Odic tourisme - Chantal Couralet : Communication d'un événementiel (formation MOPA)
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Transcript of Odic tourisme - Chantal Couralet : Communication d'un événementiel (formation MOPA)
Communiquer :
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07 octobre 2010
Sur l’événementiel
IDENTIFIER LES MOYENS
LA COMMUNICATION SUR VOTRE ÉVÉNEMENT
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etRÉALISER DES ACTIONS
Elaboration
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d'une sratégie
de communication
est essentielle
pour assurer une information optimum
auprès des publics potentiels.
La stratégie de communication
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auprès des publics potentiels.
Les 3 étapes principales comprennent :
Les objectifs de communication
Ils se définissent à trois niveaux : objectifs de promotion « se faire connaître »
(information et notoriété) ;
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(information et notoriété) ;
objectifs affectifs « se faire aimer » (image ; personnalité forte et attractive) ;
objectifs de comportement « faire agir » (inciter à se déplacer ; déclencher des contacts)
Les cibles de communication
Hiérarchiser et définir des cibles permettent de s'adresser aux personnes que l'on souhaite sensibiliser à la programmation de la manifestation.
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Cibler son public, c’est avec le même œil, déterminer les médias qui le touchent particulièrement.
Si vous vous adressez à un public « amateurs de théâtre », il ne vous servira à rien d’avoir un article dans un magazine de moto
La cible principale peut concerner :
• La presse,
• les élus,
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• les élus,
• les professionnels
• les habitants de la commune,
• ….
Le positionnement
Il s'agit de définir le plus précisément possible les spécificités de l’événement à
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possible les spécificités de l’événement à partir desquelles se construira l'image de l'évènement
Création d’une identité visuelle
Il convient de préciser le message que l'on souhaite mettre en avant par rapport au public, le ton du message
informatif,
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informatif, basé sur l'émotion, humoristique,
ainsi que les contraintescharte graphique à respecter
Á noter
créer le visuel
et réfléchir à l'harmonisation des couleurs,
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et réfléchir à l'harmonisation des couleurs,
de l'image et du texte
pour composer la charte graphique
jouent un rôle important dans la stratégie de communication
La stratégie des moyens
Repérer Les grands médias : La presse écrite, la radio, la télévision, internet
Répondre à deux questions pour réaliser sa
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Répondre à deux questions pour réaliser sa stratégie de moyens :
Quels sont les moyens les plus pertinents pour atteindre les objectifs fixés ?
Comment puis-je toucher le public ?
Médias locaux et régionaux
Il est primordial d'entretenir de bonnes relations, régulières avec eux
et de se constituer un fichier
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Les médias et les supports seront choisis suivant leur qualité informative, leur audience, le public visé les tarifs (en ce qui concerne l'achat d'espace)
Il est important de :
prévenir les médias à temps (en tenant compte de
leurs délais de "bouclage") de la date et du contenu des manifestations que l'on organise
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des manifestations que l'on organise
leur proposer une campagne d'information en plusieurs étapes : sensibilisation, présentation, interview, compte-rendu.
Et répondre à ces questions :
A quels médias l'adresser ? : A QUI ?
Combien de temps avant l'événement ? : QUAND ?
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Combien de temps avant l'événement ? : QUAND ?
Sous quelle forme l'envoyer ? : COMMENT ?
Quel coût ? : COMBIEN ?
La presse écrite
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envoi d’articles de journaux et magazines
Au rédacteur en chef et aux journalistes en charge de la rubrique culturelle et de l'agenda
A qui ?
Quand ?
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En tenant compte de la périodicité et de la date/heure de bouclage du média
prendre contact par téléphone avec les rédactions pour connaître ces délais et amorcer un dialogue de manière à valoriser le spectacle.
Quand ?
Comment ?
Par courrier ou e-mail
les relations de la presse écrite
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les relations de la presse écrite
sont à privilégier :
elles permettent d'obtenir des rédactionnels gratuits et apportent à votre manifestation
un gage de sérieux
La Radio
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La Radio
A qui ?
Il est conseillé de sélectionner selon la zone de diffusion du spectacle/événement et du public visé, les radios susceptibles de toucher les
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visé, les radios susceptibles de toucher les spectateurs potentiels.
S'adresser directement au rédacteur en chef, au journaliste en charge de la rubrique "culture" ou à l'animateur de l'émission visée.
Quand ?
2 à 3 semaines avant le spectacle.
Comment ?
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Par courrier, fax ou e-mail.
Comment ?
Via la radio, il est possible
de réaliser une opération de communication très valorisante en touchant efficacement les personnes habitant dans la zone des représentations ;
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habitant dans la zone des représentations ;
d’être annoncé dans les agendas culturels des manifestations de la région ;
de répondre à une interview...
La Télévision
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(y compris locale)
A qui ?
aux télévisions susceptibles de toucher les spectateurs potentiels selon la zone de diffusion du spectacle/événement et du public visé
Quand ?
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Quand ?2 à 3 semaines avant l'événement.
Comment ?Par courrier, fax ou e-mail.
