KERAJAAN MALAYSIA Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan ...
Tatacara pengurusan aset alih sbt
-
Upload
cikgu-saripah -
Category
Documents
-
view
25.638 -
download
2
Transcript of Tatacara pengurusan aset alih sbt
PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 1
Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32) dan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira (KEW.PA-33)
Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)
Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12)
Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)
Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu:-
Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
Jawatankuasa PenyiasatLembaga Pemeriksa
Pegawai Pemeriksa Aset₪
Pegawai Aset
Melantik:-
Tubuh Unit Pengurusan Aset
PERANAN dan
TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI PENGAWAL
Aset Alih diurus
cekap
teratur
berkesan
*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
BIDANG TUGAS JKPAK
Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT
• Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.
Bil Mesyuarat Tarikh Laporan Tempoh
Bil 1/ 2010 Jan 2010 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2009
Bil 2/ 2010 Apr 2010 Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Jan - Mac 2010
Bil 3/ 2010 Jul 2010 Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Apr - Jun 2010
Bil 4/ 2010 Okt 2010 Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa Jul -Sept 2010
3
JAWATANKUASA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN
(JKPAK)
Pengerusi
Guru Besar/Pengetua Setiausaha
PegawaiAset
Ketua PanitiaGuru berkaitan
Kerani
3 bulan sekali
Hasil mesyuarat
dilapor dalam JPKA
sambungan…
PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatansebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai DaftarInventori KEW. PA-5.
Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3)dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).
5
KANDUNGAN TPA
PENDAHULUAN
BAB A – PENERIMAAN
BAB E – PELUPUSAN
BAB D –PENYELENGGARAAN
BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
BAB B – PENDAFTARAN
BAB F – KEHILANGAN &
HAPUS KIRA
KANDUNGAN TPA
6
PENDAHULUAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 7
• Kenalpasti Keperluan
• Sedia Pelan Perolehan/ Pengurusan
• Peruntukan
• Penentuan Spesifikasi/ Dokumen Perolehan
• Laksana Perolehan
• Penilaian• Penawaran• Pembekalan
•Penerimaan•Pendaftaran•Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan•Penyelenggaraan
• Kelulusan Pelupusan/ Hapuskira
• Laksana Pelupusan/ Hapus Kira
PERANCANGAN ASET
PEROLEHAN ASET
PENGGUNAAN ASET
PELUPUSAN/ HAPUSKIRA
ASET
KITARAN HAYAT ASET
8
HARTA INTELEK
ASET ALIH
Harta Modal
Inventori
ASET TAK ALIH
Bangunan
InfrastrukturTanah
ASET HIDUP
IkanHaiwan
Tumbuhan
>RM1,000 @
Ada Penyelenggaraan Berjadual
Loji @
Jentera
Berat
Kenderaan
Kelengkapan @
Peralatan
<RM1,000 & Tiada Penyelenggaraan
Berjadual Kelengkapan @ Peralatan
Tanpa Kira Nilai Perolehan Asal
DEFINISI ASET
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
DEFINISI ASET ALIH
10
KUMPULAN ASET ALIH
HARTA MODAL INVENTORI
11
HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya
RM1,000.00 dan ke atas setiap satu; atau
(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
(Penyelenggaraan berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)
12
KATEGORI HARTA MODAL
Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:
(i) Loji/ Jentera Berat
(ii) Kenderaan
(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan
13
CONTOH HARTA MODAL
14
INVENTORI
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya
kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan
15
KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/Bengkel/ Dapur/ Sukan
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:
(ii) Perabot(iii) Hamparan, hiasan dan langsir(iv) Pinggan mangkuk
16
CONTOH INVENTORI
17
Kod Klasifikasi Asetsambungan…
http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase18
BAB A :PENERIMAAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 19
BAB A - PENERIMAAN
“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
20
Objektif Penerimaan:
(a) Memastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.
sambungan…
21
PERATURAN PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.
(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu)
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerimaaset:
• Semak butiran dalam dokumen.• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.
22
(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1jika terdapat kerosakan/ perselisihan.
(e) Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.
