập tin dữ liệu chứa nhiều hệ thống sổ sách khác nhau và độc lập).

Thực hiện theo trình tự các bước sau:

Mở chức năng tạo đơn vị mới:

Vào menu Quản trị > Tạo đơn vị mới



Màn hình hiển thị Thông tin đơn vị như hình 2. Sau đó thực hiện việc nhập đơn

vị mới tương như thiết lập thông tin ban đầu của doanh nghiệp tại mục khởi tạo

mới

Sau khi tạo mới đơn vị thành công, phần mềm hiển thị thông báo:

Chọn nút hay phím tắt N trên bàn phím

Khi chạy lại phần mềm, tại màn hình đăng nhập, người sử dụng phải chọn mã

50



đơn vị đăng nhập - mã đơn vị người dùng muốn làm việc

4.6.13 Phục hồi dữ liệu

Chức năng này nhằm phục hồi dữ liệu sau khi dữ liệu phần mềm bị mất.

Mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Phục hồi dữ liệu

Sau đó tiến hành các bước như hướng dẫn phục hồi dữ liệu khi khởi tạo tập tin

dữ liệu

4.6.14 Chia tách đơn vị

Chức năng này thực hiện chia tách các đơn vị trong một tập tin dữ liệu có nhiều đơn

vị, thành một tập tin với các đơn vị được chọn. Mỗi đơn vị được chọn sẽ được lưu

lại tại một tập tin khác.

Để mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Chia tách đơn vị. Màn hình xuất hiện:

56



Nhấn nút để tiếp tục. Sau đó chọn tập tin dữ liệu ban đầu ( tập tin

chứa thông tin của nhiều công ty).

Bước tiếp theo chọn đơn vị được tách dữ liệu ra và nhấn nút



Chọn đường dẫn tới thư mục sẽ lưu tập tin dữ liệu mới, sau đó đặt tên dữ liệu

mới. Để tiếp tục nhấn nút .

Màn hình hiển thị hoàn thành chia tách đơn vị như hình 4. Để kế thúc nhấn

Như vậy theo như ví dụ trên thì tập tin dữ liệu ban đầu gồm 2 đơn vị là công ty

Tony và công ty Abc được lưu tại tập tin DULIEUPM. Sau khi thực hiện chia tách

đơn vị như trên thì dữ liệu của công ty Tony được chia tách và lưu thành 1 tập tin

riêng là dulieutony

4.7 Công cụ

Menu này gồm những công cụ giúp cho việc tổng hợp số liệu cuối kì cũng những

thiết lập để báo cáo tài chính, trình bày số liệu và những công cụ tiện ích như: thiết

lập xuất kho giá vốn, lập dự toán giá thành...


Tổng hợp số liệu cuối kì

239

239HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ


Chứng từ ghi sổ

Thiết lập tự động xuất

kho giá vốn

Lập dự toán giá thành

Thiết lập báo cáo tài

chính

4.7.1 Tổng hợp số liệu cuối kì

Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ để: cập nhật đơn giá xuất

kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ, trích khấu hao tài sản, thực hiện các bút

toán kết chuyển, khóa sổ, chuyển số dư sang kỳ sau. Có thể thực hiện chức năng

này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, không nhất thiết đợi đến cuối kỳ. phần

mềm chỉ tổng hợp số liệu của kì kế toán đang mở vì thế muốn tổng hợp số liệu kì kế

toán nào thì phải điều chình kì kế toán tương ứng.

Mở chức năng này: Vào menu Công cụ > Tổng hợp số liệu cuối kì

250

253

255

256



Các tùy chọn kết chuyển gồm có:

1. Tính đơn giá bình quân cuối kì

2. Khấu hao, phân bổ chi phí, kết chuyển lãi lỗ: chức năng này nhằm định nghĩa



khấu hao, phân bổ chi phí trả trước trong kì (chọn nếu doanh nghiệp có tài sản cố

định và chi phí trả trước), kết chuyển lãi lỗ (định nghĩa các tỷ lệ phân bổ)

3. Kết chuyển sang kì sau: chọn chức năng này nhằm sao chép các định nghiac

kết chuyển của kì này sang kì sau

Sau khi thiết lập các tùy chọn kết chuyển nhấn nút lần lượt nhấn các

nút tiếp theo để đi qua các màn hình:

Định nghĩa khấu hao TSCĐ

Định nghĩa phân bổ chi phí trả trước

Lập các tỷ lệ phân bổ

Định nghĩa kết chuyển tài khoản

Sau khi thiết lập tại các màn hình, để chuyển sang màn hình kế tiếp nhấn nút

Cuối cùng để hoàn thành việc tổng hợp số liệu cuối kì nhấn nút

4.7.1.1 Tính đơn giá bình quân cuối kì



244

244

244

248



1.Phát sinh tự động xuất kho giá vốn

Khi chọn chức năng này phần mềm tự động phát sinh định khoản xuất kho giá

vốn. Ví dụ: Khi bán hàng hóa thu tiền ngay định khoản:

a) Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111/ Có TK 511

b) Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 156

Thì định khoản b sẽ được phần mềm tự động thực hiện. Khi bán hàng người

dùng chỉ nhập định khoản a.

Muốn phần mềm thực hiện chức năng này người dùng phải thiết lập tự động xuất

kho giá vốn nhằm định nghĩa các bút toán phản ánh doanh thu và xuất kho giá

vốn tương ứng. Mặc dù sau khi thiết lập tự động xuất kho giá vốn, với mỗi định

khoản doanh thu phần mềm sẽ tự động phát sinh các định khoản giá vốn tương

ứng. Vậy chức năng này có tác dụng khi đầu kì người dùng chưa thiết lập tự

đông xuất kho giá vốn nên với mỗi nghiệp vụ doanh thu phần mềm không phát

sinh tự động xuất kho giá vốn hoặc trong trường hợp người dùng đã xóa định

khoản xuất kho giá vốn. Ngoài ra chức năng này còn có tác dụng ra soát lại tất

cả các nghiệp vụ phát sinh giá vốn tương ứng với doanh thu trong kì.

Lưu ý: Nếu người dùng đã nhập định khoản phản ánh giá vốn trực tiếp

khi có định khoản phát sinh doanh thu thì không được chọn chức năng này vì

sẽ dẫn tới hiện tượng trùng chứng từ (1 chứng từ do người dùng nhập, 1

chứng từ do phần mềm tự động nhập)

2. Chức năng cập nhật đơn giá xuất kho

Chọn các nhóm chừng từ xuất kho, khi thực hiện phần mềm sẽ tự động tính và

cập nhật lại đơn giá cho các phiếu xuất kho.

Khi thiết lập các thông số của phần mềm, người dùng sẽ chọn phương pháp tính

giá xuất kho cho doanh nghiệp mình.

Với những phương pháp xuất kho như: Bình quân cuối kì, bình quân thời điểm,

FIFO khi nhập định khoản chỉ nhập số lượng thì tại bước này khi chọn cập nhật

chứng từ theo đơn giá xuất kho thì tất cả các chứng từ được chọn sẽ được cập

253



nhật giá theo như phương pháp đã chọn.

Trong mỗi định khoản liên quan đến xuất kho thì phần mềm sẽ tự động tính theo

giá xuất kho theo phương pháp đã chọn. Tuy nhiên, có những trường hợp người

dùng nhập sót hóa đơn xuất ra, hóa đơn nhập vào dẫn tới việc phần mềm tính

giá xuất kho bị sai (Ví dụ: người dùng chọn phương pháp tính giá xuất kho là bình

quân thời điểm, việc nhập sót hóa đơn nhập vào xuất ra sẽ dẫn tới đơn giá xuất

kho bình quân khi phần mềm tự động tính khác với đơn giá thực tế xảy ra ( sau

khi nhập lại số hóa đơn bị sót). Vậy chức năng này sẽ cập nhật lại đơn giá cho

các phiếu xuất kho, tính lại toàn bộ các phiếu xuất kho đã chọn theo phương

pháp tính giá xuất kho đã chọn.

Người dùng cần chọn chức năng này khi có các nghiệp vụ liên quan đến xuất

kho. Chọn các phiếu xuất kho thực sự phát sinh hoặc có thể chọn tất cả các

phiếu xuất kho

Tùy theo khai báo phương pháp tính giá xuất kho mà lựa chọn này có những thay

đổi riêng. Ví dụ nếu khai báo phương pháp tính giá xuất kho là bình quân thời

điểm thì mục này là: Cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân thời

điểm. Nếu khai báo phương pháp tính giá xuất kho là bình quân cuối kì thì mục

này là: Cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kì.

Phần mềm hỗ trợ các phương pháp xuất kho :

Bình quân thời điểm

Bình quân cuối kì

Thực tế đích danh

Nhập trước xuất trước (FIFO)

337



4.7.1.2 Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ



5. Khấu hao tài sản cố định: phần mềm tự động phát sinh các định khoản khấu

hao.

Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút thì phần mềm sẽ xuất hiện

màn hình

Màn hình này chỉ ra định nghĩa khấu hao tài sản cố định như xác định tài khoản

chi phí (TK loại 6 hoặc TKH 154X) khi phân bổ khấu hao, số phần trăm phân bổ.

Các tài khoản chưa được định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người

dùng sử dụng các nút chức năng để định nghĩa



tài khoản phân bổ khấu hao (chọn tài khoản chi phí để nhập các khoản khấu hao

và tỷ lệ phần trăm phân bổ, nếu có). Có thể chọn chức năng

để sao chép các định nghĩa từ kì kế toán trước.

Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán khấu

hao như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại phân hệ Kế toán tự

động > Trích khấu hao tài sản cố định

6. Phân bổ chi phí trả trước: phần mềm tự động phân bổ chi phí trả trước. Cách

thức thực hiện và kết quả của chức năng này tương tự như chức năng khấu hao

tài sản cố định. Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút phần mềm

sẽ xuất hiện:



Màn hình này chỉ ra định nghĩa phân bổ chi phí trả trước như xác định tài khoản

chi phí nhận phân bổ các khoản trích trước, số phần trăm phân bổ. Các tài khoản

chưa được định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người dùng sử dụng

các nút chức năng để định nghĩa tài khoản phân

bổ chi phí trả trước (chọn tài khoản chi phí phân bổ chi phí trả trước và phần trăm

phân bổ, nếu có). Có thể chọn chức năng để sao

chép các định nghĩa từ kì kế toán trước.

Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán phân

bổ như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại phân hệ Kế toán tự động

> Phân bổ chi phí trả trước.

7. Thực hiện các bút toán kết chuyển

7.1 Khấu trừ thuế GTGT: Chức năng này nhằm thực hiện bút toán tư động khấu

trừ thuế GTGT cuối kì. Thực hiện định khoản Nợ Tk 3331/Có TK1331. Lưu ý: Chỉ

làm bút toán kết chuyển VAT được khấu trừ khi có phát sinh doanh thu. Tháng

nào không có doanh thu thì treo nợ TK133, khi có doanh thu mới kết chuyển

Xem các bút toán tự động khi thực hiện chức năng này tại phân hệ Kế toán tự

động > Bút toán kết chuyển

7.2 Định nghĩa tỷ lệ phân bổ

Chức năng này nhằm lập các tỷ lệ phân bổ dùng để thực hiện kết chuyển, phân



bổ giữa các tài khoản. Ví dụ khi muốn thiết lập phần trăm kết chuyển chi phí

(nhân công, nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung) sang tài khoản chi phí sản

xuất kinh doanh dở dang với 1 tỷ lệ phần trăm hoàn thành theo từng công đoạn

sản xuất. Ví dụ hình dưới thể hiện sản phẩm ở công đoạn 1 chỉ hoàn thành 70%,

sản phẩm ở công đoạn 2 hoàn thành 81%, sản phẩm ở công đoạn 3 hoàn thành

100%. Nên thiết lập phần trăm tỷ lệ phân bổ giữa các tài khoản kết chuyển chi

phí tương ứng với mức hoàn thành theo từng công đoạn như bên dưới. Chức

năng này có liên quan đến phần định nghĩa kết chuyển tài khoản

8. Chức năng khóa sổ kì kế toán

Khi chọn chức năng này, phần mềm sẽ tự động khóa sổ kì kế toán đã chọn.

Người dùng nên xem xét kĩ lại tất cả các số liệu của kì kế toán trước khi chọn

chức năng này bởi vì sau khi chọn chức năng này thì sổ kế toán sẽ bị khóa,

không sửa được số liệu.

Kì kế toán đã bị khóa sẽ hiển thị dưới dạng dòng chữ đỏ.

phần mềm có chức năng mở khóa sổ kì kế toán nhằm sửa lại kì kế toán, nếu

cần( nên phân quyền sử dụng chức năng này cho người có trách nhiệm nhằm

bảo đảm tính an toàn của dữ liệu)

248

219



4.7.1.3 Định nghĩa kết chuyển tài khoản

Chức năng này cho phép định nghĩa các bút toán tự động kết chuyển vào cuối kỳ kế

toán, như kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi

phí dở dang, kết chuyển lãi lỗ, ...

Các định nghĩa bút toán này chỉ có hiệu lực cho từng kỳ kế toán do vậy mỗi kỳ phải

định nghĩa lại.

1. Khi thực hiện kết chuyển tài khoản tại kì kế toán đầu tiên, phần mềm sẽ tự

động định nghĩa các bút toán kết chuyển, người dùng tùy theo yêu cầu doanh

nghiệp có thể sửa lại nếu cần.

2. Tài khoản nguồn là tài khoản bắt đầu, tài khoản được chuyển số liệu qua,

không phân biệt định khoản Nợ/ Có

Tài khoản đích là tài khoản kết thúc việc kết chuyển, tài khoản nhận số liệu, không



phân biệt định khoản Nợ/ Có

Mỗi tài khoản nguồn có thể kết chuyển đến 1 hoặc nhiều tài khoản đích.

3. Lưu ý thứ tự thực hiện các bút toán theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: phải thực hiện

kết chuyển từ tài khoản chi phí, doanh thu trước khi kết chuyển lãi lỗ 911 qua

421. Bằng cách đặt thứ tự thực hiện tại tài khoản nguồn, bút toán có số thứ tự

nhỏ sẽ thực hiện trước. phần mềm tự động điền mỗi mã tài khoản cách nhau 5

đơn vị để người dùng có thể tuy ý thêm các bút toán vào nếu cần, tuy nhiên cần

tuân thủ nguyên tắc thực hiện theo thự tự tăng dần.

4. Phần mềm cho phép thực hiện các loại kết chuyển:

Kết chuyển bình thường: kết chuyển hết, hoặc theo phần trăm số liệu của tài

khoản nguồn tới tài khoản đích (hoặc theo phần trăm của mã kết chuyển đã

chọn ở phần trước)

Không thực hiện: không thực hiện bút toán kết chuyển này

Theo phát sinh của tài khoản: kết chuyển số dư theo phần trăm phát sinh của

tài khoản khác ( theo dõi cùng một đối tượng). Ví dụ muốn phân bổ chi phí sản

xuất chung theo số phát sinh của chi phí nguyên vật liệu tại từng phân xưởng.

Thì tại mục này sẽ định nghĩa tài khoản nguồn là chi phí sản xuất chung (627

hoặc 1547), tài khoản đích là tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

(154 hoặc 1548). Sau đó chọn loại kết chuyển là theo số phát sinh của tài

khoản, chọn tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (622 hoặc 1541). Lưu ý

là tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và tài khoản chi phí sản xuất kinh

doanh dở dang được thiết lập là cùng theo dõi theo cùng một đối tượng là

theo từng phân xưởng.

Như vậy sau khi thiết lập thì số liệu từ tài khoản chi phí sản xuất chung được kết

chuyển qua tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo tỷ lệ phát sinh chi

phí nguyên vật liệu tại từng phân xưởng.



5. Tính năng hỗ trợ: nhấn nút Sao chép từ kỳ kế toán trước để sao chép các định

nghĩa bút toán từ kỳ trước sang kỳ hiện tại.

6. Tính năng phát sinh định nghĩa cho phép người dùng sử dụng lại định nghĩa

mặc định của phần mềm

Các bút toán kết chuyển cuối kì được liệt kê tại phần hướng dẫn theo

nghiệp vụ - kế toán tự động

4.7.2 Chứng từ ghi sổ

Thực hiện phát sinh các sổ chứng từ ghi sổ từ số liệu phát sinh trong kỳ và định

nghĩa các sổ chứng từ ghi sổ.

Mở chức năng này: Vào menu Công cụ > Chứng từ ghi sổ

370



Để tiếp tục nhấn nút



Thực hiện thêm danh sách sổ bằng cách nhấn nút

Sau khi thêm danh sách sổ. Chọn 1 sổ trong danh sách và thực hiện thêm cặp

TK . Thực hiện tuần tự cho hết danh sách sổ.

Hoặc có thể chọn từ các định khoản phát sinh.

Sau đó nhấn nút



phần mềm tự động phát sinh chi tiết mỗi sổ dựa trên số phát sinh trong kỳ kế

toán.

Người sử dụng có thể sửa đổi số liệu đã phát sinh.

Cuối cùng nhấn nút để đóng màn hình

Để xem chứng từ ghi sổ Vào chức năng Báo cáo > Chứng từ ghi sổ

4.7.3 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn

Công cụ này sử dụng để thiết lập các bước để phần mềm tự động xuất kho giá vốn

khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng.

Mở công cụ này bằng cách: Vào menu Công cụ > Thiết lập tự động xuất kho giá

vốn

Người dùng phải thiết lập tất cả những nghiệp vụ doanh thu có phát sinh giá vốn tại

đơn vị, như vậy phần mềm mới tự động phát sinh tất cả các nghiệp vụ xuất kho giá

vốn diễn ra tại đơn vị.

Bằng cách nhấn nút phần mềm sẽ xuất hiện dòng số liệu định nghĩa. Với

từng dòng phải thiết lập tài khoản doanh thu tương ứng với đó là tài khoản giá vốn,

tài khoản hàng hóa (155,156,152...) và chọn nhóm chứng từ tương ứng.

259



Kết quả khi thực hiện định nghĩa.

1.Ví dụ khi xảy ra nghiệp vụ phát sinh doanh thu bán hàng hóa:

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 33311

2. Sau khi lưu chứng từ phản ánh doanh thu hàng hóa phần mềm hiển thị thông

báo:



3.Tiếp tục mở phân hệ kế toán quản lý kho, phần mềm sẽ hiển thị bút toán tự

động như đã cài đặt

Nợ TK 632/ Có TK 156

4.7.4 Lập dự toán giá thành

Công cụ này giúp cho người sử dụng lập dự toán giá thành nếu có nhu cầu. Giá

thành được lập được theo dõi theo từng hợp đồng. Để mở công cụ này ta thực

hiện: Vào tab Công cụ > Lập dự toán giá thành



Dự toán giá thành theo lập cho từng tháng và theo từng hợp đồng. Để thêm đối

tượng nhấn nút sau đó muốn thêm hợp đồng thì nhấn phím F3. Tiếp

tục thực hiện nhập số liệu dự toán vào lưới dữ liệu. Cuối cùng để lưu lại nhấn nút

4.7.5 Thiết lập báo cáo tài chính

Công cụ này cho phép thiết lập các báo cáo tài chính, thêm báo cáo, thay đổi các chỉ

tiêu, định nghĩa lại cách tính cho từng dòng chỉ tiêu của BCTC. Đặc điểm này giúp

cho người sử dụng có thể thay đổi tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp hoặc khi quy

định về báo cáo tài chính có sự thay đổi.

Việc lập báo cáo tài chính luôn phụ thuộc vào hệ thống tài khoản sử dụng và phương

pháp hạch toán áp dụng tại đơn vị. Trường hợp hệ thống tài khoản có bổ sung thêm

các tài khoản mới thì có thể phải điều chỉnh lại công thức tổng hợp số liệu của các

báo cáo tài chính

Để mở công cụ này Vào Menu Công cụ > Thiết lập báo cáo tài chính



Người dùng có thể sử dụng các nút chức năng Thêm, Xóa, Thêm nục số liệu,

xóa mục số liệu để có thể sửa lại báo cáo tài chính theo đặc thù doanh nghiệp

mình. Các định nghĩa cho chỉ tiêu gồm có:

Theo số dư tài khoản: Số liệu trên báo cáo được lấy từ số dư bên Nợ/Có của

tài khoản chọn

Theo số phát sinh tài khoản: Số liệu trên báo cáo được lấy từ số phát sinh bên

Nợ/ Có của tài khoản chọn

Theo số phát sinh cặp tài khoản: Số liệu được lấy từ số kết chuyển của cặp tài



khoản được chọn

Theo công thức: Số liệu được lấy theo công thức người dùng thiết lập

Tùy theo mỗi báo cáo hay đặc trưng của từng chỉ tiêu để người dùng có thể thiết

lập báo cáo tài chính đúng với chuẩn mực kế toán và phù hợp với đặc thù doanh

nghiệp mình.

Ví dụ thêm chỉ tiêu số dư bên Nợ của tài khoản 1548 vào mục Hàng tồn kho (mã

số 141) trên bảng cân đối kế toán.

Bước 1: Chọn tên Báo cáo cần định nghĩa lại: Bảng cân đối kế toán

Bước 2: Chọn chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 141).

Bước 3: Vào mục định nghĩa cho chỉ tiêu. Chọn Theo số dư tài khoản

Bước 4: Nhấn nút <Thêm mục số liệu>.

Bước 5: Chọn số dư bên Nợ cuối kì theo đối tượng tài khoản 1548

Bước 6: Nhấn nút <Lưu> để lưu lại thông tin vừa thiết lập

Các định nghĩa báo cáo tài chính được liệt kê tại hướng dẫn theo nghiệp vụ -



Báo cáo tài chính gồm có:

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kình doanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp)

4.8 Báo cáo

Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất

dữ liệu. Hầu hết các báo cáo đều giống nhau về cách thao tác và hình thức tương

đối giống nhau, do vậy người sử dụng có thể tham khảo 1 cách thực hiện như

hướng dẫn.


Hướng dẫn chung về

xem báo cáo

Hướng dẫn lập báo cáo

thuế

Hướng dẫn lập báo cáo

tài chính

In gộp chứng từ theo

ngày

Danh mục và thông số

4.8.1 Hướng dẫn chung về xem báo cáo

Bước 1:

Mở chức mở chức năng báo cáo: Từ màn hình nhập chứng từ chọn tab Báo

375

388

390

398

259

262

265

267

268



cáo (nằm trong tab Bàn làm việc)

Bước 2:

Trong danh mục báo cáo chọn báo cáo loại báo cáo cần xem. Sử dụng các nút

để đóng hoặc mở những nhóm danh mục báo cáo. phần mềm có đầy đủ các

báo cáo thường gặp, và bổ sung 2 hệ thống báo cáo theo 2 hình thức sổ kế toán

là Chứng từ ghi sổ và Nhật kí chung.

Phần mềm có các báo cáo theo dõi kèm theo 2 đối tượng: Ví dụ Sổ chi tiết vật

liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa có thể theo dõi 2 đối tượng là hàng hóa và kho

hàng (nếu chọn tài khoản theo dõi là 156)

Chọn loại sổ cần xem bằng cách nhấp chuột vào dòng chứa tên báo cáo đó

Bước 3:

Chọn thời gian xem báo cáo. Tùy theo mục đích sử dụng để chọn khung thời

gian phù hợp, chọn ngày, tháng, năm cụ thể hoặc khoảng thời gian từ ngày, từ

tháng, từ năm...

261HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Báo cáo


Bước 4:

Chọn tài khoản liên quan đến báo cáo. Tùy theo tên báo cáo cần xem để chọn tài

khoản xem phù hợp. Ví dụ sổ chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...) thì chọn tài

khoản 15X phù hợp. Nếu mở sổ tiền gửi thì chọn tài khoản cần xem là 112...

Để xem chi tiết từng đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi tiết và nhập

tên từng đối tượng theo dõi.

Nếu muốn xem chi tiết tất cả các đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi

tiết và không chọn tên đối tượng theo dõi.

Ví dụ: Muốn theo dõi chi tiết hàng hóa 0 tại kho hàng 1 thì chọn:

Muốn theo dõi chi tiết hàng hóa 0 ở tất cả các kho hàng thì chọn:

Muốn theo dõi chi tiết tất cả các hàng hóa ở kho hàng 0 thì chọn:



Lưu ý: muốn bỏ chọn đối tượng thì

nhấn Ctrl + Delete

Bước 5:


Chọn in ngang: báo cáo sẽ được in dưới dạng ngang của khổ giấy

Chọn in dọc: báo cáo sẽ được in theo dạng dọc của khổ giấy

Chọn : nếu muốn xem báo cáo trước khi in

Chọn : nếu muốn in trực tiếp báo báo

4.8.2 Hướng dẫn lập báo cáo thuế

Chủ đề này hướng dẫn thực hiện kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng và cách

xuất ra phần mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch

Bước 1:

Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo thuế



Bước 2:

Chọn báo cáo thuế

Với những số liệu từ tháng 6/2011 trở về trước thì chọn những tờ khai và bảng

kê theo thông tư 60/2007.

Với những số liệu từ tháng 7/2011 trở về sau thì chọn tờ khai thuế theo thông tư

28/2011

Bước 3:

Khi mở tờ khai thuế GTGT. Nếu người dùng đã nhập đầy đủ hóa đơn khi nhập

chứng từ thì khi mở tờ khai phần mềm đã tự động lên số liệu. Người dùng có thể

kiểm tra lại số hóa đơn tại các bảng kê.



Bước 4:

Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai để in phần mềm có mã vạch. Bằng cách:



Cài phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế ban hành (luôn cập nhật phiên

bản mới nhất)

Chọn nút , sau đó chọn đường dẫn tới đúng thư mục

với tên là mã số thuế của doanh nghiệp mình (khi cài phần mềm HTKK đã

được cài sẵn)

Phần mềm hiển thị thông báo

Sau khi nhấn nút thì mở phần mềm HTKK, phần mềm đã tự động

xuất số liệu qua.

Cuối cùng thực hiện in chứng từ như hướng dẫn tại phần mềm HTKK

4.8.3 Hướng dẫn lập báo cáo tài chính

Chủ đề này hướng dẫn thực hiện Lập báo cáo tài chính hàng kì và cách xuất ra phần

mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch.

Bước 1:

Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo tài chính



Bước 2:

Chọn loại báo cáo tài chính cần làm việc

Bước 3:

Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai với những báo cáo: Bảng cân đối kế toán,

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp.

Cách thức thực hiện tương tự như xuất dữ liệu qua HTKK với báo cáo thuế.

Với những báo cáo còn lại thì bỏ qua bước này

Bước 4:

Thực hiện xem/in báo cáo bằng cách nhấn nút ngay trên phần mềm

Với những báo cáo xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai thì xem hay in báo cáo

thực hiện như hướng dẫn trong phần mềm HTKK

262



4.8.4 In gộp chứng từ theo ngày

Đối với những chứng từ phát sinh với số lượng lớn như phiếu thu hay phiếu chi,

phần mềm có chức năng in gộp chứng từ theo ngày, nội dung của chứng từ là tổng

số tiền thu, chi trong ngày ghi sổ, phần mềm tự động tính tổng tiền và in ra từng

phiếu tương ứng theo ngày ghi sổ chứng từ.

Cách thức thực hiện như sau:

Vào Tab Bàn làm việc > Báo cáo > In gộp chứng từ theo ngày

Chọn Loại báo cáo là phiếu thu 1 liên hay phiếu chi 1 liên.

