PASAR KEUANGAN… · Web viewSeperti halnya sistem informasi yang ... Software word processing...
Transcript of PASAR KEUANGAN… · Web viewSeperti halnya sistem informasi yang ... Software word processing...
OTOMATISASI KANTOR
MAKALAH UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Sistem Informasi Manajemenyang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si
Kelompok 3:
1. Dipa Wahyu A. (120413403974)2. Eka Rizki W.P. (120413423973)3. Eliyana Hanit R. (120413403076)4. Ernanda F. (120413403078)
UNIVERSITAS NEGERI MALANGFAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMENMaret 2013
1Ernanda Febriyanti
S1 Manajemen
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, yang dengan limpahan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga, kami dapat menyelesaikan makalah ini,
semoga dengan adanya makalah yang berjudul “OTOMATISASI KANTOR” ini
dapat bermanfaat untuk kita semua, dalam mengembangkan pengetahuan yang
ada didalamnya.
Adapun tujuan Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen, dan menambah pengetahuan pengembangan yang
belum ada atau belum tersampaikan dalam mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen.
Kami menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak ini tidak akan
berjalan dengan baik. Untuk itu, kami tim penyusun mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini
terutama :
1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si
2. Keluarga besar dari penyusun
3. Teman-teman Offering I Jurusan Manajemen angkatan 2012
4. Semua pihak yang sekiranya tidak dapat penyusun sebutkan namanya
satu-persatu.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan makalah ini masih
jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun demi kesempurnaan pada masa yang akan datang.
Akhir kata semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua
khususnya, pembaca pada umumnya.
Malang, 3 Maret 2014
Tim Penyusun
i
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR…………………................................................. i
DAFTAR ISI........................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah............................................. 1
1.2 Perumusan Masalah.................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA )............................ 3
2.2 Tujuan Otomatisasi Kantor.......................................... 5
2.3 Pengguna Otomatisasi Kantor ..................................... 6
2.4 Model dan aplikasi Otomatisasi Kantor....................... 8
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan .............................................................. 19
4.2 Saran......................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA............................................................................. 20
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan
sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem
informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.
Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem
informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing
dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.
Perusahaan selalu berusaha menyelesaikan pekerjaan lebih cepat sehingga
efektif dan efisien menjadi tujuannya. Akan tetapi terkadang penggunaan dengan
menggunakan alat sederhana ataupun tenaga asli manusia sering kali menyita
banyak waktu dan tenaga. Sehingga dibutuhkan suatu sistem yang mampu
menyelesaikan pemrosesan pekerjaan menjadi lebih cepat dan tepat. Oleh karena
itu kami akan membahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation
(OA) / Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasi
kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari
di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.
Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemroses data dibutuhkan suatu
kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah informasi, dengan adanya
makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi pembaca yang mau
mendirikan suatu perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk
memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa
memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan
perusahaan.
Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang
bertemakan otomatisasi kantor.
1.2 Rumusan Masalah
1
1. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?
2. Apakah Tujuan dari Otomatisasi Kantor ?
3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?
4. Bagaimana Model dan Aplikasi Otomatisasi Kantor ?
BAB II
2
PEMBAHASAN
2.1. Definisi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan
kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products
N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu pertama, the use of automatic
equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis
untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan kedua, the automatic control of the
manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam
pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis),(AND Complex for
Windows, 1993).
Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu
proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.
Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia,
yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan keuntungan tersendiri.
Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.
Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis
dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti
mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap
memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini
perkantoran.
Perkantoran, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan
(services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan
pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-
kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing);
penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);
pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan
(appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan
kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000)
menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan
3
berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk
keperluan perkantoran.
Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan
perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah
aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke
proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN).
Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur
negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran
elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran
sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini
pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006)
menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:
“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan
menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan
menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali
mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu
dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat
menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap
mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara
pemeliharaannya”.
