MUTUALISATION DES ACHATS Dijon, le 10 octobre … · entre acteurs publics ... d’assurances pour...
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Mutualisation des achats
Intervenants :
� Bernard Plet, Président de l’Union régionale SNDGCT et DGS Ville de Paray-le-Monial,
� Virginie Aulas, DGA Finances et Services généraux de la Ville de Chalon-sur-Saône,
� Pierre Pichon, Directeur interrégional adjoint de la Direction Centre-Est de l’UGAP
Animateur : � Cédric Macron,
Directeur général du Centre de gestion 71
Les modes opératoires de la mutualisation: rappel
� Le transfert de services dans le cadre d’un transfe rt de compétence
� La mise à disposition de biens, services et personnels entre communautés et communes membres
� La mise en place de services fonctionnels communs
� La mise en place de structures communes: SPL, ententes, groupements de commandes
� …et la collaboration plus informelle
Les finalités de la mutualisation des achats
� Un axe important des mutualisations publiques
� La mise en œuvre d’une démarche de solidarité entre acteurs publics
� La recherche d’économies d’échelle
� La création d’une véritable « force de négociation » publique
� Le partage de compétences rares et expertes
Les centres de gestion, acteurs d’une mutualisation de moyens à l’échelle
départementale
• Une mutualisation de la fonction RH
• La prise en charge du dialogue social
• Les contrats « groupe »
Une mutualisation de la fonction RH
• L’organisation des concours et le suivi des listes d’aptitude
• « L’administration » du personnel territorial
• La prise en charge des FMPE
• Une ingénierie partagée en matière d’accompagnement et de conseil RH
La prise en charge du dialogue social
• La mutualisation des coûts des heures syndicales
• La tenue des instances paritaires (CAP, CTP, CHS, conseil de discipline)
• Les groupes de travail paritaires pour l’élaboration de documents structurants (charte ATSEM, règlement intérieur,…)
Les contrats « groupe »: une mutualisation des achats et de services au niveau départemental
• Les conventions de participation pour la protection sociale en santé et en prévoyance
• La mise en place de mécénats de compétences
• Les contrats collectifs en matière d’assurances pour les risques statutaires
http://www.cdg71.fr
• Actualité statutaire
• Documentation générale et spécialisée
• Outils pratiques
Merci pour votre attention
Contexte
� 2008 : état des lieux
� Ville et CCAS de Chalon : déjà une mutualisation partielle par groupements de commande (assurances)
� Grand Chalon : opère seul ses achats
� Aucune organisation d’achat entre l’Interco et ses 39 communes membres
contexte
� Un projet fort pour le territoire chalonnais …
� Une volonté politique de développer un territoireayant de nombreux atouts mais sinistré par la fermeture de Kodak (2006)
� Un choix politique de créer une synergie et des coopérations entre les collectivités
Contexte
� …. dans un contexte de resserrement budgétaire
� perte de bases fiscales, de dotations
� Ville centre pauvre (50 % des Chalonnais sont exonérés de taxe d’habitation)
� Une obligation de développer l’efficience de l’action pour dégager des marges de manœuvre
� mutualisation des services Ville centre / Agglomération
� organisation et rationalisation de l’achat
Intérêts de la mutualisation des achats
� Des gains financiers
� réalisation d’économies d’échelle
� effet volume
� suppression de frais de port,…
� économies de gestion� gain de temps sur l’ensemble de la chaine de l’achat
(commande, livraison, factures)
Intérêts de la mutualisation des achats
� S’appuyer sur des compétences
� d’un membre du groupement en cas de groupement de commandes � d’un acheteur professionnel polyvalent
� connaissance du marché
Intérêts de la mutualisation des achats
� Centralisation et sécurisation de la procédure d’achat
� harmonisation des pratiques
� application des règles du code des marchés=> travail sur l’ensemble des familles d’achat pour
l’ensemble de la ou les collectivités
Réorganisation des achats
� 3 impératifs
� Réorganisation / mutualisation de l’organisation
� qui fait quoi
=> service achats : charte achat=> groupements de commande fermés (Ville – Agglo –CCAS – RAP) ou ouverts (aux 39 communes)
Réorganisation des achats
� 3 impératifs
� Uniformisation des processus
� documents � circuits et validations
=> communs et partagés
Réorganisation des achats
� 3 impératifs
� Outils communs
� recensement des besoins� groupements de commandes� contrat unique
Exemple : moyens généraux
� Besoins transversaux
� familles d’achat :
� fournitures administratives,
� vêtements de travail, � nettoyage des locaux, du linge� produits d’entretien� courrier / affranchissement
Exemple : moyens généraux
� Réorganisation
� création d’un service « moyens généraux »
regroupement des budgets et agents
� Procédures
� mise en œuvre de procédures uniques
de recensement des besoins
des demandes des services en cours d’année
Exemple : moyens généraux
� des gains budgétaires immédiats
ENTITESECONOMIE
S EN % 2009 -2010
ECONOMIES EN %
2010 -2011
ECONOMIES EN VOLUME 2009-
2010
ECONOMIES EN VOLUME
2010-2011
AGGLO -24,46% -3,36% - 85 000,00 € - 7 400,00 €
VILLE -8,96% -14,33% - 107 070,00 € - 134 800,00 €
CCAS -32,53% -14,21% - 150 700,00 € - 43 300,00 €
TOTAL GENERAL
-21,98% -10,63% - 342 770,00 € - 185 500,00 €
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Externaliser - Maîtriser - Echanger - Coopérer - S’engager - Accompagner
Présentation de l ’Union des groupements d’achats publics
Une démarche de mutualisation:
Le modèle partenarial
DIJON10 octobre 2013
SOMMAIRE
Un acheteur spécifique de l’achat public
Les Chiffres clés
L’UGAP et les collectivités
La croissance des commandes enregistrées et la réduction du taux de marge
L’amélioration constante de la performance économique de l’offre
La mise en œuvre des politiques publiques (accès des PME, éco-responsabilité, …)
L’intérêt du mode partenarial
Les modalités de constitution des partenariats
Les modèles partenariaux
L’exemple des SDIS
Les orientations stratégiques
L’activité partenariale de l’UGAP
Introduction
- Un acheteur spécifique de l’achat public
- Les chiffres clés
- L’UGAP et les collectivités
Introduction
1
L’UGAP est un ETABLISSEMENT PUBLIC
industriel et commercial créé par décret
du 30 juillet 1985. Son rôle est
d’acquérir ou de passer des marchés de
FOURNITURES et SERVICES destinés à
des POUVOIRS ADJUDICATEURS, des
ENTITES ADJUDICATRICES ou des
opérateurs économiques privés liés aux
précédents par des contrats de longue
durée ( DSP, Contrats de partenariat… ).
Le cadre réglementaire
Introduction
1
art
Ordce
6 juin 2005
5Art.
Modalités d’intervention
Les articles 9 du CMP et 5 de l’ordonnance du 6 juin
2005 définissent le rôle et les modalités
d’intervention des centrales d’achat.
Modalité du recours à une centrale d’achat
Le recours à une centrale d’achat publique dispense
les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices de
leurs obligations de publicité et de mise en
concurrence.
art
Ordce
6 juin 2005
15Art.
CMP
9Art.
CMP
Art.
31
Le cadre réglementaire
Introduction
1
36
Le Modèle de l’UGAP :
l’achat pour revente
Le modèle classique :
le référencement
Une centrale d’achat atypique1
Un levier commun
la massification
Des différences notables pour le fournisseur…
• seul marché
• seul mode de transmission des
commandes
• seul interlocuteur pour le règlement
des litiges
• délai de règlement unique (30 j)
• processus d’échange dématérialisé
unique (y compris la facturation)
Un
Autant de marchés à conclure et à exécuter,
de modes de transmission des commandes,
d’interlocuteurs pour le règlement des litiges,
de délais de règlement,
de processus d’échanges
qu’il existe de bénéficiaires
… valorisées au profit des clients.