(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.
sambungan…
23
24
BAB B :PENDAFTARAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 25
PENDAFTARAN
TEMPOH MENDAFTAR
PUNCA MAKLUMAT
OBJEKTIF
PENDAFTARAN ASET HADIAH
DOKUMEN PENDAFTARAN
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
BUTIRAN MAKLUMAT
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI
PENGESAHAN PENDAFTARAN
SKOP
26
OBJEKTIF PENDAFTARAN
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
27
TEMPOH MENDAFTAR
dari tarikh pengesahan penerimaan.
2 MINGGU
28
PENGESAHAN PENDAFTARAN
Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicoppada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:
“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset ………….. seperti nombor padadaftar.
29
URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) & Daftar Inventori (KEW.PA-3).
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan.
Pendaftaran melalui sistem berkomputer:
(c) Format yang sama diguna pakai.(d) Daftar hendaklah dicetak.(e) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
30
KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1
DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: Perbendaharaan
Bahagian: Kawalan dan PemantauanBAHAGIAN A
Kod Nasional
Kategori Peralatan ICT
Sub Kategori Komputer
Jenis/Jenama/Model DELL/L1506
Buatan Malaysia
Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500
No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007
No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624
KOMPONEN/AKSESORI
CPU Papan KekunciMonitor Tetikus Speaker
Tempoh Jaminan 1 Tahun
Nama Pembekal Dan Alamat
Computer System Sdn. BhdNo. 15, Plaza Low Yatt, Jalan EmbiKUALA LUMPUR
Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Norrizan bt. ShafieJawatan: Pengetua CopTarikh 17 April 2007PENEMPATAN
Lokasi PKP(P)
Tarikh 17 April 2007
Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin
Tandatangan ƒPEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
31
KEW. PA-2
DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan
Kos (RM) Nama danTandatangan
1. 21.6.2007
Penggantian CPU 1 tahun 1,000
32
KEW. PA-3
(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )
DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan
Bahagian: Kawalan dan PemantauanKod Nasional
Kategori Perabot
Sub Kategori Almari
Jenis Almari Buku Bercermin
Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah
Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007
Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456
Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur
Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; PengetuaTarikh: 22 Mei 2007Cop
PENEMPATAN
Kuantiti 1 1 1 1 1
No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5
Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)
Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007
Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong
Tandatangan Ñ Ť H A H
PEMERIKSAAN
Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007
Status Aset Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Rosak
Nama Pemeriksa
Hisham & Ahmad
Hisham & Ahmad
Hisham & Ahmad
Hisham & Ahmad
Hisham & Ahmad
Tandatangan & ¥ & ¥ & ¥ & ¥ & ¥PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan
3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §
33
(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:
(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan
(ii) Pemeriksaan aset
(iii) Pelupusan
(iv) Hapus kira
URUSAN PENDAFTARAN
34
PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda
Hak Kerajaan Malaysia (HKM).
Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.
35
PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET
PELABELAN ASET
Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:
Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)
Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU)
Kod Tambahan (Jika Perlu)
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234
36
Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKEW. PA-6.
Penyimpanan Daftar• KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.• Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.
URUSAN PENDAFTARAN
37
SENARAI ASET DI LOKASI
Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.
• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.
38
KEW. PA-7
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BAHAGIAN: KAWALAN DAN PEMANTAUAN
LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI
1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi)
1
2. Kerusi Mesyuarat 60
3. White Board 1
4. Skrin Putih 1
(a) Disediakan oleh:
Tandatangan:
Nama: Ahmad Hishamuddin.
Jawatan: PKP(P)
Tarikh: 15 Mac 2007
(b) Disahkan oleh:
Tandatangan
Nama : Henry Chong
Jawatan:PPT(P)
Tarikh :15 Mac 2007
39
URUSAN PENDAFTARAN
(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut:
(i) Pendaftaran di peringkat PTJ
Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat
(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
40
URUSAN PENDAFTARAN
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.
41
CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DANSENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)
KEMENTERIAN Bahagian-bahagian
IBU PEJABAT
PTJ
Jabatan Jabatan Jabatan
PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ
Jabatan
PTJ PTJ
PERBENDAHARAANKEW. PA-8
KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5
42
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506
13 April 2007 RM8,500
2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
17 April 2007 RM2,500
3. KK/BKP10/H/07/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
17 April 2007 RM2,500
4. KK/BKP10/H/07/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
17 April 2007 RM2,500
5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506
24 Mei 2007 RM8,500
JUMLAH RM24,500
43
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
21/12/2004 RM2,500
2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
21/12/2004 RM2,500
3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250
17 /4/ 2005 RM2,500
4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik
15 /4/2006 RM1,900
5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21’ Model F229
15 /4/ 2006 RM1,350
JUMLAH RM10,750
44
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007
BIL
NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin
2 Mei 2007 RM1,750
2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200
3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750
JUMLAH RM3,700
45
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP 2004-AB/1-3
Almari Buku Bercermin
02 Mei 2004 RM1,750
2. KK/BKP 2005/MP/1-5
Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200
3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2006 RM750
JUMLAH RM3,700
46
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
47
BAB C :PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 49
OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:
(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan
50
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.
