Financial Report and Status Q4 / February 13th 2008 Page 1

Kontraktshåndtering - spar store penger360°Fra anskaffelse til kontrakt

Charles EggeSoftware Innovation

Kontraktsoversikt er viktig

• I mellom 60% og 80% av alle B2B transaksjoner forligger det en formell handelsavtale.

Kontraktshåndtering - hva er det?

”prosessen for å systematisk og effektivt håndtere kontrakts etablering, utførelse og analyse for å

optimalisere operasjonell og finansiell aktivitet til lavest risiko.”

Enterprise Contract Management (ECM) definert av Aberdeen Group

Finnes det konflikter rundt kontrakter?

Ja!Den parten som har kontroll på informasjonen har alltid

en stor fordel!!

Sentrale prosesser

Anskaffelse Forhandling Overvåking FornyelseKontraktsinformasjon

Prosjekt

KundeLeveran-dør

Korres-pondanseAktiviteter

Kontraktsdokument

Anskaffels

e

Forhandling

Overvåkin

g

Fornyelse

Opprett eller endre en anskaffelseessak

Opprett eller endre en anskaffelseessak

Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner

Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner

E-post kan arkiveres direkte fra Outlook

Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner

Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner

Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner

Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner

Prosjektrom for samhandling med leverandør(er)

Samhandlingsrom -. Dokumentene kan arkiveres i 360°

Dette var innledende runde om anskaffelseprosessen

• Full kontroll på alle anskaffelser• Full kontroll på alle relasjoner rundt anskaffelsene

Kontraktsinformasjon

Prosjekt

KundeLeveran-dør

Korres-pondanseAktiviteter

Kontraktsdokument

Vi skal videre til kontraktshåndtering

What’s in it for me?

Man kan redusere sine kostnader med 50-80% ved å benytte strategisk kontraktsledelse.

(Goldman Sachs)

Hva slags type kontrakter har man i virksomheten - eksempler

• Ansettelses –• Pris / rabatt –• Leverandør / kunde – • Partner – • Forhandler – • Service og vedlikeholds – • Andre-

La oss se på kontaktsdokumenter

• Etablere kontrakt

• Følge opp – overvåke

• Revidere kontrakt

Kontrakter kan relateres til anskaffelsen – eller som ett kontraktsdokument

Dokumentkort på kontrakt med alle filer og revisjoner

Eksempel på kontraktsfiler - alle bilag i samme dokumentkort

Sende avtalen til godkjenning eller høring

Et dokument sendes på godkjenning ved å velge funksjonen send til godkjenning i nedtrekksmenyen til høyre for dokument tittelen til dokumentet

Godkjenning av avtale

En e-post blir da generert med linker til dokumentet og link for å godkjenne. E-posten vil automatisk få brukerens nærmeste leder(e) og foreslåtte godkjennere som mottakere av e-posten. Denne kan slettes og andre mottakere kan legges til.

Personen(e) som mottar e-posten velger linker for å godkjenne dokumentet og sender e-posten i retur til avsenderen eventuelt videre til andre mottakere.

Logging av godkjenningen og merknader fra den som har godkjent dokumentet vises i relatert mappen ”Merknader” i detaljvisningen til dokumentet.

.

Revidering av avtaler – Arbeidsflaten gir deg full oversikt

Varsling av endringer på Avtaler/Kontrakter

Dokumentansvarlig blir varslet om at en avtale eller kontrakt utløper ved at avtalen dukker opp i arbeidslisten ” Mine avtaler til oppfølging”.

Man kan abonnere på endringer i avtaledokumentet vhs RSS feed i Outlook også

Revidering av avtaler

• Etablering: anskaffelser - forhandlinger og samarbeid, signering

• Aktivering: arkivering, indeksering, søkbarhet

• Samsvar: overvåking, oppfølging (proaktivt)

• Revidering av avtaler

Kort oppsummert

Kontraktsinformasj

on

Prosjekt

KundeLeveran-

dør

Korres-pondanseAktiviteter

Kontraktsdokument

360° Fra anskaffelse til

kontrakt

Takk for oppmerksomheten!