Orga_ArtenVonOrganisationseinheiten

Total Facility Management

Arten von Organisationseinheiten: Stellen und Gremien

Vortrag im Rahmen der Veranstaltung

„Grundlagen der Unternehmensorganisation“

Studiengang „Facility Management“Wintersemester 2003 / 2004Vortragsdatum: 17.11.2005

Frederic Krabbe, Christoph von Rüden

Seite 2Total Facility Management

Inhalt

1. Kriterien zur Unterscheidung von Stellen2. Linienstellen

2.1 Leitungsstellen und ihre Verantwortung2.2 Hierarchieebenen

3. Unterstützende Stellen3.1 Stabstellen 3.2 Aufgaben und Problematik von Stabsstellen3.3 Assistenz- und Dienstleistungsstellen

4. Definition Gremien (Gruppe)5. Merkmale von Gremien

5.1 Vor- und Nachteile von Gruppen5.2 Kriterien zur Unterscheidung von Gremien


Inhalt

6. Hauptamtliche Gremien6.1 Leitungsgruppe6.1.1 Vor und Nachteile von Leitungsgruppen6.2 Arbeitsgruppen6.2.1 Vor- und Nachteile von Arbeitsgruppen

7. Nebenamtliche Gremien7.1 Ausschuss7.2 Problemlösegruppen

8. Haupt- oder Nebenamtliche Gremien8.1 Projektgruppe


Grundelemente der Aufbauorganisation (kleinste organisatorische Einheit)

Charakterisiert durch Merkmale (Aufgabenbündel, Kompetenzen, Verantwortung)

Unterscheidung von Lienen- und Unterstützende Stellen nach Art und Umfang der Aufgaben und Kompetenzen.

Anlehnung an englischsprachige Managementlehre

1. Kriterien zur Unterscheidung von Stellen


umfassen Leitungsstellen und Ausführungsstellen

2. Linienstellen

Leitungsstellen

Instanz mit Vollkompetenz (richtungweisend, steuernd)

Unterscheidung zwischen fachlichen und disziplinarischen Weisungsbefugnissen

Ausführungsstellen

Stellen ohne Leitungskompetenzen

unterste Ebene der Hierarchie

hohe Anforderungen (Routinearbeit bis Entwicklungsarbeit)


Eigenverantwortung: Gegenüber Dritten Rechenschaft für getroffene Entscheidungen und das eigene Handeln abzulegen.

Fremdverantwortung: Verantwortung des Vorgesetzten gegenüber seinen Mitarbeitern.

Einschränkung der Verantwortung: Die Verantwortung des Stelleninhaber gilt nur in seinem Kompetenzbereich.

2.1 Leitungsstellen und ihre Verantwortungen


2.2 Hierarchieebenen

Top Management (Obere Instanz):Originäre Leitungsaufgaben, die das Unternehmen insgesamt betreffenFührungsentscheidungenFestlegung der Unternehmensziele und - strategie

Middle Management (Mittlere Instanz):Führungs- und Weisungsbefugnisse (Mittlerfunktion)Entscheidung über Maßnahmen zur Zielerreichung ihrer Abteilungz.B. Abteilungsleitung, Niederlassungsleiter

Lower Management (Untere Instanz):sind größten Teils ausführende KräftePlanung von operativen Maßnahmenz.B. Gruppenleiter, Meister


3. Unterstützende Stellen

Stabsstellen

Assistenzstellen

Dienstleistungsstellen


3.1 Stabsstellen

Begriff kommt aus dem Militärischen Bereich

19. Jahrhundert in den Bereich der Wirtschaft aufgegriffen

sind immer an eine Leitungsstelle gebunden (keine Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenz)


3.2 Aufgaben und Problematik von Stabsstellen

Aufgaben

Entscheidungsvorbereitungfachliche Beratung der zugehörigen LeitungsstelleBeschaffung, Auswertung und Weiterleitung von InformationenUnterstützung und Überwachung von EntscheidungenErfüllen klar definierte Daueraufgabenquantitative und qualitative Entlastung von Leitungsstellen

Probleme

Motivationsmangel durch fehlende Leitungskompetenzen

mangelnde Anerkennung


3.3 Assistenzstellen und Dienstleistungsstellen

Assistenzstellen

generalisierte Leistungshilfsstellen

keine Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenz

erfüllen wechselnde Aufgaben(Beispiel: Vorstandsassistent)

Dienstleistungsstellen

Teil- und Vollkompetenz

traversierendeOrganisationsform (Unterstützungsaufgaben für mehrere Leitungsstellen)

Richtlinienkompetenz


4. Definition Gremium (Gruppe)

Ein(e) Gremium (Gruppe) ist eine Mehrzahl von Personen, die übereinen längeren Zeitraum in direkter Interaktion stehen. Die Gruppenmitglieder sind durch gemeinsame Normen und ein Wir-Gefühl miteinander verbunden und nehmen differenzierte Rollen wahr.


