Myndighet: Diarienummer

STYRDOKUMENT Dokumenthanteringsplan

2018-11-28

Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden

Beslutad: 2018-12-18 § 174 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Diarienummer: BUN/2018:464–004 Ersätter: Arkivbeskrivning och dokumentplan beslutad av barn-

och utbildningsnämnden 2007-11-21 § 173 Gäller för: Barn- och utbildningsnämnden Gäller fr o m: 2019-01-01 Gäller t o m: Tillsvidare Dokumentansvarig: Utbildningschef Uppföljning: Vid behov

1.1/78


2018-11-28

Definitioner Verksamhet/rutin typ av verksamhet eller rutin handlingstypen avser Handlingar/handlingstyp: typ av dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten Registrering/hantering: var och hur registreras och hanteras handlingen/handlingstypen Sortering/ordning: vilken typ av sortering/ordning som används till handlingen/handlingstypen Media/databärare: text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller

information Förvaring: Bevaras: innebär att handlingen ska arkiveras för all framtid. Handlingar i pappersform som ska bevaras levereras till kommunarkivet i

enlighet med tidsangivelserna i dokumenthanteringsplanen. Handlingar i digital form bevaras i nuläget i de olika system som används för handlingstypen fram till dess att kommunen har ett e-arkiv att tillgå.

Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Vid inaktualitet innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten.

Till kommunarkivet: när handlingen/handlingstypen ska levereras till kommunarkivet (efter antal kalenderår) Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser.

Närarkiv: en arkivlokal som finns i enhetens omedelbara närhet. Kommunarkiv: kommunens gemensamma arkiv.

Generell gallring De handlingar som tas upp i planen avser i huvudsak originalexemplaret. Kopior av dessa handlingar kan förekomma och dessa kan gallras vid inaktualitet. I planen har i vissa fall angetts kopior, men då bara när dessa ska finnas en bestämd tid.

Diarieföring För att säkerställa behandlingen av ärenden bör dessa diarieföras när ärendet påbörjas. Genom diarieföring skapar vi en databas som kan användas för att påminna om att ärenden pågår fram till dess de är avklarade. De ärenden och handlingar som är diarieförda ska som grundprincip alltid bevaras för all framtid. Eventuella undantag framgår av dokumentplanen. Ärenden ska avslutas när inga fler handlingar kan förväntas tillkomma ärendet. Avslutade ärende ska som princip inte återöppnas, utan ett nytt ärende ska istället skapas med hänvisning till det avslutade ärendet där det är relevant. I de få fall de kan anses motiverat att återöppna ett ärende t.ex. pga. Rättelse, ska det framgå varför ärende återöppnats och om något tillförts eller tagits bort. Alla registrerade handlingar i ett avslutat ärende ska finnas både i den pappersakt som tas ut för arkivering och som digitala dokument i aktuellt diarieför ärende.

Så tidigt som möjligt bör de elektroniska handlingarna lagras i ett så stabilt filformat som möjligt. Utgångspunkt för vilka filformat som bör användas framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (RA-FS 2009:2). Där framgår bland annat:

• Kontorsdokument – pdf/a• Strukturerade dokument – xml• Register och databaser – xml• Digitala bilder – jpeg, TIFF • Hemsidor – html

All digital information bör lagras på servrar för att säkerställa kontinuerlig säkerhetskopiering samt utbyte av hårddiskar för ett långt bevarande.1.2/78


2018-11-28

Innehållsförteckning

1. Leda, styra och organisera

1.1 Nämndprocessen1.2 Upprätta styrande dokument1.3 Planering och uppföljning av verksamheten

2. Stödjande processer

2.1 Administrera dokument (registreringsprocessen)2.2 Planera lokalfrågor2.3 Hantera fakturor och beställningar, ekonomi2.4 Hantera upphandling2.5 Hantera personalhandlingar2.6 Hantera överklagan

3. Kärnprocesser

3.1 Hantera skolpliktsbevakning3.2 Hantera skolskjuts3.3 Hantera interkommunal placering3.4 Hantera statsbidrag3.5 Hantera tillsyn av vår verksamhet3.6 Hantera kränkande behandling3.7 Hantera elevhälsa3.8 Hantera inackorderings- och resebidrag3.9 Hantera synpunkter/klagomål

4. Kärnprocesser4.1 Förskola 4.2 Fritidshem 4.3 Grundskola 4.4 Grundsärskola 4.5 Gymnasieskola 4.6 Gymnasiesärskola 4.7 Vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna

1.3/78


2018-11-28

System

Nedan system hanteras inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden och kan nämnas i dokumenthanteringsplanen

VAD SYSTEM VARFÖR

Intranät Hantera intern informationsförsörjning

Kommunens webbplats Sitevision Extern webbplattform

Statistikdatabas Extens Ta fram olika statistik så som exempelvis betyg, placering

Personaladministrativ databas Personec Personal- och lönesystem

Rehabiliteringsdatabas Medhelp

Ekonomisystem Raindance Hantera fakturor och e-handel

Budget- och prognossystem LiS Ledningsinformation

Persondatabas Extens För folkbokförda i Strängnäs kommun samt interkommunala placeringar, en databas där vi registrerar placeringar och skolor för våra barn och studerande

Extens IST-skolval Skolvalsmodul för inflytt, utflytt och byte av skola

Extens IST-förskola Förskole modul för ansökan, införs under 2019

Gymnasieval Dexter System för gymnasievalet

Skaderapportering KIA System för anmälan av personalhändelse/incident

Passerdatabas HSA

Passerdatabas Bravida Hanterar passerkort för gymnasiet

Diariedatabas Lex Dokument- och ärendehanteringssystem

Schemaläggning Skola24schema Schemaläggning för elever och personal

Skolplattform Quiculum Pedagogisk plattform för lärare, elever och vårdnadshavare

Elevsystem för vuxenutbildningen Gotit Alvis Administrativt elevsystem för vuxenutbildningen

Kränkande behandling DF-respons System för anmälan och utredning av diskriminering och kränkande behandling

Tillbud/barnolycksfall DF-respons System för anmälan om barn- och elevolycksfall

Tillbud/olycksfall personal KIA

Elevhälsan PMO Journalsystem för elevdokumentation inom elevhälsan

Avtalsdatabas Kommungemensam avtalsdatabas

GDPR Draftit Hanterar personuppgifter

Förtroendemannaregister Troman Register för förtroendevalda politiker

Kommun- och landstingsdatabas Kolada Rapporter/Statistik som bygger på det vi tidigare rapporterat till SCB

Skolverkets databas SIRIS Rapporter/Statistik på kvalitet och resultat i skolan

Enkätverktyg Easyresearch/Essentials

1.4/78


2018-11-22

1.1 Nämndprocessen

Innebär att den politiska beredningen inklusive tjänstemannaberedning ska fungera, med exempelvis utskick av handlingar, expediering och arvoden.

Verksamhet Nämndadministration

Handlingar/ Handlingstyper

Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet Anmärkning

Kallelse till sammanträde Kallelse Dokument- och ärendehanteringssystem

Kronologisk Digitalt Bevaras Bevaras i Lex

Kopia på kallelse med handlingar

Kronologisk Papper/Digitalt Pärm hos nämndsekreterare /G:

Gallras efter 3 år

Protokoll från barn- och utbildningsnämnden

Protokoll Dokument- och ärendehanteringssystem

Kronologisk Papper Arkiv 80 Närarkivet Bevaras Efter 5 år Binds tillsammans med paragrafnummerordning, alfabetiskt register och rapport av delegationsbeslut

Delegationsbeslut Rapport av anmälda delegationsbeslut tagna utanför Dokument- och ärendehanteringssystem

Dokument- och ärendehanteringssystem

Kronologisk Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Binds tillsammans med protokoll, kopia registreras i samlingsärende i Dokument- och ärendehanteringssystem

Närvaro Närvarolista tillika voteringslista

Kronologisk Papper Pärm hos nämndsekreterare

Efter mandatperiodens slut

Politikerarvoden Arvodesunderlag Kronologisk Papper Pärm hos nämndsekreterare


Arvodessammanställning Kronologisk Papper Kopia i pärm hos nämndsekreterare


Original lämnas till HR- avdelningen

Adresslistor/kontaktuppgifter förtroendevalda

Förtroendemannaregister Alfabetisk Digitalt Troman, hanteras av KS

Anmälningsärenden Kronologisk Papper Pärm hos nämndsekreterare

Gallras efter 5 år

Årsregister till nämndens protokoll

Papper Bevaras Efter 5 år Binds tillsammans med protokoll

Tjänstgöringsordning för mandatperioden

Papper På tjänstemans rum Gallras vid inaktualitet Beslutas av KF

Presentationer/Information Systematiskt Digitalt

På samarbetsytan och på G: Gallras efter 5 år

Delas på samarbetsytan

1.5/78

1.2 Styrande och stödjande

De styrande dokumenten är lagstadgande och måste enligt gällande lagar och förordningar finnas i en kommun. De stödjande dokumenten beskriver hur kontoret ska agera och förhålla sig i olika frågor och fungerar vägledande.

Upprätta styrande och stödjande dokument


Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare

Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet Anmärkning

Styrande dokument - Beskriver hur vi ska göra i verksamheter som vi redan har.

Strängnäs kommuns styrande dokument ska beslutas av rätt beslutsfattare, barn- och utbildningsnämnden eller utbildningschefen, diarieföras i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet.

Delegationsordningen Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning

Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år

Dokumenthanteringsplan Dokument- och ärendehanteringssystem



Arkivbeskrivning Dokument- och ärendehanteringssystem



Firmatecknanderätt Dokument- och ärendehanteringssystem



Beslut om attesträtt Dokument- och ärendehanteringssystem



Regler Dokument- och ärendehanteringssystem



Riktlinjer Dokument- och ärendehanteringssystem



Policys Dokument- och ärendehanteringssystem



Program/Strategier Dokument- och ärendehanteringssystem



Planer Dokument- och ärendehanteringssystem



Lokala planer Arbetsplan Systematiskt Papper Enhetsnivå hos administratör

Bevaras Efter 5 år Med bland annat organisationsöversikt

Plan mot diskriminering och kränkande behandling



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Uppdateras årligen

1.6/78

1.2 Styrande och stödjande

Upprätta styrande och stödjande dokument


Registreras Sortering/ordning Media/databärare Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet Anmärkning

Organisationsplan Systematiskt Papper Enhetsnivå hos administratör

Bevaras Efter 5 år Tjänstefördelning, organisationsbeskrivning

Ordningsregler Handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial


Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt.

Organisationsschema /beskrivning




Stödjande dokument - Behandlar hur-frågorna och är ofta väldigt detaljerade

Strängnäs kommuns stödjande dokument behöver inte diarieföras i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet. Varje funktion ansvarar själva för hur deras stödjande dokument hanteras. Det är viktigt att det görs på ett sådant sätt att dokumenten är tillgängliga för alla som behöver använda dem.

Rutinbeskrivningar Systematiskt Digitalt För närvarande på G:

Vid inaktualitet

Processbeskrivningar Systematiskt Digitalt För närvarande på G:

Vid inaktualitet

Tillämpningsanvisning Systematiskt Digitalt Vid inaktualitet Manualer Systematiskt Digitalt Vid inaktualitet Checklistor Systematiskt Digitalt Vid inaktualitet Handböcker Systematiskt Digitalt Vid inaktualitet Blanketter och mallar Vid inaktualitet

Ingen sekretess förekommer i denna process

1.7/78

1.3 Planering och uppföljning av verksamheten

Planering och uppföljning av det kommunala och statliga uppdraget enligt övergripande kommunala och utbildningskontorets egna årshjul

Planering och uppföljning av verksamheten



Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet

Anmärkning

Verksamhetsplan Verksamhetsplan Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år

Rapporter Månadsrapporter Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ekonomiska rapporter, feb, mar, maj, sep, okt, nov

Delårsrapport 1 & 2 Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Maj, september

Årsrapport Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Februari

Internkontroll Internkontrollplan Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år December

Interkontrollplan, delårsuppföljning


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år September, ingår i ärende för interkontrollplanen

Interkontrollplan, årsuppföljning


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Februari, ingår i ärende för interkontrollplanen

Resursfördelning av medel Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ingår i diariefört ärende

Patientsäkerhetsberättelse Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Redovisas till nämnden i februari/mars

Kvalitetsrapporter Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ingår i diariefört ärende, systematiskt kvalitetsarbete (SKA)

1.8/78

1.3 Planering och uppföljning av verksamheten

Planering och uppföljning av verksamheten




Anmärkning

Läsårstider och lov Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslut fattas av utbildningschef

Risk- och konsekvensanalys Dokument- och ärendehanteringssystem


Statistik Statistik till andra myndigheter (till exempel SCB, Skolverket)

Systematiskt Digitalt Gallras vid inaktualitet

Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas

Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse

Gallras vid inaktualitet

Enkäter Egenupprättade Papper I pärm på tjänstemans rum

Bevaras Efter 5 år Egenupprättat frågeformulär

Analys/rapport av enkätresultat


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ingår i kvalitetsrapporter, Excel fil med rådata finns på G:

1.9/78

2.1 Registratur

Fungerar som ett stöd för verksamheten i frågor om exempelvis diarieföring och allmänna handlingar, dokumenthantering och vård av arkivhandlingar.

Verksamhet/rutiner Administration




Anmärkning

Diariet Dokument- och Bevaras ärendehanteringssystem

Diarieförda handlingar Dokument- och Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras/Gallras Efter 5 år Gallras i enighet med ärendehanteringssystem Dokumenthanterings- planen

Inkomna förfrågningar som Allmän korrespondens Dokument- och Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras/Gallras Efter 5 år Gallras i enighet med tillhör ett ärende, eller är ärendehanteringssystem Dokumenthanterings- av karaktär att ett ärende planen skapas Postöppning Fullmakter Systematiskt Papper På registrators rum Vid inaktualitet Inkomna förfrågningar av Frågor via e-post Outlook Digitalt Finns ordnande i

Outlook, Gallras vid inaktualitet

enkel karaktär samt svar på barn- dessa ochutbildningsnamnde

n@s trangnas.se och

[email protected],

Registrerade Dokument- och Handlingsregistreras Papper På registrators rum Gallras efter 2 år handlingar ej knutna ärendehanteringssystem till ett ärende

Leveransrevers Kronologisk Papper Närarkivet i en pärm Bevaras Kvitto på leverans till kommunarkivet

Protokoll Protokoll eller Systematiskt Digitalt På G: Gallras efter 2 år Om det inte innehåller mötesanteckningar beslut eller unik från avdelningsmöten, information av direkt personalmöten, betydelse för informationsmöten verksamheten eller interna verksamhetsmöten

Facklig samverkan Systematiskt Papper Närarkivet i en pärm Bevaras Efter 5 år

1.10/78

mailto:[email protected]

2.2 Lokalfrågor

Hantera hela processen gällande lokalfrågor och samverkan med bland annat OPG och SPG

Verksamhet Planera lokalfrågor


Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet

Anmärkning

Lokalplan Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslutas i nämnden

Funktionsplan Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslutas i nämnden

Hyresavtal Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Hyresavtal i original finns ordnade i pärmar i Kommunstyrelsens närarkiv

Varsel om uppsägning av hyresavtal


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Interna uppsägningar

Bekräftelse på varsel Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Varsel, 6 månader

Uppsägning av hyresavtal Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Uppsägning, 12 månader

Bekräftelse på uppsägning av hyresavtal



Överenskommelse om utflytt



Underlag inför ett behov för utredning/förstudie

Förslag till OPG, Operativa planeringsgruppen

Beslut att inleda eller inte inleda utredning enligt underlag

Beslutas i SPG, Strategiska planeringsgruppen

Beställning av utredning/förstudie


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år UK och TSK chefer skriver beställningen till SFAB

Utredningsresultat Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Från SFAB

Beslut om genomförande eller inte genomförande av utredningsresultatet

Beslut fattas av SPG

Beställning av genomförande


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beställning till SFAB

Begäran om medgivande av genomförandet av upphandlat förslag

Begäran från SFAB

1.11/78

2.2 Lokalfrågor

Verksamhet Planera lokalfrågor



Anmärkning

Medgivande av genomförandet

SPG medger genomförandet

Anmälan om livsmedelshantering


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kopia skickas till berörd verksamhet av miljöenheten

Anmälan om miljöfarlig verksamhet



Anmälan om ny lokal Dokument- och ärendehanteringssystem


Beslut om godkänd lokal efter ovan anmälan



Tillsynsprotokoll från miljöenheten

Systematiskt Papper Original i pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år Kopia handlingsregistreras i Dokument- och ärendehanteringssystem och

OVK -Obligatorisk ventilationskontroll

SFAB lägger upp på kommunens intranät

Beställning av arbete, över ett prisbasbelopp


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beställning över ett prisbasbelopp ska göras/godkännas av chefen och föregås av en offert

Beställning av genomförande



Beställning av arbete under ett prisbasbelopp

Inom ramen för tilldelade medel

Bifoga underlag för beställning

Papper På tjänstemans rum Gallras vid inaktualitet

I pärm hos varje enhets förskolechef/rektor

Remissärenden avseende lokalfrågor

Begäran om yttrande från andra myndigheter


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Begäran om yttrande vid samråd och olika planer ex detaljplan

Yttrande Dokument- och ärendehanteringssystem


Ingen sekretess förekommer i denna process

1.12/78

2.3 Hantera fakturor och beställningar, ekonomi

Hantering av fakturor och beställningar

Verksamhet/rutiner Handlingar/ Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet

Anmärkning

Beställning Beställningar under ringa belopp

Systematiskt Papper På tjänstemans rum Gallras efter 2 år

Beställningar över ringa belopp

Systematiskt Papper På tjänstemans rum Gallras efter 10 år

Ekonomi Fakturor inklusive underlag Raindance Systematiskt Digitalt Bevaras Originalkvitton skannas in och registreras i raindance, kan därefter kastas

Utbetalningsunderlag för barn och elever

Systematiskt Digitalt Vid inaktualitet Kommer ett nytt utbetalningsunderlag varje månad

1.13/78

2.4 Hantera upphandling

Hantera processer gällande inköp och upphandling av varor och tjänster.

Verksamhet/rutiner Upphandling och inköp

Handlingar/ Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare


Anmärkning

Upphandling Beslut om upphandling eller om förnyad konkurrensutsättning (FKU)/beslut om förfarande/beslut om förfrågningsunderlag eller om FKU



Förfrågningsunderlag g med bilagor



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Avropsförfrågan med bilagor (vid FKU)



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Offertförfrågan med bilagor (vid direktupphandlingar)



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Annons (vid annonserade upphandlingar)



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Frågor och svar



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Öppningsprotokoll (anbud/avrop/offerter)



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Tilldelningsbeslut, tilldelningsmeddelande, eventuellt utvärderingsprotokoll



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

1.14/78

2.4 Hantera upphandling

Verksamhet/rutiner Upphandling och inköp

Handlingar/ Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare


Anmärkning

Anbud/avrop/offert er, antagna



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Anbud/avrop/offert er, inte antagna



Papper

Närarkivet

Gallras efter 2 år

Gallras efter 2 år eller lämnas tillbaka

Individuell rapport (vissa upphandlingar)



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Avtal



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Sekretess kan förekomma enligt Offentlighet- och sekretesslagen (OSL) OSL 19 kap. 1–3 §§ (upphandlingssekretess9 OSL 31 kap. 17 § (affärssekretess)

1.15/78

2.5 Personalhandlingar

Hantering av personalhandlingar, bland annat om vilka original som ska till HR-avdelningen

Verksamhet/rutiner Personalhandlingar



Anmärkning

Anställningsavtal Systematiskt Papper Kopia på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Original till HR-avdelningen, bevaras

Anmälan om bisyssla Systematiskt Papper Gallras vid inaktualitet

Original till HR-avdelningen, bevaras

Fullmakt för postöppning Systematiskt Papper Original på tjänstemans rum


Påskrift för sekretess/tystnadsplikt

Systematiskt Papper Original på tjänstemans rum


Kontaktuppgifter till nära anhöriga



Medarbetarsamtal Systematiskt Papper Original på tjänstemans rum


Lönesamtal Systematiskt Papper Original på tjänstemans rum


Ledighetsansökan, föräldraledighet, tjänstledighet

Systematiskt Papper Kopia på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Original till HR-avdelningen, bevaras. Gäller ej vanlig semester om den är registrerad i webbrapporteringen

Läkarintyg Systematiskt Papper Eventuell kopia på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Behöver endast visas upp till närmaste chef

Uppsägning (egen) Systematiskt Papper Kopia på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Original till HR-avdelningen, bevaras

Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg

Systematiskt Papper Kopia på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Kopia till HR-avdelningen, bevaras. Originalet till arbetstagaren.

1.16/78

2.5 Personalhandlingar

Verksamhet/rutiner Personalhandlingar



Registerutdrag Systematiskt Papper Eventuell kopia på tjänstemans rum

Bevaras i personalakt Originalet ska visas upp till denna som anställer. Om kopia tas förvaras den tillsammans med kopia på anställningsavtalet, annars antecknas från vilket datum registerutdraget är. HR gör en notering om att detta uppvisats

Beslut om tillfällig förordnande av rektor och förskolechef


Diarieplansbeteckning Papper Eventuell kopia på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år

Delegering av arbetsmiljöansvar


Gallras vid inaktualitet Gäller grundskolan

Observationsschema

Systematiskt

Papper

Original på tjänstemans rum


Gäller grundskolan och utförs av rektor

1.17/78

2.6 Hantera överklagan

Hantera överklagan, dels överklagan av barn- och utbildningsnämndens beslut samt överklagan av annat myndighets beslut

Verksamhet/rutin Överklagan




Överklagan av beslut

Överklagan


Diarieplansbeteckning Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Bilagor



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Beslut om rättidsprövning



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Yttrande



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Komplettering till överklagan



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Dom i mål



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Barn- och utbildningsnämnd en överklagar annat myndighetsbeslut eller dom

Beslut att överklaga



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år Delegationsbeslut

Överklagan



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Bilagor



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Yttrande



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Komplettering till överklagan



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Dom i mål



Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

1.18/78

3.1 Hantera skolpliktsbevakning

Hantera processen gällande skolpliktsbevakning enligt Skollagen 7 kap. Skolplikt och rätt till utbildning.

Verksamhet/rutin Skolpliktsbevakning


Registreras Sortering/ ordning

Media/ databärare


Anmärkning

Avisering från Skatteverket om ändrad folkbokföring för sekretessmarkerad e elever

Systematiskt Papper I låst arkivskåp

Gallras vid inaktualitet Gäller sekretessmarkerade elever

Avisering från Skatteverket om komplett personnummer

Extens Systematiskt Papper Gallras efter personnummer er-matchning i Extens

Det kompletta personnumret uppdateras i Exens, sedan gallras pappershandlin gen

Avstämning - skolpliktsbevakning

Systematiskt Digitalt G: Gallras vid inaktualitet Excelfil

Meddelande om skolplikt till vårdnadshavare

Systematiskt Digitalt G: Gallras vid inaktualitet

Ansökan om uppskjuten, förlängd och tidigare upphörande av skolplikt

Ansökan om uppskjuten skolplikt



Beslut om uppskjuten skolplikt



Ansökan om skolpliktens senare upphörande



1.19/78





Media/ databärare


Anmärkning

Beslut om skolpliktens senare upphörande



Ansökan om skolpliktens tidigare upphörande



Beslut om skolpliktens tidigare upphörande



Ansökan om att få fullfölja utbildning efter skolplikt



Beslut om att få fullfölja utbildning efter skolplikt



Anmälan av elev med omfattande hög frånvaro hos annan huvudman

Anmälan om påbörjad utredning av hög frånvaro


Diarieplansbeteckning E-post Närarkivet Bevaras Efter 5 år I anmälan ingår - Elevens namn - Födelsedatum (ÅÅMMDD) - Datum för när utredningen påbörjades

Checklista Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kommer från skolan 2 månader efter anmälan

1.20/78





Media/ databärare


Anmärkning

Meddelande om att elev är åter i undervisning


Diarieplansbeteckning E-post Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kommer från skolan när elev är åter i undervisning

Anmälan av elev med hög frånvaro i kommunal grundskola

Anmälan om påbörjad utredning av hög frånvaro


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år I anmälan ingår en sammanfattning av frånvaron

Brev om inkommen anmälan till vårdnadshavare


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Skickas av handläggare på kommunen

Eventuellt svar från vårdnadshavare



Checklista Dokument- och ärendehanteringssystem


Enkel kartläggning av skolfrånvaro



Fördjupad kartläggning av skolfrånvaro




1.21/78




Media/ databärare


Anmärkning

Beslut Beslut om föreläggande om skolplikt


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Gäller både kommunala och fristående skolor

Beslut om föreläggande om skolplikt förenat med vite



Sekretess kan förekomma enligt Offentlighet- och sekretesslagen (OSL)

1.22/78

3.2 Hantera skolskjuts

Hantera processen runt skolskjutsfrågor

Verksamhet/rutin Skolskjuts

Handlingar/ Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare


Anmärkning

Ansökan om skolskjuts Ansökan Systematisk Papper/Digitalt Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år De digitala skrivs ut på papper, sekretessbelagda elever förvaras separat i låst arkivskåp

Eventuella bilagor till ansökan

Systematisk Papper Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år Kan exempelvis vara intyg

Beslut att bevilja skolskjuts


Gallras efter 5 år Lista över delegationsbesluten bevaras

Beslut att avslå skolskjuts Systematisk Papper Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år Vid eventuell överklagan bevaras ansökan och beslut

Sammanställning Handläggningsfil över elever som ansökt om skolskjuts


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Sekretessbelagda elever kodas med XX, sammanställningen ingår

Överklagan Se kapitel Överklagan


1.23/78

3.3 Hantera interkommunal placering

Hantera interkommunal placering, IKE. Ansökan och placeringar.

Verksamhet/rutin Skolplacering, interkommunal

Handlingar/ Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare Förvaring Gallras/bevaras Till kommunarkivet Anmärkning

Strängnäs som mottagande kommun, för elev som är folkbokförd i annan kommun

Ansökan om mottagande av elev i förskola eller grundskola

Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Hänvisa till respektive process för förskola grundskola

Begäran om yttrande Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Görs på särskild från hemkommunen blankett.

Hemkommunens Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år yttrande

Beslut om mottagande Lex Diarieplansbeteckning Närarkivet Bevaras Efter 5 år Delegationsbeslut

Strängnäs som Begäran om yttrande Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Inkommer från annan avlämnande kommun, från hemkommunen kommun för elev som är folkbokförd i Strängnäs kommun Hemkommunens Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Delegationsbeslut

yttrande Beslut om mottagande Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år

Överenskommelse/avtal Överenskommelse/avtal Lex Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Delegationsbeslut om interkommunal om ersättning ersättning


1.24/78

3.4 Hantera statsbidrag

Hantera processen gällande ansökan, redovisning och uppföljning av statsbidrag

Verksamhet/rutiner Statsbidrag



Ansökan om statsbidrag till Skolverket

Beslut om att ansöka/rekvirera om statsbidrag


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Delegationsbeslut

Beslut om att inte ansöka/rekvirera om statsbidrag



Ansökan Dokument- och ärendehanteringssystem


Eventuell begäran om komplettering till ansökan



Eventuell kompletteringen Dokument- och ärendehanteringssystem


Beslut om beviljat statsbidrag



Beslut om avslaget statsbidrag



Beslutsmeddelande om utbetalning



Rekvisition/redovisning Dokument- och ärendehanteringssystem


Beslut om godkänd redovisning



Ansökan om statsbidrag till Migrationsverket

Beslut om att ansöka om bidrag





Underlag till ansökan Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Exempelvis elevkort

Begäran om komplettering Dokument- och ärendehanteringssystem


Inskickad komplettering Dokument- och ärendehanteringssystem


Beslut om beviljat statsbidrag



Beslut om avslaget statsbidrag



Utbetalningslista Dokument- och ärendehanteringssystem


Överklagan Se kapitel om Överklagan

1.25/78

3.5 Hantera tillsyn av vår verksamhet

Annan myndighet begär tillsyn av vår verksamhet eller del av vår verksamhet

Verksamhet/rutin Tillsyn på vår verksamhet




Anmälan om tillsyn på vår verksamhet



Yttrande/Inskickade underlag



Begäran om komplettering



Inskickad Komplettering Dokument- och ärendehanteringssystem


Beslut i ärendet Dokument- och ärendehanteringssystem


Anmälan av vår verksamhet


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Exempelvis Skolinspektionen, Barn- och elevombudet,

Yttrande på anmälan inklusive bilagor



Begäran om komplettering



Kompletterande yttrande



Beslut i ärendet Dokument- och ärendehanteringssystem


Redovisning av vidtagna åtgärder



Eventuell uppföljning av ärendet, föreläggande



1.26/78

3.8 Hantera diskriminering och kränkande behandling

Anmälan, utredning och beslut handläggs i systemet för kränkande behandling

Verksamhet/rutin Diskriminering och kränkande behandling


Registreras Sortering/ordning Media/ databärare


Anmärkning

Anmälan om diskriminering och kränkande behandling

Systemet för anmälan om diskriminering och kränkande behandling

Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i systemet DF-respons

Utredning av diskriminering och kränkande behandling

Systemet för anmälan om diskriminering och kränkande behandling


Bilagor till utredning Systemet för anmälan om diskriminering och kränkande behandling

Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i systemet DF-respons Exempelvis anteckningar, personals redogörelse, med mera

Barn- och elevakt Systemet för anmälan om diskriminering och kränkande behandling

Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i systemet DF-respons En digital elevakt skapas första gången eleven är inblandad i en händelse som blivit anmäld, sammanställning av ärenden där eleven förekommer.

1.27/78

3.7 Hantera elevhälsa

Administrerar och hanterar den centrala elevhälsan och journaler för barn och elever

Verksamhet Elevhälsa



Förvaring Gallringsfrist/ Bevaras Till kommunarkivet

Anmärkning

Centrala elevhälsan Patientjournaler förda inom barnhälsovården

Papper/Digitalt Avser BVC-journaler Landstinget kan låna ut eller skicka kopior på handlingar

Patientjournaler förda inom skolhälsovården

Journalsystem PMO Systematiskt Papper/Digitalt Arkivet hos skolsköterskan

Bevaras Tre år efter avslutad grundskola

Bevaras i journalsystemet PMO Gäller för elever födda fram till år 1999

Patientjournaler förda inom skolhälsovården

Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i journalsystemet PMO Gäller för elever födda från år 2000

Patientjournaler förda av psykolog i skolhälsovården

Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i journalsystemet PMO

Kopior från barnhälsojournalen som skannas till digital elevjournal

Journalsystem PMO Systematiskt Digital/papper Journalsystem PMO

Digitalt bevaras/papper gallras 3 månader efter inskanning i PMO

Bevaras i journalsystemet PMO Tillväxtkurva, vaccinationer och epikris (sammanfattning av journalen)

Journalkopior inkomna från annan vårdgivare

Journalsystem PMO Systematiskt Digital/papper Digitalt bevaras/papper gallras 3 månader efter inskanning i PMO

Bevaras i journalsystemet PMO Avser kopior som beställts för patient som man har en aktuell vårdrelation till. Kopior förs till den egenupprättade patientjournalen.

Samtycke / ej samtycke till vaccination

Journalsystem PMO Systematisk Digitalt/papper Digitalt bevaras/papper gallras 3 månader efter notering

Notering i PMO om att samtycke eller ej samtycke finns

Samtycke/ej samtycke om utlämnande/överföring av journal

Journalsystem PMO Systematiskt Digital/papper Digitalt bevaras/ papper gallras 3 månader efter notering i PMO

Notering i PMO om att samtycke eller ej samtycke finns

Brev från försäkringbolag om begäran av kopior från journaler

Journalsystem PMO Systematiskt Digital/papper Digitalt bevaras/ papper gallras 3 månader efter inskanning till PMO

Bevaras i journalsystemet PMO

1.28/78

3.7 Hantera elevhälsa

Verksamhet Elevhälsa



Förvaring Gallringsfrist/ Bevaras Till kommunarkivet

Anmärkning

Mejlkonversation från VH som tillför ärendet något

Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Digitalt bevaras/ papper gallras efter inskanning till PMO

Bevaras i journalsystemet PMO

Remiss Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Skickas digitalt Remissvar Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Skickas digitalt Hälsouppgift från

förskoleklass, år 4, år 7 och år 1 på gymnasiet

Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt/papper I pärm på skolsköterskas rum, i låst arkivskåp

Vid inaktualitet, vid nästa hälsouppgift

Uppgifterna skrivs in i PMO

Reversal över överlämnade journaler

Systematiskt Papper I pärm på skolsköterskas rum, i låst arkivskåp

Bevaras Efter 5 år Upprättas vanligen vid överlämnande till arkivmyndighet.

Avvikelserapport Systematiskt Papper I pärm hos chef för verksamheten

Gallras efter 5 år Finns även noterat i PMO

Verksamhetsberättelse från skolsköterskorna

Systematiskt Papper I pärm hos chef för verksamheten

Gallras efter 5 år Bearbetning till en övergripande Patientsäkerhetsberättelse

Patientsäkerhetsberättelse Se kapitel Planering och uppföljning

Protokoll/minnesanteckning APT Systematiskt Digitalt Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta

Nätverksträffar Systematiskt Digitalt Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta

Serviceprotokoll från årlig kalibrering av medicinskteknisk utrustning

Papper Pärm på tjänstemans rum

Vid inaktualitet Sammanställning av all teknisk utrustning

1.29/78

3.8 Inackorderingsbidrag och resebidrag

Hantering av ansökan om inackorderings- och resebidrag för gymnasieelever

Verksamhet/rutiner Handlingar/ Handlingstyper


Förvaring Gallringsfrist/ Bevaras

Till kommunarkivet

Anmärkning

Inackorderingsbidrag Ansökan Systematiskt Papper Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år

Beslut om beviljat bidrag

Systematiskt Digitalt via e-post Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år

Beslut om avslag på bidrag


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Då även registrera en kopia på ansökan

Resebidrag Ansökan Systematiskt Papper Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år

Beslut om beviljat bidrag

Systematiskt Papper Pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år

Beslut om avslag på bidrag


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ett samlingsärende per termin

Återbetalningskrav på inackorderingsbidrag och resebidrag




1.30/78

3.9 Synpunkter och klagomål

Hantera synpunkter och klagomål avseende svar och eventuella utredningar och beslut

Verksamhet/rutiner Handlingar/ Handlingstyper

Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare Förvaring Gallrings-frist/ Bevaras Till kommunarkivet Anmärkning

Synpunkt

Inkommen synpunkt

Systematiskt

Papper

I pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 2 år

Synpunkt av rutinartad allmän karaktär

Svar på synpunkt Systematiskt Papper I pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 2 år

Klagomål

Inkommet klagomål



Papper

Närarkiv

Bevaras

Efter 5 år

Kan inkomma via mejl, pappersbrev och telefon och kräver någon form av utredning

Bilaga till klagomål



Papper

Närarkiv

Bevaras

Efter 5 år

Svar på klagomål i de fall man inte gör en utredning



Papper

Närarkiv

Bevaras

Efter 5 år

Utredning av klagomål inklusive eventuella bilagor



Papper

Närarkiv

Bevaras

Efter 5 år

Utredaren gör en bedömning av klagomålet om skolan har brustit och då inleds en utredning

Inkommet yttrande på utredning av klagomålet



Papper

Närarkiv

Bevaras

Efter 5 år

Eventuellt beslut om åtgärd

Les Diarieplansbeteckning Papper Närarkiv Bevaras Efter 5 år

Beslut att avsluta ärendet avseende klagomål



Papper

Närarkiv

Bevaras

Efter 5 år

1.31/78

4.1 Förskola

Hantering av dokument och processer avseende förskoleverksamheten, både på enhetsnivå, verksamhetsnivå och centralt

Verksamhet - Förskola Handlingar/ Handlingstyper


Förvaring Bevaras /gallras Till kommunarkivet

Anmärkning

Statistisk och listor Förteckning över förskolor/ pedagogisk omsorg


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kan ingå i verksamhetsberättelsen

Förteckning över barn i respektive förskola

Persondatabas Systematiskt Digitalt Bevaras Systemet sparar den 15 varje månad statistik till Extens I:

Placeringslistor Papper I pärm på tjänstemans rum


Köstatistik Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Redovisas till nämnd

Blankett om samtycke till förskoleappen och övrig fotografering

Papper Systematisk Papper Enhetsvis, i pärm på tjänstemans rum

Gallras 5 år efter avslutad placering

Eventuellt kopia till barnakt en centralt

Kontaktuppgifter till anhöriga

Enhetsvis, i pärm på tjänstemans rum


Protokoll/minnesanteckning Facklig samverkan Systematisk Papper Enhetsvis, i pärm på tjänstemans rum

Bevaras Efter 5 år Delas på samarbetsyta

APT Systematiskt Digitalt Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta Verksamhetsmöten med

utvecklingsgrupper Systematiskt Papper Enhetsvis, i

pärm på tjänstemans rum

Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta

Samverkansmöte med BVC och Socialkontoret

Systematiskt Digitalt Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta

1.32/78

4.1 Förskola

Verksamhet - Förskola Handlingar/

Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/

databärare Förvaring Bevaras /gallras Till

kommunarkivet Anmärkning

Ansökan om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk verksamhet

Ansökan Papper/Digitalt Systematisk Papper/Digital Centralt, i barnakt på tjänstemans rum


Ansökan som kommer in via papper förs över till det digitala systemet och gallras vid inaktualitet. Digitala ansökningar gallras vid inaktualitet. Ansökningar som skyddas av sekretess, eller tillfälliga personnummer gallras 3 år efter avslutad placering och förvaras i låst dokumentskåp.

Inkomstredovisning Papper/Digitalt Systematisk Digital /Papper Centralt, i barnakt på tjänstemans rum


Gallras efter 10 år, den digitala versionen, gäller även fristående och Nattis

Schema/ vistelsetid Papper/Digitalt Systematisk Digital /Papper Centralt, i barnakt på tjänstemans rum


Planerad vistelse

Placeringserbjudande Digitalt Systematisk Digital via e-post Gallras vid inaktualitet

Svar på placeringserbjudande från vårdnadshavare

Digitalt Systematisk Digital via e-post Gallras vid inaktualitet Svar=placering

Uppsägning från vårdnadshavarens sida

Digitalt/e-post Systematisk Digitalt/Papper barnakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Nattis, plats inom omsorg på obekväm arbetstid

Ansökan Papper Systematisk Papper Förvaras i barnakt


Ansökan görs direkt till förskolan (Nattis) och förvaras där. Kopia skickas till handläggarna

Bilaga - Arbetstidsuppgift obekväm arbetstid från arbetsgivare

Papper Systematisk Papper Förvaras i barnakt


Bilaga - Arbetsschema Papper Systematisk Papper Förvaras i barnakt


Bilaga - Intyg om boende och umgänge



Bilaga - Skolskjutsansökan



1.33/78

4.1 Förskola

Verksamhet/ förskola




Anmärkning


Digitalt/e-post Systematisk Digitalt/Papper Barnakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Beslut om placering Papper Systematisk Papper Förvaras i barnakt


Kopia till handläggarna inom barnomsorgen. Beslutet gäller året ut

Schema/ vistelsetid Papper Systematisk Papper Förvaras i barnakt


Planerad vistelse

Placering i fristående förskola Anmälan om placering

Papper Systematisk Papper Centralt, i pärm på tjänstemans rum


Anmälan kommer från den fristående verksamheten

Uppsägning av plats i fristående förskola



Uppsägningen kommer från den fristående verksamheten

Tillbud/barnolycksfall all Anmälan om tillbud/barnolycksfall

Systemet för anmälan om barnolycksfall

Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i systemet DF-respons Kopia på anmälan skickas till vårdnadshavare

Utökad vistelsetid Ansökan om utökad vistelsetid/ rätt till placering i förskolan



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ansökan avser särskilda skäl

Bilaga till ansökan Dokument- och ärendehanteringssystem



Beslut om utökad vistelsetid



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kopia läggs i barnakt och gallras i enighet med kopior på beslut

Tilläggsbelopp Ansökan om tilläggsbelopp




Bilagor till ansökan Dokument- och ärendehanteringssystem



Beslut om tilläggsbelopp Dokument- och ärendehanteringssystem


Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kopia läggs i barnakt och gallras i enighet med kopior på beslut

1.34/78

4.1 Förskola





Barnakt (akt där förskolebarnens dokument samlas) Förvaras på enheten i låst skåp på tjänstemans rum

Gallras enligt nedan för att sedan skicka det som ska bevaras till kommunarkivet 5 år efter avslutad förskole placering.

Förskoleappen Dokumentation rörande barns utveckling i förskolan

Förskoleappen Systematiskt Papper/Digitalt Papper förvaras i barnakt


Utvecklingssamtal, underlag

Systematiskt Papper Förvaras i barnakt


Möte mellan olika myndigheter, minnesanteckningar



Exempelvis, logopedutlåtande, läkarutlåtande etc.

Orosanmälan till socialtjänsten

Systematiskt Papper Kopia förvaras i barnakt


Eventuella bilagor till orosanmälan

Systematiskt Papper Kopia förvaras i barnakt


Barn i behov av särskilt stöd Loggbok, vardagliga anteckningar mellan hem och skola

Papper Gallras vid inaktualitet

Vardagliga anteckningar mellan hem och förskola

SIP-möte - Samlad individuell plan


Bevaras 5 år efter avslutad placering

Kopia från sammankallande

Barnhälsomöte, anteckningar


Bevaras 5 år efter avslutad placering

Handlingsplan för förskolan



Pedagogisk kartläggning



1.35/78

4.1 Förskola





Samtycke från vårdnadshavare om eventuell överlämning av dokument



Exempelvis pedagogisk kartläggning

Kopior på beslut Systematisk Papper Förvaras i barnakt


Exempelvis beslut om utökad tid i förskolan, tilläggsbelopp

Korrespondens med vårdnadshavare/annan n med uppgifter väsentliga för barnet eller förskolan


Bevaras eller gallras 5 år efter avslutad förskole placering

Bevaras om de tillför ärendet något annars gallras vid inaktualitet

Starta enskild/fristående förskola


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Gäller även ansökan om verksamhetsförändring

Registrerings-bevis Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Från Skattemyndigheten, PRV-Patent och registreringsverket och F- skattsedel

Verksamhetsbeskrivning Les Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år

Verksamhetsansvarigs utbildning med examensbevis,



Underlag för barnantal



Ritning över lokalen Dokument- och ärendehanteringssystem


Hyreskontrakt i förekommande fall



Bygglov i förekommande fall



Godkännande från miljöförvaltning



1.36/78

4.1 Förskola

Verksamhet/ förskola




Anmärkning

Handlingsplan för barns säkerhet



Ekonomisk kalkyl för det första verksamhetsåret



Bidrag till fristående Beslut om bidrag till fristående huvudman

Dokument- och ärendehantering

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Gallras efter 5 år

Tillsyn från kommunen av enskild/fristående verksamhet

Tillsynsrapport Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Tillsynen sker en gång per år

Synpunkter och klagomål Se kapitel om synpunkter och klagomål

Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna

Se kapitel Planering och uppföljning av verksamheten

Upprättade planer Se kapitel Planering och uppföljning av verksamheten

Exempel arbetsplan, plan mot diskriminering och kränkande behandling

Diskriminering och kränkande behandling

Se kapitel Diskriminering och kränkande behandling

Ansökan om statsbidrag Se kapitel Statsbidrag

Överenskommelse med annan kommun om förskole placering och ersättning för barn vilket hemkommunens ansvar råder

Se kapitel IKE, interkommunal ersättning

Lokalfrågor Se kapitel Lokaler Personalfrågor Se kapitel Personal Ekonomifrågor Se kapitel Inköp Sekretess enligt OSL, offentlighet och sekretesslagen kan förekomma

1.37/78

4.2 Fritidshem och korttidsboende

Fritidshem vänder sig till elever mellan sex och 13 år och ska bidra till barns utveckling, omsorg och lärande. Korttidsvistelse (LSS-fritids)

Verksamhet/ fritidshem och korttidsvistelse



Media/ databärare

Förvaring Bevaras /gallras

Till kommunarkivet

Anmärkning

Förteckning över barn i respektive fritidshem

Persondatabas Systematiskt Digitalt Bevaras Systemet sparar den 15 varje månad statistik till Extens I:

Ansökan om plats eller ändring av plats i fritidshem

Ansökan Digitalt Systematisk Papper/Digital Pärm på tjänstemans rum


Ansökan som kommer in via papper förs över till de digitala systemen och gallras vid inaktualitet. Digitala ansökningar gallras vid inaktualitet. Ansökningar som skyddas av sekretess, eller tillfälliga personnummer gallras 3 år efter avslutad placering och förvaras i låst dokumentskåp.

Ansökan om plats enligt LSS, korttidsvistelse

Ansökan och beslut handläggs av socialkontoret

Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Original på beslut förvaras på socialkontoret

Uppsägning Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Original på beslut förvaras på socialkontoret

Inkomstredovisning Papper/Digitalt Systematisk Digital /Papper Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Gallras efter 10 år, den digitala versionen

Schema/ vistelsetid Papper/Digitalt Systematisk Digital /Papper Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Planerad vistelse

Placerings-erbjudande Digitalt Systematisk Digital via e- post

Svar på placeringserbjudande från vårdnadshavare

Digitalt Systematisk Digital via e-post

Svar=placering

1.38/78






Till kommunarkivet

Anmärkning


Digitalt/e-post Systematisk Digitalt/Papper Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Nattis, plats inom omsorg på obekväm arbetstid

Ansökan Systematisk Papper Pärm på tjänstemans rum


Ansökan görs direkt till förskolan (Nattis) och förvaras där

Beslut om placering Systematisk Papper Elevakt Gallras 3 år efter avslutad placering

Kopia

Arbetstidsupp-gift obekväm arbetstid från arbetsgivare



På Nattis

Inkomstredovisning Digitalt Systematisk Digital /Papper Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Gallras efter 10 år, den digitala versionen

Schema/ vistelsetid Papper/Digitalt Systematisk Digital /Papper Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

Planerad vistelse

Placerings-meddelande Digitalt Systematisk Digitalt via e-post

Svar på placeringsmeddelande från vårdnadshavare

Digitalt Systematisk Digitalt via e-post

Svar=placering



Lovplacering Ansökan om behov av placering under lov/stängningsdagar

Papper Systematisk Papper Elevakt Gallras 5 år efter avslutad placering

1.39/78






Till kommunarkivet

Anmärkning

Utökad vistelsetid i fritidshem Bilaga till ansökan Dokument- och ärendehantering



Dokument- och ärendehantering system

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kopia läggs i elevakt och gallras i enighet med kopior av beslut



Placering på fristående fritidshem

Anmälan om placering Systematisk Papper Pärm på tjänstemans rum


Anmälan kommer från den fristående verksamheten

Uppsägning av plats på fristående fritidshem



Uppsägningen kommer från den fristående verksamheten

Uppsägning från kommunens sida

Varsel om uppsägning på grund av obetalda avgifter från kommunens sida

Systematisk Papper Elevakt Bevaras/Gallras vid inaktualitet

Efter 5 år Registreras tillsammans med beslut om avstängning

Beslut om uppsägning/avstängning g på grund av obetalda avgifter

Dokument- och ärendehantering system

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Registrera även varsel om uppsägning

Tillbud/barnolycksfall all Anmälan om tillbud/barnolycksfall



Diskriminering och kränkande Se kapitel Diskriminering och

Ansökan om statsbidrag

Se kapitel Statsbidrag

1.40/78






Till kommunarkivet

Anmärkning

Överenskommelse med annan kommun om placering och ersättning för barn/elev vilket hemkommunens ansvar råder

Se kapitel IKE, interkommunal ersättning

Lokalfrågor Se kapitel lokaler Personalfrågor Se kapitel personal Ekonomifrågor Se kapitel inköp Sekretess enligt OSL, offentlighet och sekretesslagen kan förekomma

1.41/78

4.3 Grundskolan

Hantering av dokument och processer avseende grundskolans verksamhet, både på enhetsnivå och centralt

Verksamhet/ grundskolan Handlingar/ Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/

databärare Förvaring Bevaras /gallras Till kommunarkivet Anmärkning

Skolval, digitalt Ansökan om skolplats Skolvalsmodulen Systematiskt Digitalt i systemet för skolval/skolbyte

Digitalt Bevaras i systemet Ansökan Exporteras efter placerings arbetet till Extens

Bekräftelse av skolval till sökande

Skolvalsmodulen Systematiskt Digitalt i systemet för skolval/skolbyte

Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik till vårdnadshavaren från systemet

Bekräftelse av skolval till medsökande och sökande


Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik till vårdnadshavarna från systemet

Återtag av skolval från vårdnadshavare


Digitalt Bevaras i systemet

Bekräftelse på återtag av skolval till medsökande och sökande


Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik från systemet till berörda

Meddelande om att ansökan har nekats av medsökande


Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik från systemet till den sökande

Påminnelse om skolval Skolvalsmodulen Systematiskt Digitalt i systemet för skolval/skolbyte

Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik till vårdnadshavarna på specifikt datum

Påminnelse om skolval till medsökande


Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik till medsökande på specifikt datum

Meddelande om skolplacering


Digitalt Bevaras i systemet Skickas ut per automatik till samtliga vårdnadshavare efter att samtliga elever har skolplacerats

Information om skolval till vårdnadshavare med barn i förskola som inte gjort val till förskoleklass

Systematiskt Digitalt På G: Gallras vid inaktualitet

En digital sammanställning där barnets uppgifter raderas var efter ansökan inkommit

Meddelande om omplacering

Digitalt via e-post Gallras vid inaktualitet Gäller elever som blivit placerade på en skola men blivit antagna till annan fristående skola utanför skolvalssystemet och valt den skolan

Meddelande om skolplacering

Digitalt via e-post Gallras vid inaktualitet Gäller barn som blivit placerade i förskoleklass efter slutdatum för placerings arbetet av skolpliktiga elever

1.42/78

4.3 Grundskolan

Verksamhet/ grundskolan Handlingar/ Handlingstyper Registreras Sortering/ ordning Media/ databärare

Förvaring Bevaras /gallras Till kommunarkivet Anmärkning

Beslut om skolplacering, sammanställning


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslutas av verksamhetschef för grundskolan, tillhör diariefört ärende

Skolbyte Ansökan om skolvalsbyte Systematiskt Digitalt i systemet för skolval/skolbyte

Gallras 1 år efter avslutad skolgång

Registreras i Extens

Erbjudande om skolvalsbyte Digitalt via e-post eller

Digitalt Gallras vid inaktualitet

Godkännande av skolvalsbyte från vårdnadshavare

Digitalt eller via e- post


Registreras i Extens

Tillbud/barnolycksfall Anmälan om tillbud/barnolycksfall



Andra myndigheter Kopior på anmälningar från andra myndigheter


Gallras vid avslut av ärende

Exempelvis Skolinspektionen, barn- och elevombudet. Originalet förvaras i diariefört ärende.

Avisering från Skatteverket om ändrad folkbokföring för sekretessmarkerade elever

Hanteras centralt Systematiskt Papper I låst arkivskåp Gallras vid inaktualitet

Gäller sekretess-markerade elever


Hanteras centralt Systematiskt Papper Gallras efter personnummermatchning i Extens

Det kompletta personnumret uppdateras i Exens, sedan gallras pappershandlingen

Uppskjuten, förlängd och tidigare upphörande av skolplikt













Ansökan om skolpliktens tidigare upphörande



Beslut om skolpliktens tidigare upphörande






1.43/78

4.3 Grundskolan






Anmälan av elev med omfattande hög frånvaro

Anmälan Dokument- och ärendehanteringssystem








Checklista tillhörande anmälan om hög frånvaro






Fördjupad kartläggning av skolfrånvaro



Beslut om föreläggande om skolplikt






Ansökan om rätt till placering på fritidshem





Beslut om rätt till placering på fritidshem



Tilläggsbelopp Ansökan om tilläggsbelopp Dokument- och ärendehanteringssystem




Beslut om tilläggsbelopp Dokument- och ärendehanteringssystem


Lovskola Erbjudande av lovskola Papper I pärm på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Skickas av rektor till vårdnadshavare

Anmälan till lovskola Papper I pärm på tjänstemans rum

Gallras vid inaktualitet Anmälan sker via vårdnadshavare

1.44/78

4.3 Grundskolan



Tilläggsbelopp lovskola Ansökan om tilläggsbelopp Dokument- och ärendehanteringssystem


Redovisning av deltagande på lovskola för ansökan om tilläggsbelopp



Beslut om tilläggsbelopp för lovskola



Nationella prov Nationella prov i svenska Systematiskt Papper Arkiv på enheten

Bevaras Efter 5 år Elevlösningar, samtliga delar

Nationella prov i svenska som andra språk

Systematiskt Papper Arkiv på enheten

Bevaras Efter 5 år Elevlösningar, samtliga delar

Sammanställning av resultat i ämnet svenska


Bevaras Efter 5 år

Cd-skivor (själva provet) Cd-skiva Gallras vid inaktualitet

Det upprättade exemplaret finns bevarat hos Skolverket

USB-minne (själva provet) USB-minne Gallras vid inaktualitet

Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska


Gallras 5 år efter provtillfället

Prov i svenska bevaras enligt ovan

Sammanställningar av resultat i samtliga ämnen utom svenska


Gallras 5 år efter provtillfället

Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras enligt ovan

Förteckning över premier och stipendium


Bevaras Efter 5 år

Läromedel, egenproducerade

Papper Arkiv på enheten

Bevaras Efter 5 år Ett exemplar av varje bevaras

Elevlistor Skol- (elev) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande


Bevaras Efter 5 år

Klasslistor/gruppförteckningar, innehållande skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress


Bevaras Efter 5 år Slutgiltig med dokumenterade förändringar

1.45/78

4.3 Grundskolan



Elevakt, alla elever ska ha en egen akt med ett försättsblad - Till akten hörande handlingar (dagboksblad).

Systematisk Papper Närarkiv på skolan

Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Elevakt följer eleven genom förskoleklassen och grundskolan inom kommunen. Gäller ej friskolor. Vid flytt till friskola alternativ grundskola i annan kommun skall elevakt ej skickas i original. Efter samtycke från föräldrar kan kopior skickas på eventuella handlingar.

Elevhälsoteam Anmälan till EHT Original förvaras i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Görs på särskild blankett när eleven riskerar att inte uppnå kunskapskraven, uppvisar svårigheter i sin skolsituation, har omfattande hög frånvaro, och /eller vid upprepade tillfällen blivit utsatt för kränkande behandling

Extra anpassningar samt uppföljning och utvärdering

Dokumentation av extra anpassningar

Original förvaras i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Särskild blankett

Uppföljning av extra anpassningar

Original förvaras i elevakt Utdrag ur elevhälsoprotokoll

Papper Närarkiv på skolan


Pedagogisk utredning och bedömning



Utredning av särskilt stöd Beslut att utreda elevens behov av särskilt stöd



Beslut fattas av rektor på särskild blankett.




Beslut fattas av rektor

Social utredning Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i PMO Eventuell kopia gallras efter inskanning i PMO

Psykologutlåtande Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i PMO Eventuell kopia gallras efter inskanning i PMO. Innehåller endast pedagogisk utredning och sammanfattning av psykologutredning med förslag på åtgärder

Medicinsk utredning Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i PMO Eventuell kopia gallras efter inskanning i PMO

Särskilt stöd Beslut att utarbeta åtgärdsprogram




1.46/78

4.3 Grundskolan



Beslut att inte utarbeta åtgärdsprogram



Beslut fattas av rektor, överklagas till Skolväsendets överklagandenämnd

Åtgärdsprogram Original förvaras i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan



Utvärdering av åtgärdsprogram



Rektor tar ställning till fortsatta åtgärder

Beslut om anpassad studiegång, särskild undervisningsgrupp och/eller enskild undervisning




Beslut om att avsluta åtgärdsprogram/särskilt stöd

Original förvaras i elevakt systematiskt Papper Närarkiv på skolan



Ytterligare undervisningstid, utöver timplanen

Beslut om ytterligare undervisningstid



Beslut fattas av huvudmannen

Nyanlända Beslut om placering av nyanländ elev



Beslut om prioriterad timplan



Modersmål Ansökan om modersmålsundervisning


Gallras vid inaktualitet Originalet skickas tillbaka till skolan när språkcentrum fattat beslut och kopia skickas hem till elev

Beslut om modersmålsundervisning



Uppsägning av modersmålsundervisning



Svenska som andra språk Beslut om svenska som andra språk



Beslut att undervisning i svenska som andra språk ska upphöra



Korrespondens Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skola

Original förvaras i elevakt Systematisk Papper Närarkiv på skolan

Gallras / Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Bevaras om de tillför ärendet något

1.47/78

4.3 Grundskolan



Ledighet Ledighetsansökningar Original förvaras i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter för eleven Original förvaras i pärm Systematisk Papper Enhetsnivå hos administratör


Specialkost Anmälan om specialkost Kopia förvaras i pärm Systematisk Papper Enhetsnivå hos administratör


Kopia på anmälan kommer via Måltidsservice

Elevdator Avtal gällande elevdator Original förvaras i pärm Systematiskt Papper Enhetsnivå hos administratör


Studieplan Elevs individuella studieplan Original förvaras i elevakt Systematisk Papper Gallras 5 år efter avslutad skolgång

Avser endast vissa nyanlända elever

Tillval Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens Eventuella studieavbrott Extens Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i Extens Beslut om årskurs Beslut att flytta elev till

högre årskurs

Original i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Beslut att inte flytta elev till högre årskurs



Disciplinära åtgärder Utredning inför disciplinära åtgärder



Gäller det kränkande behandling gör det i DF respons, se kapitel Kränkande behandling.

Beslut om disciplinära åtgärder



Omhändertagande av föremål, skriftlig varning, tillfälligt omplacering, tillfälligt omplacering vid annan skolenhet

Beslut om avstängning Dokument- och ärendehanteringssystem

Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Avstängning av elev överklagas till förvaltningsrätten i Linköping

Yttrande inför avstängning från elev och elevens vårdnadshavare



Orosanmälan Orosanmälan till socialtjänsten

Systematiskt Papper Kopia förvaras i elevakt


Kopior Kopior på beslut Systematisk Papper Förvaras i elevakt


Exempelvis beslut om utökad tid i fritidshem, tilläggsbelopp

1.48/78

4.3 Grundskolan



Samtycke från vårdnadshavare

Samtycke till överlämnande av pedagogisk information



Exempelvis för att skicka kopior på elevakt till annan skola utanför kommunen eller till fristående verksamhet.

Samtycke till användning av bild och namn Samtycke om användning av

bild och namn på barn och elever i förskolor och grundskolor

Original förvaras i pärm Systematisk Papper Enhetsnivå hos administratör

Vid inaktualitet

Betyg Terminsbetyg Skolplattform Digitalt Vid inaktualitet Inaktuell vid nytt terminsbetyg

Avgångsintyg Original skickas hem till elev, kopia i elevakt

Systematiskt Papper Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Utfärdas om elev avgår utan ofullständigt slutbetyg. Kopia skickas till vårdnadshavare och huvudman (Skolförordningen 6 kap 17–18 §§)

Betyg till kommunarkivet Slutbetyg Original skickas hem till elev

Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Skickas i egen arkivbox i personnummerordning

Betygskatalog Betygssammanställning Systematiskt Papper Bevaras Efter 5 år Ämnes- och klassvis enligt SKOLFS 2007:42.

Protokoll/ minnesanteckningar

Facklig samverkan Systematisk Papper I pärm på tjänstemans rum


APT Systematiskt Digitalt /papper Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta Protokoll eller

mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten eller interna verksamhetsmöten

Systematiskt Digitalt/papper På G: Gallras efter 5 år Om det inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten

Verksamhetsmöten med utvecklingsgrupper

Systematiskt Digitalt/papper I pärm på tjänstemans rum


Klassråd (elever) Systematiskt Digitalt/papper I pärm på tjänstemans rum


Elevråd (elever och personal)



Trygghetsråd/grupp (elev och personal)



1.49/78

4.3 Grundskolan



Trygghetsteamet (personal) Systematiskt Digitalt/papper I pärm på tjänstemans rum


Arbetslagsprotokoll (möte personal som pratar elever)



Praktik för grundskolelever Riskbedömning PRAO/APL Systematiskt Digitalt/papper I pärm på tjänstemans rum


Bidrag till fristående Beslut om bidrag till fristående huvudman



Synpunkter och klagomål Se kapitel om Synpunkter och klagomål

Överenskommelse med annan kommun om att ta emot elev

Se kapitel Interkommunal placering

Skolskjuts Se kapitel Skolskjuts Skolinspektionsärenden Se kapitel Planering och

uppföljning

Elevhälsogrupp/-team protokoll

Se kapitel Elevhälsan

Överklagan Se kapitel Överklagan Beställning av arbete utfört av SFAB

Se kapitel Lokalfrågor

Skolplikt Se kapitel Skolpliktsbevakning



Ansökan om statsbidrag Se kapitel Statsbidrag Överenskommelse med annan kommun om placering och ersättning för barn/elev vilket hemkommunens ansvar råder

Se kapitel IKE, interkommunal placering

Personalfrågor Se kapitel Personal Ekonomifrågor Se kapitel Fakturor och

beställningar, ekonomi

1.50/78

4.4 Grundsärskolan

Hantering av dokument och processer avseende grundsärskolans verksamhet, både på enhetsnivå och centralt

Verksamhet/ grundsärskolan Handlingar/


databärare Förvaring Bevaras/gallras Till kommunarkivet Anmärkning

Beslut om placering av elev vid viss skolenhet


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslutas av verksamhetschef för grundskolan, tillhör diariefört ärende

Mottagande i grundsärskolan Ansökan om mottagande i grundsärskolan


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Ansökan sker av vårdnadshavare


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år 4 utredningar

Beslut om mottagande av elev i grundsärskola


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslutas av chef för centrum för språk och stöd

Beslut att elev inte tillhör grundsärskolans målgrupp



Beslut om mottagande av elev på försök i högst 6 månader



Medgivande från vårdnadshavare om mottagande i grundsärskola





Bevaras Efter 5 år




Anmälningar från andra myndigheter

Kopior på anmälningar från andra myndigheter

Papper Gallras vid avslut av ärende

Exempelvis Skolinspektionen, barn- och elevombudet. Originalet förvaras i diariefört ärende.

1.51/78

4.4 Grundsärskolan

Verksamhet/ grundsärskolan Handlingar/ Handlingstyper



Uppskjuten, förlängd och tidigare upphörande av skolplikt



















Anmälan av elev med omfattande hög frånvaro

Anmälan Dokument- och ärendehanteringssystem











Beslut om föreläggande om skolplikt






1.52/78

4.4 Grundsärskolan




Utökad vistelsetid Ansökan om rätt till placering på fritidshem



Bilaga till ansökan Dokument- och ärendehanteringssystem










Beslut om tilläggsbelopp



Tillbud/barnolycksfall Anmälan om tillbud/barnolycksfall



Frånvarostatistik Skolplattform Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i systemet för skolplattform

Elevkataloger Skol- (elev) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande


Bevaras Efter 5 år




1.53/78

4.4 Grundsärskolan







Elevakt följer eleven genom förskoleklassen och grundskolan inom kommunen. Gäller ej friskolor. Vid flytt till friskola alternativ grundskola i annan kommun skall elevakt ej skickas i original. Efter samtycke från föräldrar kan kopior skickas på eventuella handlingar.

Elevhälsoteam Anmälan till EHT Görs på särskild blankett när eleven riskerar att inte uppnå kunskapskraven, uppvisar svårigheter i sin skolsituation, har omfattande hög frånvaro, och /eller vid upprepade tillfällen blivit utsatt för kränkande behandling





Särskild blankett


Original förvaras i elevakt Utdrag ur elevhälsoprotokoll






Utredning av särskilt stöd Beslut att utreda elevens behov av särskilt stöd









1.54/78

4.4 Grundsärskolan





Medicinsk utredning Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i PMO Eventuell kopia gallras efter inskanning i PMO

Dokumentation om integrerad elev

Elevakt Systematiskt Papper Gallras 5 år efter avslutad skolgång

Efter medgivande från vårdnadshavare ska utbildningskontoret underrättas









Åtgärdsprogram Original förvaras i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Beslut fattas av rektor, överklagas till Skolväsendets överklagandenämnd d










Original förvaras i elevakt systematiskt Papper Närarkiv på skolan











1.55/78

4.4 Grundsärskolan
























Gallras / Bevaras Bevaras om de tillför ärendet något

Ledighet Ledighetsansökningar Original förvaras i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter för eleven


Vid inaktualitet

Specialkost Anmälan om specialkost

Kopia förvaras i pärm Systematisk Papper Enhetsnivå hos administratör

Vid inaktualitet Kopia på anmälan kommer via Måltidsservice

Elevdator Avtal gällande elevdator

Original förvaras i pärm Systematiskt Papper Enhetsnivå hos administratör n

Vid inaktualitet

Studieplan Elevs studieplan Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens Tillval Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens

1.56/78

4.4 Grundsärskolan




Eventuella studieavbrott

Extens Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i Extens

Beslut om årskurs Beslut att flytta elev till högre årskurs



Beslut att inte flytta elev till högre årskurs










Omhändertagande av föremål, skriftlig varning, tillfälligt omplacering, tillfälligt omplacering vid annan skolenhet


Diarieplansbeteckning Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Avstängning av elev överklagas till förvaltningsrätten i Linköping




Samtycke från vårdnadshavare Samtycke till överlämnande av pedagogisk information




Samtycke till användning av bild och namn Samtycke om

användning av bild och namn på barn och elever i förskolor och grundskolor

Original förvaras i pärm Systematisk Papper Enhetsnivå hos administratör n

Vid inaktualitet

1.57/78

4.4 Grundsärskolan




Kopior på beslut Systematisk Papper Förvaras i elevakt Gallras 5 år efter avslutad skolgång


Orosanmälan Orosanmälan till socialtjänsten



Betyg Slutbetyg Original skickas hem till elev



Skickas i egen arkivbox i personnummerord ning

Avgångsintyg Original skickas hem till elev, kopia i elevakt


Utfärdas om elev avgår utan ofullständigt slutbetyg. Kopia skickas till vårdnadshavare och huvudman (Skolförordningen 6

Betyg till kommunarkivet Slutbetyg Original skickas hem till elev



Skickas i egen arkivbox i personnummerord ning, vill eleven ha terminsbetyg får detta efterfrågas





APT Systematiskt Digitalt /papper

På G. Gallras efter 5 år

Delas på samarbetsyta

Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten eller interna verksamhetsmöten

Systematiskt Digitalt/papper På G: Gallras efter 5 år Om det inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten

1.58/78

4.4 Grundsärskolan












Trygghetsteamet (personal)



Arbetslagsprotokoll (möte personal som pratar elever)



Synpunkter och klagomål

Se kapitel om synpunkter och klagomål



Skolskjuts Se kapitel Skolskjuts Skolinspektionsärenden Se kapitel Planering och

uppföljning

Elevhälsogrupp/- team protokoll


Överklagan Se kapitel Överklagan Beställning av arbete utfört av SFAB


Skolplikt Se kapitel Skolpliktsbevakning





1.59/78

4.4 Grundsärskolan




Överenskommelse med annan kommun om placering och ersättning för barn/elev vilket hemkommunens ansvar råder


Personalfrågor Se kapitel Personalhandlingar

Ekonomifrågor Se kapitel Fakturor och beställningar, ekonomi

Sekretess enligt OSL, offentlighet och sekretesslagen kan förekomma

1.60/78

4.5 Gymnasieskolan

Hantering av dokument och processer avseende gymnasieskolans verksamhet, både på enhetsnivå och centralt

Verksamhet/ gymnasieskolan



Media/ databärare

Förvaring Bevaras/gallras Till kommunarkivet

Anmärkning

Ansökan till gymnasieskola

Antagningsnämnd i Västerås

Systematiskt Digitalt På antagningsnämnden i Västerås

Antagningsbesked Antagningsnämnd i Västerås

Systematiskt Digitalt På antagningsnämnden i Västerås

Kommer från antagningsnämnd i Västerås

Avtal Samverkansavtal Dokument- och ärendehanteringssystem


Papper Närarkiv Bevaras Efter 5 år Hanteras centralt








Beslut om tilläggsbelopp



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kopia läggs i elevakt och gallras i enighet med kopior av beslut

Bidrag till fristående

Beslut om bidrag till fristående huvudman



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Hanteras centralt

Ansökan om ett fjärde skolår




Beslut om att bevilja/avslå ett fjärde skolår




Tillbud/barn- och elevolycksfall

Anmälan om tillbud/barn- och elevolycksfall

Systemet för anmälan om barn- och elevolycksfall


Andra myndigheter Kopia på anmälningar från andra myndigheter

Papper På tjänstemans rum

Gallras vid avslut av ärende

Exempelvis Skolinspektionen, barn- och elevombudet. Originalet förvaras i diariefört ärende

Avisering från Skatteverket om ändrad folkbokföring för sekretessmarkerade elever

Hanteras centralt Systematiskt Papper I låst arkivskåp Gallras vid inaktualitet Gäller sekretessmarkerade elever

1.61/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning


Hanteras centralt Systematiskt Papper Gallras efter personnummermatchning i Extens

Det kompletta personnumret uppdateras i Exens, sedan gallras pappershandlin gen

Nationella prov Nationella prov i svenska

Systematiskt Papper Arkiv på enheten Bevaras Efter 5 år Elevlösningar, samtliga delar

Nationella prov i svenska som andra språk

Systematiskt Papper Arkiv på enheten Bevaras Efter 5 år Elevlösningar, samtliga delar

Sammanställning av resultat i ämnet svenska

Systematiskt Papper Arkiv på enheten Bevaras Efter 5 år

Cd-skivor (själva provet)

Cd-skiva Gallras vid inaktualitet

Det upprättade exemplaret finns bevarat hos Skolverket

USB-minne (själva provet)

USB-minne Gallras vid inaktualitet

Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska

Systematiskt Papper Arkiv på enheten Gallras 5 år efter provtillfället


Sammanställning r av resultat i samtliga ämnen utom svenska

Systematiskt Papper Arkiv på enheten Gallras 5 år efter provtillfället

Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras enligt ovan


Papper Arkiv på enheten Bevaras Efter 5 år


Papper Arkiv på enheten Bevaras Efter 5 år Slutgiltig med dokumenterad e förändringar

Elevakt - alla elever ska ha en egen akt med ett försättsblad - Till akten hörande handlingar (dagboksblad).



1.62/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning

Elevhälsoteam Anmälan till EHT Original förvaras i elevakt






Original förvaras i elevakt



Särskild blankett



Utdrag ur elevhälsoprotokoll







Utredning av särskilt stöd

Beslut att utreda elevens behov av särskilt stöd eller placering i annan skolform












Medicinsk utredning

Journalsystem PMO Systematiskt Digitalt Bevaras Bevaras i PMO Eventuell kopia gallras efter inskanning i PMO






1.63/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning






Åtgärdsprogram Original förvaras i elevakt















Original förvaras i elevakt systematiskt Papper Närarkiv på skolan Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Beslut fattas av rektor, överklagas till Skolväsendets överklagande nämnd

Ytterligare undervisningstid utöver timplanen




















Uppsägning av modersmålsunder visning



1.64/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning

Korrespondens Korrespondens med elev/vårdnadshavare e/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skola





Ledighet Ledighetsansökan Original förvaras i elevakt





Vid inaktualitet


Original förvaras i pärm Systematiskt Papper Enhetsnivå hos administratör

Vid inaktualitet

Studieplan Elevs studieplan Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens

Tillval Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens

Antagning vid senare tidpunkt




Anmälan om studieavbrott



Kan gallras då anteckning gjorts i verksamhetssystem, på "elevkort" eller motsvarande

Byte av program eller kurs


Vid inaktualitet

Anmälan till prövning


Vid inaktualitet

Utvecklingssamtal Original förvaras i pärm Systematiskt Papper Hos den enskilde läraren

Vid inaktualitet

Elevstödjande samtal (ESS)

Original förvaras i pärm Systematiskt Papper Hos den enskilde läraren

Vid inaktualitet


Original i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Gäller det kränkande behandling för det i DF-respons, se kapitel kränkande behandling

1.65/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning


Original i elevakt Systematiskt Papper Närarkiv på skolan Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Omhändertagna föremål, skriftlig varning, tillfällig omplacering, tillfällig omplacering vid annan skolenhet



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Avstängning av elev kan överklagas till förvaltningsrätten

Yttrande inför avstängning från elev och elevs vårdnadshavare




Samtycke till användning av bild och namn

Samtycke om användning av bild och namn på elev i gymnasieskolan


Vid inaktualitet

Examen och studiebevis Utdrag ur betygskatalogen Extens Systematiskt Papper Skickas till elev/vårdnadshavare vid terminsslut

Examensbevis Original till elev Systematiskt Papper Närarkiv på skolan


Kopia skickas i egen arkivbox i personnummerordning

Studiebevis Original skickas hem till elev, kopia i elevakt


Utfärdas om elev avgår med ofullständig vårdnadshavare examen. Kopia skickas till och huvudman


Orosanmälan till socialtjänsten






APT Systematiskt Digitalt Gallras efter 5 år Delas på Samarbetsyta

1.66/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning

Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöte n eller interna verksamhetsmöten

Systematiskt Digitalt/papper Gallras efter 5 år Om det inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten

Verksamhetsmöte n med utvecklingsgrupper








Klasskonferens (lärare, skolledning och elevhälsa


Gallras efter 5 år

Arbetslagsprotokoll Systematiskt Digitalt Gallras efter 5 år Delas på samarbetsyta




Inackorderings- och resebidrag

Se kapitel Inackorderings- och resebidrag

Skolinspektionsärenden Se kapitel Planering och uppföljning



1.67/78

4.5 Gymnasieskolan




Media/ databärare


Anmärkning


Beställning av arbete utfört av SFAB






Personalfrågor Se kapitel Personalhandlingar



1.68/78

4.6 Gymnasiesärskolan

Hantering av dokument och processer avseende gymnasiesärskolans verksamhet, både på enhetsnivå och centralt

Verksamhet/ gymnasiesärskola Handlingar/ Handlingstyper


Media/ databärare


Anmärkning

Ansökan om mottagande i gymnasiesärskola

Ansökan till gymnasiesärskola



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Avser ny elev som inte tidgare varit mottagen i grundsärskolan

Bilagor till ansökan

Beslut om mottagande i gymnasiesärskolan




Beslut om elev inte tillhör gymnasiesärskolans målgrupp



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Beslutas av chef för centrum för språk och stöd

Ansökan om gymnasieutbildning Beslut om elev tillhör gymnasiesärskolans målgrupp



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Avser elev som tidigare varit mottagen i grundsärskolan

Beslut om att fördela utbildningen på längre tid än 4 år



Papper Närarkiv Bevaras Efter 5 år Beslutas av rektor

Beslut om fri kvot Dokument- och ärendehanteringssystem



Beslut att elev är i behov av individuellt program





Elevhälsoteam Anmälan till EHT Original förvaras i elevakt




1.69/78


Verksamhet/ gymnasiesärskola Handlingar/

Handlingstyper Registreras Sortering/

ordning Media/ databärare


Anmärkning






Särskild blankett



Utdrag ur elevhälsoprotokoll



Beslut om kurser för individuellt val

Original i elevakt Systematiskt Papper Elevakt Gallras efter 5 år Beslutas av rektor

Beslut om fördelning av undervisningstiden

Original i elevakt Systematiskt Papper Elevakt Gallras efter 5 år Beslutas av rektor





Eventuell kopia gallras efter inskanning i PMO






Åtgärdsprogram Original förvaras i elevakt









Beslut om avvikelse från timplanen










1.70/78






Anmärkning




systematiskt Papper Närarkiv på skolan






















Ledighet Ledighetsansökan Original förvaras i elevakt


Vid inaktualitet



Vid inaktualitet

Specialkost Anmälan om specialkost


Vid inaktualitet


Kopia förvaras i pärm Systematisk Papper Enhetsnivå hos administratör

Vid inaktualitet Kopia på anmälan kommer via Måltidsservice

1.71/78






Anmärkning

Studieplan Elevs studieplan Original förvaras i pärm Systematiskt Papper Enhetsnivå hos administratör

Vid inaktualitet

Tillval Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens

Eventuella studieavbrott

Extens Systematisk Digitalt Bevaras Bevaras i Extens

Disciplinära åtgärder Beslut om disciplinära åtgärder



Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad skolgång


Avstängning Dokument- och ärendehanteringssystem


Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Beslut om förvisning, varning etc. läggs i elevakt, avstängning blir ett ärende i Dokument- och ärendehanteringssystem




Papper Närarkivet Bevaras 5 år efter avslutad skolgång

Avstängning av elev överklagas till förvaltningsrätt en i Linköping

Samtycke från vårdnadshavare

Samtycke till överlämnande av pedagogisk information



Papper Närarkivet Bevaras 5 år efter avslutad skolgång


Samtycke till användning av bild och namn Samtycke om användning

av bild och namn på barn och elever


Vid inaktualitet

Kopior Kopior på beslut Systematisk Papper Förvaras i elevakt






1.72/78






Anmärkning

Inackorderings- och resebidrag Se kapitel Inackorderings- och resebidrag











Personalfrågor Se kapitel personalhandlingar

Ekonomifrågor Se kapitel fakturor och beställningar, ekonomi


1.73/78

4.7 Vuxenutbildning och Särskild utbildning för vuxna

Hantering av dokument och processer avseende vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna, både på enhetsnivå och centralt

Verksamhet Vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna




Till kommunarkivet

Anmärkning

Ansökan och beslut om vuxenutbildning

Alvis

Systematiskt

Digitalt

Gallras ett år efter avslutad utbildning

Alvis gallrar efter uppdrag av Vux

Ansökan och beslut om svenska för invandrare, gäller enbart sekretesselever

Systematiskt

Papper

Arkivskåp


Sekretess-elever (gäller SFI-elever)

Ansökan och beslut till samhällsorientering

Alvis

Systematiskt

Papper

Arkivskåp


Ansökan och beslut om särskild utbildning för vuxna

Alvis

Systematiskt

Papper

Arkivskåp


Ansökan och beslut om prövning

Alvis

Systematiskt

Digitalt

Bevaras Bevaras i systemet Alvis

Begäran om förändring av studieplan

Alvis

Systematiskt

Papper

Ett år efter avslutad kurs

Ledighetsansökan

Alvis

Systematiskt

Papper


Original av betygskatalog

Alvis

Systematiskt

Papper

Arkivskåp

Bevaras

Efter 5 år

Skriver ut från Alvis

Kopia av intyg

Alvis

Systematiskt

Papper

Arkivskåp

Bevaras

Efter 5 år


1.74/78

4.7 Vuxenutbildning och Särskild utbildning för vuxna Verksamhet Vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna

Handlingar/ Handlingstyp



Till kommunarkivet

Anmärkning

Kopia av yrkesexamen

Alvis

Systematiskt

Papper

Arkivskåp

Bevaras

Efter 5 år


Kopia på slutbetyget

Alvis

Systematiskt

Papper

Arkivskåp

Bevaras

Efter 5 år


Studieplaner (SFI/Särskild utbildning för vuxna)

Papper

Dokumentskåp


Elev äger sin egen studieplan

Nationella prov Nationella prov i svenska/svenska som andra språk

Systematiskt Papper Dokumentskåp Bevaras Efter 5 år Elevlösningar, samtliga delar

Sammanställning av resultat i ämnet svenska/svenska som andra språk

Alvis Systematiskt Papper/Digitalt Dokumentskåp Bevaras Efter 5 år

Cd-skivor (själva provet)

Cd-skiva Gallras vid inaktualitet

Det upprättade exemplaret finns bevarat hos Skolverket/Universitet

USB-minne (själva provet)

USB-minne Gallras vid inaktualitet

Nationella prov Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska

Systematiskt Papper Dokumentskåp Gallras 5 år efter provtillfället


Sammanställningar av resultat i samtliga ämnen utom svenska

Alvis Systematiskt Digitalt Bevaras Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras enligt ovan

Disciplinärenden



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Exempelvis avstängning, varning

1.75/78





Till kommunarkivet

Anmärkning

Information till elev om eventuell upphörande av utbildning

Papper I en pärm på tjänstemans rum

Gallras varje halvår Underlag till eventuellt upphörande skickas med post

Upphörande av utbildning



Papper

Närarkivet

Bevaras

Efter 5 år

Efter Lex skickas detta till registratorn på UK

IKE, interkommunal ersättning från andra kommuner

Ansökan och beslut om mottagande av elev på vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kommer tillsammans med hemkommunens yttrande

IKE, interkommunal ersättning till andra kommuner

Ansökan och beslut om mottagande av elev på vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna



Papper Närarkivet Bevaras Efter 5 år Kommer tillsammans med hemkommunens yttrande

Orienteringskurser inom kommunal vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna




Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket)

Systematiskt Digitalt Gallras vid inaktualitet

Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas

Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse


Protokoll/minnesanteckningar Facklig samverkan Systematisk Papper I pärm på tjänstemans rum


APT Systematiskt Digitalt På samarbetsytan

Gallras efter 3 år

Delas på samarbetsyta

1.76/78





Till kommunarkivet

Anmärkning


Systematiskt Papper På samarbetsytan



Överenskommelse med annan kommun om att ta emot studerande












Överenskommelse med annan kommun om placering och ersättning för studerande vilket hemkommunens ansvar råder


Personalfrågor Se kapitel personalhandlingar

1.77/78





Till kommunarkivet

Anmärkning



1.78/78

Myndighet: Diarienummer

Documents

Transcript of Myndighet: Diarienummer