Mikko AJ Ramstedt Senior Project Adviser Financial Partnerships Unit
description
Transcript of Mikko AJ Ramstedt Senior Project Adviser Financial Partnerships Unit
Projektové řízení podle tzv. přístupu stage gate
Školení na řízení plánování a procesů PPP 27.5. 2008
Twinningový projekt CZ/2005/IB/FI/04
Mikko AJ RamstedtSenior Project Adviser
Financial Partnerships Unit
Úvod
• Obecné informace• Přístup stage gate (založený na několika
fázích a branách)• Potřeba dodržování přesně stanoveného
postupu• PPP vs. konvenční projekty• Plánování zdrojů
Obecné informace
• Proč je PPP jiné?– Smluvně stanovené výstupy
• Pevně dané• Požadavky na výkony & dostupnost
– Koncese• Dlouhé trvání• Smluvně stanovené povinnosti – omezená
flexibilita• Vzájemná odpovědnost• Pobídky, stimulace
Obecné informace
• Řízení plánování a procesů PPP– šestifázový proces:
• Zahájení• Příprava projektu• Zadávací proces• Výstavba• Provoz• Předání
– Každá fáze se skládá z několika podfází
Obecné informace
• Proces PPP– Náročný na zdroje (na všech úrovních)– Náročný na vstupy na samém začátku– Dlouhodobé následky
• Zodpovědné orgány potřebují efektivní způsob sledování průběhu projektů a monitorování rizik.
Přístup stage-gate - principy
• Nástroj pro sebehodnocení• Odborné nezávislé hodnocení• Kontrola investic centrální vlády
– Povinné pro skotská ministerstva & vládní úřady & projekty PPP, které získaly finanční prostředky od vlády nebo které vyžadují souhlas vlády.
• Zachování odpovědnosti na lokální úrovni• Shromažďování zkušeností z veřejného sektoru
& trhu
Přístup stage-gate: Účel
• Stanovení jasných a transparentních kritérií pro hodnocení projektů
• Audity v klíčových fázích• Konzistentnost hodnocení/kontroly• Ujištění pro sponzory z veřejného sektoru• Ujištění pro trh: minimální standardy • Vytváření nejlepší praxe• Sdílení ponaučení
Zajištění kvality
Přístup stage-gate : Kontext 1
10 největších rizik, která se objevila během zadávacích procesů PPP:
• Získání pozemků
• Vlastnictví místa stavby
• Územní rozhodnutí/stavební povolení
• Nedostatek konsenzu mezi zainteresovanými subjekty
Přístup stage-gate : Kontext 2
• Finanční dostupnost• Nedostatek soutěže• Nestálý rozsah projektu• Nejistá nabídková cena• Komerční dohody • Nepředvídané okolnosti během due
diligence
Přístup stage-gate
Proces – při každém hodnocení:1. Podání
2. Vyjasnění & nezávislé hodnocení na základě stanovených kritérií
3. Nezávislá doporučení• Podstatná vs. žádoucí
4. Reakce na doporučení/ podniknuté kroky
5. Hodnocení podniknutých kroků centrální vládou• Žádné kroky –> ČERVENÁ• Pozitivní kroky –> ZELENÁ
Přístup stage-gate: Zaměření
Koncesní projekt (Outline Business Case)
Rovnováha mezi potřebou, politikami/strategiemi a rozsahem projektu:
• Jasné prokázání potřeby, hodnocení všech možností, komplexní hodnocení value for money pro různé způsoby zadávání, prokázání finanční dostupnosti projektu s ohledem na příslušné citlivosti a identifikace klíčových problémů s proveditelností.
Přístup stage-gate : Zaměření
Brána 1 – fáze předcházející oznámení v Úředním věstníku EU
Připravenost na oslovení trhu:
• Řízení a správa• Rozsah• Zainteresované subjekty• Soutěž• Rizika zadávacího procesu• Hodnocení value for money (hodnoty za peníze)
Přístup stage-gate: Zaměření
Brána 2 – fáze předcházející výzvě k účasti v soutěžním dialogu
Připravenost zahájit dialog a vést jednání, která zajistí vysoce kvalitní, udržitelné nabídky s minimálními kvalifikacemi uchazečů:
• Finanční dostupnost• Value for money (VfM)• Komerční záležitosti• Proveditelnost• Poskytování důvěrných informací (prostřednictvím tzv.
data roomů) a obecných informací
Přístup stage-gate: Zaměření
Brána 3 – fáze předcházející výzvě k podávání finálních nabídek
Existuje dostatečná jistota týkající se technických a komerčních otázek na to, aby byla soutěž ukončena?