(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.
(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.
(d) Perlu direkodkan.
(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklahmendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.
PENGGUNAAN
51
Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan
Kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.
(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)
PENGGUNAAN
52
• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.
• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.
• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
PENYIMPANAN
53
• Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:
(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan
• Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.
PEMERIKSAAN
54
• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.
• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.
• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)kepada Ketua Jabatan.
PEMERIKSAAN
55
Kew. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
Bil No. SiriPendaftaran
Jenis Harta Modal
Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal
Catatan
Mengikut Rekod
Sebenar
Lengkap Kemaskini
Ya Tidak Ya Tidak
1. NRE/JAS/JH25/07/1
Komputer Riba Dell N520
Sharifah Azlina
Sharifah Azlina
Sedang digunakan
2. NRE/JAS/JH25/072
Set PC HP Pavillion DC 345
Hashim Ahmad
Hashim Ahmad
Sedang digunakan
Tandatangan : Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007
Kew. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Tandatangan: Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
Bil Jenis Inventori
Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori
Catatan
Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod
Sebenar Mengikut Rekod
Sebenar
Ya Tidak Ya Tidak
1. Kerusi Mesyuarat
Bilik Mesyuarat Utama
Bilik Mesyuarat Utama
40 38 Digunakan
2 di Bilik Bincang
Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
KEW. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia
Bil No. SiriPendaftaran
Jenis Harta Modal
Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal
Catatan
Mengikut Rekod
Sebenar
Lengkap Kemaskini
Ya Tidak Ya Tidak
1. KK/KDRM 115/H/07/1
Komputer Riba Dell N520
Sharifah Azlina
Sharifah Azlina
Sedang digunakan
2
.KK/KDRM115/07/2
Set PC HP Pavillion DC 345
Hashim Ahmad
Hashim Ahmad
Sedang digunakan
Tandatangan : Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007
58
KEW. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Tandatangan: Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
Bil Jenis Inventori
Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori
Catatan
Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod
Sebenar Mengikut Rekod
Sebenar
Ya Tidak Ya Tidak
1. Kerusi Mesyuarat
Bilik Mesyuarat Utama
Bilik Mesyuarat Utama
40 38 Digunakan
2 di Bilik Bincang
Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian : Jabatan Kastam Diraja Malaysia
59
• Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
PEMERIKSAAN
60
KEW. PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007
KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut:
Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh
1 Perbendaharaan 27.9.2007-29.11.2007
2. KDRM 12.2.2007-8.1.2008
3. JPPH 29.1.2008
4. PM Sarawak 31.12.2007
Tandatangan : ……………………….
Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah
Tarikh : 13 Mac 2008
Cop Kem/Jab
61
BAB D :PENYELENGGARAAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 62
OBJEKTIF PENYELENGGARAAN
• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.
• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif• Memelihara imej Kerajaan
63
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.
(b) Penyelenggaraan Pemulihan(Corrective Maintenance)
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
JENIS PENYELENGGARAAN
64
MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk
tindakan penyelenggaraan.
PENYELENGGARAAN
65
PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:
(a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13).
(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan
Harta Modal (KEW. PA-14)(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.
66
KEW. PA-13SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN
PENYELENGGARAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)
KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR
Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/Model
Lokasi Aset Catatan
1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Philip
Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali
2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Philip
Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali
3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara
Pentadbiran 3 bulan sekali
KEW. PA-14DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran:NRE/JAS/JH25/H/07/08
Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran(a)Tarikh
(b)(Butir-butir Kerja)
(c)No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh
(d)Nama Syarikat/Jabatan YangMenyelenggara
(e)Kos
(f)Nama danTandatangan
16 Jun 2007
Pembaikan/Penyelenggaraan hawa dingin dan compress air clucth booster.
AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd.
