МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ...

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИСУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

До друку та в світдозволяю на підставі“Єдиних правил”, п.2.6.14Заст. першого проректора -начальник організаційно -методичного управління В.Б.Юскаєв

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ САМОСТІЙНИХ РОБІТ,

ДО ПРОВЕДЕННЯПРАКТИЧНИХ ЗАНЯТЬ, ВИКОНАННЯ ОДЗ

ТА ІНДИВІДУАЛЬНОГО ЗАВДАННЯ З ДИСЦИПЛІНИ“ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА”

ДЛЯ СТУДЕНТІВ СПЕЦІАЛЬНОСТІ5.060101 “ПРАВОЗНАВСТВО”

ДЕННОЇ ТА ЗАОЧНОЇ ФОРМ НАВЧАННЯ

Усі цитати, цифровийта фактичний матеріал,бібліографічні відомостіперевірені, записодиниць відповідає стандартам

Укладачі: В.Я.Линник,С.В.Глівенко

Відповідальний за випуск А.М.КулішДекан факультету Л.П.Валенкевич

СумиВид-во СумДУ

2007 Методичні вказівки для організації самостійних робіт, до проведення практичних занять, виконання ОДЗ та індивідуального завдання з дисципліни “Організація діловодства”/Укладачі: В.Я.Линник, С.В.Глівенко.- Cуми: Вид-во СумДУ, 2007.- 190 с.Кафедра права

Вступ

Відповідно до навчального плану передбачене виконання обов’язкових домашніх завдань та індивідуального завдання студентами з цієї дисципліни.

Організація діловодства - це дисципліна, яка забезпечує складання різних видів офіційних ділових паперів, знайомство студентів з етикетом ділового мовлення, використання стандартів із діловодства та архівної справи під час організації роботи з документами.

Вміння використовувати шаблони та прийоми раціональної роботи з документами допомагає скоротити час на складання ділових паперів, сприяє організації та контролю за проходженням та виконанням документів.

Основними завданнями дисципліни є:1..Одержання студентами необхідного рівня систематичних знань з усіх розділів організації

сучасного діловодства.2 Формування уміння і навичок складання, оформлення різних видів ділових паперів.3 Забезпечення дотримання стандартів у практичній роботі з документами в організації

документообігу та веденні архівних справ в організаціях та на підприємствах.Мета обов’язкового домашнього та індивідуального завдань – це закріплення та поглиблення

отриманих студентами знань з усіх розділів організації сучасного діловодства, формування умінь і навичок складання, оформлення усіх видів ділових паперів.

Організація діловодства – це переважно практичний курс.На практичних заняттях рекомендується виконувати такі види завдань: складання документів на

бланках та чистих аркушах паперу, використання різних видів розміщення реквізитів. Введення експрес – контролю дає змогу перевірити набуті знання студентів.

Для експрес - контролю виносяться теоретичні питання стосовно термінів діловодства, класифікації, написання окремих найбільш складних реквізитів, складання невеликих за розміром документів. Термін експрес – контролю: 10 – 15 хвилин.

Частина матеріалу виноситься для самостійного опрацювання студентами. Викладач самостійно визначає матеріал для цього залежно від програми курсу, рівня засвоєння матеріалу студентами. Для цього викладач розробляє низку завдань, щоб мати змогу проконтролювати засвоєння матеріалу студентами після проведених ним консультацій.

Дані методичні вказівки встановлюють загальні вимоги до оформлення переважної більшості ділових документів усіх форм діяльності підприємств та організацій.

Пояснювальна записка до виконання ОДЗ та індивідуального завдання

Програмний матеріал до вивчення дисципліни “Організація діловодства”

1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1 Діловодство в організації ведеться на підставі інструкції, яка встановлює загальні правила документування управлінської діяльності організації і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх складання або надходження до відправлення або передавання до архіву організації.

1.2 Інструкція з діловодства визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі на документи, які містять інформацію обмеженого характеру, а також на звернення громадян.

Положення інструкції не поширюються на нормативні документи (положення, інструкції, правила) та на документи з грифом “Таємно”.

1.3 Викладені в Інструкції з діловодства правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень “Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. №1153, “Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 р. №1893, до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, а також з урахуванням особливостей роботи організації.

1.4 Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах несуть керівники цих підрозділів. Права, обов’язки і відповідальність працівників, яким доручено ведення діловодства, зазначені в їх посадових інструкціях.

1.5 Керівники структурних підрозділів у межах наданих їм прав зобов’язані:вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі розвитку комплексної

комп’ютеризації та автоматизації діловодних процесів;забезпечувати організацію навчання працівників, відповідальних за ведення діловодства у

структурних підрозділах та в організації в цілому, для підвищення їх кваліфікації.1.6 У разі звільнення, відпустки чи тривалої відсутності на роботі відповідального за діловодство

працівника усі не оформлені службові документи та ведення діловодства за вказівкою керівника передаються особі, яка його заступає.

1.7 Діловодство ведеться засобами, що призначені для реєстрації та опрацювання вхідних, вихідних, внутрішніх службових документів та звернень громадян, а також здійснення функцій контролю за їх виконанням.

Не дозволяється вести реєстрацію вхідних документів, які не мають офіційних службових ознак та зазначених в орієнтовному переліку.

1.8 Діловодство в організації ведеться українською мовою. Документи, які направляються за межі України, можуть оформлятися російською або відповідними іноземними мовами.

1.9 Працівники організації зобов’язані знати і виконувати вимоги інструкції з діловодства. При прийнятті на роботу працівники повинні бути ознайомлені керівниками структурних підрозділів з інструкцією з діловодства і встановленим порядком роботи з документами.

Варіанти ОДЗ та індивідуального завдання.Загальні методичні та організаційні вказівки

Номер варіанта ОДЗ та індивідуального завдання залежить від номера за списком у журналі присутності. Питання у завданні вимагає теоретичного обґрунтування відповіді, в якому зазначаються визначення певного документа, його реквізити, структура тексту, класифікація тощо. Теоретичну частину висвітлюють загальні положення цих методичних вказівок та література, що подається у списку (стор.16). Практична частина ОДЗ та індивідуального завдання полягає у складанні документів за відповідними зразками цих методичних вказівок.

РОБОЧА ПРОГРАМАз дисципліни “Організація діловодства”

для напряму (спеціальності) підготовки 5.060101

Факультет заочнийКафедра права

ВИТЯГ З НАВЧАЛЬНОГО ПЛАНУ

Фор

ма

навч

ання

Кур

с

Сем

естр

Зага

льни

й об

сяг

Аудиторні заняття

Самостій-на робота

Фор

ма к

онтр

.

КП

,(КР)

Інди

віду

альн

е за

вдан

ня

Всь

ого

Лк.

Пр.

Лаб

.

Заг.

ІРС

Заоч-на 2 3 135 10 6 4 - 125 4 Іспит - 1

ЗМІСТ ДИСЦИПЛІНИТаблиця 1 – Лекції

Но-мер те-ми

Найменування теми Обсяг годин

Посилання на літературу

Примітка

1 Введення Предмет і задачі курсу. Історія розвитку діловодстваКласифікація ділових паперів.Офіційно діловий стиль.ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації.Вимоги до складання текстів, реквізитів у ділових паперах

2 [1];[4];

[10,c.-27,45,51,55]

2 Організаційні й розпорядчі документи.Документація щодо особового складу.Довідково – інформаційні документи.Документи щодо оформлення відряджень.Документи з господарсько-договірних відносин

1

[1];[2,c.148-165];[3];[4];[7];[10,с.155-169,65-142]

3 Організація документообігу на підприємстві, в установі.Номенклатура справ.Підготовка документів до зберігання в архіві.Контроль за виконанням документів.Робота з конфіденційними документами

3

[1];[4];[5];[6];[2, c.148 - 165];[17,c.9-10,22, 26-27,39-40,42]

УСЬОГО лекцій 6

Таблиця 2- Практичні завдання

Но-мер за-

няття

Номертеми Тема заняття Обсяг

годин

Метод. вказі-вки

Приміт-ки

1

Виникнення справочинства. Документи та їх класифікація 0,5

[3,с.3-7]; [7,с. 7 -35]

Правила оформлення реквізитів документів. Формуляр – зразок

[3,с.3-7]; [4]; [7, с. 8]

Вимоги до оформлення бланків. Правила складання друкованих документів. Вимоги до текстів

[3,с.3-7]; [4]; [10, с. 45 - 55]; [17, с. 26 - 42]

2

Орієнтовний перелік документів, що підлягають затвердженню.Орієнтовний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка. Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

1

[17, с.45, 60,61]

Організаційні документи: статут, положення, інструкція, правила

[3,с.3-7];[10]

Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова, вказівка, витяг з наказу

[3,с.3-7]; [10, с.179 - 186]

3

Документи щодо особового складу: характеристика, автобіографія, резюме, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів

[7, с. 185] [10, с. 76 - 79]

Продовження таблиці 2Інформаційно – довідкові документи: лист, доповідна та пояснювальна записки, протокол, акт, телеграма, телефонограма, витяг з протоколу, скарга, довідка- доручення, розписка, факс

[7]; [8]; [9]; [11]; [12]

4

Господарсько-договірна документація і договір, трудова угода, контракт, протокол розбіжностей до договору, претензія.Листування з іноземцями. Правила ділового етикетуДокументування обліково-фінансових операцій: рахунок-фактура, платіжне доручення, ордер, накладна, квитанція

0,5

[13]; [14]; [15]; [10, с.155 - 169][7 с.26-42], [15][15]

5

Організація документообігу.Порядок роботи з вхідною кореспонденцією.Попередній розгляд і розподіл кореспонденції, реєстрація вхідних документів.Проходження, розгляд документів і передача їх для виконання.Порядок опрацювання міжнародної кореспонденції

0,5

[17, с. 9-16]

Продовження таблиці 2

6

Порядок роботи з вихідноюкореспонденцією, загальні правила службового листування.Підготовка документів.Реєстрація вихідних документів.Відправлення документівПорядок роботи з внутрішніми службовими документами 1

[17, c. 16-18][17, c. 20]

Порядок роботи із зверненнями громадян

7

Особливості роботи з документами, які мають гриф “Для службового користування”

[17, c. 22]

Організація контролю за виконанням документів

[17, c. 26-27]

8 Загальні вимоги. Строки виконання документівПорядок виготовлення, зберігання і використання фірмових бланків, печаток та штампів. Тиражування документів

0,5 [17, c. 29-37]

Складання номенклатури. Вимоги до складання номенклатури справ. Види номенклатури справ

[17, c. 39-42]

Основні вимоги до формування справ.Доархівне зберігання документів

[17, c. 39-42]

Підготовка і передача справ до архіву

[17, с.39-42]

Оформлення службових документів на комп’ютері

ВСЬОГО практичних занять 4

Таблиця 3 - Індивідуальне завданняНомер

завдання Найменування завдання та його зміст

Норма часу СРС,годин

Посилання на

літературу

1

Виникнення справочинства.Документи та їх класифікація.Правила оформлення реквізитів документів. Формуляр – зразок.Вимоги до оформлення бланків. Правила складання друкованих документів. Вимоги до текстів. Правила оформлення реквізитів документів. Формуляр - зразок.Орієнтовний перелік документів, що підлягають затвердженню. Орієнтовний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка. Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.Організаційні документи: статут, положення, інструкція, правила.Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова, вказівка, витяг з наказу.Інформаційно – довідкові документи: лист, протокол, акт, витяг з протоколу.Листування з іноземцями. Правила ділового етикету.

[7, c.7-35][3][4]

[3];[4]

[3];[4]

[17,c.45,60.61]

[3];[15];

[17][3];[15]; [17] [8]; [7,c.185] [16] [7, c. 185] [10, c.76-79][7]; [10, c.155-169] [13];[15]


1(продов-ження)

Документи щодо особового складу: характеристика, автобіографія, резюме, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.Інформаційно – довідкові документи: доповідна та пояснювальна записки, телеграма, телефонограма, скарга, довідка, доручення, розписка, факс.Документування обліково-фінансових операцій: рахунок-фактура, платіжне доручення, ордер, накладна, квитанція.Господарсько-договірна документація і договір, трудова угода, контракт, протокол розбіжностей до договору, претензія.Організація документообігу.Порядок роботи з вхідною кореспонденцією.Попередній розгляд і розподіл кореспонденції, реєстрація вхідних документів.Проходження, розгляд документів і передача їх для виконання. Порядок опрацювання міжнародної кореспонденції.Порядок роботи з вихідною кореспонденцією, загальні правила службового листування.

[3];[17c.6,9-10,11-14,16[3];[7]

[3];[17, c. 16-18,20]

3];[17]


1(продов-ження)

Підготовка документів.Реєстрація вихідних документів.Відправлення документів.Порядок роботи з внутрішніми службовими документами.Порядок роботи із зверненнями громадян.Особливості роботи з документами, які мають гриф “Для службового користування”.Організація контролю за виконанням документів.Загальні вимоги. Строки виконання документів.Порядок виготовлення, зберігання і використання фірмових бланків, печаток та штампів. Тиражування документів.Складання номенклатури. Вимоги до складання номенклатури справ. Види номенклатури справ.Основні вимоги до формування справ.Доархівне зберігання документів.Підготовка і передача справ до архіву.Оформлення службових документів на комп’ютері

[7];[17, c.20]

[17, c.22]

[17, c.26-27]

[17, c.36-37]

[7, c.39-40]

[17, c.42]

[17,c.40-42]

Всього за семестр 10

Таблиця 4 - Питання, що виносяться для самостійного вивчення студентамиНомеррозділу

Теми та питання для самостійного вивчення

Норма часу СРС,

годин

Посилання на

літературу1 Етапи розвитку

діловодства в Стародавній Русі.

10[7,с. 7-35]

2 Підготовка формулярів наказів, листів, інструкцій, положень

24[3,с.8];[7]

3 Інформаційно-довідкові документи. Підготовка звітів

24[1]; [2];[8];[7];[13];[15]

4 Спеціалізована документація. Комерційні документи. 22

[10,с.155-169] [15]

5 Типи договорів 14 [10,с.65- 170]

6 Правила реєстрації та роботи з документами з грифом "Для службового користування"

6[17, с. 9-42]

7 Поняття електронного архіву 5 [17, с. 35-36]


Відпрацювання лекцій 6 год.Відпрацювання практичних занять 2 год.ІРС 4 год.Індивідуальне завдання 10 год.

_____________________________________________________Разом 127 год.

Навчально-методичні матеріали для підсумкового та поточного контролю знань студентів.Завдання на одне індивідуальне завдання (10 варіантів кожне).

Перелік навчально-методичних матеріалів, що забезпечують використання ТЗН - не передбачено.

НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНІ МАТЕРІАЛИ

Таблиця 5 Література Но-мерроз-ділу

Найменування навчально-методичної літератури

Кіль-кість

примірників

Вид-во

Основна література1 Делопроизводство (организация

и технологии документационного обеспечения управления) Под ред. Т.В. Кузнецова, -Москва, 2002

2 Підруч-ник

2 Организация работы с документами. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2002 .

2 Підруч-ник

3 Діденко А.Н., Сучасне діловодство: Навчальний посібник. –Київ: Либідь, 2002. - 256с.

17 Нав-чальнийпосіб-

никДержавні стандарти

4 Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163 – 2003. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22с.

1

5 Межгосударственный стандарт. ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам. Межгосударст-венный совет по стандарти-зации, метрологии.- Минск

2

6

Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення ДСТУ 3008-95. Держстандарт України. – Київ

1

Продовження таблиці 5Додаткова література

7Палеха Ю. Документаційне забезпечення управління: Підручник. –К., 1997

1

8

Паламар Л.Н. , Кацавець Г.М., Мова ділових паперів: Практичний посібник. -К.:Либідь, 1994

1

9

Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів (українською мовою) -К.: Техніка, 1992. –360с.

1

10

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник, -К.: А.С.К., 2000

3

11

Веселов Д.В. Сучасний діловий лист промисловості. -М.: Видавництво стандартів, 1990. -160с.

1

12

Коваль А.П. Культура ділового мовлення. Писемне та усне ділове спілкування: Довідник. -К.: Вища школа, 1977

1

13

Головач А.С. Зразки оформлення документів. Для підприємців і громадян. – Донецьк: Стакер, 1997

1

14 Коваль А.П. Культура ділового мовлення. –К.: Либідь, 1992 1

15

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /С.П. Бибик, Л. Махно, Л.О Пустовіт., Г.М. Сюта– К.: Довіра; УНВЦ “Рідна мова”, 1997

1

16Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. –К.: Літера, 2000. –480с.

1

Продовження таблиці 5Науково-методична література видавництва

17Інструкція з діловодства. Суми: СумДУ,2003. – 70с. Електронний варіант

100

Робоча програма з методичними вказівками до тем курсу. Перелік практичних занятьРОБОЧА ПРОГРАМА

з дисципліни “Організація діловодства”для напряму (спеціальності) підготовки 5.060101

Факультет гуманітарнийКафедра права

ВИТЯГ З НАВЧАЛЬНОГО ПЛАНУ

Фор

ма

навч

ання

Кур

с

Сем

естр

Зага

льни

й об

сяг

Аудиторні заняття

Самостій-на робота

Фор

ма

конт

р.К

П,(К

Р)

ОД

З

Всь

ого

Лк.

Пр.

Лаб

.

Заг.

ІРС

Ден-на 2 3 135 72 4 68 - 63 - Іспит - 2

2 ЗМІСТ ДИСЦИПЛІНИ

Таблиця 6 - Лекції

Номер теми Найменування теми Обсяг

годин

Посилан-ня на літературу

При-мітка

1 Введення. Предмет і завдання курсу. Історія розвитку діловодства.Класифікація ділових паперів.Офіційно-діловий стиль.ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації.Вимоги до складання текстів, реквізитів у ділових паперах

1

1

[3, с. 3 - 7];[4];[10,с.2745,51,55]

Продовження таблиці 62 Організаційні й розпорядчі

документи.Документація щодо особового складу.Довідково – інформаційні документи.Документи щодо оформлення відряджень.Документи з господарсько-договірних відносин.

1

[3, с. 81]; [2, с.148 - 165];[3];[[4];[7];[10,с.155 – 169,65 – 142]

3 Організація документообігу на підприємстві, в установі.Номенклатура справ.Підготовка документів до зберігання в архіві.Контроль за виконанням документів.Робота з конфіденційними документами

1

[3, с. 115];[4];[5];[6];[2,с.148 - 165];[17,с. 9 – 10,22,26 – 27,39 – 40,42]

УСЬОГО лекцій 4

Таблиця 7 Практичні заняттяНомер занять

Ном. теми Тема занять Обсяг

годинМетод.

вказівкиПриміт-

ки1 2 3 4 5 6

1 Виникнення справочинства.Документи та їх класифікація

2

[3, с. 3 - 7];[7,с. 7 - 35]

2 Правила оформлення реквізитів документів. Формуляр – зразок

2

[3, с. 8 -16];[4];[7,с. 8]

3 Вимоги до оформлен-ня бланків. Правила складання друкова-них документів. Вимоги до текстів

4

[3, с. 16 - 35];[4];[10,с. 45 - 55]

родовження таблиці 74 Орієнтовний перелік

документів, що підлягають затвердженню.

2[17, с.45,60,61]

Орієнтовний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка. Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

5 Організаційні документи: статут, положення, інструкція, правила

4

[3, с. 81];[10]

6 Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова, вказівка, витяг з наказу

4

[3, с. 69];[10, с. 179 - 186]

7 Документи щодо особового складу: характеристика, автобіографія, резюме, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів

4

[3, с. 83 - 92];[7, с. 185];[10с. 76 - 79]

8 Інформаційно – довідкові документи: лист, доповідна та пояснювальна записки, протокол, акт, телеграма, телефонограма, витяг з протоколу, скарга, довідка, доручення, розписка, факс

8

[3, с. 35 - 67][7];[8];[9];[11];[12]

родовження таблиці 79 Господарсько-договір-

на документація і договір, трудова угода, контракт, протокол розбіжностей до договору, претензія

4

[13];[14];[15];[10, с. 155 – 169]

10 Листування з іноземцями. Правила ділового етикету

2[7];[15];[1, с. 44]

11 Документування обліково-фінансових операцій: рахунок-фактура, платіжне доручення, ордер, накладна, квитанція

4

[16, с. 376, 384, 333, 396];[15]

12 Організація документообігу.Порядок роботи з вхідною кореспон-денцією. Попереднійрозгляд і розподіл кореспонденції, реєстрація вхідних документів. Проход-ження, розгляд документів і передача їх для виконання. Порядок опрацюван-ня міжнародної кореспонденції

2

[3, с. 112];[16];[17с. 6, 9 – 10,11 – 14,16][2]

13 Порядок роботи з вихідною кореспонденцією, загальні правила службового листування.Підготовка документів.Реєстрація вихідних документів.Відправлення документів

2

[17с. 16 – 18]

Продовження таблиці 714 Порядок роботи з

внутрішніми службовими документами

2

[3 с. 110];[17,с.20]

15 Порядок роботи із зверненнями громадян

2[7];[17,с.20]

16 Особливості роботи з документами, які мають гриф “Для службового користування”

2

[17,с.22]

17 Організація контролю за виконанням документів.Загальні вимоги. Строки виконання документів

2

[17,с.26 - 27]

18 Порядок виготовлен-ня, зберігання і використання фір-мових бланків, печаток та штампів. Тиражування документів

2

[17,с.36 - 37]

19 Складання номенкла-тури. Вимоги до складання номенкла-тури справ. Види номенклатури справ

2[3];[17,с.39 -40]

20 Основні вимоги до формування справ.Доархівне зберігання документів

2

[3, с. 115];[17,с. 40 -42]

21 Підготовка і передача справ до архіву 2 [3, с. 115];

[17,с.42]

22 Оформлення службових документів на комп’ютері

8

[1, с. 319];[17,с.35,36]

УСЬОГО практичних занять 68

Таблиця 8 - Обов’язкові домашні завдання.Номер

завданняОДЗ

Найменування завдання Посилання на літературу

1 ОДЗ 1 Документи управління 1-8

2 ОДЗ 2 Кадрові та комерційні документи

1-7

Таблиця 9

Ном

ер

завд

ання

Найменування завдання та його зміст

Норма часу СРС, годин

Посилан-ня на

літерату-ру

1

Виникнення справочинства.Документи та їх класифікація.Правила оформлення реквізитів документів. Формуляр – зразокВимоги до оформлення бланків. Правила складання друкованих документів. Вимоги до текстів. Правила оформлення реквізитів документів. Формуляр – зразок.Орієнтовний перелік документів, що підлягають затвердженню.Орієнтовний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка. Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.Організаційні документи: статут, положення, інструкція, правила.Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова, вказівка, витяг з наказу.Інформаційно-довідкові документи: лист, протокол, акт, витяг з протоколу.Листування з іноземцями. Правила ділового етикету

4

[7, с. 7 - 35];[1, с. 3 – 7,8 - 16];[4];[1, с. 8 - 16];[4]

[1, с. 8 - 16];[4]

[17, с. 45, 60, 61]

[1, с. 81];[15];[17]

[1, с. 69]; [15]; [17]

[8];[7, с.185];[16]


2

Документи щодо особового складу: характеристика, автобіографія, резюме, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.Інформаціонно-довідкові документи: доповідна та пояснювальна записки, телеграма, телефонограма, скарга, довідка, доручення, розписка, факс.Господарсько-договірна документація (договір, трудова угода, контракт, протокол розбіжностей до договору, претензія)

2

[7, с.185];[10, с.76 - 79]

[7]; [10,с. 155 - 169];[13] ;[15]

Документування обліково-фінансових операцій: рахунок-фактура, платіжне доручення, ордер, накладна, квитанція. Організація документообігу.Порядок роботи з вхідною кореспонденцією.Попередній розгляд і розподіл кореспонденції, реєстрація вхідних документів.Походження, розгляд документів і передача їх для виконання.Порядок роботи з вхідною кореспонденцією, загальні правила службового листування.Реєстрація вхідних документів.Відправлення документів.Порядок роботи з внутрішніми службовими документами.Порядок роботи із зверненнями громадян.Особливості роботи з документами, які мають гриф “Для службового користування”.Організація контролю за виконанням документів.Строки виконання документів.