Pengertian tersebut menjelaskan bahwa otomatisasi perkantoran
merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain,
mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan
proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan,
pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang
banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak
melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan
efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan
perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses
4
pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari
manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun,
bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan
memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi
pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa secara umum Otomasi perkantoran adalah
semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan
komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di
luar perusahaan. Dengan kata lain otomasi perkantoran merupakan sebuah
rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses
pelaksanaan pekerjaan di lingkup perkantoran.
2.2. Tujuan dari Otomatisasi Kantor
Dalam pembangunan suatu perusahaan melalui sebuah sistem, pasti
memiliki tujuan yang ingin dicapai, baik secara langsung maupun secara langsung
tujuan itu harus tercapai. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada tujuan yang
hendak dicapai oleh perusahaan ataupun organisasi yang menggunakannya.
Beberapa tujuan otomatisasi kantor yaitu;
pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai
yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.
pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi
keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memecahkan masalah kelompok.
pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan
tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi
komunikasi tradisional.
5
penggabungan dan penerapan teknologi. OA menggabungkan antara keahlian
tenaga manusia dengan kecanggihan sebuah mesin atau sistem, sehingga OA
menerapkan berbagai teknologi untuk menyelesaikan tugasnya.
memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. OA mampu
memperbarui sebuah proses dari pelaksanaan pekerjaan di perusahaan
meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. Penggunaan OA dalam
pekerjaan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari biasanya, hasil
yang lebih baik, lebih murah, dan lebih banyak pekerjaan yang terselesaikan.
Sehingga OA mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat
kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office
Automation dalam suatu perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut:
Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk
meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA
memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik.
Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya.
OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar.
Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain, cara
mendorong korespondensi masuk, maka OA menjadi peralatan yang digunakan
dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk
meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,
otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat.
2.3. Pengguna Otomatisasi Kantor
Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah
sistem itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia
yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat
6
berjalan. Siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam
suatu system informasi, inilah siapa saja yang memanfaatkan otomatisasi kantor:
Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola
sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi
menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari
sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga
dan lain-lain.
Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas
untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun
dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
7
System Otomatisasi Kantor
2.4. Model dan Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor
Model Otomatisasi Kantor
8
Pemecah Masalah
Pemecah Masalah
Lain
Aplikasi Otomatisasi
Kantor
Aplikasi Otomatisasi
Kantor Berbasis
Komputer
Database
Input Sumber daya Fisik
Output Sumber Daya
Fisik
mengubah
PERUSAHAAN
Sistem Otomatisasi Kantor
LINGKUNGANKomunikasi informasi
Keterangan Gambar, diatas adalah :
Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi
pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA
mengumpulkan datanya ). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti
pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan
perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin
berada di kedua area tersebut.
Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-
komputer seperti konferensi video dan audio
Berikut adalah daftar bagan dari jenis-jenis software;
9
Software Komputer
Software Aplikasi
Software Sistem
Program Aplikasi Umum
Program Aplikasi Khusus
Program Manajemen
Sistem
Program Penegembangan
Sistem
Melakukan Pekerjaan Pemrosesan Informasi Bagi Pemakai Akhir
Mengelola dan Mendukung Operasi Sistem serta Jaringan Komputer
Software Suite Penjelajah Web E-mail Word Processing Spreadsheet Pengelola Database Grafik Presentasi Pengelola Informasi
PersonalGoupware
Bisnis-Akuntansi, Pemrosesan Transaksi, Manajemen Hububngan dengan Pelanggan, Enterprise Resource Planning, e-commerce,dll
Sains dan TeknikPendidikan, Hiburan,
dll
Sistem Operasi Program Manajemen
Jaringan Sistem Manajemen
Database Server Aplikasi Utilitas Sistem Pengawas Keamanan
dan Kinerja
Penerjemah Bahasa Pemrograman
Alat dan Editor Pemrograman
Paket Software Computer-Aided Software Engineering (CASE)
Gambar diatas menunjukkan bahwa software aplikasi meliputi berbagai
jenis program yang dapat dibagi kedalam kategori aplikasi umum dan khusus.
Program aplikasi umum adalah program yang melakukan pekerjaan pemrosesan
informasi umum bagi para pemakai akhir. Contohnya program pengolah kata
(word processing), program kertas kerja (spreadsheet), program manajemen
database, program grafik.
