ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

PLANEAR

Definir un objetivo general que permita orientar la pretensión del evento.

Caracterizar el evento:• Tipo de Evento: deportivo, social, recreo deportivo, etc.• Público objetivo: niños, jóvenes, adultos, adultos mayores.• Definir la cantidad de asistentes (por lo menos un aproximado).• Identificar que recursos se requieren para la ejecución del

evento.• Definir la duración del evento con exactitud (un días, meses)• Fijar fecha (s) y horarios.• Definir el lugar donde se realiza el evento.

PREMISAS

Para desarrollar un evento es necesario la intervención de un grupo de personas quienes son las que le dan vida a las ideas.

Cada evento tiene características diferentes, así sea un evento de ejecución periódica o su propósito sea similar.

Los eventos son únicos e irrepetibles: No son actividades rutinarias, cada evento es diferente aunque pueda se trate de un mismo tipo de evento (deportivo).

METODOLOGÍA GENERAL DE TRABAJO

Estructurar líneas de trabajo Al estructurar líneas de trabajo se da orientación al proceso de planeación. A través de estas se delimitan las funciones y se asignan las responsabilidades.

• 1. Administrativa: Coordinación general del evento, figura encargada de articular todo el evento, gestiona, da manejo al presupuesto.

• 2. Técnica: Desarrollo de la actividad deportiva propiamente dicha, es la línea que da operatividad al evento, se encarga de planear y ejecutar las actividades que le dan contexto al evento.

• 3. Logística: Atender a proveedores de bienes y servicios, ubicar lo referente a los servicios complementarios al evento.

ES FUNDAMENTAL EN LA EJECUCIÓN.

No improvisación:

• Lo que demuestra una modificación sobre la marcha es que no se planeo teniendo en cuenta las posibles variables.• En el instante no es oportuno cambiar lo planeado aunque surjan ideas que parezcan mejores.• Tener a mano lápiz y papel, anotar todo (proceso de verificar).

Desmontaje del evento:

• El evento para los participantes y asistentes termina a la hora fijada.• Para el equipo de trabajo termina cuando todo vuelve a estar en su sitio.

CONCLUSIONES

Para ejecutar eventos exitosos es indispensable un equipo de trabajo comprometido, dedicado, creativo y ante todo responsable.

Cada uno de los miembros del equipo debe identificar con claridad sus funciones y dimensionar la importancia del evento para poderlo sentir como propio. El éxito de un evento es el éxito de un equipo de trabajo comprometido.

No se deben hacer modificaciones la protocolo de cada comisión sobre la marcha, es decir que hay que ejecutar tal cual se planea, porque el evento es una cadena de actividades entrelazadas, al modificar una es posible que haya que modificar otras.

En la medida en que se ejecute de acuerdo a lo planeado se correrá menos riesgos de improvisar y se estará mejor preparados para los imprevistos del evento.

El momento de realizar las sugerencias para el evento es en la etapa de planeación y no en la ejecución. Cada coordinador de línea, de comisión, de actividad debe asumir con entera confianza su rol y tomar las decisiones que considere pertinentes y oportunas para lograr el objetivo del evento.