4

[1,с. 227];[16, с. 376,384, 393,396];[17, с. 6, 9-10, 11 – 14, 16];[1, 112];[7]

[1, 112];[17,с. 16 - 18, 20]

[1, 112];[17]

[7]; [17, с. 20]


2

Порядок виготовлення, зберігання і використання фірмових бланків, печаток та штампів. Тиражування документів.Складання номенклатури. Вимоги до складання номенклатури справ. Види номенклатури справ.Основні вимоги до формування справ. Доархівне зберігання документів.Підготовка і передача справ до архіву. Оформлення службових документів на комп’ютері

[17, с. 22]

[17, с. 26 - 27]

[17, с. 36 - 37][17, с. 39 - 40][17, с. 42][17, с. 40 - 42]


Таблиця 10 - Питання, що виносяться для самостійного вивчення студентамиНомер розділу

Теми та питання для самостійного вивчення

Норма часу СРС, годин

Посилання на літературу

1 Етапи розвитку діловодства в Стародавній Русі та на Україні

2[7,с.7-35]

2 Підготовка формулярів наказів, листів, інструкцій, положень

2[3,с.8]; [7]

3 Інформаційно-довідкові документи. Підготовка звітів

2[8]; [7]; [13]; [15]; [1]; [2]

4 Спеціалізована документація.Комерційні документи

2[10, с.155-169]; [15]

5 Типи договорів 4 [10, с.9-42]

6 Правила реєстрації та роботи з документами з грифом “Для службового користування”

1

[17, с.9-42]

Продовження таблиці 107 Поняття електронного

архіву 2 [17, с.35-36]


Навчально-методичні матеріали для підсумкового та поточного контролю знань студентівЗавдання на два ОДЗ (10 варіантів кожен)Перелік питань на рейтинговий контроль знань (3 контролі)

НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНІ МАТЕРІАЛИ

Таблиця 11 –ЛітератураНо-мерроз-ділу

Найменування навчально-методичної літератури

Кіль-кість

примірників

Вид-во

Основна література1 Делопроизводство (организация

и технологии документационного обеспечения управления) Под ред. Т.В. Кузнецова, -Москва, 2002

2 Підручник

2 Организация работы с документами. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2002 .

2 Підручник

3 Діденко А.Н., Сучасне діловодство: Навчальний посібник. –Київ: Либідь, 2002. - 256с.

17 Нав-нийпосіб-

ник

Державні стандарти4 Національний стандарт України.

Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163 – 2003. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22с.

1

родовження таблиці 115 Межгосударственный стандарт.

ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам. Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии.- Минск

2

6

Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення ДСТУ 3008-95. Держстандарт України. – Київ

1

Додаткова література7 Палеха Ю. Документаційне

забезпечення управління: 1

Підручник. –К., 1997.

8

Паламар Л.Н. , Кацавець Г.М., Мова ділових паперів: Практичний посібник. -К.:Либідь, 1994

1

9

Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів (українською мовою) -К.: Техніка, 1992. –360с.

1

10

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник, -К.: А.С.К., 2000

3

11

Веселов Д.В. Сучасний діловий лист промисловості. -М.: Видавництво стандартів, 1990. -160с.

1

12

Коваль А.П. Культура ділового мовлення. Писемне та усне ділове спілкування: Довідник. -К.: Вища школа, 1977

1

13

Головач А.С. Зразки оформлення документів. Для підприємців і громадян. – Донецьк: Стакер, 1997

1


14 Коваль А.П. Культура ділового мовлення. –К.: Либідь, 1992 1

15

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /С.П. Бибик, Л. Махно, Л.О Пустовіт., Г.М. Сюта– К.: Довіра; УНВЦ “Рідна мова”, 1997

1

16Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. –К.: Літера, 2000. –480с.

1

Науково-методична література видавництва

17Інструкція з діловодства. Суми: СумДУ,2003. – 70с. Електронний варіант

100

Програмний матеріал до вивчення дисципліни“Організація діловодства”

Тема 1 Виникнення справочинства. Правила оформлення реквізитів документів. Вимоги до складання документів

Історія розвитку діловодства.Виникнення справочинства

Етапи виникнення справочинства.Виникнення справочинства включає в себе такі етапи:

1 Складання документів в Київській Русі.2 Актове діловодство.3 Приказне діловодство.4 Колегіальне діловодство.5 Виконавче діловодство.6 Радянське діловодство.7 Діловодство в Україні.

Історія розвитку писемності

З далеких часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, знайомимося з культурою становлення письмового мовлення.

До появи письма для оформлення міжплемінних договірних відносин наші предки використовували палиці з зарубинами. Щоб закріпити договір чи торговельну угоду, наприклад записки про взятий борг, на палиці робилися зарубки, а потім її розрубували вздовж. Кожен брав собі по половині. При поверненні боргу половинки складали разом і перевіряли правильність розрахунків. Наскельні малюнки та надписи виконувалися примітивним інструментальним знаряддям (кам’яними сокирами, довбнями) на рівних кам’яних брилах.

З появою писемності виникає необхідність складати документи. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угоди, договори, тестаменти) і викликала появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації. Знайдені під час розкопок біля м. Сузи в 1901 р. французькими вченими на поверхні кам’яного стовпа клинописні тексти були законами, що належали вавилонському цареві Хаммурапі, який правив з 1792 до 1750 р. н. е. Фігура Бога сонця над текстом начебто затверджувала закони і дозволяла цареві творити від його імені суд над усіма своїми підданими.

У палаці ассірійського царя Ашшурбаніпала (668 – 633 р. н. е.) під час розкопок у його бібліотеці знайдено майже 30 тисяч невеликих глиняних табличок, списаних маленькими клиноподібними знаками, випаленими в гончарних печах і висушеними на сонці. Серед них – граматика і хроніки, що розповідають про важливі історичні події народів Межиріччя, договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, інформації розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо. На всіх табличках стояв бібліотечний штамп – “Палац Ашшурбаніпала, царя Всесвіту, царя Ассирії”.

Вавилонське клиноподібне письмо, а точніше – шумерське, з якого воно розвинулося, - найдавніше у світі. Використовували його протягом трьох тисяч років, тобто довше, ніж сучасний латинський алфавіт.

Єгиптяни своє справочинство вели на папірусі – своєрідному папері, виготовленому з тонких, висушених коричневих смужок очерету, якого вдосталь росло в дельті Нілу.

Велись записи також на особливим чином очищеній вапном і обробленій крейдою овечій чи козячій шкірі – пергаменті. Ця назва походить від назви малоазіатського міста Пергам, де він вперше був виготовлений.

Біля підніжжя Ліванського хребта знайдені древні надписи на камені, зроблені з букв фінікійського алфавіту, від якого пішов грецький. Написи датуються ХІІІ ст.. н. е. Саме купці фінікійських міст Бібла, Тіра, Сідона відмовилися від ієрогліфів і клинопису при веденні своїх ділових записів і винайшли зручнішу для запам’ятовування і сприйняття різновидність письма. У фінікійському алфавіті кожен

значок-буква передавав окремий звук, і написані слова можна було читати, а не розшифровувати як ієрогліфи, що означали то склад, то ціле слово.

Папір для письма був винайдений у Китаї приблизно в 105 році до н.е. Цай-Лунем, який придумав технологію його виготовлення із внутрішньої волокнистої частини кори бамбукового дерева. З Китаю папір було завезено в Самарканд, звідти араби доставили його в Іспанію. Знадобилось майже 700 років, щоб мистецтво виготовлення паперу поширилось по всьому світу.

Перший закон про розподіл влади був прийнятий у найвідомішій і наймогутнішій державі Стародавньої Греції – Спарті. Засновником її греки вважали законодавця Лікурга. Закон обмежував владу царів, наділивши владою старійшин.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації. Так, давньогрецький філософ Епіку висловив у листах свою філософську доктрину. Завдяки справочинству нам стали відомі праці Архімеда, Піфагора, Есхіла, Еврипіда.

У першому статуті, що був укладений на початку VІ ст. нашої ери, регламентувалося життя ченців. Його автором був італійський чернець Бенедикт Нурісійський.

Складання документів у Київській Русі

Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових відносин з іноземними діячами, укладення угод з іншими країнами. Виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. За князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорів Русі з іншими країнами розміщувалося у Михайлівському боковому вівтарі Софійського собору. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з міста Любича на Чернігівщині преподобним Антонієм у часи правління Ярослава Мудрого.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них – найдавніші рукописні книги “Остромирово Євангеліє” 1056 – 1057 рр. та “Ізборник Святослава” 1073 і 1076 рр.

Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права, є “Правда Руськая”, або, за прийнятою в науці назвою, “Руська Правда” (термін “правда”тут означає закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави.Найважливішим історичним документом є наш найдавніший літопис “Повість временних літ”,

який також дійшов до нас не в оригіналі, а у пізніших списках.

Актове діловодство

На території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях актові книги з’явились у другій половині ХІV сторіччя.

Уряд у 1564 р. провів судову реформу, за якої вся територія князівства була поділена на повіти з кордонами. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Земський суд складався з судді, підсудка, писаря й обирався шляхтою.Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. До компетенції суду входив розгляд

кримінальних справ. Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників.

Ведення актових книг

Усе що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Розглядалися декретові, записові і поточні книги. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій “рочков”, заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватно - правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти.

Радянське діловодство

Після 1917 року в Україні сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

У березні 1918р. Рада народних комісарів прийняла постанову “Про форму бланків державних установ”, якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа. У 1969 - 1971 рр. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р. в СРСР почали діяти єдині правила роботи з документами.

Постановою від 04.09.73 Державний Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування. В 1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1 - 75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения". Згідно з ними визначалися вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Загальне науково-методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, розробленням відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів покладалося на Держстандарт.

На початку 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.

У 1984-1986 рр. сформувалася цілісна система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мовлення і стилю складання офіційних документів.

СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХДОКУМЕНТІВ

Складання документів

1 Службові документи, що складаються в організації, повинні мати комплекс обов’язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи-автора документа, вихідні номери і дату, назву документа, текст, підпис, дані про розробника документа (прізвище, ініціали, телефон). Для листів, які надсилаються електронною поштою, також вказується номер поштової скриньки відправника.

На проектах наказів та розпоряджень, а також оригіналах зазначених документів у кінці аркуша після підпису службової особи обов’язково проставляється індекс структурного підрозділу, який готував цей документ.

При підготовленні і оформленні документів обов’язкові реквізити можуть бути доповнені іншими реквізитами.

2 Для складання службових документів в організації застосовуються бланки форматів А4 і А5. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів. Встановлюються такі види бланків:

бланки розпорядчих документів: наказів, розпоряджень, посвідчень на відрядження, заяви на відпустку, зміну прізвища та інші;

єдиний фірмовий бланк організації для листів.3 Листи, доповідні записки, довідки та інші документи, підготовлені організацією разом з іншими

організаціями, документи, призначені для використання у межах організації, складаються на чистих аркушах і на бланках.

При підготовленні і розсиланні документів засобами електронного зв’язку службові бланки не використовуються.

4 Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ висвітлює одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.5 Текст документа повинен містити повну і аргументовану інформацію, яка подається стисло,

грамотно, зрозуміло та об’єктивно.6 Найменування організації зазначається у точній відповідності до Статуту. Довільне скорочення

найменування установ та окремих слів не допускається.7 Кожний службовий документ в обов’язковому порядку повинен мати заголовок до тексту. Він

повинен бути максимально коротким і точно передавати зміст тексту. Якщо документ складається з декількох питань, заголовок до них може бути загальним.

Заголовок не проставляється на телеграмах, телефонограмах, повідомленнях, інших документах, текст яких друкується на бланку формату А5, а також на листах, доповідних записках, пояснювальних записках, обсяг тексту яких становить не більше одного абзацу.

Датування документів

1 Усі службові документи датуються. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальними органами, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

2 Документи набирають чинності з моменту їх підписання (затвердження), якщо у тексті не передбачена інша дата.

Документи, складені спільно з іншими установами, повинні мати однакову дату їх підписання.3 Дати підписання, затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися

цифровим способом. Наприклад, дату “03 вересня 2007 року” слід писати “03.09.07”. На окремих документах (актах, протоколах, фінансових документах та ін.) допускається оформлення дат словесно-цифровим способом, наприклад “03 вересня 2007 р.”

Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, під час підписання або затвердження. В інших випадках дата проставляється особою, яка реєструє документ,

але не раніше і не пізніше від дати його фактичного підписання.5 Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані

з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і передачу його до справи тощо).

6 Дата підписання листа проставляється разом з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці в лівій верхній частині бланка. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Погодження документів

1 У разі необхідності оцінювання доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження оформлюється візуванням проекту документа службовою особою. Віза містить назву посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та проставляє дату візування.

Проставляється віза на лицьовому боці останньої сторінки документа нижче від підпису або на зворотному боці останньої сторінки документа.

2 Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться позначка “Зауваження додаються”.

3 Погодження проектів документів оформлюється грифом “ПОГОДЖЕНО”, який проставляється нижче від підпису на лицьовому боці останньої сторінки документа із зазначенням посади особи, з якою погоджується документ, з розшифруванням підпису та дати затвердження або на рівні грифа затвердження на лицьовому боці першої сторінки документа у лівому верхньому куті.

ПОГОДЖЕНОПроректор з навчальної роботи(підпис) (ініціали, прізвище)17.01.07р.

Засвідчення документів

1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.

2 Документи підписують службові особи організації відповідно до їх компетенції, розподілу функціональних обов’язків, положень цієї інструкції та наказів директора про право підпису документів заст. директора організації і право засвідчення їх гербовою печаткою.

3 При надсиланні службового документа одночасно кільком вищим та керівним органам керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи автора, а на місця розсилаються засвідчені копії документа.

4 Якщо службова особа, підпис якої є на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: “В.о.”). Не допускається підписування документа з прийменником “за” або проставленням скісної риски перед найменуванням посади.

5 Важливим для засвідчення чинності документа після його підписання є затвердження, яким санкціонується поширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, службових осіб і громадян.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи.

6 Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження:

ЗАТВЕРДЖУЮПроректор з навчально-виховної роботи(підпис)(ініціали, прізвище)дата

7 При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ директораорганізації01.03.2007 р. №24-І.

8 На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації витрат коштів і матеріальних цінностей (ліцензії, статути, положення, контракти, посвідчення, доручення, договори тощо), підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою. Перелік цих та інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається організацією на підставі чинних нормативних актів.

Печатка, яка відтворює найменування організації або її структурних підрозділів: ВК, підготовче відділення тощо, негербова проставляється на документах, що підписуються особами організації згідно з їх рівнем компетенції, на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ, або на місці, передбаченому формою документа (МП).

9 Внесення до підписаних або затверджених документів будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

Адресування документів

1 При адресуванні документа необхідно дотримуватися таких правил:- якщо документ надсилається в установу або його структурний підрозділ, їх найменування

пишеться у називному відмінку, наприклад:Міністерство охорони здоров’я УкраїниУправління кадрової політики;

- якщо документ надсилається службовій особі, найменування установи пишеться у називному відмінку, а посада і прізвище – у давальному , наприклад:

Управління податкової політики в Сумській областіВідділ по роботі з іноземними громадянамиКерівникуІванову І.І.;

- якщо документ адресується керівнику установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові НВО “Зірка”Петрову П.П.;

- при адресуванні документа багатьом однорідним установам адресат зазначається узагальнено, наприклад:

Ректорам навчальних закладівІІІ-ІУ рівнів акредитації.

Документ, як правило, не повинен мати більше 4 адресатів. Слово “копія” перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не пишеться. При надсиланні документів більш, ніж за чотирма адресами складається список для розсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

2 Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу установи повинні відповідати Поштовим правилам Державного зв’язку України.

Повна поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

вул. Перемоги, 10. м. Київ, 01001При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначаються прізвище і ініціали одержувача, а

потім – поштова адреса, наприклад:Сидорову Івану Семеновичупр. Космонавтів, 25.м. Суми, 40021

3 При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цьому разі використовуються конверти із завчасно надрукованими адресами.

Резолюція

1 Резолюція накладається у верхній частині лицьового боку першої сторінки документа. На доповідних записках, листах та інших документах, які мають реквізит “Адресат”, резолюція накладається між позначенням адресата і текстом документа.

Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна накладати на іншому вільному від тексту місці, у верхній частині лицьового боку першої сторінки документа (але не на полі, призначеному для підшивання). Накладати резолюцію на тексті забороняється.

Додатки до документів

1 Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання доку-мента або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.

2 Додатки до документів можуть бути трьох видів:- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами;- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки слід оформляти на стандартних аркушах паперу з усіма необхідними для конкретного виду документа реквізитами.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати від-мітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

ДОДАТОКНаказМіністерства освіти і науки України03.01.2007 р. №13.

За наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери, наприклад ДОДАТОК 1, ДОДАТОК 2 тощо. Знак № перед цифровими позначеннями не ставиться.

4 Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за таким зразком:Додаток: на 2 сторінках у 2 примірниках.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх найменування необхідно зазначити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:Додаток 1 План заходів щодо виконання наказу Міністерства освіти і науки України від 21.12.01р.

№314 на 5 стор. у 2 прим.2 Графік виконання заходів на 1 стор. у 1 прим.

Якщо додаток надсилається не за усіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа записують за такою формою:Додаток: на 3 стор. у 2 прим. на першу адресу.

Оформлення копій документів

1 Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу директора, заст. директора організації або керівників відповідних структурних підрозділів. Організація видає і засвідчує копії лише тих документів, які використовуються (підготовлені) в організації. Засвідчувати та надавати копії документів інших установ та організацій категорично забороняється.

При вирішенні питань щодо прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників організації може виготовляти і засвідчувати копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо) для використання безпосередньо в організації.

2 Копія з документа знімається рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. При виготовленні копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, враховуючи елементи бланка, і засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові.

На першій сторінці документа у верхньому правому куті ставиться позначка “Копія”.3 На копіях вихідних документів, які залишаються у справах організації, текст бланка не

відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

4 Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, посвідчувальний напис скріплюється печаткою (негербовою), яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (заг. відділу). В копії документів необхідно внести всі виправлення, які зроблені при підписанні оригіналу.

Друкування документів

1 Службові документи в організації друкуються у загальному відділі та у структурних підрозділах.Рукописи, які здаються на друкування, повинні бути написані розбірливо, чорнилом або пастою

темного кольору, ретельно вивірені, погоджені з керівником підрозділу, завізовані. На рукописі обов’язково зазначаються назва підрозділу, номер телефону та прізвище виконавця, кількість необхідних примірників.

Друкування документів з грифом “Для службового користування” здійснюється за погодженням із завідувачем загального відділу.

Замовлення на виконання друкарських робіт реєструється у журналі замовлень, де обов’язково зазначаються дата прийняття документа в роботу, його назва, кількість примірників і віддрукованих сторінок, прізвище замовника та його підпис.

2 Службові документи набираються, як правило, на комп’ютері в операційній системі Windows у текстовому редакторі Word із дотриманням таких вимог:

- при наборі текстів користуються 14-15-м кеглем найуживаніших шрифтів Kudriashov або Times New Roman;- текст документів на бланках формату А4 набирається через один міжрядковий інтервал, на бланках формату А5 – щільніше (“Меню” – “Формат” - “Абзац” – “Міжрядковий” – “Точно” при “Значенні” 0,8). Відповідні шаблони розробляються і доводяться до відома виконавців централізовано загальним відділом;- тексти документів, що готуються до видання, друкуються через 1,5 міжрядкового інтервалу;- реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами;- назву виду документа друкують великими літерами;- розшифрування підпису у реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем;

- максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків;- якщо заголовок (зміст) аркуша перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до краю правого поля. Крапка у кінці заголовка не ставиться.