Ribuan software khusus tersedia untuk mendukung aplikasi khusus para
pemakai akhir dalambisnis dan bidang lainnya. Contohnya, software aplikasi
bisnis mendukung perekayasaan ulang dan otomatisasi proses bisnis dengan
aplikasi e-business strategis seperti manajemen hubungan pelanggan, enterprise
resource planning, dan manajemen rantai pasokan. Contoh lainnya adalah
software yang dapat dioperasikan dalam web seperti electronic commerce, atau
dalam berbagai area fungsional seperti manajemen sumber daya manusia,
akuntansi dan keuangan. Masih ada software lainnya yang memberdayakan para
manajer dan praktisi bisnis dengan alat pendukung keputusan seperti penambang
data, portal informasi perusahaan, atau sistem manajemen pengetahuan.
Macam-macam program aplikasi otomatisasi perkantoran antara lain;
a. Softwaresuite dan Paket Terintegrasi
Program Microsoft
Office
Lotus Smart
Suite
Corel Word
Perfect Office
Sun Star
Office
Word Processor Word Word Pro Word Perfect Star Writer
Spreasheet Excel 1-2-3 Quattro Pro Star Calc
Grafik Presentasi Power
Point
Freelance Presentations Star Impress
Pengelola Data
Base
Access Aproach Paradox Star Base
Pengelola
Informasi
Personal
Outlook Organizer Corel Central Star
Schedule
Komponen-komponen tersebut memberikan kita gambaran umum tentang
alat-alat software penting yang dapat digunakan untuk mendukung produktivitas.
10
Sebuah software suit berbiaya jauh lebih murah daripada biaya total membeli
software-software didalamnya secara terpisah. Kelebihan lainnya adalah semua
program menggunakan graphical user interface (GUI) yang hampir sama untuk
lambang, alat, garis status (status bar) dan seterusnya, yang memberi mereka
tampilan dan rasa yang sama serta membuat mereka lebih mudah untuk dipelajari
dan dipergunakan.
Software suite juga berbagai alat yang sama seperti pemeriksaan ejaan
(spell checker) dan help wizard untuk meningkatkan efisiensi mereka. Kelebihan
besar lainnya adalah suite program-programnya didesign untuk bekerja bersama
tanpa terlihat dan mengimpor masing-masing file dengan mudah, tidak peduli
program apa yang sedang digunakan saat itu. Kemampuan ini membuat suite lebih
efisien dan lebih mudah untuk digunakan daripada menggunakan berbagai jenis
versi software secara terpisah.
Meletakkan begitu banyak programdan fitur bersama-sama dalam paket
berukuran besar memiliki beberapa kelemahan. Para pengkritik dari dunia industri
berargumentasi bahwa banyak fitur dalam software suite tidak pernah digunakan
oleh pemakai akhir. Suite-suite tersebut mengambil banyak tempat, dari 100
megabytes hingga lebih dari 150 megabytes, tergantung pada versi mana atau
fungsi mana yang digunakan.
Oleh karena itu program-program Word meninggalkan banyak fitur dan
fungsi yang berada dalam software individual dan software suite, mereka tidak
dapat melakukan sebanyak yang dilakukan oleh paket-paket tersebut. Akan tetapi
penggunaan akan jauh lebih sedikit tempat dalam disk. Berbiaya lebih rendah,
berbiaya lebih rendah seratus dollar dan sering sekali sudah dipasang dalam
banyak sistem mikrokomputer murah. Jadi, paket terintegrasi telah membuktikan
bahwa penawaran cukup banyak fungsi dan fitur untuk banyak pemakai komputer
dengan tetap menyediakan beberapa kelebihan dari software suite dalam praktek
yang lebih kecil.
b. Penjelajah Web dan Lain-Lain
Komponen softwre paling penting bagi banyak pemakai komputer saat ini
adalah penjelajah web (web browser) yang dahulu terbatas tetapi kini kuat dan
kaya akan fitur. Sebuah penjelajah seperti Microsoft Explorer atau Netscape
11
Navigator adalah interface software untuk menunjukkan dan menekan jalan
melalui berbagai sumber daya hyperlink di WorldWide Web dan bagian lainnya
dalam internet, seperti juga untuk intranetdan ekstranet di berbagai perusahaan.