Introduction
37
Typologie de clients en
2012en M€ HT
Coll. Territoriales et
secteur social747
Etat (ministères) 486
Hospitalier 365
Opérateurs 150
Total 1748
Evolution des commandes par typologie de clientèle (2006 – 2012)
321 350 364504 523 554 486
54 61 71
92 107 118150315
383434
465540
631 747
193
250269
314
391
383365
0
200
400
600
800
1 000
1 200
1 400
1 600
1 800
2 000
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Etat Opérateurs Collectivités territoriales hospitaliers
Une centrale d’achat généralisteLes clients
1Introduction
Evolution des commandes par groupes de produits(2006 – 2012)
Une centrale d’achat généralisteLes produits et services
Fournitures /
Services en 2012en M€ HT
Informatique 461
Médical 320
Mobilier 150
Services 328
Véhicules 489
Total 1748 163 209 252 304 382 445 461164216 242
279353 339 320
138155
146152
169 173 150
82109
171190
238250 328
337
357329
450
432479
489
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Informatique Médical Mobilier services Véhicules
38
1Introduction
39
L’activité avec les collectivités territoriales
38 47 50 48 50 51 51
94119
139 144182 202
25746
4953 64
8292
124
89
102105
124
130
163
172
0
100
200
300
400
500
600
700
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
REGIONS DEPARTEMENTS INTERCOMMUNALITES COMMUNES
Année 2006 à 2012 en M€ HT Collectivités territoriales seulement
1Introduction
La croissance des commandes enregistrées et la réduction du taux de marge
L’amélioration constante de la performance économique de l’offre
La mise en œuvre des politiques publiques (accès des PME, éco-responsabilité, …)
Les orientations stratégiques2
Montant de commandes enregistrées en k€ HT
Taux de Margemoyen UGAP
1678
782883
10461140
1375
1565
1749
9,26%9,11%9,66%
8,23%7,52%
6,77%6,34%
5,74%
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
1872
5,73%
Une dynamique de croissance
Des efforts partagés au service de la compétitivité des offres
2 Les orientations stratégiques
L’évolution de la performance achat
Critère prix
pondéré fortement
Massification des
produits simples et
mutualisation de
quelques
prescripteurs
Standardisation
produits ou
services
Massification des
produits complexes
et des services
Dématérialisation
des flux,
simplification des
échanges
Intégration des
coûts directs et
indirects
Nouveaux leviers
(coûts financiers,
logistiques,
administratifs,
industriels et
commerciaux)
Décomposition
des prix
Calcul TCO
Benchmark
possible
2
L’achat public
Les orientations stratégiques
Accès des PME à la commande publique
– 65 % des titulaires des marchés de l’UGAP sont des PME
– 19 % du montant des commandes leur sont adressés
– 96 % des titulaires des marchés de l’UGAP dévolus à des PME et ETI
– 75 % du montant des commandes leurs sont adressés
– Communication adaptée : annuaire des PME sélectionnées par l’UGAP
– Valorisation des PME sur le site WEB : ugap.fr
– Tour de France des PME (démarré à Nantes en 2012)
– Raccourcissement des délais de paiement
– Retour aux partenaires de la part de leurs achats effectués sur des marchés attribués à
des PME par l’UGAP.
43
Le relais des politiques publiques2 Les orientations stratégiques
L’UGAP et les PME en régionBourgogne
Depuis Dijon, l’UGAP réalise de commandes
enregistrées.
Au niveau national, l’UGAP adresse plus de à
ses titulaires de marchés implantés en Bourgogne.