• Finanční dostupnost• VfM• Přenos rizik• Komerční/ právní otázky/financování• Technické řešení• Proveditelnost
Přístup stage-gate: Zaměření
Brána 4 – Fáze předcházející výběru preferovaného uchazeče
Zajištění, že projekty mají minimální příležitosti k navyšování původní ceny (tzv. „deal creep“) a přerozdělování rizik:
• Finanční dostupnost• Otázky související s financemi a riziky• Komerční/právní otázky• Technické otázky• Proveditelnost
Přístup stage-gate: Zaměření
Brána 5 – Fáze předcházející uzavření finančních záležitostí projektu
Pomoc úřadům při zvažování kroků, které je třeba podniknout co se týče pracovníků a zdrojů před stavební a provozní fází jejich projektů PPP, podpora a řízení vypracovávání jejich smluv PPP:
• Management & správa smluv• Platební mechanismus• Řízení zainteresovaných subjektů
Přístup stage-gate: Zaměření
Závěrečné hodnocení (tzv. Post Occupation Evaluation)
Splnil projekt své strategické cíle?
• Reflexe
• Dokumentování & šíření ponaučení
Přístup stage-gate: Možnosti
• Hodnocení typu peer review
• Nezávislé hodnocení
• Odpovědnost• Centrální požadavky & lokální odpovědnost• Pozor na střet zájmů
Potřeba dodržování přesně stanoveného postupu
• Maximalizace VfM• Důvěra trhu• Ochrana před externími tlaky• Minimalizace nákladů a časové náročnosti
zadávání– Čas = peníze– Každá změna vyžaduje zdroje a čas
• Pro dodržení tzv. kritické cesty (tj. splnění naplánovaných kroků) je skutečně nezbytná individuální odpovědnost!
PPP vs. konvenční projekty
• Je třeba procesy řídit a kontrolovat jinak, protože:
– Nové formy realizace projektů vyžadují větší míru zkoumání a kontrol
– Pevně stanovený přenos rizik ovlivňuje dostupné strategie zmírňování rizik, což vede k potřebě řízení budoucích závazků
– Vztah mezi veřejným a soukromým sektorem je regulován na základě jediné smlouvy, což vede k větší vzájemné závislosti v rámci veřejného sektoru
– O projektech se často jedná s vysoce rozvinutými a soutěživými trhy, což vyžaduje zvýšenou míru delegování pravomocí
Plánování zdrojů 1
Postupujte správně od samého začátku!
• Každá ze 6 fází má jiné požadavky na zdroje
– Zahájení – technické, finanční– Příprava projektu – manažerské, komerční
(právní/finanční/technické), odborné vstupy– Zadávání – management, expertní komerční– Výstavba – management, monitoring, expertní
technické– Provoz – management, monitoring– Předání – monitoring, expertní technické
Plánování zdrojů 2
Otázky související se soutěžním dialogem:
– Několik oddělených, ale paralelních vyjednávání
– Každý z uchazečů může představit jiné technické řešení, které bude vyžadovat zajištění odborného poradenství pro zadavatele
– Požadavky na finanční, právní a technické vstupy rostou s počtem uchazečů
Plánování zdrojů 3
• Plánování zdrojů je pro úspěšnou realizaci projektu zásadní
• Počáteční investice do dlouhodobého partnerství
• Pro úspěšnou realizaci přínosů a neustálé zlepšování je nezbytná kontinuita
• Projektové řízení nekončí s uzavřením finančních záležitostí projektu!
Shrnutí
• Dobře strukturovaný hodnotící/kontrolní proces typu stage gate je velmi přínosným procesem projektového řízení & monitoringu a může napomoci budování trhu.
• Aby byly realizovány dobré výsledky, měly by být v rámci všech projektů PPP vypracovány plány řízení zdrojů, které by pokrývaly celé období od přípravy projektu až po předání.