MUNICIPALIDAD DE JALPATAGUA ... - … · Guatemala, 25 de mayo de 2015 Perito Contador Gustavo...

GUATEMALA, MAYO DE 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE JALPATAGUADEPARTAMENTO DE JUTIAPA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

Guatemala, 25 de mayo de 2015

Perito ContadorGustavo Adolfo Recinos CoreaAlcalde MunicipalMunicipalidad de JalpataguaDepartamento de Jutiapa Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que fueron nombrados para el efectoy quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE JALPATAGUADEPARTAMENTO DE JUTIAPA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General


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125.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

Visión (Anexo 1)Misión (Anexo 2)Estructura Orgánica (Anexo 3)Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuentede Financiamiento (Anexo 4)Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

1.

Guatemala, 25 de mayo de 2015

Perito ContadorGustavo Adolfo Recinos CoreaAlcalde MunicipalMunicipalidad de JalpataguaDepartamento de Jutiapa Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0556-2014 de fecha 24 de octubre de 2014, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deJalpatagua, del Departamento de Jutiapa, con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de Jalpatagua, del Departamento de Jutiapa, la ejecuciónpresupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel deprogramas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos,cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación depruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, sedetectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Adquisición de bienes y/o servicios, con documentación de soporte condeficiencias

1. 2.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Conformación incompleta de expedientesActas suscritas con deficiencias

La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. ManuelGustavo Ixcott Monterrosa (Coordinador) y Lic. Edgar Edmundo Perez Monroy(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. MANUEL GUSTAVO IXCOTT MONTERROSA

Coordinador Independiente

Lic. EDGAR EDMUNDO PEREZ MONROY

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de Jalpatagua, Departamento de Jutiapa

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, asatisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimientodomiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros,administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento dedesechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento,regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales,servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales,reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas ysus reformas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Los Acuerdos Gubernativos Números 318-2003 y 192-2014 Reglamento de la LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Nombramiento DAM-0556-2014 de fecha 24 de octubre de 2014. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenidaen los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados,Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivasNotas, correspondientes al ejercicio fiscal 2014; asi como el estudio y evaluaciónde la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de leyes,reglamentos, normas y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidadaplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General enlas cuentas de activo, pasivo y patrimonio.Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.




Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes alperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, con énfasis enlas áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo asu naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General,Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Fondo Común (Bancos),Construcciones en Proceso de Uso Común, Construcciones en Proceso de usoComún, Proyectos de Inversión Social, Gastos de Personal a Pagar. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Ventade Servicios, Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, lacuenta: Transferencias Otorgadas al Sector Privado. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del SectorPúblico de la Administración Central y Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central.




Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11Salud y Ambiente, 12 Red Vial, considerando los eventos relevantes de losProyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00Servicios Personales, 01 Servicios no Personales. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidades porun valor de Q.499,445.87 integrada por 2 cuentas bancarias como se resume acontinuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2014. Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1230 presenta un saldo deQ.48,961,644.08, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Plantaen Operación Q.9,089,533.39; 1232 Maquinaria y Equipo Q.1,494,468,45; 1233Tierras y Terrenos Q.2,084,908.07; 1234 Construcciones en ProcesoQ.30,689,364.92; 1237 Otros Activos Fijos Q.566,275.00; 1238 Bienes de UsoComún Q.5,037,094.25, los saldos de las cuentas según el Balance Generalconcilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esta fecha.




Proyectos de Inversión Social En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específicopara inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos se detallan en el Anexo delpresente informe. PASIVO Gastos del Personal a Pagar Al 31 de Diciembre de 2014, la cuenta 2113, Gastos del Persona a Pagar presentaun saldo de Q.291,202.00 el cual se encuentra integrado por Plan de Prestacionesdel Empleado Municipal Q.67,175.59, Amortización Banco de los TrabajadoresQ.10,993.67, Timbre de Papel Sellado Q.58,695.56, Retenciones IGSSQ.68,813.42, Prima de Fianza Q.22,204.20, Impuesto Sobre la Renta Q.325.00,ISR sobre Dietas Q. 62,159.83, ISR sobre Relación de Dependencia Q.874.73. Prestamos Internos a Largo Plazo Al 31 de Diciembre de 2014 la cuenta 2232, Préstamos Internos a Largo Plazopresenta un saldo por pagar de Q.2,526,077.71 en concepto de préstamos con lassiguientes entidades: Instituto de Fomento Municipal, INFOM y Banco deDesarrollo Rural, BANRURAL. PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de Diciembre de 2014, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q. 83,647,205.48. Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores La cuenta 3112, Resultados de Ejercicios Anteriores acumulada al 31 deDiciembre de 2014 un saldo de Q.-9,291,310.70.