3 Виконана робота обов’язково повинна бути пронумерована. Номери сторінок повинні проставлятися посередині сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” (стор.) та без крапки або риски.

Таблиця 12 Класифікація документівНомер пор.з/п Ознаки класифікації Групи документів

1 2 31 За найменуванням Заява, лист, телеграма, довідка,

інструкція, службова записка, протокол та ін.

Продовження таблиці 122 За походженням Службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюють-ся організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформ-ляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності

3 За місцем виникнення

Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать такі документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями

4 За призначенням Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі

5 За напрямом Вхідні, вихідні6 За формою Стандартні (типові) й

індивідуальні (нестандартні).Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви)


7 За терміном виконання

Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”

8 За ступенем гласності

Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні

9 За стадіями створення

Оригінали, копії.Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника.Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні

Продовження таблиці 1210 За складністю

(кількістю відображених питань)

Прості, складні.Прості – відображають одне питання, складні – декілька

11 За терміном зберігання

Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання

12 За технікою відтворення

Рукописні, відтворені механічним способом

13 За носієм інформації На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити . Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів: 1 зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;2 зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);3 зображення нагород;4 код організації;5 код форми документа;6 назва організації вищого рівня;7 назва організації;8 назва структурного підрозділу організації;9 довідкові дані про організацію;

10 назва виду документа;11 дата документа;12 реєстраційний індекс документа;13 посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;14 місце складення або видання документа;15 гриф обмеження доступу до документа;16 адресат;17 гриф затвердження документа;18 резолюція;19 заголовок до тексту документа;20 відмітка про контроль;21 текст документа;22 відмітка про наявність додатків;23 підпис;24 гриф погодження документа;25 візи документа;26 відбиток печатки;27 відмітка про засвідчення копії;28 прізвище виконавця і номер його телефону;29 відмітка про виконання документа і направлення його до справи;30 відмітка про наявність документа в електронній формі;31 відмітка про надходження документа до організації;32 запис про державну реєстрацію;

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35 мм; праве –10 мм; верхнє – 20 мм для бланку(для формату А4) та 20 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

- відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;- починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;- переносити слово на межі сторінок, слід переносити це слово на наступну сторінку.Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація

сторінок починається з другої.Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині

верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому куті, а парні – у лівому верхньому куті аркуша.

Тема 2 Організаційно – розпорядчі документи. Статут, положення, інструкція, правила, наказ, розпорядження

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Статут

Статут — зведення правил, положень, які регулюють основи організації та діяльності установ певної галузі господарства.

Це правові акти, які визначають структуру, функції та права підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств, спільних підприємств, спортивних товариств, політичних партій, а також окреслюють їхнє правове становище, мету діяльності, основні принципи; це закон для виконання. Статути господарських організацій визначають членство, керівні органи, порядок їх виборів.

Статути після їх затвердження вищою інстанцією підлягають обов'язковій реєстрації в Міністерстві фінансів, після чого новостворена організація може починати свою діяльність.

Статути є індивідуальні й типові. Статути типові створюються для ряду подібних, однакових установ та організацій; статути індивідуальні мають окремі установи, підприємства, організації.

Статути подібні до положень і визначають порядок діяльності організації, окремих внутрішньодержавних і міжнародних організацій.

Статути військові — офіційні нормативно-правові документи, що регламентують поведінку й діяльність військовослужбовців, життя, побут, несення (виконання) служби. Визначають мету, завдання, способи і принципи застосування з'єднань, частин і підрозділів Збройних сил і родів військ під час великих бойових операцій, обов'язки військовослужбовців та їхні взаємовідносини. Поділяються на статути внутрішньої служби, статути гарнізонної й

караульної служб, стройовий статут, бойові, польові, дисциплінарні статути.Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення й затвердження є такими самими, як і положення.

Статут є основою для положення.

Положення

Положення — це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки та організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення: про підприємства, організації, установи, фірми, заклади і т. д., їх структурні підрозділи - комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи; що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; про організацію й проведення

різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

Інструкція

Інструкція — це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.

Інструкція оформляється на бланку або на чистих аркушах паперу й має такі реквізити:- код форми документа (у разі оформлення посадової інструкції, занесеної до Державного

класифікатора управлінської діяльності);- назву організації вищого рівня (тільки для підвідомчих установ);- назву організації;- назву структурного підрозділу (якщо оформляється посадова інструкція працівника структурного

підрозділу);- назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ або ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);- дату;- реєстраційний індекс;- місце складання;- гриф затвердження;- заголовок тексту; текст;- підпис;- гриф погодження;- візи;- відмітку про засвідчення копії;- відмітку про наявність документа в електронному вигляді.Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюються її

вимоги. Текст інструкції починається розділом «Загальні положення», у якому викладено мету її видання, зазначені межі поширення та порядок використання. У тексті інструкції використовуються словам «необхідно», «повинен», «забороняється», «дуже потрібно».

Інструкція набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи.Окрему групу становлять посадові інструкції.Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує.

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов’язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. Її розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розписом.

Текст посадової інструкції поділяється на такі розділи:1) загальні положення; 2) функції;3) посадові обов’язки;4) права;5) відповідальність;6) взаємовідносини (зв’язки за посадою);7) кваліфікаційні вимоги.У розділі «Загальні положення» вказують:• назву посади із зазначенням структурного підрозділу;• порядок призначення на посаду та звільнення;• нормативні документи, якими керується працівник;• кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи).У розділі «Посадові обов’язки» зазначають основні характеристики роботи та вимоги до рівня її

виконання.У розділі «Права» перелічують повноваження працівника: право брати участь у нарадах, давати

вказівки, самостійно підписувати документи у межах своєї компетенції, звертатися з пропозиціями до керівника тощо.

У розділі «Відповідальність» визначають критерії оцінювання роботи та відповідальність працівника згідно з чинним законодавством.

У розділі «Взаємини» зазначають, з ким працівник узгоджує проекти документів, від кого, у який термін і яку інформацію отримує.

Проекти посадових інструкцій працівників установи розробляє кадрова служба установи (або посадова особа, яка відповідає за роботу з кадрами) і подає на погодження до юридичної служби. Погоджену посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник установи.

Правила

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розміщенням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

Реквізити правил:- назва організації;- назва виду документа (правила);- дата;- індекс;- місце видання;- гриф затвердження;- заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);- текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів) ;- підпис;- гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);- візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);- позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Наказ

Це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази про особовий склад (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: «Про особовий склад». Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:1 У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого

структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

2 У наказах про переведення на іншу роботу зазначають вид і мотивування переведення.3 У наказах про надання відпустки зазначають:а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи, навчальна, за сімейними обставинами); б) загальну кількість календарних днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.У наказах про звільнення працівників зазначають:

а) дату звільнення; б) мотивування.Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний

ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, під час

реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.Накази про особовий склад регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення

працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів про особовий склад. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розміщення реквізитів. Заголовки до тексту наказу можуть бути такі: прийняти на роботу; про переведення на іншу роботу; про звільнення; про надання відпустки; про заохочення; про порушення; про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів про особовий склад констатаційної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ»,

«ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

У наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я та по батькові - звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зарахування (прийняття) на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. У наказі про звільнення зазначають статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах про особовий склад в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання. РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПРО ОСОБОВИЙ СКЛАД:

- назва виду документа (наказ);- індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк);- місце складання чи видання;-заголовок до тексту;- позначка про контроль (роблять у разі потреби); - текст;- підстава;- підпис;- гриф погодження (оформляють у разі потреби);- візи (оформляють у разі потреби);- позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ.

Проект наказу про прийняття на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розписом.

Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку (за потреби).

На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ (типова форма № П-5). Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства.

На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та інших документах.

У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ (КОНТРАКТУ). Заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу (розпорядження) залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Підписують наказ (розпорядження) керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

Накази з питань основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства загалом чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, які надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з питань основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають поздовжньому розміщенню основних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:01 - герб (за потреби);06 - назва вищої організації;07 - назва організації;10 - назва виду документа (НАКАЗ);11 - дата (проставляють у день підписання);12 - індекс (проставляють у день підписання);14 - місце складання чи видання;19 - заголовок до тексту;20 - позначка про контроль (проставляють у разі потреби);21- текст;23 - підпис;24 - гриф погодження (оформляють у разі потреби);25 - візи (оформляють у разі потреби);26 - відбиток печатки (проставляють у разі потреби); 28 - позначка про виконавця.Текст наказу складається з двох частин - констатаційної (вступної) та розпорядчої.У констатаційній частині висвітлюють цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу,

дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом «наказую», яке

друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи й дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та зазначають терміни виконання завдань. Цю частину тексту наказу можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатись із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом невизначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. В останньому пункті наказу зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу (наприклад: Контроль за виконанням наказу доручити головному інженеру Сергійкову Є.О.).

Розпорядження

Розпорядження — це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форм власності), виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження є підзаконними актами й поділяються на дві групи: • розпорядження загального характеру — тривалої дії; • розпорядження окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання.Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів (на підставі й для виконання

законів, рішень Президента України, Верховної Ради та її Президії), виконкоми рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з питань основної діяльності або вказівки, лише в констатаційній частині можуть використовуватися слова «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ДОЗВОЛЯЮ», «ЗАБЕЗПЕЧИТИ» тощо. Часто розпорядження мають додатки.

Склад реквізитів розпорядження такий самий, як і склад реквізитів указівки.Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.

Для вирішення численних питань може оформлятися витяг із розпорядження на зразок витягу з наказу щодо питань з основної діяльності.

Тема 3 Інформаційно – довідкові документи: лист, записки (доповідна, пояснювальна, службова), протокол, акт, телеграма, телефонограма, звіт

ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ

ЛистСлужбові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами,

організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.Є різні види службових листів: • інформаційні; • рекламні; • листи-запрошення; • супровідні; • листи-

повідомлення; • листи-під-твердження; • листи-нагадування; • гарантійні; • ініціативні; • листи-відповіді; • листи-прохання та ін.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємозв'язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно зв'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти,

документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. У основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розміщення логічних частин тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розміщенню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для

відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:11 дата (проставляють у день підписання документа);12 індекс (проставляють у день підписання документа);13 посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);15 гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);16 адресат;18 резолюція;19 заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А4,

невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);позначка про контроль;текст;позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);підпис;гриф погодження;візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта); відбиток печатки (проставляють у разі потреби);28 прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);29 позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки

після виконання документа); позначка про перенесення даних на машинний носій; .30 позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).Якщо службовий лист надсилають за межі України, бланк має бути двомовний.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті).

Листи – запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи – запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило , невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз’яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами : “Надсилаємо...”, “Направляємо...”, “Відправляємо...”.

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).

Довідка

Це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:1 Назва виду документа.

2 Назва організації, що видає довідку.3 Дата видання.4 Номер.5 Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).6 Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

Текст.

7 Призначення (куди подається довідка).8 Підписи службових осіб.9 Печатка.

Протокол

Протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи. Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розміщенням постійних реквізитів.

Реквізити протоколу:- назва виду документа (ПРОТОКОЛ);- дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного

оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів,то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2007; 29.05-03.06.2007; 28.12.06-04.01.07);

- індекс (становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року чи навчального року);

- місце складання або видання;

- гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);- заголовок до тексту;- текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали голови, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній - фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від нульового положення табулятора з великої літери. Наприклад:Голова - Іванов С.М.Секретар - Петров І.І.

Коли оформляють протоколи оперативних нарад, цю частину тексту проминають.Далі зазначають присутніх. Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі

засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом), а потім — запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань і зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:Присутні: 20 чоловік.

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх).

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, й прізвища доповідачів або тих, хто готував дані питання. Кожне питання нумерують.

Іноді, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що. відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ»,

«УХВАЛИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ», «ВИРІШИЛИ»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища й ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають з великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то вони подаються в додатках. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є).

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо).

Акт

Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Акти складають за результатами ревізії, при прийнятті - здачі справ, випробуваннях нових виробів та зразків, експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, прийманні об'єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення і т. д. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичними потребами.Особа, котра повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує його, зробивши

відповідний запис (про свою незгоду тощо). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку (невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт).

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням термінів виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Для деяких видів актів (акти державної приймальної комісії, акти про направлення та знищення документальних матеріалів і т. ін.) нормативними документами затверджено спеціальну форму, змінювати яку не можна.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події (якщо комісія працювала декілька днів, то вказують останній день роботи).

Одна з особливостей оформлення акта полягає в тому, що перед текстом (нижче від заголовка до тексту) зазначають підставу, яку оформляють за зразком відмітки про наявність додатка.

Текст акта складається з двох частин: вступної і констатаційної.

Якщо акт складено комісією, то замість слова «присутні» друкують: «голова комісії», потім - «члени комісії», зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами і друкують через 1,5 інтервалу.

У констатаційній частині викладають цілі й завдання, суть і характер здійсненої комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції стосовно виявлених фактів.Як правило, акт складають в трьох примірниках: перший примірник направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій - підшивають у справу. Акти оформляють на загальних, трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розміщенням постійних реквізитів.

Реквізити акта:- назва виду документа;- назва організації;- назва структурного підрозділу;- дата; - індекс; - місце складання чи видання; - гриф затвердження (оформляють у разі потреби);- заголовок до тексту;- підстава (оформляють за зразком відмітки про наявність додатка);- текст;- позначка про наявність додатка (у разі потреби);- підпис (спочатку друкують: «Голова» й розшифрування підпису голови; нижче, через 2 - інтервали, друкують: «Члени комісії» і розшифрування

підписів у алфавітному порядку прізвищ у стовпчик через 1,5 інтервалу).

Записки

Доповідна записка — це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації (керівникові структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в першій - констатаційній (описовій) — наводять факти або описують ситуацію, а в другій — викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Тексту доповідної записки передує заголовок.Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляють на чистому аркуші паперу від руки (дод. 32). Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розміщенням постійних реквізитів.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:10 — назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);11 — дата (проставляють у день підписання);12 — індекс (проставляють у день підписання); 14 — місце складання чи видання;16 — адресат;19 — заголовок до тексту;21 — текст;22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);23 — підпис.Пояснювальна записка — це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень

основного документа (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин.За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

• записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій машинописним способом;

• записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Донецький металургійний завод Заступникуадміністративно-господарчий директора заводувідділ “Зірка”

Сайрадикову В.М.

Службова записка

15.01.2007р. Донецьк №49Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України №396 від 29.12.2006р.

підготовлені матеріали про роботу заводу в першому кварталі цього року.Для якісного виконання зазначеної роботи, пов'язаної з великою кількістю інформаційного

матеріалу і у зв'язку з завантаженістю інформаційно-обчислювального центру заводу, виникла необхідність підключення інших обчислювальних центрів для машинної обробки матеріалів. Дану роботу може виконати обчислювальний центр Інституту економіки промисловості АН України.

Прошу Вас обговорити це питання з інститутом.

Зав. відділу (підпис) М.П. Сидоров

Телеграма

Телеграма - це специфічний вид документу, що передається з допомогою телефонно-дротового з'єднання для миттєвого повідомлення адресата про певну подію.

За допомогою телеграми повідомляють про перенесення певної події, про настання певних наслідків, про певні події у житті фізичної особи чи стан справ юридичної особи.

Текст у телеграмі має бути максимально точним, лаконічним та опосередкованим.При використанні телеграми необхідно уникати знаків пунктуації (коми, крапки, двокрапки, тире,

знаки питання, оклику).Зазначення адресата і адресанта є обов'язковим, також телеграма має містити дату, інформацію про

особу, що склала телеграму, назву виду документа тощо.Телеграма є швидким та надійним засобом передачі важливої інформації у стислі терміни, що

робить її невід'ємним елементом спілкування у процесі кореспондування між організаціями, установами та підприємствами.

Телефонограма

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Такий зв'язок використовують, коли треба терміново оповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано — до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, котрі погано сприймаються на слух (наприклад, прізвище Рценко), то треба кожну літеру передавати словами (наприклад, Роман, циган, екран, Наталка, Кирило, Оксана). Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх із номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:назву виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

адресата; дату підписання; індекс (вихідний номер);реквізит 23 (підпис);прізвище й номер телефону особи, яка передала телефонограму;прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;- дату й час передавання телефонограми. Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких

правил:відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;назвати вид документа;3) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її

службового телефону, час передавання - приймання.Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи (та) працівників,

яким адресовано телефонограму.Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих

аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у

спеціальних журналах.

Тема 4 Господарсько – договірна документація, комерційна. Документування обліково – фінансових операцій

Договір із господарської діяльності — це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов'язаних із господарською діяльністю, і який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів міжвиробничих зв'язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин.

Договори з господарської діяльності оформляють на загальних, трафаретних (рідко) бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Якщо договір складено на кількох сторінках (аркушах), то їх нумерують і кількість сторінок (аркушів) зазначають у тексті документа.

Реквізити договору з господарської діяльності:- назва виду документа (ДОГОВІР);- дата (проставляють дату підписання договору);- індекс;- місце складання чи видання;- заголовок до тексту (про що договір);- текст (текст договору поділяють на дві частини:- вступну, де зазначають назви сторін, між якими ----укладається договір, посади, прізвища,

імена, по батькові осіб, котрі підписуватимуть договір; у разі потреби наводять посилання на документи, що засвідчують повноваження особи, яка підписує договір;

- основну, в якій є пункти «Предмет договору», «Обов' язки сторін», «Порядок розрахунків», «Відповідальність сторін», «Порядок розірвання договору», «Форс-мажор», «Загальна сума договору», «Термін дії договору», «Інші умови договору» й т. ін.);

- позначка про наявність додатка (у разі потреби);- відбиток печатки [проставляють відбитки гербових (круглих, що прирівнюються до

гербових) печаток усіх сторін, які підписали даний договір].Нижче оформляють пункт «юридичні адреси та підписи сторін».У деяких договорах (наприклад, про оренду житлового приміщення, про матеріальну

відповідальність) розділів може не бути, а лише зазначаються пункти.Часто в договорах такі слова, як «Постачальник», «Покупець», «Продавець», «Власник», «Завод»,

«Товариство», «Фірма», «Банк», «Клієнт» тощо, пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені.

Господарсько – договірні документи

Такі документи можуть використовуватися у діяльності державних та недержавних підприємств, організацій, яким наданий статус юридичної особи.

Господарська діяльність ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах цих договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з порушенням розрахункових відносин тощо.

Договір

Договір - це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків.

Це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.

Здійснення фінансово – розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Це робиться , щоб забезпечити:

повне збереження грошей та ін. цінностей;

точне виконання фінансових, банківських та ін. операцій;своєчасне відображення виробничих операцій;запобігання фінансовим порушенням і зловживанням;можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;складання бухгалтерської та іншої звітності;право здійснення грошово – розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансово – розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.

Накладна

Це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

У накладній повинні бути такі реквізити:- назва: угорі посередині великими літерами:

НАКЛАДНА;- дата;- індекс;- підстава, на основі якої видано накладну;- кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи);- від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);- текст позначення кожної графи: а)назва предметів; б) сорт; в)розмір; г)одиниця виміру;

д)номенклатурний номер; е) кількість (за вимогою, видано); є)вартість; ж)сума вартості;- підписи керівника установи й бухгалтера;- хто видав (назва посади, підпис, розшифрування);- хто одержав (назва посади, підпис, розшифрування);- печатка або штамп установи.

Авансовий звіт

Авансовий звіт — це документ, у якому в цифровій формі на спеціальному бланку подається повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу. На господарські витрати та відрядження суми грошей готівкою видаються в установленому порядку авансом (під звіт). Грошові суми під звіт видаються за умови, що за співробітником немає заборгованості за раніше виданими авансами.

Видача грошей під звіт оформлюється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника підприємства, акта чи заяви. Підзвітна особа не пізніше трьох днів після використання зазначеної суми (повернення з відрядження) на підставі документів, що підтверджують витрачені кошти (квитки, чеки, квитанції, рахунки), складає авансовий звіт, який перевіряє бухгалтер і робить бухгалтерські проводки, що відображають суми проведених витрат. Затверджує звіт керівник підприємства чи організації. Внесення в бухгалтерію грошових сум оформляється прибутковим касовим ордером з видачею підзвітній особі квитанції.

Тема 5 Організація документообігу. Порядок роботи з вхідною кореспонденцією. Розгляд і розподіл кореспонденції, реєстрація, передача виконавцям

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Загальні положення

1 Документообіг – це рух документів з часу їх створення або одержання до виконання, відправлення, направлення до архіву або знищення.

2 Організація здійснює організацію управління документообігу у структурних підрозділах організації на підставі інструкції з діловодства та інструкції Держархіву за №1153 від 17 жовтня 1997 року, ДСТУ 4163 – 2003. Державна уніфікована система документації.

3 Документообіг організації охоплює вхідні, вихідні, внутрішні (нормативно-розпорядчі накази, вказівки, інструкції і т.ін.)документи та звернення громадян.

4 У структурних підрозділах організації ведеться робота з документами внутрішнього листування (між структурними підрозділами, відділами та службами).

5 Працівники структурних підрозділів організації працюють з документами, складеними у цьому підрозділі, крім того, з документами, що надійшли до підрозділу з приймальні директора, від структурних підрозділів, електронною поштою, факсом тощо.