35 M€
Au niveau régional: PROCOVES DIFFUSION ALEX SALCCI ;EUROSIT SA ; RENE PIERRE - Jeux automatiques ; TOURNUS EQUIPEMENT ; SIMIRE ;
AGENCINOX ; WHITE AND BROWN ; ONET SERVICES ; MAIN SECURITE ; RENAULT SAS ; RENAULT TRUCKS ; SPIE COMMUNICATIONS ; BUREAU VERITAS
…….
Sur Rhône Alpes et Auvergne: BMB MEDICAL ; DUMONT SECURITE ;NOVAP ;SACLA ; PROVEN ORAPI ; GROSFILLEX SAS ;GALLIN ;TROUILLET CARROSSIER CONSTRUCTEUR ;
LABORATOIRE TETRA MEDICAL ; CSA PRODUCTION ; C.S.A. ;FRESENIUS VIAL ; BECTON DICKINSON France ; ROCHE DIAGNOSTICS ;LCCA ;RESCASET CONCEPT ; NOWY STYL; TISSAGES
DENANTES ;SOCAMEL TECHNOLOGIES ; BOURGEAT SA ;PAGET France ;ETS JEAN VILLETON ; MR TUYAUX ; ETABLISSEMENTS FERRIOL MATRAT ;J GRANJARD ET FILS ; SOUVIGNET ; CHARVET ;
OXYGEN S.p.A ;GRUAU SAINT ETIENNE ;MAUFRANC ;DIMATEX SECURITE ;CERTEC ;RTS CHAPUIS ;SCHMITZ France ; MEDLANE ; EIHF ;MASIMO EUROPE LIMITED ;PRATICDOSE ;ERBE
MEDICAL ;HOSPAL ;HNE MEDICAL ;GE HEALTHCARE CLINICAL SYSTEMS ; STRYKER France ;INTEGRA LIFESCIENCES SERVICES ;BIOMERIEUX ;
LAB MEDIA ;MARREL PROFESSIONNEL ;LAFODEX ;METALIC ;SALM INOX ;SODEM SYSTEM; AVALIS; POYET-MOTTE ; DESAUTEL ;PLASTIC OMNIUM SYSTEMES URBAINS ; ESLC SERVICES ;LA
MURE BIANCO ;GUIGARD ET ASSOCIES ; IVECO France ; RENAULT TRUCKS ;CAMIVA - IVECO MAGIRUS FIREFIGHTING ; VTN ;CIRRUS COMPRESSEURS ;BOISSIER SA ;RODET …………….
…
15 M€
2 Les orientations stratégiques
- L’intérêt du mode partenarial
- Les modalités de constitution des partenariats
- Les modèles partenariaux
Le démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale3
Un modèle relationnel fondé sur un objectif deperformance basé sur l’achat en co-prescription.
Une démarche de mutualisation et de gain achat pour les collectivités
L’intérêt du mode partenarial
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale3
Une démarche de mutualisation source d’amélioration des offres des entreprises
47
Taux de marge moyen partenarial 2012
3,00 %
L’évolution de l’activité partenariale
(en M€) - période 2005 à 2012
181243
513588
737
907
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
2007 2008 2009 2010 2011 2012
Un mode relationnel reposant sur l’association des prescripteurs à la définition des biens à acquérir, un engagement dans la durée, un volume d’achat, une tarification très minorée et transparente. Des outils de déploiement et de retour statistique dédiés.
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
Une externalisation progressive et maîtrisée
3
L’intérêt de l’activité partenariale dans le cadre de l’intercommunalité
Le partenariat constitue pour les collectivités ter ritoriales …
Un outil de MUTUALISATION trèssouple et une SOLUTIONPOLITIQUE qui permet à la fois parla mutualisation et laMASSIFICATION des BESOINSdes plus grandes COLLECTIVITESLOCALES d’en faire profiter les pluspetites.
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
Les modalités de constitution des partenariats
Les conditions d’éligibilité aux partenariats pour les collectivités territoriales
Un partenariat peut être conclu par toutepersonne publique (ou groupe de
personnes publiques) disposant d’unvolume d’engagement de 5 M€ HTsur une durée de 3 ou 4 ans.