Sau đó thực hiện các bước điền thông tin chứng từ cần xem/in



4.8.5 Danh mục và thông số

Chủ đề này hướng dẫn người dùng in danh mục các đối tượng kế toán đã được

thiết lập và gửi các thông số kế toán tới công ty TONY

Để thực hiện chức năng này

Mở tab Bàn làm việc > Báo cáo > Danh mục và thông số

Sau khi mở chức năng Danh mục. Chọn loại đối tượng trong danh mục cần xem rồi

thực hiện các thao tác tương tự như xem báo cáo( không chọn thời gian và định

khoản)



4.9 Các chức năng khác

Ngoài các chức năng cơ bản như trên, phần mềm còn có một số chức năng trợ giúp

người sử dụng như: xem nhanh số dư tài khoản,xem bảng cân đối, trợ giúp của

phần mềm....


Cửa sổ

Trợ giúp

Xem số dư

Xem bảng cân

đối

270

270

271

272



4.9.1 Cửa sổ

Chức năng này cho phép người dùng chọn cách sắp xếp các cửa sổ đang làm việc.

Phần mềm có thể cho phép người dùng sắp xếp các của sổ làm việc dưới dạng:

Tab, xếp hàng dọc, hàng ngang hay xếp chồng lên nhau. Cách sử dụng chức năng

này như sau: Mở menu Cửa sổ trên thanh công cụ, đánh chọn hoặc bỏ chọn vào

cách sắp xếp tương ứng.

4.9.2 Trợ giúp

Chức năng này nhằm hỗ trợ người dùng cần được trợ giúp. Công ty có nhiều cách

thức trợ giúp người sử dụng tùy theo mức độ của vấn đề khách hàng gặp phải.

Gồm có các cách hỗ trợ như: xem bản hướng dẫn sử dụng, bản hướng dẫn sử

dụng trực tuyến, hỗ trợ phần mềm từ xa thông qua internet...Cách vào chức năng

này: Vào menu Trợ giúp, sau đó chọn các mục tướng ứng cần sử dụng

Hướng dẫn sử dụng: bản hướng dẫn sử dụng chi tiết các chức năng của phần

mềm và hướng dẫn thực hiện một số nghiệp vụ thường gặp.

271HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Các chức năng khác


Hỗ trợ từ xa: Thông qua phần mềm hỗ trợ từ xa Teamviewer thì nhân viên hỗ

trợ sử dụng của TONY sẽ đăng nhập và sử dụng máy tính của người dùng từ

xa (trong giới hạn cho phép), từ đó giải quyết nhanh vấn đề người dùng đang

gặp phải.

Nâng cấp phần mềm: Khi có phiên bản mới thì phần mềm sẽ tự tìm phiên bản

nâng cấp và tự động nâng cấp phần mềm.

Đăng kí mua phần mềm: Sau khi sử dụng thử phần mềm, để đăng kí mua phần

mềm người dùng chọn chức năng này để có thể liên hệ với nhà cung cấp.

Liên hệ, góp ý: Để liên hệ hay gửi những góp ý tới công ty TONY.

Website Công ty: tới nhanh website của công ty.

Thông tin về phần mềm.

4.9.3 Xem số dư

Chức năng này giúp người dùng có thể xem nhanh số dư của tài khoản theo từng

đối tượng tại một thời điểm cụ thể hay trong một khoảng thời gian cụ thể.

Vào menu Xem số dư màn hình hiển thị:



Cách sử dụng

Chọn tài khoản cần xem, nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng thì phải chọn

thêm đối tượng theo dõi

Chọn thời gian muốn xem số dư

Nhấn nút

phần mềm sẽ hiển thị số dư Nợ/ Có và số phát sinh Nợ/ Có trong khoảng thời

gian đã chọn

4.9.4 Xem bảng cân đối

Để xem nhanh bảng cân đối kế toán người dụng mở chức năng Bảng cân đối.

273HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Các chức năng khác


Cách xem bảng cân đối:

Chọn khoảng thời gian muốn xem

Sau đó nhấn nút để lấy lại dữ liệu cần xem

Để hiển thị tất cả các tài khoản con hay tất cả các đối tượng tài khoản theo dõi

thì tich vào ô: Hiển thị tất cả

Chọn nút để kết xuất bảng cân đối dưới dạng Excel

Phần

V

275HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ:


5 HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ

Chủ đề này hướng dẫn người dùng cách thức sử dụng phần mềm theo từng nghiệp

vụ kế toán cụ thể.


Kế toán tiền mặt

Kế toán tiền gửi

Kế toán tiền vay

Kế toán bán hàng và cung

cập dịch vụ

Kế toán quản lý kho

Kế toán tài sản cố định

Kế toán tổng hợp

Kế toán tự động

Báo cáo tài chính

Hướng dẫn kê khai một số biểu mẫu

thuế

5.1 Kế toán tiền mặt

Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 "tiền mặt" số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền

mặt.

Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân kí quỹ, kí cược tại doanh

nghiệp được hạch toán như các tài sản bằng tiền khác của đơn vị.

Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có Phiếu thu, phiếu Chi có đầy đủ chữ kí

của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của

chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính

kèm.

275

287

300

307

336

349

366

370

375

400



Kế toán tiền mặt của doanh nghiệp có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi

chép hàng ngày liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt,

ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ sau mỗi lần nhập xuất quỹ vào cuối mỗi ngày.

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý, nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải

kiểm kê số tồn tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền

mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác minh nguyên

nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

5.1.1 Khai báo các thông tin liên quan

Khi thực hiện lập chứng từ thu chi, phải có các thông tin liên quan: nhân viên thực

hiện, người nhận tiền/nộp tiền, thông tin về đối tượng khách hàng. Thực hiện khai

báo các thông tin sau:

Danh mục nhân viên

Toàn bộ danh sách nhân viên trong Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ kế toán tiền

mặt.

Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên

Khai báo các thông tin của nhân viên như: mã nhân viên, tên nhân viên, ghi chú

khác...

Danh mục khách hàng

Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao

dịch liên quan đến Đơn vị.

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm khách hàng

hay nhà cung cấp

Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập

danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng. Khi khai

báo danh mục khách hàng cần khai báo mã KH, tên KH, mã số thuế, địa chỉ, số

tài khoản ngân hàng, số điện thoại, fax...

277HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt


Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng

Danh mục (thêm mới một đối tượng)

5.1.2 Lập chứng từ phát sinh

Áp dụng nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ vì thế các nghiệp

vụ kế toán liên quan đến tiền mặt đều được nhập tại phân hệ kế toán tiền mặt, phần

mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các phân hệ kế toán liên quan.

Các bước thực hiện nhập chứng từ mới được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác

khi thêm mới chứng từ trong mục hướng dẫn theo chức năng

Kế toán tiền

mặt

Phiếu chi Dùng cho các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt

Phiếu thu Dùng cho các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt

5.1.2.1 Lập phiếu thu

Các nghiệp vụ lập phiếu thu:

ST

T

Nội dung Hạch toán

1 Thu tiền bán sản phẩm,

hàng hóa, dịch vụ

Nợ TK 111: Tiền mặt( tổng giá thanh toán)

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nôp

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ (chưa thuế)

2 Khi phát sinh các khoản

doanh thu hoạt động tài

chính, các khoản thu

nhập khác thuộc đối

Nợ TK 111: Tiền mặt ( tổng tiền thu được)

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

(chưa thuế)

192

143



ST

T


tượng chịu thuế GTGT

tính thuế theo phương

pháp khấu trừ(như lãi

đầu tư ngắn hạn, dài

hạn, thu về thanh lý ,

nhượng bán tài sản...)

Có TK 711: Thu nhập khác (chưa thuế)

3 Rút tiền gửi ngân hàng

về nhập quỹ tiền mặt, vay

ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 111: Tiền mặt

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Có TK 311, 341: Số tiền vay ngắn hạn, dài hạn

4 Thu hồi các khoản nợ

phải thu


Có TK 131: Phải thu khách hàng

Có TK 136: Phải thu nội bộ

Có TK 138: Phải thu khác

Có TK 141: Tạm ứng

5 Thu hồi các khoản đầu tư

ngắn hạn, dài hạn, các

khoản kí quỹ, kí cược

hoặc thu hồi các khoản

cho vay

Nợ TK 111: Tiền mặt (1111, 1112)

Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Số lỗ khi khi thu hồi

các khoản đầu tư tài chính)

Có TK 121, 138, 244, 221


6 Các khoản kiểm kê tiền

mặt thừa chưa rõ nguyên

nhân


Có TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết

7 Khi nhận được vốn góp Nợ TK 111: Tiền mặt



ST

T


bằng tiền mặt Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

Các bước để lập chứng từ:

Ví dụ với nghiệp vụ:

Ngày 14/09/2011 bán hàng thu tiền mặt của Công ty TNHH Xuân Anh (VAT:10%)

Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 5.800.000 (đ/chiếc)

Theo hoá đơn GTGT số: 0075492; ký hiệu: 04AC/11P

Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng

chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn

những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Phiếu thu

(những nghiệp vụ hạch toán Nợ TK 111). Từ đó với nghiệp vụ này chọn Phân hệ

kế toán tiền mặt chọn chứng từ phiếu thu.



Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào

phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.

Bước 3: phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông

tin chứng từ.

Bước 4: Sang tab Hóa đơn để nhập hóa đơn bán ra cho nghiệp vụ. Do nghiệp

vụ có phát sinh hóa hơn bán ra

Bước 5: Nhấn nút để lưu lại chứng từ

Bước 6: In phiếu thu và phiếu xuất kho bằng cách chọn phiếu tương ứng và nhấn

nút



Sau khi nhấn nút Lưu, phần mềm hiển thị thông báo đã thực hiện xuất kho tự

động (như đã cài đặt tại mục thiết lập tự động xuất kho giá vốn)253



Vào phân hệ chứng từ Quản lý kho chọn chứng từ Xuất bán hàng thương mại để

xem bút toán xuất kho giá vốn (phần mềm tự động xuất kho giá vốn tương ứng

với số hàng đã bán)

5.1.2.2 Lập phiếu chi

STT Nội dung Hạch toán

1 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài

khoản tại ngân hàng

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 111: Tiền mặt

2 Xuất quỹ tiền mặt mua chứng

khoản ngắn hạn, dài hạn hoặc

đầu tư vào công ty con

Nợ TK 121, 221 (2212, 2213, 2218)





3 Xuất quỹ tiền mặt chi cho hoạt

động đầu tư XDCB

Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở đang

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ


4 Xuất quỹ tiền mặt đem đi kí

quỹ kí cược

Nợ TK 1388: Phải thu khác (Chi tiết: cầm cố

kí quỹ kí cược ngắn hạn)

Nợ TK 244: Kí quỹ kí cược dài hạn

Có 111: Tiền mặt

5 Xuất quỹ tiền mặt đưa tài sản

cố định vào sử dụng ngay

Nợ TK 211: Tài sản cố định( giá mua chưa

có thuế)


Có TK 111: Tiền mặt (Tổng giá thanh

toán)

6 Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên

liệu, vật liệu, công cụ, hàng

hóa về nhập kho để dùng vào

sản xuất kinh doanh

Nợ TK 152,153,156,157


Có TK 111: Tổng giá thanh toán

7 Xuất quỹ tiền mặt mua hàng

hóa về nhập kho (kế toán

hàng tồn kho theo phương

pháp kiểm kê định kì)

Nợ TK 611: Mua hàng (giá chưa thuế)


Có TK 111: Tổng giá thanh toán

8 Xuất quỹ tiền mặt thanh toán

các khoản nợ phải trả

Nợ TK 311,315,331,333,334,338

Có TK 111: Tổng giá phải trả

9 Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên

liệu vật liệu sử dụng ngay cho

Nợ TK 154,642...





hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 111: Tổng giá thanh toán

10 Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho

hoạt động tài chính và hoạt

động khác

Nợ TK 635,811


Có TK 111: Tổng giá phải trả

11 Các khoản phát hiện thiếu quỹ

tiền mặt chưa xác định được

nguyên nhân

Nợ TK 1381: Phải thu khác



Ví dụ với nghiệp vụ: Ngày 2/12/2008 rút quỹ tiền mặt gửi tiền vào ngân hàng (tài

khoản tiền gửi tại ngân hàng ABC) số tiền 1.000.000 đồng do nhân viên A đi

thực hiện giao dịch





những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Phiếu chi

(những nghiệp vụ hạch toán Có TK 111). Từ đó với nghiệp vụ này người dùng sẽ

chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền mặt và chứng từ cần nhập là Phiếu chi.




tin chứng từ.


Bước 5: Nhấn nút để in phiếu chi

5.1.3 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ tiền mặt:

Sổ quỹ tiền mặt

Sổ chi tiết quỹ tiền mặt

Ngoài ra có thể xem thêm tại Sổ chi tiết tài khoản



Cách xem báo cáo:

Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên

Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem

Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 111

Bước 4: Nhấn nút

Cách xem Sổ chi tiết quỹ tiền mặt



Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn

theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )

5.2 Kế toán tiền gửi

Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 - " Tiền gửi ngân hàng" là các Giấy báo Có,

báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan.

Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với

chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn

vị với số liệu trên chứng từ gốc của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân

hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng chưa xác định được

nguyên nhân thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giáy báo Có, báo Nợ

hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có), ghi vào bên nợ TK 138"Phải thu khác"(

nếu số liệu kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338" Phải

trả khác" (nếu số liệu kế toán nhỏ hơn số liệu ngân hàng). Sang tháng sau tiếp tục

259



kiểm tra đối chiếu xác minh rõ nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.


Khi thực hiện lập chứng từ về tiền gửi, phải có các thông tin liên quan danh mục tài

khoản ngân hàng, khách hàng, nhân viên.


Toàn bộ danh sách nhân viên trong Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ kế toán tiền

gửi




dịch liên quan đến Đơn vị.


hay nhà cung cấp


danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.

Danh mục tài khoản ngân hàng

Danh mục các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

Chọn thực đơn Danh mục > Tài khoản ngân hàng để tiến hành nhập danh mục

tài khoản ngân hàng.




Áp dụng nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ vì thế các nghiệp

vụ kế toán liên quan đến tiền gửi trừ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được

nhập tại phân hệ kế toán tiền gửi, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các

phân hệ kế toán liên quan.

192

289HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi


Các bước thực hiện nhập chứng từ mới được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác

khi thêm mới chứng từ trong mục hướng dẫn theo chức năng

Kế toán tiền

gửi

Giấy báo Nợ Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền gửi

ngân hàng trừ nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền

mặt

Giấy báo Có Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền gửi

ngân hàng trừ nghiệp vụ chi tiền mặt gửi tiền vào tài khoản

ngân hàng

5.2.2.1 Giấy báo Nợ

ST

T


1 Chuyển tiền gửi ngân hàng

đem đi kí quỹ kí cược ngắn

hạn, dài hạn

Nợ TK 1388: Phải thu khác (Chi tiết: cầm

cố kí quỹ kí cược ngắn hạn)

Nợ TK 244: Kí quỹ kí cược dài hạn

Có TK112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết

theo từng tài khoản ngân hàng)

2 Chuyển tiền gửi ngân hàng

mua chứng khoản ngắn hạn,

dài hạn hoặc đầu tư vào công

ty con

Nợ TK 121, 221 (2212, 2213, 2218)



143



ST

T


3 Trả vốn góp, trả cổ tức, lợi

nhuận cho các bên góp vốn,

chi các quỹ khen thưởng phúc

lợi... bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

Nợ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối

Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi



4 Thanh toán các khoản giảm

gíá hàng bán,chiết khấu

thương mại, hàng bán bị trả

lại cho người mua bằng

chuyển khoản

Nợ TK 521: Các khoản giảm trừ doanh

thu


Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (tổng

giá thanh toán)

5 Trả tiền mua TSCĐ, BĐS đầu

tư, đầu tư dài hạn, chi phí đầu

tư XDCB dùng cho sản xuất

kinh doanh bằng chuyển

khoản

Nợ TK 211,217,221,241...



giá thanh toán)

6 Trả tiền mua vật tư, hàng hóa

về nhập kho dùng cho hoạt

động sản xuất kinh doanh

bằng chuyển khoản, ủy nhiệm

chi hoặc séc (kế toán hàng

tồn kho theo phương pháp kê

khai thường xuyên)

Nợ TK 152,153,156,157



giá thanh toán)



ST

T


7 Trả tiền mua vật tư, hàng hóa

về nhập kho dùng cho hoạt

động sản xuất kinh doanh

bằng chuyển khoản, ủy nhiệm

chi hoặc séc (kế toán hàng

tồn kho theo phương pháp

kiểm kê định kì)

Nợ TK 611: Mua hàng (giá chưa thuế)


Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng( tổng

giá thanh toán)

8 Chi bằng tiền gửi ngân hàng

các liên quan đến các khoản

chi phí sử dụng máy thi công,

chi phí sản xuất chung, chi phí

quản lý doanh nghiệp, chi phí

tài chính và chi phí khác

Nợ TK 154 Chi phí SXKD dở dang

(hoặc TK631: Giá thành SX)

Nợ TK 642: Chi phí quản lý KD

(6421,6422)

Nợ TK 635: Chi phí tài chính

Nợ TK 811: Chi phí khác


(1331)

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng( tổng

giá thanh toán)

9 Chi tiền gửi trả các khoản vay


Nợ TK 311,341,315

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng




Ví dụ với nghiệp vụ: Ngày 15/05/2011 chuyển tiền gửi tiền vào ngân hàng (tài

khoản tiền gửi tại ngân hàng ABC) số tiền 35.640.000 đồng thanh toán tiền hàng

cho công ty Khánh Nam khi mua lô hàng nhập kho theo hóa đơn GTGT số

0015645 ký hiệu NK/11P

Điện thoại Samsung B500; ĐG: 2.000.000; SL:7

Điện thoại NOKIA X1; ĐG:2.300.000; SL:8



những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Giấy báo Nợ

(những nghiệp vụ hạch toán Có TK 112). Từ đó với nghiệp vụ này người dùng sẽ

chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền gửi và chứng từ cần nhập là Giấy báo Nợ






tin chứng từ.

Bước 4: Sang tab Hóa đơn nhập thông tin hóa đơn (Do có phát sinh hóa đơn

GTGT đầu vào).




5.2.2.2 Giấy báo Có

ST

T


1 Nhận tiền khách

hàng ứng trước

hoặc khi khách

hàng trả nợ bằng

chuyển khoản

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo

từng tài khoản)


2 Thu hồi các khoản

tiền kí quỹ kí cược

bằng tiền gửi ngân

hàng




Có TK 244: Kí quỹ kí cược dài hạn

3 Nhận góp vốn liên

doanh, góp vốn cổ

phần do các thành

viên góp vốn

chuyển đến bằng

chuyển khoản



Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

4 Nhận kí quỹ,kí

cược bằng tiền gửi

ngân hàng



Có TK 3414: Nhận kí quỹ, kí cược dài hạn

Có TK 338: Nhận kí quỹ, kí cược ngắn hạn

(3386)



ST

T


5 Thu hồi các khoản

đầu tư tài chính

ngắn hạn bằng

chuyển khoản



Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Số lỗ khi khi thu hồi

các khoản đầu tư tài chính)

Có TK 121: Đầu tư tài chính ngắn hạn(giá vốn)

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính(Lãi)

6 Thu tiền bán sản

phẩm sản phẩm

hàng hóa, cung cấp

dịch vụ hoặc thu

hoạt động tài chính,

hoạt đông khác

bằng chuyển khoản



Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ (chưa bao gồm thuế)


(chưa bao gồm thuế)

Có TK 711: Thu nhập khác (chưa bao gồm

thuế)

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)

7 Thu lãi tiền gửi

ngân hàng




8 Vay tiền để nhập

quỹ tiền gửi ngân

hàng



Có TK 311,341




Ví dụ với nghiệp vụ:

Ngày 17/06/2011, công ty TNHH Hoa Thị chuyển khoản thanh toán tiền hàng số

tiền còn nợ: 2.000.000 đồng qua tài khoản ngân hàng ABC



những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Giấy báo Có

(những nghiệp vụ hạch toán Nợ TK 112). Từ đó với nghiệp vụ này chọn Phân hệ

kế toán tiền gửi chọn chứng từ Giấy báo Có.



Bước 3. phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông

tin chứng từ.




Với một số tài khoản theo dõi theo đối tượng thì cần chọn chi tiết đối tượng khi

nhập chứng từ. Nếu đối tượng đã được nhập trong danh mục thì chọn trực tiếp

đối tượng. Nếu đối tượng chưa được nhập thì tiền hành thêm mới đối tượng

bằng cách nhấn phím . Sau đó tiến hành nhập thông tin đối tượng

khách hàng. Cuối cùng nhấn nút . Lúc này đối tượng khách hàng đã

được nhập vào danh mục, thực hiện chọn đối tượng khách hàng thực hiện

nghiệp vụ.



5.2.3 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tiền gửi:

Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ tiền gửi ngân hàng (1 tài khoản ngân hàng)

Ngoài ra có thể xem thêm tại Sổ chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết tài khoản 1 đối

tượng ( theo dõi cho 1 tài khoản ngân hàng)






Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 112. Sau đó nhập tài khoản ngân hàng cần

xem, nếu muốn xem số liệu của tất cả các tài khoản ngân hàng thì bỏ chọn mục

này.


Mẫu báo cáo xem chi tiết số dư tại nhiều tài khoản ngân hàng





5.3 Kế toán tiền vay

Kế toán tiền vay phải theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả (gốc

và lãi vay), số tiền còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay.

Với các khoản vay dài hạn, cuối mỗi niên độ kế toán doanh nghiệp phải tính toán và

lập kế hoạch vay dài hạn, đồng thời xác định các khoản vay dài hạn đến hạn trả

trong niên độ kế toán tiếp theo để theo dõi và có kế hoạch chi trả. Phải tổ chức hạch

toán chi tiết theo từng đối tượng cho vay và khế ước vay.

259

301HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền vay



Khi thực hiện lập chứng từ về tiền vay, phải có các thông tin liên quan danh mục

khách hàng, nhân viên, khế ước vay.


Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch vay tiền



Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp, người cho vay, ngân

hàng) có phát sinh giao dịch vay tiền.

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm người cho vay,

ngân hàng...



Danh mục khế ước vay

Chọn thực đơn Danh mục > khế ước vay để tiến hành nhập danh mục khế ước

vay




Kế toán tiền

vay

Vay tiền Dùng cho các nghiệp vụ vay tiền không thu về tiền mặt hay tiền

gửi ví dụ như dùng trực tiếp khoản tiền vay trả nợ nhà cung cấp

hay nghiệp vụ vay để mua hàng hóa

Trả tiền vay Dùng cho các nghiệp vụ trả tiền vay không bằng tiền mặt hay

192



tiền gửi ví dụ như trả khoản vay bằng hiện vật, hàng hóa...

5.3.2.1 Đi vay


1 Vay tiền để mua vật tư hàng

hóa

Nợ TK 152,153,156: (Giá chưa có thuế

GTGT)


Có TK 311: Vay ngắn hạn (Tổng số tiền

vay)

Có TK 3411: Vay dài hạn

2 Khi có hợp đồng mua bán

bằng hình thức thư tín dụng,

DN vay tiền ngân hàng để mở

thư tín dụng

Nợ TK 138: Phải thu khác


vay)


3 Vay tiền để thanh toán nợ

người bán, nợ dài hạn đến

hạn trả, nợ vay dài hạn

Nợ TK 331,315,341


vay)

4 Vay dài hạn để mua sắm

TSCĐ dùng cho hoạt động

SXKD

Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ (chưa bao

gồm thuế)



5 Vay dài hạn để thanh toán đầu

tư XDCB

Nợ TK 241: Xây dựng CB dở dang (giá

mua sắm, xây dựng chưa có thuế)






6 Vay dài hạn để thanh toán nợ

cho người bán, người nhận

thầu về XDCB

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán


7 Vay dài hạn để ứng vốn cho

người nhận thấu XDCB

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán (Xác

định như khoản ứng trước cho người nhận

thấu)


8 Vay dài hạn để đầu tư vào

công ty liên kết, góp vốn liên

doanh, đầu tư cổ phiếu, trái

phiếu dài hạn

Nợ TK 221: Đầu tư dài hạn

(2211,2213,2218)





Ví dụ với nghiệp vụ: Ngày 16/05/2011 vay ngắn hạn ngân hàng ABC theo khế

ước số KH157 số tiền 15.000.000 đồng để thanh toán tiền mua hàng cho nhà

cung cấp công ty Phú Mỹ



những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Đi vay

(những nghiệp vụ hạch toán Có TK 311,341). Từ đó với nghiệp vụ này người

dùng sẽ chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền vay và chứng từ cần nhập là đi

vay




tin chứng từ.




5.3.2.2 Trả tiền vay


1 Cuối kì kế toán năm, xác định

các khoản vay dài hạn đến

hạn trả của kì kế toán năm

tiếp theo

Nợ TK 341: Vay dài hạn

Có TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả

2 Trả tiền vay bằng hàng hóa,

tài sản...

Nợ TK 3411,311

Có TK 156,153, 211...


Ví dụ với nghiệp vụ: Cuối kì kế toán năm 2011, xác định khoản vay dài hạn đến

hạn trả của kì kế toán năm 2012 là 16.000.000 đồng





những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Trả tiền vay

(những nghiệp vụ hạch toán Nợ TK 311,341. Từ đó với nghiệp vụ này người

dùng sẽ chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền vay và chứng từ cần nhập là trả

tiền vay.



Bước 3: Phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông

tin chứng từ.


5.3.3 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tiền vay:

Sổ chi tiết tiền vay








Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 311,341.


Sau đó nếu muốn xem chi tiết từng khế ước hay đối tượng cho vay thì nhập tên

khế ước hay đối tượng tương ứng. Nếu muốn xem tất cả đối tượng hay khế ước

trên thì bỏ chọn vào mục này.



5.4 Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các

khoản đã được thu tiền hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và nghiệp vụ phát

sinh như bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, cung cấp dịch vụ cho khách hàng

bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán.

Tài khoản 511" Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" chỉ phản ánh doanh thu

của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp được

xác định là đã bán trong kì không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu tiền.

Đối với sản phẩm hàng hóa , dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt

hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu ghi nhận là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế

tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu)

Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hóa thì chỉ phản ánh doanh thu là số

tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư hàng hóa nhận gia

công.

Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng

hoa hồng thì ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là phần hoa hồng bán

hàng mà doanh nghiệp được hưởng.

Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp sẽ ghi

nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay và ghi nhận doanh thu chưa thực

259



hiện phần lãi tính trên khoản trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu

được xác định.

Những sản phẩm hàng hóa được xác định là đã bán nhưng vì lý do về chất lượng,

quy cách kỹ thuật...mà người mua từ chối thanh toán, gởi trả lại người bán hoặc yêu

cầu giảm giá và được DN cấp thuận; hoặc người mua mua hàng với số lượng lớn

được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được

theo dõi riêng trên các tài khoản 521 "Các khoản giảm trừ doanh thu", cuối kì kết

chuyển sang TK 511 để tính doanh thu thuần

Trường hợp trong kì doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và thu tiền bán hàng

nhưng đến cuối kì vẫn chưa giao hàng cho người mua thì giá trị số hàng này không

được xem là hàng đã bán trong kì và không được ghi vào tài khoản 511 "Doanh thu

bán hàng và cung cấp dịch vụ" mà chỉ hạch toán vào bên Có TK 131 "Phải thu khách

hàng" về các khoản khách hàng ứng trước. Khi thực tế giao hàng cho người mua sẽ

hạch toán vào tài khoản 511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù

hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu


Khi thực hiện lập chứng từ về bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải có các thông tin

liên quan danh mục khách hàng, nhân viên, hàng hóa, dịch vụ


Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ




dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ


hay nhà cung cấp



309HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ


Danh mục hàng hóa

Nhập danh sách danh mục hàng hóa phát sinh trong giao dịch bán hàng

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm hàng hóa

Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Hàng hóa > Danh mục để tiến hành nhập

danh sách hàng hóa theo từng nhóm tương ứng.