Les supports sur
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Les supports sur Internet
Internet est devenu en quelques années l’espace privilégié pour promouvoir ses événements.
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promouvoir ses événements.
Mais il n’est pas toujours facile de toucher son public malgré la multitude de services
existants…
Voici quelques conseils
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Voici quelques conseils
pour y parvenir...
Vendre ses billets en ligne
Pour les organisateurs professionnels (possession
de la licence) si l’événement est payant, il est vivement conseillé d'utiliser les services de billetterie en ligne qui sont rentrés dans les
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billetterie en ligne qui sont rentrés dans les habitudes des utilisateurs.
Ils peuvent représenter la première source de clientèle. La plupart de ces services disposent d'un agenda interne.
http://www.gallipolis-diffusion.com
Vendre ses billets en ligne
Exemple :
http://www.digitick.com
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http://www.digitick.com
est le n 1 français du e-ticket.
Il s’agit d’un moyen simple et très efficace pour promouvoir ses événements sur internet !La plupart des inscriptions sont gratuites.Leur avantage est de soumettre soi-même les informations via des formulaires.
S’inscrire sur les agendas
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informations via des formulaires. La validation est quasiment assurée. ex:http://leguidedesfestivals.com/index.php?page=festivals-inscrire-form-standart(rubrique « services » « inscrire un festival »)
http://www.gallipolis-diffusion.com
Les forums de discussion sur le Web peuvent être efficaces pour promouvoir ses événements.
Ex : http://www.annuairedeforums.com
Échanger sur des forums de discussion
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Ex : http://www.annuairedeforums.comhttp://www.forumactif.com/fr/creer-un-forum/Choisir sa thématique,Choisir un nom pour identifier son Forum
http://www.gallipolis-diffusion.com
Si vous avez une vidéo pour présenter votre événement, il existe des sites sur lesquels vous pouvez la diffuser. Les plus connus sont
http://www.youtube.com et http://www.dailymotion.com
Partager les vidéos sur les plates formes dédiées
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Pour savoir comment mettre une vidéo sur ces sites :
http://www.mygraal-innovation.com
rubrique « aide » « poster une vidéo(format PDF)
Sur Dailymotion, il est possible de soumettre votre vidéo aux groupes auxquels vous appartenez.
http://www.gallipolis-diffusion.com
Il existe des réseaux sociaux thématiques tels que
http://mymondomix.com (Evénement culturel),
http://www.Fest21.com (Cinéma),
Élargir sa communauté sur les réseaux sociaux
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Dans les généralistes, les incontournables sont Facebook, (sur votre page « événement », vous pouvez inviter vos amis, ajouter des images, des liens et des vidéos pour égayer l’ensemble) Twitter et Myspace.
Un blog sera également utile pour fédérer une communauté et la fidéliser.
http://www.gallipolis-diffusion.com
L’email est le moyen de communication le plus ancien sur le Web. En moyenne, 20% des e-mails sont ouverts et 5% mènent à une visite. Evitez d’envoyer vos emails le samedi, le meilleur taux de
Faire connaître ses événements par e-mail
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Evitez d’envoyer vos emails le samedi, le meilleur taux de clic semble être le vendredi et le dimanche. (source :journal du net)
L’avantage de l’e-mail est qu’on peut toucher rapidement un très grand nombre de personnes plus ou moins ciblées, son défaut est son faible taux de retour et son caractère intrusif.
http://www.gallipolis-diffusion.com
Utilisation
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des différents supports
de communication
Les documents
dédiés à la presse, doivent être agréables et attirer l’attention
graphisme soigné
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et
texte percutant
ont autant d’effets sur les professionnels que sur le public
Le communiqué de presse
Répond au « QQCOQP »
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il doit permettre au journaliste de : se faire rapidement une idée du contenu et de l'intérêt de la manifestation,
rebondir sur l’information brute et vous contacter pour avoir plus de renseignements
Quelles informations y faire figurer ?
les informations pratiques : Quoi : nom de l’événement,Qui : identité organisateurComment : ex : aides
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Comment : ex : aidesOù : lieu, Quand : date/horairePourquoi : objectif (s)les coordonnées d'une personne "contact".
LOGO OU VISUEL DE LA STRUCTURE
COMMUNIQUE DE PRESSE(date de rédaction)
TITRE4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : elles
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4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : elles répondent aux QQCOQ 10 lignes maximum développent ensuite les idées complémentaires. (P)
Contact presse ( nom, téléphone, adresse, mail).
Quelques conseils pour la forme :
format A4 texte de présentation court un communiqué de presse est en recto. Le journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ;
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journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ;pas de papiers de couleurs vives, utiliser papier à « en-tête » ou papier blanc simple ;utiliser du papier de 90/100 grammes :
Ils ont l’avantage de moins se froisser et le document garde une bonne tenue
A qui l'envoyer ?
à tout les médias généralistes ou spécialisés de la région
De préférence « nominativement » ;
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De préférence « nominativement » ;
L'information peut également être insérée dans les bulletins municipaux ou associatifs.
Quand l'envoyer ?
