Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder...
-
Upload
johan-martens -
Category
Documents
-
view
212 -
download
0
Transcript of Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder...
Orde en structuur in de schooladministratie
Katlijn VanheeArchivaris – InformatiebeheerderVlaamse Overheid – Financiën en
Begroting
Informatie is core business
• School ontvangt en produceert informatie of administratie bij de uitvoering van zowel haar kerntaken als haar ondersteunende taken.
• Maar je hebt die informatie / administratie ook voortdurend nodig voor de vlotte werking
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Goed beheer = essentieel
• Als school moet je permanent beschikken over:– correcte / up to date informatie – die zolang als nodig– vlot toegankelijk– leesbaar – en authentiek is!
• Daarom moet informatie professioneel beheerd worden!
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Goed beheer = essentieel
• Goed beheer start met een goede ordening!
• Doelstelling– Efficiënt analoog en digitaal klassement• een logische structuur• een stabiele structuur
– Op basis van een ordening- of bij uitbereiding een archiefbeheersplan
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Logische structuur
• Enkele valabele ordeningsprincipes :– Organisatiestructuur• PRO: herkenbaar, snel op te zetten • CONTRA: minder stabiel, dossiers vaak behandeld door
meerdere diensten
– Takenpakket / processen• PRO: contextgebonden, stabiele omgeving• CONTRA: arbeidsintensief, vraagt een doorgedreven
kennis van de organisatie om zijn omgeving
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Een efficiënt klassement uitbouwen = stappenplan
• Stap 1: Analyseer takenpakket• Stap 2: Analyseer administratie• Stap 3: Leg de kenmerken van de taken en de
series vast• Stap 4: Formaliseer in een ordeningplan of
archiefbeheersplan• Stap 5: En werk uit in de praktijk
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 1: Analyseer takenpakket
• Breng ALLE opdrachten van de school in kaart– Haal informatie uit:• Organogrammen, handleidingen, procedureboeken,
doelstellingen, actieplannen, regelgeving• Meest waardevol: bevraging van de diensten zelf!
– Bekijk ook de procesflow van de diverse taken!
• En tracht ze in een hiërarchisch t.o.v. elkaar te structureren
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 2: Analyseer de administratie
• Breng in kaart welk type administratie uit de taken en processen voortvloeit!– Theoretische analyse • Welke administratie zou minimaal aanwezig moet zijn?
– MAAR snuister ook in de kasten en magazijnen!• Welke administratie is effectief aanwezig?
– En tracht te achterhalen uit welke processen die administratie voortvloeit.
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 3: Leg de kenmerken van de administratieve reeksen vast
• Het is belangrijk méér te weten over de administratieve reeksen of series!– Wat is de concrete inhoud van de series – Bestaat de reeks enkel op papier en/of digitaal?– Interne ordening?– Wie houdt wat bij? – Hoelang? (ABP)– …
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 4: Ordeningplan /archiefbeheersplan
• Alle verzamelde informatie leg je best vast in een ordeningsplan of archiefbeheersplan
– Hiërarchisch overzicht: 1. Taken en processen inclusief metadata2. Alle series die uit de taken voortvloeien inclusief
metadata
– RESULTAAT: dé basishandleiding voor het beheer van de administratie binnen een organisatie!
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 5: Werk uit in de praktijk-1-
• Zet het analoge als digitale klassement op of herwerk waar nodig
– Vuistregel 1: Betrek de administratieve collega’s en de directie!
– Vuistregel 2: Werk stap voor stap! • Analoog en digitaal klassement afzonderlijk!• Proces per proces! • Serie per serie!
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 5: Werk uit in de praktijk-2-
– Vuistregel 3: Één gemeenschappelijk analoog en digitaal klassement:• Vermijd dubbels!• Stem papieren - en digitaal klassement op elkaar af!• Geen persoonlijke (neven)klassementen!
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Stap 5: Werk uit in de praktijk-3-
– Vuistregel 3 met extra aandacht voor het digitaal klassement• Werk met gemeenschappelijke servers• Bouw een hiërarchische boomstructuur ~
ordeningsplan• Maak gebruik van classificatiecodes• Heb extra aandacht voor duidelijke naamgeving
Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012
Nog vragen?
Informatie aan zee - 16 september 2011
Informatie aan zee - 16 september 2011
Informatie aan zee - 16 september 2011
Informatie aan zee - 16 september 2011
Informatie aan zee - 16 september 2011
Informatie aan zee - 16 september 2011
Informatie aan zee - 16 september 2011