Morgenmøde om porteføljestyring af statslige it-systemerDeloitteHuset d. 9 okt. 2018

2

Dagens program

08.00 - 08:30: Let morgenmad, kaffe og the.

08.30 - 08.35: Velkomst ved Jørgen Leisner, Deloitte.

08.35 - 08.45: Baggrunden for porteføljestyringsmodellen ved Kristoffer Lange, Digitaliseringsstyrelsen.

08.45 - 09.05: It-rådets forventninger og anbefalinger Kristoffer Lange, Digitaliseringsstyrelsen.

09.05 - 09.25: Erfaringer med implementering ved Aino Olsen, Styrelsen for it og læring.

09.25 - 09.45: God praksis og kendte udfordringer ved it-systemkortlægning og applikationsstrategier

ved Jørgen Leisner og Øssur Kalsø Hansen, Deloitte.

09.45 – 10.00: Spørgsmål og afrunding ved Jørgen Leisner, Deloitte

Vis hjælpelinjer som er en hjælp

Højre klik på den aktuelle side og

Deloitte morgenmøde – 09-10-2018

Baggrund for model tilit-systemporteføljestyring

44

Rank: 1 – Verdens bedste offentlige digitalisering

• borger.dk – mere end 2.000 selvbetjeningsløsninger

• virk.dk – adgang til ca. 1.500 indberetninger

• Digital Post – 126 millioner digitale meddelelser

• NemID nøgleapp – >800.000 downloads siden

lanceringen i maj 2018

UN E-governmentsurvey

• Online Service-indikatoren

• Telekommunikation/infrastruktur-

indikatoren

• Human kapital-indikatoren

5

Kilde: United Nations E-Government Survey 2018, juli 2018

E-participation-index

• E-information • E-consultation • E-decision-making

6

Der skal styr på it-forretningen

Strategiens 5 målsætninger:

• Effektiv og ansvarlig styring

af it-systemer

• Målrettet og værdiskabende

styring af it-projekter

• Sammenhængende it i staten

• De rette kompetencer

• Styr på økonomien

7

It i staten

ca. 3.800 it-systemer

ca. 7 mia. kr. bruges

på it om året

377 kritiske it-systemer

heraf 117 utilstrække-

ligt vedligeholdt

8

• I januar 2017 udkom et kasseeftersyn af det

statslige it-område.

• Kasseeftersynet havde til formål at afdække

eventuelle udgiftspolitiske og styringsmæssige

udfordringer på it-området.

• Kasseeftersynet 2017 identificerede en række

udfordringer som dannede grundlag for

udarbejdelsen af Strategi for it-styring i staten,

som udkom i november 2017.

• I sommeren 2018 udkom et nyt kasseeftersyn

som en opfølgning på kasseeftersynet fra 2017.

Det bekræftede de tidligere fundne udfordringer.

• Det nye kasseeftersyn udgør baseline for

implementering af strategi for it-styring i staten.

Kasseeftersyn 2017 og 2018

9

0 500 1000 1500

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og socialministeriet*

Energi- Forsynings- og Klimaministeriet

Erhvervsministeriet*

Finansministeriet**

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Kirkeministeriet

Kulturministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Statsministeriet

Sundheds- og ældreministeriet

Transport-, Bygnings- og Boligministeriet*

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet*

Undervisningsministeriet*

Økonomi- og Indenrigsministeriet*

Mio. Kr.

• Statens samlede årlige it-omkostninger er

ca. 7 mia. kr. *

• Den nuværende registrering af it-omkostninger

er fordelt på få overordnede kategorier, som

ikke understøtter en effektiv styring og

prioritering på området.

• Det er vanskeligt at afgøre hvilke prioriteringer,

der er nødvendige uden et overblik over

udgifterne på eksempelvis drift, vedligehold og

udvikling.

Opgørelse af statens it-omkostninger

* Opgørelsen er baseret på regnskabstal fra 2016, som myndighederne har indrapporteret til

kasseeftersynet 2018.

It-omkostninger i 2016 fordelt på ministerområder *

10

• Et it-system, der ikke jævnligt vedligeholdes eller

udskiftes, risikerer at komme i utilstrækkelig

systemtilstand. It-systemernes tilstand vurderes ud fra

følgende fire parametre:

– Software/hardware: Mangel på vedligehold og support

og/eller som kun de færreste leverandører kan betjene

og vedligeholde.