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
Les modèles partenariaux
Engagement porté par : une collectivité territoriale( communes, département, région… )
Bénéficiaires : la collectivité territoriale partenaire +les entités qu’elles financent ou pilotent (CCAS,SEM, EPC, COLLEGES…)
MODELE CLASSIQUE
MODELE CLASSIQUE
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
Engagement porté par : une intercommunalité+ une ou plusieurs communes centres
Bénéficiaires : l’intercommunalité + la ou lescommunes centres + toutes communes membres+ les entités qu’elles financent ou contrôlent
MODELE INTERCOMMUNAL
MODELE INTERCOMMUNAL
Les modèles partenariaux
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
Engagement porté par : plusieurs collectivitésterritoriales acceptant, chacun pour ce qui laconcerne, de mutualiser ses besoins avec lesautres .
Bénéficiaires : les collectivités territorialessignataires + les organismes dont elles assurent le« pilotage ».
MODELE DE
REGROUPEMENT SOUPLEMODELE DE
REGROUPEMENT SOUPLE
Les modèles partenariaux
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
La contractualisation par la signature d’une convention de
partenariat avec l’Ugap.
La contractualisation n’oblige pas le ou les co-partenaires à
acheter le ou les mêmes produits ou services. Ils peuvent
puiser dans l’ensemble de l’offre mise à disposition.
Le partenaire ne s’engage pas à se fournir exclusivement à
l’Ugap sur les segments concernés par le partenariat.
LE PARTENARIAT
MODELE DE
REGROUPEMENT SOUPLE
Un mécanisme souple et sans exclusivité
Les modèles partenariaux
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
- pour les établissements adhérents: obtention de gains
immédiats sur les segments de produits visés au partenariat
au 1er euro.
- pour le partenaire et les collectivités ou établissements
rattachés: l’agrégation des besoins de chacun permet, le cas
échéant, de basculer sur le seuil de tarification partenarial
supérieur et donc de bénéficier de taux encore plus
avantageux.MODELE DE
REGROUPEMENT SOUPLE
Un intérêt double
LE PARTENARIAT
Les modèles partenariaux
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
55
Les conventions de partenariats
signées avec les collectivités territoriales
• Grandes villes : Paris, Marseille ;
• Communautés urbaines ou d’agglomération : Lille métropole, le Grand Lyon, Nice-Côte d’Azur, Rouen, Saint Etienne métropole…
• Conseils généraux : Alpes de Haute Provence, Hautes Alpes, Bouches du Rhône, Eure-et-Loir, Moselle, Nord, Rhône, Val d’Oise…
• Regroupements de collectivités : • Conseils généraux de la Marne, Haute Marne et la Région Champagne Ardenne• 5 Conseils généraux des Pays de Loire• Syndicats mixtes et Clermont communauté en Auvergne• Communauté urbaine de Strasbourg, Strasbourg, Région Alsace et Conseil
général du Bas Rhin.
• Les Services Départementaux d’Incendie et de Secours• plus de 60 SDIS partenaires en 2013
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3
8 SDIS co-partenaires depuis début 2013
L’exemple des vêtements: les polos
1 constat: des besoins à priori identiques, pour 50 000 unités/ 3 ans
et des achats « dispersés » 2 types de produits achetés, 6 procédures, 2
achats par l’UGAP soit des volumes annuels par SDIS de moins de 2 000 u.
1 objectif: uniformiser, standardiser, mutualiser
Moyen envisagé:
s’accorder sur 1 modèle standard
puiser dans l’offre disponible à l’UGAP si correspond aux critères
ou
Faire lancer par l’UGAP une procédure dédiée
La démarche des SDIS de Rhône Alpes
Exemple de mutualisation
dans le contexte partenarial
La démarche de mutualisation de l’UGAP: l’’activité partenariale
3