PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - …ww2.sabah.gov.my/mlgh/Lampiran/PENGURUSAN ASETALIH 2016.pdf ·...
Transcript of PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - …ww2.sabah.gov.my/mlgh/Lampiran/PENGURUSAN ASETALIH 2016.pdf ·...
PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
NORIDAH BINTI NULHASSAN
JABATAN AUDIT NEGARA
NEGERI SABAH
1
HARTA MODAL
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000
dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.
Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan
secara berjadual tanpa mengira harga perolehan
asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk
kepada manual/buku panduan pengguna.
2
INVENTORI
Aset Alih yang harga perolehan asalnya
kurang daripada RM1,000 setiap satu dan
tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan
pinggan mangkuk tanpa mengira harga
perolehan asal.
3
KANDUNGAN
ASET
ALIH
BAB A
PENERIMAAN
BAB E PELUPUSAN
PENDAHULUAN
BAB B
PENDAFTARAN
BAB C
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
BAB F
KEHILANGAN / HAPUS KIRA
BAB D
PENYELENGGARAAN
4
5
KAWALAN UMUM
1.JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET
ALIH KERAJAAN(JKPAK)
1.1 Keanggotaan JKPAK (Perkara 10, SPKK Bil. 9/2010)
Pengerusi
•Timbalan Setiausaha Tetap (Peringkat Kementerian Negeri).
•Pengarah (Peringkat Jabatan Negeri)
•Presiden Majlis Perbandaran (Peringkat Majlis Perbandaran Negeri)
•Pegawai Daerah (Peringkat Pejabat Daerah)
•Pengurus Besar (Peringkat Badan Berkanun Negeri/Agensi Kerajaan Negeri)
Setiausaha
•Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri.
Ahli-ahli
• Semua ketua bahagian/unit
•Ketua audit dalam
•Pegawai-pegawai lain yang sesuai
6
1.2 AGENDA MESYUARAT JKPAK
Perkara 11, SPKK Bil. 9/2010 dan Perkara 11, SPKK Bil.10/2010
Kedudukan semasa aset alih Kementerian/Jabatan/Agensi
(KEW.PA-8)
Laporan hasil pemeriksaan aset alih; (KEW.PA-10,11,12)
Laporan tindakan pelupusan aset alih; (KEW.PA-20)
Laporan tindakan surcaj/tatatertib; dan (KEW.PA-32)
Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan
aset alih kerajaan.
Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor. (KEW.PS – 13)
7
8
1.3 JKPAK bermesyuarat 3 bulan sekali
1.4 Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JPKA
(Perkara 13, SPKKN Bil.9/2010)
Perlaksanaan Mesyuarat JKPAK Mengikut Tempoh Sukuan
Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat
Sepatutnya Diadakan
Bil. 1 (Tahun 2015)
(Bagi tempoh Okt. – Dis. 2015) Januari 2016
Bil. 2 (Tahun 2016)
(Bagi tempoh Jan. – Mac 2016) April 2016
Bil. 3 (Tahun 2016)
(Bagi tempoh April – Jun 2016) Julai 2016
Bil. 4 (Tahun 2016)
(Bagi tempoh Jul. – Sept. 2016) Okt. 2016
9
2. UNIT PENGURUSAN ASET
(Perkara 3(a), SPKKN Bil.9/2010)
UPA diwujudkan untuk menyelaraskan Laporan
Eksekutif Pengurusan Aset kepada Kem. Kewangan
Negeri sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.
Laporan Harta Modal dan Inventori;
Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori;
Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan;
Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib;
Laporan Kedudukan Stok;
Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor;
Laporan Tahunan Pelupusan Stok; dan
Laporan Kehilangan dan Hapuskira Stok.
10
3. PEGAWAI ASET/STOR
(Perkara 3(b), SPKKN Bil.9/2010)
(Perkara 7, SPKKN Bil.10/2010)
Pegawai Aset dan Stor hendaklah dilantik oleh
Pegawai Pengawal di peringkat
Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri bagi
mengurus aset alih dan pengurusan stor di pejabat
masing-masing.