6 Працівниками загального відділу чи канцелярії організації виконуються такі види робіт з вхідними, вихідними, внутрішніми документами та зверненнями громадян: приймання, розкриття конвертів, попередній розгляд, реєстрація, передавання на розгляд керівництву та безпосередньо виконавцям, анотування документів із внесенням резолюції та виконавців, взяття на контроль, пошук документів, інформаційно-довідкова робота про проходження документів, аналіз документообігу , приймання від структурних підрозділів документів, здійснення їх оформлення, закриття конвертів та надсилання засобами поштового зв’язку, факсом або спецпоштою.

7 Секретарі приймалень організацій (інші за посадами працівники) виконують такі види робіт із зазначеними документами:

одержують (під розписку) від загального відділу;формують;упорядковують їх (у разі необхідності готують проекти резолюцій);передають на розгляд керівництву;відстежують їх опрацювання;після розгляду керівництвом (структурного підрозділу) повертають документи до загального

відділу;передають до загального відділу чи канцелярії для реєстрації документи, що надійшли

безпосередньо до керівника (наприклад, під час приймання відвідувачів); повертають підрозділу – виконавцю вихідні документи після візування або підписання для їх

реєстрації в установленому порядку;здійснюють пошук документів, ведуть реєстрацію звернень громадян під час особистого

приймання. 8 Працівники, які відповідають за діловодство у структурних підрозділах організації, виконують такі види робіт: за вхідними документами анотують інформацію про них у реєстраційних журналах, передають на розгляд керівництву, направляють на виконання, здійснюють контроль за строками виконання, а також пошук документів на вимогу керівництва підрозділу та загального відділу, формування відпрацьованих документів до справ згідно з номенклатурою. За вихідними і внутрішніми документами реєструють, передають документи на відсилання загальному відділу (канцелярії), безпосередньо надсилають адресатам електронною поштою за встановленим цією інструкцією порядком, здійснюють контроль за проходженням та виконанням вхідних і внутрішніх документів за підписом керівника підрозділу, пошук документів, зв’язок між вхідними та вихідними документами та формування у справи згідно з номенклатурою.

Порядок роботи з вхідною кореспонденцією

Приймання кореспонденції1 Уся кореспонденція, що надходить до організації, приймається, попередньо обробляється і

розподіляється за призначенням тільки загальним відділом організації (канцелярією або сектором обліку).

У разі надходження кореспонденції у неробочий час її приймає черговий працівник АГЧ головного корпусу організації.

Кореспонденція, що надсилається засобами електронної пошти, приймається децентралізовано – адресатами–користувачами поштових скриньок, засобами факсимільного зв’язку – відповідними службами зв’язку або адресатами організації.

Телефонограми приймають секретарі приймалень організації і в разі необхідності передають до загального відділу для реєстрації.

2 Приймати службові документи іншим структурним підрозділам організації та працювати із незареєстрованими документами (за винятком документів прямого призначення) не дозволяється.

Якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до приймальні організації або до його структурних підрозділів, вона обов’язково передається до загального відділу (за винятком прямого призначення). 3 Розкриття конвертів одержаної кореспонденції здійснює загальний відділ, за винятком тих конвертів, що мають гриф “ОСОБИСТО”.

У разі відсутності документа, додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, інших порушень або пошкоджень, працівником загального відділу, відповідальним за одержання кореспонденції, складається акт у двох примірниках: один з яких разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається в загальному відділі. Якщо одержано документ без додатків термінового характеру, він передається на реєстрацію з відповідним записом у картці або в журналі.

4 Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

5 Конверти від одержаних документів знищуються, за винятком листів громадян, судових справ, позовних заяв, наказів господарських судів, договірно-фінансових документів та у разі, якщо лише за конвертом можна встановити реквізити відправника.

Попередній розгляд і розподіл кореспонденції

6 Кореспонденція, що надійшла до організації, підлягає обов’язковому попередньому розгляду.Попередній розгляд документів проводиться для розподілу документів, що надійшли, та на ті, що

вимагають обов’язкового розгляду керівництвом, і ті, що його не потребують, зважаючи на оцінку їх змісту та на підставі встановленого розподілу обов’язків і функцій.

Без попереднього розгляду за призначенням передаються документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або службовим особам організації.

Попередній розгляд кореспонденції здійснює завідувач загального відділу або інспектор вхідної кореспонденції загального відділу у день її одержання. Документи від органів державної влади та управлінь, телеграми, телефонограми, факсограми, електронна пошта розглядаються негайно.

7 Кореспонденція, яка надійшла до загального відділу організації, розподіляється таким чином:закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України , Кабінету

Міністрів України, Міністерства освіти і науки України, інших міністерств України, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, народних депутатів України, центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань освітянської діяльності і потребують вирішення на вищому рівні - ректора організації;службові документи від територіальних управлінь, установ освіти, підприємств України та

закордонних підприємств, міністерств і відомств, органів правопорядку, якщо ці документи підписані першими керівниками або особами, які їх заступають, інші документи, якщо вони вимагають втручання керівництва організації – директора та заст. директора організації;

усю іншу кореспонденцію (адресовану безпосередньо структурним підрозділам, на їх вхідні номери (листи-відповіді), запити, інформації, доповнення до раніше надісланих документів, прохання дати роз’яснення з того чи іншого питання, оперативну кореспонденцію, в разі відсутності заст. директорів організації, листи, характер яких не потребує ухвалення рішення на вищому рівні) – керівникам структурних підрозділів організації. Ця кореспонденція передається відповідальним за діловодство у структурних підрозділах організації під розписку в журналі.

8 Загальний відділ (канцелярія) відповідно до наданих йому прав переадресовує за призначеннями або повертає без реєстрації листи кореспондентам, що надіслані із зазначеними у п.3.3.4 порушеннями.

Відповідний порядок попереднього розгляду, розподілу, переадресації та повернення кореспонденції, яка надійшла безпосередньо до структурного підрозділу, застосовується і в структурних підрозділах організації.

9 Кореспонденція з позначкою “ОСОБИСТО” передається адресатам у нерозкритому вигляді під розписку після реєстрації пакета, конверта за наявними реквізитами. Якщо вона виявиться службовою, то підлягає поверненню для дореєстрації до загального відділу (канцелярії) організації. Звернення громадян передаються до загального відділу (канцелярії).

Реєстрація вхідних документів10 Службовий документ – це лист (надходження), який виконаний на бланку або має штамп

установи, організації, юридичну адресу, реєстраційні реквізити, підпис із зазначенням посади особи, яка підписала документ.

Кожний службовий документ, що надходить до організації, підлягає обов’язковій реєстрації в загальному відділі або у відповідального за діловодство у структурному підрозділі.

Документ реєструється в організації лише один раз за єдиною нумерацією з початку року.Документи, що надійшли електронною поштою на скриньки користувачів, реєструються у

структурному підрозділі.11 Реєстрація кореспонденції, що не належить до службової і не має відповідних реквізитів

(бланка або штампа організації, реєстраційних індексів, підписів тощо), не проводиться.У разі потреби ця кореспонденція може обліковуватися безпосередньо у підрозділі, який її

одержав. Орієнтовний перелік кореспонденції, що не підлягає реєстрації, наведено у додатку.12 При реєстрації документам надаються умовні позначення – реєстраційні індекси. Індекс службового вхідного документа при його реєстрації складається з коду кореспондента,

порядкового номера з початку року та цифрового індексу структурного підрозділу, якому передається документ. Після надходження документа до структурного підрозділу цей індекс доповнюється номером справи за номенклатурою (якщо документ залишається у цьому структурному підрозділі). Якщо документ надійшов на ознайомлення і підлягає поверненню до загального відділу (канцелярії) або іншим виконавцям, доповнення на ньому не проставляються.

Індекс службового документа при його реєстрації у структурному підрозділі складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

Нумерація індексів структурних підрозділів установлюється наказом (розпорядженнями) по організації. Упорядкування цифрової індексації структурних підрозділів здійснюється загальним відділом (канцелярією) відповідно до штатного розпису та зручності у користуванні.

Індекси кореспондентів розробляються загальним відділом (канцелярією) і обов’язкові для використання у структурних підрозділах.

13 Документи реєструються на реєстраційно-довідкових картках та в реєстраційних журналах. На картках реєструються документи, які надходять з Міністерства України, з обласних та міських органів влади, скарги та заяви громадян.

Усі інші документи реєструються у журналах.Реєстрація всіх видів службових документів здійснюється за принципом єдиної нумерації.14 Після повного заповнення реєстраційної картки на документі у правому нижньому куті першої

сторінки, а якщо це неможливо, то на її зворотному боці проставляється штамп загального відділу (канцелярії або сектору обліку) або індекс структурного підрозділу (де здійснюється реєстрація документа) із зазначенням дати та індексу документа. На документах термінового характеру проставляється і час надходження.

На документи з реєстраційним штампом загального відділу (канцелярії, сектору обліку) проставляти штампи структурних підрозділів забороняється.

15 На кожний зареєстрований вхідний документ у загальному відділі (канцелярії) організації заповнюється копія реєстраційної картки, яка супроводжує документ при передачі його виконавцям з розпискою про одержання документа та інформацією про надання довідок у разі потреби.

16 Реєстраційно-довідкові картки після передачі документа виконавцям повертаються загальному відділу (канцелярії).

Реєстраційно-довідкові картки формуються у картотеку, яка упорядковується, систематизується і зберігається 3 роки, потім передається до архіву.

Проходження, розгляд документів і передавання їх до виконання

17 Організація проходження і передавання на розгляд керівництву службових документів покладається на працівників загального відділу(канцелярії), секретарів приймалень і відповідальних за діловодство у структурних підрозділах організації.

18 Службова кореспонденція, яка зареєстрована загальним відділом (канцелярією), передається:- на розгляд директору, його заступникам (один раз на день з 12-00 до 14-00 години), а після їх

розгляду – виконавцям до структурних підрозділів до16-00 години.Документи з грифом “Терміново” - відразу після надходження і реєстрації.До термінових документів належать окремі за змістом телеграми, телефонограми, факси, електронна

пошта; - на виконання керівникам структурних підрозділів через секретарів приймалень та інших осіб,

відповідальних за діловодство у структурних підрозділах, у день їх надходження або на другий день під розписку.

Передавати документи на виконання без реєстрації не дозволяється.

19. Одержані документи керівник розглядає, як правило, у день їх надходження. Якщо документ надійшов наприкінці робочого дня, то строк розгляду переноситься на другий день.

Термінові документи розглядаються негайно.Розглянуті керівництвом документи передаються виконавцям тільки через загальний відділ

(канцелярію, сектор обліку), а в структурному підрозділі – через відповідального за ведення діловодства.Вхідні документи передаються на виконання в інший структурний підрозділ тільки через загальний

відділ (канцелярію).Якщо при розгляді вхідного документа з’ясувалося, що документ повинен виконуватися у іншому

структурному підрозділі, його слід у 2-денний строк передати за належністю через загальний відділ (канцелярію). При цьому рішення про передачу документа в інший структурний підрозділ приймає керівник, який розглянув цей документ, за погодженням з керівництвом відповідного структурного підрозділу.

20 Забороняється передача керівником службової кореспонденції безпосередньо виконавцям або з одного структурного підрозділу до іншого без належної реєстрації у загальному відділі (канцелярії).

21 Доручення виконавцям дається у формі стислої за змістом резолюції, яка накладається безпосередньо на документ, на вільному від тексту місці, але не на полі, яке призначене для підшивання документів у справу. У разі відсутності місця на документі резолюція має бути накладена на окремій сторінці (бланку керівника). Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можуть накладатися керівником нижчого рангу (для деталізації шляхів виконання документа) на окремій сторінці.

22 Корегувати, змінювати резолюції керівника виконавцям забороняється. Необхідні зміни в дорученні може внести тільки автор резолюції.

23 Документи, які виконуються кількома структурними підрозділами або виконавцями, передаються загальним відділом (канцелярією) у такому порядку:

оригінал документа передається, як правило, відповідальному виконавцю, зазначеному у резолюції першим;

документи нетермінового характеру (для ознайомлення, до відома тощо) – по черзі. Якщо є потреба в організації виконання документа або координації спільних дій, загальний відділ (канцелярія) доводить до співвиконавців документ зручним для нього шляхом (по черзі, на нараді, у копіях тощо).

Особа, якій доручено виконання документів або яка зазначена у резолюції першою, має право давати доручення іншим співучасникам або виконавцям;

у разі терміновості або підконтрольності документа його копії для всіх співвиконавців виготовляються і передаються загальним відділом.

Необхідність тиражування документів і кількість їх копій визначають директор, його заступниками і завідувач загального відділу (канцелярії).

У разі необхідності невідкладного виконання документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом.

24 Документи з дорученням керівництва “Для ознайомлення”, як правило, загальний відділ (канцелярія) направляє зазначеним у резолюції службовим особам в оригіналі по черзі у визначеній керівництвом послідовності. Потім документи повертаються до загального відділу (канцелярії). Для цього використовується спеціальний лист-ознайомлення (додаток ).

Нормативні та розпорядчі документи органів державної влади: закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, відомчі та інші нормативні документи після виконання доручень керівництва загальний відділ (канцелярія) передає до юридичної служби організації.

25 Оригінал документа, над яким завершено роботу, з усіма матеріалами до нього повертається до загального відділу (канцелярії).

26 Копія документа, над яким завершено роботу, з усіма матеріалами до нього залишається у справі структурного підрозділу, що його опрацював.

27 Повернення на прохання кореспондента зареєстрованого в організації службового документа здійснюється тільки на підставі офіційного письмового запиту за підписом тієї службової особи, яка підписала попередній документ. У цьому разі запит на повернення документа має бути зареєстрованим, а в картку документа, що повертається, вноситься відповідна інформація.

Порядок опрацювання міжнародної кореспонденції

1 Приймання і первинне опрацювання кореспонденції, що надходить із-за кордону, здійснює загальний відділ.

Інспектор вхідної кореспонденції загального відділу розкриває усі пакети, конверти і посилки з міжнародною кореспонденцією, за винятком адресованої “ОСОБИСТО” (“private”) та позначкою “confidential” (“конфіденційно”).

2 Міжнародну кореспонденцію загальний відділ СумДУ реєструє в окремому журналі з введенням обмеженої інформації про надходження документа: дати реєстрації, назви кореспондента або країни, кому переданий на розгляд.

3 Міжнародна кореспонденція розподіляється і передається за такими напрямами:кореспонденція іноземною мовою, адресована директору або заст. директора організації, а також без

зазначення конкретної службової особи, передається загальним відділом організації відділу міжнародних зв’язків для попереднього розгляду та у разі необхідності – для перекладу;

кореспонденція українською або російською мовою, адресована ректору, проректорам, а також без зазначення конкретної службової особи, передається до загального відділу;

кореспонденція, що адресована безпосередньо структурним підрозділам або службовим особам організації передається загальним відділом безпосередньо у підрозділи;

іноземна науково-технічна та інформаційна література (книги, журнали) передається до бібліотеки, звіти та інша статистична інформація – керівництву за призначенням (у разі необхідності ведеться облік).

4 У разі здійснення перекладу іншомовного документа і необхідності його розгляду керівництвом організації відділ міжнародних зв’язків передає оригінал документа і здійснений та завізований автором переклад загальному відділу для реєстрації.

Тема 6 Порядок роботи з вихідною і внутрішньою кореспонденціями, реєстрація, відправлення. Звернення громадян. Робота з документами, які мають гриф “Для службового користування”

Порядок роботи з вихідною кореспонденцією

Загальні правила службового листування

1 Для урегулювання і зменшення потоку кореспонденції, дотримання необхідної службової субординації та етики, службове листування здійснюється за таким порядком:

листи на адресу Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів України надсилаються тільки за підписом директора організації, а в разі його відсутності особи, яка його заступає. У разі відсутності вищезазначених осіб та необхідності термінового надання відповіді на доручення цих органів за підписом проректора організації у межах наданих йому прав;

листи на адресу перших осіб міністерств, інших центральних відомств, народних депутатів України, облдержадміністрацій, територіальних управлінь та установ надсилаються тільки за підписом директора та заст. директора організації;

надсилати службову кореспонденцію за межі організації за підписами інших, не передбачених цим пунктом осіб, забороняється.

2. Право підпису листів, виконаних на фірмових бланках організації, мають тільки директор, заст. директора та їх заступники.

3 Керівники структурних підрозділів здійснюють службове листування на відповідних бланках своїх підрозділів або на аркушах паперу, засвідчених штампом організації у межах своєї компетентності.

4 Структурні підрозділи організації, які мають окреме територіальне розміщення, надсилають службові документи на ім’я директора та його заступників організації за підписом перших керівників, а в разі їх відсутності – осіб, які їх заступають.

Підготовка документів

5 Службові документи, які створюються в організації і виходять за його межі, складаються на папері стандартного формату (А4 і А5) або на бланках встановленої форми, що виготовляються друкарнею організації згідно з вимогами державних стандартів.

Складати документи на папері довільного формату та на не пронумерованих бланках не дозволяється.Копіювати оригінали бланків не дозволяється.6 Кожний документ, який виходить із організації, повинен мати встановлений комплекс обов’язкових

реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.7 Службові документи для надсилання оформляються у структурних підрозділах організації.

Відповідальність за зміст документа, наявність віз, додатків, печатки, правильність адресування, а також його підписання у керівництва організації несе виконавець документа.

Реєстрація вихідних документів

8 Службові документи, які розсилаються організацією, реєструються за умови дотримання таких вимог:усі без винятку службові документи після їх підписання реєструються у структурному підрозділі,

який їх готував;документи, які надсилаються за підписами директора та заст. директора, після реєстрації їх у

структурному підрозділі підлягають обов’язковій реєстрації у загальному відділі.9 Надсилати або передавати документи без реєстрації забороняється.Резервувати або надавати виконавцям вихідні номери на не підписані і не подані на реєстрацію

документи забороняється.10 Усі вихідні документи організації реєструє інспектор вихідної кореспонденції загального відділу.11 Вихідні документи структурних підрозділів реєструють особи, відповідальні за ведення діловодства у

структурних підрозділах.Реєстраційний номер вихідного документа складається з індексу структурного підрозділу, індексу

посадової особи, яка підписала документ, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року у цьому підрозділі.

У разі відправлення документа реєстраційний номер, окрім зазначених індексів, доповнюється у загальному відділі через риску порядковим номером реєстрації вихідних документів з початку року.

12 Вихідні реєстраційні реквізити та імена файлів мають бути унікальними. Не дозволяється надсилати кілька відправлень за різним змістом з однаковими назвами файлів, та вихідними номерами.

13 У деяких випадках службові документи можуть складатися з кількох частин, у тому числі і в нетекстовому форматі. Ці документи повинні обов’язково супроводжуватися спеціальним (супровідним) листом, у якому має бути чітко викладено основне питання, до якого належать усі інші документи, їх перелік із зазначенням засобів оброблення (перегляд, друк, виконання), посилання на вихідний номер адресата або власний, якщо відправлення є продовженням попереднього листування, прізвище особи, яка підписала документ та виконавця.НАПРИКЛАД: реєстраційний номер вихідного документа – 30.02-05/1367 (30 - цифровий індекс

структурного підрозділу, 02 – індекс посади особи, яка підписала документ, 05 – номер справи за номенклатурою організації, 1367 – порядковий номер реєстрації вихідних документів у загальному відділі з початку року).

14 Саме цей супровідний лист і підлягає реєстрації у картці.Відсутність такого листа робить неможливим опрацювання документа і є підставою для відмови у його реєстрації та відправленні.

`Імена електронних копій документів присвоюються згідно з вимогами адміністратора вузла електронної пошти.

15 Копії вихідних документів формують відповідальні за ведення діловодства у справи відповідно до затвердженої номенклатури.

Відправлення документів

16 Відправлення службових документів за межі організації здійснюється за таким порядком:документи (оригінали), що надсилаються за підписом директора та його заступників, разом з

електронною копією документа (якщо документ надсилається електронною поштою) чи без неї (якщо документ надсилається поштою) передаються до загального відділу. За поданням оригіналу проводиться реєстрація із занесенням у картку, журнал та файл – копію реєстраційного номера загального відділу з позначкою дозволу на відправлення;

документи, що йдуть за підписом керівника структурного підрозділу, можуть бути відправлені за межі організації тільки за наявності службової записки з дозволом на відправлення за підписом директора чи його заступників згідно з їх компетенцією та підпорядкованістю.

17 При надсиланні документів підрозділ, який їх готував, передає до загального відділу ці документи у 3 примірниках: оригінал надсилається адресату, другий примірник (з візами виконавців) залишається у загальному відділі, а третій примірник передається до відповідного структурного підрозділу. 18 При надсиланні нормативних чи рекламних документів підрозділ, що їх готував, передає до загального відділу, крім оригіналу, визначену керівництвом кількість копій для надсилання їх до адресатів за окремою схемою. 19 При надсиланні документів електронною поштою обов’язково зазначаються коди вузлів електронної пошти та поштових скриньок адресатів. 20 Під час приймання від виконавців вихідних документів відповідальні за діловодство у структурних підрозділах обов’язково перевіряють правильність оформлення документів і недооформлені або виконані з порушенням документи повертають на доопрацювання.

21 Службову кореспонденцію на паперових носіях приймає загальний відділ для розсилання до 15.00 години в робочі дні. Після зазначеного часу приймається тільки термінова кореспонденція. Терміновість відправлення визначають директор, його заступники та завідувач загального відділу організації.

22 Термінову кореспонденцію на адресу органів державної влади загальний відділ приймає до 16.00 год. Після зазначеного часу термінову кореспонденцію доставляє підрозділ, який готував документ. У разі необхідності термінові документи можуть бути передані факсом з подальшим надсиланням оригіналу.

Перед заклеюванням конверта співробітник загального відділу, відповідальний за відправлення кореспонденції, перевіряє наявність усіх вкладень, правильність і точність написання адреси. За правильність адреси кореспондента, який не входить до переліку тих, з ким організація веде постійне листування, відповідальність несе виконавець документа.