Danh mục dịch vụ

Nhập danh sách danh mục dịch vụ phát sinh trong giao dịch cung cấp dịch vụ

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm dịch vụ

Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Dịch vụ > Danh mục để tiến hành nhập

danh sách dịch vụ theo từng nhóm tương ứng.




Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

Doanh thu bán

hàng hóa

Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng hóa không thu tiền ngay (tiền

mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho hàng hóa

Doanh thu bán

thành phẩm

Dùng cho các nghiệp vụ bán thành phẩm không thu tiền ngay

(tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho thành phẩm

Doanh thu dịch

vụ

Dùng cho các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không thu tiền ngay (

tiền mặt hay tiền gửi)

Doanh thu khác Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoạt động tài

chính hay thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh

của đơn vị nhưng không thu được bằng tiền (tiền mặt hay tiền

192



gửi)

phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán bán

hàng và cung cấp dịch vụ, các định khoản của kế toán bán hàng đại lý, kế toán

hoạt động gia công, kế toán doanh thu hoạt động tài chính, kế toán các khoản

giảm trừ doanh thu. Cấu trúc của phần liệt kê này là:

Nội dụng hạch toán: Nội dung của nghiệp vụ

Hạch toán: Chi tiết định khoản của nghiệp vụ

Phân hệ hạch toán: Hướng dẫn phân hệ hạch toán tương ứng theo nguyên tắc

ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ

Căn cứ vào hướng dẫn trên, tùy vào nội dung nghiệp vụ, theo hướng dẫn phân

hệ hạch toán người dùng chọn chứng từ nhập vào phù hợp sau đó thực hiện

hạch toán như hướng dẫn định khoản.

Hướng dẫn thêm mới chứng từ được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác khi

thêm mới chứng từ .

Ví dụ: Khi gặp nghiệp vụ ghi nhận doanh thu bán chịu sản phẩm hàng hóa như

sau: Ghi nhận doanh thu bán chịu hàng hóa cho công ty Phú Mỹ với chi tiết hàng

bán là 15 máy điện thoại SAMSUNG B500, ĐG:2.100.000 Đ, 17 máy điện thoại

NOKIA-7210 ,ĐG:2.500.000 Đ

STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch

toán

1 Doanh thu bán

chịu sản phẩm

hàng hóa, cung

cấp dịch vụ cho

khách hàng

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng


Có TK 511: Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ (chưa thuế)

(5111,5112,5113,5118)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

Căn cứ vào nghiệp vụ và bảng hướng dẫn trên người dùng định khoản nghiệp vụ

này là(theo hướng dẫn tại cột hạch toán)

143



Nợ TK 131(Chi tiết khách hàng công ty Phú Mỹ): 81.400.000

Có TK 5111( Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ): 74.000.000

Có TK 3331(Thuế GTGT phải nộp): 7.400.000

Tiếp tục vào phân hệ Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ chọn chứng từ cần

nhập là Doanh thu bán hàng hóa



Với nghiệp vụ trên phần mềm sẽ tự động xuất kho giá vốn, có thể xem chi tiết

chứng từ xuất kho giá vốn tại phân hệ kế toán quản lý kho, chứng từ Xuất bán

hàng thương mại

5.4.2.1 Các định khoản thường gặp


toán

1 Doanh thu bán

chịu sản phẩm

hàng hóa, cung

cấp dịch vụ cho

khách hàng





(5111,5112,5113,5118)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

2 Khi xuất sản phẩm

hàng hóa đổi lấy



Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ




toán

vật tư, hàng hóa,

TSCĐ khác


cung cấp dịch vụ( chưa thuế)

(5111,5112)

Khi nhận vật tư

hàng hóa, TSCĐ

do trao đổi kế

toán phản ánh giá

trị vật tư, hàng

hóa,TSCĐ nhận

được do trao đổi.

Nợ TK 152,153,156,211...

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu

trừ


(Tổng giá thanh toán)

Kế toán quản lý

kho (nhập kho

tương ứng)

Trường hợp thu

thêm tiền do giá

trị hợp lý của vật

tư hàng hóa,

TSCĐ đưa đi trao

đổi lớn hơn giá trị

hợp lý của vật tư

hàng hóa,TSCĐ

nhận về

Nợ TK 111,112( số tiền đã thu thêm)

Có Tk 131: Phải thu của khách hàng

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

3 Khi bán hàng theo

phương thức trả

chậm trả góp , kế

toán phản ánh

doanh thu bán

hàng là giá bán

trả tiền ngay chưa





(5111,5112,5113,5118)

Có TK 3387: Daonh thu chưa thực

hiện (chênh lệch giữa số tiền theo giá

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ




toán

có thuế GTGT bán trả chậm trả góp với giá bán trả

tiền ngay và thuế GTGT)

Khi thu được tiền

bán hàng

Nợ TK 111,112


Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

Định kì ghi nhận

lãi trả chậm, trả

góp

Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực

hiện

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài

chính (lãi trả chậm, trả góp)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

(Doanh thu

khác)

4 Khi cho thuê hoạt

động TSCĐ và

cho thuê hoạt

động BĐS đầu tư,

kế toán phản ánh

doanh thu phải

phù hợp với dịch

vụ cho thuê đã

hoàn thành trong

từng kì là số tiền

cho thuê phải thu

từng kì





(5113,5118)

Có TK 3387: Daonh thu chưa thực

hiện (chênh lệch giữa số tiền theo giá

bán trả chậm trả góp với giá bán trả

tiền ngay và thuế GTGT)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

Khi nhận trước

tiền cho thuê hoạt

Nợ TK 111,112: Tổng số tiền nhận

trước

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền




toán

động trong nhiều

kì

Có TK 3387: Doanh thu chưa thực

hiện


gửi, hạch toán

tương ứng

Định kì kết chuyển

doanh thu của kì

kế toán


hiện



(5113,5118)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

Số tiền phải trả lại

cho khách hàng vì

hợp đồng cho

thuê không thực

hiện tiếp hoặc

thời gian thực

hiện ngắn hơn

thời gian đã thu

tiền trước (nếu

có)


hiện

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nôp

(số tiền trả lại cho bên thuê về thuế

GTGT của hoạt động cho thuê không

thực hiện được

Có TK 111,112: Tổng số tiền phải

trả

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng

5 Trường hợp sử

dụng hàng hóa

dịch vụ sử dụng

nội bộ, quảng

cáo, khuyến mãi.

(Đối với doanh

nghiệp đăng kí

nộp thuế theo

Nợ TK 154,631,642....Chí phí sản xuất

sản phẩm hoặc giá vốn hàng bán


cung cấp dịch vụ(chi tiết doanh thu

bán hàng nội bộ)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ




toán

phương pháp

khấu trừ thì doanh

thu sử dụng nội

bộ không tính thuế

GTGT)

Nếu trả lương cho

người lao động

bằng sản phẩm,

hàng hóa

Nợ TK 334: Phải trả người lao động


cung cấp dịch vụ (chi tiết doanh thu

bán hàng nội bộ)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

6 Trường hợp sản

phẩm hàng hóa

được sử dụng để

biếu tặng

Nợ TK 431:Quỹ khen thưởng phúc lợi

(Tổng giá thanh toán)


cung cấp dịch vụ (giá bán chưa có

thuế GTGT)


Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

7 Doanh thu từ các khoản trợ cấp trợ giá của Nhà nước cho doanh nghiệp

Trường hợp Nhà

nước thông báo

nhưng chưa cấp

tiền ngay, doanh

thu trợ cấp, trợ

giá

Nợ TK 333: Các khoản phải trả Nhà

nước (3339)


cung cấp dịch vụ (5118)

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

Khi nhận tiền của

Ngân sách Nhà

Nợ TK 111,112

Có TK 333: Các khoản phải trả Nhà

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán




toán

nước thanh toán nước (3339) tương ứng

Trường hợp Nhà

nước trợ cấp trợ

giá bằng tiền ngay

cho doanh nghiệp

Nợ TK 111,112


cung cấp dịch vụ (5118)

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng

8 Xác đinh thuế tiêu

thụ đặc biệt, thuế

xuất khẩu phải

nộp

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ

Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

5.4.2.2 Kế toán hàng bán đại lý

STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán

Bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng

1 Tại đơn vị giao hàng đại lý

Khi xuất kho sản phẩm

hàng hóa giao cho đại lý

phải lập phiếu xuất kho

hàng gửi bán đại lý

Nợ TK 157: Hàng gửi đi

bán

Có TK 155,156...


(xuất kho tương

ứng)

Khi hàng hóa giao cho

các đại lý đã được bán.

Căn cứ vào bảng kê

hàng đã bán do các bên

nhận đại lý hưởng hoa

Nợ TK 111,112,131: Tổng

giá thanh toán

Có TK 3331: Thuế GTGT

phải nôp

Có TK 511: Doanh thu


hoặc tiền gửi, hạch

toán tương ứng.

Hoặc kế toán bán

hàng và cung cấp

dịch vụ(Chưa trả




hồng gửi về, kế toán lập

hóa đơn

bán hàng và cung cấp dịch

vụ (chưa thuế)

(5111,5112,5113,5118)

tiền)

Đồng thời phản ánh giá

vốn hàng bán ra

Nợ TK 632: Giá vốn hàng

bán

Có TK 157: Hàng gửi đi

bán


(xuất kho tương

ứng)

Số tiền hoa hồng phải trả

cho đơn vị nhận đại lý

Nợ TK 6421: Chí phí bán

hàng( Hoa hồng đại lý chưa

có thuế GTGT)

Nợ TK 133: Thuế GTGT

được khấu trừ

Có TK 111,112,131







tiền)

2 Kế toán tại đơn vị nhận đại lý hưởng hoa hồng

Khi nhận hàng đại lý bán

đúng giá hưởng hoa

hồng, kế toán phản ánh

toàn bộ giá trị hàng hóa

nhận bán đại lý vào tài

khoản 003

Nợ TK 003: Hàng hóa nhận

bán hộ, nhận kí gửi kí cược

Kế toán tổng hơp

(Bút toán khác)

Khi xuất hàng bán hoặc

xuất trả lại hàng cho bên

giao hàng

Có TK 003: Hàng hóa nhận

bán hộ, nhận kí gửi kí cược

Kế toán tổng hơp

(Bút toán khác)

Khi xuất hàng bán nhận Nợ TK 111,112,131: Số Kế toán tiền mặt




đại lý, phải lập hóa đơn

GTGT hoặc hóa đơn bán

hàng thông thường theo

chế độ quy định. Căn cứ

vào hóa đơn đã được

lập và các chứng từ liên

quan kế toán phản ánh

số tiền bán hàng đại lý

phải trả cho bên giao

hàng

tiền thu được

Có TK 331:Phải trả cho

người bán






tiền)

Doanh thu hoa hồng bán

hàng đại lý được hưởng

Nợ TK 331: Phải trả cho

người bán



vụ

Có TK 3331(Thuế GTGT

phải nộp)

Kế toán bán hàng

và cung cấp dịch vụ

Khi trả tiền bán hàng đại

lý cho bên giao hàng

Nợ 331: Phải trả cho người

bán

Có TK 111,112



toán tương ứng

Hướng dẫn nhập bút toán tại đơn vị nhận đại lý hưởng hoa hồng: Khi nhận hàng

đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, kế toán phản ánh toàn bộ giá trị hàng hóa

nhận bán đại lý vào tài khoản 003

Nợ TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi kí cược

Ví dụ: Ngày 12/12/2008 Đại lý B nhận hàng bán từ công ty A với số lượng hàng là

15 máy điện thoại LG 290.ĐG:2.900.000 VNĐ,16 máy LG-340 ĐG 2100.000 VNĐ.



Đại lý B khi nhận được hàng phản ánh toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán vào tài

khoản 003. Cách thức thực hiện như sau:



với nghiệp vụ trên thì nhập vào chứng từ bút toán khác (phân hệ kế toán tổng

hợp). Từ đó với nghiệp vụ này người dùng sẽ chọn Phân hệ kế toán tổng hợp và

chứng từ cần nhập là Bút toán khác.




tin chứng từ (nhập thông tin định khoản ngoài bảng)




5.4.2.3 Kế toán hoạt động gia công hàng hóa


1 Tại đơn vị giao hàng để gia công

Khi xuất kho giao hàng

để gia công

Nợ TK 154: Chi phí sản

xuất kinh doanh dở dang

Có TK 152,156...


(xuất kho tương

ứng)

Chi phí gia công Nợ TK 154: Chi phí sản

xuất kinh doanh dở dang


được khấu trừ

Có TK 111,112,131




Hoặc kế toán quản

lý kho, nhập kho

(Chưa trả tiền)

Khi nhận lại hàng gia

công, chế biến hoàn

Nợ TK152,156

Có TK 154: Chi phí sản


(nhập kho tương




thành xuất kinh doanh dở dang ứng)

2 Kế toán tại đơn vị nhận hàng để gia công

Khi nhận hàng để gia

công kế toán phản ánh

toàn bộ giá trị hàng hóa

nhận gia công vào tài

khoản 002

Nợ TK 002: Vật tư hàng

hóa nhận gia công,giữ hộ


(Bút toán khác)

Khi xuất kho hàng để gia

công chế biến hoặc trả

lại đơn vị giao hàng gia

công

Có TK 002: Vật tư hàng

hóa nhận gia công,giữ hộ


(Bút toán khác)

Khi xác định doanh thu từ

số tiền gia công thực tế

được hưởng

Nợ TK 111,112,131: Số

tiền thu được



vụ

Có TK 3331:Thuế GTGT

phải nộp







tiền)



5.4.2.4 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính


toán

1 Phản ánh doanh thu

cổ tức, lợi nhuận

được phát sinh trong

kì từ hoạt động đầu

tư

Nợ TK 111,112,138

Nợ TK 221: Đầu tư tài chính dài

hạn (cổ tức lợi nhuận được chia

bổ sung góp vốn liên doanh liên

kết và vốn đầu tư dài hạn khác)

Có TK 515: Doanh thu hoạt động

tài chính

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng. Nếu

chưa thu được

tiền thì hạch

toán vào doanh

thu bán hàng và

cũng cấp dịch

vụ

2 Hoạt động đầu tư chứng khoán

2.1 Khi mua chứng

khoán ngắn hạn, dài

hạn căn cứ vào chi

phí mua thực tế ghi

Nợ TK 121,221(2218)

Có TK 111,112,141

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng

Định kì tính lãi và thu

lãi trái phiếu, tín phiếu

hoặc nhận được

thông báo về cổ tức

hay lợi nhuận được

hưởng

Nợ TK 111,112,138: Trường hợp

nhận lãi bằng tiền

Nợ TK 121,221: Trường hợp dùng

cổ tức và lợi nhuận được chia để

bổ sung vốn góp


tài chính

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng. Nếu

chưa thu được

tiền thì hạch

toán vào doanh

thu bán hàng và

cũng cấp dịch

vụ




toán

2.2 Trường hợp nhận lãi

đầu tư bao gồm cả

khoản lãi đầu tư dồn

tích trước khi doanh

nghiệp mua lại khoản

đầu tư đó thì doanh

nghiệp phải phân bổ

số tiền lãi này, chỉ có

phần tiền lãi của các

kì mà doanh nghiệp

đã mua khoản đầu tư

này mới được ghi

nhận là doanh thu

hoạt động tài chính,

các khoản tiền lãi

dồn tích trước khi

doanh nghiệp mua lại

khoản đầu tư đó thì

ghi giảm giá trị của

chính khoản đầu tư

trái phiếu, cổ phiếu

đó.

Nợ TK 111,112 (Tổng số tiền lãi

thu được)

Có TK 121: Đầu tư tài chính ngắn

hạn (phần tiền lãi dồn tích trước khi

doanh nghiệp mua lại khoản đầu

tư)

Có TK 2213: Đầu tư vào công ty

liên kết (phần tiền lãi dồn tích trước

khi doanh nghiệp mua lại khoản

đầu tư)

Có TK 2218: Đầu tư tài chính

ngắn hạn khác (phần tiền lãi dồn

tích trước khi doanh nghiệp mua

lại khoản đầu tư)


tài chính (phần tiền lãi phát sinh

sau ngày doanh nghiệp mua khoản

đầu tư)

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

Định kì nhận lãi cổ

phiếu trái phiếu(nếu

có)

Nợ TK111,112: Số tiền nhận được


tài chính

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

2.3 Khi chuyển nhượng Nợ 111,112: Giá thanh toán Kế toán tiền




toán

đầu tư chứng khoán


căn cứ vào giá bán

chứng khoán ghi

Nợ Tk 635: CP tài chính (lỗ bán

chứng khoán)

Có TK 121: Đầu tư tài chính ngắn

hạn (giá vốn)

Có TK 2218: Đầu tư tài chính dài

hạn khác (giá vốn)

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

2.4 Thu hồi hoặc thanh

toán các loại đầu tư

ngắn hạn khi đáo hạn

Nợ TK 111,112: Tiền gửi ngân

hàng

Có TK 121:Đầu tư tài chính ngắn

hạn (giá vốn)


tài chính (số tiền lãi)

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng

3 Lãi cho vay trong kì

theo khế ước vay

Nợ TK138: Phải thu khác


tài chính

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

4 Các khoản thu lãi tiền

gửi phát sinh trong kì

Nợ TK 112: Giá thanh toán


tài chính (số tiền lãi)

Kế toán tiền gửi

5 Số tiền chiết khấu

thanh toán (số tiền

chiết khấu thanh toán

được hưởng do

thanh toán tiền mua

hàng trước thời hạn

Nợ TK 331: Phải trả cho người

bán


tài chính

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ




toán

được người bán

chấp thuận)

6 Định kì xác định và

kết chuyển doanh thu

tiền lãi trả chậm trả

góp trong kì


hiện


tài chính

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

7 Hàng kì xác định

doanh thu các khoản

cho vay hoặc mua

trái phiếu nhận lãi

trước


hiện


tài chính

Kế toán bán

hàng và cung

cấp dịch vụ

5.4.2.5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

Chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại là khoản giảm trừ cho người mua khi sản lượng của

giao dịch đạt vượt một mức quy định. Tài khoản 521 dùng để phản ánh khoản

chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc thanh toán cho

người mua hàng do họ đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận

về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam

kết mua, bán hàng.

Kế toán khoản chiết khấu thương mại:

Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại người mua được

hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của

doanh nghiệp đã quy định.



Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được

hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm vào giá

bán trên “Hóa đơn (GTGT)” hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trên hoá

đơn thể hiện rõ dòng ghi Chiết khấu thương mại mà khách hàng được hưởng.

Lần mua cuối cùng được xác định dựa trên hợp đồng kinh tế giữa các bên. Do

đó, trường hợp công ty và các đại lý ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó xác định

ngày 31/12 hàng năm là ngày xác định công nợ và thực hiện chiết khấu thì ngày

31/12 được coi là lần mua cuối cùng để thực hiện việc điều chỉnh giảm giá.

Bên bán hạch toán:

Đối với doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào hoá đơn

GTGT , kế toán phản ánh số chiết khấu thương mại:

Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp(33311)

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng..., kế toán

phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)

Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương

mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn

lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết

khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào Tài khoản 521.

Khi thanh tóan tiền cho khách hàng doanh nghiệp phải xuất hoá đơn chiết khấu

thương mại, lập phiếu chi tiền theo đúng quy định cho khách hàng. Căn cứ vào

hoá đơn GTGT(Đối với doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp khấu trừ)

hoặc hoá đơn bán hàng(Đối với doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp trực

tiếp), phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán bên bán ghi sổ theo bút



toán:

Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331(Nếu có)

Có TK 111,112

Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu

thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu

thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK

521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại. Và

ghi sổ theo các bút toán

Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 156

Phản ánh doanh thu (không hạch toán qua 521):

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511

Có TK 3331(Nếu có)

Bên bán phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng

khách hàng và từng loại hàng bán như: bán hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ.

Theo các trường hợp trên, bên mua sẽ hạch toán:

Nếu bên mua phân bổ được vào giá trị hàng hóa mua vào:

Nợ TK 156: Giá trị từng mặt hàng đã giảm theo tỷ lệ chiết khấu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (Đối với doanh nghiệp nộp VAT

theo phương pháp khấu trừ)

Có TK 331: Giá trị đã giảm theo chiết khấu.

Nếu không thể phân bổ giá trị chiết khấu thương mại do hàng hoá đã xuất kho

hết….thì có thể phản ánh số chiết khấu thương mại được hưởng theo bút toán

Nợ TK 331,111,112...



Có TK 152,153,156...

Trường hợp giá trị hàng hóa trên hóa đơn bán hàng nhỏ hơn khoản chiết khấu

thương mại thì được điều chỉnh giảm ở hóa đơn mua hàng lần tiếp sau.

Các trường hơp chiết khấu thương mại nhưng không thể hiện trên hóa đơn bán

hàng thì không được coi là chiết khấu thương mại; các bên lập chứng từ thu chi

tiền để hạch toán kế toán và xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo qui định.

Trong kỳ chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK

521”Chiết khấu thương mại”. Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được kết

chuyển toàn bộ sang TK 511”Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Để xác

định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực

hiện trong kỳ báo cáo. Kế toán ghi:

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521: Chiết khấu thương mại

Trường hợp giá trị hàng hóa trên hóa đơn bán hàng nhỏ hơn khoản chiết khấu

thương mại thì được điều chỉnh giảm ở hóa đơn mua hàng lần tiếp sau. - Các

trường hơp chiết khấu thương mại nhưng không thể hiện trên hóa đơn bán hàng

thì không được coi là chiết khấu thương mại; các bên lập chứng từ thu chi tiền

để hạch toán kế toán và xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo qui định.

Ví dụ: Tại công ty ABC có Hóa đơn GTGT số 0012345 xuất tháng 5 cho công ty

T&T (hình thức thanh toán chuyển khoản sau)ghi:

Sản phẩm Super 50: 1.000 kg * 10.000 = 10.000.000 đ

Sản phẩm Under 30: 2.000 kg * 7.500 = 15.000.000 đ

Chiết khấu thương mại tháng 4: 10 kg sản phẩm Super 50 và 20 kg sản phẩm

Under 30 tương đương: 100.000 đ + 150.000 đ = 250.000 đ

Thành tiền: 10.000.000 + 15.000.000 – 250.000 = 24.750.000 đ

Thuế GTGT 10%: 2.475.000 đ

Tổng cộng: 27.225.000 đ

Trình tự hạch toán



Công ty ABC, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0012345, ghi sổ kế toán theo các

bút toán:

Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 521: 250.000đ

Nợ TK 3331: 25.000đ

Có TK 131: 275.000đ

Phản ảnh doanh thu

Nợ TK 131: 27.500.000đ

Có TK 511: 25.000.000đ

Có TK 3331: 2.500.000đ

Công ty T&T căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0012345 (Liên 2- Giao cho khách

hàng), ghi sổ kế toán theo bút toán:

Nợ TK 156: 24.750.000đ

Nợ TK 133: 2.475.000đ

Có TK 331: 27.225.000đ

Hàng bán bị trả lại

Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán xác định là đã bán nhưng

bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

Tài khoản sử dụng: 531,5212

Nội dung: Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác

định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết

trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại.

Bên mua cần xuất hoá đơn để trả lại hàng bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo

đơn giá mua trên hóa đơn mua vào)



Trình tự hạch toán và xuất hóa đơn:

Bên bán:

Nhận lại hóa đơn trả lại hàng của bên mua, căn cứ vào hóa đơn định khoản:

Nợ TK 531

Nợ TK 3331

Có TK 131

Bên mua:

Xuất hóa đơn trả hàng, căn cứ vào hóa đơn định khoản:

Nợ TK331

Có TK 156

Có TK 1331

Giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất,

sai quy cách theo quy định trong hợp đồng hoặc do lạc hậu thị hiếu

Tài khoản sử dụng: 532 (5213)

Bên bán sẽ xuất hóa đơn giảm giá cho số lượng hàng kém chất lượng

Bên bán:

Căn cứ vào hóa đơn định khoản:

Nợ TK 532

Nợ TK 3331

Có TK 131

Bên mua:

Căn cứ vào hóa đơn định khoản:

Nợ TK 331



Có TK 156

Có TK 133

Chiết khấu thanh toán

Ngoài ra các khoản chiết khấu thanh toán là khoản giảm trừ cho người mua khi

thanh toán trước một thời hạn quy định (ghi nhận doanh thu, chi phí hoạt động tài

chính). Chiết khấu thanh toán được tính trên số tiền thanh toán, khoản này tương

đương với chi phí lãi vay và thu nhập tài chính (tương đương lãi suất đi vay). Một

ví dụ tiêu biểu: Nếu người bán ghi là “2/10 net 30” có nghĩa việc thanh toán được

kéo dài trong vòng 30 ngày, nhưng người mua có thể được lợi 2% trên giá nếu

thanh toán hóa đơn trong vòng 10 ngày

Tài khoản sử dụng: 515 hoặc 635

Không lập hóa đơn, chỉ căn cứ chính sách bán hàng, chứng từ thu (bên mua),

chứng từ chi (bên bán) để hạch toán

Bên bán:

Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá, dịch vụ được hưởng, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có các TK 131, 111, 112,...

Bên mua:

Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng do thanh toán tiền mua hàng trước

thời hạn được người bán chấp thuận, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính.

Các lưu ý khi sử dụng các tài khoản này:

Tài khoản này chỉ phản ánh chiết khấu thương mại khi hàng bán được ghi trên

hóa đơn hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng

Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng bán bị trả lại (tính theo đúng đơn



giá ghi trên hóa đơn). Trường hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán thì chỉ

phản ánh vào tài khoản này trị giá hàng bán bị trả lại đúng bằng số lượng hàng

bị trả lại nhân đơn giá bán ghi trên hóa đơn.

Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm

giá ngoài hóa đơn, tức là giảm giá sau khi đã phát hàng hóa đơn. Không hạch

toán vào tài khoản này số giảm giá (cho phép giảm giá) đã được ghi trên hóa

đơn và được trừ vào tổng giá trị hàng bán ghi trên hóa đơn


1 Khi doanh nghiệp

thực hiện chiết khấu

thương mại cho

những khách hàng

mua với số lượng

lớn

Nợ 5211: Chiết khấu

thương mại


phải nộp

Có TK 111,112,131

Kế toán tiền mặt hoặc

tiền gửi, hạch toán

tương ứng. Nếu chưa

thu được tiền thì hạch

toán vào doanh thu

bán hàng và cũng cấp

dịch vụ

2 Khi doanh nghiệp

nhận lại sản phẩm,

hàng hóa bị trả lại,

hạch toán giá vốn

hàng bị trả lại ghi

Nợ TK 154,155,156

Có TK 632: Giá vốn hàng

bán


Thanh toán với

người mua về số tiền

hàng bán bị trả lại

Nợ TK 521: Các khoản

giảm trừ doanh thu (5213)


phải nộp của hàng bán bị trả

lại

Có TK 111,112,131...







dịch vụ




3 Khi có chứng từ xác

định khoản giảm giá

hàng bán cho người

mua về số lượng

hàng đã bán do kém,

mất phẩm chất, sai

quy cách hợp đồng

Nợ TK 521: Các khoản

giảm trừ doanh thu (5213)


phải nộp của hàng bán bị trả

lại

Có TK 111,112,131...



tương ứng.Nếu chưa




dịch vụ

5.4.3 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ

Sổ chi tiết thanh toán với người mua

Sổ chi tiết công nợ






Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 511,521...các tài khoản doanh thu tương

ứng.