BAB A PENERIMAAN
11
(a) Sediakan Borang Laporan Penerimaan
Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan.
(b) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh
Ketua Jabatan dihantar kepada agen
penghantaran atau syarikat pembekal.
(c) Pegawai Penerima pastikan aset diterima
beserta Surat Jaminan daripada pembekal.
(d) Pegawai Penerima pastikan aset diterima
bersama manual penggunaan dan
penyelenggaraan.
BAB A - PENERIMAAN
12
13
BAB B PENDAFTARAN
14
TEMPOH MENDAFTAR
Dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.
15
PUNCA MAKLUMAT
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan
(b) Nota Serahan
(c) Invois
(d) Dokumen Kontrak
(e) Kad Jaminan
(f) Manual Pengguna
(g) Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan
16
Pengesahan Pendaftaran Aset dicop pada dokumen punca
“Telah direkodkan pada ........ No Siri Pendaftaraan Aset ........”
17
18
19
20
21
22
(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:
(i) Penambahan/penggantian/
penaiktarafan
(ii) Pemeriksaan aset
(iii) Pelupusan
(iv) Hapus kira
URUSAN PENDAFTARAN
23
PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan
Dengan cara melabel, mengecat,
emboss bagi menunjukkan tanda
Hak Kerajaan Malaysia
(HKM).
Aset tujuan samaran/risikan ditanda
di tempat yang tidak mudah dilihat.
24
PELABELAN ASET
25
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN
26
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.
(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.
(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan
berkelayakan.
(d) Perlu direkodkan.
(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan
Kerosakan Kew. PA-9.
PENGGUNAAN
27
28
Aset yang dibawa keluar dari pejabat
Hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan
semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh
kelulusan mana lebih awal.
PENGGUNAAN
29
Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
Kew. PA-6.
Penyimpanan Daftar
Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.
Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.
PERGERAKAN
30
31
Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat
dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.
Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
tanggungjawabnya.
Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah
sentiasa di bawah kawalan maksima.
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan
tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta
Prosedur Kewangan 1957.
PENYIMPANAN
32
Pemeriksaan aset dilaksanakan
ke atas:
(a) Fizikal
(b) Rekod
(c) Penempatan
PEMERIKSAAN
33
Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya
2 orang Pegawai Pemeriksa.
Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-
kurangnya sekali setahun.
Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan
Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada
Ketua Jabatan.
PEMERIKSAAN
34
Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-
sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori
Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12
kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan
dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
Pemeriksaan Mengejut AP 308
PEMERIKSAAN
35
36
37
38
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL
DAN INVENTORI
Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan
ke Perbendaharaan/Kementerian Kewangan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
39
40
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2013
Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah Bil. 1 Tahun 2013
Melantik seorang pegawai untuk menguruskan
kenderaan kerajaan.
Jabatan/Agensi yang mempunyai lebih 20 buah
kenderaan, lantik Pegawai Kenderaan sepenuh masa
dan seboleh-bolehnya mempunyai sijil kejuruteraan
automotif/mekanikal.
Fail sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan
PENGUNAAN KENDERAAN
41
Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai
Kenderaan
Buku Log PVR1 dan Buku Log PVR3 hendaklah
sentiasa dikemaskini bagi semua kenderaan
Pegawai kenderaan membuat analisis kadar
penggunaan bahan api bulanan pada setiap akhir
bulan
PENGUNAAN KENDERAAN
42
BAB D PENYELENGGARAAN
43
JENIS PENYELENGGARAN (a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi
dengan lancar secara berterusan.
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau
sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard
yang ditetapkan.
PENYELENGGARAAN
44
PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh
Kementerian/Jabatan:
(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan
penyelenggaraan Kew. PA-13.