Співробітник загального відділу, відповідальний за відправлення кореспонденції, відповідальний за діловодство у структурних підрозділах складають реєстр (опис) кореспонденції у 3 примірниках. Перший примірник разом із закритою кореспонденцією здається поштовій службі, другий – бухгалтерії організації (при здачі звітів за 1 місяць), а третій - зберігається у справах загального відділу.

23 Окремі документи (претензії, позовні заяви тощо) надсилаються через поштову службу з оформленням поштової квитанції.

Порядок роботи з внутрішніми службовими документами

1 До внутрішніх службових документів належать: службові записки, інформації, звіти для доповіді керівництву, листи, заходи щодо вирішення питань виробничо-службового (нерозпорядчого) характеру, які виникають між структурними підрозділами організації.

2 Внутрішні службові документи готуються на чистому папері форматів А5, А4 та А3. Використовувати фірмові бланки листів організації для внутрішнього листування забороняється.

3 Організація реєстрації, проходження та передачі за призначенням, контроль за виконанням службових документів внутрішнього характеру покладається на відповідальних за ведення діловодства безпосередньо у структурних підрозділах організації.

4 Якщо внутрішній службовий документ після його розгляду керівництвом набуває загального для організації характеру і його виконання чи розгляд доручено кільком виконавцям або в обумовлені контрольні строки, то цей документ передається загальному відділу для реєстрації, організації проходження і контролю в установленому порядку.

Порядок роботи із зверненнями громадян

1 Діловодство за листами, пропозиціями, заявами і скаргами громадян в організації ведеться окремо від службової кореспонденції.

2 Всі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до організації, загальний відділ реєструє у день їх надходження в окремому журналі та на картках. Конверти з позначкою “Особисто” передаються нерозкритими.

Облік особистого приймання громадян здійснюють у журналах працівники (секретарі) приймалень організації.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийманні, також підлягають реєстрації у загальному відділі.

3 У загальному відділі листи розглядаються і розподіляються за таким порядком:листи з позначкою “Особисто” передаються безпосередньо адресату під розписку. У разі повернення

таких листів до загального відділу з резолюцією вони реєструються і передаються для виконання у загальному порядку;

звернення громадян з питань, які не стосуються діяльності організації, після їх реєстрації у термін не більше ніж 5 днів пересилаються відповідній організації чи посадовій особі з обов’язковим повідомленням про це (копією) заявника;

усі інші листи громадян, за винятком анонімних, після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву організації або структурному підрозділу, до компетенції якого входять порушені у листах питання.

Листи громадян без зазначення прізвища заявника, даних про його місце проживання, роботи або навчання, а також ті, у яких відсутні пропозиції, заяви або скарги, не підлягають реєстрації і за дозволом керівника підрозділу з діловодства оформляються “До справи”.

Забороняється надсилати скарги громадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.4 На кожний лист громадянина загальний відділ заповнює реєстраційно-контрольну картку

встановленого зразка (додаток 6) і заводить окрему справу, у якій збирають всі матеріали: оригінал або копію листа, надані відповіді, повідомлення про переадресування і т.ін.

5 Реєстраційний індекс листа громадянина складається з початкової літери прізвища заявника, номера справи за номенклатурою, порядкового номера з початку року та коду структурного підрозділу, на розгляд якого переданий цей лист.

Повторне надходження пропозиції, заяви, скарги реєструється у новій картці, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша листа громадянина і в картці робиться позначка “Повторно” і додається до попереднього листування.

Реєстраційний індекс звернення зазначається на реєстраційному штампі, який ставиться на нижньому полі першого аркуша праворуч або на іншому, вільному від тексту місці.

6 Опрацьовані листи громадян того ж дня передаються керівництву організації для розгляду і прийняття за ними рішень.

Після розгляду директором справа громадянина повертається до загального відділу, де до реєстраційно-контрольної картки вносяться відповідні зміни і вона передається для виконання у структурний підрозділ.

7 Усі звернення розглядаються і вирішуються у строк не пізніше одного місяця з дня надходження до організації, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, – невідкладно.

Якщо для вирішення заяви або скарги необхідно провести спеціальну перевірку (жадати додаткових матеріалів або вжити інших заходів), то строки розгляду документів можуть бути продовжені з повідомленням про це заявника.

При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.Рішення про продовження строку виконання документа приймає ректор, а у разі його відсутності –

проректор, який виконує його обов’язки, на підставі усної чи письмової пропозиції виконавця не пізніше ніж за 3 дні до закінчення початкового строку. Відмітка про продовження строку вноситься в реєстраційну картку.

Звернення вважається виконаним тільки у тому разі, якщо за ним вжито необхідних заходів. Листи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються.

Контроль за строками виконання звернень громадян здійснює загальний відділ та відповідальні за діловодство працівники структурних підрозділів організації.

8 Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду повертаються відповідальним за роботу із зверненнями громадян у загальному відділі для центрального формування справи.

Листи громадян розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до попередньої справи.

Крім цього, у загальному відділі ведеться реєстраційно-довідкова картотека. 9 До передачі в архів листи зі зверненнями громадян зберігаються у загальному відділі 2 роки, а потім

передаються в архів організації.

Особливості роботи з документами, які мають гриф“Для службового користування”

1 Гриф “Для службового користування” (“ДСК”) проставляється на документах (в окремих випадках і на їх проектах), виданнях та інших носіях інформації, що містять дані обмеженого розповсюдження структурними підрозділами організації.

Віднесення документів та іншої інформації до категорії обмеженого розповсюдження здійснюється відповідно до діючого в організації переліку документів, опублікування яких обмежується.

2 Необхідність проставлення на документах та інших носіях інформації грифа “Для службового користування” визначається на підставі переліку, інструкції з діловодства і на документі – виконавцем та особою, яка підписує документ; на виданні – автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

Зазначений гриф і номер примірника проставляються у правому верхньому куті першого аркуша документа, на обкладинці та на титулі видання, а також на першому аркуші супровідного листа до таких документів (відправлень).

3 Керівники організації та їх структурних підрозділів у разі потреби мають право зняти гриф “ДСК” з документів, підготовлених цією установою чи його структурним підрозділом, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають переліку.

4 Організація діловодства документів обмеженого розповсюдження здійснюється відповідно до положень цієї інструкції.

Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом “Для службового користування” несуть керівники структурних підрозділів організації.

5 Працівники організації, які працюють з документами з грифом “ДСК”, в обов’язковому порядку мусять бути ознайомлені під розписку з цією інструкцією. Ознайомлення здійснюють працівники загального відділу, якщо документи перебувають у загальному відділі, та відповідальні за роботу з документами з грифом “ДСК” у структурних підрозділах, якщо документи зберігаються там.

6 Список працівників, відповідальних за роботу з документами з грифом “ДСК”, затверджується наказом або розпорядженням по організації.

Працівникам (виконавцям), які допущені до роботи з документами “ДСК”, забороняється розголошувати усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах.

У разі зміни працівника, який відповідає за роботу з грифом “ДСК”, складається акт приймання-передавання цих документів, що затверджується керівником структурного підрозділу або ректором організації залежно від підпорядкованості та компетенції.

7 Вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “Для службового користування”:обліковуються (реєструються) разом з іншими нетаємними документами шляхом заповнення

реєстраційної картки встановленого зразка і позначкою у ній спеціального поля “ДСК”, при цьому доступ до документів та карток з грифом “ДСК” обмежується шляхом адміністрування і дозволяється тільки тим виконавцям, яким адресується документ. При значних обсягах документів з грифом “ДСК” в окремих структурних підрозділах організації за визначенням їх керівників дозволяється вести облік (реєстрацію) цих документів окремо від іншої кореспонденції у журналах встановленого зразка;

друкуються із зазначенням на останньому аркуші (як правило, на звороті) кількості надрукованих примірників, прізвища виконавця і номера його службового телефону;

передаються виконавцям після підписання та реєстрації. Чернетки і варіанти документа не реєструються і підлягають знищенню;

передаються працівникам структурних підрозділів на виконання під розписку в реєстраційній картці або в інших облікових формах;

надсилаються організаціям фельдзв’язком, спецзв’язком, рекомендованими або цінними поштовими відправленнями. У разі потреби відправлення документа з грифом “ДСК” за кількома адресами складається список розсилань, у якому поадресно проставляються номери примірників документів;

розмножуються та знімаються копії документів з грифом “ДСК” тільки у загальному відділі з дозволу директора організації або керівників структурних підрозділів за підписаними ними замовленнями під контролем завідувача загального відділу. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників;

забороняється відправляти будь-яким адресатам тексти та файли документів з позначкою “ДСК” засобами факсимільного, комп’ютерного та модемного зв’язків;

ознайомлення сторонніх службових осіб, представників засобів масової інформації з документами “ДСК” та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами директора та заступників директора організації;

передавання документів з грифом “ДКС” структурним підрозділам та іншим працівникам, не зазначеним у резолюції, здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу із відміткою про це в облікових формах;

документи повинні зберігатись у сейфах, шафах або ящиках, які надійно замикаються і не мають доступу до них з боку сторонніх осіб.

8 Виконані документи з грифом “ДСК” формуються у справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу. Залежно від виробничої та інформаційної потреби ці документи формуються у справи окремо або разом з іншими нетаємними документами з одного й того самого питання.

Справи з нетаємними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом “ДСК”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних аркушах цих справ вносяться відповідні уточнення.

9 Справи або окремі документи з грифом “ДСК” видаються архівним підрозділом організації і беруться від них під розписку в журналі.

10 Справи постійного та тривалого зберігання (понад 10 років) з грифом “ДСК” періодично переглядаються для можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передавання справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ у архівному підрозділі (як правило, не менше ніж один раз на 5-10 років), а також під час підготовлення справ постійного зберігання для передачі до Обласного державного архіву.

11 Знищення документів, справ і видань з грифом “ДСК” здійснюється після закінчення строків їх зберігання і може оформлятись окремим актом або вноситься у загальний акт.

В облікових формах (картках, журналах) робиться відмітка про знищення з посиланням на відповідний акт.

12 За втрату документів та інші порушення, що призвели до розголошення інформації “Для службової кореспонденції”, а також вимог цієї інструкції винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.

13 Контроль за дотриманням вимог щодо роботи з документами “ДСК” покладається на загальний відділ та осіб, відповідальних за роботу з документами з грифом “ДСК” у структурних підрозділах організації.

Перевірку наявності документів, справ і видань з грифом “ДСК” здійснюють щорічно відповідальні працівники зазначених у цьому пункті служб. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом “ДСК”, здійснює перший відділ організації.

Тема 7 Організація контролю за виконанням документів

ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ПРОХОДЖЕННЯМ І ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

1 Загальні положенняЗавданням контролю за виконанням документів є забезпечення повного, своєчасного, якісного та у

відповідній формі їх виконання. Контролю підлягають документи, в яких містяться завдання або в яких є питання, що потребують вирішення або відповіді.

Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органів влади, органів місцевого самоврядування, звернень громадян, рішень Наглядової ради, наказів директора, рішень вченої ради, методичної ради, приймальної комісії, кафедр та інших колегіальних органів організації.

Контроль за виконанням документів передбачає такі операції: взяття документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів та відповідної бази даних електронної програми "Документ"; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів; інформування про хід та підсумки виконання документів; повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів; зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів та відповідної бази даних електронної програми "Документ".

Контроль за проходженням і виконанням документів здійснюється паралельно за картковою системою та комп'ютерною програмою "Документ".

2 Строки виконання документів2.1 Документи можуть бути із зазначенням строків виконання (строкові - звичайні і

термінові) і без зазначення строків виконання (безстрокові). Строки виконання документів можуть встановлюватися актами законодавства та підзаконними актами (додаток ), самими документами, резолюціями керівників організації та загальним відділом (канцелярією) у визначеному порядку.

2.2 Строки виконання документів зазначаються календарно (конкретними датами) або кількісно (днями, тижнями, місяцями тощо). Визначення календарних дат строків виконання документів, зазначених кількісно, здійснюється від дня їх одержання організацією, якщо актами законодавства, підзаконними актами та самими документами не передбачено інше.Календарні дати кількісних строків виконання документів, встановлених резолюціями керівників організації, визначаються від дня написання резолюції.

2.3 Вхідні документи з позначкою "терміново" виконуються терміном до 7 робочих днів від дати видання документа органом чи посадовою особою, від якого надійшов документ, а документи з такою позначкою, строки виконання яких закінчилися до або в день їх надходження до організації, виконуються терміном до 3 робочих днів від дня їх надходження, якщо інше не передбачено резолюціями щодо їх виконання.

2.4 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів від дати їх видання. Виконання таких документів, одержаних організацією через 10 і більше календарних днів від дати їх видання, здійснюється до закінчення 30-денного строку від дат їх одержання організацією.

2.5 Календарні дати строків виконання документів є кінцевими датами отримання органами, які прийняли документи, або керівниками організації, які дали доручення щодо їх виконання, підсумкових звітів, інформацій про їх виконання.

2.6 Строки виконання документів, що передбачають надсилання організацією відповідей, звітів, інформацій, пропозицій тощо, повинні визначатися з урахуванням забезпечення вчасного отримання зазначених звітних матеріалів суб'єктами, що видали документи.

2.7 Кінцеві дати строків виконання документів, що випадають на вихідні чи святкові дні, під час взяття документів на контроль переносяться загальним відділом організації для документів нетермінового характеру на перший наступний за вихідним чи святковим робочий день, а для документів термінового характеру – на робочий день, що передує вихідному чи святковому дню.

2,8 Встановлені документами, резолюціями керівництва організації, а також загальним відділом строки виконання документів обов'язкові для дотримання всіма виконавцями.

2.9 Якщо в процесі виконання документа з'ясувалося, що виконати його у визначений строк та встановленій формі неможливо, головний виконавець документа завчасно, не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення контрольного строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання організацією, повинен подати керівнику організації, який давав доручення щодо виконання документа, письмове обґрунтування причин неможливості виконання документа та внести відповідні пропозиції щодо продовження строку чи зміни форми виконання документа.

2.10 Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає, або органу, який прийняв документ або дав доручення щодо його виконання.

3 Здійснення контролю за проходженням і виконанням вхідних документів

3.1 Розглянуті керівниками організації вхідні документи передаються до загального відділу, який переносить резолюції керівників з документів до РКК і, виходячи із змісту документів та

резолюцій керівників організації, робить відмітки про взяття на контроль тих документів, виконання яких підлягає контролю.

3.2 Під час взяття на контроль на лівому полі першого аркуша вхідного документа, напроти заголовка, ставиться штамп "Контроль", під відбитком якого зазначається строк виконання документа.

3.3 Такі самі відмітки про контроль проставляються в РКК документів. Графік контролю складається за встановленою згідно з додатком 38 формою і додається до оригіналу документа. До РКК і копій документа, що передаються виконавцям згідно з резолюцією, додаються копії графіка контролю.

3.4 Резолюції, дані про взяття документів на контроль і виконавців документів вводяться до електронної програми "Документ". Контроль за проходженням і виконанням вхідних документів здійснюється, як правило, по шляху руху їх оригіналів або копій, одержаних організацією від суб'єктів видання документів (далі - оригінал документа) відповідно до схеми руху документів в організації (додаток ). В окремих випадках контроль може здійснюватися і по шляху руху копій вхідних документів, виготовлених організацією.

3.5 Виконання вхідних документів забезпечується головними, безпосередніми та іншими виконавцями (співвиконавцями).

Головними виконавцями вхідних документів вважаються, як правило, заступники керівника організації та керівники структурних підрозділів організації або інші посадові особи, прізвища яких зазначені в резолюціях першими, якщо документами чи резолюціями не визначено інше. Відповідальність за виконання документа колегіальна.

Безпосередні виконавці визначаються в резолюціях керівниками організації або головними виконавцями документів.

3.6 Якщо особа, яка є головним виконавцем, не визначила безпосередніх виконавців, то вона вважається одночасно і головним, і безпосереднім виконавцем документа.

3.7 Якщо документ містить завдання, що належать до компетенції однієї посадової особи, то, як правило, визначається один безпосередній виконавець документа. У разі, коли документ містить завдання, що належать до компетенції кількох посадових осіб, то на контроль береться виконання і визначаються індивідуальні безпосередні виконавці кожного із завдань. У ході виконання таких документів можлива поетапна (в міру виконання завдань) зміна головних та безпосередніх виконавців відповідно до черговості виконання визначених у документах чи резолюціях завдань та компетенції виконавців.

3.8 Під розписку в першому примірнику РКК документ передається на виконання головному виконавцю. Головний виконавець у разі потреби резолюцією на документі уточнює форму, механізм, строки виконання та безпосередніх виконавців документа. Після цього документ передається до канцелярії, де резолюція головного виконавця з документа переноситься до першого примірника РКК та до електронної програми "Документ", після чого оригінал документа передається безпосередньому виконавцю, визначеному резолюцією головного виконавця.

3.9 Ознайомлення з документом зазначених у резолюціях інших його співвиконавців проводиться після ознайомлення з ним головного та безпосередніх виконавців або якщо документ термінового характеру, то одночасно з передачею його оригіналу головному виконавцю співвиконавцям передаються копії документа. Доведення документів, взятих на контроль, до відома головних, безпосередніх та інших виконавців забезпечується в термін до трьох днів від дня повернення документів з розгляду керівниками організації , а термінових документів - негайно.

3.10 Перший примірник РКК контрольованого документа помішується в контрольну картотеку загального відділу. До РКК та електронної програми "Документ" регулярно згідно з етапами руху заносяться дані про проходження і виконання документів. За контрольною картотекою і електронною програмою здійснюється контроль за строками проходження і виконання документів.

3.11 Другий примірник РКК помішується в довідкову (хронологічну, за датами надходження і вхідними номерами) картотеку загального відділу(канцелярії), водночас з комп'ютерною програмою використовується для ведення обліку та оперативного пошуку документів за одним або декількома відомими реквізитами (назвою виду, датою, індексом, виконавцем, кореспондентом, строком виконання, змістом документа тощо).

3.12 Пропозиції щодо виконання документа вносяться співвиконавцями безпосередньо головному виконавцю документа. За реєстром головний виконавець контролює внесення пропозицій відповідними підрозділами, узагальнює внесені пропозиції, в установленому порядку складає і подає на розгляд керівнику організації проект відповідного документа (наказу, плану заходів тощо).

3.13 Документ, виданий керівником організації на виконання вхідного документа, реєструється в установленому порядку. Реєстраційні дані та копія виданого керівником організації документа головним виконавцем вносяться до контрольної справи вхідного документа, після чого контрольна справа разом з усіма наявними у ній матеріалами передається головним виконавцем до загального відділу (канцелярії). Загальний відділ в установленому порядку оформлює зняття вхідного документа з контролю і поміщує контрольну справу до відповідної справи номенклатури.

3.14 Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, пропозицій, відповідей установам, організаціям, особам, від яких надійшли документи чи які давали доручення щодо виконання документів, або, якщо цього достатньо для того, щоб вважати документи виконаними, робляться відмітки про виконання ліворуч на нижньому полі першого аркуша та вносяться на розгляд відповідних керівників організації не пізніше ніж за 3 дні до закінчення контрольних строків. Довідки, звіти, інформації, пропозиції про виконання документів підписуються головними виконавцями за наявності віз безпосередніх виконавців. Проекти відповідей, звітів, інформацій, пропозицій, підготовлені для надсилання за межі організації, вносяться на розгляд відповідних керівників організації не пізніше ніж за 3 дні до закінчення контрольних строків.

3.15 Реквізити письмових матеріалів, а також дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення

перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться у відповідну графу РКК. При цьому попередні записи не закреслюються.

3.16 Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана, у разі потреби, відповідь по суті.

3.17. Після виконання документ знімається з контролю. Знімати документи з контролю можуть лише керівники (організації), які давали доручення щодо виконання документів, або працівники загального відділу (канцелярії) у визначених інструкцією з діловодства випадках та порядку.

3.18 Свої висновки щодо ходу або підсумків виконання документа керівник організації, який давав доручення щодо виконання документа, фіксує, як правило, ліворуч на нижньому полі першого аркуша документа або нижче чи поруч з резолюцією, написаною ним під час розгляду документа.

3.19 Якщо керівник організації вважає проведену щодо виконання документа роботу достатньою, то на вхідному документі або у верхній правій частині першого аркуша підсумкового звітного матеріалу робить напис "До справи", підписується і зазначає дату.

Наприклад:До справи.Підпис14.02.2007.3.20 Дата напису про надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітки про

зняття документа з контролю заносяться загальним відділом до РКК і електронної програми "Документ", після чого документ помішується до відповідної справи номенклатури, а РКК переміщується в картотеці у розділ виконаних документів.

3.21 Якщо керівник організації вважає проведену щодо виконання документа роботу недостатньою, то робить напис відповідного змісту, після чого документ через загальний відділ (канцелярію) повертається головному виконавцю на доопрацювання, строки якого встановлюються керівником організації або загальним відділом у встановленому порядку.

3.22 На зняття чергового строку контролю такого документа подаються контрольований документ та матеріал, що є підставою для закриття чергового контрольного строку. Матеріали, пов'язані з попередніми строками контролю, залишаються в контрольній справі і при закритті кожного наступного контрольного строку на розгляд керівникам організації не передаються. Після закриття чергового контрольного строку документи, що передавалися відповідному керівнику організації, повертаються до контрольної справи і розміщуються у хронологічному порядку.

3.23 Контрольні справи документів з періодичними строками контролю зберігаються в загальному відділі у спеціальній контрольній папці і видаються відповідальним за контроль особам не пізніше ніж за 15 днів до чергового контрольного строку. Надсилання таких документів до відповідних справ номенклатури здійснюється лише після їх повного виконання за кінцевим строком контролю.

