Monitorovací zprávy, Žádost o platbu, Soupiska účetních dokladů

Ústí nad Labem, 12.6.2014

Petra Grygarová, Mgr. Alena Michálková

Monitoring projektu

Předkládá se jeden typ monitorovacího hlášení a dva typy monitorovacích zpráv, které mají stejný formát; liší se pouze v rozsahu požadovaných informací. Jedná se o následující hlášení a zprávy:

- monitorovací hlášení (MH) - monitorovací zpráva (MZ s ŽoP) - monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu (MZoU)

Monitoring projektu

Předkládání MH, MZ se ŽoP a MZoU:

Předkládá se Územnímu odboru realizace programu (ÚORP) a to podle pokynů uvedených v příručce pro příjemce (PPP)

Zpracování ve webové aplikace IS BENEFIT7 nebo v listinné podobě (v případě nefunkčnosti webové aplikace). Formulář monitorovacího hlášení je přílohou č. 5 Příručky pro příjemce, formulář monitorovací zprávy je přílohou č. 6 Příručky pro příjemce a formulář monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu je přílohou č. 7 Příručky pro příjemce. Postup pro vyplnění monitorovacího hlášení a zprávy v IS BENEFIT7 je popsán v příloze č.14 Příručky pro příjemce (Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7). předloží ÚORP osobně nebo poštou v řádném termínu.

Monitoring projektu

Monitorování slouží jak vám, tak i nám (poskytovateli podpory) ke sledování průběhu realizace projektů i k případné včasné identifikaci možných rizik a k zabránění chybám a nesrovnalostem ve financování projektů.

Monitorovací hlášení a monitorovací zprávy musejí obsahovat popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpání rozpočtu, uvedení změn v projektu a naplňování předepsaných indikátorů, environmentálních kritérií, rovných příležitostí, publicity a zadávacích řízení.

Veškeré předkládané dokumenty vyžadující podpis oprávněné osoby jste povinni podepsat podle podpisového vzoru k projektu, který podepisujete při podpisu Smlouvy.

Žádost o platbu

Žádost o platbu

PŘÍLOHA Č. 14 PŘÍRUČKY PRO PŘÍJEMCE: Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7

Žádost o platbu je přílohou monitorovací zprávy, která se vyplňuje prostřednictvím webové aplikace BENEFIT7

Žádost o platbu vyplňujete až po kompletním vyplnění monitorovací zprávy a její finalizaci

Žádost o platbu - vyplnění

Žádost o platbu - vyplnění

Žádost o platbu - vyplnění

Žádost o platbu

• Žádost o platbu předkládáte v tištěné a elektronické podobě jako přílohu monitorovací zprávy.

• Termíny žádostí o platbu jsou dány pro jednotlivé příjemce ve Smlouvě o poskytnutí dotace

• Žádost o platbu předkládá příjemce na základě prokazatelně vynaložených výdajů

• Do 50 pracovních dnů ode dne předložení žádosti o platbu jsou převedeny finanční prostředky z ŘO Severozápad příjemci

Nejčastější chyby u žádostí o platbu

• Finanční údaje na žádosti o platbu se neshodují se soupiskou účetních dokladů případně s aktualizovaným rozpočtem

• Žádost o platbu není finálně uložena v IS BENEFIT7+

• Nejsou vyplněna povinná políčka žádosti o platbu

• Chybí podpis statutárního zástupce u čestného prohlášení, které je součástí žádosti o platbu

• U dělených faktur v časových etapách rozdělení výdajů bez DPH, DPH a celkem neodpovídá dělení faktur.

Soupiska účetních dokladů – pokyny k vyplnění

• Jednou z povinných příloh žádosti o platbu je soupiska účetních dokladů (příloha č. 8 PPP) vyplněná dle pokynu (příloha č. 9 PPP). Soupiska účetních dokladů se přikládá k žádosti o platbu v tištěné i v elektronické verzi, připojené jako soubor k elektronické žádosti o platbu v IS BENEFIT7.

