Organización de Eventos Científicos
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Facilitador(a): Dra. Nidia Melo
UNIVERSIDAD RÒMULO GALLEGOS
DECANATO DE POSTGRADO
DOCTORADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
SAN JUAN DE LOS MORROS- ESTADO GUÁRICO
Unidad Curricular:
Eventos Científicos para
la Contextualización Educativa
Organizar (Concepto)
Evento (concepto)
Eventos Científicos
Clasificación de los Eventos
Pasos para Planificar un Evento
Eventos Internos
Eventos Externos
Organización de Eventos
Eventos y Programas
Formas de Comportarse en un Evento
“ Que es organizar?
Coordinar de forma planificada
las actividades de un grupo de
personas, para procurar el logro
de un propósito común, a través
de la división de trabajos y
funciones, y a través de una
jerarquía de autoridades y
responsabilidades” (Martín 2002)
Luz Mijares
EVENTOEs un suceso importante y programado, de
índole social, académica, artística o deportiva;
está motivado por la celebración de algún
acontecimiento o por la divulgación de algún
hecho trascendente. Es una reunión planificada,
de carácter público o privado, que suele
realizarse en el contexto de una organización o
en el entorno de una persona o de un grupo
para compartir alguna circunstancia especial.
Luz Mijares
EVENTO CIENTÍFICO
Es toda actividad académica efectuada
por una o más instituciones dedicadas al
fomento de la Investigación Científica. La
organización y realización de dichos
eventos estará a cargo de un directorio y
miembros de las instituciones
convocantes, los cuales serán los
responsables de su organización, su
planificación y ejecución.
Luz Mijares
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Es la asociación de personas
reguladas por un conjunto de
normas en función de un fin
común.
Luz Mijares
Por su Carácter
Por su Naturaleza
Marvi Fuentes
CongresosForos
Conferencias
Paneles
Simposios
Por su
Carácter
Convención
Asambleas
Seminarios
Talleres
Marvi Fuentes
Nacionales
Nacionales
con participación
InternacionalInternacionales
Por Su
Naturaleza
Marvi Fuentes
POR TIPOS:
Empresariales
Institucionales
SocialesEducativos
Religiosos
Marvi Fuentes
POR ÁREA DE INTERÉS:
Científicos Económicos
Académicos Políticos Musicales o Recreativos
Deportivos
Marvi Fuentes
Identificar qué tipo de evento o actividad se realizará.
Determinar los objetivos del evento y lo que se quiere
lograr. Identificar el público a quién va dirigido el evento:
ejemplo: Educación, Salud, Cultura, etc.
Defina sus objetivos y resultados del evento o actividad.
Decidir sobre una fecha y hora para el evento o actividad.
Seleccionar el lugar o espacio físico donde se realizará el
evento. Elija un maestro de ceremonia
Sherly Aponte
Seleccionar un Coordinador como responsable
responsable de garantizar la instalación y feliz termino del
evento.
Considerar la posibilidad de establecer asociaciones con
otras organizaciones o personas que puedan ayudar en la
ejecución del evento.
Considerar el presupuesto para el evento o programa.
Identificar las fuentes y cantidades de ingresos y gastos
potenciales.
Determinar el número de invitados que van asistir al
evento o actividad.
Sherly Aponte
Crear una línea de tiempo del evento.
Comunicar la línea de tiempo para todos los
involucrados en la planificación o realización del evento.
Determinar el orden en que ocurrirán las actividades en
el evento..
Determinar quien llevará a cabo la ejecución de los
temas del programa.
Imprimir el programa para su distribución y determinar si
es necesario publicarlo.
Sherly Aponte
Presentación de los Ponentes/Colaboradores.
Identificar los temas de información para compartir.
Decidir sobre el marco de tiempo para cada
presentación o discurso.
Identificar que tipo de equipo se requiere para dicho
evento o actividad.
Evaluar el costo del equipo.
Sherly Aponte
Decidir quien será responsable de recoger y entregar el
equipo.
Determinar los materiales necesarios para el evento y
comprarlos.
Decidir quien será responsable de la compra,
preparación y almacenamiento de los mismos.
Decidir quién recibirá premios.
Determinar quién será responsable de la compra de los
premios y la presentación de ellos.
Sherly Aponte
Relaciones Públicas: identificar el medio por donde se
dará a conocer el evento.
Decidir quien será responsable de la elaboración de los
volantes, invitaciones, prensa, correos electrónicos, etc.
Decidir quien será el contacto para consultas públicas
sobre el evento o actividad.
Determinar cuál será el método de comunicación interna
más efectiva para las personas involucradas para
invitarlos a participar.
Tomar en cuenta estos elementos: Alimentos, Música,
Flores, Fotografías, Limpieza, Sillas, Premios,entre otros.
Sherly Aponte
Como primer paso, designe a un
administrador que supervise todo
el evento. Esa persona se puede
encargar de todo, o bien,
supervisar a otros individuos que
se hagan cargo de las distintas
tareas
•A continuación decida cuál será el tema del
evento:¿Cuál es su propósito?
¿Qué metas desea usted alcanzar?
¿Qué impacto quiere llegar a producir?
•Establezca las fechas límites para los diversos
componentes del evento.•¿Qué día tendrá que estar terminado el discurso?
•¿En qué fecha se deberán hacer los pedidos de materiales,
como plataforma, sillas, toldos, cables eléctricos y teléfonos?•¿En qué fechas tienen que estar listas las aprobaciones?
. Visite el lugar con un día de
anticipación, por lo menos, y
compruebe que todo esté bién
dispuesto.
•¿En qué fecha habrá que enviar las invitaciones?
Realice reuniones periódicas con las personas
involucradas en el evento y asegúrese de que las
tareas asignadas se lleven a cabo..
Pablo Velásquez
•Prepare un libro de información para el
evento e incluya en él los horarios, la lista
de participantes, los argumentos por
discutir o los discursos, las biografías de
los invitados importantes al acto, un
resumen de asuntos clave, políticos y de
otro tipo, además de artículos de prensa
acerca de esos temas.-
. Celebre una reunión de
seguimiento con su personal
y, como una guía para mejorar
los eventos futuros, escriba un
breve informe sobre lo que
resultó bién y lo que falló.
•Después del evento, envíe
notas de agradecimiento a los
que participaron en él, con el
personal y los personajes clave.
Pablo Velásquez
Pablo Velásquez
Objetivos, Razón Público, BeneficiarioComité
Maritza Mendoza
Asistencia
Maritza Mendoza
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
Técnico Sociales
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZCulturales
Recreativos y
Deportivo
Específicos
Específicos
Acompañantes
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
Carmen Ziomara García
Carmen Ziomara García
Fin
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Fin
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