3.24 Якщо контрольні строки таких документів переходять за межі календарного року, то після закінчення календарного року, у якому надійшов такий вхідний документ до організації, оригінал документа разом з усіма матеріалами про його виконання, нагромадженими протягом календарного року, надсилається до справи, а на копію такого документа заводиться нова контрольна справа, яка ведеться у встановленому вище порядку до кінцевого строку виконання документа. При надсиланні знятого з контролю такого документа до справи разом з ним помішаються скомплектовані в хронологічній послідовності всі матеріали про виконання документа.

Підставами для зняття документа з контролю можуть бути видані на його виконання накази, а також підписані керівником організації, який давав доручення щодо виконання документа, або головним виконавцем звіту, інформації, довідки, письмові відповіді, якщо згідно з вимогами документа і резолюції цього достатньо, щоб вважати такий документ виконаним. У таких випадках документ після відповідних відміток на ньому, в контрольній картці та в електронній програмі "Документ" може зніматися з контролю загальним відділом без передачі керівнику організації, який давав доручення щодо його виконання. Датами зняття таких документів з контролю є дати виданих на їх виконання документів або надісланих відповідей.

Загальним відділом без передачі керівникам організації, які давали доручення щодо виконання, можуть також зніматися з контролю документи за умови наявності інформації про повне і вчасне вирішення всіх передбачених документом завдань.

3.27 Надсилання до справ законодавчих та підзаконних нормативних актів центральних органів влади після виконання резолюцій керівництва організації як первинного реагування на ці документи не означає припинення роботи щодо забезпечення виконання зазначених актів.

3.28 Після виконання документа виготовляється машинограма повністю заповненої РКК, яка використовується в довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання до архівного підрозділу організації одночасно з документами.

3.29 Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву організації у вигляді оформлених згідно з додатком зведень. Не пізніше ніж за годину до закінчення останнього робочого дня тижня загальним відділом автоматизовано за встановленою згідно з додатком формою видаються у вигляді машинограм довідки про стан контролю за виконанням документів, що містять дані про невиконані протягом тижня документи з порушеними строками виконання та про документи, які відповідно до контрольних строків повинні бути виконані наступного 1 тижня. Зазначені довідки доводяться до відома керівників організації та структурних підрозділів.

3.30 Відповідальність за ведення контрольних та довідкових картотек, підтримання в контрольному стані бази даних електронної програми "Документ" несуть працівники загального відділу (канцелярії).

3 31 Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється лише через загальний відділ під розписку в перших примірниках РКК.

4 Здійснення контролю за проходженням і виконанням розпорядчих документів

4.1 Контроль за виконанням розпорядчих документів організації по суті визначених у них завдань здійснюється керівниками організації, керівниками колегіальних органів (наглядової ради, вченої ради, методичної ради, приймальної комісії, кафедр тощо) та керівниками структурних підрозділів організації згідно з етапами проходження внутрішніх документів відповідно до схеми руху документів в організації (додаток).Технічний контроль за виконанням розпорядчих документів організації (за строками і формами виконання) здійснює загальний відділ організації.

4.2 Розпорядчі документи організації беруться на контроль в день їх підписання і реєстрації. На кожний наказ директора організації оформлюється у двох примірниках РКК встановленої.

4.3 Під час взяття на контроль на лівому полі першого аркуша копії наказу, що береться на контроль, напроти заголовка до тексту документа загальним відділом зазначаються

прізвище та ініціали особи, на яку покладено контроль за виконанням документа, ставиться штамп "Контроль", під відбитком якого зазначаються строки виконання або чинності наказу.

Наприклад: Іванов І.П.Контрольдо 10.11.2007.

Відповідна відмітка про контроль зазначається в РКК наказу, дані про взяття наказу на контроль вносяться до електронної програми "Документ".

4.4 За наявності відмітки про контроль примірники копії наказу під розписку в першому примірнику РКК передаються особам, на яких покладено контроль за виконанням документа, а також керівникам структурних підрозділів, з ініціативи яких видано наказ або до компетенції яких належить вирішення наявних у документі завдань.

4.5 Перший примірник РКК помішається в контрольну (за виконавцями чи строками виконання), другий - у довідкову (хронологічну) картотеки загального відділу. У загальному відділі можуть вестися картотеки і за іншими ознаками класифікації залежно від потреби.

4.6 Загальний відділ здійснює оперативний контроль за вчасним, якісним і повним виконанням та строками подання інформацій про виконання наказів шляхом завчасного попередження виконавців про наближення контрольних строків, а також шляхом внесення до РКК та електронної програми "Документ" оперативних даних про виконання документів на підставі отриманої від виконавців інформації.

4.7 Виконавці інформують про виконання наказів до закінчення встановлених контрольних строків, а про хід виконання наказів довгострокової дії - за підсумками кожного календарного року в січні. Інформації, звіти, довідки, контрольні справи щодо виконання наказів з усіма матеріалами про їх виконання підписуються особами, на яких покладався

контроль за виконанням документів, і передаються до загального відділу.4.8 На підставі підсумкових матеріалів про виконання або обґрунтувань про втрату чинності та

відповідних пропозицій, що подаються відповідальними за контроль особами, виконані накази знімаються з контролю або визнаються такими, що втратили чинність.

4.9 Інформації про хід або підсумки виконання наказів з найважливіших питань доповідаються директору організації. Такі накази знімаються з контролю лише керівником організації.

4.10 Накази з організаційних та адміністративно-господарських питань знімаються з контролю загальним відділом(канцелярією) за наявності на таких документах позитивних відміток виконавців про результати виконання, які погоджені з відповідними керівниками структурних підрозділів та підтримані відповідними заступниками керівника організації згідно з підпорядкуванням.

4.11 Визнання наказів або окремих їх пунктів такими, що втратили чинність, здійснюється шляхом видання окремого наказу або включення пункту про втрату чинності раніше виданого наказу чи окремих його пунктів до наказів, що видаються з тих самих або близьких за змістом питань.

4.12 У разі внесення до наказів змін, доповнень, зняття їх з контролю або визнання такими, що втратили чинність, працівниками загального відділу робляться відповідні відмітки у перших примірниках РКК, а також вводиться відповідна інформація до електронної програми "Документ"

4.13 Копії наказів, знятих з контролю, разом з усіма матеріалами про виконання (інформаціями, звітами, довідками тощо) передаються виконавцями до загального відділу, зберігаються у загальному відділі протягом одного року після закінчення року зняття їх з контролю, після чого передаються до архівного підрозділу організації.

4.14 Контроль за виконанням рішень наглядової ради, вченої ради, методичної ради, приймальної комісії, кафедр та інших колегіальних органів організації забезпечується їх керівниками та секретарями з дотриманням основних вимог інструкції з діловодства щодо контролю за виконанням наказів директора організації та з урахуванням специфіки діяльності кожного з колегіальних органів.

5 Здійснення контролю за проходженням вихіднихдокументів і реагуванням на них

5.1 Вихідні документи (подання, службові листи з пропозиціями, зверненнями, проханнями тощо), надіслані організацією органам влади та місцевого самоврядування, підприємствам,

установам, організаціям і громадянам, що передбачають необхідність реагування на них, беруться на контроль загальним відділом у день їх реєстрації і надсилання адресатам.

5.2 Контроль за реагуванням відповідних установ по суті надісланих їм організацією документів покладається на заступників керівника організації та керівників структурних підрозділів відповідно до їх компетенції і здійснюється за етапами проходження вихідних документів відповідно до схеми руху документів в організації. Контроль за строками реагування на вихідні документи організації здійснюється загальним відділом(канцелярією).

5.3 На кожний вихідний документ організації загальним відділом (канцелярією) оформляється у двох примірниках РКК встановленої.

5.4 Під час взяття на контроль на лівому полі першого аркуша примірника вихідного документа, що завізований та підписаний в установленому порядку і призначений для зберігання у відповідній справі номенклатури за місцем реєстрації документа, напроти заголовка до тексту документа загальним відділом зазначаються прізвище та ініціали особи, на яку покладено контроль за реагуванням на документ, ставиться штамп "Контроль", під відбитком якого зазначається передбачуваний строк реагування на документ.Відповідна відмітка про контроль зазначається в РКК вихідного документа, дані про взяття вихідного документа на контроль вносяться до електронної програми "Документ".

5.5 За наявності відмітки про контроль під розписку в першому примірнику РКК копія вихідного документа передається особі, на яку покладено контроль за реагуванням на документ, а оригінал документа помішається до відповідної справи номенклатури загального відділу.

5.6 Строки реагування установ на надіслані їм організацією вихідні документи, як правило, визначаються з суми загальноприйнятого місячного і ще додаткового (для пересилання) триденного строків, становлячи загалом 33 календарних дні з дня надсилання документа з організації, якщо інше не передбачене чинними нормативними актами чи самими документами.

5.7 Відповіді-реагування установ на надіслані їм організацією документи реєструються загальним відділом з дотриманням вимог Інструкції щодо реєстрування вхідних документів. Реєстраційні реквізити та відмітка про позитивний чи негативний характер відповіді вносяться до РКК вихідного документа та електронної програми "Документ".

5.8 Відповідь разом з копією вихідного документа, на який вона надійшла, передається на розгляд тому керівнику організації, який підписав вихідний документ.Якщо керівником організації даються доручення щодо виконання відповіді, то вони контролюються в установленому в інструкції з діловодства порядку.Якщо доручення щодо виконання відповіді не давалися, то вона разом з копією вихідного документа надсилається до відповідної справи номенклатури, про що робляться відповідні відмітки в РКК вихідного документа та в РКК відповіді на нього, після чого РКК перемішуються в картотеці в розділ виконаних документів. Інформація про зняття документа з контролю вводиться до електронної програми "Документ".

5.9 Контроль за виконанням внутрішніх документів, які містять завдання структурним підрозділам організації, здійснюється згідно з вимогами щодо контролю за вхідними документами.

5 10 Щомісячно до 5 числа складаються довідка та зведення про реагування органів влади і самоврядування, підприємств, установ і організацій на надіслані їм організацією документи, які доводяться до відома керівництва та структурних підрозділів організації.

Тема 8 Складання номенклатур справ. Види номенклатур справ, підготовка і передача справ до архіву. Електронний архів. Оформлення службових документів на комп’ютері

СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ, ФОРМУВАННЯ І ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ, ПЕРЕДАЧА ЇХ ДО АРХІВУ

Загальні положення

1. Основними нормативними документами, якими необхідно керуватися при складанні номенклатури справ, є “Перелік документів із зазначенням термінів зберігання” та “Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153.

В організації розробляється номенклатура справ, до якої входять номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

2 Номенклатура справ структурного підрозділу на наступний календарний рік розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу (у трьох примірниках) та обов’язково погоджується із архіваріусом організації. Номенклатура справ за підписом керівника структурного підрозділу вводиться в дію з січня наступного календарного року.

Один примірник номенклатури справ структурного підрозділу передається до архіву для складання зведеної номенклатури справ організації.

3 Зведена номенклатура справ складається наприкінці поточного року у чотирьох примірниках, затверджується наказом директора організації і вводиться в дію з початку нового календарного року.При зміні структури, функцій та характеру роботи деяких структурних підрозділів організації

зведена номенклатура справ може переглядатися та уточнюватися.

Вимоги до складання номенклатури справ

1 До номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ повинні вноситися всі без винятку справи і документи, що створюються у процесі діяльності організації, а також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові картотеки до документів.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносять до номенклатури справ кожного року протягом усього строку їх впровадження.

Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.До номенклатури справ не вносять друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні

журнали, експрес-інформацію тощо.2 Номенклатура справ організації має такі розділи:- індекс справи, де зазначаються цифрове позначення структурного підрозділу (індекс) і порядковий

номер справи за номенклатурою. Наприклад, індекс справи, сформованої на інженерному факультеті, 15-11, де 15 – індекс інженерного факультету, 11 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою;

- заголовок справи. Найменування справи у номенклатурі позначається у стислій формі. Основну частину заголовка становить виклад питання, з якого вона починається.

Заголовки справ усередині розділів номенклатури, як правило, розміщуються за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв’язку документів:

- кількість справ, томів, частин заповнюється після закінчення календарного року;

- строк зберігання справ, томів, частин, номери статей зазначаються з посиланням на перелік та внесені до нього зміни;

- у графі 5 “Примітка” проставляються відмітки про заведення справ, про перехідні справи, про вилучення справ для знищення тощо.

3 Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом працівник, який відповідає за діловодство у структурному підрозділі. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ робить архіваріус. Про фактичну наявність зведених протягом року справ повідомляють в архів організації.

Основні вимоги до формування справ

1 Формування справ – групування виконаних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури – здійснює працівник, який відповідає за діловодство у структурному підрозділі, за методичною допомогою архіваріуса.

2 При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені у встановленому порядку

копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати внесень до справ чорнових, особистих, дублікатів документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього періоду роботи особи в організації;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового терміну зберігання. Як виняток, якщо цього вимагає специфіка роботи, документи постійного і тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом календарного року в одну справу.

Після закінчення року або перед переданням справи до архіву документи повинні бути розміщені у справі згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій

документи тимчасового терміну зберігання;вносити до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять

єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ;

перевіряти відповідність документів (зміст, різновид, автор, кореспондент, найменування) заголовкам справ за номенклатурою;

кожна справа не повинна перевищувати 200-250. (товщина не більше 4 см);написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним

світлостійким чорнилом або тушшю.3 Документи всередині справи групують у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.4 Документи засідань колегіального органу групують у хронологічному порядку та за номерами.

Додатки до документів формують у справи разом з документами, до яких вони належать. Великі за обсягом додатки формують в окремі справи (томи).

5 Розпорядчі документи (накази, розпорядження тощо) розміщують у справі за їх характером і хронологією разом з додатками.

Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення , заохочення, сумісництво працівників, надання відпусток, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань групують у різні справи.

6 Доручення, документи вищих органів і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності організації. При невеликій кількості таких документів їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень.

7 Листування систематизують у справах у хронологічній послідовності, причому документ-відповідь розміщують за документом-запитом.

8 Плани, звіти, кошториси розміщують у справах окремо від проектів цих документів.9 Документи в особових справах розміщують у такому порядку:

- особовий листок з обліку кадрів;- автобіографія;- документи про освіту;- заява про прийняття на роботу;- витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення;- заяви про переміщення, звільнення;

довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не вносять у

зв’язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка з обліку кадрів.10 Особові справи та особові рахунки працівників формуються окремо для кожного працівника.11 На кожну пропозицію, заяву і скаргу громадян ведеться окрема справа і після виконання

розміщується в хронологічному або алфавітному порядку.

Доархівне зберігання документів

1 Документи з часу їх створення (надходження) і до моменту передавання до архіву організації зберігаються за місцем їх формування – у структурних підрозділах.

Для оперативного пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

2 Збереження документів і справ до передачі їх до архіву забезпечують керівники структурних підрозділів і службові особи, відповідальні за діловодство.

Для забезпечення збереження документів справи повинні зберігатися у спеціальних шафах, які замикаються.

3 Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється за дозволом директора організації з відповідним оформленням карти-замінника справи.

Вилучати документи із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається за дозволом директора з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Підготовлення і передавання справдо архіву організації

1 Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинні здаватися до архіву організації для подальшого зберігання та використання.

2 Підготовка документів для передавання до архіву вимагає експертизи цінності документів, оформлення справ і складання описів справ.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ та переліку документів із зазначенням термінів зберігання.

3 Формування справи містить такий обов’язковий комплекс робіт: опис справи на обкладинці, переплетення справи у тверду обкладинку з чотирма проколами, нумерація сторінок арабськими цифрами у правому верхньому куті чорним олівцем, складання засвідчувального напису.

4 Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

5 На всі справи постійного і тривалого зберігання після закінчення їх діловодством повинні складатися описи – окремо на справи постійного, тривалого зберігання і на справи з особового складу.

Описи складають особи, які відповідають за діловодство, або працівники підрозділу, які призначаються керівником структурного підрозділу.

Справи структурних підрозділів розміщують в описах згідно з затвердженою номенклатурою за порядковими номерами. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вносяться до опису за окремим номером.

6 Описи на документи постійного терміну зберігання, особові справи і особові рахунки працівників ведуться протягом кількох років за єдиною суцільною нумерацією справ. Окрім цього, особові справи і особові рахунки систематизуються в описі за алфавітом. Справи одного року становлять річний розділ опису. Закінчення опису обов’язково затверджує обласний архів.

До річного розділу опису справ тимчасового зберігання повинні заноситися також справи, які не завершені діловодством протягом 1 року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № “____”.

7 Річні розділи описів справ постійного зберігання складаються в чотирьох примірниках, підписуються архіваріусом, погоджуються з експертною комісією та затверджуються ректором (директором) організації.

Описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само, як і описи на справи постійного зберігання.

8 Описи на справи постійного зберігання підлягають обов’язковому затвердженню експертно-перевірною комісією обласного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На

затвердження архівному органу надсилаються всі чотири примірники описів, з яких один примірник після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається до організації. Відповідно до затверджених описів справи передаються до державного архіву у встановлені строки.

9 Описи справ тривалого зберігання на затвердження обласного архівного органу не надсилаються.10. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з контрольно-обліковими

картками на документи передаються до архіву організації через два роки після завершення їх діловодством (наприклад, справи за 2000 рік передаються в архів у 2003 році).

Справи тимчасового терміну зберігання передаються до архіву організації через 1 рік після завершення їх діловодством (наприклад, справи за 2000 рік передаються в архів у 2003 році). Передача структурними підрозділами справ до архіву здійснюється за графіком, який розробляє архіваріус та затверджує ректор (директор) організації.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві структурного підрозділу для поточної роботи, архів оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.

11 Структурні підрозділи організації передають свої документи в архів після упорядкування та оформлення згідно з вимогами діючих правил та інструкцій з архівної справи. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються в архів за описами встановленої форми. Архіваріус розписується у прийнятті на всіх примірниках описів з обов’язковим зазначенням дати прийняття і кількості прийнятих справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.

Протягом діловодного року на видані для службових потреб справи заповнюється картка-замінник.12 Підготовлення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки

описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей період.До акта на знищення готуються справи, термін зберігання яких настав до 1 січня року, у якому

складений акт.Після здачі документів на знищення вносять відповідні записи до журналу обліку надходження й

забирання документів з архіву.

Комп'ютерний контроль за виконанням документів

Документи, які одержані організацією, поділяються на ті, що потребують виконання та неконтрольовані (надіслані до відома)

Відомості, які заносяться в реєстраційну картку:1 Дата одержання.2 Реєстраційний індекс.3 Кореспондент.4 Дата документа.5 Індекс документа.6 Заголовок або короткий зміст.7 Автор резолюції.8 Текст резолюції.9 Перелік виконавців.10 Термін виконання.11 Коди.12 Дата виконання.13 Індекс документа відповіді.

Використання комп'ютерної системи реєстрації та контролю документів забезпечує збір та зберігання інформації про всі види документів.

Мета контролю - це забезпечення своєчасного та якісного виконання завдань та вирішення питань.Контроль за здійсненням виконання документів веде керівник.Відповідають за правельне і своєчасне виконання документа та вирішення питання керівники

структурних підрозділів та особи, яким доручено виконання документів та завдань.У невеликих організаціях контроль за термінами виконання документів веде секретар.У великій організації - служба документаційного забезпечення управління.Поставлення документів на контроль здійснюється автоматично після заповнення поля (термін виконання)

в реєстраційній картці документа.Одночасно на паперовій копії може проставлятися штамп (контроль, взято на контроль, К)

Контролю належать всі документи, які потребують прийняття управлінського рішення.Контроль виконання документів передбачає:- поставлення на контроль;- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;- попередню перевірку та регулювання руху документа;- облік та узагальнення результатів контролю виконання документів;- інформування керівника.

Контроль може бути:поточнийпопереднійпідсумковий або загальний.

Microsoft Share Portal Server

Система є електронним архівом з розвинутими засобами підтримки спільної роботи. Це, мабуть, перший продукт компанії Microsoft, який може претендувати на роль корпоративного. Підтримує: спільне створення документів, ведення версій документів, вилучення і повернення документів в архів (chek-out, chek-in). У ньому немає Windows-кліента як такого. Для доступу до архіву використовується Web - клієнт (сторонні розроблювачі можуть дописувати для нього свої компоненти) і компонент, інтегрований у Windows Explorer, що дозволяє звертатися до архіву, як до набору файлів.

У систему вбудовані досить могутні засоби індексації і пошуку. Причому пошук може здійснюватися як у внутрішніх сховищах інформації (файли, інтернет-сайти, бази Microsoft Exchange, бази Lotus Notes), так і у зовнішніх (Internet). Система здатна індексувати і публікувати документи, що знаходяться у файловій системі на серверах локальної мережі. Як альтернативу документи можна перемістити в сховище самого сервера (яке аналогічне до сховища МS Exchange 2000). Реєстраційні дані про документи завжди містяться в сховищі сервера, при цьому немає необхідності у використанні окремого сервера баз даних.

Система досить відкрита, до неї можна додавати різні компоненти. Опора на Web - технології робить таке розширення технологічним.

Продукт найбільш ефективний як база інформаційної інфраструктури для компаній, що роблять ставку не на ієрархічне керування, а на матричну організацію взаємодії людей і плоску структуру керування. Для традиційних фірм вона може стати ланкою в інтранет - інфраструктурі для "пожвавлення" останньої, тому що концепції, закладені в цю систему, дозволяють зробити процес публікації інформації на порталі частиною щоденної роботи з документами, що не вимагає особливо складних процедур, ресурсів і організаційних зусиль.

Особливості діловодства у судііловодство у суді виконується за Тимчасовою інструкцією з діловодства в місцевому

загальному суді, яка затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 17.02.2005р. та зареєстрована в Міністерстві юстиції 30.03.2005р.

Організаційне керівництво діяльності суду здійснює голова відповідного суду.Приймання громадян у суді здійснюється згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції за

формою встановленого зразка.Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра здійснюється після

пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації відправника або одержувача. У разі відсутності такого документа кореспонденція не приймається взагалі.

