Optimiser la chaîne de facturation-recouvrement hospitalière- TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE...
Transcript of Optimiser la chaîne de facturation-recouvrement hospitalière- TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE...
50, rue du faubourg St Antoine 75012 Paris
Tél. : 01 53 33 32 60 Fax. 01 53 33 32 69
www.meah.sante.gouv.fr
Optimiser la chaîne de
facturation-recouvrement
hospitalière
Guide d’indicateurs
Septembre 2009
2
INTRODUCTION La mise en œuvre de la tarification à l’activité à 100 % dans les établissements sanitaires a donné une place clé à la chaîne de facturation - recouvrement dans le financement des activités de soins. Processus complexe, la facturation nécessite de pouvoir mettre des points d’alerte, de vigilance ou de suivi pour en assurer à tout moment la maîtrise. Mais comment suivre cette activité ? Quels indicateurs sont nécessaires pour accompagner les axes d’amélioration que peuvent se fixer les professionnels de ce domaine ? Répondre à ces questions et bâtir un tableau de bord facturation - recouvrement des produits hospitaliers a été l’une des actions d’importance entreprise par les 48 établissements, publics et privés, qui ont été accompagnés par la MeaH depuis 2006 sur cette thématique. Une difficulté pour mesurer Le premier chantier pilote mené avec 8 établissements a montré qu’il était difficile pour les établissements de quantifier des données pourtant considérées comme essentielles pour évaluer la performance de la chaîne de facturation recouvrement, tels que les taux et délais de recouvrement, les délais de codage, les RAR par débiteurs …. Avancer par étape Le chantier pilote a donc cherché à proposer des indicateurs capables de refléter les grandes étapes clés de la chaîne de facturation recouvrement, ainsi que des tableaux de bord permettant de suivre la performance de la chaîne. Cependant, le chantier de déploiement mené depuis 2008 sur 40 autres établissements a montré que les indicateurs étaient trop nombreux et parfois peu adaptés aux objectifs d’amélioration spécifiques, aux organisations et aux systèmes d’information des établissements. Les établissements ont donc développé leurs propres indicateurs, avec le soutien de leurs consultants. Identifier les essentiels Au regard de la diversité d’indicateurs finalement développés, reflétant la variété des organisations hospitalières et des maillons de la chaîne, nous avons souhaité mener une enquête auprès des établissements du chantier afin de recenser ces indicateurs et de connaître leur intérêt, leur mode de calcul, leur utilisation et les difficultés rencontrées, pour finalement identifier les indicateurs « essentiels ». 19 établissements ont répondu et se sont prêtés à l’exercice. Nous les en remercions : - le Centre hospitalier de Bagneres-de-Bigorre, - le Centre hospitalier de Beaujon, - le Centre hospitalier de Bourg-en-Bresse, - l’Hôpital de la Conception à Marseille, - le Centre hospitalier de Dieppe, - l’Hôpital Joseph Ducuing à Toulouse, - le Centre hospitalier universitaire (C.H.U.) de Grenoble, - l’Hôtel-Dieu de Paris, - le Centre hospitalier de Lons-le-Saunier, - le Centre hospitalier de Metz-Thionville, - le Centre hospitalier universitaire (C.H.U.) de Nantes, - le Centre hospitalier du Pays de Morlaix, - le Centre hospitalier de Perpignan,
3
- le Centre hospitalier de Pontoise, - le Centre hospitalier de Saumur, - les Hôpitaux universitaires de Strasbourg (H.U.S.), - le Centre hospitalier du Sud Charentes, - le Groupe hospitalier du Sud Réunion, - le Centre hospitalier intercommunal de Toulon-La-Seyne-sur-Mer. Ainsi, 174 indicateurs ont été produits par les établissements -sources. Nous en avons extrait un tronc commun de 61 indicateurs, partagés par plusieurs établissements (voir tableau en annexe). 23 d’entre eux ont été identifiés par les établissements sources comme « essentiels » en termes d’optimisation de la chaîne de facturation - recouvrement. Ce sont ces 23 indicateurs que nous vous présenterons ici, en suivant le déroulé logique d’une chaîne de facturation-recouvrement des produits hospitaliers :
SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT ADMISSION
Facturation Admis.Pré adm.
