NSA Anskaffelse - Uninett · Test av Public 360 (Mer om det kl. 15:30 i dag) Testperiode • 9....

NSA AnskaffelseNytt saksbehandlings- og arkivsystem: Public 360

Bjørn H. KopperudSUHS 2013

30. oktober 2013

SUHS 2012: I forhandlinger..

To tilbydere

• EVRY• Software Innovation

Viktig å holde kortene tett til brystet

Krevende forhandlinger

• Funksjonelle og tekniske krav• Pris

Forhandlingene strakk ut i tid

• Tildelingsbrev sendt 4. april 2013• … cirka fire måneder forsinket ihht. prosjektplan

6. november 2013 SLIDE 2


Tildelingskriterier (Sum: 100%)

• Priser og livsløpskostnader 20 %• Funksjonelle og tekniske krav 30 %• Brukervennlighet 35 %• Integrasjon 15 %

Tildelingen (I)

Priser og livsløpskostnader (20%)


Funksjonelle og tekniske krav (30%)

Tildelingen (II)

• Evry ble trukket for– Logging av data– Sporingsinformasjon– Utvalgsbehandling– Krav som først ble oppfylt i

senere versjoner

Brukervennlighet (35%) • Evry ble trukket for– Ledere (GUI / litt)– Arkivmedarbeidere (GUI / litt)– Utvalg (GUI / vesentlig)

Integrasjoner (15%)


Tildelingen (III)


300 Ansatte (Oslo, København, Stockholm og Bangalore)

Fornebu

Største kontrakt: UNINETT

Produkter:

Hvem er Software Innovation (SI)?

Jorunn NæssProsjektleder

Susanne LudvigsenTestlederKonsulent

Odd-Henrik HansenSalgsdirektør


Krevende kontraktsforhandlinger

• Strakk ut i tid• 4. april – 31. mai 2013

Hovedutfordringer

• Driftsløsning (SaaS)• SLA• Fakturering• Kvalitetssikring (lagring, brukere mm.)

Arbeidet startet parallelt

• Startet arbeidet ifbm. Informasjonsmøtet 7. mai 2013• Inngikk en intensjonsavtale 21. mai 2013

Kontraktsforhandlinger


Pilot- og referansevirksomheter29. april 2013


Kurs

• Grunnkurs saksbehandling (2 stk.)• Saksbehandlingskurs• Arkivkurs• Administratorkurs• Kurs i møte- og utvalgsbehandling

Arbeidsmøter («Workshops»)

• Saksbehandling• Arkiv• Møte/utvalg• Papirløse møter• Malutvikling• Innsynsbegjæring• Importsenter

Kurs og arbeidsmøter24. mai – 8. august 2013

Uvurderlige bidragsytere

Anita Holter NMBU

Christian Meuche Haugstad NMBU

Frank Wikstrøm HiST

Gro Haugland HBV

Gunhild Nyborg-Skagseth NMBU

Guri Lilleby HBV

Hanna Skoog NHH

Hilde Andersen NHH

Jeanne P Moum HiST

Kari Hansen NHH

Kirsti Klokkerhaug HiST

Laila Ebbesen Smed NMBU

Leif Kristiansen UNINETT

Lisbeth Viken HiST

Liv Fludal Haugan HiST

Margit Hytta HiOA

Marianne Juvodden HBV

Marianne Øvregaard HiST

Mette Støtterud HBV

Nina Ødegård HBV

Signe Morvik NHH

Solrun Moen HiNT

Terje Berger NHH


Påmeldte virksomheterJuli 2013 (September 2013)

Arkitekt- og designhøgskolenDiakonhjemmet høgskoleDronning Mauds Minne HøgskoleFolkehelseinstituttetHøgskolen i BergenHøgskolen i Buskerud og VestfoldHøgskolen i GjøvikHøgskolen i HarstadHøgskolen i HedmarkHøgskolen i LillehammerHøgskolen i MoldeHøgskolen i NarvikHøgskolen i NesnaHøgskolen i Nord-TrøndelagHøgskolen i Oslo og AkershusHøgskolen i Sogn- og FjordaneHøgskolen i Sør-TrøndelagHøgskolen i Telemark