– Systemdokumentation: Fragmenteret eller ingen

systemdokumentation.

– Driftsdokumentation: Fragmenteret eller ingen

driftsdokumentation.

– Sikkerhed: Behov for opgradering af sikkerhedsmæssig

status.

• 117 kritiske it-systemer vurderes i kasseeftersynet 2018

som værende i en utilstrækkelig systemtilstand.

Systemtilstand for statens kritiske it-systemer

244

117

16

God

Utilstrækkelig

Ved ikke

Systemtilstand for kritiske it-systemer

88

12

17

Ja

Nej

Ikke anført

Tiltag igangsat på kritiske it-systemer

med utilstrækkelig systemtilstand

Tilstrækkelig

11

Antal it-systemer for hver parameter for utilstrækkelig

systemtilstand

7261 58

51

01020304050607080

Forældetsoftware/hardware

Ingen/fragtmenteretsystemdokumentation

Ingen/fragtmenteretdriftdokumentation

Sikkerhedbør opgraderes

Antal it-systemer

Systemtilstand for statens kritiske it-systemer (fortsat)

Ét parameter To parametre

Tre parametre Fire parametre

45

15

34

23

Antal it-systemer fordelt på antal opfyldte parametre for

utilstrækkelig systemtilstand

NB: Bemærk at det samme it-system kan

optræde i flere søjler

• Der er væsentlige forskelle på, hvad den

utilstrækkelige systemtilstand dækker over.

Størstedelen af de kritiske it-systemer med

utilstrækkelige systemtilstand er karakteriseret

ved utilstrækkelighed i to eller flere parametre.

16 it-systemer er i utilstrækkelig systemtilstand

på alle fire parametre.

• Således er der også forskel på, hvad der skal

til for at adressere problematikkerne.

12

Model for porteføljestyring af statslige it-systemer

Vis hjælpelinjer som er en hjælp

Højre klik på den aktuelle side og

Deloitte morgenmøde – 09-10-2018

Styring afit-systemportefølje

14

Agenda

• Baggrund

• Model for porteføljestyring af statslige it-systemer – trin og reviewproces

• Kortlægning og it-handlingsplan

• Review ved Statens It-råd

• Mere information

15

Baggrund og overordnet historie

Kasseeftersyn

Projekter

Strategi

Model for

porteføljestyring

16

• Modellen i strategiens initiativ 1.1 blev lanceret

den 28. juni 2018.

• Modellen har skiftet navn til ‘Model for

porteføljestyring af statslige it-systemer’ for at

gøre det klarere, at myndigheder skal have

fokus på styring på porteføljeniveau fremfor på

det enkelte system.

• Nu er fokus på arbejdet med strategiens

initiativ 1.2 om review. Arbejdet er påbegyndt

og vil blive afsluttet i Q3 og Q4 2018. Dette

inkluderer også pilotreviews med udvalgte

myndigheder.

Initiativerne i målsætning 1 i strategien

17

• Den statslige it-systemportefølje skal være

vedligeholdt, opdateret og sikker.

• Review ved Statens It-råd skal bidrage til at

ledelsen i alle statslige myndigheder tager et

større ansvar for deres it-understøttelse.

• Det er et succeskriterium, at ministeriernes

øverste ledelser oplever, at sparring og

rådgivning fra rådet skaber værdi og styrker

deres evne til at arbejde strategisk med it-

udfordringer.

Mål med model for porteføljestyring af statslige it-systemer

001000

000000

01

18

• Kortlægning af it-systemporteføljen samlet i

et obligatorisk datagrundlag til etablering af

it-systemporteføljeoverblik.

• Aktiv og strategisk prioritering af arbejdet med

myndighedernes it-systemportefølje udmøntet

i en it-handlingsplan.

• Løbende vedligehold af overblikket over

it-systemporteføljen og it-handlingsplanen.

• Data og it-handlingsplaner sendes til Statens

It-råd, som på den baggrund udfører review

af ministerområderne.

Trin i model for porteføljestyring af statslige it-systemer

19

Proces for review ved Statens It-råd

Statusmøder Gennemførelse Review

Dag 1-5

Dag 0-6 mdr. Dag 6

+1 mdr.

Statusmøde 1

Informationsmøde

Statusmøde 2:

Materiale-

gennemgang

Materialer

indsendes

Materialer

behandles ved It-

rådet

Ministerområdets

svar på

anbefalingsbrevet

sendes retur

Dialogmøde

Anbefalingsbrev

fra It-rådet

modtages

+2 mdr.-2-3 mdr.

20

Dokumenter til model for porteføljestyringaf statslige it-systemer

Obligatoriske dokumenter:

• Excel-ark til etablering af overblik over it-systemportefølje

(obligatorisk datagrundlag),

• Skabelon for udarbejdelse af it-handlingsplan.

Disse understøttes af supplerende, valgfrie værktøjer og af

vejledninger til modellen.

Dokumenter og værktøjer kan findes på:

https://digst.dk/styring/systemstyring/

21

Kortlægning af it-systemporteføljen

22

Kortlægningsværktøjet

Formålet med dette værktøj er:

• At understøtte myndighedernes kortlægning og vedligehold af

videngrundlaget for it-systemporteføljen.

• At sikre en god og smidig proces for indhentning af viden på

tværs af fagkontorer og enheder. Værktøjet anvendes til at få

informationer om de enkelte it-systemer og konsolidere disse

informationer i et samlet it-systemporteføljeoverblik.

• At sikre, at der kan samles data om it-systemerne i et format,

som kan eksporteres til det obligatoriske datagrundlag for

it-handlingsplanen.

Det anbefales, at ”Vejledning til model for porteføljestyring

af statslige it-systemer” læses inden udfyldelse af

kortlægningsværktøjet.

23

• It-handlingsplanen er forankret i den

øverste ledelse i myndighederne og giver

dem mulighed for at forholde sig til deres

politiske og forretningsmæssige kontekst i

forhold til, hvordan de forvalter deres it-

systemportefølje.

• Planen skal understøtte, at myndighederne

får sat fokus på relevante indsatsområder i

deres it-porteføljestyring samt får

afgrænset, hvad de vil fokusere på, og

hvordan de vil prioritere.

It-handlingsplanen

24

Et dyk ned i it-handlingsplanskabelonen

Der er formuleret fire nedslagspunkter, som skal indgå

i handlingsplanen:

• Nedslagspunkt 1 – Forretningsunderstøttelse.

• Nedslagspunkt 2 - It-systemtilstand og

informationssikkerhed.

• Nedslagspunkt 3 - Sourcing og udbud samt

kontrakt- og leverandørstyring.

• Nedslagspunkt 4 - Forsyningssikkerhed for

samfundskritiske it-systemer.

• Andre relevante nedslagspunker.

25

• Formålet med review ved Statens It-råd er at

bidrage til en kvalificeret håndtering og styring af it-

systemporteføljer i staten.

• Statens It-råd gennemfører reviews. Der trækkes

på bistand til reviews fra vurderingskorpset.

• Fokus for de enkelte reviews afhænger af de

enkelte myndigheders udfordringer og

dispositioner i it-handlingsplanerne plus

kortlægningen.

• Statens It-råd rådgiver statslige myndigheder,

tilbyder sparring til myndighedernes øverste

ledelse og deltager aktivt i review.

• Statens It-råd rådgiver og følger op på status og

fremdrift for myndighedernes it-handlingsplaner.

Review – Statens It-råd

26

Selve reviewet

Gennemførelse Review

Dag 1-5

Dag 0 Dag 6

+1 mdr.

Materialer

indsendes

Materialer

behandles ved It-

rådet

Ministerområdets

svar på

anbefalingsbrevet

sendes retur

Dialogmøde

Anbefalingsbrev

fra It-rådet

modtages

+2 mdr.

27

Hvilke materialer indgår?

Følgende materialer indsendes til review:

– It-handlingsplan for hver myndighed i ministerområdet.

– Understøttende datagrundlag for hver myndighed i

ministerområdet.

– Evt. liste over alle myndighedernes it-systemer for de

myndigheder, der ikke har inkluderet en kortlægning af

deres fulde it-systemportefølje i deres datagrundlag

og it-handlingsplan.

– Notat om styring af it på tværs af ministerområdet

(skal ikke inkluderes, hvis reviewet er på

styrelsesniveau).

28

Selve reviewet

• Processen for forberedelse, afholdelse og efterbehandling af et review

tager 20 arbejdsdage fra ministerområdet indsender materiale til

rådssekretariatet til de modtager et anbefalingsbrev fra It-rådet.

• Selve reviewet sker med deltagelse af myndighedernes

styrelsesdirektører og departementschefen fra det pågældende

ministerområde.

• Reviewet tager udgangspunkt i it-handlingsplanerne og notat om

styring af it på tværs af ministerområdet.

• Reviewet starter med, at myndigheden indsender materiale til review.

• Materialet danner udgangspunkt for It-rådets dialog med myndigheden.

• Efter dialogmøde giver It-rådet anbefalinger til myndighedernes

handlingsplaner for deres it-systemporteføljestyring.

29

Roller og rådgivning igennem processen

Recap: Målet med reviewet er, at den statslige it-

systemportefølje skal understøtte myndighedernes

opgavevaretagelse og være vedligeholdt, opdateret

og sikker. Det gør vi således:

• Myndighederne skaber et overblik over deres

it-systemportefølje og udarbejder en it-

handlingsplan.

• DIGST stiller hjælpeværktøjer til rådighed til

arbejdet og bistår med rådgivning i processen.

• Statens It-råd med bistand fra vurderingskorpset,

kommer med kompetent og konstruktiv feedback

på it-handlingsplanen.

30

Mere information

• Materialer, vejledninger og værktøjer findes på https://digst.dk/styring/systemstyring/

• Nyhedsbrev: Tilmeld jer på www.digst.dk/nyheder/nyhedsbreve/

• E-læring: (kommer snart)

• Gå hjem-møder.

• DIGST vil have løbende kontakt til myndighedernes it-koordinatorer og giver besked

til disse, hvis der er noget, I skal være særligt opmærksomme på.

• I er altid velkomne til at kontakte DIGST med de spørgsmål, der dukker op.

• Generel information om it-styring findes på www.digst.dk/styring

09-10-2018

Side 31

Erfaringer m. implementering af porteføljestyringsmodellen v. Aino Olsen

09-10-2018

Side 32

Rejsen mod den gode porteføljestyring

FØR

UNDER

EFTER

• Overgang til Statens IT

• Rigsrevisionens besøg

• Følelsen af hele tiden at opfinde den dybe tallerken

• Oprydning i kontrakter

• Udviklingspres ressourceknaphed = behov for prioritering

09-10-2018

Side 33

En række behov satte os tidligt i gang…

09-10-2018

Side 34

Kontrakter Produktliste Prioritering

ProduktmodelITIL

Teknologisk gæld

Produkt strategier

Vores rejse…

•Fortsat at være de bedste

•At vedligehold og drift styres lige så professionelt som projekter/udvikling

•At være på forkant med fremtiden

•Altid at kunne svare…

09-10-2018

Side 35

Målet…

09-10-2018

Side 36

Udviklings- og driftsmodellen

09-10-2018

Side 37

Én samlet og autoritativ produktoversigt med alle produkter (ca. 80) opdelt efter forretningskritikalitet

4 kategorier fra A til A+++

Typer af produkter:

•Produkter, som STIL leverer til undervisningsområderne

•Produkter, som STIL leverer internt i koncernen

•Produkter, som fungerer som støttesystemer for STIL

Produkter

09-10-2018

Side 38

Teknologisk tilstand

Kontakt

09-10-2018

Side 39

Aino Olsen

Vicedirektør, Produkter & Projekter

M: +45 41 72 72 50

E: Aino.Olsen@stil.dk

God praksis og kendte udfordringer ved it-systemkortlægning og applikationsstrategier

Jørgen Leisner & Øssur Kalsø Hansen, Deloitte

41

Agenda

Vores erfaringDatagrundlagets

værdiskabelse

42

Etabler fælles overblikover it-systemerne

43

Hvordan kommunikerer

jeg, at vores it-

omkostninger faktisk

stiger?

IT

Jeg er træt af at høre

om komplekst it-vrøvl

– levér nu bare de

omkostnings-

besparelser!

Økonomi

Jeg forstår ikke it-

systemet, men hvis det

ikke virker – så køb et

nyt!

