Využívání informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě
Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:
description
Transcript of Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:
![Page 1: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/1.jpg)
Řízení lidských zdrojů a interní audit
Eva Janouškováředitelka Sekce ekonomiky a podpory
Krajský úřad Kraje Vysočina
![Page 2: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/2.jpg)
Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:
„Personalista má odpovědnost za zákonnou a odbornou správu veřejných prostředků v ŘLZ a dostatek prokazatelných důkazů 3 E (účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti)“
224.04.2023
![Page 3: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/3.jpg)
Agenda:
1.Úvod do problematiky zákonnosti
2.Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb.
3.„Džungle“ pojmů i povinností, aneb co je důležité
4.Vnitřní kontrolní systém
5.Řídicí a kontrolní mechanismy
6.Principy 3E
7.Řídicí kontrola
8.Auditní stopa
9.Interní audit
10.Shrnutí
324.04.2023
![Page 4: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/4.jpg)
Zákonnost – zdroje:
A. Základní obecné normy – zákonná úprava samosprávných, státních a dalších orgánů veřejné správy
B. Věcné (odborné) právní předpisy – pracovně právní oblast, odměňování, daňová oblast, oblast zdravotního a sociálního pojištění, oblast „služební“ ...
C. Specifické právní předpisy pro oblast veřejných prostředků a její kontroly (finanční řízení), tj. rozpočtová pravidla, účetní předpisy, finanční kontrola (tj. Zákon č. 320/2001 Sb. a Vyhláška č. 416/2004 Sb.)
D. Vnitřní předpisy každého jednotlivého orgánu veřejné správy (reflektující A., B., C.)
424.04.2023
![Page 5: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/5.jpg)
Zákon o finanční kontrole
• Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů
• Finanční kontrola vykonávaná podle tohoto zákona je součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. Tvoří ji
• Prováděcí Vyhláška č. 416/2004 Sb.
524.04.2023
![Page 6: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/6.jpg)
624.04.2023
Co je důležité (respektive nejdůležitější )?
PERSONALISTAAuditní stopa
Interní audit
Řídicí kontrolaVnitřní kontrolní systém
Řízení rizik
Řídicí a kontrolní mechanismy 3E
![Page 7: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/7.jpg)
Vnitřní kontrolní systém – pohled zákona
Vnitřní kontrolní systém podle § 3 „zákona“ zahrnuje:
- Řídící kontrolu = kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření;
- Interní audit = organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací;
724.04.2023
![Page 8: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/8.jpg)
Vnitřní kontrolní systém – pohled odborníka
Vnitřní kontrolní systém (VKS) podle mezinárodně uznávaných standardů
- Podle standardů COSO je VKS „Proces, vykonávaný vedením společnosti a ostatními zaměstnanci na všech úrovních“.
- Cílem je poskytnout přiměřenou jistotu v oblasti efektivity, hospodárnosti a účelnosti operací, v oblasti souladu s vnější i vnitřní legislativou a spolehlivosti finančního výkaznictví
- Zahrnuje: vnitřní prostředí, identifikaci a ohodnocení rizik, kontrolní a řídicí mechanismy, informace a komunikace a monitoring vše integrované v řídicím procesu na všech úrovních
824.04.2023
![Page 9: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/9.jpg)
Vnitřní kontrolní systém – pokus o syntézu
Vnitřní kontrolní systém (VKS)
- Jde o kontrolní (a řídicí) procesy a činnosti v odpovědnosti managementu (= vedení orgánu veřejné správy a vedoucí zaměstnanci), zavedené na všech organizačních úrovních organizace;
- Jde o nástroje, kterou mohou poskytnout vedení organizace přiměřenou jistotu, že se vše děje tak, jak má a že vše podporuje nebo směřuje k naplňování cílů;
- Ve veřejné správě to znamená, že vše probíhá v souladu s vnitřní i vnější legislativou, tak, aby veřejné prostředky byly vynakládány efektivně, účelně a hospodárně a aby organizace veřejné správy generovala o své činnosti transparentní, pravdivé, včasné a legální informace.
924.04.2023
![Page 10: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/10.jpg)
Řídicí a kontrolní mechanismy
• Řídicí a kontrolní mechanismy jsou politiky a postupy, pravidla a činnosti, ale také mechanické, automatické nebo softwarové mechanismy, které pomáhají zajišťovat, aby organizace dosahovala plnění cílů a snižovala rizika.