Para ahli industri memperkirakan bahwa penjelajah web akan merupakan model
untuk bagaimana sebagian besar orang akan menggunakan jaringan komputer di
masa mendatang. Jadi kini entah jika ingin menonton video, menelpon,
melakukan download beberapa software, melakukan beberapa konferensi video,
memeriksa email, atau bekerja dengan spreadsheet untuk rencana bisnis, selain itu
juga dapat menggunakan penjelajah untuk meluncurkan dan mengoperasikan
aplikasi-aplikasi semacam itu. Inilah sebabnya penjelajah sering kali disebut
sebagai klien university, yaitu komponen software yang dipasang pada semua
jaringan komputer dan alat komunikasi para klien (pemakai) di seluruh
perusahaan.
c. Electronic Mail dan Pesan Instan
Hal pertama yang banyak dilakukan orang diseluruh dunia adalah
memeriksa e-mail mereka. Elektronik mail telah mengubah cara orang bekerja dan
berkomunikasi. Jutaan pemakai akhir kini bergantung pada software e-mail untuk
berkomunikasi satu sama lain dan untuk menerima pesan elektronik serta
lampiran file melalui internet atau intranetmaupun ekstranet organisasi mereka. E-
mail disimpan pada server jaringan hingga pengguna siap membukanya. Seperti
yang telah disebutkan sebelunya, software email kini menjadi komponen dari
software suite dari penjelajahWeb terkenal. Sebagian besar software e-mail seperti
Microsoft Outlook Express atau Netscape Messenger dapat mengirimkan pesan ke
beberapa pemakai akhir berdasarkan pada daftar surat menyurat yang telah
ditetapkan dan memberikan keamanan dalam bentuk password, penerusan pesan
otomatis, serta aksesuntuk pemakai yang jauh lokasinya. Program ini juga
memungkinkan penyimpanan berbagai pesan dalam beberapa folder dan
mempermudah untuk ditambahkan dokumen serta lampiran file Web kenpesan e-
mail. Software e-mail juga memungkinkan untuk mengedit atau mengirimkan file
grafis dan multimedia seperti juga teks serta menyediakan kemampuan konferensi
melalui komputer. Terakhir software e-mail mungkin dapat secara otomatis
12
menyaring dan memilah pesan-pesan yang masuk (bahkan berita dari layanan
online) serta mengirimkannya ke kotak surat dan folder pemakai yang tepat.
Pesan instan (instant massaging) adalah teknologi teknologi gabungan dari
e-mail konferensi komputer yang telah tumbuh begitu cepat hingga telah menjadi
metode standart untuk pesan elektronik bagi jutaan pemakai internet di seluruh
dunia. Dengan menggunakan pesan instan , sekelompok praktisi bisnis atau
teman-teman dan rekan dapat mengirim serta menerima pesan instan dan akhirnya
dapat berkomunikasi serta bekerja sama secara real time dalammodel yang hampir
seperti bercakap-cakap. Pesanakan muncul secara instan dalam jendela IM pada
layar komputer bagi siapa saja yang menjadi bagian dari kelompok kerja bisnis
atau jaringan persahabatan yang merupakan anggota dari “buddy list” IM, jika
mereka online. Tidak peduli tugas lain apa yang sedang mereka kerjakan pada saat
itu.
d. Wordprocessing dan Publikasi Dekstop
Software untuk word processing telah mengubah proses penulisan.
Software word processing mengkomputerisasikan pembuatan, pengeditan, revisi
dan percetakan dokumen (seperti surat, memo dan laporan) dengan secara
elektronik memproses data teks (kata-kata, frase, kalimat dan paragraf). Software
word processing dapat memberikan berbagai jenis dokumen cetak menarik
melalui kemampuan publikasi dekstop mereka. Software-software ini juga dapat
mengubah semua dokumen ke dalam format HTML untuk publikasi seperti
halaman – halaman Web pada intranet perusahaan atau di Word Wide Web.