Не підлягають реєстрації, а передаються до справ:- судові повістки, повернуті суду за неврученням;- розписки про одержання копій обвинувачувальних вироків.Особиста кореспонденція передається адресату без реєстрації.Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, інші документи, отримані під час особистого

приймання, передаються до канцелярії суду для реєстрації у журналі вхідної кореспонденції та обліково-реєстраційних картках.

У разі комп'ютерного ведення у суді обсяг, що реєструється, не повинен бути менший, ніж інформація на паперових картках.

Кримінальні справи та матеріали реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику запис ведеться як за скаржником-заявником, так і також за юридичною чи фізичною особою.

Не реєструються в такому порядку справи, що надходять до суду щодо психіатричної допомоги.Для реєстрації та обліку судових справ у суді встановлюється перелік індексів:1 - кримінальні справи, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру,

скарги приватного обвинувачення;1-н - справи до застосування до неповнолітніх примусо-вих заходів виховного характеру;1-п - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання

про звільнення особи від кримінальної відповідальності;2 - цивільні справи, позовні заяви, справи, що виника-ють з адміністративно-правових відносин.справи з протоколом про адміністративні правопору-шення.Номер судової справи складається з:

- відповідного індексу;- облікового номера обліково-статистичної картки на справи;- з двох останніх цифр поточного року:

1-15/06.У разі виділення кримінальної справи в окреме провадження їй присвоюється окремий номер.У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об'єднаних справ.

ВАРІАНТИ ОДЗ ТА ІНДИВІДУАЛЬНИХ ЗАВДАНЬ:

Міністерство освіти і науки УкраїниСумський державний університет

Гуманітарний факультет

ОДЗ 1на тему “Складання та оформлення службових документів”

Варіант 1

1 Які відмітки проставляються на вхідних документах при одержанні та роботі з ними.

2 Підготувати та оформити такі документи:- інструкція з охорони праці столяра державного підприємства;- наказ про створення підприємства або фірми (важка промисловість);- лист супровідний;- протокол засідання вченої ради;- наказ про прийняття на роботу інженера відділу збуту;3 Етапи виникнення справочинства.

Викладач В.Я. Линник

Варіант 2

1 Що таке бланк документа? Види бланків. Навести приклади. Класифікація. Приклади.

2 Підготувати та оформити такі документи:- посадову інструкцію інженера-технолога;- акт про проведення інвентаризації цеху;- наказ про створення нового структурного підрозділу (відділ маркетингу на заводі);

- лист-відповідь (прийняти пропозицію щодо запрошення на конференцію;- наказ про переведення статистика до іншого відділу на посаду економіста;- положення про нові напрямки роботи.


Варіант 3

1 Правила засвідчення документів.

2 Підготувати та оформити такі документи:- статут державного підприємства чи установи;- протокол засідання акціонерного товариства;- наказ про створення комісії про інвентаризацію складу готової продукції;- лист – підтвердження одержання товарів широкого вжитку;- наказ про звільнення викладача;- інструкцію з охорони праці вантажника транспортного цеху.


Варіант 4

1 Що таке індекс документа? Його складові частини. Класифікація документів. Приклад.

2 Підготувати та оформити такі документи:- наказ про ліквідацію організації чи установи (державної, з переведенням працівників до іншої організації);

- інструкцію з охорони праці столяра; - лист-запрошення на ювілей підприємства, - наказ про звільнення сторожа приватного підприємства; - статут акціонерного товариства; - протокол засідання наукової секції.


Варіант 5

1 Визначення документа. Назвіть та наведіть приклади кількох видів документів (3-4 приклади класифікації документів).

2 Підготувати та оформити такі документи:- наказ про реорганізацію структурного підрозділу;- акт про проведення інвентаризації їдальні;- протокол засідання кафедри перекладу;- наказ про подяку до ювілею бібліотеки;- лист - відповідь на претензію;- посадову інструкцію начальника загального відділу підприємства.


Варіант 6

1 Вимоги до оформлення документів.

2 Підготувати та оформити такі документи:( державне підприємство);- лист гарантійний; - акт про проведення атестації співробітників;- наказ про перехід на новий графік роботи співробітників;- положення про платні послуги;- наказ про відрядження керівника підрозділу;- посадову інструкцію економіста акціонерного товариства.


Варіант 7

1 Що таке реквізити? Загальна кількість їх за стандартом. Назвіть та наведіть приклади 5 реквізитів за вибором.

2 Підготувати та оформити такі документи:

- наказ про проведення атестації робітників;- наказ про прийняття на роботу менеджера в приватне підприємство;- інформаційний лист;- протокол засідання акціонерів;- положення про цех готової продукції;- посадову інструкцію начальника транспортної дільниці.


Варіант 8

1 Погодження документів. Приклад. Перелік документів, на яких ставиться гербова печатка. Назвіть 5-7 документів.


- посадову інструкцію техніка-конструктора;- наказ про інвентаризацію (складу транспортного цеху);- акт про порушення трудового розпорядку на приватному підприємстві;- протокол установчих зборів акціонерного товариства;- наказ про переведення бухгалтера в плановий відділ на посаду економіста;- лист-відмова від участі в семінарі.


Варіант 9

1 Адресування документів. Приклади. Визначення: акт, положення, документ, формуляр.


- протокол засідання викладачів інженерного факультету;- положення про новий структурний підрозділ (дільниця з виготовлення дитячого одягу);- рішення облдержадміністрації;- лист-прохання;- наказ про звільнення економіста фабрики готового одягу;- посадову інструкцію юрисконсульта.


Варіант 10

1 Які види службових документів ви знаєте? Наведіть приклад. Формуляр документа, наведіть приклад. Визначення: берег, організаційно-розпорядчі документи, статут, акт.

2 Підготувати та оформити такі документи:- гарантійний лист заводу пресів;- статут підприємства зв’язку;

- наказ про переведення токаря в цех з виготовлення верстатів;- посадова інструкція начальника ВК;- протокол засідання акціонерного товариства;

- положення про напрямки роботи структурного підрозділу



Гуманітарний факультет

ОДЗ 2

на тему “Приймання, розгляд і реєстрація документів.Контроль за виконанням документів.

Номенклатура справ”

Варіант 1

1 Робота секретаря з кореспонденцією, яка приходить для керівника.2 Поняття про індивідуальну номенклатуру справ. Види номенклатур.

3 Перелік нереєстрованої кореспонденції.4 Терміни виконання документів.5 Підготувати:

- заяву на звільнення;- телефонограму;- автобіографію.


Варіант 2

1 Які реквізити пишуться від "0" положення табулятора?2 Комп'ютерний контроль за виконанням документів.3 Формування справ.4 Поняття про експертизу цінності документів, ким вона здійснюється?5 Підготувати:

- телеграму про відмову на бланку листа;- договір оренди;- звіт про відрядження.


Варіант 3

1 Порядок обробки та надсилання вихідних документів.2 Індексація документів.3 Контроль за термінами виконання документів.4 Номенклатура справ.5 Підготувати та оформити:

- телеграму;- заяву про прийняття на роботу слюсаря автоколони;- посвідчення на відрядження інженера.


Варіант 4

1 Реєстрація документів.2 Справа. Що це таке?3 Карткова та журнальна форми реєстрації документів.4 Зведена номенклатура справ.5 Підготувати:

- характеристику менеджера;- заяву про переведення на шу посаду фінансиста;- ордер або квитанцію.


Варіант 5

1 Права експертних комісій.

2 Підготовка службових відряджень.3 Поняття реєстраційної картки.4 Підготовка документів та справ до зберігання.5 Підготувати та оформити:

- довідку про заробітну плату юрисконсульта державного підприємства;- ордер прибутковий;- заяву про звільнення секретаря приватного підприємства.


Варіант 6

1 Призначення номенклатури справ. Зразок номенклатури справ.

2 Журнали реєстрації кореспонденції.3 Положення табулятора.4 Вимоги до текстів документів.5 Підготувати:

- автобіографію; - заяву на відрядження; - реєстраційну картку.


Варіант 7

1 Поняття про трудову книжку. 2 Передача справ до архіву.3 Контроль виконання листів.4 Вимоги до складання друкованих документів.5 Підготувати:

- заяву про звільнення столяра;- звіти про відрядження;- довідку про склад сім'ї.


Варіант 8

1 Забезпечення збереження документів.2 Початок та виконання документа. Поняття документообігу.3 Головна мета реєстрації, журнал реєстрації вхідної кореспонденції.4 Обов’язки експертних комісій.5 Підготувати:

- довідку про перебування в певному місці в певний час;- договір про сумісну діяльність;- характеристику.


Варіант 9

1 Поняття про експертизу цінності документів.2 Вимоги до написання заголовків, цифр, формул, символів.3 Особливості діловодства у суді.4 Вимоги до формування справ.5 Скласти:- доповідну записку;- звіт авансовий;- реєстраційно-контрольну картку.


Варіант 10

1 Перелік документів, на яких ставиться гербова печатка.2 Терміни зберігання документів.3 Журнал реєстрації посвідчень про відрядження.4 Права та обов'язки експертів.5 Підготувати:

- заяву про переведення техніка на посаду інженера;- довідку про доходи; . г

- резюме.


Запитання до іспиту1 Наведіть приклади постійних реквізитів.2 Реквізит “печатка”.3 Реквізит “Довідкові дані...”. Запишіть повну назву цього реквізиту. Наведіть приклад.4 Які ви знаєте коди? Подібність та різниця між ними.5 Гриф затвердження.6 Яким чином можна засвідчити документ і які реквізити використовуються при цьому?7 Складання документів у Київській Русі.8 Гриф погодження. Приклади.9 Що таке реквізит? Їх кількість.10 Реквізит “Адресат”. Приклади.

11 Документ. Приклади.12 Відмітка про надходження.13 Радянське діловодство.14 Які відмітки на документах ви знаєте? Наведіть приклади.15 Назвіть історичні етапи розвитку діловодства. Приклади.16 Актове діловодство. Назви справ та судових установ.17 Яка різниця між печаткою та штампом? Приклад.18 Що подібного між резолюцією та візою? Приклад. Пояснення.19 Інструкція з охорони праці робітника.20 Скласти наказ про створення транспортного цеху

машинобудівного об’єднання.21 Класифікація документів за терміном виконання та зберігання. Реквізити наказу (кадровий).

Приклади.22 Визначення: “розпорядчі документи”, “формуляр”, “офіційний документ”, “чорновик”, “наказ”,

“постанова”, “документообіг”.23 Підготувати статут акціонерного товариства.24 Скласти наказ про переведення фахівця І категорії з відділу кадрів до відділу збуту.25 Реквізити інструкції. Що таке термін зберігання? Як класифікувати інструкцію?

26 Визначення: “організаційні документи”, “рішення”, “робоче поле документа”, “класифікація документа”, “штамп”, “оригінал офіційного документа”.

27 Скласти положення про ремонтну дільницю транспортного цеха.28 Підготувати наказ про реорганізацію їдальні машинобудівного заводу.29 Реквізити статуту. До якого виду документів належить статут згідно з класифікацією?30 Визначення: “акт”, “реквізит”, “інструкція”, “берег”, “організаційно-розпорядчий документ”.31 Скласти статут державного підприємства.32 Скласти наказ про ліквідацію акціонерного підприємства з виробництва товарів широкого

вжитку.33 Визначення: “положення”, “бланк”, “копія документа”, “дублікат”. Різниця між копією та

дублікатом.34 Підготувати наказ про прийняття на роботу маляра до цеху товарів широкого вжитку заводу

сільгосптехніки.35 Скласти положення про діяльність відділу збуту підприємства з виготовлення насосів.36 Підготувати наказ про введення в дію нового цеху з виготовлення медичних препаратів.37 Скласти наказ про звільнення електрика у зв’язку з пияцтвом.38 Реквізити положення. Як можна класифікувати цей документ?39 Підготувати посадову інструкцію техніка-технолога заводу хімічної промисловості (відділ

виберіть самі).40 Скласти наказ про проведення інвентаризації їдальні.41 Підготуйте наказ про прийняття на роботу юрисконсульта в державну установу.42 Ознаки класифікації стосовно постанови, наказу, інструкції.43 Підготуйте розпорядження про проведення місячника безпечного проїзду міським транспортом.44 Складіть посадову інструкцію бухгалтера-ревізора державного підприємства.45 Підготуйте наказ про атестаційну комісію державної установи.46 Складіть положення стосовно відділу техніки безпеки або охорони праці.47 Напишіть реквізити посадової інструкції сторожа.48 Підготуйте наказ про наслідки пожежі на ливарному виробництві.49 Підготуйте розпорядження начальника навчального відділу про перенесення термінів сесії.50 Складіть інструкцію з охорони праці друкарки.51 Скласти документ: наказ про введення в дію інструкції з діловодства.52 Скласти документ: посадову інструкцію начальника юридичного відділу.53 Скласти документ: положення про атестацію працівників.54 Скласти документ: наказ про ліквідацію наслідків повені.55 Скласти документ: наказ про прийняття на роботу економіста до державного підприємства

(заяву...).56 Скласти документ: наказ про ліквідацію цеху №1.57 Скласти документ: положення про транспортну дільницю.58 Скласти документ: посадову інструкцію кур’єра.

59 Скласти документ: наказ про переведення бібліотекаря на посаду зав. відділу.60 Скласти документ: наказ про ліквідацію наслідків пожежі складу готової продукції.61 Скласти документ: положення про відділ кадрів.62 Скласти документ: наказ про реорганізацію кафедри історії.63 Скласти документ: наказ про звільнення начальника відділу контролю.64 Скласти документ: посадову інструкцію слюсаря.65 Скласти документ: інструкцію з охорони праці токаря.66 Скласти документ: наказ про введення в дію інструкції про обчислення відряджень.67 Скласти документ: положення про юридичну службу.68 Скласти документ: ювілейний наказ – 60-річчя.69 Скласти документ: наказ про звільнення заступника директора (заяву).70 Скласти документ: наказ про переведення інженера відділу збуту на посаду начальника відділу

постачання.71 Скласти документ: положення про проведення конкурсу “Кращий учень”.72 Скласти документ: наказ про реорганізацію архівного підрозділу.73 Скласти документ: інструкцію з охорони праці кухаря.74 Скласти документ: наказ про надання відпустки юрисконсульту.75 Скласти документ: положення про платні послуги юридичного відділу.76 Скласти документ: наказ про створення кафе при їдальні.77 Протокол засідання зборів власників садово-городніх ділянок товариства “Виноград”.78 Лист гарантійний – оплата проведення експертизи.79 Лист-підтвердження виконання умов договору , одержання літератури...80 Акт інвентаризації складу взуття (одягу).81 Протокол засідання кафедри журналістики та філології.82 Лист супровідний.83 Протокол зборів студентів V курсу інженерного факультету.84 Акт передачі документів.85 Ініціативний лист.86 Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.87 Лист-запрошення на конференцію.88 Акт ревізії каси авіаційного заводу.89 Протокол засідання експертної комісії.90 Лист–відмова.91 Акт проведення атестації робочих місць.92 Рекламний лист.93 Акт наявності методичних вказівок на кафедрі історії.94 Протокол засідання факультету менеджменту та маркетингу.95 Інформаційний лист про видавництво серії “Наука і світ”.96 Лист – нагадування щодо виконання зобов’язань.97 Лист – повідомлення про будівництво нового корпусу лікарні.98 Акт на відмову працівника від ознайомлення з документом про ... (догану).99 Посвідчення про відрядження.100 Договір оренди.101 Робота секретаря з кореспонденцією.102 Види номенклатури справ.103 Реєстраційна карта.104 Ордер прибутковий.105 Особливості діловодства в суді.106 Справа. Її формування.107 Заява про надання посвідчення про відрядження.108 Договір про повну матеріальну відповідальність.109 Реєстрація внутрішніх документів.110 Складання номенклатури справ.111 Комп’ютерний контроль за виконанням документів.112 Поняття договору. Приклад.113Автобіографія. Приклад.114 Характеристика. Приклад.115 Трудова книжка.116 Заяви (кадрові).

117 Телеграма.118 Телефонограма.119 Службові, доповідні, пояснювальні записки.120 Контроль за виконанням документів. Звернення громадян.121 Робота з документами з грифом “ДСК”.122 Поняття електронного архіву.

123 Етапи розвитку справочинства.124 Документування обліково – фінансових операцій.125 Основні вимоги до складання друкованих документів.


Заочний факультет

ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯна тему “Складання та оформлення службових документів”

ВАРІАНТ 1

1 Правила засвідчення документів.2 Підготувати та оформити такі документи:

- статут державного підприємства чи установи;- наказ про створення атестаційної комісії;- лист-підтвердження;- заяву про звільнення з посади бухгалтера;- телефонограму.

3 Поняття про договір. Зразок договору.

Викладач В.Я.Линник


ВАРІАНТ 2

1 Які позначення проставляються на вхідних документах при одержанні та роботі з ними?2 Підготувати та оформити такі документи:

- інструкцію з охорони праці;- наказ про створення підприємства або фірми;- телеграму на бланку листа;- протокол правління ТОВ;

- довідку про заробітну плату.3 Передача справ до архіву. Забезпечення збереження документів.


ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ на тему “Складання та оформлення службових документів”

ВАРІАНТ 3

1 Погодження документів. Приклад документів. Перелік документів, на яких ставиться гербова печатка. Назвіть 5-7 документів.

2 Підготувати та оформити такі документи:- наказ про інвентаризацію складу;- акт про порушення трудового розпорядку;

- трудовий контракт;- договір купівлі-продажу;- витяг з протоколу зборів наукового товариства.



ВАРІАНТ 4

1 Вимоги до оформлення документів.2 Підготувати та оформити такі документи:

- наказ про перехід на новий графік роботи;- лист гарантійний;- довідку про сімейний склад;- посадову інструкцію;- автобіографію.

3 Поняття про експертизу цінності документів, хто її здійснює?



ВАРІАНТ 5

1 Адресування документів.2 Підготувати та оформити такі документи:

- положення про проведення конкурсу;- рішення науково-технічної ради;- наказ про переведення на іншу посаду;- телеграму про продовження терміну відпустки;- лист-запрошення.

3 Карткова та журнальна форми реєстрації документів.



ВАРІАНТ 6

1 Визначення документа. Назвіть та наведіть приклади декількох видів документів.2 Підготувати та оформити такі документи:

- наказ про реорганізацію структурного підрозділу;- акт про проведення інвентаризації;

- наказ про преміювання;- розпорядження про перенесення терміну...;- лист-претензію.

3 Номенклатура справ. Терміни зберігання.



ВАРІАНТ 7

1 Які види службових документів ви знаєте? Наведіть приклад. Формуляр документа, наведіть приклади.

2 Підготувати та оформити такі документи:- статут малого підприємства;- лист-прохання;- ювілейний наказ про подяку;- пояснювальну записку з приводу порушення трудової дисципліни;- положення про новий структурний підрозділ.

3 Види номенклатури справ.



ВАРІАНТ 8

1 Грифи затвердження та погодження. Приклади.2 Підготувати та оформити такі документи:

- факс;- лист-відмову;

- наказ про реорганізацію підприємства або фірми;- службову записку;- телефонограму про перенесення терміну засідання.

3 Комп’ютерний контроль за виконанням документів.



ВАРІАНТ 9

1 Що таке реквізит? Загальна кількість їх за стандартом. Назвіть та наведіть приклади 5 реквізитів за вибором.

2 Підготувати та оформити такі документи:- наказ про введення в дію інструкції з діловодства;- заяву про прийняття на роботу;- лист-рекламацію;- відрядження співробітника;

- правила внутрішнього трудового розпорядку організації.3 Юридичні вимоги до документів.



ВАРІАНТ 10

1 Що таке індекс документа? Його складові частини. Класифікація документів. Приклади.2 Підготувати та оформити такі документи:

- акт про інвентаризацію їдальні;

- наказ про ліквідацію організації чи установи;- доповідну записку;- лист-запрошення на конференцію;- характеристику.

3 Роль юридичної служби у контролі виконання документів.


154ДОДАТОК А(довідковий)

155ДОДАТОК Б(довідковий)

ЗАРЕЄСТРОВАНО ЗАТВЕРДЖУЮСумська обласна Міністерство транспортудержавна адміністрація та зв’язку України

МіністрДержавний реєстратор ______ Р.М. Сула_______ І.І.Петров 21.11.2007р.23.11.2007

Видано свідоцтво продержавну реєстрацію23.11.2007 №26637979005

СТАТУТСумського державного підприємства “Транспорт”

ПРИЙНЯТОПротокол зборівзасновників15.11.2007

ЗАРЕЄСТРОВАНОМіністерство транспортута зв’язку України11.11.2007 №234

Державна податкова Сумський державнийінспекція м. Сум комітет статистики25.11.2007 №1515 25.11.2007 №213

Суми 2007

156ДОДАТОК В(довідковий)

Зразок положенняМІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ЗАТВЕРДЖУЮРектор ___________А.В.Васильєв“___” ______________200__р.

ПОЛОЖЕННЯ00.00.00 Суми №

__________________________________________(назва структурного підрозділу)

__________________________________________

Структура тексту

1 Загальні положення.1 Основні завдання.2 Функції.3 Права та обов’язки.4 Взаємовідносини. Зв’язки із структурними підрозділами.5 Відповідальність.

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

ПОГОДЖЕНОНазви посад осіб,що погоджують документ (підписи) Розшифрування підписів

З положенням ознайомлені:Назви посад осіб (підписи) Розшифрування підписів

“___” _____________200__ р.

157ДОДАТОК Г(довідковий)


НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

ЗАТВЕРДЖУЮПроректор___________В.Д. Карпуша“05” 04 200 7

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

03.04.07 Суми №

ЗАГОЛОВОК (стислий зміст)

Структура тексту

1 Загальні положення.2 Функції.3 Посадові обов’язки.4 Права.5 Відповідальність.6 Взаємовідносини (зв’язки за посадою).7 Кваліфікаційні вимоги.