• Obecné řídicí a kontrolní mechanismy jsou „zásada 4 očí a 2 podpisů“, „kritérium 3E“, „oddělení pravomocí a odpovědností“, „auditní stopa“
• Dělí se na preventivní (konkrétně např. schvalovací postup při změně osobního příplatku zaměstnance, schvalovací postupy na smlouvách, schvalovací postup správce rozpočtu, rozpočet kapitoly), zjišťovací (konkrétně např. sesouhlasení obratu účtů s dílčími podklady, kontrolní „křížové“ výpočty, plnění rozpočtu kapitoly), usměrňovací (konkrétně např. směrnice k docházce, školení zaměstnanců, procesní schéma procesu výpočtu mzdy), korekční (konkrétně např. nesprávné přiřazení osobního čísla k zaměstnanci s upozorněním informačního systému, hodnocení pracovního výkonu zaměstnance)
1024.04.2023
![Page 11: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/11.jpg)
Principy (kritéria) 3 E
- Pojem 3E vznikl z překladů anglických termínů Effectiveness (Účelnost), Efficiency (Efektivnost), Economy (Hospodárnost);
- Kritéria 3 E by měla být nastavena předem;- Měla by existovat „synergie“ mezi hospodárností, účelností a efektivností;- K hodnocení 3 E slouží zejména „audity výkonnosti“.
1124.04.2023
![Page 12: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/12.jpg)
3 E – definice a příklady
1224.04.2023
Pojem Definice Příklady (KPI)Hospodárnost takové použití veřejných prostředků
k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů,
• Minimalizace prostředků na platy• Minimalizace provozních nákladů na
zpracování platové agendy (tisky, licence, hardware)
• Provozní náklady na 1 úředníka vztažené k jednotce výkonu úředníka (? hodnocení výkonu).
• Zpětná vazba a vyhodnocení spokojenosti se školením
• Návratnost nákladů na pořízení personálního informačního systému
• Vlastní provozní náklady/outsoursing• Náklady na vzdělávání (5
zaměstnanců si objednává jedno téma školení zařadí se do katalogu vzdělávání a zorganizuje se na úřadě)
Efektivnost takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění
Účelnost účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.
![Page 13: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/13.jpg)
Řídicí kontrola
Průběh předběžné řídicí kontroly Operace
„právní“ fáze „finanční“ fáze
Platový výměr, pracovní smlouva, údaje z docházky; DPČ, DPP a výkazy práce; návrh na odměnu, Podklady pro odměny za výkon funkce členům zastupitelstev ...
Vnitřní účetní doklad – rekapitulace platů, přehled daní, přehled o výši sociál. pojištění a vyplacených dávkách, přehled o odvodu na ZP
Příkazce operace
Správce rozpočtu
Hlavní účetní
Platební poukaz (Hromadný příkaz k úhradě)
atd..
finanční kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen "řídící kontrola"),
Příkazce operace
![Page 14: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/14.jpg)
Auditní stopa
Doklady musí přesně zachycovat uskutečněné operace; Musí být věrohodné, jejich obsah neporušený, jejich čitelnost musí být
zajištěna od okamžiku vystavení do konce doby uchování; Auditní stopa je pak spolehlivá vazba, která jednoznačně dokumentuje
operaci od zdrojového dokumentu až po její ukončení. Propojení mezi podklady, zpracováním a výstupními doklady musí být sledovatelné, a to ve všech fázích operace;
Kromě existence a spolehlivosti auditních stop je třeba zajistit ochranu informací o jak z hlediska souladu s příslušnými zákony, tak z hlediska jejich ochrany před zneužitím
1424.04.2023
![Page 15: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/15.jpg)
Interní audit
• Definice (nikoli podle zákona): Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci.
• Interní audit pomáhá organizaci dosahovat svých cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy a řízení organizace.
• Interní audit a rovnováha mezi „poptávkou a nabídkou“
• Interní audit versus kontrola
• Nezávislost interního auditu
• Plánování interního auditu
• Druhy interních auditů (systémový, souladu, výkonnosti ... personální ?)
1524.04.2023
![Page 16: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/16.jpg)
Shrnutí, aneb povinnosti ...
§ 25Povinnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců(1) Vedoucí orgánu veřejné správy je v rámci své odpovědnosti povinen v tomto orgánu
zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který a) vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, b) je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika
vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, c) zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných
nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.
(2) Ke splnění povinností podle odstavce 1 vedoucí orgánu veřejné správy vymezí v souladu s § 5 postavení a působnost ... organizačních útvarů, vedoucích a ostatních zaměstnanců tak, aby zajistil fungování řídící kontroly a interního auditu. K tomu zejména
a) stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům,
1624.04.2023
![Page 17: Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051518/56813a9b550346895da2971b/html5/thumbnails/17.jpg)
Shrnutí, aneb povinnosti ...
b) zajistí oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek,
c) zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná dokumentace,
d) přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků, e) zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků v souladu se zásadami
spolehlivého řízení uvedenými v odstavci 1, f) sleduje a zajišťuje plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy k dosažení schválených
záměrů a cílů. ...
(4) Všichni vedoucí zaměstnanci orgánu veřejné správy jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni podávat vedoucímu orgánu veřejné správy včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti orgánu veřejné správy a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.
1724.04.2023