Forretning

44

?IT-transparens

Økonomi IT

Forretning Leverandør- &

leverings-

administration

IT Service

administration

IT-Optimering

IT-Performance

IT-fakturering

IT-budgettering

IT-

omkostningskontrol

IT-

regnskabsførelse

IT-planlægningCapEx & OpExFinansiel Asset

Management

45

Samlet overblik

Løn

Kortlægningsdimensionen økonomi: Skal sikre myndighedens it-omkostninger bliver opgjort efter samme praksis på tværs af myndighedens it-systemer

Øvrig drift

Investering

Drift

Vedligeholdelse

Udvikling

Investering

46

Vores erfaringDatagrundlagets

værdiskabelse

47

Bedre greb om statens it-systemer

48

Kortlægge systemer og skitsere it-arkitekturen og evaluering af applikationerne sundhedstilstand

Analyse og evaluering af applikationsportefølje

Levere en prioriteret rækkefølge af forbedringsforslag, inklusiv projektudgifter, forventelige gevinster og afhængigheder

Prioriteret plan for modernisering af systemer

Udarbejde en tilstandsanalyse, hvor strategi, vision, strategiske pejlemærker og en plan for udmøntning udarbejdes

Udarbejdelse af digitaliseringsstrategi

Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse

Kvalitativ vurdering af den samlede systemarkitektur og vurdering af systemernes indbyrdes sammenhænge mv.

Kvalitetsvurdering af den samlede systemarkitektur

49

Kortlægge systemer og skitsere it-arkitekturen og evaluering af applikationerne sundhedstilstand

Analyse og evaluering af applikationsportefølje

Kvalitativ vurdering af den samlede systemarkitektur og vurdering af systemernes indbyrdes sammenhænge mv.

Kvalitetsvurdering af den samlede systemarkitektur

Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse

Systemnavn

Forretningsunderstøttelse- Brugeroplevelse

Forretningsunderstøttelse -Drift & Performance

Teknologisk platform

System-arkitektur

Dokumentation Kompetencer

OScarESDH Middelgod Middelgod God Middelgod Middelgod Middelgod

Integrationsplatform God Middelgod God Middelgod Ringe Middelgod

LimaX Ringe Ringe Ubesvaret

Mikeforce Ubesvaret Middelgod Middelgod Ringe Middelgod

CarePointers God God God God God Middelgod

Alpha-system Ringe Middelgod Middelgod Middelgod Ringe Ringe

Bravo-platformen Ringe Middelgod Middelgod Middelgod Ringe Middelgod

Charlie-integration Middelgod Middelgod God Middelgod Ringe Middelgod

Delta-go God God Ringe Ringe Ringe God

EchoESDH Ubesvaret God God Ringe Middelgod

FoxTrot Middelgod Middelgod God Middelgod Ringe Middelgod

Golf-platform Middelgod Middelgod Ubesvaret

Hotel-integration Middelgod Ringe Middelgod God Middelgod Middelgod

India_SP Middelgod God God God God God

KiloForce Middelgod Middelgod God Middelgod Middelgod Ringe

Hvordan er systemernes sundhedstilstand?

50

Udarbejde en tilstandsanalyse, hvor strategi, vision, strategiske pejlemærker og en plan for udmøntning udarbejdes

Udarbejdelse af digitaliseringsstrategi

Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse

Hvordan ser det ud for de enkelte systemer?

Teknis

k t

ilsta

nd

Høj

Lav

Forretningsunderstøttelse

Høj

APA systemudviklingsstrategier

Re-design Retain

Replace/Retire Re-platform

51

Levere en prioriteret rækkefølge af forbedringsforslag, inklusiv projektudgifter, forventelige gevinster og afhængigheder

Prioriteret plan for modernisering af systemer

Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse

2019 2020 2021År

Dybdegående analyse og beslutning

Anskaffelse af register

Implementering af register

Tilpasning af fagsystem

Implementering af management system

Anskaffelse af management system

Tilpasning af ESDH

Tilpasning af SAP

Aktivitet

25

4035

53

34

50

24

37

13

22

11

18

11

18

11

18

11

18

11

18

11

18

11

18

11

18

11

18

11

18

0

10

20

30

40

50

60

1.

år

2.

år

3.

år

4.

år

5.

år

6.

år

7.

år

8.

år

9.

år

10.

år

11.

år

12.

år

13.

år

14.

år

15.

år

mio. kr.Årlige udgifter, lavt og højt estimat

Udvikling Drift

52

Spørgsmål?

53

Kontakt

Jørgen Leisner

Partner

M: +45 40 72 86 82

E: joleisner@deloitte.dk

Øssur Kalsø Hansen

Senior Manager

M: +45 30 93 67 24

E: oehansen@deloitte.dk