Høgskolen i VoldaHøgskolen i ØstfoldHøgskolen i ÅlesundHøgskolen Stord HaugesundInstitutt for samfunnsforskningKunsthøgskolen i BergenKunsthøgskolen i OsloNLA HøgskolenNorges HandelshøgskoleNorges IdrettshøgskoleNorges miljø- og biovitenskapelige univ.Norges MusikkhøgskoleSamisk høgskoleSenter for IKT i utdanningenUNINETTUniversitetet i AgderUniversitetet i NordlandUniversitetet i Stavanger

Sitter på gjerdet…

• Haraldsplass diakonale hs.• Diakonova• Menighetsfakultetet

Frist 31. oktober 2013


Testplan, how-to og bistand fra SI

Startet testperioden 9. september 2013

Første del: Teknisk oppsett

• Scanning (Pixedit & Fileimporter)• «Rød» administrator• Offentlig journal• Brukere…

Andre del: Funksjonell testing

Tredje del: Test av FS

• Utsatt gjentatte ganger pga. sykdom / høstferie

Test av Public 360(Mer om det kl. 15:30 i dag)

Testperiode

• 9. september – 31. oktober 2013

Akseptansetest

• 30. september – 4. oktober 2013 (HiST, NHH)• 7. oktober – 11. oktober (HBV, NMBU)• 21. oktober – 25. oktober (Alle)

Oppsummeringsmøte

• Tirsdag 29. oktober 2013


Oppsummering - testperiode

Sene leveranser fra systemleverandør

• Rød administrator• Scanning / Fileimporter• Utvalgsbehandling (Malverket kom sent)• FS-integrasjonen• Offentlig journal• Varsler

0 A-feil - (0)

4 B-feil - (5)

17 C-feil - (25)

Endringsønsker

Leverandør: Profesjonalitet

Leverandør: Bistand / service

I det store og hele fornøyde med resultatet


Oppsummering med pilot- og referansevirksomheter

• 29. oktober 2013

Oppsummering sendes Software Innovation

• 1. november 2013

Dialog mellom SI og UNINETT

Ekstraordinært styringsgruppemøte

• 8. november 2013

Avgjørende for videre fremdrift

• Herunder signaliserte datoer for utrulling

Aksept / godkjenning av løsningSannsynligvis med restanser…


Delprosjekt: Konvertering

• Dialog med Evry• Oppstartsmøte med Software Innovation• Delprosjektleder Jon Strømme (UNINETT)• Eget foredrag i morgen kl. 14:30

Teknisk workshop23. august 2013

Deltakelse på SI sitt brukerforum23. – 25. september 2013

• Sannsynligvis nyttig for en del av dere neste år• Ålesund 22. – 23. september 2014

Andre aktiviteter

Oppsett av test- og kursmiljø

• 15. november 2013• Alle får ikke tilgang med en gang• Kommer tilbake med informasjon om dette


Stort informasjonsbehov

Merkantile og kontraktile forhold

• Fakturering• Funksjonalitet inkludert i avtalen

Utrulling og opplæring

Kjøp av ekstra bistand

Endringsønsker / tilpassinger

Integrasjoner

• Rekrutteringsmodul• Box.com vs. P360• Sharepoint• FS• Automatisk populering av brukere

Henvendelser til UNINETTi perioden 1. juni – 30. oktober 2013

Vi har sagt «vent» eller «kommer senere»

• Utrulling• Integrasjoner

VIKTIG:Alle bestillinger skal gå via UNINETT(også i fremtiden)


Forvarsel sendt fra UNINETT 25. oktober 2013

Les og forstå avtalens bilag 7

SI fakturerer virksomhetene direkte

Sett eventuelt av midler til

• Kurs (20.000 kroner pluss reise og forberedelser)• Ekstra bistand fra SI (1250 kroner per time pluss reise)• Konvertering av databaser (80.000 kroner per stykk)• Opsjoner? (NB! Ikke sikkert disse er mulig å utløse)

Overgang mellom to systemer er ressurskrevende!

Forvarsel


Epost: [email protected]

Telefon: 73 55 78 11

Mobil: 91 85 21 22

NSA Anskaffelse - Uninett · Test av Public 360 (Mer om det kl. 15:30 i dag) Testperiode • 9....

Documents

Transcript of NSA Anskaffelse - Uninett · Test av Public 360 (Mer om det kl. 15:30 i dag) Testperiode • 9....