P r o d u k t v o r s t e l l u n g L o t u s N o t e s - C o b a l t ToDo Manager -
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Die vorliegende Produktpräsentation gibt Ihnen einen kurzen Überblick über Funktionen und Arbeitsweise des
Cobalt ToDo Managers. Folgende Bereiche werden erläutert:
Verwaltung und Überwachung von Projekten & ToDo‘s Erinnerungsfunktionen Eskalation Gantt Chart
Optionale Verwalten von Kunden und Kontakten Officeintegration Korrespondenz ToDo Assistent
EinführungEinführung
Der Cobalt ToDo Manager für Lotus Notes kann sowohl für die einfache Verwaltung von Projekten und ToDo‘s als auch für
strukturiertes Projektmanagement inkl. der Erfassung von Kunden, Ansprechpartnern, Besprechungsprotokollen, Mail und
Korrespondenz verwendet werden. Im ersten Fall sind lediglich die Dokumententypen „ToDo“ und „Projekt“ zu verwenden
und entsprechend mit Daten zu füllen. Wie bei strukturiertem Projektmanagement zu verfahren ist, wird auf den
nachfolgenden Seiten erklärt.
Prinzipielle Arbeitsweise bei ErstverwendungPrinzipielle Arbeitsweise bei Erstverwendung
An folgender Verfahrensweise kann sich orientiert werden, wenn der Cobalt ToDo Manager erstmalig verwendet wird:
1. Füllen des Firmenprofiles über das Menü „Admin\Firmenprofil“.
2. Anlegen von Mitarbeiterprofilen über das Menü „Admin\Mitarbeiter“. Hier sind jene Mitarbeiter zu hinterlegen, die mit
dem ToDo Manager vorwiegend arbeiten sollen. Es genügt, zunächst für sich selbst ein solches Profil zu erzeugen.
3. Anlegen von Kundendokumenten über „Erweitertes Menü“ --> „Kontakte\Firmen\nach Namen“. Möchten Sie
ausschließlich interne Projekte verwalten, so genügt die Anlage eines einzigen Firmendokumentes, das Ihre
Stammdaten enthalten sollte.
4. Anlegen von Ansprechpartnern und Kontakten. Dies ist nur dann erforderlich, wenn Sie außer internen Projekten
auch Projekte mit externen Partnern oder Kunden verwalten möchten. Verwenden Sie hier „Erweitertes Menü“ -->
„Kontakte\Personen\nach Namen“.
5. Erzeugen von Projektdokumenten über eine jener Ansichten, die Sie im Menü „Alle Projekte“ finden. Ordnen Sie
einem Projekt immer eine Firma zu, auch wenn Sie nur interne Projekte verwalten.
6. Erzeugen von ToDo‘s unter Verwendung der Menüfunktion „Alle ToDo‘s“. Weisen Sie einem ToDo in jedem Fall
eine Firma, ein Projekt und einen Auftragnehmer(Bearbeiter) zu. So sind später exakte Übersichten und
Auswertungen möglich.
Anlegen von Kunden und KontaktenAnlegen von Kunden und Kontakten
Wenn Sie Projekte für verschiedene Firmen und Kunden verwalten möchten, so erfassen Sie zunächst die
enstprechenden Daten und optional die benötigten Ansprechpartner. Hier ist es unerheblich, ob es sich um
interne oder externe Kunden handelt. Wählen Sie nach dem Öffnen des ToDo Managers das „Erweiterte Menü“
und anschließend „Kontakte\Firmen\nach Namen“. Auch wenn Sie ausschließlich interne Projekte verwalten
möchten, so erzeugen Sie hier bitte über die Ansichtenaktion „Neues Dokument\Firma“ ein Firmendokument mit
Ihren Stammdaten. Fülllen Sie bitte mindestens den Abschnitt „Organisation“, alle anderen Informationen sind
optional und keine Pflichtfelder.
Ansprechpartner, die Sie ebenfalls optional erfassen können, erzeugen Sie über den Menüpunkt „Kontakte\
Personen\nach Namen“ und die zugehörige Ansichtenaktion „Neues Dokument\Person“.
Projektakten, Firmenzuordnung, ProjektzuordnungProjektakten, Firmenzuordnung, ProjektzuordnungWichtig beim Anlegen von Ansprechpartnern wie auch bei allen anderen
Dokumententypen ist die korrekte Zuordnung von Firma und Projekt. Nur so
können später, wie in diesem Falle, alle Ansprechpartner eines Kunden in der
entsprechenden Ansicht aufgelistet werden. Untenstehende Abbildung zeigt
Frau Schmidt unter dem Firmeneintrag „ABC-GmbH“ einsortiert, was durch
den zugehörigen Eintrag im Feld „Firma“ im Personendokument gewährleistet
wird. Frau Paul hingegen erscheint erst unterhalb des Musterprojektes, da ihr
sowohl die „ABC GmbH“ als Firma und das „Musterprojekt“ als Projekt
zugewiesen worden ist. Ob Sie die Zuordnung mit oder ohne Projekt
vornehmen, bleibt Ihnen überlassen, bei Ansprechpartnern wird allerdings
KEINE Projektzuordnung, lediglich eine Firmenangabe empfohlen.