Ví dụ về sổ chi tiết bán hàng




theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )259



5.5 Kế toán quản lý kho

Kế toán quản lý kho lưu ý: chi phí thu mua hàng hóa phản ánh chi phí thu mua hàng

hóa phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ

chi phí mua hàng hóa hiện có trong kì cho khối lượng hàng hóa đã bán trong kì và

tồn kho thực tế cuối kì (kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, kí gửi

chưa bán được). Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản 156 chỉ bao

gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo

hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bãi...chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng

hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định

mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa


Khi thực hiện lập chứng từ về kế toán quản lý kho, phải có các thông tin liên quan

danh mục khách hàng, nhân viên, hàng hóa, kho hàng


Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ




dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm người khách

hàng hay nhà cung cấp



Danh mục hàng hóa

Nhập danh sách danh mục hàng hóa phát sinh trong giao dịch bán hàng

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm hàng hóa

337HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho


Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Hàng hóa > Danh mục để tiến hành nhập

danh sách hàng hóa theo từng nhóm tương ứng.

Danh mục kho hàng

Nhập danh sách danh mục dịch vụ phát sinh trong giao dịch cung cấp dịch vụ

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm kho hàng

Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Kho hàng > Danh mục để tiến hành nhập

danh sách kho hàng theo từng nhóm tương ứng.



5.5.2 Các phương pháp tính giá xuất kho

Chủ để này trình bày cách thực hiện các phương pháp xuất kho.

1. Phần mềm hỗ trợ các phương pháp tính giá xuất kho:

Bình quân thời điểm: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho

được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị

từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá xuất kho được

tính mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư

hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số

lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)

Bình quân cuối kỳ: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho

được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị

từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá xuất kho được

tính vào cuối kì hạch toán

Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn

đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng

hàng nhập trong kỳ)

Thực tế đích danh: Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất

192



kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.

Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí

thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù

hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh

đúng theo giá trị thực tế của nó.

Nhập trước - xuất trước (FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định

là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn

lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương

pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở

thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá

của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

Nhập sau - xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định là hàng được mua

sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là

những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá

trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,

giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần

đầu kỳ.

2. Để chọn phương pháp xuất kho, thực hiện theo trình tự sau:

Chọn phương pháp tính giá xuất kho tại chức năng Thông số kế toán .

Lưu ý: chọn phương pháp xuất kho Đích danh khi doanh nghiệp sử dụng

phương pháp tính giá xuất kho là: Thực tế đích danh, LIFO, FIFO

Nếu chọn theo phương pháp xuất kho đích danh, phải xác định theo dõi đích

danh từng định khoản hay từng chứng từ theo phương pháp FIFO hay LIFO tại

mục Tùy chọn trong bước thiết lập Hệ thống tài khoản.

Ví dụ về cách chọn phương pháp xuất kho: nhập trước - xuất trước

Bước 1: Vào Tab Quản trị > Thông số > Kế toán . phần mềm mở ra cửa sổ

thiết lập thông số kế toán. Tích chọn vào ô Mở ra để sửa và chọn phương pháp

tính giá xuất kho Đích danh

226

202

226



Bước 2: Vào tab Quản trị > Hệ thống tài khoản > Chọn tài khoản 15X, mở

tab tùy chọn . Chọn theo dõi đích danh từng định khoản (hoặc đích danh từng

chứng từ) bên Có Theo phương pháp FIFO

200



3. Cách thức nhập định khoản đối với từng phương pháp

Tùy theo từng phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp chọn khác nhau

thì có cách nhập số liệu khác nhau. Thường phần mềm sẽ tự động tình giá xuất

kho theo phương pháp bình quân thời điểm đối với từng nghiệp vụ xuất kho.

Phương pháp bình quân thời điểm: Khi nhập chứng từ, chỉ cần nhập số lượng

hàng xuất kho phần mềm sẽ tự động tính giá trị bình quân thời điểm của hàng

hóa đó trong kho để tự động nhập đơn giá và tính giá thành.

Phương pháp bình quân cuối kì: Khi nhập chứng từ, chỉ cần nhập số lượng,

phần mềm sẽ tạm tính đơn giá xuất kho theo giá bình quân thời điểm. Đến cuối

kì, khi tổng hợp số liệu phần mềm sẽ tính lại đơn giá bình quân cuối kì cho

tất cả các chứng từ xuất kho.

Phương pháp đích danh, LIFO, FIFO: Khi nhập chứng từ, sau khi chọn hàng

hóa và kho hàng (nếu có), người dùng bắt buộc phải chọn chính xác số đích

danh số lô hàng xuất ra.

239



Các bước chọn đích danh số hàng xuất ra:

1. Chọn số lượng hàng xuất ra bằng cách gõ trực tiếp, hoặc tính theo công

thức

2. Bấm vào nút chọn: Phát sinh theo phương pháp LIFO hoặc FIFO để phần

mềm tự động tìm ra thông tin lô hàng cần xuất phù hợp (căn cứ vào số lượng

xuất, phương pháp xuất kho, số hàng tồn thực tế có trong kho). Nếu sử dụng

phương pháp thực tế đích danh thì bỏ qua bước này.



3. Nếu sử dụng phương pháp xuất kho thực tế đích danh thì sau khi chọn số

lượng xuất, chọn nút để chọn đúng lô hàng cần xuất.

4. Cuối cùng để lưu lại nhấn nút , sau đó tắt cửa sổ chọn đích danh

hàng hóa xuất kho.

Lưu ý: Đối với phương pháp FIFO người dùng có thể chỉ nhập số lượng khi

xuất kho, còn đơn giá sẽ được tính lại khi tổng hợp số liệu cuối kì


phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán quản

lý kho. Cấu trúc của phần liệt kê này là:









thêm mới chứng từ


toán

1 Mua nguyên vật

liệu, CCDC,

hàng hóa nhập

kho

Nợ TK 152,153,156


trừ

Có TK 111,112,131,141: Tổng giá

thanh toán


hoặc tiền gửi,

hạch toán tương

ứng. Nếu chưa

trả tiền hạch toán

vào phân hệ kế

143




toán

toán quản lý kho

(nhập kho tương

ứng)

2 Khi nhận vốn góp

bằng nguyên vật

liệu, CCDC,

hàng hóa

Nợ TK 152,153,156

Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh


kho (nhập kho

tương ứng)

3 Các chi phí về thu

mua, vận chuyển,

bốc xếp nguyên

liệu,CCDC, hàng

hóa từ nơi mua

về nhập kho

doanh nghiệp

Nợ TK 152,153,156,211...


trừ

Có TK 111,112,131,141: Tổng giá

thanh toán


hoặc tiền gửi,

hạch toán tương

ứng. Nếu chưa

trả tiền hạch toán

vào phân hệ kế

toán quản lý kho

(nhập kho tương

ứng)

4 Khi xuất kho

nguyên liệu để tự

chế biến

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh

doanh dở dang

Có TK 152: Nguyên liệu - vật liệu


kho (xuất kho

tương ứng)

5 Khi nhập kho

nguyên liệu, vật

liệu đã tự chế

biến xong

Nợ TK 152: Nguyên liệu - Vật liệu

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh

doanh dở dang


kho (nhập kho

tương ứng)




toán

6 Đối với nguyên

liệu,vật liệu,

CCDC, hàng hóa

thừa phát hiện

khi kiểm kê

Nợ TK 152,153,156

Có TK 3381:Tài sản thừa chờ giải

quyết


kho (nhập kho

tương ứng)

7 Khi có quyết định

xử lý đối với tài

sản thừa khi

kiểm kê, căn cứ

vào quyết định xử

lý ghi

Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải

quyết

Có TK liên quan

Tùy thuộc vào tài

khoản liên quan

8 Khi xuất kho


liệu, CCDC,

hàng hóa sử

dụng cho hoạt

động sản xuất

kinh doanh

Nợ TK 154,642....

Có TK152,153,156


kho (xuất kho

tương ứng)

9 Khi xuất kho


liệu, CCDC,

hàng hóa sử

dụng cho hoạt

động XDCB

Nợ TK 241: XDCB dở dang

Có TK152,153,156


kho (xuất kho

tương ứng)

10 Đối với nguyên

vật liệu, CCDC

Nợ TK 221: Đầu tư dài hạn

(2212,2213) Theo giá trị đánh giá lại


kho (xuất kho




toán

đưa đi góp vốn

vào cơ sở kinh

doanh đồng kiểm

soát, đầu tư vào

công ty liên kết

Nợ TK 811: Chí phí khác (chênh lệch

do giá tri đánh giá lại nhỏ hơn giá trị

ghi sổ)

Có TK152,153,156

Có TK 711: Thu nhập khác (chênh

lệch do giá tri đánh giá lại lớn hơn

giá trị ghi sổ)

tương ứng)

11 Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Mọi trường hợp thiếu hụt

nguyên vật liệu trong khi hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phất hiện thiếu khi

kiểm kê phải lập biên bản xử lý và truy tim nguyên nhân, xác định người

phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm

quyền đề ghi sổ kế toán

Nếu do nhầm lẫn

hoặc chưa ghi sổ

phải tiến hành ghi

bổ sung hoặc

điều chỉnh lại số

liệu trên sổ kế

toán

Nếu giá trị

nguyên vật liệu

hao hụt nằm

trong phạm vị

cho phép(hao hụt

vật liệu trong định

mức)

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK152: Nguyên liệu, vật liệu


kho (xuất kho

tương ứng)




toán

Nếu hao hụt, mất

mát chưa rõ

nguyên nhân ghi:

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK152: Nguyên liệu, vật liệu


kho (xuất kho

tương ứng)

Khi có quyết định

xử lý, căn cứ vào

quyết định xử lý

ghi

Nợ TK 111: Người phạm lỗi nộp tiền

bồi thường

Nợ TK 1388: Phải thu tiền bồi

thường của người phạm lỗi

Nợ TK 334: Trừ vào lương của

người phạm lỗi

Nợ TK 632: phần giá trị hao hụt mất

mát nguên liệu, vật liệu còn lại tính

vào giá vốn hàng bán

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý


hoặc phân hệ kế

toán tổng hợp

12 Xuất CCDC sử

dụng cho hoạt

động sản xuất

kinh doanh (nếu

giá trị lớn sử

dụng cho nhiều kì

sản xuất kinh

doanh). Khi xuất

kho CCDC ghi

Nợ TK 142: Chi phí trả trước ngắn

hạn (CCDC có giá trị lớn và thời gian

sử dụng dưới 1 năm)

Nợ TK 242: Chi phí trả trước dài hạn

(CCDC có giá trị lớn và thời gian sử

dụng trên 1 năm)

Có TK 153: Công cụ - dụng cụ


kho (xuất kho

công cụ dụng cụ)

Khi phân bổ

CCDC xuất dùng

cho từng kì ghi:

Nợ TK 642,154,241

Có TK 142,242





toán

13 Cuối kì phân bổ

chi phí thu mua

cho hàng hóa

được xác định là

bán ra trong kì


Có TK 156: Hàng hóa (chi phí thu

mua)


5.5.4 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán quản lý kho

Sổ chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa....)

Bảng tổng hợp chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...)

Thẻ kho (sổ kho)

Sổ chi tiết thanh toán với người bán,

Sổ chi tiết thanh toán với người bán( kèm số lượng, đơn giá)

Sổ chi tiết thanh toán với người mua

Sổ chi tiết thanh toán với người mua(kèm số lượng, đơn giá)

Sổ chi tiết tài khoản (theo một đối tượng)

Sổ chi tiết tài khoản (theo 2 đối tượng)

Các loại sổ về nhập xuất tồn




Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 152,153,156...các tài khoản tồn kho tương

ứng




Ví dụ về Sổ chi tiết hàng hóa tại kho hàng 0





5.6 Kế toán tài sản cố định

Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp

nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi

nhận TSCĐ hữu hình.

Những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập hoặc nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ

liên kết với nhau thành một hệ thống để cùng thực hiện một hay một số chức

năng nhất định, nếu thiếu bất kì một bộ phận nào đó thì cả hệ thống không thể

hoạt động được, và nếu thỏa mãn cả 4 tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài

sản cố định hữu hình:

Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó

Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy

Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên

Có giá trị theo quy định hiện hành (Từ 10.000.000 đồng trở lên)

Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau,

trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu

một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động

chính của nó, hoặc do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý

riêng từng bộ phận mà mỗi bộ phận tài sản đều cùng thỏa mãn đồng thời 4

tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì nó được coi là một TSCĐ hữu hình độc

lập.

Đối với súc vật làm việc hoặc cho sản phẩm, nếu từng con súc vật thỏa mãn

đồng thời 4 tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì được xem như là tài sản cố

định hữu hình

TSCĐ vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được

giá trị do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh,

cung cấp dịch vụ hoặc cho đối tượng khác thuê và phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận

TSCĐ .

259




Khi thực hiện lập chứng từ về kế toán tài sản cố định, phải có các thông tin liên quan

danh mục khách hàng, nhân viên, tài sản cố định


Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch liên quan đến TSCĐ




dịch mua bán TSCĐ





Danh mục TSCĐ

Nhập danh sách danh mục tài sản phát sinh trong giao dịch liên quan đến TSCĐ

Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm tài sản: ví dụ

thuộc nhóm dùng cho hoạt động sản xuất hay quản lý

Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Tài sản > Danh mục để tiến hành nhập danh

sách tài sản theo từng nhóm tương ứng.



Cách thức nhập danh mục tài sản. Màn hình nhập danh mục tài sản hiển thị

192

351HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định


Muốn thêm 1 tài sản mới:

Bước 1 Từ màn hình nhập danh mục tài sản nhấn nút

Bước 2: Nhập thông tin chung của tài sản

Số hiệu: Là mã tài sản có thể đặt bằng tên viết tắt của tài sản, đặt số hiệu làm

sao để có thể mở rộng, thống nhất, dễ tìm kiếm...

Tên: Nhập tên tài sản

Nhóm: Đặt mã nhóm tài sản(Theo danh mục nhóm đã thiết lập trong danh mục

Bước 3: Các thông tin về khấu hao:

Tài khoản nguyên giá: Tùy theo loại tài sản để có tài khoản nguyên giá phù

hợp. Theo quyết định 48/2006- BTC thì tài khoản nguyên giá gồm có:2111

(Nguyên giá tài sản cố định hữu hình); 2112(Nguyên giá tài sản cố định cho

thuê tài chính); 2113 (Tài sản cố định vô hình).

Tài khoản khấu hao: Theo tài khoản nguyên giá thì tài khoản khấu hao cũng có

3 loại tương ứng gồm có: 2141(Khấu hao tài sản cố định hữu hình); 2142

(Khấu hao tài sản cố định thuê tài chính); 2113 (Khấu hao tài sản cố định vô

hình)



Tài khoản chi phí: Tài khoản chi phí phản ánh giá tri khấu hao

Phương pháp khấu hao: Có thể chọn phương pháp khấu hao đường thẳng hay

theo phần trăm giá trị còn lại (nhập tỷ lệ khấu hao)

Thời gian khấu hao:

Chọn thời gian khấu hao tính theo tháng, quý hay năm

Tổng thời gian khấu hao: Tổng thời gian sử dụng của tài sản (theo quy định

khung thời gian sử dụng của bộ tài chính)

Thời gian khấu hao còn lại: Thời gian khấu hao còn lại kể từ lúc nhập tài sản

vào phần mềm đến khi khấu hao hết (đối với những tài sản đã qua sử dụng

nhập số liệu vào phần mềm)

Thời điểm bắt đầu tính khấu hao: Thời điểm bắt đầu tính khấu hao, chọn mốc

thời gian để phần mềm tính và phân bổ vào chi phí (mốc thời gian sau khi

nhập tài sản vào phần mềm)

Điều chỉnh thời gian khấu hao: Nếu doanh nghiệp thay đổi tỷ lệ khấu hao thì có

thể thay đổi tại mục Điều chỉnh thời gian khấu hao

Phương pháp khấu hao theo đường thẳng:

Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm cho tài sản cố định theo công

thức dưới đây:

Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định = Nguyên giá của tài

sản cố định / Thời gian sử dụng

Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm

chia cho 12 tháng.

Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần:

Theo phương pháp này số tiền khấu hao hàng năm được xác định như sau:

Mức khấu hao hàng năm = Giá trị còn lại của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao nhanh

Trong đó:

Tỉ lệ khấu hao nhanh = ( 1/ Số năm sử dụng ) x Hệ số điều chỉnh



Hệ số điều chỉnh được sử dụng ở các nước như sau:

Hệ số 1,5 đối với TSCĐ có thời gian sử dụng dưới 4 năm

Hệ số 2,0 đối với TSCĐ có thời gian sử dụng từ 4 đến 6 năm

Hệ số 2,5 đối với TSCĐ có thời gian sử dụng trên 6 năm


Kế toán TSCĐ

Tăng TSCĐ Dùng cho các ngiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định mà không

do chi tiền mặt, tiền gửi hay tiền vay. Ví dụ như tăng tài sản do

cấp trên cấp vốn bằng tài sản, chưa trả tiền cho người bán....

Giảm TSCĐ Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định nhưng

không làm tăng quỹ tiền mặt hay tiền gửi. Ví dụ như phản ánh

tài sản giảm khi thanh lý, nhượng bán hay chuyển tài sản đi đầu

tư góp vốn liên doanh, liên kết...

Điều chỉnh

nguyên giá

TSCĐ

Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh nguyên giá ví dụ như điều

chỉnh tăng sau khi sửa chữa lớn làm tăng nguyên giá của tài

sản

Khấu hao tài sản Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao đặ biệt như khấu hao tài

sản theo mùa vụ, khấu hao tài sản khi phát hiện thừa tài sản

dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán tài

sản cố định. Cấu trúc của phần liệt kê này là:












5.6.2.1 Tăng tài sản cố định


1 Nhận vốn góp

bằng TSCĐ

Nợ TK 211: TSCĐ

Có TK 411: Nguồn vốn kinh

doanh

Kế toán TSCĐ (Tăng

TSCĐ)

2 Mua sắm TSCĐ:

căn cứ vào các

chứng từ liên

quan đến việc

mua TSCĐ, kế

toán xác định

nguyên giá của

TSCĐ, lập hồ sơ

kế toán, biên bản

giao nhận TSCĐ

Nợ TK 211: TSCĐ

Nợ TK 133: Thuế GTGT được

khấu trừ

Có TK 111,112

Có TK 331: Phải trả cho

người bán

Có TK 341: Vay và nợ dài hạn

Nếu trả bằng tiền mặt

hoặc tiền gửi thì nhập

chứng từ vào phân hệ


trả tiền thì hạch toán

vào phân hệ kế toán

TSCĐ (tăng TSCĐ)

3 Mua theo hình thức trả chậm trả góp

Khi mua TSCĐ

theo phương thức

trả chậm trả góp

và đưa về sử

dụng ngay cho

hoạt động SXKD

Nợ TK 211: Nguyên giá (theo

giá mua trả tiền ngay)


khấu trừ

Nợ TK 242: Chi phí trả trước dài


TSCĐ)

143




hạn-Chênh lệch giữa giá thanh

toán trừ giá mua trả tiền ngay

trừ thuế GTGT (nếu có)

Có TK 331: Phải trả cho

người bán( Tổng giá thanh toán)

Định kì thanh toán

tiền cho người

bán

Nợ TK 331: Phải trả cho người

bán

Có TK 111,112: Số nợ gốc và

lãi trả chậm trả góp phải trả

hàng kì


tiền gửi

Định kì tính vào

chi phí số lãi trả

chậm trả góp phải

trả từng kì

Nợ TK 635: Chi phí tài chính

Có TK 242: Chi phí trả trước

dài hạn

Phân hệ kế toán tổng

hợp (bút toán tổng

hợp)

4 Trường hợp

doanh nghiệp

được tài trợ biếu

tặng tài sản đưa

vào sử dụng ngay

cho hoạt động

SXKD

Nợ TK 211: TSCĐ

Có TK 711: Thu nhập khác


TSCĐ)

Các chi phí liên

quan trực tiếp đến

tài sản được tài

trợ biếu tặng tính

vào nguyên giá

Nợ TK 211: TSCĐ

Có TK 111,112,331










TSCĐ (tăng TSCĐ)

5 Trường hợp TSCĐ tự sản xuất

Khi sử dụng sản

phẩm do doanh

nghiệp mình sản

xuất ra chuyển

thành TSCĐ sử

dụng cho SXKD


Có TK 155: Thành phẩm (nếu

xuất kho ra sử dụng)

Có TK 154: Chi phí SXKD dở

dang(nếu đưa đi sử dụng ngay

không qua kho)


(xuất bán hàng thành

phẩm) hoặc hạch

toán vào phân hệ kế

toán tổng hợp (bút

toán tổng hợp)

Đồng thời ghi

tăng TSCĐ

Nợ TK 211-TSCĐ

Có TK 511: Doanh thu là chi

phí sản xuất thực tế sản phẩm

(Chi tiết doanh thu bán hàng nội

bộ)


TSCĐ)

Chi phí lắp đặt

chạy thử liên quan

đến TSCĐ ghi

Nợ TK 211-TSCĐ


khấu trừ

Có TK 111,112,131







TSCĐ (tăng TSCĐ)

6 Tài sản cố định mua dưới hình thức trao đổi

Trao đổi với

TSCĐ tương tự

Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ

nhận về (ghi theo giá trị còn lại

của tài sản cố định đem đi trao


TSCĐ)




đổi)

Nợ TK 214: Giá trị khấu hao của

TSCĐ đem đi trao đổi

Có TK 211: Nguyên giá của

TSCĐ đưa đi trao đổi

Trao đổi không

tương tự

Khi giao TSCĐ

cho bên trao đổi

ghi

Nợ TK 811:Giá trị còn lại của


Nợ TK 214: Giá trị khấu hao của




Kế toán TSCĐ (Giảm

TSCĐ)

Đồng thời ghi

tăng thu nhập do

trao đổi TSCĐ

Nợ TK 131: Phải thu khách

hàng-tổng giá thanh toán

Có TK 711: Giá trị hợp lý của


Có TK 3331: Thuế GTGT phải

nộp(Nếu có)



hợp)

Khi nhận được

TSCĐ do trao đổi

Nợ TK 211: Giá trị hợp lý của tài

sản nhận được do trao đổi


khấu trừ

Có TK 131: Tổng giá thanh

toán


TSCĐ)

Trường hợp phải

thu thêm tiền do

Nợ TK 111,112: Số tiền đã thu

thêm


tiền gửi hạch toán




giá trị của TSCĐ

đưa đi trao đổi

lớn hơn giá trị của

TSCĐ nhận

được, khi nhận

được tiền ghi:

Có TK 131: Phải thu khách

hàng

tương ứng

Trường hợp phải

trả thêm tiền do

giá trị của TSCĐ

đưa đi trao đổi

nhỏ hơn giá trị

của TSCĐ nhận

được, khi trả tiền

ghi


Có TK 111,112: Số tiền đã thu

thêm


tiền gửi hạch toán

tương ứng

7 Trường hợp mua

TSCĐ gồm nhà

cửa, vật kiến trúc..

và quyền sử dụng

đất đưa vào dùng

ngay cho hoạt

động SXKD


(chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc)


(chi tiết quyền sử dụng đất)


khấu trừ

Có TK 111,112,131







TSCĐ (tăng TSCĐ)

8 Đối với TSCĐ mua về phải đầu tư lắp đặt chạy thử

Khi phản ánh giá

trị tài sản phải

qua lắp đặt chạy

thử


(tổng giá thanh toán chưa có

thuế GTGT)









khấu trừ

Có TK 111,112,131



tổng hợp

Khi kết thúc giai

đoạn đầu tư hoặc

kết thúc giai đoạn

lắp đặt chạy thử

xong, đưa TSCĐ

vào sử dụng


Có TK 241: XDCB dở dang


TSCĐ)

9 Chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ như sửa

chữa, cải tạo, nâng cấp

Khi phát sinh các

chi phí sửa chữa

cải tạo nâng cấp

sau khi ghi nhận

ban đầu



khấu trừ

Có TK 111,112,152,331,334

Hạch toán vào các

phân hệ tương ứng

theo nguyên tắc ưu

tiên

Khi công việc sửa

chữa, cải tạo,

nâng cấp hoàn

thành. Nếu thỏa

mãn các điều kiện

ghi tăng tài sản cố

định



Kế toán TSCĐ (Điều

chỉnh nguyên giá

TSCĐ)

Nếu không thỏa

mãn tiêu chuẩn

ghi nhận tài sản

Nợ TK 154,642...(nếu giá trị

nhỏ)

Nợ TK 242 (nếu giá trị lớn phải



hợp)




cố định phân bổ dần)


10 TSCĐ phát hiện thừa

Nếu TSCĐ thừa

do để ngoài sổ kế

toán(chưa ghi sổ),

kế toán phải căn

cứ vào hồ sơ

TSCĐ để ghi tăng

TSCĐ theo từng

trường hợp cụ thể


Có TK 241,331,338,411


TSCĐ)

Nếu thừa TSCĐ

đang sử dụng thì

ngoài nhiệm vụ

ghi tăng TSCĐ

hữu hình, phải căn

cứ vào nguyên

giá và tỷ lệ khấu

hao để xác định

giá trị hao mòn

làm căn cứ tính,

trích bổ sung khấu

hao TSCĐ

Nợ TK 154.631.642...

Có TK 214: Hao mòn TSCĐ

Ké toán TSCĐ(Khấu

haoTSCĐ)

Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là tài sản của đơn vị khác thì phải

báo ngay cho đơn vị chủ tài sản đó biết. Trong thời gian chờ xử lý kế toán

phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào tài khoản 002"Vật




tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công" để theo dõi giữ hộ.

5.6.2.2 Kế toán giảm TSCĐ

ST

T

Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán

Tài sản cố định của đơn vị giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện

thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, tháo dỡ một hoặc một số bộ phận...

Trong mọi trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ thủ thục xác định

đúng những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có)

1 Trường hợp nhượng bán TSCĐ dùng vào sản xuất kinh doanh: Tài sản

nhượng bán là những TSCĐ không cần dùng và xét thấy sử dụng không

hiệu quả. Khi nhượng bán phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết (lập hội

đồng định giá, thông báo công khai và tổ chức đấu giá, có hợp đồng mua

bán, biên bản giao nhận TSCĐ...). Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ

và các chứng từ liên quan đến nhượng bán TSCĐ ghi:

Số tiền thu về từ

nhượng bán ghi

Nợ TK 111,112,131

Có TK 711: Thu nhập khác( giá

bán chưa có thuế GTGT)

Có TK 3331: Thuế GTGT phải

nộp







tổng hợp

Căn cứ vào biên

bản giao nhận

để ghi giảm

TSCĐ đã

Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ

Nợ TK 811: Chi phí khác(giá trị

còn lại của TSCĐ) Có TK

211: Nguyên giá của TSCĐ

Kế toán tài sản cố

định (giảm tài sản)



ST

T


nhượng bán

Các chi phí khác

liên quan đến

việc nhượng bán

Nợ TK 811: Chi phí khác

Có TK 111,112,131,152...







tổng hợp

2 Trường hợp thanh lý TSCĐ: thanh lý những TSCĐ hư hỏng không thể tiếp

tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp

với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Khi có TSCĐ thanh lý, đơn vị phải ra

quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng này có nhiệm vụ tổ

chức thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự quy định trong chế độ quản lý tài

chính và lập biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu quy định.