Resultados del EjercicioEl Resultado del Ejercicio 2014 ascendió a la cantidad de Q.-18,890,843.01. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Intereses y otras rentas de la propiedad Los intereses percibidos durante el ejercicio fiscal 2014 ascendieron a la cantidadde Q.26,871.52. Transferencias corrientes recibidas Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2014, ascienden a la cantidad de Q.2,204,673.13. Gastos Gastos de Consumo Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, bienes y servicios, losque en el ejercicio fiscal 2014 ascendieron a la cantidad de Q.7,847,078.74. Intereses, comisiones y otras rentas de la propiedad Se integra por Intereses y Comisiones y Otros Alquileres que en el ejercicio 2014ascendieron a Q.639,625.17. Transferencias Corrientes Otorgadas Las transferencias otorgadas al sector público durante el ejercicio 2014 fueron deQ.150,568.91.




5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2014, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 21/11/2013según Acta No. 038-2013. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a lacantidad de Q.27,500,000.00 el cual tuvo una ampliación de Q.9,166,948.83, paraun presupuesto vigente de Q.36,666,948.83, ejecutándose la cantidad deQ.23,072,320.51 (63% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ.366,343.87, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q.2,568,892.21, 13Venta de Bienes y Servicios, la cantidad de Q.90,579.00, 14 Ingresos deoperación, la cantidad de Q.685,131.00, 15 Rentas de la Propiedad, la cantidadde Q.26,871.52, 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q.2,204,673.13, 17Transferencias de Capital, la cantidad de Q.16,829,829.78 y 24 EndeudamientoPúblico Interno, la cantidad de Q.300,000.00; la Clase más más significativa, es lade Transferencias de Capital, en virtud que representa un 73% del total deingresos percibidos. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a lacantidad de Q.27,500,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q.9,166,948.83, paraun presupuesto vigente de Q.36,666,948.83, ejecutándose la cantidad deQ.23,540,806.25 (64% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ.6,040,499.42, 11 Salud y Ambiente, la cantidad de Q.5,350,946.81, 12 Red Vial,la cantidad de Q.5,432,412.45, 13 Gestión Educativa, la cantidad deQ.1,416,922.46, 14 Cultura y Deporte, la cantidad de Q.134,710.00, 15 DesarrolloSocial, la cantidad de Q.2,238,238.62 y 99 Deuda Pública, la cantidad deQ.2,927,076.49, de los cuales el programa 01 es el más importante con respectoal total ejecutado, en virtud que representa un 26% del mismo. La Liquidación Presupuestaria del Ejercicio fiscal 2014, fue aprobada según Actadel Concejo Municipal No. 001-2015-L-003-HM de fecha dos de enero de 2015.




Modificaciones presupuestarias En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q.9,166,948.83 ytransferencias por un valor de Q.1,344,019.91, verificándose que las mismas estánautorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo dePresupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de Jalpatagua reportó que al 31 de diciembre 2014, no tieneconvenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de Jalpatagua reportó que durante el ejercicio 2014, no percibiódonaciones. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que en el año 2014 el Instituto de Fomento Municipalotorgó un Préstamo por la cantidad de Q.300,000.00 para la Reparación delSistema de Agua Potable Sanixtan, Reparación del Sistema de Agua Potable ValleNuevo, Reparación del Sistema de Agua Potable de Azulco, Jalpatagua, Jutiapa.