Software word processing juga memberikan fitur-fitur lainnya yang
menolong. Contohnya kemampuan pemeriksa ejaan dapat mengidentifikasi dsn
memperbaiki kesalahan ejaan, dan fitur Thesaurusyang dapat membantu
menemukan pilihan kata-kata yang lebih baik untuk mengungkapkan ide dan
gagasan. Selain itu juga bisa mengidentifikasi dan memperbaiki
kesalahantatabahasa dan tanda baca, seperti juga dapat keungkinan perbaiki dalam
gaya penulisan.
Melalui fungsi pemeriksaan gaya (style) dan tatabahasa (grammer). Para
pemakai akhir dan berbagai organisasi dapat dapat menggunakan software
publikasi dekstop untuk menghasilkn bahan cetakan mereka sendiri yang tam[pak
13
profesional. Dengan kata lain mereka dapat mendesain dan mencetak newsletter,
brosur, buku petunjuk dan dan buku mereka sendiri dengan berbagai jenis gaya,
grafik, foto, dan warna disetiapa halaman. Software word processing dan grafik
dan software dan software word processing dan software publikasi dekstopn
biasanya bahan teks dan grafik dapat dihasilkan dengan soft word processing dan
grafik, serta diimpor sebagai file teks serta grafis. Selain itu juga dapat
menggunakan file dari clip art yang merupakan grsfik ilusrasi jadi yang diseiakan
oleh software atau tersedia dari sumber-sumber lainnya.
e. Spreadsheet Elektronik
Software spreadsheet elektronik seperti Lotus 1-2-3, Microsoft Excel dan
Corel Quattro Pro digunakan untuk analisis, perencanaan, dan pemodelan bisnis.
Mereka membantu kita untuk mengembangkan spreadsheet elektronik
yangmerupakan lembarkerja (work sheet) dengan baris dan kolom yang dapat
disimpan pada PC atau server jaringan atau diubah ke format HTML serta
disimpan sebagai halaman web atau lembar kerja pada World Wide Web.
Mengembangkan spreadsheet melibatkan pendisain formatnya dan
mengembangkan berbagai hubungan (formula) yang akan digunakan dalam
lembar kerja tersebut. Sebagai keluaran dari input data yang telah dimasukkan ,
komputer melakukan perhitungan yang dibutuhkan berdasarkan pada berbagai
formula yang telah ditetapkan pada spreadsheet dan menampilkan hasil-hasilnya
dengan segera, baik di terminal kerja maupun melalui situs web. Sebagian besar
software juga membantu mengembangkan tampilan grafik dari hasil spreadsheet.
Contohnya, kita dapat mengembangkan sebuah spreadsheet untuk
mencatat dan mengancu tentang pengiklanan. Misalnya analisa kinerja iklan di
masa lalu dan sekarang untuk sebuah bisnis. Kita juga dapat mengembangkan
hyperlink ke lembar web atau worksheet yang hampir sama dengan situs web
intranet milik tim pemasaran suatu organisasi. Kita kita memiliki alat pendukung
keputusan untuk membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin
rancu dalam pengiklanan. misalnya seperti pertanyaan “apa yang akan terjadi atas
pangsa pasar jika biaya iklan meningkat 10 persen?” agar menjawab pertanyaan
ini maka hanya akan perlu mengubah formula biaya pengiklanan pada lembar
kerja pengiklanan yang sudah dikembangkan sebelumnya. Komputer juga akan
14
menghitung kembali angka-angka yang terpengaruh, menghasilkan angka-angka
pangsa pasar dan grafik baru.
f. Grafik Presentasi
Grafik presentasi membantu anda mengubah data numerik menjadi
tampilan grafik seperti diagram garis, grafik batang, diagram kue, dan jenis-jenis
grafik lainnya. Sebagian besar dari software yang terkenal akan membantu anda
membuat presentasi multimedia dari grafik, foto, animasi, dan klip video,
termasuk untuk publikasi ke World Wide Web. Bukan saja tampilan grafik dan
multimedia lebih mudah dipahami dan dikomunikasikan daripada data numerik,
tetapi tampilan aneka warna dan media juga akan lebih menekannkan poin utama,
perbedaan strategis, dan tren penting dalam data tersebut. Grafik presentasi
terbukti lebih efektif dari pada presentasi tabular data numerik untuk pelaporan
dan komunikasi dalam media periklanan, laporan manajemen, atau untuk
presentasi bisnis lainnya.