Căn cứ vào biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan đến các khoản thu

chi thanh lý TSCĐ kế toán ghi sổ như trường hợp nhượng bán TSCĐ

3 Khi góp vốn vào

cơ sở kinh

doanh đồng

kiểm soát, đầu

tư vào công ty

liên kết

Nợ TK 221:Đầu tư tài chính dài

hạn (theo giá trị do các bên

đánh giá)


Nợ TK 811: Số chênh lệch giữa

giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị

còn lại của TSCĐ đem đi góp

vốn





ST

T



TSCĐ

Có TK 711: Số chênh lệch

giữa giá đánh giá lại lớn hơn

giá trị còn lại của TSCĐ đem đi

góp vốn

4 TSCĐ phát hiện thiếu phải được truy cứu nguyên nhân, xác định người

chịu trách nhiệm và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành

Căn cứ "Biện

bản xử lý TSCĐ

thiếu" đã được

duyệt và hồ sơ

TSCĐ, kế toán

phải xác định

chính xác nguyên

giá, giá trị hao

mòn của TSCĐ

đó làm căn cứ

ghi giảm TSCĐ

và xử lý vật chất

phần còn lại của

TSCĐ. Tùy thuộc

vào quyết định

xử lý ghi


Nợ TK 111,334,1388: Nếu

người có lỗi phải bồi thường

Nợ TK 411: Nếu được phép ghi

giảm vốn

Nợ TK 811: Chi phí khác(nếu

doanh nghiệp chịu tổn thất)

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ



Trường hợp

chưa xác định


Nợ TK 1381: Phải thu khác (giá





ST

T


được nguyên

nhân chờ xử lý

trị còn lại)

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ

Khi có quyết định

xử lý TSCĐ thiếu

Nợ TK 111,334,1388: Nếu

người có lỗi phải bồi thường

Nợ TK 411: Nếu được phép ghi

giảm vốn

Nợ TK 811: Chi phí khác (nếu

doanh nghiệp chịu tổn thất)



hạch toán vào phân

hệ kế toán tổng hợp

Đối với TSCĐ

hữu hình dùng

cho sản xuất kinh

doanh không đủ

tiêu chuẩn theo

quy định phải

chuyển thành

CCDC

Nợ TK 154,642,631: Nếu giá trị

còn lại nhỏ

Nợ TK 242: Nếu giá trị còn lại

lớn phải phân bổ dần


Có TK 211: Nguyên giá tài sản

cố định



5.6.3 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tài sản cố định

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Sổ tài sản cố định

Thẻ tài sản cố định

Sổ chi tiết tài khoản







Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 211,214...các tài khoản chi tiết tương ứng


Ví dụ về mẫu bảng tính và phân bổ khấu hao


theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )259



5.7 Kế toán tổng hợp

Mục này bao gồm các hướng dẫn về các nghiệp vụ tổng hợp, thường được thực

hiện cuối kì, các nghiệp vụ kế toán bất thường...


Khi thực hiện lập chứng từ về kế toán tổng hợp, phải có các thông tin liên quan đến

danh mục khách hàng, nhân viên, phòng ban, phân xưởng, công đoạn, hợp đồng


Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch liên quan




dịch liên quan





Danh mục nhân viên, phòng ban, phân xưởng, công đoạn, hợp đồng

Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên/Phòng ban/Phân xưởng/Công

đoạn/Hợp đồng > Danh mục để tiến hành nhập danh sách đối tương cần thiết

lập



5.7.2 Kế toán tiền lương

phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán tiền

lương, các định khoản của kế toán bán hàng đại lý, kế toán hoạt động gia công,

kế toán doanh thu hoạt động tài chính, kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.

192

367HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tổng hợp


Cấu trúc của phần liệt kê này là:











toán

1 Tính tiền lương, phụ cấp

phải trả cho người lao động

theo quy định

Nợ TK 154,2412,642...

Có TK 334: Tổng tiền

lương phải trả cho người

lao động

Phân hệ kế

toán tổng hơp

(kế toán tiền

lương)

2 Khi xác định số tiền thưởng

cho người lao động trích ra

từ quỹ khen thưởng

Nợ TK 431: Quỹ khen

thưởng phúc lợi

Có TK 334: Phải trả người

lao động

Phân hệ kế

toán tổng hơp

(kế toán tiền

lương)

Khi xuất quỹ tiền mặt, tiền

gửi trả lương, thưởng cho


Nợ TK 334: Phải trả người

lao động

Có TK 111,112

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

3 Tính tiền BHXH (ốm đau,

thai sản, tai nạn...) phải trả

Nợ TK 3388: Phải trả phải

nộp khác

Phân hệ kế

toán tổng hơp

143




toán

cho người lao động Có TK 334: Phải trả


(kế toán tiền

lương)

4 Khi trích trước tiền lương

nghỉ phép của công nhân

sản xuất

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất

kinh doanh dở dang

Có TK 335: Chi phí phải

trả

Phân hệ kế

toán tổng hơp

(bút toán khác)

Khi tính tiền lương nghỉ

phép của công nhân sản

xuất ghi:

Nợ TK 335: Chi phí phải trả

Có TK 334: Phải trả người

lao động

Phân hệ kế

toán tổng hơp

(bút toán khác)

5 Các khoản khác phải khấu

trừ vào tiền lương và thu

nhập của người lao động

của doanh nghiệp như: tiền

tạm ứng chưa chi hết,

BHYT,BHXH kinh phí công

đoàn, BHTN, thuế TNCN,

tiền thu bồi thường về tài

sản thiếu theo quyết định

ghi


lao động

Có TK 138,141,335,338

Phân hệ kế

toán tổng hơp

(bút toán khác)

6 Khi ứng trước tiền hoặc

thực trả tiền lương cho



lao động

Có TK 111,112

Kế toán tiền

mặt hoặc tiền

gửi, hạch toán

tương ứng.

7 Trả lương hoặc thưởng cho

người lao động bằng hàng


lao động

Kế toán bán

hàng và dịch vụ

369HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tổng hợp



toán

hóa, sản phẩm Có TK 511: Doanh thu bán

hàng hóa DV(DT bán hàng

nội bộ)

Có TK 33311: Thuế GTGT

phải nộp

5.7.3 Kế toán khác

Gồm có các chứng từ: Chuyển đổi công nợ, Bút toán tổng hợp, Bút toán khác

Kế toán tổng

hợp

Chuyển đổi công

nợ

Dùng cho các nghiệp vụ chuyển đổi công nợ, bù trừ công nợ

giữa tài khoản 131 hay 331(hạch toán cùng một đối tượng)

hay bù trừ công nợ giữa tổng công ty và các chi nhánh của nó

(bù trừ giữa tài khoản 136 và 131)

Bút toán tổng

hợp

Dùng cho các nghệp vụ tổng hợp, các bút toán điều chỉnh tăng,

điều chỉnh giảm thuế GTGT

Bút toán khác Dùng cho các nghiệp vụ không nằm trong các nghiệp vụ trên

5.7.4 Báo cáo

Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tổng hợp

Biên bản đối chiếu công nợ(131)

Biên bản đối chiếu công nợ(331)






Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu quản trị)




Bước 3: Chọn tài khoản cần xem hoặc tài khoản chi tiết chi tiết tương ứng




5.8 Kế toán tự động

Phân hệ kế toán tự động bao gồm các bút toán được phần mềm thực hiện khi thực

hiện chức năng tổng hợp số liệu cuối kì . Bao gồm các bút toán:

Trích khấu hao tài sản cố định: tự động trích các chi phí khấu hao tài sản cố định vào

tài khoản chi phí theo phương pháp xác định trước

Phân bổ chi phí trả trước: Tự động phân bổ chi phí trả trước tính vào chi phí hàng kì

theo nguyên tắc phù hợp

Bút toán kết chuyển: Tự động thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kì để tính lãi

lỗ....

Bút toán phân bổ: Các bút toán phân bổ chi phí..ví dụ phân bổ chi phí sản xuất

chung....

Các bút toán kết chuyển tự động thường gặp (tùy theo đặc điểm doanh nghiệp

người dùng có thể thêm bút toán khác phù hợp). Người dùng vào phân hệ kế toán

tự động để xem lại các bút toán được thiết lập và được phần mềm thực hiện sau khi

chọn chức năng tổng hợp số liệu cuối kì.

259

239

371HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tự động


ST

T


1 Kết chuyển chi phí sản xuất Nợ TK 1548: Chi phí sản xuất kinh doanh

dở dang

Có TK 1541-1547: Chí phí nguyên vật liệu,

CP nhân công, chi phí SXC...

2 Kết chuyển giá vốn dịch vụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 1548: Chi phí sản xuất kinh doanh

dở dang

3 Kết chuyển chi phí sản xuất Nợ TK155: Thành phẩm

Có TK 1548: Chi phí sản xuất kinh doanh

dở dang

4 Hạch toán các khoản giảm trừ

làm giảm doanh thu thuần

Nợ TK 511: Doanh thu thuần

Có TK 521X: Các khoản giảm trừ doanh

thu

5 Kết chuyển doanh thu

Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: Doanh thu thuần

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Kết chuyển doanh thu tài chính Nợ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính


Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711: Thu nhập khác


6 Kết chuyển các khoản chi phí



ST

T


Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632: Giá vốn hàng bán

Kết chuyển chi phí quản lý, chi

phí bán hàng

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 6421,6422(Theo quyết định 48)

Có TK 641,642(Theo quyết định 15)

Kết chuyển chi phí tài chính Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 635: Chi phí tài chính

Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 811: Chi phí khác

7 Các nghiệp vụ kinh tế bị loại trừ khi để xác định chi phí thuế TNDN phải nộp

Nếu thuế TNDN phải nộp

thêm

Nợ TK 821: Chi phí thuế TNDN

Có TK 3334: Thuế TNDN

Nếu thuế TNDN các quý đã

nộp lớn hơn số phải nộp

Nợ TK TK 3334: Thuế TNDN

Có TK 821: Chi phí thuế TNDN

Kết chuyển chi phí thuế TNDN Nợ 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 821: Chi phí thuế TNDN

8 Xác đinh kết quả kinh doanh

Nếu số phát sinh Có > Nợ

(TK911) -> Lãi

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân

phối



ST

T


Nếu số phát sinh Nợ > Có

(TK911) -> Lỗ

Nợ TK 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân

phối


5.8.1 Khai báo danh mục chi phí trả trước

Chi phí trả trước trong doanh nghiệp gồm có:

Chi phí trả trước phát sinh mới

Chi phí đã có phân bổ trước khi sử dụng phần mềm

Tất cả các khoản chi phí trả trước đều được nhập vào phần mềm để tự động

phân bổ các khoản chi phí trả trước. Cách thức nhập các khoản chi phí trả trước

tương tự như nhập danh mục tài sản cố định

Bước 1: Vào Danh mục > Chi phí trả trước

Bước 2: Màn hình nhập thông tin chi phí trả trước hiển thị: Nhấn nút



Nhập các thông tin chung về chi phí trả trước gồm có:

Mã: mã chi phí trả trước

Tên: Tên khoản chi phí trả trước

Ngày đưa vào sử dụng: Nhập thông tin ngày đưa vào sử dụng

Tài khoản nguyên giá: Ngắn hạn 142 (bằng hoặc dưới 1 năm), dài hạn 242

(trên 1 năm)

Tài khoản chi phí: Tài khoản phản ánh chi phí được phân bổ

Nhập thông tin về thời gian phân bổ:

Chọn thời gian phân bổ theo:Tháng, quý, năm

Tổng thời gian phân bổ:Tổng thời gian dự tính phân bổ chi phí trả trước

Thời gian phân bổ còn lại: Nếu là chi phí phân bổ trước khi sử dụng phần mềm

thì nhập số thời gian còn lại phải phân bổ, nếu là chi phí phát sinh mới thì bằng

tổng thời gian phân bổ

Chọn thời điểm bắt đầu phân bổ



Bước 3: Cuối cùng để lưu lại nhấn nút

5.9 Báo cáo tài chính

Chủ đề này hướng dẫn cách lập các báo cáo tài chính, nguồn gốc của các chỉ tiêu

trên báo cáo tài chính để người dùng có thể đối chiếu, thiết lập , kiểm tra số liệu trên

phần mềm

5.9.1 Bảng cân đối kế toán

Hướng dẫn lập và trình bày báo cáo tài chính – Bảng cân đối kế toán (mẫu biểu B

01- DNN)

Mục đích của Bảng cân đối kế toán:

Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ

giá trị hiện có và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm

nhất định.

Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của

doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn vốn cơ cấu nguồn vốn hình thành

các tài sản. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái

quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Nguyên tắc lập và trình bày Bảng cân đối kế toán

Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “trình bày báo cáo tài chính” từ đọan

15 đến đọan 32, khi lập và trình bày Bảng cân đối kế toán phải tuân thu các

nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính.

Ngoài ra, trên Bảng cân đối kế toán, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả phải

được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn, tùy theo thời hạn cuả chu kỳ

kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng, thì

Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo điều kiện sau:

Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong vòng 12 tháng tới kể

từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, được xếp vào lọai ngắn hạn.



Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán từ trên 12 tháng tới trở lên

kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, được xếp vào lọai dài hạn.

Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng, thì

Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo điều kiện

sau:

Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong vòng một chu kỳ kinh

doanh bình thường, được xếp vào lọai ngắn hạn;

Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong thời gian dài hơn một

chu kỳ kinh doanh bình thường, được xếp vào loại dài hạn.

Cơ sở lập Bảng cân đối kế toán

Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp

Căn cứ váo sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết;

Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán năm trước

Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng Cân đối kế toán năm

phần tài sản

A: TÀI SẢN NGẮN HẠN - Mã số 100

Phản ánh tổng giá trị tiền, các khoản tương đương tiền và các tài sản ngắn hạn

khác cỏ thể chuyển đổi thành tiền, hoặc có thể bán hay sử dụng trong vòng một

năm hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp có đến thời

điểm báo cáo, gồm: tiền, các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư tài

chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn

khác.

Mã số 100 = Mã số 110 + Mã số 120 + Mã số 130 + Mã số 140 + Mã số 150

I. TIỀN - Mã số 110

Mã số 110 = Mã số 111 + Mã số 112

1. Tiền - Mã số 111:

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Tiền” là số dư Nợ của tài khoản 111 "Tiền mặt" , 112

"Tiền gửi ngân hàng", 113 "Tiền đang chuyển" trên sổ cái.

377HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính


2. Các khoản tương đương tiền - Mã số 112:

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của tài khoản 121 "Đầu tư

chứng khoán ngắn hạn" trên Sổ chi tiết TK 121, gồm các loại chứng khoán có

thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua.

II. CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN - Mã số 120:

Mã số 120 = Mã số 121 + Mã số 129

1. Đầu tư ngắn hạn - Mã số 121:

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 121 "Đầu tư chứng

khoán ngắn hạn" và 128 "Đầu tư ngắn hạn khác" trên sổ cái sau khi trừ đi phần

đã ghi vào mục “Các khoản tương đương tiền”.

2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn - Mã số 129

Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:

(***)

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn” là số dư Có

của tài khoản 129 "Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn" trên sổ cái.

III. CÁC KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN - Mã số 130

Mã số 130 = Mã số 131 + Mã số 132 + Mã số 133 + Mã số 134 + Mã số 135 +

Mã số 139

1. Phải thu khách hàng - Mã số 131

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu khách hàng” căn cứ vào tổng số dư Nợ chi

tiết của tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" mở theo từng khách hàng trên

sổ kế toán chi tiết tài khoản 131, chi tiết các khoản phải thu khách hàng ngắn

hạn.

2. Trả trước cho người bán - Mã số 132

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán căn cứ vào tổng số dư Nợ

chi tiết tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" mở theo từng người bán trên sổ

chi tiết TK 331.

3. Phải thu nội bộ ngắn hạn - Mã số 133



Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu nội bộ ngắn hạn” là số dư Nợ chi tiết Tài

khoản 1368 “Phải thu nội bộ khác” trên Sổ kế toán chi tiết Tài khoản 1368, chi

tiết các khoản phải thu nội bộ ngắn hạn.

4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng - Mã số 134

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ tài khoản 337 "Thanh toán theo tiến

độ hợp đồng xây dựng" trên sổ cái.

5. Các khoản phải thu khác - Mã số 135

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu các khoản phải thu khác là số dư Nợ của các TK

1385, TK 1388, TK 334, TK 338 trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản 1385, 334,

338, chi tiết các khoản phải thu ngắn hạn.

5. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi - Mã số 139

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết tài khoản 139 trên sổ kế toán

chi tiết TK 139, chi tiết các khoản dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi.

IV. HÀNG TỒN KHO - Mã số 140

Mã số 140 = Mã số 141 + Mã số 149

1. Hàng tồn kho - Mã số 141

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 151 "Hàng mua đang đi

đường", 152 "Nguyên liệu, vật liệu", 153 "Công cụ, dụng cụ", 154 "Chi phí sản

xuất, kinh doanh dở dang", 155 "Thành phẩm", 156 "Hàng hóa", 157 "Hàng gửi

đi bán" và 158 “Hàng hóa kho bảo thuế” trên sổ cái.

2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Mã số 149


(***)

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu dự phòng giảm giá hàng tồn kho là số dư Có của tài

khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" trên sổ cái.

V. TÀI SẢN NGẮN HẠN KHÁC - Mã số 150

Mã số 150 = Mã số 151 + Mã số 152 + Mã số 154 + Mã số 158

1. Chi phí trả trước ngắn hạn - Mã số 151



Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 142 "Chi phí trả trước

ngắn hạn" trên sổ cái.

2. Thuế GTGT được khấu trừ - Mã số 152

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ tài khoản 133 "Thuế GTGT được

khấu trừ" trên sổ cái.

3. Thuế và các khoản phải thu nhà nước - Mã số 154

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết tài khoản 333 "Thuế và các

khoản phải nộp Nhà nước" trên sổ chi tiết TK 333.

4. Tài sản ngắn hạn khác - Mã số 158

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này số dư Nợ tài khoản 1381 "Tài sản thiếu chờ xử

lý”, 141 “Tạm ứng”, 144 “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” trên sổ cái.

B. TÀI SẢN DÀI HẠN - Mã số 200


I. CÁC KHOẢN PHẢI THU DÀI HẠN - Mã số 210


1. Phải thu dài hạn của khách hàng - Mã số 211

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu dài hạn của khách hàng” căn cứ vào tổng số

dư Nợ chi tiết của tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" mở chi tiết theo từng

khách hàng đối với các khoản phải thu của khách hàng được xếp vào loại tài sản

dài hạn.

2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc – Mã số 212

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của TK 1361 “Vốn kinh doanh ở các

đơn vị trực thuộc” trên sổ kế toán chi tiết TK 136

3. Phải thu dài hạn nội bộ – Mã số 213

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là chi tiết số dư Nợ của TK 1368 “Phải thu nội bộ

khác” trên sổ kế toán chi tiết TK 1368, chi tiết các khoản phải thu nội bộ dài hạn.

4. Phải thu dài hạn khác – Mã số 218

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của TK 138, 331, 338 (chi tiết



các khoản phải thu dài hạn khác) trên sổ kế toán chi tiết TK 1388, 331,338.

5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi – Mã số 219

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết của TK 139 “Dự phòng phải

thu khó đòi”, chi tiết dự phòng phải thu dài hạn khó đòi trên sổ kế toán chi tiết TK

139.

II. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH - Mã số 220


1. Tài sản cố định hữu hình - Mã số 221

Mã số 221 = Mã số 222 + Mã số 223

1.1. Nguyên giá - Mã số 222

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ của tài khoản 211 "Tài sản cố

định hữu hình" trên sổ cái.

1.2. Giá trị hao mòn lũy kế - Mã số 223


(***)

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu giá trị hao mòn lũy kế là số dư Có tài khoản 2141

"Hao mòn TSCĐ hữu hình" trên sổ cái.

2. Tài sản cố định thuê tài chính - Mã số 224

Mã số 224 = Mã số 225 + Mã số 226


Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ tài khoản 212 "Tài sản cố định

thuê tài chính" trên sổ cái.



(***)


"Hao mòn TSCĐ thuê tài chính" trên sổ cái.

3. Tài sản cố định vô hình - Mã số 227



Mã số 227 = Mã số 228 + Mã số 229


Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ của tài khoản 213 "Tài sản cố

định vô hình" trên sổ cái.



(***)


"Hao mòn TSCĐ vô hình" trên sổ cái.

4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang – Mã số 230

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ tài khoản 241 "Xây dựng cơ bản dở

dang" trên sổ cái.

III. BẤT ĐỘNG SẢN ĐẦU TƯ – Mã số 240

Mã số 240 = Mã số 241 - Mã số 242

1.1 Nguyên giá - Mã số 241

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ của tài khoản 217 "Bất động

sản đầu tư" trên sổ cái.



(***)


"Hao mòn bất động sản đầu tư" trên sổ kế toán chi tiết TK 2147.

IV. CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DÀI HẠN - Mã số 250


1. Đầu tư vào công ty con - Mã số 251

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 221 "Đầu tư vào công

ty con" trên sổ cái.

2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh - Mã số 252



Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư bên Nợ của tài khoản 222 "Vốn góp liên

doanh" và TK 223 “Đầu tư vào công ty liên kết”, trên sổ cái.

3. Đầu tư dài hạn khác - Mã số 258

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu đầu tư dài hạn khác là số dư Nợ của tài khoản 228

"Đầu tư dài hạn khác" trên sổ cái.

4. Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn - Mã số 259


(***).

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn, là số dư Có của

tài khoản 229 "Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn" trên sổ cái.

V. TÀI SẢN DÀI HẠN KHÁC - Mã số 260

Mã số 260 = Mã số 261 + Mã số 262 + Mã số 268

1. Chi phí trả trước dài hạn - Mã số 261

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 242 "Chi phí trả trước

dài hạn" trên sổ cái.

2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại - Mã số 262

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 243 "Tài sản thuế thu

nhập hoãn lại" trên sổ cái.

3. Tài sản dài hạn khác - Mã số 268

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng số dư Nợ của tài khoản

244 "Ký quỹ, ký cược dài hạn" và các tài khoản khác có liên quan trên sổ cái.

TỔNG CỘNG TÀI SẢN - Mã số 270

Mã số 270 = Mã số 100 + Mã số 200

phần nguồn vốn

A - NỢ PHẢI TRẢ - Mã số 300

Mã số 300 = Mã số 310 + Mã số 330

I. NỢ NGẮN HẠN - Mã số 310




Mã số 316 + Mã số 317 + Mã số 318 + Mã số 319 + Mã số 320

1. Vay và nợ ngắn hạn - Mã số 311

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 311 "Vay ngắn hạn" và

315 “Nợ dài hạn đến hạn trả” trên sổ cái.

2. Phải trả cho người bán - Mã số 312

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán là tổng các số dư Có chi tiết

của tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" được phân loại là ngắn hạn mở theo

từng người bán trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 331.

3. Người mua trả tiền trước - Mã số 313

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu người mua trả tiền trước căn cứ vào số dư Có chi tiết

của TK 131 "Phải thu của khách hàng" mở cho từng khách hàng trên sổ chi tiết

TK 131 và số dư Có TK 3387 ”Doanh thu chưa thực hiện” trên sổ kế toán chi tiết

TK 3387.

4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Mã số 314

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu thuế và các khoản phải nộp Nhà nước là số dư Có chi

tiết của Tài khoản 333 "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước" trên sổ kế toán

chi tiết TK 333.

5. Phải trả người lao động - Mã số 315

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết của tài khoản 334 "Phải trả

người lao động" trên sổ kế toán chi tiết TK 334 (Chi tiết còn phải trả người lao

động).

6. Chi phí phải trả - Mã số 316

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 335 "Chi phí phải trả "

trên sổ cái.

7. Phải trả nội bộ - Mã số 317

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu phải trả nội bộ là số dư Có chi tiết của tài khoản 336

"Phải trả nội bộ" trên sổ chi tiết TK 336 (Chi tiết phải trả nội bộ ngắn hạn).

8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng - Mã số 318



Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của TK 337 "Thanh toán theo tiến độ

kế hoạch hợp đồng xây dựng" trên sổ cái.

9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác - Mã số 319

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có của TK 338 "Phải trả, phải nộp

khác", Tài khoản 138 “Phải thu khác”, trên sổ kế toán chi tiết của các TK 338,

138 (Không bao gồm các khoản phải trả, phải nộp khác được xếp vào loại nợ

phải trả dài hạn).

10. Dự phòng phải trả ngắn hạn - Mã số 320

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có chi tiết của TK 352 "Dự phòng

phải trả" trên sổ kế toán chi tiết của TK 352 (chi tiết các khoản dự phòng cho các

khoản phải trả ngắn hạn).

II. NỢ DÀI HẠN - Mã số 330


Mã số 336 + Mã số 337

1. Phải trả dài hạn người bán - Mã số 331

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán là tổng các số dư Có chi tiết

của tài khoản 331 "Phải trả cho người bán", mở theo từng người bán đối với

các khoản phải trả cho người bán được xếp vào loại nợ dài hạn.

2. Phải trả dài hạn nội bộ - Mã số 332

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là chi tiết số dư Có của tài khoản 336 "Phải trả nội

bộ" trên sổ chi tiết TK 336 (Chi tiết các khoản phải trả nội bộ được xếp vào loại

Nợ dài hạn).

3. Phải trả dài hạn khác - Mã số 333

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có chi tiết của tài khoản 338 và tài

khoản 344 trên sổ cái TK 344 và sổ chi tiết TK 338 (chi tiết phải trả dài hạn).

4. Vay và nợ dài hạn - Mã số 334

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của của tài khoản 341, tài khoản 342

và kết quả tìm được của số dư Có TK 3431 – dư Nợ TK 3432 + dư Có TK 3433

trên sổ kế toán chi tiết TK 343.



5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả - Mã số 335

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có tài khoản 347 trên sổ cái TK

347.

6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm - Mã số 336

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có tài khoản 351 trên sổ cái TK

351.

7. Dự phòng phải trả dài hạn - Mã số 337

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết tài khoản 352 trên sổ kế toán

chi tiết TK 352.

B. VỐN CHỦ SỞ HỮU - Mã số 400

Mã số 400 = Mã số 410 + Mã số 430

I. VỒN CHỦ SỞ HỮU - Mã số 410


Mã số 416 + Mã số 417 + Mã số 418 + Mã số 419 + Mã số 420 + Mã số 421

1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu - Mã số 411

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 4111 "Vốn đầu tư của

chủ sở hữu" trên sổ kế toán chi tiết TK 4111.

2. Thặng dư vốn cổ phần - Mã số 412

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 4112 "Thặng dư vốn cổ

phần" trên sổ kế toán chi tiết TK 4112. Nếu tài khoản này có số dư Nợ thì được

ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (…)

3. Vốn khác của chủ sở hữu - Mã số 413

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 4118 "Vốn khác" trên

sổ kế toán chi tiết TK 4118.

4. Cổ phiếu quỹ - Mã số 414


(***)

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 419 "Cổ phiếu quỹ" trên



sổ cái.

5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Mã số 415

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu chênh lệch đánh giá lại tài sản là số dư Có tài khoản

412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản" trên sổ cái. Trường hợp tài khoản 412 có

số dư Nợ thì số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong

ngoặc đơn: (***).

6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Mã số 416

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu chênh lệch tỷ giá là số dư Có tài khoản 413 "Chênh

lệch tỷ giá" trên sổ cái. Trường hợp tài khoản 413 có số dư Nợ thì số liệu chỉ tiêu

này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn: (***)

7. Quỹ đầu tư phát triển - Mã số 417

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu quỹ phát triển kinh doanh là số dư Có của tài khoản

414 "Quỹ phát triển kinh doanh" trên sổ cái.

8. Quỹ dự phòng tài chính - Mã số 418

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 415 "Quỹ dự phòng tài

chính" trên sổ cái.

9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu - Mã số 419

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 418 "Các quỹ khác

thuộc vốn chủ sở hữu" trên sổ cái.