La date est fonction du sujet et du délai de bouclage Si votre communiqué annonce l’arrivée d’un dossier de presse, l’envoi se fait, en général 1 mois avant votre événement.
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événement.Dans ce cas le communiqué est l’émissaire du dossier de presse.
Il peut être suivi d’un coup de fil pour "s’assurer de la bonne réception". Si le premier communiqué ne donne rien, n’hésitez pas à relancer.
Le dossier de presse
est le document de référence de votre communication
c’est un outil de travail pour le journaliste qui va utiliser ce document pour annoncer l'événement, voire réaliser un article ou un reportage
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voire réaliser un article ou un reportage Le principe de conception est le même que pour un communiqué :
présentation simple mais rigoureuse
En général, un dossier de presse se rédige en 2 parties
Quelles informations y faire figurer ?
1ere partie : la présentationCouverture : titre, dates de l’évènement, nom du document « dossier de presse » (possibilité de reprendre le visuel générique de l’évènement : affiche, logo…)
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1ere page : historique de la structure ;
2e page : note claire et précise d’intention de l’initiateur du projet : l’évènement doit être appréhendé dans sa particularité, son intérêt, sa philosophie.
3e page : les objectifs (passés) et futurs ;
2e partie : le développement ;
programme détaillé de l’événement ;biographies des artistes ;prix des places, n s de renseignements, de réservations,
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prix des places, n s de renseignements, de réservations, moyens d’accès (si besoin) ;articles de presse (dans le cas d’événement(s) passé(s))• faciliter la lecture en soulignant les passages
importants ; mentionner le nom du média, la date de parution et le nom du journaliste
remerciements aux partenaires ;fiche contact
Quelques conseils pour la forme :
Format A4 Présentation simple uniquement en recto. Faire des paragraphes ; privilégier les phrases courtes :
sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée
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sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée par phrase ;
Utiliser les espaces, (une pleine page de texte ne donne pas envie d’être lue) ;
Relire à deux en restant attentifs aux dates, n s de téléphone, orthographe des nomsRelier le document
A qui l'envoyer ?
Aux destinataires du communiqué de presse
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Entre 15 et 20 jours avant l’événement
Quand l'envoyer ?
Les affiches
Il faut définir la quantité et les formats d’affiche en fonction des endroits que vous ciblez et de votre budget.
Faire une évaluation du coût de chaque moyen de communication employé.
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communication employé. Ce coût doit être justifié par des éléments tels que : le format, le coût unitaire, le nombre de parutions, coût de fabrication.
Il existe plusieurs formats d'affiches :30 x 40 cm, 40 x 60 cm, 60 x 80 cm, 80 x 120 cm 4 x 3 m
Où les déposer ?
Les différents points d'appui possibles sont essentiellement :
chez les commerçants, qui acceptent en général le format maximum 40 x 60
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format maximum 40 x 60
l'affichage routier libre, qui permet l'emploi du format 80 x 120
l'affichage sur colonnes " Morris " en zone urbaine pour format 80 x 120
l'affichage sur les panneaux municipaux
Quelques conseils
l'affichage dans la commune doit se limiter aux espaces aménagés sinon votre Association peut être condamnée pour affichage sauvage et devoir
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être condamnée pour affichage sauvage et devoir indemniser la commune du coût des travaux de remise en état des lieux dégradés,
votre Association peut également louer des espaces publicitaires à des sociétés privées.
l'affichage doit être en place
Quand poser ?
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au moins quinze jours
avant votre événement.
Les dépliants et les flyers
Lisibles et détaillés, dépliants et flyers sont le support de base de tous les envois postauxIls peuvent être également
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Ils peuvent être également distribués de la main à la main, avec un échange personnalisé,
• à la sortie d'autres spectacles, • lors de foires ou de marchés.
mis en dépôt chez les commerçants, dans les Mairies, les banques, la Poste, les bibliothèques
D’autres moyens de communication
Les relations publiques courrier, téléphone, mailings
réception
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La conférence de pressec'est une rencontre programmée (en général 15
jours) avant l’événement, entre l'organisateur, les artistes impliqués dans la mesure du possible et des journalistes
Le budget
Il est essentiel de considérer dans votre plan de communication le montant alloué et de répartir le budget en fonction des coûts :
graphisme ;
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graphisme ;
impression affiches ; impressions flyers
encarts publicitaires ;
invitations presse (petit déjeuner, déjeuner, conférence…)
…
Conclusion
Avant d’entreprendre vos actions de communication il est important de bien étudier et de définir à la fois
ce que vous voulez faire connaître,
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ce que vous voulez faire connaître,
les publics ciblés,
le ou les supports choisis.
l’évaluation des coûts ;
mais aussi les résultats que vous escomptez et le mode d’évaluation des retombées,
Ainsi que mettre en place
un rétro planning « communication »
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ce planning est étroitement lié à l’organisation puisqu’il définit les actions à mener et leurs délais.
MERCI DE VOTRE
ATTENTION
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ATTENTION
Chantal CouraletChantal CouraletChantal CouraletChantal Couralet
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