Software grafik presentasi seperti Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance,
atau Corel Presentations, memberi anda banyak kemampuan mudah untuk
digunakan, yang mendorong penggunaan grafik presentasi. Contohnya,
kebanyakan software membantu anda mendesain dan mengelola pertunjukan slide
(slide show) yang dihasilkan dengan menggunakan komputer dan yang telah
diharmonisasikan serta berisi banyak grafik terintegrasi dan tam[ilan multimedia.
Anda dapat memilih dari berbagai jenis template yang telah didesain terlebih
dahulu untuk presentasi bisnis, membuat dan mengedit outline dan note untuk
sebuah presentasi, serta mengelola penggunaan file multimedia dan grafik, foto,
suara, dank lip video. Selain itu, software terkenal membantu anda menyusun
presentasi grafik dan multimedia anda untuk ditransfer ke format HTML ke situs
Web pada internet perusahaan atau pada World Wide Web.
g. Pengelola Informasi Personal
Pengelola Informasi Personal (personal information manager / PIM)
adalah software terkenal untuk produktivitas dan kerjasama antarpemakai akhir,
selain itu juga merupakan aplikasi terkenal untuk peralatan genggam personal
digital assistant (PDA). PIM seperti Lotus Organizer dan Microsoft Outlook
membantu para pemakai akhir untuk menyimpan, mengatur, dan menarik kembali
15
informasi mengenai pelanggan, klien, dan berbagai peluang, atau menjadwalkan
serta mengelola seperti janji, pertemuan, dan tugas.
Software PIM akan mengatur data yang anda masukkan dan akan menarik
kembali informasi dalam berbagai bentuk, tergantung pada gaya dan struktur dari
PIM tersebut serta informasi yang anda inginkan. Contohnya, informasi dapat
ditarik kembali dalam bentuk calendar elektronik atau daftar janji, pertemuan,
atau hal lain yang harus dilakukan; jadwal sebuah proyek; atau tampilan berbagai
fakta dan data keuangan penting tentang pelanggan, klien, atau tentang peluang
penjualan. Sebagian besar PIM kini memasukkan kemampuan untuk mengakses
World Wide Web dan menyediakan kemampuan e-mail. Selain itu bebrapa PIM
menggunakan fitur internet dan e-mail untuk mendukung kerja sama tim dengan
berbagai informasi seperti daftar pihak yang dihubungi, daftar tugas, dan berbagai
jadwal, dengan pemakai PIM berjaringan lainnya.
h. Groupware
Groupware adalah software kerja sama, yaitu software yang membantu
kelompok kerja dan tim kerja bekerjasama untuk menyelesaikan tugas kelompok.
Groupware adalah kategori software aplikasi umum yang menggabungka
berbagai jenis fitur dan fungsi software untuk memfasilitasi kerjasama.
Contohnya, produk-produk groupware seperti Lotus Notes, Novell GroupWise,
dan Microsoft Exchange mendukung kerjasama melalui e-mail, kelompok diskusi
dan data base, penjadwalan, manajemen tugas, data, konferensi audio dan video,
dan lain-lain.
Produk-produk groupware tergantung pada internet dan intranet serta
ekstranet perusahaan untuk memungkinkan terjadinya kerjasama dalam skala
global melalui tim virtual yang berlokasi dimanapun di dunia. Contohnya, para
anggota tim dapat menggunakan internet untuk e-mail, forum diskusi proyek, dan
pengembangan halaman Web global. Mereka juga dapat menggunakan internet
perusahaan untuk mempublikasikan berita mengenai proyek dan laporan
kemajuan, serta bekerja bersama mengenai dokumen yang disimpan dalam server
Web.