10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối - Mã số 420

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu LN sau thuế chưa phân phối là số dư Có của tài

khoản 421 "Lãi chưa phân phối" trên sổ cái. Trường hợp tài khoản 421 có số dư

Nợ thì số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc

đơn: (***)

11. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản - Mã số 421

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 441 trên sổ cái.

II. NGUỒN KINH PHÍ VÀ QUỸ KHÁC - Mã số 430

Mã số 430 = Mã số 431 + Mã số 432 + Mã số 433



1. Quỹ khen thưởng, phúc lợi - Mã số 431

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu quỹ khen thưởng, phúc lợi là số dư Có tài khoản 431

"Quỹ khen thưởng, phúc lợi" trên sổ cái.

2. Nguồn kinh phí - Mã số 432

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số chênh lệch giữa số dư Có tài khoản 461 với

số dư Nợ tài khoản 161 trên sổ cái. Trường hợp số dư Nợ tài khoản 161 lớn

hơn số dư Có tài khoản 461 thì chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức

ghi trong ngoặc đơn (…)

3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Mã số 433

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có tài khoản 466 "Nguồn kinh phí đã hình

thành TSCĐ" trên sổ cái.

TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN - Mã số 440

Mã số 430 = Mã số 300 + Mã số 400

Các chỉ tiêu ngoài Bảng Cân đối kế toán

1. Tài sản thuê ngoài

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 001 - "Tài sản thuê

ngoài" trên sổ cái.

2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công:

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 002 "Vật tư, hàng

hóa nhận giữ hộ, nhận gia công" trên sổ cái.

3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi:

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 003 "Hàng hóa

nhận bán hộ, nhận ký gửi" trên sổ cái.

4. Nợ khó đòi đã xử lý

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 004 "Nợ khó đòi đã

xử lý" trên sổ cái.

5. Ngoại tệ các loại

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 007 "Ngoại tệ các



loại" trên sổ cái.

6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 008 "Dự toán chi

sự nghiệp, dự án" trên sổ cái.

5.9.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Nguồn gốc số liệu để lập báo cáo

Căn cứ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước.

Căn cứ vào sổ kế toán trong kỳ các tài khoản từ loại 5 đến loại 9.

Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh

1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Mã số 01

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có TK 511 "Doanh thu bán

hàng và cung cấp dịch vụ" và TK 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ" trong kỳ báo

cáo trên sổ cái.

2. Các khoản giảm trừ doanh thu - Mẫu số 02

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Nợ TK 511 và TK 512 đối

ứng với bên Có các TK 521, TK 531, TK 532, TK 333 (TK 3331, 3332, 3333)

trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Mã số 10

Mã số 10 = Mã số 01 - Mã số 02

4. Giá vốn hàng bán - Mã số 11

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có tài khoản 632 "Giá vốn

hàng bán" đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

5. Lợi tức gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Mã số 20


6. Doanh thu hoạt động tài chính - Mã số 21

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Nợ tài khoản 515 "Doanh

hoạt động tài chính" đối ứng với bên Có của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ

cái.



7. Chi phí tài chính - Mã số 22

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có tài khoản 635 "Chi phí tài

chính" đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

Chi phí lãi vay - Mã số 23

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào Sổ kế toán chi tiết tài khoản 635

"Chi phí tài chính".

8. Chi phí bán hàng - Mã số 24

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh Có tài khoản 641 "Chi

phí bán hàng", đối ứng với bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"

trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

9. Chi phí quản lý doanh nghiệp - Mã số 25

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh Có tài khoản 642 "Chi

phí quản lý doanh nghiệp" đối ứng với Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh

doanh" trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh - Mã số 30

Mã số 30 = Mã số 20 + (Mã số 21 - Mã số 22) - Mã số 24 - Mã số 25

11. Thu nhập khác - Mã số 31

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Nợ tài khoản 711 "Thu nhập

khác" đối ứng với bên Có của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

12. Chi phí khác - Mã số 32

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có tài khoản 811 "Chi phí

khác" đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.

13. Lợi nhuận khác - Mã số 40


14. Tổng lợi tức trước thuế - Mã số 50

Mã số 50 = Mã số 30 + Mã số 40

15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - Mã số 51

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng phát sinh bên Có TK 8211

đối ứng với bên Nợ TK 911 trên sổ kế toán chi tiết TK 8211, hoặc căn cứ vào số



phát sinh bên Nợ TK 8211 đối ứng với bên Có TK 911 trong kỳ báo cáo, (trường

hợp này số liệu được ghi vào chỉ tiêu này bằng số âm dưới hình thức ghi trong

ngoặc đơn (…) trên sổ kế toán chi tiết TK 8211.

16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - Mã số 52

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng phát sinh bên Có TK 8212

đối ứng với bên Nợ TK 911 trên sổ kế toán chi tiết TK 8212, hoặc căn cứ vào số

phát sinh bên Nợ TK 8212 đối ứng với bên Có TK 911 trong kỳ báo cáo, (trường

hợp này số liệu được ghi vào chỉ tiêu này bằng số âm dưới hình thức ghi trong

ngoặc đơn (…) trên sổ kế toán chi tiết TK 8212.

17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp - Mã số 60

Mã số 60 = Mã số 50 – (Mã số 51 + Mã số 52)

18. Lãi trên cổ phiếu – Mã số 70

Chỉ tiêu được hướng dẫn tính toán theo thông tư hướng dẫn chuẩn mực số 30

“Lãi trên cổ phiếu”

5.9.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)

Chỉ tiêu Nội dung Mã

số

Số liệu đối ứng

1 2 Tài

khoản

Nợ

Tài khoản

Có

I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

1. Thu tiền từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và

doanh thu khác (1)+(2)+(3)-(4)

01

(+) 1- Thu tiền ngay

- Thu tiền bán hàng hoá 111,112,1

13

5111,33311




số


-Thu tiền bán thành phẩm 111,112,1

13

5112,33311

- Thu tiền cung cấp dịch

vụ

111,112,1

13

5113,33311

2 – Thu của kỳ trước

- Thu từ hoạt động kinh

doanh bán sản phẩm,

hàng hoá và tiền ứng

trước của người mua

hàng hoá, dịch vụ

111,112,1

13

131

3- Doanh thu nhận trước

nếu có

111,112,1

13

3387

4 – Các khoản giảm trừ

- Chiết khếu thương mại 521,33311 111,112

- Giảm giá hàng bán 532,33311 111,112

.....

2. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hoá,

dịch vụ (1)+(2)

02

(-) 1- Trả tiền ngay

- Trả tiền mua vật tư,

hàng hoá

152,153,1

56,13311

111, 112

- Trả chi phí dịch vụ mua 6278,642, 111, 112




số


ngoài 641,13311

- Chi phí bằng tiền khác 627,

641,642,1

3311

111, 112

2 – Phải trả của kỳ trước

- Chi tiền trả cho các

khoản nợ liên quan đến

giao dịch mua bán hàng

hoá, dịch vụ phát sinh từ

kỳ trước nhưng đến kỳ

này mới trả tiền và số

tiền chi ứng trước cho

nhà cung cấp hàng hoá,

dịch vụ.

331 111,112

3. Tiền chi trả cho người lao động 03

(-) Tạm ứng, thanh toán tiền

lương

334 111,112

4. Tiền chi trả lãi vay 04

(-) Chi trả lãi vay (không

phân biệt trả cho kỳ

trước, trả trong kỳ và trả

trước lãi vay)

635, 335 111,112

5. Tiền chi nộp thuế TNDN 05




số


(-) Chi nộp thuế TNDN

(Không phân biệt số thuế

TNDN đã nộp của kỳ này,

số thuế TNDN còn nợ từ

các kỳ trước đã nộp

trong kỳ này và số thuế

TNDN nộp trước nếu có)

3334 111,112

6. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06

(+) Thu về bồi thường, được

phạt, tiền thưởng, các

khoản tiền thu khác ...

111,112 711,33311

Thu hồi các khoản đi ký

quỹ, ký cược

111,112 144

Tiền thu do nhận ký quỹ,

ký cược

111,112 344

Tiền thu do được hoàn

thuế

111,112 133

7. Tiền chi khác do hoạt động kinh doanh 07

(-) Chi về bồi thường bị

phạt, các khoản chi phí

khác

811,13311 111,112

Tiền chi ký quỹ, ký cược 144 111,112

Tiền trả các khoản nhận 344 111,112




số


ký quỹ, ký cược

Tiền chi từ quỹ khen

thưởng, phúc lợi

431 111,112

Tiền chi nộp các loại thuế

(không bao gồm thuế

TNDN, tiền nộp các loại

phí, lệ phí, tiền thuê đất)

3331,

3333,

3337,

3338

111,112

Lưu chuyển

tiền thuần từ

hoạt động kinh

doanh

20 = 01+ 02+ 03+ 04+

05+ 06+ 07

20

II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

1. Tiền chi để

mua sắm, xây

dựng TSCĐ và

các tài sản dài

hạn khác

21 211,212,2

13,241

111,112

2. Tiền thu từ

thanh lý, nhượng

bán TSCĐ và

các tài sản dài

hạn khác

22 111,112 211,212,213,

241,711

3. Tiền chi cho

vay, mua các

công cụ nợ của

23




số


đơn vị khác

4. Tiền thu hồi

cho vay, bán lại

các công cụ nợ

của đơn vị khác

24

5. Tiền chi đầu tư

góp vốn vào đơn

vị khác

25 222,221 111,112

6. Tiền thu hồi

đầu tư góp vốn

vào đơn vị khác

26 111,112 222

7. Tiền thu lãi cho

vay, cổ tức và lợi

nhuận được chia

27 111,112 515,421

Lưu chuyển

tiền thuần từ

hoạt động đầu

tư

30 = 21+22+23+24+25

+26+27

30

III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

1.Tiền thu từ phát

hành cổ phiếu,

nhận vốn góp của

chủ sở hữu

31 111,112 411

2. Tiền chi trả vốn

góp cho các chủ

32 411 111,112




số


sở hữu, mua lại

cổ phiếu của các

doanh nghiệp đã

phát hành

3. Tiền vay ngắn

hạn, dài hạn nhận

được

33 111,112 311,341,342

4. Tiền chi trả nợ

gốc vay

34 311,341,3

42

111,112

5. Tiền chi trả nợ

thuê tài chính

35

6. Cổ tức, lợi

nhuận đã chi trả

cho chủ sở hữu

36

Lưu chuyển tiền

thuần từ hoạt

động tài chính

40= 31+32+33+34+35

+36

40

Lưu chuyển tiền

thuần trong kỳ

(20+30+40)

50

Tiền và tương

đương tiền đầu

kỳ

60

Ảnh hưởng của

thay đổi tỷ giá hối

61




số


đoái quy đổi

ngoại tệ

Tiền và tương

đương tiền cuối

kỳ (50+60+61)

70

Ghi chú: Các nghiệp vụ không thường xuyên

Mã số 01:

Tiền thu từ bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ chuyển trả ngay các khoản công

nợ:

Nợ TK331/Có TK511, 333.

Tiền bản quyền, phí, hoa hồng và các khoản doanh thu khác (như bán chứng

khoán vì mục đích thương mại):

Nợ TK111,112,113/Có TK511- Doanh thu khác.

Mã số 02:

Chi tiền mua hàng hoá, dịch vụ bằng cách cấn trừ các khoản nợ phải thu như:

Nợ TK152,153,156,331,62../Có TK131

Chi tiền từ vay ngắn hạn nhận được chuyển trả ngay cho người bán:

Nợ TK152,153,156,331,62../Có TK311

Mã số 04:

Chi tiền trả lãi vay bằng cách cấn trừ vào các khoản phải thu của khách hàng

Nợ TK635,335/Có TK131.

Mã số 05:

Chi tiền nộp thuế TNDN từ các khoản phải thu của khách hàng

Nợ TK3334/Có TK131



5.9.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(gián tiếp)

Theo phương pháp gián tiếp: báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián

tiếp theo quy định hiện nay chỉ thực sự gián tiếp ở phần lưu chuyển tiền từ hoạt động

kinh doanh, còn 2 phần, lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư và lưu chuyển tiền từ

hoạt động tài chính được xác định theo phương pháp trực tiếp – Việc xác lập như

vậy cũng tỏ ra phù hợp bởi mục tiêu của phương pháp này là xác lập mối liên hệ

giữa lợi nhuận với lưu chuyển tiền để giúp người nhận thông tin thấy rằng không

phải doanh nghiệp có lãi là có tiền nhiều, doanh nghiệp bị lỗ thì có tiền ít hoặc không

có tiền. Vấn đề là tiền nằm ở đâu, ở đâu ra và dùng cho mục đích gì, mà đã đặt trong

mối liên hệ với lợi nhuận thì hầu hết lợi nhuận lại được tạo ra từ hoạt động kinh

doanh

Các chỉ tiêu thuộc lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh theo phương pháp gián

tiếp thể hiện qua công thức sau:

Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu - Chi phí tạo ra doanh thu

= (Tiền + Nợ phải thu) - (Tiền + Hàng tồn kho + Chi phí trả trước phân bổ + Nợ phải

trả + Khấu hao + Dự phòng + Chi phí lãi vay).

= Tiền (lưu chuyển) + Nợ phải thu – Hàng tồn kho – Chi phí trả trước phân bổ - Nợ

phải trả – Khấu hao – Dự phòng – Chi phí lãi vay.

Lưu chuyển tiền = Lợi nhuận trước thuế + Khấu hao + Dự phòng + Chí phí lãi vay +

Hàng tồn kho – Nợ phải thu + Nợ phải trả + Chi phí trả trước phân bổ.

Qua công thức này thấy rằng, lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh nếu được

xác định bắt đầu từ lợi nhuận trước thuế thì các chỉ tiêu điều chỉnh bao gồm:

Khấu hao (điều chỉnh tăng), Dự phòng (điều chỉnh tăng), Chi phí lãi vay (điều

chỉnh tăng), con các chỉ tiêu: Hàng tồn kho, Nợ phải thu, Nợ phải trả và Chi phí

trả trước thì việc điều chỉnh tăng, giảm phụ thuộc vào số dư cuối kỳ và số dư đầu

kỳ của các tài khoản nằm trong các chỉ tiêu này:

Đối với hàng tồn kho:

Nếu SDCK > SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có

một bộ phận tiền được chuyển thành hàng tồn kho).

Nếu SDCK < SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có



một bộ phận hàng tồn kho được chuyển thành tiền).

Đối với Nợ phải thu:


một bộ phận tiền được chuyển thành nợ phải thu).


một bộ phận nợ phải thu được chuyển thành tiền).

Đối với Chi phí trả trước:


một bộ phận tiền được chuyển thành chi phí trả trước).


một bộ phận chi phí trả trước đã chuyển hóa thành tiền).

Đối với Nợ phải trả:

Nếu SDCK > SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có

một bộ phận nợ phải trả được chuyển thành tiền).

Nếu SDCK < SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có

một bộ phận tiền được dùng để thanh toán nợ phải trả).

Qua lý giải trên có thể thấy rằng, lưu chuyển tiền nghịch biến với sự biến động của

hàng tồn kho, nợ phải thu, chi phí trả trước và đồng biến với sự biến động của nợ

phải trả.

Ngoài ra do chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế bao gồm cả lợi nhuận của hoạt động đầu

tư và lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện nên các chỉ tiêu này cũng được

dùng để điều chỉnh khi xác định lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh theo nguyên

tắc nếu lãi thì điều chỉnh giảm, ngược lại lỗ thì điều chỉnh tăng. Đồng thời lưu chuyển

tiền từ hoạt động kinh doanh còn liên quan đến một số nghiệp vụ khác không ảnh

hưởng đến sự biến động của lợi nhuận trong mối quan hệ với lưu chuyền tiền nên

cần được xác định thành các chỉ tiêu thu, chi khác nằm trong lưu chuyển tiền từ hoạt

động kinh doanh.



5.10 Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế

Hướng dẫn kê khai một số mẫu biểu theo TT 28/2011 - BTC

Mẫu số 01-1/GTGT

Lập Bảng kê hóa đơn HHDV bán ra mẫu số 01-1/GTGT

Mục 1,2,3,4: Khai các hóa đơn bán HHDV phát sinh trong kỳ, theo từng nhóm

HHDV: HHDV không chịu thuế, HHDV chịu thuế với các mức thuế suất 0%,

5%, 10%: Số liệu tổng hợp về doanh thu và tiền thuế GTGT tại phần này được

dùng để lập Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT tại các chỉ tiêu tương ứng;

Mục 5: HHDV không phải tổng hợp trên Tờ khai 01/GTGT:

Khai các hóa đơn bán HHDV bán đại lý đối với đại lý bán đúng giá hưởng

hoa hồng: Số liệu không đưa lên Tờ khai thuế GTGT;

Khai các hóa đơn xuất trả hàng ủy thác nhập khẩu: Số liệu không đưa lên

Tờ khai thuế GTGT. Trường hợp bán lẻ HHDV trực tiếp cho đối tượng tiêu

dùng như điện, nước, xăng dầu, bưu chính, viễn thông… thì kê khai tổng

hợp doanh số bán lẻ, không phải kê khai theo từng hóa đơn.

Mẫu số 01-2/GTGT:

Lập Bảng kê hóa đơn HHDV mua vào mẫu số 01-2/GTGT

Mục 1: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng riêng cho SXKD chịu thuế

GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục này được khấu trừ toàn

bộ;

Mục 2: Khai các hóa đơn HHDV mua vào nhưng không đủ điều kiện được

khấu trừ thuế;

Ví dụ như hóa đơn HHDV mua vào có giá trị trên 20 triệu đồng nhưng không đủ

chứng từ thanh toán qua Ngân hàng: Tiền thuế khai tại mục này không được tính

khấu trừ;

Mục 3: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng chung cho HHDV chịu thuế và

không chịu thuế, đủ điều kiện để khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục này phải

phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu để tính số thuế được

401HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế


khấu trừ;

Mục 4: Khai các hóa đơn mua HHDV dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện

được khấu trừ thuế. Số liệu tại mục này được tổng hợp để khai vào:

Nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP cùng với trụ sở chính: khai Tờ khai thuế GTGT dành

cho dự án đầu tư và bù trừ với Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT tại chỉ tiêu

[40b]; Tiền thuế của dự án đầu tư còn trên 200 triệu thì được hoàn;

Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP khác trụ

sở chính;

Mục 5: HHDV không phải tổng hợp trên Tờ khai 01/GTGT:

Khai các hóa đơn đầu vào của HHDV bán đại lý đối với đại lý bán đúng giá

hưởng hoa hồng: Số liệu không đưa lên Tờ khai thuế GTGT;

Khai các hóa đơn nhận hàng ủy thác xuất khẩu: Số liệu không đưa lên Tờ

khai thuế GTGT. Trường hợp mua lẻ HHDV thì kê khai tổng hợp theo từng

nhóm mặt hàng, dịch vụ cùng thuế suất, không phải kê khai theo từng hóa

đơn.


Lập Bảng kê số lượng xe ô tô, xe hai bánh gắn máy bán ra mẫu số 01-3/GTGT:

Bảng kê này dùng cho các cơ sở kinh doanh trong kỳ có phát sinh hoạt động

bán xe ô tô, xe hai bánh gắn máy;

Yêu cầu kê khai:

Ghi rõ tên, chủng loại, đời xe, năm sản xuất của từng loại xe xuất bán trong

tháng;

Khai chi tiết số lượng xe bán ra trong kỳ, cả bán cho các đại lý và bán trực

tiếp tới người tiêu dùng

Giá bán khai theo giá ghi trên hóa đơn, bao gồm cả thuế GTGT. Ghi tổng

số theo giá bán xe xuất giao cho đại lý bán hưởng hoa hồng và xe trực tiếp

bán cho người tiêu dùng.

Bảng kê này được gửi kèm theo Tờ khai GTGT hàng tháng của CSKD có bán



xe ô tô, xe hai bánh gắn máy. Số liệu trên bảng kê này không sử dụng để lập Tờ

khai thuế GTGT;

Mẫu số 01-4A/GTGT, 01-4B/GTGT

Lập Bảng phân bổ số thuế GTGT của HHDV mua vào được khấu trừ trong kỳ -

mẫu số 01-4A và Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phân bổ được

khấu trừ năm - mẫu số 01-4B:

Dùng cho cơ sở kinh doanh sản xuất kinh doanh HHDV chịu thuế và không chịu

thuế GTGT, không hạch toán riêng được;

Tính phân bổ thuế GTGT đầu vào dựa trên tỷ lệ doanh thu chịu thuế GTGT trên

tổng doanh thu.

Bảng phân bổ 01-4A được tính theo doanh thu hàng tháng; Bảng điều chỉnh

01-4B được tính và điều chỉnh theo năm.

Số liệu trên 2 bảng này làm căn cứ để tổng hợp, tính toán số thuế đầu vào được

khấu trừ tại chỉ tiêu số [25] của Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT.


Lập Bảng kê số thuế GTGT đã nộp của doanh thu kinh doanh xây dựng, lắp đặt,

bán hàng vãng lai ngoại tỉnh – mẫu số 01-5/GTGT:

Khai chi tiết các chứng từ đã nộp tiền thuế cho hoạt động xây dựng, lắp đặt,

bán hàng vãng lai tại địa phương khác nơi đóng trụ sở chính;

Tổng cộng số tiền thuế đã nộp khai tại Bảng kê này được sử dụng để khai vào

chỉ tiêu [39] của Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT;


Lập Bảng phân bổ thuế GTGT cho địa phương nơi đóng trụ sở chính và cho các

địa phương nơi có cơ sở sản xuất trực thuộc không thực hiện hạch toán kế toán

– mẫu số 01-6/GTGT:

Lập Bảng kê này sau khi đã tổng hợp và hoàn thành việc kê khai, tính thuế trên

Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT;

403HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế


Số liệu để khai vào Bảng kê này dựa trên Số tiền thuế phải nộp trong kỳ của

Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT và chi tiết số liệu về doanh thu bán sản

phẩm sản xuất của cơ sở sản xuất trực thuộc;

Tính tiền thuế GTGT phân bổ cho các địa phương nơi có cơ sở sản xuất trực

thuộc không hạch toán kế toán:

Tính theo tỷ lệ % trên doanh thu: 1% đối với HH chịu thuế suất 5%; 2% đối với

HH chịu thuế suất 10% - cột 8 – chỉ tiêu [15], [16];

Nếu tổng số thuế phải nộp theo tỷ lệ tính trên doanh thu của các cơ sở sản xuất

trực thuộc lớn hơn số thuế phải nộp của trụ sở chính ([06]<[16]) thì phân bổ lại

theo tỷ lệ Doanh thu bán sản phẩm do cơ sở sản xuất trực thuộc/Tổng doanh

thu bán sản phẩm sản xuất của toàn doanh nghiệp;

Số thuế phải nộp tại trụ sở chính:

Nếu [06]>[16] thì tính Chỉ tiêu [19]= [06]-[16];

Nếu [06]<[16] thì tính Chỉ tiêu [20]=[06]-[18];

Bảng kê này được gửi cho CQT quản lý trụ sở chính và CQT nơi có cơ sở sản

xuất

Phần

VI

405KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP:


6 KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP

Chủ đề này giới thiệu những đăc điểm chính ở các doanh nghiệp thường gặp trong

thực tế, kế toán các quá trình hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp

6.1 Các loại hình doanh nghiệp

Chủ đề này sẽ giới thiệu về các loại hình doanh nghiệp thường gặp trong thực tế,

đặc điểm của từng loại hình và cách thức hạch toán trong phần mềm cần lưu ý để sử

dụng phần mềm hiệu quả hơn. Bởi vì mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc

điểm quản lý riêng biệt vì thế công tác tổ chức kế toán cũng khác nhau.

6.1.1 Doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại:

Đối với doanh nghiệp thương mại - đơn vị thực hiện chức năng cầu nối giữa sản

xuất và tiêu dùng thì hoạt động kinh doanh bao gồm 2 quá trình là mua hàng và

bán hàng. Doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng của doanh nghiệp sản

xuất, doanh nghiệp thương mại khác hoặc nhập khẩu hàng hoá. Trong quá trình

kinh doanh, doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện một số công việc làm gia

tăng giá trị hàng hoá như: phân loại, gói bọc, gia công… Để thu hồi toàn bộ chi

phí kinh doanh và thực hiện có lãi, doanh nghiệp thương mại phải bán hàng ra thị

trường. Hàng hoá có thể được bán bán buôn hoặc bán lẻ cho doanh nghiệp sản

xuất, doanh nghiệp thương mại hay người tiêu dùng.

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại gồm khâu mua hàng dự trữ,

tổ chức bán hàng và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp

cần tổng hợp tính được giá vốn hàng bán, các khoản chi phí mua bán hàng, chi

phí quản lý cũng như doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.

Các chi phí của Doanh nghiệp thương mại:

Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ xuất bán trong

kỳ.

Chi phí bán hàng.

Chi phí quản lý doanh nghiệp.



Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh một cách toàn diện, liên tục, và có hệ

thống các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tức là theo dõi, phản ánh một cách

cụ thể các quá trình kinh doanh chủ yếu. Có như vậy mới nắm được kết quả về

mặt số lượng, chất lượng hiệu quả sử dụng vốn ở từng khâu, từng vụ việc trong

toàn bộ hoạt động chung của đơn vị.

Mỗi quá trình kinh doanh chủ yếu được cấu thành bởi vô số các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh. Theo nguyên tắc của kế toán, nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh

vào các loại giấy tờ cần thiết theo đúng thủ tục quy định về chứng từ ghi chép

ban đầu, lấy đó làm căn cứ để ghi vào sổ sách dưới hình thức tài khoản theo

phương pháp ghi sổ kép. Mặt khác, chứng từ gốc cũng được sử dụng để ghi

vào các sổ thẻ chi tiết phục vụ yêu cầu hạch toán chi tiết. Quá trình vào sổ cũng

đồng thời là quá trình tập hợp số liệu, rút ra các chỉ tiêu phục vụ yếu cầu quản lý

hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp thông qua các phương pháp đánh

giá và tính toán cụ thể.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm:

Với doanh nghiệp thương mại quy trình hạch toán đơn giản, để khai thác tốt nhất

chức năng của phần mềm và đơn giản hóa quy trình hạch toán, xin gợi ý doanh

nghiệp nên thiết lập tiêu thức sau:

Thiết lập tài khoản hàng tồn kho 15X theo dõi theo từng hàng hóa, kho hàng...

Thiết lập theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục riêng như

407KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các loại hình doanh nghiệp


chi phí điện thoại, điện, nước, tiếp khách...bằng cách thiết lập theo dõi tài khoản

chi phí quản lý doanh nghiệp 642,6422 theo dõi theo từng khoản mục chi phí

Theo dõi chi phí bán hàng theo từng khoản mục riêng như chi phí cho nhân viên

bán hàng, chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm...bằng cách thiết lập theo dõi tài

khoản chi phí bán hàng thành những khoản mục chi phí như thiết lập chi phí quản

lý doanh nghiệp ở trên.

Các nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp thương mại:

Thu, chi tiền mặt , tiền gửi

Bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu, giá vốn: thiết lập tự động xuất kho giá vốn,

thiết lập phương pháp xuất kho , ghi nhận doanh thu

Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng

Kết chuyển số liệu cuối kì

Các mẫu báo cáo thường gặp: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quỹ tiền mặt,

sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người mua/ người

bán, sổ chi phí sản xuát kinh doanh...

Hướng dẫn chi tiết cách thức thiết lập các tài khoản như trên tại thiết lập

hệ thống tài khoản

277 288

253 337 312

262

239

259

202



6.1.2 Doanh nghiệp sản xuất

Doanh nghiệp sản xuất:

Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh

của mình bằng cách mua nguyên liệu, máy móc thiết bị, thuê lao động… tiến hành

sản xuất tạo ra sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm đó. Qua việc sản xuất và tiêu thụ

đó doanh nghiệp xác định được kết quả lãi lỗ của một thời kỳ hoạt động sản xuất

kinh doanh.

Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nghiên cứu qua các

yếu tố chi phí sản xuất để tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và tính lợi nhuận sau

khi tiêu thụ sản phẩm. Như vậy các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sản

xuất bao gồm 3 giai đoạn là cung cấp, sản xuất và tiêu thụ

Các yếu tố chi phí cơ bản của sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát

sinh trong kỳ kế toán nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm. Các chi phí được chia

thành:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Chi phí nhân công trực tiếp.

Chi phí sản xuất chung.

Sau khi doanh nghiệp sản xuất xong sản phẩm thì phải đẩy nhanh việc bán sản

phẩm ra gọi đó là tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn để có thể tiếp tục quá

trình sản xuất kế tiếp. Thành phẩm của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi

doanh nghiệp nhận được tiền hoặc người mua đồng ý thanh toán, đồng thời

doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm. Trong quá trình tiêu thụ doanh

nghiệp phải phản ánh được doanh thu và chi phí:

Doanh thu bán hàng: là giá trị của sản phẩm, hàng hóa lao vụ, dịch vụ mà

doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng.

Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ, xuất

bán trong kỳ.

Chi phí bán hàng: là các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình tiêu thụ như: Chi phí

bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu, bảo hành hàng hóa…



Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí quản lý chung của doanh

nghiệp gồm các chi phí quản lý, chi phí hành chánh, các chi phí chung liên quan

tiền lương, chi phí văn phòng, công cụ dụng cụ vật liệu khấu hao lãi vay, điện,

điện thoại thuế môn bài, hội nghị, công tác phí…

Sau quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp xác định được lãi lỗ của hoạt động sản

xuất kinh doanh trong kỳ.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm

Với doanh nghiệp sản xuất quy trình sản xuất phức tạp hơn, để theo dõi chi

phí sản xuất một cách hợp lý cần tiến hành thiết lập các tiêu thức sau:

Thiết lập tài khoản tập hợp chi phí 154X, hay 62X theo từng phân xưởng,

đơn hàng, bộ phận, công việc....để theo dõi chi phí sản xuất theo từng đối

tượng nhằm quản lý chi phí tốt hơn.

Thiết lập theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục riêng như

chi phí điện thoại, điện, nước, tiếp khách...bằng cách thiết lập theo dõi tài khoản

chi phí quản lý doanh nghiệp 642, 6422 theo dõi theo từng khoản mục chi phí



Các nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp sản xuất:

Thu, chi tiền mặt , tiền gửi

Kế toán quản lý kho : Xuất nguyên vật liệu, nhập kho thành phẩm

Tính khấu hao tài sản cố định (tự động)

Tập hợp chi phí

Bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu, giá vốn: thiết lập tự động xuất kho giá vốn,

thiết lập phương pháp xuất kho , ghi nhận doanh thu



Các mẫu báo cáo thường gặp: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quỹ tiền mặt,

sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người mua/ người

bán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ hàng hóa, thẻ tính

giá thành sản phẩm, dịch vụ...



277 288

342

244

248

253 337 312

262

239

259

202



6.1.3 Doanh nghiệp xây lắp

Doanh nghiệp xây lắp

So với các ngành sản xuất khác, ngành XDCB có những đặc điểm về kinh tế - kỹ

thuật riêng biệt, thể hiện rất rõ nét ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản

phẩm của ngành. Điều này đã chi phối đến công tác kế toán chi phí sản xuất và

tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp.

Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc... có quy mô lớn,

kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu

dài...Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp phải lập dự toán

(dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với

dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo

hiểm cho công trình xây lắp.

Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ

đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể

hiện rõ.

Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe máy,

thiết bị thi công, người lao động...) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm.

Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất

phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư

hỏng...

Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao

đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ

thuật của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi

giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra

ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ

lụt...Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát chặt chẽ sao cho bảo

đảm chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán.

Những đặc điểm trên đã ảnh hưởng rất lớn đến kế toán chi phí sản xuất và tính

giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp. Công tác kế toán vừa phải

đáp ứng yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán của một doanh nghiệp



sản xuất vừa phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của loại hình doanh nghiệp xây

lắp.

Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất.

Đối tượng kế toán chi phí sản xuất xây lắp là phạm vi giới hạn chi phí sản xuất

xây lắp cần được tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra giám sát chi phí và

yêu cầu tính giá thành.

Để xác định đúng đắn đối tượng kế toán chi phí sản xuất xây lắp trong các doanh

nghiệp, trước hết phải căn cứ vào các yếu tố tính chất sản xuất và qui trình công

nghệ sản xuất giản, đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý, đơn

vị tính giá thành trong doanh nghiệp.

Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là các loại chi phí được tập hợp trong một

thời gian nhất định nhằm phục vụ cho việc kiểm tra phân tích chi phí và giá thành

sản phẩm. Giới hạn tập hợp chi phí sản xuất có thể là nơi gây ra chi phí và đối

tượng chịu chi phí.

Trong các doanh nghiệp xây lắp, với tính chất phức tạp của công nghệ và sản

phẩm sản xuất mang tính đơn chiếc, có cấu tạo vật chất riêng, mỗi công trình,

hạng mục công trình có dự toán thiết kế thi công riêng nên đối tượng hạch toán

chi phí sản xuất có thể là công trình, hạng mục công trình, hoặc có thể là đơn đặt

hàng, bộ phận thi công hay từng giai đoạn công việc. Tuy nhiên trên thực tế các

đơn vị xây lắp thường hạch toán chi phí theo công trình, hạng mục công trình.

Hạch toán chi phí sản xuất xây lắp theo đúng đối tượng đã được qui định hợp lý

có tác dụng phục vụ tốt cho việc tăng cường quản lý chi phí sản xuất và phục vụ

cho công tác tính giá thành sản phẩm được kịp thời.

Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất.

Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất là phương pháp sử dụng để tập

hợp và phân loại chi phí theo khoản mục chi phí trong giới hạn của mỗi đối tượng

kế toán chi phí. Trong các doanh nghiệp xây lắp chủ yếu dùng các phương pháp

tập hợp chi phí sau:

- Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất theo công trình, hạng mục công trình:

chi phí sản xuất liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì tập hợp cho



công trình, hạng mục công trình đó.

- Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn đặt hàng: các chi phí sản xuất phát

sinh liên quan đến đơn đặt hàng nào sẽ được tập hợp và phân bổ cho đơn đặt

hàng đó. Khi đơn đặt hàng hoàn thành, tổng số chi phí phát sinh theo đơn đặt

hàng kể từ khi khởi công đến khi hoàn thành là giá thành thực tế của đơn đặt

hàng đó.

- Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn vị hoặc khu vực thi công: phương

pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp xây lắp thực hiện

khoán. Đối tượng hạch toán chi phí là các bộ phận, đơn vị thi công như tổ đội

sản xuất hay các khu vực thi công. Trong từng đơn vị thi công lại được tập hợp

theo từng đối tượng tập hợp chi phí như hạng mục công trình.

Trong các doanh nghiệp xây lắp, mỗi đối tượng có thể áp dụng một hoặc một số

phương pháp hạch toán trên. Nhưng trên thực tế có một số yếu tố chi phí phát

sinh liên quan đến nhiều đối tượng, do đó phải tiến hành phân bổ các khoản chi

phí này một cách chính xác và hợp lý cho từng đối tượng.

Đặc điểm sản xuất xây lắp có ảnh hưởng đến kế toán CPSX và tính GTSP trong

các doanh nghiệp xây lắp

Lưu ý khi sử dụng phần mềm

Với phương pháp hạch toán chi phí sản xuất như trên thì cần thiết lập các tài

khoản theo dõi chi phí theo đối tượng công trình, hạng mục công trình, đơn đặt

hàng, đơn vị hay khu vực thi công

Các nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp xây lắp:

Thu, chi tiền mặt , tiền gửi277 288



Kế toán quản lý kho : Xuất nguyên vật liệu, nhập kho thành phẩm

Tính khấu hao tài sản cố định (tự động)

Tập hợp chi phí theo từng đối tượng công trinh, hợp đồng



Các mẫu báo cáo thường gặp: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ

chi tiết doanh thu từng công trình, sổ chi tiết thanh toán người mua/ người bán,

sổ chi phí sản xuất kinh doanh từng công trình, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ

hàng hóa....



6.2 Các quá trình kinh doanh

Để thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin cho quản lý về tình hình hoạt động của

doanh nghiệp, kế toán phải theo dõi, phản ánh và giám sát các quá trình kinh doanh.

Các quá trình kinh doanh khác nhau với các lĩnh vực và loại hình kinh doanh khác

nhau. Tuy nhiên, các quá trình kinh doanh có những điểm chung đó là đều được bắt

đầu bằng hình thái giá trị, sau một hoặc một số giai đoạn doanh nghiệp thu hồi kết

quả kinh doanh cũng bằng hình thái giá trị. Các giai đoạn kinh doanh trong doanh

nghiệp dù ngắn hay dài, ít hay nhiều đều có các chỉ tiêu cần được kế toán theo dõi,

phản ánh đó là đối tượng, chi phí và kết quả kinh doanh

6.2.1 Kế toán quá trình cung cấp

Kế toán quá trình cung cấp

Khái niệm.

Quá trình cung cấp (dự trữ sản xuất) là quá trình thu mua và dự trữ các loại

nguyên liệu, công cụ dụng cụ và các tài sản cố định để đảm bảo cho quá trình

sản xuất được bình thường và liên tục.

342

244

248

262

239

259

202

415KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh


Nhiệm vụ kế toán quá trình sản xuất.

Kế toán quá trình cung cấp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình cung cấp về mặt số lượng, chi tiết theo

từng chủng loại vật tư, hàng hoá, dịch vụ và TSCĐ.

Tính toán kịp thời, chính xác và đầy đủ giá trị thực tế của từng đối tượng mua

vào, đồng thời giám sát tình hình cung cấp về mặt giá cả, chi phí, thời gian cung

cấp và tiến độ bàn giao tài sản

Phản ánh tình hình thanh toán với người bán

Nguyên tắc đánh giá các loại tài sản.

Đối với các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Nguyên tắc đánh giá các loại tài sản này là giá thực tế hay còn gọi là giá gốc.

Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ theo trường hợp được tính

như sau:

Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ

phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.

Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm giá mua

thực tế (giá trị ghi trên hóa đơn có cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác cộng với

các loại chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản giảm giá nếu có).

Trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,

phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuế bãi, công tác phí của cán bộ thu mua,

chi phí của bộ phận thu mua độc lập.

Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể được tính theo

1 trong các phương pháp sau:

Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước

Tính theo giá thực tế bình quân thời điểm

Tính theo giá bình quân cuối kì.

Tính theo giá thực tế đích danh



Đối với các loại tài sản cố định.

Kế toán phải phản ánh cả 3 chỉ tiêu giá trị của tài sản cố định là: nguyên giá, giá

trị hao mòn và giá trị còn lại.

Nguyên giá của TSCĐ là giá trị hình thành nên TSCĐ và được xác định như

sau:

Nguyên giá TSCĐ được cấp gồm: giá trị trong biên bản bàn giao TSCĐ của

đơn vị cấp và chi phí lắp đặt, chạy thử.

Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm: giá mua và các chi phí trước khi sử dụng

(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt, chỉnh lý, chạy thử…)

Giá trị hao mòn của TSCĐ là số tiền đã trích khấu hao đưa vào chi phí trong

quá trình sử dụng TSCĐ

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn

Tài khoản sử dụng.

Để theo dõi, phản ánh quá trình cung cấp kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này được sử dụng để

theo dõi các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, hàng hoá mà đơn vị đã mua hay

chấp nhận mua (đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhưng cuối kỳ chưa về

nhập kho đơn vị. TK này có kết cấu như sau:

Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng.

Bên có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay

chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao bán thẳng cho khách hàng.

Dư nợ: Giá trị thực tế của hàng đang đi đường hiện có.

Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị

hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu tại kho của đơn vị theo

giá thực tế.

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (nhập

kho nguyên vật liệu theo giá thực tế).



Bên có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (xuất

kho nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế)

Dư nợ: giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho hiện có.

Tài khoản 153- Công cụ dụng cụ: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện

có và tình hình biến động tăng, giảm của toàn bộ công cụ dụng cụ, đồ dùng cho

thuê, bao bì luân chuyển tại kho của đơn vị theo giá thực tế.

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị thực tế của CCDC

Bên có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị thực tế của CCDC

Dư nợ: phản ánh giá trị thực tế của CCDC tồn kho hiện có.

Tài khoản 156- Hàng hoá: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị tồn kho và

tình hình biến động nhập xuất qua kho hàng hoá trong kỳ của đơn vị. Tài khoản

này được ghi chép theo kết cấu sau:

Bên nợ:

+ Giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ

+ Chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ.

Bên có:

+ Giá trị hàng mua xuất kho

+ Xuất hàng hoá đã mua trả lại người bán

+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng

+ Giá trị hàng thiếu hụt

Dư nợ: Giá trị hàng hoá tồn kho hiện có

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Quá trình cung cấp thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như: mua tài sản,

thanh toán với người bán, thanh toán các chi phí phát sinh trong quá trình mua…

(1) Khi được cấp vốn lưu động bằng chuyển khoản qua ngân hàng:

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh

(2) Khi được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh hay cổ đông bằng TSCĐ, vật



liệu, công cụ dụng cụ hay tiền mặt:

Nợ TK 211- Tài sản cố định hữu hình

Nợ TK 213- Tài sản cố định vô hình

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh

(3) Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

(4) Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, tiền hàng chưa

thanh toán:



Có TK 331- Phải trả cho người bán

(5) Khi dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để mua vật liệu, công cụ dụng

cụ nhập kho:



Có TK 111- Tiền mặt


(6) Khi phát sinh các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc dỡ trong quá trình

thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ:






(7) Khi dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho người bán:

Nợ TK 331- Phải trả cho người bán





(8) Trường hợp hàng đã mua đã chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng

hàng đang đi trên đường:

Nợ TK 151- Hàng đang đi trên đường


(9) Sang tháng, hàng đang đi đường đã về và tiến hành nhập kho:



Có TK 151- Hàng đang đi trên đường

(9) Khi chi tiền mặt tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi mua hàng, đi

ccông tác, đi nghỉ phép:

Nợ TK 141- Tạm ứng


(10) Khi thanh toán tạm ứng bằng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho

hay đã trả chi phí thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Nợ TK 152- Nguyên vật liệu


Có TK 141- Tạm ứng

(11) Khi phát sinh chi phí trả trước cho nhiều kỳ như chi phí thuê nhà xưởng,

nhà kho, văn phòng, mua các loại bảo hiểm…

Nợ TK 142- Chi phí trả trước



6.2.2 Kế toán quá trình sản xuất

Kế toán quá trình sản xuất

Khái niệm.

Quá trình sản xuất là quá trình phát sinh các chi phí về nguyên vật liệu, chi phí về

hao mòn tài sản cố định, chi phí về công nhân sản xuất và các chi phí khác về tổ

chức quản lý ra sản phẩm theo kế hoạch đã xác định trước. Kế toán quá trình

sản xuất tập hợp những chi phí đã phát sinh trong quá trình sản xuất của doanh



nghiệp theo tính chất kinh tế, theo công dụng và nơi sử dụng chi phí tổng hợp một

cách trực tiếp hoặc gián tiếp vào tài khoản chi phí sản xuất để tính ra giá thành

thực tế của sản phẩm hoàn thành.

Theo quy định hiện nay thì giá thành sản phẩm, dịch vụ được xác định trên cơ sở

3 loại chi phí:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí sản xuất chung (ở phân xưởng sản xuất)

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ,

được trừ ra khỏi doanh thu của thời kỳ mà nó phát sinh để tính lãi( lỗ) của hoạt

động chính mà không liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm vì vậy

không tính vào giá thành sản phẩm.

Nhiệm vụ kế toán quá trình sản xuất

Kế toán quá trình sản xuất cần thực hiện tốt các nhệm vụ sau:

Tập hợp và phân bổ chính xác, đầy đủ các loại chi phí sản xuất theo các đối

tượng kế toán chi phí và đối tượng tính giá thành. Trên cơ sở đó kiểm tra tình

hình thực hiện các định mức và dự toán chi phí sản xuất.

Lựa chọn phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ và phương

pháp tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.

Tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Đồng

thời phản ánh số lượng và giá trị sản phẩm, dịch vụ hoàn thành nhập kho hay

tiêu thụ.

Trình tự tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm là quá trình tương đối phức tạp và là trọng

tâm của kế toán doanh nghiệp sản xuất.

Bước 1: Tập hợp chi phí đầu vào theo tính chất kinh tế, theo công dụng, nơi sử

dụng và đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành.



Những chi phí tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, tuỳ theo

nội dung là nguyên vật liệu hay là nhân công sản xuất sẽ được tập hợp vào

bên Nợ các tài khoản: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay là chi phí nhân

công trực tiếp theo từng phân xưởng sản xuất, từng đối tượng tập hợp chi

phí.

Những chi phí chung nhằm mục đích tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất

tại các phân xưởng, tổ đội sản xuất cà các chi phí khác có liên quan đến

nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau sẽ được tập hợp vào bên Nợ tài

khoản Chi phí sản xuất chung

Bước 2: Tổng hợp và phân bổ các chi phí đã tâp hợp ở bước 1 cho từng đối

tượng tập hợp chi phí và tính giá thành.

Công việc này thường tiến hành vào lúc cuối tháng để tổng hợp chi phí sản xuất

theo từng đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành

Đối với chi phí trực tiếp: là những chi phí đã được tổ chức theo dõi chi tiết

theo từng đối tượng (tập hợp chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí và

tính giá thành). Cuối tháng, kế toán chỉ cần tổng hợp lại theo đúng các

khoản mục chi phí và theo đúng các đối tượng phải chịu chi phí.

Đối với chi phí sản xuất chung: Kế toán sau khi tổng hợp phải phân bổ chi

phí đã tập hợp được cho các đối tượng có liên quan bằng cách chọn tiêu

chuẩn phân bổ hợp lý để phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Thông

thường người ta phân bổ chi phí sản xuất chung theo tỷ lệ tiền lương công

nhân sản xuất hay tỷ lệ tổng chi phí trực tiếp đã tiêu hao của các đối tượng

có liên quan.

Bước 3: Đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm

Quá trình sản xuất sản phẩm là quá trình thường xuyên, liên tục theo kiểu dây

truyền nên tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sản xuất cũng tồn tại hình thái

sản phẩm dở dang.

Bộ phận chi phí gắn liền với sản phẩm dở dang không thể theo dõi thêm được

cho nên trước khi tính giá thành của những sản phẩm đã hoàn thành, kế toán



phải tiến hành kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang.

Giá thành của những sản phẩm hoàn thành được tính teo công thức sau đây:

Tổng giá thành

SP hoàn thành=

Giá trị SP dở

dang đầu kỳ+

Chi phí phát

sinh trong kỳ-

Giá trị SP dở

dang cuối kỳ


Kế toán quá trình sản xuất chủ yếu sử dụng các tài khoản kế toán sau:

Tài khoản 621- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Tài khoản này được

dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp phát sinh

trong kỳ, được mở chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí ( sản phẩm, dịch vụ,

phân xưởng, bộ phận sản xuất…) và có kết cấu như sau:

Bên nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản

phẩm và thực hiện dịch vụ cho khách hàng.

Bên có:

+ Giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết ghi giảm chi phí

+ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang tài khoản tính giá

thành

TK chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp: Tài khoản này được dùng để tập

hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ, được mở chi

tiết cho từng đối tượng chịu chi phí (sản phẩm, dịch vụ, phân xưởng, bộ phận

sản xuất…)

Bên nợ: Tiền lương, phụ cấp lương và tiền ăn ca phải trả lao động trực tiếp.

Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương, phụ cấp lương phải trả lao động trực

tiếp.

Bên có: kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang tài khoản giá thành.

TK chi phí nhân công trực tiếp không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung: Tài khoản này dùng để tập hợp, phân



bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ với kết cấu như sau:

Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ (giá trị

nguyên vật liệu sử dụng cho nhu cầu ở phân xưởng, giá trị công cụ dụng cụ sử dụng

cho sản xuất, tiền lương, phụ cấp lương phải trả lao động gián tiếp, trích BHXH,

BHYT, KPCĐ trên tiền lương, phụ cấp lương của lao động gián tiếp, khấu hao

TSCĐ của bộ phận sản xuất, chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại mua ngoài dung

cho sản xuất và các khoản chi trực tiếp bằng tiền cho sản xuất).

Bên có:

+ Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung

+ Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung sang tài khoản tính giá

thành

Tài khoản Chi phí sản xuất chung cuối kỳ không có số dư

Tài khoản 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Tài khoản này được

dùng để tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và tính ra tổng giá trị sản

phẩm, dịch vụ hoàn thành được mở chi tiết theo từng đối tượng kế toán chi phí

sản xuất và kết cấu như sau:

Bên nợ: Tổng hợp chi phí sản phẩm( chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí

nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) phát sinh trong kỳ.

Bên có:

+ Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất.

+ Tổng giá thành sản xuất của sản phẩm và dịch vụ hoàn thành

Dư nợ: Giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang hiện có

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Quá trình sản xuất thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng nguyên

vật liệu cho sản xuất sản phẩm, tính và trả lương cho người lao động, trích các

khoản trích theo lương của người lao động, trích khấu hao TSCĐ, thanh toán các

chi phí dịch vụ điện, nước mua ngoài,…

(1) Khi xuất nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu cho phân

xưởng sản xuất để chế tạo sản phẩm.

Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp



Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

(2) Khi xuất vật liệu để dùng chung cho phân xưởng sản xuất hay phục vụ cho

công tác quản lý phân xưởng:

Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung


(3) Khi tính ra tiền công phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân

phục vụ và nhân viên quản lý phân xưởng:

Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627- chi phí sản xuất chung

Có TK 334- Phải trả công nhân viên

(4) Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh(

22%):



Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác

(5) Khi trích BHXH, BHYT, BHTN phần được trừ vào tiền lương phải trả của

cán bộ công nhân viên ( 8,5%):

Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên


(6) Khi xuất công cụ dụng cụ cho phân xưởng sản xuất:


Có TK 153- Công cụ dụng cụ

(7) Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, cần phải phân bổ

vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ:

- Ghi nhận giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng

Nợ TK 142- Chi phí trả trước ( giá trị xuất dùng)

Có TK 153- Công cụ dụng cụ ( giá trị xuất dùng)

- Từng kỳ, phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh


Có TK 142- Chi phí trả trước ( giá trị phân bổ từng kỳ)

(8) Khấu hao TSCĐ đang dùng ở phân xưởng




Có TK 214- Khấu hao TSCĐ

(9) Đối với các chi phí khác có liên quan gián tiếp đến hoạt động của phân

xưởng như chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chi phí điện nước, tiếp khách,

ghi:


Có TK 111, 112, 331…

(10) Khi phân bổ chi phí trả trước có liên quan đến hoạt động của phân

xưởng trong từng kỳ, ghi:


Có TK 142- Chi phí trả trước

(11) Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trong kỳ, kế

toán ghi:


Có TK 335- Chi phí phải trả

(12) Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đang dùng trong

phân xưởng sản xuất ghi:



(13) Cuối kỳ, kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân

công trực tiếp, chi phí sản xuất chung sang TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:

Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 627- Chi phí sản xuất chung

(14) Nếu có phế liệu thu hồi nhập kho ghi:

Nợ TK 152- Nguyên vật liệu

Có TK 154- Chi phí SXKD dở dang

(15) Giá thành thực tế của những sản phẩm hoàn thành nhập kho trong kỳ ghi:

Nợ TK 155- Thành phẩm




(16) Trường hợp sản phẩm hoàn thành không nhập kho, mà được giao ngay

cho khách hàng tại phân xưởng ghi:

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán


6.2.3 Kế toán quá trình tiêu thụ

Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh

Khái niệm

Tiêu thụ sản phẩm là quá trình đưa các loại sản phẩm đã sản xuất vào lưu thông

bằng các hình thức bán hàng. Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ phát sinh các

quan hệ về chuyển giao sản phẩm hàng hoá và thanh toán giữa đơn vị kinh tế với

khách hàng, trong quá trình đó phát sinh các nghiệp vụ về kinh tế về chi phí bán

hàng như: quảng cáo, vận chuyển, bốc dỡ… Mặt khác, sau khi tiêu thụ sản

phẩm, đơn vị phải thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản thuế suất trên

cơ sở doanh thu tiêu thụ từng mặt hàng và thuế suất quy định.

Trong giai đoạn tiêu thụ, bộ phận giá trị mới sáng tạo ra trong khâu sản xuất sẽ

được thực hiện và biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận. Có 2 phương pháp tiêu

thụ sản phẩm: nhận hàng và gửi hàng

Nhận hàng: Là phương thức tiêu thụ sản phẩm mà người mua sẽ nhận hàng

tại xí nghiệp sản xuất khi đã thanh toán tiền hàng hoặc đã chấp nhận thanh

toán. Trong trường hợp này, sản phẩm đã giao cho khách hàng được xác định

là tiêu thụ ngay.

Gửi hàng: Là phương thức tiêu thụ sản phẩm mà bên bán có trách nhiệm phải

giao hàng đến tận nơi cho khách hàng theo hợp đồng đã ký, kể cả trường hợp

gửi hàng cho các đại lý bán. Trong trường hợp này sản phẩm gửi đi bán chưa

được xác nhận là tiêu thụ, chỉ khi nào khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc

chấp nhận thanh toán tiền hàng thì lúc đó sản phẩm gửi đi bán mới được coi là

đã tiêu thụ.



Môt số chỉ tiêu cơ bản.

Doanh thu thuần về

tiêu thụ=

Doanh thu

bán hàng-

Các khoản giảm trừ

doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu = Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán +

Hàng bán bị trả lại + Thuế xuất khẩu + Thuế TTĐB + Thuế GTGT theo phương

pháp trực tiếp.

Lợi nhuận

gộp

= Doanh

thuần

- Giá vốn hàng

bán

Lợi nhuận tiêu thụ

( Kết quả tiêu thụ)=

Lợi nhuận

gộp-

Chi phí

bán

hàng

-Chi phí quản lý

doanh nghiệp

Nhiệm vụ của kế toán quá trình tiêu thụ

Theo dõi tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm một cách chính xác theo 2 chỉ tiêu:

hiện vật, giá trị và tình hình thanh toán với khách hàng.

Theo dõi các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và giám sát chặt

chẽ các khoản chi phí đó.

Xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm,

dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Xác định kết quả lãi (lỗ) trong kỳ


Kế toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh chủ yếu sử dụng các

tài khoản kế toán sau:



Tài khoản 155- Thành phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị tồn kho

và tình hình biến động tăng, giảm của các loại thành phẩm tại kho cửa đơn vị

với kết cấu như sau:

Bên nợ: Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ và phát hiện thừa khi kiểm kê.

Bên có: Giá trị thành phẩm xuất kho trong kỳ và phát hiện thiếu khi kiểm kê

Dư nợ: Giá trị thành phẩm tồn kho hiện có

Tài khoản 157- Hàng gửi bán: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị

hiện có và tình hình biến động của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương

thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hoá nhờ đại lý, ký gửi hay giá trị

dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàng nhưng

chưa được chấp nhận thanh toán

Bên nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã chuyển cho khách hàng

nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.

