Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
Transcript of Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
1/17
12
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH
Etiket berasal dari bahasa perancis (etiquette) yaitu tata cara pergaulan
yang baik antar sesama manusia. Istilah etiket lebih menitik beratkan pada
caracara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima
tamu di rumah maupun dikantor, dan sopan santun lainnya. Dalam
pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata krama yang baik dalam
menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku.
Adapun Berbagai macam nilai yang mendukung etiket diantaranya :
Nilai-nilai kepentingan umum. Nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan.
Nilai-nilai kesejahteraan. Nilai-nilai kesopanan, harga-menghargai. Nilia
diskersi (discretion = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan suatu
rahasia yang boleh dikatakan atau tidak rahasia. Kita berada dalam medan
kehidupan yang ditandai dengan derasnya arus moderenisasi dan pesatnya
teknologi serta informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai
perubahan sosial, budaya dan tak terkecuali perubahan moral. Sekarang ini
kita juga berada dalam pluralisme etis dan keragaman agama. Dalam situasi
dunia seperti saat ini, seharusnya semakin memberi peran bagi etiket.
Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan bertindak dengan tepat sesuai
dengan budaya setempat. Kita tidak tercabut dari nilai nilai dan akar
budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari kita, yakni sadar
akan jati diri sendiri (tahu diri) sadar pada tempat dimana kita berpijak (tahu
tempat), dan sadar akan sistem nilai atau norma norma yang berlaku (tahu
adat).
Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita lakukan, begitujuga dalam kehidupan berorganisasi. Ada berbagai kepentingan/keperluan
saat kita bertamu di suatu kantor, antara lain sekedar berkunjung untuk
melihat-melihat dan meminta informasi berkaitan dengan produk, baik
barang maupun jasa, dan sebagainya.
Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita perhatikan.
Kita harus selalu menjaga sikap dan perilaku, mulai saat memasuki parkir
sampai meninggalkan parkir. Hal itu penting kita perhatikan karena tujuan
baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tutur kata, cara komunikasi,dan perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan gagal
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
2/17
12
karena orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menaruh perhatian,
atau tidak mau mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor,
berarti kita bertindak sebagai tamu. Artinya kita harus menghargai semua
yang ada dalam kantor tersebut. Agar orang yang kita temui merasa nyaman
dengan kehadiran kita dan menimbulkan kesan yang baik di depan orangyang kita temui.
1.2 RUMUSAN MAKALAH
Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba merumuskan
beberapa rumusan masalah dalam makalah ini, antara lain:
1.Apa yang dimaksud dengan tamu kantor ?
2.Siapa saja tamu menurut kepentingannya?
3.Peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di kantor ?
4.Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?
5.Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?
6.Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?
7.Apa fungsi dan manfaat Form kedatangan tamu ?
1.3 TUJUAN MAKALAH
Dari uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat
dirangkum sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.
2. Untuk mengetahui siapa saja tamu menurut kepentingannya.
3. Untuk mengetahui sejauh mana peran dan tanggung jawab sekretaris
dalam menerima tamu di kantor.
4. Untuk mengetahui bagaimana Etika bertamu yang baik dan benar di
kantor.
5. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benardi kantor.
6. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.
7. Untuk mengetahui fungsi dan manfaat Formulir kedatangan tamu.
1.4 MANFAAT MAKALAH
Adapun manfaat dari makalah Etika Bertamu dan Menerima Tamu, yaitu:
1. Menambah pemahaman tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu dikantor.
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
3/17
12
2. Sebagai sumber ilmu dalam proses belajar.
3. Menambah wawasan mengenai Etika Bertamu dan Menerima Tamu di
kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. TAMU KANTOR
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin
mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan
kepentingan dinas maupun pribadi. Tamu kantor adalah seseorang atau
kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu.
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan
dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari
membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor.
Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk
menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan
kesan baik ketika melakukan kerja sama.
2.2. TAMU MENURUT KEPENTINGANNYA
2.2.1 Tamu Yang Datang Untuk Minta Dana/Sumbangan
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
4/17
12
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin
bertemu langsung dengan pimpinan. Berbagai macam alasan dikemukakan
bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT,
untuk bantuan kemanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanyatidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau
tidak, pokoknya harus bertemu.
Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani
dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus
diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi
mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa.
Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan
peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya.
Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di
persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus
menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.
2.2.2 Tamu Yang Datang Untuk Menawarkan Barang Atau Jasa
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan.
Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau
jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini
meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara
langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan
dalam tawar menawar.
Sering kali mereka sendiri menawarkan "komisi khusus" yang hanya pantas
dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
5/17
12
suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan
menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut,
mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu
beraneka ragam perilakunya.
2.2.3 Tamu Yang Ingin Membeli Barang
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.
Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan
dangan pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembelian barang di tangani
oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu
kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan
minuman kepada tamu yang demikian.
2.2.4Tamu Aparat Pemerintah
2.2.4.1 Yang Bersifat Kunjungan Rutin
Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifatbekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
6/17
12
informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada
pimpinan, mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu
hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar
bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa
senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positifdikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
2.2.4.2 Yang Bersifat Kunjungan Khusus
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam
bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin
berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan
rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini
pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harussudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal
yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan.
Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar
segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan
minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan.
Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi
semua anggota rombongan perlu di beri .
Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris
harus secepatnya pesan (booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus
pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi
sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.
2.2.4.3 Tamu-Tamu Teman Pimpinan
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
7/17
12
Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh
temanya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi
mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus cukup
menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik
denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu
kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang.
Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya
tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan
adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah
sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.
Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas
sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas
pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu
pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.
2.3. SEKRETARIS DALAM MENERIMA TAMU DI KANTOR
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam
menerima tamu bos di kantor :
A. Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya
tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa
tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya.
Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah
tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
B. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara
melantur. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan
pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
8/17
12
C. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat,
sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan
pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara
lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan
padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
D. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku
tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika
sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.
E. Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang
tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.
F. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang
lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak
bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada
tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus
menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga
maupun kewibawaan bos.
G.Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos
ingin bertemu.
Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan
bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum familiar dengan kantoranda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.
Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali
mencerminkan image perusahaan dan mencerminkan profesionalisme
anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap
tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan
perusahaan.
2.4. ETIKA BERTAMU DI KANTOR
Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang
ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang
yang akan detemui dan orang yangAmenemui. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
9/17
12
A.Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji
dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang
akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur
jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.
B.Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan
cara kita berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah
:
a)Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan
jeans.
b)Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.
c)Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.Penampilan
yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita
kepada pihak yang akan kita temui.
C.Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket
waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah
disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai
kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi
sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.
D.Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran
kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.
E.Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada
petugas, sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor
tersebut.
F.Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat
dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita
lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.
G.Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksudkedatangan. Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima
kita.
H.Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang
sudah duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan
sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.
I.Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada
saat kita berkunjung ke kantor :
a)Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
10/17
12
b)Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.
c)Menjaga tutur kata dan emosi.
d)Tidak memotong pembicaraan.
e)Volume suara diatur.
f)Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau
meremehkan orang yang menerima kita.
g)Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-
marah cukup tegas tetapi sopan.
h)Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan
apapun.
J.Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan :
a)Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.
b)Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.
c)Posisi tubuh tegak.
d)Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.
e)Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru
diminun atau disantap.
f)Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak
meninggalkan sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga
penting diterapkan dimana saja kita berada.
2.5. ETIKA MENERIMA TAMU DI KANTOR
Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam
menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk
menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar
tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan
kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu ataubertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau
lainnya.
Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari
tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita,
tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik.
Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah
etika menerima tamu dalam kantor
a.Sambut Dengan Tulus
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
11/17
12
a)Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara
tulus, buang semua kepura puraan, karena umumnya tamu akan
mengetahui jika kita hanya berpura pura tulus.
b)Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan
pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda
penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
c)Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi
akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian
memberikan salam dan berjabat tangan.
b.Cara Duduk
a)Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,
segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan
duduk.
b)Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di
sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas
dan maksud tujuan tamu tersebut.
c.Janji Temu
a)Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah
memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
b)Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu
kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan
yang dituju.
c)Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya
hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu
masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk
menerima tamu.
d)Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki
beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik
dan sopan.
d.Perlakuan Baik
a)Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat
sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan
complaint terhadap perusahaan kita.
b)Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan,
berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau
makanan ringan.
e.Mengantar Tamu
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
12/17
12
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah
berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga
ke pintu keluar.
2.6. ETIKA MENOLAK TAMU KANTOR
Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti
ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang
menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu
adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang
penting.
Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak
diundang dan bagaimana cara menghadapinya :
a.Titip Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa
Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian
sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang
datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,
keperluannya apa, dan sebagainya.
b.Selesaikan Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya,
selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia
tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan
jadi terbuang.
c.Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan
tertentu. Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda
bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk
atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencobamenekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan
kalau Anda sedang dikejar waktu.
d.Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal
Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan
harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. Apa boleh buat, toh
Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
13/17
12
e.Jangan Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby
atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus
'meladeninya'.
Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknyalakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi
berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak
dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat
penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir
lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu
bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara
penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.
2.7. FORMULIR KEDATANGAN TAMU
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan
dan panggilan telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat
lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secara garis
besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung
ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus
di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.
Contoh formulir kedatangan tamu :
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
14/17
12
Formulir Kedatangan Tamu
(Guest Form)
No :..................................................................
Hari/Tanggal :..................................................................Pukul :..................................................................
Nama :..................................................................
Alamat :..................................................................
Telepon :..................................................................
Intansi/Perusahaan :..................................................................
Telepon :..................................................................
Jabatan :..................................................................
Tujuan Kedatangan :..................................................................
Penerima Tamu / Sekretaris Tamu
( ) ( )
Membuat dan Membatalkan Perjanjian / Afspraak / Appointment
Perjanjian/Afspraak (bahasa Belanda)/Appointment (bahasa Inggris),
perlu dicatat pada buku khusus oleh sekretaris untuk membantu
mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian, maka sampaikanlah
secepatnya melalui telepon/kurir, sesuai dengan keadaan.
Oleh sebab itu jangan lupa mencatat nomor telepon tamu
bersangkutan. Pembatalan perjanjian yang mungkin diadakan jangan
sampai terlambat untuk dikomunikasikan, agar dapat memberi kesan yang
baik. Sekretaris perlu membuat catatan memgenai perjanjian yang dibuat
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
15/17
12
untuk pimpinan. Catatan termaksud dapat ditulis pada kartu atau agenda
perjanjian.
AGENDA PERJANJIAN
(Appointment Form)
1. Nama :
(Name)2. Pekerjaan :
(Occupation)
. A!amat "antor#Ruma$ :
(O%ce#&ome A''re)
. *e!epon :
(*e!ep$one)
+. ,aktu Perjanjian :
(Appointment time)
-. *empat :
(P!ace)
. Peri$a! :(/u0ject)
. "eteranan#3ain4!ain :
(Note)
55..6 555555 27..
(55555555555555)
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
16/17
12
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam materi yang kita bahas dapat disimpulkan bahwa, yang pertama
tata cara dalam menerima dan melayani tamu sangatlah penting bagi suatu
perusahaan/instansi, karena banyak yang menilai jika suatu perusahaan itu baik
dilihat dari cara pelayanannya. Yang kedua dengan banyaknya kegiatan yang
dilakukan, hal tersebut berarti turut menentukan banyaknya tamu yang datang.
Pada dasarnya tamu pimpinan itu berbeda-beda misalkan kita harus menghadapi
tamu yang belum membuat janji terlebih dahulu dengan pimpinan, seorang
sekretaris hendaknya segera memperlakukan tamu dengan bijaksana atau
menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan buku tamu. Bila pimpinan
bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu
menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian. Contoh lain tamu yang belum
membuat janji terlebih dahulu seperti tamu salesman dan tamu meminta
sumbangan. Yang ketiga bagaimana seorang sekretaris bisa menyampaikan dengan
baik tanpa harus menyinggung perasaan tamu tersebut jika perjanjian yang telah
dibuat dibatalkan.
3.2 Saran
Bagi siswa/i, makalah ini penting untuk dibaca karena jika nanti kita
bekerja di sebuah perusahaan pasti akan menghadapi masalah dalam menerima
tamu. Bagi guru pembimbing, makalah ini penting sebagai bahan untuk
penyampaian materi mengenai kesekretarisan. Bagi peneliti selanjutnya
diharapkan bisa membuat makalah tentang materi ini lebih baik lagi.
-
7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol
17/17
12
DAFTAR PUSTAKA
Google.co.id
http://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-
menerima-tamu_4242.html
https://www.academia.edu/9784985/PENTINGNYA_SOPAN_SANTUN_DALAM_
MENERIMA_DAN_MELAYANI_TAMU_DI_PERUSAHAAN_ATAU_ORGANISASI
http://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.htmlhttp://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.htmlhttp://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.htmlhttp://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.html