(b) Merancang penyelenggaraan
(c) Melaksana program penyelenggaraan
(d) Merekod penyelenggaraan
(e) Menilai program penyelenggaraan
(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.
45
46
47
BAB E PELUPUSAN
49
DEFINISI PELUPUSAN
Pelupusan ialah satu proses untuk
mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan.
50
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
•Tidak Ekonomik Dibaiki •Pembekal tidak lagi memberi
khidmat sokongan
•Usang/Obselete •Disyor selepas pemeriksaan
aset
•Rosak & tidak boleh
digunakan
•Tidak lagi diperlukan oleh
Jabatan
•Luput tempoh penggunaan •Perubahan Teknologi
•Keupayaan aset tidak lagi
di peringkat optimum
•Melebihi keperluan
•Tiada alat ganti
51
KUASA MELULUS PELUPUSAN
Dua (2) peringkat:
(a) Perbendaharaan/
Kementerian Kewangan
(b) Kementerian/Jabatan
52
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN/
KEMENTERIAN KEWANGAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000
atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
seperti berikut:
Hadiah
Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri
Tukar Beli (trade in)
Tukar Barang (barter trade)
Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
53
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16
(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan
Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer
di Kembaran B.
(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar
khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.
(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.
(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai
kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.
(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk
tempoh 1 tahun.
54
55
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
Pegawai Pengawal Kementerian/
Jabatan perlu melantik Lembaga
Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.
Lembaga Pemeriksa dilantik
berdasarkan jawatan tidak lebih
tempoh 2 tahun.
56
57
KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi
dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung
dalam pengurusan aset berkenaan.
(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.
(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang
setaraf.
(d) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh
dilantik jika perlu.
(e) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus
Setia.
58
59
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Dilaksanakan dalam tempoh
3 bulan dari tarikh surat
kelulusan mengikut
kaedah yang diluluskan.
60
PELANJUTAN TEMPOH
Permohonan untuk lanjut tempoh
dikemuka kepada Kuasa Melulus 2 minggu
sebelum tamat tempoh pelupusan.
Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan
sekali sahaja.
Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan
selepas tempoh pelanjutan maka
kelulusan terbatal.
61
TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan
JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan
supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan
Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada
pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa
Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah
dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
62
63
64
BAB F KEHILANGAN DAN
HAPUS KIRA
65
KUASA MELULUS HAPUS KIRA
Dua (2) peringkat:
(a) Perbendaharaan/
Kementerian Kewangan
(b) Pegawai Pengawal
66
PROSES HAPUS KIRA
1. Melaporkan Kehil angan SPKKN Bil. 8 Tahun 2010
(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan
kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang
bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang
menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan
berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis
dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
diketahui.
67
68
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah
dihantar kepada Pegawai Pengawal,,
Kem. Kewangan dan Ketua Audit
Negara dalam tempoh sebulan.
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
69
70
71
72
PROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan
daripada bahagian/unit yang sama;
(b) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih
kanan sebagai Pengerusi.
73
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar
Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan
melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan
Malaysia yang tidak terlibat dengan
kehilangan itu di negara berkenaan
sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
PROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
74
75
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab
menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada
Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira
Keterangan bertulis daripada pegawai yang
terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir,
jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan
ulasan Pegawai Pengawal.
76
(c) Laporan Akhir yang lengkap dengan
syor dan ulasan Pegawai Pengawal
hendaklah dikemukakan untuk
pertimbangan dan kelulusan Kuasa
Melulus dalam tempoh 4 bulan (SPKKN
8/2010) dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
77
78
79
80
81
Sekian, Terima Kasih
JABATAN AUDIT NEGARA BLOK A, ARAS 4,
KPKPS, JLN. SULAMAN 88450 KOTA KINABALU.
TEL: 088-488112 013-8114520
FAX: 088-488122 EMEL: [email protected]
82