Os documentos podem ser caracterizados conforme o gênero, espécie ou natureza.

Gênero do documento é a configuração que o mesmo assume de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

1 Textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...; 2 Cartográficos: mapas, plantas,...; 3 Iconográficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...; 4 Filmográficos ou cinematográficos: vídeos (imagem em movimento),...; 5 Sonoros: fitas cassetes, discos,...; 6 Micrográficos: jaquetas, rolos, microfichas,...; 7 Informáticos: disquetes, discos óticos e outros. 8 Museográficos: objetos raros/ valiosos, maquetes, instrumentos e aparelhos.

Espécie do documento é a forma que o mesmo assume de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Nos atos administrativos do poder público, as espécies documentais mais comuns são as seguintes:

1 Atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria;

2 Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

3 Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrências. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infração;

4 Atos comprobatórios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certidão, atestado, traslado; 5 Atos de correspondência: os que objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo.

Esses atos podem ser de correspondência individual ou pública e se caracterizam por terem destinatário declarado. Ex.: carta, circular, ofício, aviso, memorando, notificação, telegrama, telex, alvará, edita];

6 Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é parte. Ex.: tratado, convênio, contrato, termos (transações, ajuste).

Natureza

Os documentos podem ser:

1 Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração; 2 Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,

portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.