5.2.6 Transferencias La Municipalidad reportó que no efectuó transferencias o traslados de fondos aentidades u organismos del sector privado. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad IntegradaLa municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó 0 concursos, finalizados anulados 8 y finalizados desiertos 0, segúnreporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de 2014. Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa municipalidad si cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




5.3 Estados Financieros5.3.1 Balance General




5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




5.3.4 Notas a los Estados Financieros




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Adquisición de bienes y/o servicios, con documentación de soporte condeficiencias CondiciónEn la revisión selectiva de la documentación de soporte, referente al control demateriales y suministros del almacén municipal, correspondiente al ejercicio fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, se comprobó que no se lleva unregistro correcto, ya que se cuenta con formularios y tarjetas kárdex de controlautorizado por la Contraloría General de Cuentas, y no están actualizadas. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, Primeraversión, módulo de Almacén, numerales 1.3 Atribuciones del Guardalmacén y1.3.1 Llenar el respectivo formulario, “Recepción de Bienes y Servicios”, al recibirde los proveedores los bienes, materiales o suministros, tomando como base lainformación de la factura y la orden de compra, firmara, y obtendrá la firma dequien hace la entrega de los artículos. El original de la Recepción de Bienes yServicios, será para el proveedor, para que sea agregado a la factura. El numeral1.3.7, establece “controlar por medio de tarjetas numeradas y autorizadas elingreso, salida y existencia de los bienes y/o artículos, bajo su responsabilidad,tanto en unidades como en valores. CausaNo se aplica la normativa relacionada con el registro y control de los materiales ysuministros en el almacén municipal. EfectoEludir la transparencia del manejo de materiales y suministros adquiridos, al nocontar con registros que permitan fiscalizar el uso de los mismos. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al irector AdministraciónDFinanciera Integrada Municipal, para que verifique que la persona encargada delAlmacén Municipal, cumpla con llevar un registro adecuado de los materiales y




suministros adquiridos, utilizando para el efecto los formularios, y tarjetas kárdexautorizados por la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 17 de abril de 2015, el Señor Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: "Por medio de lapresente le deseamos éxitos en sus labores diarias, el motivo de la misma es parahacer referencia al oficio No. 04-DAM-0556-2014 de fecha 13 de abril de 2015,de Contraloría General de Cuentas, por medio del cual se hace de nuestroconocimiento el hallazgo de control interno derivado de la práctica de AuditoriaFinanciera y Presupuestaria, Adquisición de Bienes y/o servicios, condocumentación de soporte con deficiencia, correspondiente al período del 01 deenero al 31 de diciembre de 2014, en la Dirección Financiera Municipal deJalpatagua, del departamento de Jutiapa, por lo que expongo el comentariosiguiente: Al respecto ya fueron giradas instrucciones al encargado de Bodega deBienes y Materiales por parte del Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal para que efectué las operaciones o registros pendientes y así corregir elerror, para mantener al día los registros, según consta en copia de oficiosadjuntos". Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de losresponsables y las pruebas presentadas no son suficientes para sudesvanecimiento. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

HECTOR AUGUSTO MELLADOCASTILLO

7,200.00

Total Q. 7,200.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Conformación incompleta de expedientes CondiciónEn revisión al Programa 01, "Actividades Centrales", Grupo 01, "ServiciosPersonales" se pudo comprobar que la integración de los expedientes de cadaempleado, carecen de antecedentes penales y antecedentes policíacos, asímismo se comprobó que no adjuntan la constancia de Actualización de Datos antela Controlaría General de Cuentas. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, emitido por el Jefe de la Contraloría General deCuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 3.3Selección y Contratación, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas para la selección y contratación de personal, teniendo encuenta los requisitos legales y normativas aplicables. Cada ente público paraseleccionar y contratar personal, debe observar las disposiciones legales que leapliquen (Leyes específicas de Servicio Civil y Reglamento, Manual deClasificación de Puestos y Salarios, Manual de Clasificaciones Presupuestarias,Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, otras leyes aplicables,circulares, etc.)”El Acuerdo No. A-092-2011, emitido por la Contraloría General de Cuentas,artículo 1, indica: “Se establece como obligatorio que todos los funcionarios yempleados públicos, personas y entidades sujetas a fiscalización de conformidadcon el artículo 2 del Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República “LeyOrgánica de la Controlaría General de Cuentas”, que anualmente durante el mesde enero actualicen sus datos personales en los formularios impresos oelectrónicos que la Contraloría General de Cuentas ponga para el efecto a sudisposición. Dicha actualización se hará extensiva inclusive cada vez que laspersonas e instituciones obligadas modifiquen sus datos y direcciones personaleso institucionales.” CausaDeficiente control y registro de documentos en los expedientes de los empleados,por parte del Secretario Municipal.