• Do soupisky účetních dokladů se uvádí všechny účetní doklady, které se vztahují k projektu. Uvádí se zde způsobilé i nezpůsobilé výdaje.

Soupiska účetních dokladů - vyplnění

Číslo soupisky  Reg. čís. projektu  Název příjemce  Název projektu  Číslo etapy  Název etapy  

Pořadové číslo soupisky

Údaje ze Smlouvy o poskytnutí dotace

Popis jednotlivých polí – 1. část soupisky

Variabilní symbol (číslo dokladu dodavatele) – VS dokladu; v případě, že není uveden, zadáte číslo, které dokladu přidělil dodavatel.Interní evidenční číslo dokladu - dle údajů z účetnictví příjemce – číslo, pod kterým je doklad veden v účetnictví příjemce.Výdaj bez DPH v Kč – uvést celkovou částku bez DPH v Kč dle dokladu.DPH v Kč – uvést částku DPH v Kč dle dokladu (pokud není uvedeno, vyplní se 0,00.Haléřové vyrovnání - uvést případné zaokrouhlení částky k úhradě na dokladu v Kč.Částka k úhradě celkem v Kč – uvést částku celkem k úhradě v Kč dle dokladu (vždy vyplnit).Datum uskuteč. zdanitelného plnění (DUZP) – z daňového dokladu DUZP ve formátu den, měsíc, rok.Datum úhrady – datum, kdy byl účetní doklad uhrazen.Název dodavatele (zhotovitele) – uvést celý název dodavatele včetně právní formy.IČ – vypsat identifikační číslo (IČ) dodavatele z dokladu.Pokud nebude v rámci dané etapy projektu požadovaná k proplacení celá částka uvedená na účetním dokladu, je třeba uvést symbol „D“ – označení v případě, že není požadována celá částka na dokladu k proplacení v rámci etapy.

Soupiska účetních dokladů – 2. část

Soupiska účetních dokladů – 3. část

Kontrola součtů jednotlivých soupisek

DPH

Neplátce DPH: sloupec D (DPH v Kč) = 0

Plátce DPH:

a) je nárok na odpočet DPH DPH je nezpůsobilý výdaj zapíše se do sloupce D, započítá se do sloupce F (částka k úhradě celkem) a zapíše se do položky 05.01 nezpůsobilé výdaje investiční nebo 05.02 nezpůsobilé výdaje neinvestiční

b) není nárok na odpočet DPH DPH je způsobilý výdaj zapíše se do sloupce D, započítá se do sloupce F (částka k úhradě celkem) a zapíše se do položky 01.05 jiné související s neinvestičními způsobilými výdaji nebo 02.15 DPH související s investičními způsobilými výdaji

c) Vykazování DPH v režimu přenesení daňové povinnosti (Externí metodický pokyn č. 50)

DPH Uplatnění režimu přenesení daňové povinnosti řeší § 92 zákona o DPH.

Uvedený režim je povinen použít plátce, který poskytne vymezené stavební nebo montážní práce s místem plnění v tuzemsku jinému plátci pro jeho ekonomickou činnost. Současně platí, že v takovém případě má povinnost použít daný režim i plátce – příjemce plnění.

Předpokladem pro povinnost použít tento režim mezi dvěma plátci je skutečnost, že tyto osoby při uskutečnění zdanitelného plnění vystupují jako osoby povinné k dani, tj. v rámci své ekonomické činnosti.

Pokud příjemce uplatňuje DPH do způsobilých výdajů projektu dopočte ho a uplatní v rámci žádosti o platbu kde jsou současně uplatněny související způsobilé výdaje. Zároveň je povinen doložit splnění daňové povinnosti. Při vyplňování DPH do soupisky postupuje příjemce dle bodu b)

Pokud příjemce neuplatňuje DPH v rámci způsobilých výdajů doklady vztahující se k režimu přenesení daňové povinnosti k žádosti o platbu nepředkládá a při vyplňování DPH do soupisky postupuje dle bodu a)

Příklady pro vyplnění soupisky účetních dokladů

Možné situace Příklady:

1 Dodavatel není plátce DPH - faktura Dodavatel není plátce DPH, faktura = 1 500 Kč, ve sloupcích: C = 1 500 Kč a F = 1 500 Kč

2 Dodavatel je plátce DPH /není zaokrouhlení/

Dodavatel je plátce DPH, faktura 1 200 Kč, ve sloupcích: C = 1 000 Kč, D = 200 Kč a F = 1 200 Kč

3 Dodavatel je plátce DPH a zaokrouhlení je uvedeno na faktuře

Dodavatel je plátce DPH a zaokrouhlení je uvedeno na faktuře 11 008 Kč, ve sloupcích:C = 9 250 Kč, D = 1 757,50 Kč, E = + 0,50 Kč, F = 11 008 Kč

4 Dodavatel je plátce a zaokrouhlení je uvedeno na faktuře

Příjemce musí dopočítat zaokrouhlení a zapsat do sloupce E. C např.= 9 250 Kč, D = 1 757,50 Kč, E = + 0,50 Kč, F = 11 008 Kč

5 Dodavatel je plátce DPH – u faktury je uplatněna pozastávka ve výši 10%

Příklad: Faktura – základ daně = 1 872 282,00 Kč, Daň = 355 733,58 Kč, pozastávka 10% - 222 802,00 Kč, hal. Vyrovnání = 0,42 Kč, celkem k úhradě: 2 005 214,00 KčPříjemce musí základ daně a daň přepočítat a do soupisky uvést pouze očištěný základ daně a daň tj.: Ve sloupcích: C = 1 685 054 Kč, D = 320 159,58 Kč, E = + 0,42 Kč a F = 2 005 214 Kč

Příklady pro vyplnění soupisky účetních dokladů

6 Vyúčtování pozastávky Při vyúčtování pozastávky přijde od dodavatele faktura na pozastavenou částku ve výši 222 802 Kč, kterou musí příjemce rovněž rozpočítat na ZD a daň a zapsat do soupisky. Ve sloupcích:C = 187 228 Kč, D = 35 574,58 Kč, F = 222 802 Kč

7 Chybně vystavená faktura Faktura přijde na celkovou částku 1 220 Kč, kterou dodavatel chybně vystavil o 20 Kč více než bylo v objednávce. V této výši je faktura i uhrazena dodavateli (nebyla před uhrazením stornována a vystavena znovu). Vyplní se sloupce:C = 1 016 Kč, D = 204 Kč, F = 1 220 Kč. Do pravé části soupisky pak musí příjemce po rozdělení do příslušných sloupců rozpočtu uvést „přeplacenou částku ve výši 20 Kč do nezpůsobilých výdajů.

8 Příjemce uhradí dodavateli zálohu

Příjemce uhradí dodavateli zálohu ve výši 1 200 000 Kč (základ daně = 1 000 000 Kč + Daň 200 000 Kč). Ve sloupcích:F = 1 200 000 Kč. Do pravé části soupisky pak příjemce neuvede nic, protože se jedná o zálohu.

9 Dodavatel vyúčtuje zálohu příjemci

Dodavatel vyúčtuje zálohu příjemci. Ve sloupcích:C = 1 000 000 Kč, F = 0,00 Kč. Do pravé části soupisky pak příjemce uvede rozpad dle jednotlivých položek rozpočtu.

• Chybné DUZP, chybné datum úhrady či zdanitelného plnění, chybné IČO dodavatele

• Neshoda výše výdajů mezi soupiskou účetních dokladů a žádostí o platbu

• Opomenutí přiložení elektronické verze soupisky k žádosti o platbu

Soupiska účetních dokladů a časté chyby příjemců

Nejčastější chyby

• opomenutí vyplnění hlavičky soupisky

• chybné číslo dokladu, chybné datum úhrady/uskuteč. zdaň. plnění, chybné IČO dodavatele a pod.

• nevyplnění mezd

• neshoda položek na soupisce x v rozpočtu MZ

• neshoda výše výdajů na soupisce x žádosti o platbu

• opomenutí přiložení el. verze soupisky k ŽoP

Děkujeme za pozornost