RM1,150.00 Masri bin Jamil
BAB E:PELUPUSAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 69
PELUPUSAN
DEFINISI OBJEKTIF
URUSETIA PELUPUSAN
KUASA MELULUS
KAEDAH PELUPUSAN
A) PERAKUAN PELUPUSAN
E) TINDAKAN SELEPAS
KELULUSAN
B) LAPORAN LEMBAGA
PEMERIKSA
C) TINDAKAN SEMASA
PELUPUSAN
SKOP
JUSTIFIKASI
PROSES PELUPUSAN
PINDA KAEDAH
LANJUT TEMPOH
70
Pelupusan ialah satu proses untuk
mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang
ditetapkan.
DEFINISI PELUPUSAN
71
Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;
Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;
Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan
dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas
sebab-sebab tertentu
OBJEKTIF PELUPUSAN
72
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan aset
Rosak dan tidak boleh digunakan
Tiada alat ganti
Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi
Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
Melebihi keperluan
Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan
73
KUASA MELULUS
PERBENDAHARAANKEMENTERIAN/
JABATAN
Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
74
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih
RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
75
Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/ Setiausaha
Bahagian (Pengurusan Aset)
KUASA MELULUS KEMENTERIAN
76
77
KUASA MELULUS JABATAN
JabatanPeringkat Negeri:
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Kuasa Melulus: Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jab.
Persekutuan Peringkat Negeri)
Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000
Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000
Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000
Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta
Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta
KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285
NEGERI
BAHAGIAN
IBU PEJABAT
KEMENTERIANPERBENDAHARAAN
KUASA MELULUS
UNIT PENGURUSANASET KEMENTERIAN/JABATAN
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksamengikut Kew. PA-15
Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.PA-17
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepadaKuasa Melulus
URUSETIA PELUPUSAN
Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan
LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa
Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan
tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun
Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:
i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset;
ii. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset;iii. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; daniv. Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika
perlu.
80
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.
(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.
(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.
(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.
(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh
1 tahun.
82
TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan
Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan
Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan
Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada
Urusetia Pelupusan
84
KEMENTERIAN/JABATAN: KEM. KESIHATAN/HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL)
SEUNIT J UMLAH SEUNIT J UMLAH(RM) (RM) (RM) (RM)
1 Pentadbiran Kenderaan buah 1 15.9.1997 7 tahun 65,000 65,000 15,000 15,000 masih boleh sebuthargadigunakan
2 Mesin X-Ray buah 1 11.6.1985 18 tahun 150,000 150,000 - - rosak sisa besi
J UMLAH 215,000 215,000 15,000 15,000
KESELURUHAN
Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tandatangan ………………………………..(Pengerusi)Nama dan J awatan ………………………………………………
Tarikh pemeriksaan:………………………………….Tandatangan ………………………………………(Ahli)
Tempoh pemeriksaan………………………………………………………… Nama dan J awatan ………………………………………………
Tandatangan ………………………………………(Ahli)
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN
TEMPOH DIGUNAKAN/SIMPANAN
KETERANGAN ASET
SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI
UNIT KUANTITIBILJABATAN/BA
HAGIAN
KEW. PA-17
TEMPOH DIGUNAKAN
HARGA PEMBELIAN ASAL
NILAI SEMASA NYATAKAN KEADAAN ASET DENGAN J ELAS
85
Dokumen sokongan:
(i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan bagi pelupusan secara pindahan,
(ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi pelupusan secara hadiah
(iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar barang (barter trade).
86
sambungan…
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
• Tempoh Tindakan PelupusanTindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.
• Pelanjutan Tempoh Pelupusan(a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada
Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
87
KAEDAH PELUPUSAN
Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)
Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)
Jualan Lelong Pindahan
Jualan Sisa Hadiah
Tukar Barang (Barter Trade)
Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)
Kaedah lain yang difikirkan sesuai
88
TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
93
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
kelulusan.
Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
94
• Kemas kini Daftar Harta Modal/Daftar Inventori
• Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 disediakan dan kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama:
- Resit jualan
- Surat Akuan Terima
- Sijil Penyaksian Pemusnahan
TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI
95
UNIT PENGURUSANASET KEMENTERIAN/JABATAN
Memohon pelanjutan tempoh pelupusan
Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan
Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan
Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan
Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan
URUSETIA PELUPUSAN
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH
KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
99
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANTAHUN : 2007
KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
KEW.PA-20
BIL KEMENTERIAN/JABATAN
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL(RM)
HASILPELUPUSAN(RM)
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA(RM)
1. JABATAN ALAM SEKITAR
2,000,000 100,000
JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN
1,500,000 400,000 RM100,000
2. JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN
5,000,000 200,000 4,000,000 900,000 100,000
Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan:
Nama:
Jawatan: KETUA SETIAUSAHA
Tarikh:10 Mac 2008
BAB F:KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 101
HAPUSKIRA
DEFINISI OBJEKTIF
URUSETIA KEHILANGAN &
HAPUSKIRA
KUASA MELULUS
PROSES HAPUSKIRA
A) MELAPORKAN KEHILANGAN
D) LAPORAN AKHIR
E) TINDAKAN SELEPAS
KELULUSAN
B) LAPORAN AWAL
C) JAWATANKUASA
PENYIASAT
SKOP
102
DEFINISI
Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
KEHILANGAN
HAPUSKIRA
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
103
Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah
PEGAWAI PENGAWAL
KETUA JABATAN
Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian
104
sambungan…
KUASA MELULUS
PERBENDAHARAANKEMENTERIAN/
JABATAN
Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
105
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
106
Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)
KUASA MELULUS KEMENTERIAN
107
108
KUASA MELULUS JABATAN
JabatanPeringkat Negeri:
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri)
Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000
Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000
Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000
Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta
Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta
KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285
NEGERI
BAHAGIAN
IBU PEJABAT
KEMENTERIANPERBENDAHARAAN
KUASA MELULUS
KECURIAN, PENIPUAN DAN KECUAIAN PEGAWAI
AWAM TANPA MENGIRA NILAI ADALAH TERTAKLUK
KEPADA KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN
KUASA MELULUS HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual B di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285
•Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000
Negeri
•Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000
Bahagian
•Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000
Ibu Pejabat
•Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta
Kementerian
•Melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta
Treasury
Sila ambil perhatian!***tukar ATAU kepada DAN
KUASA MELULUS
Kehilangan sebuah notebook bernilai RM 5950 kerana kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut
Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri
Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari semasa pemeriksaan aset dilakukan
Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor bernilai RM16,200 kerana rumah dipecah masuk
CONTOH KES HAPUS KIRA
Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840 kerana kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta
Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari
Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru kerana pergi mengajar.
Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin.
Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong
sambungan…
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
TUGAS
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan
Daftar Inventori KEW. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.
113
TUGAS
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripadaJawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.
sambungan…
114
PROSES HAPUS KIRA
1. MELAPORKAN KEHILANGAN
(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawabke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
115
2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)
(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua
Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.116
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;
ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan
sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yangtidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
3. JAWATANKUASA PENYIASAT
117
KEW. PA-29
No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.(80)347/02(4)
Tarikh:01 Jun 2007
Kepada:
Encik Muhamad Azmi bin Bakar
Penolong Pengarah Kanan Kastam
Cawangan Penilaian dan Pasca Import
Ibu Pejabat
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)
PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam
Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3))
2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.
Tandatangan :…………………………………….
Nama Pegawai Pengawal :Dato’ Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah
Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia
4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT
a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan
b) Memeriksa sendiri tempat kejadian.
c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
e) Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA)
dan Arahan Keselamatan dipatuhi
f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak
berulangnya kejadian kehilangan.
h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
119
(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.
(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)
120
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
sambungan…
121
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
sambungan…
122
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:1. Keterangan Aset Yang Hilang
(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640 (c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800
2. Perihal Kehilangan(a) Tarikh diketahui
18.6.2007(b) Tarikh Sebenar berlaku
18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)(c) Tempat Kejadian
Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut
(d) Bagaimana kehilangan diketahuiApabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di
dapati aset tiada.
(e) Bagaimana kehilangan berlakuDicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.
KEW. PA-30
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.Belum diterima.
4. Nama pegawai yang:(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
Encik Asri bin Ali(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
Puan Azura bt. Jamal(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.
Encik Asri bin Ali
(b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29(ii) Tugasnya serta senarai tugas(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
Tetap dan berpencen(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan
peraturan atau arahan tertentu.Tiada
sambungan…
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan27.10.2020
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)Tiada
(vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada pandangan umum.
sambungan…
7. Rumusan Siasatan
Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas
note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya
memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum
meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang
di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat
aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset
Kerajaan.
