Hoe verder met de standaardprocessen van de NVVB?

Een verkenning en advies

2

Serious Ambtenaar 2012/2013:

Vraag:Hoe gaan we als NVVB door met de standaard werkprocessen van de NVVB ?

Opdracht:In 2 dagen een advies uitbrengen aan het bestuur van de NVVB.

Opdracht

3

De NVVB levert met de standaardprocessen een dienst aan afdelingen burgerzaken van gemeenten.

De standaardprocessen dienen 3 doelen: het borgen van beleids- en parate kennis, het borgen van datakwaliteit en het genereren van opbrengsten voor de NVVB.

Aantal deelnemende gemeenten: 178 van de 418. De prijs van het pakket processen is eenmalig 4.000-6500

euro. Het onderhoudsabonnement is 20% vh aankoopbedrag per jaar. De interne kosten bedragen ca 35.000 euro.

Probleem: het aantal deelnemende gemeenten loopt terug en daarmee de inkomsten van de NVVB.

Context

4

De toekomst?

5

• Natascha van Benthem – Zzp (Inside Sense)

• Thijs de Jongh – Belastingdienst

• Sientjo Doornbos – RGD BZK

• Vanessa Gevers – Politie

• Jasper Eschweiler – Gemeente Hoorn

• Gerald Flapper – Belastingdienst

• Nel Rustenburg – Gemeente Enkhuizen

• Marian Herenius – Mezzalama

• Johan Niemeijer – Zzp (Powersession)

• Jelte Rondeel – Zzp (Treetopconsultants)

• Petra Bulk, Elise van Steenwijk

Deelnemers Serious Ambtenaar

6

Brainstorm over 3 scenario’s:1. Doorgaan op dezelfde weg2. Stoppen met de standaard werkprocessen3. Doorgaan in alternatieve vorm

Kwalitatieve uitvraag klantbehoefte kleine schaal combineren met eerder gehouden enquete.

Opstellen advies.

Aanpak

7

Gemeente Medewerkers zijn blij dat het bij het bekende blijft, is

vertrouwd. De waarde blijft constant ook als de processen niet

helemaal meer aansluiten.

NVVB Medewerkers zijn blij dat het bij het bekende blijft, is

vertrouwd. Cashcow, geen investeringen in technologie/opleiding e.d. Positieve wisselwerking tussen proceskennis en lobby.

Voordelen ‘DOORGAAN’

8

Gemeente Het is een vrij ‘kaal’ product. Bovendien raakt het product

snel verouderd, vanwege vele ontwikkelingen. Geen prikkel voor innovatie en meegaan met niet te

stoppen trends/ontwikkelingen/dienstverleningsconcepten. Stimuleert de samenwerking tussen gemeenten niet.

NVVB Niet meegaan met de tijd zorgt voor negatief imago bij

gemeente en politiek. Op termijn lastiger lobbyen door vergrote afstand tot de

praktijk, mogelijk minder goede gesprekspartner politiek.

Nadelen ‘DOORGAAN’

9

Gemeente Als gemeente het zelf gaat doen, vergroot het de

zelfstandigheid van gemeenten op o.a. juridisch en audit gebied. Er ontstaat een extra prikkel voor kennisdeling en

samenwerking tussen gemeenten.

NVVB De NVVB stopt met een verouderde manier van

informatievoorziening. Er komt capaciteit/resources vrij om op andere plaatsen in te

zetten. De NVVB zal meer adviesvragen ontvangen vanuit gemeenten. De NVVB heeft de mogelijkheid om opnieuw haar rol/strategie/

focus te bepalen (gegevensmakelaar, certificering, opleiden, advies, kcc).

Voordelen van‘STOPPEN’

10

Gemeente• De integratie van werkinstructies met ICT verdient bij

de gemeenten nu extra aandacht en expertise.• Gemeenten moeten extra kosten maken om de

informatiebehoefte af te dekken (FTE, ontwerpkosten), in tijden van bezuiniging.

• Risico van versnippering in de wijze van uitvoering en kwaliteit van processen aan de kant van gemeenten.

• Gemeenten werken mogelijk met verouderde informatie aangezien updates op de werkinstructies achterblijven.

Nadelen van‘STOPPEN’

11

NVVB• Verlies aan inkomsten voor de NVVB.• De NVVB biedt haar leden minder service dan

voorheen: verantwoorden.• Minder contact momenten tussen de NVVB en haar

leden. Verlies van kennis en expertise op dit vlak bij de NVVB.

• Risico dat de NVVB gaat opereren vanuit een ’ivoren toren’ door gebrek aan direct contact met haar leden.

• Eenduidig aanspreekpunt op processen voor externe partijen (vb software ontwikkelaars en opleidingen) verdwijnt.