Die Abbidlung zeigt Ihnen die Ansicht „Projektakten\nach Firma“.
Anlegen von Projekten – Abschnitt „Projekt“Anlegen von Projekten – Abschnitt „Projekt“
Projekte werden über einen beliebigen Menüpunkt erzeugt, den Sie im Menü „Alle Projekte“ finden. Wählen Sie hier bspw. die Ansicht „Alle
Projekte\nach Bezeichnung“ und anschließend die Ansichtenaktion „Neues Dokument\Projekt“.
Geben Sie im Abschnitt „Projekt“ eine eindeutige „Bezeichnung“ an, im Beispiel sehen Sie hier „Musterprojekt“, und wählen Sie eine „Firma“.
Eine Firma muß zwangsläufig gewählt werden, um die Zuordung von Projekten zu Firmen bzw. Kunden zu gewährleisten. Die Angabe eines
übergeordneten Projektes muß nicht erfolgen, diese Angabe hat zudem nur informativen Charakter, was Projektabhängigkeiten betrifft. Eine
Projektnummer kann ebenfalls optional angegeben werden.
Eine weitere wichtige Projektinformationen sind „Start“- und „Ende“-Datum, beides sind Pflichtfelder. Optional anzugeben hingegen sind „Start-
Ende geplant“. Diese Information soll Sie später dabei unterstützen, die ursprüngliche Projektplanung mit dem tatsächlichen Projektverlauf zu
vergleichen, um bei zukünftigen Projekten ggf. mit größeren zetlichen Reserven zu arbeiten.
Anlegen von Projekten – Abschnitt „Eigenschaften“Anlegen von Projekten – Abschnitt „Eigenschaften“
Im Abschnitt „Eigenschaften“ sowohl die hausinternen „Projektbeteiligten“ anzugeben als auch „Externe Beteiligte“. Als
Beteiligte sind jene Personen zu verstehen, die in die Projektrealisierung involviert sind.
Zusätzlich sind die Projektleiter zu erfassen, um spätere Auswertungen sowohl nach Anzahl Projekte je Projektleiter als auch
nach Projektbeteiligten zu gewährleisten. Als externe Beteiligte und Projektleiter sind jene Personen auswählbar, die zuvor
als Kontakte bzw. Personendokumente erfasst worden sind. Interne Beteiligten basieren auf Mitarbeiterprofilen, die im
administrativen Teil der Dokumentation näher erläutert werden.
Optional können Sie einem Projekt „Bereiche“ und „Abteilungen“ zuordnen, um auch nach solchen Kriterien auswerten zu
können. Beide Informationen pflegen Sie, wenn Sie dem Menüpunkt „Admin“ des ToDo Managers folgen.
Anlegen von Projekten – Abschnitt „Status“Anlegen von Projekten – Abschnitt „Status“
Der Abschnitt „Status“ gibt Ihnen zunächst die Möglichkeit, weitere Informationen zum Projekt zu hinterlegen. Hierzu läßt
parallel der Abschnitt „Anmerkungen“ ausreichend Raum.
Die Statusinformationen „Budget“, Technolgie“ und „Zeit“ sind manuell zu bewerten und geben in sämtlichen Ansichten
eine Statusübersicht in Form von Ampelfunktionen. Die Farbauswahl „grün“ bspw. der Kategorie „Technologie“ bedeutet,
es gibt „keinerlei technologischer Probleme“, „gelb“ wäre mit „Probleme vorhanden, aber lösbar“ zu interpretieren, „rot“
hingegen bedeutet, „Probleme vorhanden, derzeit nicht lösbar“. Adäquat verhält es sich mit den Kategorien „Budget“ und
„Zeit“.
Die Eigentliche Statusinformation des Projektes ist im rechten Bereich im gleichnamigen Feld „Status“ festzuhalten“. Die
hier aufgeführten Informationen „neu“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“ können von Ihnen selbst über Keywords
vorgebenen und erweitert werden.