Bên có:

+ Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán đã được khách hàng chấp

nhận thanh toán

+ Giá trị hàng gửi bán bị khách hàng từ chối, trả lại

Dư nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán hiện có

Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng: Tài khoản này được sử dụng để phản

ánh giá của toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ và các

khoản giảm trừ doanh thu( chiết khấu thươg mại, giảm giá hàng bán, hàng bán

bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo trực tiếp)

cũng như kết chuyển doanh thu thuân với kết cấu như sau:

Bên nợ:

+ Số thuế phải nộp Nhà nước( thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế

GTGT theo phương pháp trực tiếp

+ Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả

lại chấp nhận cho khách hàng



+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả

Bên có: Giá bán của toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ

Tài khoản doanh thu bán hàng cuối kỳ không có số dư.

Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này được sử dụng để tập hợp

và kết chuyển giá vốn của toàn bộ số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ

trong kỳ với kết cấu như sau:

Bên nợ: Tập hợp giá vốn của toàn bộ số thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu

thụ trong kỳ

Bên có: Giá vốn của số thành phẩm, hàng hoá đã bán chấp nhận cho khách

hàng trả lại. Kết chuyển giá vốn thành phẩm, hàng hoá thực tiêu thụ trong kỳ vào

tài khoản xác địng kết quả

Tài khoản Giá vốn hàng bán cuối kỳ không có số dư.

Tài khoản 641- Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để tập hợp và kết

chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ với kết cấu như sau:

Bên nợ: Tài khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ

Bên có: Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả

Tài khoản Chi phí bán hàng không cuối kỳ không có số dư.

Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để tập hợp

và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ với kết cấu như

sau:

Bên nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ

Bên có:Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sàn tài khoản xác định kết

quả

Tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ không có số dư.

Tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này được xác định

kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ hoạt động nhất định, có thể

mở chi tiết cho từng loại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.



Bên nợ:

+ Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ

+ Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Kết chuyển lãi về tiêu thụ

Bên có:

+ Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần trong kỳ

+ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ trong kỳ

Tài khoản Xác định kết quả không có số dư cuối kỳ.

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Quá trình tiêu thụ thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như: chuyển giao thành

phẩm, hàng hoá cho khách hàng, thu tiền bán hàng, thanh toán các chi phí phát

sinh trong quá trình tiêu thụ, thanh toán các khoản thuế doanh thu với ngân sách

(1) Khi xuất kho bán sản phẩm theo phương pháp giao trực tiếp, ghi:

(a) Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán

Có TK 155- Thành phẩm

Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

(b) Nợ TK 111- Tiền mặt


Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 511- Doanh thu bán hàng

(2) Khi chuyển thành phẩm cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng

chấp nhận thanh toán hoặc chuyển thành phẩm đi tiêu thụ theo phương thức đại lý,

ký gửi, kế toán ghi:

Nợ TK 157- Hàng gửi bán

Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 155- Thành phẩm

(3) Khi sản phẩm gửi đi bán được xác nhận là đã tiêu thụ:

(a) Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán

Có TK 157- Hàng gửi đi bán



(b) Nợ TK 111- Tiền mặt


Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 511- Doanh thu bán hàng

(4) Khi tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên ở bộ phận bán hàng và

cán bộ quản lý doanh nghiệp ghi:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334- Phải trả công nhân viên

(5) Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ phần được tính vào chi phí theo tiền lương

của những đối tượng trên ghi:




(6) Khi xuất vật liệu phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh

nghiệp ghi:




(7) Khi xuất công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ cho bộ phận bán hàng, bộ phận

quản lý doanh nghiệp ghi:



Có TK 153- Công cụ dụng cụ

(8) Khi phân bổ chi phí trả trước cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý

doanh nghiệp ghi:



Có TK 142- Chi phí trả trước

(9) Khấu hao TSCĐ đang dùng ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh

nghiệp ghi:





Có TK 214- Hao mòn TSCĐ

(10) Đối với các khoản thuế phải nộp được tính vào chi phí doanh nghiệp như

thuế môn bài, thuế nhà đất thì khi xác định số phải nộp cho từng kỳ kế toán ghi:


Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

(11) Chi phí điện nước, điện thoại… phải trả phát sinh trong kỳ ở bộ phận

bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp ghi:



Có TK 331- Phải trả người bán

(12) Khi phát sinh các chi phí khác ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý

doanh nghiệp như chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chi phí tiếp khách… ghi:



Có TK 111, 112, 331, 152…

(13) Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, bộ phận

quản lý doanh nghiệp ghi:




(14) Khi xác định số thuế phải nộp cho Nhà nước tính trên doanh thu bán hành

phát sinh trong kỳ ghi:

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

(15) Khi giảm gái hàng bán cho khách hàng (hàng đã bán) ghi:

Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán

Có TK 111, 112, 131…

(16) Khi hàng bán bị trả lại ghi:

(a) Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại



Có TK 111, 112 131…

(b) Nợ TK 155- Thành phẩm

Có TK 632- Giá vốn hàng bán

(17) Cuối kỳ, kết chuyển giảm trừ doanh thu:

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng

Có TK 531- Hàng bán bị trả lại

Có TK 532- Giảm giá hàng bán

(18) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần ghi:

Nợ TK 511- Doanh thu hàng bán

Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

(19) Kết chuyển giá vốn của hàng đã bán trong kỳ:

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632- Giá vốn hàng bán

(20) Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ ghi:

Nợ TK 911- Xác định kết qủ kinh doanh

Có TK 641- Chi phí bán hàng

Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

(21) Nếu doanh thu thuần lớn hơn các chi phí được trừ thì phải kết chuyển lãi

sang tài khoản Lợi nhuận chưa phân phối:

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối

(22) Nếu doanh thu thuần nhỏ hơn các chi phí dược trừ thì kết chuyển lỗ ghi:

Nợ TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối

Có TK 911-Xác định kết quả kinh doanh

Phần

VII

435CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:


7 CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Phần mềm kế toán Tony Accounting sử dụng được cho những loại

hình doanh nghiệp nào?

phần mềm kế toán Tony Accounting theo đúng các chuẩn mực kế toán Việt Nam

và các quy định mới nhất của Bộ Tài chính. phần mềm được thiết kế tổng quát

với nhiều tính năng có thể thay đổi dễ dàng nên sử dụng được cho nhiều loại hình

doanh nghiệp bao gồm: thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản xuất thuộc nhiều

ngành nghề khác nhau

Phần mềm kế toán Tony Accounting chạy được trên các hệ điều hành

nào?

Tony Accounting chạy được trên các hệ điều hành Windows (2000/XP/Vista,7),

Windows Server 2003/2008

Riêng nguồn dữ liệu (Cơ sở dữ liệu) cho phép chạy trên hệ điều hành Linux,

Solaris, Unix, Windows(2000/XP/Vista,7), Windows Server 2003/2008.

Tôi đang sử dụng một phần mềm kế toán khác, nếu chuyển qua sử

dụng Phần mềm kế toán Tony Accounting có hỗ trợ việc chuyển số

liệu, danh mục từ phần mềm cũ?

Hiện tại phần mềm kế toán Tony Accounting đã có hỗ trợ việc chuyển đổi số liệu

từ phần mềm khác, hoặc nhận dữ liệu từ các tập tin Excel .

Liên lạc với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết.

Các quy định về kế toán và thuế thường thay đổi, liệu Tony

Accounting có đáp ứng nhanh chóng các thay đổi đó? Bao lâu thì

phát hành phiên bản mới?

Chúng tôi liên tục cập nhật các thay đổi mới nhất của Bộ Tài chính và nâng cấp

miễn phí cho khách hàng các phiên bản mới nhất trong thời gian bảo hành, bảo

trì.

Thông thường, mỗi tháng chúng tôi sẽ phát hành 01 phiên bản mới, có hỗ trợ

209



nâng cấp từ phiên bản cũ.

Phần mềm kế toán Tony Accounting có cho phép sử dụng nhiều máy

trong mạng nội bộ với chung nguồn dữ liệu?

phần mềm sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Firebird cho phép đồng thời nhiều máy

tính kết nối tới một nguồn dữ liệu. SQL Firebird cho phép nhiều máy tính kết nối

tới dữ liệu thông qua giao thức mạng TCP/IP(không sử dụng phương thức chia

sẻ tập tin như các phần mềm viết bằng Foxpro), giúp truy xuất dữ liệu được an

toàn, nhanh và ổn định. Với cơ sở dữ liệu SQL, phần mềm cho phép truy cập số

liệu từ xa qua mạng internet nhanh chóng, bảo mật và thuận tiện.

Số liệu lưu trong phần mềm được bảo mật như thế nào, có đảm bảo

an toàn?

phần mềm sử dụng công nghệ mới nhất: công nghệ .Net, ngôn ngữ lập trình C#,

dữ liệu được tập trung ở một máy và truy cập thông qua địa chỉ IP(không phải

chia sẻ tập tin).

Ngoài ra, phần mềm có tính năng phân quyền sử dụng ở nhiều cấp độ khác

nhau, giúp cho người quản lý kiểm soát toàn bộ việc truy cập và thay đổi dữ liệu.

Ngoài các tính năng thông thường phải có trong một phần mềm kế

toán, Tony Accounting có tính năng gì nổi trội hơn so với các phần

mềm khác?

phần mềm kế toán Tony Accounting đáp ứng đầy đủ các tính năng cho kế toán

tài chính, thuế và quản trị doanh nghiệp. phần mềm được thiết kế gọn nhẹ, linh

hoạt nhưng đầy đủ tính năng và theo các quy định của kế toán Việt Nam.

phần mềm có một số đặc điểm nổi trội sau:

Hệ thống tài khoản linh hoạt, người sử dụng có thể thêm tài khoản con hoặc

bổ sung theo dõi đối tượng chi tiết cho mỗi tài khoản;

Đa dạng các báo cáo , sổ sách quản trị: chi tiết, tổng hợp, theo số phát sinh

cặp tài khoản, xem phát sinh theo đối tượng theo dõi của tài khoản,...;

200

259



Với một màn hình nhập chứng từ duy nhất và linh hoạt, giúp người sử dụng

nhanh chóng sử dụng thành thạo phần mềm;

Tất cả báo cáo đều xuất ra được Excel và nhiều định dạng khác như PDF,

HTML, Ảnh(JPG, PNG, BMP),

Sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Firebird, là một cơ sở dữ liệu tiên tiến mã nguồn

mở miễn phí không giới hạn dung lượng dữ liệu, quý khách không phải mua

bản quyền phần mềm cơ sở dữ liệu như các phần mềm khác.

Tony Accounting có hỗ trợ lập tờ khai Thuế GTGT và xuất qua phần

mềm Hỗ trợ kê khai thuế(HTKK) của Tổng Cục thuế không? Quy trình

thực hiện như thế nào?

phần mềm hỗ trợ lập tờ khai thuế GTGT trong phần mềm, và xuất trực tiếp qua

phần mềm HTKK. phần mềm còn hỗ trợ bằng cách xuất bảng kê hóa đơn thuế

giá trị gia tăng mua vào/bán ra ra excel theo định dạng để nhập vào phần mềm

HTKK.

Qui trình thực hiện như sau:

Tại chức năng xem báo cáo, chọn nhóm Báo cáo thuế, chọn Tờ khai thuế

GTGT, chọn thời gian báo cáo, nhấn nút "Xuất qua HTKK"

Vào phần mềm HTKK xem và in tờ khai

Có thể tham khảo thêm tại hướng dẫn lập báo cáo thuế

Phần mềm kế toán Tony Accounting có hỗ trợ tạo đồng thời nhiều hệ

thống sổ sách? Làm thế nào để có thể sử dụng cho nhiều doanh

nghiệp?

phần mềm hỗ trợ bạn sử dụng không giới hạn cho nhiều doanh nghiệp, nhiều hệ

thống sổ sách đồng thời trên một nguồn dữ liệu.

Thực hiện khởi tạo mới một hệ thống sổ bằng chức năng Quản trị > Tạo đơn vị

mới

Chạy phần mềm, tại màn hình đăng nhập chọn doanh nghiệp/hệ thống sổ làm

132

262

234



việc.

Sau khi tổng hợp cuối kỳ và khóa sổ, phát hiện một số chứng từ chưa

nhập, một số chứng từ nhập sai, vậy cần phải làm gì?

Thực hiện như sau:

Quay lại kỳ kế toán mà những chứng từ đó phát sinh bằng cách điều chỉnh

Ngày làm việc ở Thanh trạng thái bên dưới của phần mềm.

Nếu kỳ kế toán đó đã khóa sổ thì thực hiện mở sổ bằng chức năng Quản trị >

Mở khóa sổ

Nhập, bổ sung, sửa lại các chứng từ.

Thực hiện lại việc tổng hợp số liệu và khóa sổ.

Có thể sử dụng phần mềm Tony Accounting để nhập chứng từ đã

phát sinh từ trước không? Ví dụ như là những chứng từ phát sinh từ

tháng 1/2008, nhưng phần mềm thì mới sử dụng tháng này.

phần mềm hỗ trợ nhập chứng từ từ bất cứ thời điểm nào, do người sử dụng

quyết định.

Muốn nhập chứng từ phát sinh thời điểm nào thì mở kỳ kế toán (thêm kỳ kế

toán trong Quản trị > Kỳ kế toán ) và điều chỉnh Kỳ kế toán đầu tiên trong

chức năng Quản trị > Thông số > Kế toán .

Tại sao khi đăng nhập, phần mềm hiển thị thông báo “Ngày làm việc

<ngày> không nằm trong kỳ kế toán nào”?

Do ngày làm việc được chọn tại màn hình đăng nhập không nằm trong kỳ kế toán

đã mở.

Nếu bạn có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán , phần mềm sẽ hiển thị danh

mục cho phép bạn mở thêm kỳ kế toán mới.

Nếu bạn không có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán, bạn cần liên hệ người

quản trị phần mềm.

Bạn có thể chọn ngày làm việc của các kỳ trước và đăng nhập vào phần mềm.

219

239

220

226

220



Tôi thường xuyên đi công tác xa, có thể xem được số liệu trong phần

mềm thông qua Internet?

phần mềm sử dụng cơ sơ dữ liệu SQL Firebird, cơ sở dữ liệu SQL cho phép

truy cập dữ liệu từ nhiều máy tính thông qua giao thức TCP/IP với phân quyền

chặt chẽ. Do đó hoàn toàn có thể truy cập số liệu từ xa qua mạng Internet, bằng

cách cấu hình router và máy chủ cơ sở dữ liệu.

Tôi là người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên tôi rất

quan tâm đến ngôn ngữ lập trình của chương trình phần mềm. Công

ty Phần mềm TONY có thể cho tôi biết Tony Accounting đang viết trên

ngôn ngữ lập trình nào? Quản lý dữ liệu ra sao?

phần mềm Tony Accounting hoàn toàn do Công ty chúng tôi Thiết kế, Lập trình và

Kiểm thử. phần mềm được viết hoàn toàn bằng ngôn ngữ C# trên nền .Net

Framework của Microsoft.

phần mềm Sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Firebird mã nguồn mở miễn phí. Vì vậy

Tony Accounting phép quản lý dữ liệu qua mô hình máy chủ, máy trạm thông qua

giao thức TCP/IP mà không cần chia sẽ tập tin dữ liệu.

Nhập số dư ban đầu ở đâu và như thế nào?

Để nhập số dư ban đầu người dùng vào chức năng Quản tri > Số dư ban đầu

sau đó nhập trực tiếp số liệu của từng tài khoản vào phần mềm. Hoặc có thể

nhập dữ liệu từ file excel như hướng dẫn tại bước nhập số dư ban đầu

Phần mềm kế toán Tony Accounting hỗ trợ các phương pháp tính giá

xuất kho nào?

phần mềm hỗ trợ các phương pháp xuất kho sau:

Phương pháp đơn giá bình quân tức thời

Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ

Phương pháp đơn giá đích danh

Phương pháp đơn giá nhập trước xuất trước FIFO

209

337



Việc thực hiện áp đơn giá xuất kho cho các phiếu xuất có thể thực hiện:

Tại thời điểm xuất kho khi lập chứng từ hoặc

Thực hiện vào cuối kỳ sau khi đã nhập tất cả chứng từ xuất kho

Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp bình

quân tức thời như thế nào?

Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho

Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán.

Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đơn giá

bình quân thời điểm. Sau đó lưu và đóng lại

Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho

Vào tab Quản trị > Số dư ban đầu >Chọn tài khoản tương ứng với từng

loại hàng tồn kho (15X)

Sau đó tiếp tục khai báo thông tin về đối tượng, số lượng, đơn giá, số dư bên

Nợ bên Có

Bước 3: Khi nhập số liệu xuất ra của tài khoản 15X chỉ nhập số lượng. phần

mềm tự động tính giá bình quân

Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp bình

quân cuối kỳ như thế nào?

Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho

Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán

Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đơn giá

bình quân cuối kì. Sau đó lưu và đóng lại

Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho




Nợ bên Có

337

241

226

209

226

209



Bước 3: Khi nhập số liệu xuất ra của tài khoản 15X chỉ nhập số lượng. phần

mềm tự động tính giá bình quân

Bước 4: Khi tổng hợp số liệu cuối kì tick chọn vào ô: Cập nhật đơn giá xuất

kho theo phương pháp bình quân cuối kì. phần mềm sẽ tự động tính lại đơn giá

của các phiếu xuất kho theo giá đã tính bình quân cuối kì

Có thể xem thêm tại mục hướng dẫn tổng hợp đơn giá bình quân cuối kì

Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp nhập

trước xuất trước(FIFO) như thế nào?

Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho:

Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán .

Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đích

danh. Sau đó lưu và đóng lại

Vào tab Quản trị > Hệ thống tài khoản > Vào TK 15X

Trong tab Tùy chọn chọn Theo dõi đích danh từng định khoản hoặc từng chứng

từ Phương pháp FIFO, bên Có

Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho:




Nợ bên Có

Bước 3: Khi nhập số liệu xuất ra của tài khoản 15X chỉ nhập số lượng

Bước 4: Thiết lập tự động tính giá xuất kho: vào tab Quản trị >Chọn tổng hợp

số liệu.

Sau đó tick vào ô Cập nhật giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất

trước

241 241

226

202

209



Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp đích

danh như thế nào?

Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho:

Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán .

Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đích

danh. Sau đó lưu và đóng lại

Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho:




Nợ bên Có

Bước 3: Khi nhập số liệu, phải chọn đích danh lô hàng như hướng dẫn tại Các

phương pháp tính giá xuất kho

Chức năng "Hóa đơn" tại màn hình nhập chứng từ sử dụng vào mục

đích gì?

Chức năng "Hóa đơn " tại màn hình nhập chứng từ sử dụng để nhập thông tin

về hóa đơn GTGT kèm theo nghiệp vụ, thông tin này được sử dụng để kê lên

bảng kê mua vào, bán ra và tờ khai thuế GTGT khi xuất qua phần mềm HTKK

Phần mềm Tony Accounting có hỗ trợ bù trừ thuế giá trị gia tăng

(GTGT, VAT) đầu vào, đầu ra không? Nếu có thì thực hiện như thế

nào?

phần mềm hỗ trợ tự động thực hiện bù trừ thuế GTGT mỗi tháng được thực hiện

tại chức năng tổng hợp số liệu cuối kì (khấu hao, phân bổ kết chuyển lãi lỗ)

Qui trình quản lý và khấu hao tài sản cố định trong phần mềm kế toán

Tony Accounting?

Chi tiết theo từng tài sản

226

209

337

143

239 244



Đối với tài sản mua mới: sau khi nhập tài sản vào phần mềm, phần mềm sẽ tự

động trích khấu hao theo sự cài đặt của doanh nghiệp về phương pháp khấu hao

cũng như thời gian khấu hao

Đối với tài sản đã khấu hao trước khi sử dụng phần mềm: thông qua việc khai

báo thông tin của tài sản vào phần mềm, phần mềm sẽ tiếp tục trích khấu hao

nếu tài sản chưa khấu hao hết

Việc khai báo thông tin về 2 loại tài sản này có điểm khác nhau về thời điểm bắt

đầu khấu hao và thời gian còn lại. Quý khách có thể xem hướng dẫn tại khai báo

các thông tin về tài sản cố định .

phần mềm sẽ tự động trích khấu hao theo những thông tin đã khai báo. Hướng

dẫn các bước thiết lập tự động trích khấu hao tại các thao tác tổng hợp cuối kì

mục khấu hao

Khi tài sản cố định có sự điều chỉnh nguyên giá, thay đổi thời gian

khấu hao; thì thực hiện trên phần mềm như thế nào?

Khi có sự điều chỉnh nguyên giá, thay đổi thời gian khấu hao thì thực hiện thiết

lập điều chỉnh thời gian khấu hao. Bằng cách vào Danh muc > Tài sản > Danh

mục . Sau đó thiết lập lại tổng thời gian khấu hao và thời gian khấu hao còn lại

tại khung Điều chỉnh thời gian khấu hao.

Điều chỉnh nguyên giá bằng cách định khoản lại tài khoản 211: nguyên giá tài

sản cố định

Qui trình quản lý và phân bổ chi phí trả trước trong phần mềm kế toán

Tony Accounting?

Chi tiết theo từng chi phí trả trước

Đối với chi phí trả trước phát sinh mới

Đối với chi phí đã có phân bổ trước khi sử dụng phần mềm

Thông tin các khoản chi phí trên được nhập tại Danh mục > Chi phí trả trước >

Danh mục

phần mềm sẽ tự động theo dõi các khoản chi phí trả trước và tiến hành phân bổ

350

244

350

373



như đã cài đặt. Thiết lập tự động phân bổ tại chức năng Tổng hợp số liệu cuối

kì mục phân bổ chi phí trả trước

Cách thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu, lãi lỗ trong

phần mềm kế toán Tony Accounting?

Cách thức thực hiện được hướng dẫn chi tiết tại mục định nghĩa kết chuyển tài

khoản cuối kì

Phần mềm kế toán Tony Accounting có hỗ trợ đánh lại số phiếu các

chứng từ?

phần mềm kế toán Tony Acounting hỗ trợ đánh lại số chứng từ. Cách thưc thực

hiện bằng cách kích phải chuột vào vùng chứa chứng từ. Sau đó chọn " Đánh lại

số chứng từ"

Tôi muốn nâng cấp phiên bản mới của phần mềm kế toán Tony

Accounting, vậy cần thực hiện nâng cấp như thế nào?

phần mềm kế toán Tony Accounting thường xuyên cập nhật theo các quy định

mới nhất, cải tiến, bổ sung tính năng mới. Do vậy quý khách nên nâng cấp lên

các phiên bản mới nhất để sở hữu các tính năng mới.

Để nâng cấp, cài đặt phiên bản mới của phần mềm, cần thực hiện theo trình tự

sau:

Bước 0: Việc nâng cấp phiên bản mới vẫn giữ lại dữ liệu cũ mà quý khách đã

nhập trước đây. Quý khách nên thực hiện sao lưu dữ liệu dự phòng trước khi

nâng cấp phiên bản mới;

Bước 1: Tải xuống(download) phiên bản mới từ website http://tony.vn;

Bước 2: Giải nén bộ cài đặt, thực thi(chạy) tập tin Setup.exe và thực hiện các

bước cài đặt như khi cài đặt phần mềm lần đầu;

Bước 3: Chạy phần mềm và sử dụng như bình thường.

244

248

159



Khi nhập vào phần mềm kế toán, tôi đã nhập hóa đơn bán hàng/ mua

hàng với tất cả các thông tin hóa đơn. Phần mềm kế toán Tony

Accounting có hỗ trợ lập tờ khai thuế GTGT và xuất qua phần mềm

HTKK?

phần mềm kế toán Tony Accounting hân hạnh gửi đến bạn giải pháp tối ưu cho

bạn. Bạn có thể nhập hóa đơn vào phần mềm kế toán ngay tại các màn hình

tiền mặt, tiền gửi, hay các chứng từ kế toán khác. Tony Accounting cho phép kết

xuất sang phần mềm HTKK để in mã vạch một cách nhanh chóng và dễ dàng

mà không cần phải chỉnh sửa lại Font hay biễu mẫu. Không chỉ hỗ trợ kê khai

thuế GTGT, phần mềm còn có thể kết xuất sang phần mềm HTKK các loại tờ

khai khác và báo cáo tài chính .

Tại sao sao dư tài khoản 1548 (chi phí sản xuất chung) lại không được

lên trên mục Hàng tồn kho (mã số 141) trong bảng cân đối kế toán?

Phần mềm có giải pháp gì không?

Giải pháp của phần mềm là người dùng phải thiết lập lại (định nghĩa lại) báo cáo

tài chính bằng cách vào menu Công cụ > Thiết lập báo cáo tài chính (Định

nghĩa báo cáo tài chính). Sau đó chọn báo cáo tài chính cần sửa: Bảng cân dối

kế toán. Chọn mã số 141 và thiết lập định nghĩa cho chỉ tiêu này. Nhấn nút Thêm

mục số liệu và thêm Số dư bên Nợ cuối kì cho tài khoản 1548. Cuối cùng nhấn

nút Lưu để lưu lại

143

262

265

256



Chỉ mục

- B -Bàn làm việc 69, 131

Bảng cân đối 126

Báo cáo tài chính 265

Báo cáo thuế 121, 262

Bình quân cuối kì 241, 337

Bình quân thời điểm 337

- C -Cài đặt lần đầu 26

Cài đặt ở máy chủ 34

Cài đặt ở máy trạm 41

Cài đặt sau khi gặp sự cố 41

Cập nhật phiên bản mới 41, 232

Cấu hình dữ liệu 183

Cửa sổ 270

Chứng từ ghi sổ 250

Chứng từ trùng 168

- D -Danh mục 77, 189

Đánh lại số chứng từ 159

Đăng nhập 68

Đổi mật khẩu 182

- G -Gán vai trò 216

Giao diện 182

- H -Hệ thống tài khoản 80, 200

Hồ sơ đơn vị 222

- I -In chứng từ 155

In gộp chứng từ theo ngày 267

- K -Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ 307

Kế toán quản lý kho 336

Kế toán tài sản cố định 349

Kế toán tiền mặt 275

Kế toán tiền vay 300

Kế toán tổng hợp 366

Kế toán tự động 370

Kì kế toán 220

Khóa phiên làm việc 174

Khởi động 45

Khởi tạo mới 50

- L -Lập dự toán giá thành 64, 255

Lọc tìm dữ liệu 161

- M -Màn hình báo cáo 74, 135

Màn hình chứng từ 88, 139

Mở khóa sổ 219

- N -Nhập trước xuất trước 241, 337

Nhật kì sử dụng 218

Nhóm đối tượng 198, 199

- P -Phần cứng 24

Phần mềm 24

Phân quyền 217

Phím tắt 166

Phục hồi dữ liệu 56, 236

- Q -Quản lý vai trò 216

Index 447


- S -Sao chép chứng từ 157

Sắp xếp chứng từ 160

Số dư ban đầu 82, 209

Sơ đồ luồng số liệu 22

Sơ đồ màn hình 21

Sơ đồ trình tự công việc 23

Sửa chứng từ 156

- T -Tải bộ cài đặt về máy 25

Tạo tạp tin dữ liệu 49

Tìm kiếm chứng từ 164

Tìm kiếm danh mục 196

Tính giá xuât kho 337

Tổng hợp số liệu cuối kì 241, 244, 248

Tùy chọn hệ thống 176

Tùy chọn kế toán 179

Tự động xuất kho giá vốn 253

Thanh trạng thái 76, 137

Thêm bớt cột 58

Thêm mới chứng từ 92, 143

Thiết lập báo cáo tài chính 256

Thoát 189

Thực đơn 131

Trợ giúp 270

- X -Xem báo cáo 118, 259

Xem số dư 127, 271

Xóa chứng từ 157

Xóa danh mục 195

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm kế toán Tony Accounting

Documents

Transcript of Hướng dẫn sử dụng Phần mềm kế toán Tony Accounting