Nadelen van‘STOPPEN’

12

Gemeente Er is behoefte bij gemeenten om gefaciliteerd/ontzorgd te

worden in: tijd, geld en expertise (wet- en regelgeving + kaders).

NVVB voegt waarde toe door zoveel mogelijk relevante ontwikkelingen toe te passen in de werkprocessen (het ‘wat’):- Digitalisering en standaardisering dienstverlening.- MGBA, BRP, RNI… (I-Nup)- Nieuwe processen op gebruik & beheer basisregistratie.- Lean, GEMMA, Zaakgericht werken, Basisgemeente.- Informatiebeveiliging en management (Identity theft).

Voordelen ‘ANDERE VORM’

13

NVVB NVVB voegt extra waarde toe met aansluitende diensten

(op het ‘hoe’) zoals:- Organiseren van masterclasses/ themabijeenkomsten.- Verzorgen van inhoud voor cursussen, Wiki’s,

‘Communities’, handboeken, content FAQ’s KCC’s, etc.- Sluiten van partnerships met marktpartijen voor

certificeringen.- Organisatorische ontwikkelingen (KCC,

samenwerkingsverbanden etc). Goede aansluiting bij doelgroep en goede lobbypositie in

de politiek. Kans om verdienmodel te herzien+vergroten geldstroom.

Voordelen ‘ANDERE VORM’

14

Gemeente Stimuleert de samenwerking tussen gemeenten niet.

NVVB Op korte termijn stevig investeren in het upgraden van

processen: voor 2015 moeten gemeenten zaken op orde hebben.

Vervolgens investeren in aanvullende diensten zoals hierboven genoemd.

Er zijn veel mogelijkheden, alles willen doen leidt mogelijk tot verlies aan focus op kernactiviteiten.

Nadelen ‘ANDERE VORM’

15

Wat willen de klanten nu eigenlijk?

1999 2013Ontwikkeling

Werkproces NVVB

Werkproces NVVB

1999 2013Ontwikkeling

Overpeinzingen gebruik

Alleen het

“WAT”

Maar 2 updates per jaar

StatischNaslagwer

k

Wet enRegelgevi

ng

NVVBExamens

ISO, gba audit,

AO

Verouderd

Niet gebruikt

“Wat + Hoe”

19

Het borgen van beleids- en parate kennis; het borgen van datakwaliteit en het; genereren van opbrengsten voor de NVVB.

Haalt de NVVB de eigen productdoelen?

20

Klanten zien kansen voor het product

• Focus ligt nu op burgerzaken. In het licht van ontwikkelingen verbreed ook naar ketenprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van vergunningen.

• Processen aanleveren in een format dat in te lezen is met softwarepakketten (workflow). Sluit hierbij aan bij (top 3/5 zaaksysteem pakketten). Zo zijn ze ingebouwd in het werkproces ipv papieren tijger/statisch.

• Inhoudelijk vooruitziend processen modelleren: beste jongetje van de klas.

• Denk na over waarop je het proces zou moeten sturen: neem dat op in het proces: data-integriteit (basisregistraties) en managementinformatie.

21

• Modelleer de processen Lean. Levert een kostenbesparing = toegevoegde waarde (hot in tijden van bezuinigingen) op voor gemeenten en ze hoeven niet allemaal zelf het wiel uit te vinden (vb iets niet uitprinten).

• Maak de standaardprocessen Gemma-proof.• Ga meer de boer op met het product: productmarketing!• Product erg bruikbaar bij: fusies/samenwerkingsverbanden

gemeenten, (tot standkoming) KCC’s etc.

Klanten zien kansen voor het product

22

…geeft resultaten zonder uitzicht

Beslissing zonder inzicht…

23

1. Denk na over de positionering van de NVVB i.r.t. alle nieuwe ontwikkelingen (visiediscussie), wat is de kern van toegevoegde waarde voor stakeholders.

2. Gemeenten zijn zoekende in hoe om te gaan met de huidige ontwikkelingen. Speel hier dus op in en wees hun gids op dit vakgebied.

3. Onderzoek de wensen van de klant meer diepgaand.4. Ga met het product standaardprocessen door in een

andere vorm.5. Richten je met het product op het peloton (niet op

de voor-/achterlopers).

(Aanvullend) Advies

Visie?

Zaakgericht werken

Klantbeeld

KCC’s / Publieksdiensten

mGBA / BRP/ NUP

Partnerships

GEMMA

Management Informatie

Communities

Consultancy

e-(basis) gemeente

Samenwerkende gemeenten

Aan het eind van de regenboog…

Prod

uct

NVVB

Organisatie

LEAN