Kemampuan kerjasama juga ditambahkan pada software-software lainnya
untuk memberi mereka fitur groupware. Contohnya, software suite Microsoft
16
Office, Microsoft Word, menelusuri siapa yang membuat revisi untuk setiap
dokumen, sementara Excel menelusuri semua perubahan yang dibuat atas
spreadsheet, dan Outlook memungkinkan anda menelusuri tugas-tugas yang anda
delegasikan ke para anggota tim lainnya.
i. Alternatif-Alternatif Software
Banyak perusahaan sedang mencari berbagai alternatif untuk
mendapatkan, memasang, dan memelihara software aplikasi bisnis yang dibeli
dari para penjual software atau sedang mengembangkan dan memelihara software
buatan mereka sendiri melalui karyawan bagian pengembangan software mereka.
Contohnya, banyak perusahaan besar melakukan outsource untuk pengembangan
dan pemeliharaan software yang mereka butuhkan dengan mengontrak berbagai
perusahaan pemograman dan perusahaan-perusahaan pengembang software
lainnya, termasuk penggunaan pengembang software asing di luar negeri, dengan
menggunakan internet untuk berkomunikasi, bekerjasama, dan mengelola proyek
pengembangan software mereka.
Banyak sekali perusahaan besar yang berpaling pada penyedia layanan
aplikasi (application service provide / ASP), sebagai ganti pengembangan atau
membeli software aplikasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnis
mereka. Penyedia layanan aplikasi adalah perusahaan yang memiliki,
mengoperasikan, dan memelihara software aplikasi serta sumber daya sistem
komputer (server, software sistem, jaringan, dan personel TI) yang dibutuhkan
untuk dapat menawarkan penggunaan software aplikasi sebagai layanan komersial
melalui internet. ASP menagih pelanggan mereka berdasarkan pada penggunaan,
atau berdasarkan pada biaya bulanan atau tahunan.
Banyak perusahaan kini menggunakan ASP sebagai ganti memiliki dan
memelihara software mereka sendiri, untuk beberapa alasan. Salah satu
keuntungan terbesar adalah biaya rendah untuk investasi awal, dan dalam banyak
kasus, pendeknya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan aplikasi berbasis
Web dipersiapkan serta dijalankan. Struktur biaya ASP yang bayar sesudah pakai,
biasanya jauh lebih murah daripada biaya untuk mengembangkan atau membeli,
seperti juga lebih murah dari biaya untuk menjalankan serta memelihara software
aplikasi. Menggunakan ASP juga meniadakan atau secara drastic mengurangi
17
kebutuhan untuk banyak infrastruktur TI (server, software sistem, jaringan, dan
personel TI) yang akan dibutuhkan untuk mendistribusikan dan mendukung
software aplikasi tersebut, termasuk mengurangi berbagai tantangan
berkelanjuatan untuk mendistribusikan serta mengelola jalur dan peningkatan
software keseluruhan perusahaan. Akibatnya, penggunaan ASP oleh perusahaan
dan organisasi lainnya diperkirakan akan naik dengan cepat pada tahun-tahun
mendatang.
18
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Setiap perusahaan selalu berusaha menyelesaikan pekerjaan lebih cepat
sehingga efektif dan efisien menjadi tujuannya. Akan tetapi terkadang
penggunaan dengan menggunakan alat sederhana ataupun tenaga asli manusia
sering kali menyita banyak waktu dan tenaga. Sehingga dibutuhkan suatu sistem
yang mampu menyelesaikan pemrosesan pekerjaan menjadi lebih cepat dan tepat.
Oleh karena dalam hal ini dapat menggunakan Otomatisasi Kantor. Otomatisasi
perkantoran adalah pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan
menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
3.2. Saran
Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemroses data dibutuhkan suatu
kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah informasi. Oleh karena itu
dalam mengefisiensi waktu dibutuhkan otomatisasi kantor. Karena dengan
otomatisasi kantor dapat lebih efektif dan efisien dalam menghemat tenaga kerja
maupun biaya yang dikeluarkan.
19
DAFTAR RUJUKAN
Informasi Manajemen. Bandung: Kappa Sigma.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.
Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah Teknologi Perkantoran.—
Sastradipoera, K. (2004). Manajemen Perkantoran: Suatu Pendekatan Sistem
Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.
.
20