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

ПОГОДЖЕНОНазви посад осіб,що погоджують документза компетенцією (підписи) Розшифрування підписів

З положенням ознайомлені:Назви посад осіб (підписи) Розшифрування підписів

“____” ___________ 200___ р.

158ДОДАТОК Д(довідковий)


НАКАЗ

__________________200__р. Суми №________

159ДОДАТОК Е(довідковий)


РОЗПОРЯДЖЕННЯ

__________________200__р. Суми №________

160ДОДАТОК Ж(довідковий)


МЕДИЧНИЙ ІНСТИТУТ СумДУ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

06.10.07 Суми №

(Заголовок до тексту)

(текст констатаційної частини)

ЗОБОВ’ЯЗУЮ:12 (текст розпорядчої частини)3

Директор(Назва посади керівника) (підпис) Розшифрування підпису

161ДОДАТОК И(довідковий)

Міністерство освіти і науки України Ministry of Education and Science of Ukraine

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙSUMY STATE

УНІВЕРСИТЕТUNIVERSIТY

40007, м. Суми, вул. Римського-Корсакова,2 2, Rymsky-Korsakov StE-mail: [email protected] Sumy, Ukraine, 40007Телефони: 33-40-58, 33-00-24 E-mail: [email protected]Факс 33-40-58 Telephones: 33-40-58, 33-00-24

Fax 33-40-58

“ 19 ” травня 2007 р. № 30.01-01/376 На № ________________________

Про надсилання інформації Міністерство освіти і науки України

МініструСтепаненку Т.П.

Надсилаємо інформацію щодо впровадження...

Додатки: 1. Довідка ... у 2 примірниках на 7 сторінках. 2. Інформація у 1 примірнику на 27 сторінках.

Ректор А.В.Васильєв

Симоненко А.І.тел. 8(0542) 33-40-58

162

ДОДАТОК К(довідковий)

Зразок доповідної запискиМІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТНАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

Проректору з АГРПоложію А.М.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

06.10.07 Суми №

Про придбання.Структура тексту1. Загальна частина.2. Описова частина.3. Висновки (за потреби).

Керівник структурногопідрозділу (підпис) Розшифрування підпису

163

ДОДАТОК Л(довідковий)

Зразок пояснювальної записки


НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

Резолюція керівника Декану інженерного факультетуЄвтушенку А.О.

Викладача кафедри загальної хіміїІванова П.П.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

06.10.07 Суми №37

Про порушення ...

Структура тексту1 Вступ.1 Доказова частина.2 Висновки.

(підпис) Розшифрування підпису

Візи зацікавлених посадових осіб

164

ДОДАТОК М(довідковий)

Зразок службової запискиМІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ


ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ

Проректору з навчальної роботиРезолюція керівника Любчаку В.О.

Зав. загального відділуЛинник В.Я.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

16.09.2007 Суми № 29

Прошу Вашого дозволу на тиражування у друкарні СумДУ 2000 штук бланків карток для реєстрації вхідної кореспонденції.

Підпис

Візи зацікавлених посадових осіб

165ДОДАТОК Н(довідковий)


ПРОТОКОЛ06.10.07 Суми № 02

Вид колегіальної роботи (нарада, збори) або назва колегіального органу

Голова: прізвище, ініціали, посадаСекретар: прізвище, ініціали, посадаПрисутні: зазначити прізвища, ініціали присутніх в алфавітному порядку (у разі необхідності – посади)Запрошені: зазначити прізвища, ініціали присутніх в алфавітному порядку, посади

ПОРЯДОК ДЕННИЙ1. Про що доповідь (звіт, повідомлення, інформація, назва посади, ініціали, прізвище (у родовому відмінку).2. Про ...1. СЛУХАЛИ: Прізвище, ініціали доповідача (співдоповідача), яке питання заслуховується, стислий зміст доповіді (звіту, повідомлення, інформації). Якщо текст доповіді додається, пишуть “Додаток”.ВИСТУПИЛИ:

Прізвище, ініціали, стислий зміст виступу, за необхідності після прізвища в дужках зазначають назву посади. Якщо текст виступу додається до протоколу, пишуть “Додаток”.

ГОЛОСУВАЛИ:“ЗА” - 22;“ПРОТИ” - 3;“УТРИМАЛИСЬ” - немає.

УХВАЛИЛИ:1.1. Забезпечити....1.1. Створити...

2. СЛУХАЛИ:

Додаток: текст доповіді Іванова І.І. у 1 прим. на 3 сторінках.

Голова (підпис) Л.С.Левченко

Секретар (підпис) Н.І.Марченко

166ДОДАТОК П(довідковий)


ЗАТВЕРДЖУЮРектор_________А.В.Васильєв06.09.06

А К Т

06.11.07 Суми №04Про (стислий зміст подій або факту)

Підстава: назва , дата та номер документа, який є підставою для складання акта.Комісія у складі:Голова комісії - посада, прізвище, ініціали, Члени комісії - посади, прізвища, ініціали (в алфавітному порядку),Присутні - посади, прізвища, ініціали (в алфавітному порядку)провела інвентаризацію (перевірку) ...

(Текст констатаційної частини акта)Викладають мету та завдання складання акта, суть проведеної роботи,

встановлені факти, висновки комісії і конкретні пропозиції. Констатаційна частина може бути поділена на пункти, якщо в акті відображено декілька фактів.

Кількість примірників акта (зазначають в кінці тексту перед підписами) визначається кількістю зацікавлених сторін або нормативними документами, які регламентують складання акта.

Складений в- ... примірниках:1-й примірник -...;2-й примірник -...

Додаток (у разі необхідності) у ... примірниках на ... сторінках

Голова (підпис) Розшифрування підпису

Члени комісії: (підписи) Розшифрування підписів

Присутні: (підписи) Розшифрування підписів

167ДОДАТОК Р(довідковий)

Зразок оформлення телеграми

Міністерство освіти і науки України Ministry of Education and Science of Ukraine

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙSUMY STATE

УНІВЕРСИТЕТUNIVERSIТY

40007, м. Суми, вул.. Римського-Корсакова,2 2, Rymsky-Korsakov StE-mail: [email protected] Sumy, Ukraine, 40007Телефони: 33-40-58, 33-00-24 E-mail: [email protected]Факс 33-40-58 Telephones: 33-40-58, 33-00-24

Fax 33-40-58

“____” _________________ 200__ р. № __________________________ На № ________________________

Заголовок Адресат(великими літерами без розділових знаків, скорочень, прийменників та переносів)

ТЕЛЕГРАМА

ПРОСИМО (повідомити, прибути, надати та інше.(великими літерами без розділових знаків, прийменників та переносів).Назва посади зацікавленої посадової особи Розшифрування підпису

Зворотня адреса (великими літерами без розділових знаків, скорочень прийменників та переносів)

Ректор(назва посади керівника) (підпис) Розшифрування підпису

МП

Прізвище виконавцяНомер телефону

168ДОДАТОК С

(довідковий)

Зразок телефонограми

На чистому аркушіформату А4, (А5) або в журналітелефонограм


Посада, прізвище, ім’я, по батькові Адресат, працівника, який прізвище, ім’я, по батьковіпередав телефонограму працівника, який прийняв

телефонограму

Номер телефону, час Номер телефону, часпередавання передавання, приймання

ТЕЛЕФОНОГРАМА

00.00.00 Суми №

ТЕКСТ(не більше 50 слів)

Назва посади зацікавленої особи (керівник) (підпис) А.І. Тиміхова

169ДОДАТОК Т(довідковий)

З А Я В А

Ректору ___________________________________________________________

Прошу дозволу на відрядження_______________________________________(прізвище, ім’я, по батькові)

Працівнику _______________________________________________________(посада)

Куди _____________________________________________________________(назва міста)

Мета відрядження____________________________________________________________________________________________________________________

Строк відрядження _________________ днів

з______ до ______________________20___р.

Керівник підрозділу_____________________

______________________________________________ (підпис, дата)

____________________________________________________________________________(ліміт на відрядні витрати є)

Головний бухгалтер _____________________________ (підпис, дата)

- - - - - - - - -- - - -- - - - - - -- - - - - -- - - - -- - - - -- -- - -- -- -- - -- - - - - - - - - - Має силу наказу

Відрядження дозволяю. Видати посвідчення про відрядження.

Ректор ______________________________________________________________________(підпис, дата)

_____________________________________________________________________________

Видано посвідчення про відрядження № ________________________________________

Підпис, дата ____________________________________

Відрядні видано у сумі ________________________________________________________

_____________________________________________________________________________Підпис, дата

170ДОДАТОК У(довідковий)

Має силу наказу

Дозволяю При оформленні відпустки:чергової, навчальної та без збереження заробітної плати

_______________________ ___________________________(ректор, проректор) _________________________________________________ (прізвище, ім’я, по батькові)(дата) ______________________________

(посада)

(назва підрозділу)ЗАЯВА

Прошу Вашого дозволу на надання мені відпустки_________________________________________________________________________________________________________на ________ робочих (календарних) днів з _________________ по______________200__р.

Особистий підпис____________________________________

ПОГОДЖЕНО (дата)__________________ (керівник підрозділу)__________________ _________________ (начальник ВК) (декан)

____________________________Лінія відрізу_______________________________________

КОНТРОЛЬНИЙ ТАЛОН(передається до бухгалтерії)

(прізвище, ім’я, по батькові, посада, підрозділ)

надана___________________________відпустка з _________________по_________200__р.

Інспектор ВК __________________

________________________________Лінія відрізу___________________________________

КОНТРОЛЬНИЙ ТАЛОН(передається до підрозділу)

_____________________________________________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові, посада підрозділ)надана___________________________відпустка з ______________по_____________200__р. ( чергова, навчальна, без збер. заробітної плати)

Інспектор ВК_________________________

Друкарня СумДУ171

ДОДАТОК Ф(довідковий)

Ректору СумДУВасильєву А.В.

Резолюція керівника Петрова Петра Петровича, який мешкає за адресою: вул. Миру, буд. 13, кв.4 Суми, 40022

З А Я В А

(Т Е К С Т )

00.00.00 Особистий підпис

ПОГОДЖЕНО:Назви посад зацікавленихпосадових осіб(підпис) Розшифрування підпису

“__” ________ 200__ р.

172ДОДАТОК Х(довідковий)

Міністерство освіти Директору МП “ГАРАНТ” і науки України Сумський Петрову І.І. державний університет 40007, м. Суми, вул. Р.-Корсакова,2 тел.: 33-00-24, 33-40-58 27.01.06 № 01.11-05/73

ДОВІДКА

(Заголовок до тексту)

(ТЕКСТ)

Довідка складена на підставі ________________

Керівник (підпис) Розшифрування підпису

Місце печатки

173ДОДАТОК Ц(довідковий)

Зразок довідки


ДОВІДКА

06.12.07 Суми № 1350

Сидоров Петро Максимович працював у Сумському державному

університеті фахівцем відділу ____________________ з посадовим окладом

_______________ грн (грн ______к. 00) з 01.10.06 по 01.10.07

Ректор (підпис) А.В.Васильєв

Гол. бухгалтер (підпис) Н.І.Барикіна

Місце печатки

174ДОДАТОК Ш(довідковий)

ДОГОВІР на оплату поштових послуг

“05” січня 2007 р. Суми № 03-07

УДППЗ “Укрпошта” в особі начальника Сумського поштамту – Центру поштового зв’язку № 1 Сумської дирекції УДППЗ “Укрпошта” Ващенка Вадима Олександровича, який діє на підставі довіреності від 13.07.06 р. №6239 та Положення про поштамт, в подальшому іменований “Продавець”, з однієї сторони, та Сумський державний університет в особі ректора Васильєва Анатолія Васильовича, який діє на підставі Статуту, що далі іменується “Покупець”, з іншої сторони, дійсний договір про таке:

1 Предмет договору1.1 Оплата поштових послуг зв’язку.

2 Обов’язки сторін2.1 “Продавець” зобов’язується надавати “Покупцю” визначені цим договором

нижчезазначені послуги пошти: знаки поштової оплати, придбання конвертів і листівок, відправка кореспонденції, поповнення авансової книжки.

2.2 Загальна сума договору складає 29000 грн (двадцять дев’ять тисяч грн). 2.3 “Замовник” подає копію платіжного доручення та довіреність або авансову книжку.2.4 “Продавець” зобов’язується надавати поштові послуги не пізніше 30 днів після

отримання коштів.3 Відповідальність сторін

3.1 За невиконання або неналежне виконання умов цього договору сторони несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

3.2 Суперечки, що виникають з даного договору, вирішуються шляхом переговорів між керівниками або в порядку, передбаченому чинним законодавством.

4 Строк дії договору, інші умови4.1 Договір набирає чинності з моменту підписання сторонами та діє до 31 грудня 2007 р.4.2 Договір складений у 2 примірниках, які мають однакову юридичну силу, по одному для

кожної сторони.4.3 Доповнення та зміни до цього договору вносяться за згодою сторін та формулюються

додатковою угодою.

5. Юридичні адреси сторін

“Продавець” “Покупець”

Сумський поштамт – ЦПЗ № 1 Сумський державний університетм. Суми, пл. Привокзальна, 5 м. Суми, вул. Римського-Корсакова,2Р/р 2600910856 в СОД АППБ р/р 35220003000024 “Аваль”, МФО 337483 УДК в Сумській обл.

код 22981300 МФО 837013тел/факс 25-10-84 код 05408289

Начальник поштамту Ректор

___________ В.О. Ващенко ___________ А.В. Васильєв175

ДОДАТОК Щ(довідковий)

НАКЛАДНА

17.01.2007 Суми №12

Підстава__________________________________________________________________Кому______________________________________ від кого________________________

Номер пор.

Видопе-рації

Сорт Роз-мір

Оди-ниця вимі-

ру

Номен-клатурний

номер

Кількість

Вартість Сумаза ви-могою видано

Одержувач________________________ Відправник_____________________________Директор ____________________ Головний бухгалтер __________________________

(підпис) (підпис)

МП

176ДОДАТОК Ю(довідковий)

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

Поряд-ковий номер

Прізвище, ініціали та

посада

Місце роботи та

посада

Місце відряджен-

ня

Дата й номер наказу(розпо-

рядження)

Дата номер посвідчення про

відрядження

Дата вибуття у

відряд-ження

Дата прибуття з відряд-

ження

1 2 3 4 5 6 7 8

ДОДАТОК Я(довідковий)

Журналобліку вхідних документів та видань з грифом

“Для службового користування”

Дата надход-ження

докумен-та

Звідки надій-шов

доку-мент

Дата та індекс

вхідного докумен-

та

Вид та стислий

зміст документа, кількість сторінок разом з

додатком

Кількість та номери примір-

ників

Резолю-ція

Позначка про

взяттяна

контроль та термін виконан-

ня

Дата Підпиc Індекс (номер)

справи, до якої підшито

документ


знищення

При-міткаотри-

ман-ня

повер-нення

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Журналобліку вихідних документів з грифом

“Для службового користування”Дата

відправлення документа

Дата та індекс вихідного документа

Куди надісланий документ, номер

примірника

Вид та стислий зміст

документа, кількість

сторінок разом із додатком

Індекс (номер) справи, до якої підшито копію

документа

Дата і підпис про отримання

документа (виконавець, експедиція)

Відмітка про знищення документа

Примітка

1 2 3 4 5 6 7 8

178ДОДАТОК А(довідковий)

Ж У Р Н А Лреєстрації вихідних документів

Дата та індекс

вихідного документа

Адреса отримувача документа

Зміст Позначка

1 2 3 4

Ж У Р Н А Лреєстрації вхідних документів

Дата надходження

та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс

одержаного документа

Стислий зміст

Резолюція або кому

направлений документ


виконання документа,

підпис1 2 3 4 5

179ДОДАТОК В(довідковий)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Автор документа або кореспондент

Назва виду документа

70

53

Дата та індекс надходження Дата та індекс документа

105

Заголовок документа або стислий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Позначка про виконання Розписка про одержання документа

210

Лицьовий бік

Контрольні відмітки

Фонд (номер) Опис (номер) Справа (номер)

70 70210

Зворотний бік

54

180ДОДАТОК С(довідковий)

Контрольна картка

Кореспондент

Вх. номер і дата Дата та індекс одержаного документа

Зміст

Резолюція

55

Фонд (номер) Опис (номер) Справа (номер)

181ДОДАТОК D(довідковий)

ПЕРЕЛІКдокументів, що не підлягають реєстрації

діловодною службою1 Копії листів, що надійшли до відома.2 Кошториси.3 Повідомлення про засідання, наради,

збори і порядок денний.4 Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

56

5Відомості та інформації, надіслані до відома.*6 Навчальні плани, програми.*7 Рекламні повідомлення, плакати,

програми нарад, конференцій тощо.*8 Прейскуранти (копії).9 Норми витрати матеріалів.

10 Листи –запрошення, листи - вітання.11 Друковані видання (книги, журнали,

бюлетені).*12 Наукові звіти за темами.*13 Місячні, квартальні, піврічні звіти.*14 Форми статистичної звітності.*15 Розподіли навчальної роботи.16 Розклади занять.17 Розрахунки вартості навчання.18 Договори.*19 Бухгалтерські та фінансові документи

(реєструються у відповідних підрозділах).

57

*Документи, перелічені у пунктах 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14, 18, підлягають спеціальному обліку у відповідних

структурних підрозділах організації.

182ДОДАТОК Е(довідковий)

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ


(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮРектор______А.В.Васильєв“___” _______2007р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ_____________№_________(дата складання)

58

________________________(місце складання)на ____________ рік

Найменування розділу

Індекссправи

Заголовоксправи

(тому, частини)

Кількість справ (томів,

частин)

Строк зберігання справи (тому,

частини) і номери статей за переліком

Примітка

1 2 3 4

Найменування посадикерівника структурногопідрозділу (підпис)

Розшифрування підпису

(ініціали, прізвище)

ПОГОДЖЕНО:ПОГОДЖЕНО:

Протокол ЕК університету Архіваріус

59

_____________№________ Підпис (ініціали, прізвище)

Дата

183Ф

ормат А4 (210х297)

Продовження ДОДАТКА Е

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у _____________ році в структурному підрозділі

За строками зберігання

Усього У тому числітаких, що

переходятьз позначкою

«ЕПК»1 2 3 4

60

Постійного

Тимчасового(понад 10 років включно)

Тимчасового(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади особи,відповідальної за діловодство (підпис)

Розшифрування підпису

Підсумкові відомості передано до архіву

Найменування посади особи,відповідальної за передачу

відомостей (підпис) Розшифрування підпису

Дата

61

184ДОДАТОК F(довідковий)

ОРІЄНТОВНИЙ ПЕРЕЛІКдокументів, на яких ставиться гербова

печатка1. Акти (приймання, передачі та знищення

документів, справ; прийняття завершених будівельно-монтажних, ремонтних, проектних,

науково-дослідних, конструкторських робіт, обладнання, виконаних робіт і послуг; списання

товарно-матеріальних цінностей; на введення об’єктів в експлуатацію, передачу квартир,

експертизи тощо).

2. Договори цивільно-правового характеру, угоди, контракти та додатки до них (з

62

питань навчальної діяльності, науково-дослідної роботи, адміністративно-господарської діяльності, кадрових питань і т. ін.).

3. Довідки (академічні, лімітні, довідка про надання вченого звання, з місця роботи, про нараховану і належну зарплату, про виплату страхових сум, про використання бюджетних асигнувань на зарплату тощо).

4. Дозвіл (на вивіз іноземної валюти, капіталу, відкриття рахунків за кордоном; реєстрацію та реалізацію автотранспорту).

5. Доручення (на одержання атестатів, цінних паперів, матеріальних цінностей, ведення справ у Господарському суді, подання документів для оформлення вчених звань, виїзду за кордон у службові відрядження працівників СумДУ, на отримання закордонних паспортів з візами до країн, у які оформляється відрядження, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні).

6. Завдання (на відрядження до Міністерства освіти і науки України, на проектування об’єктів, капітальне будівництво тощо).

63

7. Заявки студентів щодо дозволу переведення на навчання до інших вузів

України, фінансові, бухгалтерські.

8. Заявки (на одержання бланків дипломів бакалаврів, спеціалістів, магістрів, на винаходи, матеріали, обладнання, устаткування тощо).

9. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

10. Списки наукових праць.

11. Протоколи лічильної комісії.

12. Витяги з протоколів засідань вченої ради університету тощо.

185ДОДАТОК G(довідковий)


64

НАКАЗ

00.00.00 р. Суми №79-І

Про порядок підписування та візування службових документів

З метою подальшого вдосконалення стилю роботи, впорядкування службової документації, скорочення документообігу

Н А К А З У Ю:

1 Затвердити Положення про порядок підписання службових документів.

234 Контроль за виконанням наказу залишаю

за собою.

Ректор (підпис) А.В. Васильєв

65

Зворотний бік наказу

Проект наказу вноситьПОГОДЖЕНО:

Зав. загального відділу

Перший проректор - проректорз

навчальної роботи

66

(підпис) В.Я. Линник(підпис) В.Д. Карпуша

Візи погодження зацікавлених

посадових осіб

186ДОДАТОК Н(довідковий)

67

ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

_______________________________________(прізвище, ім’я, по батькові)

Штамп організації______________________________________________(посада)

відряджається до________________________________

(пункт призначення)

для ___________________________________________

(мета відрядження)

на ______ днів __________________________________

Керівник __________________________

(підпис)

“____” _____________________________

Вибув із _____________________Прибув _______________________

“__” __________________20___ р.“__” __________________20___ р.

Печатка, підпис Печатка, підпис

Вибув із _____________________Прибув _______________________

“__” __________________20___ р.“__” __________________20___ р.

Печатка, підпис Печатка, підпис

68

ЗВІТ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Відряджений ___________________ Керівник _________________

“_____” _____________________20____р.

69

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ...

Documents

Transcript of МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ...