Odic tourisme - Chantal Couralet : Coordination d'événementiel (formation MOPA)
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COORDONNER
votre
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07 octobre 2010
votre
événementiel
Assurer la coordination pour la mise en œuvre de votre plan
d’actions est une base de réussite
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d’actions est une base de réussite dans l’organisation de votre
événementiel
PLANIFIER LES ÉTAPES DE VOTRE PROJET
� Dans l’organisation de votre événement il est essentiel d’en décliner toutes les phases pour mieux les piloter.
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� Pour aider à cette réalisation le rétro-planning
est un outil adapté auquel il est utile d’associer une check-list permettant le contrôle
des actions définies
Á NOTER
Il es important d’ajuster son rétro-planning et sa chek-list
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sa chek-list
au type de manifestation envisagé.
Á titre d’exemple
Rétro-planning et chek-list :
les étapes quasi – communes
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les étapes quasi – communes
à toute organisation
d’un événement
Définition objectifs, public(s) ciblé(s)
J - 180
Choix date(s) et liste de(s) lieux, des thèmes et des artistes
Recherche aides, subventions
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Recherche aides, subventions
Budget prévisionnel
Recherche de bénévoles pour constitution d’équipes
Choix de la programmation
J - 90
Choix visuel de l’événement et composition charte graphique
Préparation documents (tracts,
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Préparation documents (tracts, affiches) avec le visuel
Recherche de partenariats, de sponsors
Réunion et mise en place des pôles administratif, sécurité, communication
J - 60
Démarches (autorisation Mairie, Préfecture…)
Démarches sécurité (Pompiers, Gendarmerie, Croix Rouge…)
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Gendarmerie, Croix Rouge…)
Recherche hébergements artistes…et demande devis nuitées + restauration
Évaluation besoins matériels + demande devis et demande de prêt
J - 45
Contact « point de vente » (billetterie)
Contact imprimerie (devis affiches, billets, tracts)
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Constitution fichiers médias + plan de communication
Récupération logos partenaires + invitation (relations publiques)
Prévenir assurance + contrat ou avenant
J - 30
Envoi de communiqué de presse
Contrats (artistes, matériel…)
Réunion avec partenaires + pot
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« bon à tirer » à l’imprimeur
Mise en place « point de vente » billets
Logistique artistes/intervenants
Premier collage et dépôt d’affiches
J - 20
Prévenir SACEM
Envoi invitations (financeurs…)
Préparation des badges (équipe, artistes, techniciens…)
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techniciens…)
Elaboration du questionnaire(outil de mesure)
Envoi de plan d’accès (itinéraire) + fiche infos (hôtel, horaires) artistes/interv
Actions médiatiques :(jeu concours avec
radio pour faire gagner des places)
J - 20Envoi du dossier de presse
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Envoi du dossier de presse
Comptage billetterie avec « points de vente »
1er Tractage et contrôle affichage
J - 10
Point avec l’équipe de base + bénévoles et planning répartition des tâches
Vérification réceptions dossier presse
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Vérification réceptions dossier presse
Calendrier interview
2e Comptage avec « points de vente »
Second tractage et vérification affichage
J - 5Vérification venue presse/médias- nouvel article + passage radio
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- nouvel article + passage radio
Récupération dons pour lots (commerçants)
Briefing de l’équipeCoordination équipes
J - 1
Contrôle des tâches du rétro planning
Reconnaissance du parcours
Mise en place de la signalisation
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Mise en place de la signalisation
Récupération arrêtés municipaux
Vérification des lieux (salles exploitées)
Livraison, vérification matériel
Rapide briefing équipes
Jour J
Accueil artistes, techniciens, sécurité….
Installation matériel, vigilance des accès secondaires, issues de secours….
Vérification des barrières de sécurité
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Mise en place des Arrêtés (fermeture de rues)
Vérification du stationnement extérieur
Préparation caisses pour diverses ventes
Mise en place « point de vente »
Jour J
Accueil artistes
Accueil presse
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Accueil presse
Accueil public
LE JOUR J
Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J.
Pour en faciliter la réalisation :
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Pour en faciliter la réalisation :tout simplement un éventail de questions
à se poser pour établir un véritable échange avec l’équipe
et éviter les oublis, les erreurs…
La méthode du QQCOQP
Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J.
Pour en faciliter la réalisation :
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Pour en faciliter la réalisation :tout simplement un éventail de questions
à se poser pour établir un véritable échange avec l’équipe
et éviter les oublis, les erreurs…
Quelques questions de l’éventail
� QUI : est concerné par le sujet ?
� QUOI : quelle est l’idée principale ?
� COMMENT : dans quelles circonstances ?
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� COMMENT : dans quelles circonstances ?
� OỦ : cela se passe t il ?
� QUAND : cela se produit il ?
� POURQUOI : pour quelles raisons ?
Etat des lieux (salle, terrain…)Vérification matériel et restitution
Récupération des articles de presse
Débriefing avec l’équipe, bilan de l’opération (points forts/faibles)
et l’après Dépouillement et analyse des enquêtes
Planifier une réunion et pot de remerciements pour les partenaires et les bénévoles
Envoyer bordereau Sacem
l’après
Lors du bilan de votre événementiel
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Il est important
� Constituer un press-book :
– Quelle que soit l’envergure de l’opération de relations-presse, il est important d’en conserver la trace.
– Pour ce faire un recueil de coupures de presse, référencées et datées, est constitué.
D’analyser les retombées presse
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référencées et datées, est constitué. – A court terme, c’est un bon indicateur des
retombées de l’opération et permet, à moyen terme, d’apprécier l’efficacité de telle ou telle action, de confirmer ou de changer sa politique globale de communication.
– En ce qui concerne le long terme le press-book est une excellente mémoire du programme
De définir des outils de mesure
� Évaluer
– fréquentation, profil, satisfaction…
• Public,
– satisfaction, économie,
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– satisfaction, économie,
• Acteurs locaux
– ….
� Se poser la question : « que m’importe t-il de connaître ?»
Quelques exemples :
� Quel type de public ?– origine géographique, âge, catégorie socio-
professionnelle…
� Quel est l’animation/activité préférée ?
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� Quel est l’animation/activité préférée ?– animation de rue, expo…
� Quel hébergement choisi ?– hôtel, gîte, famille…
LES ENQUÊTES
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Un outil de mesure
efficace
� Garder toujours à l’esprit l’(les) objectif (s) mais également le dépouillement :
– les questions permettront-elles d’obtenir des
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– les questions permettront-elles d’obtenir des données exploitables ?
La connaissance des retombées
� apporteront :– Une donnée qualitative (ton des critiques de
presse, satisfaction public…)
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presse, satisfaction public…)
– Une donnée quantitative (fréquentation à l’événementiel et aux diverses activités…)
– Une donnée économique (vente de prestations directement liées à l’événementiel ou associée aux acteurs locaux…)
� Par la prise en compte des différents indicateurs liés aux
– Médias,
– Publics,
– Acteurs locaux,
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– Acteurs locaux,
– Partenaires
– …
Dépendra en majeure partie, la pérennisation de votre événement.
MERCI
DE VOTRE
ATTENTION
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ATTENTION
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