Expédition / transmission
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif
patient
Compléments dossier administratif
patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de
recettes
Encaiss. en régie
Note de frais
Ce guide vous propose des indicateurs utilisés par les établissements du chantier de déploiement MeaH, il ne prétend pas être un guide exhaustif. Il s’agira pour vous, qui souhaitez vous engager dans une démarche d’amélioration de la chaîne de facturation - recouvrement des produits hospitaliers de pouvoir y puiser des idées d’indicateurs adaptés à votre établissement, vous permettant de construire un tableau de bord pérenne. Bonne lecture. Aurélie LEBRUN, chargée de projet, Et l’équipe de la MeaH - Anap Préfiguration
Indicateur
Pour tout renseignement : [email protected]
01.53.33.84.67
4
TABLE DES MATIERES
1. INTRODUCTION 2
2. GLOSSAIRE 5
3. INDICATEUR PORTANT SUR LA PHASE DE PRE-ADMISSION/AD MISSION 6
- TAUX DE PRE-ADMISSION 7
4. INDICATEURS PORTANT SUR LE CODAGE 8
- TAUX GLOBAL DE CODAGE 9
- DELAI MOYEN GLOBAL DE CODAGE 10
- TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATION » 11
- DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATIO N » 12
- TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES 13
- DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES 14
- DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « URGENCES » 15
5. INDICATEURS PORTANT SUR LA PRE-FACTURATION 16
- IDENTITOVIGILANCE 17
- NOMBRE DE DOSSIERS COMPRENANT UNE ANOMALIE 18
6. INDICATEURS PORTANT SUR L’ENCAISSEMENT EN REGIE 19
- MONTANT DES ENCAISSEMENTS EN REGIE 20
- TAUX D’ENCAISSEMENT EN REGIE 21
7. INDICATEURS PORTANT SUR LA FACTURATION 22
- DELAI MOYEN DE FACTURATION « HOSPITALISATION » 23
- DELAI MOYEN DE FACTURATION « EXTERNES » 24
- DELAI MOYEN DE FACTURATION « URGENCES » 25
8. INDICATEURS PORTANT SUR LES ANNULATIONS ET LES REJE TS DE TITRES 26
- TAUX D’ANNULATION DES TITRES EMIS 27
- TAUX DE REJET DES FLUX B2 28
9. INDICATEURS PORTANT SUR LE RECOUVREMENT 29
- TAUX DES RETOURS N.P.A.I. 30
- MONTANT DES R.A.R. 31
- TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE DEBITEUR 32
- DELAI MOYEN DE RECOUVREMENT 33
- NOMBRE DES A.N.V. 34
10. INDICATEUR PORTANT SUR LES RECETTES 35
- EVOLUTION DES RECETTES E-PMSI 36
11. ANNEXES 37
- Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 indicateurs 37
- Annexe 2 : tableau de bord mensuel Etablissement 1 37
- Annexe 3 : Exemple de tableau de bord Etablissement 2 – pour l’établissement, par pôle et par médecin 37
- Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 3 37
5
GLOSSAIRE
A.M.E. Aide médicale de l’Etat
A.N.V. Admission en non-valeur
B.D.E. Bureau des entrées
B.O. Business Objects
C.M.U. Couverture maladie universelle
C.P.A.M. Caisse primaire d’assurance maladie
D.I.M. Département d’information médicale
F.F.E. Facturation au fil de l’eau
G.A.P. Gestion administrative des patients
N.P.A.I. N’habite pas/plus à l’adresse indiquée
R.A.R. Restes à recouvrer
S.I. Système d’information
S.I.H. Système d’information hospitalier
T2A Tarification à l’activité
T.P. Trésor Public
6
INDICATEUR PORTANT SUR LA PHASE
DE PRE-ADMISSION/ADMISSION
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
7
TAUX DE PRE-ADMISSION
Présentation de l’indicateur
Définition Taux de patients hospitalisés dont le dossier administratif a été saisi avant l’hospitalisation
Objectif Mesurer le taux de pré-admission en hospitalisation
Vérifier l’application de la procédure de pré-admission
Intérêt Développer les pré-admissions afin d’éviter les pics de charge et assurer la qualité des dossiers administratifs
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de pré-admissions / nombre total d’admissions
Source et modalités du recueil
Recueil manuel à partir du S.I. (gestion des entrées)
Auteur du recueil B.D.E.
Fréquence du recueil Mensuelle (ou quotidienne si traitement manuel)
Niveau de difficulté Facile
Freins Chronophage
Adhésion du personnel concerné
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord ou de la base de données
Résultats communiqués en réunion ou par mails
Pour aller plus loin
Il peut être intéressant de rapporter cet indicateur au taux d’annulation de dossiers, afin de déterminer s’il s’agit réellement d’un accroissement du nombre de programmations : nombre de dossiers de pré-admission annulés / nombre de pré-admissions.
8
INDICATEURS PORTANT SUR LE CODAGE
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
9
TAUX GLOBAL DE CODAGE
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi des dossiers codés, par médecin puis par service
Objectif Mesurer le taux global de codage
Intérêts Améliorer la qualité du codage afin de diminuer le nombre des dossiers non facturés
Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de dossiers codés / nombre total de dossiers
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I. (exemple : Clinicom)
Auteur du recueil B.D.E.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Chronophage
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués au D.I.M. et aux pôles
Pour aller plus loin
Les indicateurs de taux d’exhaustivité et de délais de codage ont été suivis par certains établissements :
- Sur l’établissement - Par pôle - Par médecin - Et ceci pour chaque type d’activité (hospitalisation, CE…)
Ces tableaux de bord sont communiqués à chaque médecin par mail et peuvent faire l’objet de communication en réunions de pôles.
Cf. ANNEXE 3
10
DELAI MOYEN GLOBAL DE CODAGE
Présentation de l’indicateur
Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers
Objectif Mesurer le délai moyen global de codage
Intérêt Optimiser le délai de codage afin de préparer la F.F.E.
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’entrée et la date de codage du dossier
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I. (exemple : Clinicom)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil D.I.M.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués par mails
11
TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATION »
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi de l’exhaustivité du codage des dossiers « Hospitalisation »
Objectif Mesurer le taux de codage des dossiers « Hospitalisation »
Intérêt Améliorer la qualité du codage
Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de dossiers « Hospitalisation » codés / nombre total de dossiers « Hospitalisation »
Source et modalités du recueil
Recueil sur le S.I.H.
Auteur du recueil D.I.M.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
12
DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « HOSPITALISATION »
Présentation de l’indicateur
Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers « Hospitalisation »
Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers « Hospitalisation »
Intérêt Optimiser le délai de codage afin de préparer la F.F.E.
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’entrée et la date de codage du dossier « Hospitalisation »
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I.H. (exemple : Pastel)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil B.D.E.
D.I.M.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion ou par lettres d’information
13
TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi de l’exhaustivité du codage des dossiers externes
Objectif Mesurer le taux de codage des dossiers externes
Intérêt Améliorer la qualité du codage
Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de dossiers externes codés / nombre total de dossiers externes
Source et modalités du recueil
Recueil sur le S.I.H.
Auteur du recueil D.I.M.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
14
DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES
Présentation de l’indicateur
Définition Délai moyen entre la date des consultations et la date de codage des dossiers externes
Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers externes
Intérêt Optimiser le délai de codage
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de la consultation et la date de codage du dossier externe
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I.H. (exemple : Médis)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil B.D.E.
D.I.M.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion ou par lettres d’information
15
DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS « URGENCES »
Présentation de l’indicateur
Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers « Urgences »
Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers « Urgences »
Intérêt Optimiser le délai de codage
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’entrée et la date de codage du dossier « Urgences »
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I.H. (exemple : G.A.P.)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil B.D.E.
D.I.M.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Requiert souvent un traitement manuel pour l’échantillonnage
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion ou par lettres d’informations
16
INDICATEURS PORTANT SUR LA PRE-
FACTURATION
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
17
IDENTITOVIGILANCE
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi du nombre de doublons d’identité dans la base de données administrative
Objectif Mesurer le nombre de doublons d’identité
Intérêt Réduire le nombre de doublons
Production de l’indicateur
Mode de calcul Comptage hebdomadaire
Source et modalités du recueil
Recueil manuel des lignes d’identité ayant une similitude dans le nom, le prénom et la date de naissance
Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.)
Auteur du recueil B.D.E., D.I.M.
Fréquence du recueil Hebdomadaire
Niveau de difficulté Facile
Freins Chronophage
Repose sur un déclaratif des services
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion des cadres de santé ou sur l’intranet
18
NOMBRE DE DOSSIERS COMPRENANT UNE ANOMALIE
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi du nombre de dossiers présentant une anomalie (erreurs de prise en charge, absence de données médicales, actes manquants…)
Objectif Mesurer le nombre de dossiers comprenant une anomalie avant le passage en facturation
Intérêt Améliorer la qualité du dossier « patient » afin d’accélérer la facturation
Production de l’indicateur
Mode de calcul Comptage au mois le mois
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I.H.
Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion
Fréquence du recueil Hebdomadaire
Niveau de difficulté Facile
Freins Nécessite une démarche de contrôle interne
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués par affichage
Pour aller plus loin Il peut être intéressant de rapprocher cet indicateur du taux de dossiers en anomalie afin d’évaluer leur poids dans la masse de dossiers traités : nombre de dossiers en anomalie / nombre de dossiers traités.
19
INDICATEURS PORTANT SUR L’ENCAISSEMENT EN REGIE
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
20
MONTANT DES ENCAISSEMENTS EN REGIE
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi des encaissements directs
Objectif Mesurer le montant des encaissements en régie
Intérêt Développer les encaissements en régie
Suivre la continuité des encaissements directs au regard de l’exercice précédent
Production de l’indicateur
Mode de calcul Comptage au mois le mois
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I. (exemple : Clinicom)
Auteur du recueil B.D.E.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
21
TAUX D’ENCAISSEMENT EN REGIE
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi du taux d’encaissement direct
Objectif Mesurer le taux d’encaissement en régie
Intérêt Optimiser les encaissements en régie
Production de l’indicateur
Mode de calcul Montant encaissé en régie / montant encaissable en régie
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I. (exemple : Pastel)
Requête sur le S.I. du T.P.
Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion, T.P.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information, ou par l’intermédiaire des conseillers de gestion
22
INDICATEURS PORTANT SUR LA
FACTURATION
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
23
DELAI MOYEN DE FACTURATION « HOSPITALISATION »
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi de la qualité de la facturation « Hospitalisation »
Objectif Mesurer le délai moyen de facturation du processus Hospitalisation
Intérêt Réduire le délai afin de préparer la F.F.E.
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de sortie du patient et la date d’envoi du titre
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P.)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent
24
DELAI MOYEN DE FACTURATION « EXTERNES »
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi de la qualité de la facturation des actes externes
Objectif Mesurer le délai moyen de facturation du processus des consultations externes
Intérêt Réduire le délai de facturation
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de l’acte et la date d’envoi du titre
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P., Médis)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil B.D.E., contrôle de gestion
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent
25
DELAI MOYEN DE FACTURATION « URGENCES »
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi de la qualité de la facturation « Urgences »
Objectif Mesurer le délai moyen de facturation du processus Urgences
Intérêt Réduire le délai de facturation
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date de sortie du patient et la date d’envoi du titre
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P.)
Recueil manuel à partir de Suivrecouv
Auteur du recueil B.D.E.
Contrôle de gestion
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion, par lettres d’information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent
26
INDICATEURS PORTANT SUR LES ANNULATIONS ET LES REJETS DE
TITRES
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
27
TAUX D’ANNULATION DES TITRES EMIS
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi des titres émis annulés
Objectif Mesurer le taux d’annulation des titres émis
Intérêt Mesurer la qualité d’émission des titres
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de titres émis annulés / nombre total de titres émis
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I.
Requête sur le S.I. du T.P.
Auteur du recueil B.D.E
T.P.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement semestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent
28
TAUX DE REJET DES FLUX B2
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi des rejets des factures télétransmises
Objectif Mesurer le taux de rejet des flux B2
Intérêts Identifier les erreurs récurrentes
Mesurer la qualité de la facturation
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de factures télétransmises rejetées / nombre total de factures télétransmises
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I.
Recueil manuel à partir du retour de courrier C.P.A.M.
Auteur du recueil B.D.E.
Contrôle de gestion
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Chronophage
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués sous la forme de bilans d’activité, ou d’alertes en cas de dérapage
29
INDICATEURS PORTANT SUR LE
RECOUVREMENT
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmission
Recouv. amiable / contentieux
Recouv. amiable / contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
30
TAUX DES RETOURS N.P.A.I.
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi des retours N.P.A.I. des titres émis
Objectif Mesurer le taux des titres revenant en N.P.A.I.
Intérêt Réduire le nombre d’erreurs d’adresse afin d’améliorer le recouvrement et d’optimiser la facturation
Production de l’indicateur
Mode de calcul Nombre de titres N.P.A.I. / nombre total de titres émis
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I. du T.P.
Auteur du recueil B.D.E.
T.P.
Fréquence du recueil Hebdomadaire
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion, par mails, par affichage ou sur l’intranet
31
MONTANT DES R.A.R.
Présentation de l’indicateur
Définition Montant des restes à recouvrer, année en cours et années antérieures
Objectif Mesurer le montant des R.A.R.
Intérêt
Alerter sur le niveau de trésorerie
Identifier les tiers et/ou motifs de difficultés de recouvrement
Mesurer l’impact de l’accélération de la facturation sur le recouvrement
Production de l’indicateur
Mode de calcul Montant facturé – montant recouvré
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.)
Requête sur le S.I. du T.P. (exemples : Oreghon, H.T.R.)
Auteur du recueil B.D.E.
T.P.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.
Tri et analyse des informations T.P.
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
32
TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE DEBITEUR
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi du recouvrement par type de débiteur (patients, mutuelles, C.M.U./A.M.E.), année en cours et années antérieures
Objectif Mesurer le taux de recouvrement par type de débiteur
Intérêt
Mesurer l’efficacité du recouvrement
Qualifier le manque en trésorerie
Mesurer l’impact de l’accélération de la facturation sur le recouvrement
Production de l’indicateur
Mode de calcul Montant des factures réglées / montant total facturé par type de débiteur
Source et modalités du recueil
Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.)
Requête sur le S.I. du T.P. (exemples : Oreghon, H.T.R.)
Auteur du recueil B.D.E.
T.P.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.
Tri et analyse des informations T.P.
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion des cadres des finances
33
DELAI MOYEN DE RECOUVREMENT
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi du délai de recouvrement
Objectif Mesurer le délai moyen de recouvrement
Intérêts Réduire le délai de recouvrement
Disposer d’un outil afin de négocier avec les mutuelles au regard des conditions contractuelles
Production de l’indicateur
Mode de calcul Moyenne des délais entre la date d’envoi du titre et la date d’encaissement
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I. (exemples : G.A.P., Pastel, Médis)
Requête sur le S.I. du T.P.
Auteur du recueil B.D.E.
T.P.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Difficile
Freins Eventuel besoin d’intervention d’un sous-traitant pour la création des univers B.O.
Croisement de données issues de systèmes informatiques différents
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
34
NOMBRE DES A.N.V.
Présentation de l’indicateur
Définition Somme des admissions en non-valeur
Objectif Mesurer le nombre des A.N.V.
Intérêt Identifier les pertes définitives
Production de l’indicateur
Mode de calcul Comptage en nombre et en montant des A.N.V., par tiers et par motif
Source et modalités du recueil
Requête sur le S.I. du T.P.
Auteur du recueil T.P.
Fréquence du recueil Mensuelle
Niveau de difficulté Facile
Freins Néant
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
Pour aller plus loin Cet indicateur peut être lu en parallèle du montant des pertes dues aux ANV, afin de valoriser le manque à gagner.
35
INDICATEUR PORTANT SUR LES
RECETTES
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmissionRecouv. amiable /
contentieuxRecouv. amiable /
contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
SEJOUR - FACTURATIONSEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENTRECOUVREMENTADMISSIONADMISSION
FacturationFacturationAdmis.Admis.Préadm.Préadm.
Expédition / transmissionExpédition /
transmissionRecouv. amiable /
contentieuxRecouv. amiable /
contentieux
Ouverture / mise à jour dossier administratif patient
Compléments dossier administratif patient
Codification des actes
Caisse gestionnaire
Autre tiers
Emission de titres de recettes
Encaiss. en régieEncaiss. en régie
Note de frais
36
EVOLUTION DES RECETTES E-PMSI
Présentation de l’indicateur
Définition Suivi des recettes liées à la T2A
Objectif Mesurer l’évolution des recettes E-pmsi
Intérêt Piloter les recettes d’activité
Production de l’indicateur
Mode de calcul Recensement des recettes au mois le mois (données mensuelles et cumulées)
Source et modalités du recueil Requête B.O. sur le S.I. (E-pmsi)
Auteur du recueil Contrôle de gestion
Fréquence du recueil Hebdomadaire
Niveau de difficulté Facile
Freins Nécessaire sensibilisation des acteurs
Utilisation de l’indicateur
Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord
Résultats communiqués en réunion
37
ANNEXES
- Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 indicateurs - Annexe 2 : Tableau de bord mensuel Etablissement 1 - Annexe 3 : Exemple de tableau de bord mensuel Etabl issement 2 – pour
l’établissement, par pôle et par médecin - Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etabl issement 3
Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 Indicateurs
39
40
41
42
43
44
Annexe 2 : Exemple de tableau de bord mensuel Etab lissement 1
46
48
49
Annexe 3 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablis sement 2
- Tableau de bord établissement :
-
52
53
54
55
56
57
58
-
60
61
- Tableau de bord par pôle :
62
63
64
- Tableau de bord par médecin :
65
66
Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablis sement 3
69