EfectoRiesgo de evasión de requisitos legales al seleccionar y contratar personal que nollene el perfil para laborar en la institución. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal, para que secumpla con la documentación necesaria y los requisitos legales, en losexpedientes de los empleados. Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 17 de abril de 2015, el Señor Secretario Municipal,manifiesta: "Por medio de la presente le deseamos éxitos en sus labores diarias, elmotivo de la misma es para hacer referencia al oficio No. 05-DAM-0556-2014 defecha 13 de abril de 2015, de Contraloría General de Cuentas, por medio del cualse hace de nuestro conocimiento el hallazgo de cumplimiento a las leyes yregulaciones derivados de la práctica de Auditoria Financiera y Presupuestaria,Conformación incompleta de expedientes, correspondiente al período del 01 deenero al 31 de diciembre de 2014, en la Dirección Financiera Municipal deJalpatagua, del departamento de Jutiapa, por lo que expongo el comentariosiguiente: Al respecto hago de su conocimiento que con fechas 29 de diciembre de2014, como consta en oficios de muestra que se adjuntan, se giró instrucciones alpersonal para que procedieran a actualizar sus expedientes para proseguir suslabores a partir del 01 de enero de 2015, o nuevo expediente a trabajadores deprimer ingreso; y cada vez que se contrata un trabajador, como consta en oficiosde fecha 02 de marzo de 2015, solicitándoles la documentación respectiva segúnse demuestra en oficios sin número que se adjuntan; así también se realizóreunión con todo el personal junto al Auditor Interno Municipal para darinstrucciones del compromiso de cada empleado". Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que los responsables en sus comentarios dedescargo reconocen haber contratado personal de nuevo ingreso, sin ladocumentación respectiva, evidenciando la falta de actualización de expedientespor parte del personal encargado. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales




SECRETARIO MUNICIPAL JULIO ENRIQUE PINEDA MARIN 8,580.00Total Q. 8,580.00

Hallazgo No. 2 Actas suscritas con deficiencias CondiciónAl efectuar el análisis a las ampliaciones y transferencias presupuestarias delperiodo examinado, se estableció que existe deficiencia en el registro de lasoperaciones presupuestarias en el sistema de SIGOINGL, de acuerdo a laoperatoria del expediente número 240, en el sistema indica que el documento desoporte de este registro es el acta 022-2014-L-003-HM punto 4to., por un montode Q 1,300.00, pero al verificar el acta físicamente, no aparece registrada laampliación aprobada por el Concejo Municipal. CriterioEl Decreto No. 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto y sus reformas artículo 41. Modificaciones yTransferencias Presupuestarias, indica: "Las modificaciones y transferencias delos presupuestos de las entidades descentralizadas se realizarán de la siguientemanera: a) Por medio de acuerdo gubernativo cuando se amplíe o disminuya elpresupuesto de las citadas entidades, previa opinión del Ministerio de FinanzasPúblicas; b) Por medio de resolución o acuerdo, emitido por la máxima autoridadinstitucional, cuando las modificaciones y transferencias ocurran dentro de unmismo organismo, dependencia o entidad descentralizada; c) Cuando lasmodificaciones y transferencias impliquen cambio en las fuentes de financiamientode origen tributario, donaciones y recursos del crédito público, previamente deberácontarse con opinión favorable del Ministerio de Finanzas Públicas. Todas lasmodificaciones y transferencias presupuestarias deberán ser notificadas a laDirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, alCongreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, dentro de losdiez (10) días siguientes de su aprobación. Dicha notificación deberá incluir unajustificación de cada modificación y transferencia, así como la documentación derespaldo de cada una de ellas, tanto de la institución que cede como de la querecibe los espacios presupuestarios. Estas notificaciones serán consideradasinformación pública de oficio, de conformidad con lo establecido en la Ley deAcceso a la Información Pública, información que deberá ser publicada en el sitioweb de acceso libre, abierto y gratuito de datos, dentro de los quince (15) díassiguientes de su aprobación por la entidad que esté en la obligación de notificar."El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal –MAFIM-, segundaversión, 4 Modulo de Presupuesto... 4.5 EJECUCION PRESUPUESTARIA 4.5.3,“Modificaciones, Disminuciones y Ampliaciones Presupuestarias. Los encargados