Die in der Abbildung gezeigte Information von „10 Tagen“ im Feld „Erinnerung/Vorlauf“ bedeutet, daß bereits 10 Tage vor
Fälligkeit eines Projekte bzw. dem Projektende an die Projekterledigung erinnert wird. Wird kein Erinnerungsvorlauf
angegeben, so wird erst bei Erreichen oder Überschreiten des Fälligkeitsdatums eine Erinnerungsmail versandt und die
Eskalation angestoßen.
Übersicht über laufende und kritische ProjekteÜbersicht über laufende und kritische Projekte
Projekte lassen sich nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren. So enthält das Menü „Alle Projekte“ die Ansicht
„nach Bezeichnung“, die alle erfaßten Projekte zeigt und eine Sortierung nach Projektnummer, Bezeichnung oder Status
ermöglicht. Die Ansicht „ - Kritische Projekte - „ führt alle Projekte auf, deren Fälligkeitsdatum sich nähert und deren
Status noch nicht „abgeschlossen“ ist. Die Ansicht „ - Überfällige Projekte - „ hingegen zeigt alle Dokumente, deren
Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist.
Anlegen von ToDo‘sAnlegen von ToDo‘s
Das Anlegen von ToDo‘s erfolgt adäquat dem Anlegen von Projekten, die zu pflegenden Daten unterscheiden sich
lediglich hinsichtlich der Informationen „Priorität“, „Auftragnehmer“, „Auftraggeber“ und „Zur Kenntnis an“. Alle anderen
Informationen haben die gleiche Bedeutung. Die Funktionalität „Wiederholend“ stellt zusätzliche Funktionen für
wiederkehrende ToDo‘s dar, die in der Arbeitsweise wiederkehrenden ToDo‘s und Terminen der persönlichen Mailbox
entsprechen. Einem neuen ToDo müssen sowohl Firma als auch ein Projekt zugewiesen werden.
Übersicht über laufende und kritische ToDo‘sÜbersicht über laufende und kritische ToDo‘s
Auch ToDo‘s sind nach verschiedenen Kriterien filter- und sortierbar. So enthält das Menü „Alle ToDo‘s“ neben den
Ansichten, die kritische und überfällige Aufgaben zeigen, auch Views, die alle ToDo‘s nach Status, Auftragnehmer oder
Auftraggeber sortieren. So erhalten bspw. Projektmanager einen Überblick, welche Aufgaben mit welchem Status bei den
entsprechenden Mitarbeitern vorliegen.
Gantt ChartGantt Chart
Das im ToDo Manager enthaltene Gantt Chart Modul erlaubt eine übersichtliche Darstellung von Projekten und ToDo‘s, wie
Sie dies bspw. aus Microsoft Project kennen. Sowohl die zeitlich geplante Abfolge von Projekten als auch die
Mitarbeiterauslastung sind darstellbar, ohne Anbindung von Fremdprojekten. Wählen Sie ein oder mehrere „Projekte“ über
das Lupensymbol, um alle zugehörigen Aufgaben/Todo‘s anzuzeigen. Interessiert eher die Mitarbeiterauslastung, so wählen
Sie ein oder mehrere „Auftragnehmer“. Sie können jederzeit die dargestellten Informationen über die Schaltflächen
„Vergrößern“ und „Verkleinern“ zoomen und auch die Darstellungsweise auf wöchentlicher-, monatlicher- oder
Quartalsebene wählen. Zudem wird das Verschieben der Zeitleiste per Drag & Drop unterstützt.
S y s t e m v o r a u s s e t z u n g e nS y s t e m v o r a u s s e t z u n g e n
Basis des gesamten Systems ist ein Lotus Domino ab der Version 6.5 oder höher. Als Plattformen werden
Windows NT/2000/XP, Linux und verschiedene Unix-Versionen unterstützt. Die Hardwareanforderungen
sind insgesamt moderat,so genügen 100 MB Plattenplatz und 1 GB Hauptspeicher für den Betrieb der
Applikation mit allen Modulen. Die Verwendung eines Dual-Prozessor- oder Dual-Core-Systems wird
empfohlen.
Datenbanksystem Lotus Domino Server 6.5 oder höher
Client Lotus Notes Client 6.5 oder höher
Serverhardware Aktuelles Dual-Prozessor- oder Dual-Core-Systems
Hauptspeicher 1 GB
Plattenplatz 100 MB
W e i t e r e L o t u s N o t e s P r o d u k t e W e i t e r e L o t u s N o t e s P r o d u k t e
K o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e rK o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e r
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie Fragen zur gezeigten
eProcurement-Plattform, dem Cobalt XML Portal Server oder zu anderen
Produkten haben, so wenden Sie sich bitte an:
cobalt Softwareentwicklung & Beratung GmbH
Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Germany
Tel: +49 30 201 88 566
Fax: +49 30 201 88 575
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Internet: http://www.cobalt.de