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.
Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :
sambungan…
9. Syor dan Ulasan
SyorNote Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Encik Asri bin Ali.
UlasanTindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.
Tandatangan :
Nama :
Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran
Tarikh :
Cop Kemeterian :
sambungan…
KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH
(ELEKTRONIK) YANG HILANGmelalui
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009
Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaanbersetuju supaya kehilangan peralatan, elektronik,
telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihimelebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripadatindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik
mengikut nilai semasa
Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan
pada atau selepas 5 Februari 2009
sambungan…
S.A.P 5 FEBRUARI 2009
SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009
i. Bayaran balik terhad untuk:
“walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone”
iii. Nilai semasa • Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset• Berdasarkan anggaran susut nilai yang
dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset• Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan
ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau (b) Ketua Pengarah Jabatan
sambungan…
iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009
v. Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 sebagaimana keperluan PP5/2007
vi. Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira.
Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira, pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan
sambungan…
vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)
SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009
viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan
ix. Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori
x. Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan
sambungan…
PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI
HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANGmelalui
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 31 Julai 2009
i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBTtermasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkanadalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik
PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009
ii. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawaiatau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilanganitu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian;dan
sambungan…
iii. Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecualiaset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata apiatau aset yang sukar diperoleh, peralatan/komponen strategik atau aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitandengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.
sambungan…
PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009
A
Laporan polis
Laporan Awal
Bayar Balik?
Lantik J/k Penyiasat
Laporan Akhir
Syor & Ulasan
Surcaj @Tatatertib?
Lembaga Tatatertib
Kemaskini Rekod
ada
tiada
Tidak
Ya
Tentukan Nilai Semasa
PerakuanJKPAK
Kemuka PadaKSU/KP untuk
kelulusan
B
B
Lulus ?
B
Tidak
SuratBayar Balik
Rekod BukuPerkhidmatan
Laporan kePerbendaharaan
Ya
Carta Aliran Kerja
6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN
(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.
137
KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori berkenaan telah dikemaskini.
Tandatangan Ketua Jabatan :
Nama : BADRUL HISHAM BIN AMINJawatan : Pengetua Tarikh : 23 Julai 2007Kementerian/Jabatan : SMK Tawau
Bil Jenis Aset No. Pendaftaran
1. Note Book Acer Travel Mate KKM/SMKT 12/H/07/01
138
LAPORAN TAHUNAN
KEW. PA-32 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.
139
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN 2007
KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA
KEW. PA-32
Bil Ruj.Kelulusan Perbendaha-raan
Kem/Jab
Jenis Aset
PuncaKehila-ngan
NilaiPerolehanAsal(RM)
NilaiSema-sa(RM)
Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib
AmaunSurcaj(RM)
Tarikhdikenakan
JenisHukuman
TarikhDikenakan
1. KK/BKP 10 /291/20Jld. 3(sk. 29)Tarikh: 6 Julai 2007
SMK Tawau Sabah
Note Book Acer Travel Mate
Dicuri 6,840 6,840 6,840 4 Sept 2007
Tiada Tiada
JUMLAH 6,840 6,840 6,840
Tandatangan Pegawai Pengawal:
Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang
Jawatan: Ketua Setiausaha KPM
Tarikh: 10 Mac 2008 140
Terima Aset
Tentukan Kumpulan Aset
Daftar Aset
Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5
CetakKEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
CetakLabel Aset
Kemaskini KEW.PA-7
Tempatkan Aset
Simpan Daftar Aset
Terima Aset bersama punca maklumat
Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)
Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)
Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)
Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)
Simpan kad untuk tujuan kemaskini
Pengesahan Pegawai
Rekod Pergerakan
Rekod Penempatan
Rekod Pemeriksaan
Rekod Penyelenggaraan
Proses Kehilangan
Proses Pelupusan
Kawalan dan Pem
antauan
Database
RUMUSAN
141
03-8884 9400/ 6834/ 9214/ 6836/6838/6873
03-8884 6894 / 6800
Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pelajaran MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya
BAB A-D: [email protected] E: [email protected]
BAB F: [email protected]@moe.gov.my
PERTANYAAN
142
SEKIAN, TERIMA KASIHhttp://www.moe.gov.my/bppa
143