de los diferentes programas deben velar porque los procedimientos necesarios,para realizar las modificaciones presupuestarias, se sometan a un adecuadoproceso de solicitud, análisis, autorización y cumplimento legal, de todos losniveles que intervienen en la ejecución. Las modificaciones que surjan durante elejercicio fiscal, sólo deben realizarse en casos no previstos en el presupuestoaprobado. En lo que respecta a las ampliaciones de presupuesto, originado por elsaldo de caja que quede al final del ejercicio, u otros recursos que no se previerondurante el proceso de formulación, la unidad responsable procederá a formularla,teniendo especial cuidado de separar las diferentes fuentes de financiamiento. Elsaldo de caja no debe utilizarse para la creación de puestos fijos ni gastospermanentes. El área de Presupuesto, dentro del primer trimestre de cadaejercicio fiscal, procederá a proponer al Alcalde, el que a su vez, lo hará alConcejo Municipal, la ampliación del presupuesto originado del saldo de cajaexistente al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Si por algún extremo, sequedare algún gasto pendiente de pagar, éste será imputado a la partidacorrespondiente al período vigente. Tendrá además, especial cuidado de separarlos fondos propios de los específicos. El área responsable, antes de registrar lasmodificaciones realizadas al presupuesto, deberá comprobar que éstas han sidodebidamente autorizadas por el Concejo Municipal. El proceso de modificacionespresupuestarias en la Municipalidad y sus Empresas, está sujeto únicamente a laaprobación del Concejo Municipal, por lo que, para este proceso, se consideran 3tipos de modificaciones, siendo estos: AMP: Ampliación; cuando se va aincrementar el monto del presupuesto total de la Municipalidad. DIS: Disminución;cuando se va a disminuir el monto total del presupuesto aprobado. MODI:Modificaciones: para todo tipo de modificaciones que no aumenten o disminuyanel presupuesto aprobado. Asimismo 6. Módulo de Tesorería…”6.2.3 Documentosde Soporte”. Todo pago deberá contar con la documentación de soportecorrespondiente y con la información que permita su registro de acuerdo a lasleyes vigentes, al momento de la entrega del cheque se debe colocar “cancelado”a dichos documentos. CausaIncumplimiento de la Ley vigente por el Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, registrando ampliaciones presupuestarias sin estarregistradas en el acta del Concejo Municipal, donde se autoriza la modificación oampliación presupuestaria correspondiente. EfectoRiesgo que se registren ampliaciones, modificantes y transferencias sin contar conla autorización del Concejo Municipal. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director de




Administración Financiera Integrada Municipal, para que se registren en elSICOINGL, las ampliaciones y transferencias presupuestarias, respaldadasmediante acuerdo del Concejo Municipal, verificando previamente, el número deacta y fecha,en el libro de actas correspondiente, para que concuerde con eldocumento de respaldo en el SICOINGL. Comentario de los ResponsablesEn Oficio sin número de fecha 17 de abril de 2015, el Señor Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: "Por medio de lapresente le deseamos éxitos en sus labores diarias, el motivo de la misma es parahacer referencia al oficio No. 04-DAM-0556-2014 de fecha 13 de abril de 2015,de Contraloría General de Cuentas, por medio del cual se hace de nuestroconocimiento el hallazgo de cumplimiento a las leyes y regulaciones derivados dela práctica de Auditoria Financiera y Presupuestaria, actas suscritas condeficiencias, correspondiente al período del 01 de enero al 31 de diciembre de2014, en la Dirección Financiera Municipal de Jalpatagua, del departamentode Jutiapa, por lo que expongo el comentario siguiente: Al respecto queremosinformar, que al momento de efectuar una transferencia o modificaciónpresupuestaria es requisito fundamental la solicitud de inclusión en la agenda sesesiones del Concejo Municipal, para que se entre a conocer en sesión y seapruebe, para proporcionar el soporte respectivo en cuanto a número de acta yfecha, así proceder con la certificación, contando su inclusión en Acta del ConcejoMunicipal. En esta oportunidad no se contó con la información procedente del áreade Presupuesto por la persona responsable, por lo cual lógicamente, no llegósolicitud al Concejo Municipal, así mismo consideramos que el número queaparece como documento de registro del expediente 240, fue tomadoequivocadamente por parte de la encargada del área de presupuesto, ya que tienea su cargo la elaboración de todas las ampliaciones y transferencias"Asimismo en Oficio sin número de fecha 17 de abril de 2015, el Señor SecretarioMunicipal, manifiesta: "Por medio de la presente le deseamos éxitos en suslabores diarias, el motivo de la misma es para hacer referencia al oficio No. 05-DAM-0556-2014 de fecha 13 de abril de 2015, de Contraloría General deCuentas, por medio del cual se hace de nuestro conocimiento el hallazgo decumplimiento a las leyes y regulaciones derivados de la práctica de AuditoriaFinanciera y Presupuestaria, actas suscritas con deficiencias, correspondiente alperíodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, en la Dirección Financiera Municipal de Jalpatagua, del departamento de Jutiapa, por lo que expongo elcomentario siguiente: Al respecto queremos informar, que al momento de efectuaruna transferencia o modificación presupuestaria es requisito fundamental lasolicitud de inclusión en la agenda se sesiones del Concejo Municipal, para que seentre a conocer en sesión y se apruebe, para proporcionar el soporte respectivoen cuanto a número de acta y fecha, así proceder con la certificación, contando suinclusión en Acta del Concejo Municipal. En esta oportunidad no se contó con la