5. Merkmale von Gremien

Personenmehrheit

Beständigkeit

Direkte Interaktion

Gemeinsame Normen

Wir-Gefühl

Rollendifferenzierung


5.1 Vor- und Nachteile von Gruppen

Vorteile:Bessere ArbeitsergebnisseHöhere Akzeptanz von Problemlösungen

Nachteile:Gefahr des Auseinanderbrechens der Gruppe durch dysfunktionaleFaktoren (persönliche Egoismen, Kommunikationsprobleme etc.)


5.2 Kriterien zur Unterscheidung von Gremien

Umfang der Mitarbeit

Art der Gruppenaufgabe Zeitlicher Aspekt Primär- oder Sekundärorganisation

Hauptamtliche Gremien

Leitungsgruppe vollzeitlich Unternehmensleitung unbefristet/kontinuierlich

Primärorg.

Arbeitsgruppe vollzeitlich Problemlösung/Umsetzungsaufgaben

unbefristet/kontinuierlich

Primärorg.

Nebenamtliche Gremien

Ausschuss teilzeitlich Problemlösung/Koordination

befristet oder unbefristet/diskontinuierlich

Sekundärorg.

Problemlösegruppe teilzeitlich Problemlösung befristet oder unbefristet/diskontinuierlich

Sekundärorg.

Haupt- oder nebenamtliche Gremien

Projektgruppe vollzeitlich/teilzeitlich

Lösung komplexer, neuartiger Probleme

befristet oder kontinuierlich

Primärorg. oder Sekundärorg.


6. Hauptamtliche Gremien6.1 Leitungsgruppe

LeitungsgruppeRegelung zur Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen:

– Gesamtkollegialität– Ressortkollegialität– Mischformen

Organisatorische Regelungen zur Bewältigung einer gemeinsamen Willensbildung und Beschlussfassung:

– Direktorialprinzip– Kollegialprinzip


Vorteile:bessere Qualität der LeitungProbleme der Nachfolge und der Stellvertretung lassen sich leichter lösenbessere funktionierende Selbstkontrolle

Nachteile:Auswirkungen auf die Entscheidungsgeschwindigkeitgetroffene Entscheidungen werden nicht mehr einheitlich verantwortet und durchgesetzt

6.1.1 Vor- und Nachteile von Leitungsgruppen


6.2 Arbeitsgruppe

ArbeitsgruppeMerkmale von Arbeitsgruppen:

– Selbstorganisation– Problemlösequalifikation– Gruppensprecher– Regelmäßige Sitzungen


6.2.1 Vor- und Nachteile von Arbeitsgruppen

Vorteile:erhöhte Motivation zur Zielerreichungeffizientere Arbeitsabläufegeringere Instandhaltungskostenhöhere Produktqualität

Nachteile:hohe Anforderungen an die Kreativität und Zeitdruck beim selbständigen Lösen von Problemenhoher Druck auf die Gruppenmitglieder durch Leistungsbewertung der Gruppe


7. Nebenamtliche Gremien7.1 Ausschuss

AusschussMerkmale von Ausschüssen:

– diskontinuierliche Zusammenarbeit (Konferenzen)– fehlende hierarchische Struktur– unbefristete Bewältigung von Daueraufgaben, oder auf Zeit zur

Bearbeitung von Sonderaufgaben

Arten von Ausschüssen:– Informationsausschüsse– Beratungsausschüsse– Entscheidungsausschüsse– Ausführungsausschüsse


7.2 Problemlösegruppen

ProblemlösegruppenMerkmale und Ziele von Problemlösegruppen:

– Oberbegriff für eine Vielzahl von Kleingruppenarbeiten wie z. B.Werkstattkreis, Produktivitätskomitee

– Fragen der Qualitäts- und der Produktivitätsverbesserung– Verbesserung der Arbeitsabläufe, der Mitarbeiterqualifikation

etc.– (Task-Force)


8. Haupt- oder Nebenamtliche Gremien8.1 Projektgruppen

ProjektgruppenMerkmale von Projektgruppen:

– kann sowohl haupt- oder nebenamtliches Gremium sein– Gruppenmitglieder werden aufgrund ihrer fachlichen

Kompetenz ausgewählt– sowohl vollzeitliche als auch teilzeitliche Mitarbeit denkbar– Projektleiter– Kommunikation im Projektteam möglichst offen und

hierarchiefrei

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