información procedente del área de Presupuesto por la persona responsable, porlo cual lógicamente, no llegó solicitud al Concejo Municipal, así mismoconsideramos que el número que aparece como documento de registro delexpediente 240, fue tomado equivocadamente por parte de la encargada del áreade presupuesto, ya que tiene a su cargo la elaboración de todas las ampliacionesy transferencias" Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en virtud que las pruebas presentadas nodesvanece el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesSECRETARIO MUNICIPAL JULIO ENRIQUE PINEDA MARIN 8,580.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

HECTOR AUGUSTO MELLADOCASTILLO

7,200.00

Total Q. 15,780.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoria anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2013, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sele dio cumplimiento y se implementaron las mismas.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO1 GUSTAVO ADOLFO RECINOS COREA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2014 - 31/12/20142 BALDEMAR HERNANDEZ OROZCO SINDICO MUNICIPAL I 01/01/2014 - 31/12/20143 FRANCISCO IDALI PINEDA PEREZ SINDICO MUNICIPAL II 01/01/2014 - 31/12/20144 JOSE ROOSEVELTH VALIENTE SANDOVAL CONCEJAL MUNICIPAL I 01/01/2014 - 31/12/20145 SANDRA ELIZABETH GRAMAJO BARRERA DE

ESQUIVELCONCEJAL MUNICIPAL II 01/01/2014 - 31/12/2014

6 NIXON ESTUARDO SARCEÑO QUIÑONEZ CONCEJAL MUNICIPAL III 01/01/2014 - 31/12/20147 SIOMARA ANTONIETA RECINOS SALGUERO CONCEJAL MUNICIPAL IV 01/01/2014 - 31/12/20148 ILDE JOEL MAEDA PAREDES CONCEJAL MUNICIPAL V 01/01/2014 - 31/12/20149 JULIO ENRIQUE PINEDA MARIN SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2014 - 31/12/201410 HECTOR AUGUSTO MELLADO CASTILLO DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA

INTEGRADA MUNICIPAL01/01/2014 - 31/12/2014

11 CARLOS ALBERTO BARRERA MORENO DIRECTOR DE LA DMP 01/01/2014 - 31/12/2014

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. MANUEL GUSTAVO IXCOTT MONTERROSA

Coordinador Independiente

Lic. EDGAR EDMUNDO PEREZ MONROY

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1)Hacer de la Municipalidad de Jalpatagua, al 2016, una institución organizada en laprestación de servicios públicos básicos, basada en la equidad, responsabilidad,transparencia, eficiencia y eficacia, que garantice una mejor calidad de vida y eldesarrollo integral de los habitantes del municipio de Jalpatagua. Misión (Anexo 2)Somos una entidad autónoma que promueve el desarrollo integral del municipio através de programas y proyectos que impulsen con excelencia las actividadeseconómicas, sociales, deportivas, culturales, ambientales, agrícolas y pecuarias;para lograr el bien común de sus habitantes.




Estructura Orgánica (Anexo 3)




Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)




Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)




Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible)(Anexo 6)

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